UNIVERSITATEA VALAHIA TRGOVITE FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE SPECIALIZAREA MANAGEMENT

LUCRARE DE LICENSISTEMUL INFORMAIONAL N CADRUL PRIMRIEI VOINETI PREZENTARE I RAIONALIZARE-

Coordonator tiinific: Conf. Univ. CONSTANA POPESCU

Absolvent:

Trgovite

1

CUPRINS: Introducere................................................................................................................................3 List de abrevieri.........................................................................................................................5 Capitolul 1 1.1 Componentele sistemului informaional...............................................................................6 1.2 Funciile sistemului informaional........................................................................................8 1.3 Deficiene ale sistemului informaional................................................................................9 1.4 Principii de concepere, funcionare i raionalizare ale sistemului informaional................9 1.5 Etapele i fazele metodologice de perfectionare ale sistemului informaional...................10 Capitolul 2 Prezentarea Primriei Voineti .................................................................................................11 Capitolul 3 3.1 Dezvoltareaa sistemului informaional al administraiei publice........................................16 3.2 Sistemul informatic n Primria Voineti ...........................................................................17 3.3 Subsistemul informaional n cadrul serviciului administraie public local, relaii cu clienii.......................................................................................................................................18 3.4 Subsistemul informaional n cadrul Consiliului Local......................................................20 3.5 Subsistemul informaional n cadrul serviciului buget-contabilitate..................................21 3.6 Subsistemul informaional n cadrul comartimentului impozite i taxe..............................26 3.7 Subsistemul informaional n cadrul biroului public comunitar local de evidenta a persoanei...................................................................................................................................28 3.8 Subsistemul informaional n cadrul compartimentului resurse umane, salarizare.............35 3.9 Subsistemul informaional n cadrul compartimenului audit intern....................................36 3.10 Subsistemul informaional n cadrul compartimentului administraie publica locala.......39 Capitolul 4 Analiz critic a sistemului informaional 4.1 Analiz critic a componenetelor i compartimentelor sistemului informaional .............43 4.2 Analiz critic conform principiilor sistemului informaional...........................................48 Capitolul 5 Propuneri, recomandri i concluzii.........................................................................................51 Bibliografie...............................................................................................................................53

2

INTRODUCERE

Administraia public parcurge un proces de reform prin care i propune ca aceasta s se afle permanent n slujba fiecarui cetean. Reforma pe care dorete Guvernul Romniei s o realizeze se numete reforma la ghieu i a nceput n anul 2004. Prin intermediul ei dorete s promoveze transparena, s eficientizeze administraia prin reducerea costurilor i birocraiei, s asigure accesibilitatea larg la informaiile i serviciile publice, indiferent de timp i loc, s previn i s combat corupia prin mijloace electronice. Aceast reform se aplic asupra tuturor sistemelor care compun o instituie i asupra tuturor componenetelor acesteia. Am ales aceast tem Sistemul informaional prezentare i raionalizare deoarece sistemul informaional dintr-o primrie din Romnia nu este analizat n materialele despre Administraia public i deoarece sistemul informaional deine un rol foarte important n realizarea reformei din Administraia public local i central. Prin aceast lucrare doresc de asemenea s prezint care este nivelul birocraiei n acest tip de instituie, care este atitudinea funcionarilor fa de reforma iniiat, care sunt schimbrile care au avut loc odat cu aderarea Romniei la UE. Aceast lucrare este o lucrare practic care conine n primul capitol o scurt prezentare teoretic a sistemului informaional, o prezentare a componentelor sistemului informaional, a funciilor sale, a deficienelor cu care aceasta se poate confrunta precum i a principiilor dup care se ghideaz. n al doilea capitol am realizat o prezentare a Primriei Voineti, a modului n care este organizat, compartimentat, o prezentare a rolului acesteia, precum i o prezentare a funcionarului romn i a celui European. n capitolul al treilea am realizat o prezentare i analiz a tuturor compartimentelor aflate n componena Primriei Voineti, am realizat de asemenea o prezentare a documentelor, caracteristicilor lor i a circuitului parcurs de aceastea.

3

n capitolul al patrulea am analizat critic pentru nceput componentele sistemului informaional din Primria Voineti, avnd la baz observaiile directe i informaiile obinute de la funcionarii care i desfoar activitatea n cadrul institutiei, am prezentat tipurile de circuite i fluxuri informaionale ale sistemului informaional. Dup aceea am realizat o analiz critic conform principiilor de concepere, funcionare i rationalizare a sistemului informaional, iar n ultima parte a capitolului am realizat o analiz critic a compartimentelor Primriei Voineti. n ultimul capitol al lucrrii am formulat propuneri i recomandri pentru mbuntirea sistemului informaional al Primriei Voineti din dorina de a simplifica i de a asigura un sistem informaional ct mai transparent, eficient, cu un grad sczut al birocraiei i cu un grad ridicat al accesibilitii ceteanului la informaii de interes public precum i cu un grad ridicat de respectare a drepturilor cetenilor. Sursele folosite n realizarea acestei lucrri au avut un rol important pentru corectitudinea i nelegerea rolului i importanei sistemului informaional, iar faptul c acesta se afl ntr-o continu schimbare i reform nseamn c s-au creat premisele alinierii sale la standardele europene.

4

Lista de abrevieri

SI CL CJ HG PG UE RM SMC RNAC

Sistemul informaional Consiliul Local Consiliul Judeean Hotrre de Guvern Ordonan de Guvern Uniunea European Reprezentatnul managementului Sistemul de management al calitii Raport de neconformitate i aciune corectiv

CAPITOLUL 1

5

1.1 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL Scheletul organizaiei este articulat i pus n micare prin energia pe care o ofer informaia. Optimizarea consumului de energie -n form- ofer celor care doresc, pot i tiu s fac putere i bogie. Cci, dincolo de mesajele pe care le vehiculeaz, informaia nseamn timp, efort intelectual i bani ctigai sau pierdui. Conceptul integrator al organizaiei informaionale l reprezint sistemul informaional definit ca ansamblul datelor, informaiilor, circuitelor i fluxurilor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la fundamentarea, stabilirea i realizarea sistemului de obiective ale organizaiei1. Principalele componente ale sistemului informaional sunt2: DATA care reprezint descrierea cifric sau letric a unor aciuni, fapte, procese, fenomene care privesc mediul intern sau extern al organizaiei. Data reprezint componenta elementar a sistemului informaional, se obine direct din mediu n urma procesului de constatare sau de comensurare desfurat ca urmare a observaiei sau msurrii cu anumite aparate. Operaiile la care poate fi supus sunt: selectarea, nregistrarea i/sau renregistrarea. INFORMAIA care reprezit acele date care aduc beneficarului un spor de cunoatere privind organizaia i mediul ei i care i ofer elemente de noutate necesare ndeplinirii obiectivelor individuale. Informaia provine din prelucrarea datelor cu operaii simple; dobndesc un coninut semnnificativ pentru cel care le prelucreaz i le recepteaz mesajul. Dupa recepionarea mesajului informaiile nemaiprezentnd elemente de noutate se transform n date care sunt stocate n vederea prelucrrii ulterioare. CIRCUITUL INFORMAIONAL reprezint traseul parcurs de date, informaii, decizii de la emitor la receptor. Circuitul informaional este caracterizat de urmtorii parametrii: - Configuraia dat de forma traseului parcurs; - Lungimea traiectului n funcie de care se stabilete timpul i viteza de deplasare a datelor, infomaiilor i deciziilor.

T. Zortelan, E. Burdus, Ghe. Caprarescu, Managementul Organizaiei, Editura Holding Reporter, Bucuresti 1996 2 O. Nicolaescu, I. Verboncu, Management, Editura Economica, Bucuresti, 19961

6

FLUXUL INFOMAIONAL alctuit din ansamblul datelor, infomaiilor, deciziilor referitoare la una sau mai multe activiti specifice, vehiculate pe trasee prestabilite cu o anumit vitez, frecven pe anumii supori informaionali. PROCEDURA INFORMAIONAL reprezint ansamblul elementelor prin care se stabilesc i se utilizeaz o modalitate de culegere, nregistrare, prelucrare i transmitere a infomaiilor cuprinse n anumite circuite i fluxuri informaionale. Procedura informaional se concretizeaz n operatiile efectuate asupra datelor i informaiilor vehiculate pe anumite trasee i nregistrate n documente tipizate sau nu. Aceast component este cea mai relevant pentru gradul de adecvare la cerinele organizaiei i modului, nivelului de eficacitate i complexitate a sistemului informaional. Particulariti ale procedurii informaionale: dependena numrului i complexitii lor de caracteristicele activitilor la care se refer; grad ridicat de formalizare; caracter sofisticat n prelucrarea informaiilor se apeleaz frecvent la metode matematice, statistice, economice, socilogice moderne; caracter detaliat; dinamism puternic sunt corelate cu schimbrile din mediul intern i extern. PROCEDURA INFORMAIONAL reprezint suportul tehnic al sistemului informaional i sunt reprezentate de ansamblul mijloacelor de culegere, nregistrare, stocare, prelucrare i transmitere a datelor i informaiilor. Caracteristici ale mijloacelor de tratare a informaiilor: - Pot satisface anumite cerine ale funcionrii sistemului informaional, o anumit vitez de tratare i furnizare a informaiilor; - Folosirea lor n condiii de eficien maxim presupune un anumit nivel de specializare; - Reprezint componenta cu cele mai vizibile i directe implicaii asupra numrului i structurii angajailor dintr-o organizaie.

1.2 FUNCIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL33

O. Nicolescu, I. Verboncu, Management, Editura Economic, Bucureti, 1996

7

FUNCIA DECIZIONAL exprim rolul sistemului informaional de a asigura elementele informaionale necesare adoptrii deciziilor. Dat fiind importana sa deosebit exist tendina de a utiliza denumirea de sistem informaional al managementului (M.I.S. management informational system), tiut fiind c decizia constituie elementul specific cel mai important al conducerii. FUNCIA OPERAIONAL sau de ACIUNE prin aceast funcie sistemul informaional asigur operaionalizarea deciziilor, metodelor manageriale etc., realizarea obiectivelor cuprinse n strategia firmei. FUNCIA DE DOCUMENTARE reflect menirea sa gnoseologic, sistemul informaional permind nregistrarea unor informaii ce servesc mbogirii cunotinelor angajailor. n condiiile ritmului rapid al progresului tehnic, al tiinei n general, aceast funcie devine din ce n ce mai important. n realizarea acestor funcii, sistemul informaional este confruntat cu probleme foarte complexe, dat fiind tripla dimensiune a informaiilor. Informaiile au dimensiune individual, n sensul c ele condiioneaz ntr-o proporie apreciabil realizarea potenialului i aspiraiilor personale ale salariailor. Informaiile au dimensiune organizaional n sensul c reprezint o premis indispensabil pentru stabilirea i finalizarea obiectivelor firmelor de ctre acionari. Informaiile au dimensiune social ce decurge din rolul lor n exercitarea drepturilor i responsabilitilor n calitate de ceteni. Fr un sistem informaional care s funcioneze corect, nici un sistem nu este n msur s acioneze corespunztor. Cunoaterea i luarea n considerare a multidimensionalitii informaiilor este esenial pentru realizarea la nivel corespunztor a celor trei funcii ale sistemului informaional. Neglijarea, fie i parial a uneia din cele trei dimensiuni ale informaiei se reflect mai devreme sau mai trziu n diminuarea profitabilitii societii comerciale, concomitent cu neasigurarea unui climat de munc corespunztor.

1.3 DEFICIENE ALE SISTEMULUI INFORMAIONAL

8

Realitatea practicii manageriale indic o multitudine de situaii n care dezinformarea este prezent. Naiv, aparent naiv sau intenionat, deformarea realitii are grave implicaii pe linia combinrii i utilizrii resurselor, pe plan economic, social, moral i comportamental. n practica mangerial, dezinformarea se regsete n principal sub urmatoarele forme4: DISTORSIONAREA este o deficien ce const n modificarea parial, neintenionat a mesajului i coninutului informaiilor pe parcursul culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emitor la receptor. FILTRAJUL este o deficien ce const n modificarea parial sau total a mesajului sau a coninutului su, n mod intenionat, pe parcursul nregistrrii, prelucrrii i transmiterii datelor i informaiilor. REDUNDANA este o deficien ce const n nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a unor informaii. SUPRANCRCAREA CIRCUITELOR INFORMAIONALE este o deficien ce const n depirea capacitii componentelor sistemului informaional de nregistrare, prelucrare i transmitere a informaiilor. O alt disfuncionalitate este scurtcircuitarea prin care se elimin n mod intenionat din circuitul informaional anumite persoane sau subdiviziuni organizatorice.

1.4 PRINCIPII DE CONCEPERE, FUNCIONARE I RAIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMAIONAL Cele mai importante principii sunt: - Corelarea sistemului informaional cu obiectivele organizaiei; - Corlearea sistemului informaional cu functiunile organizaiei; - Corelarea stransa a sistemului informaional cu structura organizaiei; - Corelarea sistemului informaional cu sistemul decizional; - Principiul concentrrii informaiilor asupra domeniilor i rezultatelor cheie precum i a factorilor critici; - Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului firmei; - Principiul unitii metodologice a tratrii informaiilor; - Principiul concentrrii asupra abaterilor eseniale;4

O. Nicolescu, I. Verboncu, Management, Editura Economica, Bucuresti, 1996

9

- Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reacie componentelor i ansamblului sistemului managerial; - Principiul asigurrii de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare; - Principiul flexibilitii; - Principiul eficienei. 1.5 ETAPELE I FAZELE METODOLOGIEI DE PERFECTIONARE A SISTEMULUI INFORMAIONAL5 DEFINIREA ARIEI I A CERINELOR STUDIULUI -Declanarea studiului -Stabilirea temei -Precizarea problemelor -Stabilirea obiectivelor ANALIZA DETALIAT A SISTEMULUI INFORMAIONAL EXISTENT - Prezentarea funcionrii sitemului informaional existent - Analiza critic a sistemului informaional existent PERFECIONAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL EXISTENT - Propuneri de perfecionare a sistemului informaional existent - Elaborarea conceptului general a sistemului informaional existent - Proiectarea de detaliu - Stabilirea avantajelor sistemului informaional mbuntit IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL MBUNTIT - Pregtirea condiiilor de implementare a noului sistem - Conversia de la vechiul la noul sistem informaional

CAPITOLUL 2 Prezentarea Primriei Voineti5

E. Burdus, A. Androniceanu, Managementul Schimbrii, Editura Economic, Bucureti, 2000

10

Comuna Aninoasa se afl n judeul Dambovia, la doar civa kilometri de vechea cetate de scaun a Trgovitei, reedina de jude - leagn de cultur i civilizaie. Comuna este alctuit din satele Aninoasa,Viforta,Steni i Ctunul Valea Sasului. Zona este foarte frumoas, Aninoasa fiind situat la poalele dealurilor subcarpatici, avnd o clim temperatconinental. Comuna dispune de 3 coli generale, 3 grdinie, 3 dispensare i 3 cmine culturale. Principalele ndeletniciri ale locuitorilor comunei sunt: pomicultura, viticultura, creterea i ngrijirea animalelor i extracia i prelucrarea produselor petroliere. Primria comunei Aninoasa este o institutie publica cu activitate permanenta, care duce la indeplinire hotararile Consiliului Local i dispozitiile primarului, solutionanad problemele cetenilor comunei. Primarul, viceprimarul i secretarul comunei Aninoasa impreuna cu aparatul propriu al Consiliului Local constituie Primria comunei Aninoasa, care asigur conducerea operativa a problemelor specifice, rezolva, gestioneaza i raspunde de treburile publice n interesul cetenilor coumunei. Primria comunei Aninoasa dispune de un sediu, de un patrimoniu propriu i de mijloace materiale i financiare necesare funcionarii n conditii de eficienta.

Primria orasului dispune n imobilul n care funtioneaza de dotarile necesare desfasurarii n bune conditii a activitii compartimentelor ce o alcatuiesc.

11

Finantarea Primriei comunei Aninoasa se asigur din bugetul local, constituit din impozitele i taxele locale instituite potrivilt legii, din fonduri allocate de Consiliul Judetean precum i din sume alocate de Guvern prin Hotarari de Guvern. Patrimoniul propriu al Primriei este format din bunuri mobile i imobile, mentionate distinct n evidenta contabila i dupa caz, n evidentele de carte funciara. Primria comunei Aninoasa asigur, cu diligenta unui bun proprietar administrarea tuturor bunurilor mobile i imobile, proprietatea publica a comunei, precum i a celor pe care le dobandeste ulterior, potrivit legii. Structura organizatorica a Primriei i numarul maxim de posturi sunt cele prevazute n organigrama prin Hotareare a Consiliului Local al comunei Aninoasa. Consiliul Local al comunei poate infiinta i organiza n cadrul structurii sale i alte servicii pe domenii de activitate, potrivit specificului i nevoilor locale, cu respectarea prevederilor locale i n limita mijloacelor financiare de care dispune. Modalitatea de constituire a acestora i relatiile intre servicii i dintre acestea i terti se reglementeaza potrivit Regulamentului de Organizare i Funcionare. Aparatul propriu al Primriei Aninoasa funcioneaza n temeiul Legii nr. 215/2001 modificata i completata prin Legea 286/2001 privind Administraia publica locala, n organizarea acesteia urmarindu-se realizarea conditiilor de operativitate i eficienta. Primarul conduce serviciile publice locale ale comunei Aninoasa n conditiile prevazute de art. 68 alin (1) din Legea nr. 215/2001 republicata. n exercitarea atributiilor sale, primarul emite dispozitii care devin executorii dupa ce sunt aduse la cunostinta persoanelor interesate. Primarul deleaga Viceprimarului exercitarea unora din atributiile ce-i revin, cu respectarea prevederilor art. 70 din Legea nr. 215/2001, cu modificarile i completarile ulterioare. Primria Aninoasa asigur o parte din cheltuielile financiare ale institutiilor de invatamant, ale serviciului de evidenta a persoanelor serviciu transferat de la politie - precum i a serviciului Politiei Comunitare. Primria Aninoasa este organizata pe compartimente i lunar, acestea prezinta informaii scrise despre activitatea desfurata, urmand ca primarul s fac analiz activitii acestora i anual s informeze Consiliul Local cu concluziile reiesite din aceasta analiz. Compartimentele din aparatul propriu, cu acordul primarului, vor pune la dispozitia consilierilor i a altor organe abilitate, n termenele prevazute de lege, documentele i informaiile solicitate. Compartimentele Primriei Aninoasa sunt prezentate n organigrama (anexa 1) 12

Personalul de specialitate din aparatul propriu are statut de funcionar public, potrivit Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, cu modificarile i completarile ulterioare i personalul incadrat cu contract individual de munca pe durata nedeterminata sau determinat. Instruirea profesioanala a personalului din cadrul compartimentelor se face lunar i ori de cate ori este nevoie, de catre primar, viceprimar i secretar, conform structurii organizatorice aprobata de Consiliul Local. Compartimentele aparatului propriu al Primriei sunt obligate s coopereze n vederea intocmirii n termenul legal a lucrarilor al caror obiect implica coroborarea de competente n conformitate cu prevederile actelor normative n vigoare. In cadrul Primriei Aninoasa funcioneaza patru comisii stabilite dupa constituirea Consiliului Local n functie de necesitati: 6 - Comisia 1 administrare publica locala juridica - Comisia 2 urbanism, amenajarea teritoriului, administrarea domeniului public i privat, protectia mediului - Comisia 3 buget, finante, programe de dezvoltare economico-sociala, comert, prestari servicii i protectie sociala - Comisia 4 invatamant, cultura, culte, sanatate sport, agrement Fiecare comisie de specialitate alege un presedinte de consiliu i secretar din cadrul consilierilor care sunt n numar de 17. Consiliul Local este condus de un presedinte de consiliu, ales dintre consilieri, pe o perioada de 3 luni. Hotararile Consiliului Local se inregistreaza de secretar i sunt comunicate Prefecturii care are datoria de a le stabili legalitatea. Dispozitiile date de primar sunt communicate de asemenea Prefecturii.

6

www.e-guvernare.ro

13

ANINOASA i SALORINO

Pe data de 17 aprilie 2001, n sala de consiliu a Primriei din Solarino, s-a semnat primul act de Protocol de nfrire a celor dou comune. Aa cum este prevzut i n "Ghidul de nfrire ntre diferite ri din Europa i din ntreaga lume", la o astfel de ceremonie de nfrire (cum este cea dintre Aninoasa-Romnia i Solarino-Italia) s-a inaugurat o strad nou modernizat ce face legtura dintre sfintele mnstiri Dealu i Viforta. Aceast strad a fost finalizat i recepionat cu cteva zile nainte de semnarea protocolului i inaugurat chiar n ziua de 21 iulie 2001, n prezena oaspeilor din Italia, purtnd denumirea "Via Solarino".

SERVICIUL PUBLIC DE GOSPODARIRE COMUNALA Serviciul Public de Gospodrire Comunal s-a nfiinat n ianuarie 2004 avnd un numr de 11 angajai. Complexitatea i volumul lucrrilor a impus creterea numrului de salariai, n prezent desfurndu-i activitatea un numr de 44 de angajai. SERVICII PRESTATE - salubrizarea comunei ; - ntreinerea drumurilor comunale ; - lucrri de deszpezire i mprtieri de material antiderapant ; - furnizare ap n satul Steni ; - reparaii i ntreinere la unitile publice de pe raza comunei ; - ntreinere spaii verzi ; - intervenie n caz de calamiti cu utilajele i echipamentele din dotare ; - evacuri depozite neautorizate de gunoi ; - evacurarea gunoiului menajer de la persoane fizice i juridice Organigrama Serviciului Public de Gospodarire Comunala

14

CAPITOLUL 3

15

PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL AL INSTITUTIEI

3.1 DEZVOLTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL AL ADMINISTRAIEI PUBLICE

Societatea

informaionala

se

caracterizeaza

prin

democratizarea

informatiei,

comunicarii, intelegerii i cooperarii. Informatizarea societatii poate fi realizata cu succes numai n conditiile unei infrastructuri informaionale bine organizate. Activitatea administratiilor publice capata astfel o dimensiune antrepenoriala de tip proiect prin care se administreaza un sistem de interese, de delegari, de responsabilitati, cum ar fi externazliarea serviciilor publice, precum i implementarea unor programe de dezvoltare a localitatilor. Motorul societatii informaionale l constituie infrastructura informaionala i de comunicatii, care inglobeaza n sens larg: - Infrastructura de comunicari; - Calculatoarele i software-ul de baza; - Resursele informaionale de interes general (nomenclatoare, registre generale, banci de date de interes public) Prin HG nr. 1007/2001 Guvernul Romniei a adoptat Strategia privind Informatizarea Administraiei Publice, creandu-se astfel cadrul juridic, institutional i tehnic pentru abordarea unitara a acestei importante componente a procesului de reforma a administraiei publice. 77

Suport de curs realizat n cadrul proiectului de infratire institutionala RO03/IB/01 Intarirea capacitatii UCRAS

i a retelei nationale de modernizari, http://modernizare.mai.gov.ro

16

Administraia publica evolueaza odata cu progresul societatii, eficientizarea acesteia impunand utilizarea tehnicilor moderne i n primul rand al calculatoarelor. Administratiile publice sunt cei mai importanti clienti i utilizatori ai tehnologiei informatiei i comunicatiei, investind pentru cresterea performantelor propriilor activiti, dar mai ales pentru diversificarea i mbuntirea relatiilor lor cu cetenii.

3.2 SISTEMUL INFORMATIC N PRIMRIA ANINOASABiroul informatica din cadrul Primriei Aninoasa indeplineste urmatoarele sarcini: - Intretinerea i administrarea aplicatiilor informatice aflate n exploatare - Verificarea integritatii datelor aplicatiilor i bazelor de date aflate n administrarea sa - Semnalarea oricaror defectiuni i luarea de masuri imediate - Executarea analizelor de sistem n cadrul temelor de proiect aflate n lucru - Propunerea temelor n vederea elaborarii si/sau achizitionarii produselor informatice - Configurarea i intretinerea n mod corespunzator a tehnicii de calcul - Administrarea retelei de date Planificarea, crearea i mentinerea userilor i grupurilor de useri pentru ca fiecare utilizator s se poata conecta la retea i s acceseze resursele retelei la care are dreptul Setarea imprimantelor de retea i rezolvarea problemelor commune astfel ca utilizatorii s se poata conecta i s poata utiliza resursele usor Planificarea, implementarea i propunerea politicii de protejare a datelor i de folosire n comun a resurselor incluzand foldere, fiseiere i imprimante Asigurrea securitatii i confidentialitatii informatiei ce face obiectul muncii sale, conform sarcinilor de serviciu Centralizarea i rezolvarea problemelor legate de service-ul echipamentelor Realizarea i implementarea unui plan de back-up i asigurrea existentei salvarilor documentelor importante. Intr-o retea sunt calculatoare care folosesc n comun diverse resurse (cum ar fi imiprimante, modem-uri, scanere sau puterea de calcul a unui calculator), pentru o mai buna eficienta i pentru un schimb mai fluid de informaii. Infrastructura retelei este alcatuita din urmatoarele elemente: Cablare structurata

17

Standard ETHERNET 10 BASE (cablu UTP, categoria5) Cablare exterioara fibra optica Reteaua este compusa din: 3 servere: NOVELL folosit pentru fisere WINDOWS folosit petnru aplicatii LINUX SUSE 10 folosit pentru internet 1 swich Primria este conectata la Internet i beneficiaza de serviciul Intranet. n cadrul Primriei sunt folosite 7 calculatoare unde sunt utilizate programe pentru impozite i taxe, finante, bugetul de stat, contabilitate precum i programul Microsoft Office 2003. Primria dispune de asemenea de linie telefonica, fax, Xerox i ofer posibilitatea funcionarilor s utilizeze serviciul de posta electronica (e-mail) datorita conectarii permanente la Internet.

3.3

SUBSITEMUL

INFORMAIONAL

N

CADRUL LOCALA,

SERVICIULUI

ADMINISTRAIE

PUBLICA

RELATII CU CLIENTII

Departamenul Registratura este reprezentat de doua personae: - seful serviciului administraiei locale i relatii publice reprezentat de un jurist - referentul serviciului administraiei publice locale i relatii cu clientii Sarcina sefului este aceea de a primi scrisorile, petitiile i reclamatiile. Referitor la activitatea acestui serviciu se elaboreaza urmatoarele documente informaionale: 8 - registru de intrare-iesire (Copie Anexa 2) - condica interioara8

Conform documentelor n original

- borderou de trimitere corespondenta cu serviciul suplimentar Recomandat prezentate n serie (Copie Anexa 3) 18

Referentul are sarcina de a inregistra cererile la registratura. Aceste cereri sunt aduse de serviciul postal sau de ceteni. Cererile sunt inregistrate intr-un registru de intrare-iesire. Dupa primirea i inregistrarea cererilor acestea sunt trimise la vizat n trei mape. Cele trei mape sunt: Mapa Primar unde sunt inregistrate toate documentele ce tin de partea financiara, cursuri de perfectionare, investitii Mapa Viceprimar unde sunt inregistrate documentele referitoarea la partea urbanistica i unitatile subordonate acesteia (Directia de Apa, Servicii publice) Mapa Secretar unde este inregistrata restul corespondentei. Dupa ce acestea sunt vizate de pimar, viceprimar, respectiv secretar, documentele sunt trimise la registratura de unde sunt distribuite de referent compartimentelor corespunzatoare. Atunci cand sunt distribuite compartimentelor sunt inregistrate pe condica interioara a sefilor de birouri i servicii. La randul lor sefii compartimentelor traseaza sarcinile subordonatilor care sunt inregistrate intr-o condica interioara diferita de cea n care au primit documentele de la referent. Circuitul este prezentat n Anexa 4. Dupa ce sefii compartimentelor au dar raspuns cerereilor primite, acesta este primit de referent care la randul sau scade cererea din registru, stampileaza raspunsul i expediaza originalul celui care a formulat cererea. Inainte de a fi expediat raspunsul este inregistrat n borderoul pentru trimitere de corespondenta cu serviciul suplimentar Recomandat prezentate n serie. Registrul de intrare-iesire este documentul n care sunt inregistrate intrarile i iesirile cererilor sau celorlalte documente care circula n cadrul Primriei. El conine informaii despre data inregistrarii, numarul i data actului (in cazul actelor secrete se va nota al cincilea exemplar), de la cine provine actul, cuprinsul actului, termen de rezolvare, sectiunea careia i s-a repartizat actul, data expedierii, modul de rezolvare, catre cine se expediaza. Inregistrarile sunt realizate de referentul compartimentului. Documentul este pastrat n cadrul compartimentului i dupa ce este finalizat se numeroteaza i arhiveaza. Condica interioara reprezint documentul n care sunt notate informaii despre documentele care circula intre compartimente. Acesta ramane n acest compartiment i referentul este cel care l completeaza. 19

Borderoul pentru trimiteri de corespondenta cu serviciul suplimentar Recomandat prezentate n serie, reprezint documentul n care sunt notate documentele care au fost expediate prin serviciul postal i conine informaii despre denumirea sau numele complet al destinatarului, destinatie, servicii suplimentare, greutate, tarife, numarul prezentarii. Acesta este vizat de salariatul postal care ridica corespondenta.

3.4

SUBSITEMUL

INFORMAIONAL

N

CADRUL

CONSILIULUI LOCALAparatul propriu al Consiliului Local este alcatuit din directii, servicii, comisii de specialitate prevazute n Regulamentul de Ordine Interioara. 9 Consiliul Local este alcatuit din 17 persoane i se intalneste n sedinta ordinara lunar i n sedinta extraordinara ori de cate ori este nevoie. Convocarea consilierilor pentru sedinte se face de catre primar n scris i telefonic n cazuri exceptionale. Pentru sedintele ordinare consilierii sunt convocati cu cel putin 5 zile inainte, iar pentru sedintele extraordinare convocarea se face cu cel putin 3 zile inainte.

Atunci cand se face convocarea sunt mentionate data, ora, locul i proiectele ce vor fi dezbatute n sedinta. Proiectele pot fi propuse de primar sau de unu sau mai multi consilieri. Proiectele sunt semnate pentru legalitate de secretar i de initiator dupa ce sunt aprobate. Atunci cand sunt dezbatute, proiectele trebuie s fie insotite de o expunere de motivare, de raportul comisiei de specialitate din consiliu i de raportul compartimentului de specialitate din primarie. Inainte de fiecare sedinta comisia de specialitate se intalneste pentru a analiz proiectele de hotarare propuse, ia o hotarare i intocmeste un raport. Proiectele nu sunt consemnate pe ordinea de zi decat daca sunt insotie de raportul comisiei de specialitate.9***

Regulament de Organizare i funcionare Primria Aninoasa

20

Dupa ce sunt votate amendamentele i proiectele, se intocmeste un proces-verbal care este semnat de presedinte i secretar. Documentele de la sedinte sunt stocate intr-un dosar al sedintei care se numeroteaza, sigileaza i semneaza pe coperta de catre presedinte i secretar. Hotararile Consiliului Local sunt inregistrate de secretarul Primriei intr-un registru special, dupa care sunt communicate Prefecturii Judetului Dambovita care are datoria de a stabilil legalitatea acestora. Hotararile n termen de 5 zile de cand sunt transmise Prefecturii sunt communicate primarului i compartimentelor care trebuie s realizeze obiectivele propuse. Registrul special este documentul care este pastrat de secretarul Primriei, acesta la randul lui este cel care noteaza n acest registru hotararile care se iau n cadrul sedintelor de Consiliu Local.

3.5

SUBSISTEMUL

INFORMAIONAL

n

CADRUL

SERVICIULUI BUGET-CONTABILITATEContabilitatea este o activitate specializata n masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestionarea i controlul activelor, datoriilor i capacitatilor proprii. Contabilitatea respecta urmatoarea baza legala: - Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata n 2005; - O.M.F.P. nr. 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i pasiv; - O.M.P.F. nr. 1792/2002 privind aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea i plata cheltuielilor; - O.M.P.F. nr. 1494/2005 Precizari metodologice cu privire la intocmirea situatiilor financiare; - O.U.G. nr. 59/2005 privind unele masuri de natura fiscala i financiara - Legea nr. 384/2004 privind denominarea monedei nationale; - O.M.P.F. nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor Metodologice privind organizarea i conducerea contabilitatii institutiilor publice; - Decret nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiunilor de casa; - O.U.G. nr. 94/2004 pentru modificarea i completarea O.G. nr. 15/1996 privind intarirea disciplinei financiar-valutara; - O.G. nr. 80/2001 modificata i aprobata prin Legea nr. 154/2004 privind actiunile de protocol, dotari cu autoturisme i convorbiri telefonice;

21

- O.M.P.F. nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice de aplicare a vizei CFP aprobate prin O.M.P.F. nr. 522/2003; - O.M.P.F. nr. 520/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitatii veniturilor bugetare; - O.M.P.F. nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene; - O.M.P.F. nr. 1850/2004 aproba Registrele i formularele utilizate n activitatea financiarcontabila; - O.G. nr. 119/1999 republicata privind controlul intern i controlul finaciar preventive. - Contabilitatea publica cuprinde incasarea veniturilor i plata cheltuielilor aferente. Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza n momentul efectuarii ei, intr-un document care sta la baza inregistrarilor n contabilitate dobandind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care au stat la baza inregistrarilor n contabilitate, angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au inregistrat n contabilitate. Administratiile Publice Locale au obligatia s efectueze inventarierea generala a elementelor de activ i pasiv detinute, cel putin o data pe an, de regula cu ocazia inchiderii exercitiului financiar. Documentele specifice sunt: - Registrul inventar (Copie document Anexa 5, Diagrama ASME Anexa 6) - Balanta de verificare - Bilantul contabil - Contul de executie - Note de fundamentare - Raport anexa la proiectul de buget - Situatia modificarilor capitalului propriu - Situatia fluxului de trezorerie

Procedrui contabile Primria Aninoasa

- Note aplicative la situatiile financiare anuale - Ordine de plata - Nota contabila - Factura 22

- Bon fiscal - Bonul de consum - Nota intrare- receptie - Dispozitie de plata - Registrul de casa (Copie document Anexa 7) - Registrul de contabilitate - Stat de salarii (Copie document Anexa 8, Diagrama ASME Anexa 9) - Procese-verbale (de receptie, de punere n functiune) Balanta de verificare, bilantul contabil, notele de fundamentare sunt intregistrate intr-un registru special care este pastrat n cadrul compartimentului contabil. Registrul inventar este un document contabil obligatoriu, de inregistrare anuala i de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. Inscrierea n registru a elementelor are la baza listele de inventariere. Administratiile Publice Locale au obligatia s efectueze inventarierea generala a elementelor de activ i de pasiv detinute, cel putin o data pe an, de regula cu ocazia inchiderii exercitiului financiar. In acest sens compartimentul de contabilitate va realiza urmatoarele: intocmeste listele de inventariere n care vor fi inscrise toate elementele de activ i pasiv din evidenta scriptica. Listele de inventar se vor intocmi separat pentru bunurile din domeniul public; preda listele de inventariere presedintelui de comisie; formuleaza propuneri scrise privind numirea, numarul membrilor fiecarei comisii i numarul comisiilor de inventariere. Rezultatele inventarierii se inscriu de catre Comisia de inventariere, dupa confirmarea contabilitatii, a soldurilor scriptice intr-un Proces-verbal. Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriere a creantelor sau din alte cauza, comisia de inventariere trebuie s primeasca explicatii scrise (Note explicative) de la persoanele care au raspunderea gestionarii, formuland propunerile ce se impun. Pentru lipsuri, sustrageri i orice alte fapte care produc pagube ce constituie infractiuni, ordonatorul de credite (primarul) este obligat s sesizeze organele de urmarire penala n conditiile i la termenele stabilite de lege. Listele de inventar circula astfel: La conducatorul compartimentului financiar-contabil pentru a fi semnate, dupa aceea se remit comisiei de inventariere;

23

La gestionar, prin semnarea fiecarei file, mentionanad pe ultima fila a listei de inventariere ca toate cantitatile au fost stabilite n prezenta sa, ca bunurile respective se afla n pastrarea i raspunderea sa; La compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferentelor valorice i semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic precum i pentru verificarea calculelor efectuate; La comisia de inventariere pentru stabilirea minusurilor, plusurilor i a deprecierilor constatate la inventar precum i pentru consemnarea n procesul-verbal a rezultatelor inventarierii; La ordonatorul de credite (primarul) impreuna cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute. La unitatea careia i apartin valorile materiale primate n custodie n scopul comunicarii eventualelor nepotriviri, Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Rezultatele invntarierii se inscriu n Registrul inventar. Statul de salarii este un document folosit pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum i al contributiilor i a altor sume datorate, este un document justificativ de inregisntrare n contabilitate. In cadrul Primriei Aninoasa compartimentul contabilitate calculeaza salariile funcionarilor publici angajati, dar i a cadrelor didactice angajate n unitatile de invatamanat din comuna, a angajatilor politiei comunitare, Se intocmeste lunar, n doua exemplare, pe compartimente, instituii, pe baza documentelor de evidenta a muncii i a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru angajati, a evidentei i a documentelor privind retinerile legale, concediilor de odihna, certificatele medicale i se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina salariul cuvenit i intocmeste statul de salarii. Coloanele libere din partea de retineri a statelor de salarii urmeaza a fi completate cu alte feluri de retineri legale decat cele nominalizate n formular.

Pentru centralizarea la nivelul Primriei a salarilor i a elementelor componente ale acestora, inclusiv a retinerilor, se utilizeaza aceleasi formulare de state de salarii.

24

Platile facute n cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc, se includ n statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate i toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva. Statul de salarii are urmatorul circuit: La persoanele autorizate s exercite controlul financiar preventiv i s arpobe plata (exemplarul 1); La casieria unitati pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (ex 1) dupa caz; La compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea n contabilitate (ex 1); La compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate. Se arhiveaza: La compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2). Continutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmatorul: Denumirea institutiei, compartimentului, serviciului; Denumrea formularului, intocmit pentru luna, anul; Numele i prenumele, venitul brut, contributia individuala de asigurri sociale, contributia individuala la bugetul asigurrilor pentur somaj, contributia pentru asigurri sociale de sanatate, cheltuieli profesionale, venitul net, deducere personala de baza, deduceri suplimentare, venitul baza de calcul, impozitul calculat i retinut, salariul net; Semnaturi: primar, conducatorul compartimentului financiar-contabil, persoana care l intocmeste. Registrul de casa este documentul n care se tine evidenta incasarilor n numerar, documente care se intocmesc zilnic de catre casier, se verifica de catre compartimentul financiar-contabil i se vizeaza. Documentele justificative care stau la baza registrului de casa impreuna cu fila (formularul nr. 1) din registrul de casa sunt predate de catre casier comartimentului financiarcontabil. Pe baza acetor documente compartimentul financiar-contabil intocmeste Notele contabile sau efectueaza operatiunile de inregistrare n evidenta financiar-contabila conform clasificarii bugetare. Circuitele sunt prezentate n Anexa 10. Anexa 11, Anexa 12.

25

3.6

SUBSITEMUL

INFORMAIONAL

n

CADRUL

COMAPRTIEMNTULUI IMPOZITE i TAXE

Compartimentul impozite i taxe face parte din serviciul buget-contabilitate i urmareste modul de constituire a veniturilor compuse din impozite i taxe privind contribuabilii persoane fizice i juridice cu sediul n localitate. Pe langa veniturile aduse din colectarea impozitelor i taxelor acest compartiment colecteaza venituri din amenzi de circulatie persoane juridice i toate tipurile de amenzi persoane fizice. Acest compartiment urmareste aplicarea Codului Fiscal, Legea nr. 57/2003, HG 44/2004 privind normele de aplicare a impozitelor i taxelor, OG 92/2003 privind codul de procedura fiscala. In cadrul acestui compartiment circula documente de intrare-iesire contribuabili i acte interne. Actele de intrare-iesire contribuabili sunt: Declaratia de impunere (Copie document Anexa 13 i Anexa 14) Decizia de impunere Declaratia pentru scoatere din evidenta Proces-verbal de scoatere din evidenta Certificate de atestare fiscala (Copie document Anexa 15) Declaratia de impunere este realizata de catre contribuabil, este obligatoriu s se realizeze n maxim 30 zile de la achizitia bunului, respectiv realizarea serviciului i este de mai multe tipuri: Declaratie privind impozitele pe teren Declaratie privind impozitele pe cladiri Declaratie privind impozitele pe autovehicule Declaratie privind impozitele pe spectacole Taxa pe reclama i publicitate etc. Declaratia de impunere este depusa de catre contribuabil la Registratura unde este inregistrata i adaugata mapelor, este semnata de primar i repartizata compartimentului Impozite i taxe. Seful acestui compartiment o repartizeaza unui funcionar, este analizta, iar raspunsul pe care l da acest compartiment este decizia de impunere care atesta faptul ca informaiile aduse de contribuabil sunt stocate n documentele Primriei.

26

Decizia de impunere este semnata de secretar i primar, este inregistrata la registratura de unde este ridicata de contribuabil. Pentru diminuarea materiei impozabile contribuabilul are datoria s depuna o declaratie de scoatere din evidenta, declaratie care urmeaza acelasi traseu ca i declaratia de impunere. Certificatul de atestare fiscala este singurul document eliberat catre contribuabil de catre acest compartiment. Prin acest document se atesta prezenta sau absenta datoriilor catre bugetul local.

Pentru obtinerea certificatului de atestare fiscala contribuabilul depune o cerere i chitanta care atesta achitarea unei taxe la registratura, dupa aceea este repartizata la mape, este semnata de primar i repartizata de catre secretar compartimentului taxe i impozite, care la randul lui repartizeaza cererea unui funcionar care are datoria ca n termen de 2 zile s elibereze acest certificat. Dupa eliberarea acestui document, el este semnat de secretar i primar, inregistrat la registratura i ridicat de contribuabil. Acest document este important deoarece atesta lipsa datoriilor catre bugetul local, iar actele translative ale dreptului de proprietate eliberata fara prezenta lor sunt nule. Documentele interne care circula sunt: - Situatii intiale i periodice - Borderou de debit i scaderi - Borderou de debit pentru procese-verbale - Registru de partizi - Lista de solduri Situatiile sunt documentele care se realizeaza la nceputul fiecarui an, dar i periodic pentru a inregistra schimbarile aparute. Situatiile sunt inregistrari contabile cu o debitare initiala (contin veniturile estimate pe parcursul anului n curs). Aceste situatii sunt intocmite de funcionarii de la compartimentul impozite i taxe dupa care sunt preluate de cei de la compartimentul buget-contabilitate pentru a putea fi stabilit bugetul pentru anul n curs. In situatia n care apar modificari ale bunurilor inregistrate, se construieste sau demoleaza, se fac inregistrari n borderoul de debit i scaderi. Acesta este intocmit de un funcionar de la compartimentul de taxe dupa care este trimis compartimentului buget-contabilitate.

27

In borderoul de debit pentru procese-verbale sunt inregistrate procesele verbale n care sunt atestate modificarile bunurilor inregistrate, dupa care este trimis compartimentului bugetcontabilitate. Registrul de partizi este un document care este intocmit n paralel cu borderourile, conine o parte n care sunt notate debitarile i o parte n care sunt notate incasarile. Acest document este intocmit de un funcionar de la acest compartiment i dupa ce este completat intreg documentul este numerotat i arhivat.

3.7 SUBSITEMUL INFORMAIONAL n CADRUL BIROULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENTA A PERSOANEIBiroul public comunitar local de evidenta a persoanei este alcatuit din biroul de stare civila i de serviciul public de asistenta sociala. Principalele acte normative care reglementeaza activitatea de stare civila sunt urmatoarele: - Legea 119/1996 cu privire la actele de stare civila i Metodologia nr. 1/1997 pentru aplicarea unitara a dispozitiilor prezentei legi; - Legea 117/2006 pentru modificarea l 119/1996. Codul Familiei, O.G.R. nr. 41/2003 privind dobandirea i schimbarea administrativa a numelui/prenumelui; - Legea 273/2004 privind regimul juridic al adoptiei, HG 495/1997 privind continutul, eliberarea i actualizarea livretelor de familie; - Legea nr. 16/1996 a arhivelor nationale, cu modificari i completari, OG nr. 97/2005 privind evidenta, domiciliul, resedinta i actele de identitate ale cetenilor romani, aprobata cu modificari prin Legea nr. 290/2005; - Legea nr. 21/1991 privind cetenia romana, cu modificari i completari ulterioare; - Legea nr. 105/1992 cu privire la raporturile de drept international privat cu modificarile i completarile ulterioare.

28

Biroul de stare civila funcioneaza dupa actele normative n vigoare i este infiintat de Consiliul Local. Rolul lui este de a inregistra fapte i acte de stare civila: nastere i deces (fapte) i casatorie (acte). Starea civila este mijlocul juridic de individualizare a persoanei fizice prin indicarea calitatilor personale avand aceasta semnificatie. Actele de stare civila pot fi definite ca fiind actele din registrele de stare civila, n care sunt consemnate, de catre organele cu atributii de stare civila, n conditiile legii, elementele starii civile a persoanei. Sunt acte de stare civila inscrisurile oficiale, special tiparite i completate, avand denumirile: - Act de nastere; - Act de casatorie - Act de deces - Certificate de nastere - Certificate de casatorie - Certificate de deces - Duplicatele acestor certificate eliberate n conditiile legii - Starea civila se dovedeste conform art. 13 din Legea 119/1996, cu: - Actele intocmite n registrele de stare civila - Certificatele de stare civila a persoanei prin reglementarea inregistrarii Ministerului de Interne, prin Directia de evidenta a populatiei i actualului Minister al Administraiei Publice, conform dispozitiilor art. 72 din Legea nr. 119/1996, indruma i controleaza, n conditiile legii, autoritatile administraiei publice locale i judetene n domeniul starii civile de pe intreg cuprinsul tarii. Din dispozitiile Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civila rezulta faptul ca exista doua categorii de inregistrari de stare civila: Inregistrari sub forma intocmirii actelor de stare civila; aceasta forma este utilizata n trei situatii: nastere, casatorie i deces, intocmindu-se n mod corespunzator: actul de nastere, actul de casatorie i actul de deces;

Paraschiv Petu, E. Velicu, Viorel Mardare, Starea Civila mijloc de identificare a persoanei fizice, Editura Muzeum, Bucuresti, 2003

29

Inregistrari sub forma inscrierii de mentiuni marginale, pe registrele de stare civila, forma utilizata indeosebi n urmatoarele 5 situatii: - stabilirea filatiei fata de mama (prin recunoastere ori actiune n justitie); - stabilirea filiatiei fata de tata (prin recunoastere ori actiune n justitie); - adoptie; - divort; - schimbarea numelui pe cale adminstrativa. Organizarea inregistrarilor de stare civila comporta doua aspecte: - Organele competente s efectueze inregistrari de stare civila; - Registrele de stare civila Registrele de stare civila se tin potrivit art. 2 din Legea nr. 119/1996, n dublu exemplar i se completeaza manual cu cerneala de culoare neagra. Primul exemplar al registrului se pastreaza la primarie, iar al doilea exemplar se inainteaza, spre pastrare. Consiliului Judetean. Diagrama ASME este n Anexa 16. Inregistrarile de stare civila se efectueaza pe baza unei declaratii, facute personal, n scris sau verbal, cu exceptia cazurilor n care, potrivit legii, se fac din oficiu (art. 5 din Legea nr. 119/1996). Biroul de stare civila poseda registratura proprie, iar informaiile sunt inregistrate n cele doua registre. Datele inscrise n registre sunt inregistrate i intr-un buletin statistic care merge la statistica n cadrul evidentei populatiei i intra n baza de date a acestora. Toate documentele primare inregistrate pe parcursul unui an se numeroteaza i arhiveaza pe o perioada de 100 ani. Inregisrarea nasterii In registurl de nasteri se inregistreaza copilul nascut viu i copilul nascut mort. Nasterea trebuie s fie declarata n termenul prevazut de lege. Inregistrarea nasterii se face pe baza declaratieie verbale date n fata ofiterului de stare civila de catre oricare dintre parinti, iar daca, din diferite motive, nu o pot face, obligatia declararii revine medicului, peroanelor care au fost de fata la nastere sau personalului din unitatea n care a avut loc nasterea, rudelor ori vecinilor care au luat cunostina despre nasterea unui copil.

30

Declarantul va prezenta urmatoarele acte: - certificatul medical constatator al nasterii, intocmit pe formular tip, care va trebui s poarte numar de inregistrare, data certa, sigiliul unitatii sanitare, semnatura i parafa medicului; - certificatul de nastere i actul de identitate al mamei i al declarantului daca nasterea nu este declarata de mama; - certificatul de casatorie al parintilor copiilor, daca acestia sunt casatoriti. Certificatul medical constatator este considerat document primar i este inregistrat n cele doua registre. Dupa analizrea dosarului de catre ofiterul starii civile este eliberat certificatul de nastere, iar certificatul constatator este numerotat i arhivat. Inregistrarea casatoriei Prima formalitate pe care viitori soti o indeplinesc n vederea casatoriei este Declaratiea de casatorie care trebuie facuta personal la serviciul starii civile la care urmeaza a se incheia casatoria. Copia dupa declaratia de casatorie este prezentata n Anexa 17. Viitorii soti trebuie s prezinte odata cu declaratia de casatorie urmatoarele acte: - actul deidentitate (buletin sau carte de identitate); - certificatul de nastere, n origina i copie; - certificatul medical privind starea sanatatii, care este valabil 14 zile de la data emiterii i trebuie s cuprinda mentiunea expresa ca persoana se poate sau nu casatori; - acte n original i n copii traduse i legalizate ori certificate de ofiterul de stare civila, din care s rezulte, daca este cazul, desfacerea casatoriei anterioare, dupa cum o impune situatia de fapt. Documentele sunt atribuite ofiterului de stare civila care verifica indeplinirea cerintelor legale i temeinicia opozitiilor la casatorie. Pentru a se putea incheia casatoria, dosarul depus de viitorii soti va fi publicat la avizierul Primriei pentru ca cetenii s ia cunostina de aceasta si, n cazul n care apar contestatii, acestea s duca la reanalizrea dosarului. Dosarul este inrregistrat n cele doua registre i dupa toate formalitatile este arhivat. Dupa consimtamantul sotilor se intocmeste actul de casatorie n registrul destinat n acest scop, act care se semneaza de catre soti, de cei doi martori i de catre ofiterul de stare civila. Se elibereaza sotilor certificatul de casatorie. Momentul incheierii casatoriei este acela n care ofiteul de stare civila constata existenta consimtamantului viitorilor soti i i declara pe acestia casatoriti. 31

In cazul n care este nevoie de acceptul primarului, documentele sunt trimise direct la primar unde este rezolvata cerinta dupa care ajung iar la starea civila, de unde ajung la cetean. Dupa incheierea documentelor specifice acestui department sunt realizate buletine statistice de casatorii, nastere i deces. Serviciul public de asistenta sociala reprezint o forma de suport activ pentru familiile i comunitatile aflate n dificultate. Ansamblul complex de masuri i actiuni realizate pentru a raspunde nevoilor sociale individuale, familiale sau de grup, n vederea prevenirii sau depasirii unor situatii de dificultate, vulnerabilitate sau dependenta pentru prezervarea autonomiei i protectiei persoanei, prentru prevenirea marginalizarii i excluziunii sociale, pentru promovarea incluziunii sociale i n scopul cresterii calitatii vietii. Obiectivul principal l constituie protejarea persoanelor care, datorita unor motive de natura economica, fizica, psihica sau sociala, nu au posibilitatea s i asigure nevoile sociale, s i dezvolte propriile capacitati i competente pentru participarea activa la viata sociala. Acest serviciu funcioneaza avand la baza urmatoarele legi i ordonante: - Legea nr. 416/2001 privind ajutorul social, - Legea nr. 448/2006 privind handicapul, - Legea nr. 272/2004 privind protectia drepturilor copiilor, - Ordonanta 105/2003 privind alocatia complementara i de sustinere, - Ordonanata 248/2005 privind cresterea copilului. Beneficarii eligibili ai acestui serviciu sunt: - Copiii i familia - Persoane cu handicap - Personae varstince - Persoane abuzate - Persoane fara adapost - Bolnavi cronici i persoane care sufera de boli incurabile, precum i persoane aflate n situatii de nevoie sociala - Persoanele dependente de consumul de alcool, droguri sau alte substante toxice Principalele documente sunt prezente sub forma unor formulare tip sau sub forma unor documente elaborate de funcionarii acestiu serviciu i acestea sunt: Anchetele sociale care sunt de mai multe tipuri: (Copie a documentului n Anexa 18) - anchete sociale pentru incredintare minori - anchete sociale privind situatia unei familii care primeste ajutor social 32

- anchete sociale pentru persoane majore cu probleme de handicap - anchete sociale pentru persoane minore cu probleme de handicap - anchete sociale n vederea obinerii unor prestatii sociale Adresele primite de la diverse institutii ale statului prin care se solicita anchete sociale sau date despre o persoana sau familie. Situatii statistice pentru minori i majori, persoane de etnie rroma. In cadrul acestui serviciu se intocmesc dosare pentru ajutoare sociale, alocatii complementare, alocatii de sustinere, diferite ajutoare banesti, indemnizatia pentru cresterea copilului pana la 2 ani etc. Cererile pentru serviciul de asistenta sociala sunt inregistrate la registratura Primriei, de acolo sunt trimise la cele trei mape, dupa ce sunt aprobate sunt distribuie compartimentului. Comaprtimentul efectueaza ancheta sociala, completeaza dosarul. Dupa finalizarea lor este trimis la semnat de catre primar sau secretar, este inregistrat la registratura i de acolo revine persoanei care a efectuat cererea. Circuitul este prezentat n Anexa 16

Departamentul de asistenta sociala i politici familiale, Ministerul Muncii Solidaritatii Sociale i Familiei, Servicii sociale, www.mmsf.ro

.

33

34

3.8

SUBSISTEMUL

INFORMAIONAL

n

CADRUL

COMPARTIMENTULUI RESURSE UMANE, SALARIZARE

Serviciul resurse umane organizeaza i realizaeaza gestiunea resurselor umane n sensul defint de Statutul funcionarilor publici i de legislatia muncii, distinct pentru demnitari, funcionari publici i personalul contractual. Atributiile acestui serviciu sunt diverse, iar acestea sunt: - intocmeste rapoarte de specialitate, note de fundamentare la proiectele de hotarari ce se supun aprobarii Consiliului Local care au ca obiect aprobarea organigramei, numarului de personal i statului de functiuni pentru aparatul de specialitate al primarului i pentru serviciile publice de subordonare locala; - intocmeste i actualizeaza evidenta functiilor i funcionarilor publici potrivit Statuttlui funcionarilor publici; - intocmeste fundamentari ale fondului de salarii pentru bugetul local, pentru autoritatile executive i serviciile publice de subordonare locala fara personalitate juridica; urmareste utilizarea fondului de salarii; - urmareste incadrarea numarului de personal stabilit potrivit organigramelor i statelor de functii aprobate; - asigur intocmirea i actualizarea situatiilor nominale de personal; - asigur consiliere pentru intocmirea i actualizarea fiselor posturilor de catre personalul cu functii de conducere din cadrul Primriei i al serviciilor publice; Principalele documente realizate n cadrul compartimentului resurse umane i salarizare sunt: - adeverinta de salariat - raportul de evaluare (Copia documentului n Anexa 19) - fisa postului (Copia documentului n Anexa 20) - organigrama i statul de functii

13***

Regulament de Organizare i Functionare Primria Aninoasa

35

Adeverinta de salariat parcurge urmatoarele etape: Solicitantul depune o cerere la Biroul de relatii cu publicul unde este inregistrata la Registratura n registurl de intrari-iesiri, este repartizat la Mapa 3 mapa secretar, secretarul repartizeaza cererea Biroului de resurse umane care n termen de maxim 30 de zile trebuie s dea raspuns. Dup ace este rezolvata cererea, raspunsul este inregistrat, stampilat la Registatura i de acolo eliberat solicitantului. Raportul de evaluare reprezint documentul care este intocmit de sefii fiecarui compartiment. Dupa ce se realizeaza evaluarea activitii funcionarului respectiv, raportul este semnat de evaluat i de catre evaluator i depus n dosarul fiecarui angajat. Fisa postului reprezint documentul care este intocmit de seful fiecarui compartiment i este realizat n functie de caracteristicile fiecarui post. Este un document care este modificat n functie de schimbarile care au loc n privinta atributiilor, prioritatilor postului. Dupa intocmire, fisa postului este semnata de funcionar i adaugata dosarului personal. Organigrama i statul de functii este documentul care este transmis de catre secretarul comunei catre compartimentul de resurse umane i salarizare, este numerotat i pastrat n arhiva avand termen permanent.

3.9

SUBSISTEMUL

INFORMAIONAL

n

CADRUL

COMPARTIMENTULUI AUDIT INTERNObiectivul principal i permanent al Primriei Aninoasa este dezvoltarea socioeconomica durabila a colectivitatii locale. Primria actioneaza continuu pentru mbuntirea calitatii serviciului si, implicit pentru mbuntirea satisfactiei clienilor. Pentru atingerea acestor obiective a stabilit i implementat un sistem de management al calitatii n conformitate cu standardul SR EN ISO 9001:2001. Cerintele acestui serviciu sunt stabilite n Manualul Calitatii, procedurile i instructiunile de lucru. Pornind de la obiectivele generale ale Primriei, se stabilesc periodic obiective ale calitatii specifice pentru toate compartimentele Primriei, care desfasoara activiti ce influenteaza calitatea serviciilor. Aceste obiective sunt ecprimate n termini concreti i masurabili i periodic se analizeaza gradul de indeplinire a obiectivelor stabilite.

36

Auditul este un proces sistematic, independent i documentat, n scopul obtinerii de dovezi de audit i evaluarii lor cu obiectivitate, pentru a determina masura n care sunt indeplinite criteriile de audit. Auditurile interne, uneori denumite i audituri de p rima parte, sunt conduse de/sau n folosul organizaiei insasi pentru scopuri interne i formeaza baza proprie organizatii pentru o declaratie a conformitatii. 14 Reprezentantul managementului stabileste i implementeaza un program annual de audituri interne ale calitatii; programarea acestor audituri se face la sfarsitul fiecarui an calendaristic pentru anul urmator. n acest scop, reprezentatnul managementului (RM) intocmeste Graficul annual de audituri interne n care se stabilesc compartimentele care vor fi audiate i perioadele propuse pentru audit; graficul se aproba de Primar. In afara auditurilor interne programate, RM poate decide efectuarea unor audituri neprogramate, ori de cate ori este necesar. Pentru fiecare eudit, RM stabilieste o echipa de audit, echipa compusa dintr-un auditosef i eventual unul sau mai multi auditori. Inaintea fiecarui audit, auditorul sef alcatuieste un Plan de audit intern care se aproba de RM i se transmite din tim sefului compartimentului ce va fi audiat, pentru confirmarea datei sau propunerea unei date alternative. Prevederile documentelor de referinta pentru fiecare audit constituie criteriile de audit n raport cu care se va stabili conformitatea sau neconformitatea activitilor desfurate, iar aceste documente sunt: manualul calitatii, procedurile, instructiunile de lucru i celelalte documente necesare Primriei pentru a se asigur de eficacitatea planificarii, operarii i controlul proceselor sale. Auditul incepe cu o scurta sedinta de deschidere, la care p articipa membrii echipei de audit i seful compartimentului audita; auditorul sef prezinta domeniul i obiectivele auditului; se stabilesc sau se clarifica detaliile desfasurarii auditului. Dupa desfasurarea propriu-zisa a auditului n care se urmaresc punct cu punct problemele stabilite n Chestionarul de audit intern i cauta dovezi de audit, auditul se termina cu sedinta de incheiere n care sunt prezentate constatarile sefului compartimentului audita; se lamuresc eventualele neintelegei sau neclaritati i se retin neconformitatile care nu se pot rezolva imediat, se intocmeste raportul de neconformitate i actiune corectiva (RNAC).14***

Procedura pentru audit intern, Manualul Calitatii Primria Aninoasa, 14.03.2003

37

Pe baza auditului, auditorul sef intocmeste Raportul de auti intern, care cuprinde concluziile auditului (aspecte positive i negative) i eventualele oportunitati pentru imbunatatire. Raportul de audit intern se transmite RM i sefului compartimentului auditat. La primirea RNAC, seful compartimentului auditat determina cauzele neconformitatii, propune o actiune corectiva i un termen de implementare, n conformitate cu procedura PS803, Actiune Corectiva. Pentru fiecare audit, RM alcatuieste un dosar care cuprinde: - un exemplar din planul de audit - chestionarul (chestionarele) de audit intern - un exemplar din raportul de audit - RNAC inchise - Graphic anual de audituri interne - Registrul actiunilor corrective. Planul de audit intern se intocmeste de catre auditorul sef, se transmite compartimentului ce va fi audiat i RM; se pastreaza timp de 2 ani dupa care se eliminal se utilizeaza formularul F802. RM are datoria de a aproba planul de audit. Chestionarul de audit intern se intocmeste de auditorul sef, dupa efectuarea auditului se transmite RM; se pastreaza timp de 2 ani dupa care se elimina; se utilizeaza formularul F803. n timpul auditului auditorii urmaresc punctele stabilite n Chestionarul de audit intern Raportul de audit intern se intocmeste de catre auditorul sef, se transmite sefului compartimentului auditat i RM; se pastreaza timp de 2 ani dupa care se elimina; se utilizeaza formularul F804. RMAC se intocmeste de auditor i se transmite sefului compartimentului unde s-a constatat neconformitatea; dupa inchidere se transmite RM; se pastreaza timp de 2 ani dupa care se elimina; se utilizeaza formularul F805. Graficul anual de audituri interne se intocmeste i se pastreaza de catre RM; se pastreaza timp de 2 ani dupa care se elimina; se utilizeaza formularul F801. Graficul anual de audituri interne este aprobat de Primar. Registrul actiunilor corective se trateaza n conformitate cu procedura PS803, Actiune corectiva. Aceasta procedura este aplicata de sefii compartimentelor auditate i implica i aplicarea actiunilor corective necesare. 38

3.10

SUBSISTEMUL

INFORMAIONAL ADMINISTRAIE

n

CADRUL PUBLICA

COMPARTIMENTULUI LOCALA

Acest compartiment este alcatuit din: - Biroul urbanism amenajarea teritoriului - Biroul de registru agricol - Biroul urbanism-amenajarea teritoriului este organizat n patru activiti: urbanism control, dirijare, verificare investitii i achizitii publice, protectia mediului, gestionarea domeniului public al localitatii Activitatea de urbanism urmareste amplasarea cladirilor conform legilor n vigoare sau codului civil; executia lucrarilor conform autorizatiei planului, se fac controale periodice, se urmareste aplicarea Legii nr. 10/1995 privind disciplina n constructii. Documentele specifice acestei activiti sunt: - Certificate de urbanism (pentru construire, demolare, alipire de terenuri, dezmembrare de terenuri n vederea perfectarii actelor materiale) - Autorizatia n functie de caracterul proiectului (model n anexa) - Registru cu regim special - Angajamente de plata - Statistici i situatii Pentru a obtine certificatul de urbanism ceteanul trebuie s depuna o cerere insotita de actul de proprietate la registratura, aceasta cerere este vizata de viceprimar, este repartizata dupa aceea compartimentului urbanism care elibereaza certificatul de urbanism care conine informaii pentru construire, demolare, alipire de terenuri, dezmembrare de terenuri, n vederea perfectarii actelor notariale. Copie a documentelor n Anexa 21, Anexa 22, Anexa 23. Pentru a obtine autorizatia de constructie sau demolare, n functie de natura proiectului, la registratura se depune o cerere insotita de proiectul pentru lucrarea solicitata, aceste documente sunt analizte la compartimentul urbanism i se calculeaza taxa corespunzatoare. 39

Proiectul este insotit de avize i de componenta tehnica conform Legii 50/1991 cu modificarile i completarile de regoare. Copii n Anexa 24, Anexa 25, Anexa 26, Anexa 27. Registrele cu regim special sunt documente n care sunt inregistrate i pastrate certificate de urbanism, autorizatii, procese-verbale de control, de contraventii, angajamente de plata. Activitatea de investitii i achizitii publice urmareste aplicarea procedurii de achizitie publica, toate serviciile de lucrari, organizeaza licitatii publice. La nceputul fiecarui an CL intocmeste un program de investitii care este inregistrat la registratura, acesta este intocmit pe baza listei de investitii, care este parte integranta din bugetul Primriei Aninoasa. In cadrul acestui compartiment circula urmatoarele documente: - Contracte (de lucrari, birotica, executie, achizitii) - Formulare - Procese-verbale - Jurnal al evenimentelor - Carte tehnica - Statistici i situatii Toate aceste documente sunt inregistrate la Registratura Primriei. Contractele sunt documente care sunt incheiate n trei exemplare: - primul exemplar revine constructorului - al doilea revine compartimentului contabilitate unde este inregistrat intr-un registru de control financiar preventive - al treilea revine biroului urbanism unde se urmareste derularea executiei. Diagrama ASME n Anexa 28. Cartea tehnica este un document n care sunt stocate procesele-verbale n care sunt consemnate evenimentele fiecarei etape ale procesului de executie a contractului (proceseleverbale de faza determinanta, procese-verbale de final al lucrarii, procese-verbale de receptie finala) i jurnalul evenimentelor. Jurnalul evenimentelor este documentul n care un reprezentant al biroului consemneaza informaii despre comportarea executiei n timp a lucrarii, informaii consemnate pe o perioada intre 1 i 5 ani. Activitatea de protectie a mediului se desfasoara impreuna cu Agentia de p rotectie a mediului, care este forul coordinator.

40

In cadrul acestei activiti se fac raportari, se emit situatii, statistici catre Agentia de protectie a medicului. Gestionarea domeniului public i privat al localitatii In cadrul acestei activiti circula urmatoarele documente: - Inventar al domeniului public i privat - Adeverinte (stradale, de numar al casei etc) Inventarul domeniului public i privat este un document al Primriei, vizat de Primar i aprobat prin Hotarare de CL, publicat n MO. In acest document sunt consemnate toate informaiile legate de cldirile publice i private, domeniile din localitate. In cazul n care apar schimbari acestea sunt aprobate de CL i publicate n MO. Biroul Registru Agricol funcioneaza conform Legii nr. 215/2001 modificata i adaugata, Legii administraiei publice locale, Legii funcionarului public, Legea 52/2003. In cadrul acestui birou circula urmatoarele documente: - Register agricole - Certificate de producator agricol pentru legume, zarzavaturi i cereale - Bilet de proprietate - Adeverinte (pentru angajari, pentru obtinerea cartilor de identitate, pentru subventii de la stat etc) - Registru intern La nivelul comunei Aninoasa funcioneaza 4 de registre agricole care sunt grupate in: - Registrul pentru proprietari cu gospodaria n localitate i care locuiesc n localitate - Registrul pentru proprietari care au bunuri pe raza comunei i care locuiesc n alte localitati (strainasi) - Societati i asociatii cu sediul n localitate - Societati i asociatii care desfasoara activiti n localitate, dar au sediul n alte localitati. Registrul agricol este un document completat de referentul agricol, iar evidenta este deschisa la nceputul fiecarui an calendaristi. Consemnarea evidentei n registrul agricol se numeste rol agricol, iar dupa completarea acestora se arhiveaza i au perioada de pastrare permanent. In registrul agricol sunt consemnate informaii pe o perioada de 5 ani calendaristici. Fiecare gospodarie este inregistrata n registru i informaiile despre aceasta sunt prezentate n 10 capitole. 41

Capitolul 1 conine informaii despre componenta gospodariei, Capitolul 2 conine informaii despre terenurile n proprietate i despre modul lor de folosire, Capitolul 3 informaii despre modul de utilizare a suprafetelor agricole situate pe raza localitatii, Capitolul 4 informaii despre suprafata arabila cultivate pe raza localitatii, Capitolul 5 informaii despre pomi fructiferi (in livezi i razlet) pe raza localitatii pe tipuri de pomi, Capitolul 6 despre suprafete amenajate pentru irigat, Capitolul 7 despre animale domestice, situatia la nceputul anului, Capitolul 8 despre evolutia efectivelor de animale n cursul anului, Capitolul 9 despre utilaje, instalatii agricole i mijloace de transport existente la nceputul anului i n Capitolul 10 informaii despre constructii pe raza localitatii. Informaiile din acest registru sunt colectate de la cetenii care depun n scris informaiidespre gospodariile lor. Certificatul de producator agricol este un document prin care este recunoscut faptul ca ceteanul care depune cererea este cel care produce legumele, zarzavaturile i cerealele. Pentru a obtine acest certificate ceteanul depune o cerere la registratura, aici este inregistrata i depusa la secretar, care, la randul sau o repartizeaza sefului biroului, acesta o repartizeaza unui referent i este inregistrata n registrul intern. Dupa rezolvarea cererii (maxim 30 zile) este eliberat certificatul care este semnat de referent, dupa aceea este semnat de secretar i primar, inregistrat la registratura dupa care este ridicat de cetean. Pentru eliberarea certificatului de producator se incheie un process-verbal de constatare la fata locului n care este trecuta suprafata cultivate i cantitatea obtinuta, proces-verbal incheiat de referentul biroului de registru agricol. Adeverintele sunt eliberate n dublu exemplar: un exemplar este anexat cererii i este arhivata intr-un dosar, iar cealalltaeste predate ceteanului. Pentru a obtine o adeverinta ceteanul depune o cerere la Registratura, acolo este inregistrata, merge la mape unde este vizata de viceprimar. Dup ace este vizata este repartizata compartimentului Registru agricol unde este realizata, inregistrata n condica interioara. Pentru a fi legala, adeverinta este semanta de primar, dupa aceea este inregistrata la Registratura i predate celui care a depus cererea.

42

CAPITOLUL 4 ANALIZ CRITIC A SISTEMULUI INFORMAIONAL

Obiectivele acestei etape constau n cunoasterea detaliata a sistemului informaional existent i identificarea aspectelor critice, n acest sens se analizeaza datele, informaiile vehiculate n sistem, se analizeaza suporii informaionali utilizati, circuitele i fluxurile informaionale, se analizeaza procedurile i mijloacele folosite n culegerea, prelucrarea, transmiterea i stocarea informaiilor sub aspectul eficacitatii lor. Serviciul public romanesc se confrunta cu un grad ridicat al birocraiei, fiecare cerere a cetenilor, dar i a funcionarilor din institutie trebuie s parcurga un circuit destul de lung pentru a putea fi solutionata. Legislatia n vigoare nu a eliminate inca neclaritatile i determina inca interpretari care nu ajuta itotdeauna contribuabilul.

4.1

ANALIZ

CRITIC

A

COMPONENTELOR

i

COMPARTIMENTELOR SISTEMULUI INFORMAIONALFuncionarea ct mai eficienta a Primriei Aninoasa nu depinde numai de sistemul informaional present n instituite, ci i de sistemul organizational sic el decisional, de calitatea relatiilor dintre ele. Informaiile care circula n interiorul institutiei, precum i cele care circula intre primarie i exterior sunt complexe i au rolul de a rezliza obiectivele institutiei. De obicei aceste informaii sunt scrise, dar i audio (sedintele de CL sunt inregistrate cu ajutorul unui reportofon dupa care sunt redate scriptic de secretarul Primriei). Sensul n care circula informaiilor este ascendant (referent sef compartiment secretar primar), descendent (primar secretar sef compartiment referent) i orizontal (referent resurse umane referent contabilitate).

43

Informaiile care circula n institutie sunt statistice, fiecare compartiment trebuie s realizeze situatii statistice care trebuie s fie centralizate fie n alte institutii ale statului, dar i de CJ. Unele din cele mai importante sunt cele de evidenta contabila, ele reflectand aspectele economice ale Primriei i eficienta realizarii obiectivelor. Informaiile dupa locul de provenienta sunt atat exogene (provin de exemplu de la CJ, de la PRefectura etc), ct i endogene generate de compartimentele Primriei, iar dupa locul n care circula sunt atat interne ct i externe. Interne intre compartimente i funcionari, iar externe intre institutie i ceteni, alte institutii.

Un punct forte al Primriei este faptul ca n cadrul ei circula informaii diverse, acest lucru influentand n mod pozitiv activitatea Primriei. Tipurile de flux informaional existente n institutie dupa directia de vehiculare i caracteristicile organizatorice ale extremitatilor sunt: - Verticale intre primar i secretar i sefii de compartimente, intre sefii de compartimente i referenti, iar intre aceste nivele ierarhice circula documente atat n sens descendent ct i n sens ascendant; - Orizontale intre compartimentele Primriei; - Oblice intre compartimentele situate la nivele ierarhice diferite (de exemplu compartiemntul taxe i impozite i compartiemntul administraie publica locala) Conform frecventei producerii fluxurilor informaionale sunt: - Periodice (lunar sunt intocmite rapoarte de fiecare compartiment care sunt prezentate CL); - Ocazionale (rapoarte incheiate de sefii compartiemntelor cu ocazia sedintelor extraordinare a CL). Fluxul informaional care caracterizeaza sistemul informaional este de tip liniar, urmareste traseul relatiilor de tip ierarhic i de cooperare. Circuitul informaional din primarie parcurge un traseu liniar i de obicei este lung, trebuind s respecte anumite etape pentru ca documentele s fie realizate. Circuitele informaionale, datorita lungimii prea mari necesita imbunatatiri, precum cele rpezentate n Anexa 29 i Anexa 30.

44

Procedura informaionala se concretizeaza n operatiile asupra datelor i informaiilor vehiculate pe anumite trasee i inregistrate n documentele tipizate sau nu. In circuitul informaional dintre compartimentul buget-contabilitate sic el de impozite sit axe, circula lista de solduri. Procedurile aplicate asupra listei de solduri sunt: inregistrarea soldului (nume, suma, data), insumarea soldurilor din punct de vedere cantitativ. Mijloacele informaionale folosite sunt manuale (clasice), automatizate (calculatoare, imprimante, aparat de fotocopiere etc). In cadrul compartimentelor s-a remarcat ca disfuncionalitate a sistemului scurtcircuitarea, aceasta fiind o deficienta intalnita frecvent din dorina funcionarilor de a scurta parcursul documentelor i timpul de rezolvare a cererilor. Astfel, un funcionar al compartimentului impozite sit axe a cerut n mod direct informaii unui coleg de la registurl agricol fara a mai inregistra o cerere la registratura, care la randul ei trebuia s parcurga traseul obisnuit. Cauzele i efectele acestei deficient sunt preznetate n tabelul urmator: Tabelul 4.1 Deficientele i din Primria Aninoasa Deficiente constatate Nr. Crt. continutul circulatia documentelor 1 prezentate Scurtcircuitarea compartimentul impozite sit axe activitatea inregistrare contribuabililor impozite registratura Circuitul lung neinregistrarea tuturor ce a pentru obtine trebuie cererilor dezinformare n ceea a ce privete activitatea o compartiemntelor de parcurs n i Domeniile/activitaile afectate Cauze generatoare efecte

platitori de taxe i informatie

45

Primria Aninoasa repecta legislatia n ceea ce privete numarul de consilieri n CL, a format comisii n functie de necesitatile cetenilor i a compartimentat activitile Primriei astfel incat acestea s fie ct mai structurate sis a raspunda necesitatilor acesteia i ale cetenilor. Sistemul informatic desi existent n primarie necesita imbunatatiri datorita carentelor pe care le are. n primul rand, n cadrul Primriei Aninoasa nu exista o baza de date comuna, de aceea este destul de greu compartimentelor s interactioneze, iar pentru a fi informati trebuie s respecte intreg circuitul informaional (inregistrare la registratura, semnatura primarului sau secretarului, inregistrarea n registrul intern, distribuirea de la secretar la compartiemntul corespunzator). Puncte tari: Primria Aninoasa dispune de o pagina web funcionala, ducand la o foarte buna informare despre comuna Aninoasa, despre activitile institutiei, noutatile care apar, proiecte n desfasurare, programul relatii cu publicul etc.

Intrunirile CL comporta ca i celelalte compartiemnte ale institutiei o serie de etape pentru a se realiza. i n cadrul CL se intocmesc documente care nu simplifica activitatea consiliului i care nu usureaza n mod vizibil activitatea acestuia. Circuitul informaiilor este destul de lung, hotararile i sintezele sedintelor trebuie s fie communicate Prefecturii pentur a li se stabili legalitatea. Consider ca nu este necesara aceasta etapa, deoarece semnatura presedintelui de consiliu, a primarului i a secretarului ar trebui s ateste legalitatea intrunirilor i a deciziilor adoptate. Puncte tari: Primria Aninoasa este implicata intr-un parteneriat cu institutii din spania (ANINOASA i SALORINO) acest lucru fiind un punct tare deoarece un parteneriat adduce prestigiu localitatii dar i modalitati de imbunatatire a activitilor instituiei. Funcionarii Primriei participa frecvent la cursuri de perfectionare, un rol important l are i primarul, care se informeaza permanent de buna pregatire profesionala a acestora. Funcionarii asigur de asemenea un grad de transparenta ridicat, ceea ce demonstreaza respectarea legislatiei n vigoare. 46

Primria dispune de un avizier unde sunt afisate diferite materiale informative pentru cetean, dar acesta nu este reactualizat frecvent. Nu toate birourile funcioneaza n sistemul de ghieu unic, acest lucru neinlesnind comunicarea cu cetenii. In cadrul biroului administraie publica- relatii cu clientii am remarcat numarul sczut al documentelor, lucur care simplifica activitatea referentilor, dar volumul ridicat al informaiilor care circula prin acest birou nu realizeaza reducerea volumului de munca al acestora. Compartimentul buget-contabilitate are o responsabilitate foarte mare n cadrul institutiei, de aceea aici este intalnit numarul cel mai mare al funcionarilor. Documentele care circula n cadrul compartiemntului sunt complexe i numeroase, dar nu s-au inregistrat intarzieri n realizarea la timp a acestora. Compartimentul impozite sit axe se confrunta n primul rand cu legislatia care impune incasarea anticipate a impozitelor i majorari n cazul n care nu sunt platite la data impusa de lege. Mare problema o reprezint majorarile de intarziere n cazul n care nu sunt achitate anticipat impozitele, ceea ce determina nemultumiri ale ceteanului i care incalca de asemenea drepturile acestuia. Una din problemele care a fost solutionata incepand cu anul 2008 este ordinul de stingere a obligatiei fiscale. Din acest an se stinge debitul cel mai vechi plus majorarile aferente. Pana n acest an, se realize stingerea debitului cel mai nou cu majorarile aferente apoi se stingeau n ordine descrescatoare debitele cele mai vechi plus majorari. Acest compartiment ofer posibilitatea contribuabililor de a relationa direct cu referentul, de a obtine direct informaii, dar sunt situatii n care nu este respectata legislatia n vigoare, i se emit documente fara a respecta circuitul impus, Compartimentului de evidenta a persoanei i s-a marit volumul de munca prin schimbarea legislatiei i integrarea serviciului asistenta sociala. Serviciul de asistenta sociala se confrunta cu legislatia care a realizat acest serviciu, atat n cadrul administraiei publice locale ct i n cadrul unei institutii de sine statatoare. O alta problema o reprezint documentatia, se remarca un numar ridicat al formelor de ancheta sociala i sunt documente care nu sunt tipizate, fiecare referent realizandu-l n functie de modul n care dorete. Aceasta optiune da intr-adevar libertate referentului, dar exista i posibilitatea neindeplinirii sarcinilor. Compartimentul resurse umane salarizare are sarcini numeroase i trebuie s elaboreze documentele n functie de necesitatile Primriei. 47

In ceea ce privete organigrama, aceasta nu este foarte explicita, s-a realizat o relationare gresita a anumitor compartimente. Regulamentul de ordine interioara prezinta toate atributiile tuturor compartimentelor i funcionarilor. In cadrul biroului Registru agricol circula documente complexe care necesita pentru realizarea lor un volum ridicat de munca, de exemplu, registrul agricol conine rubrici care solicita informaii foarte detaliate despre proprietatile aflate pe teritoriul comunei sau despre obiectele aflate pe suprafata lor. Biroul Urbanizare se confrunta cu un numar ridicat al documentelor, pentru a obtine un certificate ceteanul trebuie s prezinte diferite acte care prelungesc perioada de emitere a acestora. Compartiemtnul Audit intern i desfasoara activitatea conform normelor n vigoare, documentele nu sunt n numar foarte mare avand n vedere numarul activitilor ce trebuie auditate. Dezavantajul este acela ca de acest compartiemnt este responsabila o singura persoana.

4.2

ANALIZ

CRITIC

CONFORM

PRINCIPIILOR

SISTEMULUI INFORMAIONAL

Pentru ca Primria Aninoasa s administreze efficient fondurile, s realizeze obiectivele propuse trebuie s respecte principiile de concepere i funcionare a sistemului informaional. Primria Aninoasa respecta principiul corelarii i cu obiectivele organizaiei deoarece componentele sistemului informaional sunt structurate i utilizate n asa fel incat s realizeze scopul institutiei, s serveasca ceteanul sis a raspunda nevoilor orasului. In general documentele utilizate de fiecare compartiment sunt adecvate i inlesnesc realizarea obiectivelor propuse, astfel n compartiemntul resurse umane se realizeaza fisa postului fiecarui referent n care se regasesc atributiile i obligatiile lor, n acest mod se asigur participarea acestor la realizarea sarcinilor, iar modul n care s-au realizat sarcinila este regasit n fisa de evaluare. Aceasta este o modalitate de a realize obiectivele organizaiei. Primria Aninoasa dispune de o organigrama n care este prezentat aparatul propriu al institutiei, numele i legatura dintre compartimente, numarul funcionarilor care i desfasoara activitatea n fiecare compartiment. Structura organizatorica se afla n relatie de interdependenta cu sistemul informaional, astfel fara o structura organizatorica bine realizata, rationala, compartimentata sistemul

48

informaional intampina probleme i apar deficiente care conduc la culegerea, prelucrarea i transmiterea eronata a informaiilor. Faptul ca Primria Aninoasa a compartimentat activitatea n functie de necesitatile ei, respectand totodata legislatia n vigoare dovedeste faptul ca ea respecta principiul corelarii stranse a sistemului informaional cu structura organizaiei. Sistemul informaional pe langa relatia de interdependenta cu structura organizatorica se afla n relatie de interdependenta i cu sistemul decisional, acesta fiind factorul de decizie care stabileste obiectivele institutiei i n acest mod este trasat i rolul fiecarui funcionar, fiecarui compartiment. Primria Aninoasa dispune de o structura decizionala eficienta, deschisa cu experienta, profesionista care dovedeste transparenta i competenta. Armonizarea sistemului informaional cu cel decizional asigur un continut al informaiilor i un flux informaional care reflecta necesitatile institutiei. Aceasta relatie dovedeste repsectarea principiului corelarii sistemului informaional cu sistemul decisional. Sistemul informaional al Primriei Aninoasa are scopul de a realize o baza informaionala necesara pentru derularea eficienta a proiectelor pe care aceasta vrea s le realizeze. Obiectivele acestui sistem reflecta obiectivele institutiei, de exemplu colectarea impozitelor i taxelor de catre compartimentul impozite i taxe faciliteaza asigurrea fondurilor pentru realizarea unor lucrari n localitate, furnizeaza fonduri pentru intretinerea bunurilor publice etc. Acest lucru faciliteaza respectarea principiului subordonarii conceperii i funcionarii sistemului informaional cerintelor managementului firmei. Din punct de vedere al principiului unitatii metodologice a tratarii inforamtiilor, compartimentele Primriei Aninoasa asigur integrarea informaiilor pe verticala, acest lucru fiind demonstrate de circuuitul i fluxul informaional, inforamtiile culese respecta normele legale i sunt stocate documente care atesta acest lucru. Exista norme riguroase de incheiere a documentelor, iar activitatea funcionarilor este inlsenita de existenta calculatoarelor i a unui informatician. Un punct slab din acest punct de vedere este existenta unui singur informatician care asigur functioanrea normala a calculatoarelor, sistemul informatic al Primriei. Principiul concentrarii asupra abaterilor esentiale este respectat partial deoarece nu sunt transmise ori de cate ori este necesar pe verticala sistemului organizational abaterile, deficientele care apar din diferite cauza. Din acest motiv se impune mbuntirea comunicarii

49

intre compartimente i superiosri pentur a se inlesni astfel obtinerea de economie de timp, de supori materiali, de fluidizare intre compartimente. n cadrul instituiei este respectat de asemenea i principiul asigurrii unui timp corespunzator de r