NEGOCIEREA AFACERILOR

Negocierea Afacerilor

Pregtirea i organizarea negocierilor

NEGOCIEREA AFACERILOR INTERNATIONALE

ntregul proces de negociere poate fi delimitat n trei mari etape:

Pregtirea i organizarea negocierilor;

Desfurarea propriu-zis a negocierilor;

Finalizarea negocierilor.

Pregtirea: ce trebuie fcut nainte de negociere

Pregtirea este cheia succesului n negociere. Regula 80-20 se aplic n acest caz: aproximativ 80% din munc ar trebui dedicat pregtirii, iar 20% ar

trebui s reprezinte efortul efectiv depus n cursul negocierii.

Totui, unii negociatori nu se pregtesc aa cum ar trebui, nu din cauza lipsei motivaiei, ci a felului defectuos n care este perceput negocierea, aceasta nefiind pregtit sau fiind pregtit rigid :

Lipsa de pregtire poate sa mearga de la o pregatire insuficienta, din lipsa de timp sau de

informatii relevante, pna la respingerea necesitatii oricarei pregatiri, deoarece negociatorul se

bazeaza pe intuitie, lsnd alegerea actiunilor pe seama inspiratiei de moment.

Pregatirea rigida a negocierii se manifesta prin faptul ca negociatorul si pregateste o solutie unica

pe care si propune sa o transpuna n practica. Negociatorul :

se simte suficient de puternic pentru a avea ncredere ca va reusi sa o impuna propria solutie

sau

este posibil sa porneasca de la convingerea ca solutia este cea mai buna n situatia data pentru

toti (chiar singura posibila) si considera ca, datorita acestui fapt, va fi acceptata de partener.

Negocierea este vzut de acetia ca un joc cu sum fix, adic ceea ce este bun pentru o persoan trebuie ipso facto s fie ru pentru cealalt parte.


Persoanele care privesc tratativele ca un joc cu sum fix pot adopta una din urmtoarele poziii atunci cnd se pregtesc pentru negociere:

Capituleaz n faa celeilalte pri (negociere lejer)

Se pregtesc de atac (negociere dur)

Fac un compromis n dorina de a se ajunge undeva la mijloc, ntre dorinele lor contradictorii (considerat adesea poziie reciproc avantajoas, ceea ce, de fapt, nu este)

n funcie de ce se hotrte cellalt s fac n cursul negocierii, percepia asupra tratativelor ca joc cu sum fix poate duce:

Fie la un conflict de atitudini (dac ambele pri au un comportament ofensiv)

Fie la un compromis (dac ambele pri sunt maleabile)

Fie la o combinaie de atac i capitulare.

Ipoteza pe care se bazeaz cele 3 abordri este aceea c, pentru a se ajunge la un acord, este necesar ca una dintre pri sau ambele s fac concesii.


Majoritatea negocierilor sunt de fapt jocuri cu sum variabil, ceea ce nseamn c, dac prile colaboreaz, pot crea mai mult valoarea comun dect dac adopt o atitudine agresiv.

In consecinta, pregatirea negocierii trebuie s fie flexibila, ceea ce conduce la elaborarea unui plan realist, ce depinde de tipul si importanta negocierii respective, mai ales a efectelor pe care le are pe termen lung asupra organizatiei.

Negociatorul va avea o directie, utila pentru a-i ordona miscarile, dar va lasa loc liber pentru adaptarea la context, pentru a permite aparitia unor solutii creative, ce n-au fost vizibile de la bun nceput, pentru a raspunde n mod pertinent evolutiei negocierii.


Pregatirea negocierii difera n functie de factori obiectivi (ex: natura si miza negocierii), dar depinde si de modul n care echipa de negociere simte ca trebuie sa o realizeze. Launay (1992) evidentiaza trei tipuri de climat psihologic al pregatirii:

climat de previziune : anticiparile construite de membrii echipei sunt percepute ca certitudini, bazate pe experienta si pe informatiile detinute. Aceasta abordare este apropiata de o pregatire rigida a negocierii, care traseaza un drum precis, pe care negociatorul ar trebui sa-l parcurga, desi, acest lucru este, n mod inerent, imposibil.

climat de ipoteze : anticiparile sunt percepute ca ipoteze, dintre care unele au un grad mai mare de probabilitate.

climat de laisser-aller: negociatorul si membrii echipei sale nu se pun de acord asupra unor anticipari, lasnd totul pe seama adaptarii la situatiile care vor apare n cursul tratativelor. Abordarea se apropie de lipsa pregatirii, ceea ce poate sa afecteze n mod negativ performanta si rezultatele negociatorului.


Negocierea poate fi vzut ca un demers decizional cu motivaie mixt, care presupune att cooperare, ct i concuren.

O pregtire corespunztoare cuprinde 3 operaii generale de diagnosticare:

Autoevaluarea

Evaluarea celeilalte pri

Evaluarea situaiei

Fi de pregtire pentru negociere

Autoevaluarea Evaluarea celeilalte pri Evaluarea situaiei (contextului)

-Ce vreau? (Identificai inta) -Ce alternativ am ca s ajung la un acord? (Identificai propria variant optim BATNA) - Care este punctul meu de rezerv? - Care sunt costurile mele ? - Care sunt obiectivele negocierii? - Care sunt variantele obiectivelor de negociere? - Am identificat pachete de obiective echivalente? -Mi-am evaluat nclinaia spre asumarea riscurilor? Aceasta diagnosticare urmareste identificarea:

- Cine sunt adversarii? - Sunt pri care este posibil s nu se afle la masa negocierilor? -Sunt prile monolitice? - Ce chestiuni sunt relevate pentru cealalt parte? - Care sunt interesele adversarului? - Care sunt variantele adversarului pentru fiecare obiectiv de negociere? - Care este poziia celeilalte pri? - Care este varianta optim a celuilalt negociator? -obiectului si elementelor de negociere -contextului negocierii -intereselor partilor -raportului de putere -caracteristicilor negociatorilor

- Negocierea este singular, de durat, sau repetitiv? - Negocierile implic resurse limitate, o anumit ideologie sau ambele? - Negocierea este legat de o necesitate sau de oportunism? - Negocierea se refer la un schimb sau la o disput? - Sunt prezente efecte de legtur? - Este acordul absolut necesar? - Este legal s negociem? - Ratificarea este absolut necesar? - Exist constrngeri temporale sau alte costuri legate de timp? - Contractele sunt oficiale sau neoficiale? - Unde au loc negocierile? - Negocierile cu caracter public sau privat? -Este intervenia unei tere pri o posibilitate? -Exist anumite convenii n legtur cu procesul de negociere? - Negocierile implic mai mult de o ofert din partea fiecrui participant? - Negociatorii comunic explicit sau tacit? -Exist o diferen de putere n rndul prilor? - Precedentul este important?

PREGTIREA I ORGANIZAREA NEGOCIERII

La baza oricrei negocieri comerciale moderne trebuie s stea n mod obligatoriu anumite aspecte deosebit de importante pentru desfurarea pe viitor a relaiilor de afaceri :

Organizarea sistemului informaional i de documentare;

Funcionarea reelei externe de reprezentare i comercializare;

Existena unor legturi i interdependene ale sistemului informaional att pe plan intern, ct i pe plan extern;

Funcionarea unui sistem de elaborare i editare de material tehnic, documentar i de publicitate;

Formarea i specializarea negociatorilor, inclusiv sub aspect moral, cultural i psiho-fiziologic.

PREGTIREA I ORGANIZAREA NEGOCIERII

n plan secundar, n coninutul pregtirii negocierii comerciale intr:

Identificarea partenerului extern potenial de afaceri i examinarea bonitii lui;

Stabilirea obiectivului de negociat;

Simularea negocierii, organizarea de mese rotunde, conferine;

Formarea echipei de negociatori;

Elaborarea materialului specific.

Culegerea informaiilor

Sursele primare sunt reprezentate de date culese printr-o cercetare special efectuata n vederea negocierii respective. Metodele utilizate sunt de obicei simple: discutii cu terte persoane care i cunosc pe viitorii parteneri (ex.: parteneri comuni ai partilor). Uneori, negociatorul colecteaza informatii cu caracter confidential, obtinute, de pilda, de la fosti angajati ai firmei partenere. Informatiile oferite chiar de partener completeaza imaginea asupra situatiei de negociere (ex.:cererea de oferta sau oferta, lista de preturi, mostre, comunicate de presa, actiuni publice n care este angajat).

Sursele secundare interne sunt, de regula: rapoartele, bazele de date, alte nregistrari existente n organizatie care au relevanta pentru negocierea respectiva. Pot fi obtinute informatii valoroase din sursele secundare externe: ziare, reviste de specialitate, lucrari editate de asociatii profesionale sau de organisme internationale, statistici, culegeri de legi etc.

Pe lnga cunoasterea pietei globale sau a firmei partenere, trebuie cunoscute aspecte privitoare la mediul de afaceri al tarii partenere, inclusiv reglementarile si cutumele juridice si comerciale relevante sau structura si tendintele pietei nationale. Asemenea date se pot obtine din sursele secundare cu caracter public sau cu circuit restrns (ex.: rapoarte de la misiunea comerciala din tara respectiva, materialele publicitare ale firmei partenere, informatii bancare).

O metoda utila prin care negociatorul poate obtine o cunoastere mai buna a viitorului partener este deplasarea la sediul acestuia. Orice aspect pe care l vede (cum arata sediul, cum sunt organizati, cum se comporta angajatii etc.), precum si discutiile cu celalalt i pot oferi informatii valoroase.

Documentele necesare n procesul de negociere

Mandatul de negociere;

Proiectul de contract;

Cererea de ofert sau oferta;

Dosarele de negociere;

Planul de negociere;

Agenda de lucru.


A. Mandatul de negociere

Coninutul mandatului de negociere se refer la:

Nominalizarea conductorului i membrilor echipei;

Definirea obiectului negocierii;

Sintetizarea informaiilor ce privesc produsul, piaa, partenerul, concurena, preul orientativ, condiiile de livrare, plata, service, programul orientativ al negocierii, etc.

ECHIPA (exportatoare care negociaz n strintate)

MANDAT PENTRU NEGOCIERE

1. Locul desfurrii negocierilor: ___________________ Ruta:

2. Perioada i durata negocierilor: zz- zz/luna/ an

nr. zile

3. Scopul aciunii: Purtarea de negocieri tehnice i comerciale privind contractarea la export a_________, din gama de fabricaie a

____________________________

4. Componena delegaiei: 1.___________________________- eful echipei de negociere

2.___________________________ - director de producie (membru)

3.___________________________ - director de marketing (membru)

4.___________________________ - ef serviciu transporturi (membru)

5.___________________________ - ef birou financiar (membru)

5. Limite de competen: Tratative tehnice i comerciale i semnarea de contracte de export pentru ____________________

Limita minim de pre _____________

6. Firma(ele) cu care urmeaz a se purta negocieri:

7. Cheltuieli aferente deplasrii: Avion _____________________ i retur: _____ Euro/pers.

Pe parcurs intern: _____ Euro/pers.

Hotel: _____ Euro/pers.

Diurn: _____ Euro/pers.

8. Oportunitatea, necesitatea i eficiena deplasrii: Asigurarea de contracte de export de____________ cu livrarea n perioada __________ , la un pre mai mare sau

egal cu cel practicat pe piaa reprezentativ.


B. Proiectul de contract

Proiectul de contract reprezint un instrument ajuttor pentru sintetizarea rezultatelor finale i elaborarea proiectului comun de contract.

C. Cererea de ofert i oferta

Cererea de ofert reprezint propunerea de a cumpra un anumit produs sau serviciu, nsoit de un minim de documentaie tehnic i comercial.

Oferta se elaboreaz pe baza mandatului de negociere, n limba de uz internaional de pe piaa unde se lanseaz i se transmite pe cale letric, telefonic, fax sau e-mail echipei oponente, interesate s participe la negocieri, la o anumit dat i ntr-un anumit loc, pentru un obiectiv convenit.

D 1.Dosarul cu date despre partener si situatia conjuncturala

Conine informaii cu privire la:

Bonitatea partenerului;

Potenialul concurenei;

Structura cererii i ofertei;

Particulariti legislative ale rii n cauz;

Politica comercial promovat de ara partenerului i nivelul ei de dezvoltare economic;

Surse internaionale de finanare, bnci garante de reputaie mondial, etc.

D2. Dosarul cu specificatia tehnica

Este redactat n limbile celor doi parteneri i conine:

Specificaia tehnic a produsului solicitat i oferit (parametri, marca nregistrat, norme tehnice, standarde, specificaii);

Documentaii (cataloage, schie, modul de utilizare, mostre, avantaje tehnice fa de produsele firmei concurente);

Condiii specifice pentru instalaii i echipamente (montaj, punere n funciune, know-how);

Clauze privind transferul proprietii, utilizarea mrcilor de fabric, garanii, etc.

D3. Dosarul cu specificatia comerciala si juridica

Fia comercial conine urmtoarele elemente comerciale negociabile, confideniale, redactate n limba naional:

Denumirea comercial a produsului, corelat cu cea tehnic i cea de pe piaa partenerului;

Preul, modul de stabilire i clauzele de revizuire a preului;

Penaliti n caz de ntrziere la livrare, la plat, la deschiderea acreditivului;

Durata de valabilitate a contractului;

Ambalajul (tip, cost, norme obligatorii n ara de destinaie privind etichetarea i marcarea, etc. );

Clauze de confidenialitate privind utilizarea datelor i informaiilor i clauza de for major;

Reglementarea litigiilor;

Documentaii de pre (oferte, contracte cu ali parteneri, cataloage de preuri, preuri la burse, etc. );

D 4. Dosarul cu probleme financiar-bancare, transporturi si asigurri

Conine date referitoare la:

Condiii, modaliti i instrumente de plat utilizate;

Modaliti de transport ce urmeaz a fi utilizate;

Calcule de pre, n funcie de modalitile de plat;

Creditele acordate i uzanele internaionale utilizate conform INCOTERMS 2010;

Modaliti de vmuire, reglementri vamale;

Asigurri i reasigurri n funcie de condiiile prevzute n contract.

E. PLANUL DE NEGOCIERE

Planul de negociere va contura: obiectivele maxime i minime ale negocierii,

modul i poziiile de tratare a problemelor n decursul negocierii,

variantele de negociere,

responsabilitile echipei,

posibilitile de compromis, reperele temporale etc.

ntocmirea unui plan al negocierii pe baza informaiilor culese, i apoi prelucrate i analizate este necesar deoarece:

a. Planul scris permite ca pe parcursul tratativelor s fie urmrite limitele strategice i tactice originare, facilitnd structurarea acestora pentru urmtoarele runde;

b. Negocierea n echip presupune ca ntregul grup s urmeze planul unic elaborat;

c. Redarea, notarea pe hrtie a direciilor de aciune gndite permite sintetizarea problematicii i evitarea unor contradicii n procesul negocierii.

F. AGENDA DE LUCRU

Contribuie la ntocmirea unei ordini de zi raionale care s conduc la :

a. Ordonarea activitilor pentru sesiunea de negocieri;

b. Selectarea prioritilor;

c. Informarea negociatorilor despre problemele ce urmeaz a fi discutate i evitarea reaciilor emoionale generate de surprize;

d. Cunoaterea de principiu a succesiunii activitilor, aspect care contribuie la creterea ncrederii dintre parteneri pe msur ce fiecare punct al agendei este convenit.

Echipa de negociere

Mrimea i structura echipei de negociere depind i de diversitatea i amploarea problematicii ce trebuie acoperit. n general, este vorba de urmtoarele domenii:

comercial: pre, politic comercial, livrare, transport, conservare, cheltuieli i riscuri; .

tehnic: performane i specificaii tehnice, know-now, asisten, piese de schimb, service, etc.

financiar: condiii de plat, asigurri, riscuri, credite, garanii, etc.

juridic: clauze contractuale specifice, penaliti, instana care rezolv litigiile, condiiile de reziliere a contractului, arbitrajul, etc.

Criterii de selecie a negociatorilor

Cunotine profesionale: pregtire teoretic, experien practic i cunotine tehnice;

Caracteristici personale: aspiraii nalte, prezen agreabil, spirit de creativitate, capacitate de recepie i analiz, spirit practic comercial, personalitate activ, sim al umorului, capacitate de ascultare i decizie, cultur, etc.;

Motivaia: s aib un caracter solid, care s tind spre realizri, afiliere i putere;

Vrsta: pentru majoritatea oamenilor vrsta optim de a fi negociator se situeaz ntre 35 - 55 ani.

Atribuiile echipei de negociere

Elaborarea materialului tehnic i documentar;

Fixarea legturilor de comunicaie;

Elaborarea planului sau modelului de negociere;

Simularea modelului de negociere;

Elaborarea proiectului de contract;

Elaborarea i lansarea cererii de ofert, respectiv a ofertei, dup caz;

Participarea la dezbateri, la data i locul fixat.

Echipa de negociere

Numrul negociatorilor din echip este, n general, 5- 6 persoane. Niciodat echipa nu trebuie s se rezume la un singur om deoarece:

este improbabil c va putea prezenta o argumentaie complet i convingtoare;

i va fi greu s asculte, s noteze i s observe toate reaciile partenerului;

i va fi dificil s evalueze corect evoluia parametrilor ntregii afaceri, n fiecare moment al discuiei.

Logistica negocierilor

Alegerea locului de desfasurare;

Fixarea datei;

Invitarea partenerului;

Momentul de desfasurare;

Durata;

Ambianta;

Rangul de reprezentare;

Indeplinirea formalitatilor de deplasare;

Acordarea asistentei necesare pentru partener in vederea petrecerii timpului liber;

Intampinarea la aeroport si asigurarea mijloacelor de transport necesare.

Alegerea locului de desfurare a negocierilor

Negocierea pe teren propriu confer unele avantaje precum:

Posibilitatea constituirii unei echipe de negociere mai numeroase;

Luarea mai rapid a deciziilor;

Influenarea partenerului de afaceri prin demonstraii, expoziii, vizite n ntreprinderi;

Pregtirea slii de negociere cu mostre, fotografii, grafice i a unor aciuni de protocol adecvate;

Sigurana i confortul oferite de familiaritatea ambianei.

Alegerea locului de desfurare a negocierilor

Avantaje exist i n cazul desfurrii negocierilor n strintate, la sediul firmei partenere:

Obinerea unor informaii directe, de pe pia, despre produsele i serviciile concurenei;

Posibilitatea cunoaterii preurilor practicate de concuren, canalelor de distribuie i a formelor de comercializare practicate;

Formarea unei imagini directe asupra partenerului (sediul, numrul de salariai, dotri );

Cunoaterea direct a unor uzane, reglementri, autoriti guvernamentale, alte firme poteniale;

Posibilitatea ntreruperii negocierilor n perioade de criz, sub pretextul c nu exist mandat de negociere pentru anumite aspecte ale problemei.

Dimensiuni culturale

Poziii de aezare la masa tratativelor

Varianta 1 Fa n fa

Varianta 2 Cot la cot

Varianta 3

Varianta 4

Varianta 5

Varianta 6

Varianta 7 Luat la mijloc

Varianta 8

Varianta 9

Varianta 10

N noi

P- partenerul

M - moderator

Varianta ideala-masa regelui Arthur

Pregtirea variantelor de negociere

Variantele de negociere trebuie s conin:

concesii de form;

concesii de fond;

ierarhizarea problemelor n principale i secundare

Realizarea variantelor de negociere

a) Stabilirea elementelor ce urmeaz s fie negociate (clauzele contractului)

n acest scop, se ntocmesc dou fie:

Fia A care conine: problemele de negociat, bazate pe argumentele noastre (PN poziia de negociat), contraargumentele posibile ale partenerului i modalitile de combatere a acestora;

Fia B care conine: problemele i argumentele pe care anticipm s le ridice partenerul (PNP - poziia de negociat a partenerului), contraargumentele pe care le putem aduce i modalitile n care pot fi combtute de partener.


b) Calculul costurilor i valorilor

Pentru fiecare PN i PNP se vor calcula costurile i valorile absolute.

Costul este preul ce trebuie s-l pltim cnd acordm partenerului o concesie.

Valoarea este suma ce o vom primi prin concesia partenerului.

Se va urmri acordarea de concesii care cost puin, dar reprezint o valoare important pentru partener.


c) Calcularea limitelor inferioare i superioare ale elementelor de negociat

PN i PNP reprezint dorinele i anticiprile noastre i fiecare element

de negociat trebuie s aib o limit inferioar i una superioar dictate, n general, de condiiile practicate pe piaa mondial.

Variantele vor fi calculate astfel nct orice concesie de pre s fie legat de celelalte elemente de negociat, iar pe ansamblu, negocierea s ne fie favorabil.

d) Elaborarea strategiei i tacticii de negociere

n elaborarea strategiei i tacticii de negociere trebuie s se in seama

de poziia i solicitrile partenerului, dar i de capacitatea membrilor echipei proprii.

NEGOCIEREA AFACERILOR

Documents

Transcript of NEGOCIEREA AFACERILOR