1

Liviu Mihescu

SISTEME INFORMAIONALE I APLICAII INFORMATICE

N ADMINISTRAREA AFACERILOR

Editura Universitii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009

2

Editura Universitii "Lucian Blaga" din Sibiu este acreditat CNCSIS Cod 177

Descrierea CIP a Bibliotecii Naionale a Romniei MIHESCU, LIVIU

Sisteme informaionale i aplicaii informatice n administrarea afacerilor / Mihescu Liviu. Sibiu : Editura Universitii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009

Bibliogr. ISBN 978-973-739-778-2

004:336

3

CUPRINS

Capitolul 1 .............................................................................................................................................................. 7 SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAIONAL ................................................................................ 7

1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE I CARACTERISTICI ............................................................................................ 7 1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC ............................................................................................... 9 1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL CU MEDIUL DE AFACERI ................................................ 14

Capitolul 2 ............................................................................................................................................................ 18 SISTEMUL INFORMAIONAL ............................................................................................................................. 18

2.1 SISTEMUL INFORMAIONAL AL NTREPRINDERII ................................................................................. 18 2. 2 FUNCIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL ............................................................................................ 22 2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL ................................................................................. 26

2.2.1 Datele i informaiile ........................................................................................................... 27 2.2.2 Circuitele i fluxurile informaionale ................................................................................. 31 2.2.3 Procedurile informaionale ................................................................................................ 32 2.2.4 Mijloacele de tratare a informaiilor .................................................................................. 33

2.3 RELAIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAIONAL ................................................................. 33 2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAIONALE ................................................................................................. 38

2.4.1 Sistemul informaional de procesare a tranzaciilor ...................................................... 38 2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou ............................................................. 39 2.4.3 Sisteme informaionale de management (SIM) ............................................................. 39 2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) ................................................................. 39 2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS) ................................................ 40

2.5 CARENE ALE SISITEMULUI INFORMAIONAL ...................................................................................... 40 Capitolul 3 ............................................................................................................................................................ 42 SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMAIONAL ........................................... 42

3.1 SISTEMUL INFORMATIC ............................................................................................................................ 42 3.2 ETAPELE DE EVOLUIE A SISTEMELOR INFORMATICE ...................................................................... 43 3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE ............................................................................................... 45 3.4 FUNCIILE SISTEMULUI INFORMATIC .................................................................................................... 47

3.4.1 Funcia de preluare a informaiei ..................................................................................... 48 3.4.2 Funcia de memorare i regsire a informaiei ............................................................. 48 3.4.3 Funcia de comunicare ...................................................................................................... 48 3.4.4 Funcia de prelucrare ......................................................................................................... 49 3.4.5 Funcia de ieire a informaiei ........................................................................................... 49

3.5 STRUCTURA GENERAL A SISTEMULUI INFORMAIONAL UTILIZAT N ADMINISTRAREA AFACERILOR .................................................................................................................................................... 51

3.5.1 Componenta hardware a sistemului ................................................................................ 51 3.5.2 Unitile de intrare-ieire ale sistemului .......................................................................... 52 3.5.3 Componenta software ........................................................................................................ 53 3.5.4 Componenta informaional .............................................................................................. 55

Capitolul 4 ............................................................................................................................................................ 56 INFORMAIA - OBIECT AL PRELUCRRII ........................................................................................................ 56

4.1PRODUCIA DE INFORMAII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA ............................................... 56 4.2 CATEGORII DE INFORMAII SUPORT PENTRU VALOAREA INFORMAIONAL ................................ 58 4.3 PROCESE INFORMAIONALE .................................................................................................................. 59 4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAIONAL ........................................................................................................ 64

4.4.1 Generarea, culegerea i transmiterea datelor ............................................................... 64 4.4.2 Gestiunea datelor ............................................................................................................... 64 4.4.3 Analiza i interpretarea datelor ......................................................................................... 65 4.4.4 Modelarea i sistemele de asistare a deciziei ............................................................... 65

Capitolul 5 ............................................................................................................................................................ 66 FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE I DE COMUNICAIE ................... 66

5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZ DE DATE ...................................................................................... 66 5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ...................................................................................... 70

4

5.3 FUNCIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ........................................................... 75 Capitolul 6 ............................................................................................................................................................ 78 DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE ................................................................................................ 78

6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR I COMUNICAIILOR ASUPRA NOII ECONOMII- ................................. 78 6.2. PRINCIPALELE TENDINE N CONCEPEREA I FUNCIONAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL N ADMINISTRAREA AFACERILOR ..................................................................................................................... 79

6.2.1. Dematerializarea i dezintermedierea informaiilor ...................................................... 79 6.2.2. Informatizarea sarcinilor de munc i a pregtirii personalului .................................. 80 6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaional ............................................................ 81 6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaii bazate pe Internet i Intranet ....................... 81 6.2.5. Expansiunea comerului electronic ................................................................................. 82 6.2.6. Scrutarea informaional .................................................................................................. 82 6.2.7. Conturarea ntreprinderii virtuale .................................................................................... 83 6.2.8. Cristalizarea managementului informaional ................................................................. 84

6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAIEI I COMUNICRII I AVANTAJUL COMPETITIV ................................... 86 Capitolul 7 ............................................................................................................................................................ 89 VULNERABILITI ALE ECONOMIEI DIGITALE ............................................................................................... 89

7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII ................................................................................................. 89 7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE ............................................................................................... 91

7.2.1 Vulnerabilitatea digital ..................................................................................................... 94 7.2.2 Lipsa sau ntrzierea constituirii coninutului digital ...................................................... 94 7.2.3 Folosirea advers a informaiei i violarea intimitii .................................................... 95 7.2.4 Lrgirea prpstiei digitale ................................................................................................ 95 7.2.5 Evoluia insuficient spre societatea informaiei ............................................................ 96

7.3 NECESITATEA PROTEJRII INFORMAIILOR ....................................................................................... 97 7.3.1 Importana economic a securitii informaiilor ............................................................ 97 7.3.2 Mediul securitii informaiilor ........................................................................................... 98 7.3.3 Rolul securitii informaiilor .............................................................................................. 99 7.3.4 Identificarea informaiilor ce trebuie protejate .............................................................. 100

Capitolul 8 .......................................................................................................................................................... 104 CRETEREA EFICIENEI ADMINISTRRII AFACERII ................................................................................... 104

8.1 RAIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL ............................................................................... 104 8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE I RAIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMAIONAL ......................... 106 8.3 ETAPELE REPROIECTRII SISTEMULUI INFORMAIONAL-MANAGERIAL ....................................... 109

8.3.1. Consideraii preliminare .................................................................................................. 109 8.3.2. Declanarea studiului de reproiectare ......................................................................... 109 8.3.3. Identificarea elementelor informaionale ale domeniului investigat ......................... 112 8.3.4. Analiza critic a sistemului informaional ..................................................................... 113 8.3.5. Reproiectarea sistemului informaional ........................................................................ 113 8.3.6. Implementarea perfecionrilor informaionale ........................................................... 115 8.3.7. Evaluarea funcionrii sistemului informaional .......................................................... 116

8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR ................................................................................................................... 116 8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR INFORMAIONALE ............................ 121 8.6 UTILIZAREA STRATEGIC A TEHNOLOGIILOR INFORMAIONALE ................................................... 123

8.6.1 Ipostaze n utilizarea tehnologiilor informaionale ....................................................... 125 8.6.2 Etapele dezvoltrii tehnologiilor informaionale ........................................................... 126 8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obinerea avantajelor competitive....... 127

8.7 TENDINE ALE SISTEMELOR INFORMAIONALE ................................................................................ 131 8.8 TENDINE N ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL ............................................................ 133 8.9 MBUNTIREA ADMINISTRRII SISTEMELOR INFORMAIONALE ................................................ 137

Capitolul 9 .......................................................................................................................................................... 140 APLICAII FOLOSITE N ADMINISTRAREA AFACERILOR ........................................................................... 140

9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE ............................................................................................................... 140 9.1.1 Utilizarea codului de bare n domeniul produciei ...................................................... 140 9.1.2 Utilizarea codului de bare n transportul de mrfuri ..................................................... 140 9.1.3 Utilizarea codului de bare n domeniul distribuiei ....................................................... 142 9.1.4 Utilizarea codului de bare n domeniul schimbului electronic de informaii ............. 144

5

9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZ A DATELOR ........................................................... 144 9.2.1. Prezentarea general a pachetului QM ....................................................................... 145 9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM ........................................................................................ 149

BIBLIOGRAFIE ................................................................................................................................................... 152

6

7

Capitolul 1

SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAIONAL

1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE I CARACTERISTICI

Sistemul este un ansamblu de elemente interdependente formnd un tot organizat care interacioneaz pentru realizarea unui scop determinat. Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format n general din echipamente, metode, tehnici, procedee, modele i personal utilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigur transformarea unor elemente de intrare n elemente de ieire prin intermediul unui mecanism specific i al unui sistem de control.

n pofida numeroaselor caracteristici generale, sistemele nu sunt identice ntre ele. Dei sunt formate dintr-o mulime de elemente aflate n interaciune, toate se comport unitar i integral n relaiile lor cu mediul, diferitele sisteme se deosebesc foarte mult ntre ele. n teoria sistemelor se afirm c, n funcie de mulimea elementelor, de relaiile cu mediul, de factorul timp, de coeficientul de complexitate i de natura relaiilor dintre mrimile de intrare i cele de ieire, sistemele pot fi finite sau infinite, nchise sau deschise, statice sau dinamice, simple sau complexe, determinate sau probabilistice, liniare sau neliniare etc. (Grunberg, 1977).

Prin intermediul teoriei sistemelor se poate distinge un sistem de altele, se pot studia ordinea, organizarea i complexitatea, l putem recunoate ca simplu sau complex, determinist sau probabilist, liniar sau neliniar .a.m.d., dar ntotdeauna va rmne ceva care nu poate fi formalizat i care reprezint tocmai particularitatea i individualitatea sistemului respectiv - cu att mai evident, cu ct sistemul este mai complex. n acest sens, L.A. Zadeh (1973) evideniaz faptul c posibilitatea descrierii exacte a unui sistem scade odat cu creterea complexitii, pn la un nivel dincolo de care precizia i relevana se exclud reciproc. Orict de independent ar fi un sistem, n realitate nu poate fi vorba dect de o independen relativ, deoarece el este integrat, mpreun cu celelalte sisteme, cu care se afl n interaciune, ntr-un sistem mai mare.

Dar, un element nu aparine unui singur sistem, ci mai multor sisteme. Astfel, sistemele se ntreptrund foarte mult, graniele dintre ele se estompeaz i devin mai vagi. L.A. Zadeh (1965) vorbete despre sisteme vagi, care sunt formate din elemente ce nu le aparin n totalitate, deoarece ntre apartenena i neapartenena unui element la un sistem apar o serie de situaii intermediare, numite grade de apartenen. Notnd cu l apartenena i cu 0 non-apartenena elementului x la mulimea X, atunci, n cazul mulimilor clasice, funcia de apartenen f este f: X(0-1), adic de 0 sau l, iar n cazul sistemelor vagi, f: X(0,1), adic ntre 0 i 1 apare o infinitate de stri posibile.

n realitate, aa cum nu exist dect sisteme deschise, care ntrein un anumit schimb de substan, de energie sau de informaie cu mediul n care se afl, tot aa nu exist dect sisteme vagi ale cror elemente aparin n acelai timp mai multor sisteme.

Teoria sistemelor studiaz elementele n cadrul sistemului din care fac parte. Dac ns fiecare sistem este un subsistem i fiecare subsistem poate face parte din mai multe sisteme, atunci devine necesar o abordare mult mai larg, interdisciplinar.

Organizarea sistemelor a dus la generarea altor sisteme, din ce n ce mai complicate i mai diverse, diversitatea nefiind provocat de substana i energia din care sunt constituite, ci de modul cum sunt organizate. Organizarea este cea care conduce la diversitatea lumii n care trim.

8

Problema organizrii i autoorganizrii a fost pus de W.R. Ashby (1947). Prin autoorganizare se realizeaz o anumit interaciune cu mediul, o flexibilitate a structurilor sale, generatoare de mbuntiri ale sistemului, concomitent cu asigurarea integritii i identitii sistemului.

Orice sistem organizat se caracterizeaz prin: intrri, ieiri, structur i stare (Fig. 1.1 Reprezentarea unui sistem).

Figura nr. 1.1 Reprezentarea unui sistem

Intrrile (xi) n sistem reprezint influena pe care mediul o exercit asupra unei componente (un subsistem) de sistemul de dimensiuni mai mari.

Ieirile (yj) din sistem reprezint influena pe care sistemul respectiv o exercit asupra mediului n care exist ca subsistem.

Structura sistemului reprezint modul cum sistemul respectiv este organizat i cum funcioneaz pentru realizarea scopului determinat y=f(x1, , xn).

Starea sistemului reprezint gradul de organizare a sistemului respectiv la un moment dat. Starea i dinamica unui sistem pot fi studiate i cunoscute n orice moment prin intermediul

legturilor informaionale din interiorul i exteriorul sistemului respectiv. Prin particularizarea acestor caracteristici din definiia general i abstract de sistem se desprind diferite sensuri concrete, specifice, care se ntlnesc n toate domeniile de activitate (ca de exemplu: sistemul economic, sistemul informaional, sistemul informatic, sistem de calcul etc.).

Sistemul economic definete componente i ansambluri economice. Orice ntreprindere economic, orice ramur a economiei naionale sunt sisteme economice. nsi economia naional sau economia mondial, vzute la nivel global, se comport ca sisteme complexe (macrosisteme). Sistemul economic ca noiune concret de sistem, reprezint o component (un subsistem) a unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemul economico-social.

Din punct de vedere al structurii i al complexitii funciilor pe care le realizeaz, sistemele economice pot fi grupate n sisteme simple i sisteme complexe sau macrosisteme.

Un sistem economic complex reunete, ntr-o structur ierarhic, un ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legturi reciproce. Un sistem economic complex se caracterizeaz prin:

existena unor componente separabile pentru care se pot stabili scopuri funcionale distincte, dar subordonate scopului ntregului sistem;

existena unor legturi funcionale interioare, tehnico-economice (materiale, informaionale, energetice etc.) ntre diferite componente ale sistemului, precum i a unor legturi cu exteriorul (cu alte sisteme);

prezena n sistemul economic a oamenilor, a mainilor i a mediului nconjurtor, prin care se asigur funcionarea sistemului.

Noiunea de sistem economic desemneaz un ansamblu de elemente independente, prin intermediul crora se realizeaz obiectul de activitate al unei entiti economice.

Dac o entitate economic este privit i analizat independent de structurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se confer atributul de sistem. Dac ns aceeai entitate este privit n raport cu nivelul ierarhic superior ca fiind component a acestuia, atunci ea este definit ca

SISTEM CONDUS

yj, j=1,m IEIRI

xi ,i=1,n INTRRI

9

subsistem, iar structura ierarhic din care face parte este definit ca un macrosistem. Rezult c noiunea de sistem este relativ, iar utilizarea ei n analizele economice este contextual.

1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC

Organismul asupra cruia se rsfrng atribuiile sistemelor economice, pot s fie de orice dimensiune, agent economic, economia unei ri etc.

Instituia este o formaie special economic complex, ca exemplu: o mare firm sau un minister. Atunci, societatea trebuie privit ca i materia n fizic. n acest caz molecula devine instituia, iar n interiorul ei atomul este organizaia. Prezentm n continuare atomii.

Organizaia este o formaie constituit din oamenii unitii n vederea ndeplinirii anumitor funcii social-economice determinate.

Unitatea reprezint un element al sistemului economic ce nu se mai poate descompune, comportndu-se cu regularitate determinat i rspunde conform unor reguli la impulsurile primite.

Funcionarea sistemului cibernetico-economic const n faptul c n fiecare perioad primete un input i emite un output, modificndu-i n timp starea intern. Inputuri-le i outputuri-le pot fi numite fluxuri.

Pe baza analizei fluxului de ieire, organul de decizie verific modul n care sunt realizate obiectivele i sarcinile stabilit, iar n condiiile n care apar abateri, adopt msuri de reglare sau autoreglare n baza legii conexiunii inverse.

Un sistem cibernetic i autoregleaz intrrile n funcie de scopul i obiectivele pentru care a fost conceput s funcioneze prin intermediul unei bucle de control - feedback1-. Aceast bucl const n fluxuri fizice de produse asociate cu fluxuri de informaie. Bucla de feedback asigur realizarea funciilor de autoreglare i de comportament dinamic al sistemelor. Dinamica acestui tip de sistem este determinat tocmai de ncercarea sa de a se autocontrola n faa perturbaiilor externe.

Prin structura unui sistem cu bucl se au n vedere: modul n care fluxurile sale de materiale i/sau informaionale sunt interconectate; modul n care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate n factori de ntrziere; reguli de decizie ncorporate n buclele feedback.

Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu bucl. Pentru a funciona, o bucl feedback presupune existena a 2 factori:

nregistrarea unei diferene ntre o valoare dorit i una real; o politic / o strategie care specific aciunile necesare pentru a corecta aceste diferene.

Sistemul cibernetico-economic este un sistem complex care poate fi reprezentat ca n Figura 1.2 i asigur transformarea unor fluxuri de intrare n fluxuri de ieire prin raportarea la obiectivele programate i o eventual corectare a diferenelor nregistrate pe bucl.

1 Ctoiu I., Orzan Gh., Raiu-Suciu C., Modelarea cibernetico-matematic a cererii de mrfuri a populaiei n volumul Cibernetica Aplicat. Ed. Academiei, 1988

Figura nr.1

Un sistem poate fi controlat printrcare are la baz anumite obiective cerinele strategice ale entitii economice. Rezultprocesul de decizie, ce trebuie ndeplinite prin interacexecutiv.

Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu caracter decizional, informaional, operaional i metodologic, ntre care existinterdependent n scopul asigurAcesta se constituie ca un ansamblu de componente care faciliteazmanageriale, n scopul eficientiz

Figura nr. 1.

Firma, ca sistem, are mai multe 1. sistem foarte complex, deoarece reune

stabilesc multiple i profunde leg2. sistem socio-economic, deoarece aici are loc combinarea factorilor de produc

procese generatoare de bunuri materiale;3. sistem tehnico-material, deoarece ntre mijloacele de munc

se creeaz anumite conexiuni;

SISTEM CONDUS

Sistem de conducere

xi ,i=1,n

INTRRI

10

1.2 Reprezentarea unui sistem cu bucl feedback

Un sistem poate fi controlat printr-un alt sistem de nivel superior, numit obiective determinate de specificul domeniului, cadrul legislativ n materie

ii economice. Rezult c sunt fixate obiective clare procesul de decizie, ce trebuie ndeplinite prin interaciunea dintre sistemul de conducere

Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu caracter decizional, i metodologic, ntre care exist relaii de cauzalitate

interdependent n scopul asigurrii proceselor i relaiilor de conducere la nivelul unei organizaAcesta se constituie ca un ansamblu de componente care faciliteazmanageriale, n scopul eficientizrii muncii factorilor de decizie.

Figura nr. 1.3 Sistemul de management al firmei

Firma, ca sistem, are mai multe caracteristici i anume: , deoarece reunete resurse umane, materiale, financiare, ntre care se

i profunde legturi, precum i particulariti specifice proceselor de produc, deoarece aici are loc combinarea factorilor de produc

procese generatoare de bunuri materiale; , deoarece ntre mijloacele de munc, materiile prime exiuni;

SISTEM CONDUS

Sistem de conducere

yj,j=1,m

IEIRI

feedback

un alt sistem de nivel superior, numit sistem de conducere domeniului, cadrul legislativ n materie i

sunt fixate obiective clare i directe pentru iunea dintre sistemul de conducere i cel

Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu caracter decizional, ii de cauzalitate i care acioneaz

nducere la nivelul unei organizaii. Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care faciliteaz exercitarea proceselor

firmei

te resurse umane, materiale, financiare, ntre care se i specifice proceselor de producie;

, deoarece aici are loc combinarea factorilor de producie n cadrul unor

, materiile prime i materialele utilizate

11

4. sistem organizatoric-administrativ, deoarece ntreprinderea reprezint o unitate organizat, care la nfiinare capt statut de persoana juridic, capt o denumire, are un sediu, dispune de capital etc.;

5. sistem dinamic, organic adaptiv, deoarece se adapteaz permanent la schimbrile macrosistemelor din care face parte, ct i la cerinele generate de dinamica elementelor ncorporate;

6. sistem autoreglabil, deoarece firma are capacitatea, oferit de autonomia sa funcional, s-i autoregleze activitatea, pe baza informaiilor culese, care prelucrate adecvat se transforma n decizii ulterioare;

7. sistem deschis, deoarece firma se afl n interaciune permanent cu celelalte elemente ale sistemului cruia i aparine.

Firma ca sistem este format din urmtoarele subsisteme: subsistemul condus, care se caracterizeaz printr-o anumit capacitate de producie, nivel i o

anumit stare; subsistemul conductor, reprezentat de manager a crui activitate are la baz informaiile; subsistemul informaional, care conecteaz subsistemul condus i conductor i asigur informaii

despre nivelul sistemului. Rezult c firma este un sistem economic complex, reglabil, a crui stare de funcionare

variaz n timp. Rolul managerului este de a sesiza legturile dintre elementele componente, factorii perturbatori care l influeneaz i s ia decizii pentru creterea eficienei funcionrii sistemului.

n analiza structurii organizatorice i funcionale a unui sistem economic complex, se disting trei subsisteme (Fig. 1.4 Subsistemele ntreprinderii):

1. subsistemul de conducere; 2. subsistemul operativ sau operaional; 3. subsistemul informaional.

Subsistemul de conducere (decizional) este format din ansamblul de specialiti care, cu ajutorul unor metode i tehnici specifice, urmresc i controleaz funcionarea sistemului executiv, a ntregului sistem complex n scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite.

Figura nr. 1.4 Subsistemele ntreprinderii

MED

IUL

EXTE

RIO

R

ntreprinderea ca sistem

Subsistemul de conducere

Subsistemul operaional

Subsistemul informaional

Informaii

Date

Decizii

Decizii

Flux informaional

Fluxuri materiale i financiare

12

Subsistemul de conducere reprezint ansamblul intercorelat al deciziilor adoptate i aplicate ntr-o organizaie, structurate corespunztor sistemului de obiective i configuraiei ierarhiei manageriale, n scopul desfurrii proceselor de management

Subsistemul operativ sau operaional reprezint ansamblul de resurse umane, materiale i financiare precum i ntregul ansamblu organizatoric, tehnic i funcional, care asigur realizarea efectiv a obiectivelor stabilite prin deciziile transmise de sistemul de conducere.

Subsistemul operativ sau operaional reprezint ansamblul de elemente care acioneaz intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea, divizarea i funcionalitatea proceselor de munc, necesare realizrii obiectivelor stabilite de ctre organizaie. Astfel, cei care vor s coopereze, vor lucra mai eficient dac vor cunoate ce trebuie s fac, ce activiti le revin i care este rolul lor n raport cu ceilali."1

La nivelul subsistemului operaional (n cadrul cruia se desfoar procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc operaiunea de culegere a datelor, care apoi sunt transmise subsistemului informaional (flux ascendent) n vederea stocrii i prelucrrii datelor necesare obinerii informaiilor utile n vederea fundamentrii deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul informaional joac un dublu rol: pe de o parte asigur toate informaiile necesare lurii deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere i control, iar pe de alt parte asigur cile de comunicare ntre celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de execuie prin subsistemul informaional (flux descendent).

Subsistemul informaional cuprinde ansamblul informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, precum i totalitatea mijloacelor sistemului de conducere i decizie2. Prin sistemul informaional se asigur legtura permanent i necesar ntre sistemul de conducere i sistemul condus n dublu sens: prin prelucrarea i transmiterea deciziilor de la sistemul de conducere ctre sistemul condus; prin nregistrarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor privind starea i dinamica sistemului condus, de la acesta ctre sistemul de conducere.

Subsistemul informaional reprezint un ansamblu de componente, care acioneaz n baza unor relaii de cauzalitate, n vederea culegerii, prelucrrii i transmiterii datelor i a informaiilor, necesare la nivel decizional i operaional. El este considerat acea parte a realitii, constituit din date i informaii organizate i structurate, din evenimente care au un efect asupra acestora i din actori care acioneaz n baza lor, sau pornind de la ele utiliznd tehnologia informaiei, n scopul atingerii unor obiective.

Un sistem economic este un sistem viabil. Toate fluxurile de resurse (materiale sau informaionale) dintr-un sistem economic, au la baz desfurarea unor activiti umane, implicnd, pe de o parte, o succesiune de procese i fluxuri informaionale, iar pe de alt parte, conducnd la generarea permanent de noi informaii i fluxuri informaionale.

Procesul intern este acela ce are loc n interiorul unitii i care transform input-ul n output, modificndu-se i starea intern a sistemului.

Starea unitii poate fi caracterizat de stocul din depozit, dar i de informaiile acumulate n birouri i servicii.

Unitile fiind legate ntre ele prin fluxuri de input i output, compun un sistem. Procesele unui sistem economic sunt de dou tipuri: reale i de reglare.

Procesele reale sunt procese materiale i fizice, intrnd: producia, circulaia i consumul.

1 Harold Koontz:, Essentials of management, 1990, McGraw-Hill, New York

2 Russu C. Management, concepte. metode, tehnici, Ed. Expert, Bucureti 1995,.

13

Procesele de reglare sunt procese intelectuale, aici intrnd: observarea, transmiterea informaiei, prelucrarea acesteia, pregtirea deciziei i decizia.

n baza celor prezentate se poate vorbi de dou subcategorii de procese, anume: procese reale interne, ca: producia i consumul; procese de reglare interne, ca: prelucrarea informaiei, pregtirea deciziei i decizia.

Pe baza celor enunate mai sus, unitile economice (firmele) se pot ncadra n dou categorii: uniti reale n care au loc exclusiv procesul real intern; uniti de reglare n care au loc exclusiv procesul de reglare intern.

Transformrile ce au loc n sistemul economic i ansamblul funciilor de reacie ale unitilor, legate ntre ele, sunt descrise prin dou sisteme de funcii de reacie, anume: sisteme funcie de reacie a sferei de reglare, sisteme funcie de reacie a sferei reale.

Astfel, sistemul informaional (economic) este mijlocul de comand i control prin care sistemul de conducere i exercit funciile asupra sistemului executiv.

n cadrul sistemului economic, fluxurile i circuitele informaionale se integreaz organic cu celelalte fluxuri i circuite ale resurselor, astfel c informaiile constituie un adevrat liant informaional, care ntreine aceste fluxuri i circuite informaionale i permite celorlalte sisteme ale resurselor s funcioneze ca un sistem integrat. Sistemul informaional i ndeplinete acest rol prin:

asigurarea informaiilor necesare fiecruia dintre sistemele de resurse precum i a sistemului integrat al resurselor;

stabilirea modalitilor de achiziionare a datelor necesare sistemelor de resurse; meninerea coleciilor (fiierele i bazele de date), centralizate, la nivelul cerinelor impuse de

luarea deciziilor n sistemele de resurse; genereaz informaiile de ieire prin reflectarea funcionrii tuturor sistemelor de resurse,

inclusiv a sistemului informaional nsui. Deciziile, la rndul lor, pot viza perioade de timp mai lungi (decizii strategice) sau mai scurte

(decizii tactice). De aici putem concluziona faptul c subsistemul decizional necesit informaii specifice necesare fundamentrii pe de o parte a deciziilor strategice iar pe de alt parte a deciziilor tactice.

Subsistemul informaional se interpune ntre subsistemul decizional i cel operaional, avnd drept scop asigurarea informaiilor necesare stafului managerial, reprezentnd n acelai timp un mijloc de comunicare ntre celelalte dou subsisteme. El nu trebuie vzut doar ca o interfa ntre subsistemul operaional i subsistemul de conducere, ci ca element de legtur al mediului intern al ntreprinderii cu cel exterior acesteia (economic, financiar, bancar).

Scopul principal al sistemului informaional este de a furniza fiecrui utilizator, n funcie de responsabilitile i atribuiile sale, toate informaiile necesare. Majoritatea metodelor de concepere a sistemelor informatice pornesc de la definirea nevoilor informaionale ale viitorilor utilizatori. Datorit dificultii identificrii complete a acestor cerine informaionale i datorit necesitii anticiprii unor cerine informaionale avnd un orizont de timp mai ndeprtata, se opteaz pentru culegerea, stocarea i prelucrarea ansamblului datelor reflectnd starea i evoluia sistemului condus. Aspectul organizaional al ntreprinderii rmne pe un plan secund, el fiind abordat mai degrab n procesul definirii prelucrrilor dect n procesul identificrii i structurrii datelor.

14

1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL CU MEDIUL DE AFACERI

Mediul de afaceri se afl ntr-o continu schimbare. Astzi, companiile trebuie s fac fa unor noi provocri. Succesul lor depinde de abilitatea de a opera la nivel global. Acest aspect rezid din amplificarea n volum i structur a schimburilor comerciale. Sistemele informaionale furnizeaz potenialul analitic i cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-i administra afacerile la scar global. Desfurarea i controlul operaiunilor n form multinaional necesit comunicarea cu furnizorii i distribuitorii 24 de ore din 24, ntre diferite localiti de pe glob.

Globalizarea economiei i tehnologia informaiilor au determinat o intensificare a competiiei pe pieele internaionale. In acest nou cadru, firmele nu mai sunt avantajate de existena pieelor protejate, ci trebuie s fac fa concurenei deschise. Informaia, n acest caz, joac un rol strategic pentru succesul afacerilor.

Dezvoltarea social i diviziunea muncii se afl ntr-o relaie nemijlocit. Trecerea societii dintr-o etap n alta este asociat cu perfecionarea diviziunii muncii. Alvin Toffler n Al treilea val", definete valurile" ca fiind marile transformri sociale care au direcionat evoluia omenirii pn n prezent. Primul val a fost cel ce a caracterizat trecerea de la viaa nomad a omului primitiv la agricultur, cnd, datorit opririi din peregrinare, i-a putut organiza superior viaa, edificnd locuine i cultivnd pmntul.

Al doilea val s-a datorat trecerii de la agricultur i meteuguri la industriile mecanice, spre finele secolului al XVIII-lea. Felul de via al omului s-a schimbat radical o dat cu aceast mutaie. Condiiile de munc s-au mbuntit, cerinele culturale au sporit i s-a atins un nivel superior de productivitate i, implicit, de via.

Cel de-al treilea val este marcat de impunerea informaiei ca resurs fundamental de via a omului i se petrece n zilele noastre, n cazul acestei mutaii, informaia pune n micare att tehnologiile pentru transformrile fizice necesare societii, ct i managementul. Vitezele de lucru, ca i calitatea lucrrilor cresc considerabil. Cerinele intelectuale sunt acum cele mai pregnante. Simbolurile i modelele devin eseniale la acest stadiu al dezvoltrii. Comportamentul individului este supralicitat. Totul pornete de la om i se propag printr-o tehnologie rapid spre el nsui. Aceasta poate s-l afecteze mult mai profund dect n cadrul celui de-al 2-lea val. Pregtirea omului pentru a face fa impetuozitii informaionale, precum i rspunderile sale se acutizeaz. Cel mai mult este influenat de ctre al 3-lea val activitatea de conducere.

Informaia este materia prim" a managementului. Exerciiile de responsabilitate accentuat sunt cantonate n cea mai mare parte n aceast zon a activitii umane. Productivitatea managementului trebuie s fie compatibil cu cea a tehnologiilor de transformare fizic. Relaia dintre productivitate i calitate, pe de o parte, i diviziunea muncii, pe de alt parte, fiind evident, se impune o perfecionare a calitii i productivitii managementului, n acest sens, precursorii tiinei managementului au intuit cerinele evoluiei i au fcut primele demersuri comunicaionale pe care trebuie s le cunoatem i, mai ales, a cror evoluie trebuie ntreinut n continuare.

O alt influent major vizeaz mediul intern al organizaiei, inclusiv managementul acesteia, n varianta clasic, firmele de afaceri dispun de o structur ierarhic, cu un grad ridicat de centralizare, i folosesc un set de proceduri de operare standard pentru a realiza o producie de mas. Noua abordare a organizrii i conducerii firmelor de afaceri se caracterizeaz prin aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere, prin descentralizare i creterea flexibilitii organizaiei de a se adapta la schimbrile care

15

apar n mediul de afaceri. Pentru a putea implementa ntr-o organizaie aceast nou abordare, este necesar s se utilizeze pe scar larg tehnologia informaiilor.

Studiul sistemelor informaionale are un caracter multidisciplinar i cuprinde dou modaliti de abordare - una tehnic i una comportamental. Abordarea tehnic se bazeaz pe urmtoarele discipline: management tiinific, tiina calculatoarelor i cercetri operaionale. Abordarea comportamental se bazeaz pe psihologie, sociologie i tiinele politice.

tiina calculatoarelor se concentreaz asupra teoriei calculatoarelor, asupra metodelor de calcul i a metodelor de stocare i de accesare a datelor. Managementul tiinific pune accentul pe dezvoltarea de modele pentru adoptarea deciziilor manageriale i pe alte practici specifice managementului organizaiei. Cercetrile operaionale atribuie, prin tehnicile matematice destinate optimizrii parametrilor selectai de organizaie, cum sunt controlul stocurilor, optimizarea cheltuielilor de transport i costul tranzaciilor, o valoare adugat organizaiei, prin utilizarea ct mai eficient a resurselor disponibile.

Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizaie nu poate fi exprimat folosind modele normative. Sociologii se concentreaz asupra impactului sistemelor informaionale asupra grupurilor, organizaiilor i societii n ansamblu. Specialitii n domeniul tiinelor politice investigheaz impactul politic al utilizrii sistemelor informaionale. Psihologii sunt preocupai de reacia individual a personalului angajat fa de sistemul informaional i de modelele cognitive ale raionamentului uman.

n aceast nou er a competiiei economice, n care firmele ncearc s se redescopere, abund oportunitile i ameninrile. Fuziunea dintre domeniile informaticii, telecomunicaiilor, publicisticii i divertismentului, precum i extinderea universal a Internetului i a altor componente ale comerului electronic prezint avantaje strategice i ameninri pentru orice firm. Managerii firmelor sunt nerbdtori s utilizeze ct mai rapid aceast puternic combinaie dintre unitatea de afaceri, firm, industrie i infrastructurile publice. Totui, multe firme fac eforturi financiare mari n vederea investirii n tehnologia informaional, ncercnd s aleag varianta optim din multitudinea de variante tehnice i economice i cutnd s realizeze un echilibru optim al posibilitilor la nivelurile firmei i unitii de afaceri. Totodat, managerii trebuie s contientizeze modul n care infrastructura informaional a firmei se intersecteaz cu infrastructurile publice i cu infrastructura noii industrii care apare - cea a Internetului i comerului electronic.

Dac n trecut existau doar cteva infrastructuri limitate care furnizau ci de acces spre clieni, astzi acestea sunt mult mai multe. n secolul XXI, cnd cash-flow-ul firmelor este din ce n ce mai des prezent online, deciziile pe termen lung privind investiiile n infrastructura informaional vor diferenia capacitile competitive ale firmelor. Oportunitile oferite de noile infrastructuri electronice vor face posibil verificarea multor procese de luare a deciziilor organizaionale. Personalul angajat va reprezenta n continuare investiia cea mai important a unei firme, ns infrastructura cu care aceasta va opera va fi electronic. De asemenea, odat cu creterea importanei noii infrastructuri electronice se va observa i o scdere a importanei bunurilor fizice i a amplasrii acestora.

Deja, se observ c tehnologia informaional este de importan major pentru toate organizaiile moderne, att n desfurarea afacerilor pe cale electronic (comer electronic), ct i n ceea ce privete contactul cu clienii, cu furnizorii, sau cu partenerii strategici.

Tehnologia informaional reprezint investiia total a unei firme n tehnic de calcul, comunicaii, respectiv hardware, software, telecomunicaii, suporturile de stocare a datelor, ct i n personalul care furnizeaz aceste servicii. Ea include investiiile n tehnologie informaional implementat att de personalul de specialitate din interiorul firmei, ct i de ali furnizori de servicii din exteriorul firmei, specialiti n domeniu. Valoarea total a acestor investiii reprezint portofoliul tehnologiei informaionale, care trebuie coordonat la fel ca un portofoliu financiar, punnd n balan

16

riscurile i ctigurile pentru alegerea variantei optime, care s concorde cu obiectivele i cu strategia firmei n ceea ce privete clienii i acionarii.

Portofoliul tehnologiei informaionale este determinat de infrastructura tehnologiei informaionale existent n firm, infrastructur care se afl n strns legtur cu: (a) infrastructurile diferitelor ramuri industriale (cum ar fi sistemele de pli ale bncilor, sistemele de rezervare la liniile aeriene) i cu (b) infrastructurile publice (cum ar fi furnizorii de servicii Internet i telecomunicaii). mpreun, aceste infrastructuri permit firmelor s-i desfoare activitatea, ajutndu-le s contacteze clienii i furnizorii, i ofer guvernelor ci eficiente din punct de vedere al costurilor de a furniza servicii populaiei. Aceste tehnologii constituie baza pentru noi forme organizaionale, noi produse, noi piee i pentru diverse schimbri n cadrul profesiilor. Combinarea infrastructurii tehnologiei informaionale interne a unei firme cu infrastructurile publice externe determin apariia noii infrastructuri.

Noua infrastructur, mpreun cu tehnologia informaional, necesar pentru desfurarea eficient a activitilor firmei, constituie portofoliul tehnologiei informaionale. ntregul portofoliu al tehnologiei informaionale trebuie coordonat de un management format din specialiti att n domeniul economic, ct i n cel tehnic.

n multe organizaii, cea mai mare pondere o dein cheltuielile cu tehnologia informaional. n multe firme moderne o mare proporie din capital se regsete chiar n tehnologia informaional, aceasta genernd profit la nivelul ntregii economii. Analiznd aceast situaie, este clar c managerii nu-i pot permite s renune la personalul cu pregtire tehnic. Toi managerii trebuie s dein cunotine bine dezvoltate, pentru a putea trata cu ncredere i competen probleme legate de tehnologia informaional, n aa fel nct alegerile fcute s in seama de aspectele strategice, tehnice, competitive, financiare i organizaionale.

Majorarea n fiecare an a investiiilor n tehnologia informaional poate explica creterea continu a resurselor firmei. n multe firme, aceast cretere este nsoit i de reducerea costurilor cu fora de munc, fapt pentru care investiiile n tehnologia informaional atrag atenia tuturor managerilor de ntreprinderi.

Instituiile din sectorul financiar i al serviciilor depind cel mai mult de tehnologia informaional, fiind urmate de cele din sectorul productiv. n ramura serviciilor, tehnologia informaional st la baza desfurrii n condiii optime a miilor de tranzacii realizate zilnic. n acest sector al serviciilor, tehnologia informaional reprezint tehnologia de producie, echivalentul utilajelor i al liniilor de producie din sectorul productiv. Interesant este c rata de cretere nregistrat n sectorul vnzrilor cu amnuntul n aceast perioad a fost cea mai mare. Toate firmele de vnzare cu amnuntul, att cele mari, ct i cele mici, au realizat investiii importante n tehnologia informaional. Obiectivele acestor firme constau n determinarea exact i n orice moment a nivelului stocului i a necesarului de produse ce trebuie aprovizionate. Realizarea acestor obiective necesit o infrastructur informaional, care s furnizeze informaiile necesare coordonrii procesului de vnzare cu amnuntul, a procesului de urmrire a stocurilor i de refacere a acestora. De aceea, pentru a rmne competitivi pe piaa de desfacere a produselor, vnztorii cu amnuntul au fost nevoii s creasc investiiile n tehnologia informaional.

Managerii unitilor de vnzare cu amnuntul au nevoie de informaii exacte, legate de ce se vinde i unde se vinde, informaii pe care s le transmit furnizorilor n vederea obinerii produselor pentru distribuirea n centrele de vnzare. Fiecare etap a vnzrii cu amnuntul depinde de intrarea, manipularea i transmiterea datelor n timp util i n forma corespunztoare pentru a putea fi utilizate cu uurin de cumprtori i furnizori. Avnd n vedere faptul c noua infrastructur, care include firma, furnizorii si i, uneori, ntreaga ramur industrial, influeneaz fiecare etap a procesului de

17

vnzare, firmele de vnzare cu amnuntul investesc n tehnologia informaional, n principal, n computere, care proceseaz rapid toate comenzile clienilor.

Aceste investiii sunt realizate n vederea obinerii unor rezultate pozitive n ceea ce privete relaia firmei cu clienii. ns, adesea, achiziionarea de tehnologie informaional se realizeaz pe baza unor decizii luate de persoane necalificate, care acioneaz dup propria inspiraie, fapt pentru care nu ntotdeauna aceste investiii au efectul scontat.

Un succes spectaculos n utilizarea tehnologiei informaionale l-a avut sistemul SABRE1 de rezervare a locurilor pentru transporturile aeriene efectuate de firma American Airlines. Folosirea acestui sistem a determinat o cretere a ncasrilor firmei ntre anii 1977-1986 cu 1,5 miliarde $. Astzi, sistemul SABRE utilizeaz infrastructura public a Internetului, pentru a menine un contact direct cu clienii.

n firmele mari se adopt zilnic unele decizii care nu sunt foarte importante, dar sunt greu de urmrit. Dac aceste decizii nu sunt bine coordonate, tehnologia informaional poate deveni o piedic n buna desfurare a activitii, n loc s fie un factor care s nlesneasc desfurarea acesteia.

Pentru a adopta cele mai corecte decizii strategice n selectarea clienilor sau n dezvoltarea sistemelor informaionale, managerii trebuie s neleag nu numai nevoile proprii ale firmei, ci i aspectele de importan major legate de ramura lor de activitate i de furnizorii lor de tehnologie informaional.

1 Dan Anghel Constantinescu .a. - Management informaional, Colecia Naionala, Bucureti, 2000, pg. 10-

12

18

Capitolul 2 SISTEMUL INFORMAIONAL

2.1 SISTEMUL INFORMAIONAL AL NTREPRINDERII

Conducerea oricrei organizaii, att n ansamblul ei, ct i la nivelul diferitelor uniti organizatorice, presupune cunoaterea permanent i n detaliu a mediului su exogen i endogen. Cunoaterea exact i oportun a tot ceea ce se ntmpl n organizaie, dar i n afara acesteia (respectiv n macromediu i micromediu) reprezint o necesitate pentru organizaiile care vor s supravieuiasc n condiiile concurenei acerbe cu care se confrunt pe pia. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla i adopta decizii, managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se afl, au nevoie de informaii.

Din perspectiv sistemic, o organizaie reprezint un sistem ce are n componena sa mai multe subsisteme, care, la rndul lor, pot fi privite ca i sisteme conductoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activitile dintr-o organizaie, subsistemul conductor solicit subsistemului informaional anumite informaii care s descrie procesele, fenomenele i evenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operaional. El stabilete legtura permanent i feed-back-ul ntre toate componentele organizaiei, ct i ntre organizaie i mediul exogen.

n literatura de specialitate, din ar i strintate, se vehiculeaz un numr impresionant de definiii referitoare la sistemul informaional.

Astfel din literatura strin am selectat definiiile formulate de urmtorii autori: P. Checkland i S. Holwell1 susin c orice i fiecare sistem informaional poate fi ntotdeauna

gndit ca nglobnd o pereche de sisteme, un sistem care este servit (oamenii ce desfoar aciuni), i un sistem care servete (care proceseaz date). n figura nr. 1.5 este reprezentat grafic definiia formulat de cei doi autori strini.

G. B. Davis2 remarc faptul c sistemul informaional este mai mult dect o disciplin academic, mai mult dect o extensie a comportamentului i managementului organizaional, mai mult dect o tiin a computerelor.

F. Land3 consider c sistemul informaional trebuie s includ totdeauna oameni utiliznd i interacionnd cu lucrurile (obiectele fizice) realizate tot de ctre om i s conin deopotriv procesare formal i informal.

1 Checkland P., Holwell S. Information, Systems, and Information Systems: Making Sense of the Field, John

Wiley and Sons, Chichester, 1998, p. 110-111. 2 Davis G. B., - Management Information Systems: conceptual foundations, structure and development (2nd

Edition), McGraw-Hill, New York, 1985, p. 22. 3 Land F., - Is an information theory enough?, The Computer Journal, 28 (3), 1985, p. 211-215.

19

Figura nr. 2.1 Corelarea sistemelor

Utilizatorul de informaie avnd memorie, cunotine i un sistem de valori percepe lumea exterioar printr-un filtru cognitiv, care poate selecta, amplifica, atenua sau deforma mesajele i ca urmare, chiar i mesajele cele mai simple pot fi interpretate diferit de ctre oameni diferii.

Land consider c aciunile sunt determinate de asocierea mesajelor primite din sistemul informaional formal, informal sau din nsi lumea real cu valorile i cunotinele stocate n memoria persoanei.

J. A. Seen1 consider c sistemul informaional este un set de persoane i proceduri care lucreaz mpreun. Accentul pus pe noiunea de sistem evideniaz faptul c diferitele componente au un obiectiv comun de-a susine activitile organizaiei.

Din literatura de specialitate romneasc am selectat definiiile date de urmtorii autori: C. Russu2 definete sistemul informaional ca fiind totalitatea metodelor, procedurilor i

mijloacelor folosite n procesul informaional, care este ansamblul integrat al operaiilor de culegere, transmitere i prelucrare a datelor, sistematizare, analiz, pstrare i valorificare a informaiilor.

D. Oprea3 definete sistemul informaional ca fiind un ansamblu de resurse umane i de capital, investite ntr-o unitate economic, n vederea colectrii i prelucrrii datelor necesare producerii informaiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii i controlului activitilor organizaiei.

O. Nicolescu i I. Verboncu4 consider c sistemul informaional-managerial poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei.

Remarcm faptul c cei doi autori folosesc noiunea de sistem informaional-managerial, ei considernd c ntre noiunile de sistem informaional i sistem informaional-managerial exist diferene, dar ele pot fi utilizate alternativ deoarece se consider c sistemul informaional dintr-un mediu de afaceri este conectat, mai mult sau mai puin, cu managementul.

n general, sistemul informaional al ntreprinderii nu este o construcie uniform, ci este format din diferite subsisteme ntre care exist anumite relaii. Corespunztor domeniului funcional din structura organismului economic n care se utilizeaz, sistemele informaionale pot fi utilizate pentru o multitudine de activiti specifice fimei (fig. 2.2).

1 Seen J.A., - Information System in Management (3rd Edition), Wadsworth Publishing Company, Belmont,

California, 1987, p. 3. 2 Russu C., - Management, Editura Expert, Bucureti, 1996, p. 127.

3 Oprea D., - Analiza i proiectarea sistemelor informaionale economice, Editura Polirom, Bucureti, 1999, p.

40. 4 Nicolescu O., Verboncu I., - Management, Editura Economic, Bucureti, 1999, p.241.

Furnizeaz oamenilor sprijin pentru realizarea aciunilor

Sistemul care servete

Procesarea datelor selectate i relevante

pentru aciunile oamenilor

Sistemul servit

Aciuni cu scopuri precise

ale cror realizare necesit

informaii

20

Proiectare asistat de calculator Fabricaie asistat de calculator Gestiunea stocurilor Planificarea necesa- rului de materiale Automate industriale Aprovizionare i recepie Robotic

Analiza salarizrii Ccomponente personal Analiza forei de

lucru Gestiunea datelor despre anagajai

Prognoza necesa- rului de personal Analiza necesarului de formare i perfecionare a personalului

Publicitate i pro- movare

Managementul marketingului Studii de pia Managementul de produs Previziunea vnzrilor Direcionarea vnzrilor Prelucrarea comenzilor

Bugetarea inves- tiiilor Gestiunea trezoreriei Gestiunea creditelor Prognoze financiare Analiza rentabilitii Analiza nesarului de finanare Gestiunea porto- foliilor

Conturi ale furnizo- rilor Verificare operaiuni Facturare i conturi de clieni Bugetare Contabilitate analitic Cartea Mare Pli Contabilitate fiscal

Producie i

exploatare Marketing Finane Contabilitate

Managementul resurselor

umane

Sistemul informaional al ntreprinderii

Figura. nr. 2.2 Structurarea funcional a sistemelor informaionale1

Principala dificultate a abordrii sistemului informaional n funcie de compartimentele funcionale ale ntreprinderii ine de imposibilitatea trasrii unei granie, fie i aproximative, ntre informaiile aferente fiecrui compartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vnzrilor, n care aceleai date intereseaz compartimentele vnzare-marketing, financiar, contabilitate, personal-salarizare, producie i chiar proiectare. Cea mai mare parte a informaiilor acoper dou sau mai multe compartimente ale ntreprinderii. Contabilitatea, procesul de identificare, msurare i comunicare a informaiei economice pentru a permite judeci i decizii documentate din partea utilizatorilor informaiei2, poate constitui exemplul celui mai vechi i mai rspndit subsistem informaional al ntreprinderii.

Sarcinile mai puin structurate, gen pregtire i preluare date, revin componentelor manuale sau sistemelor expert. Sistemele informatice clasice au avut n vedere mai ales operaiile repetitive, bine structurate, respectiv prelucrarea datelor, stocarea i gestionarea acestora pentru a furniza informaii pertinente. Ulterior, prin sisteme suport pentru decizii i, mai apoi, prin sistemele expert interpretarea rezultatelor obinute i, n mod efectiv, luarea deciziilor a fcut obiectul integrrii n sistemele informatice.

O caracteristic a secolului XXI este influena major a calculatoarelor electronice. Indiferent de locul unde trim, de ceea ce facem n mod curent este absolut imposibil s nu fim influenai de calculatoare. Acestea s-au integrat i se integreaz din ce n ce mai mult n viaa i activitatea fiecruia. Modul n care informaiile pot fi accesate a cunoscut o adevrat revoluie n mai puin de 50 de ani.

Creterea eficienei ntreprinderilor a fost posibil n special prin utilizarea la scar tot mai mare a sistemelor de calcul. Acestea, prin intermediul programelor software, au permis firmelor s-i structureze i s-i organizeze mai eficient activitatea la preuri accesibile. n prezent aproape toate activitile (n mod special cele economice) se desfoar cu ajutorul calculatorului. Fie c se apeleaz

1 O'Brien, J., Les systmes dinformation de gestion, DeBoeck Universit, Montreal, 1995, p.453

2 American Accounting Association - A statement of Basic Accounting Theory, Evanston, Illinois, 1966, p. 64

21

la date care pot fi accesate n cteva secunde, fie c se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealt de mare pre n viaa de zi cu zi.

Scopul ndeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu la deceniu, mbogindu-se. Dac sistemele de calcul, au servit iniial cercettorilor pentru efectuarea mai rapid a unor calcule anevoioase, treptat calculatoarele s-au transformat n dispozitive pentru gestionarea i administrarea bazelor de date. n final, scopul utilizrii calculatorului, alturi de cele menionate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare i comunicare interplanetar.

n literatura de specialitate din ar i strintate exist un numr impresionant de definiii referitoare la diferena care exist ntre sistemul informaional i cel informatic.

O. Nicolescu1 pornind de la ideea c adesea, informaticienii, pun semnul egalitii ntre cele dou sisteme susine c sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional care se rezum la culegerea, transmiterea i prelucrarea cu mijloace automatizate a informaiilor. (fig. nr. 2.3).

C. Russu2 susine c un sistem informatic este un sistem de tratare mecanizat sau automatizat a informaiei, construit din echipamente, programe i fiiere care trebuie s satisfac cerine riguros precizate.

SISTEMUL INFORMAIONAL

Sistem informatic

Automatizat Mecanizat Manual

PRELUCRAREA INFORMAIILOR

VEHICULAREA INFORMAIILOR

CULEGEREA INFORMAIILOR

Figura nr. 2. 3 Raportul Sistem informaional Sistem informatic 3

n literatura de specialitate romneasc se face delimitarea clar ntre cele dou sisteme ns spre deosebire de literatura de specialitate strin, la noi, nu se evideniaz faptul c resursele umane au o importan vital n dezvoltarea i funcionarea eficient a sistemelor informatice.

n literatura de specialitate american4 sistemele informaionale care includ calculatoarele sunt denumite sisteme informaionale bazate pe computere computer based informations systems.

Pn acum civa ani, majoritatea organizailor au utilizat noua tehnologie informaional doar pentru a rezolva mai rapid operaiile pe care le-au efectuat din totdeauna manual.

1 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaional Managerial al Organizaiei, Editura Economic, Bucureti,

2001, p.26-27. 2 Russu C., - op. cit., p.127.

3 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaional Managerial al Organizaiei, Editura Economic, Bucureti,

2001, p.26-27 4 Parker C. S., - Management Informatin System Strategy and Action, McGrawHill, New York, 1989, p. 12.

22

n prezent o organizaie bazat pe informaie poate fi ntemeiat i fr o tehnologie avansat de procesare a datelor, dar, pe msur ce organizaia se implic n procesul de creare i utilizare computerizat a informaiei, structura organizatoric, procesele decizionale i modul de realizare a activitilor se mbuntesc vizibil.

Sistemul informaional nu este n mod obligatoriu bazat pe computere, ns pot exista situaii cnd sistemul manual nu mai poate realiza eficient i fr eroare, o sarcin datorit complexitii acesteia sau a interdependenei cu alte activiti, i atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesar.

De asemenea calculatoarele pot pe de o parte s preia integral sau parial, realizarea unor activiti periculoase pentru om, iar pe de alt parte pot calculatoarele pot completa, sprijini, activitatea uman, fcndu-i mai productivi i mai eficieni.

Resursele umane au un rol foarte important n cadrul sistemului informaional ele fiind deintoare de informaii, stricte de natur uman. care nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendina actual de restrngere a mijloacelor manuale i mecanizate i extinderea masiv a ponderi sistemului informatic n cadrul celui informaional.

2. 2 FUNCIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL

n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale organizaiei nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale i tehnice stabilite de specialiti, ci pentru combinarea optim a acestora este necesar cunoaterea permanent a cerinelor mediului extern al firmei, starea resurselor proprii precum i a cerinelor consumatorilor. Astfel sistemul informaional al societii comerciale este necesar s ndeplineasc cumulativ urmtoarele funcii1: funcia decizional, funcia operaional, funcia de documentare i funcia educaional. a) Funcia decizional exprim menirea sistemului informaional de a asigura elementele

informaionale necesare fundamentrii i adoptrii deciziilor. b) Funcia operaional se refer la scopul sistemului informaional de a declana multitudinea de

aciuni necesare realizrii obiectivelor organizaiei, asigurnd astfel operaionalizarea deciziilor, metodelor i tehnicilor manageriale.

c) Funcia de documentare exprim menirea sistemului informaional, de a nregistra informaiile, cu scopul de a mbogi cunotinele utilizate n procesele manageriale sau de execuie.

d) Funcia educaional are ca rol asigurarea informaiilor cu caracter formativ i tratarea acestora astfel nct s se obin creterea efectelor educaionale, att n plan individual ct i n plan organizaional.

Funciile sistemului informaional sunt reprezentate grafic n fig. nr. 2.4.

1 Gorski H., - Sistemul Informaional Managerial, Editura Universitii Lucian Blaga, Sibiu, 2003, p. 97.

Figura nr. 2

n realizarea acestor funccomplexe, dat fiind tripla dimensiune a informadimensiunea organizaional i dimensiunea social Informaiile au o dimensiune individual

potenialul i realizarea aspira Informaiile au o dimensiune organiza

pentru stabilirea i finalizarea obiectivelor organiza Informaiile au o dimensiune social

responsabilitilor salariailor din cadrul organizaAstfel, n condiiile trecerii la economia bazat

n domeniul informaticii, sistemul informapentru supravieuirea i performan

n concluzie sistemul informaorganizaiei.

Informaiile necesare conducerii sunt posibilitatea de structurare a situaexemplu, nivelul strategic cere rapoarte mai sumare, adexterne pentru susinerea planificactivitii. Nivelul operaional necesitistorice pentru susinerea controlului structurat al opera

Funcia decizional

23

Figura nr. 2. 4 Funciile sistemului informaional

n realizarea acestor funcii, sistemul informaional este confruntat cu probleme foarte tripla dimensiune a informaiilor, i anume dimensiunea individual

i dimensiunea social. dimensiune individual, n sensul c ele condiioneaz ntr

i realizarea aspiraiilor personale ale salariailor; dimensiune organizaional, n sensul c reprezint o premis

i finalizarea obiectivelor organizaiei de ctre acionari i manageri;o dimensiune social, ce decurge din rolul lor n exercitarea drepturilor

ilor din cadrul organizaie n calitate de ceteni. iile trecerii la economia bazat pe cunotine i ale schimb

maticii, sistemul informaional devine din ce n ce mai important i performanele organizaiilor n toate domeniile.

sistemul informaional constituie un subsistem de baz

iile necesare conducerii sunt n funcie de nivelul conducerii posibilitatea de structurare a situaiilor decizionale la care managerii trebuie sexemplu, nivelul strategic cere rapoarte mai sumare, ad-hoc, neprogramate

inerea planificrii nestructurate i a responsabilitilor de conducere generalional necesit rapoarte interne regulate, ce conin date detaliate, actuale sau

inerea controlului structurat al operaiilor cotidiene.

Funciile sistemului informaional

Funcia de documentare

Funcia operaional

Funcia educaional

ional este confruntat cu probleme foarte dimensiunea individual,

ntr-o proporie apreciabil

o premis indispensabil ionari i manageri;

, ce decurge din rolul lor n exercitarea drepturilor i eni.

i ale schimbrilor revoluionare ional devine din ce n ce mai important i condiionant

ional constituie un subsistem de baz al managementului

ie de nivelul conducerii (fig 2.5) i de iilor decizionale la care managerii trebuie s fac fa. Spre

i previzionale, ca i date ilor de conducere general a in date detaliate, actuale sau

operaional

24

Figura nr.2.5. Caracteristicile informaiei pe nivele de conducere1

n procesul decizional este necesar att gestionarea informaiilor istorice, ct i a celor de previziune. Informaiile previzionale ajut conducerea s defineasc tendinele viitoare i impactul acestora asupra deciziilor care trebuie adoptate, n timp ce informaiile istorice permit analiza performanelor trecute ale ntreprinderii i evaluarea acestora. Totui, conducerea trebuie s primeasc nu numai informaii interne; de multe ori sunt foarte relevante i indispensabile informaiile externe. n sfrit, cerinele informaionale ale conducerii depind n mod esenial de nivelul de conducere. Astfel, activitile de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic, nivelul tactic i nivelul operaional. La nivel strategic sunt definite strategiile, politicile i obiectivele de ansamblu ale ntreprinderii cu ajutorul unei planificri strategice pe termen lung. Managerii supravegheaz, de asemenea, randamentul strategic al ntreprinderii i evoluia sa global. La nivel tactic sunt elaborate planuri, bugete pe termen scurt i mediu, se definesc politicile, procedurile i obiectivele subunitilor ntreprinderii, sunt stabilite modul de achiziionare i alocare a resurselor. La nivel operaional sunt elaborate planurile pe termen scurt. Managerii utilizeaz resursele i execut sarcinile dup procedurile elaborate cu ajutorul bugetelor i a programelor de producie stabilite echipelor de lucru ale ntreprinderii.

Orice organizaie const din trei sisteme principale, aflate n interaciune: sistemul operaional (SO), care se ocup cu transformrile pentru care a fost creat organizaia, sistemul decizional (SD), care orienteaz i dirijeaz organizaia, i sistemul informaional al conducerii (SIC), care gestioneaz informaiile externe i interne necesare conlucrrii prilor organizaiei. Dei ntre cele trei sisteme exist interferene, pentru simplificarea nelegerii, acestea se pot reprezenta separat, ca n fig. 2.5.

1 Sursa: O'Brien, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Univesity, Montreal, 1995, p. 368

Conducereastrategic

Conducerea tactic

Conducerea operaional

Deciz

ii

Informaii

Caracteristicile informaieiAd hocExcepionalRecapitulativFrecven neregulatPrevizionalExternAnvergur mare

PrestabilitPeriodicDetaliatFrecventIstoricInternAnvergur mic

Structura deciziei

Nestructurat

Semistructurat

Structurat

25

Figura nr .2.6 Sistemul informaional al conducerii (SIC) n interaciune cu sistemul operaional (SO) i sistemul decizional (SD)

Conexiunile dintre sisteme (circuite i fluxuri informaionale) se refer la: informaiile de la proces i de la pia, semnale, date numerice, rapoarte; dri de seam, rapoarte prelucrate, modele i programe de calcul, reclamaii de la clieni, situaiile

prezenei la servici; hotrri, instruciuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee; grafice de lucru, bonuri de lucru, bonuri de materiale, instruciuni pentru controlul calitii, teste

pentru verificarea profesional a operatorilor .a. La nivelul entitilor economice se pot defini o serie de subsisteme informaionale folosindu-se

diverse criterii, cum ar fi: a) Criteriul compartimentului care presupune definirea subsistemului informaional la nivel de

compartiment. Acesta prezint dezavantajul abordrii pariale, n procesul de analiz a acelor activiti economice care se desfoar n mai multe compartimente;

b) Criteriul activitii, care implic definirea subsistemului informaional la nivel de activitate economic. Dezavantajul acesteia este neluarea n considerare, dect parial, a interdependenelor existente ntre activitile entitii cercetate;

c) Criteriul funciunii care presupune abordarea subsistemelor informaionale la nivelul activitilor de baz din cadrul fiecrei funciuni a societii (funciunea de personal, funciunea de producie, funciunea comercial, funciunea financiar-contabil, funciunea de cercetare-dezvoltare, funciunea n servicii).

Prin definiie, sistemul informaional al unei organizaii este ansamblul de mijloace, legturi comunicaionale (circuite i fluxuri), metode, tehnici i proceduri destinate colectrii, transmiterii, prelucrrii, stocrii i securitii datelor i tuturor informaiilor externe i interne necesare bunei desfurri a activitii organizaiei.

Sistemul informaional al conducerii poate fi un sistem care proceseaz informaiile manual, mecanizat sau automatizat. Atunci cnd SIC este automatizat se numete sistem informatic pentru conducere. Automatizarea sa poate fi total sau parial.

Companiile pot utiliza tehnologia informaiilor la proiectarea i conducerea afacerilor la nivel global, prin utilizarea legturilor ntre unitile de producie, birourilor i forei de vnzare. Internetul furnizeaz infrastructura necesar pentru noi modele de afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor, precum i pentru noi moduri de distribuire a cunoaterii.

O percepie clar a sistemelor informatice este esenial pentru managerii de azi, deoarece majoritatea organizaiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a supravieui i a prospera. n plus, gestiunea informaiilor a devenit o responsabilitate foarte important pentru manageri. Acetia sunt interesai n a construi sisteme informatice pentru colectarea informaiilor,

SOA

SICB

SDE C

26

nregistrarea, stocarea i procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la realizarea obiectivelor organizaionale.

2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL

Pe plan mondial nu exist n prezent o terminologie unanim acceptat referitoare la coninutul sistemelor informaionale i nici o definiie care s ntruneasc sufragiile specialitilor.

Sistemul informaional cuprinde1: ansamblul informaiilor interne i externe, formale sau informale, utilizate n cadrul firmei

precum i datele care au sta la baza obinerii lor; procedurile i tehnicile de obinere (pe baza datelor primare) i de difuzare a informaiilor; platforma hardware necesar prelucrrilor datelor i disiprii informaiilor; personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor.

De asemenea, sistemul informaional al organizaiilor este alctuit din mai multe componente interdependente. Aceste sunt2:

datele i informaiile; circuitele i fluxurile informaionale; procedurile informaionale; mijloacele de tratare a informaiilor.

n accepiunea majoritii specialitilor sistemul informaional este definit, ntr-o concepie sistemic, drept un ansamblu interconectat de date, informaii, fluxuri informaionale, proceduri informaionale i mijloace de prelucrare, transmitere i stocare a datelor care acioneaz n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale unei firme.

Din definiia dat se pot evidenia urmtoarele componente ale sistemului: 1. Datele care reprezint ansamblul de informaii prelucrate despre un fenomen sau proces; 2. Informaiile reprezint acele date care aduc un spor de cunoatere receptorului (uman sau

main); 3. Fluxurile informaionale reprezint ansamblul informaiilor i deciziilor (caracterizate prin

coninut, frecven, calitate, volum, form, suport), necesare desfurrii unei anumite activiti sau operaii i care se transmit ntre dou posturi de lucru. Flux informaional reprezint totalitatea informaiilor care parcurg circuitele informaionale existente. Fluxurile informaionale se mpart n trei categorii3: a) Fluxuri informaionale ascendente - totalitatea informaiilor care circul ntre dou nivele ierarhice

aflate n relaie de subordonare; b) Fluxuri informaionale orizontale - informaiile care circul ntre subdiviziuni organizatorice aflate

pe acelai nivel ierarhic; c) Fluxuri informaionale oblice - se nasc aleatoriu i reprezint totalitatea datelor vehiculate ntre

subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele ierarhice diferite, dar nu n relaie de subordonare.

1 Nicolescu O., Verboncu I., Management, Ed. Economic, 1995, pag. 39. 2 Nicolescu O., Verboncu I., - op. cit., p. 242-250.

3 Radu I., Informatic managerial, 1996, pag. 15.

27

4. Circuitele informaionale - ansamblul legturilor existente ntre diferite verigi organizatorice;

5. Procedurile informaionale - totalitatea metodelor i tehnicilor de prezentare a informaiilor primare pentru asigurarea interfeei om-calculator. Evoluia procedurilor este strns legat, n timp, de evoluia performanelor sistemelor de calcul;

6. Mijloace de tratare a informaiilor - ansamblul echipamentelor constructive (hardware) i a suporturilor logice (software) ce asigur prelucrarea informaiilor i obinerea rezultatelor finale.

Sistemul informaional economic asigur gestiunea tuturor informaiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele i procedeele de care dispune. Informaiile sunt generate i nregistrate n cadrul sistemului economic la nivelul unor verigi organizatorice i funcionale care se mai numesc posturi de lucru, care se individualizeaz prin urmtoarele elemente: date de intrare; timp de staionare; operaii de prelucrare; date de ieire.

2.2.1 Datele i informaiile

n vorbirea curent, termenii de dat i informaie sunt utilizai cu acelai neles ns ntre ele exist o anumit diferen. Dei adesea se folosete termenul de dat i informaie cu acelai sens, specialitii disting ntre cele dou noiuni o mare diferen. Datele reprezint fapte i cifre neanalizate. Astfel, potrivit majoritii specialitilor data reprezint descrierea cifric sau letric a unor aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara sa care intereseaz managementul acesteia.

Informaiile sunt definite ca fiind acele date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind direct sau indirect ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce-i revin n cadrul respectivei firme.

Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicii clasificate pe o anumit baz pentru a fi stocate, procesate sau regsite atunci cnd este necesar. Informaiile, n schimb, sunt date care au relevan pentru nevoile celor care administreaz i contribuie la exercitarea funciilor manageriale.

Din multitudinea de definiii atribuite att datelor ct i informaiilor, de ctre specialiti n domeniu, putem observa faptul c datele se transform n informaii n momentul n care li se atribuie neles, sens. Astfel la nceput ele sunt considerate fapte brute, materii prime, puncte de plecare, care n urma procesului de interpretare, transformare, procesare sau rezumare primesc o anumit valoare, relevan, semnificaie.

Trebuie subliniat faptul c exist posibilitatea ca persoane diferite s atribuie nelesuri diferite acelorai date i de asemenea trebuie fcut distincie ntre cantitatea mare de date care se poate afla la dispoziia unei societi, i volumul mult mai mic care este de fapt selectat i transformat n informaii.

Informaiile i cunotinele au o mare importan, att pentru dezvoltarea personalitii umane, ct i pentru evoluia vieii i societii. Nici societatea i nici indivizii ei nu pot progresa satisfctor n lips de informaii. Prin intermediul informaiilor se asigur transferul cunotinelor de la o generaie la alta, se asigur accesul la cele mai avansate realizri ale omenirii.

Conceptul de informaie reprezint o noiune de maxim generalitate care semnific o comunicare, o veste, o tire, un mesaj, un semnal etc. despre evenimente, fapte, stri, obiecte, despre

28

forme de manifestare a realitii care ne nconjoar. Informaia reprezint cantitatea de noutate adus de un mesaj din lumea real i furnizat de cineva.

Informaia, energia, i materia sunt cei mai importani factori ai economiei moderne pe lng pmnt, capital i fora de munc. Fa de materie sau energie, informaia prezint caracteristici distincte:

ea nu cunoate ideea de original, se poate copia ori de cte ori se dorete i este independent de loc;

informaia nu se nvechete i se poate combina aproape nelimitat; informaia este puternic condensabil. informaia se percepe ca o anumit msur a ordinii ntruct ea anihileaz incertitudinea i

nedeterminarea. O msur a ordonrii este entropia negativ, termen care a luat natere prin analogie cu entropia, care este, n termodinamic, o mrime exprimabil matematic a neordonrii.

Calitatea unei informaii const n gradul de probabilitate cu care utilizatorul creeaz certitudinea unei afirmaii1. Oamenii ajung la informaii direct, prin intermediul altor oameni, sau prin purttori de informaie, precum ziare, cri, imagini, casete video, CDROM-uri, discuri sau echipamente de comunicaie (radio, televizor, fax, telefon sau calculator).

n secolul XXI revoluia cunotinelor se va intensifica2, iar rezultatul acesteia va fi constituirea unor economii bazate pe cunotine care se vor extinde rapid n zonele dezvoltate ale omenirii. Firete la baza revoluiei cunotinelor se afl corelaia cunotinelor cu data i informaia.

Informaiile vehiculate ntr-o organizaie pot fi grupate pe mai multe categorii dup urmtoarele criterii: 1. Dup modul de exprimare informaiile pot fi: Orale expuse prin viu grai; Scrise consemnate de

regul pe hrtie; Audio-vizuale se adreseaz concomitent vzului i auzului. 2. Dup gradul de prelucrare informaiile se mpart n: Primare anterior nu au suferit un proces de

prelucrare informaional; Intermediare se afl n diferite faze de prelucrare informaional; Finale au trecut prin ntregul ir de prelucrri informaionale prevzute.

3. Dup direcia vehiculrii informaiile pot fi: Descendente se transmit de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului; Ascendente se transmit de la ealoanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; Orizontale se transmit ntre titularii de posturi situai pe acelai nivel ierarhic.

4. Dup modul de organizare a nregistrrii i prelucrrii informaiile se clasific n: Tehnico-operative localizeaz n timp i spaiu procesele din cadrul firmei; De eviden contabil se refer n special la aspectele economice ale activitilor firmei; Statistice reflect sintetic principalele activiti ale firmei corespunztor unor standarde prestabilite.

5. Dup mediul de provenien informaiile pot fi: Exogene provin din suprasistemele din care face parte firma; Endogene sunt generate n cadrul firmei.

6. Dup destinaie informaiile se mpart n: Interne beneficiarii de informaii sunt managerii i executanii din ntreprindere; Externe beneficiarii de informaii sunt clienii, furnizorii sau suprasistemele din care face parte firma.

1 Rohner K., Ciber-marketing, Ed. ALL, 1999, pag. 51 2 Jones A. B. Knowledge Capitalism-Business, Work and Learning in the New Economy, Oxford University

Press, Oxford, 1999, p.VI.

29

7. Dup gradul de obligativitate pentru adresant informaiile pot fi: Imperative emise de conductori fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare; Nonimperative emise de executani i manageri fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor.

8. Dup natura proceselor informaiile, bazate pe funciunile firmei, se pot clasifica astfel pentru: Cercetare-dezvoltare; Comerciale; Producie; Financiar-contabile; Personal; Complexe.

Trebuie fcut distincia ntre tire ca informaie despre ceva i opinia despre acel ceva. tirea ntrunete caracteristicile de informaie n sensul c reflect realiti obiective, stri de fapt existente. Opinia reprezint exprimarea unor preri, a unor gnduri proprii sau de grup. Opinia este deci subiectiv sau prea puin obiectiv, putnd fi uneori promovat pe baza unor interese dinainte stabilite, urmrind scopuri fie constructive (educaionale, mobilizatoare etc.), fie distructive (denaturarea realitii, abaterea ateniei de la problemele reale ale vieii, dezinformarea etc.). Opinia fiind subiectiv are un grad redus de generalitate chiar atunci cnd privete unele evenimente concrete1.

De asemenea, informaia nu trebuie s se confunde cu zvonul care reprezint, ca i opinia fals, o tire nentemeiat i neverificat. Forma de exprimare i transmitere a informaiilor, opiniilor i comentariilor o reprezint comunicarea.

Informaia este o comunicare despre un anumit aspect al realitii obiective. Din punct de vedere conceptual informaia reprezint o reflectare n planul gndirii umane a legturilor de cauzalitate, privind aspecte din realitatea ce ne nconjoar.

Informaia are sens de noutate pentru cel cruia i se adreseaz, indiferent de forma pe care o ia (tire, semnal, comunicare). Putem spune deci c informaia este un mesaj, dar cu precizarea c nu orice mesaj este o informaie. Dac mesajul nu transmite nici o noutate i nu are suport real, atunci acesta nu prezint interes pentru receptor i deci nu are caracter de informaie.

Informaia primete ntotdeauna atributul domeniului pe care l reflect. De exemplu, realitile din domeniul economic se reflect n informaiile economice.

Procesul de sesizare, nelegere i nsuire a informaiilor dintr-un anumit domeniu reprezint un proces de informare. Informaiile dobndite n urma unui proces de informare ntr-un anumit domeniu, formeaz cunotinele despre acel domeniu, iar mulimea acestora reprezint baza de cunotine.

Cunotinele reprezint deci o nsumare a tuturor informaiilor dobndite ntr-un anumit domeniu, sau care se refer la un anumit obiect. n sintez cunotinele sunt elemente abstracte i individuale despre obiectele i domeniile lumii reale, nsuite i/sau dobndite.

Data este forma de reprezentare accesibil a informaiei prelucrate. Ea reprezint suportul formal al informaiei care se concretizeaz n cifre, litere, Simboluri, coduri i alte nsemne.

Exist o coresponden determinat ntre informaie, Simbol i dat astfel c, foarte adesea, n practic, termenul de informaie este utilizat pentru a desemna date, iar expresia prelucrarea informaiilor nlocuiete expresia prelucrarea datelor. Putem considera c datele prelucrate, n msura n care afecteaz n sens pozitiv comportamentul receptorilor (oameni sau maini), au calitatea de informaii.

n procesul prelucrrii i utilizrii informaiilor, acestea sunt privite din patru puncte de vedere: a) din punct de vedere sintactic, cnd se urmrete aspectul admisibil al acestora, n sensul c

informaiile trebuie s capete anumite forme de reprezentare respectnd riguros anumite reguli. Nivelul sintactic se refer la sistemul de semne i la regulile de reunire a acestora n construcii

sintactice utilizate pentru reprezentarea informaiilor n procesul culegerii, transmiterii i prelucrrii

1 Surcel T., Sofronie Gh., Baron C. Informatica economic, Ed. Calipso 2000, 1999, pag. 9.

30

acestora. Acestui nivel i corespunde conceptul de dat, concept central n informatic, exprimat prin formul BNF (Backus-Naur Form) astfel:

: =

Noiunea de dat n informatic cuprinde i noiunea de valoare, dar presupune n plus i elementul de reprezentare i manipulare, adic o modalitate simbolic de exprimare i un sistem de reguli de transformare a acestuia prin care se pot obine date noi. Apare astfel clar nu numai distincia dintre dat i valoare, ci i deosebirea dintre informaie i dat, ca deosebire dintre obiect i modelul su. Finalitatea procesului de informare presupune trecerea de la structur la sens, adic de la nivelul sintactic la cel semantic prin procesul de comunicare influenat de context;

b) din punct de vedere semantic, urmrindu-se semnificaia, nelesul informaiei (coninutul real al informaiei) ce deriv din datele prelucrate. Sub aspect semantic, informaia poate fi caracterizat ca semnificaie a datelor. Sensul informaiei la nivel semantic este corespondena dintre o dat, pe de o parte, i obiectul real sau situaia pe care o reprezint, pe de alt parte;

c) din punct de vedere pragmatic, urmrindu-se utilitatea pentru receptori, efectul asupra acestora (msura n care acestea satisfac cerinele utilizatorului). Este nivelul cel mai concret de considerare a informaiei este ns cel pragmatic, singurul care raporteaz informaia la scopurile observatorului. n raport cu necesitile observatorului se definesc caracteristici ca importana sau utilitatea informaiei. Obiectul pragmaticii include, deci, ntr-o anumit msur, problemele de conducere, de necesar de informaii i de eficien a sistemelor informaionale. Abordarea pragmatic impune utilizarea noiunii de cunotin. Considernd situaia la un moment dat, cunotinele reprezint totalitatea informaiilor dobndite anterior cu privire la obiectul considerat. Pentru a desemna mulimea acestor cunotine se folosete termenul de tezaur, la care trebuie raportat rezultatul oricrui proces de informare;

d) din punct de vedere sigmatic, se trateaz raportul dintre semne i obiecte, putndu-se vorbi despre cunotine obiective. n locuri publice semnali