Microsoft Word - Caiet de sarcini pentru servicii de … publice/2019/martie... · Web viewTitle...

CAIET DE SARCINI PENTRU ACHIZIŢIA DE

„SERVICII PENTRU EVENIMENTELE ORGANIZATE SUB EGIDA PREȘEDINȚIEI ROMÂNIEI LA CONSILIUL UNIUNII EUROPENE”

3 LOTURI

1. “RECENSĂMÂNTUL POPULAȚIEI RUNDA 2020 ȘI POST 2020:DE LA TRADIȚII LA MODERNISM”, ÎN PERIOADA 08-09 APRILIE 2019, LA BUCUREȘTI

2. “UTILIZAREA SOFTWARE-ULUI R ÎN STATISTICA OFICIALĂ – uROS 2019”, ÎN PERIOADA 20-21 MAI 2019, LA BUCUREȘTI

3. “CONFERINȚA NAȚIONALĂ A UTILIZATORILOR DE DATE STATISTICE”, ÎN PERIOADA 05 IUNIE 2019, LA BUCUREȘTI

I. PREAMBUL1. Prezentul caiet de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru atribuirea

ofertei / ofertelor şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se va elabora, de către fiecare ofertant participant la selectia de oferte, propunerea tehnică.

2. Prezentul caiet de sarcini conţine specificaţiile tehnice ale viitorului contract / viitoarelor contracte de prestări de servicii. Cerinţele tehnico-funcționale și calitative impuse prin prezentul vor fi considerate ca fiind minimale.

3. Orice propunere tehnică ce va fi prezentată în cadrul selecţiei de oferte pentru atribuirea contractului/contractelor de prestări de servicii ce fac obiectul prezentei achiziţii, care se abate de la prevederile caietului de sarcini, va fi luată în considerare şi va fi declarată conformă numai în măsura în care caracteristicile tehnico-funcționale și calitative propuse presupun, pe lângă dovada respectării tuturor specificaţiilor tehnice impuse de autoritatea contractantă şi prezentarea, de către ofertant, a unui nivel tehnic şi calitativ superior al viitoarelor servicii, în raport cu cerinţele minimale mai jos enunţate.

4. Ofertele care nu satisfac cerinţele minimale ale prezentului caiet de sarcini vor fi declarate neconforme şi vor fi respinse.

II. JUSTIFICAREA ACHIZIȚIEI

România exercită începând cu 1 ianuarie 2019, pentru șase luni, Preşedinţiei Consiliului Uniunii Europene într-o perioadă ce va fi marcată de o maximă responsabilitate pentru definirea viitorului Uniunii. Institutul Național de Statistică, în calitate de actor important al Sistemului Statistic European consideră acest exercițiu ca o oportunitate și își asumă sarcinile și responsabilitățile ce decurg din acțiunile presupuse a se derula având ca obiectiv consolidarea proiectului European.Potrivit Deciziei nr. 19 a Consiliului Interministerial pentru Pregătirea și Exercitarea Președinției României la Consiliul Uniunii Europene, România va organiza un număr de 295 reuniuni informale.

of 26

În document este prevăzută organizarea, de către Institutul Național de Statistică, în perioada aprilie – iunie 2019, a unui număr de 3 evenimente, sub egida Președinției, împărțite, în continuare, pe loturi, după cum urmează:

- Lotul I - Conferința “Recensământul Populației runda 2020 și post 2020: de la tradiții la modernism”;

- Lotul II - Conferința “Utilizarea software-ului R în statistica oficială”; - Lotul III - “Conferința Națională a utilizatorilor de date statistice”.

III. SCOPUL PROCEDURII PROPRII

Atribuirea, pe fiecare lot, a unui contract de prestări de servicii, către un operator economic care să asigure buna organizare și desfășurare a fiecaruia din cele 3 evenimente prevăzute mai sus, structurate astfel încât să garanteze calitatea și originalitatea acțiunilor, în urma realizării unei selecții de oferte.

IV. PREZENTAREA OFERTEI / OFERTELOR Orice operator economic interesat poate participa la selecția de oferte organizată de INS pentru atribuirea contractului / a contractelor de prestări de servicii, prin prezentarea ofertei / ofertelor pe unul, pe două sau pe toate cele trei loturi.

V. BUGETELE ACHIZIȚIILOR DE SERVICII

BUGET MAXIM ESTIMAT Lot 1 = 75.833 LEI cu TVA inclus (TVA 5% pentru cazare la hotel 4****, catering si receptie restaurant, operațiuni scutite de TVA pentru achiziția de bilete de avion electronice pe rute internaționale și pentru servicii ambulanță și, respectiv, TVA 19% pentru alte bunuri și servicii). BUGET MAXIM ESTIMAT Lot 2 = 64.693 LEI cu TVA inclus (TVA 5% pentru cazare la hotel 4****, catering si receptie restaurant, operațiuni scutite de TVA pentru achiziția de bilete de avion electronice pe rute internaționale și pentru servicii ambulanță și, respectiv, TVA 19% pentru alte bunuri și servicii). BUGET MAXIM ESTIMAT Lot 3 = 59.914 LEI cu TVA inclus (TVA 5% pentru catering si receptie restaurant și, respectiv, TVA 19% pentru alte bunuri și servicii). Precizări:

Bugetul fiecărui eveniment, determinat pe baza activităților descrise în prezentul caiet de sarcini, s-a constituit în baza adresei oficiale cu nr.Y/117 din data de 23 ianuarie 2019 transmisă Institutului Național de Statistică de către MAE, preţurile/tarifele unitare maximale fiind înscrise în fișierul „Excel” format editabil, intitulat „Buget conferințe și reuniuni INS 2019”, ce va fi pus la dispoziția tuturor operatorilor economici interesați, în anexa documentației de atribuire publicate. În cazul tuturor celor trei evenimente (3 loturi), bugetul activităților stabilite pe fiecare linie bugetară este maxim estimat. Prin urmare, la elaborarea ofertei / ofertelor pe unul, două sau trei loturi, operatorii economici participanți la selecția de oferte vor ține cont de prețurile unitare maxim estimate pe liniile bugetare aferente fiecărui eveniment, astfel ca tarifele ofertate de aceștia să fie cel mult egale cu cele bugetate.

Se vor lua în considerare inclusiv liniile bugetare pentru „Alte cheltuieli”, la valorile stabilite prin bugetele celor 3 evenimente, ofertanții trebuind să țină cont și de posibilitatea ivirii unor activități neprevăzute, pe parcursul derulării evenimentelor.

of 26

Sumele de pe respectivele linii bugetare nu se vor modifica, în centralizatoarele de prețuri.

VI. DESCRIERE CONTRACT LOT 1:

1. Informații generice

Conferința “Recensământul Populației runda 2020 și post 2020: de la tradiții la modernism”

Date de desfăşurare si locații: 08 aprilie – 09 aprilie 2019 – Municipiul București, Sala de Conferinţe, Institutul Național de Statistică Sediul Institutului Național de Statistică din București se află în B-dul Libertății nr. 16, sectorul 5 (vizavi de aripa dreaptă a Parlamentului României).

Participanţi/eveniment: număr aproximativ de 90 persoane Durata evenimentului: 2 zile

2. Specificaţii tehniceCerințe:

amenajarea spațiului pentru desfășurarea evenimentelui trebuie să reflecte imaginea de seriozitate și profesionalism specifice acestui tip de întâlnire, la care vor fi invitați să participe directori generali ai institutelor naționale de statistică din state membre UE, țări candidate și în tranziție, alături de experți pe probleme de recensământ, reprezentanți ai Comisiei Europene (Eurostat), ai altor organizații europene și internaționale;

să fie prezente decorațiuni florale orizontale adecvate (2 buc.) în locația în care se va desfășura evenimentul;

toate materialele promoționale care se vor realiza, de cặtre prestator, în cadrul evenimentului, vor conține obligatoriu elemente de identitate vizuală furnizate de beneficiar;

logistica evenimentului precum și transportul materialelor la locul de desfășurare a conferinţei vor fi asigurate de firma câștigătoare a selecţiei de oferte, pe Lotul 1;

personalul viitorului prestator își va manifesta disponibilitatea de a lucra până târziu, pe parcursul desfặșurặrii evenimentului;

identificarea, de cặtre viitorul prestator, a unui spațiu adecvat (atât în exterior, cât și în interior) pentru fotografierea tuturor participanților.

a) Logistica

Operatorul economic prestator trebuie să asigure personal suficient (cel puţin 3 persoane) care să cunoască bine limba engleză precum și detaliile organizării evenimentelor (program, săli etc.).

Beneficiarul va verifica funcționalitatea tuturor echipamentelor, în ziua anterioară ȋnceperii conferinței.

i Punctul de înregistrare a participanților va trebui poziționat în imediata apropiere a sălii de conferințe şi va fi obligatoriu identificat prin inscripţionarea vizibilă în limba engleză. Acest punct va funcționa ca helpdesk.

of 26

În acest loc se va asigura, de către stafful INS: înregistrarea delegaților; distribuirea ecusoanelor cu lanyard și a mapelor participanților; distribuirea cadourilor personalizate.

ii Sala pentru derularea evenimentelor în zilele de 08 aprilie si 09 aprilie 2019

Pentru Conferința “Recensământul Populației runda 2020 și post 2020: de la tradiții la modernism”, Institutul Național de Statistică a pus la dispoziție Sala de Conferinţe, dotată cu echipamente tehnice necesare bunei desfășurări a lucrặrilor.

În zilele de 08 și 09 aprilie 2019, Sala de Conferinţe va fi prevăzută cu dotările necesare desfăşurării evenimentului în condiţii excepţionale: mobilier (scaune cu măsuță încorporată), prezidiu, instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă);

Sala de Conferinţe se va amenaja cu cca. 90 scaune şi cca. 10 locuri la masa prezidiului.În Sala de Conferinţe vor trebui să fie funcționale următoarele echipamente ce vor fi puse la dispoziție de beneficiar:

sonorizare; mixer audio; microfoane și echipament audio pentru masa prezidiului; laptop; videoproiector; ecran de proiecție; video beam pentru prezentări în PowerPoint și telecomandă; 2-3 microfoane fără fir;

Personalul de întreținere trebuie să fie disponibil și să răspundă prompt solicitărilor participanţilor, pe parcursul reuniunilor conferinţei.De asemenea, se va avea în vedere dotarea sălii cu următoarele:

2 aranjamente florale adecvate dimensiunii sălii; 10 “călăreți” pentru masa de prezidiu; asistență din partea operatorului economic prestator pentru proiectarea prezentărilor celor

care iau cuvântul; personal de specialitate necesar utilizării, în parametri normali, a tuturor echipamentelor

asociate sălii;

b) Servicii de catering și de restaurant

Operatorul economic prestator va furniza servicii de catering conform detaliilor de mai jos:

- o pauză de cafea în fiecare zi a evenimentului – se va asigura, prin servicii de catering cu ospặtari, cafea naturală (cu zahăr alb și brun, îndulcitori artificiali și lapte condensat, prezentate în ambalaje individuale; prestatorul va asigura: servirea cafelei, cu și fără cofeină, din aparate tip expresor) precum și a ceaiului (diverse sortimente, miere și lămâie), apă minerală natural carbogazoasặ și apă plată (minimum 0,5 litri/persoană, în recipiente din materiale reciclabile), băuturi răcoritoare naturale și carbogazoase (minimum 4 tipuri, în recipiente din materiale reciclabile), fructe precum și produse de

of 26

patiserie și cofetărie (dulci și sărate, minimum 3 sortimente din fiecare). Produsele incluse la fiecare pauză de cafea trebuie să fie suficiente pentru numărul de participanți la eveniment. Apa plată și cea mineralặ natural carbogazoasặ, cafea și ceaiul vor fi asigurate, nelimitat, pe durata conferinței.Vesela (pahare, cești, farfurioare), tacâmurile (lingurițe, palentine) și șervețele vor fi de unică folosință și din materiale reciclabile, iar feţele de masă refolosibile, conform prevederilor Ordinului comun nr. 1068 / 1652 / 2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini, emis de Ministerul Mediului și de Agenția Națională pentru Achiziții Publice.

- o masă de prânz în fiecare zi a evenimentului – masa de prânz se va organiza la sediul Institutului Național de Statistică, în regim de bufet suedez (bufet cald și rece) pentru aproximativ 90 persoane, iar meniul va fi stabilit de viitorul prestator împreună cu reprezentanții Institutului Național de Statistică cu care va colabora). Masa de prânz va trebui să acopere preparatele și produsele mai jos enumerate:

• Preparate de bucătărie: bufet cald și rece cu produse din carne – pui, vită, pește – cel puțin 4 sortimente din fiecare

• Garnituri diverse – cel puțin 4 sortimente • Salate – cel puțin 3 sortimente • Brânzeturi – cel puțin 4 sortimente • Produse de panificație – cel puțin 3 sortimente • Produse de cofetărie – cel puțin 4 sortimente • Fructe – cel puțin 3 sortimente • Băuturi răcoritoare naturale – cel puțin 3 sortimente și carbogazoase - cel puțin 3

sortimente; • Apă minerală natural carbogazoasặ și apă plată.

Operatorul economic prestator va avea obligaţia de a ţine cont de eventualele restricții culinare sau rețete culinare specifice solicitate de participanţi (mâncare vegetariană, mâncare de post, restricţii alimentare determinate de alergii etc.), colaborând, în acest sens, împreună cu reprezentanții Institutului Național de Statistică.

În situația în care există persoane cu regim alimentar special, acest lucru va fi comunicat până la data derulării evenimentului.

Durata mesei de prânz este prevăzută la cca. 1oră și 30 min. - 2 ore, dar confirmarea definitivặ se realiza cu o săptămână înainte de eveniment, având în vedere agenda finală a evenimentului.Toți participanții vor servi mesele în timpul stabilit, conform programului definit în agenda conferinței.

Operatorul economic prestator va include în propunerea sa tehnică și va lua în calcul produsele și serviciile adiacente:

o veselă, tacămuri șervețele de unică folosință și din materiale reciclabile, feţe de masă refolosibile, conform prevederilor Ordinului comun nr. 1068 / 1652 / 2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini, emis de Ministerul Mediului și de Agenția Națională pentru Achiziții Publice;

o fețe de masă albe din damast sau un material similar:

of 26

o echipamente și recipiente pentru transportul și păstrarea mâncării calde, personalul care deservește serviciul de catering, etc).

Ofertantul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii, iar calitatea produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, în termen de valabilitate sau de garanție).

Serviciile trebuie să fie realizate la cele mai bune standarde de igienă și curățenie, respectând normele în vigoare și luând în calcul diversitatea culturală a participanților.

Operatorul economic va asigura personal suficient pentru servirea meselor de prânz, ca și personal pentru aranjarea și debarasarea meselor.

Curặţenia finalặ a amplasamentului, dupặ terminarea meselor de pânz, cade în sarcina viitorului prestator.

Operatorul economic va nominaliza doi coordonatori tehnici, cu experiență în organizarea de evenimente, care vor superviza buna furnizare a servicilor de catering.

În data de 08 aprilie 2019, în cursul serii, va fi organizată o recepție la un restaurant cu specific românesc la o distanță pietonală de cca. 1 km față de locația conferinţei, la care vor participa aproximativ 90 persoane;

- Recepția va fi organizată în sistem bufet suedez și va include minimum 4 sortimente aperitive calde și reci, minimum 4 sortimente de feluri principale (ce includ garnituri și salate), minimum 4 sortimente de deserturi, pâine/specialitặţi de panificaţie precum și apă minerală natural carbogazoasặ și plată, băuturi răcoritoare, băuturi alcoolice și cafea;

- Ofertantul câștigător se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii, iar calitatea produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, în termen de valabilitate sau de garanție);

- Înaintea evenimentului, ofertantul câștigător va prezenta 3 variante de meniu pentru recepție (cu toate sortimentele de mai sus incluse), la un cost similar, în vederea aprobării meniului final.

Ofertantul se obligă să cuprindă, în prețul ofertat, pentru recepția din data de 08 aprilie 2019 si asigurarea unui program artistic live, executat de cel puțin o formație de muzică tradițională cu minimum 3 instrumentiști profesioniști care să evolueze la instrumente diferite, timp de minimum 30 de minute. Față de prestația minimă solicitată, ofertanții pot oferta momente artistice suplimentare live, care se vor puncta în mod corespunzator, în procesul evaluặrii ofertelor (ex.: solist interpret de muzică populară, dansuri grup folcloric etc.).

c) Servicii de transport internațional

Operatorul economic va asigura:

Transportul aerian internațional de pasageri (rezervare și emitere de bilete de avion electronice, cu destinatia aeroport international Bucuresti-Otopeni), în scopul asigurặrii deplasărilor dus-întors (țara de origine – România și retur), pentru 3 invitați speciali (experți străini) personalități marcante în domeniul statisticii populației ce au acceptat invitația de a participa la eveniment, în calitate de vorbitori/coordonatori de sesiune.

of 26

Se solicitặ, cu titlu obligatoriu, pe perioada contractului, asigurarea, de cặtre viitorul prestator, a serviciilor de rezervare și de emitere de bilete de avion electronice – clasa economic - prin intermediul companiilor aeriene care au curse directe pe rutele cele mai rapide, cu tarifele cele mai reduse, la categoria sau pe relaţiile solicitate. Numai pe rutele pentru care nu există curse directe, se acceptă curse cu escală. Serviciile de transport internațional vor include toate taxele de aeroport și vor permite transport de bagaj la cală, minim 22 kg, fără costuri suplimentare.

Întrucât la momentul lansării procedurii nu se cunosc cu exactitate destinaţiile, perioada efectuării deplasărilor și numele pasagerilor, achiziţia documentelor de călătorie se va face pe baza rezervărilor solicitate în momentul cunoaşterii tuturor datelor necesare emiterii biletelor de avion. Există cazuri în care, din cauza situațiilor neprevăzute, independent de voința autorității contractante, se pot solicita modificări în rezervările inițiale. Nu se acceptă oferte pentru rezervặri la companii sau zboruri tip „low cost”.

Având în vedere precizările din paragraful anterior, în aplicarea principiului tratamentului egal, toți ofertanții vor înscrie în Centralizatorul de prețuri pentru servicii, pe linia de buget aferentă transportului internațional de pasageri, valoarea maxim bugetată prin proiect, urmând ca ulterior semnặrii contractului, prin comanda fermặ ce va fi lansatặ de achizitor dupặ confirmarea rezervặrilor, sặ se stabileascặ, cu precizie, preţurile biletelor de avion, care pot fi mai mici, dar nu vor putea depặși valoarea liniei de buget.

În cazul anulării deplasării, autoritatea contractantă va înştiinţa imediat operatorul economic care va anula rezervările fără nicio penalitate, iar dacă biletul a fost emis, operatorul economic va lua toate măsurile posibile în vederea minimizării costurilor, pentru a servi în cel mai bun mod interesele autorității contractante.

d) Asigurare servicii de cazare la hotel, cu mic dejun inclus

Se vor asigura 2 nopți de cazare cu mic dejun inclus, într-o singură structură de cazare, pentru 3 invitați speciali (experți străini), în 3 camere în regim single.

Structura de cazare trebuie să îndeplinească următoarele condiţii minime:- să dispună de camere cu clasificarea turistica de 4 stele;- să se situeze față de locația evenimentului la aproximativ 10 - 12 minute de mers pe jos (max. 800 metri);- să asigure permanent igiena în camere;- să asigure furnizarea apei calde şi reci 24/24 ore;- să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia acestora în ultima zi de cazare;- să dispună de rampe de acces şi grupuri sanitare pentru persoanele cu dizabilităţi.

Camerele trebuie să îndeplinească următoarele condiţii minime:- să dispună de lumină naturală, să fie confortabile şi curate;- să dispună de baie proprie cu cadă sau duş;- să fie dotată cu instalaţii de control al temperaturii (încălzire, aer condiţionat / sistem de climatizare);- să asigure acces gratuit la Internet;- să dispună de TV color și televiziune prin cablu / satelit;- să dispună de minibar;

of 26

- mobilierul, instalaţiile şi echipamentele să fie în perfectă stare de funcţionare; Prestatorul va asigura minimum 1 persoană pentru rezolvarea operativă a formalităţilor de

cazare a persoanelor cazate.Notă: Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hotel de către participanţi (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice, etc) vor fi achitate de către participanţi, înainte de plecare.

Cazarea celorlalți participanți la conferinţặ nu intră în responsabilitatea firmei câștigătoare a selecţiei de oferte, ci se va realiza direct, de către fiecare dintre participanți.

Pentru organizarea, în bune condiții, a evenimentului se impune ofertarea, de către viitorul prestator, a următoarelor servicii:

- recomandarea, ce va fi comunicată participanților, cu disponibilitate certă de cazare pentru minimum 20 de camere pe fiecare hotel, a unor hoteluri de categoria 5 stele, 4 stele și 3 stele, situate în centrul Bucureștiului, recunoscute ca oferind servicii ireproșabile de calitate, situate în proximitatea locației de organizare a evenimentului; lista respectivelor hoteluri va fi postată pe website-ul evenimentului);

- prestatorul va asigura tarife preferențiale de cazare pentru participanții la eveniment, care vor fi valabile până la data de 15 martie;

- prestatorul va monitoriza acțiunea de înregistrare a participanților și va informa beneficiarul cu privire la situația înregistrărilor la o periodicitate ce se va decide de comun acord; numărul final și situația exactă a participanților vor fi comunicate beneficiarului cu aproximativ 2 săptămâni înainte de începerea evenimentelor;

e) Materiale promoționale

Se vor realiza următoarele materiale promoționale, de cặtre viitorul prestator: mape personalizate pentru cca. 90 participanți; bloc-notes - uri cu inscripționare pentru cca. 90 participanți; ecusoane personalizate cu lanyard pentru cca. 90 persoane; roll-up cu suport - 2 buc.; afișe conferință - 10 buc.

Pentru toate materialele promoționale ce vor fi realizate, operatorul economic prestator va trebui să prezinte beneficiarului minim 3 variante pentru fiecare produs (model și grafică).

Toate materialele vor fi realizate și livrate în maximum 5 zile lucrătoare de la transmiterea comenzii ferme, de către beneficiar, după semnarea contractului. Toate materialele ce vor fi realizate vor primi bun de tipar/execuție, de la beneficiar. Produsele / materialele promoționale care nu corespund specificațiilor beneficiarului vor fi respinse, iar prestatorul va avea obligația, fără a solicita cheltuieli suplimentare, să le înlocuiască sau sặ efectueze modificặrile necesare pentru ca produsele sặ corespundặ cerinţelor, în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la exprimarea scrisặ a refuzului beneficiarului.

Toate materialele vor fi realizate și livrate în maximum 5 zile lucrătoare de la transmiterea comenzii ferme, de către beneficiar, după semnarea contractului. Toate materialele ce vor fi realizate vor primi bun de tipar/execuție, de la beneficiar. Produsele / materialele promoționale care nu corespund specificațiilor beneficiarului vor fi respinse, iar prestatorul va avea obligația, fără a solicita cheltuieli suplimentare, să le înlocuiască sau sặ efectueze modificặrile necesare pentru ca produsele sặ corespundặ cerinţelor, în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la exprimarea scrisặ a refuzului

of 26

beneficiarului.

f) Cadouri simbolice personalizate, ce vor fi oferite, de INS, pentru cca 60 persoane.

Cadouri tradiționale românești sau obiectele lucrate manual (ex.: un album cu instantanee din România, tradiționala palincă îmbrăcată în sfoară/papură împletită sau în curelușe din piele naturalặ, diverse obiecte de artizanat etc.). Se va oferta minimum un cadou traditional sau un obiect lucrat manual.

Față de cadoul traditional/obiectul lucrat manual minim solicitat, ofertanții pot oferta, cu încadrarea în linia bugetarặ maxim admisặ, și alt dar/alte daruri simbolice suplimentar(e), care se va/vor puncta în mod corespunzator, în procesul evaluặrii ofertelor (ex.: suplimentar albumului cu instantanee din România, se poate oferta un obiect/mai multe obiecte de artizanat sau diverse alte combinatii de produse tradiţionale reprezentative).

g) 2 aranjamente florale pentru Sala de Conferințe

Se vor pregăti aranjamente florale orizontale, din flori de calitate, menite să atragă privirile, cu design atrăgător, care să ofere o stare de relaxare, în culori apropiate ca nuanță și care să emane un aer sofisticat. Dupặ semnarea contractului, operatorul economic prestator va trebui să prezinte, beneficiarului, în maximum 5 zile lucrặtoare de la solicitarea acestuia din urmặ, minimum 3 variante de aranjamente florale, toate având același preţ cu cel ofertat.

h) Servicii medicale/prim ajutor

Prestatorul va avea obligaţia de a asigura servicii specializate de asistenţặ medicalặ și ambulanţặ, la locaţia Sălii de Conferințe, pe toata durata evenimentului, conform prevederilor legale în vigoare pe teritoriul României.

VII. DESCRIERE CONTRACT LOT 2:

1. Informaţii generice

Conferința “Utilizarea software-ului R în statistica oficială”

Date de desfăşurare si locații: 20 mai – 21 mai 2019 – Municipiul București, Sala de Conferințe și Sala Albastră, Institutul Național de StatisticăSediul Institutului Național de Statistică din București se află în B-dul Libertății nr. 16, sectorul 5 (vizavi de aripa dreaptă a Parlamentului României).

Participanţi/eveniment: număr aproximativ de 100 persoane Durata evenimentului: 2 zile

of 26

2. Specificaţii tehnice

Cerințe: amenajarea spațiului pentru desfășurarea evenimentelor trebuie să reflecte imaginea de

seriozitate și profesionalism specifice acestui tip de întâlnire, la care vor fi invitați să participe directori generali ai institutelor naționale de statistică din state membre UE, țări candidate și în tranziție, alături de experți pe probleme de recensământ, reprezentanți ai Comisiei Europene (Eurostat), ai altor organizații europene și internaționale;

să fie prezente decorațiuni florale orizontale adecvate (2 buc.) în Sala de Conferințe; toate materialele promoționale care se vor realiza, de către prestator, în cadrul evenimentului,

vor conține obligatoriu elemente de identitate vizuală furnizate de beneficiar; logistica evenimentului precum și transportul materialelor la locul de desfășurare a

conferinței vor fi asigurate de firma câștigătoare a selecției de oferte, pe Lotul 2; personalul viitorului prestator își va manifesta posibilitatea de a lucra până târziu, pe

parcursul desfășurării evenimentului; identificarea, de către viitorul prestator, a unui spațiu adecvat (atât în exterior, cât și în

interior) pentru fotografierea tuturor participanților.

a) Logistica

Operatorul economic trebuie să asigure personal suficient (cel puțin 3 persoane) care să cunoască bine limba engleză precum și detaliile organizării evenimentelor ( program, săli, etc).

Beneficiarul va verifica funcționalitatea tuturor echipamentelor, în ziua anterioară începerii conferinței.

i Punctul de înregistrare a participanților va trebui poziționat în imediata apropiere a sălilor de conferințe și va fi obligatoriu identificat prin inscripționarea vizibilă în limba engleză. Acest punct va funcționa ca helpdesk.

În acest loc se va asigura de stafful INS: înregistrarea delegaților; distribuirea ecusoanelor cu lanyard și a mapelor participanților; distribuirea cadourilor personalizate.

ii Sălile pentru derularea evenimentelor în zilele de 20 mai și 21 mai 2019

Pentru Conferința “Utilizarea software-ului R în statistica oficială – uROS 2019”, Institutul Național de Statistică a pus la dispoziție Sala de Conferințe, dotată cu echipamente tehnice necesare bunei desfășurări a conferinței.

În zilele de 20 și 21 mai 2019, Sala de Coferințe va fi prevăzută cu dotările necesare desfăşurării evenimentului în condiții excepționale: mobilier (scaune cu măsuță încorporată), prezidiu, instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă);Sala de Conferințe se va amenaja cu cca 100 scaune și cca 10 locuri la masa prezidiului.În Sala de Conferințe vor trebui să fie funcționale următoarele echipamente ce vor fi puse la dispoziție de beneficiar:

of 26

sonorizare mixer audio; laptop; videoproiector; ecran de proiecție; microfoane și echipament audio pentru toți participanții de la masa prezidiului; video beam pentru prezentări în PowerPoint și telecomandă; marcare vizibilă către sală în limba engleză; 2-3 microfoane mobile fără fir.

Personalul de întreținere trebuie să fie disponibil și să răspundă prompt solicitărilor participanților, pe parcursul reuniunilor conferinței.De asemenea, se va avea în vedere dotarea sălii cu următoarele:



asociate sălii;

În zilele de 20 și 21 mai 2019, Sala Albastră va fi prevăzută cu dotările necesare desfăşurării în condiţii foarte bune a evenimentului:

mobilier (scaune și mese); laptop; videoproiector; ecran de proiecție; microfoane fixe si mobile; personalul de întreținere trebuie să fie disponibil și să răspundă prompt la solicitările pe

parcursul reuniunilor; instalaţie de climatizare; marcare vizibilă către sală în limba engleză, personal de specialitate necesar utilizării în

parametri normali a tuturor echipamentelor asociate sălii.

b) Servicii de catering și de restaurant

Operatorul economic va furniza servicii de catering conform detalierii de mai jos:- o pauză de cafea în fiecare zi a evenimentului – se va asigura, prin servicii de catering cu ospătari, cafea naturală (cu zahăr, îndulcitori și lapte condensate, prezentate în ambalaje individuale; prestatorul va asigura: servirea cafelei, cu și fără cofeină, din aparate tip expresor) precum și a ceaiului (diverse sortimente, miere și lămâie), apă minerală carbogazoasă și apă plată (minimum 0,5 litri/persoană, în recipiente din materiale reciclabile), băuturi răcoritoare naturale și carbogazoase (minimum 4 tipuri, în recipiente din materiale reciclabile), fructe precum și produse de patiserie și cofetărie (dulci și sărate, minimum 3 sortimente din fiecare). Produsele incluse la fiecare pauză de cafea trebuie să fie suficiente pentru numărul de participanți la eveniment. Apa plată și cea minerală, cafea și ceaiul vor fi asigurat nelimitat pe durata conferinței.

of 26

Operatorul economic va include în propunerea tehnică și va lua în calcul produsele și serviciile adiționale:

o veselă, tacămuri șervețele de unică folosință / reciclabile, conform prevederilor Ordinului comun nr. 1068 / 1652 / 2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini, emis de Ministerul Mediului și de Agenția Națională pentru Achiziții Publice;

o feţe de masă refolosibile;o echipamente și recipiente pentru transportul și păstrarea mâncării calde,

personalul care deservește serviciul de catering, etc).

Ofertantul se va asigura de calitatea produselor servite să fie la un standard ridicat (produse proaspete, în termen de garanție).Serviciile trebuie să fie realizate la cele mai bune standarde de igienă și curățenie, respectând normele în vigoare și luând în calcul diversitatea culturală a participanților.Operatorul economic va nominaliza doi coordonatori tehnici, cu experiență în organizarea de evenimente, care vor superviza buna furnizare a servicilor de catering.


În data de 20 mai 2019 va fi organizată o recepție la un restaurant cu specific românesc la o distanță pietonală de 1 km față de locația evenimentului, la care vor participa aproximativ 100 persoane;

- Recepția va fi organizată în sistem bufet suedez și va include: minim 4 sortimente aperitive calde și reci, minim 4 sortimente de fel principal (ce includ garnitura și salata), minim 4 sortimente de desert, pâine/specialități de panificație precum și apă mineral natural carbogazoasă și plată, băuturi răcoritoare, băuturi alcoolice și cafea;

- Ofertantul câștigător se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii, iar calitatea produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, în termen de garanție);

- Înainte de eveniment, ofertantul câștigător va prezenta 3 variante de meniu pentru recepție (cu toate sortimentele de mai sus incluse), la un cost similar, în vederea aprobării meniului final.

Ofertantul se obligă să cuprindă în prețul ofertat pentru recepția din 20 mai 2019 si asigurarea unui program artistic live, executat de cel puțin o formație de muzică tradițională cu minimum 3 instrumentiști profesioniști care să evolueze la instrumente diferite, timp de minimum 30 de minute. Față de prestația minimă solicitată, ofertanții pot oferta momente artistice suplimentare live, care se vor puncta în mod corespunzator, în procesul evaluării ofertelor (ex.: solist interpret de muzică populară, dansuri grup folcloric etc.).

c) Servicii de transport internațional

Operatorul economic va asigura:

of 26

Transportul aerian internațional de pasageri (rezervare și emitere de bilete de avion (rezervare și emitere de bilete de avion electronice, cu destinatia aeroport international Bucuresti-Otopeni), în scopul asigurării deplasărilor dus - întors (țara de origine – România și retur) pentru 2 invitați speciali (experți străini) personalități marcante în domeniul statisticii ce au acceptat invitația de a participa la eveniment, în calitate de vorbitori/coordonatori de sesiune.

Se solicită, cu titlu obligatoriu, pe perioada contractului, asigurarea, de către viitorul prestator, a serviciilor de rezervare și emitere de bilete de avion electronice – clasa economic - prin intermediul companiilor aeriene care au curse directe pe rutele cele mai rapide, cu tarifele cele mai reduse, la categoria sau pe relaţiile solicitate. Numai pe rutele pentru care nu există curse directe, se acceptă curse cu escală. Serviciile de transport internațional vor include toate taxele de aeroport și vor permite transport de bagaj la cală, minim 22 kg, fără costuri suplimentare.

Întrucât la momentul lansării procedurii nu se cunosc cu exactitate destinaţiile, perioada efectuării deplasărilor și numele pasagerilor, achiziţia documentelor de călătorie se va face pe baza rezervărilor solicitate în momentul cunoaşterii tuturor datelor necesare emiterii biletelor de avion. Există cazuri în care datorită situațiilor neprevăzute, independent de voința autorității contractante, se pot solicita modificări în rezervările inițiale. Nu se acceptă oferte pentru rezervare la companii sau zboruri tip „low cost”.

Având în vedere precizările din paragraful anterior, în aplicarea principiului tratamentului egal, toți ofertanții vor înscrie în Centralizatorul de prețuri pentru servicii, pe linia de buget aferentă transportului internațional de pasageri, valoarea maxim bugetată prin proiect, urmând ca ulterior semnặrii contractului, prin comanda fermặ ce va fi lansatặ de achizitor dupặ confirmarea rezervặrilor, sặ se stabileascặ, cu precizie, preţurile biletelor de avion, care pot fi mai mici, dar nu vor putea depặși valoarea liniei de buget.

În cazul anulării deplasării, autoritatea contractantă va înştiinţa imediat operatorul economic care va anula rezervările fără nicio penalitate, iar dacă biletul a fost emis, operatorul economic va lua toate măsurile posibile în vederea minimizării costurilor, pentru a servi în cel mai bun mod interesele autorității contractante.

d) Asigurare servicii de cazare la hotel, cu mic dejun inclus

Se vor asigura 3 nopți de cazare cu mic dejun inclus, într-o singură structură de cazare, pentru 2 invitați speciali (experți străini), în 2 camere în regim single.

Structura de cazare trebuie să îndeplinească următoarele condiţii minime:- să dispună de camere cu clasificatia turistica de 4 stele;- să se situeze, față de locația evenimentului, la aproximativ 10 - 12 minute de mers pe jos (cca. 800 m);- să asigure permanent igiena si curatenia în camere;- să asigure furnizarea apei calde şi reci 24/24 ore;- să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, care să fie la dispoziţia acestora în ultima zi de cazare;- să dispună de rampe de acces şi grupuri sanitare pentru persoanele cu dizabilităţi.

Camerele trebuie să îndeplinească următoarele condiţii minime:- să dispună de lumină naturală, să fie confortabile şi curate;- să dispună de baie proprie cu cadă sau duş;

of 26

- să fie dotată cu instalaţii de control al temperaturii (încălzire, aer condiţionat);- să asigure acces gratuit la Internet;- să dispună de TV color și televiziune prin cablu / satelit;- să dispună de minibar;- mobilierul, instalaţiile şi echipamentele să fie în perfectă stare de funcţionare;

Prestatorul va asigura minim 1 persoană pentru rezolvarea operativă a formalităţilor de cazare a persoanelor cazate.

Notă: Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hotel de cătreparticipanţi (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice, etc) vor fiachitate de către participanţi înainte de plecare.

Cazarea celorlalți participanți nu intră în responsabilitatea firmei câștigătoare, ci se va realiza de către fiecare dintre participanți.

Pentru organizarea în bune condiții a evenimentului se impune oferirea de către firmă a următoarelor servicii:

- recomandarea, ce va fi comunicată participanților, cu disponibilitate certă de cazare pentru minim 20 de camere pentru fiecare hotel, a unor hoteluri de categoria 5 stele, 4 stele și 3 stele, situate în centrul Bucureștiului, recunoscute ca oferind servicii ireproșabile de calitate, situate în proximitatea locației de organizare a evenimentului; lista acestor hoteluri va fi postată pe website-ul evenimentului);

- prestatorul va asigura tarife preferențiale de cazare pentru participanții la evenimente care vor fi valabile până la data de 15 aprilie;

- prestatorul va monitoriza acțiunea de înregistrare a participanților și va informa beneficiarul cu privire la situația înregistrărilor la o periodicitate ce se va decide de comun acord; numărul final și situația exactă a participanților vor fi comunicate beneficiarului cu aproximativ 2 săptămâni înainte de începerea evenimentelor.

e) Materiale promoționale

Se vor realiza următoarele materiale promoționale, de către viitorul prestator: mape personalizate pentru 100 participanți; block-notes cu inscripționare pentru 100 participanți; ecusoane personalizate cu lanyard pentru 100 persoane; afișe conferință 15 buc. Roll-up cu suport 3 buc.

Pentru toate materialele promoționale ce vor fi realizate, operatorul economic prestator va trebui să prezinte beneficiarului minim 3 variante pentru fiecare produs.

Toate materialele vor fi realizate și livrate în maximum 5 zile lucrătoare de la transmiterea comenzii ferme, de către beneficiar, după semnarea contractului. Toate materialele ce vor fi realizate vor primi bun de tipar/execuție, de la beneficiar. Produsele / materialele promoționale care nu corespund specificațiilor beneficiarului vor fi respinse, iar prestatorul va avea obligația, fără a solicita cheltuieli suplimentare, să le înlocuiască sau sặ efectueze modificặrile necesare pentru ca produsele sặ corespundặ cerinţelor, în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la exprimarea scrisặ a refuzului beneficiarului.

La recepția materialelor promoționale care au la bază hârtia neimprimată, pentru imprimare sau copiere cu greutatea specifică de până la 170 g/m2, vândută în coli sau role, ofertanții

of 26

vor prezenta certificate sau alte înscrisuri asemenea din care să rezulte îndeplinirea cerințelor 1 și 2 mai sus-enunțate.

f) Cadouri simbolice personalizate INS pentru cca 100 persoane

Cadouri tradiționale românești sau obiectele lucrate manual (ex: un album cu instantanee din România, tradiționala palincă îmbrăcată în sfoară/papură împletită sau în curelușe din piele naturală, diverse obiecte de artizanat, etc.).Se va oferta minimum un cadou traditional sau un obiect lucrat manual.


g) 2 aranjamente florale pentru Sala de Conferințe

Se vor pregăti aranjamente florale orizontale, din flori de calitate, menite să atragă privirile, design atrăgător care să ofere o stare de relaxare, în culori apropiate ca nuanță și să emane un aer sofisticat. După semnarea contractului, operatorul economic prestator va trebui să prezinte beneficiarului în maximum 5 zile lucrătoare de la solicitarea acestuia din urmă, minimum 3 variante de aranjamente florale, toate având același preț cu cel ofertat.

h) Servicii medicale/prim ajutor

Prestatorul va avea obligația de a asigura servicii specializate de asistență medicală și ambulanță la locația Sălii de Conferințe, pe toată durata evenimentului, conform prevederilor legale în vigoare pe teritoriul României.

VIII. DESCRIERE CONTRACT LOT 3:

1. Informaţii generice

Conferința Națională a Utilizatorilor de date statistice

Date de desfăşurare si locații: 05 iunie 2019 – Municipiul București, Sala Amfiteatru, Institutul Național de StatisticăSediul Institutului Național de Statistică din București se află în B-dul Libertății nr. 16, sectorul 5 (vizavi de aripa dreaptă a Parlamentului României).

Participanţi/eveniment: număr aproximativ 110 persoane Durata evenimentului: 1 zi

of 26

2. Specificaţii tehnice

Cerințe: amenajarea spațiului pentru desfășurarea evenimentelor trebuie să reflecte imaginea de

seriozitate și profesionalism specifice acestui tip de întâlnire, la care vor fi invitați să participe directori generali ai institutelor naționale de statistică din state membre UE, țări candidate și în tranziție, alături de experți pe probleme de recensământ, reprezentanți ai Comisiei Europene (Eurostat), ai altor organizații europene și internaționale;

să fie prezente decorațiuni florale orizontale adecvate (2 buc.) în Sala de Conferințe; toate materialele promoționale care se vor realiza, de către prestator, în cadrul evenimentului,

vor conține obligatoriu elemente de identitate vizuală furnizate de beneficiar; logistica evenimentului precum și transportul materialelor la locul de desfășurare a

conferinței vor fi asigurate de firma câștigătoare a selecției de oferte, pe Lotul 3; personalul viitorului prestator își va manifesta posibilitatea de a lucra până târziu, pe

parcursul desfășurării evenimentului; identificarea, de către viitorul prestator, a unui spațiu adecvat (atât în exterior, cât și în

interior) pentru fotografierea tuturor participanților.

a) Logistica

Operatorul economic prestator trebuie să asigure personal suficient (cel puţin 3 persoane) care să cunoască bine limba engleză precum și detaliile organizării evenimentelor (program, săli etc.).

Beneficiarul va verifica funcționalitatea tuturor echipamentelor, în ziua anterioară ȋnceperii conferinței.

i Punctul de înregistrare a participanților poziționat în imediata apropiere a sălii de conferințe. Să fie identificat prin marcarea vizibilă în limba engleză. Acest punct va funcționa ca helpdesk.

În acest loc se va asigura de stafful INS: înregistrarea delegaților; distribuirea ecusoanelor cu lanyard și a mapelor participanților; distribuirea cadourilor personalizate

ii Sala pentru derularea evenimentului în ziua de 05 iunie 2019

Pentru Conferința Națională a Utilizatorilor de date statistice, Institutul Național de Statistică a pus la dispoziție Sala de Conferințe, dotată cu echipamente tehnice necesare bunei desfășurări a conferinței.

În ziua de 05 iunie 2019, Sala de Conferințe va fi prevăzută cu dotările necesare desfăşurării în condiţii foarte bune a evenimentului: mobilier (scaune cu măsuțe încorporate), prezidiu, instalaţie de climatizare (funcţională, silenţioasă);

Sala de Conferințe se va amenaja cu cca 110 scaune, cca 10 locuri la masa prezidiului.

of 26

În Sala de Conferinţe vor trebui să fie funcționale următoarele echipamente ce vor fi puse la dispoziție de beneficiar:

sonorizare mixer audio; laptop; videoproiector; ecran de proiecție; microfoane și echipament audio pentru toți participanții de la masa prezidiului; video beam pentru prezentări în PowerPoint și telecomandă; marcare vizibilă către sală în limba engleză; 2-3 microfoane mobile fără fir.

Personalul de întreținere trebuie să fie disponibil și să răspundă prompt solicitărilor participanților, pe parcursul reuniunilor conferinței.De asemenea, se va avea în vedere dotarea sălii cu următoarele:



asociate sălii;

b) Servicii de interpretariat si echipamente aferente

Operatorul economic trebuie să asigure instalație de traducere simultană (echipament de traducere simultană, 2 cabine de traducere, 110 caști receptori si sonorizare) si 2 interpreți autorizați (română-engleză-română). Toate costurile aferente asigurării serviciilor de interpretariat și închiriere echipamente de traducere simultană sunt în sarcina operatorului economic.Interpreții selectați trebuie să aibă experiență în interpretariat, astfel încât să fie familiarizați cu terminologia utilizată în cadrul evenimentului.Interpreții selectați trebuie să dețină autorizație de traducător și interpret, în conformitate cu prevederile legii, să aibă experiență în traducerea unor documente și în interpretariatul simultan și consecutiv, dobândită în contextul unor evenimente similare (de ex., conferințe, seminarii, etc.).

c) Servicii de catering și de restaurant

Operatorul economic prestator va furniza servicii de catering conform detaliilor de mai jos:- o pauză de cafea în fiecare zi a evenimentului – se va asigura, prin servicii de catering cu ospặtari, cafea naturală (cu zahăr alb și brun, îndulcitori artificiali și lapte condensat, prezentate în ambalaje individuale; prestatorul va asigura: servirea cafelei, cu și fără cofeină, din aparate tip expresor) precum și a ceaiului (diverse sortimente, miere și lămâie), apă minerală natural carbogazoasặ și apă plată (minimum 0,5 litri/persoană, în recipiente din materiale reciclabile), băuturi răcoritoare naturale și carbogazoase (minimum 4 tipuri, în recipiente din materiale reciclabile), fructe precum și produse de patiserie și cofetărie (dulci și sărate, minim 3 sortimente din fiecare). Produsele incluse la fiecare pauză de cafea trebuie să fie suficiente pentru numărul de participanți la eveniment. Apa plată și cea mineralặ natural carbogazoasặ, cafea și ceaiul vor fi asigurate, nelimitat, pe durata conferinței.

of 26

Vesela (pahare, cești, farfurioare), tacâmurile (lingurițe, paletine) și șervețele vor fi de unică folosință și din materiale reciclabile, iar feţele de masă refolosibile, conform prevederilor Ordinului comun nr. 1068 / 1652 / 2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini, emis de Ministerul Mediului și de Agenția Națională pentru Achiziții Publice.

- o masă de prânz în fiecare zi a evenimentului – masa de prânz se va organiza la sediul Institutului Național de Statistică, în regim de bufet suedez (bufet cald și rece) pentru aproximativ 110 persoane, iar meniul va fi stabilit de viitorul prestator împreună cu reprezentanții Institutului Național de Statistică cu care va colabora). Masa de prânz va trebui să acopere preparatele și produsele mai jos enumerate:

• Preparate de bucătărie: bufet cald și rece cu produse din carne – pui, vită, pește – cel puțin 4 sortimente din fiecare

• Garnituri diverse – cel puțin 4 sortimente • Salate – cel puțin 3 sortimente • Brânzeturi – cel puțin 4 sortimente • Produse de panificație – cel puțin 3 sortimente • Produse de cofetărie – cel puțin 4 sortimente • Fructe – cel puțin 3 sortimente • Băuturi răcoritoare naturale – cel puțin 3 sortimente și carbogazoase - cel puțin 3

sortimente; • Apă minerală natural carbogazoasặ și apă plată.

Operatorul economic prestator va avea obligaţia de a ţine cont de eventualele restricții culinare sau rețete culinare specifice solicitate de participanţi (mâncare vegetariană, mâncare de post, restricţii alimentare determinate de alergii etc.), colaborând, în acest sens, împreună cu reprezentanții Institutului Național de Statistică.


Durata mesei de prânz este prevăzută la cca. 1oră și 30 min. - 2 ore, dar confirmarea definitivặ se realiza cu o săptămână înainte de eveniment, având în vedere agenda finală a evenimentului.Toți participanții vor servi mesele în timpul stabilit, conform programului definit în agenda conferinței.

Operatorul economic prestator va include în propunerea sa tehnică și va lua în calcul produsele și serviciile adiacente:

o veselă, tacămuri șervețele de unică folosință / reciclabile, conform prevederilor Ordinului comun nr. 1068 / 1652 / 2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini, emis de Ministerul Mediului și de Agenția Națională pentru Achiziții Publice;

o feţe de masă refolosibile;o echipamente și recipiente pentru transportul și păstrarea mâncării calde,

personalul care deservește serviciul de catering, etc). Ofertantul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii, iar calitatea

produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, în termen de valabilitate sau de garanție).

of 26

Serviciile trebuie să fie realizate la cele mai bune standarde de igienă și curățenie, respectând normele în vigoare și luând în calcul diversitatea culturală a participanților.

Operatorul economic va asigura personal suficient pentru servirea meselor de prânz, ca și personal pentru aranjarea și debarasarea meselor.

Curặţenia finalặ a amplasamentului, dupặ terminarea meselor de pânz, cade în sarcina viitorului prestator.

Operatorul economic va nominaliza doi coordonatori tehnici, cu experiență în organizarea de evenimente, care vor superviza buna furnizare a servicilor de catering.

În data de 05 iunie 2019 va fi organizată o recepție la un restaurant cu specific românesc la o distanță pietonală de cca. 1 km față de locația evenimentului, la care vor participa 110 persoane;

- Recepția va fi organizată în sistem bufet suedez și va include: minim 4 sortimente aperitive calde și reci, minim 4 sortimente de fel principal (ce includ garnitura și salata), minim 4 sortimente de desert, pâine, precum și apă minerală și plată, băuturi răcoritoare, băuturi alcoolice și cafea;

- Ofertantul se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii, iar calitatea produselor servite este la un standard ridicat (produse proaspete, în termen de garanție);

- Înainte de eveniment, ofertantul va prezenta 3 variante de meniu pentru recepție (cu toate sortimentele de mai sus incluse), la un cost similar, în vederea aprobării meniului final.

Ofertantul se obligă să cuprindă în prețul ofertat pentru recepția din 05 iunie 2019 si asigurarea unui program artistic live, executat de cel puțin o formație de muzică tradițională cu minimum 3 instrumentiști profesioniști care să evolueze la instrumente diferite, timp de minimum 30 de minute. Față de prestația minimă solicitată, ofertanții pot oferta momente artistice suplimentare live, care se vor puncta în mod corespunzator (ex.: solist interpret de muzică populară, dansuri grup folcloric etc.).

d) Materiale promoționale

Se vor realiza următoarele materiale promoționale: mape personalizate pentru 110 participanți; block-notes cu inscripționare pentru 110 participanți; ecusoane personalizate cu lanyard pentru 110 persoane; afișe conferință 2 buc (mărime A2 și A3) - ; flyere 400 buc.; Roll-up/banner 2 buc.

Pentru toate materialele promoționale ce vor fi realizate, operatorul economic va trebui să prezinte beneficiarului minim 3 variante pentru fiecare produs.

Toate materialele vor fi realizate și livrate în maximum 5 zile lucrătoare de la transmiterea comenzii ferme, de către beneficiar, după semnarea contractului. Toate materialele ce vor fi realizate vor primi bun de tipar/execuție, de la beneficiar. Produsele / materialele promoționale care nu corespund specificațiilor beneficiarului vor fi respinse, iar prestatorul va avea obligația, fără a solicita cheltuieli suplimentare, să le înlocuiască sau sặ efectueze

of 26

modificặrile necesare pentru ca produsele sặ corespundặ cerinţelor, în termen de maximum 5 zile lucrătoare de la exprimarea scrisặ a refuzului beneficiarului.

e) Cadouri simbolice personalizate INS pentru cca 110 persoane

Cadouri tradiționale românești sau obiectele lucrate manual (ex: un album cu instantanee din România, tradiționala palincă îmbrăcată în sfoară/papură împletită sau în curelușe din piele naturală, diverse obiecte de artizanat, etc.).Se va oferta minimum un cadou traditional sau un obiect lucrat manual.


f) Cazarea participanților

Cazarea participanților nu intră în responsabilitatea firmei câștigătoare, ci se va realiza de către fiecare dintre participanți.

Pentru organizarea în bune condiții a evenimentului se impune oferirea de către firmă a următoarelor servicii:

- recomandarea, ce va fi comunicată participanților, cu disponibilitate certă de cazare pentru minim 20 de camere pentru fiecare hotel, a unor hoteluri de categoria 5 stele, 4 stele și 3 stele, situate în centrul Bucureștiului, recunoscute ca oferind servicii ireproșabile de calitate, situate în proximitatea locației de organizare a evenimentului; lista acestor hoteluri va fi postată pe website-ul evenimentului);

- prestatorul va asigura tarife preferențiale de cazare pentru participanții la evenimente care vor fi valabile până la data de 15 mai;

- prestatorul va monitoriza acțiunea de înregistrare a participanților și va informa beneficiarul cu privire la situația înregistrărilor la o periodicitate ce se va decide de comun acord; numărul final și situația exactă a participanților vor fi comunicate beneficiarului cu aproximativ 2 săptămâni înainte de începerea evenimentelor.

IX. PREZENTAREA OFERTEI FINANCIARE

Ofertantul va ține cont de următoarele aspecte:• Decontarea tuturor cheltuielilor se va realiza pe baza listelor de participanți, în original,

liste ce vor fi prezentate de ofertant pentru fiecare eveniment (cu semnăturile participanților).

• Echipa de lucru a ofertantului nu va fi inclusă pe listele de participanți – acestor persoane nu li se vor deconta eventualele cheltuieli de cazare, transport, diurnă sau mese, costurile respective urmănd a fi suportate din profitul serviciilor prestate.

X. RECEPŢIA SERVICIILOR - Valabilặ în cazul tuturor celor 3 loturi

1. Se va efectua atât recepţia cantitativă și tehnico-calitativă parţială, pentru materialele si produsele adiacente prestaţiei (aranjamente florale, materiale promoţionale, cadouri și obiecte

of 26

tradiţionale) precum și recepţia cantitativă și tehnico-calitativă finală a serviciilor prestate, cu detalierea fiecărei activităţi / game / faze / operaţiuni. Fiecare etapă de recepţie se va finaliza prin încheierea unui proces verbal de recepţie, semnat de reprezentanţii desemnaţi de achizitor și contrasemnat de un reprezentant al prestatorului.

2. Ȋn cazul produselor și serviciilor ce intră sub incidența achizițiilor publice verzi (materiale promoționale care au ca material de bază hârtia neimprimată, pentru imprimare sau copiere, cu greutatea specifică de până la 170 g/m2, vândută în coli sau role, respectiv mape și afișe conferință; servicii de catering și de restaurant), prevăzute în Ghidul de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini, aprobat prin Ordinul comun al Ministerului Mediului și al Agenției Naționale pentru Achiziții Publice nr. 1068 / 1652 / 2018, viitorul prestator / viitorii prestatori al (ai) loturilor au obligația de a prezenta, în vederea efectuării recepției cantitative și calitative, înscrisuri doveditoare ale respectării următoarelor cerințe, pe parcursul realizării furnizării / prestației:

a) La materialele promoționale care au ca material de bază hârtia neimprimată, pentru imprimare sau copiere, cu greutatea specifică de până la 170 g/m2, vândută în coli sau role:

o Cerinţa 1 - hârtia trebuie să fie produsă din fibre de hârtie recuperată, hârtie reciclată sau pe bază de fibre neprelucrate, în proporţie de 75% - 100%;

o Cerinţa 2 - hârtia să nu conţină clor elementar - "elementary chlorine free" - ECF.b) La serviciile de catering:

o Cerinţa 1 - procent de alimente ecologice (conform precizărilor cap. XII al prezentului);

o Cerinţa 2 - materiale de ambalare (conform precizărilor cap. XII al prezentului);o Cerinţa 3 - reducerea generării de deşeuri provenite din ambalaje (conform

precizărilor cap. XII al prezentului);c) La serviciile de restaurant (recepții):

o Cerinţa 1 - procent de alimente ecologice (conform precizărilor cap. XII al prezentului).

XI. CRITERIUL DE ATRIBUIRE A OFERTEI CȂȘTIGĂTOARE

1. Criteriul de atribuire a contractului, pentru fiecare din cele 3 loturi, este: cel mai bun raport calitate-preţ.2. Evaluarea ofertelor loturilor constă în acordarea, pentru fiecare ofertặ, depusặ pe fiecare lot, a unui punctaj rezultat din aplicarea algoritmului de calcul enuntat la art. 3 de mai jos.3. Tabelul I, cuprinzând factorii de evaluare ai ofertelor și punctajul maxim ce poate fi acordat fiecărui factor, este următorul:

Nr. crt.

Factori de evaluare Punctaj maxim acordat (Număr puncte)

I. FACTOR FINANCIAR, DIN CARE: 60I.1 Pretul (tariful total al serviciilor pentru evenimente

(pe lot)60

II. FACTORI TEHNICO-CALITATIVI, DIN CARE: 40II.1 Numărul suplimentar de artiști profesioniști

propuși de ofertant care, în cadrul programului artistic live, din timpul fiecărei recepții, vor evolua

20

of 26

prin adăugare la cei 3 instrumentiști minim impuși prin caietul de sarcini (ex.: solist interpret / soliști interpreți de muzică populară și/sau dansator / dansatoare populară sau membri ai unui ansamblu / grup folcloric etc.)

II.2 Numărul suplimentar de cadouri simbolice personalizate, propuse de ofertant pentru a fi oferite participanților străini, prin adăugare la cel minim impus în caietul de sarcini - un obiect

20

PUNCTAJ TOTAL MAXIM (I + II) 100Tabelul I

5. Justificarea punctajului acordat factorilor de evaluare: În spiritul principiului eficienței utilizării fondurilor, autoritatea contractantă acordă, în proporție majoritară, de 60% din ponderea totală a punctajului, importanţă caracteristicii financiare a raportului. Ȋn ceea ce privește caracteristicile tehnico-calitative ale serviciilor solicitate, autoritatea contractantă acordă, în egală măsură, o importanță deosebită, prestațiilor și produselor cu specific național, care fac obiectul momentelor de destindere și de divertisment din timpul derulării evenimentelor (oferirea de cadouri simbolice, cu specific românesc și desfășurarea programelor artistice live, din timpul recepțiilor organizate), punctând, în consecință, fiecare din respectivele avantaje, în mod echivalent, cu câte un punctaj maxim de 20 de puncte, ceea ce determină o pondere a factorilor tehnico-calitativi, în punctajul total, de 40%. Scopul propus de autoritatea contractantă, prin definirea factorilor de evaluare – financiar și tehnico-calitativi, ca și prin stabilirea ponderilor relative ale acestora, în punctajul total al ofertei este acela al obţinerii celui mai bun preţ (tarif) total de prestare, în condiţiile dobândirii celor mai avantajoase și mai atractive prestaţii și produse cu specific național, în scopul punerii in valoare a tezaurului cultural românesc, pe parcursul desfasurarii fiecaruia din cele 3 evenimente/conferințe care se desfășoară sub egida preluării, de către România, începând cu 1 ianuarie 2019, pentru o perioadă de şase luni, a responsabilității Preşedinţiei Consiliului UE. 6. Detaliile privind aplicarea algoritmului de calcul, respectiv metodologia concretă de punctare a avantajelor care vor rezulta din propunerile tehnice si financiare, prezentate de ofertanți, în cadrul criteriului de atribuire stabilit, este urmatoarea:

a) Pentru cel mai scăzut dintre prețurile totale ofertate, notat Preț(min), se acordă 60 pct.− Pentru celelalte prețuri ofertate (notate Pret(n), punctajul P(n) se calculează proporțional,

astfel:P(n) = [Pret(min) / Pret(n)] x 60 pct

b) Pentru cel mai mare număr de artiști profesioniști, propuși în mod suplimentar, de un ofertant, în cadrul programului artistic live, din timpul fiecărei recepții, notat N(max), se acordă 20 pct.− Pentru oricare alt număr suplimentar de artiști profesioniști, propuși de ofertanți, în cadrul

programului artistic live, din timpul fiecărei recepții (inferior numărului maxim de artiști ofertat, dar obligatoriu mai mare de 3 persoane) - notat Nr(n), punctajul P(n) se calculează proportional, astfel:P(n) = [N(n) / N(max)] x 20 pct, unde N 3 persoane

c) Pentru cel mai mare număr de cadouri simbolice personalizate, propuse în mod suplimentar, de ofertant (față de cantitatea minimă impusă prin caietul de sarcini – de un obiect), notat C(max) se acordă 20 pct.

of 26

− Pentru oricare alt număr de cadouri simbolice personalizate, propus de ofertant – notat C(n), punctajul P(n) se calculează proportional, astfel:P(n) = [C(n) / C(max)] x 20 pct, unde C 1 buc. obiect/cadou

XII. CERINȚE PRIVIND CONDIIȚILE DE MUNCĂ, SĂNĂTATEA ȘI SECURITATEA ȊN MUNCĂ ȘI PROTECȚIA MEDIULUI

1. Pe fiecare din cele trei loturi, ofertanții au obligatia de a completa, semna și depune o “Declaraţie privind respectarea reglementarilor legale obligatorii din domeniile relațiilor de muncă și al mediului”, ce se va elabora în conformitate cu modelul Formularului nr. 6 din Anexa – Formulare, atașată Anunțului publicitar.

Precizări:

a) Informaţii detaliate referitoare la condiţiile de muncă și la securitatea şi sănătatea în muncă pot fi obţinute de la Inspecţia Muncii - organ de specialitate al administraţiei publice centrale, în subordinea Ministerului Muncii și Justiției Sociale sau de pe site-ul https://www.inspectiamuncii.ro/legislatie .

b) Informaţii detaliate referitoare la protecția mediului pot fi obţinute de la Agenția Națională pentru Protecția Mediului - organ de specialitate al administraţiei publice centrale, în subordinea Ministerul Mediului sau de la weblink-ul http://www.anpm.ro/reglementari precum și de la Agenția Națională pentru Achiziții Publice, care a emis, împreună cu Ministerul Mediului, Ordinul comun nr. 1068 / 1652 / 2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini, reglementare terțiară publicată la weblink-ul http://anap.gov.ro/web/legislatie/legislatie-tertiara/?future=false.

2. Pentru materialele promoționale la care materialul de bază îl constituie hârtia neimprimată, pentru imprimare sau copiere, cu greutatea specifică de până la 170 g/m2, vândută în coli sau role (mape personalizate / afișe conferință / flyere), ofertanții vor respecta următoarele cerințe la alegerea materialului, conform prevederilor Ordinului comun nr. 1068 / 1652 / 2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini, emis de Ministerul Mediului și de Agenția Națională pentru Achiziții Publice:

Cerinţa 1 - hârtia trebuie să fie produsă din fibre de hârtie recuperată, hârtie reciclată sau pe bază de fibre neprelucrate, în proporţie de 75% - 100%;

Cerinţa 2 - hârtia să nu conţină clor elementar - "elementary chlorine free" - ECF.

3. Conform prevederilor capitolului IV, punctul 3, subpunctul 3.B. din Ordinul comun nr. 1068 / 1652 / 2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini, emis de Ministerul Mediului și de Agenția Națională pentru Achiziții Publice, ofertanții fiecăruia din cele trei loturi au obligația ca, în cazul serviciilor de catering și de restaurant pe care le vor oferta în propunerile tehnice, să îndeplinească următoarele cerințe:

of 26

https://www.inspectiamuncii.ro/legislatie

http://anap.gov.ro/web/legislatie/legislatie-tertiara/?future=false

http://anap.gov.ro/web/legislatie/legislatie-tertiara/?future=false

http://www.anpm.ro/reglementari

- Cerinţa 1 - procent de alimente ecologice - Cerinţa 2 - materiale de ambalare - Cerinţa 3 - reducerea generării de deşeuri provenite din ambalaje.

Serviciile de restaurant şi catering sunt definite în cap. IV art. 6 alin. (1) din Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 282/2011 al Consiliului din 15 martie 2011 de stabilire a măsurilor de punere în aplicare a Directivei 2006/112/CE privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată, conform căruia: "Serviciile de restaurant şi de catering reprezintă servicii care constau în furnizarea de produse alimentare şi/sau de băutură, preparate sau nepreparate, pentru consumul uman, însoţită de servicii conexe suficiente care să permită consumul imediat al acestora. Furnizarea de produse alimentare şi/sau de băutură este numai unul dintre elementele unui întreg în care predomină serviciile. Serviciile de restaurant constau în prestarea unor astfel de servicii în spaţiile prestatorului, iar serviciile de catering constau în prestarea unor astfel de servicii în afara localurilor prestatorului", precum şi în Ordinul preşedintelui Institutului Naţional de Statistică nr. 337/2007 privind actualizarea Clasificării activităţilor din economia naţională - CAEN, conform căruia "Activităţile de alimentaţie tip catering pentru evenimente - includ asigurarea serviciilor de alimentaţie bazate pe aranjamente contractuale cu clientul, în locaţia specificată de acesta în vederea organizării unui eveniment".

Autoritatea contractantă solicită, cu titlu imperativ, ca serviciile de catering și de restaurant specificate în prezentul Caiet de sarcini să fie prestate, de viitorul prestator – ofertant câstigator al Lotului 1 / Lotului 2 / Lotului 3, în mod ecologic, prin utilizarea de alimente în cazul cărora un procent de produse provine din surse ecologice.

Specificaţii tehnice privind protecţia mediului Cerinţele minime privind protecţia mediului, referitoare la serviciile de catering, sunt, fără a se limita numai la acestea, cele prevăzute la pct. 3.B din cap. IV – ”Cerinţe minime privind protecţia mediului pentru grupele de produse şi servicii prioritare selectate” din Ordinul comun al Ministerului Mediului și al Agenției Naționale pentru Achiziții Publice nr. 1068 / 1652 / 2018 pentru aprobarea Ghidului de achiziţii publice verzi, care cuprinde cerinţele minime privind protecţia mediului pentru anumite grupe de produse şi servicii ce se solicită la nivelul caietelor de sarcini,.

Cerinţa 1 - procent de alimente ecologice

Autoritatea contractantă stabileşte, pentru ofertanții fiecăruia din cele 3 loturi, atât pentru serviciile de catering (coffee breaks și, după caz, dejun bufet), cât și pentru serviciile de restaurant (recepții), ca un procent de 25% de produse să fie obţinute din producţii ecologice, în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 834/2007, dintr-o: a) grupă definită de produse – la alegere, de exemplu: lactate, carne, legume (fără a se limita numai la acestea; sau b) listă a anumitor produse – la alegere, cum ar fi, de exemplu: cartofi, roşii, carne de vită, ouă (fără a se limita numai la acestea), care vor fi utilizate în cadrul respectivelor serviciilor de catering și de restaurant.

Dat fiind că preparatele culinare și meniurile urmează a fi indicate de ofertanți, fiind la alegerea acestora, în funcţie de categoria de alimente şi / sau de materii prime care se utilizeaza pentru obținerea preparatelor, atât la mesele de catering (pauze de cafea și dejunuri tip bufet), cât și in cazul recepțiilor de la restaurant, autoritatea contractantă solicită operatorilor economici care vor participa

of 26

la fiecare din cele trei loturi ale procedurii, să detalieze condiţiile de încadrare a respectivelor produse obţinute din producţii ecologice, raportându-se la prevederile Regulamentului (CE) nr. 834/2007.

Modalitate de îndeplinire: operatorii economici care prezintă un certificat de etichetă ecologică de tip I pentru restaurante îndeplinesc cerinţa dacă specifică în cadrul propunerii tehnice procentul de alimente ecologice, din grupa / lista de produse definită în cadrul cerinţei, utilizate în prestarea serviciului de catering / de restaurant. Alternativ, operatorii economici trebuie să indice, în ofertă, modul în care intenţionează să îndeplinească această obligaţie. În cazul în care alimentele care vor fi furnizate în cadrul serviciului de catering / de restaurant poartă o etichetă ecologică naţională sau comunitară sunt considerate conforme.

Cerinţa 2 - materiale de ambalare

Autoritatea contractantă stabileşte un procent de 15% materiale reciclabile sau materii prime regenerabile pentru ambalajele secundare şi / sau de transport în care sunt livrate produsele de catering.

Modalitate de îndeplinire: operatorul economic ofertant pe Lotul 1 / Lotul 2 / Lotul 3 trebuie să prezinte autorităţii contractante o declaraţie semnată pe proprie răspundere, în care să indice care dintre cerinţele privind ambalarea produselor poate fi îndeplinită; în cazul fiecărui lot, ofertanții trebuie să facă dovada că vor utiliza numai astfel de ambalaje, prin orice document / înscris edificator (fișă tehnică ambalaj, etichetă sau alt înscris asemenea, cu caracter probatoriu).

Cerinţa 3 - reducerea generării de deşeuri provenite din ambalaje

Pentru a reduce generarea de deşeuri, autoritatea contractantă solicită, ofertantilor tuturor celor 3 loturi ca, pentru serviciile de catering, alimentele şi băuturile, după caz, să fie servite folosind tacâmuri, veselă, pahare şi feţe de masă refolosibile sau tacâmuri, veselă şi alte echipamente de catering din materii prime regenerabile. Modalitate de îndeplinire: operatorul economic trebuie să prezinte autorităţii/entităţii contractante o declaraţie semnată în care să indice modalitatea de îndeplinire a cerinţei.

Note explicative şi recomandări: a) Informaţii suplimentare cu privire la cerinţele minime privind protecţia mediului pentru grupa servicii de catering se regăsesc prin accesarea site-ului Comisiei Europene la adresa: http://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/toolkit/food_GPP_product_sheet_ro.pdf. b) Autoritatea/Entitatea contractantă definește, prin contract, clauze specifice cu privire la verificarea îndeplinirii cerinţelor stabilite pentru grupa de servicii de “catering și restaurant”, pe toată perioada de derulare a acestuia.

Direcţia de Afaceri Europene şi Cooperare Direcţia de Achiziţii, Investitii şi Servicii Administraţie Generală

Director Director Daniela Elena ȘTEFĂNESCU Marius LUCAN-ARJOCA

Serviciul de Achiziții

of 26

http://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/toolkit/food_GPP_product_sheet_ro.pdf

Elaborat, Şef serviciu

Nicoleta JALBĂ Daniela Anca DIMA

Elaborat,

Ovidiu PÂRVAN

of 26

Microsoft Word - Caiet de sarcini pentru servicii de … publice/2019/martie... · Web viewTitle...

Documents

Transcript of Microsoft Word - Caiet de sarcini pentru servicii de … publice/2019/martie... · Web viewTitle...