j r e

UNIUNEA EUROPEANA GUVERNUL HOMANILl MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI

ţi PROTECŢIEI SOCIALE AMPOSORU

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECŢIEI SOCIALE

Caiet de sarcini

Servicii de consultanţă pentru expertiză de specialitate furnizate în cadrul proiectului POSDRU/98/6.4/S/64086 „Parteneriat transnaţional pentru promovarea ocupării forţei de

muncă (EMPLO-NET)"

Activităţi ce vor fi efectuate de către Prestator

Prestatorul va furniza servicii de consulatnţă pentru dezvoltarea unei Comunităţi de Practică (CoP) în cadrul proiectului Parteneriat transnaţional pentru promovarea ocupării forţei de muncă (EMPLO-NET), proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 - 2013, Axa Prioritară 6 "Promovarea incluziunii Sociale", Domeniul major de intervenţie 6.4 "Iniţiative transnaţionale pentru o piaţă inclusivă a muncii".

Prestatorul va furniza în cadrul contractului următoarele tipuri de servicii: • Servicii de consultanţă pentru expertiză de specialitate (CPV - 85312320-8).

CoP este dedicata experţilor naţionali şi europeni în domeniul ocupării forţei de munca in vederea împărtăşirii experienţei şi practicii in implementarea efectiva a politicilor europene şi naţionale în domeniul ocupării forţei de munca prin proiecte finantate din Fondul Social European (FSE), prin identificarea celor mai bune metode de utilizare a fondurilor europene dedicate dezvoltării resurselor umane.

CoP are următoarele componente:

(a) colectarea şi furnizarea de informaţii privind implementarea politicii de ocupare prin proiecte FSE,

(b) colectarea şi diseminarea informaţiilor privind cele mai bune practici referitoare la proiecte de tip FSE,

(c) inovare şi rezolvarea problemelor legate de dezvoltarea unor proiecte transnaţionale privind obiectivele politicii de ocupare.

CoP se va baza pe cele mai relevante experienţe privind conectarea proiectelor FSE la politicile de ocupare din diferite state membre UE.

1. Descrierea cerinţelor pentru serviciile de consultantă

Prestatorul va asigura serviciile de consultanta pentru furnizarea de expertiză de specialitate in domeniul ocupării forţei de munca, cu accent pe utilizarea resurselor Fondului Social European pentru implementarea politicilor si programelor de ocupare si dezvoltare a resurselor umane.

Serviciile de consultanta vor fi organizate in acord cu Activitatea 3 a proiectului si a celor trei subactivitati relevante:

• Subactivitatea 3.2.: Dezvoltare linii directoare si reguli

• Subactivitatea 3.3: Dezvoltarea instrumentelor CoP

• Subactivitatea 3.4: Organizarea reuniunilor CoP (in perioada noiembrie 2011 - octombrie 2012).

Subactivitatile implica participarea specialiştilor ofertantului la dezvoltarea liniilor directoare, a regulilor si instrumentelor CoP, precum si moderarea şi animarea dezbaterilor din cadrul

UNIUNE* EUROPEANA GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI

SI PROTECŢIEI SOCIALE AMPOSORU

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECŢIEI SOCIALE

Comunităţii de Practică din momentul operationalizarii acesteia pana la data finalizarii contractului.

Descrierea detaliata a activitatii 3 - Dezvoltarea comunitatii de practica (EMPLO CoP).

Comunitatea de practica va fi dezvoltata ca forum in cadrul caruia membrii pot invata si furniza experienţa in mod reciproc.

EMPLO CoP este dedicata experţilor naţionali si europeni in domeniul ocupării care doresc sa impartaseasca experienţa si practica lor pentru implementarea efectiva a politicilor europene si naţionale in domeniul ocupării prin proiecte de tip FSE, prin identificarea celor mai bune metode de utilizare a fondurilor europene dedicate dezvoltării resurselor umane.

EMPLO CoP are urmatoarele componente: colectarea si furnizarea de informaţii privind implementarea politicii de ocupare prin proiecte FSE, colectarea si diseminarea informaţiilor privind cele mai bune practici referitoare la proiecte de tip FSE, inovare si rezvoltarea problemelor legate de dezvoltarea unor proiecte transnaţionale privind obiectivele politicii de ocupare.

CoP se va baza pe cele mai relevante experienţe privind conectarea proiectelor FSE la politicile de ocupare din tara partenerului si din alte state membre UE.

Subactivitati relevante:

3.2. Dezvoltare linii directoare si reguli CoP. Dezvoltarea unui set de linii directoare si reguli cadru pentru stabilirea si facilitarea CoP;

3.3. Dezvoltarea instrumentelor CoP. Dezvoltarea instrumentelor pentru CoP: lista corespondenta, platforma web dedicata (inclusiv link-uri către alte comunitati de practica etc.); 3.4. Organizare reuniuni CoP. Organizarea a 10 reuniuni ale CoP, in Romania si in tara Partenerului 1, pentru a extrage experienţe relevante in dezvoltarea proiectelor tip si pentru incarcarea website-ului CoP.

2. Aspecte ce ţin de desfăşurarea activităţilor:

Prestatorul are responsabilitatea analizării la timp şi în conformitate cu procedurile specifice programului de finanţare şi cu legislaţia naţionala şi europeana aplicabila, a tuturor aspectelor ce ţin de implementarea proiectului mai sus menţionat.

în desfăşurarea activităţilor, se va menţine permanent legătura cu reprezentanţii Beneficiarului pentru identificarea şi implementarea celor mai eficiente masuri pentru realizarea obiectivelor stabilite.

La demararea contractului, va avea loc o reuniune între echipa propusă de Prestator şi reprezentanţii Beneficiarului pentru a se stabili:

- principiile de comunicare reciproca;

- programul de timp detaliat;

- detaliile privind colaborarea;

- alte detalii logistice şi organizaţionale.

3. Structura de management

Beneficiarul contractului este Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale. Echipa de management a proiectului Parteneriat transnaţional pentru promovarea ocupării forţei de muncă (EMPLO-NET va fi responsabilă de aprobarea documentelor elaborate în cadrul contractului.

H H (|p UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMÂNIEI Fondul Social European

MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI POSORU 2807-2013 Şl PROTECŢIEI SOCIALE

AMPOSORU

Prestatorul va executa prezentul contract şi va îndeplini activităţile stabilite la un standard de calitate ridicat.

Prestatorul va nominaliza un Responsabil de contract care va asigura comunicarea cu Beneficiarul.

Prestatorul va avea o echipă formată din minimum un expert cheie (consultant).

Prestatorul va avea nevoie de aprobarea managerului de proiect din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale pe rapoartele şi documentele elaborate în cadrul proiectului.

Prestatorul trebuie să consulte managerul de proiect cu privire la orice aspect/problemă care apare în procesul de implementare.

Prestatorul va realiza toate cerinţele acestui caiet de sarcini, respectând şi aplicând cele mai bune practici în domeniu.

4. Sprijin ce va fi furnizat de Beneficiar - Obligaţiile beneficiarului

Beneficiarul va asigura toate facilităţile necesare în conformitate cu prevederile legislative în vigoare.

Beneficiarul de proiect va furniza Prestatorului toate informaţiile şi/sau documentele considerate necesare pentru realizarea activităţilor stabilite.

5. Elemente de logistică şi planificare

Baza operaţională a Prestatorului va fi în Bucureşti.

Data de începere a activităţilor şi perioada de execuţie a acestora

Data planificată pentru începerea activităţilor este data semnării contractului de către ambele părţi, iar perioada de execuţie a contractului incepe la data semnării contractului de ambele parti si se incheie la data de 31 octombrie 2012.

6. Cerinţe

Strategie (cerinţă minimă)

a) un rezumat al abordării propuse pentru implementarea contractului

b) lista etapelor necesare şi propuse pentru realizarea activităţilor contractului;

c) definirea atribuţiilor şi responsabilităţilor experţilor pentru ducerea la îndeplinire în cele mai bune condiţii a activităţilor şi obţinerea rezultatelor aşteptate;

Planificarea activităţilor şi graficul de implementarea a activităţilor (cerinţă minimă)

a) perioada, frecvenţa si durata activităţilor propuse, luându-se în calcul şi perioada organizării;

b) identificarea şi planificarea etapelor semnificative în execuţia contractului, indicându-se cum vor reflecta rezultatele în raportări, potrivit caietului de sarcini;

Personalul

Prestatorul va furniza o echipa de experţi care întrunesc competenţele şi experienţa necesare, pentru a îndeplini sarcinile prevăzute în acest Caiet de sarcini, respectiv:

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECTIEI SOCIALE

Expert cheie: Consultant

Calificări şi abilităţi:

H ® jre UNIUNEA EUROPEANA GUVERNUL ROMÂNIEI Fondul Social European

MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI POSDRU 2007-2013 Şl PROTECŢIEI SOCIALE

AMPOSDRU

- Studii superioare de lungă durată;

Experienţă profesională generală:

- minim 5 ani experienţă profesională generală;

Experienţa profesională specifică:

- minim 3 ani experienţa în proiecte din domeniul pieţei muncii finanţate din fonduri UE;

- participarea în calitate de consultant pentru minim un contract de consultanţă privind realizarea/implementarea unui proiect ce vizează domeniul pieţei muncii;

Prestatorul trebuie sa se asigure ca toţi experţii sunt sprijiniţi şi dotaţi corespunzător. De asemenea, va asigura resursele financiare pentru a sprijini experţii în organizarea şi implementarea activităţilor prevăzute în proiect.

în acest sens, costurile legate de transportul experţilor, de diurne / cazarea experţilor care lucrează în cadrul acestui proiect, sunt considerate ca incluse în preţul contractului, fiind avute în vedere de ofertant la întocmirea propunerii financiare.

Daca Prestatorul este constituit în asociere, se vor avea în vedere toate detaliile pentru o cât mai mare flexibilitate în implementarea activităţilor.

7. Raportări

Prestatorul va furniza următoarele rapoarte:

a. Prestatorul are obligaţia sa prezinte Raportul de începere în maxim 20 de zile de la începerea derulării activităţii. Acest document trebuie sa cuprindă informaţii detaliate despre: planificarea activităţilor, metodologia utilizată, indicatorii care se doresc a fi obţinuţi, eventuale situaţii care vor influenta implementarea acestuia, precum şi soluţii de rezolvare a situaţiilor de criza ce pot apărea.

De asemenea, Raportul de începere trebuie să cuprindă informaţii despre echipa care va fi angajata pe perioada derulării activităţilor proiectului: programarea acţiunilor, executarea activităţilor pe perioada de timp alocata fiecărei componente, constituind principalul document de referinţa pentru întreaga perioada de implementare a proiectului. Graficul acţiunilor prezentate in Raportul de iniţiere reprezintă o versiune actualizata a ofertei Prestatorului, prezentată la evaluarea ofertei.

b. Prestatorul are obligaţia sa prezinte Rapoarte tehnice intermediare (maxim 4 pe perioada aplicarii contractului) care vor insoti facturile emise de Prestator. Structura rapoartelor tehnice intermediare este urmatoarea:

o Progresele înregistrate;

o Dificultăţile întâmpinate in cursul implementării activităţilor şi soluţiile propuse pentru a depăşi respectivele dificultăţi;

o Rezultatele realizate în cursul perioadei de raportare, resursele utilizate şi planificarea activităţilor proiectului pentru perioada următoare.

c. Raportul final va însoţi factura finală si va cuprinde detalii tehnice, administrative şi financiare referitoare la serviciile prestate, precum şi o evaluare a obiectivelor propuse şi a rezultatelor obţinute, recomandări pentru acţiuni viitoare cu scopul asigurării sustenabilităţii activităţilor proiectului după finalizarea lui, precum şi masuri ce trebuie întreprinse de către Beneficiar în acest sens. De asemenea, raportul va cuprinde o secţiune narativă în care se va descrie în detaliu cum a fost implementat contractul, precum şi o secţiune financiară în care este prezentată o detaliere a cheltuielilor efectuate de Prestator.

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECTIEI SOCIALE

GUVERNUL ROMÂNIEI UNIUNEA EUROPEANA GUVERNUL ROMÂNIEI Fondul Social European Instrument© Structurala MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI POSORU 2007-2013 2007-2013 „ . „ ' , „ ~ , Şl PROTECŢIEI SOCIALE SI PROTECTIEI SOCIALE

AMPOSORU

Factura finală va fi însoţită de documentele justificative aferente fundamentării cheltuielilor, precum şi de orice alte documente solicitate de Autoritatea de Management pentru implementarea Programului Operaţional Dezvoltarea Resurselor Umane.

Raportul final trebuie să fie redactat la sfârşitul perioadei de execuţie. Proiectul acestuia trebuie să fie transmis cu cel puţin o luna înainte de sfârşitul perioadei de execuţie a contractului. El trebuie sa descrie întreg procesul de implementare al proiectului şi va înlesni evaluarea rezultatelor obţinute în termeni atât calitativi, cât şi cantitativi. Raportul trebuie să fie redactat şi transmis în limba română.

Prestatorul va prezenta orice alte documente solicitate de Autoritatea de Management pentru implementarea Programului Operaţional Dezvoltarea Resurselor Umane, prin intermediul Beneficiarului.

Drepturile privind documentele elaborate în cadrul acestui contract revin în totalitate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale. Prestatorul trebuie să se asigure de respectarea acestei condiţii.

Transmiterea şi aprobarea rapoartelor

Prestatorul va transmite către Beneficiar rapoartele (1 exemplar pe suport de hârtie şi electronic). Rapoartele vor fi scrise în limba româna şi vor fi aprobate de Beneficiar. Managerul proiectului va informa Prestatorul, în scris, despre orice solicitări de clarificare/decizii privind rapoartele elaborate. Aprobarea rapoartelor tehnice intermediare si a raportului final va fundamenta efectuarea plaţilor către Prestator.

8. Modalitatea de prezentare a ofertei tehnice:

Operatorul economic va prezenta următoarele elemente, ca parte a propunerii tehnice:

• Descrierea modului în care ofertantul înţelege obiectivele activităţilor şi rezultatele aşteptate;

• Metodologia de prestare a serviciilor;

• Organizarea şi planificarea activităţilor şi graficul de îndeplinire a serviciilor.

Propunerea tehnica va fi elaborata astfel încât să rezulte ca sunt îndeplinite toate cerinţele menţionate în Caietul de sarcini.

Ofertantul va prezenta, în mod obligatoriu următoarele elemente în cadrul propunerii tehnice:

Descrierea modului în care ofertantul înţelege obiectivele activităţilor şi rezultatele aşteptate şi metodologia de prestare a serviciilor

Informaţiile din propunerea tehnica trebuie să permită identificarea cu uşurinţă a corespondenţei cu specificaţiile tehnice din caietul de sarcini.

Strategia de implementare şi organizarea activităţilor trebuie sa cuprindă minimum următoarele informaţii:

a) Etapele de realizare ale contractului;

b) Comentarii asupra modului de îndeplinire a obiectivului general şi a obiectivelor specifice ale contractului;

c) Propuneri de îmbunătăţire a activităţilor pentru implementarea contractului;

d) Descrierea detaliata a activităţilor, cu indicarea oricăror etape / stadii considerate ca esenţiale şi a rezultatelor aşteptate;

H ® jre UNIUNEA EUROPEANA GUVERNUL ROMÂNIEI Fondul Social European

MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI POSORU 2007-2013 Şl PROTECŢIEI SOCIALE

AMPOSORU

e) Identificarea de riscuri şi supoziţii privind execuţia contractului şi prezentarea unor strategii de minimizare/eliminare a riscurilor;

f) Descrierea facilităţilor suport pe care ofertantul le pune la dispoziţie în scopul realizării activităţilor propuse;

g) Definirea atribuţiilor şi responsabilităţilor experţilor pentru ducerea la îndeplinire în cele mai bune condiţii a activităţilor şi obţinerea rezultatelor aşteptate.

Organizarea şi planificarea activităţilor şi graficul de implementare a acestora

Graficul de îndeplinire a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă calendarul propus de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin specificaţiile tehnice incluse in documentaţia de atribuire.

Graficul trebuie sa includă un calendar cat mai detaliat al activităţilor ce vor fi derulate în cadrul contractului, conform cu strategia de prestare a serviciilor, cu indicarea etapelor / stadiilor esenţiale, a modului în care activităţile respective sunt reflectate în rapoarte, a legăturilor şi relaţiilor dintre activitatea şi secvenţialitatea acestora.

Calendarul propus trebuie sa fie obligatoriu în concordanţă cu graficul de desfăşurare a activităţilor proiectului şi să se încadreze în termenele indicate prin specificaţiile tehnice cuprinse în documentaţia de atribuire

Condiţii de plată

Plata va fi efectuată periodic în baza proceselor verbale, a rapoartelor tehnice intermediare si a raportului final aprobate de Beneficiar, în termen de 30 de zile de la data prezentării facturii.

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECŢIEI SOCIALE