Ediia 2Nr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1Pagina1 din 14Exemplar nr. 1PROCEDURA DE SISTEMAUDITUL INTERN AL SMQCOD: PS 8.2-01Ediia 21Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina2 din 14Exemplar nr. 1CUPRINSNumrulcomponenteiDenumirea componentei din cadrul procedurii operaionalePaginan cadrulproceduriioperaionale1Coperta12Lista ediiilor23Scop34Domeniul de aplicare35Documente de referin36Definitii i abrevieri ale termenilor47Decrierea procedurii48Generaliti49Documente utilizate510Resurse necesare511Mod de lucru512nregistrri713Responsabiliti814Anexe i arhivri91. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA I APROBAREA EDIIEI SAU, DUP CAZ, A REVIZIEI N CADRUL EDIIEI PROCEDURII OPERAIONALENr.Elemente privindNumele iFunciaDataSemnturaresponsabilii /crt.prenumeleoperaiunea0123451.1.Elaborat1.2.Verificat1.3Aprobat2Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina3 din 14Exemplar nr. 12. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR PROCEDURII OPERAIONALENr.Ediia sau, dupComponentaModalitateaData de la care se aplic prevederilecrt.caz, revizia nrevizuitrevizieiediiei sau reviziei ediieicadrul ediiei012342.1.Ediia IxxPS/12.12.2009ProceduraElaborare01.01.2010completediia 22.n.3. LISTA CUPRINZND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZ EDIIA SAU, DUP CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIIEI PROCEDURII OERAIONALENr.ScopulExemplarCompartimentFunciaNume i prenumeDataSemnturcrt.difuzriinr.primirii012345673.1.Aplicare3.2.EvidenArhivare3.4.Coordonare3.5.Informare4. SCOPUL PROCEDURII OPERAIONALEProcedura stabilete modul de desfurare a auditurilor interne ale sistemului de management al calitii n Universitatea Athenaeum din Bucureti.5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAIONALEProcedura se aplic de Comisia de Evaluare i Asigurare a Calitii n toate compartimentele nominalizate din Universitatea Athenaeum din Bucureti.3Ediia 2Nr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1Pagina4 din 14Exemplar nr. 16. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE ACTIVITII PROCEDURATELegislaia primar Ordonana de urgen nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei; Legea nvmntului nr. 84/1995 cu modificrile i completrile ulterioare, republicat n anul 1999;; Legea nr. 128/1999 privind statutul personalului didactic; Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea Ordonanei de Urgen a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei; H.G. privind organizarea studiilor universitare de licen; H.G. privind organizarea i desfurarea studiilor universitare de masterat; Standardele ARACIS privind evaluarea academic; Metodologia de evaluare extern, standardele de referin i lista indicatorilor de performan a ARACIS; Ghidul activitilor de evaluare a calitii programelor de studii universitare i a instituiilor de nvmnt superior; Carta universitii. Legislaia secundar Manualul Calitii MC Standarde i recomandri ENQA (European Association for Quality Assurance n Higher Education); SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii SR EN ISO 9001:2001 Sisteme DE management al calitii SR ISO 8402 /1995 Managementul calitii i asigurarea calitii Vocabular ISO 9001:2000 - SR ISO 10011-1:1994 Linii directoare pentru auditul sistemelor calitii Partea 1: AuditareaSR ISO 10011-2:1993 Linii directoare pentru audit sistemelor calitii DEFINIII I ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAI N PROCEDURA OPERAIONAL 7.1. Definiii ale termenilorNr.TermenulDefiniia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenulcrt.1.AUDITULExaminare sistematic i independent n scopul de a determina dacCALITIIactivitile referitoare la calitate i rezultatele aferente satisfacdispoziiile prestabilite, precum i dac aceste dispoziii suntimplementate efectiv i sunt corespunztoare pentru realizareaobiectivelor.2.AUDITORPersoana calificat pentru efectuarea auditurilor calitii.AUDITOR EFUn auditor al calitii desemnat s conduc un audit al calitii.NECONFORMITATENesatisfacere a unei condiii specificate.4Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina5 din 14Exemplar nr. 17.2. Abrevieri ale termenilorNr.TermenulDefiniia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenulcrt.1.CEACComisia de Evaluare si Asigurare a Calitatii;2.MCManualul Calitii;3.UATHUniversitatea Athenaeum din Bucureti4.SMQSistemul de management al calitii5RMQResponsabilul cu managementul calitii6MQManagementul calitii7TDTitular disciplin8MCManualul calitii din Universitatea Athenaeum din Bucureti9ASAS Auditor ef;10NCNC Neconformiti;11ACAC Aciuni corective;8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAIONALE8.1. GeneralitiProcedura descrie n mod unitar, modul de operare i inere sub control a unui din procesele SMQ, preciznd responsabilitile, obiectivele cuantificabile, datele de intrare ale procesului, datele de ieire ale procesului, activit ile procesului, resursele (umane, materiale, de mediu) necesare desfurrii, inerii sub control i monitorizrii proceselor.Documente utilizate Documente interne - Hotrrea Senatului privind politica i obiectivele calitii; - Manualul Calitii; - Instruciunile de lucru; - Inregistrrile; Documente externe - documente privind cadrul general de desfurare a activitii n nvamntul superior: Legi, Hottri de guvern, Ordonane, Ordonane de urgen, Ordine ale Ministerului Educaiei, Cercetrii i Inovrii; - instruciuni i reglementri naionale i internaionale aplicabile; Resurse necesare Resurse materiale program legislativ actualizat; computere, laptopuri; acces Internet, Intranet; abonamente la diferite publicaii de specialitate 5Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina6 din 14Exemplar nr. 1Resurse umane Personalul implicat n cadrul procesului are competena necesar din punct de vedere al studiilor, al instruirii, al abilitilor i al experienei.Procesul de planificare, instruire i perfecionare, testare i certificare a achiziiei de cunotine i formarea de deprinderi pentru implementarea sistemului de management al calitii conform standardelor de referin este reglementat i realizat urmrind realizarea obiectivelor calitii.8.3.3. Resurse financiarePrevederile bugetare ale sumelor necesare privind cheltuielilor de funcionare (materiale consumabile, ntreinerea logisticii, cheltuielile aferente drepturilor personalului direct implicat).8.4. Modul de lucru - derularea operaiunilor i aciunilor activitiiAuditurile interne sunt planificate printr-un plan anual ntocmit de ctre CEAC n luna octombrie a anului curent. Planificarea se face astfel nct s fie auditate toate compartimentele cel puin o data pe an. Planul anual de audituri interne, precizeaz compartimentele ce vor fi auditate i luna n care urmeaz s se desfoare auditurile (anexa 1 F 8.2-01-A1).Planul anual se pstreaz la CEAC n dosarul Auditul intern i o copie, dup aprobare, se va transmite tuturor efilor de compartimente ce urmeaz s fia auditate.Auditurile interne neplanificate sunt declanate la cererea conducerii sau a efilor de departamente, atunci cnd intervin schimbri importante n Sistemul de Management al Calitii sau al procedurilor sale, cnd se nregistreaz reclamaii care fac s apar dubii privind conformitatea SMQ cu politica i procedurile proprii sau pentru a verifica dac aciunile corective iniiale sunt realizate i eficiente. Auditurile interne neplanificate sunt nregistrate n planul anual de audituri interne existent la CEAC n acelai mod cu cele planificate, dar utiliznd culoare roie.Etapele de desf urare a auditurilor interne precum i responsabilitile generale sunt cele prevzute n anexa 3 (F 8.2-01-A3).Mrimea echipei, auditorul ef, componena echipei de audit este stabilit de CEAC. n faza de pregtire a auditului se studiaz documentele referitoare la compartimentul auditat (MC, proceduri, norme, standarde, rapoartele de audit anterioare etc.) Pentru buna desfurare a auditului se pot ntocmiListe de verificri specifice zonei auditate, ce se completeaz n timpul auditului.n timpul efecturii auditului se vor nota neconformitile i toate observaiile referitoare la zona auditat. Neconformitile se clasific n majore i minore.Neconformitatea minor este neconformitatea prin care se pune n eviden nendeplinirea unei singure cerine din cadrul unui element al Sistemului de Management al Calitii.Neconformitatea major este neconformitatea prin care se pune n eviden nendeplinirea unei pri a Sistemului de Management al Calitii sau care pune n eviden cumulul mai multor neconformit i minore pe acelai element al sistemului i care conduce la incapacitatea funcionrii unei pri eseniale a sistemului.Auditorul ef va ntocmi Raportul de audit intern (anexa 2 F-8.2-01-A2) care trebuie s conin:departamentul/activitatea auditat; scopul auditului; componena echipei de audit; documente de referin; persoane contactate; 6Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina7 din 14Exemplar nr. 1i anexeneconformiti; aciuni corective propuse; acceptarea din partea auditorilor a propunerilor de AC. n cazul constatrii de neconformiti ca urmare a auditului, acestea sunt trecute n Anexa la raportul de audit. Neconformitile se vor numerota i clasifica i n parantez se va indica numrul capitolului i subcapitolul din standardul ales ca referin pentru sistemul calitii n care se ncadreaz fiecare neconformitate (ex. 4.2.3.).Raportul de audit se discut cu eful departamentului auditat cruia i se pune la dispoziie un exemplar din raport completat cu neconformitile gsite de auditori la rubrica (A) din anexa 2.Pentru neconformitile semnalate de auditori, eful departamentului auditat stabilete n decurs de 10 zile aciunile corective, termenele i responsabilitile pentru realizarea lor. Acestea vor fi trecute n anexa Raportului de audit la rubrica (B).Auditorul ef sau auditorul trebuie s-i dea acceptul cu privire la AC propuse de eful departamentului audiat. Acest accept va fi trecut n anexa Raportului de audit la rubrica (C).Auditorul ef efectueaz o verificare a modului de aplicare i a eficienei aciunilor corective la termenele stabilite, pentru NC majore i minore, sau la urmtorul audit intern pentru NC minore. Dac ele sunt realizate i sunt eficiente, Auditorul ef semneaz n dreptul AC din raport i n final se completeaz rubrica (7) din raportul de Audit.Auditorul ef avizeaz ncheierea raportului de audit, dup finalizarea satisfctoare a tuturorAC.Raportul de audit va fi difuzat astfel:un exemplar la eful departamentului auditat; un exemplar la CEAC. Rezultatele auditurilor interne constituie date de intrare pentru analiza periodic a sistemului calitii efectuat de management.Personalul nsrcinat cu efectuarea auditurilor interne este independent de activitatea supus auditului. Auditorii vor fi calificai n baza studiilor, instruirii n domeniul auditului i a experienei, aa cum se prevede n procedura general. Se pot utiliza i auditori externi cu condiia s fie certificai de un organism de certificare auditori.Auditorii calitii sunt stabilii de Rectorul Universitii Athenaeum din Bucureti. Rectorul aprob Lista evaluatorilor independeni care sunt nominalizai prin decizia care stabilete Colectivul de monitorizare i evaluare intern a calitii.Responsabiliti Rectorul are urmtoarele responsabiliti: - aprob planul anual de audit; - examineaz i aprob lista auditorilor interni. CEAC are responsabilitile: analizeaz rapoartele de audit din diferite compartimente auditate i aciunile corective pentru a stabili eventuale aspecte adverse calitii; ntocmete planul anual de audituri; aduce la cunotina departamentelor data desfurrii auditurilor interne cu 5-7 zile nainte de nceperea acestora; 7Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina8 din 14Exemplar nr. 1numete AS pentru echipa de audit; ine evidena desfurrii auditurilor interne i completeaz planul anual de audituri pe msura derulrii lui; particip de regul la desfurarea auditurilor interne; completeaz Registrul de audituri; evalueaz auditorii interni i ntocmete lista acestora; pstreaz rapoartele de audit i alte documente referitoare la audituri n dosarul Audituri interne care este ntocmit anual. 6.3. AS are responsabilitile:ntocmete lista de verificri care se vor efectua n cadrul auditului, dup caz; coordoneaz efectuarea auditului; ntocmete raportul de audit; distribuie raportul de audit; verific ndeplinirea AC; avizeaz raportul de audit i anexele la finalizarea AC. La cererea efului departamentului auditat, Auditorul ef (AS) i auditorii pot face recomandri privind modul de soluionare a problemelor.Membrii comisiei de audit acioneaz conform AS n timpul pregtirii i desfurrii auditului. eful departamentului auditat are obligaia de a colabora cu AS pentru buna desfurare a auditului, stabilete aciunile corective i rspunde de implementarea lor. nregistrri Raportul de audit i dup caz anexa se nregistreaz cu numr i dat ntr-un Registru de audituri ce se afl la CEAC (anexa 4).Planul anual de audituri, raportul de audit i dup caz chestionarele sau anexa raportului de audit se arhiveaz de CEAC pe o perioad de 3 ani.Listele auditorilor interni se pstreaz la CEAC pe o perioad de 2 ani.8. Anexe8Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina9 din 14Exemplar nr. 1Anexa 1 Plan de audituri interne (F 8.2-01-A1)Anexa 2 Raport de audit intern (F 8.2-01-A2)Anexa 3 Etapele de desfurare a auditului intern (F 8.2-01-A3)Anexa 4 Evidena rapoartelor de audit intern (F 8.2-01-A4).F 8.2-01-A1/1PLAN DE AUDITURI INTERNENr.crt.Compartimentul auditatPerioadaAuditor efObservaii9Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina10 din 14Exemplar nr. 1Universitatea Athenaeum din BucuretiAnexa 2F 8.2-01-A2/1RAPORT DE AUDIT1. DEPARTAMENT/ACTIVITATE AUDITAT:...........................................................................................................................................................2. SCOPUL AUDITULUI:.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................3.ECHIPA DE AUDIT:NUME I PRENUMESEMNTURA3.1. Auditor ef................................................................3.2. Auditor................................................................4.DOCUMENTE DE REFERIN:ISO 9001:2000Manualul CalitiiProceduriAltele5.PERSOANE AUDITATE......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................6. NECONFORMITI CONSTATATE conform paginilor anexateTotal:din care minore (m):majore (M):10Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina11 din 14Exemplar nr. 17. NECONFORMITILE CONSTATATE AU FOST NLTURATEAuditor efData:Parial...............................................Definitiv................................................Numrul de pagini anexate la raport:Anexa 2F 8.2-01-A2/2A. NECONFORMITI CONSTATATE I CAUZELE LOR:..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................B. ACIUNI CORECTIVEef departament auditatData:RspundeTermen.................................................................................................................................................................11Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina12 din 14Exemplar nr. 1C. ACCEPTAREA DIN PARTEA AUDITORILOR A PROPUNERII AC......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................12Ediia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina13 din 14Exemplar nr. 1Universitatea Athenaeum din BucuretiAnexa 3F 8.2-01-A3/1ETAPELE DE DESFURARE A AUDITULUI INTERNResponsabilitiEtape audit internActivitiASauditoriASauditoriASef departament auditatDepartamentauditatef departament auditatAS PREGTIREAUDITEFECTUAREAUDITNTOCMIRE RAPORTDE AUDITI ANEXESTABILIRE AC,TERMENE IREPSEONSABILITIEFECTUARE ACIUNICORECTIVEVERIFICARE ACIUNICORECTIVEVERIFICARE ACIUNICORECTIVE se studiaz documentele referitoare la departamentul auditat; se ntocmesc liste de verificri specifice zonei auditate (opional) se noteaz observaiile i NC constatate; se discut conducerea sectorului se ntocmesc raportul de audit i anexele i se pun la dispoziia efului departamentului auditat n termen de 10 zile de la primirea raportului de audit eful de departament stabilete AC, termenele i responsabilitile efectuarea AC la termenele stabilite n raportul de audit verificarea modului de rezolvare a AC; se anun AS cnd toate AC au fost realizate verificarea modului de rezolvare a AC;-se completeaz raportul de 13 auditEdiia 2SC ALEXANDRA SRLNr. de ex 1AUDITUL INTERN AL SMQRevizia2Nr. de ex 1Pagina14 din 14Exemplar nr. 1Universitatea Athenaeum din BucuretiAnexa 4F 8.2-01-A4/1REGISTRUL DE EVIDEN A RAPOARTELOR DE AUDITNr.Nr. raport auditData stabiliriiUltimul termenDepartamentul auditatpentru AC /datacrt.ACData audituluifinal14