REPROIECTAREA ŞI MODERNIZAREA SUBSISTEMULUI INFORMAŢIONAL

Principalele apecte abordate

-5.1. Fundamentele teoretico-metodologice ale conceperii subsistemului informaţional-managerial

Proiectarea/reproiectarea managementului organizaţiei este un demers pe cât de complex, pe atât de important în etapa actuală de profunde transformări economice, sociale ori manageriale.

Un astfel de demers nu poate fi realizat decât pe baze metodologice riguroase, generatoare de eficienţă şi eficacitate în management şi în plan economic. Fără a intra în detalii, evidenţiem faptul că, în contextul metodologiilor manageriale, proiectarea sau reproiectarea sistemului informaţional ocupă un loc important.

5.1.1. Principii de fundamentare a sistemului informaţional

Conceperea şi implementarea sistemelor informaţionale din organizaţii este necesar să se fundamenteze pe un ansamblu de principii menite să asigure îndeplinirea cu maximum de eficienţă a funcţiilor sale specifice.

5.1.1.1. Subordonarea conceperii şi funcţionării sistemului informaţional cerinţelor managementului organizaţiei

Sistemul informaţional constituie, în raport cu sistemul managerial, un subsistem, fiind o componentă a acestuia. Raţiunea existenţei sistemului informaţional în firmă o reprezintă asigurarea informaţiilor necesare pentru derularea eficientă atât a proceselor de management, cât şi a celor de execuţie. În consecinţă, în conceperea sau raţionalizarea sistemului informaţional, obiectivele şi cerinţele sale specifice trebuie să reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice şi individuale ale respectivei organizaţii. Aceasta implică studierea strategiei, politicilor şi documentelor organizaţionale ale organizaţiei, discuţii şi analize comune cu managerii, principalii beneficiari ai sistemului informaţional. Numai ulterior este recomandabil ca informaticienii să treacă la stabilirea elementelor structurale şi funcţionale ale sistemului informaţional.

5.1.1.2. Corelarea strânsă a sistemului informaţional cu sistemul decizional şi cu organizarea structurală a organizaţiei

Continuarea firească a precedentului, acest principiu exprimă necesitatea armonizării structurale şi funcţionale a sistemului informaţional cu celelalte componente majore ale sistemului de management.

Pe plan constructiv sistemul informaţional trebuie corelat în special cu structura organizatorică, avându-se în vedere mai ales utilizarea subdiviziunilor organizatorice ale organizaţiei, îndeosebi posturile şi relaţiile organizatorice, pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea şi prelucrarea informaţiilor. Practica firmelor moderne relevă că atât realizarea unei structuri organizatorice şi cât unui sistem informaţional raţional impune

conceperea sau perfecţionarea lor concomitentă. În proiectarea structurii este necesar să se ţină seama că fiecare post reprezintă şi un emiţător şi un receptor de informaţii, că relaţiile organizatorice sunt concomitente şi circuite informaţionale etc.

Din punct de vedere funcţional, sistemul informaţional este necesar să se armonizeze îndeosebi cu sistemul decizional, astfel încât conţinutul informaţiilor şi caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informaţionale să reflecte necesităţile specifice adoptării de decizii raţionale de către fiecare manager. Necesitatea armonizării componentelor sistemului informaţional cu componentele sistemului decizional decurge din funcţia decizională a informaţiilor.

5.1.1.3. Realizarea unităţii metodologice a tratării informaţiilor

În vederea asigurării compatibilităţii între toate componentele sistemului infor-maţional, a creării premiselor integrării depline a informaţiilor pe verticala sistemului de management, este necesar ca modul de culegere şi prelucrare a informaţiilor să fie unitar din punct de vedere metodologic şi să se bazeze pe codificarea informaţiilor. O asemenea abordare conferă sistemului informaţional un plus de rigurozitate, facilitează schimbările în structura şi funcţionalitatea sa, precum şi controlul managementului asupra funcţionării sale. Un alt avantaj sensibil al unităţii metodologice a tratării informaţiilor îl reprezintă uşurarea trecerii la prelucrarea automată a datelor, iar în cazul existenţei sale, facilitează extinderea folosirii computerelor şi a aplicaţiilor informatice. De reţinut că implementarea acestui principiu implică apelarea la serviciile unor informaticieni pe tot parcursul procesului de concepere sau perfecţionare a sistemului informaţional.

5.1.1.4. Concentrarea asupra abaterilor esenţiale

Potrivit acestui principiu, pe verticala sistemului managerial al organizaţiei informaţiile sunt necesare ori de câte ori este posibil, nu global, ci selectiv, numai cele care reflectă abateri semnificative de la obiective, criterii şi mijloace. Aplicarea acestui principiu determină economie de timp atât pentru executanţi, cât şi pentru manageri, datorită reducerii numărului, dimensiunii şi frecvenţei situaţiilor informaţionale întocmite, transmise şi analizate. Ca urmare, intensitatea fluxurilor informaţionale se diminuează, se fac economii cu suporţii materiali ai informaţiilor în general, se determină o simplificare şi fluidizare a sistemului informaţional. De reţinut că valorificarea plenară a potenţialului acestui principiu are loc când se adoptă sistemul managementului prin excepţie.

5.1.1.5. Asigurarea unui timp corespunzător de reacţie componentelor şi ansamblului sistemului managerial

Pornind de la premisa că desfăşurarea diverselor procese de muncă în general şi, în special, de management din cadrul organizaţiilor prezintă caracteristici temporale diferite, este necesar ca şi viteza de reacţie a subsistemelor să fie diferită. Ca urmare şi timpii de culegere, vehiculare şi prelucrare a informaţiilor şi implicit a deciziilor trebuie diferenţiaţi. Aceasta se asigură mai ales prin utilizarea unei game variate de proceduri şi mijloace de tratare a informaţiilor. În consecinţă, se impune utilizarea de diferite mijloace

manuale şi automatizate. Referitor la ultima categorie, prin care se pot asigura reacţii în timp real, deci concomitent sau foarte apropiate de producerea diverselor evenimente în cadrul firmei, este recomandabil ca acestea să fie folosite când respectivele procese de muncă o reclamă realmente, date fiind costurile implicate, precum şi numeroasele procese complexe pentru a căror abordare contribuţia computerului electronic este realmente indispensabilă. De precizat că în condiţiile scăderii costurilor informatice şi a creşterii performanţelor softurilor şi hardului se manifestătot mai mult tendinţa de funcţionare a sistemului informaţional în timp real.

5.1.1.6. Obţinerea de maximum de informaţii finale din fondul de informaţii primare

Informaţiile primare, al căror volum este de regulă limitat, sunt folosite nemijlocit pentru evidenţa şi controlul desfăşurării proceselor, ca şi pentru luarea unor decizii, cu caracter local, operativ, de către eşaloanele inferioare ale managementului. Cele mai importante decizii şi acţiuni ale managementului se fundamentează însă pe informaţii finale. De aici decurge şi necesitatea ca fondul de informaţii primare înregistrat într-o firmă să fie valorificat la maximum, în vederea obţinerii celor mai pertinente informaţii finale. În vederea satisfacerii acestei necesităţi se trece la aplicarea de proceduri informaţionale cât mai rafinate, stabilite şi selectate în funcţie de cerinţele proceselor manageriale, astfel încât informaţiile finale obţinute să asigure o evaluare multilaterală a proceselor organizaţiei şi, concomitent, un temeinic fundament pentru deciziile strategice, tactice şi curente.

5.1.1.7. Realizarea flexibilităţii informaţional-mangeriale

Menţinerea parametrilor sistemului informaţional corespunzător necesităţilor firmei implică adaptarea continuă la condiţiile endogene şi exogene acesteia, aflate în permanentă schimbare. Cu alte cuvinte, sistemul informaţional trebuie să fie suficient de flexibil pentru a permite modificarea caracteristicilor sale, îndeosebi funcţionale, conform necesităţilor. De un mare ajutor în această privinţă poate fi conceperea sistemului informaţional într-o abordare modulară, posibilă îndeosebi în condiţiile utilizării echipamentelor electronice de calcul, baze de date şi a unor programe performante. Specialiştii subliniază că un sistem modular – adică un ansamblu alcătuit din componente bine delimitate, cu autonomie operaţională, integrate însă din punct de vedere funcţional – permite operarea rapidă a modificărilor necesare în modulele implicate, fără a necesita, de regulă, schimbări la nivelul concepţiei de ansamblu.

5.1.1.8. Asigurarea eficacităţii şi eficienţei informaţionale şi organizaţionale

Acest principiu este, aşa cum se ştie, cu valabilitate generală în managementul organizaţiei. Aplicat la specificul sistemului informaţional, principiul eficacităţii şi eficienţei înseamnă, pe de o parte, asigurarea informării complete, corecte şi în timp util a tuturor componenţilor organizaţiei şi, pe de altă parte, o permanentă evaluare şi comparare a efectelor cantitative şi calitative ale unui sistem informaţional cu costurile necesare realizării şi funcţionării lui. Deosebit de importantă este luarea în considerare a

efectelor propagate, mai ales în mecanismul decizional, mai greu de cuantificat, dar esenţiale pentru eficienţa firmei.

Principiile prezentate, care, fireşte, că nu sunt exhaustive, se referă la principalele aspecte implicate atât de conceperea subsistemelor informaţionale pentru întreprinderile noi, cât şi de raţionalizarea subsistemelor informaţionale ale organizaţiilor în funcţiune. Esenţial este ca acestea să fie utilizate concomitent, luând în considerare ansamblul cerinţelor implicate în interdependenţa lor, evitând supra sau subevaluarea unora dintre acestea. Principiile enunţate trebuie utilizate ca o componentă organică a metodologiei de raţionalizare informaţională prezentate în paragraful următor.

5.1.2. Cerinţe de raţionalitate faţă de informaţii

Informaţia constituie – aşa cum s-a precizat de altfel – materia primă de bază atât a sistemului informaţional, cât şi, în general, a sistemului de management al organizaţiei, cu multiple dimensiuni. În consecinţă şi cerinţele cărora trebuie să le facă faţă informaţia sunt multiple pentru a asigura o percepere realistă a proceselor la care se referă (vezi figura nr. 1).

Specific, o primă cerinţă o constituie asigurarea de informaţii reale în sensul reflectării proceselor aşa cum se derulează în organizaţie şi în contextul socio-economic în care-şi desfăşoară activitatea. Realismul informaţiilor condiţionează realismul deciziilor şi pe această bază realizarea unei eficienţe economice mari, pe termen lung. Prin urmare, această cerinţă trebuie îndeplinită chiar şi cu riscul ca informaţia să devină indezirabilă pe moment unor manageri.

Figura nr. 1 – Cerinţe faţă de informaţie

CERINŢE

Realistă

Sintetică şi concisă

Multilaterală

Adaptată la specificul

personalului implicat

Prospectivă

Parvenirea la beneficiar în timp util

Dinamică

Precisă şi sigură

Întrucât procesele şi evenimentele din firmele comerciale contemporane se caracterizează într-o măsură sporită prin complexitate, şi informaţiile pe care le reflectă sau care le anticipează trebuie să fie multilaterale. Multilateralitatea informaţiei asigură perceperea proceselor în care întreprinderea este implicată din multiple unghiuri, astfel încât să fie evidenţiate elementele semnificative de natură economică, tehnică, umană, ştiinţifică etc. Deosebit de importantă este această calitate a informaţiei strategice şi, respectiv, umane ale organizaţiilor ce sunt complexe prin natura şi implicaţiile lor.

Asigurarea caracterului multilateral al informaţiilor nu trebuie să afecteze respectarea cerinţei ca acestea să fie sintetice şi concise. Mai mult chiar, în condiţiile complexităţii crescânde a proceselor ce se desfăşoară în întreprinderea modernă, surprinderea cu prioritate a elementelor esenţiale de noutate şi prezentarea lor cu economie de mesaje devin o necesitate tot mai stringentă. În acest sens, pledează şi „criza de timp” în care managerii, îndeosebi cei de nivel superior, se află din ce în ce mai des.

Calităţile menţionate trebuie asigurate concomitent cu precizia şi siguranţa informaţiilor. Încorporarea în informaţie cu prioritate a elementelor esenţiale noi nu exclude, ci, dimpotrivă, implică surprinderea acestora în mod exact. Nu de puţine ori, omiterea unor detalii semnificative generează ambiguităţi asupra conţinutului mesajului, lipsind beneficiarul de siguranţă în utilizarea respectivei informaţii. Pentru asigurarea acestei calităţi, nivelul de pregătire, conştiinciozitatea, spiritul de discernământ şi gradul de motivare a personalului care furnizează informaţii sunt decisive.

Orice informaţie este destinată unui beneficiar, care poate fi cel care a cules-o şi înregistrat-o în forma sa primară, fie unui alt executant sau manager. Folosirea informaţiei conform destinaţiei sale este condiţionată de parvenirea la beneficiar în timp util, adică în perioada optimă pentru luarea deciziei sau declanşarea acţiunii vizate. Specifică firmei contemporane este reducerea perioadelor optime pentru iniţierea, luarea şi implementarea deciziilor. Ca urmare, şi caracterul operativ al tratării informaţiei devine mai important, ştiut fiind că o informaţie cât mai bună devine parţial sau total inutilă dacă parvine după finalizarea procesului căruia i-a fost nemijlocit destinată.

Tendinţa de comprimare a perioadelor în care se desfăşoară atât procesele manageriale, cât şi cele de execuţie trebuie să se reflecte şi în caracterul dinamic al informaţiilor. Pentru ca informaţiile să fie utile este necesar să oglindească procesele de muncă şi, în general, problematica întreprinderii în evoluţia sa.

O atenţie deosebită se impune orientării lor prospective. Conceperea informaţiilor în mod dinamic se reflectă în sporirea forţei lor anticipative, facilitând desfăşurarea proceselor de previziune în cadrul organizaţiei.

De asemenea, se impune – şi nu în ultimul rând – ca informaţiile să fie adaptate la specificul personalului implicat. Perceperea corectă şi integrală a mesajului unei informaţii este condiţionată de o serie de factori cum ar fi: nivelul de pregătire a beneficiarului de informaţii, gradul său de informare şi în domeniul la care se referă informaţia, timpul de care dispune pentru receptarea şi interpretarea informaţiei etc. Emiţătorul de informaţii este necesar să cunoască şi să aibă în vedere asemenea factori folosindu-i în structurarea şi formularea informaţiilor. O astfel de procedură asigură receptarea adecvată a mesajului cu minimum de efort, premisă esenţială pentru valorificarea sa conform destinaţiei.

5.1.3. Prevenirea şi eliminarea deficienţelor informaţionale majore

Studiile efectuate asupra sistemelor informaţionale din cadrul firmelor au reliefat existenţa unor deficienţe tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori în conceperea şi implementarea lor, a căror cunoaştere şi preîntâmpinare sunt esenţiale.

5.1.3.1. Distorsiunea

Distorsiunea, prima dintre deficienţele tipice, constă în modificarea parţială neintenţionată a conţinutului, a mesajului unei informaţii pe parcursul culegerii, prelucrării şi transmiterii de la emiţător la receptor.

Dintre cauzele multiple care generează distorsiunea menţionăm ca foarte frecvente: diferenţele în pregătirea persoanelor implicate în vehicularea informaţiei, folosirea de suporţi informaţionali necorespunzători pentru înregistrarea informaţiilor, manipularea neglijentă a suporţilor de informaţii în procesul transmiterii lor beneficiarilor, utilizarea de mijloace necorespunzătoare pentru înregistrarea şi transmiterea informaţiilor etc.

5.1.3.2. Filtrajul

Filtrajul constă în modificarea parţială sau totală a mesajului sau conţinutului informaţiilor în mod intenţionat.

Cauza filtrajului este una singură: intervenţia pe parcursul înregistrării, transmiterii şi prelucrării informaţiilor a unor persoane care au interesul ca beneficiarul informaţiei să primească un mesaj schimbat. Această deficienţă cronică a sistemului informaţional se manifestă în special când unii manageri sunt incorecţi sau nu-şi exercită integral atribuţiile de control.

Efectul negativ atât al distorsiunii, cât şi al filtrajului este dezinformarea parţială sau integrală a beneficiarului de informaţii. Când dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflectă în diminuarea calităţii deciziilor. Când dezinformarea se produce la nivelul executanţilor, efectele imediate se resimt pe planul realizării proceselor cu caracter operaţional, impietând asupra cantităţii, calităţii şi perioadei de obţinere şi furnizare a produselor şi serviciilor. În ambele situaţii, efectele pe termen lung sunt scăderea eficienţei, concomitent cu deteriorarea într-o anumită măsură a climatului de muncă, a relaţiilor dintre personalul implicat ş.a.

5.1.3.3. Redundanţa

Redundanţa este o altă deficienţă majoră tipică a sistemului informaţional, care constă în înregistrarea, transmiterea şi prelucrarea repetată a unor informaţii.

Cauza majoră a acestei disfuncţionalităţi informaţionale o reprezintă absenţa coordonării sau coordonarea defectuoasă a anumitor segmante ale sistemului managerial.

Redundanţa se produce mai ales când nu se respectă principiul unităţii de decizie şi acţiune, când mai mulţi manageri se adresează nemijlocit cu cereri de informaţii unor compartimente, fără ca personalul managerial responsabil nemijlocit de activitatea lor să fie informat şi să intervină. Efectele redundanţei, care se manifestă adesea sub forma cererii aceloraşi informaţii de către diferiţi beneficiari, dar sub alte forme, constau într-o apreciabilă risipă de timp şi adesea de mijloace materiale din partea celor implicaţi.

5.1.3.4. Supraîncărcarea circuitelor informaţionale

Prin supraîncărcarea circuitelor informaţionale cu informaţii, prin care desemnăm vehicularea prin ele a unei cantităţi de informaţii ce-i depăşeşte capacitatea de transport, ceea ce duce la blocarea şi/sau întârzierea ajungerii unei părţi din informaţii la adresant.

Printre cauzele care o generează menţionăm – în afara redundanţei – nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informaţional. Prin caracter piramidal al sistemului informaţional înţelegem transmiterea şi agregarea selectivă a informaţiilor pe verticala sistemului de management corespunzător sferei obiectivelor, competenţelor şi responsabilităţilor circumscrise subdiviziunilor organizatorice. La originea acestei situaţii se află proiectarea defectuoasă a sistemului informaţional, insuficienta pregătire a unor manageri şi executanţi, tendinţa unora de a-şi “umfla“ realizările, de a-şi populariza excesiv acţiunile etc.

Fără îndoială că elementele menţionate nu epuizează gama deficienţelor cronice ale sistemului informaţional, dar constituie, de regulă, maladiile cele mai frecvente, a căror cunoaştere, identificare şi eliminare constituie o componentă de bază a raţionalizării sistemului informaţional al organizaţiilor.

5.2. Etapele reproiectării sistemului informaţional-managerial

5.2.1. Consideraţii preliminare

Asigurarea unui sistem informaţional funcţional eficace şi eficient pentru fiecare organizaţie este esenţială întrucât condiţionează decisiv performanţele sale. Modalitatea de realizare o reprezintă reproiectarea sistemului informaţional, proces deosebit de laborios şi decisiv datorită multiplelor elemente implicate atât de natură strict informaţională, cât şi managerială, economică, tehnică şi juridică. De aici necesitatea unei abordări riguroase a sistemului informaţional pentru a depăşi complexitatea şi dificultatea problemelor de soluţionat.

În literatura de specialitate se prezintă numeroase şi variate modalităţi de raţionalizare a sistemului informaţional al organizaţiei, reflectare a eterogenităţii activităţilor economice şi a diversităţii experienţei şi concepţiilor specialiştilor. În continuare prezentăm o variantă de raţionalizare concepută pe baza unei îndelungate experienţe proprii de consultanţă managerial-informaţională, ce încearcă să integreze acele elemente prezente în literatura de specialitate care apreciem că au aplicabilitate şi eficienţă în condiţiile în care societăţile comerciale şi regiile se restructurează şi/sau privatizează corespunzător cerinţelor economiei de piaţă, iar o parte din întreprinderile private înfiinţate după 1990 trec la faza de consolidare economică şi managerială.

Reproiectarea sistemului informaţional al firmei este structurată în mai multe etape (vezi figura nr. 2): declanşarea studiului de raţionalizare, identificarea componentelor informaţionale ale domeniului investigat, analiza critică a sistemului informaţional-managerial, perfecţionarea sistemului informaţional-managerial, implementarea perfecţionărilor informaţionale, evaluarea funcţionării sistemului informaţional managerial.

Figura nr. 2 – Proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional

METODOLOGIA DE PROIECTARE/REPROIECTARE A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

ETAPA PREGĂTITOARE- declanşare- obiective- sferă de realizare- termene- resurse- metode şi tehnici de culegere şi înregistrare a informaţiilor

PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL- componentele primare- situaţii informaţionale- disfuncţionalităţi- alte aspecte

ANALIZA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL- analiza componentelor primare- analiza situaţiilor informaţionale- analiza deficienţelor informaţionale- analiza prin prisma principiilor

PROIECTAREA/REPROIECTAREA- de ansamblu- de detaliu

IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL- climat de muncă- condiţii materiale, financiare, umane

EVALUAREA FUNCŢIONĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL- eforturi- efecte- eficienţă