Hotii de timp

Hotii de timp sunt acele activitati, persoane, intreruperi si diferite evenimente care

se produc pe tot parcursul zilei si in care iti „fura”, iti irosesc timpul. Avand in vedere ca

timpul este pretios, toti cei care care va iau din timp, fara sa stie/fara sa vrea, sunt hoti. E

important sa identificati cei mai obisnuiti hoti de timp si sa inventati cateva metode si

tactici pentru a lupta impotriva lor – daca vreti sa va pastrati si folositi la maxim timpul

vostru pretios!

Hotii de timp ai telefoanelor

• Prea mult timp stand la taclale, prea putin vorbind

• Nu exista un loc retras pentru convorbiri

• Conversatii nestructurate

• Convorbiri prea lungi

• Toate telefoanele sunt acceptate – nu exista

prioritati

• Nu puteti pune capat unei conversatii telefonice

• Nu sunteti cel in masura sa vorbeasca despre acest lucru

• Telefoanele intrerup lucrul

• Reactionati imediat la actiunile generate de convorbirea telefonica,

intrerupand alte treburi.

Hotii de timp ai sedintelor

• Nu exista puncte de actiune

• Prea multe intreruperi externe

• Nu respectati agenda de lucru

• Sedinte care deviaza de la subiect

• Prea mult timp petrecut cu lucruri neesentiale

• Procese verbale prost intocmite

• Prea multe sedinte

• Nu participa cine trebuie

• Trebuie sa particip si eu?

• Nu incepeti la timp

• Nu exista un presedinte

• Nu s-a stabilit o ora de incheiere

• Nu exista urmari

Hotii de timp ai prioritatilor

• Nu exista timp pentru planificare

• Totul este o urgenta

• Fiti gata, pe locuri, start

• Actiunea este preferata gandirii

• Reactionati mereu la urgentele celorlalti

• Prioritatile sunt stabilite de intreruperi – apeluri telefonice, e-mail-uri,

scrisori

• Nu puteti face deosebirea intre informatiile urgente/importante/necesare

• Nu aveti timp sa va ocupati de un sigur lucru

Hotii de timp ai comunicarii

• Comunicarea in exces – exces de maculatura si

deficit de informatii

• Comunicarea deficitara

• Instructiuni prin telepatie

• Intarzierea raspunsurilor

• Folosirea mijloacelor neadecvate – De ce nu citeste nimeni ce am scris?

• Dificultati de limbaj – nu inteleg deloc

• Sa nu precizati cat de urgenta este o sarcina

• Ceea ce este urgent pentru mine este doar informatie pentru el/ea

Hotii de timp ai desemnarii

• E mai rapid daca fac eu treaba

• O vor face bine?

• Numai eu cunosc intreaga situatie

• Imi place sa ma ocup de detalii

• Prefer sa fac, nu sa gandesc

• Oamenii reactioneaza numai cand ridic vocea

• De ce nu pot ei ghici ceea ce eu vreau?

Hotii de timp ai crizelor

• Lipsa termenelor

• Termene ireale

• Intreruperea constanta a timpului

• Prea multe de facut

• Prea putine de facute

• Nu exista o privire de ansamblu asupra intregii situatii

• Nu exista prioritati

• Se fac prea multe lucruri deodata

• Lipsa anticiparii

• Reactii exagerate

• A face din tantar armasar

• Ce altceva mai poate merge prost?

Hotii de timp ai indeciziei

• Dependenta de informatii

• Nu exista o tehnica de luare a deciziilor

• Daca fac o greseala?

• Amanarea deciziilor dificile

• Dorinta de a fii dragut tot timpul

• Nevoia de a te simti important si de a te implica in toate

• Incapacitatea de a spune „nu”

• Teama de a nu ofensa

• Nevoia de a fi ocupat

• Ceilalti presupun ca ati spus „da”

Hotii de timp ai vizitelor

• Nu puteti alunga vizitatorii

• Nu puteti alunga anunturile

• Nu puteti alunga e-mail-urile

• Mereu urmariti ultimele anunturi

• Usa e mereu deschisa

• Intreruperile frecvente

• Nu puteti spune ca sunteti ocupati

• Nu puteti spune – ma voi ocupa de asta mai tarziu

Hotii de timp ai soft-ului

• Trebuie sa iasa totul perfect

• Incercati un stil diferit, numai asa

• Va jucati cu asezarea in pagina

• Va luptati pentru perfectiune in toate

• Nu folositi macrouri

• Nu cunoasteti metodele rapide de folosire a programului (tastele de acces

rapid)

• Incercati optiuni speciale, numai asa

• Va place mai mult sa folositi programul decat sa faceti treaba

Reguli de aur pentru managementul timpului

1. Stabiliti-va o rutina zilnica. Programati momente exacte pentru activitatile de

rutina, cum ar fi sedinte, verificatul mail-ului, semnarea scrisorilor, etc.

2. Lucrurile care cer maximum de atentie trebuie facute atunci cand sunteti in

cea mai buna forma (ex. determinati daca sunteti o persoana de dimineata sau

de dupa-masa, si lucrati in concordanta).

3. Stabiliti termene pentru toate sarcinile. Respectati-le. Activitatile ocupa timpul

dedicat lor.

4. Evitati amanarea lucrurilor importante, dar neplacute. Va vor bloca creierul,

vor reduce creativitatea si capacitatea de lucru. Nu vor deveni mai placute

daca sunt amanate.

5. Lasati deoparte tot ce nu e important. Multe asa numite probleme au tendinta

de a se rezolva singure daca le ignorati un timp.

6. Analizati-va intreruperile. Luati masuri pentru a le evita/sau a reduce efectul

acestora.

7. Stabiliti un moment exact cand nu doriti sa fiti deranjat. Organizati sedinte cu

voi insiva. Puneti un semn „nu deranjati” pe usa, cu un mesaj cand sunteti

disponibil. Cereti unei secretare sau unui coleg sa se ocupe de eventualii

vizitatori sau eventualele telefoane. Faceti tot posibilul pentru a asigura o

anumita perioada de timp in care sa nu fiti deranajt. Spuneti celorlati din firma

cand nu sunteti disponibil si cand pot sa va contacteze din nou. Si respectati

acest lucru.

8. Faceti un singur lucru la un moment dat. Formati-va o idee generala despre

sarcinile viitoare.

9. Planificati-va telefoanele. Notati pe scurt ce vreti sa spuneti si ce vreti sa

aflati. Economisiti astfel timpul tuturor si comunicati mai eficient.

10. Adunati-va toate ideile intr-un singur loc. Notati-va ideile de indata ce va vin.

Astfel nu le veti uita. Parcurgeti-va ideile in mod regulat si luati-le in

considerare.

11. Cand incepeti ceva, terminati-l, daca este posibil. Daca impartiti munca in

prea multe parti, veti pierde sirul, nu veti mai avea o privire de ansamblu si

veti pierde timpul cu pregatirile de fiecare data cand incepeti din nou.

12. Organizati-va pauzele atunci cand nu mai puteti lucra eficient. De exemplu,

cand cei cu care trebuie sa vorbiti nu sunt disponibili, cand materialele de care

aveti nevoie nu sunt gata, etc.

13. Folositi momente precise/sedinte pentru a discuta cu colegii vostri problemele

de rutina. Astfel evitati sa va intrerupeti unii pe altii mereu si economisiti mult

timp.

14. Fisi selectiv. Invatati sa spuneti nu. Obisnuiti-va sa intrebati „Sunt persoana

potrivita pentru sarcina asta?”

15. Verificati-va regulat modul in care va utilizati timpul. Acest lucru va va

furniza o privire de ansamblu asupra felului cum v-ati petrecut imtpul.

Intrebati-va daca nu ati fi putut sa il utilizati mai bine si cum anume.

16. Nu luati de lucru acasa, decat daca sunteti sigur ca veti lucra ceva. E mai bine

sa lucrati mai mult la birou pana cand terminati. Astfel, acasa veti putea sa va

bucurati mai mult de timpul liber.

17. Faceti lucrurile suficient de bine. Evitati perfectionismul exagerat. Astfel veti

avea mai mult timp pentru lucrurile importante.

18. Stresul si oboseala nu sunt cauzate de lucrurile pe care le-ati facut, ci de

gandul la toate lucrurile pe care nu le-ati facut. Anxietatea si stresul sunt

determinate de sarcini pe care nu le puteti privi in perspectiva sau pe care

simtiti ca nu le puteti realiza. Scopurile de lucru realiste in fiecare zi va ajuta

sa rezolvati problemele cauzate de sarcinile neterminate. Obisnuiti-va sa

terminati cel putin sarcina zilei inainte de a merge acasa. Astfel veti avea

senzatia ca ati realizat ceva si ca realizati ceva in fiecare zi, si e mai probabil

ca veti merge acasa fara sa va simtiti obosit.

19. Prima data ganditi, apoi treceti la actiune. Nimic nu este asa de urgent incat

sa nu fie timp pentru a va gandi la procesul de luare a deciziilor.

20. Cand scopul este corect si mijloacele evidente, abia apoi sa treceti la actiune,

imediat! Toate persoanele eficiente au in comun cel putin un lucru –

capacitatea de a scurta distanta dintre gand si actiune.

Intrebati-va: „Daca nu puteti sa va organizati timpul, ce puteti sa organizati?”

Cele mai importante zece puncte ale managmentului

(Cum sa gasesti a 25-a ora din ziua ta!)

1. Redu din timpul pe care-l petreci in fata televizorului, navigand fara tinta pe

internet, etc. Tot ceea ce faci in aproximativ 30 de minute zilnic, consuma cat o saptamana intreaga pentru fiecare an din viata.

2. Cunoaste-te pe tine insuti.Urmareste cum iti petreci de obicei timpul, si daca este necesar restabileste prioritatile astfel incat sa-ti realizezi scopurile si obiectivele.

3. Fa-o bine din prima. Daca nu ai timp pentru a face treaba bine, cand crezi ca vei avea timp pentru a o reface.

4. Fa-ti un program realist si tine-te de el. Asigura-te ca esti realist referitor la timpul necesar pentru a indeplini sarcinile.

5. Dormi suficient. Chiar daca nu beneficiezi pe moment de timpul redus cat stai treaz, beneficiile se vor arata pe termen lung. Esti de doua ori mai productiv atunci cand esti odihnit, decat atunci cand esti obosit.

6. Citeste doar o data fiecare mail primit. 7. Invata sa spui „nu” oamenilor. 8. Fa-ti un obicei de a face lucrurile care te ajuta sa-ti atingi scopurile. 9. Nu te supraincarca cu sarcini pana la epuizare. Cu toate ca este placut atunci cand

poti face mai mult de un lucru mecanic odata, acest lucru iti poate lasa sentimentul ca esti stresat si poate determina greseli din neatentie.

10. Cauta sa te instalezi intr-o zona unde sa nu fi intrerupt sau deranjat atunci cand incerci sa duci ceva la bun sfarsit.