Universitatea „Dunarea de Jos”, Galati

Facultatea de Economie si Administrarea Afacerilor

Auditul intern al calitatii

Dacia Plant

Masterand: Specializare: MKCA

An: II

CUPRINS

CAPITOLUL I. Prezentarea companiei

1.1. Date de identificare

1.2. Obiect de activitate

1.3. Misiune. Viziune. Valori. Obiective

1.4. Organizarea Dacia Plant

1.5. Sistemul de management integrat calitate – mediu

CAPITOLUL II. Pregătirea auditului

2.1. Echipa de auditori

2.2. Obiectivele auditului

2.3. Planul de audit

2.4. Sedinta de deschidere

CAPITOLUL III. Examinarea sistemului calității

3.1. Politica privind calitatea

3.2. Sedintele intermediare

3.3. Sedinta de inchidere

CAPITOLUL IV. Raportul de audit

4.1. Neconformitatile constatate

4.2. Actiunile corective propuse

CONCLUZII

Capitolul I.

Prezentarea firmei Dacia Plant

1.1 Date de identificare

Denumire: SC DACIA PLANT SRL

Adresa: Str. PRIMAVERII Nr: 4 Cod Postal: 515800, Sebes, Alba

Nr. inreg. Registrul Comertului: J1/555/2002

C.U.I.: RO 15018146

1.2 Obiect de activitate

DACIA PLANT ofera o gama larga de suplimente alimentare. Din respect pentru

sanatatea clientilor, firma comercializeaza in special produse naturiste sau produse care au la

origine plante medicinale.

Prin numarul mare al produselor prezente permanent in stoc si prin preturile oferite se

poate afirma ca depozitul acopera in intregime necesitatile magazinelor de tip "plafar", fara

a se limita la acestea, iar acum putem gasi produsele si in magazinele tip "alimentara".

1.3 Misiune. Viziune. Valori. Obiective.

Misiune

Misiunea firmei Dacia Plant este să devină cea mai importantă firmă producătoare şi

distribuitoare de ceaiuri pe piaţa locală, prin urmărirea şi respectarea permanentă a unui set

de valori:

Consumatorii -satisfacerea cerinţelor acestora.

Produsele -succesul companiei constă în oferirea unei calităţi superioare a

produselor la preţuri competitive.

Preocuparea pentru membrii firmei -angajaţii reprezintă cea mai importantă

resursă a firmei.

Viziune

DACIA PLANT este o marca de prestigiu și încredere atunci când ne referim la piața

suplimentelor alimentare din România. DACIA PLANT însemnă de asemenea pasiune,

profesionalism, respect și iubire față de oameni și natură. Înseamnă o echipă de experți reunită

într-un colectiv tânăr și dinami

Valori

calitatea crescuta a produselor

respect pentru mediul inconjurator

responsabilitate pentru comunitate

protejarea resurselor naturale

implicare activa in educatie pentru sanatate

inovatie in tehnologie

armonie si dezvoltare

1.4 Organizarea Dacia Plant

1.5 Sistemul de management integrat calitate – mediu

Dacia Plant S.R.L. a finalizat cu succes procesul de recertificare a Sistemului de

management implementat cu standardele ISO 9001 şi ISO 14001.

Auditul de recertificare a fost efectuat de echipele de auditori ai Societăţii Române

pentru Asigurarea Calităţii (SRAC) care beneficiază de acordurile de recunoaştere încheiate

cu organisme din alte ţări membre IQ NET (Reţeaua Internaţională a Organismelor de

Certificare).

Dacia Plant S.R.L. beneficiază, astfel şi de recunoaştere internaţională IQ NET

pentru certificarea Sistemului de Management Integrat Calitate-Mediu.

Sistemul de Management Integrat Calitate Mediu prezintă avantaje multiple,

identificate şi analizate de managementul societăţii, cu efecte benefice asupra serviciilor

oferite de Dacia Plant S.R.L. tuturor clienţilor cum ar fi:

Management general mai performant;

Minimizarea suprapunerilor şi a disipării răspunderilor;

Viziune unitară asupra dezvoltării viitoare;

Optimizare proceselor şi activităţilor societăţii;

Reducerea impacturilor negative ale activităţii societăţii asupra mediului;

Siguranţa legislativă;

Minimizarea riscurilor;

Gestionarea durabilă;

Motivarea angajaţilor;

Îmbunătăţirea imaginii.

Dacia Plant S.R.L. şi-a asumat noi responsabilităţi, standarde şi valori iar certificarea

este una dintre garanţiile succesului.

Capitolul II.

Pregatirea auditului

Scopul principal al auditului este să evalueze sistemul calității al organizației în raport

cu un standard referitor la sistemul calității, și anume ISO 9000.

Întrucât compania are implementat deja standardul de calitate ISO 9000, se va realiza

un audit de supraveghere/mentenanță, realizat la fiecare 6 luni, în cadrul său fiind auditate

anumite elemente ale sistemului și identificat potențialul de îmbunătățire existent.

Auditul de supraveghere se concetrează, în special, pe anumite elemente de

management:

responsabilitatea managementului;

sistemul de managementul calității;

măsuri corective și preventive;

instruirea personalului.

Prezenta misiune de audit se va concentra pe analiza responsabilităţii managementului

în conformitate cu prevederile standardului de calitate menţionat.

2.1. Echipa de auditori

În cadrul companiei s-a constituit și funcționează începând cu anul 2008 un Serviciu

de audit intern în subordinea directă a Directorului General. Misiunea serviciului de audit

intern este de a realiza o activitate obiectivă și independentă prin oferirea serviciilor de

consultanță și de a contribui la adăugarea unui plus de valoare în realizarea obiectivelor.

Auditul intern al calității va fi astfel demarat de secția specializată în auditul calității

din cadrul Serviciul audit intern al companiei. Echipa de audit va fi formată din trei din cei

cinci auditori din cadrul secției.

Scopul Serviciului de audit intern este de a evalua eficacitatea sistemului de

management financiar și control al calității și de a oferi recomnadări pentru îmbunătățirea

acestora.

Serviciul audit intern al FLP este divizat la rândul său pe secții specializate, astfel:

Controlul execuției bugetare (3);

Audit financiar (5);

Auditul și Controlul calității (5).

Rolul serviciului de audit intern este de a asista managementul în evaluarea și

îmbunătățirea proceselor de guvernare, control și management al riscurilor.

Atribuțiile Serviciului audit intern:

Stabilește obictivele misiunii de audit intern, determină domeniul de activitate și

aplică tehnicile necesare pentru a atinge scopul misiunii de audit;

Efectuează activități de audit intern pentru evaluarea sistemului management și

control financiar și de management al calității;

Evaluează serviciile și procesele de control intern;

Informează conducerea despre suspiciuni și neconformități;

Monitorizează implementarea recomandărilor;

Are acces liber la bunuri, persoane relevante, informații utile și probante (inclusiv

cele în format electronic) necesare pentru a atinge scopul și obiectivele misiunii de

audit intern;

Obține asistența necesară din partea personalului.

2.2. Obiectivele auditului

să determine conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calității cu

condițiile specificate;

să determine eficacitatea cu care sistemul calității implementat satisface

obiectivele calității specificate;

să dea auditatului ocazia de a îmbunătăți sistemul calității;

să satisfacă condițiile de reglementare;

să permită înregistrarea sistemului calității al organizației auditate.

2.3. Planul de audit

Conducătorul echipei de audit va întocmi planul de audit referitor la desfășurarea

auditului, pentru a ușura programarea și coordonarea activităților de audit. Planul de audit va

fi conceput în așa fel încât să fie flexibil, cu scopul de a permite modificarea sa pe baza

informațiilor culese în timpul auditului și de a permite utilizarea eficientă a resurselor. Acesta

va fi comunicat părților în ședința de deschidere.

Planul de audit cuprinde:

Obiectivele și domeniul auditului (2.2.);

Identificarea persoanelor care au responsabilități directe, importante, referitoare la

obiective și domeniu;

Secara Stefan – Director General;

Stan Ionel – Director General Adjunct;

Gheorghe Nicoleta – Director Direcția calitate-mediu, prevenire și protecție;

Nica Lucian – Director Direcția Strategie și Management Corporativ;

Anghel Mihai – Director Departament Exploatare;

Dorneanu Catalin - Director Direcția Organizare Resurse umane.

Identificarea documentelor de referință

standardul aplicabil referitor la sistemul calității (ISO 9001);

manualul calității auditatului.

Identificarea membrilor echipei de audit (2.1.);

Visan Ionut – Auditor șef;

Ivan Ionela;

Bechea Simona.

Limba utilizată în timpul auditului

Limba română.

Data și locul în care urmează să fie efectuat auditul

Perioada de desfășurare a auditului: 3 – 6 decembrie 2012;

Sediul central al Dacia Plant: Str. PRIMAVERII Nr: 4 Cod Postal: 515800, Sebes,

Alba

Data și durata estimate pentru fiecare activitate importantă a auditului;

Programul ședințelor care trebuie ținute cu conducerea auditatului

ședința de deschidere – 3 decembrie 2012, ora 9:00;

ședințe intermediare la sfârșitul fiecărei zile de lucru – ora 17:00;

ședința de închidere – 6 decembrie 2012, ora 14:00.

Condiții de confidențialitate

Auditorii au obligația să asigure confidențialitatea informațiilor dobândite pe

parcursul, precum și după finalizarea misiunii de audit;

Documentele de lucru care conțin informația dobândită de către auditori în

cadrul exercitării auditului reprezintă proprietatea auditatului;

Informația din documente este confidențială și nu poate fi supusă divulgării de

către auditori terțelor persoane. Acestea din urmă nu au dreptul să ceară

auditorilor documente sau copii ale acestora, cu excepția cazurilor prevăzute de

lege.

Difuzarea raportului de audit și data estimată a publicării

Raportul de audit va fi întocmit și transmis clientului de către auditorul șef la

data de 12 decembrie 2012.

Orice difuzare suplimentară trebuie stabilită prin consultare cu auditatul.

Rapoartele de audit care conțin informații confidențiale sau referitoare la

brevete vor fi protejate corespunzător de către echipa de auditori și de către

client.

În cazul în care raportul de audit nu va fi emis în perioada de timp stabilită,

motivele de întârziere vor fi aduse la cunoștința clientului și va fi stabilită o

nouă dată de emitere.

Documentele de audit vor fi păstrate în baza acordului dintre auditori și client și în

conformitate cu prevederile legale.

2.4. Ședința de deschidere

Are drept scop organizarea primei întâlniri între echipa de audit și reprezentanții

auditatului, în care se prezintă în aproximativ 30 minute, modul de efectuare și desfășurare a

auditului.

Documentele de lucru folosite pentru ședința de deschidere sunt:

Planul de audit (2.3.);

Materiale de prezentare.

Problemele parcurse în cursul acestei întâlniri sunt:

Prezentarea de către auditorul șef a participanților din cele două părți: membrii

echipei de audit și reprezentanții auditatului.

Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului și obiectivelor auditului.

Este necesar ca auditorul șef să sublinieze că scopul auditului nu este acela de

a găsi greșeli, ci de a confirma implementarea și efectivitatea sistemului;

Analiza stării curente a documentației sistemului calității, folosită de auditori

la pregătirea auditului;

Trecere în revistă a metodelor și procedurilor care urmează a fi utilizate pentru

efectuarea auditului;

Interviuri;

Examinarea documentelor;

Observarea activităților și condițiilor din zonele de interes.

Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi

constatate:

Neconformități minore – se identifică scăpări izolate sau sporadice în coninutul

sau implementarea procedurilor sau îregistrărilor calității și care pot duce la

eșecul sistemului calității dacă nu sunt corectate. Acestea apar când există

dovezi obiective ale implementării incomplete a unei clauze particulare a

standardului ales ca model de referință pentru organizație. Acest tip de

neconformități se rezolvă prin acțiuni corective. Odată cu constatarea lor

recomandarea auditorului pentru aprobarea și înregistrarea sistemului calității

poate să continue, cu recomandarea ca neconformitățile minore să fie eliminare

prin acțiuni corective, care sunt verificate cu ocazia vizitelor de supraveghere.

Neconformități majore – se identifică absența sistemului calității,

nefuncționalitatea sa sau o implementare necorespunzătoare a acestuia, luat ca

un incident singular sau ca o combinație a unui număr de incidente similare.

Asemenea neconformități apar, de obicei, foarte calr în cazul sistemelor care nu

sunt stabilite, documentate, implementate sau menținute. Aceste neconformități

nu permit aprobarea și înregistrarea sistemului calității decât după ce acestea au

fost verificate, ca urmare a unor acțiuni corective și după ce s-a verificat

eficiența lor.

Stabilirea căilor oficiale de legătură între echipa de audit și auditat

Pentru comunicarea pe parcursul desfășurării auditului au fost stabilite două

ședințe intermediare;

De asemenea, pentru a asigura o permanentă legătură între echipa de audit și

conducerea auditatului se vor folosi mijloace de comunicare ca e-mail, fax,

videoconferințe, care vor fi înregistrate și păstrate corespunzător.

Desemnarea însoțitorilor echipei de audit și a reprezentanților auditatului care vor

semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia;

Echipa de audit va fi însoțită pe parcursul desfășurării misiunii sale de către

Directorul General Adjunct Stan Ionel și două secretare care vor pune la

dispoziția echipei de audit documentașia necesară și vor asigura accesul

acestora în zonele de interes.

Desemnarea resurselor și facilităților necesare echipei de audit în ceea ce privește

locul de întâlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de

protecția muncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;

Locul de întâlnire al echipei va fi sala de conferințe a companiei, dotată cu

echiamentele necesare;

Masa va fi asigurată de companie prin contractarea unei firme de catering.

Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit și obținerea semnăturii

reprezentantului organizației auditate pe planul de audit;

Sublinierea caracterului confidențial din partea echipei de audit, atât în timpul, cât

și după încheierea auditului (conform planului de audit);

Stabilirea programului ședințelor intermediare și a ședinței de închidere (ora și

data), a echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului (conform planului

de audit);

Mulțumiri pentru participare la această ședință, adresate de către auditorul șef celor

prezenti.

Capitolul III.Examinarea sistemului calitatii

Metoda recomandată presupune utilizarea acelor fișe intitulate „Îndrumări pentru

audit” elaborate pentru toate clauzele standardelor ISO 9000, de la 4.1 la 4.20. Fiecare fișă

este însoțită de o Listă de verificări pentru audit, cu întrebări și punctajele acordate pentru

acestea.

Fiecare întrebare necesită răspunsuri cu da / nu și pot fi apreciate cu ajutorul unor note

cuprinse între zero și trei. Valoarea răspunsului se stabilește după cum urmează:

0 puncte, dacă nu există nicio dovadă că sunt satisfăcute cerințele ;

1 punct, dacă elementul este prezent în câteva situații, documentația este absentă,

inadecvată sau inexistentă ;

2 puncte, dacă elementul și documentația este aproape completă, dar nesatisfăcând

toate cerințele ;

3 puncte, dacă elementul și documentația arată satisfacerea tuturor cerințelor.

Scopul misiunii de audit este de a analiza respectarea clauzei 4.1. Responsabilitatea

managementului în conformitate cu prevederile standardului ISO 9000, și anume:

Politica în domeniul calității ;

Organizare: responsabilitate și autoritate ;

Reprezentantul managementului.

3.1 Politica privind calitatea

CLAUZA 4.1. Responsabilitatea managementului

4.1.1. Politica privind calitatea

Cerințele sistemului calității. Firma trebuie să își definească și să își documenteze

politica privind calitatea, inclusiv obiectivele și angajamentele sale referitoare la calitate. Ea

trebuie să fie adecvată scopurilor organizatorice precum și așteptărilor și necesităților

clienților acesteia. Politica urmează să fie publicată în cadrul firmei, cunoscută și înțeleasă de

întregul personal și implementată la toate nivelurile firmei.

Note. Deși privită în general ca o simplă declarație, politica privind calitatea este o

piatră de căpătâi a întregului sistem al calității.

Politica trebuie să fie relevantă pentru firmă și să fie făcută publică în întreaga firmă.

Ea trebuie să fie cunoscută și înțeleasă de toțo angajații, nu numai ca o declarație, ci și ca o

implicarea a ei în toate activitățile firmei. De aceea, este esențial să se facă o instruire privind

această politică cu întreg personalul, inclusiv cu noii angajați.

Clienții sunt de asemenea îndreptățiți să cunoască politica privind calitatea și trebuie

asigurate facilități de informare, de exemplu, cu ajutorul unei declarații tipărite semnate de

directorul executiv.

Lista de verificări

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIIFirma are o politică privind calitatea care să:

Dovezile indică

satisfacerea aproape

completă a cerințelor.

-Specifice obiectivele pentru calitate? 0 1 2 3-Specifice angajamentul pentru calitate? 0 1 2 3Este politica privind calitatea:

-Relevantă pentru obiectivele firmei? 0 1 2 3-Cerințele / așteptările clienților? 0 1 2 3-Documentată ca o parte a manualului calității? 0 1 2 3-Făcută publică în firmă? 0 1 2 3-Cunoscută și înțeleasă de tot personalul? 0 1 2 3-O parte a instruirii și inițierii noilor angajați? 0 1 2 3Clienții, dacă solicită, sunt informați despre politica privind calitatea?

0 1 2 3

Punctaj maxim 27 Punctaj total 25Probleme deosebite Cine execută? Când?

4.1.2. ORGANIZARE : Responsabilitate, autoritate si resurse

4.1.2.1. Responsabilitate si autoritate

Cerințele sistemului calității. Trebuie definite toate persoanele din firmă care au

responsabilitate și/sau autoritate pentru calitate, mai ales pentru cei care controlează și

păstrează sistemul calității, identifică deficiențele de calitate ale proceselor și ale sistemului

calității și controlează acțiunile corective și eficiența lor. Responsabilitățile lor trebuie să fie

documentate.

Note. Structura de management al calității trebuie să fie definită și documentată ca o

parte a sistemului calității. In practică, aceasta va fi reprezentată sub forma unei organigrame,

care arată liniile de autoritate și de responsabilitate pentru activitățile referitoare la calitate și

ea nu trebuie să fie neaparat acceași cu schema structurii funcționale. Persoanele ar trebui să

fie definite prin funcții și nu prin nume, având în vedere eventualele schimbări de personal în

vitor.

Ar trebui identificate mai ales:

Persoanele cu responsabilități globale privind calitatea, de exemplu directorul

executiv;

Reprezentantul managementului (și persoana responsabilă pentru implementarea,

menținerea și analiza sistemului calității, dacă nu este aceeași);

Persoanele care au responsabilități importante pentru:

Aprovizionarea cu materiale și servicii;

Controlul proceselor;

Inspecția și testarea materialelor, inspecțiile în timpul fabricației și cele finale;

Inițierea și urmărirea acțiunilor corective și eficiența acțiunilor de prevenire a

reapariției problemelor;

Pentru a clarifica responsabilitățile, autoritatea și relațiile interpersonale, se poate lua

în considerare utilitatea includerii unei scurte descrieri a postului pentru persoanele cheie,

subliniind pentru fiecare funcție legătura sa cu calitatea.

Lista de verificare

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIIFirma are o structură de management care să precizeze care sunt:

Dovezile de audit indică

deficințe minore legate de

responsabilitatea privind

eficacitatea acțunilor corective

întreprinse.

-Managerii cu autoritate pentru calitate? 0 1 2 3-Managerii cu responsabilități pentru calitate? 0 1 2 3-Legături interfuncționale cu privire la calitate? 0 1 2 3Strucura este documentată ca parte a manualului calității?

0 1 2 3

Structura arată cine este responsabil pentru:- Identificarea deficiențelor privind calitatea? 0 1 2 3

- Controlul și păstrarea sistemului calității? 0 1 2 3- Controlul acțiunilor corective? 0 1 2 3- Eficacitatea acțiunilor corective care au fost

luate?0 1 2 3

Punctaj maxim 24 Punctaj total 22Probleme deosebite Cine execută? Când?

4.1.2.2. Resurse

Cerințele sistemului calității. O firmă care trebuie să pună la dispoziție resursele

necesare, inclusiv personal, pentru activități de management, de execuție și de verificare,

astfel ca produsele și serviciile să fie livrate în concordanță cu obiectivele pentru calitate.

Verificarea include inspecția, testarea și monitorizarea proiectării/prcesării, montajului

și service-ului, analiza și auditul sistemului calității pentru a se asigura de continua adaptare și

eficacitate a acestuia.

Note. Intregul management și personal implicat în activități care afectează calitatea

trebuie instruit corespunzător și să fie calificat.

Produsele și serviciile firmei trebuie apreciate conform unor specificații referitoare la

calitate, după care să poată fi măsurate. Aceste specificații trebuie să se refere direct la

parametrii care definesc caracteristicile calitative ale produselor și/sau serviciilor. De

exemplu, dacă o caracteristică este rezistența unui element, care depinde de o anumită

grosime a acestuia, atunci acea grosime trebuie să fie una dintre specificațiile produsului.

Verificarea calității va include identificarea cerințelor referitoare la calitate, facilități și

proceduri de inspecție și testări și mijloace de supraveghere a tuturor funcțiilor ce au legătură

cu eficacitatea funcționării sistemului calității.

Toate produsele necesită analize periodice privind aptitudinea lor de utilizare; de

aceea, testarea satisfacției/insatisfacției clienților este o problemă importantă. De asemenea,

procesele trebuie să fie analizate periodic și trebuie verificat dacă ele continuă să fie

corespunzătoare.

Lista de verificări

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIIFirma pune la dispoziție resurse și personal instruit pentru:

Dovezile indică

satisfacerea tuturor

cerințelor.

-Identificarea cerințelor referitoare la calitate? 0 1 2 3-Inspecția și testarea produselor? 0 1 2 3-Supravegherea calității serviciilor interne? pentru: proiectare, producție, montaj, service?

0 1 2 3

-Auditarea independentă a sistemului, a produselor și a serviciilor?

0 1 2 3

-Analiza copetenței sistemului produselor și proceselor?

0 1 2 3

Existența acestor resurse poate fi verificată? 0 1 2 3Punctaj maxim 18 Punctaj total 18Probleme deosebite Cine execută? Când?

4.1.2.3. Responsabilitatea managementului

Cerințele sistemului calității. Firma trebuie să desemneze un membru al conducerii

care să aibă definită responsabilitatea și autoritatea necesară pentru implementarea și

menținerea sistemului calității, pentru conformitatea sa permanentă cu cerințele ISO 9000 și

pentru raportarea funcționării acestuia către management în vederea analizei și îmbunătățirii

continue.

Note. Cheia o reprezintă faptul că reprezentantul managementul trebuie să fie liber să-

și asume responsabilitățile sarcinilor fără alte impedimente datorate unor conflicte cu alte

responsabilități. deși reprezentantului managementului trebuie să aibă întreaga

responsabilitate pentru sistemul calității, este permis ca anumite sarcini să fie delegate.

Deși nu este în mod special o cerință a standardului, în prcatică este necesar ca

reprezentantul managementului să aibă un înlocuitor cu autoritatea și responsabilitatea

delegată pentru a acționa în absența lui.

Lista de verificări

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIIEste nominalizat un manager pentru a reprezenta firma în toate problemele referitoare la calitate?

0 1 2 3

Dovezile indică

satisfacerea tuturor

cerințelor.

El are desemnat un înlocuitor care să acționeze în absența lui?

0 1 2 3

Are acesta: -Autoritatea? 0 1 2 3-responsabilitatea? 0 1 2 3De a se asigura că cerințele ISO 9000 sunt implementate și menținute?Punctaj maxim 12 Punctaj total 11Probleme deosebite Cine execută? Când?

4.1.3. ANALIZA EFECTUATĂ DE MANAGEMENT

Cerințele sistemului calității. Managementul trebuie să analizeze sistemul calității la

intervalle de timp definite pentru a se asigura de adecvarea și eficacitatea acestuia în

satisfacerea cerințelor ISO 9000, precum și a politicii și obiectivelor firmei privind calitatea.

Inregistrările acestor analize trebuie păstrate.

Note. Aceste analize pot fi o parte a întâlnirilor periodice ale managementului, sau, de

preferat, se pot realiza în ședințe speciale pentru analiza sistemului calității.

Fecvența întâlnirilor trebuie stabilită în funcție de necesități; în timpul elaborării

sistemului, aceasta poate să fie mai mare decât ulterior. Totuși, este mult mai bine ca analizele

să fie planificate și desfășurate la intervalle de timp definite în loc să fie ținute ad-hoc.

Analiza poate să includă elemente cum ar fi:

rezultatele auditurilor interne;

reclamațiile clienților;

deficiențele specifice sistemului calității;

tendințe ale neconformităților, efecte ale acțiunile corective și preventive etc.

Inregistrările acestor analize trebuie să fie păstrate și pentru a putea fi urmărite, să

includă responsabilitățile alocate persoanelor care trebuie să execute activitățile

stabilite.

Lista de verificare

CRITERIU PUNCTAJ OBSERVAȚIISunt

Dovezile de audit indică satisfacerea

tuturor cerințelor.

-Adecvate? 0 1 2 3-Și eficace? 0 1 2 3procedurile și politicile ana.lizate la intervale definite de către conducere?Analizele și deciziile luate sunt înregistrate? 0 1 2 3Rezultatele auditurilor interne sunt analizate regulat de management la intervale de timp definite și în concordanță cu proceduri documentate?

0 1 2 3

Punctaj maxim 12 Punctaj total 11Probleme deosebite Cine execută? Când?

3.2. Ședințele intermediare

Intrucât auditul durează mai mult de o zi, vor fi organizate ședințe intermediare la

sfârșitul fiecărei zile de lucru, la care vor participa membrii echipei de audit și ghizii sau

reprezentanții auditatului dacă este cazul.

Pe parcursul ședințelor intermediare se vor analiza:

Diferite aspecte sesizate în timpul auditului, având ca efect schimbul de informații

între auditori, precum și analiza și încadrearea neconfomităților constatate;

Se prezintă de către auditorul șef reprezentantului organizației auditate

neconformitățile găsite și se caută soluții pentru rezolvarea diferitelor probleme

apărute;

Se semnează rapoartele de neconformitate de către reprezentantul organizației

auditate;

Auditorul șef are o imagine de ansamblu a modului de desfășurare a auditului;

Reprezentantul organizației auditate este informat de modul cum se desfășoară

auditul având posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai înalt,

pentru a nu exista surprize la șdința de închidere.

Ultima ședință intermediară este o ședință de pregătire a ședinței de închidere la care

participă doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc după ce au fost efectuate toate

vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs în totalitate. La finalul acestei întâlniri se

elaborează un rezumat al auditului care urmează să fie prezentat în ședința de închidere

3.3. Ședința de închidere

După efectuarea tuturor examinărilor prevăzute în planul de audit, înaintea trasmiterii

raportului de audit către auditat are loc o ședință de închidere, în cae se prezintă oficial

concluziile auditului. Această ședință este condusă de auditorul șef, fiind recomandabil să

participe conducerea auditatului la nivelul cel ami înalt și conducerea compartimentelor

auditate.

Ședința de închidere are loc la data și ora stabilite inițial prin planul de audit, având o

durată de o ora, o oră și jumătate maximum. Documentele de lucru folosite pentru ședința de

închidere sunt:

Materiale de prezentare;

Materiale doveditoare și de sprijin ale afirmațiilor echipei de audit;

Sumarul celor găsite.

Pe durata ședinței vor fi parcurse următoarele aspecte:

Prezentarea persoanelor participante la ședință, cu întocmirea unui proces verbal

de înregistrare a numelor participanților;

Mulțumirile auditorului șef în numele echipei de audit, adresate conducerii

auditatului și și ghizilor pentru timpul acordat;

Se vor face aprecieri asupra modului de colaborare între echipa de audit și auditat;

Se prezintă succint scopul, obiectivele și domeniul auditului;

Se prezintă un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va transmite

raportul;

Se indică limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic în care nu au

fost examinate toate zonele, existând deci posibilitatea ca unele deficiențe să fi fost

sesizate;

Se prezintă neconformitățile constatate, prin parcurgerea lor fără comentarii pentru

a oferi o imagine globală asupra deficiențelor sistemului;

Comentarii ale neconformităților constatate și clarificări, dacă este cazul, pentru

conducerea auditatului;

Semnarea raporatelor de neconformitate de către reprezentantul organizației

auditate, dacă acestea nu au fost semnate anterior;

Formularea concluziilor echipei de audit și prezentarea lor auditorului șef.

Concluzia finală va fi comunicată clientului odată cu raportul de audit;

Răspunsul celor auditați;

Auditorul șef declară închisă ședința, iar echipa de audit părăsește organizația.

Capitolul IV.Raportul de audit

4.1. Neconformitățile constatate

Punctajul total acumulat în urma examinării sistemului calității este de 87, cu sase

puncte mai puțin decât punctajul atribuit pentru clauza analizată în cazul standardului de

referință I 9001.

Dovezile de audit au evidențiat unele neconformități ale sistemului calității raportate la

standardul de referință, clasificate de echipa de audit ca fiind minore, și anume:

4.1.1 Politica privind calitatea – Este politica privind calitatea cunoscută și înțeleasă

de toți angajații?

Aceste clause i s-au acordat 2 din cele 3 puncte;

Documentația este completă, dar nu satisface toate cerințele;

Se acordă o importanță deosebită normelor tehnice, procedurilor de mentenanță și

de control a SNT (sistemului național de transport), fiind întocmită o documentație

în acest sens.

Politica privind calitatea este făcută publică în companie, însă nu este asumată de

întreg personalul, în special în cazul noilor angajați;

S-a constatat că există, izolat, salariați pentru care politica în domeniul calități și

angajamentul societății este doar la nivel orientativ.

4.1.2.1 Responsabilitatea managementului – responsabilitate și autoritate – Structura

este documentată ca o parte a manualului calității?

Acestei clause i-au fost acordate 2 din cele 3 puncte;

Documentația este completă, dar nu satisface toate cerințele;

S-a constatat faptul că structura de management a calității există, este întocmită

conform documentelor de referință, însă aceasta este o anexă a structurii

organizatorice, respectiv a regulamentului de organizare și funcționare, nefiind o

parte componentă a manualului calității;

4.1.2.1. Responsabilitatea managementului – responsabilitate și autoritate – Structura

calității arată cine este responsabil pentru eficacitatea acțiunilor corective care au fost luate?

Acestei clauze i-a fost acordat un singur punct din cele 3;

Au fost identificate câteva situații de respectare a acestei clauze;

Structura calității arată în sarcina cui revine evaluarea eficacității acțiunilor

corective care au fost luate, însă procedura nu este respectată în totalitate;

Se pune mai mult accent pe aplicarea acțiunilor corective decât pe urmărirea

rezultatelor acestora;

Nu există personal care să verifice respectarea procedurilor de control și urmărire a

impactului acțiunilor corective întreprinse.

4.2. Acțiunile corective propuse

Neconformitățile identificate de către echipa de audit pe baza dovezilor de audit au

fost unele minore, care nu au un impact major asupra funcționării sistemului calității, motiv

pentru care au fost propuse o serie de acțiuni corective care să restabilească echilibrul

sistemului, în vederea funcționării la parametri normali și în conformitate cu documentația de

referință.

4.1.1 Politica privind calitatea – Este politica privind calitatea cunoscută și înțeleasă

de toți angajații?

Este necesar ca, înainte de începerea activității de către noii salariați, dar și pe

parcursul acesteia, să se aducă la cunoștință atât politica din domeniul calității, cât

și angajamentul asumat de companie, astfel încât personalul să fie mai mult decât

familiarizat cu acestea;

Este necesară de o perioadă mai îndelungată pentru învățarea normelor, tehnicilor

și procedurilor privind mentenanța SNT de către noii angajați sau a celor detașați;

Se recomandă ca instructajul în cazul noilor angajați să cuprindă o perioadă de

instruire teoretică și de observare a activităților, urmată de o altă perioadă de probă

și de lucru sub observație până la însușirea completă a tehnicilor și procedurilor

aplicate.

Se recomandă ca obiectivele și angajamentele firmei în ceea ce privește calitatea să

fie prioritare pe ordinea de zi a ședințelor.

4.1.2.1 Responsabilitatea managementului – responsabilitate și autoritate – Structura

este documentată ca o parte a manualului calității?

Structura managementului calității este documentată și întocmită corespunzător,

dar nu este prezentată ca parte integrantă a manualului calității;

Se recomandă introducerea structurii menționate în cadrul manualului calității,

împreună cu prezentarea relațiilor ierarhice și funcționale aferente.

4.1.2.1. Responsabilitatea managementului – responsabilitate și autoritate – Structura

calității arată cine este responsabil pentru eficacitatea acțiunilor corective care au fost luate?

Se recomandă un instructaj al persoanei responsabile cu evaluarea eficacității

acțiunilor corective, pentru ca aceasta să își însușească complet și corect

procedura;

Desemnarea unei persoanecare să supravegheze realizarea acestor activități;

Stabilirea unor modalități de sancționare în cazul nerespectării procedurilor.

Concluzii

În urma procesului de audit intern, s-a stabilit cã nu existã neconformitãţi majore în

ceea ce priveşte criteriul menţionat. O datã identificate punctele slabe şi punctele forte s-a

stabilit cã, pentru îmbunãtãţirea situaţiilor apãrute, se vor respecta acţiunile corective impuse,

iar pentru cele care nu necesitã astfel de acţiuni, se va supraveghea menţinerea lor.

Pentru ca echipa auditului sã-şi poatã finaliza activitatea, societatea auditatã a pus la

dispoziţie echipamentul necesar, documentele utile acestei activitãţi. De asemenea, societatea

a rãspuns întrebãrilor auditului, evidenţiind o atitudine deschisã în ceea ce priveşte

planificarea acestei activitãţi.

Acţiunile corective menţionate sunt sub supravegherea şefului comisiei de audit, Visan

Ionut. Astfel, timp de un an de zile, compania Dacia Plant, va fi analizatã şi se va stabili dacã

sunt respectate deciziile luate în cadrul raportului de audit.

Managementul companiei a fost înştiinţat de neconformitãţile identificate în timpul

procesului de audit intern. Acestea sunt minore, dar trebuie sã se evalueze respectarea

acţiunilor corective impuse.

Impactul neconformitãţilor nu este unul major asupra funcţionãrii societãţii. Din

contrã, firma dispune de un sistem de management al calitãţii bine structurat, stabil şi atent

supravegheat.

Se va menţine astfel certificatul de calitate, ca urmare a respectãrii reglementãrilor

standardului calitãţii.