Slide 1

AUDIT INTERN BANCAR

SEMINAR 1: Proceduri de desfurare a misiunilor de audit intern

Cuprins

Planul anual de audit internEtapele misiunilor de audit intern

1. Planul anual de audit

reprezint cadrul de aciune pentru Departamentul de Audit Intern ;se ntocmete de ctre eful acestui departament;prezint sintetic misiunile ce vor fi derulate pe parcursul anului, oferind informaii cu privire la aria de aplicabilitate, obiectivele, calendarul i alocarea resurselor pentru fiecare misiune n parte (n concordan cu standardele emise de Institutul Auditorilor Interni). Procedura de lucru:1) eful Departamentului de Audit Intern ntocmete planul anual de audit intern (caseta 1)2) Comitetul de Audit i Consiliul de Administraie analizeaz i aprob planul anual de audit

Caseta 1. Planul anual de audit intern

2. Etapele misiunilor de audit intern

O misiune de audit intern presupune parcurgerea urmtoarelor etape:Etapa 1 - pregtirea/planificarea misiunii de audit intern;Etapa 2 - ancheta pe teren;Etapa 3 - raportarea rezultatelor misiunii de audit intern;Etapa 4 - monitorizarea modului de implementare a recomandrilor de audit.

Derularea misiunilor de audit intern, conform etapelor menionate, presupune respectarea unor proceduri care se finalizeaz prin redactarea unor documente specifice.

Necesit parcurgerea succesiv a urmtorului set de documente i proceduri:

a) Ordinul de misiune reprezint mandatul dat de ctre Comitetul de Audit Departamentului de Audit Intern pentru declanarea misiunilor de audit intern, n conformitate cu planul de audit intern aprobat. are rolul de a preciza clar obiectivele misiunii de audit intern.

Procedura de lucru:1) eful Departamentului de Audit Intern ntocmete ordinul de misiune (caseta 2) 2) Comitetul de Audit semneaz ordinul de misiune3) eful Departamentului de Audit Intern primete ordinul de misiune semnat i iniiaz procedurile de demarare a misiunii de audit intern.

Caseta 2.

b) Ordinul de serviciu realizeaz repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditorii interni, astfel nct s poat fi demarat misiunea de audit intern.

Procedura de lucru:1) eful Departamentului de Audit Intern:numete eful misiunii de audit intern.repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n parte.ntocmete ordinul de serviciu (caseta 3) pe baza planului de audit intern.2) Secretariatul aloc un numr ordinului de serviciu i asigur copii ale ordinului de serviciu fiecrui membru al misiunii de audit intern.3) Auditorii interni iau la cunotin ordinul de serviciu i sarcinile repartizate.

Caseta 3.

c) Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern are drept scop:informarea conducerii entitii/activitii ce urmeaz a fi auditat, pe baza ordinului de misiune semnat de Comitetul de Audit, cu privire la declanarea misiunii de audit intern.s se asigure desfurarea n condiii corespunztoare a misiunii de audit.

Procedura de lucru:1) Auditorii interni pregtesc notificarea (caseta 4) ctre departamentul /activitatea ce urmeaz a fi auditat n vederea transmiterii acesteia cu 30 zile nainte de declanarea misiunii de audit intern.2) eful Departamentului de Audit Intern verific notificarea i semneaz notificarea.3) Auditorii interni studiaz particularitile departamentului /activitii ce va face obiectul auditrii, n contextul general al activitii bncii.Caseta 4.

d) Colectarea i prelucrarea informaiilor se caracterizeaz prin:

familiarizeaz auditorul cu domeniul ce urmeaz a fi auditat; se identific principalele elemente ale contextului economic n care departamentul auditat i desfoar activitatea;studiul cadrului legislativ care reglementeaz activitatea entitii / activitii auditate;se identific sistemele de control pentru o evaluare prealabil a punctelor forte i slabe;se analizeaz constatrile semnificative i recomandrile din rapoartele de audit intern precedente, ce pot prezenta relevan pentru stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;se identific i se evalueaz riscurile semnificative;se identific sursele poteniale de informaii ce ar putea fi folosite ca probe de audit.

Procedura de lucru:

Auditorii interni:identific legile, regulamentele i normele aplicabile structurii / activitii auditate;apreciaz factorii de reuit a misiunii de audit;obin, n vederea analizei: organigrama, regulamentele de funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise ale structurii / activitii auditate etc;identific responsabilitile pe persoane;studiaz circuitul informaiilor n cadrul structurii auditate;realizeaz proceduri analitice privind performana structurii / activitii auditate n vederea analizei riscurilor i calitii managementului (dac acesta este unul din obiectivele misiunii).e) Identificarea i analiza riscurilor urmrete identificarea riscurilor specifice structurii / activitii auditate, precum i evaluarea calitii controlului intern din cadrul structurii / activitii auditate.

Caseta 5.

Procedura de lucru:1) Auditorii interni:realizeaz, pe baza informaiilor colectate anterior, lista activitilor auditabile;pentru fiecare activitate auditabil se stabilesc sarcini elementare;identific riscurile asociate pentru fiecare sarcin elementar;precizeaz criteriile de evaluare a riscurilor;evalueaz riscurile identificate;stabilesc obiectivele de auditat ca urmare a riscurilor identificate.precizeaz aspectele specifice fiecrei sarcini (obiective, mijloace, sistem informaional);ntocmesc Tabelul Analiza riscurilor (caseta 5).2) eful Departamentului de Audit Intern:organizeaz o edin de analiz a obiectivelor de audit, a riscurilor i criteriilor de evaluare a acestora;dup caz, poate dispune reevaluarea obiectivelor i riscurilor identificate;aprob Tabelul Analiza riscurilor.3)Auditorii interni rein Tabelul Analiza riscurilor n dosarul misiunii de audit intern.f) Elaborarea programului misiunii de auditeste un document de lucru al echipei de audit intern, ntocmit pe baza tematicii detaliate;permite desfurarea n bune condiii a misiunii de audit intern, cu respectarea tuturor etapelor i procedurilor, n vederea acoperirii tuturor obiectivelor auditabile i a riscurilor asociate acestora.pentru fiecare obiectiv sunt precizate activitile concrete de efectuat (studii, sondaje, cuantificri, teste, controale, analize etc) precum i repartizarea acestor activiti pe membrii echipei de audit intern i perioade de timp.

Procedura de lucru:1) eful Departamentului de Audit Intern ntocmete programul misiunii de audit intern i organizeaz o edin de analiz a acestuia cu toi auditorii interni desemnai;2) Auditorii interni pstreaz programul de audit n dosarul misiunii i aplic prevederile acestuia n efectuarea misiunii de audit intern.g) edina de deschidere se caracterizeaz prin:participanii la edina de deschidere sunt membrii echipei de audit i conducerea structurii / activitii auditate. prezint, ntr-un cadru organizat, membrii echipei de audit intern, scopul misiunii de audit, obiectivele urmrite i procedurile de lucru.locul de desfurare al edinei este locul de desfurare al activitii auditate.are rolul de a afla punctul de vedere al entitii auditate asupra unor aspecte preliminare ale misiunii de audit, dar i asupra rezultatelor i recomandrilor formulate n cadrul unor misiuni anterioare. scopul iniial al misiunii de audit poate fi extins cu auditarea oricror alte aspecte semnalate de entitatea auditat, n funcie de prioritate i de resursele disponibile misiunii de audit.se obine acordul entitii auditate pentru utilizarea anumitor metodologii (chestionare, sondaje, workshop-uri pentru autoevaluarea controlului intern etc).Procedura de lucru:prezentarea echipei de audit intern;prezentarea aprofundat a obiectivelor generale ale auditului intern;prezentarea tematicii i obiectivelor misiunii de audit, programului de audit etc;stabilirea persoanelor cu care auditorii trebuie s lucreze, fie pentru a efectua teste, fie pentru a lua interviuri i a culege informaii precum i stabilirea calendarului ntlnirilor;logistica misiunii;prezentarea procedurilor de audit.

Activitile atribuite acestei etape constau n:

a) colectarea probelor de audit - are scopul de a constitui o baz relevant de documentare, pentru a facilita formularea constatrilor, concluziilor i propunerilor auditorilor interni, n vederea nlturrii deficienelor identificate. Probele de audit se obin prin aplicarea tehnicilor i instrumentelor specifice auditului. Trebuie s ndeplineasc, simultan, patru caracteristici calitative:s fie suficiente pentru a susine constatrile auditorului. Cu alte cuvinte, s fie satisfctor de concret, adecvat i convingtoare astfel nct o persoan informat s ajung la aceeai concluzie ca i auditorul intern; s fie competente, adic s fie obinute direct de ctre auditor din surse de ncredere, din documente oficiale i originale (nu copii) i s poat fi corelate cu alte informaii;s fie relevante, astfel nct s susin ntr-o manier logic constatrile i recomandrile de audit i s fie n concordan cu obiectivele misiunii de audit;s fie utile, astfel nct s ajute entitatea auditat n ndeplinirea obiectivelor.

In funcie de metoda prin care sunt obinute, probele de audit intern se mpart n 4 categorii:

i) dovezi fizice, obinute n urma observrii directe a modalitii de desfurare a unei activiti;ii) dovezi testimoniale, obinute prin efectuarea de interviuri, anchete sau sondaje;iii) dovezi documentare - reprezint forma cea mai des ntlnit. Constau n informaiile preluate din documente de tipul contractelor, facturilor, nregistrrilor contabile etc.;iv) dovezi analitice sunt rezultatul aplicrii unor proceduri analitice. Apar sub forma unor deducii sau concluzii bazate pe studiul inconsecvenelor, al relaiei cauz-efect.

Procedura de lucru:

1) Auditorii interni: efectueaz testrile i procedurile stabilite n programul de audit;apreciaz dac probele obinute sunt suficiente, relevante, complete;colecteaz documente care s serveasc la argumentarea concluziilor finale;ntocmesc foile de lucru (caseta 6) i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor (caseta 7 );2) eful misiunii de audit :analizeaz i aprob testele;revede i aprob fiele de lucru i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor - FIAP;n funcie de constatrile incluse n FIAP poate propune efului Departamentului de Audit Intern, extinderea verificrilor i testelor, n limita obiectivelor de audit ale misiunii;3) eful departamentului de audit intern dispune, dac este necesar, extinderea testelor i verificrilor i orice alte msuri pe care le consider oportune.

Caseta 6. Seciunile principale ale foii de lucru:

Scopul misiunii i sursa datelorNatura i durata procedurilorAria de acoperire a procedurilorJudecata profesional aplicatNatura i implicaiile excepiilor identificateConcluzii

Caseta 7.

b) Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i formei, pentru a avea certitudinea c probele de audit cuprinse n dosarul misiunii de audit intern permit formarea unei opinii privind obiectivele auditate.

c) edina de nchidere a misiunii de audit, n cadrul creia auditorii interni i prezint constatrile i recomandrile i se discut demararea unui plan de aciune, nsoit de un calendar de implementare a recomandrilor.

Presupune parcurgerea urmtoarelor proceduri:a) Elaborarea proiectului de raport de audit internscopul proiectului de raport l constituie prezentarea cadrului general, obiectivelor, constatrilor, concluziilor i recomandrilor fcute de auditorii interni;n elaborarea proiectului de raport de audit intern, auditorii utilizeaz probele de audit consemnate n Fiele de identificare i analiza problemelor i n Formularul de constatare si raportare a iregularitilor.Procedura de lucru:1) Auditorii interni:redacteaz proiectul raportului de audit (caseta 8).precizeaz pentru fiecare constatare din proiectul raportului de audit proba de audit care susine respectiva constatare;transmit efului Departamentului de Audit Intern proiectul raportului de audit mpreun cu probele de audit;2) eful Departamentului de Audit Intern analizeaz proiectul raportului de audit i stabilete dac exist constatri n proiectul de raport care trebuie s fie transmise departamentului juridic pentru revizuire din punct de vedere juridic; 3) Auditorii efectueaz modificrile propuse de eful Departamentului de Audit Intern i includ proiectul de raport de audit n dosarul misiunii de audit intern.

Caseta 8.Proiect de raport de audit intern

Pagina de titlu si cuprinsulCuprinde denumirea misiunii de audit intern.IntroducereSe precizeaz denumirea misiunii, tipul de audit i baza legal a misiunii (planul anual de audit, solicitri speciale).Se prezint datele de identificare a misiunii de audit intern (echipa de auditori, structura/activitatea auditat, durata misiunii de audit, perioada auditat, persoanele contactate n timpul misiunii de audit).Se precizeaz activitatea / activitile auditat(e) i sunt prezentate informaiile sintetice referitoare la aceasta (acestea).Se prezint modul de desfurare a misiunii de audit intern (caracterul misiunii de audit i tehnicile de audit utilizate: sondaj / verificri exhaustive, documentare; proceduri i metode utilizate; documente utilizate n cursul misiunii; materiale ntocmite n cursul misiunii de audit intern).Sunt sintetizate recomandrile misiunilor de audit anterioare, i sunt subliniate acele recomandri care, pn n momentul derulrii prezentei misiuni de audit, nu au fost implementate.

Precizarea obiectivelorObiectivele de audit prezentate n raportul de audit intern coincid cu cele nscrise n programul de audit.

Precizarea elementelor metodologiceSunt precizate: metodologia, tehnicile i instrumentele de audit intern folosite n cadrul misiunii de audit intern.

Constatrile i recomandrile auditorilorAuditorul trebuie s se pronune asupra obiectivelor de audit intern n ordinea n care sunt nscrise n programul de audit.Constatrile efectuate trebuie prezentate sintetic, clar, cu trimiteri la anexele raportului de audit intern unde se afl probele de audit reinute. Se prezint distinct constatrile cu caracter pozitiv (n vederea generalizrii), de constatrile negative privind neregularitile semnalate, pentru care se precizeaz i cile de eliminare a deficienelor semnalate. Constatrile care implic rspundere juridic vor fi redactate cu precizarea explicit a actelor normative nclcate.Recomandrile auditorilor sunt formulate n baza constatrilor fcute i a probelor de audit reinute. Trebuie s fie pertinente, obiective, realizabile i practice, orientate ctre mbuntirea performanei entitii auditate. Au rolul de a corecta cauzele problemelor identificate, prin trasarea de aciuni concrete ce trebuie implementate.

b) Transmiterea proiectului de raport de audit intern ctre activitatea / structura auditat, astfel nct aceasta s aib posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit i de a-i formula punctul de vedere cu privire la constatrile i recomandrile echipei de audit.

Procedura de lucru:1) eful Departamentului de Audit Intern transmite proiectul de raport la structura / activitatea auditat.2) Structura / entitatea auditat:analizeaz proiectul de raport de audit intern;solicit, dac se consider necesar, o reuniune de conciliere;transmite contestaia la proiectul de raport n termen de 7 zile de la data primirii acestuia.3) eful Departamentului de Audit Intern analizeaz contestaia depus de structura auditat i stabilete dac se justific convocarea unei reuniuni de conciliere;4) Auditorii interni precizeaz n raportul de audit aspectele reinute din contestaia entitii auditate, dac este cazul, i includ n dosarul misiunii de audit contestaia structurii auditate.

c) Reuniunea de conciliere are rolul de a discuta contestaia depus de conductorul structurii / activitii auditate i constatrile i propunerile formulate n proiectul de raport de audit.

Procedura de lucru:1) Auditorii interni pregtesc, n termen de 15 zile de la primirea contestaiei, reuniunea de conciliere i informeaz conducerea structurii / activitii auditate asupra locului, datei i orei reuniunii. 2) Auditorii, eful Departamentului de audit intern i conducerea structurii / activitii auditate analizeaz constatrile, concluziile i recomandrile din proiectul de raport de audit n vederea clarificrii punctelor de vedere divergente. Se stabilete i calendarul de implementare a recomandrilor.3)Auditorii ntocmesc o Minut a reuniunii de conciliere.

d) Monitorizarea misiunii de audit internare rolul de a certifica faptul c n misiunea de audit intern au fost atinse, n condiii de calitate, toate obiectivele stabilite.eful Departamentului de Audit Intern rspunde de supervizarea misiunii de audit intern.

Procedura de lucru:1) Auditorii interni prezint efului Departamentului de Audit Intern documentele din dosarul misiunii de audit intern.2) eful Departamentului de Audit Intern: verific executarea riguroas a programului de audit al misiunii;verific existena i relevana probelor reinute de auditori;verific dac raportul de audit intern este clar, riguros, concis, acoper obiectivele de audit stabilite etc;verific dac raportul de audit intern a fost elaborat la termenul stabilit.

e) Difuzarea raportului de audit intern urmrete trimiterea raportului de audit intern ctre persoanele cuprinse n lista de difuzare a raportului.

Procedura de lucru:1) Auditorii interni transmit raportul de audit intern i planul de aciune pentru implementarea recomandrilor efului Departamentului de Audit Intern;2) eful Departamentului de Audit Intern semneaz raportul de audit intern i planul de aciune pentru implementarea recomandrilor;3) Auditorii interni transmit raportul de audit intern i planul de aciune pentru implementarea recomandrilor structurii /activitii auditate, managementului i Comitetului de Audit;4) Conductorul structurii/ activitii auditate primete raportul de audit intern i planul de aciune pentru implementarea recomandrilor.

Procedura de lucru:

1) Auditorii interni ntocmesc Fia de urmrire a recomandrilor i verific implementarea recomandrilor la termenele stabilite;2) Structura / activitatea auditat transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Not de informare cu privire la stadiul de implementare a recomandrilor;3) eful Departamentului de Audit Intern sintetizeaz notele de informare primite i raporteaz periodic structurii de conducere a bncii stadiul de implementare a recomandrilor auditorilor interni, subliniind cazurile de nerespectare a termenelor de implementare.