MANAGER DE PROIECT

CUPRINS:

Cap. 1: Notiuni introductive;

Cap. 2: Ciclul de viata al unui proiect;

Cap. 3: Definirea sau conceptia proiectului;

Cap. 4: Planificarea proiectului;

Cap. 5: Organizarea si implementarea proiectului;

Cap. 6: Managementul resurselor umane;

Cap. 7: Managementul riscului;

Cap. 8: Monitorizarea si evaluarea proiectului.

PROIECTUL

Un proiect reprezinta un set de activitati care sunt indreptate spre un scop si obiective clar specificate ,intr-o perioada de timp definita , folosind un buget stabilit.

Orice proiect trebuie sa plece de la o idee si trebuie stabilta o strategie pentru a obtine rezultatul dorit.

Se executa in conditii specifice de mediu extern si intern

Administrarea proiectului presupune combinarea resurselor pentru a ajunge, la timp,la rezultatul dorit, fara sa depaseasca bugetul alocat.

CARACTERISTICILE UNUI PROIECT

Timp limitat, intr-o perioada bine definita

Obiective precise, clar formulate

Rezultate masurabile, concrete, definite in prealabil

Activitati interdependente, interconditionate,

Plan riguros;

Resurse limitate;

Ideea de schimbare;

Strategie de dezvoltare.

Metodologie specifica;

IMPORTANT

Lum n calcul riscurile ce pot aparea

Calculm cheltuielile necesare realizrii proiectului

DE CE EUEAZ PROIECTELE ?

Lipsa criteriilor de finalizare a diferitelor nivele de proiect

Excluderea sau utilizarea arbitrara a informatiilor primite de la

client/furnizori/finantatori

Lipsa unei planificari riguroase

Lipsa analiza obiectiva a costurilor

TIPURI DE PROIECTE

De constructie / fabricatie

Finaciare / comerciale

Organizatorice

De cercetare

De fonduri europene

De viata, personale

CICLUL DE VIATA AL PROIECTULUI

Definire - viabilitatea ideii de proiect

- definire si structura preliminara

Planificare - planificare detaliata si optimizata

- previzionare, reguli de desfasurare

Executie - derulare activitati planificate

- implementare ciclu de control

Inchidere - evaluare

- inchidere( contractuala)

ORICE PROIECT CONSUMA RESURSE:

UMANE

MATERIALE

INFORMATIONALE

FINANCIARE

DE TIMP

Orice proiect se adreseaza

Unui grup tinta

beneficiari

directi indirecti

ORICE PROIECT ARE UN SCOP

Scopul unui proiect este, in primul rand, de a rezolva o problema, de a modifica in sens pozitiv situatia actuala, care este una ce afecteaza in mod negativ grupul tinta, beneficiarii proiectului

Problema Scopul

REGULI DE FORMULARE A SCOPULUI

Sa contina un verb la forma conjuctiva: Ex: sa realizeze sau

Un substantiv verbal: realizarea

Enuntul scopului trebuie sa fie scurt si concis

Nu trebuie folosita conjuntia si pentru a desparti doua propozitii

Nu trebuie utilizat cuvantul prin

Scopul este traducerea ideii de schimbare pozitiva prin rezolvarea problemei

identificate.

OBIECTIVELE PROIECTULUI

Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului proiectului si implicit,

a rezolvarii problemei.

OBIECTIVELE GENERALE

se refera la obiective pe scara mai larga, de interes general au in vedere efectele problemei

obiectivele generale

efectele problemei

OBIECTIVELE SPECIFICE

se refera la tinte / scopuri concrete si specifice proiectului

obiectivele specifice

cauzele problemei

OBIECTIVE SMART !!!

S = specific

M = masurabil

A = abordabil

R = realist

T = incadrat in timp

OBIECTIVE N 7 PAI

1. Determinarea rezultatelor;

2. Determinarea indicatorilor de performanta;

3. Determinarea standardelor de performanta;

4. Determinarea timpului necesar

5. Determinarea costurilor necesare;

6. Scrierea obiectivelor;

7. Evaluarea obiectivelor.

OBIECTIVE GENERALE

SCOPUL

OBIECTIVE SPECIFICE

ACTIVITILE PROIECTULUI

Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv

DEFINIRE/

CONCEPTIE PLANIFICARE ORGANIZARE IMPLEMENTARE INCHEIERE

Analiza Problemei

Studiu de

fezabilitate

Analiza cost beneficiu

Fixarea

scopului si a obiectivelor

Compararea variantelor alternative

Identificarea activitatilor

Planificarea succesiunii activitatilor

Stabilirea

timpului pentru fiecare

activitate si a costurilor

Determinarea nec. de resurse umane

si stabilirea niv. de calitate

Recrutarea Personalului

Organizarea

echipei

Repartizarea sarcinilor

Emiterea ordinelor de schimbare

Analiza situatiei

proiectului

Raportare asupra

proiectului

Revizuirea bugetelor si a

planului

Asigurarea calitatii

Obtinerea acordului clientului/

finantatorului

Intocmirea documentatiei

Semnatura de

receptie/ raportare finala

Audit post

implementare

Evaluare

Sustenabilitate

CICLUL DE VIATA AL UNUI PROIECT

Definirea proiectului

Pasul 1... IDENTIFICAREA PROBLEMEI

Pasul 2 PRIORITIZARE PROBLEMEI Pasul 3 ANALIZA CAUZELOR SI EFECTELOR PROBLEMEI Pasul 4 EXPUNEREA / JUSTIFICAREA PROBLEMEI

Pasul 5 - Analiza S W O T

Analiza SWOT este un instrument de analiza strategica,flexibil si usor de aplicat pe care o institutie il foloseste pentru identificarea celei mai potrivite directii de actiune.

Factori interni

Factori externi

Puncte tari Puncte slabe

Oportunitati Amenintari

MICROMEDIULANALIZA PUNCTELOR FORTE SI PUNCTELOR SLABE

1. Capacitatea comerciala:

- reputatia firmei;

- cota de piata a firmei;

- calitatea serviciilor;

- eficienta politicilor de pret, etc

2. Capacitatea financiara:

- costul/ disponibilitatea capitalulul;

- fluxul financiar;

- stabilitatea financiara, etc

3. Capacitatea productiva:

- mijloace;

- forta de munca calificata;

- aptitudini tehnice, etc

4. Capacitatea organizatorica:

- conducere vizionara;

- salariati implicati;

- capacitate de orientare, etc

MACROMEDIUL ANALIZA OPORTUNITATILOR SI AMENINTARILOR

Analiza oportunitatilor :

Dezvoltarea sectorului;

Lipsa unor organizatii/ firme

concurente;

Tendintele actuale benefice;

Dezvoltarea tehnologiei;

Influentele globale;

Legislatie favorabila;

Surse de finantare pentru

domeniul vizat.

Analiza amenintarilor:

Efecte politice;

Efecte/ prevederi legislative;

Efecte ale mediului;

Competitie puternica;

Cererea;

Dezvoltarea;

Lipsa surselor de finantare

PLANIFICAREA PROIECTULUI

Ce anume aveti de

facut pentru atingerea

obiectivului?

Ce sarcini trebuie

indeplinite in cadrul

fiecarei actiuni?

Ce resurse sunt necesare pentru

indeplinirea fiecarei sarcini?

Cum se vor selecta

participantii?

Identificati actiunile

ce trebuie intreprinse

Identificati necesarul de

personal, resurse materiale si

timpul necesar

Identificati sub-activitatile

ce trebuie intreprinse

Identificati daca aveti oamenii

necesari pentru ducerea activitatilor

la bun sfarsit si criteriile alegerii lor

Intr-un proiect planificam mai multe elemente: activitatile, resursele, timpul, etc.

La stabilirea si formularea activitatilor

sunt necesare:

Enuntarea fiecarei activitati in parte (doar cele esentiale)

Specificarea responsabilului activitatii respective.

Specificare resurselor de care este nevoie (umane, materiale si de timp)

Descrierea secventelor in timp si cum interfereaza activitatile

ATENTIE :

- Resursele specificate la sectiunea activitati trebuie sa corespunda cu resursele cerute in buget; - Fiecare resursa mentionata (personal, echipament, etc.) va trebui tradusa in bani si regasita in buget; - Explicati motivele care v-au facut sa alegeti metodele pe care le-ati intreprins; - Aveti grija sa mentionati toate activitatile relevante si realiste pentru indeplinirea obiectivelor si pentru nevoile grupului tinta;

Pasi in planificarea activitatilor:

1. Decideti strategia optima si activitatile pe care le implica fiecare obiect

al proiectului;

2. Intocmiti o lista a tuturor activitatilor proiectului;

3. Impartiti activitatile in sub-activitati si sarcini realizabile;

4. Stabiliti activitatile critice;

5. Pentru fiecare activitate, estimati durata si resursele necesare;

6. Clarificati secventa si dependenta;

7. E momentul sa evaluati dependenta activitatilor de resurse;

8. Stabiliti termenul pentru fiecare sarcina;

9. Alcatuiti agenda activitatilor principale;

10. Stabiliti drumul critic;

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Instrument de planificare a activitatilor;

Munca ce trebuie depusa pentru un proiect sub

forma de activitati;

O aranjare in structura ierarhica a activitatilor si

subunitatilor acestora

SARCINI SUBACTIVITATI ACTIVITATI OBIECTIVE SCOP

Scop

Ob.1

Act 1.1

Subact 1.1.1

Subact 1.1.2

Sarcina 1.1.1.1

Sarcina 1.1.1.2

Sarcina 1.1.1.3

Act 1.2

Act 1.3

Ob.2

Ob. 3

MODEL Work Breakdown Structure

DIAGRAMA SAU GRAFICUL GANTT

stabileste planificarea in timp a fiecarei activitati si responsabilul pentru fiecare din tre acestea; exprima la scara timpului, prin linii orizontale, durata activitatii, iar prin linii intrerupte rezervele de timp; ofera informatii bogate si extrem de sugestiv prezentate , privind desfasurarea lucrarilor, precum si o serie de informatii derivate, privind esalonarea resurselor.

Pasul 1: se ordoneaza activitatile proiectului crescator;

Pasul 2: se reprezinta activitatile prin bare orizontale de

lungimi egale cu duratele activitatilor, fiecare bara incepand

de la momentul de incepere al activitatii corespunzatoare;

Pasul 3: se marcheaza fiecare activitate prin simbolul

asociat sau prin numerele de ordine ale evenimentelor de

la extremitati deasupra barei corespunzatoare;

Pasii GANTT

Pasul 4: rezerva totala de timp se figureaza cu linie

intrerupta, adiacent cu durata activitatii, dupa sau inainte;

Pasul 5: pe fiecare linie orizontala se obisnuieste sa se

figureza o singura activitate, iar aceasta sa fie imprimata de

sus in jos si de la stanga la dreapta.

Pasii GANTT

Planificarea Resurselor Financiare - Bugetul

Bugetul reprezinta acea parte a proiectului care ofera o imagine de ansamblu asupra resurselor financiare necesare in implementarea planului de lucru

NU PUTEM BUGETA NICIO RESURSA CARE NU SE

REGASESTE IN PLANIFICAREA ANTERIOARA

Bugetul trebuie sa reflecte resursele reale estimate pentru

activitatile desfasurate in proiect !!!

Categorii de Costuri

COSTURI DE PERSONAL

COSTURI DE TRANSPORT

COSTURI LEGATE DE ECHIPAMENTE BUNURI

COSTURI INDIRECTE LEGATE DE PROIECT (7% )

ALTE TIPURI DE COSTURI (constructii, servicii, costuri neprevazute 5%)

Categorie de cheltuieli Unitate Numr de uniti Cost/unitate Costuri totale / linie

bugetara (sumele sunt exprimate in

EUR)

1. Achizitii

1.1 Mijloace fixe si echipamente 15750

Malaxor profesional Buc. 1 2300 2300

Cuptor vertical Buc. 2 1200 2400

Vitrina frigorifica Buc. 3 2000 6000

Masa de lucru profesionala, cu cuptor si plita incorporate Buc. 3 1433 4300

PC cu imprimanta ansamblu 1 750 750

1.2. Alte achizitii 2400

Consumabile

(pixuri, coli, ziare, toner, materii prime pt probe lucru, etc)

Buc./diverse 1 100 100

Aparatura si ustensile pentru bucatarie Buc./diverse n/a 1500 1500

Obiecte pt amenajarea spatiului (o masa de prezentare,

scaune, mobilier pentru un mic birou, rafturi, etc)

Buc./diverse n/a 800 800

1.3. Servicii/Subcontractari 12340

Inchiriere spatiu comercial Serviciu 1 1500 9000-plata chiriei pe 6 luni in avans

Agentie imobiliara Serviciu 1 300 300

Firma de amenajari interioare/ constructii Serviciu 1 3000 3000

Anunturi angajare serviciu 4 10 40

2. Resurse Umane 3940

1 Manager proiect Total

A1.1

A1.2

A1.3

A1.4

20h/sapt.

10h/sapt.

10h/sapt

10h/sapt

5

3

7

11

100

50

50

50

1550

500

150

350

550

1 asistent Manager Total

A1.1

A1.2

A1.4

5h/sapt.

5h/sapt.

10h/sapt

5

3

11

20

20

40

600

100

60

440

1 jurist S1.2.1 + S1.2.2+S1.3.2 5h/sapt 3 50 150

1 Tehnician A 1.3 20h/sapt 12 80 960

1 Manager A 1.4 10 h/sapt 11 40 440

Combustibil pentru deplasare 1 plin (42 litri) 4 60 240

3. Administrativ (7% din 34430 euro = totalul de mai sus) 2410

4. Diverse si neprevazute (5% din 36840 euro = totalul

celor de mai sus)

1842

TOTAL PROIECT: 38682

Etapele realizarii bugetului

Planificarea activitatilor proiectului;

Alocarea resurselor materiale, umane si de timp pentru fiecare in parte

Gruparea resurselor pe categorii (ex. Consumabile, transport, etc.)

Planificarea cheltuielilor legate de sediul organizatiei sau companiei care va derula proiectul;

Estimarea costurilor pentru fiecare categorie in parte;

Calcularea costurilor totale;

Supunerea bugetului spre aprobare;

Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta in timpul implementarii a cheltuielilor realizate efectiv comparativ cu bugetul;

Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.

Fluxul de Numerar Cash-Flow

Scopul realizarii fluxului de numerar este acela de a compara incasarile organizatiei cu platile efectuate intr-o perioada determinata.

Trebuie sa arate capacitatea organizatiei de a genera in viitor numerar net pentru acoperirea obligatiilor financiare

Trebuie sa arate necesitatea de finantare externa a organizatiei

Planificarea Resurselor Umane ANALIZA POSTULUI procesul prin care se determina

sarcinile si abilitatile necesare pentru un anume post si

ce fel de persoana trebuie sa-l ocupe;

SPECIFICATIILE POSTULUI enumerarea cerintelor

pentru ocuparea postului (educatie, abilitati, trasaturi

de personalitate). Transformarea sarcinilor in

responsabilitati

FISA POSTULUI enumerarea principalelor sarcini,

responsabilitati, relatii de lucru si conditii de lucru;

Organizarea Proiectului

Recrutarea personalului

- in functie de activitatile stabilite - > numarul de posturi, competentele necesare pentru ocuparea fiecarui post - Selectarea propriu-zisa a membrilor echipei.

Organizarea echipei

- stabilirea mediului de lucru, a regulilor din cadrul echipei, ierarhia decizionala, standarde de calitate, criterii de evaluare s.a.m.d.

Repartizarea sarcinilor

- in functie de abilitatile si competentele fiecaruia, a caracterului personal, dar si a fiselor de post.

Implementarea proiectului

Este faza in care punem in practica tot ce am definit si

planificat anterior si, in care urmarim:

1. Indeplinirea obiectivelor;

2. Organizarea resurselor;

3. Luarea deciziilor si implementarea lor;

4. Mentinerea legaturii cu furnizorul;

5. Monitorizarea activitatilor;

Implementarea proiectului

6. Intocmirea rapoartelor intermediare si a raportului

final;

7. Comunicarea cu partenerii;

8. Coordonarea echipei de proiect;

9. Delegarea responsabilitatilor;

10.Monitorizarea riscurilor identificate.

Etapele formarii echipei:

FORMING = FORMARE

STORMING = FURTUNA

NORMING = NORMARE

PERFORMING = PERFORMANTA

Etapele formarii echipei:

Performanta echipei este asigurata si de :

Valori culturale comune;

Abordari unitare si tiluri asemanatoare;

Directii strategice si obiective clare;

Nivelul de pregatire profesionala

Comunicare eficienta in echipa

Managementul Resurselor Umane

PRINCIPALELE FUNCTII ALE MANAGEMENTULUI DE PROIECT

CONDUCERE cine, ce

decide si cand

PLANIFICARE spre ce tintim si

de ce

ORGANIZARE cine si ce este

implicat si de ce

MOTIVARE ce ii determina pe oameni sa

dea tot ce e mai bun

IMPLEMENTARE ce si cum se

realizeaza efectiv

CONTROL cine si cand evalueaza

rezultatele si comparativ cu ce

standarde

Oamenii obisnuiti realizeaza lucruri extraordinare atunci cand sunt pusi in situatia

propice!

Dezvoltarea potentialului echipei

Inauntrul fiecarei persoane exista un potential mult mai mare care asteapta sa fie descatusat.

Daca un manager nu crede ca oamenii poseda o capacitate mai mare decat ceea ce exprima in mod obisnuit, el nu ii va putea ajuta sa dea expresie acestui potential.

El trebuie sa se gandeasca la oamenii sai in termenii potentialului si abia mai apoi sa se concentreze asupra performantei.

Motivatia - cheia pentru imbunatatirea

performantei

Maslow - Piramida nevoilor -

legatura motivationala

echipa /climatul

libertate / initiativa

delegarea sarcinilor

stabilirea valorii muncii

perspective in cariera

siguranta locului de munca

remunerare

Influena puternica a

managerului

Influena redusa a managerului

Influenta managerilor in motivarea coechipierilor

si totusi cum motivam?

10 metode de a motiva angajatii

1. Acorda feedback si coaching!

2.Comunica permanent!

3. Adopta un stil de

management participativ!

10.Nu uita de asul din maneca: solicita autoevaluarea!

9.Utilizeaza strategia titulaturi importante!

8.Foloseste premii si trofee simbolice!

4.Deleaga!

5. Ofera sansa la propria gestionare a timpului!

6.Identifica oportunitati pentru leadership!

7.Utilizeaza o arma secreta!

Mangementul Riscului

Riscul este o dimensiune inerenta oricarei activitati umane. Se manifesta continuu, in diferite forme si sub diferite aspecte: Atunci cand un eveniment se produce sigur, dar rezultatul

acestuia e nesigur ;

Cand efectul unui eveniment este cunoscut, dar aparitia evenimentului este nesigura ;

Cand atat evenimentul cat si efectul acestuia sunt incerte.

Lipsa unor proceduri scrise si formalizate;

Autoritatea in organizatie este atribuita unor persoane

nepotrivite;

Lipsa raportarilor catre manageri;

Personalul nu are calificarea necesara;

Existenta unei culturi organiaztionale gresite;

Conflicte existente intre angajati

Riscuri interne Fraude sau greseli manageriale

Retragerea unor finantatori din tara;

Incendii, inundatii, sau alte calamitati naturale;

Schimbari in politica nationala;

Schimbari ale legislatiei;

Crize economice nationale.

Riscuri externe- Evenimente externe ce vor afecta proiectul

Efectele greselilor de management:

Planificarea este inutila fara obiective clare;

Un lucru neplanificat nu poate fi realizat;

Implementarea devine o simpla executie aleatorie fara planificare si organizare;

Efectele greselilor de management:

Controlul executiei aleatorii, fara planificare si organizare, nu se poate aplica decat in sens negativ si nu incurajeaza progresul;

iar conducerea devine doar o manifestare lipsita de obiect al puterii.

Echipa demotivata, decimata si tensionata va asigura greutati in recrutare, activare si in atingerea obiectivelor - cosmarul oricarui manager.

Identificarea Riscurilor:

Pregateste-te pentru tot ceea ce poate fi prevazut, astfel incat sa fii cat mai pregatit pentru neprevazut Traditia Chineza

Intocmeste liste de control si clasifica pericolele ce pot afecta :

- Siguranta oamenilor

- Siguranta desfasurarii activitatilor

- Siguranta bunurilor

- Siguranta mediului si respectarea legislatiei

- Factorii interni cu impact asupra echilibrului companiei

- Factorii externi cu impact asupra echilibrului companiei

Brainstorming

Studiaza arhiva / istoria companiei

Foloseste experienta persoanelor cu vechime in activitate

.....

Stabileste solutii de reducere a riscului.....

Orice idee este buna Se pot repeta ideile anterioare Se pot dezvolta ideile anterioare Nu se critica nici o idee Nu se critica nici un vorbitor Se incurajeaza creativitatea si

nonconformismul

Reducerea riscului

Se poate face prin:

- Transferul riscului

- Monitorizarea riscului

- Reducerea riscului

- Acceptarea riscului

Risc de producere a evenimentului

Risc de efecte daunatoare

MONITORIZAREA SI EVALUAREA PROIECTULUI

Monitorizarea proiectului

Monitorizarea este procesul de colectare sistematica si analizare a informatiilor cu privire la activitatile si resursele planificate/utilizate in cadrul proiectului, dar si privind modul in care este condus proiectul, cine, cand si de ce ia decizii, gradul de implicare a fiecaruia;

0

2

4

6

Cat

ego

ry 1

Cat

ego

ry 2

Cat

ego

ry 3

Cat

ego

ry 4

Monitorizand putem sti in orice moment ce se intampla in cadrul proiectului pe care il coordonam si putem constata abateri fata de planificari, reguli si standarde.

Monitorizarea si controlul ne permit sa luam masuri imediate de corectie a abaterilor, astfel incat sa ne atingem tintele propuse

Sau sa previzionam rezultatele probabile si sa ajustam in consecinta planificarea si alocarea resurselor

Controlul este un mod de a controla un proiect este acela ca fiecare membru al echipei sa detina controlul asupra propriilor activitati

Evaluarea Proiectului

Reprezinta procesul de masurare a gradului de atingere a obiectivelor propuse.

Este o unealta de apreciere care masoara in mod global, rezultatele, obiectivele si impactul proiectului;

Asigura date pentru proiecte similare in viitor

Evaluarea,

Aspecte importante

Resurse investite

Activitati desfasurate

Rezultate obtinute

Beneficii realizate

Raportul de evaluare trebuie sa cuprinda

Obiectivele avute in vedere;

Scurta informare cu privire la necesitatea atingerii acelor

obiective;

Ce anume informatii si date au fost colectate si cum au fost ele

colectate si analizate;

Ce demonstreaza informatiile colectate;

Cum a fost facuta evaluarea si cine a fost implicat;

Daca au fost obiectivele fixate de la inceput;

Ce alte rezultate au fost atinse;

Ce recomandari se fac pe viitor?

Management de Proiect

Management de Echipa