Analiza Si Sistemelor Informationale - G-Market

7/28/2019 Analiza Si Sistemelor Informationale - G-Market

http://slidepdf.com/reader/full/analiza-si-sistemelor-informationale-g-market 1/15

CAPITOLUL I

Identificarea proiectului

1. Descrierea organizării firmei

Gmarket Superstore este un supermarket care a inovat piaţa ieşeană de profil. Fiind un

supermarket cu tradiţie în Turcia s-a impus cu uşurinţă în climatul ieşean în care nu exista la momentul

respectiv un magazin cu autoservire. Aşezarea sa în Complexul Comercial Iulius Mall a fost favorabilă

poziţionării centrale în conştiinţa mai multor categorii de cumpărători: studenţi, angajaţi şi clienţi ai

Mall-ului, turişti.

În prima instanţă în calitate de client am fost convins de politica de atragere a clienţilor

practicată de Gmarket. Totodata am regǎsit politici de management şi marketing specifice unui

supermarket: promoţii, acordarea de prime angajaţilor, stimularea angajaţilor prin acordarea de distincţii

lunare pentru cei care se fac remarcaţi.

Scurt istoric

Compania Gima a fost înfiinţată în anul 1956, în următorul an luând naştere în Ankara sub

egida sa primul magazin cu autoservire din Turcia. Evenimentul a fost de mare anvergură, la inaugurare

participând preşedintele Turciei, Celâl Bayar. Ziarele din întreaga lume au scris despre constituirea

acestui supermarket.

În 1993 a avut loc prima privatizare a societăţii Gima devenind Dedeman Holding & Bilfer

Madencilik. Trei ani mai târziu firma trece prin a doua şi ultima etapă de privatizare devenind Fiba

Holding.

1



În anul 1998, când Fiba Holding avea 45 de magazine deschise, se înfiinţează în România

S.C Gimrom Holding S.A., companie cu capital turcesc. În 1999 s-a deschis primul magazin Gima din

România în cadrul complexului comercial Bucureşti Mall.

În data de 15.12.2000 se inaugurează supermarketul Gima din Iaşi. Directorul magazinului

din Iaşi este Taner Elmas, acelaşi de la deschidere până în prezent.

La momentul actual S.C. Gimrom Holding S.A. este separată de Fiba Holding iar lanţul de

magazine Gima din Turcia activează sub patronat diferit de cel din România. Lanţul Gima din România

s-a transformat în Gmarket având în continuare ca acţionari majoritari investitori de origine turcă.

2



Prezentarea organizaţiei şi profilul de activitate

S.C. Gimrom Holding S.A. este o companie cu capital turcesc şi are drept obiect de activitatecomercializarea produselor alimentare şi nealimentare în cadrul reţelei proprii de magazine de tip

supermarket.

Misiunea companiei este de a furniza clienţilor produse şi servicii de retail la cele mai înalte

standardede calitate într-o am’biana modernǎ şi plǎcutǎ. Pentru atingerea acestui obiectiv, magazinele

Gima urmǎresc sǎ asigure o gamǎ variatǎ de produse, la un raport optim calitate-preţ şi un mediu

comercial atractiv.

Portofoliul de produse în magazinele Gima este structurat astfel:

produse DRY-FOOD – produse alimentare cum ar fi:

-produse de panificaţie

-băuturi răcoritoare( sucuri, apă minerală, apă plată, ceaiuri, energizante)

-conserve

-băuturi alcoolice

-standuri cu cereale şi chipsuri

-dulciuri ( incluzând şi dulciuri pentru diabetici)- paste făinoase

-alte produse alimentare: ulei, zahăr, făină, bulion, condimente, cafea etc.

produse FRESH-FOOD- produse alimentare proaspete reci care necesită să fie aşezate şi

păstrate în frigidere cum ar fi:

- lactate

-mezeluri şi conserve

-peşte congelat-carne şi preparate din carne

-legume congelate

-iaurturi

produse NON-FOOD-aici sunt incluse produsele nealimentare dintre care amintim:

3



- produse de îmbrăcăminte

-produse de menaj şi uz gospodăresc( pahare, ceşti, farfurii, ligheane, ibrice, storcătoare,

vase pentru condimente, bureţi de curăţire etc. )

-prosoape de bucătărie şi de baie

-produse electrocasnice

-jucării

produse din cadrul raionului Detergenţi şi cosmetice :

- produse pentru păstrarea curăţeniei( produse chimicale)

- produse pentru spălarea produselor de îmbrăcăminte

- produse pentru îngrijirea corpului( săpunuri, şampoane, geluri de duş, creme, parfumuri,

etc.)- hartie igienica şi prosoape de bucǎtǎrie

- produse igienice pentru copii

Piaţa de desfacere pentru supermarketul Gmarket Iaşi este situatǎ în cadrul complexului

comercial Iulius Mall. Targetul supermarketului este dat de consumatorii de orice vârstǎ, copii,

adolescenţi, adulţi, bǎtrâni şi de ambele sexe, persoanǎ fizicǎ sau juridicǎ, care doresc produse şi servicii

de calitate.

4



Obiectivele Firmei

Pentru Gmarket, obiectivele stabilite vizeazǎ organizaţia în ansamblul ei (obiective

organizaţionale, considerate şi obiective strategice, pe termen lung.

Obiectivele dau o imagine concretă asupra orientării generale a firmei. Ele sunt concretizate

în acţiuni specifice, altfel riscă să rămână în stadiul de deziderate şi bune intenţii. Când dorinţele sunt

concretizate şi măsurate prin obiective manageriale, priorităţile sunt apreciate în mod corect după un

sistem clar de evaluare, resursele sunt alocate în mod optim, responsabilităţile sunt stabilite cu claritate,

fiecare manager sau executant fiind apreciat după rezultatele obţinute.

Gmarket are atât responsabilităţi economice, cât şi responsabilităţi sociale. Neglijarea

responsabilităţilor sociale are efecte indirecte asupra performanţelor economice, concretizate în scăderea

motivaţiei şi loialităţii salariaţilor proprii, în degradarea imaginii firmei. Datorită acestor considerente, o

firmă competitivă va căuta să realizeze, în permanenţă, un echilibru dinamic între obiectivele sale

economice şi cele sociale.

Alături de obiectivele organizaţionale cu caracter strategic, un rol important îl au şi

obiectivele pe termen scurt, care servesc la precizarea diferitelor momente secvenţiale de realizare a

obiectivelor organizaţionale. Obiectivele pe termen scurt decurg din obiective sau grupe de obiective petermen lung, permit măsurarea progreselor făcute în realizarea obiectivelor generale ale firmei şi au

caracter realist în raport cu capacitatea organizaţiei, piaţa şi celelalte condiţii de mediu.

Pentru a fi operaţionale în procesul de planificare şi control, obiectivele îndeplinesc o serie

de condiţii :

- Sunt formulate în mod explicit ;

- Sunt posibil de grupat în seturi de priorităţi ;

- Constituie baza pentru acţiunile de management şi pentru decizii ;

- Servesc drept standarde pentru aprecierea rezultatelor individuale şi a grupurilor de muncă.

Obiectivele supermarketului Gmarket sunt definite în mod clar, dintre care menţionez :

- Se va strădui să fie lider, nu outsider, vizând să introducă spre vânzare o gamă diversificată

de produse noi.

5



- Urmăresc a vinde cele mai mentenabile şi apreciate produse comparativ cu cele ale

concurenţilor.

Obiectivele sunt stabilite în cascadă, adică sunt impuse de sus în jos, pornind de la

obiectivele strategice ale întregii organizaţii şi mergând, prin defalcare pe diferitele subunităţi

componente, până la locurile de muncă de la baza piramidei ierarhice. Desigur, procedând în felul acesta

se asigură coerenţa şi convergenţa diferitelor obiective din cadrul organizaţiei.

6



Director magazin

Asistentmanager

Raionnon-food

Raiondetergenţi-cosmetice

Cǎrucioare Birou deinformaţii

Asistentmanager

Raiondry-food

Raionfresh-food

Doctor veterinar

electrician IT casRecepţiemarfǎ

7



DIRECTORUL DE MAGAZIN este responsabil de cooordonarea tuturor

departamentelor şi sistemelor informaţionale din cadrul filialei precum şi de aplicarea

strategiilor de marketing şi de management impuse la nivelul întregii organizaţii.

ASISTENŢII MANAGERI au rolul de a coordona activitǎţile desfǎşurate pe raioane, de

a emite comenzile pentru obţinerea cantitǎţilor de produse puse spre vânzare precum şi de

aplanare a diferitelor/eventualelor conflicte care pot sǎ aparǎ în relaţille clienţi-magazin,

furnizori-magazin.

Departamentul RECEPŢIE MARFǍ se ocupǎ cu verificarea mǎrfii din punct de vedere

calitativ şi cantitativ, cu verificare corectitudinii datelor înscrise pe documentele

primite(facturi, aviz), comparǎ cantitǎţile de marfǎ şi preţurile înscrise pe facturǎ cu cele

de pe comandǎ precum şi cu prelucrarea facturilor (introducerea datelor în

OBASE)pentru efectuare plǎţilor cǎtr furnizor la nivelul contabilitǎţii.

DOCTORUL VETERINAR are în subordine raionul fresh-food şi se ocupǎ cu verificarea

termenului de valabilitate a produselor fresh, verificarea temperaturii frigiderelor şi a

produselor, precum şi cu verificarea calitǎţii produselor din carne şi a produselor

congelate.

ELECTRICIANUL se ocupǎ cu verificarea şi repararea instalaţiilor electrice şi a

frigiderelor.

DEPARTAMENTUL IT este responsabil cu menţinerea integritǎţii bazelor de date şi areţelelor din cadrul firmei(atât cea de calculatoare cât şi cea de supraveghere video) şi

pemtru buna funcţionare a calculatoarelor şi a software-lui.

CASIERIA încaseazǎ contravaloarea produselor vândute prin intermediul caselor de

marcat, efectueazǎ totalul de bani de la casele de marcat şi predarea lor agenţilor care se

ocupǎ cu livrarea banilor cǎtre bancǎ.Tot casieria are rolul de a ţine evdenţa chitanţalor, a

bonurilor valorice şi a cecurilor.

Personalul de la BIROUL DE INFORMAŢII oferǎ informaţii clienţilor, introduce datele personale ale clienţilor în baza de date, completeazǎ certificatele de garanţie pentru

produseleelectrice şi electrocasnice, completeazǎ actale cu privire la returnarea

produselor de cǎtre clienţi, anunţǎ prin sta’ie necesitatea unui angajat într-un anumit loc.

8



Personalul angajat în departamentul CǍRUCIOARE oferǎ asistenţǎ clienţilor cu privire

la transportul cumpǎrǎturilor pânǎ la ieşirea din mall sau pânǎ în parcare la maşina

personalǎ şi colecteazǎ şi ţine evidenţa coşurilor şi a cǎrucioarelor.

2. Prezentarea principalelor resurse informatice

Resurse Hardware

Societatea deţine o reţea formată din 30 de calculatoare , cablate cu cablu Utp ecranat. Există 3

servere ce au funcţii diferite: unul este rezervat pentru colectarea şi prelucrarea centralizată a datelor

provenite din birourile asistenţilor manageri, a directorului general, de la Recepţie marfă, Casierie; unul

pentru centralizarea datelor provenite de la casele de marcat, cântarele electronice, scanere şi

calculatorul interactiv pus la dispoziţia clienţilor pentru emiterea Super-cecurilor Gmarket. Al treilea are

ca funcţie principală aceea de colectare a capturilor video şi foto obţinute cu ajutorul infrastructurei de

camere video din interiorul magazinului dar şi din depozit.În funcţie de operaţiile efectuate în interiorul fiecărui departament, staţiile de lucru au

configuraţii diferite. Există sisteme Compaq ce au procesoare Pentium de 300 MHz, memorie de 64 Mb

şi HDD de 20Gb; sisteme HP cu procesoare Pentium la 500 de Mhz, 128 Mb RAM şi HDD de 40Gb şi

sisteme cu procesoare Pentium 4 la 2 GHz, 256 Mb RAM şi HDD-uri de 100 Gb.

Societatea deţine şi o varietatea de imprimante distribuite în departamente după cum urmează: 1

imprimantă HP cu tuş şi 2 imprimante Zibro (special concepute pentru obţinerea preţurilor normale, a

preţurilor de promoţie şi a codurilor de bare necesare pentru buna funcţionare a magazinului) aflate în

Biroul asistenţilor manageri; alte 3 imprimante HP câte una în Biroul IT, Casierie şi Biroul directorului

general; şi alte 2 imprimante Epson X800 laser aflate la Recepţie marfă.

Gmarket deţine, pentru uşurarea activităţilor zilnice şi o serie de scanere pentru citirea codurilor

de bare puse atât la dispoziţia angajaţilor cât şi în incinta magazinului la dispoziţia clienţilor pentru

aflarea preţurilor. Departamentul Recepţie marfă deţine 4 instrumente PTC tip scaner pentru o mai bună

9



recepţionare a produselor livrate de către furnizori. Acestea permit în mare parte anularea operaţiei de

prelucrare manuală a facturilor şi atenţionează eventualele nereguli ce pot apărea în factura furnizorului.

Resurse Software

Societatea deţine licenţa pentru 2 sisteme de operare şi anume Windows NT şi Windows XP

Proffessional şi pentru pachetul Office toate provenite de la firma Microsoft. Ca apărare împotriva

eventualelor atacuri şi a viruşilor este folosit BitDefender baza de date =ORACLE.

Pentru efectuarea operaţiilor necesare activităţii proprii firmei, s-au efectuat plăţi pentru

dezvoltarea unui sistem tip ERP numit OBASE. Pachetul conţine un ansamblu de programe care permite

fiecărui departament sǎ îşi efectueze cu succes activitatea şi să centralizeze datele în vederea prelucrării

lor la nivel superior.

Resurse Umane

Gmarket deţine în cadrul filialei Iaşi un departament IT cu 2 ingineri technici. Aceştia au ca

principale atribuţii buna funcţionare a reţelei, corectarea eventualelor erori de tip hardware sau software

la nivelul staţiilor de lucru dar şi a serverelor, întreţinerea datelor şi centralizarea lor corectă în vederea

transmiterii lor pentru departamentele de la Bucureşti şi întreţinerea bazelor de date.

3. Proiecte informatice în curs de dezvoltare sau propuse la nivelul

organizaţiei

Gimrom Holding deţine un proiect de dezvoltare a unei serii de mici aplicaţii prin care se doreşte

sǎ se îmbunǎtǎţeasǎ animite programe din OBASE cu funcţii care au fost trecute cu vederea în

momentul implementǎrii, cum ar fi funcţia de cǎutare avansatǎ. De asemenea se are în vedre dezvoltarea

unor programe pentru evitarea scrierii de mânǎ a proceselor verbale şi a avizelor de însoţire a mǎrfii.

10



Capitolul II

Iniţierea şi planificarea proiectului

2.1 Identificarea principalelor sisteme informaţionale economice din societate

Principalele sisteme informaţionale care se regăsesc în cadrul Gmarket Iaşi sunt următoarele:

• Sistemul informaţional al Vânzărilor

• Sistemul informaţional Aprovizionare

• Sistemul informaţional al Stocurilor

• Sistemul informaţional al Resurselor Umane

• Sistemul informaţional al Salarizării

• Sistemul informaţional Clienţi

Principalele departamente ce se regăsesc în cadrul firmei sunt:

• Aprovizionare / Recepţie marfă

• Casierie

• IT

• Birou de informaţii

• Departamente delimitate de tip produse(Fresh-Food, Dry-Food, Non-Food,

Detergenţi&Cosmetice)

• Biroul de administraţie / Directorul general

Descrierea legăurilor dintre componente

Sistemul Vânzări. Obiectul funcţionării supermarketului Gmarket este dat de vânzarea cu

amănuntul a produselor achiziţionate de la diferiţi furnizori pe bază de contract şi a celor primite de la

Depozitul Central Colentina din Bucureşti.Un alt element de inrare este reprezentat de facturile fiscale

11



şichitanţele ezultate în urma vânzǎrii deşeurilor de carton. Ca element de ieşire este bonul fiscal inmânat

clientului de la casa de marcat în momentul ieşirii din magazine după efectuarea prealabilă a

cumpărăturilor.

Sistemul Aprovizionare

Intrări:

• declaraţie de conformitate a mărfii (de la Furnizor către Biroul de Aprovizionare /

Recepţie marfă);

• aviz de însoţire a mărfii (de la Furnizor către Biroul de Aprovizionare / Recepţie marfă);

• factură fiscală (de la Furnizor către Biroul de Aprovizionare / Recepţie marfă în cazul

furnizării mărfii în condiţii normale);.

• certificat sanitar-veterinar (de la Furnizor către Biroul de Aprovizionare / Recepţie

marfă);

• certificat de garanţie (de la Furnizor către Biroul de Aprovizionare / Recepţie marfă).

Ieşiri:

• comanda - necesar de aprovizionat (de la departamentul Administraţie/Director general

către Furnizor);

• raport de confirmare a cantităţii de produse primite de către filiala Iaşi de la Depozitul

Central Colentina Bucureşti.

Sistemul Stocurilor

Intrări:

• raport produse primite de către filiala Iaşi de la Depozitul Central Colentina Bucureşti;

• listǎ de inventariere (Comisia de Inventariere către Biroul de Administraţie / Directorul

general);

• raport în urma constatării distrugerilor şi a produselor expirate.

Ieşiri:

• raport de actualizare a stocurilor în “+” în sistemul informatic în cazul:

12



- primirii unei cantităţi de marfă de la un furnizor pe bază de factură fiscală sau de la

depozitul din Bucureşti (de la Biroul de Aprovizionare / Recepţie către departamentul IT);

- diferentelor dintre cantităţi în urma inventarierii;

• raport de actualizare a stocurilor în “-” în sistemul informatic în cazul:

- primirii unei cantităţi de marfă de la un furnizor pe bază de factură fiscală sau de la

depozitul din Bucureşti (de la Biroul de Aprovizionare / Recepţie către departamentul IT);

- lipsurilor constatate în urma inventarierii;

- lipsurilor constatate în urma distrugerilor, produselor expirate şi a furturilor;

- diferentelor dintre cantităţi în urma inventarierii.

Sistemul Salarizare

Intrări:

• liste privind salariile virate pe card(BCR sau FinansBank);

• liste cu bonuri valorice pentru angajaţii full-time;

Ieşiri:

• liste cu pontaje angajaţi;

• liste cu penalizări şi avertismente angajaţi.

Sistemul Resurse umane

Intrări:

• înştiinţarea Biroului Administrativ de necesitatea angajării de personal nou;

• cereri de angajare, CV-uri din partea candidaţilor;

Ieşiri:

• fişe de post (Biroul Administrativ către angajaţi);

• cereri cu privire la training-uri pentru angagaţi (Biroul Administrativ Iaşi şi Biroul de

Resurse Umane Bucureşti).

• carnet de muncă (Biroul de Resurse Umane Bucureşti către Biroul Administrativ Iaşi);

13



• contract individual de muncă (Biroul Administrativ Iaşi şi angajaţi);

Sistemul Clienţi

În momentul în care un client îşi face cardul Gmarket personalul de la Biroul de Informaţii

trebuie sǎ introducǎ în baza de date datele personale ale clientului care sunt salvate, iar ulterior sunt

folosite pentru obţinerea diferitelor statistici.Cardul Gmarket este folosit doar pentru cumpǎrǎturi,clienţii

având acces şi la promoţiile sǎptǎmânale, iar în cazul în care clientul cumpǎrǎ de o anumitǎ sumǎ ,cu

ajutorul cardului este emis Supercecul.

Ca element de ieşire din sistem este bonul fiscal eliberat clientului în momentul cumpǎrǎrii

de produse.

2.2 Definirea ariei de întindere a sistemului informaţional de aprovizionare şi furnizori

În sistemul informaţional al furnizorilor din Gmarket sunt implicaţi, în afara celor angajaţi să

răspundă de recepţia mărfii care se realizează în incinta depozitului, directorul filialei precum şi

asistenţii manageri.

Rolul directorului este de a coordona la nivel general activitatea care se desfăşoară în

compartimentul ‘Recepţie marfă’. Totodată el hotărăşte dacă asistentul manager poate semna sau nu

contractele cu furnizorii deja stabiliţi de Biroul Managerial de la Bucureşti. Asistentul manager se ocupă în special cu efectuarea comenzilor care se trimit la sediul

central, acesta din urmă fiind în acelaşi timp şi furnizorul principal al filialei. În prealabil determină

necesarul de produse pe baza căruia se face comanda ( necesarul nu este trecut în nici un document si se

stabileşte subiectiv în cea mai mare măsură în funcţie de vânzările din perioada precedenta şi de

preconizările pentru perioada care urmează). Comanda se face, în funcţie de furnizor sau de urgenţa

necesităţii produsului pe cale de a fi livrat de către furnizor, în trei moduri : telefonic, prin fax sau e-

mail. Asistentul manager efectuează comenzile şi pentru furnizorii locali sau direcţi. Este împuternicit

de director să rezolve eventualele litigii care apar în legătură cu semnarea contractelor şi cu livrarea

comenzilor.

Biroul recepţie marfă asigură controlul calitativ si cantitativ al mărfii :

- calitativ : urmăreşte dacă produsele care trebuie primite se încadrează în termenul de

garanţie necesar pentru ca marfa să poată fi vândută fără a crea reclamaţii din partea clientului ;

14



- cantitativ : numară efectiv produsele şi stabilesc dacă există concordanţă între datele

înscrise pe avizul de insoţire a mărfii şi pe factura fiscală şi datele reale.

Pe lângă recepţia mărfii, biroul primeşte documentele care însoţesc livrările de la furnizori,

pentru ca apoi să le înregistreze în baza de date a firmei. De asemenea tot aici se face returul mărfii

deteriorate sau care a depăşit termenul de garanţie, către furnizori.

15

Analiza Si Sistemelor Informationale - G-Market

Documents

Transcript of Analiza Si Sistemelor Informationale - G-Market