W\&zpRrrvrARrR

MUNICIPIULUIPIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitalii Cod: PS - 8.2.2.Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Paqina 1 /6

PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN

Emi ten t :SM l

Procedure de sistem

AUDITUL INTERN

ElaboratRG:

AvizatRMC:

AprobatPRIM$R:

GHE?EqHE $TEFAN/a I./ d

1r\)/-\.\J ,,/ \

f , + ' l

Prezentul document a fost aprobat la data de 01.09.2009 gieste proprietatea Primir iei Municipiului Piatra Neamt.Este interzisd multiplicarea gi transmiterea documentului fird acordul elaboratorului, copiile fiind controlate ginumerotate.

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Cali td{i i Cod: PS -8.2.2.Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Paqina 3 /6

PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN

Emitent : SMI

1. SCOP 9r DOMENTU DE APLTCAREProcedura descrie activititile desfdgurate pentru planificarea si efectuarea auditurilor interne alecali tdt i i in scopul de a verif icd dacd SMC implementat este conform cu cerintele stabil i te si pentrudeterminarea eficacitdt i i sistemului de management cal i tate.

2. DOCUMENTE DE REFERINTA .

.

2.1. MC- PM-PN-O1 Manualul Cali tal i i al Primdriei Piatra Neamt2.2. SR EN ISO 9001 :2008- Sisteme de managementul cal i taf i i . Cerinte.2.3. SR EN ISO 9000 . 2001 . Sisteme de managementul cal i t i t i i . Principi i fundamentale givocabular.2.4. SR EN ISO 1901 1 :2003 - Ghid pentru auditarea sistemului de managementul cal i ta{i i gi/sau demediu.

3. TERMENt, DEFTNTTil $t PRESCURTART3.1 . Termenii ut i l izati 9i definirea acestora este conform standardului SR EN ISO 9000 : 2006. Pentr-o mai bund intelegere a textului prezentei proceduri se retine termenul :

Auditul cal i tdt i i - Examinarea sistematicd gi independentd pentru a determina dacd activitdt i le girezultatele referitoare la calitate satisfac mdsurile prestabilite gi dacd aceste mdsuri suntimplementate efectiv gi sunt apte sd atingd obiectivele ( lSO 9000).3.2. PRESCURTARI

P - Pr imar yVP ViceprimarRC - Responsabil Cali tateRM - Reprezentantul ManagementuluiPS - Procedura de SistemPMPN - Primdria Municipiului Piatra Neam!SMC Sistem de Management al Cali td{i iRNAC/P Raport de neconformitate, actiuni

corective / preventiveAC/P Actiuni corective / Preventive

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

I

Sistemul de Managemdnt al Cal i tdt i i .God: PS -8.2.2.Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Paqina 4 /6

PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN

Emi ten t :SM l

1 . Planificarea auditurilor

2. Pregatirea auditului

3. Desfisurarea auditului

4. Analiza n eco nform itd!i lorac{iuni corective -RNAC/P

5. Raportarea auditului

6.Verificarea actiu n ilorcorective

4. SCHEMA PROCESULUI DE AUDIT INTERN

Necesitatea auditului

Documente de referinti

P lan de audi t

Chestionare

Dovezi de'audit

Documente de referintd

Program anual aprobat PS - 8.2.2 - F-01

Chesti e PS-8.2.2- F-03

i de audit

PS - 8 .3. - F-01----------------

Constatdri le auditului

Dovezi si constatdri Raport de audit PS - 8.2.2 - F-04

imbundtdtire SMC si procese

7.Date de intrarea analiza efectuatd de management

5. DESCRTEREA ACT|MTATTI5.1. Programarea audituri lor interne

Audituri le interne sunt programate functie de natura gi importanta activitdt i lor urmAnd a f iauditate 9i dupd caz si functie de constatdri le audituri lor anterioare.

Programarea este efectuatd astfel incdt fiecare locafie gi activitate (proces) sd fie auditatd celputin o dati pe an.Programarea auditurilor interne PS-8.2.2.-F-01 este intocmitd de RC, avizatd de RM.

Auditul intern va fi efectuat de cdtre auditori interni instruiti din caijrul Primdriei, independentide activitatea auditatd sau de auditori externi cert i f icati , stabil i t i prin programul de audit.

5 .2. Pregat i rea audi tu lu i in ternAuditorul gef analizeazi documentele de referinfd, rapoartele de audit anterioare gi pregdtegte

chestionarul de audit , cod PS-8.2.2.-F-03, planul de audit , cod PS-8.2.2.-F-02, convine detal i i le cuauditatul. Planul de audit se transmite cu cel pul in 3 zi le inaintea desfdgurdri i auditului.

5.3. Desfigurarea audituri lor interne , "Audituri le interne se desfdgoard conform programiri i anuale gi planului de audit intocmit de

auditorul gef.Atunci cdnd este necesar ( la reclamati i frecvente, la schimbiri semnif icative in sistem sau

pentru verif icdrea actiuni lor corective) se pot desfdgura audituri neplanif icate.( ad-hoc).

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitdtii God: PS -8.2.2.Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Paqina 5 /6

PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN

Emitent : SMI

Auditul intern demareazi cu o scurt i reuniune intre auditor/auditori gi auditat i in care seprecizeazd obiectivele gi cri teri i le auditului, programul, modul de identif icare gi rezolvare aneconformitdti lor.

La inceputul procesului de audit se examineazi rezolvarea actiuni lor stabil i te la auditulanterior.in continuare se examineazl procesele gi activitdtile desfdgurate pentru stabilirea conformitdtii cucerintele documentelor SMC, cu standardul de referin{d sau cu legislat ia.Auditorii inregistreazd pe chestionare dovezile auditului gi le analizeazd fald de criteriile de audit.

5.4. Analiza neconformit i t i lor. Actiuni corectiveEventualele abateri constatate fatd de cerinlele standardului de referinfi 9i documentelor sistemuluise noteazd 9i discutd cu auditatul. Dacd este necesar acestea se analizeazi pentru stabilireacauzelor 9i prevenirea repetdrii. Acestea se documenteazd ca neconformitdti pe formulare PS - 8.3.-F-01, mentiondndu-se detal i i 9i dovezi obiective. Responsabil i tatea rezolvdri i actiuni lorcorective/preventive pentru eliminarea cauzelor neconformititilor o are compartimentul auditat.

5.5. Raportarea audituluiLa f inalul auditului se intocmegte raportul de audit (PS - 8.2.2-F-04) si"se analizeazd' constatdri leauditului, neconformital i le gi actiuni le corective stabil i te. Raportul de audit con{ine concluzi i le fat i deobiectivele auditului.Se mentioneazd realizarea obiectivelor calitdtii 9i dovezile de eficacitate a sistemului in zoneleauditate.Functie de obiectivele auditului Raportul mai poate consemna 9i alte aspecte ca de exemplu :satisfactia clientului, eficacitatea instruirilor, oportunitSlile de imbunitdtire.Un exemplar din raportul de audit gi din RNAC/P-uri se lasd la compartimentul auditat iar unexemplar se predi pentru gestiune RC. Raportul de audit se intocmegte pe formularul PS-8.2.2.-F-04.

5.6. Verif icarea ac{iuni lor corectiveLa termenele fixate de RC sau la solicitarea acestuia auditorul gef verificd stadiul rezolvdrii actiunilorcorective/preventive, el iminarea cauzelor care au condus la neconformitdl i gi completeazd,consemneazd aspectele constatate in RNAC/P. Eficacitatea ac{iunilor corective intrprinse seexamineazd la auditul intern urmdtor.Dacd este necesar, in caz de nerezolvare, termenul poate fi decalat.

5.7. inregistrarea audituluiUn exemplar din raportul de audit, rapoarte de neconformitdti gi chestionarul de audit se pdstreazdde cdtre RC Ai constituie elemente de intrare la analiza efectuatd de management. Toateinregistr ir i le auditului sunt gestionate de RC.

6. RESPONSABILITATI

6 .1 . P r imaru l- Numeste prin dispozit ie auditori i interni din cadrul organizatiei.

6 .2. RC- intocmegte programul de audit.- Urmdregte rezolvarea actiunilor corective/preventive gi eficacitatea acestora- Pdstreazd inregistrdri le auditului- Gestioneazi inregistr ir i le audituri lor gi le prezinti la analiza efectuatd de management.- Intocmeste Raoortul de audit.

# PRIMARIAN[tW MUNrcrPruLUl*@, PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Cali ta{i i Cod: PS - 8.2.2.Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Paqina 6 /6

PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN

Emitent : SMI

6.3. RM- Numegte auditorul gef gi aprobd echipa propusa de auditorul gef- Avizeaza programul anual de audit.- Coordoneazd programul de auditare- Dispune efectuarea de audituri suplimentare, neplanif icate.- Avizeaza rapoartele de audit '

Y ''

6.4. Auditorul gef- Propune componenla echipei de audit gi le stabilegte sarcini le- Intocmegte chestionarul de audit- intocmegte planul de audit- Coordoneazd activitatea de auditare- intocmegte raportul de audit- Urmiregte gi verifici implementarea AC/P stabilite

6.5. Audi toru l d in echipa de audi t- Documenteazd gi se conformezd cerintelor auditului;- Clarif icd gi comunicd cerintele auditului personalului din zona auditati ;- Raporteazd auditorului gef rezultatele auditului.

6.6. Conducerea compartimentului auditat- Informeazd personalul implicat despre domeniul gi obiectivele auditului gi intreprinde actiuni de

verif icare prealabild ;- Stabilegte responsabilitafile pentru persoanele care insolesc echipa de audit (daci este cazul) ;- Asiguri condif i i le pentru buni desfdgurare a activitdl i i echipei de audi[;

.

- Asiguri accesul echipei de audit la documente, inregistr i f i gi zone de lucru ;- Stabilegte ac[iuni corective pentru neconformitdtile identificate la audit

7. iNREGISTRARI

8. ANEXE8.1 . Anexa 1 - Formular PS-8.2.2.-F-01 : Program anual de audit intern8.2. Anexa 2 - Formular PS-8.2.2. -F-02: P lan de audi t8.3. Anexa 3 - Formular PS-8.2.2.-F-03 : Chestionar de audit8.4. Anexa 4 - Formular PS-8.3.-F-01 : Raport de neconformit i{ i , acl iuni corective/preventive8.5. Anexa 5 - Formular PS-8.2.2-F-04 : Raport de audit8.6. Anexa 6 - Formular PS-4.2.3.-F-03 : lndicatorul revizi i lor

Inreqistrarea Cod /Suport Comoleteazd Loc de oistrare Durata1. Program anual deaudit intern

PS-8.2.2. -F-01 RC RC 3 ani

2. Plan de audit PS-8.2.2.-F-02 Auditor sef RC 3 ani3. Chestionar deaudi t

PS-8.2.2.-F-03 Auditor gef RC 3 ani

4. Rap. deneconformitili ,actiuni corective/preventive

PS-8.3.-F-01 Auditor gef +auditat

RC 3 ani

5. Raoort de audit PS-8.2.2.-F-04 Auditor sef RC + Auditat 3 aniI

M\&/ PRIMARIAMUNICIP IULUIPIATRA NEAMTSistemul de Management al Calitdli i

God: PS-4.2.3.-F-03Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 111

INDICATORUL REVIZIILOR f

Emitent : SMI

Denumirea documentului : Procedura de Sistem ,Audi tu l intern"

Nr .crt. Ed/Rev/Data

Continut sumar sauidentificare

Elaborat VerificatAnalizat Aprobat

1

2

Ed 1/Rev 010.12.2005

Ed.2l Rev.001 .09 .2009

Elaborare PS-01 in Ed.1,Rev.0

Actualizare giimbundtdlire con!inut,modificare codPS - 8 .2 .2 .

RC

RC

RM

RM

P

P

ffi$N PRIMARIAW N MUNICIP IULUIW PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitdti iCod: PS-8.2.2.-F-03Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1

CHESTIONAR DE AUDIT

Emitent : SMI

Compart imentul / procesul audi tatData :

Aditor 9ef

Nr. crt. Aspectul examinat Dovezi retinute C o nstati ri/n eco nfo rm ititi

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Cali t5l i i C o d : P S - 8 . 2 . 2 . - F - 0 5Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pag ina

.1 /1

LISTA AUDITORILOR INTERNI

Pentru anulEmi ten t . SMI , r

Data elabordri i :

Numele audi toru lu i Instruirea auditoruluidocumente doveditoareZonele de auditare

ntru care este imputernici Observati i

Elaborat, RCSef Serviciu Ml

APROBAT, RMViceprimar

Nume s i prenume Semndtura Nume s i prenume Semnituralrina Gheorghica ANA MONDA

r L r . , . , t : r

ff i PRIMARIAW N MUNTcIPIULUI.

.}r ,, PTATRA NEAMTw

Sistemul de Management al Calitdti iGod: PS-8.2.2.-F-02Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1

PLAN DE AUDIT INTERN

Emitent : SMI

Obiect ivele audi tu lu i :

Domeniul auditului (compartimentul / compartimentele si procesele auditate ):Documente db referintd:

' r

Tipul audi tu lu i intern: p lani f icat nneplani f icat Dreplanificat n

Per ioada audi tu lu i :

Audi tor gef:Audi tor i :

Reprezentanli i compartimentu lui auditat:

Programul de desf igurare a audi tu lu i i ,

1. $edin{a de deschidere ( data, ora gi locul ) :2. $edin{a de inchidere (data, ora gi locul ) :3. Data difuziri i raportului de audit :

Data intocmiri i: Auditor getNume, semndtura

Nr.crt.

Cerintaexaminata

Gom partimentu l/proces u I Data/ora Reprezentantulaudi tatului

NW PRIMARIAN'N MUNIC IP IULUI'tT ,, PIATRA NEAMTw

Sistemul de Management al Calitali iCod: PS-8.2.2.-F-01Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1

PROGRAM ANUAL DE AUDIT INTERN

Emitent : SMI

ANUL

Proces/Compaftiment

auditat

Auditorsef

ProgramareRealizare

Trim. l /luna

Trim. l l / luna Tr im . l l l/ luna

Trim.lV/luna

PRPRPR

Avizat,RMC

Ana Monda

Intocmit,.RC

Irina Ioana Gheorghica

NN PRIMARIAN N MUNICIPIULUI't&/ PTATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitd{i iCod: PS-8.2.2.-F-04Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 112

RAPORT DE AUDIT INTERN

Emitent : SMI

NR. . . . . .D tN

l. Data :

2. Obiect ivele audi tu lu i :

3. Domeniul auditului : Procese /Activitati/ Compartimente auditate

4. Documente de referinli in raport cu care s-a efectuat auditul :

5. Per ioada de audi t :

6. Audi tor sef .

7. Audi tor i .

8. Reprezentanti compartimentului auditat :

9. Persoane contactate in t impul audi tu lu i :

1 0. Constatar i le audi tu lu i :

N$N PRIMARIANT N MUNICIPIULUI. h ., PIATRA NEAMTw

Sistemul de Management al Calitali iCod: PS-8.2.2.-F-04Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009

'Pagina 212

RAPORT DE AUDIT INTERN

Emitent : SMI

11. Neconformitati constatate :

l2.Concluzii le privind conformitatea sistemului raportat la documentele de referinta :

l3.Aprecier i pr iv ind ef icaci tatea sistemului s i at ingerea obiect ivelor :. f

14. Anexe : Chest ionar de audi t . . . pgRapoarte de neconformitatiAltele

15. Difuzare : 1 ex. Compartimentul auditat1 ex. RC

Semnaturi de primire raport

CompartimentRC

Auditor sef