MINISTERUL EDUCAIEI CERCETRII TINERETULUI I SPORTULUILICEUL TEORETIC DR.M.CIUC SVENIStrada Nicolae Iorga, nr. 1Tel/fax: 0231541454e-mail:drciuca@yahoo.comNr din ..

ProiectPentru obtinerea certificatului de calificare profesionala, Nivelul IV, profil servicii, domeniul: Turism si Alimentatie,calificarea: Tehnician in gastronomie

ndrumtor:Prof. Pavel Laura AncaCandidat :Corjescu Cristian Vasile

Sesiunea Iunie 2015

TEMA PROIECTULUIORGANIZAREA FLUXULUI DE APROVIZIONARE CU MATERII PRIME I MATERIALE

www.referat.roCUPRINS

Argument1. Managementul aprovizionarii: concept, continut, trasaturi2. Organizarea structurala a activitatii de aprovizionare3. Sistemul de relatii pentru aprovizionarea materialaConcluziiBibliografie

ArgumentActivitatea de aprovizionare identifica nevoile intreprinderii, gaseste furnizori, negociaza cu acestia, emite (lanseaza) comenzi catre furnizori si asigura sosirea lor in intreprindere.In acest sens,managerulcare raspunde de aprovizionare, trebuie sa tina o evidenta a furnizorilor posibili pentru fiecare materie prima si a rezultatelor obtinute prin colaborarea cu acestia. Intreprinderea mica sau mijlocie beneficiara trebuie sa coordoneze nevoile sale cu procesele de productie ale furnizorilor, inclusiv sa controleze daca furnizorii respecta clauzele contractelor incheiate (cantitate, calitate, termene de livrare, etc.)In magazinele de desfacere cu amanuntul, de exemplu, aprovizionarea trebuie sa tina seama de schimbarile posibile in nivelul cererii formulate de consumatori. In acest context, fiecare tip de produs trebuie analizat separat in privinta strategiei de aprovizionare care se adopta pentru el, ceea ce presupune ca persoana care se ocupa cu aprovizionarea sa conlucreze strans cu persoanele care se ocupa de vanzarea produselor la consumatori.Livrarea de catre furnizori a materiilor prime, in momentele in care ele sunt necesare pentru procesele de productie sau de prestari servicii ale intreprinderilor mici beneficiare ('just-in-time delivery'), poate determina economii substantiale de costuri la aceste intreprinderi, datorita reducerii costurilor de depozitare si stocare. Printr-o colaborare stransa intre furnizorii de materii prime si beneficiarii acestora se poate imbunatati eficienta procesului de aprovizionare.Desfasurarea normala a proceselor de aprovizionare necesita organizarea, in cadrul structurii manageriale a firmei, a unui compartiment de specialitate (sau desemnarea macar a unei persoane) care sa raspunda de aprovizionarea tuturor materiilor prime si materialelor. Aceasta nu exclude posibilitatea colaborarii acestei persoane cu angajatii care lucreaza in subunitatile consumatoare de materii prime sau in alte compartimente. Desemnarea unor persoane cu responsabilitati specifice in domeniul aprovizionarii are anumite avantaje, si anume:se pot stabili si mentine mai usor relatii de colaborare cu furnizorii de materii prime;se centralizeaza responsabilitatile pentru efectuarea unor imbunatatiri in procesul de aprovizionare;se pun in aplicare cunostintele si aptitudinile unei persoane pregatita special pentru acest domeniu;se evita pericolul emiterii unor comenzi duble catre acelasi furnizor.Aceste persoane au posibilitatea sa se informeze asupra unor tendinte si situatii speciale care pot afecta functionarea intreprinderii mici sau mijlocii respective, cum ar fi:Schimbarea pretului de aprovizionare, care poate duce la adoptarea unor decizii privind aprovizionarea, in sensul de a amana cumpararea unor materii prime pana cand preturile se reduc, fie de a face aprovizionari in devans, pentru a evita cresterea preturilor de aprovizionare. Prin aceasta se urmareste obtinerea unor influente favorabile asupra profitului intreprinderii. Dar aceste influente trebuie analizate comparativ cu efectele care pot aparea datorita lipsei din stoc a unor materii prime sau dimpotriva a constituirii unor stocuri supranormative, care antreneaza cheltuieli de stocare ridicate..Schimbari in cererea manifestata de consumatori, mai ales pentru produsele sezoniere si cele supuse influentei modei, acestea facand necesara modificarea strategiei de aprovizionare.

1. Managementul aprovizionarii: concept, continut, trasaturiManagementul aprovizionarii reprezinta activitatea prin care se asigura elementele materiale si tehnice necesare productiei, in volumul si structura care sa permita realizarea obiectivelor generale ale intreprinderii, in conditiile unor costuri minime si ale unui profit cat mai mare.In literatura de specialitate, ca si in practica economica, sunt utilizati frecvent termeni ca:achizitionare, asigurare, aprovizionare, cumparare, alimentare. Acesti termeni au insa o semnificatie asemanatoare sau, dupa caz, diferita. Astfel, 'achizitionarea'reprezintao actiune de angajament financiar 'de cumparare' a unor resurse materiale sauproduse, fiind o tranzactie efectiva(formele prin care se realizeaza, de catre unitatile economice, devenind relativ uniforme). In raport cuachizitionarea, 'aprovizionarea' are un continut mai larg;achizitionarea este doar un moment al procesului complex deaprovizionare cu materiale si echipamente tehnice. Achizitionarea, ca o componenta a activitatii de aprovizionare, este precedata, de exemplu, de actiunile de identificare a nevoilor, de stabilire a dimensiunii acestora si a momentelor de satisfacere (care declanseaza emiterea cererii sau a comenzii), fiind urmata apoi de negocierea conditiilor de furnizare, de aducere efectiva a resurselor materiale etc. 'Asigurarea materiala si cuechipamente tehnice'se apreciaza in general ca termen similar notiunii de'aprovizionare'; in practica economica de specialitate asigurarea are o sfera de cuprindere mai extinsa, aceasta incluzand atataprovizionarea, cat siactiunea de completare a bazeimateriale si tehnice necesarecu resurse din surse proprii (interne) ale intreprinderii (ne referim la resursele care se consuma intr-o anumita proportie sau integral in aceeasi intreprindere in care se si produc: SDV, anumite forme de energie, diferite piese, subansamble, materiale noi si refolosibile). In sfarsit 'alimentarea'reprezinta o actiune definalizare a procesului de aprovizionare (sau de asigurare) prin trecerea in consum aresurselor materiale aduse- sosite de la furnizori sau fabricate chiar in intreprinderea consumatoare.Alimentarease desfasoara, deci, in interiorul unitatii economice prin trecerea materiilor prime din depozite la punctele de prelucrare - consum in concordanta cu programele elaborate in prealabil.Alimentarease incadreaza insistemul logistic internal unitatii, care cuprindefluxul de resurse,sistemul de transport internsicel informationaldecizional.Terminologiafolosita in literatura economica de specialitate din unele tari anglofone sau din Franta pentrudefinirea conceptului de aprovizionare materialase rezuma, in general, la notiunile: 'cumparare' si 'aprovizionare' (achat si approvisionnement in literatura franceza, purchasing si procurement in cea anglofona). Uneori se apeleaza si termenul de 'logistica', iar in contextulsistemelor integrate de productie de tip JATla cel de 'gestiunea fluxurilor materiale'. Interpretarea continutului acestor termeni este, in multe cazuri, diferita de la autor la autor, cu mentiunea ca vest-europenii si nord-americanii acorda mai mica atentie continutului semantic al termenilor, accentul fiind asezat pe evidentierea'imaginii'pe care doresc sa o transmita. De exemplu, H.Lewis si W.England (52) definesctermenul de 'cumparare' ca un act comercial care cuprinde identificarea nevoilor,alegerea furnizorilor, negocierea pretului si a altor conditii de tranzactionare siurmarire a comenzilor pana la livrarea acestora'.Printr-o definitie de acest gen se extinde artificial sfera de cuprindere a termenului de cumparare in raport cu continutul real al actului in sine (asa cum s-a evidentiat mai inainte).In acelasi sens, S.Heinritz (42) exprima termenul 'a cumpara' prin obiectivele petermen scurt care trebuie sa le indeplineasca activitatea de asigurare materiala in raport cu consumul, astfel:'se defineste functia de cumparare prin activitatea de procurare amaterialelor de calitatea si in cantitatea dorita, la momentul dorit, la un pret bun si dela o sursa buna.Prin aceasta definitie se asigura de asemenea o sfera mai extinsa actiunii de cumparare .In sfarsit, sunt si autori care definesc activitatea de asigurare materiala prin termenul de 'logistica' (7, 13, 27). Printr-o asemenea viziune se integreaza aprovizionarea materiala in activitatea de ansamblu a intreprinderii, sfera de cuprindere a logisticii fiind mai extinsa, asa cum se observa si dinfigura 1.1.

In ceea ce priveste 'gestiunea fluxurilor materiale',aceasta se incadreaza in termenul general de asigurare materiala care defineste aria completa de cuprindere a intregului proces de formare si gestiune a bazei materiale si de echipamente tehnice al intreprinderii.Managementul aprovizionariireprezinta unconcept unitar complex,caruia ii este propriu o structura extinsa de activitati componente, care au in vedere, caelemente deManagementul aprovizionariiansamblu, problemele deconducere-coordonare, previziune-programare-contractare,de organizare, antrenare, derulare efectiva, de urmarire-control, analiza si evaluare.Managementul aprovizionarii- componenta a functiunii comerciale a intreprinderii - asigura echilibrul intre necesitatile si disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economica.Principalul 'obiectiv' al activitatii de aprovizionare se concretizeazain asigurarea completa si complexa a unitatii economice cu resursemateriale si tehnice corespunzatoare calitativ, la locul si termenele solicitate, cu uncost minim. Pentru realizarea acestui obiectiv, se initiaza si desfasoara in principiu mai multe activitati specifice cu grad de complexitate si dificultate diferit. Intre acestea amintim:Identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice necesare desfasurarii activitatii de ansamblu a unitatii economice si in primul rand a celei productive;Fundamentarea tehnico-economica a planului si programelor de aprovizionare(asigurare)materiala si energetica a unitatii;Dimensionarea pe baza de documentatie tehnico-economica a consumurilor materiale si energetice;Elaborarea de bilanturi materiale si energetice care contribuie la evidentierea modului de folosire a resurselor, ca si a formei concrete de regasire a acestora pe parcursul prelucrarii(materiale incorporate in produse, resturi, pierderi prin ardere,evaporari etc.).Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si a loturilor(a cantitatilor de comandat)de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare;Prospectarea pietei interne si externe de resurse materiale si energetice in vederea depistarii si localizarii surselor reale si potentiale de furnizare.Alegerea resurselor materiale si echipamentelor tehnice care raspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum, prezinta cele mai avantajoase conditii de livrare, reprezinta substituenti eficienti pentru materiale deficitare, scumpe, care se asigura prin importetc.;Alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung.Elaborarea strategiilor in cumpararea de resurse in raport cu piata de furnizareinterna si externa.Testarea credibilitatii furnizorilor selectati in scopul evidentierii probitatii morale, garantiilor de care se bucura, seriozitatii in afaceri, responsabilitatii in respectarea obligatiilor asumate si, nu in ultimul rand, a solvabilitatii;Negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi,actiune care implica stabilirea, prin acord de vointa, a tuturor conditiilor de livrare intre parteneri. Finalizarea relatiilor de vanzare-cumparare se realizeaza prin emiterea comenzilor si incheierea de contracte comerciale;Urmarirea si controlul derularii contractelor de asigurare materiala, intocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse. In acest cadru seinscrie si preocuparea pentruasigurarea mijloacelor de transport eficiente in baza contractelor incheiate cu unitatile de transport. Actiunea presupune si o legaturapermanenta cu furnizorii prin agentii de aprovizionare in vederea prevenirii unor dereglariin livrari, verificarii pe parcursul fabricatiei a stadiului executiei si a calitatii resurselormateriale etc.;Analiza periodica a stadiului asigurarii bazei materiale si tehnice, a realizarii programelor operative si a planurilor de aprovizionare, a contractelor economice pe total si distinct pe furnizorii principali la resursele vitale, de importanta strategicaetc.;Asigurarea conditiilor normale de primire-receptie a partizilor de materiale sosite de la furnizori;aceasta presupune:amenajarea de spatii speciale de descarcarereceptie, dotate cu mijloacele tehnice adecvate; constituirea comisiilor de primirereceptie si organizarea activitatii acestora, a formatiilor de lucratori specializati in efectuarea operatiilor respectives.a.;Stabilirea anticipata a spatiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea interna a fluxurilor de circulatie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operatiilor de dezambalare(daca este cazul) sidedepozitarearanjare a resurselor materiale in magazii si depozite. In acelasi sens, se are in vedere inscrierea in evidenta a intrarilor de resurse receptionate si acceptate, asigurarea conditiilor de pastrare-conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate, ca si a celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor;Organizarea rationala a sistemului de servire (alimentare) ritmica cu resurse materiale a subunitatilor de consum ale intreprinderii, in stricta concordanta cu cerintele acestora si cu programele de fabricatie care au stat la baza elaborarii celor de aprovizionare;in acest cadru se asigura : elaborarea unor programe optime decirculatie consum, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a materialelorde la depozite la subunitatile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare, esalonareajudicioasa in timp a servirilor (pentru satisfacerea cererilor de materiale ale punctelor deconsum, sau/si a magaziilor intermediare) pentru prevenirea asteptarilor nejustificate ladepozite, a supraaglomerarii punctelor de servire, a blocarii mijloacelor de transport intern,a incarcarii neuniforme a lucratorilor din depozite s.a.;Controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele estimate pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale in stoc asupra activitatii economice a intreprinderii, a situatiei financiare a acesteia;Urmarirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe destinatii de consum.Desfasurarea acestei activitati are ca scop prevenirea consumurilor pestelimitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului si depozitarii, a nerespectariidisciplinei tehnologice sau destinatiei initiale de folosire a resurselor materiale etc.;Conceperea si aplicarea unui sistem informational cuprinzator, simplu si operativ, asezat pe baze informatice, care sa permita: vehicularea volumului imens de informatii intr-un timp scurt; evidentierea clara a starii reale a procesului de asigurare materiala; evidenta corecta a materialelor,in orice moment. In acelasi timp,acest sistem trebuie sa dispuna de o baza extinsa de date care sa poata fi usor apelata infunctie de necesitatile de informare, prelucrare si analiza;Selectarea si angajarea dupa principiul competentei a personalului de specialitate in structura profesionala specifica; formarea si perfectionarea lucratorilor din sectorul de asigurare materiala prin diferite forme de pregatires.a.Structura activitatilor componente evidentiaza faptul camanagementul aprovizionarii materiale integreaza intr-un tot unitar fluxul si controlul resurselor materiale de la momentul initierii procesului de asigurare a lor si pana la transformarea acestora in produse vandabile(adica de la identificarea necesitatii,Managementul aprovizionariiselectare furnizori, cumparare, aducere, depozitare, si pana la trecerea in consum, controlulutilizarii resurselor materiale in scopul obtinerii unor efecte maxime din investitia facuta).In consecinta,managementul aprovizionarii materialepoate fi privit ca o modalitate de grupare a activitatilor specifice, interpretat printr-o abordare sistemica.In general, toate activitatile componente alemanagementului aprovizionariiau importanta si semnificatie economica specifica pentru activitatea generala a intreprinderii, pentru realizarea obiectivelor stabilite in cadrul strategiei de dezvoltare a acesteia. Insa, in economia de piata unele activitati capata valente noi, importanta lor se accentueaza si ca urmare, acestea trebuie abordate cu un interes sporit, intr-o viziune racordata total la mediul economic in care actioneaza intreprinderea. Interpretarea porneste de la continutul obiectivelor specifice asigurarii materiale care sunt subordonate realizarii obiectivelor generale ale strategiei de dezvoltare a intreprinderii.In categoriaactivitatilorpentru a caror realizare se impune o atentie sporita seincadreaza:studierea pietei de furnizare, a furnizorilor potentiali si reali;selectarea si testarea credibilitatii furnizorilor;elaborarea strategiilor in cumpararea (achizitionarea) de resurse materiale si echipamente tehnice, ca si in domeniul gestiunii stocurilor;negocierea conditiilor de vanzare-cumparare, de comercializare in general sifinalizarea actiunii, in cea mai mare masura, pe baza de contracte comerciale;urmarirea evolutiei pietei de furnizare, a structurii si potentialului de resurse, a preturilor s.a.Pe seama realizarii eficiente a unor asemenea activitati, subsistemului aprovizionarii I se asigura rolul de 'sursa de informare strategica' si 'subsistem cu participare activa' la elaborarea strategiilor de dezvoltare a intreprinderilor. Rolul de 'sursa de informarestrategica' decurge din raporturile subsistemului cu 'piata din amonte' (de furnizare interna si externa) in calitate defactor de cumparare. Aceasta pozitie ii permite culegerea de informatii utile atat pentru procesul de aprovizionare, cat si pentru activitatea de ansamblu a intreprinderii. Informatiile colectate de pe piata din amonte se pot adresa sectorului de desfacere-vanzari din intreprindere, celui tehnic si de productie, conducerii intreprinderii si se pot referi la:evolutia cererii si a ofertei de produse;tendinte in evolutia viitoare a concurentei (determinate de manifestarea unor relatii speciale intre anumiti furnizori, initierea unor proiecte comune de colaborare s.a.);strategia desfasurarii negocierilor;evolutia preturilor;noi conditii de furnizare oferite care influenteaza cumpararea sau determina atragerea clientilor etc.Prin natura informatiilor,subsistemul aprovizionare materialapoate contribui si la imbunatatirea performantelor tehnice si de calitate a produselor fabricate de intreprindere; aceasta prin identificarea de standarde noi de calitate care se impun pe piata, de materiale si echipamente tehnice noi, cu caracteristici superioare care pot fi achizitionate s.a.Rolul de 'subsistem cu participare activa' la fundamentarea strategiilor de dezvoltare a intreprinderii se manifesta prin:elaborarea si fundamentarea strategiilor eficiente in cumpararea de resurse materiale si echipamente tehnice;elaborarea de strategii de actiune, in raport cu furnizorii, care sa corespunda intereselor intreprinderii (specificate in strategia generala de dezvoltare a acesteia);elaborarea unei strategii adecvate in domeniul colectarii si transmiterii informatiilor ;adoptarea unei strategii si a unei politici eficiente in angajarea si formarea fortei de munca din domeniul aprovizionarii materiale, in aprecierea calitatii si eficientei muncii, stimulandu-se concurenta bazata pe competenta profesionala in conditiile asigurarii elementelor motivationale puternice etc.Toate aceste categorii de strategii specifice subsistemului aprovizionare materiala isi transmit efectul asupra obiectivelor formulate de intreprindere in cadrul strategiei generale de dezvoltare a ei.Importantasubsistemului aprovizionare materialasi cuechipamente tehnicepentru activitatea intreprinderii decurge si din faptul ca, prin acesta se asigura resurselemateriale a caror pondere in costul total al productiei este semnificativa, respectiv de peste50% (in unele ramuri industriale depasind 80%). Ca urmare, orice actiune asubsistemuluiaprovizionarecare determina reducerea costurilor materiale (cumpararea la preturi maimici, promovarea substituentilor economici etc.) este benefica. Din acest punct de vedere, ineconomia tarilor dezvoltate se apreciaza ca, prinactiunea sectorului aprovizionare materialase pot reduce costurile de productie cu circa 5-10%. Semnificatia sensului deactiune este relevanta daca avem in vedere ca intr-un orizont de timp definit (mediu saulung) intre sursele potentiale de crestere a profitului reducerea costurilor va reprezenta ocale prioritara. Aceasta datorita amplificarii concurentei care va determina trecerea la o nouastare de spirit, la o noua interpretare a actiunii in domeniul vanzarilor, si anume 'de a vindepe masura clientului'. Aceasta noua viziune, care a fost deja pusa in practica de 'toyotism',propune ca pretul sa fie fixat pe piata si deci profitul nu poate fi decat rezultatul diferenteidintre pret si cost. Cum pretul este impus de piata, cresterea concurentei la furnizarea pepiata va impune reducerea acestuia, pentru ca singura sursa de a fi competitiv va fireducerea costului, deci implicit a elementelor care-l compun, cu deosebire a celor cuponderea hotaratoare (care, asa cum s-a aratat, sunt cele antrenate de cumpararea siaducerea resurselor materiale necesare fabricatiei produselor).Activitatii de aprovizionare materiala i s-a definit 'rolul distinct' in 'modelele de reflexie strategica' prin care se caracterizeaza mediul concurential general in care isi desfasoara activitatea o intreprindere. Amintim aici 'modelul Porter' in care aprovizionarea materiala, respectiv furnizorii de resurse materiale constituie unul din cei cinci factori determinanti care caracterizeaza pozitia strategica a intreprinderii. M.Porter (62) arata ca dezvoltarea unei strategii depinde mai intai de intensitatea si caracterul concurentei care se manifestaintre 'furnizori, clienti, potentiali concurenti, produsele de substitutie siconcurenta interna' in raport cu activitatea intreprinderii. Analiza intensitatii concurentei celorcinci factoripermiteidentificarea oportunitatilorcare pot fi valorificate, ca siamenintarile, dificultatilecare trebuieanulate, evitate sau limitate. Se arata astfel ca esteoportunadesfasurarea activitatii de aprovizionare pe o piata concurentiala, underaportulde putereeste favorabil consumatorului. Elaborarea uneistrategiicare se bazeaza pe cumpararea de pe o piata a furnizorilor favorabila acestora trebuie sa se faca cu mare atentie; in general, se au in vedere relatiile de furnizare stabile pe lunga durata.Pe baza elementelor prezentate, in literatura si practica de specialitate se apreciaza in tot mai mare masura ca activitatea de aprovizionare materiala reprezinta un'centru deprofit'si nu un centru de cheltuieli (7,57). In general'centrul de profit'este reprezentat de Managementul aprovizionarii acea veriga organizatorica a intreprinderii care poate sa-si controleze atat intrarile (costurile), cat si iesirile (veniturile). Acest control trebuie inteles in anumite limite.Subsistemulaprovizionaremateriala se manifesta ca 'centru de profit' prin controlul pe care il poate avea asupra costurilor specifice, cum sunt: costurile de achizitie, costurile de gestiune, costurile suplimentare de prelucrare etc.Revenind la rolul 'subsistemului aprovizionare materiala', remarcam evolutia actiunii acestuia pe urmatoarele'faze':a.faza de pasivitatein care activitatea de aprovizionare materiala este apreciata ca fiind subordonata subsistemului productie;b.faza de autonomiein care aprovizionarea materiala isi elaboreaza strategii de optimizare la nivelul subsistemului propriu;c.faza de participarein care subsistemul aprovizionare materiala participa, prin punere la dispozitie a informatiilor, datelor si analizelor necesare, la elaborarea strategiilor generale de dezvoltare a intreprinderii;d.faza de integrarein care acest subsistem participa efectiv la fundamentarea strategiei de dezvoltare a intreprinderii.Daca faza de autonomie se manifesta obisnuit, cea de integrare trebuie sa constituie obiectivul permanent al oricarei echipe manageriale din intreprinderi.2. Organizarea structural a activitatii de aprovizionareOrganizarea interna a subsistemului de aprovizionareDerularea normala a proceselor de aprovizionare necesitaorganizarea, in cadrulstructurii managerialea unitatilor industriale, a unuicompartiment de specialitateconstituit sub forma dedivizie, directie, departament, serviciu, birou, in functie devolumul si profilul de activitate,forma de organizaresimarimea firmei(corporatie, concern, companie, trust, regie autonoma, societate comerciala pe actiuni sau cu raspundere limitata s.a.). Acestuicompartiment, in functie de natura activitatilor care ii sunt specifice, trebuie sa i se asigure oorganizare interna rationala.Organizarea structuralaproprieinfluenteaza direct functionalitatea'subsistemului aprovizionare materiala'; o organizare eficienta trebuie sa aiba in vedere:identificareaprincipalelor functii ale subsistemului;definireacriteriilorpe baza carora se va conturaorganizarea structurala;precizarearolului subsistemuluiin cadrulorganizarii structurale de ansamblu a intreprinderii;stabilireagradului de centralizare-descentralizare(de delegare a autoritatii si responsabilitatilor pe niveluri ierarhice);definirea precisa a functiilor, caelement esentialal uneistructuri organizatorice eficientes.a.Organizarea structuralatrebuie sa prezinte mare mobilitate pentru adaptarea din mers la noile conditii care apar atat in sistemul intern al intreprinderilor, cat si in mediul socio-economic in care aceasta actioneaza.Sistemele concrete de organizare structurala a compartimentelor de asigurare materialadin intreprinderile de productie sunt variate. In acest sens, experienta practica,generalizata la nivelul teoriei de specialitate, evidentiaza urmatoarele modalitati:'sistemul pe grupe de activitati distincte' si 'sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitarecontrol utilizare resurse materiale'.Modalitatile concretede organizare acompartimentului de aprovizionare materialase diferentiaza prin modul cum serepartizeazasi se prevederealizarea sarcinilorstabilite. In toate cazurile, compartimentul, in ansamblul sau, raspunde dederularea procesului in modul cel mai economic, echilibrand factorii contradictorii pentru aobtine cel mai bun rezultat final. Prinorganizarea internase stabilesc, de fapt,domeniile de actiune, atributiilesi sarcinile compartimentului de aprovizionare, de la initiereaactivitatilor de realizat si pana la finalizarea lor.'Sistemul pe grupe de activitati distincte'consta in departajarea procesului de aprovizionare pe principalele activitati componente in functie de natura, gradul de complexitate sau de omogenitate a acestora. Sistemul, cunoscut si sub denumirea de'functional',asigura odelimitare selectivaa activitatilor de prognozare-planificareprogramare a aprovizionarii, de cele privind prospectarea, negocierea, contractarea, realizarea aprovizionarii, de urmarire, control, analiza si evaluare a acestuia, de depozitarepastrare a resurselor materiale asigurate, de urmarire a modului de folosire a acestora pe destinatii de consum. Asadar, sistemul presupune identificarea, delimitarea si gruparea activitatilor dupa criteriile amintite si constituirea de subcolective (grupe) distincte care sa le realizeze calificat si operativ. (figura 1.2).Organizarea interna a compartimentului de aprovizionaredupa acestsistempresupune ca la nivelul 'grupei de plan, contractare, evidenta' sa se realizeze activitati ca:prognozarea necesitatilor materiale, fundamentarea planurilor si programelor de aprovizionare, elaborarea bilanturilor materiale si a cantitatilor economice de comandat, selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, participarea la negocierea conditiilor de livrare si incheierea contractelor comerciale, determinarea stocurilor economice, a cantitatilor optime de comandat, intocmirea de situatii privind stadiul si gradul de acoperire cu materiale a necesarului, realizarea contractelor deManagementul aprovizionariiaprovizionare, incadrarea in consumurile specifice din documentatie si in nivelul prestabilit al stocurilor.'Grupele operative de aprovizionare' constituite, in principiu, dupagradul de omogenitatesau deasemanare a resurselor materiale, sunt in numar mai mare (in functiede varietatea resurselor materiale necesare intreprinderii si de sortimentatia specificaacestora, de sursa de provenienta, de numarul si dispersia teritoriala a furnizorilor).Componentii acestor grupeasigura realizarea, de regula, aactivitatilor concretecare au in vedere:contactarea surselor de furnizare, urmarirea derularii efective a procesuluide formare a loturilor de livrare la furnizori, participarea la receptie-expeditie s.a.,aducerea resurselor materiale, intocmirea documentatiei de atestare a actiunii; altfel spus, complexul de activitati specificegrupelor operativeasiguraderularea operativa aaprovizionarii materiale, a contractelor economice, efectuarea unor operatiuni decumparare neprogramata a unor materiale si produse, de regula, necesare in cantitati mici,urmarirea procesului de aducere a resurselor la destinatarulpe care-l reprezinta etc. Urmarea legaturii directe permanente cu furnizorii,lucratorii din grupele operative deaprovizionareau posibilitateaculegerii de date si informatiidespremodul de conlucrarecu acestia,comportamentul factorilor umanicare ii reprezinta,reactia la cerintele,sugestiile, reclamatiile, refuzurile clientilorreferitoare la produsele livrate (si care au in vedere: calitatea, cantitatea, conditiile de ambalare, de transport etc.). Asemeneainformatiisunt puse la dispozitia celor care auresponsabilitatea selectarii si testarii credibilitatiifurnizorilor,negocierii conditiilor de livrare; uneori sunt solicitati pentru participarea la desfasurarea actiunilor de acest gen.'Grupa depozitelor' asiguraprimirea-receptia partizilor de materialesosite de la furnizor,depozitarea si pastrarea integritatii proprietatilor fizico-chimice a resurselor, in functie de natura si conditiile specifice de conservare,evidenta si securitatea lor,pregatirea si eliberarea in consumsau pe destinatiile de utilizare-valorificare a acestora.Grupele operativesi cele dedepozitesunt asezate pe acelasi nivel ierarhic. Intre toategrupele compartimentului de aprovizionarese stabilescrelatii stricte decolaborare. Conducerea, coordonarea, corelarea si controlul pe ansamblul grupelor se asigura la nivelul sefului de compartiment. Salariatii din cadrul ultimelor doua grupe, de regula, au pregatire medie, in mai mica masura superioara, incluzand pentru depozite si angajati cu pregatire primara (muncitori cu sau fara calificare).Prin conceptia de constituire a grupelor si a legaturilor care se stabilesc intre acestea,sistemul functional'nu'asigura abordarea unitara a procesului de aprovizionare inintregul lui(respectiv, de la initierea actiunii de aprovizionare, de contractare si pana la primirea-depozitarea resurselor inclusiv controlul folosirii lor). Ca urmare, se creeaza conditii pentrudelegarea raspunderii intre grupepe parcursul derularii procesului de aprovizionare pe subactivitati componente; totodata:nu se asigura controlul eficient al utilizariiresurselorin raport cu destinatiile initial prevazute si consumurile specifice din documentatiile tehnico-economice ale produselor, lucrarilor;nu ofera posibilitateapromovarii folosirii materialelor noi, inlocuitoarea celor refolosibile saupreveniriiconsumurilor irationale.Sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control, utilizare a resurselor materiale are in vedere constituirea de grupe de materiale in cadrul compartimentului in a caror atributie intra realizarea procesului de aprovizionare in intregul sau dupa o conceptie unitara.Ca urmare, fiecaregruparaspunde deasigurarea structurii materialepentru care se formeaza de lafundamentarea necesitatilor, contractarea resurselorsipana laaducerea, gestionarea si controlul utilizariiacestora, inclusivanaliza-evaluareaprocesului de asigurare materialain ansamblul sau si pe fazele componente. Pentrufiecaregrupa, astfel constituita, structura de personal include angajati custudii superioare(care, de regula, coordoneaza activitatea grupei si realizeaza activitatile complexe -fundamentarea necesitatilor, prospectarea pietei, alegerea furnizorilor, negocierea,contractarea, rezolvarea litigiilor, indrumarea, controlul, analiza, evaluarea procesului),medii(a caror pondere numerica este mai mare) siprimare(incluzand si muncitori cu sau faracalificare). O importanta deosebita revinecriteriuluide constituire a grupelor in cadrulacestui sistem care poate fiomogenitatea resurselor, in functie de destinatia de utilizare. In acest sens se pot folosi 3 variante:pe grupe omogene de materiale, pe sectii consumatoare sau ca sistem mixt(prin combinarea primelor doua variante).a.Organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare materiale asemanatoare(omogene) prezintaavantajecare sunt determinate desimplificarea si specializarea activitatii lucratorilor(agentilor de aprovizionare), caurmare a numarului redus de materiale si implicit de furnizori pe o grupa; totodata,seasigura conditii pentru stabilirea unor relatii traditionale,de continuitate inaprovizionare. Consideram ca acestsistem(figura 1.3) este cel mai indicat pentruorganizarea interna a compartimentului de aprovizionare, datorita eficacitatii superioare inconducerea asigurarii materiale a unitatilor industriale.Sistemulprezinta cadezavantajfaptul ca, pe plan intern, in cazul existentei unui numar mai mare de puncte de consum (sectii, ateliere, alte sectoare de activitate) si a unei dispersii pronuntate a acestorapot aparea conditii care sa conduca la necorelareaaprovizionarii cu cererile pentru consum, cu productia,la ingreunarea procesului deurmarire-control a modului de utilizare a resurselor materiale.b.Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare in functie de destinatia de consum a materialelorare in vedere unitatile in cadrul carora sectiile,atelierele si alte sectoare de activitate, prin profilul lor, consuma materiale distincte (osectie consuma numai materiale lemnoase, alta metalice etc.). In acest context, seManagementul aprovizionariiconstituiegrupe de aprovizionarein functie de destinatarul materialelor, respectiv infunctie de sectia consumatoare. Un asemeneasistemprezintaavantajulca asiguracunoasterea in detaliu, la nivelul fiecarei grupe,a necesitatilor de resurse materiale specifice sectieipe care o alimenteaza, creeazaconditii pentru un control permanent si eficiental destinatiei de consum a materialelor, a consumului propriu-zis. Deasemenea,ofera posibilitatea exercitarii unui control sistematic a raportului aprovizionare-consumin directia depistarii necorelarilor, a cauzelor generatoare sistabilirii masurilor de regularizare; se realizeaza astfelo mai buna corelareintrefactorul de aprovizionaresi celde productieprivind asigurarea cu resurse materiale, utilizareaeconomica si valorificarea complexa, superioara a acestora, introducerea in circuituleconomic al unitatii a tuturor resurselor disponibile. Aplicabilitatea variantei este limitatainsa de numarul redus de unitati care indeplinesc conditiile cerute pentru implementare;totodata,organizarea pe grupe de aprovizionare profilate pe sectii consumatoareprezintaneajunsulca, in frecvente situatii, nomenclatura materialelor pentru o sectie estefoarte larga si implicit numarul de furnizori foarte mare, din care cauzacreste gradul de dificultate in coordonarea, desfasurarea operativa si urmarirea eficienta a procesului de aprovizionare la nivelul grupei constituite. Organizarea in cazul acesteivariante este prezentata infigura 1.4.

c.Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare in sistem mixtpresupune constituirea de grupe care se vor ocupa cu asigurarea materialelor care prinnatura lor formeaza obiectul consumului numai in cadrul unei anumite sectii de productie(deci, organizare dupa destinatarul materiei prime) si de grupe de materialeasemanatoare, dar destinate consumului mai multor sau tuturor sectiilor din unitateaeconomica (aici se incadreaza in special materialele auxiliare, piesele de schimb,combustibilii si lubrifiantii). Aceasta forma de organizare este prezentata infigura 1.5.

Sistemulasiguraimbinarea avantajelor primelor doua variante si eliminareain mare masura adezavantajelorcare le sunt specifice.In aplicarea variantelor respective este necesara o analiza detaliata a nomenclatorului de materiale si structurii consumului, a subunitatilor consumatoare din unitatea economica, a surselor de furnizare si cailor de distributie, a fluxurilor de transport intern si de aprovizionare, precum si a conditiilor pe care procesul de productie le pune pentru aprovizionarea completa, complexa si ritmica a tuturor locurilor de munca.In literatura de specialitate se prezinta si alte forme de organizare a compartimentului de asigurare materiala practicabile la nivelul marilor unitati (corporatii, companii, trusturi etc.). Un exemplu in acest sens se prezinta infigura 1.6, fiecare ramura reprezentand undepartment.

In cadrul celor patru departamente, activitatile care compun procesul de aprovizionare se realizeaza astfel:planificare si control- elaboreaza previziuni privind necesitatile de materiale, asigura dimensionarea stocurilor, stabileste cantitatile economice de comandat, elaboreaza programele de aprovizionare, participa la selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, la negocierea si incheierea contractelor comerciale, intocmeste situatii statistice sau diferite rapoarte referitoare la stadiul asigurarii bazei materiale si de echipamente tehnice Managementul aprovizionarii necesare, al realizarii contractelor de aprovizionare pe total si pe principalii furnizori, evolutia stocurilor in raport cu limitele estimate, tendinte si mutatii in consumul de resurse materiale, incadrarea in consumurile specifice din documentatie s.a.;procurare- asigura: depistarea surselor de furnizare si alegerea celor mai econo-mice, participarea la negocieri, la incheierea contractelor si conventiilor, achizitionarea materialelor neprogramate, impulsionarea si urmarirea livrarilor de la furnizori, partici-parea la receptia-expeditia resurselor materiale de la furnizori sau/si la primirea-receptia acestora la sosire in intreprindere, informarea sistematica asupra mutatiilor de pe piata demateriale si produse s.a.;receptie si depozitare- asigura primirea-receptia partizilor de materiale sosite de la furnizori, depozitarea si pastrarea resurselor, evidenta si securitatea acestora, pregatirea lor pentru consum, eliberarea acestora pe destinatii de consum, urmarirea evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele estimate, a nivelurilor de comanda-aprovizionare;transport- asigura echipamentul si mijloacele de transport, elaborarea programelor optime de transport al resurselor la subunitatile de consum ale intreprinderii, deplasarea materialelor in interiorul si exteriorul unitatilor economice, manipularea la descarcareincarcare, efectuarea de interventii tehnice prin care se asigura functionarea normala a mijloacelor de transport proprii s.a.Intre acestedepartamentese stabilescrelatii reciproce. Prin aceste relatii de colaborare intre departamente se are in vederearmonizareadesfasurarii activitatilor care le sunt specifice in scopulevitarii perturbatiilor, dereglarilor, necorelarilorcare ar avea implicatii directe asupra procesului de aprovizionare materiala in ansamblul sau. Totodata, se creeaza conditii pentru informarea reciproca asupra stadiului realizarii diferitelor activitati.Se furnizeaza date si informatii care inlesnesc derularea acestora in concordanta cu programele stabilite.O asemenea structura de organizare suporta frecvente modificari in functie deconditiile noi care apar pe parcursul desfasurarii acestor activitati.Tendinta spre gigantism in dezvoltarea unitatilor economice amplifica la dimensiuni importante structura organizatorica a compartimentului de asigurare cu materiale, crescand riscul unei coordonari neeficiente a procesului de aprovizionare in ansamblul sau, data fiind marea varietate de activitati pe care le cuprinde, complexitatea acestora si gradul de dificultate sporit in realizarea lor (stapanirea corecta a cunostintelor necesare conducerii departamentelor specifice fiind dificila). Se creeaza, astfel, conditii ca un angajat pregatit insuficient sa poata folosi functia pe care o detine pentru a lua decizii care pot genera consecinte nefavorabile pentru activitatea unitatii in numele careia actioneaza.La nivelul unei corporatii structura organizatorica a conducerii aprovizionarii materiale se prezinta infigura 1.7.

Structura organizatorica a unui compartiment de aprovizionarepoate cuprinde3-4niveluri. Indiferent de forma interna de organizare (departament, serviciu, birou), acestcompartiment este subordonat, prin seful sau, conducatorului firmei (director general,presedinte) sau vicepresedintelui cu activitatea comerciala.Repartizarea atributiilor si responsabilitatilor pe posturi si functii;structura specifica de personalOricare ar fi forma sau sistemul de organizare, este necesar ca, in final, sa se asigure derularea activitatilor de aprovizionare si de desfacere in stricta concordanta cu necesitatea realizarii 'obiectivului de baza' al intreprinderii: 'functionalitatea ei in conditii deeficienta, obtinerea de profituri cat mai mari din investitiile de capital efectuate'. In organizarea conducerii aprovizionarii si desfacerii se impune orientarea spre sisteme deschise, usor adaptabile la noile conditii care apar in relatiile de vanzare-cumparare de pe piata interna si internationala, in organizarea si marimea unitatilor economice etc. Dupa alegerea sistemului de organizare se trece larepartizarea pe posturi si functii aatributiilor si responsabilitatilor specifice, respectiv a activitatilor pe care le au derealizat viitorii angajati cu precizarea raspunderilor ce le revin. In concretizarea actiunii se are in vedere incarcarea rationala cu sarcini si atributii a fiecarui post pe orice nivel ierarhic din structura organizatorica a compartimentelor (sef serviciu, sef de birou, economist, agent de aprovizionare, merceolog etc.). In repartizarea sarcinilor pe posturi se urmareste ca volumul de munca pentru indeplinirea lor, corelat cu gradul de complexitate al acestora, sa asigure, in conditiile unei intensitati normale a muncii, folosirea integrala a timpului disponibil al fiecarui lucrator.Selectia personalului trebuie sa se faca pe baza examenului profesional si psihologic al candidatilor la diferitele posturi si functii, in raport cu natura acestora pentru a se respecta principiul angajarii pe baza de competenta. Acest aspect impune, chiar in structurile de Managementul aprovizionarii personal existente, sa se procedeze periodic la reexaminari privind nivelul de pregatire pe plan profesional al angajatilor fiecarui loc de munca, la reasezari pe posturi, la actiuni de reciclare si perfectionare (de improspatare a cunostintelor), la noi angajari etc.O importanta deosebita o prezintanumarul si structura pe functii a personalului din cadrul compartimentelor de management in aprovizionare si desfacere.Astfel, in cazulcelui de aprovizionare numarul este relativ mare daca firma (unitatea economica) efectueazain principal operatii de asamblare (montaj) si relativ mic daca este integrata pe verticala.Structura de personal includeseful de compartimentcare poate purta denumirea dedirector cu aprovizionarea, vicepresedinte responsabil cu aprovizionarea sau sef deserviciu, de birou.In subordinea acestuia se afla grupele deagentisi/sauachizitori.In cadrul departamentelor mari, complexe, structura de personal cuprinde sianalisti deaprovizionare, dispeceri si experti in transporturi. Semnificativ este faptul caachizitorulsi procuristul, intr-un cuvant'agentul de aprovizionare' actioneaza intr-un spirit specific profesiei, manifestand o afinitate tot mai mare fata de activitatea financiara a unitatii economice. Aceasta pentru carolul agentului de aprovizionareeste de a cumpara si a asigura transportul resurselor materiale necesare firmei pe care o reprezinta si in numele careia actioneaza; el alimenteaza astfel un complex de productie conditionandu-i functionalitatea prin atributiile si responsabilitatile care ii sunt stabilite.Prin angajamentele financiare importante pe care le antreneaza, la randul lui,procuristulisi pune amprenta substantial asupra situatiei economice a firmei sale. In viziunea noua a conducerii unitatilor economice,agentul de aprovizionarein general este considerat ca 'factor aducator de profit' la fel ca si vanzatorul de produse; interpretarea este determinata de faptul ca, ori de cate ori agentul cumpara materiale la un pret mai mic, el va spori profitul firmei cu diferenta respectiva. Se stie ca peste 50% din volumul profitului este realizat din actiunea de cumparare a resurselor materiale.Agentii de aprovizionarese ocupa, in general, cu:studierea pietelor de materii prime si produse; depistarea surselor de furnizare; negocierea preliminara a conditiilor de furnizare(inclusiv a preturilor de vanzare, de acordare a rabaturilor, acreditelor s.a.);participarea la incheierea de conventii speciale, de contracte economice de livrare; achizitionarea-cumpararea de materiale, produse sau echipamente tehnice neprogramate anticipat; urmarirea derularii operative a procesului de aprovizionare in raport cu prevederile contractuale; contactarea unitatilor de transport specializate si stabilirea conditiilor de deplasare a resurselor materiale de la sursele de furnizare la punctele de destinatie(depozite centrale, depoziteteritoriale, depozite amenajate pe langa punctele de consum etc.);participarea la bursele de materii prime si studierea evolutiei potentialului de furnizare, a tendintelor de prets.a.;informarea factorilor de conducere a asigurarii materiale, a colaboratorilor din celelalte compartimente asupra diferitelor situatii care presupun analize, evaluari, interpretari, masuri, deciziis.a.Agentii de aprovizionarepot fi repartizati pe zoneteritorial-geografice de furnizare sau cu raza nelimitata de actiune.Eipot fi angajatipermanent sau temporar chiar din zonele geografice respective, avand resedinta stabila inaceste zone.Agentul de aprovizionareactioneaza dupa un 'cod profesional' care specifica 'normele etice si profesionale' dupa care se conduce.Agentii de aprovizionarese organizeaza, de regula, intr-o asociatie proprie specifica (de exemplu, in SUA Asociatia Nationala a Agentilor Achizitori). Profesia deagent de aprovizionareprezinta stabilitate relativa, durata medie de ocupare a unui asemenea post este de 12 la 15 ani durata considerata remarcabila pentru lucratorii din acest domeniu.Analistiiin domeniul aprovizionarii au atributii si responsabilitati legate deelaborarea de studii de prognoza privind evolutia consumurilor, fundamentarea necesitatilor de resurse materiale, in volum si structura; elaborarea strategiei si a programelor de aprovizionare materiala, de echipamente si alte elemente tehnice, analiza gradului de fundamentare a necesitatilor de consum, a cererilor de materiale emise de subunitatile de consum; dimensionarea pe criterii economice a stocurilor, a cantitatilor economice de comandat; participarea la selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, la negocierea conditiilor de livrare si incheierea de contracte comerciale, intocmirea de situatii si rapoarte statistice si curente privind acoperirea cu resurse a necesitatilor de consum, stadiul realizarii contractelor economice, evolutia stocurilor efective in raport cu nivelurile estimate, gradul de incadrare in consumurile specifice si indicii de consum din documentatia tehnica, stadiul rezolvarii litigiilor contractuale cu parteneriis.a.In sfarsit,expertii si dispecerii in transporturise ocupa cu:elaborarea programelor optime de transportintre punctele de consum ale intreprinderii,asigurarea traficului privind miscarea materialelor in interiorul si in afara unitatii economice; asigurarea necesarului de mijloace de transport din parcul propriu al firmei sau prin inchiriere(colaborand, in aducerea materialelor de la sursele de furnizare, cu agentii deaprovizionare);asigurarea conditiilor pentru realizarea, in timp util si cu eficienta a operatiilor de incarcare, descarcare, manipulare a resurselor materiale; stabilirea masurilor pentru folosirea eficienta a mijloacelor de transport proprii sau inchiriate si reducerea astfel a cheltuielilor cu miscarea materialelors.a.3. Sistemul de relatii pentru aprovizionarea materialaDesfasurarea in bune conditii aactivitatii de aprovizionarein concordanta cu cerintele de consum ale unitatii economice, cu necesitatea realizarii contractelor incheiate cu clientii, cu furnizorii de materiale, impune organizarea unuisistem complex de relatiiatat in interiorul fiecarei intreprinderi, cat si in afara acesteia.Pe plan intern,relatiilese organizeaza intrecompartimentul de aprovizionare materialasi celelaltecompartimentesausubunitatidin cadrulstructurii organizatorice a unitatilor de productie.In acest context general,conducerea aprovizionarii materiale, de exemplu, are misiunea importanta de a tine permanent active raporturile cusectorul tehniccare emite specificatiile materiale, cusectorul de productiecare transforma resursele materiale in produse sau le incorporeaza in lucrari, cucompartimentul financiarcare achita facturile pentru materialele aprovizionate, cucompartimentul desfacerecare vinde produsele(figura 1.8)

Principalelerelatii internealecompartimentului de aprovizionaremateriala sestabilesc cu:compartimentele de planificare-dezvoltare si de conducere (programare) operativa a fabricatiei, care furnizeaza date si informatii privind volumul si structura productieiprevazute pentru executie, esalonarea fabricatiei acesteia - elemente care servesc laelaborareaplanului si a programelor de aprovizionare materiala si tehnica.Conlucrarea dintrecompartimenteleamintite se desfasoara continuu pentru a se asigura corelarea permanenta a planului si a programelor de aprovizionare cu cele de productie (avand in vedere ca pe parcursul anului pot interveni schimbari cerute de cumparatorii produselor, de piata in general, pentru care trebuie asigurata adaptarea);compartimentul de desfacere (vanzare) a produselor, care pune la dispozitie date si informatii pentru fundamentarea necesarului de ambalaje si materiale de ambalat;compartimentele financiar si de contabilitate, pentru evidentierea intrarilor de materiale, acoperirea financiara a resurselor contractate sau achizitionate (deci, achitarea facturilor pentru resursele materiale primite si acceptate), asigurarea controlului existentei si miscarii stocurilor, stabilirea volumului de mijloace circulante aferent materiilor prime si materialelor, implicit a vitezei de rotatie, evidentierea si inregistrarea cheltuielilor de transport-depozitare a materiilor prime, inventarierea resurselor fizice din depozite s.a.;compartimentul de transport, pentru asigurarea si mentinerea in stare de functionare normala a mijloacelor de transport proprii sau inchiriate destinate aducerii materialelor de la furnizori, a celor pentru transport intern, aprovizionarea cu combustibili si lubrifianti necesari functionarii acestora, a pieselor de schimb pentru intretinere si reparare;compartimentul tehniccare pune la dispozitie listele cu normele de consum de resurse materiale specifice produselor, lucrarilor, prestatiilor prevazute pentru executie, specificatiile materiale;depozitele de materiale, pentru asigurarea primirii si receptiei loturilor de materiale sosite de la furnizori, depozitarii si pastrarii rationale a acestora, evidentei si securitatii , urmaririi dinamicii stocurilor efective, a nivelurilor de comanda, eliberarii pentru consum a materialelor s.a.;cu sectiile si atelierele de productie, cu subunitatile auxiliare si de servire, pentru informarea directa asupra necesitatilor de materiale auxiliare, corelarea operativa aprogramelor de aprovizionare cu cele de fabricatie, controlul utilizarii resurselor materiale, promovarea folosirii de noi resurse ca substituenti eficienti etc.;compartimentul (atelierul) de conceptie-proiectare sau de creatie, de cercetaredezvoltarecaruia ii pune la dispozitie informatii privind materiale, componente,echipamente tehnice noi, aparute pe piata in amonte, care pot fi avute in vedere pentrumodernizarea produselor din fabricatia curenta sau la cele noi prevazute pentru asimilare;compartimentul de control tehnic de calitatepentru efectuarea receptiei calitative si atestarea acesteia la partizile de materiale sosite de la furnizori.In afara, unitatea economica stabilesterelatii,in primul rand, cu furnizorii de materiale de pe piata interna si internationala(unitati producatoare si firme specializate incumpararea-vanzarea de resurse materiale) pentruachizitionarea de resurse materiale,stabilirea conditiilor de furnizare(de pret, de ambalare etc.),incheierea de conventii sicontracte de livrare,derularea livrarilor, acoperirea contravalorii resurselor cumparate,reconcilierea conditiilor de furnizares.a. Alterelatiise organizeaza cu:unitatile de transportpentru stabilirea conditiilor de aducere a resurselor de la furnizoriunitati specializate in importul de materialepentru achizitionarea si aducerea de resurse de la furnizorii externi;unitati si institutii de cercetare specializatepentru elaborarea de studii de prognoza privind: conjunctura mondiala a furnizarilor de resurse materiale; evolutia pietei de materii prime, a preturilor; scadenta potentialului de resurse clasice; mutatiile in structura consumului, in structura ofertei de resurse materiale etc. Relatii asemanatoare se stabilesc cu unitati de cercetare specializate in elaborarea de studii de perfectionare a aprovizionarii pe laturile specifice: elaborare strategii de cumparare, dimensionare stocuripe criterii economice etc.;centre de calcul specializate(daca nu au unitati proprii de acest gen) pentru prelucrarea electronica a datelor de fundamentare a planurilor si programelor de aprovizionare, de calcul a stocurilor optime, de evidenta a dinamicii stocurilor efective etc.;unitati bancarepentru efectuarea operatiunilor de plata a cumpararilor de resurse materiale, acordarea de credite bancare in scopul achizitionarii si stocarii resurselor materiale, reglementarea raporturilor financiare cu furnizorii s.a.;agenti de aprovizionare independenti angajati temporar, reprezentanti sau reprezentante comerciale, in scopul depistarii si informarii asupra potentialilor furnizoricare ofera conditii avantajoase la livrare, inlesnirii incheierii de contracte comercialeprivind achizitionarea de materiale si produse de pe segmentele de piata din zona lor deactiune sau/si pentru urmarirea derularii livrarilor de la furnizorii din tara sau externi;informarii asupra tendintelor care se manifesta pe piata de furnizare, mutatiilor in evolutiapreturilor, in structura ofertei, in conditiile de livrare etc.burse de marfuripentru informare privind resursele materiale si produsele oferite pentru vanzare, tendinte in evolutia potentialului si structurii acestora, a preturilor, conditiilor de livrare etc.;institutii de conjunctura mondialapentru informare privind evolutia pietei de resurse materiale si produse, tendinte in evolutia preturilor, a politicilor in furnizare pe segmente ale pietei mondiale si pe ansamblul ei;unitati specializate in comercializarea de materiale si produse(piese, componente tehnice)reutilizabilein scopul achizitionarii unor resurse de acest gen care prezinta interes pentru folosire ca atare sau prin reconditionare, fiind mai economice decat cele noi pentru anumite destinatii de consum.Toate acesterelatii(schema de principiu se prezinta infigura 1.9) sunt orientate in sensul:asigurarii integrale, latermenele, locul si momenteleprevazute, cucost minim,a bazei materiale, in volumul si structura strict corelate cu cea a consumului productiv si neproductiv; folosirii cu maxima eficienta a resurselor aprovizionate; incadrarii in consumurile specifice din documentatiile tehnico-economice si stocurile prestabilite; valorificarii complete si eficiente a materiilor prime s.a.

ConcluziiAprovizionarea resurselor materiale reprezinta activitatea prin care se asigura elementele necesare desfasurarii unei activitati caresaaduca un profit cat mai mare firmelor. Aprovizionarea cuprinde procurarea si aducerea la timp a bunurilor de echipament si produselor intermediare de calitatea, tipurile, sorturile si dimensiunile necesare pentru desfasurarea activitatii de ansamblu a firmei, organizarea depozitarii corespunzatoare a resurselor materiale si a distribuirii acestora in cadrul organizatiei, gestiunea rationala a stocurilor de materii prime, combustibili si semifabricate.Aprovizionarea, indispensabila in orice organizatie economicaproductiva ,capata o importanta deosebita in cazul in care resursele materiale au o pondere ridicata in costul productiei, cand gama articolelor de aprovizionat este foarte larga sau cand piata acestor articole sufera fluctuatii mari pe planul raportului cerere oferta .Procesul de aprovizionare comporta ca o prima etapa stabilirea nevoilorcetrebuie satisfacute si a produselor ce urmeaza a fi achizitionate. A doua etapa consta in cautarea si selectionarea furnizorilor care vor permite satisfacerea nevoilor exprimate. Etapa a treia, si anume cumpararea reprezinta rezultatul confruntariidintrefurnizor si cumparator. Ultima etapaestecea care vizeaza perioada de dupa efectuarea actiunii de cumparare.Principalul obiectiv al aprovizionarii se concretizeaza in asigurarea completa, complexa si la timp a unitatii economice cu resurse materiale si echipamente tehnice corespunzatoare calitativ, la locul si termenele stabilite.Pentru realizarea acestui obiectiv se efectueaza mai multe activitati specifice cum ar fi:1.identificareasi stabilirea volumului si structurii materiale si energetice necesare desfasurarii la parametrii proiectati a activitatii intreprinderii; aceasta se realizeaza prin studierea si culegerea de informatii privind resursele materiale si energetice necesare pentru toate destinatiile de consum, pe toata gama sortotipodimensional , configurativa si de calitate.2. fundamentarea tehnico- economica a planului si a programelor de aprovizionare materiala si energetica a unitatii; In acest scop se folosesc planul si proramele de fabricatie, normele de consum pentru intreaga structura de fabricatie, necesitatile pentru alte destinatii de folosire a resurselor materiale, structura si nivelul stocurilor, resursele proprii existente in perioada pentru care se face fundamentarea.3.dimensionareape baza de documentatie tehnico economica a consumurilor materiale si de resurse energetice; actiunea asigura elementele tehnice de calcul al necesitatilor materiale si energetice si se concretizeaza in eleborarea de norme de consumuri specifice analitice, fundamentate tehnic si economic: prinutilizareaacestor norme tehnice de consum se previne consumul irational, risipa de materiale si energie si, deci, cresterea nejustificata economic, a costurilor.4. Elaborarea de bilanturi materiale si energetice care contribuie la evidentierea modului de folosire a resurselor, ca si a formei concrete de regasireaacestora pe parcursul prelucrarii. Baza de fundamentareaacestor instrumente o constituie programele de fabricatie si normele de consumuri specifice estimate in cadrul documentatiei tehnico-economice de executie a produselor, lucrarilor sau prestatiilor.5. dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si loturilor de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare; actiunea este de natura complexa , fiind justificata de importanta economica a acesteia, aspect care se evidentiaza nu numai prin valoarea resurselor materiale stocabile ci si prin cheltuielile pe carelegenereaza a caror pondere este de 25-30% fata de valoarea medie a stocurilor.Acestei actiuni i se ataseaza si cea de stabilire a nivelurilor cantitative sau momentelor calendaristice decomanda ,de emitere a comenzilor de aprovizionare.6.prospectareapietei interne si externe de resurse materiale si energetice in vederea depistarii si localizarii surselor reale si potentiale de a fi utilizate; Actiunea presupune emiterea de cereri de oferta , investigatii la targuri si expozitii interne si internationale, la bursele de marfuri, studierea de cataloagecomerciale, prospecte, pliante, alte surse de informare si publicitate, apelarea reprezentantelor comerciale, a unitatilor specializate in comercializarea de materiale si produse, a celor de colectare si valorificare a materialelorrefolosibile.

7. Alegerea resurselor materiale si echipamentelor tehnice care raspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum, prezinta cele mai avantajoase conditii de livrare etc.8.alegereafurnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung. Alegerea surselor de furnizare sevaface dupa mai multe criterii intre care semnificative sunt cele care au in vedere calitatea resursei materiale, conditiiledefurnizare, distanta de transport, forma de transport posibil de utilizat, nivelul pretului, potentialul furnizorilor, canalele de distributie folosite, etc.9. Elaborarea strategiilor in cumpararea de resurse in raport cu piata de furnizare interna siexterna .Actiunea se realizeaza dupa analiza prealabila a caracteristicilor pietei de furnizare, a furnizorilor, a situatiilor care influenteaza strategia in cumparare.10. Testatrea credibilitatii furnizorilor selectati in scopul evidentierii probitatii morale, garantiilor de care sebucura ,seriozitatii in afaceri, reponsabilitatii in respectarea obligatiilor asumate si a solvabilitatii.11. Concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi, actiune care implica stabilirea, prin acord devointa ,a tuturor conditiilor de livrare intre parteneri. Finalizarea relatiilor de vanzare- cumparare se realizeaza prinemitereacomenzilor si incheierea de contracte comerciale.12. Urmarirea operativa a derularii contractelor de asiguraremateriala ,intocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse.13. Asigurarea conditiilor normale de primire receptie a partizilor de materiale sosite de la furnizori; aceasta presupune amenajarea de spatii speciale de descarcare receptie, dotate cu mijloace tehnice adecvate, constituirea comisiilor de primire receptie si organizarea activitatii acetora, a formatiilor de lucratori specializati in efectuarea operatiilor respective.14. Asigurarea spatiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea interna a fluxurilor de circulatie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operatiunilor de depozitare aranjare a resurselor materiale in magazii si depozite; in acelasi sens se are in vedere inscrierea in evidenta a intrarilor de resurse receptionate si acceptate, asigurarea conditiilor de pastrare conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate ca si a celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor.15. Organizarea sistemului de servire ritmica cu resurse materiale a subunitatilor de consum ale intreprinderii in concordanta cu programele de fabricatie;inacest cadru se asigura elaborarea unor programe optime de circulatie consum, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a materialelor de ladepozitela subunitatile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare, esalonarea judicioasa in timp a servirilor pentru prevenirea asteptarilor nejustivicate la depozite, a supraaglomerarii punctelor de servire, a blocarii mijloacelor de transport intern, a incarcarii neuniforme a lucratorilor din depozite.16. Controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele stabilite pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale in stoc asupra activitatii economiceaintreprinderii, a situatiei financiare a acesteia.17. Urmrirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe destinatiile de consum. Desfasurarea acestei activitati are ca scop prevenirea consumurilor peste limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului si depozitarii, a nerespectarii disciplinei tehnologice sau destinatiei initiale de folosire a resurselor materiale.Structura activitatilor componente evidentiaza faptul ca managementul aprovizionarii materiale integreazs intr-un tot unitar fluxul si controlul resurselor materiale de la momentul initierii procesului de asigurare a lor si pana la transformarea acestora in produse vandabile.Planificarea necesarului de aprovizionat se face in functie de cererile celorlaltor activitati ale organizatiei, si in primul rand, ale celei de productie, luandu-se in considerare si alte elemente cum ar fi fluctuatiile preturilor pe piata , rata inflatiei, costul imobilizarilor determinate de stocarea materialelor, disponibilitatea materialelor pe piata .Termenele de achizitionare se coreleaza cu cele de lansare in fabricatie a diferitelor comenzi care sunt stabilite de compartimentul de programare si lansare in productie, tinandu-se seama si de frecventa aparitiei cererilor.

Bibliografie

Constanta Brumar, Manual pentru clasa aXIIa Tehnician in gastronomie, Ed. CD PRESS, Bucureti 2012http://www.stiucum.com/management/managementul-intreprinderii/Importanta-si-sarcinile-aprovi14943.phphttp://www.stiucum.com/management/managementul-proiectelor/Conducerea-si-organizarea-apro14515.php