Academia de Studii Economice

Facultatea de Management – Administratie publica

Studiu de caz

Importanta realizarii unui Regulament de Organizare si

Functionare propriu

- Directia pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala Ilfov -

Student:

Victor Marian Dumitrache

Seria A – gr 220

Bucuresti 2010

Cuprins

1. Tema studiului de caz....................................................................................................3

2. Prezentarea succinta a institutiei.................................................................................3

3. Prezentarea detaliata a situatiei practice propusa pentru analiza...........................4

4. Identificarea si explicarea principalelor aspecte pozitive si negative.......................7

5. Propuneri concrete de imbunatatire a managementului publi in cazul particular

analizat.........................................................................................................................10

6. Bibliografie..................................................................................................................11

7. Anexe

2

Tema studiului de caz

Importanta realizarii unui Regulament de Organizare si Functionare propriu

- Directia pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala Ilfov -

Prezentarea succinta a institutiei

Potrivit regulamentului cadru de organizare si functionare al institutiei, Directia pentru

Agricultura si Dezvoltare Rurala Ilfov este serviciul public descentralizat al Ministerului

Agriculturii, Padurilor şi Dezvoltarii Rurale prin care se asigura aplicarea politicilor şi

strategiilor agroalimentare şi de dezvoltare rurala, la nivelul judetului Ilfov.

Directia pentru agricultura şi dezvoltare rurala Ilfov este organul de specialitate al

Ministerului Agriculturii, Padurilor şi Dezvoltarii Rurale în teritoriu şi este condusa de un

director executiv.

Directorul executiv al directiei pentru agricultura şi dezvoltare rurala este

reprezentantul Ministerului Agriculturii, Padurilor şi Dezvoltarii Rurale în teritoriu.

Directorul executiv al directiei pentru agricultura si dezvoltare rurala este ordonator

secundar de credite şi raspunde de realizarea bugetului de venituri şi cheltuieli şi de folosirea

creditelor bugetare, conform prevederilor Legii privind finantele publice nr. 500/2002, cu

modificarile ulterioare.

Directia pentru agricultura si dezvoltare rurala Ilfov raspunde de realizarea strategiilor

si politicilor agroalimentare si de dezvoltare rurala ale Ministerului Agriculturii, Padurilor si

Dezvoltarii Rurale la nivel judetean, de aplicarea parghiilor si mecanismelor specifice

economiei de piata, în vederea stimularii productiei agricole, în concordanta cu cerintele de

aprovizionare ale populatiei si de export, precum si de implementarea programelor de

dezvoltare rurala.

3

Prezentarea detaliata a situatiei practice

propuse pentru analiza

Tot potrivit regulamentului cadru de organizare si functionare a Directiei pentru

Agricultura si Dezvoltare Rurala Ilfov, organizarea şi functionarea D.A.D.R. sunt

reglementate in conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 155/2005 privind

organizarea şi functionarea Ministerului Agriculturii, Padurilor şi Dezvoltarii Rurale,

modificata si completata cu H.G. 374/2005, ale Ordinul nr. 195/26.05.2005 privind aprobarea

structurii organizatorice cadru a directiilor pentru agricultura şi dezvoltare rurala judetene şi a

municipiului Bucureşti, precum şi ale Legii administratiei publice locale nr. 215/2001, cu

modificarile şi completarile ulterioare.

Structura organizatorica cadru a directiilor pentru agricultura şi dezvoltare rurala este

cea aprobata prin Ordinul nr. 342/2005 privind aprobarea structurii organizatorice cadru a

directiilor pentru agricultura şi dezvoltare rurala judetene şi a municipiului Bucureşti, iar cea a

D.A.D.R. Ilfov este aprobata prin Ordinul 195/26.05.2005 anexa 42.

Conform ordinului mentionat, directia pentru agricultura şi dezvoltare rurala are în

structura sa compartimente subordonate direct directorului executiv precum şi compartimente

conduse de directori executivi adjuncti.

Compartimentele functionale din structura Directiei pentru Agricultura şi Dezvoltare

Rurala Ilfov sunt coordonate tehnic de directiile generale şi directiile de specialitate din cadrul

Ministerului Agriculturii, Padurilor şi Dezvoltarii Rurale.

Relatiile ierarhice şi coordonarea compartimentelor precum şi relatiile functionale şi

de colaborare din cadrul directiei pentru agricultura şi dezvoltare rurala se realizeaza potrivit

structurii organizatorice aprobate.

Potrivit Hotararii de Guvern nr. 385/2007 prinind organizarea si functionarea

Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale, atribuţiile şi responsabilităţile, structura

organizatorică, statele de funcţii şi numărul de posturi pentru instituţiile publice din

subordinea Ministerului Agriculturii şi Dezvoltării Rurale se aprobă prin ordin al ministrului

agriculturii şi dezvoltării rurale, cu încadrarea în numărul maxim de posturi aprobat. Altfel

spus, DADR Ilfov, in calitate de serviciu public descentralizat, nu dispune de autonomie din

punctul de vedere al organizarii structurale, cu toate ca art. 27 al regulamentului cadru de

4

organizare si functionare prevede ca una din atributiile directorului economico-administrativ

in domeniul managementului resurselor umane este aceea ca, pe baza regulamentului de

organizare şi functionare cadru, aprobat de Ministerul Agriculturii, Padurilor şi Dezvoltarii

Rurale, sa ia masuri pentru întocmirea şi supunerea spre aprobare a regulamentului de

organizare şi functionare a unitatii.

Numirea în funcţiile de conducere la instituţiile din subordinea Ministerului

Agriculturii şi Dezvoltării Rurale se face prin ordin al ministrului. În cazul serviciilor

deconcentrate, numirile în funcţie se fac potrivit legii.

Ministrul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale coordonează activitatea structurilor din

subordine, precum şi a celor aflate sub autoritatea şi în coordonarea ministerului. În cadrul

direcţiilor pentru agricultură şi dezvoltare rurală funcţionează structurile pentru ameliorare şi

reproducţie în zootehnie şi structurile fitosanitare, fără personalitate juridică.

Direcţiile pentru agricultură şi dezvoltare rurală coordonează oficiile de studii

pedologice şi agrochimice, instituţii publice deconcentrate cu personalitate juridică, finanţate

din venituri proprii.

Directorul executiv coordoneaza întreaga activitate a directiei pentru agricultura si

dezvoltare rurala si raspunde pentru buna functionare a acesteia precum si de implementarea

programelor de dezvoltare rurala (SAPARD, PHARE, si de alte programe).

In ceea ce priveste un alt document de formalizare a structurii organizatorice, fisele de

post, acestea, potrivit legislatiei in vigoare privind organizarea si dezvoltarea carierei

functionarilor publici, se alcatuiesc dupa un model(prezentat in anexa nr. 3 a HG 1209/2003).

In anexa nr. 2 a acestei lucrari se regasesc fisele aferente a doua posturi din cadrul DADR

Ilfov. Dupa cum se poate observa, ambele modele indeplinesc standardele impuse de lege.

In stabilirea caracteristicilor posturilor analizate, sefii compartimentelor in care se

regasesc cele doua posturi in colaborare cu Compartimentul management – resurse umane au

apelat la documetele existente in institutie(legislatie, ROF, organigrama). Atat timp cat nu

exista un ROF propriu, separat de cel cadru, pe baza caruia sa se intocmeasca listele de

sarcini, competente, responsabilitati, atributii aferente fiecarui post in parte, nici in acest caz

nu putem vorbi despre autonomia DADR Ilfov in privinta configurarii structurii

organizatorice.

Totusi, se poate remarca faptul ca in fisele de post, la sectiunea atributii, respectiv la

descrierea activitatii corespunzatoare postului, se regasesc elemente care nu pot fi regasite si

in regumalentul cadru de organizare si functionare.

5

Dupa cum reiese si din cele prezentate mai sus, si organigrama institutiei este una

cadru, adoptata ca atare de catre Directia pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala Ilfov.

Aceasta este intocmita potrivit regulamentului cadru de organizare si functionare si poate fi

gasita in anexa nr. 3 a acestei lucrari. Din organigrama si din ROF reiese faptul ca DADR

Ilfov are o structura ierarhic functionala. Este organ de specialitate al administratiei de stat,

avand o structura orientata dupa o macheta standard, publicata in legislatie, mai concret in

Ordinul nr. 195/26.05.2005 privind aprobarea structurii organizatorice cadru a directiilor

pentru agricultura şi dezvoltare rurala judetene şi a municipiului Bucureşti.

Atat organigrama cat si fisele de post, impreuna cu elemente ale regulamentului cadru

de organizare si functionare sunt analizate in capitolul ce urmeaza din perspectiva aspectelor

pozitive si negative.

6

Identificarea si explicarea principalelor aspecte

pozitive si negative

Ma voi opri in primul rand asupra fiselor de post anexate. Dupa cum spuneam,

acestea sunt intocmite conform prevederilor legale(anexa nr. 3 a HG 1209/2003), respenctand

structura prevazuta de lege.

Ca aspecte pozitive se pot evidentia completarea corespunzatoae a campurilor privind

denumirea si nivelul postului, incadrarea functiei publice si scopul principal al postului(deci

stabilirea corespunzatoare a acestor elemente). Daca celelalte aspecte sunt reglementate prin

legea 188/1999, scopul principal al postului nu mai tine de nicio reglementare prin lege.

Efectul stabilirii exacte a scopului postului il reprezinta justificarea existentei si necesitatii

respectivului post in structura institutiei, respecitv in scopul gestionarii resurselor umane si

salarizarii/inspectiei in productia vegetala si animala in raza administrativa a comunelor

Domnesti si Magurele.

Si campurile care urmeaza, privind identificarea functiei publice sunt completate

corespunzator, in functie de informatiile oferite de acestea stabilindu-se salariul, alte drepturi

si beneficii ale titularului postului.

In ceea ce privest vechimea in specialitate, camp, de asemenea, completat

corespunzator, acesta indica experienta de care potentialul ocupant al postului are nevoie.

Avand in vedere ca pentru functiile publice de executie de grad profesional superior nivelul

minim de vechime in specialitate este de 5 ani, putem deduce/presupune ca in fisa de post A,

la campul „Vechimea in specialitate necesara” reflecta de fapt vechimea in specialitate a

ocupantului postului. Daca presupunerea este adevarata, completarea fisei postului cu

elemente din CV-ul ocupantului lui contravine principiilor de intocmire a fisei de post, fiind

elaborata dupa recrutarea acestuia si nu inainte de recrutare, conform cerintelor de optima

organizare a activitatii ii vederea indeplinirii atributiilor institutiei. Acesta constituie un aspect

negativ al fisei de post A. Presupunand ca in institutie mai exsita un post similar, acest aspect

negativ al intocmirii fisei postului va crea neclaritati in ceea ce priveste

Campurile privind conditiile specifice de ocupare a postului sunt si ele completate

corespunzator, acestea reflectand pe de o parte nivelurile de pregatire si competentele si pe de

alta parte abilitati, calitati, aptitudini necesare si cerinte specifice. Dupa cum se poate observa,

7

in fisa de post A nu sunt mentionate cele din urma, acest lucru nefiind neaparat un aspect

negativ.

Desi legea nu prevede un asemenea camp, in fisa de post B se regaseste „Instrumente

de lucru”. Apreciem ca pentru clarificarea conditiilor de ocupare a postului a fost necesara

introducerea unui astfel de camp. In consecinta, putem incadra acesta ca fiind un aspect

pozitiv.

In relationala, relatii interne, in fisa de post B se remarca o particularitate a relatiilor

interne a structurilor ierarhic functionale, cum este si cea a DADR, si anume faptul ca

functionarii publici de executie sunt dublu subordonati, atat sefilor lor ierarhici, cat si de la

superiorii iearhici ai acestora. Putem considera acest lucru ca fiind un aspect pozitiv.

In ceea ce priveste restul tipurilor de relatii(atat organizatorice cat si administrative),

campurile sunt completate corespunzator, intre posturile prezentate si alte posturi,

compartimente sau institutii existand relatii corespunzator dimensionate.

Fisele de post sunt semnate atat de conducatorul compartimentului in structura caruia

sa regaseste postul, cat se ocupantul postului.

Se remarca faptul ca aspectele pozitive sunt aspectele mentionat mai sus nu sunt

neaparat pozitive, ci in conformitate cu normele legale. Exceptie face, insa, cazul fisei de post

B, unde sunt mentionte si instrumentele de lucru, in vederea clarificarii conditiilor specifice

de ocupare a postului.

Tot in legatura cu fisele de post, dar ca aspecte negative, se evidentiaza lipsa limitelor

de competenta ale postului de referent superior. Acest lucru presupune ca titularul postului sa

aiba libertate decizionala nelimitata, lucru imposibil pentru un post de executie, chiar si in

indeplinirea atributiilor ce ii revin. Ca si cauza a acestui aspect negativ, scotand din caclul

lipsa de proceduri prin care ocupantul postului sa-si duca la indeplinire artibutiile, care sa fi

impins seful de compartiment sa dea libertate decizionala nelimitata, pentru ca procedurile

exista(dar probabil nu sunt cunoscute), putem spune ca este vorba de omisiune sau neglijenta

din partea celor care au intocmit aceasta fisa de post.

Un alt aspect negativ care decurge din respectarea normelor legale, dar nerespectarea

regulii triunghiului de aur al managementului, in fisa de post A, este prezentarea de atributii,

in loc de sarcini, competente si responsabilitati. Intr-adevar, acestea se stabilesc pe baza

activitatilor ce presupun exercitarea puterii publice si in concordanta cu specificul functiei

publice. Cauza acestui aspect negativ este insusi cadrul legal, iar efectele lui sunt

necunoasterea, atat pentru ocupantul postului cat si pentru superiorii sai, a responsabilitatilor

ce-i revin ocupantului in urma ocuparii postului si incapacitatea superiorilor de a-l trage la

8

raspundere pentru nerespectarea/neexercitatea sarcinilor de serviciu. Aceasta deficienta face

aproape imposibila si evaluarea, proces in care evaluatorul trebuie sa se raporteze la fisa

postului.

In fisa de post B nici macar sectiunea „atributii” nu exista, nemaivorbind de sarcini,

competente si responsabilitati, aceasta fiind inlocuita de „descrierea activitatii

corespunzatoare postului”. La aceasta sectiune se regasesc, fara o diferentiere clara intre ele,

atat atributii, cat si sarcini si competente. Si in acest caz lipsesc responsabilitatile, aspect

negativ cu aleceasi cauze si efecte ca si in cazul anterior. Chiar daca cei doi functionari se afla

in subordinea unor superiori ierarhici, acestia din urma, teoretic, nu-si pot exercita functiile de

conducere asupra celor dintai din cauza nementionarii responsabilitatilor in fisele de post.

In ceea ce priveste organigrama, se poate observa, ca aspect negativ, o lipsa de

echilibru intre ponderile ierarhice ale celor 6 directori executivi adjuncti. Astfel, directorul

executiv adjunct 2 are o pondere ierarhica supradimensionata, fapt ce ii ingreuneaza

exercitatea fucntiei de coordonarea si controlul, in timp ce directorul executiv adjinct 1 are o

pondere ierarhica subdiemnsionat, fapt ce duce la o crestere nejustificata a costului structurii

organizatorice. De remarcat, totusi, ca in regulamentul cadru de organizare si functionare,

atributiile directorului executiv adjunct 2 se pliaza pe cele ale compartimentelor din

subordinea sa. Atat timp cant nu exista o dimensiune si o structura clara a compartimentelor,

putem doar sa presupunem lucrurile mentionate mai sus, referitoare la ponderea ierarhica.

In ceea ce priveste regulamentul propriu de organizare si functionare se remarca o

lipsa a acestuia, reflectata in lipsa unei organigrame proprii si a unor fise de post

corepunzatoare.

In continutul regulamentului cadru de organizare si functionare se mentioneaza

explicit in articolul 27, litera j ca, pe baza regulamentului de organizare şi functionare cadru,

aprobat de Ministerul Agriculturii, Padurilor şi Dezvoltarii Rurale, directorul executiv

economico – administrativ ia masuri pentru întocmirea şi supunerea spre aprobare a

regulamentului de organizare şi functionare a unitatii. Este evident faptul ca masurile cu

pricina nu au fost luate. Acesta constituie o mare eroare manageriala, pe langa faptul ca

directorul economico – administrativ nu-si indeplineste una din atributiile de managament al

resurselor umane.

In sustinerea acestui aspect negativ vine si articolul 32 din acelas regulament care

spune ca atribuţiile şi sarcinile compartimentelor din structura proprie a direcţiilor pentru

9

agricultura şi dezvoltare rurala se stabilesc pe baza regulamentului de organizare şi

funcţionare propriu. Inexistenta, in cazul de fata, a unui ROF propriu depermina si

imposibilitatea stabilirii „atributiilor si sarcinilor compartimentelor”.

Propuneri concrete de imbunatatire a managementului public in

cazul particular analizat

Chiar si in teorie se vorbeste despre faptul ca structurile organizatorice ale unor astfel

de institutii sunt in principal elaborate de institutiile si autoritatile publice in subordinea carora

functioneaza si ca orice modificare in configuratia structurii organizatorice se face doar de

catre autoritatile ierarhice. Chiar si asa exista modalitati prin care sa se poata creste autonomia

institutiei in ceea ce priveste configurarea structurii organizatorice.

Mare parte din aspectele negative legate de fisele de post din institutie si de

organigrama tin de lipsa unui regulament propriu de organizare si functionare. Daca as prelua

conducerea institutiei, primul lucru pe care l-as face raportat la aceasta situatie ar fi formarea

unei comisii de ancheta care sa stabileasca motivele pentru care directorul executiv adjunct

economico – administrativ nu si-a indeplinit atributiile cu privire la luarea de masuri pentru

intocmirea si supunerea spre aprobare a regulamentului de organizare si functionare a unitatii.

In cauzul in care se descopera ca acesta a fost neglijent sau rau intentionat fata de

aceasta atributie pe care o are, as dispune sanctionarea disciplinara a acestuia cu reducerea pe

doua luni a salariului de baza cu 10% si i-as da un termen de indeplinire a acestei atributii.

In cazul in care se descopera ca o lipsa de proceduri l-a impiedicat pe acesta sa-si duca

la indeplinire atributia, atunci as sesiza institutia ierarhic sperioara, respectiv ministerul,

pentru stabilirea unor proceduri prin care subordonatul meu sa isi poata exercita atributia, iar

dupa primirea procedurii i-as da acestuia un termen pana la care sa isi duca la indeplinire

atributia.

Cat despre aspectele negative identificate la fisele de post si la organigrama, acestea

vor diparea odata cu adoptarea unui ROF propriu si cu intocmirea celorlaltor documente de

formalizare a structurii organizatorice in conformitate cu acesta, deoarece lipsa lui este cauza

principala a deficientelor din structura organizatorica.

10

Bibliografie

1. Androniceanu, Armenia, Noutati in Managementul Public – editia a III-a,

Bucuresti, Editura Universitara, 2008

2. Manole, Cristina, Managementul Resurselor Umane in Administratia Publica,

Bucuresti, Editura ASE, 2006

3. Hotararea nr. 385 din 25/04/2007 Publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 282

din 27/04/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Agrivulturii si

Dezvoltarii Rurale

11

ANEXE

Nr. 1

Structura Regulamentului cadru de Organizare si Functionare:

- Capitolul I – Dispozitii Generale se refera la cadrul juridic sub incidenta caruia

isi desfasoara activitatea respectiva directie;

- Capitolul II – Structura Organizatorica se refera la cadrul juridic care

reglementeaza modul de organizare al directiei; De asemenea, sunt prezentate

si atrubutiile directiei, ale directorului executiv, ale directorilor executivi

adjuncti si ale specialistilor;

- Capitolul III – Dizpozitii finale prezinta aspecte cu privire la fisele de post.

12