153

Audit bancar

Capitolul 4 Etapele concrete în derularea unei misiuni de audit bancar intern

Obiectivele generale ale auditului intern depind în mod

normal de natura şi domeniul auditului. Auditul intern este

menii să furnizeze asigurări, să evalueze procesele activităţii,

să identific. oportunităţile de îmbunătăţire a procesului, să in-

vestigheze probleme cte interes specific.

În continuare, prezentăm etapele efective în metodologia

de efectuare a unei misiuni de audit intern la o institutie banca-

ră.

Înainte de anunţarea misiunii se organizează o întâlnire

de planificare a misiunii cu membrii echipei de audit, cu rolul

de a se pune de acord asupra aşteptărilor şi scopului misiunii de

audit intern, să fie stabilite obiectivele şi aria de funcţionare a

unităţii auditate (parametri folosiţi pentru îndeplinirea obiecti-

vului auditului intern).

Echipa de audit trebuie să înţeleagă operaţiunile şi dome-

niul de ictivitate al entităţii auditate, să efectueze o verificare a

154

Aud

it b

anca

r

oricăror documente de lucru (rapoarte) din anii precedenţi lega-

te de activităţile auditului intern.

În cadrul acestei reuniuni se stabilesc responsabilităţile

individuale, natura, conţinutul şi formatul rapoartelor ce trebu-

ie întocmite şi predate, personalul de contact din structura

auditată şi accesul la sistemele informatice.

Principalele obiective ale misiunii de audit intern la

institutiile bancare sunt:

evaluarea managementului riscurilor aferente operaţii-

lor şi sistemelor informatice privind fiabilitatea şi

integritatea informaţiilor financiare, protejarea patrimo-

niului, respectarea legilor, reglementărilor şi

contractelor;

evaluarea sistemelor de control în acord cu obiectivele

misiunii, în vederea identificării tuturor deficienţelor

semnificative ale acestora.

Cu această ocazie se analizează operaţiile şi activităţile

şi se determină măsura în care rezultatele corespund obiective-

lor stabilite şi dacă sunt aplicate sau realizate conform

prevederilor. De asemenea se determină dacă sunt definite cri-

terii adecvate de apreciere şi dacă obiectivele au fost realizate.

Misiunile de audit intern se realizează printr-o metodo-

logie proprie şi presupune (conform schemei următoare)

parcurgerea următoarelor etape:

Pregătirea misiunii de audit intern;

Intervenţia la faţa locului;

Raportul de audit intern;

155

Audit bancar

Urmărirea recomandărilor.

Derularea misiunilor de audit intern, conform etapelor

prevăzute, presupun respectarea unor proceduri care se finali-

zează cu documente specifice acestora, conform Normelor

Generale privind exercitarea auditului intern şi a Normelor

specifice elaborate de entităţile auditate. (vezi figura următoa-

re).

13.1. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Etape pregătirii misiunii de audit intern comportă urmă-

toarele proceduri:â

Iniţierea auditului;

Colectarea şi prelucrarea informaţiilor;

Identificarea şi analiza riscurilor;

Şedinţa de deschidere.

4.1.1. Iniţierea auditului

Procedura de iniţiere a auditului presupune întocmirea

unor documente care autorizează misiunea şi crează indepen-

denţa auditorilor faţă de cel auditat.

Autorizarea efectuării misiunii de audit intern se reali-

zează prin întocmirea şi trasmiterea Ordinului de serviciu,

156

Aud

it b

anca

r

Declararea independeţei şi Notificarea privind declanşarea

misiunii de audit.

4.1.1.1. Emiterea Ordinului de serviciu

Scopul:

Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditori interni,

astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit public in-

tern.

Premise:

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie

dat de către structura de audit intern. Se întocmeşte de către

şeful acestei structuri pe baza planului anual de audit intern şi

trebuie să fie clar, corect , exact şi scurt. În cazul misiunilor de

audit ad-hoc ordinul de serviciu va fi aprobat de către condu-

cătorul entităţii publice.

Repartizează sarcinile de serviciu echipei de audit nominali-

zată pentru efectuarea misiunii, astfel încât aceştia să poată

demara misiunea de audit intern şi să se stabilească supervizo-

rul.

Obiectivele ordinului de serviciu :

mandatarea auditului intern;

definirea domeniului de intervenţie;

informarea responsabililor implicaţi privind in-

tervenţia.

157

Audit bancar

Conţinutul ordinului de serviciu :

menţionarea cadrului juridic;

menţionarea obiectului misiunii de audit public

iniern;

menţionarea domeniului auditului; menţionarea

modalităţilor de intervenţie;

perioada efectuării misiunii de audit.

Procedura:

Conducătorul Compartimentu-lui de audit intern

Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte; întocmeş-te Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audii intern.

Personalul de se-cretariat

Alocă un număr Ordinului de serviciu; Asigură copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de audit.

Supervizorul Avizează sau propune modificări la ordinul de serviciu

Auditorii Iau la cunoştinţă de Ordinul de serviciu şi de sarcinile repartizate. Îndosariază Ordinul de serviciu în dosarul permanent, Secţiunea A

Modelul privind Ordinul de serviciu se detaliază într-o anexă

(1) specifică.

4.1.1.2. Declararea independenţei

Fiecare membru al echipei de audit intern nominalizat

pentru a efectua misiunea trebuie să întocmească o Declaraţie

de independenţă.

Scopul:

Demonstrarea independenţei auditorilor faţă de entita-

tea/structura auditată.

158

Aud

it b

anca

r

Premise:

În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectua-

rea misiunii de audit public intern vor fi verificate

incompatibilităţile personale ale acestora.

Şeful structurii de audit intern va urmări să nu desemne-

ze un auditor intern acolo unde există incompatibilităţi

personale. Poate face repartizarea în cazul în care aceasta este

imperios necesară dar va furniza în acest sens o justificare.

Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o in-

compatibilitate, reală sau presupusă, auditorii sunt obligaţi să

informeze de urgenţă conducerea.

Procedura:

Auditorii Completează Declaraţia de Independenţă - Model A02;

Şeful de ser-viciu

Verifică Declaraţia de Independenţă; Identifică incompatibilitatea semnalată de către auditori şi stabileşte modalitatea în care aceasta poate fi atenuată; Aprobă Declaraţiile de Independenţă;

Auditorii Indosariază Declaraţia de independenţă în dosarul de audit; Dacă în timpul misiunii apare o incompatibilitate reală sau presupu-să, informează de urgenţă conducerea.

Modelul privind completarea Declaraţiei de indepen-

denţă se detaliază într-o anexă (2) specifică.

4.1.1.3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern

Structura auditată trebuie să fie notificată în scris cu 15

zile calendaristice înainte de data prevăzută în planul anual de

159

Audit bancar

audit pentru declanşarea misiunii de audit intern de către struc-

tura de audit intern.

Scopul:

Informează entitatea/structura auditată de declanşa-

rea misiunii audit intern.

Premise:

Se intenţionează ca prin notificarea entităţii/structuri

auditate să se asigure desfăşurarea corespunzătoare a procedu-

rilor de audit .

Notificarea trebuie să cuprindă:

aria/ unitatea auditată;

informaţii privind scopul misiunii de audit intern;

principalele obiective stabilite în vederea auditării;

durata misiunii de audit intern;

informarea că pe parcursul misiunii de audit intern

vor avea loc intervenţii la faţa locului al căror pro-

gram va fi stabilit ulterior;

cereri de informaţii.

Procedura:

Auditorii Pregătesc adresa de notificare către părţile interesate în vede-rea transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit intern;

Conducătorul Compartimen-tului de audit intern

Verifică adresa de notificare; Semnează adresa de notificare;

160

Aud

it b

anca

r

Personalul de secre-tariat

Aloca un număr adresei de notificare şi o transmite en-tităţii/structurii auditate;

Auditorii Includ domeniile de interes (dacă se comunică) în pro-gramul de audit intern; Indosariează copia adresei de notificare în dosarul per-manent.

Modelul privind completarea Notificării privind declan-

şarea misiunii de audit intern se detaliază într-o anexă (3)

specifică.

4.1.2. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

Scopul:

Cunoaşterea domeniului auditabil îl ajută pe auditor să

se familiarizeze cu entitatea/structura auditată. Colectarea in-

formaţiilor facilitează realizarea procedurilor de analiză de

risc şi a celor de verificare.

Premise:

Colectarea şi prelucrarea reprezintă, în fapt, pregătirea in-

formaţiilor n vederea efectuării analizei de risc şi pentru

identificarea informaţiilor necesare, fiabile, pertinente şi utile

pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.

A. Colectarea informaţiilor

În această etapă auditorii interni solicită şi colectează in-

formaţii cu caracter general despre structura auditată.

161

Audit bancar

Informaţiile colectate trebuie să se refere la activităţile care

urmează a fi examinate şi includ:

obiective şi scopuri;

practici, planuri, proceduri, legi, norme de re-

glementare;

informaţii organizaţionale cu privire la:

numărul şi numele angajaţilor, fişele posturilor,

schimbări recente în cadrul entităţii inclusiv în

cadrul sistemului;

informaţii financiare despre activitatea ce va fi

examinată;

rezultatele altor misiuni de audit intern sau re-

zultatele controalelor efectuate de organe de

control din afara entităţii;

dosare de corespondenţă.

Surse pentru colectarea informaţiilor:

a) dosare permanente ale auditatului: organigrama, de-

scrierea operaţiilor, informaţii despre personalul de conducere

şi execuţie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte etc;

b) dosarele auditului anterioare: foi de lucru, rapoarte de

audit anterioare, răspunsuri la observaţiile şi recomandările au-

ditului, note de înştiinţare, programe de audit, analiza

riscurilor, matrice de control, diagrame de circulaţie etc;

c) registre de corespondenţă: corespondenţa cu părţi ex-

terne;

d) interviuri cu managementul: interviurile sunt necesare

pentru a furniza puncte de vedere cheie asupra operaţiilor

162

Aud

it b

anca

r

auditate şi a înţelege ansamblul mediului de control.

Pentru înţelegerea sistemului de procesare pot fi folosite

metoda narativa şi diagrame de circulaţie:

metoda narativă presupune descrierea procedurilor şi

proceselor şi furnizează un inventar şi o explicaţie a

sistemului de control intern;

diagramele de circulaţie descriu proceduri ale unui

proces în formai grafic şi facilitează înţelegerea şi

comunicarea de informaţii.

Acestea permit auditorului să identifice particularităţile

specifice ale sistemului, astfel încât să poată evalua importanţa

acestora în atingerea obiectivelor sistemului de control intern.

Informaţiile colectate trebuie să presupună:

identificarea principalelor elemente ale contex-

tului instituţional şi socio-economic în care

entitatea/structura auditată îşi desfăşoară acti-

vitatea;

cunoaşterea organizării entităţii/structurii

auditate, a tehnicilor sale de lucru şi a diferitelor

nivele de administrare conform organigramei;

identificarea punctelor cheie ale funcţio-

nării entităţii/structurii auditate şi ale sistemelor

sale de control, pentru o evaluare prealabilă a

punctelor tari şi slabe;

să identifice constatările semnificative şi reco-

mandările din rapoartele de audit precedente care

ar putea să afecteze stabilirea obiectivelor misiu-

163

Audit bancar

nii de audit public intern;

să identifice surse potenţiale de informaţii care ar

putea fi folosite ca dovezi ale auditului şi să con-

sidere validitatea şi credibilitatea acestor

informaţii;

identificarea informaţiilor probante necesare pen-

tru atingerea obiectivelor controlului şi

selecţionării tehnicilor de investigare adecvate.

B. Prelucrarea informaţiilor

Un studiu preliminar pentru prelucrarea de informa-

ţii, fără o verificare detaliată, despre activităţile ce urmează a

fi auditate include:

un tur al locului de desfăşurare cu scopul de a obţine o

privire de ansamblu a operaţiilor auditabile;

studiul documentelor la locul de desfăşurare cu scopul

de a se determina cum este organizat auditatul, cât de

bine funcţionează procedurile;

schiţarea de note descriptive ale proceselor

auditatului pe baza informaţiilor obţinute;

analiza procedurilor analitice pentru o mai bună

înţelegere a operaţiunilor, alertarea despre poten-

ţialele zone cu probleme specifice;

întocmirea de chestionare de control intern care

conţin întrebări despre diferitele obiective şi compo-

nente ale controlului;

testarea limitată a sistemului pentru a se obţine o înţele-

164

Aud

it b

anca

r

gere iniţială, generală a gradului de eficienţă în operarea

sistemelor şi funcţionarea controalelor interne.

Evaluarea preliminară a sistemului de control intern se

face în baza informaţiilor rezultate din chestionarele de conlrol

intern, diagramele de circulaţie, descrierile narative, testările

limitate.

Prelucrarea informaţiilor constă în:

analiza cadrului normativ ce reglementează

activitatea entităţii/ structurii auditate;

analiza entităţii/structurii auditate şi activităţile

sale (organigrama, regulamente de funcţionare, fişe

ale posturilor, procedurile scrise); analiza factorilor

susceptibili ele a împiedica buna desfăşurare a

misiunii de audit public intern;

identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă

semnificativă;

analiza rezultatelor controalelor precedente;

analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/

structura auditată.

Procedura: Auditorii Identifică legile şi regulamentele aplicabile entită-

ţii/structurii auditate; Obţin organigrama, regulamentele de funcţionare, fişe ale posturilor, proceduri scrise ale entită-ţii/structurii auditate; Identifică personalul responsabil; Identifică circuitul documentelor; Obţin exemplare ale rapoartelor de audit anterioa-re; Adună date statistice asupra performanţei pentru a-i sprijini în faza de analiză a riscului; Se familiarizează cu activitatea entităţii/structurii

dit t

165

Audit bancar

Supervizorul Revede documentaţia

Conducătorul Compar-timentului de audit intern

Organizează o şedinţă pentru identificarea obi-ectivelor auditabilc şi criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi a metodologiei, după caz.

Modelul privind Colectarea şi prelucrarea informaţiilor se

detaliază într-o anexă (4) specifică.

4.1.3. Identificarea obiectelor auditabile

Obiectul auditabil:

Reprezintă activitatea elementară a domeniului auditat

ale care caracteristici pot fî definite teoretic şi comparate cu

realitatea practică.

Identificarea obiectelor auditabile presupune:

detalierea fiecărei activităţi în operaţii succe-

sive descriind procesul de la realizarea acestei activităţi

până la înregistrare ei;

definirea pentru fiecare operaţiune în parte a

condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct

de vedere ai controalelor specifice şi al riscurilor afe-

rente;

determinarea modalităţilor de funcţionare nece-

sare pentru ca entitatea să atingă

obiectivul şi să elimine riscul.

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definită

sub aspectele caracteristicilor specifice şi ale riscurilor asocia-

te constituie suportul analizei riscurilor. Aceasta se finalizează

printr-un document întocmit de auditor, supervizat şi îndosari-

at în Dosarul permanent, Secţiunea C.

166

Aud

it b

anca

r

Modelul privind Lista centralizatoare a obiectelor

auditabile se detaliază într-o anexă (5) specifică.

4.1.4. Identificarea şi analiza riscurilor

Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune, situaţie sau

comportament cu impact nefavorabil asupra capacităţii enti-

tăţii publice de a realiza obiectivele.

Scopul:

Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de

audit intern, care are drept scopuri:

- identificarea pericolelor din entitatea/ structura

auditată, dacă controalele interne sau procedurile

entităţii/ structurii auditate pot preveni, elimina sau mi-

nimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluţiei

controlului intern al entităţii/structurii auditate.

Premise:

Reprezintă un punct de pornire în elaborarea Tabelului

puncte tari şi puncte slabe.

Aprecierea unui risc are la bază două estimări:

gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte

ca urmare a riscului (sau al consecinţelor directe şi

indirecte);

probabilitatea ca riscul să revină (noţiune cuantifica-

tă formal).

167

Audit bancar

Riscurile potenţiale se pot concretiza în recomandări de

audit, acestea depinzând de rezultatele de la controalele,

testările şi verificările anterioare.

Punctele tari şi punctele slabe se exprimă calitativ şi

cantitativ în funcţie de rezultatele aşteptate şi de condiţiile de

obţinere a acestora. Un punct tare sau un punct slab trebuie să

fie exprimat în funcţie de un obiectiv de control intern sau de o

caracteristică urmărită, pentru a asigura buna funcţionare a

entităţii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Analiza riscului presupune identificarea pericolelor

din entitatea/ structura auditată, evaluarea dinamicii me-

diului de control intern şi identificarea dacă controalele

interne sau procedurile pot preveni, elimina sau minimiza

pericolele, cât şi identificarea, prioritizarea şi selectarea

obiectelor/operaţiunilor de auditat.

Fazele analizei riscului sunt următoarele:

analiza obiectivelor structurii auditate;

analiza şi evaluarea riscurilor inerente, respectiv a ris-

curilor de eroare semnificativă cu incidenţă asupra

operaţiilor financiare;

verificarea existenţei controalelor interne, a proceduri-

lor de control intern şi evaluarea acestora;

evaluarea punctelor slabe, cuantificarea şi împărţirea lor

pe clase de risc.

Măsurarea riscurilor

168

Aud

it b

anca

r

Presupune utilizarea unor criterii de apreciere drept in-

strumente de măsurare:

a) aprecierea vulnerabilităţii entităţii, unde se examinea-

ză toţi factorii cu incidenţa asupra vulnerabilităţii domeniului

auditabil (resurse umane, complexitatea operaţiilor, mijloace

tehnice, etc.) şi se exprimă pe trei niveluri:

- vulnerabilitate redusă - în cazul în care factori

cu incidenţă sunt suficienţi sau reduşi;

- vulnerabilitate medie în cazul în care unul dintre

factori nu ar fi suficient;

- vulnerabilitate mare în cazul în care factorii de

incidenţă nu sunt suficienţi;

b) aprecierea controlului intern se face pe baza

analizei calităţii controlului intern pe trei nivele:

Controlul intern este

Dacă

SLAB • conducerea şi/sau personalul demonstrează o atitudine necoo-perantă şi nepăsătoare cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor, sau la reviziile externe.

• auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite.

• analiza dezvăluie ca nu sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.

• procedurile de control intern lipsesc sau sunt puţin utilizate.

POTRIVIT • conducerea şi personalul demonstrează o atitudine cooperantă cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor şi la reviziile ex-terne

• auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat măsuri de remediere şi un răspuns satisfăcător la recomandările auditului.

• analiza arată că sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.

169

Audit bancar

PUTERNIC • conducerea şi personalul demonstrează o atitudine constructivă existând preocuparea de a anticipa şi înlătura problemele.

• auditurile anterioare şi studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme.

• analiza arată că sunt în funcţiune numeroase şi eficiente tehnici de control intern procedurile sunt bine susţinute de documente.

Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul

produceri sale, şi se poate exprima cu o scară valorică pe trei

trepte: impact scăzut, impact moderat, impact ridicat.

Analiza riscurilor

Analiza riscurilor presupune parcurgerea unor paşi

pornind de la obiectivele structurii auditate:

a) identificarea operaţiilor auditabile respectiv a obiec-

telor auditabile;

b) identificarea ameninţărilor, riscurilor inerente asoci-

ate acestor operaţiuni şi determinarea impactului

financiar al acestora;

c) stabilirea criteriilor de apreciere a riscului. Prin nor-

me au fost recomandate utilizarea drept criterii

de apreciere a riscului aprecierea controlului in-

tern, aprecierea cantitativă şi aprecierea calitativă;

d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu

prin utilizarea unei scări de valori pe trei nivele:

pentru aprecierea controlului intern:

control intern corespunzător - nivel 1; control intern

insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave -

170

Aud

it b

anca

r

nivel 3;

pentru aprecierea cantitativă impact fi-

nanciar slab - nivel 1; impact financiar potrivit —

nivel 2; impact financiar puternic — nivel 3;

pentru aprecierea calitativă vulnerabili-

tate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2;

vulnerabilitate mare -nivel 3;

e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat. Pen-

tru aceasta se atribuie un factor de greutate şi un

nivel de risc fiecărui criteriu, iar produsul acestor

doi factori dă punctajul pentru criteriul respectiv.

Suma punctajelor pentru o anumită operaţie

auditabilă reprezintă punctajul total al riscului opera-

ţiei respective;

f) clasarea riscurilor pe baza punctajelor totale obţinu-

te în: risc mare, risc mediu şi risc mic;

g) ierarhizarea operaţiunilor ce urmează a fi auditate.

Se elaborează Tabelul puncte tari şi puncte slabe un-

de se prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei

operaţiuni analizate şi ierarhizarea riscurilor în sco-

pul orientării activităţii de audit intern în vederea

stabilirii tematicii în detaliu. Un punct tare sau un

punct slab trebuie sa fie exprimat în funcţie de un

obiectiv de control intern sau de o caracteristică ur-

mărită pentru a asigura buna funcţionare a structurii

auditate.

Elaborarea tematicii in detaliu

171

Audit bancar

Tematica în detaliu cuprinde totalitatea obiectelor de

auditat selectate şi este adusă la cunoştinţa responsabililor

structurii auditate în cadrul şedinţei de deschidere. Se întoc-

meşte pe baza analizei riscurilor în corelaţie cu obiectele

selectate pentru a fi auditate din lista centralizatoare a obi-

ectelor auditabile.

Procedura:

Auditorii 1. Din activitatea desfăşurata în timpul colectării şi prelucrării informaţiilor, pregătesc o lista centralizatoare a obiectelor auditabile; 2. Identifică ameninţările (riscurile) asociate acestor operaţi-uni/activităţi; 3. Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor 4. Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului; 5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu ut i l izat ; 6. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat; 7. Clasează riscurile pe baza punctajelor totale obţinute; 8. Ierarhizează operaţiunile activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborează Tabelul puncte tari şi punncte slabe; 9. Transmit Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi constatările fă-cute către conducătorul Compartimentului de audit intern;

Conducătorul Comparti-mentului de audit intern

10. Organizează o şedinţă pentru identificarea obiectivelor de audit şi a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi a metodologiei, după caz; 11. Avizează Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Fişele de Con-statare şi Analiză a Problemelor iniţiale pentru fiecare control potenţial.

Auditorii 12. Indosariază Tabelul puncte tari şi puncte slabe în Dosarul perma-nent, Secţiunea C.

- Modelul privind Identificarea riscurilor se detaliază într-

o anexă (6) specifică..

- Modelul privind Stabilirea criteriilor de analiza a ris-

curilor se detaliază într-o anexă (7) specifică.

172

Aud

it b

anca

r

- Modelul privind Analiza riscurilor, stabilirea nivelului

ponderii şi punctajului total se detaliază într-o anexă (8)

specifică.

- Modelul privind elaborarea Tabelului puncte tari şi punc-

te slabe se detaliază într-o anexă (9) specifică.

Modelul privind Clasarea riscurilor se detaliază într-o

anexă (10) specifică.

- Modelul privind Elaborarea listei detaliate a obiectivelor

de auditat se detaliază într-o anexă (11) specifică.

4.1.5. Întocmirea Programului de audit intern

Scopul:

Asigură faptul că au fost luate în considerare toate as-

pectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public

intern, asigură repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţi-

lor, precum şi supervizarea.

Premise:

Programul de audit intern este un document intern de

lucru al structurii de audit public intern, care se întocmeşte în

baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din te-

matica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare

atingerii obiectivului auditului, precum şi repartizarea aces-

tora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit este documentul ce stabileşte proce-

duri pentru identificarea, analiza, evaluarea şi înregistrarea

informaţiei în timpul misiunii. Serveşte ca un ghid cu care este

173

Audit bancar

comparată în final desfăşurarea de fapt a misiunii şi conferă si-

guranţa că domeniul de aplicare al activităţii a primit atenţia

corespunzătoare şi că aspectele importante ale auditului nu au

fost omise.

Programul de audit intern trebuie să includă detaliile

necesare executării muncii de audit intern: pregătirea audi-

tului intern, studiul iniţial, obiectivele auditului intern,

procedurile de audit intern şi testele de audit intern, metodele şi

tehnicile utilizate, locul testării, instrucţiunile de raportare,

procedurile de încheiere. Programul de audit intern es-

te finalizat înainte de executarea muncii pe teren şi este aprobat

de şeful structurii de audit intern. Acesta poate fi modificat în

timpul executării auditului pe baza unor schimbări neprevăzu-

te în natura şi domeniul auditului. Un program de audit

presupune un plan detaliat al activităţii ce trebuie realizată în

faza de intervenţie la fata locului. De asemenea, trebuie speci-

ficate etapele procedurale necesare atingerii obiectivelor

auditului.

Procedura:

Auditorii 1. Pregătesc programul de audit, incluzând următoarele elemente: obiectivele auditului; testările care se vor efectua; alte proceduri de audit şi teste, după caz. 2. Pregătesc o Notă cu următoarele anexe: colectarea şi prelucrarea datelor; tabelul „Puncte tari şi puncte slabe"; programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului.

Conducătorul Compartimen-tului de audit intern

3. Organizează şedinţa de analiză; 4. Verifică Nota şi anexele acesteia; 5. Analizează şi modifică după caz documentele prezentate. 6. Aprobă Nota şi anexele.

174

Aud

it b

anca

r

Auditorii 7. îndosariază programul de audit - Model A-03; 8. Utilizează programul de audit în efectuarea misiunii.

Modelul privind elaborarea Programului de audit in-

tern se detaliază într-o anexă (12) specifică.

4.1.6. Întocmirea Programului preliminar al inter-

venţiei la faţa locului

Programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului se

întocmeşte în baza Programului de audit public intern şi pre-

zintă detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le

efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, validarea

acestora cu materiale probante şi perioadele în care se reali-

zează aceste verificări la faţa locului.

Modelul privind elaborarea Programului de intervenţie

la faţa locului se detaliază într-o anexă (13) specifică.

4.1.7. Şedinţa de deschidere

Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului ser-

veşte ca întâlnire de început a misiunii de audit, se planifică şi

se derulează la structura/entitatea auditată. La aceasta partici-

pă auditorii interni desemnaţi pentru efectuarea misiunii, şeful

structurii de audit intern şi personalul entităţii structurii

auditate.

Scopul:

175

Audit bancar

Pentru a discuta asupra obiectivelor stabilite în realiza-

rea misiunii de audit intern, obiectivele urmărite şi

modalităţilor de lucru privind auditul intern, de a prezenta

Programul intervenţiei la fata locului.

Premise:

Şedinţa de deschidere serveşte ca întâlnire de început a

etapei de intervenţie la faţa locului. Ordinea de zi a Şedinţei

de deschidere va cuprinde:

prezentarea auditorilor;

prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

stabilirea termenelor de prezentare a stadiului verifi-

cărilor;

prezentarea în detaliu a tematicii;

acceptarea calendarului întâlnirilor;

prezentarea pentru luare la cunoştinţă a cartei audito-

rului;

asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării

misiunii;

comunicarea modului de intervenţie la faţa locului.

Întocmirea Minutei şedinţei de deschidere:

Şedinţa de deschidere este finalizată prin Minuta şe-

dinţei de deschidere în care se consemnează perioada

auditului, data şedinţei de deschidere, descrierea generală şi

scurtă a naturii testelor ce trebuiesc efectuate, participanţii,

alte aspecte importante discutate

Procedura

176

Aud

it b

anca

r

Auditorii Contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a - Şeful compartimentului de audit intern - Auditorii - Reprezentanţii entită-ţii/structurii auditate

Participă la desfăşurarea Şedinţei de deschidere.

Auditorii Întocmesc Minuta şedinţei de deschidere cu următoarea struc-tură: A.Menţiuni generale -tema misiunii de audit public intern; -perioada auditată; -numele celor care întocmesc Minuta şedinţei de deschidere; -numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmirii Mi-nutei şedinţei de deschidere; -lista participanţilor la şedinţa de deschidere cu menţionarea numelui, funcţiei, direcţiei şi a numărului de telefon. B. Stenograma Şedinţei de deschidere: -cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor Şedinţei de deschidere; -îndosariază Minuta Şedinţei de deschidere în Dosarul permanent, Secţiunea B.

Modelul privind întocmirea şi elaborarea Minutei

şedinţei de deschidere se detaliază într-o anexă (14) specifică.

4.2. INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

4.2.1. Munca pe teren

Munca pe teren reprezintă un proces sistematic de co-

lectare obiectivă a probelor şi evaluarea acestora.

Scopul muncii pe teren constă în realizarea paşilor de

audit intern din Programul de audit intern bazat pe obiectivele

de audit intern, colectarea de probe pentru a evalua dacă obi-

ectivele de audit sunt realizate.

177

Audit bancar

Informaţiile colectate asigură o evidenţă suficientă,

competentă şi relevantă şi oferă o bază rezonabilă pentru con-

statările şi concluziile auditorilor.

Premise:

Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în

baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii şi reco-

mandări.

În faza de intervenţie la faţa locului se au în-vedere, rară

a se limita la acestea, următoarele:

- cunoaşterea activităţii/sistemului/procesului supus

verificării şi studierea procedurilor aferente;

- intervievarea personalului alocat;

- verificarea înregistrărilor contabile;

- analiza datelor şi informaţiilor;

- evaluarea eficienţei şi eficacităţii controalelor inter-

ne;

- realizarea de testări;

- verificarea modului de îndeplinire a recomandărilor

aprobate prin rapoartele de audit intern anterioare.

A. Colectarea dovezilor

Informaţiile colectate trebuie să asigure o evidenţă sufi-

cientă, competentă şi relevantă şi să ofere o bază rezonabilă

pentru constatările şi concluziile auditorilor interni.

În timpul fazei de colectare şi prelucrare a informaţiilor,

auditorii interni efectuează testări în concordanţă cu Progra-

mul de audit intern aprobat. Munca în cadrul acestei faze

produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează

constatări, concluzii şi recomandări.

178

Aud

it b

anca

r

Procedura

Auditorii - Efectuează testările şi procedurile stabilite în programul de audit; - Apreciază dacă dovezile obţinute sunt suficiente, relevante, competente şi folositoare; - Colectează documente pentru toată misiunea de audit; - Etichetează şi numerotează toate documentele; - Pregătesc Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor; - La sfârşitul fazei de colectare a dovezilor, finalizează Fişele de Identifi-care şi Analiza Problemelor; - Transmit Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor Şefului compar-timentului de audit public intern; - Îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii de audit.

Supervizorul - Analizează şi aprobă testele - Revede şi aprobă Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor

Auditorii - Etichetează, numerotează şi îndosariază testele şi Fişele de Iden-tificare şi Analiza Problemelor - în dosarul permanent

Modelul privind Identificarea legilor aplicabile se

detaliază într-o anexă (15) specifică.

B. Tehnici şi instrumente utilizate

Tehnicile de audit intern se aplică în funcţie de

subiectul auditării şi pot fi. utilizate individual sau în

combinaţie când auditorii execută evaluări.

B. 1 Metoda observării fizice

Presupune vizualizarea, remarcarea, ascultarea, compara-

ţia cu standardele. Reprezintă o modalitate prin care auditorii

interni îşi formează o părere proprie.

B.2 Metoda chestionării

179

Audit bancar

Chestionarea sau interviul reprezintă tehnica cea mai

răspândită; poate fi orală sau scrisă şi foloseşte întrebări:

'cura, de ce, etc. Se realizează prin intervievarea persoane-

lor auditate /implicate /interesate.

B.3 Metoda verificării

Verificarea presupune confirmarea adevărului, acurateţii,

sincerităţii sau actualităţii subiectului, compararea declaraţiilor

unei persoane cu discuţiile avute cu alte persoane, concordanţa

cu legea şi comportamentele, eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare folosite sunt:

a) comparaţia pentru confirmarea identităţii unei informaţii

după obţinerea acesteia din cel puţin două surse diferite;

b) examinarea presupune urmărirea detectării erorilor sau a

iregularităţilor;

c) recalcularea presupune verificarea calculelor matematice;

d) confirmarea presupune solicitarea informaţiei din cel puţin

două surse independente în scopul validării acesteia;

e) punerea de acord reprezintă procesul de potrivire a două

categorii diferite de înregistrări;

f) garantarea presupune verificarea realităţii tranzacţiilor în-

registrate prin examinarea documentelor de la articolul

înregistrat spre documentele justificative;

g) urmărirea reprezintă verificarea procedurilor de la docu-

mentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul este

de a verifica dacă toate operaţiunile reale au fost înregistra-

te.

180

Aud

it b

anca

r

B4 Metoda investigării

Reprezintă ancheta efectuată pentru descoperirea de fapte

ascunse şi pentru stabilirea adevărului. Presupune o cercetare

aprofundată pentru a detecta neregulile.

B. 5 Metoda analizei

Analiza constă în descompunerea unei entităţi în elemente

identificabile, cuantificabile şi măsurate distinct în vederea

unei examinări detaliate şi selectării aspectelor ce necesită o

atenţie ulterioară.

B. 6 Metoda evaluării

Presupune estimarea a ceea ce a fost analizat pe baza

unei judecăţi profesionale în vederea stabilirii unor concluzii.

Constituie baza formulării opiniei de audit intern.

B. 7 Chestionarele şi listele de verificare

Chestionarul reprezintă întrebări pe care le formulează

auditorii interni.

Tipuri de chestionare:

a) chestionarul de luare la cunoştinţă cuprinde întrebări

referitoare la contextul socio-economic, organizarea

interna, funcţionarea entităţii sau structurii auditate;

b) chestionarul de control intern este o metodă de de-

scriere şi analiză a controalelor, conţine întrebări

despre diferitele obiective şi componentele controlu-

181

Audit bancar

lui. Ghidează auditorii interni în activitatea de

ficare obiectivă a disfuncţiilor şi cauzele reale ale

acestora;

c) lista de verificare este utilizată pentru stabilirea con-

diţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare

domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări stan-

dard privind obiectivele definite, responsabilităţile şi

metodele, mijloacele financiare, tehnicile de informa-

re, resursele umane existente.

Modelul privind elaborarea Chestionarelor - Liste de ve-

rificare se detaliază într-o anexă (16) specifică.

C. Alte testări

În funcţie de specificul fiecărei misiuni de audit intern

pot fi solicitate şi alte informaţii respectiv pot fi efectuate şi al-

te testări.

Pentru efectuarea acestor testări este necesar a fi definit

obiectul testării şi ce fel de testare trebuie să fie utilizată. Audi-

torii nu trebuie să verifice toate tranzacţiile, auditările trebuie

să se bazeze pe evaluarea sistemului de control. In cazul în care

sistemul de control pare în regulă se parcurg teste pentru a se

verifica dacă sistemul funcţionează corespunzător.

Obiectivele acestor testări trebuie să asigure validitatea

(proprietatea, sinceritatea etc), curateţea (cantitatea,calitatea,

clasificarea etc), conformitatea (normelor, regulamentelor, le-

gilor etc.) şi competenţa controalelor (gradul în care riscurile

sunt neutralizate).

Exemplificări de teste :

182

Aud

it b

anca

r

1. Organizarea compartimentului privind plata salariilor:

- sunt disponibile fişele oficiale ale posturilor ? cum

sunt acestea comunicate salariaţilor ?

- există indicatori de performanţă definiţi pen-

tru a măsura . eficacitatea organizării plăţii

salariilor ? există o matrice de separare a sarcinilor ?

2. Bugetul plăţii salariilor

- sunt stabilite bugete anuale ?

- există proceduri stabilite pentru a defini şi aproba

cugetele ?

- cine este responsabil cu urmărirea bugetelor ?

- sunt depăşite bugetele ? cum sunt abordate depăşi-

rile de buget ?

- sunt costurile reale comparate cu cele estimate ?

- cheltuielile privind plata salariilor sunt înregistrate

în buget în totalitate în mod corespunzător ?

Modelul privind întocmirea unui test se detaliază într-o

anexă (17) specifică.

D. Probele de audit intern

Probele de audit intern cât şi cele juridice au obiectivul

de a asigura dovezi de audit asupra constatărilor efectuate.

Probele juridice se bazează prioritar pe depoziţii orale,

iar probele de audit se bazează prioritar pe dovezi scrise.

Dovezile trebuie să fie concrete, adecvate şi convingă-

toare, sa fie de încredere.

183

Audit bancar

Probele de audit intern pot fi:

a) dovezi fizice obţinute în urma observării;

b) dovezi testimoniale reprezentând declaraţia ca

răspuns la interviuri sau anchete;

c) dovezi documentare - forma cea mai des întâlnită re-

prezintă documentul în baza căruia s-a realizat

constatarea de audit;

d) dovezi analitice - reprezintă comparaţii cu operaţiuni

similare, cu operaţiuni efectuate anterior, cu raţio-

namente.

E. Eşantionarea

Reprezintă procesul de aplicare a procedurilor de audit

intern asupra unor segmente dintr-o populaţie pentru a trage

concluzii asupra întregului. Pennite obţinerea unui volum mare

de informaţii prin analiza unui număr mic de date. Reprezintă o

tehnică pentru obţinerea siguranţei că, toate controalele funcţi-

onează aşa cum este prevăzut.

Pentru alegerea eşantioanelor există două căi de eşantio-

nare:

eşantionarea orientată, faza în care auditorii

suspectează existenţa unor erori sau fraude şi

îndreaptă eşantionarea pentru a găsi cât mai

multe dovezi în acest sens;

eşantionarea statistică, care poate permite

formularea unei concluzii asupra întregii

populaţii. Permite auditorilor să măsoare

riscurile eşantionării.

184

Aud

it b

anca

r

Pentru obţinerea unui eşantion reprezentativ trebuie să

fie cunoscută populaţia, să fie definită unitatea eşantionată în

funcţie de obiectivele auditului şi fiecăruia dintre elementele

populaţiei să-i fie acordate şanse egale de a fi selectate.

Exemple de tipuri de eşantionare:

• eşantionarea numeric aleatorie - duce la obţinerea

unor eşantioane reprezentative deoarece fiecare eşanti-

on are aceeaşi şansă de a fi selectat;

• eşantionarea aleatorie stratificată - atunci când popu-

laţia este compusă dintr-o mare varietate de

componente;

• sondajul în mănunchi - selectează unul sau mai multe

obiecte care vor fi verificate complet;

• eşantionarea la întâmplare - selectează elemente fără a

fi influenţată de idei preconcepute;

• sondajul raţional - în cazurile în care există anumite

motive şi suspiciuni.

Dimensiunile eşantioanelor

Sondajul statistic urmăreşte obţinerea unei estimări cre-

dibile, nu a unor rezultate exacte. Nivelul de încredere (şansa

ca o anumită concluzie să fie corectă) creşte în funcţie de di-

mensiunile eşantionului. Cu cât se cere ca precizia să fie mai

mare, cu atât va fi mai mare dimensiunea eşantionului.

Decizia referitoare la dimensiunile eşantioanelor se ba-

zează pe obiectivele auditului, iar eşantioanele pot fi de tip

raţional dacă evaluarea preliminară indică faptul că sistemul de

185

Audit bancar

control este adecvat, sau de tip statistic dacă sistemul de con-

trol pare neadecvat.

F.Tabloul de prezentare a circuitului auditului

Tabloul de prezentare a circuitului auditului intern (pista

de audit) permite:

- stabilirea fluxurilor informaţiilor, atribuţiilor şi res-

ponsabilităţilor;

- stabilirea documentaţiei justificative complete;

- reconstituirea operaţiilor de la suma totală până la de-

talii individuale şi invers.

G. Formularele constatărilor de audit intern

Formularele constatărilor de audit intern se utilizează

pentru prezentarea fundamentată a constatărilor auditului in-

tern.

a) Fişa de identificare şi analiză a problemelor —

F1AP - se întocmeşte pentru fiecare disfuncţionalita-

te/iregularitate constatată. Prezintă rezumatul acesteia,

cauzele, consecinţele precum şi recomandările pentru rezolva-

rea deficientelor constatate. FIAP-ul trebuie să fie supervizat

şi adus la cunoştinţa reprezentanţilor entităţii structurii

auditate.

Auditorii trebuie să raporteze constatările semnificative

realizate ca răspuns la fiecare obiectiv de audit. La raportarea

constatărilor informaţiile trebuie să fie suficiente, competente

186

Aud

it b

anca

r

şi relevante pentru susţinerea înţelegerii adecvate a aspectelor

raportate si să furnizeze o prezentare convingătoare.

Auditorii trebuie să raporteze concluziile care sunt for-

mulate pe baza constatărilor. Valabilitatea concluziilor

depinde de puterea de convingere a dovezilor care susţin con-

statările şi de logica folosită pentru formulare.

Auditorii formulează şi raportează recomandări pentru

acţiuni necesare corectării problemelor şi îmbunătăţirii opera-

ţiunilor. Recomandările sunt formulate atunci când constatările

raportate prevăd o potenţială îmbunătăţire a operaţiunilor şi a

activităţii, când s-au observat nerespectări ale legilor sau punc-

te slabe ale controalelor.

Recomandările trebuie să fie constructive, să se refere

direct la rezolvarea cauzei problemelor identificate, să fie spe-

cifice şi orientate pe acţiuni, să fie adresate părţilor care au

autoritatea să acţioneze, să fie fezabile.

Modelul privind elaborarea Fişei de identificare şi

analiză a problemei se detaliază într-o anexă (18) specifică.

b) Formularul de constatare şi raportare a iregulari-

tăţilor - FCR1 se întocmeşte în cazul în care se constată

abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv

de la prevederile legale şi care ar putea produce prejudicii pe

seama fondurilor publice.

Iregularitatea constatată se raportează cel mai târziu a

doua zi de către auditor şefului structurii de audit public in-

tern prin transmiterea formularului de constatare şi raportare

a iregularităţilor. Acesta va informa în termen de 3 zile con-

187

Audit bancar

ducătorul entităţii publice şi structura de control abilitată pen-

tru continuarea verificărilor.

Procedura:

Auditori/ Supervizor

Raportează, cel mai târziu a doua zi, conducătorului Compartimentului de audit intern orice iregularitate consta-tată reprezentând abateri de la regulile procedurale şi metodologice respectiv de la prevederile legale şi care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice prin transmiterea FCRI-ului.

Conducătorul Compartimentului de audit intern

Informează în termen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi structura de control abilitată pentru continua-rea verificărilor.

Modelul privind întocmirea Formularului de constata-

re şi raportare a iregularităţilor se detaliază într-o anexă

(19) specifică.

4.2.2. Constituirea dosarelor de audit intern

După finalizarea Intervenţiei la faţa locului se constitu-

ie Dosarele de audit intern în vederea asigurării unei legături

între obiectivele stabilite prin Programul de audit intern, In-

tervenţia la faţa locului şi Raportul de audit intern.

Documentele culese şi/sau întocmite pe timpul misiunii de

audit intern se constituie în dosarele:

A. Dosarul permanent care cuprinde:

a) Secţiunea A ~ Raportul de audit intern şi anexele aces-

tuia:

-Ordinul de serviciu;

188

Aud

it b

anca

r

-Declaraţia de inde-

pendenţă

- Rapoartele de audit public intern (intermediar, fi-

nal sinteza raportului de audit public intern);

- Teste;

- Fişele de identificare şi analiză a problemelor;

- Formularele de constatare a iregularităţilor;

- Programul intervenţiei la faţa locului.

b) Secţiunea B - administrativă:

- Notificarea privind declanşarea misiunii

de audit;

- Minuta şedinţei de deschidere;

- Minuta reuniunii de conciliere;

- Minuta şedinţei de închidere;

- Corespondenţa cu entitatea structurii

auditate.

c) Secţiunea C - documentaţia misiunii de audit intern:

- strategii interne;

- proceduri de lucru;

- reguli, regulamente şi legi aplicabile;

- materiale despre entitatea/ structura auditată;

- rapoarte de audit intern anterioare;

- informaţii privind fluxul de informaţii;

- documentaţia analizei riscului;

- documentaţia privind sistemul de control intern

aprobări, autorizări, separarea sarcinilor, super-

vizarea, reconcilierea, rapoarte.

189

Audit bancar

d) Secţiunea D - supervizarea şi revizuirea desfăşurării

misiunii şi a rezultatelor acesteia cuprinde lista de su-

pervizare a documentelor.

B. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox ale

documentelor justificative care confirmă şi sprijină concluziile.

Se indexează prin atribuirea de litere şi cifre pentru fiecare sec-

ţiune/obiectiv din cadrul programului.

Dosarele de audit intern sunt proprietatea entităţii publi-

ce şi sunt confidenţiale. Ele se păstrează până la îndeplinirea

recomandărilor din raportul de audit intern, după care se arhi-

vează potrivit reglementarilor legale privind arhivarea.

4.2.3 Revizuirea documentelor de lucru

Scopul:

Se efectuează înainte de întocmirea proiectului Ra-

portului de audit intern cu scopul de a se asigura că

documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător

şi că acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca

efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii de

audit intern.

Premise:

Auditorii revăd FIAP-urile şi documentele de lucru

din punct de vedere al formei şi al conţinutului,

asigurându-se că dovezile de audit prezentate în actele do-

sarului pot trece testul de evidenţă. Pentru a trece testul,

evidenţa trebuie să fie suficientă, concludentă şi relevantă.

190

Aud

it b

anca

r

In faza de revizuire a documentelor de lucru audito-

rii întocmesc o Notă centralizatoare ce conţine toate

documentele de lucru întocmite.

Procedura :

Auditori Pe măsură ce auditul progresează, etichetează şi numerotea-ză toate documentele. Apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru asigură un sprijin corespunzător pentru misiunea de audit public intern. Revizuiesc lucrările din punctul de vedere al conţinutului şi al formei şi apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru sunt suficiente, concludente şi relevante. Efectuează modificările necesare Ia documente. Întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru. Indosariază nota centralizatoare a documentelor de lucru în Dosarul permanent, Secţiunea C.

Modelul privind întocmirea Notei centralizatoare a documente-

lor de lucru se detaliază într-o anexă (20) specifică.

4.2.4. Şedinţa de închidere

Scopul:

Prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatărilor şi

recomandărilor, precum şi discutarea unui plan de acţiune în-

soţit de un calendar de implementare a recomandărilor.

Premise:

în cadrul discuţiilor se urmăreşte ca atât constatările cât

şi recomandările să fie uşor de înţeles, sa nu permită interpre-

tări, să nu fie părtinitoare. Fiecare constatare să aibă la bază

documente doveditoare, aspectele semnalate să ajute condu-

191

Audit bancar

cerea entităţii auditate în luarea unor decizii manageriale

tru eliminarea deficientelor constatate .

Minuta şedinţei de închidere

Şedinţa de închidere este finalizată printr-o minută în

care se consemnează data şedinţei de închidere, participanţii,

discuţiile efectuate şi concluziile finale.

Procedura:

Auditorii Planifică şedinţa de închidere.

Conducătorul com-partimentului de audit intern Auditorii Reprezentanţii entităţii/structurii auditate

Participă la desfăşurarea şedinţei de închidere, conducătorii structurii auditate, îşi declară părerile în privinţa constatărilor şi recomandărilor precum şi a corecţiilor de efectuat.

Auditorii Fac rezumatul discuţiilor într-o Minuta a şedinţei de închidere .

Conducătorul com-partimentului de audit intern Auditorii Reprezentanţii entităţii/structurii auditate

Cad de acord asupra modificărilor propuse, dacă este cazul.

Auditorii Pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările propuse. îndosariază toate modificările apro-bate, minuta şedinţei de închidere, în Dosarul permanent, Secţiunea B.

Modelul privind întocmirea Minutei şedinţei de în-

chidere se detaliază într-o anexă (21) specifică.

192

Aud

it b

anca

r

4.3. RAPORTUL DE AUDIT INTERN

4.3.1. Elaborarea proiectului Raportului de audit intern

Scopul:

Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările,

concluziile şi recomandările auditorilor publici interni.

Premise:

În elaborarea proiectului Raportului de audit intern, audi-

torul foloseşte dovezile de audit raportate în Fişele de

Identificare şi Analiză a Problemelor şi în Formularul de con-

statare şi raportare a iregularităţilor şi a celorlalte documente de

lucru.

Auditorii interni trebuie să pregătească rapoarte scrise de

audit intern prin care să comunice rezultatele auditului. Ra-

poartele scrise se emit în mod corespunzător pentru a face

informaţiile disponibile pentru utilizarea la timp de către con-

ducere.

Auditorii trebuie să raporteze obiectivele de audit, aco-

perirea şi metodologia de audit, trebuie explicat de ce s-a

efectuat auditul şi ce anume va realiza raportul. Tehnicile de

colectare şi analiza dovezilor trebuie sa fie explicate.

Raportul trebuie sa fie complet, exact, obiectiv, convin-

gător, clar şi concis.

Complet înseamnă ca raportul să conţină toate informaţi-

ile necesare pentru îndeplinirea obiectivelor de audit,

193

Audit bancar

promovarea unei înţelegeri corecte şi adecvate a aspectelor ra-

portate şi să respecte toate cerinţele referitoare la conţinut.

Exactitatea cere ca dovezile prezentate să fie adevărate

şi constatările să fie descrise corect.

Raportul trebuie să includă informaţii, constatări şi con-

cluzii care sunt susţinute cu dovezi competente şi relevante din

documentele de lucru.

Dovezile raportate trebuie să demonstreze corectitudinea

şi rezonabilitatea aspectelor raportate. Descrierea ' corectă în-

seamnă descrierea precisă a acoperirii şi metodologiei auditului

şi prezentarea constatărilor şi concluziilor într-o manieră con-

formă cu scopul auditului.

Obiectivitatea presupune ca prezentarea raportului să

fie echilibrată ca formă şi conţinut iar credibilitatea este sem-

nificativ îmbunătăţită atunci când prezintă dovezile într-o

maniera nepărtinitoare.

Raportul de audit trebuie să fie onest, adică prezentarea

rezultatelor auditului să fie imparţială, să evite tendinţa de

exagerare sau supradimensionare. Tonul raportului trebuie să-

i încurajeze pe factorii de decizie să acţioneze pe baza consta-

tărilor şi recomandărilor auditorilor.

A fi convingător presupune ca rezultatele auditorilor sa

răspundă obiectivelor, constatările să fie prezentate persuasiv,

iar concluziile şi recomandările să derive logic din faptele

prezentate. Informaţiile prezentate trebuie să fie suficiente

pentru a-i convinge pe auditaţi să recunoască valabilitatea

194

Aud

it b

anca

r

constatărilor, rezonabilitatea concluziilor şi beneficiul im-

plementării recomandărilor

Claritatea cere ca raportul să fie uşor de citit şi de înţe-

les.

Concis înseamnă ca raportul să nu fie mai lung decât e

nevoie, pentru comunicare şi susţinerea mesajului.

Procedura:

Auditorii Redactează proiectul Raportului de audit intern; Indică pentru fiecare constatare din proiectul Raportului de audit intern dovada corespunzătoare; Transmite conducătorului Compartimentului de audit intern proiectul Raportului de audit intern, împreună cu dovezile con-statărilor.

Conducătorul Compartimentului de audit intern

Analizează proiectul Raportului de audit intern; Stabileşte dacă proiectul în întregime sau doar părţi din el, trebuie să fie transmise la compartimentul juridic pentru revi-zuirea lui din punct de vedere juridic.

Auditorii Efectuează schimbările propuse de către conducătorul Compartimentului de audit intern; Îndosariază proiectul Raportului de audit intern – incluzând corecţiile aprobate de către conducătorul Compartimentului de audit intern.

Modelul privind elaborarea proiectului Raportului de

audit intern se detaliază într-o anexă (22) specifică.

4.3.2. Transmiterea proiectului Raportului de audit intern

Rapoartele de audit intern se prezintă structurii auditate

care poate răspunde în timp de 15 zile de la primirea raportului.

Acesta poate fi însoţit de punctul de vedere al auditatului care

va fi analizat de auditori.

195

Audit bancar

Scopul:

Asigurarea posibilităţii entităţii/structurii auditate de a

analiza proiectul Raportului de audit intern şi formularea unui

punct de vedere la constatările şi recomandările auditului.

Premise:

Proiectul Raportului de audit intern transmis la entita-

tea/structura auditată trebuie sa fie complet, cu toate dovezile

asupra faptelor, opiniilor şi concluziilor la care se face referire.

Procedura:

Conducătorul Comparti-mentului de audit intern

Transmite Proiectul Raportului de audit intern la entitatea/structura auditată.

Entitatea/structura auditată Analizează Proiectul de raport de audit. Solicită, dacă este cazul o Reuniune de conciliere. Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit în termen de 15 zile de la primirea Proiectu-lui de raport de audit.

Auditorii Conducătorul Comparti-mentului de audit intern

Revăd răspunsurile de la entitatea/structura auditată. Discută, daca este cazul, pregătirea unei Reuniuni de conciliere.

Auditorii Precizează în Raportul de audit intern aspectele reţi-nute din punctul de vedere al entităţii/structurii auditate, dacă.este cazul îndosariază punctul de vedere al entităţii/structurii auditate.

4.3.3. Reuniunea de conciliere

Scopul:

196

Aud

it b

anca

r

Acceptarea constatărilor şi recomandărilor formulate de

către auditori în proiectul Raportului de audit intern şi prezen-

tarea Calendarului de implementare a recomandărilor.

Premise:

Auditorii pregătesc Reuniunea de conciliere.

Procedura:

Auditorii Pregătesc, în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditată, Reuniunea de conci-liere. Informarea entităţii/structurii auditate asupra locului şi datei Reuniunii de conciliere întocmesc Minuta Reuniunii de con-ciliere.

Auditorii Entita-tea/structura auditată

Analizează constatările şi concluziile din proiectul Raportului de audit intern în vederea aceptării reco-mandărilor formulate.

Modelul privind întocmirea Minutei şedinţei de conci-

liere se detaliază într-o anexă (23) specifică.

4.3.4. Raportul de audit intern final

Fiecare misiune de audit intern se finalizează prin în-

tocmirea unui Raport de audit intern care este adus la

cunoştinţa auditatului şi semnat de conducătorul care a apro-

bat misiunea de audit.

Raportul de audit intern final se întocmeşte pe baza pro-

iectului Raportului de audit intern şi trebuie să includă

eventualele modificări discutate şi convenite în cadrul reuniu-

nii de conciliere.

197

Audit bancar

Raportul de audit intern va fi însoţit de o prezentare în

sinteză a acestuia.

Scopul:

Prelucrează Raportul de audit intern pentru redactarea

finală şi pentru tipărire.

Constată că Raportul de audit intern este complet, in-

cluzând şi punctul de vedere al

entităţii/structurii auditate.

Premise;

Auditorii interni sunt responsabili pentru asigurarea unei

prezentări de înalta calitate a Raportului de audit intern şi în-

tocmirea unei liste corecte şi complete de difuzare

Procedura:

Supervizorul Supervizează activităţile realizate de către audi-tori. Semnează Raportul de audit intern pe ultima pagina.

Auditorii

Constată că toate modificările aprobate la pro-iectul raportului sunt efectuate. Finalizează Raportul de audit intern. Constată dacă lista de difuzare este completă şi corectă. Semnează Raportul de audit intern pe fiecare pagină.

Modelul privind elaborarea Raportului de audit intern, final,

se detaliază într-o anexă (24) specifică.

198

Aud

it b

anca

r

4.3.5. Difuzarea Raportului de audit intern

Scopul:

Analizarea şi avizarea recomandărilor din Raportul de audit in-

tern.

Premise:

Raportul de audit intern, final, trebuie să conţină şi o

sinteza a constatărilor şi recomandărilor. Pentru instituţia

publică mică, Raportul de audit intern este transmis spre

avizare conducătorului acesteia.

Procedura:

Auditorii Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii/structurii auditate la conducătorul Com-partimentului de audit care a aprobat misiunea de audit intern. Pentru instituţia publică mică Raportul de audit intern se transmite conducă-torului acesteia spre avizare.

Conducătorul Compartimen-tului de audit intern

Semnează şi transmite Raportul de audit intern conducătorului entităţii/structurii auditate.

Conducătorul entită-ţii/structurii

di

Analizează şi avizează Raportul de audit intern.

Auditorii Transmit entităţii/structurii auditate recomandările aprobate. Trans-mit la UCAAPI sau la organul ierarhic superior o informare despre recomandările care nu au fost avizate, însoţită de documentaţia de susţinere.

4.3.6.Supervizarea

Reprezintă activitatea de îndrumare, consiliere, supra-

veghere şi verificare efectuată de către supervizor asupra

199

Audit bancar

activităţii echipei de audit. Această activitate se realizează pe

tot parcursul derulării misiunii de audit intern prin semnarea

documentelor întocmite.

Scopul acţiunii de supervizare este de a asigura că obi-

ectivele misiunii de audit intern au fost atinse în condiţii de

calitate, astfel:

- oferă instrucţiunile necesare derulării misiunii de audit

intern;

- verifică executarea corectă a programului misiunii de

audit intern;

- verifică existenţa elementelor probante;

- verifică dacă redactarea Raportului de audit in-

tern (atât cel intermediar cât şi cel final) este

concisă, clară se efectuează în termenele fixate.

Premise:

Conducătorul Compartimentului de audit intern es-

te responsabil cu supervizarea misiunii de audit intern.

Procedura:

1. Auditorii 1. Prezintă conducătorului Compartimentului de audit intern documentele din dosarul permanent al misiunii de audit intern.

Conducătorul Compartimen-tului de audit intern

2. Oferă instrucţiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit intern; 3. Verifică executarea corectă a Programului de audit intern, 4. Verifică existenţa elementelor probante; 5. Supervizează FIAP-urile; 6. Verifică dacă redactarea Raportului de audit intern este exactă, clară, concisă; 7. Verifică dacă Raportul de audit intern este elaborat la ter-menul fixat.

200

Aud

it b

anca

r

Modelul privind întocmirea Listei de supervizare a documen-

telor se detaliază într-o anexă (25) specifică.

4.4. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

4.4.1. Urmărirea recomandărilor

Scopul este asigurarea că recomandările din Raportul

de audit intern sunt aplicate întocmai în termenele stabilite şi

în mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a

acestor recomandări.

Premise:

Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este

un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea

şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea en-

tităţii/structurii auditate pe baza recomandărilor din Raportul

de audit intern.

Structura de audit intern va comunica conducătorului

entităţii publice stadiul implementării recomandărilor şi va

raporta asupra progreselor înregistrate în implementarea re-

comandărilor .

Procedura:

Auditorii Întocmesc Fişa de urmărire a recomandărilor; Verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite.

201

Audit bancar

Entita-tea/structura auditată

Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Notă de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor din Raportul de au-dit intern.

Conducătorul Compartimentu-lui de audit intern

Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic superior, stadiul pro-greselor înregistrate în implementarea recomandărilor; Dacă nu sunt respectate termenele de implementare, informează conducătorul entităţii publice.

Modelul privind întocmirea Fişei de urmărire a recomandări-

lor se detaliază într-o anexă (26) specifică.

4.4.2. Evaluarea misiunii de audit intern

Evaluarea internă a misiunii de audit intern constă în

efectuarea de controale permanente de către şeful structurii de

audit intern prin care examinează eficacitatea normelor inter-

ne de audit intern şi dacă procedurile de asigurare a calităţii

misiunii de audit sunt aplicate în mod satisfăcător, garantând

calitatea raportului de audit intern.

Evaluarea internă este formalizată prin întocmirea Fişei

de evaluare a misiunii de audit public intern, document în-

tocmit de către şeful structuri de audit intern.

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT

INTERN

Denumirea auditului: Perioada auditată:

202

Aud

it b

anca

r

Perioada desfăşurării misiunii de audit intern: Auditor evaluat: Luat la cunoştinţă: întocmit: Data:

Bugetul de timp efec-tiv:………………….

Bugetul de timp planifi-cat:……..

1 2 3 4 5 Observaţii

În etapa de pregătire a misiunii, audito-rul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat gradul

Programele de audit au fost elaborate să îndeplinească obiectivele în cadrul bugetului de timp alocat;

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a

A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit public in-

Au fost luate în considerare perspec-tivele şi nevoile auditaţilor în

l d di

Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp;

Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandări-le când au fost identificate

Standardele/normele de audit intern, au fost respectate;

Constatările de audit demonstrează ana-lize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate;

Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte ;

Există probe de audit care susţin conclu-ziile la care s-a ajuns;

Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folosi-

203

Audit bancar

Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în con-formitate cu standardele/normele de audit intern;

Bugetul de timp a fost respectat; Nivel de productivitate per-sonală al auditorului intern.

Evaluarea misiunii de audit intern de către structura

auditată este formalizată prin Fişa de evaluare a misiunii de

audit intern întocmită de către entitatea/structura auditată.

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT

INTERN

Denumirea auditului: Perioada auditată: Perioada desfăşurării misiunii de audit intern: Auditor evaluat: Luat la cunoştinţă: întocmit: Data: Nr. crt.

Obiectiv auditat Note Obs.

1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la începutul misiunii

2. Au fost furnizate suficiente informaţii privind misiunea de efectuat

3. Misiunea a contribuit la obţinerea de rezultate sau la îmbunătăţirea unora

4. Misiunea a beneficiat de direcţii clare şi precise privind modul de desfăşurare

5. Obiectivele de audit stabilite au fost în concordanţă cu activită-il d fă

6. Constatările au fost prezentate într-o manieră logică, structurată, dinamică i i ă

7. S-a răspuns în toate cazurile la întrebări-le legate de misiunea de audit, iar răspunsurile au condus la obţinerea de concluzii relevante

204

Aud

it b

anca

r

8. Misiunea a fost desfăşurată adecvat, in-tervenţia la faţa locului a privit doar obiectivele stabilite şi comunicate

9. A existat un feed-beck pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util în găsirea de soluţii la probleme.

10. Cum evaluaţi în general misiunea

11. Consideraţi că obiectivele de audit sta-bilite au privit activităţile cu riscuri

12. In desfăşurarea misiunii de audit au fost prezentate constatările şi recomandările când au fost identificate probleme;

13. A existat o bună comunicare între auditor şi auditat

14. Auditorii au avut un comportament adecvat şi profesional

Ce v-a plăcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit - descrieţi cel pu-ţin trei aspecte care v-au plăcut cel mai mult

Ce v-a plăcut cel mai puţin pe timpul misiunii de audit - descrieţi cel pu-ţin trei aspecte care v-au plăcut cel mai puţinCe obiective de audit consideraţi ca nu au fost atinse în totalitate din cele comunicateCe obiective de audit consideraţi că ar fi necesar a fi cuprinse în pro-gramul viitor de audit

Alte comentarii