DESFĂŞURAREA NEGOCIERII COMERCIALE ÎN AFACERI INTERNAŢIONALE.

STUDIU DE CAZ: DERULAREA NEGOCIERII UNUI CONTRACT DE IMPORT ÎNTRE FIRMA YORK INTERNAŢIONAL ROMÂNIA

ŞI FIRMA MIRELTA HOLDING UNGARIA

Negocierea ar putea fi definită ca un complex de procese, de activităţi constând în contracte, întâlniri, consultări, tratative desfăşurate între doi sau mai mulţi parteneri în scopul realizării unor acorduri, convenţii şi alte inţelegeri la nivel guvernamental sau neguvernamental sau a unor afaceri economice.         În cadrul negocierilor comerciale, acest proces este definit ca fiind o acţiune în care se confruntă cererea cu oferta în vederea ajungerii la o înţelegere reciproc avantajoasă, respectiv la semnarea unui contract de vânzare-cumpărare. Mai exact, acest proces constă în acţiunea de armonizare a intereselor participanţilor prin căutarea unor soluţii reciproc avantajoase, materializată prin semnarea unui contract.         Negocierea este, în egală măsură, o artă prin talentul nativ, ca şi o ştiinţă dobândită prin experienţă şi învăţare. Meseria de negociator este una ,, de elită” atât în afaceri cât şi în diplomaţie. Peste tot şi în toate timpurile, oamenii nu şi-au impus absolut unilateral voinţa, ci au căutat soluţii în comun, adică soluţii negociate

Studiul cuprinde negocierea unui contract de import a unor sisteme de încălzire, ventilaţie şi aer condiţionat între firma York Internaţional din România şi firma Mirelta Holding din Ungaria. Mai exact, am analizat aspectele concrete ale derulării negocierii: modul cum s-au pregătit echipele pentru negociere, cum au discutat, ce tehnici au utilizat în timpul negocierii, ce concesii au făcut.

Tehnicile de negociere reprezintă procedee, metode utilizate de negociatori în abordarea procesului de negociere. Spre deosebire de strategie care dă o anumită viziune generală asupra situaţiei şi procesului, având rolul să orienteze demersurile şi comportamentele părţilor, tehnicile se referă la proceduri de lucru în desfăşurarea interacţiunii. De asemenea, spre deosebire de strategie, au un caracter contextual mai precis, da metoda de rezolvare a unei anumite sarcini.

1

Prezentarea companiei York Internaţional         YORK International Corporation. În 1986 s-a înfiinţat YORK International Corporation ca societate independentă pe acţiuni, întreprindere specializată pe activităţi de refrigerare şi aer condiţionat. Astăzi, în spectrul comerţului internaţional cu sisteme de refrigerare şi aer condiţionat "YORK" reprezintă cel mai important şi tradiţional producător în domeniu.         1 ianuarie 1994 a marcat deschiderea în cadrul întreprinderii a diviziunii YORK Central & Eastern Europe cu sediul în Austria - ţara responsabilă cu extinderea întreprinderii în estul Europei.În luna aprilie a anului 1999, YORK International a achiziţionat întreprinderea daneză SABROE, cu specific de refrigerare, devenind prin această achiziţie lider mondial în acest domeniu. Filialele şi reprezentanţele acestei firme (inclusiv cea din România) au fost incluse în structura deja existentă a filialelor YORK.YORK - tehnologie şi posibilităţiYORK a acumulat o foarte bogată experienţă pe măsură ce şi-a construit propriul viitor. Experienţa a învăţat compania YORK cum să promoveze tehnologia nouă pentru a produce echipamente tot mai performante şi cum să-şi satisfacă toţi clienţii, oferindu-le excelente servicii.Compania a fost mereu în frunte din punct de vedere tehnologic, fiind, de-a lungul istoriei sale, prima întreprindere care a reuşit:      să producă gheaţă pentru industria alimentară şi pentru alte procese;      să doteze complet cu echipamente de aer condiţionat clădirile destinate birourilor;      să realizeze cu succes primul aparat de cameră pentru condiţionarea aerului, utilizând ca agent frigorific freonul.YORK Internaţional are peste 25.000 de angajaţi în 54 de ţări şi dispune de 42 de fabrici în întreaga lume. Compania YORK Internaţional se remarcă prin producţia şi vânzarea instalaţiilor şi componentelor tehnice de frig şi climatizare în domeniile:     industrie (chimie, petrochimie, farmaceutică şi industrie alimentară);     simulări de mediu (pentru cercetare, dezvoltare şi producţie);     climatizare ambientală şi tehnologică;     componente energetice;

2

   congelatoare şi răcitoare alimentare, tunele de congelare şi refrigerare;     congelatoare şi răcitoare industriale;     compresoare pentru uz casnic, comercial şi industrial;     echipamente cu compresie de gaz pentru procesele industriale;     service în perioada de garanţie şi post garanţie.Prezentarea reţelei YORK Internaţional din Europa şi a filialeiYORK România          YORK Internaţional dispune de 7 fabrici în Europa, destinate în special dezvoltării unor produse care să satisfacă standardele industriale şi ecologice europene. Centrele de vânzare şi service YORK sunt plasate în principalele oraşe ale Europei pentru a realiza expertize tehnice locale, precum şi pentru a oferi sprijin şi consultanţă în vânzări.         Anul 1989 a marcat şi pentru YORK Internaţional momentul deschiderii unei noi pieţe: Europa de Est. Filiala YORK Austria a fost însărcinată de YORK Internaţional Corporation să asigure extinderea companiei pe această piaţă.Până în anul 1993, România constituia pentru YORK Internaţional o piaţă pasivă. În urma studiului de fezabilitate efectuat de companie, privind extinderea pe piaţa românească, în martie 1994 este înregistrată la Oficiul Registrului Comerţului Bucureşti întreprinderea YORK România - Tehnica frigului - Aer condiţionat S.R.L. sub numărul J40/6135/1994. Compania este persoană juridică română, cu capital privat integral american oferind un vast program în domeniul frig-climatizare:

- proiectare de sisteme complexe;- soluţii de inginerie tehnologică şi tehnologizări;- livrare de instalaţii, aparatură şi componente inclusiv

sisteme energetice şi pompe de căldură;-  lucrări la cheie;

De asemenea, YORK România participă la montarea echipamentelor, colaborează cu firme de instalaţii şi antreprenori agreaţi în domeniu şi asigură service garanţie şi post garanţie pe toată perioada de viaţă a echipamentelor.Întregul personal al filialei YORK România este instruit şi asistat în activitate de către specialişti în domeniu din cadrul filialei YORK Austria, asigurându-se astfel garanţia standardului de calitate oferit de compania YORK International Corporation.

3

Începând cu anul 2001, reţeaua YORK din România s-a extins, cuprinzând două puncte de lucru noi la Suceava şi la Târgu Mureş.

Prezentarea produselor oferite de filiala YORK România         YORK România vinde absolut toate produsele realizate de compania-mamă. Fabricarea unora dintre echipamente se face în cele 7 fabrici din Europa, după cum am mai precizat, iar livrarea durează maxim 4 săptămâni pentru aceste instalaţii.    

YORK poate proiecta şi furniza:   Instalaţii frigorifice   Sisteme de răcire pentru temperaturi scăzute – până la -100°C – în cascadă şi booster   Sisteme de răcire pentru agenti frigorifici secundari (saramuri)   Sisteme de condensare şi răcire a gazelor   Sisteme de vaporizare   Pompe de căldură   Compresoare frigorifice reciproce, centrifugale şi cu şurub (pentru freon şi amoniac)   Sisteme de stocaj pentru aplicaţii industriale   Schimbătoare de căldură   Module preasamblate   Soluţii specifice fiecărui client, incluzând sisteme de legătură pentru încălzire şi răcire împreună cu sistemul programabil de control.Instalaţii frigorifice navale      

Prezentarea companiei Mirelta Holding Ungaria          Societatea Mirelta Holding  S.R.L. este o societate pe acţiuni cu capital privat care a fost înfiinţată în anul 1930, având ca obiect principal de activitate fabricarea, exportul şi instalarea de echipamente de ventilaţie şi climatizare cu diverse aplicaţii: spaţii rezidenţiale, sedii de firme, clădiri de birouri, hoteluri, apartamente, hale industriale, etc. MIRELTA HOLDING devenit una dintre cele mai active companii în domeniul antreprenoriatului, managementului clădirilor, distribuţiei, proiectării, instalării şi întreţinerii echipamentelor de aer condiţionat. MIRELTA HOLDING are peste 30 de mari fabrici pe toate continentele globului, dispunând de 4 fabrici în Ungaria,

4

destinate în special dezvoltării unor produse care să satisfacă standardele industriale şi ecologice europene.         Dupa acumularea unei experienţe valoroase în domeniul echipamentelor de aer condiţionat şi încălzire/ventilaţie, MIRELTA HOLDING şi-a lărgit sfera de activitate prin preluarea distribuţiei exclusive a produselor altor companii de prestigiu. Misiunea firmei, ca şi furnizori de sisteme de climatizare şi aer condiţionat, este să aducă satisfacţie clienţilor prin produse de calitate şi prin servicii cu adevarat profesioniste, într-o manieră simplă şi accesibilă, să fie recunoscuţi ca furnizori de produse şi servicii de aer condiţionat de înaltă calitate care permit consumatorului modern să se bucure de bunuri tehnologice în viaţa privată şi cea profesională.          Compania Mirelta Holding se remarcă prin producţia şi vânzarea instalaţiilor şi componentelor tehnice de frig şi climatizare în domeniile:     industrie (chimie, petrochimie, farmaceutică şi industrie alimentară);     simulări de mediu (pentru cercetare, dezvoltare şi producţie);     sisteme de răcire maritime;     climatizare ambientală şi tehnologică;     componente energetice;     congelatoare şi răcitoare alimentare, tunele de congelare şi refrigerare;     congelatoare şi răcitoare industriale;     compresoare pentru uz casnic, comercial şi industrial;     echipamente cu compresie de gaz pentru procesele industriale;     service în perioada de garanţie şi post garanţie.     sisteme de ventilaţie, purificatoare, încălzire prin pardoseala, case, vile;      montaj aparate aer condiţionat, întreţinere şi reparaţii pe bază de abonament pentru sedii de firme, spaţii comerciale, hoteluri şi pensiuni turistice;

MIRELTA HOLDING are o cultură a îmbunătăţirii continue. Sisteme ca Six Sigma, diversitatea furnizorilor, diversitatea forţei de muncă, împărtăşirea cunoştinţelor, interesul pentru dezvoltarea pe termen lung – toate aceasta fac din Mirelta o companie din ce în ce mai puternică.Firma oferă şi un ajutor real în achizţionarea strategică a sistemelor la costuri unitare mai mici şi în cunoaşterea celor mai

5

noi legi şi reglementări, toate acestea, exercitând şi un efect pozitiv asupra mediului şi asupra bugetului clienţilor            MIRELTA HOLDING are capacitatea de a instala, integra şi întreţine sisteme de la diverşi producători.

Studiu de caz. Derularea procesului de negociere între societatea York Internaţional şi societatea Mirelta Holding

Ungariaîn vederea încheierii unui contract de import de 500 de

sisteme de încălzire,ventilaţie şi aer condiţionat.         Contractarea reprezintă etapa cea mai importantă în afacerile economice în general, şi în cele internaţionale, în mod special, acestea reprezentând în fond luarea deciziei în afaceri.

Negocierea contractului de vânzare – cumpărare internaţională reprezintă în practică confruntarea ofertelor făcute de partenerii negociatori: oferta de vânzare a exportatorului şi oferta de cumpărare (comanda) a importatorului.

Oferta are două dimensiuni, pe de o parte, una economică ce conţine componentele comerciale şi financiare, pe de altă parte una juridică. Oferta comercială tratează marfa şi condiţiile ei de livrare, în timp ce oferta financiară are în vedere preţul şi condiţiile de plată.         Astfel, voi analiza utilizând un contract de vânzare-cumpărare specificul negocierilor acestui tip de contracte externe, cele mai frecvente în cadrul contractelor economice externe. Pentru realizarea obiectivului propus, voi analiza aspectele privind verificarea situaţiei patrimoniale, a competenţei şi reputaţiei partenerului cu care se vor începe negocierile, determinarea obiectivului contractului, reflectarea în contract a parametrilor tehnico-calitativi ai mărfurilor, convenirea asupra modului de ambalare şi marcare a mărfurilor, stabilirea termenului de livrare, fixarea preţului contractual şi a condiţiilor de livrare, determinarea modalităţii de plată, precum şi a valutei în care aceasta se va efectua etc.       

6

Pregătirea negocierii presupune câteva componente distincte, respectiv :      întocmirea unor studii macro şi microeconomice, prin culegerea de informaţii pentru situarea cât mai corectă a viitoarei afaceri economice în contextul real al pieţei;       delimitarea şi definirea cât mai exactă a obiectivelor proprii;      identificarea cât mai aproape de realitate a obiectivelor partenerului de negociere;      alegerea tehnicilor manageriale pentu viitoarele afaceri ce urmează sa fie negociate;      întocmirea documentaţiei necesare începerii tratativelor.         Înrucât părţile semnatare ale acestui contract nu conlucrau pentru prima oară, este evident că anumite etape ale procesului de pregătire ale negocierii au fost omise. În acest sens, faptic, în momentul în care partea română, York S.R.L, a trimis firmei din Ungaria o cerere de ofertă, cererea, datorită nevoii urgente de marfă a cumpărătorului mai sus amintit s-a transformat în comandă.         La rândul ei, partea străină, Mirelta Holding S.R.L. a trimis prin fax solicitatorului în care a indicat că se află în posesia mărfii dorite, în speţă 500 de  sisteme de încălzire, ventilaţie şi aer condiţionat, precum şi preţul (nivelul preţului unitar ) de 1000 euro / buc.            Întrucât preţul propus de partea străină a fost considerat de partea română ca fiind destul de apropiat de posibilităţile sale, partea română a decis să trimită o scrisoare de invitaţie pentru negociere, stabilindu-se data de 20 ianuarie 2009.         În data de 15 ianuarie 2009, firma română, dând dovadă de pragmatism managerial, formând două echipe de lucru cu responsabilităţi diferite, a realizat următoarele:      prima echipă s-a ocupat de toate aranjamentele ce ţin de primirea oaspeţilor, transportul acestora de la aeroport la hotel,  rezervarea camerelor la hotel, rezervarea restaurantului pentru servirea mesei, un scurt tur al oraşului şi al principalelor obiective turistice înainte de începerea negocierii. În acelaşi timp, această echipă a fost însărcinată şi cu pregătirea sălii de negociere, sală aflată în Bucureşti, la sediul firmei.      a doua echipă, formată în principal din membri echipei de negociere, precum şi din personalul departamentului de conducere, a elaborat planul de negociere precum şi dosarul negocierii.         Planul negocierii a inclus:

7

      definirea şi susţinerea scopului negocierii;      obiectivele maxime şi minime ale negocierii;      modul şi poziţiile de tratare desfăşurate pe momente de interes reciproc şi pe cele de divergenţă;      variante de formulări, argumente şi contraargumente;      posibilităţi de compromis, responsabilităţi şi limite ale echipei de negociere, în totalitate şi individuale.         Firma română a cerut mai multe informaţii de natură comercială, tehnică, despre situaţia conjuncturală a pieţei şi, de asemenea, câteva detalii despre concurenţă. Informaţiile de natură comercială  au cuprins atât elemente economico-sociale ale pieţelor de desfacere a produsului exportat, cât şi caracteristici generale (preţ de cumpărare, preţ de vânzare, cerere, ofertă) ale pieţelor internaţionale. De asemenea, partea străină a pregătit şi o fişă comercială, fişă ce conţine cele mai importante clauze contractuale.         Nefiind la prima afacere încheiată, cele două părţi având o relaţie economică de prietenie, firma română a considerat mai puţin importantă pregătirea dosarului privind bonitatea partenerului, situaţia economico-financiară a acestuia fiind deja cunoscută.         După realizarea acestui pas, echipa a trecut la elaborarea agendei de lucru. Aceasta contribuie la realizarea unor obiective importante, la ordonarea activităţilor pentru negocierile propriu-zise, selectarea priorităţilor, cunoaşterea succesiunii activităţilor, calendarul negocierii.         Următorul pas a fost stabilirea de către departamentul de conducere a bugetului negocierii. Apoi, acest departament împreună cu negociatorul şef, Dl. Popa Adi, şi întreaga lui echipă de negociere, a elaborat proiectul de contract.         Aspectul pe care îl voi trata în continuarea se referă la desfăşurarea negocierii. În general, în cazul negocierilor complexe, la prima întâlnire a echipelor de negociere se va elabora planul comun de tratative.         Acest document vizează cel puţin şase genuri de activităţi privind negocierea, aspecte pe care le voi trata, în conformitate cu aplicabilitatea lor practică, în cele ce urmează:      negocierea condiţiilor tehnice şi de calitate. Problematica complexă pe care o presupun condiţiile tehnice şi de calitate trebuie să facă obiectul negocierii purtate între specialiştii în domeniu, dar care să aibă şi o bună pregătire în domeniul comerţului exterior în general. În cazul de faţă, partea străină a

8

prezentat dosarul tehnic pregătit special pentru această situaţie. Întrucât firma română nu era la prima afacere de acest gen, ea cumpărând şi în trecut asemenea sisteme de la firma Mirelta Holding, aceasta a fost de acord imediat cu aceste specificaţii tehnice, subliniind în principiu că ar fi interesată de un număr de 500 de sisteme.      negocierea condiţiilor comerciale. Un element important al negocierii condiţiilor comerciale îl constituie problema ambalajului şi al marcajului acestuia.      negocierea preţului şi a condiţiilor de plată. Preţul constituie unul dintre cele mai importante elemente ale contractului şi, în general, al vânzării internaţionale, asupra căruia se concentrează în principal negocierea, având o mare putere de influenţă în determinarea gradului de competitivitate a produselor şi serviciilor. Preţul are un rol principal în determinarea eficienţei afacerilor economice, reprezentând domeniul principal asupra căruia se concentrează atenţia negociatorilor pentru armonizarea intereselor care adeseori sunt, într-o măsură mai mare sau mai mică, contradictorii: exportatorul tinde, de regulă, să obţină preţuri cât mai mari iar importatorul să achiziţioneze mărfurile la preţuri cât mai joase. Întrucât în cazul de faţă, vânzatorul îşi propusese preţul unitar de 1000 euro/buc., iar cumpărătorul dorea să achiziţioneze marfa la un preţ de 990 euro/buc., este evident că nici contractul în cauză nu a făcut excepţie de la regulă. Negocierea şi fundamentarea preţului a pornit de la metoda preţului specific, preţul pe piaţa internaţională variind între 995 şi 999 euro. Astfel, partea străină a început această negociere, aplicând tehnica solicitării interne a preţului. Teoretic, această tehnică urmăreşte obţinerea unor informaţii referitoare la costurile reale de producţie şi comercializare. Considerând că preţul le depăşeşte capacităţile materiale, echipa română a încercat să blocheze oarecum negocierea contractului folosind tehnica falsei comenzi de probă. Această tehnică constă în solicitarea unor preţuri ,,speciale” pentru o cantitate mai mică şi promisiunea unor comenzi viitoare mai substanţiale. Negociatorul şef român nu a fost foarte inspirit în alegerea acestei tehnici, întrucât relaţiile dintre cele două părţi aveau ,,în spate” nu una, ci mai multe contracte anterioare, toate încununate cu succes deplin. Dându-şi seama că partea română vrea să încheie în realitate contractul pentru cele 500 aparate, dar din punct de vedere financiar, cât şi din puncte de vedere al unor creanţe de negociere ale negociatorului român, negociatorul şef străin a

9

aplicat tehnica împărţirii egale a diferenţei. Această tehnică constă în faptul că unul dintre negociatori vine cu o soluţie de compromis prin împărţirea diferenţei în două părţi egale. Această ofertă a fost admisă de către echipa română, cu menţiunea ca plata să se facă prin acreditiv documentar irevocabil deschis în termen de 15 zile de la data anunţării de către partea străină, că marfa este pregătită de expediere. Neavând nimic de adăugat şi fiind de acord cu propunereaungurilor, partenerii romani au propus următorii paşi:      negocierea problemelor juridice;      negocierea altor aspecte privind contractul extern de vânzare-cumpărare. Recepţia cantitativă va fi făcută prin numărare şi menţionată într-un proces verbal de livrare/recepţie, certificându-se eventualele lipsuri. Recepţia calitativă va fi făcută printr-un certificat de control emis de către o organizaţie neutră. Vânzătorul se obligă să livreze marfa în cantitatea şi calitatea stipulată în contract, data livrării fiind considerată 23 ianuarie 2009.      arbitrajul. Apariţia unor eventuale litigii rezultând din contract sau în legătură cu acesta şi pe care părţile nu le pot soluţiona pe cale amiabilă vor fi rezolvate în final prin arbitraj, cu excluderea instanţelor ordinare. În acest sens, părţile au ales ca Instanţă arbitrală competentă, Comisia de Arbitraj de pe lângă Camera de Comerţ şi Industrie din Bucureşti. Aceasta, conform înţelegerii, va judeca litigiile pe baza propriilor sale reguli.              Stabilind toate aceste aspecte, cele două părţi au reuşit la data de 21 ianuarie 2009, să finalizeze negocierile prezentului contract, încununând cu succes munca de echipă a celor două firme, precum şi a negociatorilor şefi.

10