Articole cu tagul ‘conducerea unei sedinte’

Conducerea eficienta a unui meetingLuni, 5 Ianuarie 2009 Una dintre activitatile cele mai importante la nivel managerial sunt meetingurile. Dar in acelasi timp, si una din cele mai mari consumatoare de timp…. Cum decidem cand, daca si  mai ales de ce sa solicitam un meeting ?Înainte de a convoca o sedinta care va mobiliza un anumit număr de persoane pentru o perioadă de timp mai mult sau mai puţin lungă, este bine să se pună cateva întrebări indispensabile:1. Această intalnire este într-adevăr utilă ?• Dacă nu ar fi avut loc, acasta ar fi schimbat ceva ?• Programând-o, nu sunt pe puctul de a deveni obsedat de organizarea cât mai multor întâlniri fără rost ?2. Nu putem înlocui acastă reuniune cu altceva ?• De exemplu, dacă este vorba de a informa, nu se poate redacta o notă sau nu ne putem mulţumi doar dacă telefonăm ?3. De ce să facem această sedinta ?• Este vorba:- de INFORMAREA participanţilor ?- de CULEGEREA DE INFORMAŢII din partea lor ?- de suscitarea de SCHIMB DE PUNCTE DE VEDERE ? (înainte de a lua o decizie)]- de REALIZAREA UNUI ACORD ? (în privinţa unei politici referitoare la un conflict)- de LUAREA UNEI DECIZII comune ?- de PRODUCEREA de idei ?- de IMPUNEREA UNUI PUNCT DE VEDERE, a unei decizii ?Daca necesitatea este evidenta, atunci:Pregatirea pentru meetingEste important să captaţi participanţii prin convivialitate (unii poate vin de departe şi o cafea le va permite tuturor să îşi intre în formă pentru întreaga zi).În cursul acestei faze, aduceţi în discuţie planning-ul reuniunii şi răspundeţi la eventualele întrebări organizatorice.Profitaţi de acest moment pentru a crea un climat favorabil, propice mobilizării şi participării tuturor.Succesul sau eşecul unei reuniuni se joacă adesea în primul sfert de oră. Rolul animatorului este deci preponderent atunci în această fază de început.Iată cele 5 întrebări principale care trebuiesc puse:1.Participanţii se cunosc între ei ?2.Se simt în largul lor ?3.Subiectul reuniunii este clar pentru toată lumea ?4.Obiectivele reuniunii sunt suficient de explicite ?5.Metoda de lucru adoptaă convine grupului ?A. SE FACE PREZENTAREA PARTICIPANŢILOR• Se efectuează un tur de masă sau este rugat fiecare să precizeze ce anme îl interesează în cadrul acestei întâlniri.• Se cere grupului să pună întrebări fiecărui participant.• Se prezintă vecinii între ei.• Se utilizează mijloace de prezentare originale: prezentare prin desene, prezentare analogică (fiecare vorbeşte despre el identificându-se cu un obiect).B SE FAC PARTICIPANŢII SĂ SE SIMTĂ ÎN LARGUL LOR• Se străduieşte, în calitate de animator, să fie destins şi încrezător în rezultatul reuniunii, ŞI SĂ O ARATE.• Se procedează la o scurtă şedinţă de ÎNCĂLZIRE A GRUPULUI, propunând un joc, rezolvarea unei enigme, un exerciţiu de destindere, etc sau, mai simplu, o discuţie liberă în jurul unei căni de cafea.C SE PREZINTĂ SUBIECTUL MEETINGULUISe explică şi se notează la tablă:- despre ce li se va vorbi- de ce s-a ales acest subiect- care este interesul- în ce măsură subiectul le priveşte pe persoanele prezente- care sunt problemele care se pun şi de ce sunt interesante pentru participanţi- ce se aşteaptă de la persoanele prezenteCeea ce implică faptul că animatorul şi-a pregătit deja planul intervenţiei sale.Se utilizează, dacă este posibil, AUXILIARE GRAFICE ŞI AUDIOVIZUALE care permit fiecăruia să înţeleagă mai bine problemele care se pun.D – SE FIXEAZĂ OBIECTIVELE ŞI LIMITELE REUNIUNIISe înscriu pe o foaie de hârtie ce va fi vizibilă pe toată durata reuniunii OBIECTIVELE ce se doresc a fi atinse şi cele care nu vor fi tratate.- Sunt realiste ?- Sunt clare pentru toată lumea ?- Sunt acceptate de grup ?În caz de dezacord este necesar să se analizeze cu grupul motivul acestuia şi , eventual, să se modifice obiectivele şi consecinţele.E – SE DEFINESC METODELE DE LUCRU• Se determină cu grupul care sunt METODELE care vor permite atingerea acestor obiective cu maximum de eficacitate.Exemplu: se lucrează cu întregul grup sau pe sub-grupe.• Se determină timpul atribuit fiecărei întrebări şi fiecărei etape a cercetării.• În cursul reuniunii, se revăd eventual aceste probleme ale metodei pentru a o schimba dacă se constată că cea adoptată la începutul reuniunii nu mai convine.

F – SE SOLICITA TINEREA UNEI MINUTE• Raportorul este acela care va fi însărcinat cu redactarea DĂRII DE SEAMĂ a reuniunii.• De aceea, manifestaţi interes pentru această funcţie care constituie un excelent antrenament pentru A ANALIZA ŞI A SINTETIZA.Limbajul corpului in timpul meetingurilor Privirea•Se stabileşte comunicarea•se menţine atenţia•se observă reacţiile => se adaptează•dovedeşte siguranţă•convingePrivirea trebuie:•să dovedească interes•să fie amicală•să se adreseze tuturor (prima frază fiecărui participant, dacă grupul este mare se împarte pe zone şi se adresează o frază fiecărei zone)Atitudini•se stă cu faţa către grup,•drept,•stabil, picioarele desfăcute, plantat pe sol,•uşor aplecat în faţă,•deplasări ample, lente, punctate de opriri,•Modificari de atitudini.GesturiGesturi de deschidere: nu trebuie să se facă următoarele gesturi:-să se ţină mâinile la spate-să se ţină mâinile ăn buzunare-să se ţină braţele încrucişateBraţele:•mişcări ample,•calme,•de-a lungul corpului coatele pliate mai jos de centură.Mâinile: fiţi naturali•mereu vizibile,•expresive,•palmele deschise.Ascultarea•lăsaţi-I să se exprime,•priviţi-vă interlocutorul,•arătaţi interes pentru ceea ce a spusŢinuta•în armonie cu grupul pentru a facilita sentimentul de apartenenţă.Întrebarile din timpul meetingurilorDe ce este important să punem întrebări în timpul unei reuniuni•Pentru a verifica dacă toată lumea se simte bine,•Pentru că nu reţinem prea bine ceea ce am descoperit noi înşine (principiu de învăţare),•Pentru a adapta informaţiile la nivelul grupului (fie să meargă ami repede dacă toată lumea cunoaşte subiectul, fie să meargă mai încet),•Pentru a atrage publucul să participe,•Pentru a culege informaţii. Idei noi, păreri,•Pentru a controla cunoştiinţele participanţilor.Reguli de aur pentru a pune întrebări•Nu se pune decât o întrebare o dată,•Se face pauză pentru a lăsa timp persoanelor prezente să răspundă,•Dacă nimeni nu răspunde se reformulează întrebarea sau se dă răspunsul,•Se pun întrebări grupului mai întâi, nu se adresează imediat unei persoane,•SE ASCULTĂ răspunsurile !•Se priveşte persoana care este pe punctul de a se exprima,•Se pun întrebări scurte, simple,•Se clarifică vocabularul, se dă contextul întrebării,•În cadrul unei întrebări pentru a culege informaţii, se notează pe tablă răspunsurile participanţilor pentru a le încuraja participarea,•Se prevede un timp pentru aceasta, deoarece punerea de întrebări necesită timp,•Nu încercaţi să răspundeţi sistematic la ăntrebări !/ relansaţi întrebarea către grup (ex.: “Ce credeţi ?”),•Nu puneţi prea multe întrebări închise odată, pentru că aceasta dă un stil de “anchetă de poliţie” !Utilizarea întrebărilor de către animator:Oglinda    Se relansează către grup: “După părerea dvs. …”Ştafetă     Se relansează către un participant: “Mihai, ce crezi in legătură cu asta ?”Ecoul        Se reîntoarce la cel care a trimis-o  -  individualIzolare      Se ia în considerare (se notează) şi se răspunde ulterior.Răspuns   Mereu se asigură că participanţii au primit răspunsuri satisfacatoare la întrebările lor.

Follow-up dupa meetinguri1.Se face auto-evaluareaSe analizează punctele forte proprii şi punctele ce trebuie ameliorate.2.Se redactează darea de seamă a reuniuniiÎn ziua următoare reuniunii nu uitaţi să redactaţi darea de seamă a zilei. Reluaţi toate acţiunile care trebuie ameliorate precizând mijloacele, obiectivele echipei şi ale fiecăruia.3.O informare colectivăInformează ansamblul echipei despre decizii, obiective, termene limita si responsabilitati.

Legile Managemetului

* Prima lege a managementului este ca exista.* Cine detine aurul stabileste regulile.* Cei ce au primesc. Cei ce pot - fac. Cei ce nu pot - ii invata pe altii. Cei ce nu-i pot invata pe altii - administreaza.* Indecizia este baza flexibilitatii.* Orice este posibil daca nu stii despre ce vorbesti.* Nu crea nici o problema pentru care nu ai nici un raspuns.* Oricine poate lua o decizie daca are suficiente informatii. Un manager bun poate lua o decizie fara a avea informatii suficiente. Un manager perfect poate lua o decizie fara a avea nici un fel de informatii.* Cind un manager vrea sa-si impresioneze subalternii cu detalii sofisticate, inseamna ca el a pierdut din vedere obiectivul final. * Nu veni niciodata cu idei noi, care ti se pot da inapoi ca sarcini. * Pentru fiecare viziune exista o contraviziune, la fel de atragatoare.* Sedintele sint evenimente in care minutele conteaza, dar orele nu.* Daca parasesti camera risti sa fii ales.* Nu exista un moment mai prielnic ca acum, pentru a amina ceea ce nu vrei sa faci.* Cu cit un plan este mai complicat si mai grandios, cu atit sansele lui de esec sint mai mari.* Cu cit planifici mai bine un proiect, cu atit este mai mare riscul de confuzie, atunci cind ceva nu merge bine.* Orice problema tehnica poate fi rezolvata daca sint destui bani si, respectiv, destul timp. Din pacate, nici una dintre cele doua cerinte nu poate fi indeplinita.* Printre economisti, lumea reala este considerata adesea un caz special.* Tehnologia este dominata de doua tipuri de oameni:a) cei care inteleg ceea ce conduc;b) cei care conduc ceea ce nu inteleg.* Daca exista o cale de intirziere a unei decizii importante, un bun management o va gasi.* In orice intreprindere, munca se orienteaza spre nivelele cele mai de jos ale ierarhiei.* Daca o idee a supravietuit unui sistem birocratic si a fost implementata, inseamna ca nu a fost deloc interesanta.* In orice intreprindere exista o persoana care stie tot ce se intimpla aici. Aceasta persoana trebuie data afara.* Mai usor sint recunoscute talentele din alta parte decit talentele din propria companie.* Recrutarea personalului inseamna de multe ori triumful sperantei fata de experienta.* Daca un subordonat iti pune o intrebare particulara, dar pertinenta, priveste la el de parca si-ar fi pierdut sensul realitatii. Cind isi va pleca ochii, parafrazeaza-i intrebarea.* Gindeste inainte de a actiona.* Este bine ca in afara biroului sa ai mersul grabit pentru a nu da prilejul subordonatilor sa-ti puna intrebari.* Daca dai dispozitii, sa fie verbale. Cele scrise pot fi folosite mai tirziu impotriva ta.* Un management bun este expresia unei mari idei. * Schimbarea lucrurilor este o tema preferata a oricarei conduceri.* Oricit de mult muncesti, niciodata nu faci destul. Ceea ce nu faci este intotdeauna mai important decit ceea ce faci.* Cind esti in dubiu, murmura. Cind esti in dificultate, deleaga pe altcineva sa rezolve problema. Cind esti direct raspunzator, cintareste.* Un plan bun astazi este mai necesar decit unul perfect maine.* Daca o problema conduce la prea multe sedinte, atunci sedintele devin mai importante decit problema insasi.* Atunci cind nu este necesar sa se ia o hotarire, este necesar sa nu se ia nici o hotarire.* Daca nu-i poti convinge pe birocrati, atunci creeaza confuzie.* Eficienta unei sedinte este invers proportionala cu numarul participantilor si cu timpul afectat.* Durata unei sedinte creste cu patratul numarului de participanti. * Timpul afectat fiecarei probleme de pe agenda sedintei va fi invers proportional cu importanta ei.* Cu cit doresti mai putin sa faci parte din tot felul de comitete si comisii, cu atit vei fi rugat mai mult sa o faci.* Timpul inseamna bani.* Nu exista pranz gratuit.* Cheltuielile tind sa creasca pina egalizeaza veniturile.* Pentru saritura in inaltime este mai bine sa antrenezi un om care sare 2 m, decit doi oameni care sar fiecare 1 m.* Cheltuielile banale pot fi rezolvate destul de repede; chestiunile importante nu sint rezolvate niciodata.* Rezolvarea a "n+1" probleme necesita un timp dublu fata de rezolvarea a "n" probleme.* Rezolvarea a 90% dintr-o problema se face de obicei in 10% din timp, restul de 10% rezolvindu-se in 90% din timp.* Nimic nu este imposibil pentru cel care nu trebuie sa le faca singur.