Management proiect

1. Definirea proiectului

Pentru a vorbi de management de proiect mai intai trebuie sa fim siguri ce intelegem prin proiect. Cu toate ca acest termen este utilizat foarte larg, si cu totii avem impresia ca stim ce inseamna, realizarea unei definitii scurte este un demers destul de dificil deoarece linia de demarcatie intre ceea ce este un proiect si ceea ce nu este un proiect este greu de stabilit.

Exista mai multe definitii utilizate in managementul de proiect :

Un plan, o schema

O activitate (mai multe activitati corelate) puse in practica in conformitate cu un plan pentru a atinge un obiectiv definit intr-un anumit timp si care se va finaliza prin atingerea obiectivului

Un set de activitati co-legate puse in practica intr-o maniera organizata, cu un punct de inceput si unul de final bine definite pentru a obtine anumite rezultate specifice necesare pentru a putea satisface cateva obiective clare

Un grup de activitati care trebuie realizate intr-o secventa logica pentru a satisface obiective prestabilite

2. Caracteristici

O data de inceput si una de final Un buget Activitati care sunt unice si care nu se repeta Un ciclu de viata

Definitiile prezentate sunt foarte generale. PHARE are o definitie specifica a programelor si proiectelor dupa cum urmeaza:

Definirea unui program

Un program este o masura decisa de Comisia Europeana in favoarea unei tari beneficiare sau in favoarea unui grup de tari care trebuie tradusa intr-un numar de activitati care trebuie puse in practica si dezvoltate pe baza unui angajament financiar provenit din bugetul Comisiei Europene. Un program este subiectul unui memorandum de finantare individual si este menit sa fie implementat cu sprijinul Comisiei Europene intr-un anumit domeniu.

Definirea unui proiect

Un proiect este primul nivel de subdiviziune al unui program si care cuprinde in mod normal un numar de sub-proiecte.

3. Definirea managementului de proiect

Managementul de proiect este un proces dinamic condus pe baza unui set definit de reguli,care organizeaza si utilizeaza resurse corespunzatoare intr-o maniera controlata si structurata pentru a atinge obiective bine definite.

Putem fi chiar mai concisi:

A determina un proiect sa se desfasoare

4. Caracteristici ale managementului de proiect.

Acesta trebuie sa fie : Orientat spre obiective Orientat spre schimbare Inovativ (cautand noi idei si rezolvand noi probleme) Orientat spre control (pentru a asigura finalizarea) Orientat spre performanta Flexibil (adaptabil la schimbari)

Lucruri cheie care trebuie avute in vedere atunci cand analizam managementul proiectelor sunt managementul timpului, al echipei si al resurselor. In termeni generali, aceste activitati vor fi descrise mai jos

Managementul timpului

Asigurarea ca proiectul se realizeaza in timp ; Planificarea utilizarii resurselor Re-planificarea proiectului pe baza experientei Prezicerea problemelor inaintea aparitiei acestora.

De ce este necesar?

Managementul timpului te ajuta sa:• iti atingi scopurile• prioritizezi• creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale• iti amintesti mai multe lucruri• sa profiti mai mult de timpul tau• delegi• comunici mai bine• imbunatatesti creativitatea• iti tii viata in echilibru• faci fata schimbarilor din viata ta• cresti calitatea vietii

Hotii de timp

• telefonul care suna tot timpul• vizitatori care te tin prea mult din timp• intalniri prea lungi si dezorganizate• prioritati neclare• lipsa de delegare• amanarea sarcinilor mari si neplacute• Televizorul• Internetul• lipsa de structura si organizare• probleme tehnice pe care nu le stapanesti• nu poti spune NU

Managementul timpului tauCum pot unele persoane sa isi umple programul cu atatea activitati si altele de abia ajung la scoala? Sunt mai destepti? Nu acesta este raspunsul. Mai organizati? Te apropii. Mai buni la managementul timpului?Bingo!

Managementul timpului este important pentru orice student, Dar mai ales pentru aceia care sunt implicati intr-o slujba sau o alta activitate pe langa scoala.

Implicarea intr-o activitate extracuriculara inseamna ore in plus fata de scoala, mese si socializare, si o bucata mare din timp este inghitita din timpul tau. Iata cateva sugestii despre cum sa iti coordonezi cea mai importanta resursa: timpul.

Nota: Managementul timpului este o abilitate strict personala – pentru ca numai tu singur iti cunosti orele de capacitate maxima, orele de somn si masa. Exista multe metode pentru eficientizarea timpului, dar numai cel potrivit tie este cel mai bun.

Cele trei metode de eficientizare a timpului sunt:

1. Organizarea2. Prioritizarea3. Planificarea

ORGANIZAREA:In mod ideal ar trebui sa iti faci in fiecare seara lista cu ce ai de facut in ziuaurmatoare. In aceasta etapa nu planifica tot. Nici macar nu te gandi ce este maiimportant – pur si simplu scrie tot ce ai de facut. Ai putea sa-ti scrii sarcinile pe 5-7 zile inainte. Pentru ca iti vor permite imperfectiuni. Pentru ca vor exista zile in care nu poti sau nu vrei sa faci tot. Daca iti oferi mai multa flexibilitate vei avea mai mult timp (si mai mult spatiu pentru erori!).

URGENT

PUTIN URGENT

IMPORTANTPUTIN IMPORTANT

FA IMEDIAT DELEAGA

PLANIFICA UITA!

PRIORITIZARE:Urmatorul pas este sa scrii sarcinile in ordinea prioritatilor, cu scopul de a face mai intai cele mai importante lucruri si coborand apoi in josul listei. Prioritizarea o faci pentru a tine minte datele diferitelor sarcini, proiecte, evenimente, etc. la care lucrezi. Tine seama cat de important este acel eveniment pentru succesul intregului an sau proiect. O sarcina mica va avea mai putina importanta decat un examen final sau un proiect mare. Depinde de tine cum prioritizezi. Nimeni altcineva nu iti poate spune ce este cel mai important pentru tine; fii responsabil de propriile tale responsabilitati.

PLANIFICARE:Acum ca ai o lista cu tot ce ai de facut prioritizat, uita-te pe langa scoala si slujba la felul in care incap celelalte activitati in orarul tau (lucrurile care nu pot fi evitate). La fel, e mai bine sa faci asta pe mai multe zile, nu de pe o zi pe alta. Nu uita sa-ti lasi programul flexibil. Nu te ambitiona prea mult – nu trebuie sa planifici fiecare minut din zi. Fa-ti un program rezonabil de care sa poti fi sigur ca il poti respecta. Lasa-ti timp pentru pauze, socializare, si restul de activitati care pot aparea.

Ideea principala este sa fii flexibil in planificarea ta. Dezastre se pot intampla, si pana la urma, suntem oameni. Lasa loc pentru neasteptat. Daca esti flexibil ai sanse mult mai mari sa iti atingi planul.

Managementul echipei

Asigurarea disponibilitatii oamenilor in timp util Asigurarea ca personalul isi cunoaste rolul si isi poate indeplini indatoririle

corespunzator Managementul asteptarilor oamenilor Rezolvarea conflictelor dintre oameni Schimbarea rolului oamenilor pe baza experientei

O importanta deosebita in managementul de proiect este crearea unei echipe eficiente si capabile sa duca proiectul pana in ultima faza, si anume aceea de evaluare a proiectului.Crearea unei echipe eficiente poate constitui o problema daca nu sunt stabilite foarte clar atributiile fiecarui membru al ei, asa-zisele fise de post, care in proiectele de mare amploare sunt insotite intotdeauna de CV-urile aferente.Asadar, un coordonator de proiect care doreste sa isi constituie o echipa de implementare a proiectului va trebui in primul rand sa stabileasca clar necesitatile proiectului, din aceasta derivand si responsabilitatile pe care membrii echipei vor trebui sa si le asume. Aceste responsabilitati si atributii constituie fisa de post pe baza careia o persoana este selectata sa faca parte dintr-o echipa de implementare a unui proiect.

Conducerea echipeiManagerul de proiect trebuie sa se caracterizeze prin urmatoarele:

O puternica forta de mediere; Experienta in activitate desfasurate in echipa; Promovarea ideii de incurajare a altora de a se implica in procesele de

planificare si de luare a deciziilor; O buna experienta in antrenarea si motivarea oamenilor; Receptivi la idei noi si la ideile altora

MotivareaMotivarea membrilor echipei constituie un obiectiv ce trebuie luat in considerare de managerul de proiect mai ales cand este vorba despre un ONG, unde membrii echipei sunt practic voluntarii organizatiei. Motivarea se poate face prin diferite metode. Se poate utiliza sistemul premierii care este foarte eficient in astfel de organizatii, cadouri in zilele speciale, petreceri, seminarii de motivare si multe altele.In literatura de specialitate se spune ca un manager de proiect isi poate tine echipa aproape daca:

Acorda incredere persoanelor si le implica direct in rezolvarea problemelor ce se ivesc pe parcurs;

Se organizeaza intalniri ale membrilor echipei cu conducatorii lor ori de cate ori este nevoie;

Se va informa echipa din timp de ceea ce va urma, dand astfel senzatia de recunoastere a locului fiecaruia din echipa;

Se recomanda instaurarea unei stari de spirit care sa mentina buna dispozitie a echipei;

Se vor da exemple si se vor prezenta stari conflictuale din proiectele anterioare pentru a se evita partile rele din trecut sau sa fie promovate cele bune;

ConflictulEste aproape imposibila evitarea tuturor conflictelor atunci cand e vorba de o echipa. Cateva exemple de conflicte ce ar putea interveni in cadrul unei echipe:

Doua sau mai multe persoane nu se suporta Oamenii par blazati, plictisiti Se schimba obligatiile individuale din proiect Toata greutatea proiectului cade pe umerii unei persoane Conducerea doreste sa schimbe echipa la mijlocul proiectului

Medierea conflictului si depasirea situatiei este determinata de abilitatile de mediere ale managerului de proiect, a celui care conduce echipa de proiect.

Managementul resurselor

Asigurarea alocarii resurselor corespunzatoare Asigurarea ca resursele corespunzatoare sunt disponibile la timpul potrivit Realocarea resurselor pe baza experientei Adaptarea activitatilor in limita resurselor

Realizarea impactului maxim cu resursele disponibile

Esentiale in managementul proiectului sunt resursele proiectului. Obtinerea resurselor necesare proiectului nu implica neaparat si un bun management al resurselor. Resursele necesare unui proiect se pot imparti in 3 mari categorii:

Resurse financiare Resurse umane Resurse informationale

Toate aceste tipuri de resurse sunt interdependente, neputand fi folosite independent de celelalte. Astfel, nu vom putea niciodata sa avem un management bun al resurselor unui proiect daca nu exista bani. Banii nu pot fi folositi daca nu sunt implicati oameni care sa administreze banii si care sa indeplineasca sarcini care sa duca la realizarea proiectului. In acelasi timp, banii nu pot fi folositi in mod eficient daca nu exista informatii clare si specifice despre necesitatile proiectului, despre preturile avantajoase practicate pe piata, iar uneori, resursele umane nu pot fi obtinute daca nu exista bani.

Managementul riscului

Definirea riscului

Toate proiectele se desfasoara in medii ce comporta un grad oarecare de risc. Riscurile aparute fac ca, pentru realizarea in bune conditii a proiectului, sa fie necesar sa se investeasca timp si bani suplimentari.

In aceste conditii, orice manager de proiect trebuie sa stapaneasca tehnicile managementului de risc.

Se spune ca, uneori, managementul unui proiect inseamna in intregime managementul riscului.

Pentru un bun si eficient management al riscului trebuie facuta diferentierea clara intre risc si problema. Problema este o intrebare fara raspuns. Problema fara raspuns se poate transforma in risc daca nu primeste raspuns.

Scopul unui manager de proiect este sa incerce sa inlature marea diversitate a riscurilor la care poate fi expus un proiect. Actiunea are doua componente:

identificarea, analiza si evaluarea riscului; managementul riscului.

Identificarea si analiza riscului inseamna ceea ce trebuie sa faca managerul de proiect pentru a contracara riscurile sau pentru a se pregati pentru ele.

Riscul este o posibila bariera catre succes, adica toate lucrurile care pot merge prost

Identificarea, analiza si evaluarea riscului

Intrebari pe care trebuie sa si le puna fiecare manager de proiect:

Ce reprezinta riscul pentru proiectul la care lucrati ? Ce reprezinta riscul pentru o anumita activitate a proiectului ? Ce riscuri exista ? Ce probabilitate au acestea sa se produca ?

Vom spune ca un proiect este sensibil la risc daca atunci cand se produce riscul respectiv pot fi periclitate aspectele esentiale ale proiectului.

Dupa identificarea si analiza atenta a riscurilor se trece la evaluarea acestora. Acolo unde riscul are o probabilitate de aparitie si un impact asupra proiectului

ridicate, atunci trebuie luate masuri suplimentare.Daca riscul are o probabilitate mica de aparitie si impactul este mic, atunci lui nu

trebuie sa i se acorde prea multa atentie.Evaluarea riscurilor inseamna definirea clara a acestora, cantarirea importantei

riscului pentru proiect – cat de severa ar deveni situatia daca s-ar produce, cat de sensibil este proiectul – si a probabilitatii materializarii lor.

Abordarea riscului inseamna:

identificarea riscurilor; analiza riscurilor in ceea ce priveste impactul asupra performantei,

costurilor, programarii lucrarilor si a calitatii lucrarilor; estimarea probabilitatii producerii riscului in timpul desfasurarii

proiectului, adica gradul de expunere a proiectului; stabilirea ordinii de prioritati a riscurilor, in functie de gradul de expunere,

efectul potential si problemele asociate riscurilor proiectului; monitorizarea de catre manager a factorilor de risc si adoptarea de masuri

adecvate pe durata executarii proiectului

Masuri ce trebuie luate impotriva riscurilor

Managementul riscului inseamna identificarea contramasurilor ce trebuie luate pentru a preveni, a diminua efectele riscurilor identificate.

Pasii urmati:

1. Identificarea riscurilor posibile2. Analizarea riscurilor3. Decizie asupra actiunilor ce trebuie intreprinse4. Identificarea contramasurilor care trebuie adoptate pentru fiecare risc identificat5. Estimarea costurilor necesare punerii in aplicatie a contramasurilor

Riscurile identificate trebuie abordate in urmatoarea ordine

riscurile cu impact mare si probabilitate mare; riscurile cu impact mare si cu probabilitate mica; riscurile cu impact mic si cu probabilitate mare.

Riscurile care au si impact mic si probabilitate mica de aparitie probabil ca nici nu merita prea mult efort.

Managerul trebuie insa sa cerceteze riscurile cu impact mare sau probabilitate mare, ca sa determine, pentru fiecare in parte, mijloace care sa asigure fie reducerea impactului, daca riscul s-ar materializa, fie reducerea probabilitatii de aparitie, fie ambele.

Contramasuri generale

evitarea riscului; reducerea probabilitatii sau impactul riscului; transferarea riscului asupra altora (exemplu prin incheierea unor

asigurari); intocmirea unor planuri pentru situatii neprevazute (planuri de

contingenta care sa fie puse in aplicare daca riscul se materializeaza); acceptarea riscului (limitarea la monitorizarea situatiei).

a) Evitarea riscului

Evitarea riscului inseamna inlaturarea totala a riscului in cadrul proiectului care trebuie executat, mergand pana la renuntarea la executarea proiectului.

b) Reducerea riscului

Reducerea riscului este o strategie importanta pentru a diminua probabilitatea si/sau impactul riscului.

Riscurile care pot face, in mod normal, obiectul acestei strategii sunt infatisate in tabelul urmator.

5. Ce trebuie sa contina un proiect

Descriereo Titluo Perioadao Loc de desfasurareo Buget

Rezumat (o descriere concisa si clara a proiectului) Justificare - Problema identificata (de ce? unde? a cui? care este problema?) Scop (un tel, o stare dorita, stadiul in care va ajunge problema) Obiective (pasi definiti, rezultate scontate, ce doresc sa obtin, progrese

marcante in atingerea scopului) si pe cat posibil sa fie SMART si-sau sa permita masurarea performantei

Activitati ( mijloace, metode, ceea ce facem pentru a obtine rezultatele scontate, a indeplini obiectivele)

Rezultate (beneficii, ceea ce se obtine prin eliminarea sau diminuarea problemei)

Beneficiari – Participanti ( cei implicati direct si indirect) Durabilitate (daca proiectul este parte a unui program, daca urmeaza o alta

faza, finantare, dezvoltare sau daca are o inchidere logica ce prezinta un rezultat vizibil)

Evaluare (masurarea si compararea performantelor cu standardele stabilite, emiterea de judecati privind progresul inregistrat in atingerea obiectivelor si mai ales cum-modalitati de evaluare - vom pune in evidenta aceste aspecte) evaluarea se face prin diferite metode in functie de natura proiectului, una dintre cele mai eficiente modalitati de evaluare fiind analiza SWOT.

Mediatizare (modalitati de mediatizare si promovarea a imaginii finantatorului)

Buget detaliat (totalitatea nevoilor si disponibilitatilor financiare, o planificare financiara)

SCOPUL reprezinta stadiul in care va ajunge problema ca urmare a derularii proiectului. Situatia ideala o reprezinta rezolvarea problemei, ceea ce nu se intampla intotdeauna.

Recomandari: Enuntul scopului trebuie sa fie scurt si concis Nu trebuie sa apara necesitatea de a folosi conjunctia “si” pentru a

desparti doua propozitii. Daca se intampla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de doua scopuri

Folosirea cuvantului “prin” atrage dupa el explicatii cu privire la modul in care va fi atins scopul proiectului. Nu este cazul a se face acest lucru in aceasta sectiune.

OBIECTIVELE – sunt rezultatele scontate care trebuie obtinute in efortul de atingere a scopului proiectului si, implicit a rezolvarii problemei.

Trebuie avuta mare atentie atunci cand se enunta obiectivele pentru a nu se confunda cu activitatile. Acestea din urma descriu cum se indeplinesc obiectivele.

O metoda pentru a certifica daca ceea ce se enunta este sau nu un obiectiv este folosirea tehnicii SMART :

SPECIFIC – (specific) obiectivele trebuie sa fie scurte si sa exprime clar si concis pasii care vor fi urmati pentru atingerea scopului proiectului

MESURABLE – (masurabil)obiectivele trebuie sa poata fi masurate (ex.: cresterea cu 20 la suta al gradului de informare….distribuirea a 100 de brosuri….)

ACHIEVABLE – (abordabil) obiectivele trebuie sa poata fi atinse

REALISTIC – (realist) obiectivele trebuie sa fie realiste

TIMED – (temporal) obiectivele trebuie sa fie atinse intr-un anumit interval de timp

O reteta generala pentru scrierea unui obiectiv ar putea fi:

“SA” – un verb de actiune si o stare care sa reflecte indicatorul de performanta“AL” – grup tinta“PANA LA” – standard de performanta“INTR-UN TIMP DE” – perioada de timp“CU UN COST TOTAL DE” – costul estimativ

Un exemplu ar putea fi : Sa creasca gradul de cooperare al ONG-rilor din Iasi cu cele din Chisinau pana la 30% fata de numarul actual in sase luni, cu un cost nu mai mare de 100.000.000 lei.

Exista insa si alte opinii referitoare la gradul de specificitate si la gradul de cuantificare al obiectivelor, in functie de finantator, fiind foarte dese programele in care cuantificarea maxima se realizeaza atunci cand se exprima rezultatele.

ACTIVITATILE PROIECTULUI

Activitatea este un mijloc de a atinge un obiectiv.

Acest capitol trebuie sa contina: Enuntarea fiecarei activitati in parte Specificarea responsabilului activitatii respective

Specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp) Descrierea secventelor in timp si modul cum se interfereaza activitatile

Pentru a elabora activitatile prin care se atinge un obiectiv, raspundeti la urmatoarele intrebari:

Ce anume aveti de facut pentru atingerea obiectivului? (=> actiunile) Ce sarcini trebuie indeplinite in cadrul fiecarei actiuni ?(=> sub-activitatile) Ce resurse sunt necesare pentru indeplinirea fiecarei sarcini? (=> evaluarea

resurselor si planificarea in timp) Care sunt datele de incepere si finalizare a sarcinilor? (=> secventele in timp) Cum se vor selecta participantii? (=>resursele umane)

Recomandari: Resursele specificate la sectiunea “activitati” trebuie sa corespunda cu

resursele cerute in buget. Explicati motivele care v-au facut sa alegeti metodele pe care le-ati ales. Explicati de ce metodele pe care le-ati ales implica o probabilitate mare de

atingere a obiectivelor.

Pentru a vizualiza mai bine activitatile si pentru a avea o planificare clara a lor, o metoda care se utilizeaza in mod frecvent este cea a diagramelor GANTT.Diagramele Gantt, cunoscute si sub numele de diagrame bara sau diagrame ale planificarii calendaristice, sunt cele mai intrebuintate diagrame in managementul proiectelor. Scopul lor este de a facilita planificarea, evidentierea, monitorizarea si controlul celor mai multe proiecte.

Exemplu Diagrama Gantt:

LunaI

LunaII

LunaIII

LunaIV

LunaV

LunaVI

LunaVII

LunaVIII

Activitatea 1Activitatea 2Activitatea 3Activitatea 4Activitatea 5Activitatea 6Activitatea 7Activitatea 8

Activitatea 9

EVALUAREA reprezinta emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse.

DE CE facem evaluare?

Cauze interne: Pentru a vedea daca facem ceea ce trebuie Pentru a obtine informatii si reactii privind ceea ce facem necesare in luarea

deciziilor Pentru aprecierea performantei echipei in raport cu standardele de

performanta interne, in scopul imbunatatirii performantei acesteia Ne ajuta sa invatam din greseli si astfel sa pregatim succesele viitoare

Cauze externe: Pentru ca finantatorii doresc sa se asigure de faptul ca institutia cheltuieste

banii asa cum a prevazut cererea de finantare Pentru ca institutia doreste sa dovedeasca faptul ca deruleaza proiecte si

asigura servicii de care este nevoie, acopera nevoile beneficiarilor si este capabila sa faca ceea ce afirma ca poate face

Pentru a ne arata ca suntem competitive prin prisma cost-beneficiu Pentru aprecierea performantei institutiei in raport cu standardele de

performanta externe Pentru a ne compara activitatea cu ale altor institutii noi.

CE se evalueaza: Resursele investite Activitatile desfasurate Rezultatele obtinute Beneficii realizate

Pentru a putea fi realizata in conditiile cele mai bune, evaluarea trebuie sa fie continua pe tot parcursul proiectului, prin culegerea de informatii, precum si printr-o continua monitorizare.

BUGETUL proiectului reprezinta totalitatea nevoilor si disponibilitatilor financiare pentru proiectul respectiv.

In sens mai larg, bugetul poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar. Pregatirea unui proiect detaliat si realist permite o imagine mai clara a resurselor necesare atingerii obiectivelor proiectului.

Etape in realizarea bugetului:

1. Planificarea activitatilor proiectului2. Estimarea cheltuielilor in detaliu pentru fiecare activitate si sub-activitate3. Estimarea potentialelor surse de venituri4. Reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si venituri5. Fluxul de numerar ( bani pentru efectuarea platilor – sume, perioade)6. Aprobarea bugetului7. Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor, comparative

cu bugetul, dupa incetarea proiectului8. Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.

Recomandari: Intocmirea unui buget corect va dura destul timp, deci incepeti din timp Consultati la intocmirea bugetului pe toate persoanele implicate in acesta –

veti avea mai multe sanse sa fie realist si, in plus, va asigurati ca va fi inteles si acceptat

Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finantare.