Intrebare:

Care este modalitatea (si conditiile) desfasurarii compensarilor prin intermediul IMI (Institutul de management si Informatica)?

Raspuns:

Reglementarea care permite compensarea obligaţiilor reciproce între persoane juridice rezidente este HG 685/1999 pentru aprobarea Normelor metodologice privind monitorizarea datoriilor nerambursate la scadenţă ale contribuabililor, persoane juridice, în vederea diminuarii blocajului financiar şi a pierderilor din economie, si a Regulamentului de compensare a datoriilor nerambursate la scadenta ale contribuabililor, persoane juridice.

Prin intermediul Institutului de Management şi Informatică din cadrul Ministerului Economiei se compenseaza de regula, datorii reciproce mai mari de 10.000 de lei.Compensarea sumelor mai mici de 10.000 lei se poate face fara IMI prin completarea oridnelor de compensare si semnarea lor de catre persoanele juridice, dar sumele mai mari de 10.000 lei se compenseaza – obligatoriu numai prin IMI.

Procedura de compensare este urmatoarea:

Contribuabilii, persoane juridice, sunt obligaţi să se conecteze prin INTERNET sau să folosească suportul magnetic (dischete) pentru a transmite în baza de date a Institutului de Management şi Informatică datele privind plătile restanţe mai vechi de 30 de zile, cu o valoare mai mare de 10.000 lei. Pentru facturile care se încadreaza în aceste conditii se transmit următoarele informatii:a) codul fiscal al persoanei juridice raportoare;b) codul fiscal al persoanei juridice creditoare/debitoare faţă de care raportorul are de plătit/încasat;c) numărul şi data emiterii facturii de către persoana juridica creditoare/debitoare;d) valoarea facturii care urmează să fie încasată de persoana juridică raportoare de la persoana juridică beneficiara;e) valoarea facturii care urmează să fie plătită de persoana juridică raportoare persoanei juridice furnizoare.

Site-ul pe care trebuie sa va conectati si sa obtineti parola de acces ca ulterior sa puteti sa incarcati datelel de mai sus este: http://gama.imi.ro/. Parola de acces o obtineti trimitand un email la adresa: serviciulcompensare@yahoo.com impreuna cu copia certificatului de înregistrare pe care să se scrie textul "cf. cu originalul", să fie semnată şi ştampilată de conducerea unităţii (numele în clar), să se scrie parola pe care o doriţi, max 10 caractere, litere majuscule.

Contribuabilii, persoane juridice, care nu înregistreaza datorii sau creanţe mai vechi de 30 de zile şi care au o valoare mai mare de 10.000 lei nu sunt obligate sa transmită informaţiile.

Contribuabilii, persoane juridice, care doresc să intre în sistemul de compensare pot transmite şi facturi mai noi de 30 de zile, cu valori mai mici de 10.000 lei.

Documentul prin care se fac compensarile este Ordinul de compensare – model prevăzut în anexa la HG 685/1999.

Ordinele de compensare au regim special, sunt numerotate din tipografie, iar evidenţa lor este strictă.

Ordinele de compensare eronat completate sau necompletate şi degradate se distrug de o comisie desemnată special de către conducătorul Serviciului de compensare pentru aceasta, întocmindu-se un proces-verbal.

Ordinul de Compensare emis de Serviciul de compensare reprezintă document justificativ de înregistrare în contabilitate a stingerii creanţelor şi a datoriilor care au făcut obiectul compensării.

Ordinul de compensare se anexează la nota contabila.

Societătile comerciale implicate –persoana juridica initiatoare - trebuie sa desemneze o persoana care sa aiba calitatea de inspector de compensare – iar pentru aceasta conducerea societatii initiatoare intocmeste o imputernicire prin care il imputerniceste pe inspectorul de compensare sa se prezintă la IMI în vederea perfectarii documentelor. Imputernicirile au si ele regim special, iar model se regaseste in anexa 2 la HG 685/1999.

Pentru efectuarea compensărilor, dupa transmiterea datelor Institulului de Management si Informatică (IMI), societătile comerciale implicate sau IMI găsesc un circuit de compenare pentru stingerea datoriilor reciproce. De regula, societatile comerciale implicate gasesc circuitul de compensare.

Se pot compensa datorii directe (compensare succesiva inchisa) – de exemplu SC X SRL are de incasat de la SC Y SRL suma de 50.000 lei, iar SC Y are de platit lui SC X SRL suma de 60.000 lei.

In acest caz, SC X imputeterniceste o persoana ca si inspector de compensare, obtine parola de acces si se contecteaza pe site-ul http://gama.imi.ro/ si incarca facturile respective prin meniul Adaugare/modificare facturi. Şedinţa de compensare are loc la IMI în termen de 3 zile de la găsirea si transmiterea circuitelor de compensare.

La IMI se incheie un proces verbal de compensare care se semnează de catre reprezentanţii societatilor comerciale (inspectorii de compensare imputerniciti) şi de către agentul de compensare desemnat de Serviciul de compensare pentru circuitul respectiv.

In baza procesului verbal de compensare inspectorii de compensare de la cele doua societati intocmesc ordinele de compensare prin care se stinge suma de 50.000 lei – astfel incat SC X va avea doua ordine de compensare – un formular rosu prin care se stinge in contabilitate incasarea creantei de 50.000 lei si un formular albastru prin care se stinge datoria fata de SC Y SRL in suma de 50.000 lei , ramanand astfel un rest de plata fata de SC Y SRL suma de de 10.000 lei, care se poate achita cu ordin de plata, sau se poate initia un nou circuit de compensare in situatia in care mai exista datorii reciproce.

Intrun circuit de compensare pot fi implicate si mai mult de 2 societati comerciale (compensare succesiva deschisa).

O astfel de ipostaza este urmatoarea: SC X SRL are de incasat de la SC Y SRL suma de 50.000 lei, dar SC X SRL are de platit lui SC Z SRL suma de 60.000 lei. In aceasta situatie SC Y transmite la IMI datele si fie cele 3 societati fie IMI trebuie sa identifice un circuit de compensare prin care sa se inchida compensarea, respectiv sa se gaseasca un agent economic care sa aiba de platit o datorie comerciala lui SC Y SRL. Poate chiar SC Z SRL are la randul lui o datorie fata de SC Y SRL si atunci circuitul de compensare este inchis. Presupunem ca SC Z are de platit lui SC Y suma de 40.000 lei.SC Y - SC X - SC Z ( SC Y are de platit lui SC X suma de 50.000 lei, SC X are de platit lui SC Z suma de 60.000 de lei, iar SC Z are de platit lui SC Y suma de 40.000 lei). Compensarea se face pe

suma de 40.000 lei, se incheie proces verbal de compensare la IMI si ordine de compensare pe care se inscriu pe verso numarul /data facturilor si sumele care se sting astfel.

Asa cum spuneam circuitul de compensare poate cuprinde mai mult de 2 societati – pe acelasi rationament, cautandu-se un agent economic care sa aiba o datorie fata de SC Y SRL (daca SC Z SRL nu avea datorie fata de SC Y SRL), si avea o datorie fata de un alt tert SC T SRL, care la randul lui avea o datorie fata de SC Y SRL, circuitul de compensare este urmatorul. SC Y - SC X - SC Z - SC T

Practic SC Y SRL care este agent economic initiator are de incasat de la un tert o suma si are de platit unui alt tert alta suma iar cele 3 societati implicate sau IMI gasesc un circuit de compensare, gasind in final acea persoana juridica /agent economic care sa inchida circuitul de compensare.

Obligativitatea este ca intre toate societatile implicate sa existe datorii certe inregistrate in contabilitate.

Va recomandam sa studiati si HG 685/1999 cu modificarile si completarile ulterioare.

Intrebare:Ce act normativ reglementeaza utilizarea formularului “Ordin de compensare”?

Raspuns:In istoric, actele normative prin care se reglementeaza formularul ,,Ordin de compensare,, sunt urmatoarele:

Nr. crt.

Nr. act normativ/data Nr. M.Of. /data

1. O.U.G. nr. 77 din 1 iunie 1999privind unele masuri pentru prevenirea incapacitatii de plata

256 din 4 iunie 1999

2. H.G. nr. 685 din 23 august 1999pentru aprobarea Normelor metodologice privind monitorizarea datoriilor nerambursate la scadenta ale contribuabililor, persoane juridice, in vederea diminuarii blocajului financiar si a pierderilor din economie, si a Regulamentului de compensare a datoriilor nerambursate la scadenta ale contribuabililor, persoane juridice

416 din 30 august 1999

3. H.G. nr. 804 din 30 septembrie 1999privind modificarea art. 3 din H.G. nr. 685/1999

475 din 30 septem-brie 1999

4. H.G. Nr. 981 din 24 noiembrie 1999privind completarea art. 3 din Hotararea Guvernului nr. 685/1999 pentru aprobarea Normelor metodologice privind monitorizarea datoriilor nerambursate la scadenta ale contribuabililor, persoane juridice, in vederea diminuarii blocajului financiar si a pierderilor din economie, si a Regulamentului de compensare a datoriilor nerambursate la scadenta ale contribuabililor, persoane juridice

578 din 26 noiembrie 1999

Reglementarea de baza pentru Ordinul de compensare este H.G. nr. 685/1999 care prezinta in anexa nr. 2.1. modelul ordinului de compensare cu urmatoarele adnotari mai importante:

nu se deconteaza prin banca; nu se schimba contra numerar; nu se admit stersaturi, corecturi, modificari; se refera numai la obligatii certe, exclusiv dobanzi si penalitati; circula numai in original; diminuarea obligatiilor se face la data inscrisa pe ordinul de compensare; pe verso se trec elementele de identificare ale facturilor care fac obiectul compensarii.

Asa cum se prevede si prin H.G. nr. 804 din 30 septembrie 1999 incepand cu data de 1 noiembrie 1999, se interzice utilizarea altor documente de compensare in afara celor reglementate prin regulamentul de compensare aprobat prin H.G. nr. 685/1999.

Compensarea reciproca de datorii si creante intre persoanele juridice se face numai pe baza ordinului de compensare chiar si pentru facturi cu valoare mai mica de 100 milioane lei ROL (10.000 RON).

INSTRUCTIUNI GENERALE PRIVIND MODUL DE COMPENSARE A DATORIILOR NERAMBURSATE LA SCADENTA A PERSOANELOR JURIDICE

A. INFORMATII GENERALE

Conform O.U.G. 77/99 si a H.G. 685/99, Institutul de Management si Informatica Bucuresti (I.M.I.) este abilitat sa gestioneze unitar informatii primite de la agentii economici privind facturile emise sau de incasat, restante de peste 30 de zile de la data scadentei si cu valori mai mari de 100 milioane lei, iar pe baza acestor informatii sa identifice circuitele de compensare si sa organizeze sedinte de compensare.

Pentru o mai buna desfasurare a intregii activitati de compensare, I.M.I. si-a deschis centre locale de compensare, astfel Bursa Transilvana S.A., prin Conventia din 8.06.2000, este acreditata ca Centru teritorial de Compensare.

B. INFORMATII PRIVIND TRANSMITEREA DATELOR IN BAZA DE DATE I.M.I.

- Conform legislatiei in vigoare, agentii economici sunt obligati sa transmita, in baza de data a I.M.I., informatii privind facturi pe relatia furnizori/clienti mai vechi de 30 de zile de la scadenta si cu valoare mai mare de 100 milioane lei. Aceste informatii vor trebui actualizate la intervale de cel mult 30 de zile.

- Transmiterea datelor se face astfel:1. Pe internet, pe adresa : http://gama.imi.ro2. Pe discheta, transmisa prin posta3. Prin fisier, transmis prin e-mail la adresa compensare@alfa.imi.ro4. Pentru persoanele juridice care nu au acces la internet, Centrul Teritorial de Compensare al Bursei Transilvane Cluj ofera posibilitatea transmiterii acestor informatii pe internet.

Se recomanda transmiterea datelor on-line, prin internet.

La momentul transmiterii datelor privind facturile pe furnizori/clienti mai vechi de 30 zile si cu valoare mai mare de 100 milioane lei, se furnizeaza si informatii privind:- Codul fiscal al persoanei juridice care raporteaza;- Codul fiscal al persoanelor juridice fata de care raportorul are de platit sau de la care are de incasat;- Numarul, data si valoarea totala a facturii raportate de incasat sau de platit.

Toate datele furnizate de persoanele juridice trebuie sa fie corecte, in caz contrar atragand raspunderea civila si penala potrivit legii

Persoanele juridice care doresc sa intre in sistemul de compensare, pot transmite si fac-turi cu valoare mai mica de 100 milioane sau cu termenul de scadenta mai mic de 30 de zile.

C. MODUL DE ORGANIZARE A SEDINTELOR DE COMPENSARE

- Bursa Transilvana S.A., denumita Serviciu de Compensare analizeaza circuitele de compensare afisate pe site-ul I.M.I. sau transmise de agentii economici, anunta persoanele juridice componente ale unui circuit de compensare, urmand ca acestea sa confirme participarea la sedinta de compensare, respectiv acordul privind compensarea.

Sedinta de compensare se organizeaza in termen de minimum 3 zile de la momentul identificarii circuitului de compensare, la sediul Centrului Teritorial de Compensare al Bursei Transilvane S.A. (Cluj-Napoca, Bd. Nicolae Titulescu nr. 4).

In cazul in care nu se poate respecta termenul de mai sus, persoanele juridice implicate intr-un circuit de compensare se vor prezenta la sediul Bursei Transilvane S.A. sau la punctul de lucru din judetele pe care a fost abilitata in vederea participarii la sedinta de compensare, agentul de compensare urmand a intreprinde demersurile necesare in vederea afisarii circuitului identificat si a compensarii efectuate pe site-ul IMI.

In ziua desfasurarii sedintei nu se admit actualizari ale datelor persoanelor juridica identificate in circuitul respectiv. Acordul Centrului Teritorial de Compensare al Bursei Transilvane S.A. este dat pentru persoanele juridice, facturile si valoarea lor in momentul solicitarii organizarii sedintei de catre doua sau mai multe persoane juridice.

In cazul in care, intre doi participanti la un circuit de compensare se stabileste ca valoarea reala de compensat sa fie mai mica decat cea propusa pe circuit, iar in circuit sunt implicati si alti agenti economici, agentul de compensare trebuie sa aiba acceptul tuturor participantilor pentru valoarea reala de compensat si dupa aceea se incepe procedura prin care se selecteaza facturile care fac obiectul compensarii si se completeaza formulare respective.Daca o factura participa la un circuit identificat cu o valoare de compensat mai mica decat valoarea existenta in baza de date a I.M.I., dupa compensare, in urma actualizarii datelor in baza de date I.M.I., se retine diferenta intre valoarea care exista in baza de date si valoarea compensata. In continuare I.M.I. va utiliza valoarea ramasa, valoare care se considera implicit transmisa si respectiv confirmata de catre agentii economici implicati.

In cazul in care persoanele juridice implicate intr-un circuit de compensare nu sunt de acord cu compensarile propuse de circuit, se renunta la efectuarea compensarii propuse. - Bursa Transilvana S.A., in calitate de Serviciu de compensare, pune la dispozitia persoanelor juridice formularele decompensare. In vederea efectuarii unei compensari, fiecare persoana juridica va detine:

a. Carnetul cu ordine de compensareb. Procese verbale ale sedintei de compensarec. Stampila societatiid. Registru de evidenta a operatiunilor de compensaree. Registru de evidenta a erorilorf. Imputernicirea "inspectorilor de compensare", conform H.G. 685/99 anexa nr. 2/2

Inspectorii de compensare, participanti la o sedinta de compensare, vor completa formularele dupa instructiunile din capitolul D.

D. COMPLETAREA FORMULARELOR SPECIFICE

Ordine de compensareModul de completare:- se completeaza cate un set pentru fiecare sedinta de compensare de fiecare participant- un set contine doua file cu aceeasi serie, fila nr.1 - rosie, este considerata original si este destinata persoanei juridice care accepta compensarea, si fila nr. 2 - albastra, tot original, ramane la emitent si insoteste nota contabila a initiatorului (de obicei "persoana juridica initiatoare" este considerat cel care are de platit datorii).- Fiecare persoana juridica participanta la un circuit utilizeaza un set de formulare (un formular albastru si unul rosu) cu aceeasi serie si acelasi numar, persoana juridica participanta fiind succesiv persoana juridica initiatoare - care solicita stingerea obligatiilor reciproce prin intermediul unui act de compensare (completand formularele proprii, cu facturile ce le are de platit el, pastrand formularul albastru) -, devenind apoi (in cadrul sedintei respective) persoana juridica destinatara - care accepta compensarea unei creante prin datoria sa catre compensator -, primind formularul rosu de la initiator.- Pe fata recomandam ca alaturi de semnatura si stampila sa fie scris numele si prenumele inspectorului de compensare initiator, respectiv destinatar- Pe verso se inscrie aceeasi data cu cea completata initial, numarul si data facturilor care fac obiectul compensarii, valoarea lor totala si valoarea care se compenseaza din acest total; se totalizeaza - suma totala a ultimei coloane trebuie sa coincida cu valoarea ordinului de compensare -, se stampileaza, se semneaza de catre inspectorii de compensare.Regim de lucru:- Nu se deconteaza prin banca;- Nu se schimba contra numerar;- Nu se sterg si nu se modifica;- Nu contin obligatii ca dobanzi, penalizari etc.;- Au regim special;- Sunt numerotate la tipografie, iar evidenta lor este stricta;- Compensarea se opereaza in contabilitate la data inscrisa pe ele;- Se anexeaza la nota contabila si reprezinta document justificativ.

Ordinele de compensare completate eronat, sau degradate se anuleaza, se inregistreaza in registrul de erori si se pastreaza la cotor .

Procese verbale- fiecare sedinta de compensare se incheie prin intocmirea procesului verbal de compensare.- Se completeaza astfel: " Valoarea maxima ce poate fi compensata este aceeasi cu valoarea compensata, respectiv cu valoarea inscrisa pe ordinul de compensare;" Se completeaza codul fiscal si denumirea persoanelor juridice participante a un circuit de compensare; numele, prenumele si functia inspectorilor de compensare; semnaturile acestora;

stampila societatii si numarul si seria ordinelor de compensare." Dupa semnarea de catre toti inspectorii, se semneaza si se stampileaza de catre agentul de compensare desemnat de CTC.- Se multiplica intr-un numar de exemplare egal cu al persoanelor juridice participante la o sedinta de compensare, exemplarul original ramanand la Centrul Teritorial de Compensare al Bursei Transilvane S.A.E. ATRIBUTII ALE SERVICIULUI DE COMPENSAREIn cadrul unei sedinte de compensare organizate la sediul Centrului Teritorial de Compensare al Bursei Transilvane S.A. sau in punctul de lucru, procesul verbal de compensare se intocmeste de catre agentul de compensare desemnat . De asemenea, in cadrul Serviciului de Compensare se deschide Registrul de evidenta a operatiunilor de compensare. Acesta are rolul de a evidentia operatiunile de compensare efectuate de Centrul Teritorial de Compensare al Bursei Transilvane S.A., in baza proceselor verbale intocmite. Recomandam persoanelor juridice participante sa isi tina propria lor evidenta (pe registrele proprii) a operatiunilor de compensare referitoare la societatea lor. Pe baza contractului incheiat cu Imprimeria nationala Bucuresti, Bursa al Bursei Transilvane S.A. - Serviciul de Compensare, cumpara formularele tipizate (inseriate la tipografie), cuprinzand: ordine de compensare, procese verbale de compensare, registre de evidenta a compensarilor si registre de evidenta a erorilor, livrandu-le la randul lor persoanelor juridice, pe baza de comenzi si delegatii de ridicare a marfii. Saptamanal se transmit Imprimeriei Nationale, situatii privind livrarile, denumirea persoanelor juridice si dovada platii, functie de vanzarile efectuate