RAPORT ANUAL PRIVIND AUDITUL INTERN DE...

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA

PROCEDURĂ OPERATIONALA Ediţia: 1

COD: P0-17 (Fişier: P0-17.doc) Revizia: 1

AUDITUL INTERN Aprobat de SENAT in data de:

of 12

AUDIT INTERN

NR. 3

Data: 11.12.2014

Pag.:

PS-03_F-04 APROBAT DCMCSI Conf. univ. dr. TRIF Letitia

RAPORT ANUAL PRIVIND

AUDITUL INTERN DE CALITATE (In conformitate cu SR EN ISO 9001:2008)

STRUCTURA AUDITATĂ:

Facultatea de Istorie şi Filologie,

Facultatea de Drept şi Ştiinţe Sociale

Facultatea de Ştiinţe Economice

Facultatea de Ştiinţe Exacte și Inginerești

Facultatea de Teologie Ortodoxă

Centrul de Învăţământ la Distanţă, Frecvenţă Redusă şi Formare Continuă

Centrul pentru Informare, Consiliere și Orientare în Carieră

Serviciul Social -Cantina UAB

Serviciul Social –Căminele Studențești

Biblioteca UAB

Școala Doctorală UAB

Centrul de Relații Internaționale

MISIUNEA DE AUDIT INTERN: Sistemul de Management al Calităţii ISO 9001:2008

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

1. Tipul auditului: Audit de conformitate/ audit de regularitate.

2. Domeniul auditului: Elementele/ Compartimentele/ Procesele auditate:

Facultatea de Istorie şi Filologie, Facultatea de Drept şi Ştiinţe Sociale, Facultatea de Ştiinţe Economice,

Facultatea de Ştiinţe Exacte și Inginerești, Facultatea de Teologie Ortodoxă, Centrul de Învăţământ la

Distanţă, Frecvenţă Redusă şi Formare Continuă, Centrul pentru Informare, Consiliere și Orientare în Carieră,

Serviciul Social -Cantina, Serviciul Social –Căminele Studențești, Biblioteca, Școala Doctorală, Centrul de

Relații Internaționale din cadrul Universității ”1 Decembrie 1918” din Alba Iulia.

3. Scopul: verificarea prin sondaj a unor activități didactice şi extradidactice din cadrul structurii auditate, în

ceea ce privește respectarea condițiilor de legalitate, eficacitate, de a adăuga valoare prin formularea

recomandărilor, iar în cazul identificării unor neconformităţi, de a se corecta.

4. Obiectivele auditului: Identificarea gradului de conformitate a Sistemului de Management al Calității ISO

9001: 2008, la nivelul structurilor de audit menționate la punctul 2.

5. Documente de referinţă/Baza legală: Decizia 1466/19770 din data de 11.11.2014, emisă de Rectorul

Universităţii „1 Decembrie 1918” Alba Iulia, prof. univ. dr. ing. BREAZ Valer Daniel; Planul de audit intern

pentru anul 2014, aprobat de conducerea instituţiei; Programul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de

conducerea instituţiei; Legea Educaţiei Naţionale numărul 1 din 2011; Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului

numărul 75 din anul 2005 privind asigurarea calităţii educaţiei cu modificările ulterioare; Ordinul Ministrului

Educaţiei şi Cercetării numărul 3.928 din 21.04.2005 privind asigurarea calităţii în învăţământul superior;

Anexei la Ordinul Ministrului numărul 3.928 din 21.04.2005; Ghidul activităţilor de evaluare a calităţii

programelor de studii universitare şi a instituţiilor de învăţământ superior elaborat de Agenţiei Române de

Asigurare a Calităţii în Învăţământul Superior (ARACIS); Raportul ARACIS din anul 2009 pentru evaluarea

instituțională UAB, Standardului ISO 9001:2008 (SR EN ISO 9001:2008) privind Sisteme de Management al

Calităţii. Cerinţe; Cerinţe Standardului ISO 19011:2002 (SR EN ISO 19011:2002) privind Sisteme de

Management al Calităţii. Cerinţe Manualul Calităţii (MC) şi Procedurilor elaborate de Centrul pentru

Managementul Calităţii şi Strategie Instituţională din cadrul Universităţii „1 Decembrie 1918” Alba Iulia;

Legea nr. 16 din 02.04.1996 a arhivelor naţionale, Regulamentelor interne ale Universităţii „1 Decembrie

1918” Alba Iulia.

6. Perioada auditată: anul universitar 2013-2014

7. Durata acțiunii de audit: 07.04-11.04.2014 și 17.11-21.11.2014

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

8. Constatări:

A. Faculțățile Universității ”1 Decembrie 1918” din Alba Iulia

A.I. INTRODUCERE

În cea mai mare parte, principalele documente ale activităţii didactice şi administrative sunt întocmite

conform reglementărilor, respectiv, cerinţele Manualului Calității.

Obiectivele misiunii pentru Facultățile UAB:

1. Ocuparea posturilor vacante din statele de funcţii ale FSEI;

2. Modul de creştere a caracterului interactiv al prelegerilor, în acord cu identificarea a noi modalităţi de

motivare a studenţilor pentru învăţare / Impactul Ghidul metodologic de pedagogie universitară elaborat de

Centrul de Analiză şi Dezvoltare Pedagogică

3. Verificarea existenței oportunităţilor din partea angajatorilor în scopul susţinerii şi îmbunătăţirii activităţilor

de practică, inclusiv în ceea ce priveşte, perioada, durata şi finanţarea acesteia.

4. Colaborarea cu angajatorii în vederea creşterii competenţelor complementare ale absolvenţilor

5. Adaptarea / diversificarea programelor de studii existente în scopul creşterii abilităţilor absolvenţilor pentru

a comunica în limbi de circulaţie internaţională.

6. Gradul de implicare a studenţilor alături de cadrele didactice – acolo unde nivelul cercetării şi pregătirea

studenţilor o permite – în cercetarea ştiinţifică.

A.II. Constatări și Recomandări

La nivelul obiectivelor misiunii de audit aspectele constatate se prezintă astfel:

A1.1. Facultatea de Istorie și Filologie

În cea mai mare parte, obiectivele auditate specifice Facultății de Istorie și Filologie sunt conforme cu

documentele de referinţă şi/ sau baza legală.

Totuși la nivelul obiectivului nr. 2 Modul de creştere a caracterului interactiv al prelegerilor, în acord cu

identificarea a noi modalităţi de motivare a studenţilor pentru învăţare/ Impactul Ghidul metodologic de

pedagogie universitară elaborat de Centrul de Analiză şi Dezvoltare Pedagogică, s-a constatat faptul că în

timpul misiunii de audit nu s-a putut analiza Procesul Verbal al CEAC de la nivelul Departamentului. De

asemenea s-a constat faptul că există cadre didactice care au o medie ponderată de apreciere din partea

studenților sub 2,5.

În consecință s-a întocmit un Raportul de neconformitate minoră, respectiv, au fost iniţiate 1 Recomandare, 2

acţiuni preventive şi 1 acţiune corectivă, astfel:

Recomandare: Contactul cu cadrele didactice care au o medie ponderată de apreciere din partea studenţilor

sub 2,5 şi urmărirea îmbunătăţirii activităţilor didactice derulate cu studenţii (la DLR/LM), respectiv, a

Cerinței ISO nr. 6.2 Resurse umane.

Termen: 30.01.2015.

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

Acţiune corectivă 1: Întrunirea CEAC pentru consemnarea activității acesteia, corespunzător standardelor

ARACIS (termen limită: 15.07.2015) și a Cerinței ISO nr. 7.2 Procese referitoare la relația cu clientul.

Acţiune preventivă 1: Monitorizarea din partea Compartimentului de Audit Intern a activităţii CEAC în anul

universitar 2014-2015, cu avizarea aferentă din partea Facultăţii de Istorie şi Filologie prin Secretariat (termen

limită: 15.07.2015).

Acţiune preventivă 2. Monitorizarea din partea Compartimentului de Audit Intern a derulării recomandării

nr. 2 (termen limită: 1 martie 2015).

Responsabili:

- Compartimentul de Audit Intern

- Director DIAM

- Director DLR/LM.

A1.2. Facultatea de Drept și Științe Sociale

Majoritatea obiectivelor auditate specifice Facultății de Drept și Științe Sociale sunt conforme cu documentele

de referință şi/ sau baza legală.

Însă în urma analizei obiectivului nr. 1 Ocuparea posturilor vacante din statele de funcții ale FDSS s-a

constat faptul că există o situație de divizare a unei activități didactice în 2 posturi distincte. În acest sens s-a

propus următoare recomandare:

Recomandare nr. 1: Pentru întocmirea statelor de funcții se recomandă evitarea divizării unei activități

unitare (e.g. curs, seminar) în 2 posturi distincte care au și moduri de ocupare diferite (i.e. TNB şi PO), pentru

eficientizare a procesului de învățământ, respectiv, îndeplinirea Cerinței ISO nr. 7.2 Procese referitoare la

relația cu clientul, nr. 7.3 Proiectare dezvoltare, nr. 4.2.3 Controlul documentelor ;

Termen: permanent.

A1.3. Facultatea de Științe Economice

În cea mai mare parte, obiectivele auditate specifice Facultății de Științe Economice sunt conforme cu

documentele de referință şi/ sau baza legală. S-au constat însă, la nivelul obiectivului nr. 1 Ocuparea

posturilor vacante din statele de funcții ale FSE, unele neconcordanțe între domeniul de doctorat, conform

diplomei de doctor, şi unele discipline susținute de o parte din cadrele didactice titulare (i.e. post nr. 5, 12 şi

24). Totuși situația este compensată însă cu studiile şi cărțile de specialitate publicate în domeniul disciplinei

predate.

Recomandare nr. 1: Completarea şi actualizarea dosarelor personale şi depunerea acestora la Departamentul

de Științe Economice și Gestiunea Afacerilor, pentru eficientizarea procesului de evaluare și a Cerinței ISO

nr. 4.2.3 Controlul documentelor.

Termen: Până la 1 februarie 2015

A1.4. Facultatea de Științe Exacte și Inginerești

Majoritatea obiectivelor auditate specifice Facultății de Științe Exacte și Inginerești sunt conforme cu

documentele de referință şi/ sau baza legală.

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

Totuși o parte dintre cadrele didactice care desfășoară activități didactice din posturi superioare la plata cu ora

aferente Statului de funcții al DSEI nu au utilizat macheta specifică din Metodologia de ocupare a posturilor

didactice.

Recomandare nr. 1: Pentru eficientizare procesului de evaluare și îndeplinirea cerinței ISO nr. 7.3 Proiectare

dezvoltare, se recomandă completarea şi actualizarea dosarelor personale şi depunerea acestora la DSEI și

Serviciul Personal.

Termen: 01.02.2015

Cu privire la Obiectivul nr. 5. Adaptarea / diversificarea programelor de studii existente în scopul creşterii

abilităţilor absolvenţilor pentru a comunica în limbi de circulaţie internaţională s-a constatat faptul că deși

există informații în limba engleză cu privire la programul de studiu Computer Science pe site-ul UAB, totuși

pe site-ul Departamentului nu există o prezentare detaliată a acestui program în limba română și limba

engleză.

Recomandare nr. 2: Reliefarea detaliată pe site-ul Departamentului de Științe Exacte și Inginerești a

programului de studiu Computer Science, astfel încât studenții străini și români să aibă posibilitatea să se

informeze cu privire la planul de învățământ, competențele dobândite, etc. –îndeplinirea Cerinței ISO nr. 7.2

Procese referitoare la relația cu clientul.

Termen: 27.02.2015.

A1.4. Facultatea de Teologie Ortodoxă

În cea mai mare parte, obiectivele auditate specifice Facultății de Științe Economice sunt conforme cu

documentele de referință şi/ sau baza legală. Însă, s-a constat faptul că la nivelul obiectivului nr. 1 Ocuparea

posturilor vacante din statele de funcții ale FTO, documentele justificative necesare pentru posturile de

promovare nu există în totalitate.

Recomandare: Pentru îndeplinirea Standardelor ISO nr. 4.1 Cerințe generale și nr. 4.2.3 Controlul

documentelor, cadrele didactice care solicită post de promovare este recomandat să depună documentele

justificative, in termenul stabilit.

Termen: permanent

B. Centrul de Învățământ la Distanță, Frecvență Redusă și Formare Continuă - CIDFRFC

B.I. INTRODUCERE

În cea mai mare parte, principalele documente ale activităţii didactice şi administrative sunt întocmite

conform reglementărilor, respectiv, cerințele Manualului Calității.

Obiectivele misiunii pentru CIDFRFC:

1. Constituirea posturilor didactice

2. Încadrării fiecărei specializări cu personal de strictă specialitate,

3. Numărul de studenţi de la forma ID repartizați unui tutore

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

4. Succesiunea logică, în acord cu conţinutul disciplinelor, a întâlnirilor şi temelor de control la forma de

învăţământ ID.

5. Modul de redactare diferenţiată a materialelor didactice - pentru studenţi – în spiritul tehnologiei

specifice ID.

6. Organizarea de schimburi de experienţă cu parteneri externi

7. Platforma ID (aspecte tutorial - didactice, de secretariat, precum şi privitor la raporturile financiare

individuale ale studentului cu instituţia), precum şi creșterea autonomiei (inclusiv financiare) a

Departamentului ID

8. Analiza evidenţierii unui capitol distinct în bugetul Universității care permite dezvoltarea şi susţinerea

financiară a programelor de studiu ce înregistrează fluctuații

B.II. Constatări și Recomandări

În urma verificărilor efectuate nu s-au constat neconformități majore.


Cu privire la obiectivul nr. 2. Încadrarea fiecărei specializări cu personal de strictă specialitate, s-a constat

faptul că nu există la nivelul Centrului o copie după derogarea dată de Senat pentru disciplinele susținute de

cadrele didactice doctorande, respectiv, fișe de disciplină care nu au inserate numele asistentului şi a activității

tutoriale specifice activităţii I.D; F.R; F.C.

Recomandare nr. 1: Anexarea derogării date de Senat pentru disciplinele susținute de un cadrele didactice

doctorande; respectiv, completarea fișei de disciplină cu menționarea asistentului şi a activităţii tutoriale

specifice activităţii I.D; F.R; F.C., astfel încât să se asigure Cerința ISO nr. 4.2.3. Controlul Documentelor.

Termen: permanent

În legătură cu obiectivul nr. 3. Numărul de studenţi de la forma ID repartizați unui tutore, s-a observat faptul

că există specializări unde numărul studenților repartizați unui tutore depășește numărul permis de

reglementările ARACIS.

Recomandare nr. 2: Pentru specializările unde numărul studenților repartizați unui tutore depășește numărul

permis de reglementările ARACIS, se recomandă configurarea grupelor cu respectarea prevederilor ARACIS

pentru numărul de studenți repartizați unui tutore, astfel încât să se asigure Cerința ISO nr. 7.1. Planificarea

realizării produsului, și nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului,

Termen: permanent

C. Centrul pentru Informare, Consiliere și Orientare în Carieră - CICOC

C.I. INTRODUCERE

În cea mai mare parte, principalele documente ale activităţii de informare, consiliere, orientare în carieră, şi

ale activității administrative sunt întocmite conform reglementărilor, respectiv, cerințele Manualului Calității.

Obiectivele misiunii pentru CICOC:

1. Activitatea Centrului de informare, consiliere şi orientare în carieră, din perspectiva resursei umane -

numărul de voluntari, persoanele specializate;

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

2 Vizibilitatea şi promovarea CICOC în rândul studenților;

3. Posibilitatea de a aplica de către studenţi testele de personalitate, testele de aptitudini şi de asemenea,

consultarea publicaţiilor despre orientare în carieră;

4. Verificarea planului strategic în ceea ce priveşte colaborările şi parteneriatul Universităţii cu firmele de

profil pentru oferirea locurilor de practică şi angajarea absolvenţilor UAB;

5. Modul de stimulare a studenţilor din toate Facultăţile de a se implica activ în acţiunile CICOC.

C.II. Constatări și Recomandări



Cu privire la obiectivul nr. 1 Activitatea Centrului de informare, consiliere şi orientare în carieră, din

perspectiva resursei umane -numărul de voluntari, persoanele specializate se recomandă:

Recomandări: 1. Pentru o mai bună colaborare cu toate Facultăţile, este de dorit ca fiecare Facultate să fie

reprezentată în Centru prin cel puţin câte un cadru didactic, prin urmare se recomandă, cooptarea a unui cadru

didactic de la Facultatea de Teologie, care în prezent este reprezentată doar prin studenţi, în colectivul de

voluntari –cerința ISO nr. 6.2 Resurse umane;

2. Se recomandă colaborarea directă dintre membrii CICOC şi responsabilii fiecărui program de studiu, în

vederea furnizării către studenţi a unor informații personalizate pe specializarea studentului -Cerința ISO nr.

7.1. Planificarea realizării produsului, 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului;

3. Se recomandă ca pe rapoartele anuale să fie menționată data aprobării în Senat - Cerința ISO nr. 4.2.3.

Controlul Documentelor.

Termen: permanent.

În legătură cu obiectivul nr. 3 Posibilitatea de a aplica de către studenţi testele de personalitate, testele de

aptitudini şi de asemenea, consultarea publicaţiilor despre orientare în carieră se recomandă:

Recomandări: 1. Arhivarea unor documente minimale rezultate în urma consilierii profesionale (numele

persoanei care a solicitat consilierea, programul de studii absolvit sau în curs, traseul personal, etc.) în vederea

trasării unui profil psihologic-aptitudinal care să eficientizeze etapele ulterioare de consiliere profesională -

Cerința ISO nr. 4.2.3. Controlul Documentelor;

Termen: permanent

Cu privire la obiectivul nr. 4 Verificarea planului strategic în ceea ce priveşte colaborările şi parteneriatul

Universităţii cu firmele de profil pentru oferirea locurilor de practică şi angajarea absolvenţilor UAB, se

recomandă:

Recomandări: 1. Menţionarea perioadei vizate prin planul strategic; - Cerința ISO nr. 4.2.3. Controlul

Documentelor;

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

2. Cuprinderea în planul strategic a unor indicatori de performanţă cu privire la numărul de studenţi/absolvenţi

consiliaţi, respectiv, numărul de absolvenţi angajaţi în domeniul studiilor absolvite -7.3.1 Planificarea

proiectării și dezvoltării produsului,

Termen: permanent

D. Serviciul Social -Cantina UAB

D.I. INTRODUCERE

În cea mai mare parte, principalele documente ale activităţii administrative sunt întocmite conform

reglementărilor legale.

Obiectivele misiunii pentru Serviciul Social -Cantina UAB:

1.Verificarea programului de lucru al Cantinei;

2.Modul de servire a studenţilor - evitarea cozilor care se formează la cantină;

3.Analiza activității la nivelul Cantinei.

D.II. Constatări și Recomandări



Cu privire la obiectivul nr. 1 Verificarea programului de lucru al Cantinei se recomandă:

Recomandări: 1. Arhivarea fișelor de post și a Organigramei la sediul Cantinei –cerința ISO nr. 4.2.3

Controlul documentelor;

2. Activarea studenților din Consiliul Cantinei, pentru derularea unor activități de îmbunătățire a activității

Cantinei –cerința ISO nr. 7.5.1 Controlul producției și al furnizării serviciului

Termen: permanent

În legătură cu obiectivul nr. 2 Modul de servire a studenţilor - evitarea cozilor/ aglomerației care se formează

la cantină, se recomandă:

Recomandări: 1. Se recomandă afișarea la loc vizibil, în interiorul Cantinei, a unei liste de prețuri centralizate

- cerința ISO nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului

2. Existența unui clește de panificație pentru autoservire pâine - cerința ISO nr. 7.3.1 Planificarea proiectării

și dezvoltării produsului.

Termen: permanent

Cu privire la obiectivul nr. 3 Analiza activității la nivelul Cantinei:

Recomandare: Pentru eficientizarea activității la nivelul Cantinei se recomandă elaborarea unei proceduri de

Aprovizionare și a unei Proceduri de curățare și igienizare spațiu Cantină -cerința ISO nr. 7.4.1. Procesul de

aprovizionare

Termen: 28.02.2015

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

E. Serviciul Social –Cămine studențești UAB

E.I. INTRODUCERE

Documente activităţii administrative sunt întocmite conform reglementărilor legale.

Obiectivele misiunii pentru Serviciul Social –Cămine studențești UAB:

1. Acordarea posibilității de pre-cazare pentru studenții care doresc să-și păstreze locul în cămine şi în anul

universitar următor;

2. Analiza activității la nivelul Căminelor studențești.

E.II. Constatări și Recomandări

În urma verificărilor obiectivelor misiunii de audit, la nivelul structurii auditate nu s-au constatat

neconformități.

F. Biblioteca UAB

F.I. INTRODUCERE

Documente activităţii administrative sunt întocmite conform reglementărilor legale.

Obiectivele misiunii:

1. Asigurarea accesului – printr-o bibliotecă virtuală – la informaţie de specialitate din surse internaţionale

bine şi variat dotate didactic şi științific (în special pentru studenţii de la forma ID).

2. Analiza/ Verificarea volumului de carte în limbi de circulație internațională.

F.II. Constatări și Recomandări


Cu privire la obiectivul nr. 1 Asigurarea accesului – printr-o bibliotecă virtuală – la informaţie de specialitate

din surse internaţionale bine şi variat dotate didactic şi ştiinţific (în special pentru studenţii de la forma ID)

Recomandare nr. 1

Pentru a asigura un număr de accesări și mai ridicat se recomandă ca în fiecare lună BUAB să disemineze în

rândul cadrelor didactice posibilitatea accesării din campusul universitar a jurnalelor de pe platformele și din

bazele de date la care UAB are acces prin proiectul ANELIS PLUS. Totodată cadrele didactice titulare de la

nivelul fiecărui Departament să disemineze în rândul studenților, masteranzilor și doctoranzilor, informația cu

privire la posibilitatea accesului la aceste jurnale -- Cerințele ISO nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și

dezvoltării produsului, nr. 7.4.1. Procesul de aprovizionare, 7.5.1 Controlul producției și al furnizării

serviciului.

Termen: permanent

Recomandare nr. 2

Pentru ca personalul existent să desfășoare o activitate eficientă considerăm că persoanele detașate din cadrul

BUAB să revină la locul de muncă într-un termen relativ scurt –cerința ISO nr. 6.2 Resurse Umane.

Termen: permanent

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

Cu privire la obiectivul nr. 2 Analiza/ Verificarea volumului de carte în limbi de circulaţie internaţională.

Recomandare nr. 3

Pentru a putea efectua o analiză cu privire la accesul la informație de specialitate din surse internaționale bine

și variat dotate didactic și științific, propunem ca în, in viitor, personalul BUAB să găsească soluții optime în

acest sens , împreună cu firma IT care asigură mentenanța soft-lui BUAB, - Cerințele ISO nr. 7.3.1

Planificarea proiectării și dezvoltării produsului, nr. 7.4.1. Procesul de aprovizionare, 7.5.1 Controlul

producției și al furnizării serviciului.

Termen: 16.02.2015

Recomandare nr. 4

Se recomandă înlocuirea calculatoarelor personalului bibliotecii, care sunt vechi și neperformante, cu unele

noi, înlocuirea serverului BUAB datorita căruia nu se mai pot aduce îmbunătățiri soft-ului specific, precum și

achiziția unui scanner sau o multifuncțională, care reprezintă o dotare indispensabilă -7.3.1 Planificarea

proiectării și dezvoltării produsului, nr. 7.4.1. Procesul de aprovizionare, 7.5.1 Controlul producției și al

furnizării serviciului.

Termen : 31.04.2015

Recomandare nr. 5

Pentru a optimiza activitatea de elaborare a documentației necesare achiziției de carte, de către personalul

Bibliotecii și cadrele didactice, considerăm oportună transmiterea unei copii a filei de buget și BUAB. În

consecință Directorul BUAB poate solicita o copie a filei de buget de la Biroul de Contabilitate al UAB –

cerința ISO nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului, nr. 7.4.1. Procesul de aprovizionare,

7.5.1 Controlul producției și al furnizării serviciului, nr. 4.2.3. Controlul documentelor.

Termen: permanent

G. Școala Doctorală UAB

G.I. INTRODUCERE

În cea mai mare parte, documentele activităţii de cercetare, didactice și administrative sunt întocmite

conform reglementărilor legale.


1. Verificare aplicării procedurilor

2. Constituirea normelor didactice în cadrul școlii doctorale

3. Întocmirea planurilor de învățământ,

4. Încadrarea în termene a susținerii tezelor de doctorat

G.II. Constatări și Recomandări


Cu privire la obiectivul nr. 2 Constituirea normelor didactice în cadrul școlii doctorale se recomandă:

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

Recomandare : Un extras din statele de funcții în care sunt normate orele de la școala doctorală, să fie remis

și către școala doctorală - cerința ISO nr. nr. 4.2.3. Controlul documentelor, nr. 7.5.1 Controlul producției și

al furnizării serviciului și nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului.

Termen: permanent

În legătură cu obiectivul nr. 3 Întocmirea planurilor de învățământ se recomandă:

Recomandare: Completarea fișelor de disciplină pentru disciplinele: Introducere în filozofia culturii, Poezia

și proza în context european, Metode de cercetare și întocmirea lucrărilor științifice în domeniul filologie

Încadrarea în termene a susținerii tezelor de doctorat - cerința ISO nr. nr. 4.2.3. Controlul documentelor, nr.

7.5.1 Controlul producției și al furnizării serviciului și nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării

produsului.

Cu privire la obiectivul nr. 4 Încadrarea în termene a susținerii tezelor de doctorat

Recomandare: După fiecare an documentul cumulativ care există doar în format digital să fie listat, asumat

de directorul scolii doctorale prin semnătură și ștampilă, respectiv să se păstreze la dosar - cerința ISO nr. nr.

4.2.3. Controlul documentelor și nr. 7.5.1 Controlul producției și al furnizării serviciului.

H. Centrul de Relații Internaționale UAB

H.I. INTRODUCERE

În cea mai mare parte, documentele activităţii de cercetare, didactice și administrative sunt întocmite

conform reglementărilor legale.


1. Verificarea activității Biroului din perspectiva extinderii schimburilor internaţionale de studenţi şi profesori

prin programe de tip ERASMUS;

2. Verificarea aportului Biroului la îmbogăţirea volumului de carte în limbi de circulaţie internaţională

H.II. Constatări și Recomandări


Cu privire la obiectivul nr. 1 Verificarea activității Biroului din perspectiva extinderii schimburilor

internaţionale de studenţi şi profesori prin programe de tip ERASMUS se recomandă, Conform Cerințelor

ISO nr. 4.2.3. Controlul documentelor, . 6.2 Resurse Umane, nr. 7.5.1 Controlul producției și al furnizării

serviciului și nr. 7.3.1 Planificarea proiectării și dezvoltării produsului. următoarele:

Recomandări: Conturarea unei structuri organizatorice proprii a colectivului de voluntari, cu stabilirea

anumitor domenii de activitate, în care studenții voluntari să fie integrați conform specializării/facultății

urmate.

(Multitudinea de atribuții prezente în fișa de atribuții a voluntarilor pot conduce la îngreunarea/întârzierea

realizării unor sarcini și nespecializarea voluntarilor în nici una din dintre activitățile menționate)

-Simplificarea fișei de post a voluntarilor, și certificarea contractului de voluntariat de Oficiul Juridic.

Cu privire la obiectivul nr. 1 se mai recomandă ca în relația cu studenţii la nivelul Centrului să se țină cont de

următoarele:

UNIVERSITATEA

„1 DECEMBRIE

1918”

ALBA IULIA




of 12

Recomandări:: Existența în cadrul Centrului a unui Registru de predare-primire a documentelor de la

studenți;

-Întocmirea de procese verbale formalizate la fiecare întâlnire cu studenții,

-Nominalizarea unei singure persoane care sa dea relații studenţilor în privința mobilităților

Recomandări: Elaborarea unui chestionar de evaluare a satisfacției studenților privind serviciile/sprijinul

oferit de către Centrul de Relații Internaționale (suport ante și post stagiu), care va fi completat de către

studenți la finalul mobilității și anexat la dosarul acestuia.

III. CONCLUZII

Prezentul Raport de audit intern pentru SMC ISO 9001:2008 a fost întocmit în baza Programului de audit si a

planului de audit pentru anul 2014 a documentelor de referinţă/baza legală, evidențiate la punctul 5, a

constatărilor efectuate, în timpul colectării şi prelucrării informaţiilor, şi în timpul muncii pe teren.

Toate constatările au la baza probe de audit obtinute pe baza testelor efectuate consemnate in documentele de

lucru (e.g chestionare de verificare- liste de verificare, Proces-verbal al ședinței de deschidere şi inchidere

etc.) întocmite de auditorii interni şi însuşite de factorii de management ai structurilor auditate.

Pentru problemele intilnite au fost intocmite rapoarte de neconformitate, structura auditata a mentionat

actiunile corective si termenele limita de relizare a corectiilor.

Evaluarea are la bază discuţiile care au avut loc la nivelul fiecărei structuri auditate, cu privire la

recomandările auditorilor interni, în sedinţelor de închidere a misiunii, apreciate de către participanţi, ca fiind

realiste şi fezabile. De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind respectarea

principiilor, regulilor metodologice şi procedurale în ceea ce priveşte Sistemul de Management al Calităţii

ISO 9001:2008, se înscriu în parametri normali.

În consecintă, apreciem ca prin implementarea recomandărilor echipelor de audit intern, obiectivele urmărite

vor cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Structurile auditată are obligația să implementeze, pentru neconformitățile majore, recomandările şi să

raporteze, în funcţie de obiectiv, până la data de 28.02.2015, Centrului de Managementul Calităţii şi Strategie

Instituţională, stadiul de implementare al acestora.

Anexe (fişele chestionar-liste de verificare; raportul de neconformitate, procesele verbale de închidere şi

deschidere a misiunii, etc)

Lista de difuzare : Ex.1:............................. Ex. 2: ........................

Data:

11.12.2014

Întocmit,

Auditor șef ISO

Lector univ. dr. Dobra Iulian Bogdan

RAPORT ANUAL PRIVIND AUDITUL INTERN DE...

Documents

Transcript of RAPORT ANUAL PRIVIND AUDITUL INTERN DE...