Relatia Dintre Logistica si Functia Financiar-Contabila

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICEFACULTATEA DE MARKETING

Relatia dintre logistica si functiunea financiar-contabilaBucuresti 2007

CUPRINS

I Continutul si importanta functiunii financiar-contabile

1. Continutul si specificul functiunii financiar-contabile..........................................p.2

1.1 Evidenta contabila a intreprinderii...........................................................p.32. Gestiunea fiscala a intreprinderii............................................................................p.10

3. Utilizare sistemelor electronice de evidenta contabila...........................................p.16

4. Contabilitatea manageriala......................................................................................p.20

4.1Elementele contabilitatii manageriale....p.215. Conceptul de context financiar....................................................................p.24

5.1 Structura sistemului logistic...........................................................p.265.2 Procedura ciclului de achizitii........................................................p.295.3.Proceduri de vanzari si control intern...........................................p.31

5.4 Organizarea si exercitarea controlului financiar preventiv........p.325.5 Controlul operaiilor active: cash, stocurip.345.6 Organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului...............p.36II Interfata dintre logistica si functiunea financiar-contabila a intreprinderii..................p.43III Studii de caz.p.45I Continutul si importanta functiunii financiar-contabile pentru activitatea organizatiei

1. Continutul si specificul functiunii financiar-contabile

Functiunea financiar-contabila cuprinde ansamblul activitatilor prin care se realizeaza obiectivele privind obtinerea si folosirea mijloacelor financiare necesare desfasurarii normale a productiei, inregistrarea si evidenta in expresie valorica a activitatii economice din cadrul intreprinderii; urmareste utilizarea eficienta a resurselor, desfasurarea ritmica a activitatii, semnaleaza fenomenele care influenteaza nivelul profitului si reducerea costurilor etc.

Gestiunea financiar-contabila are implicatii in activitatea generala de gestiune, in asigurarea fondurilor necesare pentru salarii, materii prime si materiale, utilaje etc. Ea descrie circuitul patrimonial al intreprinderii luat in totalitate si structuralitate. Obiectivul sau principal il constituie furnizarea de informatii sintetice privind pozitia financiara, performantele si modificarile pozitiei financiare. Informatia contabila, pe langa o utilizare interna de catre management, este destinata utilizatorilor externi definiti de:investitorii de capital, bancherii, angajatii, furnizorii, clientii, guvernul si organele sale, precum si publicul.

Un rol important revine activitatilor ce tin de exercitarea functiunii financiar-contabile cu privire la contractarea creditelor in momentele potrivite pentru desfasurarea normala a productiei, folosirea judicioasa a disponibilitatilor banesti, incasarea creantelor, dimensionarea corecta a rezervelor etc.

Activitatile acestei functiuni se grupeaza in doua categorii:

a) activitatea financiara, care se refera la obtinerea si folosirea rationala a mijloacelor financiare ale intreprinderii, la utilizarea facilitatilor de ordin financiar, achitarea obligatiilor financiare, contractarea de credite si rambursarea lor etc.

b) acivitatea contabila, care asigura inregistrarea si evidenta veniturilor si cheltuielilor, a materialelor si a productiei, calculul costurilor si determinarea rezultatelor financiare finale, evidentierea modificarilor patrimoniale in volum si structura.

Functiunea financiar-contabila, prin complexitatea operatiunilor pe care le ocazioneaza, prin multiplele corelatii pe care le are cu toate celelalte functiuni ale intreprinderii, se concretizeaza ca o latura bine definita a gestiunii financiare a intreprinderii.

Importanta gestiunii financiare nu se margineste numai la sfera de activitate interna a intreprinderii. Procurarea si mai ales utilizarea fondurilor se realizeaza prin nesfrsitul lant al operatiunilor banesti. In acest sens, marea majoritate a fluxurilor banesti din economie este tranzitata de gestiunea financiara a intreprinderii.

In strnsa legatura cu celelalte functiuni ale intreprinderii, functiunea financiar-contabila are rolul de a asigura apararea, cresterea si consolidarea patrimoniului intreprinderii. In aceasta sfera se includ toate deciziile legate de realizarea investitiilor si finantarea acestora, evidenta productiei si a cheltuielilor, precum si repartizarea si utilizarea profitului realizat.

Activitatile principale care fac parte din sfera acestei functiuni sunt:

Analiza financiara a intreprinderii in vederea diagnosticarii situatiei financiare. Pentru aceasta se utilizeaza informatiile de sinteza cuprinse in bilantul contabil si contul de rezultate;Previziunea financiara care, pe baza unor ipoteze referitoare la situatia economica generala, conduce la elaborarea unor planuri financiare pe termen mediu si lung, a bugetelor de venituri si cheltuieli specifice fiecarei activitati a intreprinderii;

Fundamentarea deciziilor de investitii si de finantare a acestora astfel inct disponibilitatile banesti ale intreprinderii sa-si gaseasca cea mai rentabila utilizare in viitor;

Asigurarea legaturii intreprinderii cu piata financiara si cu diferitele organisme ale acesteia, in vederea mobilizarii eventualelor capitaluri disponibile ale altor agenti economici pentru dezvoltarea si cresterea economica a intreprinderii;

Gestionarea riguroasa a acivelor financiare ale intreprinderii, negocierea eventualelor credite, asigurarea unei capicitati de plata corespunzatoare desfasurarii ritmice a activitatilor de productie si comerciale;

Realizarea politicii rezultatelor intreprinderii, repartizarea si utilizarea profitului net conform hotarrilor adunarii generale a actionarilor etc.

1.1 Evidenta contabila a intreprinderii

Structuri bilantiereUnul din instrumentele financiare folosite in analiza financiar-contabila este bilantul contabil. Bilantul este un document contabil de sinteza care prezinta situatia existenta la un anumit moment ca rezultat al activitatii desfasurate in perioada precedenta si cuprinde inventarul resurselor de care dispune intreprinderea, inscrise in pasiv, si al utilizarii acestora, inscrise in activ. Daca se inregistreaza un excedent al activului fata de pasiv, rezulta ca perioada respectiva s-a incheiat cu un profit a carui valoare se inscrie in pasivul bilantului; pentru situatia inversa se constata o pierdere consemnata in partea de activ. Bilantul trebuie sa fie intotdeauna echilibrat, aceasta echilibrare realizandu-se pe seama profitului sau a pierderilor.

Structuri de activ

Continutul activului(unitatii patrimoniale)este stabilit in baza a doua criterii: modul de valorificare si gradul de lichiditate ale bunurilor economice.

Modul de valorificare a bunurilor economice se refera la modul in care ele participa la procesul de productie, in care se consuma si isi transmit valoarea asupra produselor obtinute, inclusiv la felul in care se asigura reproductia lor. Astfel, bunurile economice utilizate intr-o unitate patrimoniala pot fi de doua categorii: unele care au o durata mare de functionare si care se consuma si se valorifica in mod treptat pe parcursul mai multor cicluri de exploatare si altele care se consuma dintr-o data si care trebuie reinnoite cu exemplare noi in fiecare ciclu de exploatare.

Prin lichiditate se are in vedere capacitatea fiecarui mijloc economic de a parcurge calea normala a ciclului de exploatare pana la transformarea lui in bani. Timpul necesar sau gradul de lichiditate este termenul in care un bun economic sau un drept poat fi transformat in bani lichizi in cursul circuitului lor.

Din punctul de vedere al criteriilor mentionatevalorificarea si lichiditatea, se pot delimita urmatoarele structuri de activ: active fize si active circulante.

Activele fixe, numite si imobilizari sau active imobilizate, cuprind acele categorii de bunuri care au o existenta durabila in intreprindere si care nu se consuma la prima utilizare. In cadrul acestora se cuprind urmatoarele mase patrimoniale: imobilizari corporale, imobilizari necorporale si imobilizari financiare.

I. Imobilizarile corporale cuprind acele bunuri materiale(corporale, tangibile) care participa la procesul muncii cu intreaga lor valoare de utilitate dar care se consuma si transmit in mod treptat valoarea asupra costurilor noilor produse. Ele participa la mai multe cicluri de exploatare indeplinindu-si functia continuu si repetat fara a se integra in continutul material al noilor bunuri obtinute. Ceea ce se transmite este numai valoarea lor. In aceste conditii valorificarea, implicit reproductia imobilizarilor corporale se realizeaza pec alea amortizarii adica prin includerea in cheltuieli a unor cote-parti din valoarea lor.

Ca valori de utilitate(intrebuintare) imobilizarile corporale se impart in doua mari grupe: terenuri si mijloace fixe.

1. Terenurile sunt o catergorie aparte de de imobilizari corporale si cuprind: terenurile agricole si silvice, terenurile pentru constructii, amenajarile de terenuri si alte categorii.

2. Mijloacele fixe

Conform legislatiei romanesti sunt considerate mijloace fixe obiectul singular sau complexul de obiecte ce se utilizeaza ca atare si indeplineste cumulativ urmatoarele conditii: are o valoare mai mare decat limita prevazuta de lege si o durata normata de utilizare mai mare de un an.

Din grupa mijlacelor fixe fac parte urmatoarele categorii mai importante: cladiri, construcii speciale, masini, utilaje, instalatii aparate de masura, control si reglare, mijloace de transport, animale, plantatii, unelte, accesorii de productie si inventar gospodaresc.Acele bunuri materiale create de intreprindere care nu sutn terminate, constituie o categorie distincta: imobilizari in curs sau investitii in curs.

II. Imobilizarile necorporale sau intangibile, sunt imobilizari care nu se concretizeaza in bunuri, ci intr-un document juridic sau comercial care atesta drepturi ale intreprinderii. In mod concret in imobilizarile necorporale se cuprind: cheltuielile de constituire ale societatii cheltuielile de cercetare aplicata si dezvoltare, concesiunile, brevetele, licentele, marcile de fabrica, alte drepturi si valori similare, programme informatice si fondul comercial.

1. Cheletuielile de cercetare aplicata si dezvoltare cuprind resursele economice alcate pentru tehnologiile noi, produsele noi si investitiile, eficiente in raport cu activitatea viitoare a unitatii patrimoniale.

2. Cheluielile de constituire cuprind acele valori economice de investitie reprezentate de cheltuieli cu infiintarea, dezvoltarea si fuziunea unitatilor patrimoniale: taxe si alte cheltuieli de inregistrare si inmatriculare, cheltuieli privind emiterea si vanzarea de actiuni, cheltuieli de prospectare a pietei si de publicitate.

3. Concesiunea este o conventie prin care o persoana fizica sau juridica dobandeste dreptul de a exploata anumite bunuri sau servicii ale statului.

4. Marca de fabrica reprezinta sume investite de intreprindere pentru a face ca produsele ei sa se deosebeasca de produsele similare ale altora

5. Brevetul este actul prin care se recunoaste unei persoane dreptul de a exploata exclusiv un anumit produs(al carui autor este).

6. Licenta este dreptul castigat de o alta persoana de a exploata un brevet de inventie prin cumpararea acestuia.

7. Fondul comercial este denumirea data dreptului suplimentar, peste valoarea bunurlor inchiriate, potrivit proprietarului pentru existenta unir conditii deosebite, care pot aduce un avantaj material inchirietorului. De asemenea reprezinta cheltuielile efectuate pentru mentinerea sau dezvoltarea potentialului de activitate al intreprinderii; ex: vadul comercial, clientela, segmentul de piata concurenta si alte legaturi comerciale, emblema.

Valoarea fondului comercial se amortizeaza pe durata in care se manifesta ca generator de valoare adaugata.

Amortizarea imobilizarilor necorporale se realizeaza prin incorporarea anuala in cheltuieli a unei parti din valoarea acestora.

8. Imobilizarile financiare denumite si investitii financiare pe termen lung, cuprind valorile patrimoniale sub forma de participatie la capitalul permanent al altor

societati, precum si titlurile de credit pe termen lung.

9. Titlurile de participare sunt hartii de valoare sub forma de actiuni, parti sociale si alte valori investite de titularul de patrimoniu in capitalul altor societati. Detinerea acestor titluri de valoare permite exercitarea unei anumite influente notabile sau a unui control in managementul societatilor emitatoare de titluri.

Titlurile de valoare, altele decat titlurile de participare detinute de intreprindere cu intentia de a le coserva pe termen lung sau pe care nu le poate revinde pe termen scurt, reprezinta o structura denumita titluri datorate ca imobilizari. Titlurile de valoare dobandite cu scopul realizarii la o scadenta (pe termen lung sau scurt) a unui beneficiu(fara a se interveni in gestiunea unitatii patrimoniale eminetente)reprezinta o structura denumita titluri sub forma de interese de participare.

Titlurile de valoare(actiuni) proprii cu scopul detinerii pe o perioada mai mare de un an, stabilita cu ocazia achizitiei sau reclasarii, reprezinta o structura denumita actiuni proprii imobilizate.

Creantele legate de interesele de participare reprezinta drepturi ale intreprinderii nascute din relatiile de acordare a imprumuturilor intrprinderilor la care detin titluri de participare.

Titlurile de credit pe termen lung sunt credite pe termen lung sub forma de obligatiunilor cu venit fix plasate de titularul de patrimoniu in capitalul ator societati comerciale. Aceste credite sunt rambursate la termen fix, iar amortizarea acestora se realizeaza sub forma dobanzilor.

Activele circulante sunt acele bunuri care se caracterizeaza prin faptul ca participa la procesul de productie cu intreaga lor valoare de utilitate si care se consuma si isi transmit dintr-o data valoarea de utilitate si valoarea asupra noului produs. Sunt denumite si active curente.

In functie de forma concreta pe care o imbraca si de functia pe care o indeplinesc in cadrul ciclurilor de exploatare, activele se impart in: mijloace circulante materiale, mijloace circulante in decontare si mijloace circulante banesti.

I. Mijloacele circulante materiale(stocuri si productie in curs de executie) reprezinta acele valori economice care imbraca forma sau indeplinesc functia de materii prime si materiale, productie in curs de executie, produse finite, marfuri si ambalaje. Ele intervin in ciclul de exploatare al intreprinderii pentru a fi consumate in primele faze de fabricatie ca materii prime si materiale, sau pentru a fi vandute in situatia in care au staea de marfuri, produse finite sau produse in curs de executie.

In sfera mijloacelor circulante se mai includ si obiectele de inventar, echipamentul de protectie, echipamentul de lucru, imbracamintea speciala, accesorii de pat, sculele, instrumentele, mecanismele si verificatoarele su destinatie speciala.

II. Creante sau valori in curs de decontare (mijloace circulante in

decontare) reprezinta valori economice avansate temporar de titularul de patrimoniu altor persoane fizice sau juridice si pentru care urmeaza sa primeasca un echivalent valoric.

Efectele comerciale de primit sunt titluri de valoare sun forma de trata, bilet la

ordin, cec si warant, negociabile, care fac dovada unei creante intr-o suma determinata si platibila imediat sau intr-un interval scurt. De exemplu, daca intreprinderea a cumparat materiale de la un furnizor, acestea pot fi platite intr-un interval relativ scurt de timp fata de termenul prevazut in contract, astfel: fie furnizorul trimite odata cu factura, o trata, care daca este acceptata poate fi depusa la banca si furnizorul isi incaseaza imediat contravaloarea materialelor. Efectele comerciale sub forma de trata sau bilet la ordin mai poarta denumirea generica de cambie. Cambia sub denumirea de trata este emisa din initiativa furnizorului, iar cambia sub denumirea de bilet iar cambia sub denumirea de bilet la ordin emisa la initiativa clientului(debitorului).

Titlul de valoare este un inscris, imprimat, semnat, transmisibil si negociabil care face dovada tranzactiilor financiare si a carui posesiune confera drept de asociere sau drept de creanta.

Trata este cambia prin care o persoana fizica sau juridica in calitate de creditor dispune unui debitor al sau sa plateasca o suma de bani unei alte persoane la data si locul stabilit.

Biletul la ordin este cambia emisa de debitor in favoarea unui creditor prin care dispune sa se plateasca o suma de bani la o anumita data si intr-un anumit loc.

Cecul reprezinta un document prin care o persoana(emitentul) da ordin bancii sale de a plati la vedere unui beneficiar o suma determinata.

Warantul este recipisa eliberata celui care depune bunuri in pastrare la un magazin de interes general, constituind bunul de proprietate asupra bunurilor, folosit ca hartie de valoare negociabila, sau la obtinerea de credit pe gaj.

III. Valori de trezorerie sau plasamente de trezorerie si disponibilitati banesti (mijloace circulante banesti) sunt acele valori economice care imbraca forma sau indeplinesc functia de bani. Structural ele se pot gasi sub forma de titluri de plasament, disponibilitati banesti si alte valori financiare sau de trezorerie.

Titluri de plasament sau investitii financiare temporare, sunt titluri de valoare achizitionate cu scopul realizarii unui castig pe termen scurt. Sunt compuse din actiuni si obligatiuni dobandite pe termen scurt cu scopul revanzarii lor la un pret mai mare, realizand un castig reprezentat de diferenta dintre pretul de vanzare(cesiune), mai mare, si pretul de achizitie.

Disponibilitatile banesti in lei si devize sunt mijloace care imbraca efectiv forma de bani, fiind delimitate in: numerar in casierie, disponibil in conturi curente si de disponibil banesc in devize liber convertibile, acreditive.

Categoria de disponibilitati banesti include si avansurile de trezorerie , care reprezinta disponibilitatile banesti repartizate spre a fi girate catre administratori sau angajati subordonati din cadrul subunitatilor intreprinderii.

Alte valori delimiteaza acele active existente in casieria intreprinderii care imbraca forma concreta de timbre postale si fiscale, tichete de calatorie, bilete de tratament si odihna.

Structuri de pasiv

Pasivul prin componenta sa reflecta modul de finantare a bunurilor economice si gradul de exigibilitate al surselor de finantare.

Finantarea bunurilor economice se refera la modul de dobandire economica si sustinere finanicara a activului titularului de patrimoniu. Pentru procurarea bunurilor economice, o intreprindere fooseste finantarea proprie si finantarea straina.

Finantarea proprie a activului este facuta direct de proprietarul ei, care aduce contributia sa materiala sub forma de capital personal in cazul intreprinderilor individuale, sau capital social-in cazul societatilor, la care se mai adauga autofinantarea (capitalizarea profitului)

Exigibilitatea surselor de finantare se refera la termenul lor de decontare. Acest termen, in cazul capitalului propriu opereaza in momentul lichidarii patrimoniului, iar in cazul datoriilor, termenul de scadenta poate fi mai mare sau mai mic decat exercitiul finaniciar, dupa cum datoriile sunt pe termen lung sau scurt.

In functie de gradul de exigibilitate sursele de finantare se impart in surse permanente si in surse curente. Sursele permanente sunt formate din sursele proprii si sursele straine pe termen lung, iar sursele curente sunt corespunzatoare datoriilor pe termen scurt.

I. Sursele proprii sunt denumite si capital propriu si corespund finantarii prorii a bunurilor aflate in circuitul patrimonial al intreprinderii. Din structura acestora fac parte: capitalul propriu, subventiile pentru investitii, , rezervele din reevaluare, rezervele, profitul, provizioanele, primele legate de capital.

1. Capitalul propriu este sursa proprie permanenta . Aceasta are un caracter avansabil. El se constituie la infiintarea intreprinderii, fiind conditia de existenta si functionare a acesteia. La intreprinderile private individuale formarea capitalului propriu are loc pe calea aportului personal; la intreprinderile asociative capitalul social se formeaza prin aportul in bani si sub forma de bunuri aduse de asociati.

Capitalul social se diferentiaza in capital subscris nevarsat(nedepus) si in capital subscris varsat(depus). Capitalul subscris nevarsat este cel pe care proprietarii s-au angajat sa-l aporteze in momentul infiintarii societatii. Capitalul subscris varsat este partea din capitalul subscris care a fost efectiv aportat de catre proprietari si se afla la dispozitia societatii.

2. Subventiile pentru investitii sau subsidiile de capital sunt obtinute de la buget sau de la alte intreprinderi interesate, pentru finantarea unor investitii si pentru a finanta activitati pe termen lung.

3. Rezervele din reevaluare se constituie ca diferenta intre valoarea de inregistrare si valoarea actuala stabilita cu ocazia reevaluarii potrivit unor dispozitii legale.

4. Rezervele se constituie in scopul conservarii capitalului in anii in care exercitiul financiar se incheie cu pierderi. Acestea se constituie pe calea autofinantarii, prin capitalizarea durabila a profitului si a altor surse destinate prin lege. Rezervele se structureaza in: rezerve legale, rezerve statutare, rezerve pentru actiuni proprii si alte rezerve.

4.1 Rezervele legale se constituie anual intr-o anumita cota din profitul brut sau din primele legate de capital. Destinatia rezervelor legale este protejarea capitalului in exercitiile financiare incheiate cu pierderi.

4.2 Rezervele statutare sau contractuale se constituie din profitul net, conform statutului societatii sau prin clauze contractuale, cu scopul asigurarii unor dividende in exercitiile financiare cu rezultate slabe sau chiar cu pierderi.

4.3 Rezervele pentru actiuni proprii se constituie din profitul net si alte resurse, ca echivalent al valorii actiunilor proprii dobandite de societatea comerciala din propriul sau capital social.

Provizioanele se constituie in scopul acoperirii pierderilor pentru riscuri si cheltuieli, pentru deprecierea valorii activelor si pentru cresterea valorii pasivelor.

Primele legate de capital se constituie in scopul completarii capitalului propriu. Ele se constituie prin autofinantare fiind determinate de operatiuni de crestere a capitalului prin aporturi noi , prin includere in pretul de vanzare al actiunilor cand valoarea de emisie este superioara valorii nominale a acestora, sau prin fuziune in cazul diferentei intre valoarea contabila si valoarea nominala a a ctiunilor la fuziunea a doua sau mai multe societati.

II. Sursele straine denumite si datorii, obligatii sau capital strain, exprima fondurile sau capitaurile furnizate de terti pentru care unitatea patrimoniala trebuie sa restituie echivalentul valoric sau sa acorde o prestatie. Acestea cuprin imprumuturile acordate de banci sau alte institutii de creditare, precum si datoriile create in cadrul relatiilor de decontare ale unitatii cu alte persoane fizice si juridice. Persoanele fizice sau juridice fata de care unitatea are obligatii sunt denumite generic creditori.

1. Creditele bancare si imprumuturile de titluri care sunt denumite si datorii financiare exprima creditele primate de la institutiile de creditare si imprumuturile primite pe baza de obligatiuni emise de titularul de patrimoniu.

2. Datoriile comerciale sunt angajamente in curs de decontare fata de furnizori pentru aprovizionari de materiale, marfuri, lucrari executate si servicii prestate.

3. Efectele de plata reprezinta obligatii de plata fata de furnizori stabilite pe baza de efecte comerciale.

4. Datoriile fiscale, salariale si sociale exprima in ordine: obligatiile din impozite si taxe fata de bugetul statului, din salarii si stimulente fata de personalul unitatii, precum si obligatiile sociale pentru pensia suplimentara si asigurare in caz de somaj.

5. Datoriile fata de asociati reprezinta obligatiile fata de actionari sau asociati pentru capitalul de rambursat .

6. Creditorii diversi reprezinta obligatiile care nu sunt incluse in categoriile rpezente mai sus, spre exemplu, datorii din achizitionarea titlurilor de plasament, sume incasate si necuvenite etc.

Contul de profit si pierdere

Masurarea si raportarea performantei este una dintre cele mai importante roluri ale functiei financiar-contabile. Aceasta deoarece investitorii, managerii, bancile si diversi terti sunt interesati sa cunoasca cat profit, sau ce pierdere este capabila sa produca o anumita afacere in care ei sunt implicati.

Performanta derularii activitatii intreprinderi, adica rezultatul activitatii intreprinderii este determinat ca diferenta intre venituri si cheltuieli. Rezultatul poate fi o marime valorica pozitiva denumita profit, in situatia cand, evident, veniturile sunt mai mari decat cheltuielile, sau o marime valorica negativa, denumita pierdere, in situatia inversa.

Activele, capitalurile proprii si datoriile sunt elemente componente ale bilantului, iar cheltuielile si veniturile elemente componente ale contului de profit si pierdere. Scopul contului de profit si pierdere este masurarea si raportarea rezultatului generat de o anume afacere pentru o anumita perioada de timp.

Reglemantarile introduse prin Programul de Dezvoltare a Contabilitatii Din Romania definesc veniturile si cheltuielile astfel:

Veniturile reprezinta cresteri de beneficii economice, aparute in cursul unui exercitiu sub forma cresterii activelor sau diminuarii datoriilor si care au generat o crestere de capitaluri proprii, alta decat aporturile de la proprietarii de capital.

Cheltuielile reprezinta diminuari de beneficii economice, aparute in cursul unui exercitiu sub forma diminuarii activelor sau cresterii datoriilor si care au generat o scadere de capitaluri proprii alta decat distribuirile catre proprietarii de capital.

Procesul de formare a rezultatului este descris si analizat prin contul de rezultate(contul de profit si pierdere).

Potrivit reglementarilor din tara noastra formatul contului de profit si pierdere aprare in doua variante, respectiv varianta clasificarii cheltuielilor de exploatare dupa natura si clasificarea dupa destinatie. Metoda clasificarii dupa natura cheltuielilor se apreciaza a fi mai simplu de aplicat in intreprinderile mai mici deoarece nu este necesara nicio alocare a cheltuielilor de exploatare pe clasificarile functionale. In schimb, metoda clasificarii dupa functia elementelor sau a costului vanzarilor ofera informatii mai relevante pentru utilizatori.

In functie de natura lor, veniturile si cheltuielile sunt grupate in:

Venituri si cheltuieli din exploatare;

Venituri si cheltuieli finanicare;

Venituri si cheltuieli extraordinare;

Primele doua categorii rezulta din activitatea curenta a intreprinderii, iar a treia tine de evenimente extraordinare.

Veniturile din exploatare provin din vanzari de bunuri, prestari de servicii si executari de lucrari, productia stocata(variatia stocurilor de produse finite)productia de imobilizari, din despagubirile primite, din subventii pentru investitii si alte venituri din exploatare.

Cheltuielile de exploatare, clasificate dupa natura lor, cuprind: cheltuieli cu materii prime si consumabile, cheltuieli privind marfurile, cheltuieli cu personalul, cheltuieli cu asigurari sociale, cheltuieli cu lucrarule si serviciile primite de la terti, cheltuieli cu amortizarile, cheltuieli cu impozitele, taxele si varsamintele asimilate, cheltuieli cu despagubiri, donatii si servicii cedate, alte cheltuieli de exploatare.

Veniturile si cheltuielile financiare provin din participatii, dobanzi, diferente de curs valutar, din reduceri financiare(sconturi) obtinute sau acordate, etc.

Elementele extraordinare sunt acele cheltuieli si venituri ce survin din tranzactii care sunt in mod clar distincte de activitatile curente ale unei intreprinderi, ele neaparand in mod frecvent sau cu regularitate.

2. Gestiunea fiscala a intreprinderii

A gestiona eficient resursele economice si financiare ale ntreprinderii nseamna a lua n calcul si dimensiunea fiscala a afacerilor. Pe baza analizei financiare, din

documentele de sinteza, se pot stabili performantele trecute si estimarea

viitorului probabil, riscului si eficacitatii fiscale.

Gestiunea fiscala se adreseaza tuturor ntreprinderilor care au n obiectul de activitate acte de comert, operatii economice si financiare destinate obtinerii de profit. Pentru acest motiv trebuie respectate principalele mecanisme ale fiscalitatii, fara ca profesionistul contabil sa se abata de la obiectivul fundamental al contabilitatii, obtinerea unei imagini clare, complete si reale (o imagine fidela) a patrimonului, a situatiei financiare si a rezultatelor.

Fiscalitatea are la baza dreptul contabil pentru a determina regimul de impozitare privind beneficiile, TVA, impozitele si taxele locale, contributiile pentru asigurari sociale etc. Ea mbraca un dublu aspect pentru agentul economic. Pe de o parte, ea se concretizeaza n prelevari obligatorii catre stat, cu influenta asupra trezoreriei ntreprinderii. Pe de alta parte, ntreprinderea poate folosi si n interesul ei principiile si metodele fiscale. Astfel, n activitatile de exploatare financiara sau de investitii ale ntreprinderii se pot folosi metode si tehnici ale caror incidente fiscale ofera, n mod mai mult sau mai putin evident, avantaje concretizate, de cele mai multe ori, ntr-o situatie de trezorerie mai favorabila.

In economia moderna imaginea traditionala a fiscalitatii ca instrument de constrngere este nlocuita cu cea de gestiune fiscala a ntreprinderii. Comportamentul fiscal al ntreprinderii nu mai este o simpla norma cantonata n domeniul imperativului si litigiului. n aceasta optica, ntreprinderea are un anumit demers n suportarea impozitelor si taxelor, dominat de criteriul securitatii si eficientei, in vederea armonizarii intereselor microeconomice cu cele macroeconomice.

Tinnd cont de definitia data gestiunii fiscale si de aspectele prezentate mai sus, putem pune n evidenta urmatoarele obiective ale gestiuni fiscale:

1. diminuarea sarcinii fiscale, ca marime absoluta si ca pondere n cifra de afaceri;

2. amnarea n timp a sarcinii fiscale;

3. folosirea variabilei fiscale n scopul regularizarii n timp a nivelului profitului inregistrat de ntreprindere;

4. asigurarea ndeplinirii obligatiilor fiscale ale intreprinderii cu un cost ct mai redus si cu minimizarea riscului fiscal.

Pentru realizarea fiecaruia din aceste obiective, ntreprinderea va adopta politici fiscale corespunzatoare.

Diminuarea sarcinii fiscale presupune de regula diminuarea profitului impozabil, deoarece posibilitatile de influentare a altor componente ale sarcinii fiscale sunt destul de limitate. Acest obiectiv se poate realiza prin utilizarea unor metode de evaluare, prin localizarea optima a profitului sau prin operatiuni de restructurare care sa implice mai multe ntreprinderi.

Amnarea n timp a sarcinii fiscale este obiectivul care ofera cele mai multe posibilitati de realizare. n conditii de inflatie, importanta acestuia creste prin influenta favorabila pe care o are asupra situatiei de trezorerie. Nu ntodeauna interesul ntreprinderii este satisfacut prin diminuarea sau amnarea n timp a sarcinii fiscale. Apar situatii n care ete preferabil sa se declare, n conturile anuale, profituri mai mari dect cele efectiv realizate n exercitiul de referinta, fie pentru a asigura un nivel relativ constant al acestor profituri de la un an la altul, fie pentru a le transfera n teritorii fiscale mai generoase, fie din considerente de natura financiara, comerciala, de imagine.

n toate aceste situatii se pot folosi cu succes si instrumentele fiscale. Uneori chiar, unele componente ale stradegiei ntreprinderii nu au sens dect n contextul avantajului fiscal pe care l ofera (leasing-ul fiscal, constituirea de filiale n paradisuri fiscale). Putem aprecia ca realizarea efectiva a obiectivelor gestiunii fiscale are loc prin politica fiscala a ntreprinderii, ca maniera concreta de utilizare a instrumentelor si tehnicilor specifice. Astfel, politicile fiscale pentru care opteaza ntreprinderea n scopul diminuarii sarciniii fiscale, la acest nivel, se pot referi la localizarea optima a profiturilor, finantarea imobilizarilor prin leasing, operatiuni de restructurare.

Impozitele

Impozitul reprezinta prelevarea obligatorie si fara contraprestatie din partea statului cu scopul de a acoperi cheltuielile publice.

Clasificarea impozitelor

Discutate ca venituri ale bugetului de stat, impozitele si taxele se impart in doua categorii:

1. Venituri curente

2. Venituri de capital.

Veniturile curente se clasifica in doua grupe

a) venituri fiscale

b) venituri nefiscale

Veniturile fiscale sunt formate din sumele provenite din impozitele directe si indirecte.

Impozitele directe sunt suportate de persoane fizice sau juridice care le platesc in cunostinta de cauza (impozit pe profit, impozit pe veniturile din salarii, impozitul pe dividende, impozitul pe cladiri, etc).

Impozitele indirecte sunt cele care nu le suporta cel carele plateste. Ele sunt suportate in general de consumatorul final (accize, taxa de valoare adugata, taxele vamale, taxele de consumatie etc).

Veniturile nefiscale provin din varsaminte efectuate de Banca Nationala a Romaniei din profitul net, al regiilor autonome, veniturile de la institutiile publice, taxele consulare etc. Ponderea lor in totalul veniturilor curente este foarte mica.

Veniturile de capital prvin din valorificarea unor bunuri ale societatilor comerciale cu capital de stat sau a rezervei de stat.

- Impozitul pe profit

Venituri din impozite directe - Impozitul pe salarii

- Impozitul pe dividende

- Impozitul pe cladiri

venituri fiscale

- accize

Venituri

- TVA

Curente

Venituri din impozite indirecte - taxe vamale

- Varsaminte efectuate de BNR din profitul net

venituri nefiscale

- varsaminte efectuate de regii autonome din profitul

- varsaminte de la institutiile publice

- taxe consulare

- valorificarea unor bunuri ale societatilor comerciale cu capital de stat

Venituri din capital

- valorificarea unor bunuri de la rezerva de stat.

Figura nr.1 Clasificarea veniturilor statuluiPentru firma cea mai mare importanta o prezinta impozitele directe, respectiv impozitul pe profit, impozitul pe salarii, impozitul pe dividende si impozitul pe cladiri.

Impozitul pe profit

n cadrul amplului proces al reformei fiscale din Romania, impozitului pe profit i revine un loc deosebit atat prin prisma contributiei sale n formarea veniturilor bugetului public, ct si prin influenta sa asupra activitatii economico sociale generatoare de profit . Tocmai de aceea instituirea acestui impozit n practica fiscala s-a realizat nca n faza incipienta a perioadei de tranzitie. n acest scop, a fost dictata o lege speciala viznd reglementarea detaliata a impozitului pe profit, prin care au fost exluse modalitatile anterioare de impunere diferentiata a beneficiilor. Impozitul pe profit in Romania este reglementat de Legea nr. 414/2002 privind impozitul pe profit, publicata in MO nr. 456/2002, care are publicate instructiunile de aplicare prin HG 859/2002 (MO nr. 640/2002). Contribuabilii impozitului pe profit au obligatia, conform Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 414/2002 (HG 859/2002), de a intocmi un registru de evidenta fiscala. Acesta trebuie inregistrat la organele fiscale de care apartine contribuabilul.

n Legea nr. 12 din 30 ianuarie 1991 conform art. 1 al Legii, calitatea de subiect al acestui impozit a fost atribuita tuturor persoanelor juridice care obtin profit prin activitatile desfasurate att pe teriorul Romniei ct si din strainatate. n acest context impozitul pe profit a fost conceput ca o prelevare obligatoriu efectuata de statul romn din veniturile nete realizate de:

- regiile autonome, indiferent de subordonare;

- societatile comerciale, indiferent de forma de organizare ori de forma de propietate, inclusiv cele cu participare de capital strain sau cu capital integral strain;

- societatile agricole;

- organizatiile cooperatiste;

- institutiile financiare de credit;

- persoanele juridice straine care sunt de doua feluri:

a) persoane juridice straine care desfasoara activitati printr-un sediu permanent n Romnia;

b) persoane juridice straine care nu desfasoara activitati printr-un sediu permanent n Romnia.- asociere dintre persoane juridice romne;

- asocierile dintre persoanele fizice romne cu persoane juridice romne, persoane fizice straine si persoane juridice.

Pentru determinarea profitului impozabil, pentru o anumita perioada, conform Legii nr. 414/2002 privind impozitul pe profit, se utilizeaza formula:

Profit impozabil = venituri realizate - venituri neimpozabile

Pentru armonizarea legislativa in vederea integrarii in structurile U.E., la 1 ianuarie 2005 a fost introdusa cota unica de impozitare care reglementeaza o cota unica de 16 % pentru toate activitatile desfasurate.

Impozitul pe dividende

O persoana juridica romana care plateste dividende are obligatia sa retina si sa verse impozitul pe dividende retinut catre bugetul de stat;Impozitul pe dividend = 10% dividendul brut platit catre o persoana juridica romana.

Impozitul pe dividend = 5% dividendul brut platit catre o persoana fizica romana.

Impozitul pe salarii Impozitul pe salarii este un impozit suportat de angajat, dar este retinut si virat statu lui de catre agentul economic. Referitor la veniturile salariale, angajatorul este obligat sa plateasca anumite contributii catre fondurile publice (catre bugetul asigurarilor sociale de stat, catre fondul asigurarilor sociale de sanatate, catre fondul de somaj).

Salariile sunt reglementate de OG nr. 7/2001 privind impozitul pe venit, aprobata prin Legea nr. 493/2002. Se considera venituri din salarii toate veniturile in bani si/sau in natura, obt inute de o persoana fizica ce desfasoara o activitate in baza unui contract individual de munca, indiferent de perioada la care se refera, de denumirea veniturilor sau de forma sub care ele se acorda, inclusiv indemnizatiile pentru incapacitate tempo rara de munca, de maternitate si pentru concediul de ingrijire a copilului in varsta de pana la 2 ani. Se asimileaza salariilor deci si contravaloarea veniturilor in natura (bunuri primite, beneficierea gratuita de unele servicii sau de unele avantaje). Evaluarea veniturilor obti nute in natura se realizeaza la pretul pietei sau la costul de productie (in cazul in care un angajator acorda sub forma unor venituri in natura unele produse din productie proprie salariat ilor, valoarea veniturilor este data de costul de product ie al produselor, inclusiv accizele, la care se adauga taxa pe valoarea adaugata).

Impozitul pe cladiri Este impus prin OG nr. 36/2002.

Persoanele juridice ce datoreaza impozit pe cladiri sunt proprietarii acestor cladiri: - societatile comerciale, inclusiv unitatile economice ale persoanelor juridice de drept public, precum si cele ale organizat iilor politice, sindicale, patronale si cooperatiste, institutiilor publice, asociatiilor si fundatiilor, cultelor religioase si ale altora asemenea, cu exceptia celor care pot fi incadrate in categoria persoanelor fizice;

- cultele religioase si unitatile locale ale acestora, cu personalitate juridica;

- filialele, sucursalele si reprezentantele autorizate sa functioneze pe teritoriul Romaniei, apartinand persoanelor fizice sau juridice straine si altele asemenea;

- orice alte entitati cu personalitate juridica, cu exceptia institutiilor si unitatilor care functioneaza in subordinea sau in coordonarea Ministerului Educatiei si Cercetarii.

Impozitul pe cladiri se determina pe baza relatiei:

Impozit pe cladiri = cota de impozitare valoarea de inventar inregistrata in contabilitate

Pentru cladirile ce fac obiectul contractelor de leasing financiar:

Impozitul pe cladiri = cota de impozitare valoarea inscrisa in contract Pentru cladirile aflate in functiune a caror valoare a fost recuperata integral pe calea amortizarii:

Impozit pe cladiri = cota de impozitare valoarea la care au fost inscrise in evidenta contabila Cota normala de impozitare este intre 0,5% si 1,5%. Ea poate fi determinata insa intre 3% si 5% pentru cladirile asupra carora nu s-a facut nici o reevaluare incepand cu anul 1998, pana la data primei evaluari.

TVA-ul

Dintre impozitele indirecte Taxa pe Valoarea Adaugata (TVA) prezinta cea mai mare importanta pentru firma. Este un impozit indirect deoarece se aplica pe fiecare stadiu al circuitului economic al produsului final, asupra valorii adaugate realizate de producatori, inclusiv asupra distributiei catre consumatorul final. Din punct de vedere economic valoarea adaugata este un indicator care permite masurarea valorii nou create de ntreprindere n urma activitatii sale. Valoarea adaugata poate fi definita ca diferenta ntre valoarea bunurilor si serviciilor produse de ntreprindere si cea a serviciilor si bunurilor utilizate pentru realizarea lor numite consumuri intermediare.

La baza aparitiei taxei pe valoarea adaugata sta impozitul pe circulatia marfurilor. Trecerea la taxa pe valoarea adaugata a facut posibila evitarea impozitarii in cascada a circulatiei marfurilor. Prin impozitarea in cascada, caracteristica impozitului pe circulatia marfurilor, avea loc o impunere a unei materii impozabile care continea impozitul pe circulatia marfurilor datorat anterior.

Taxa pe valoarea adaugata a aparut in Franta, in 1954, in sfera sa de actiune fiind incluse serviciile si comertul cu ridicata. Ulterior, sfera sa de aplicare a fost extinsa si asupra altor activitati, in special asupra comertului cu amanuntul, generalizarea taxei pe valoarea adaugata avand loc tot in Franta, in ianuarie 1968. Concomitent cu Franta si alte state ale lumii au introdus taxa pe valoarea adaugata, iar in Uniunea Europeana organele de decizie au declarat acest impozit impozit general pentru state, mergand ulterior pe linia armonizarii legislatiei tarilor comunitare. O cota prelevata din TVA-ul colectat de statele Uniunii Europene constituie un venit al bugetului Uniunii.

In tara noastra, in conditiile trecerii la economia de piata si ca urmare a urmaririi alinierii fiscalitatii la practica tarilor dezvoltate, impozitul pe circulatia marfurilor, care functiona ca un impozit indirect, a fost si el inlocuit cu taxa pe valoarea adaugata. Aceasta inlocuire a impozitului pe circulatia marfurilor cu TVA-ul a constituit o conditie pentru aderarea la Uniunea Europeana.

Perceperea taxei pe valoarea adaugata s-a facut sub forma unor cote procentuale diferentiate in functie de anumite criterii, insa pentru acelasi produs se percepe acelasi impozit, indiferent de intinderea circuitului economic pe care acesta il parcurge.

Se observa ca si la noi in tara se respecta principiul unicitatii impozitului. Ca urmare, taxa perceputa in final este egala cu cea rezultata prin aplicarea cotei de impozitare asupra intregii valori finale pe care o capata produsul in faza transmiterii sale in proprietatea consumatorului final.

Se respecta, de asemenea, si fractionalitatea platii impozitului, taxa pe valoarea adaugata fiind perceputa fractionat la trecerea de la un stadiu la altul, in functie de valoarea adugata la fiecare stadiu al circuitului economic parcurs de produs. Cuantumul taxei pe valoare adaugata se stabileste in ultima faza prin care produsul circula da la aparitia sa pana in momentul trecerii la consumatorul final. Perceperea taxei are loc fragmentat, in fiecare faza a circuitului economic, corespunzator cu valoarea care i se adauga in fiecare faza a circuitului.

Un alt principiu al taxei pe valoarea adaugata se refera la aria ei de aplicare. Pentru tara noastra, in ceea ce priveste teritorialitatea taxei pe valoarea adaugata, se aplica principiul destinatiei, fiind impozitat consumul, deci are loc o impozitare a bunurilor sau serviciilor care se comercializeaza sau sunt prestate in Romania, indiferent daca provin de la producatori interni sau din import. Bunurile importate sunt impozitate in Romania la intrarea acestora in tara (o data cu inregistrarea declaratiei vamale de import).

Conceperea si functionalitatea T.V.A. a avut in vedere si limitarea evaziunii fiscale, in sensul ca neplata ei in fazele anterioare duce la sporirea taxei in fazele ulterioare ale circuitului economic. Astfel, agentii economici care cumpara produse sau bunuri sunt interesati sa verifice daca furnizorul acestora a calculat corect partea de taxa care ii revenea.

3. Utilizare sistemelor electronice de evidenta contabilaSchimbarile tot mai rapide in mediul de afaceri si cresterea complexitatii activitatilor din cadrul unei companii necesita o adaptare permanenta, intr-un ritm alert, care adeseori pune la incercare capacitatile de efort si analiza ale factorului uman. Sistemele / aplicatiile integrate au fost create ca solutii la aceste provocari, fiind capabile sa proceseze volume mari de date si informatii agregate in scopul optimizarii si eficientizarii proceselor.

Sistemele informatice financiar-contabile sunt caracterizate printr-o structura complexa, generata de multitudinea activitatilor si subactivitatilor informatizate, cat si de necesitatea asigurarii unor prelucrari ierarhizate, in care regimurile de prelucrare in timp real si distribuit sunt preponderente.Procesele de prelucrare financiar- contabile sunt generate de algoritmi de prelucrare cu caracter comun, iar tipologia datelor de intrare-iesire este standardizabila, ceea ce permite adaptabilitatea, parametrizarea si generalitatea sistemelor de programe asociate acestor procese. In aceste conditii, firmele specializate in producerea si comercializarea de software de gestiune dezvolta in loboratoarele proprii de proiectare, activitati specifice conceperii si realizarii de sisteme de programe cu caracter generalizabil.

Concepte privind aplicatiile integrate pentru ntreprinderiUn sistem integrat de aplicatii pentru ntreprinderi este o solutie software complexa, de nivel inalt, multi-modulara, ale carei elemente sunt integrate intr-o platforma comuna, care ofera suport pentru gestiunea resurselor si coordonarea diferitelor procese dintr-o companie in vederea realizarii obiectivelor de afaceri. Solutia cauta sa modernizeze, sa integreze procesele economice, sa sincronizeze functiile intreprinderii si sa coordoneze alocarea resurselor. De asemenea, virtual,permite extinderea companiei dincolo de limitele sale fizice: spre furnizori, clienti siparteneri.

n practica, aceste sisteme de aplicatii se regasesc sub diferite denumiri: ERP,SCM, CRM, PLM, BI etc.

ERP (Enterprise Resource Planninng)

In sens restrns se refera la aplicatiile pentru planificarea si urmarirea proceselor de productie, cu luarea n considerare a materialelor, proceselor tehnologice si resurselor (masini, utilaje) disponibile. Actualmente, notiunea de ERP este adesea utilizata n sens larg, pentru a desemna sistemele integrate pentru ntreprinderi. n acest sens, un sistem ERP poate includeca module : financiar-contabil, mijloace fixe, planificarea productiei,gestiunea stocurilor, gestiunea achizitiilor, gestiunea relatiilor cu clientii, gestiunea resurselor umane, managementul calitatii, managementul proiectelor, managementul lanturilor de aprovizionare, managementul ciclului de viata al produselor, analiza si suport decizional.Fiind o solutie software integrata, un sistem ERP trebuie sa aiba cateva caracteristici cheie:

- Adaptabilitate - Functionalitatea standard a aplicatiilor poate fi modificata conform cerintelor specifice ale ntreprinderii utilizatoare, de regula n procesul de implementare a unui ERP. Realizarea adaptarilor este posibila prin configurare (parametrizare, setare, customizing) care presupune modificarea unor structuri de date sau parametri de sistem; modificari mai importante pot necesita modificarea / dezvoltarea codului aplicatiei. n al doilea caz apare dezavantajul ca procesul de actualizare (update) devine mai complicat, deoarece modificarile de cod trebuiesc refacute dupa aplicarea pachetelor de actualizare ale producatorului.

Scopul sistemelor ERPSistemul de gestiune integrata a proceselor de afaceri are drept scop integrarea siordonarea informatiei, realizarea unei mai bune comunicari de date/informatii incompanie, prin fluidizarea schimbului de date intre departamente, imbunatatireacooperarii si interactiunii dintre diverse compartimente si asistarea procesului demanagement de nivel superior.Modulul ContabilitateModulul este creat in vederea automatizarii operatiunilor contabile generale, oferind flexibilitate si utilitate atat societatilor comerciale mici si medii cat si a celor mari cu activitate complexa (cu multe filiale si puncte de lucru, diverse valute). Senior.ERP este actualizat in concordanta cu legislatia romana in vigoare si totodata este aliniat la standardele internationale de contabilitate. Modulul asigura inregistrarea tuturor documentelor primare cat si obtinerea tuturor situatiilor financiare contabile aferente exercitiilor financiare, la standardele europene.Note Contabile DiverseIn urma implementarii SeniorERP, un procent covarsitor din totalul inregistrarilor contabile este generat automat, conform configurarilor dorite. In cazuri exceptionale, estenecesaraoperarea de note contabile corectoare sau, in cazul in care nu au fost achizitionate toate modulele aplicatiei, introducerea manuala a notelor specifice. Chiar si introducerea acestor notecontabile diversese poateefectua conform unor machete usor de predefinit, astfel incat sa nu se completeze decat sumele.Operatiuni conturiIn prinicipal acopera activitatile specifice inchiderii contabile a unei luni operationale. Spre exemplu: inchidere TVA, inchidere Venituri si Cheltuieli etc. Aceste operatiuni este recomandat sa se efectueze dupa ce in prealabil s-au rulat verificarile automate de sfarsit de luna. Daca de exemplu, s-a rulat o inchidere de venituri si cheltuieli sis-a constatat neoperarea unei inregistrari, operatiunea poate fi reluata dupa introducerea respectivului document. De asemenea, dupa ce aceste operatiuni au fost efectuate si verificate, este recomandata inchiderea exercitiului (lunii), pentru a avea garantia ca nu se mai poate interveni asupra datelor.Generare Note Contabile Desi notele contabile se genereaza automat in momentul operarii unui document, daca ulterior generarii s-au modificat parametrii specifici, apare necesitatea regenerarii colective a notelor contabile aferente operatiunilor afectate. De asemenea, este locul unde se pot valida, de-valida global documente, cu posibilitati de selectie a tipurilor de operatiuni si a perioadei dorite.

Exercitii Financiare Procesul de inchidere contabila a unei luni operationale implica verificari extensive de catre departamentul contabil. In cursul implementarilor am identificat tipuri de astfel de verificari si le-am automatizat. Aceste verificari, impreuna cu posibilitatea de a crea, valida, inchide sau redeschide o luna operationala fac obiectul acestui modul. Se poate opera in urma sau simultan in mai multe luni, atat timp cat acestea nu sunt inchise

Inchideri de Venituri si Cheltuieli NeexigibileSpre exemplu, in cazul vanzarii de abonamente in avans, in fiecare luna, o parte din veniturile in avans si TVA-ul neexigibil aferent devin efective, respectiv exigibil. In cadrul acestui submodul exista posibilitatea de a decide automat/manual care venituri sau cheltuieli devin efective in luna selectata si de a regulariza TVA-ul corespunzator.

Este foarte important de precizat faptul ca in cazul aparitiei unei modificari legislative, daca se regenereaza notele contabile anterioare modificarii, acestea vor respecta setarile valabile la data respectiva, modificarile aduse devenind active doar momentul dorit.Exista situatii in care un document primar (ex: bon de consum, inventar) poate genera note contabile diferite in functie de contextul in care a fost emis (ex: bon de consum de protocol, depreciere, compunere etc).

Motorul de generare a inregistrarilor contabile existent in SeniorERP, asigura un mod foarte simplu de asociere a unei note contabile cu un document in functie de cauzele (care pot fi definite dupa caz) selectabilecare au condus la emiterea respectivului document. Neselectarea unei cauze specifice conduce la generarea notei contabile implicite asociate documentului.

Contabilitatea operatiunilor in valuta respecta toate cerintele uzuale, inclusiv generarea automata a diferentelor de curs. De asemenea, toate notele contabile sunt generate la nivel de punct de lucru, astfel incat este posibila emiterea balantei contabile la nivel de punct de lucru, daca este cazul.

Modulul Logistica

Rolul logisticii este sa fluidizeze procesele de aprovizionare, stocare, redistributie a bunurilor in interiorul unei companii, sau livrare de bunuri catre clienti. Acest modul al aplicatiei SeniorERP planifica resursele de infrastructura existente in vederea obtinerii unei utilizari optime a acestora. Informatiile primare sunt preluate din modulele conexe.Zone livrareIn general, o companie de distributie poate avea unul sau mai multe puncte de lucru proprii. In functie de organizare, un punct de lucru poate avea atat activitati de vanzare, cat si de logistica a livrarilor. Daca punctul de lucru deserveste un numar semnificativ de clienti, si opereaza activitati logistice planificabile, acesti clienti potdiferentiati pe zone de livrare.

O zona de livrare reprezinta o grupare logica a clientilor in vederea stabilirii unei rute de aprovizionare. O astfel de zona de livrarepoate deservi unasau mai multe divizii de vanzare, in functie de natura produselor si volumulvanzarilor.

Pe o zona de livrareactiveaza o masina conform unui plan de vizite. In definirea unui client poate fi setat un timp mediu de pregatire a unei comenzi, timp care poate fi estimat pe baza datelor istorice, asfel incat, atunci cand se introduce in sistemo comanda de client noua, se poate planifica in mod automat prima livrare posibila, masina si livratorul care vor deservi ruta in acel moment. Ulterior se pot ajusta aceste planificari, in cazul supraincarcarilor sau a indisponibilitatilor (masina defecta, sofer indisponibil).

Planificare livrari / masini / soferi Acest submodul preia informatiile definitein cadrul modulului de parc auto si le utilizeaza in cadrul procesului de planificare a livrarilor de bunuri.

O masina poate fi activa, la modul ideal, 24 de ore pe zi, 7 zile pe saptamana, deci este nevoie de o planificare detaliata a activitatilor. De asemenea, o masina poate avea cel putin un sofer pe schimb sau pe livrare si poate deservi una sau mai multe divizii. Cu ajutorul submodului curent, aceste activitati logistice pot fi planificate si urmarite eficient.

Coduri si denumiri alternativeIn relatia cu furnziorii, producatorii sau clientii de tip hypermarket, apare nevoia de a comunica cu acestia in codurile si denumirile specifice. SeniorERP poate gestiona un numar virtual nelimitat de coduri de denumiri secundare, care sunt atasate la nivel de produs si partener, astfel incat comenzile de aprovizionare sau avizele si facturile clientilor sa fie emise automat in formatele agreate.

Un alt aspect important este legat si de unitatile de masura in care se opereaza documentele catre acest tip de parteneri. Spre exemplu, pot aproviziona in baxuri si vinde la bucata, sau invers. Deci, pe langa denumirile alternative, la definirea relatiei cu un furnizor, spre exemplu, va trebui specificata la nivel de articol si unitatea de masura in carevoi emite comenzile.4. Contabilitatea manageriala

Contabilitatea manageriala imbina cu succes doua discipline. Una din cele doua este Contabilitatea, care abordeaza partea tehnica a cuantificarii, prelucrarii si comunicarii informatiilor. Cea de-a doua este Managementul, care furnizeaza o perspectiva asupra problemelor comportamentale specifice controlului asupra unei intreprinderi.

Trecerea de la o disciplina la alta este insesizabila. Mai intai de toate, ar trebui sa fim de acord asupra faptului ca orice forma de contabilitate, care nu este utila, ar trebui eliminata. In orice forma a sa, contabilitatea utila este indispensabila unui anumit management chiar daca acesta este reprezentat prin functionarii unei intreprinderi, prin investitorii actuali si potentiali, prin creditorii actuali sau potentiali sau prin una sau mai multe agentii guvernamentale. Fiecare dintre acesti utilizatori ai informatiilor contabilitatii manageriale se ocupa de relatiile cu intreprinderea, cel putin partial, pe baza situatiilor financiare toate fiind adecvate cerintelor managementului.

Contabilitatea manageriala raspunde la urmatoarele probleme:

Care este obiectivul strategic al intreprinderii?

De ce resurse are nevoie intreprinderea si de unde se pot obtine acestea, pe termen scurt si lung?

Exista un sistem flexibil care sa informeze intreprinderea ca nu s eindreapta in directia care trebuie si ca sunt necesare corecturi? Cum stie intreprinderea c a ajuns acolo unde si-a propus?

Cum evalueaza si recompenseaza intreprinderea performantele managerului?

Contabilitatea manageriala este o parte integranta a managementului ce se ocupa cu identificarea, prezentarea si interpretarea informatiilor folosite pentru: formularea de strategii, planificarea si controlul activitatilor, luarea deciziilor, optimizarea folosirii resurselor, informarea asociatilor sau altor utilizatori de informatii extern, informarea angajatilor protejarea activelor.4.1Elementele contabilitatii manageriale

Planificarea strategicaSuport decizional

Management financiar

Informatii pentru controlul operationalAudit intern

Raportari de baza

In tabelul de mai sus sunt prezentate elementele contabilitatii manageriale. Aceasta ajuta la:

formularea de planuri pentru realizarea obiectivelor pe termen lung (Planificarea strategica);

formularea de planuri operationale pe termen scurt (Bugetarea profitului);

actiuni de achizitii si finantari (Management financiar) precum si inregistrarea acestor tranzactii (contabilitatea financiara si contabilitatea costurilor);

Prezentarea informatiilor financiare si operationale;

Actiuni corective pentru a impune realizarea planurilor (Control financiar);

Prezentarea de raportari si informari cu privire la sistem si operatii (audit intern, Auditul conducerii).

In primul rand contabilitatea manageriala se ocupa cu strangerea datelor (din sursele interne si externe) analiza, procesarea, interpretarea si comunicarea informatiilor rezultate pentru utilizarea lor in cadrul organizatiilor pentru ca managementul sa poata planifica, lua decizii si controla mai bine operatiile.

Pentru indeplinirea acestor sarcini, contabilul de gestiune va folosi atat date din sistemul contabilitatii financiare cat si din cel al celei de geestiune. Contabilitatea manageriala va folosi pe langa tehnicile contabile si tehnici adecvate din statistica cercetare operationala, va lua in calcul implicatiile elementului uman in toate activitatile, va pune accent pe rationamentul economic, toate acestea avand drept scop producerea de informatii relevante pentru management.

Utilizatorii contabilitatii mangerialeCa parte integranta a managementului, contabilitatea manageriala are drept principali utilizatori conducerea intreprinderii cu multiplele sale nevoi informationale pe care aceasta incearca sa le satisfaca in parte. Contabilitatea manageriala isi aduce contributia in cadrul sistemului decizional prin analiza costurilor, planificare si bugetare, formularea de rationamente decizionale, analiza folsirii resurselor, analiza formarii preturilor, controlul tutror acestor activitati prin metode specifice si furnizarea de informatii cu privire la abateri si modalitati de corectare a acestora, analiza financiara a investitiilor etc.

O alta categorie de utilizatori de informatii generate de contabilitatea manageriala este cea a investitorilor, acestia fiind interesati atat de evolutia proceselor interne, de impactul lor financiar, cat si de analiza eficientei noilor proiecte de investitii ale firmei, in functie de care isi fundamenteaza decizia de investitie.

Tot pe linia mai sus mentionata, in situatia in care procesul de investire sau de finantare a exploatarii este sustinut prin credit bancar, informatia contabilitatii manageriale isi gaseste drept utilizator si banca ce acorda creditul.

Angajatii firmei sunt si ei la randul lor utilizatori ai contabilitatii manageriale. Utilitatea se manifesta pe mai multe planuri: bugetare, control, politici slariale, politici de pensionare, alte facilitati salariale, statistici interne.

Structura situatiilor financiare ale contabilitatii manageriale

Spre deosebire de contabilitatea financiara, unde acestea sunt standardizate, in cadrul contabilitatii manageriale acestea sunt profund influentate de nevoile de informare ale utilizatorilor si de natura afacerii. Totusi putem sa amintim: bugete, tablouri statistice, rapoarte de analiza a abaterilor, fise de determinare a pretului, tablou de cash-flow, alte studii si analize.

Caracteristicile calitative ale informatiilor contabilitatii manageriale

Sunt identificate patru mari caracteristici calitative ale informatiilor furnizate de documentele de sinteza publicate de contabilitatea financiara si anume: inteligibilitatea, pertinenta, fiabilitatea si comparabilitatea. Daca informatiile furnizate de contabilitatea financiara sunt preponderent fiabile si mai apoi pertinente, in cazul contabilitatii manageriale raportul este invers, pertinenta primand fiabilitatii. Recapituland continutul fiecarei caracteristici calitative putem mentiona:

Inteligibilitatea pentru ca o informatie sa fie inteligibila ea trebuie sa fie inteleasa cat mai usor cu putinta de utilizatori.

Pertinenta o informatie este pertinenta atunci cand ea influenteaza deciziile economice ale utilizatorilor, facilitand evaluarea de catre acestia a evenimentelor trecute, prezente si viitoare si confirmand sau corectand evaluarile trecute.

Fiabilitatea o informatie este fiabila atunci cand nu contine erorisau elemente care sa conduca la interpretari eronate si deci utilizatorii pot avea incredere in ea in vederea reprezentarii fidele a tranzactiilor.

Comparabilitatea presupune disponibilitatea informatiilor de a asigura comparabilitatea in timp si spatiu cu scopul de a putea releva tendinta situatiei financiare si performantele acesteia.

Principalele teme ale contabilitatii manageriale

Sunt o serie de teme importante care sunt dezbatute de contabilitatea manageriala:

orientarea de perspectiva;

realitatea economica;

congruenta obiectivelor;

sistemele informationale;

metode de investigare statistica si operationala;

incertitudinea.

In urmatoarele randuri vom incerca sa aflam, pe scurt, ce inseamna fiecare dintre aceste teme.Orientarea de perspectiva

Marea majoritate a muncii contabilului de gestiune este referitoare la viitor. In principiu aceste activitati inplica previziunea costurilor si veniturilor avand in vedere totodata reactiile pietei si competitorilor la introducerea de noi produse si preturi, analizand schimbarile in structura costurilor si productivitatii, ca si consecintele introducerii de noi tehnologii.

Realitatea economica

Intreaga problematica a planificarii si luarii deciziilor se bazeaza pe date si performante trecute, generate de realitatea economica inconjuratoare. Astfel, in actiunile sale contabilitatea manageriala trebuie sa tina in permanenta seama de coordonatele realitatii economice in care evolueaza sistemul organizational gestionat.

Congruenta obiectivelor

Aceasta presupune ca sistemul contabilitatii manageriale trebuie sa incurajeze angajatii, inclusiv conducerea, intr-un mod care sa contribuie la realizarea de ansamblu a obiectivelor organizatiei, obiectivelor angajatilor si ale firmei, trebuind a fi, in cicumstante ideale, identice.

Sistemele informationale

In multe organizatii sistemul informational al contabilitatii manageriale este cel mai dezvoltat datorita numeroaselor sectoare pe care le urmareste si a caror activitate trebuie sa o raporteze managementului in vederea luarii deciziei. De aceea, structurarea sa este o componenta esentiala a functionarii corespunzatoare a organizatiei.

Metodele de investigare statistica si operationala

Sunt o componenta foarte utila a laturii investigative a contabilitatii manageriale, participand cu succes in etapa planificarii si bugetarii.

Incertitudinea

Ori de cate ori se lucreaza cu estimari asupra viitorului, acesta incuba posibilitatea de nerealizare a parametrilor stabiliti in ipoteze. Totusi s-au gasit cateva metode prin care aceasta sa fie controlata: crearea scenariilor, crearea de alternative, metode statistice.

Contabilitatea costurilor

Contabilitatea costurilor nu reprezinta o arie separata a contabilitatii, dar pentru ca presupune cateva notiuni si proceduri tehnice, ii putem deosebi pe contbilii de gestiune de cei financiari.

Cei de gestiune sunt specializati in determinarea costurilor produselor, lucrarilor, serviciilor functiilor, activitatilor, segmentelor organizationale, in general, a obiectului de cost. Obiectul de cost poate fi definit ca orice functie, proces, activitate, segment organizational, unitate fizica de produs, de lucrare, de serviciu pentru care suntem interesati sa determinam un cost.

In ultimii ani, talentul contabililor de costuri a fost orientat din ce in ce mai mult pentru a determina costurile din activitatile de productie. Astazi, cei mai multi dintre ei se ocupa mai mult de contabilitatea osturilor din banci, din companiile de asigurare, din activitatile de marketing si administratie, in care nu exista o productie in sens fizic, dar si din activitatile de productie.

Exista trei scopuri principale ale contabilitatii costurilor:

determinarea rezultatului oricarui exercitiu financiar dat;

asistarea minimizarii costurilor cu realizarea simultana a obiectivelor intreprinderii in fiecare perioada;

asistare in management pentru luarea deciziilor.

5. Conceptul de context financiar

Societatea romaneasca parcurge o perioada de profunde prefaceri, generate de trecerea de la un sistem centralizat la un sistem democratic care preocupa, atat economistii, oamenii de actiune guvernanti si politicieni cat si oameni de stiinta, ceea ce pune in centrul intrebarilor si implicit al raspunsurilor, problematica economica.

Trecerea tarii noastre la o economie de piata, al carui fundament il constituie proprietatea privata si al carui mecanism presupune coroborarea si imbinarea organica a legilor pietei cu actiunea statului, se divedeste a fi un proces complex si cu largi implicatii, un proces dificil si de durata. Aceasta economie nu este lipsita de inechitati si abuzuri, iar unele dintre acestea sunt grave, dar, in acelasi timp, este clar faptul ca intreprinderea particulara, moderna si spiritul intreprinzator, cuplat cu democratia politica, ofera cea mai buna perspectiva de pastrare a libertatii si ofera cele mai accesibile cai de dezvoltare economica si prosperitate generala. Premisa libertatii, a riscului si a sansei este factorul care leaga economiile de piata moderne cu democratia politica.

Autonomia agentilor economici poate fi inteleasa numai intr-un sistem de interactiuni si interdependente in care fiecare, indiferent de domeniul si de forma de organizare a activitatii sale, are nevoie de ceilalti, condusi ei insisi de propriile lor interese. Intr-o economie de piata, in care activitatile economice se concretizeaza in obtinerea profitului si a satisfactiilor, aceasta libertate a agentilor economici trebuie inteleasa ca o raspundere, ca o imensa responsabilitate pe care acestia o au fata de sine, fata de ceilalti, fata de societate.

In societatea contemporana, economia de piata, ca forma de organizare a vietii economice, in care raportul dintre cerere si oferta determina principiile de prioritate in organizarea productiei si realizarea bunurilor, are ca actor principal agentul economic firma. In conditiile unor restrictii obiective ca cele materiale, umae, financiare, sociale, informationale, legislative, precum si ca urmare a unei interventii mai mult sau mai putin ample, a autoritatilor publice, agentul economic are libertatea de decizie si de miscare, hotarand autonom ce, cum, cat si chiar pentru cine sa produca, sa consume, sa investeasca, sa economiseasca, urmarindu-si propriile interese de a obtine profit sau cel mult de a supravietui.

Economia de piata, in esenta sa este o economie mixta, mai mult sau mai puti libera, guvernata de legi specifice acesteia, intre care cele ale pietei sunt determinate jocul preturilor, profitul, presiunea concurentei, incertitudini si riscuri. Intr-un asemenea context, agentul economic firma, este obligat sa le cunoasca si sa le respecte intrucat el este un element component care se misca intr-un mecanism economic, concurential, caruia trebuie sa i se integreze pentru a-si asigura functionarea.

Semnificativ in acest sens este ca intr-o economie de piata responsabilitatea sociala a firmei, aceea de a-si folosi resursele si de a se lansa in activitati desemnate sa-i creasca profitul, functioneaza atata timp, insa, cat respecta regulile jocului presupunand o competitie deschisa, dura, dar libera si corecta. In acelasi timp este responsabilitatea celorlalti dintre noi de a stabili un cadru legal , astfel incat, un individ, urmarindu-si propriul interes sa fie condus de o mana invizibila, asa cum nota Adam Smith, spre un scop public sau un bine social care a fost in intentia sa. Dar aceasta responsabilitate sociala, agentul economic, nu si-o asuma intotdeauna automa si direct, deoarece ea nu constituie, in totalitate, un obiectiv esential al preocuparilor sale.

Abordarea globala a firmei ca agent economic, ne obliga sa relevam faptul ca, pe fondul unei responsabilitati sociale mai mult sau mai putin constientizate, firma urmareste, asa cum am mai precizat, obiective multiple, si este supusa in acelasi timp unor restrictii economice si sociale. Altfel spus, activitatea si responsabilitatea firmei nu poate fi explicata si stapanita intr-o economie de piata numai printr-o optica pur economica. Pe de o parte, problematica teoretica si practica in domeniu releva ca intreprinderea privata urmareste trei scopuri principale: supravietuirea, profitul si dezvoltarea. Pe de alta parte, agentul economic este supus diferitelor presiuni din partea statului, sindicatelor, asociatiilor de consumatorii care il obliga sa-si asume obiectivele sociale, etice si ecologice, adesea in concurenta cu obiectivul lui pur economic.

Obiectivele firmei vizeaza, in esenta, obtinerea de profit dar in acelasi timp supravietuirea, dezvoltarea si chiar perenitatea firmei, care la randul lor decurg din scopurile financiare echilibru, rentabilitate si crestere. Toate aceste activitati ale firmei se desfasoara intr-un mediu social specific constituit din: salariati, furnizori, creditori, clienti, sistemul bancar, institutiile financiare, care la randul lor exista in mediul general social al economiei de piata ce cuprinde; cadrul economic, cadrul juridic, influentele guvernamentale, influentele internationale, factorii sociali-culturalli, factori demografici etc.

Plecand de la faptul ca scopul primar al oricarui agent economic este de a obtine un profit corespunzator in raport cu resursele utilizate, in acest cadru, aspectul primar al managementului este administrarea resurselor, gestiunea economica si in speta, gestiunea financiara. In literatura economica, managementul este frecvent asimilat dirijarii judicioase a resurselor umane, materiale si financiare in scopul functionarii echilibrate a fiecarei subdiviziuni structurale si a unitatii in ansamblu. In economia de piata orice agent economic doreste sa realizeze profit. In aceste conditii pentru a produce profit, agentii economici trebuie sa aiba o inalta capacitate de adaptare la cerintele si legalitatile pietei, ale concurentei loiale. Pe langa initiativa libera si aportul material, financiar, uman-fizic si de inteligenta o conditie esentiala a obtinerii profitului este informatia operativa si reala cu privire la patrimoniu, activitatea economica si comerciala desfasurata si rezultatele acesteia profit sau pierdere.

Cunoasterea conditiilor economice si financiare, in raport cu cerintele si legitatile pietei in care se deruleaza activitatea agentilor economici, previne situatiile de incetare a platilor si de faliment, asigura profitul. In conditii de legalitate si libera initiativa, cunoasterea, de catre factorii interesati, a acestor obiective, este o cerinta esentiala a conducerii pe baza criteriilor de profit. Informatia de calitate, reala si operativa a situatiei economice si financiare si a evolutiei acesteia previne riscurile, deficientele, lipsurile, in general ineficienta si asigura libera initiativa economica in conditii de concurenta loiala.

Cunoasterea este necesara, in primul rand conducerii agentilor economici (regii autonome, societati comerciale, societati agricole, alte categorii) si personalul acestora si in al doilea rand, se stie ca orice agent economic are nevoie de un grad ridicat de incredere din partea tertilor agenti economici, parteneri de afaceri. Aceasta cunoastere a situatiei patrimoniale si financiare a agentilor economici se realizeaza cu ajutorul documentelor primare si al evidentei tehnic-operative si contabile. Asigurarea corectitudinii, exactitatii si realitatii acestor informatii constituie o problema de mare raspundere a controlului financiar-contabil.

Prin control, conducerea isi asigura informarea dinamica, reala, preventiva, care ridica valoarea concluziilor si calitatea deciziilor. Controlul patrunde in esenta fenomenelor si contribuie efectiv la conducerea stiintifica si eficienta, sesizeaza aspectele negative in momentul in care acestea se manifesta ca tendinta si intervine operativ pentru prevenirea si lichidarea cauzelor. Controlul nu se rezuma sa constate manifestarea neajunsurilor, nu este numai concomitent si ulterior, ci, in primul rand, este bazat pe previziunea desfasurarii activitatii, a posibilitatilor aparietiei deficientelor si anomaliilor. Pentru obtinerea profitului maxim, pe langa evaluarea rezultatelor in raport cu obiectivele si normele stabilite, controlul contribuie si la prevenirea tendintelor si fenomenelor care necesita decizii de corectie.

Controlul asigura perfectionarea, cresterea profitului in conditii de concurenta libera si loiala. Controlul, ca forma de cunoastere este lipsit de sens daca nu se manifesta si ca forma de perfectionare a modului de gestionare a patrimoniului si de organizare si conducere a activitatii agentului economic.

Controlul este o necesitate obiectiva si subiectiva, dar nu este un scop, ci un mijloc de perfectionare a activitatii executive, inclusiv a procesului de conducere a acesteia. Pe aceasta linie controlul are ca directii esentiale:

Organizarea mai buna a muncii;

Intarirea ordinii si disciplinei in organizarea si desfasurarea activitatii economice, a disciplinei tehnologice;

Gospodarirea mai eficienta a mijloacelor de munca, materiale si financiare;

Descoperirea operatiilor nereale, neeconomice si neegale;

Preintampinarea aparitiei deficientelor, neregulilor si pagubelor;

Evaluarea eficientein rezultatelor obtinute;

Recuperarea abaterilor constatate si perfectionarea activitatii viitoare.

Prin control se actioneaza in directiile esentiale ale cerintelor sociale, se acorda atentie deosebita problemelor economice si financiare concrete, trecerii de la faza de preocupari generale, de program, la asigurarea continuitatii practice si eficiente.5.1 Structura sistemului logistic

Sistemul logistic este compus dintr-un ansamblu de activitati aflate in stransa interdependenta, toate trebuind sa contribuie la realizarea politicii de marketing. Intre aceste activitati, preambalarea, conditionarea, expedierea si receptia produselor, distrbutia inversa, fluxurile informationale privitoare la logistica produselor si altele.

Conducerea acestui sistem si integrarea sa eficienta in realizarea obiectivelor de marketing reprezinta o sarcina complexa si foarte greu de realizat. Activitatile de natura logistica sunt extrem de diferite in privinta continutului, ele realizandu-se in momente si locuri diferite in circuitul produsului, de catre unitati apartinand unor structuri organizatorice diferite si ale caror obiective nu sunt totdeauna concordante.

Procesul decizional in domeniul logisticii produselor trebuie sa aiba in vedere cateva elemente deosebit de importante. Mai intai, desi diferite de natura, activitatiile din lantul logistic au menirea ca, impreuna, sa asigure un flux eficient intre originea si destinatia produsului; de exemplu, la prima vedere, lansarea comenzii pentru aprovizionare cu un nou lot de marfuri s-ar parea ca nu are nimic comun cu transportul acestora, dar, in realitate, ambele urmaresc ajungerea produselor in timp util, in cantitatea necesara, la locul dorit de consumator sau utilizator. In al doilea rand, o decizie care vizeaza o anumita activitate logistica, in mod automat poate determina o decizie in alt domeniu al distrbutiei fizice; astfel, trecerea la o noua modalitate de transportare a unui produs conduce la schimbari in politica de stocare si depozitare a acestuia. In al treilea rand, deseori, o decizie luata in domeniul logistic este resimtita pe un alt plan functional al unitatii economice; de exemplu, schimbari in ceea ce priveste numarul de puncte de depozitare pot conduce la nevoi suplimentare de fonduri banesti pentru finantarea diferentei de stoc.

Aceste specificitati au implicatii asupra conducerii activitatilor logistice ale unei intreprinderi. Numai o viziune sistematica poate asigura angrenarea tuturor componentelor distributiei fizice intr-un tot unitar, integrat, precum si corelarea necesara, la nivelul intreprinderii si in exteriorul acesteia. Pe de alta parte, notiunea de logistica trebuie considerata intr-un sens mai larg, ea cuprinzand nu numai fluxurile de produse ci si fluxurile informationale care contribuie la realizarea distributiei fizice.

Transportul produselor reprezinta una dintre activitatiile esentiale ale distrbutiei fizice, considerata cea mai importanta componenta a mixului logistic, ea detinand, de obicei, aproape doua treimi din costurile aferente tuturor activitatiilor logistice. Acest domeniu necesita luarea de decizii cu o frecventa foarte ridicata si care, deseori, trebuie reconsiderate la mici intervale de timp, din cauza schimbarii restrictiilor existente in momentul adoptarii lor. Deciziile privitoare la transportul produselor se inscriu pe intregul circuit al acestora si isi exercita impactul asupra tuturor activitatilor din lantul logistic.

Printre cele mai importante domenii decizionale vizand transportul produselor pot fi mentionate: alegerea modalitatii de transport, alegerea rutelor de transport si programarea operativa a vehiculelor pentru transportul produselor.

Selectarea celei mai potrivite modalitati pentru transportul unui produs necesita in consideratie a influentei unei multimi de criterii tangibile si intagibile,cum sunt: disponibilitatea mijloacelor de transport in locurile dorite, costul transportului, durata acestuia, siguranta in respectare termenelor, gradul de adaptabilitate la cerintele specifice de transport impuse de particularitatiile produsului, masura in care asigura mentinerea calitatilor si a integritatii produsului. Functie de aceste criterii se alege mijlocul de transport corespunzator sau o combinatie de mijloace.

Alegerea celei mai eficiente rute de transport contribuie in mod substantial la cresterea calitatii transportului si, in consecinta, a sistemului logistic. Prin aceasta, se urmareste minimizarea timpului de transport sau a distantei de parcurs de mijlocul de transport pana la destinatie. Exista doua tipuri de situatii in alegerea rutei de transport, dupa cum originea si destinatia sunt situate in aceeasi localitate sau in localitati diferite. Pentru optimizarea rutelor pot fi folosite metode econometrice (programarea liniara, programarea cu numere intregi, programarea dinamica), metode euristice etc.

Cand sunt antrenate mai multe mijloace de transport pentru realizarea volumului necesar de transport sau cand un singur mijloc de transport trebuie sa faca mai multe rute, trebuie desfasurata o complexa activitate de programare operativa pentru realizarea transportului in cele mai bune conditii.

Strans legate de problematica transporturilor sunt deciziile care au ca obiect stocarea produselor, o alta componenta a distributiei fizice, a doua ca pondere in totalul costurilor, capabila sa crezee utilitati de timp si de loc. Printr-o gestiune stiintifica a stocurilor se pot aduce importante economii de fonduri, paralel cu cresterea calitatii serviciilor logistice oferite consumatorilor (utilizatorilor). Obiectivul central urmarit il constituie asigurarea unei aprovizionari continue, adaptata specificului cererii si cu costuri cat mai mici. La nivel operational, acest obiectiv se concretizeaza in decizii referitoare la: marimea unei comenzi, frecventa si momentul lansarii comenzilor, marimea stocului de siguranta pentru evitarea rupturilor de stoc. Cu alte cuvinte, printr-o politica rationala de stocare, se constituie stocul de produse necesare unei bune aprovizionari, la momentul potrivit, urmarindu-se minimizarea numarului rupturilor de stoc ca si a costului total aferent stocarii.

In procesul decizional, vizand o gestiune stiintifica, se cer luate in consideratie unele elemente ale mecanismului stocarii, intre care, oscilatiile imprevizibile in manifestarea cererii, incertitudinea legata de tipul de satisfacere a unei comenzi, necesitatea combinarii mai multor produse in procesul de aprovizionare si stocare, existenta mai multor puncte pentru stocarea produselor, in diferite etape ale circuitului acestora, posibilitatea aplicarii unor rabaturi la cantitatile considerate. In general, minimizarea costului total se face pe baza unei foarte atente analize a costurilor de stocare propriu-zise , pe de o parte , a costurilor de lansare a comenzilor si a celor generate de ruptura de stoc , pe de alta parte; cele din prima categorie cresc odata cu cresterea cantitatii de reaprovizionat iar celelalte scad.

Luarea celor mai corecte decizii in probleme de stocare este conditionata de obtinerea informatiilor necesare si de conceptare a unor modele decizionale adecvate.

Intre activitatile care compun lantul logistic, depozitarea are, de asemenea, un loc important: amplasarea, proiectarea si alegerea spatiilor de depozitare aflate la punctele nodale in circuitul fizic al produselor, in vederea realizarii in conditii de eficienta a functiilor care le revin, angreneaza numeroase decizii. Dar nu intotdeauna se folosesc unitati proprii de depozitare ci, deseori, se apeleaza la serviciile altor unitati, specializate in prestarea acestui gen de servicii.

Pentru realizarea functiilor sale, orice unitate de depozitare organizeaza o serie de activitati, toate acestea presupunand luarea de decizii dintre cele mai diverse. In aceste unitati se realizeaza receptia produselor intrate, se asigura pastrarea si protectia lor, sortarea, constituirea loturilor corespunzatoare etapelor urmatoare ale circuitului logistic, pregatirea lor pentru expediere etc.

Depozitarea se poate realiza pe o perioada mai mare de timp sau produsele se pot afla in tranzit. Exista, de asemenea, o mare varietate de aspecte legale si de natura financiara, toate presupunand culegerea de informatii si gasirea de alternative care sa permita integrarea eficienta a depozitarii in lantul logistic.

Manipularea fizica a produselor in diferite faze ale circuitului lor logistic exercita un puternic impact asupra nivelului de satisfacere a nevoilor consumatorilor (utilizatorilor) si asupra eficientei distributiei fizice. Printre obiectivele prioritare ale acestei activitati se inscriu minimizarea costurilor de manipulare si utilizarea la maximum a spatiilor de depozitare. Deciziile in acest domeniu urmaresc stabilirea celei mai bune marimi a lotului supus unei manipulari (o adevarata revolutie in acest sens s-a realizat prin folosirea paletizarii si containerizarii), alocarea spatiilor pentru depozitarea produselor si pentru manipularea acestora, alegerea echipamentelor de depozitare si a celor de manipulare manuala, partial mecanizata sau total mecanizata.

Fluxurile informationale privitoare la logistica produselor reprezinta o componenta a distributiei fizice care aduce o contributie hotaratoare la cresterea eficientei circuitului produselor. Sistemul informational logistic subsistem al sistemului informational al intreprinderii vehiculeaza toate informatiile relevante pentru luarea deciziilor din sfera distributiei fizice. Datele obtinute prin cercetarea de marketing nu sunt totodata in forma necesara pentru luarea deciziilor si nici nu pot fi la indemana, cand si unde sunt necesare. Astfel, sistemul informational logistic faciliteaza luarea deciziilor si asigurarea serviciilor logistice in trei modalitati si anume: transformand datele intr-o forma mai utila si mai accesibila, transferand datele in reteaua logistica acolo unde sunt necesare si stocand aceste date pana in momentul in care ele sunt utilizate. Sistemul informational logistic reprezinta mai mult decat o banca de date sau un sistem de evidenta a modului de realizare a comenzilor; acesta poate servi si pentru infaptuirea analizei economice prin folosirea unor metode si modele statistico-matematice, precum si pentru luarea unor decizii si controlul sistemului logisticUn loc aparte in sistemul informational logistic il detine modul in care se lanseaza si se realizeaza comenzile. Aceasta prezinta o importanta vitala pentru functionarea intregului sistem logistic. Modalitatile prin care se transmit comenzile, frecventa prelucrarii informatiilor pe parcursul realizarii acestora ofera un camp larg de actiune a numeroase informatii si in acest domeniu.

5.2 Procedura ciclului de achizitii

Cum am spus si mai sus, un mod aparte in sistemul informational logistic il detine modul de gestionare al comenzilor. Astfel:

Un prim pas este reprezentat de catre formularea unei cereri de achizitie pentru un anumit departament. Imediat dupa aceasta, departamentul de achizitii trebuie sa verifice cererea si sa identifice eventualii furnizori si oferta de preturi a acestora.

Urmatorul pas, fiind si cel final, il presupune lansarea comenzii catre furnizori. Aceste etape insa, sunt autorizate de un responsabil.

Insa acest flux, cuprinde si anumite riscuri reprezentate de:

comenzi de bunuri care nu sunt pentru nevoile intreprinderii;

comenzi la preturi mult mai ridicate decat nevoile intreprinderii;Dupa lansarea comenzii necesare intreprinderii, vine etapa de receptie a bunurilor primite. Aceasta etapa presupune si ea mai multe faze precum:

emisiunea unei note interne de receptie;

verificarea ca nota de receptie sa fie in concordanta cu cererea de achizitie; verificarea fizica a bunurilor din puncte de vedere cantitative si calitative; verificarea persoanei care se ocupa de receptia acestor bunuri.Si aceasta etapa presupune anumite riscuri precum:

existenta unor bunuri primite care nu au fost comandate;

receptia unor bunuri care nu corespund din punct de vedere cantitativ si calitativ;

O alta etapa in gestionarea comenzilor o constituie facturarea furnizorilor. Etapele acestei facturari sunt reprezentate de:

- verifi