1. Sisteme informaţionale – conţinut şi structură

În accepţiunea sa cea mai largă, un sistem este o entitate complexă formată din componente distincte

legate între ele printr-un anumit număr de relaţii. Ideea esenţială este aceea că sistemul are un grad de

complexitate mai mare decât părţile sale sau, cu alte cuvinte, că posedă unele proprietăţi ireductibile la cele ale

componentelor. Aceste proprietăţi „emergente” ale ansamblului apar datorită relaţiilor care unesc părţile

constitutive, relaţii care devin definitorii pentru sistem.

Componentele sistemului pot fi considerate ele însele sisteme sau, mai corect spus, subsisteme ale

ansamblului căruia îi aparţin. Un subsistem poate fi descompus la rândul său în subsisteme de ordin inferior, sau

poate fi tratat, cel puţin provizoriu, ca o entitate nedecompozabilă, ca un sistem redus la un singur element.

Noţiunea de sistem poate fi utilizată pentru a desemna atât entităţi abstracte (ansamblul principiilor

constitutive ale unui teorii filozofice, de exemplu), cât şi entităţi concrete (o aeronavă, o fiinţă vie, o

organizaţie…).

De regulă, componentele unui sistem acţionează şi interacţionează în vederea realizării unui scop

comun, ceea ce înseamnă că sistemul are finalitate. Există însă şi sisteme care nu au o finalitate evidentă (de

exemplu, Sistemul Solar)

Un sistem este considerat deschis atunci când are schimburi majore de materie, energie şi informaţie

cu mediul în care este plasat. Aceste schimburi pot fi văzute ca nişte fluxuri în care se regăsesc intrări în

sistem (input-uri), transformări ale intrărilor şi ieşiri din sistem (output-uri).

Proprietăţile globale cele mai interesante ale unui sistem deschis sunt cele legate de comportamentul

său în timp. Evoluţia unui sistem este condiţionată atât de modificările interne care pot afecta componentele

sau relaţiile dintre ele, cât şi de interacţiunile care se pot manifesta între sistem şi mediul său extern. În

cursul timpului, un sistem îşi poate conserva o anumită stabilitate, sau poate să se transforme în sensul

dezagregării lui sau în sensul unei integrări superioare.

Menţinerea stabilităţii sau realizarea unei integrări superioare sunt obţinute numai în condiţiile în care

sistemul poate dezvolta procese de autoreglare, prin acţiuni de comunicare şi comandă. Acţiunile de

comunicare sunt necesare pentru a sesiza schimbările semnificative din mediul în care operează sistemul,

pentru a asigura transferul de informaţii între componente şi pentru a difuza informaţii în mediul extern al

sistemului. Acţiunile de comandă asigură modificarea corespunzătoare a input-urilor, transformărilor şi

output-urilor sistemului pentru adaptarea acestuia la schimbările detectate.

Sistemele deschise cu autoreglare sunt cunoscute şi sub denumirea de sisteme cibernetice.

Orice firmă poate fi văzută ca un sistem cibernetic aparte, în care mecanismul de autoreglare (de

comunicare şi comandă) este asigurat chiar de către managementul firmei (figura 11.2).

Sistemul firmă cuprinde aşadar două componente principale: subsistemul operaţional şi subsistemul

de management.

Sistemul operaţional delimitează partea din organizaţie în care sunt executate operaţii strâns legate de

realizarea şi comercializarea produselor şi/sau serviciilor destinate pieţei. Din punct de vedere conceptual,

sistemul operaţional poate fi structurat, la rândul lui, în două subsisteme principale, unul fizic şi altul

informaţional.

Figura 1. Modelul firmei văzute ca sistem

Subsistemul fizic al operaţiunilor cuprinde fluxul resurselor fizice (materiale, financiare şi umane)

utilizate în mod nemijlocit pentru realizarea produselor şi serviciilor destinate pieţei.

Trei componente esenţiale pot fi individualizate în dinamica acestui flux: intrările, transformările şi

ieşirile în/din sistem. Intrările de resurse fizice în sistemul firmă au în vedere aprovizionarea cu materii prime,

materiale, echipamente şi energie, procurarea de fonduri financiare; recrutarea, selecţia şi angajarea personalului

şi altele. Transformările din sistem realizează conversia resurselor intrate în produse şi servicii destinate pieţei.

Ieşirile din sistem au în vedere, în principal, vânzarea şi expedierea produselor, dar şi multe alte output-uri, cum

ar fi plata facturilor sau achitarea salariilor, renunţarea la o parte din personal, depozitarea unor deşeuri sau

degajarea unor noxe în mediul natural şi altele.

Subsistemul informaţional al operaţiunilor are rolul de a sprijini realizarea tranzacţiilor (schimburilor)

şi a conversiilor din fluxul resurselor fizice prin colectarea, prelucrarea şi distribuirea unor informaţii cu caracter

operaţional, cum ar fi: cunoştinţe tehnologice şi informaţii comerciale procurate din mediul extern; informaţii

privind tranzacţiile efectuate, evidenţiate în documente specifice (note de intrare-recepţie, bonuri de consum,

avize de expediţie, facturi etc.); informaţii privind produsele sau serviciile oferite clienţilor actuali şi potenţiali

(publicitate, detalii privind conţinutul produselor, instrucţiuni de utilizare a acestora…).

Sistemul de management constituie componenta de autoreglare a sistemului firmă. Datele cu privire la

intrările, transformările şi ieşirile în/din sistemul firmă, precum şi unele date semnificative din mediul extern

sunt culese, prelucrate şi utilizate în procesele decizionale destinate să regleze activitatea sistemului operaţional

în conformitate cu obiectivele stabilite. Uneori, în urma analizei informaţiilor pertinente, sunt puse în cauză

înseşi obiectivele stabilite, acestea fiind reformulate prin decizii corespunzătoare.

Sistemul de management poate fi structurat şi el în două subsisteme: unul informaţional (de comunicare)

şi unul decizional (de comandă).

Componentele informaţionale ale sistemelor operaţional şi de management, fiind intim legate, sunt

practic reunite într-o entitate de sine stătătoare, numită sistem informaţional de întreprindere (Business

Information System).

În general, un sistem informaţional poate fi definit ca fiind un ansamblu organizat de resurse –

personal, echipamente, proceduri, metode – folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrarea

datelor, analiza, păstrarea, difuzarea şi valorificarea informaţiilor.

Atunci când pentru prelucrarea, păstrarea şi vehicularea datelor şi informaţiilor sunt utilizate

calculatoare, sistemele sunt numite informatice, după terminologia franceză, sau sisteme informaţionale

computerizate, după terminologia americană (Computer Based Information Systems). Trebuie remarcat totuşi

faptul că, întrucât culegerea şi prelucrarea sistemică a datelor este de neconceput în ultimul timp fără apelul la

calculatoare, prin sintagma „sisteme informaţionale” se înţelege acum aproape implicit sisteme informaţionale

computerizate.

Sistemele informaţionale pot fi grupate în diferite categorii, în funcţie de natura obiectivelor urmărite şi

de specificul organizaţiilor care le folosesc: militare, meteorologice, ştiinţifice (baze de date documentare) şi

altele. Cele mai răspândite, şi mai studiate în acelaşi timp, sunt totuşi sistemele informaţionale de întreprindere.

În structura unui sistem informaţional, indiferent de tipul său, pot fi identificate câteva componente

mai importante: intrările în sistem, prelucrările de date, stocările de date şi de informaţii, ieşirile din sistem,

controlul operaţiunilor din sistem.

Pentru sistemele informaţionale de întreprindere, aceste componente iau forme specifice.

Intrările în sistemul informaţional de întreprindere au în vedere, pe de o parte, tranzacţiile efective sau

potenţiale ale sistemului întreprindere, iar pe de altă parte, obiectivele şi strategiile firmei, datele referitoare la

fenomene şi procese pe baza cărora sunt evaluate punctele forte şi cele slabe ale organizaţiei, oportunităţile şi

ameninţările manifestate din partea factorilor externi, precum şi alte informaţii de care au nevoie managerii.

Sursele de date şi informaţii pentru intrarea în sistem sunt plasate atât în mediul intern al firmei, cât şi în cel

extern, operaţiunile de culegere fiind manuale sau automatizate.

Prelucrările de date constau în ordonări, grupări, selectări, calcule algebrice, operaţiuni logice şi altele,

în urma cărora datele sunt transformate în informaţii utile în susţinerea operaţiunilor de bază ale organizaţiei

sau în luarea deciziilor de management.

Stocările de date şi informaţii constau în înregistrarea acestora pe suporturi adecvate (în general,

magnetice sau optice), sub formă organizată de fişiere sau baze de date.

Ieşirile informaţionale oferite utilizatorilor (manageri sau lucrători operativi) pot lua diferite forme.

Cel mai adesea, astfel de ieşiri sunt prezentate sub forma unor rapoarte incluzând texte, tabele şi grafice

imprimate pe hârtie sau afişate pe ecranul terminalelor video. În sistemele informatice evoluate, o categorie

importantă de ieşiri o constituie răspunsurile la întrebările puse de utilizatori (eventual, formulate într-un

limbaj cât mai apropiat de cel natural).

Controlul funcţionării sistemului trebuie să asigure producerea şi distribuirea unor informaţii utile,

oportune şi veridice, la un cost care să facă sistemul eficient. Sarcini de control importante au managerii

departamentelor informatice dar şi superiorii acestora.

În componenţa unui sistem informaţional de întreprindere pot fi identificate diferite tipuri de

subsisteme, delimitate după criterii diverse.

Astfel, pentru o organizaţie orientată spre profit, sistemul informaţional organizaţional poate fi văzut

ca un ansamblu de subsisteme intercorelate, delimitate după domeniile funcţionale de bază ale întreprinderii:

sistemul informaţional de marketing

sistemul informaţional de producţie/operaţiuni

sistemul informaţional financiar

sistemul informaţional al resurselor umane.

Aceste sisteme funcţionale pot include şi ele mai multe subsisteme, specifice diferitelor activităţi

realizate în domeniile funcţionale respective. Procesul de structurare poate merge chiar şi mai în profunzime,

astfel că, de fapt, într-o organizaţie poate fi identificată o multitudine de sisteme informaţionale aflate în

relaţii de incluziune după un model piramidal.

În funcţie de complexitatea şi gradul de sprijin oferit proceselor operaţionale şi manageriale,

sistemele informaţionale funcţionale bazate pe calculatoare pot fi grupate în câteva categorii mai importante:

sisteme de prelucrare a tranzacţiilor

sisteme de birotică

sisteme de informare a managerilor

sisteme de sprijinire a deciziilor

sisteme expert.

Sistemele de prelucrare a tranzacţiilor şi sistemele de birotică au un rol preponderent de sprijinire a

operaţiunilor organizaţiei, iar sistemele de informare a managerilor, sistemele de sprijinire a deciziilor şi

sistemele expert sunt dezvoltate pentru a oferi un sprijin substanţial proceselor manageriale. Ca urmare, acestea

din urmă mai sunt denumite şi sisteme informaţionale de management.