Tema IX:Corespondenta administrariva.

1. Caracteristica si clasificarea procesului verbal.2. Protocolul.Continutul unui protocol.3. Referatul.4. Structura procesului-verbal. Process-verbalde constatare, de predare-primire a unei gestiuni.

1.Caracteristica si clasificarea procesului verbal.Acesta este documentul cu cea mai larg utilizare n toate domeniile de activitate i poate fi mprit n trei categorii, n funcie de activitatea n care este folosit astfel: a) documente cu caracter economic b) documente cu caracter social c) documente cu caracter tehnic Procesele verbale cu caracter economic se refer la: sigilare/desigilare; recepia unor produse, utilaje, mijloace economice; predarea/primirea de bani; constatarea unor deficiene fa de clauzele contractuale; scoaterea din funciune a unor mijloace fixe. Procesele verbale cu caracter tehnic menioneaz n cuprinsul lor: - date tehnice cu privire la performanele de utilizare/funcionare a mijloacelor economice achiziionate/expediate-date referitoare la ndeplinirea cerinelor de funcionare- contraindicaii de utilizare Avnd n vedere natura informaional a mesajului transmis de aceste dou tipuri de procese verbale (economic i tehnic), putem spune c ele au un caracter constatator (de constatare). a + c = procese verbale de constatare

Procesele verbale sociale menioneaz n cuprinsul lor date referitoare la: - desfurarea adunrilor generale (sindicat, consiliu de administraie, asociaie de etc.); - condiiile de funcionare/fuzionare a diferitelor uniti economice sau sociale; - alegerea consiliului de conducere; - stabilirea/desemnarea persoanelor cu mputernicire n faa organelor de stat (Notariat; Instana de judecat; banc, primrie etc.). Spunem, de aceea, c aceste procese verbale consemneaz diferite realiti: b = procese verbale de consemnare

Procesele verbale de tip a i c cuprind urmtoarele elemente: - denumirea: Proces-verbal de... - numr de ordine i data; - numele i calitatea celui care l-a ntocmit; - documentul care mputernicete constatarea (legitimaie, delegaie); - consemnarea detaliat a celor constatate; - propuneri de sancionare a vinovailor; - numrul de exemplare n care s-a ntocmit; - semntura celui care l-a ntocmit n cazul n care se refer la recepia/sigilarea/desigilarea/scoaterea din funciune a unor mijloace fixe, procesul verbal este necesar s conin i descrierea utilajului/mijloacelor fixe n discuie, precum i temeiul legal n virtutea cruia se efectueaz aceste operaiuni. Tipul b de proces verbal cuprinde: - denumirea documentului; - data i numrul de nregistrare; - meniuni referitoare la cadrul, mprejurrile n care s-a ncheiat documentul; - temeiul legal n baza cruia are loc ntrunirea; - meniuni despre numele i calitatea persoanei care l redacteaz; - numele, numrul i calitatea participanilor; - meniuni cu privire la prejudiciul adus; - ordinea de zi; - lurile de cuvnt, n ordinea real: - meniuni cu privire la hotrrile luate (numrul de voturi pentru, contra i abineri pentru fiecare hotrre); - semnturile participanilor: - semntura celui care l-a redactat. 2.Protocolul.Continutul unui protocol.Acest act poate fi clasificat n aceeai grup de documente cu procesul-verbal. Documentul consemneaz discuiile sau nelegerile intervenite ntre subunitile aceleiai uniti sau ntre persoane fizice i juridice antrenate n rezolvarea diverselor probleme ale agenilor economici. Astfel de nelegeri pot s intervin cu privire la folosirea n comun i n anumite condiii a unor bunuri (spaii comerciale sau alte mijloace) de ctre dou sau mai multe uniti de desfacere.Protocolul poate fi ntocmit, de exemplu, i pentru nenelegerea intervenit ntre unitile de desfacere a mrfurilor i societile de asigurare, n vederea asigurrii bunurilor de valori ridicate, vndute populaiei de ctre societile comerciale sau pentru asigurri de persoane sau asigurri de alt natur. n aceste documente se consemneaz condiiile n care se face asigurarea i vrsarea sumelor rezultate din prime de asigurare, precum i comisionul ce revine celui care ncheie documentele, ncaseaz sumele i le depune n contul societii de asigurare.

3.Referatul.1.Puneti la punct o structura a eseului. In general, referatele tind sa se incadreze in sablonul 3 10 pagini, exceptie facand lucrarile in echipa.Prin urmare, in cazul unui proiect ce tinde sa aiba asemenea dimensiuni, primul pas ar consta intr-o structura coerenta a referatului, ce va cuprinde scheletul argumentatiei, dar si exemplele care sa sutina motivatia data. Astfel veti inlatura capcana unui eseu haoitc, fara cap si coada si cu un curprins ce contine un amalgam de opinii irelevante, argumente nejustificate s.a.m.d.2. Cititi materialele si luati notite. Dupa ce v-ati asternut pe hartie cele mai importante idei, urmeaza sa incepeti studiul propriu-zis. Folositi markere colorate si evidentiati ideile si parerile autorilor care v-au atras atentia. Pe cele mai importante, notati-le intr-un carnetel, impreuna cu toate datele de care aveti nevoie pentru notele de subsol, implicit bibliografie: autor, titlul cartii, editura, locul si anul aparitiei, respectiv pagina. Numai asa veti fi sigur ca nu veti pierde timp rasfoind toate cartile pe care le-ati citit, in cautarea argumentului potrivit.3. Scrieti cu note de subsol. S-a batut atata moneda pe copy-paste incat a devenit deja jenant sa ti se mai atraga atentia sa nu folosesti traditionala metoda. Majoritatea profesorilor ameninta ca pedepsesc furtul intelectual cu nota 2. Asa ca de ce sa va riscati? Iar pentru a demonstra ca ati citit si ca sunteti onesti in redactarea lucrarii, aveti la dispozitie o singura metoda: notele de subsol. Citarea autorului si a lucrarii releva sarguinta cu care ati redactat-o, dar si respectul pentru proprietatea intelectuala. Nota va fi pe masura.4. Folositi fontul si caracterle potrivite. Este bine sa va obisnuiti cu redactarea referatului, respectand normele academice care se bazeaza pe un set de reguli devenite deja universale in scrierea unei lucrari. Asa ca pentru a fi siguri ca faceti o impresie buna, flositi fontul Times New Roman, iar caractere de 12, la o spatiere de un rand si jumatate. Notele de subsol vor fi scrise automat cu caractere de 10. In plus, fiecare pagina va fi numerotata, in general, la subsol cu cifre arabe.5. Anexati bibliografia. Dincolo de pagina de titlu, este obligatoriu sa anexati bibliografia proiectului in care sa citati sursele folosite. Desi aceste surse se vor regasi in notele de subsol, este foarte important sa apara si la bibliografie. Diferenta consta in faptul ca la bibliografie, nu se vor mai cita paginile din care a fost luata informatia, ci doar datele generale despre carte. Bibliografia va curpinde atat carti, cat si periodice sau site-uri web.4.Structura procesului-verbal. Process-verbalde constatare, de predare-primire a unei gestiuni.Unul dintre documentele interne, cu utilizare n aproape toate domeniile de activitate a agenilor economici, este procesul-verbal , actul care consemneaz fapte sau situaii concrete din activitatea economic i social.n funcie de problemele consemnate, procesele-verbale se clasific n trei categorii:procese-verbale cu coninut economic, care consemneaz operaii referitoare la recepia unor mijloace de producie (fixe sau mobile), cu privire la transformarea unor mijloace, la constatarea unor diferene fa de datele inserate nevidene; procese-verbale de predare-primire a unor gestiuni, a unor bunuri etc.;procese-verbale cu coninut tehnic, care consemneaz date cu privire la starea unor mijloace n urma accidentelor sau date privind desfurarea tehnologiei de producie, sau cu privire la funcionarea unor mijloace tehnice; -procese-verbale cu coninut social, care consemneaz date cu privire la desfurarea unor edine, ntruniri. Majoritatea proceselor-verbale cu coninut economic sunt tipizate, prezentndu-se ntr-o multitudine de variante, n funcie deobiectul la care se refer.Procesul-verbal de constatare are o utilizare extrem de variat, fiind ntocmit de organe mputernicite (financiare, bancare, poliie etc.) cu scopul de a efectua controale sau verificri de recepie, de a desemna comisii de inventariere etc.Indiferent de domeniul de activitate sau de coninutul lor, procesele-verbale de constatare trebuie s respecte urmtoarea structur:denumirea: proces-verbal de...;numrul de ordine i data;numele i funcia celui care face constatarea sau ale fiecrui membru al comisieim (dac este cazul);documentul care motiveaz constatarea (legitimaie, delegaie etc.) i actul nominativ n baza cruia se face constatarea (baza legal);consemnarea detaliat, pe ct e posibil, a celor constatate, a strii mijloacelor recepionate, a diferenelor, avarierilor, lipsurilor, dereglrilor;-meniuni pentru nlturarea deficienelor constatate (daceste cazul);propuneri privind sancionarea vinovailor (dac este cazul);semnturile persoanelor care l-auntocmit (i ale celor verificate, dac este cazul).Procesul-verbal de constatare se ntocmete, de regul, n dou exemplare, din care unul se pred celui verificat, organului de conducere al acestuia sau contabilitii (dup caz), iar cellalt rmne la emitent. n cadrul unitilor economice, n afar de procesele-verbale ntocmite de organele cu drept de control, se pot ntocmi i alte procese-verbale, cum ar fi:proces-verbal de recepie a mijloacelor fixe (elaborat n mai multe variante);proces-verbal de recepie (sau de constatare a diferenelor la recepie) a materialelor;proces-verbal de stocare, de scoatere din uz a mijloacelor fixe (sau, n alt variant, a obiectelor de inventar).Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni reprezint o alt variant a acestui document, ncheiat de persoana care pred cuiva un obiect sau un act i de recepionar. El cuprinde urmtoarele elemente:denumirea unitii n care se examineaz problema economic; titlul documentului: Proces-verbal de predare-primire...data la care se ncheie actul;invocarea actelor legale n a cror baz are loc operaia;perioada pentru care se face predarea gestiunii;numele i funcia persoanelor care fac operaia;menionarea bunurilor care fac obiectul operaiei de predare-primire;dac inventarul este voluminos, se face o list aparte, care se anexeaz la procesul-verbal cu meniunea: Se anexeaz la prezentul....n mod deosebit, ne vom referi la procesele-verbale ce consemneaz datele privind lichidarea loturilor de produse alimentare, de legume i fructe. Acestea se completeaz n dou exemplare, din care primul sepred serviciului finane sa contabilitate, iar cel de-al doilea rmne la depozit/secia deproducie. Un atare proces-verbal cuprinde urmtoarele elemente: -menionarea unitilor economice pe care le vizeaz procesul-verbal;-menionarea serviciilor care controleaz aciunea;-denumirea actului de referire la aciunea n cauz (PROCES-VERBAL de lichidare a ...);-meniuni cu privire la numele i funciile membrilor comisiei de consemnare i semnturile lor (pot fi inserate ntr-un tabel);-meniuni cu privire la temeiul deciziei de realizare a aciunii(... n baza deciziei...din...);-sesizrile fcute (volumul/cantitatea de produse intrate; numrul lzilor, cantitatea brut, cantitatea net, cantitatea alterat - n procente, diferenele etc.). Pentru ca procesul-verbal s fie mai explicit, sesizrile pot fi inserate ntr-un table aparte;-concluziile comisiei.PROCESUL-VERBALal edinei Acest act se ntocmete de secretariatul organelor care organizeaz edina sau de alte persoane desemnate n acest scop.Elementele de structur ale acestui gen de proces-verbal sunt:titlul documentului PROCES-VERBAL al edinei ...(denumirea edinei);data la care are loc edina;meniuni cu privire la cadrul, mprejurrile n care se ntocmete documentul;meniuni cu privire la numele i funcia reprezentanilor organelor superioare, a delegailor sau a invitailor, numele sau numrul persoanelor care particip la edin (dup mprejurri);meniuni cu privire la prezidiul ales (dac este cazul): Au fost alei n prezidiu... ;ordinea de zi (prin numerotarea problemelor examinate);meniuni cu privire la numele persoanei care deschide edina;meniuni cu privire la prezentarea rapoartelor sau referatelor. Dac raportul sau referatul este amplu, de un volum mare, acesta se anexeaz la procesul-verbal. n acest caz, se fac meniuni de felul:,,A luat cuvntul asupra problemei ... dl/dna ... (Referatul seanexeaz la prezentul).Inserarea celor relatate poate fi fcut la persoana nti sau a III-a sau I (n primul caz, n modul exact n care au fost expuse de ctre raportor). Alocuiunile sau ntrebrile referitoare la cuvntri sunt, la fel, inserate prin consemnarea nominal a participanilor. Meniunile cu privire la hotrrile (deciziile luate) se fac dup fiecare chestiune pus n discuie. Procesul-verbal este semnat de cei care l-au ncheiat (secretariatul sau persoanele desemnate), iar n unele cazuri, i de membrii prezidiului