CAPITOLUL 6 NEGOCIEREA ÎN PROCESUL DE APROVIZIONARE

6.1 CONŢINUTUL NEGOCIERII

Negocierea poate fi considerată ca fiind un proces desfăşurat în trei etape, astfel:

etapa de prenegociere;

etapa de negociere propriu-zisă, adică de întâlnire a părţilor;

etapa postnegociere

Etapa de prenegociere are un caracter de pregătire, ocazie cu care se colectează şi se analizează informaţiile, se stabilesc obiectivele urmărite şi se fundamentează strategiile care se vor aplica.

Nu toate negocierile necesită acelaşi efort de pregătire, în sensul că timpul necesar pregătirii depinde de complexitatea negocierii şi de importanţa acesteia pentru firmă.

Colectarea informaţiilor necesare negocierii

Informaţiile necesare pentru a pregăti o negociere sunt proprii fiecărei situaţii. Tipul informaţiilor care se colectează depinde de circumstanţele negocierii.

Principalele întrebări care trebuie adresate celeilalte părţi în cazul unei negocieri de aprovizionare se referă la următoarele aspecte:

• La înţelegerea curentă (în situaţia în care aceasta există):

Care este durata actualei înţelegeri?

Ce informaţii privind preţul sunt disponibile?

Dacă furnizorul a onorat la timp livrările?

Ce probleme s-au ridicat pe parcursul negocierii?

• Aspecte privind livrările:

Cu ce frecvenţă dorim să trimită furnizorul materiile prime?

În ce cantitate?

Cine răspunde de ambalare?

• Aspecte financiare:

În ce monedă se face tranzacţia?

Care sunt condiţiile de plată?

Dacă furnizorul solicită plata în rate şi dacă acestea pot fi negociate?

Dacă se aplică reduceri pentru plata în avans?

• Aspecte contractuale:

Cine răspunde de asigurarea informaţiilor?

La ce nivel sunt asigurate materiile prime?

În situaţia în care partenerii sunt din ţări diferite, legislaţia cărei ţări stă la baza încheierii contractelor?

Dacă cerinţele firmelor cumpărătoare sunt clar stabilite?

• Aspecte privind persoanele care vor negocia:

Cine sunt persoanele cu care se va negocia (persoane individuale sau o echipă)?

Au aceste persoane autoritatea de a ajunge la o înţelegere?

Care va fi componenţa echipei noastre?

• Aspecte generale:

Care sunt punctele şi lipsurile noastre?

Care sunt punctele forte şi lipsurile celeilalte părţi?

Pe ce durată se va încheia contractul?

Cât timp avem la dispoziţie pentru a ajunge la o înţelegere cu furnizorul?

În pregătirea negocierii trebuie luate în considerare următoarele aspecte:

• Care sunt obiectivele negocierii, adică ce dorim să obţinem prin negociere?

Obiectivele negocierii trebuie stabilite bazat pe evaluarea situaţiei generate de informaţiile disponibile. Tendinţa negociatorilor cu experienţă este de a stabili pentru fiecare obiectiv o limită inferioară şi una superioară, adică nu numai un singur nivel dorit.

• Cât de importante sunt pentru firmă obiectivele urmărite?

De exemplu, livrarea rapidă de către furnizor a materiilor prime poate avea prioritate maximă, preţul mai bun poate avea prioritate medie, iar îmbunătăţirea calităţii o prioritate minimă

• Care este nivelul pretenţiilor fiecărei firme?

Pretenţiile fiecărei firme constituie punctul de plecare în negociere.

Posibilităţile privind nivelul pretenţiilor celor două părţi se poate exprima grafic conform Figurii (a) şi (b).

Practica a dovedit că un negociator de succes trebuie să-şi cunoască punctele forte şi să influenţeze părerile celeilalte părţi în această direcţie. Punctele forte şi lipsurile nu se referă numai la poziţia în negociere a celor două părţi. Există şi alţi factori care influenţează desfăşurarea negocierii, cum ar fi:

abilitatea de a evita conflictul;

abordarea conflictului în mod creativ;

analiza poziţiei celeilalte părţi;

utilizarea întrebărilor;

menţinerea concentrării şi a controlului discuţiei;

experienţa în negociere;

stilul de negociere.

Etapa de negociere propriu-zisă constă în discuţiile purtate între cele două părţi (furnizorul şi cumpărătorul), colectarea unor informaţii suplimentare şi analiza acestora, ajungerea la o înţelegere.

Această etapă comportă următoarele faze:

• faza de introducere;

• faza de discuţii;

• faza de ajungere la o înţelegere.

Faza de introducere

În această fază un negociator de succes acordă atenţie următoarelor aspecte:

crearea unei atmosfere propice pentru a ajunge la o înţelegere (amenajarea spaţiului în care se poartă discuţiile, evitarea conflictului);

validarea presupunerilor făcute;

testarea poziţiei celeilalte părţi, a dorinţei acesteia de a colabora;

clarificarea problemelor.

Elemente esenţiale pentru această fază:

nu întârziaţi la întâlnire;

căutaţi aspectele pozitive formulate de cealaltă parte;

faceţi de la început declaraţii scurte, esenţiale;

nu luaţi rapid decizii.

Faza de discuţii

Această fază deţine cea mai mare durată din toată negocierea. Pe parcursul discuţiilor se recomandă următoarele:

dacă discuţiile intră în impas trebuie să încercaţi să sugeraţi o soluţie pentru a-l depăşi;

evitaţi discuţiile prin care atacaţi sau blamaţi cealaltă parte;

stabiliţi periodic un rezumat al discuţiilor pentru a evita confuzii ulterioare;

evaluaţi pe parcursul discuţiilor starea în care se află cealaltă parte şi ce doreşte să obţină în continuare.

Faza de ajungere la o înţelegere

Dacă pe parcursul discuţiilor cele două părţi ajung la o înţelegere atunci negocierea se încheie.

Etapa postnegociere implică implementarea înţelegerii în cadrul firmei furnizoare, respectiv a firmei cumpărătoare.

După încheierea negocierii fiecare parte trebuie să manifeste preocupare pentru ca înţelegerea să fie implementată. În cazul în care implementarea este necorespunzătoare atunci relaţia dintre cele două părţi va avea de suferit.

Negocierile în procesul de vânzare-cumpărare se prezintă sub următoarele forme:

• Negocieri prin corespondenţă (e-mail, scrisori, telexuri, faxuri emailuri etc).

• Negocieri telefonice, care sunt cele mai operative şi necesită costuri mai mici. Această formă se poate folosi în următoarele sitauţii:

Procesul de vânzare-cumpărare se referă la produse deja cunoscute de către parteneri sau la produse standardizate

Partenerii se cunosc bine, colaborează de mai mult timp şi există încredere reciprocă între aceştia.

• Negocieri prin întâlniri directe, care necesită prezenţa faţă în faţă a partenerilor, în locuri stabilite în prealabil, cu scopul definitivării prin tratative a obiectului contractului, a condiţiilor de colaborare şi de încheiere a contractului.

• Negocierea mixtă, care îmbină formele menţionate anterior.

6.2 FORMAREA SPECIALIŞTILOR PENTRU NEGOCIERE ŞI CALITĂŢILE NECESARE

Formarea calităţilor de negociator se asigură prin acumulări de cunoştinţe pe parcursul unui proces de pregătire prealabilă şi prin participare activă la negocieri (în acest fel dobândindu-se experienţă).

Pregătirea prealabilă a persoanelor constă în studii teoretice a comportamentului partenerilor în faza de negociere şi în seminarii practice în cadrul cărora se simulează modul de desfăşurare a negocierilor.

Un bun negociator are următoarele calităţi:

• are capacitatea de a asculta şi stăpânirea de sine;

• este analitic, are spirit critic şi un orizont larg de cunoaştere;

• are putere de sinteză;

• este fidel intereselor părţii pe care o reprezintă în negociere;

• este competent profesional, în sensul că trebuie să aibă cunoştinţe de specialitate tehnico-economice (legate de obiectul negocierii), de psihologie (privind înţelegerea comportamentului individual şi de grup al participanţilor la negociere), cunoştinţe legislative etc;

• să fie preocupat continuu de îmbogăţirea experienţei în negociere;

• să cunoască foarte bine problema care va fi negociată.

În acţiunile sale negociatorul trebuie să respecte următoarele reguli de comportament:

să-şi păstreze calmul şi să evite stările de enervare;

să asculte argumentele celeilalte părţi;

să evite discuţiile în contradictoriu;

intervenţia în discuţii a membrilor echipei să se facă organizat, cu acordul şefului de echipă;

să evite întreruperea bruscă a negocierii, încercând să amâne discuţiile dacă acestea au ajuns în impas.

Tipologia şefului echipei de negociere în raport cu restul membrilor echipei se poate manifesta astfel:

autoritar, adică este un bun organizator, urmăreşte obiectivele stabilite, acceptă cu greu alte păreri, este predispus la conflicte;

cooperant, adică manifestă spirit de echipă, obţine rezultate bune în negociere, dar întârzie decizia;

permisiv, adică este un slab organizator, nu foloseşte autoritatea, acceptă uşor scuze şi motivaţii, este agreat de colaboratori, cedează uşor;

creativ, adică poate susţine bazat pe argumente punctul de vedere al firmei.

6.3. ROLUL CUMPĂRĂTORULUI (BENEFICIARULUI) ÎN NEGOCIERE

Cumpărătorul se poate afla în una din următoarele ipostaze:

Cumpărătorul acţionează ca fiind o singură persoană, situaţie frecventă în cazul aprovizionării unor materii prime standard, care se repetă în procesul de aprovizionare al firmei respective.

Cumpărătorul acţionează ca leader al unei echipe

Dacă obiectul negocierii îl constituie produse complexe, cu un nivel tehnic ridicat. Echipa poate avea în componenţa sa două până la opt persoane, depinzând de complexitatea şi importanţa aprovizionării care urmează a se efectua. În cadrul echipei se desemnează un leader numit negociator, care are rolul de a coordona un grup eterogen de specialişti cu opinii diferite asupra aceloraşi probleme.

6.4 NEGOCIEREA PREŢULUI

În general analiza preţului este folosită pentru contractele care au valoare mai mică, iar analiza costului de producţie pentru contractele cu valoare mai mare.

Analiza preţului este denumită negocierea preţului.

Negocierea preţului prezintă următoarele avantaje:

timpul de negociere este mai redus,

sprijinul specialiştilor din domeniul tehnic este numai rareori necesar;

elementele de evaluare sunt uşor de stabilit, sursele de informare fiind publicaţiile comerciale, revistele de afaceri

Furnizorii competitivi constituie surse foarte bune de informaţii pentru elementele de evaluare, în sensul că aceştia pot oferi cumpărătorilor potenţiali liste de preţuri sau cataloage de preţuri.

În analiza preţului negociatorul procedează astfel:

• Determină gradul de extindere a competiţiei pe piaţă şi interesul manifestat de furnizor pentru un anumit contract.

• Examinează diferenţele existente între diferite preţuri oferite de furnizorii competitivi şi încearcă să stabilească cauzele acestora, pe baza informaţiilor existente în compartimentul de aprovizionare.

• Se analizează cauzele diferenţelor şi se fac anumite modificări ale cantităţilor comandate, a caracteristicilor cerute pentru fiecare materie primă.

Analiza costului de producţie, denumită negocierea costului constă în negocierea separată a fiecărui element al costului de producţie, adică costul proiectării, costul materiilor prime directe, costul forţei de muncă, amortizarea, cheltuielile generale etc.

6.5 CONŢINUTUL CONTRACTULUI DE VÂNZARE-CUMPĂRARE

Contractul de vânzare-cumpărare trebuie să cuprindă:

denumirea şi sediul părţilor;

persoanele împuternicite să semneze contractul;

produsul (adică materia primă) care constituie obiectul contractului;

cantitatea care urmează a fi fabricată şi livrată;

mărimea lotului de livrare;

condiţiile de calitate;

perioada la care se referă contractul;

termenele de livrare a cantităţii care formează lotul de livrare;

condiţiile de recepţie cantitativă şi calitativă;

modalitatea de efectuare a probelor tehnologice;

formele de asistenţă tehnică şi garanţie;

preţul de vânzare şi modalitatea de plată;

condiţiile de ambalare;

condiţiile de livrare şi de transport;

clauze privind răspunderea părţilor pentru executarea parţială, cu întârziere sau neexecutarea obligaţiilor care le revin prin contract.

Penalizările pentru neexecutarea întocmai a prevederilor contractului se pot stabili ca o sumă fixă sau procentual faţă de valoarea produselor nelivrate de furnizor (eventual şi pe zile de întârziere).

Preţul se stabileşte prin negociere şi se include în contract, neprecizarea acestuia fiind un motiv de nulitate a contractului.

Recepţia se precizează în contract ca formă, loc şi condiţii de desfăşurare. De obicei locul de desfăşurare a recepţiei este la furnizor, dacă în contract nu se prevede altfel.

În contract trebuie precizate momentele la care se desfăşoară recepţia:

pe faze de fabricaţie, în cazul utilajelor tehnologice şi a instalaţiilor cu grad mare de complexitate;

la data formării loturilor de livrare, când se verifică concordanţa produselor sub aspect cantitativ şi calitativ cu prevederile din contract;

la data sosirii loturilor la firma cumpărătoare, când se verifică concordanţa produselor sub aspect cantitativ şi calitativ cu prevederile din contract şi cu datele înscrise în documentele de livrare,

la data eliberării pentru consum a materiilor prime, care nu mai vizează deja raporturile dintre cele două părţi (furnizor şi cumpărător)

Termenele de execuţie a contractului reprezintă momentele calendaristice până la care obiectul contractului (adică materiile prime) trebuie predate beneficiarului.

Condiţiile de livrare şi de transport a materiilor prime se referă la precizarea în contract a părţii căreia îi revine sarcina livrării şi transportului: furnizorului sau cumpărătorului.

Condiţiile de ambalare se precizează prin tipul de ambalaj, materialul din care trebuie confecţionat, caracteristicile care să-i asigure protecţia şi conservarea materiei prime.