ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

FACULTATEA CIBERNETIC, STATISTIC I INFORMATIC ECONOMICACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

FACULTATEA DE CIBERNETIC, STATISTIC I INFORMATIC ECONOMIC

Proiect Sisteme Informaionale Economice

Bucureti 2013

Analiza informaional-decizional pentru departamentul de operaiuni din cadrul ALSTOM GRID ROMNIA

Cuprins:

1. Descrierea mecanismului economic32. Descrierea sistemului informaional actual32.1. Analiza structurii organizatorice a unitii32.2. Elementele supuse observrii3 2.3. Matricea informaional a documentelor..9

1. Descrierea mecanismului economic

Obiectul de activitate i forma juridic

Alstom este una dintre cele mai importante companii din lume n domeniul producerii de echipamente energetice i feroviare. Societatea are o cifr de afaceri de 20.9 miliarde de euro, avnd peste 85.000 de angajai n 70 de ri. Obiectele principale de activitate ale societii sunt: generare de energie electric (Alstom Power ), transport feroviar (Alstom transport) i transport de energie electric de nalt tensiune (Alstom Grid).

Societatea S.C. Alstom Grid Romnia S.R.L s-a nfiinat n data 09.05.2008, cu sediul n Str. Dr. Iacob Felix nr 63-69, sect 1, Bucuresti, avnd Codul Unic de Inregistrare CUI RO 17310804. Forma juridic a companiei este Societate cu Rspundere Limitat i are un capital social subscris i vrsat: 3.500.000 RON. Conform datelor statistice, cifra de afaceri a sediului din Romnia este de 42.591.081 RON. Numrul de angajai ai companiei este de 31, directorul general fiind George Iacobu. Obiectul de activitate al sediului din Romnia este: fabricarea motoarelor, generatoarelor i transformatoarelor electrice i a aparatelor de distribuie i control a electricitii.

Scurt istoric Alstom Grup este un conglomerat francez care a luat natere n anul 1928, axat pe generarea de electricitate i pe industria feroviar. Prin achiziia la 7 iunie 2010 a activitii de transport energie electric a Areva T&D, Alstom finalizeaz o faz decisiv a dezvoltrii sale prin formarea unui nou sector, Alstom Grid, care vine n completarea cele dou sectoare existente n domeniul energiei i transportului - Power i Transport. Achiziia a avut loc dup ce Alstom i Schneider Electric au anunat n iulie 2009 c lansau o ofert comun pentru achiziia Areva T&D. La sfritul lui noiembrie 2009, Alstom i Schneider Electric au intrat n negocieri exclusive cu Areva pentru achiziia activitii acesteia de transport i distribuie, semnnd un contract de achiziie la sfritul lunii ianuarie 2010.

Furnizorii ntreprinderii

Romnia:Automatic, Electromontaj i Energomontaj Extern: Fabricile Alstom din Frana, Germania, Elveia i Italia

Beneficiarii ntreprinderii

Utilizatorii produselor firmei sunt: Transelectrica, Enel, CEZ Romania, Hidroelectrica, Hidroserv, Termoserv.

Concurenii

Principalii concureni ai companiei sunt: ABB i Siemens, grupuri specializate n transportul energiei electrice.

2. Descrierea sistemului informaional actual

2.1. Analiza structurii organizatorice a unitii

Organigrama:

2.2. Elementele supuse observrii

Corelare fluxuri informaionale cu fluxuri de documente:

Ordinul de confirmare (M01) este ntocmit de departamentul operaiuni, n care sunt prezentate detalii despre modul de plat efectuat,cantitatea, termenul de livrare,preul, toate aceste lucruri despre fiecare produs n parte.Acest act este fcut in 2 exemplare, unul rmnnd la furnizor, iar cel de-al 2-lea la beneficiar, el fiind obligat s returneze al 2-lea exemplar n maxim 3 zile lucrtoare, semnat de reprezentantul legal.Pentru a putea beneficia de bunuri sau servicii beneficiarul trebuie sa trimit o not de livrare persoanei de contact indicat de firma furnizoare.

n documentul Ordin de cumparare(M02) se specific moneda n care se finalizeaz tranzacia, termenul de plat, descrierea bunului sau serviciul cumprat, preul unitar, cantitatea i implicit valoarea lui.

Prin acest document (Proces verbal de predare primire i custodie, M03) este confirmat recepia de la beneficiar n bune condiii a ntregii cantiti i fr niciun fel de defecte vizibile a mrfurilor primite n custodie.

Documentul Condiii generale de cumprare(M04) reprezint politica firmei ce st la baza ncheierii tuturor tranzaciilor din cadrul firmei. n acest document se face referire la: comenzi i ordin de confirmare , termenii de livrare , transfer de risc i proprietate, preuri i facturi, pli, teste inspecie i standarde , garanii , msuri de for major, materiale i documente eliberate de client, drepturile de proprietate intelectual precum i sarcinile i resposabilitile prilor.

Prin intermediul Protocolului ncheiat cu ocazia testelor de acceptare n fabrica -M05- sunt cuprinse urmtoarele elemente ce in de echipamentul inspectat, echipamentul testat, planul de inspecie i testare, rapoartele de teste de rutin, rezultatele testelor precum i remarcile asupra acestuia.

Machete document

M01 Confirmarea comenziiBeneficiarFurnizorPret unitarCantitateValoareData

123456

I0I01I02

M02 Comanda de achizitieNr.Crt.DataMonedaItemDescrierematerialPretunitarCantitateValoareValoareTVATotal

12345678910

I0I01I02I03I04

M03 Proces verbal de predare, primire si custodie

BenificiarFurnizorDataProdusulObservatii

12345

I05

M04 Conditii generale pentru cumparare

ConfirmareIntarzierelivrareCostul total al furnizoruluiTermen de plataDecizie de refuzareechipamentPerioada garantieAcoperire asigurare pe incident

1234567

I06I07I08I09I10I11I12

M05 - Protocol incheiat cu ocazia testelor de acceptare in fabrica

Echipament inspectatEchipament testatPlanul de inspectie si testareRaport de teste de rutinaRezulatele testelorComentarii

DescriereCantTipNr de serieDescriereCantTipNr de serie

123456789101112

I13I14I15I16I17I18I19

Fiele documentelor

M01 Ordin de confirmare ( Order acknowledgement ) 1.Beneficiar: SC Areva T&D Romania SRL department operational;2.Periodicitate: Nu exista; Numar exemplare: Patru copii si doua CD-uri;3.Modul de calcul al indicatorilor:-indicatori primari: I0, I01;-indicatori derivati: I02 = I0* I01.

M02 Ordin de cumparar (Purchase order)1.Beneficiar: SC MPS Electric Design SRL;2.Periodicitate: Nu exista; Numar exemplare: Trei.

3.Modul de calcul al indicatorilor:-indicatori primari: I0,I01;-indicatori derivati: I02 = I01 *I0;I03 = I02 * 24%;I04 = I03 + I02. -indicatori preluati: I0, I01, I02 se preia din M01 Order acknowledgement.

M03 Proces verbal de predare, primire si custodie1.Beneficiar: Transelectrica SA;2.Periodicitate: Nu exista; Numar exemplare: Doua;3.Modul de calcul al indicatorilor:-indicatori preluati: I05 se preia din M10 Aviz de insotire a marfii si M11 Scrisoare de trasport

M04 Conditii generale de cumparare1.Beneficiar: Alstom Grid Romania SRL department operational;2.Periodicitate: Nu exista; Numar exemplare: Unu;3.Modul de calcul al indicatorilor:- indicatori primari: I06, I07, I08, I09, I10, I11, I12;

M05 Testele de acceptare in fabrica1.Beneficiar: Transelectrica SA;2.Periodicitate: Nu exista; Numar exemplare: Doua;3.Modul de calcul al indicatorilor:-indicatori primar:; I13, I14, I15, I16, I17,I18,I19;4. Fapte de opinie:- echipamentele care se testeaza trebuie sa fie inspectate in prealabil;-se raspunde cu Da daca toate echipamentele au trecut de faza de testare.Documente externe:

M06- Operational acceptance certificate -beneficiar: Areva T&D,departamentul de operatiuni si cel F&A(pe baza acestuia se poate incasa garantia de 10% din valoarea contractului)

M07- Factura EATON-beneficiar: Areva T&D Romania SRL,departamentul de F&A si cel de operatiuni -transportul final nu intra in sarcinile fabricantului(Eaton)

M08- Contract de furnizare produse-beneficiar: departamentul de operatiuni AREVA T&D Romania SRL, Vanzatorul se obliga sa vanda si sa livreze Cumparatorului, iar Cumparatorul se obliga sa preia ~i plateasca Vanzatorului, In conditiile stipulate In acest contract, bunurile din Oferta

M09-Act aditional la contractul de furnizare de produse -furnizor: S.C. CONFIND SRL-beneficiar: departamentul de operatiuni AREVA T&D Romania SRL, Orice solicitari ulterioare datei semnarii prezentului contract vor fi posibile in baza unui Act Aditional la prezentul contract.

M10- Aviz de insotire a marfii-furnizor:Kessel Romania SRL-beneficiar: Alstom Grid Romania

M11- CMR(scrisoare de transport)-furnizor: Kessel Romania SRL-beneficiar: Alstom Grid Romania-transportul se realizeaza prin intermediul un autovehicul furnizat de DNN 95 Trans SRL2.3. Matricea informaional a documentelor

Notm cu S1,S2...Sn staiile interne i cu E1, E2...Em statiile informaionale externe.S1 Departamentul de operatiuniS2 Departamentul finaciar - contabilS3 Departamentul de automatizariE1 SC MPS Eletric Design SRLE2 Transelectrica SAE3 Eaton Electric SRLE4 SC Confind SRL E5 Kessel Romania SRL

StatiaS1S2S3E1E2E3E4E5

S1M04M10, M11M05M01, M02M03

S2

S3

E1M01

E2M06

E3M07

E4M08, M09

E5M10, M11

Lista documentelor proprii

Cod documentDenumireFurnizorCodul documentelor care participa la formare

M01Ordin de confirmareDepartamentul operatiuniM04

M02Ordin de cumparareDepartamentul operatiuniM01, M04

M03Proces verbal de predare, primire si custodieDepartamentul operatiuniM04, M11

M04Conditii generale pentru cumparareDepartamentul operatiuni-

M05Protocol incheiat cu ocazia testeleor de acceptare in fabricaDepartamentul operatiuniM04

Lista documentelor externe

Cod DocumentStatia

M06E2

M07E3

M08E4

M09 E4

M10S1, E5

M11S1, E5

List beneficiari

Cod statieDenumire statie

S1Departamentul de operatiuni

S2Departamentul finaciar - contabil

S3Departamentul de automatizari

E1SC MPS Eletric Design SRL

E2Transelectrica SA

List furnizoriCod statieDenumire statie

S1Departamentul de operatiuni

S2Departamentul finaciar - contabil

S3Departamentul de automatizari

E1SC MPS Eletric Design SRL

E2Transelectrica SA

E3Eaton Electric SRL

E4SC Confind SRL

E5Kessel Romania SRL

Lista spaiului informaionalCod statieDenumire statieTip

BeneficiarFurnizor

S1Departamentul de operatiuniXX

S2Departamentul finaciar - contabilX

S3Departamentul de automatizariX

E1SC MPS Eletric Design SRLXX

E2Transelectrica SAXX

E3Eaton Electric SRLX

E4SC Confind SRLX

E5Kessel Romania SRLX

Fluxuri informaionale la nivel fizic

S2M10, M11M07M05E5E4E3E2E1S3S1M04

M10, M11M03M06M01M01, M02,M08, M09

3.Analiza si reprezentarea sistemului informational actual

3.1. Matricea document document

Cod documente propriiM01

M02M03M04M05Lista spatiului informational

S1S2S3E1E2E3E4E5

III

M011+1-1+1 -1

M02-1+1

M03-1+1

M041111+1-1

M05-1+1

Cod documente externeIIIIV

M06+1-1

M07+1-1

M08+1-1

M09+1-1

M10+1 -1+1-1

M111+1 -1+1 -1

Analizand matricea document-document se observa urmatoarele:(pentru exemplul cu rosu):S1(departamentul operatiuni) trimite lui E2(Transelectrica) documentul M03(Proces verbal de predare, primire si custodie).

Matricea document-documentCadran I-documentul propriu cel mai semnificativ, este reprezentat de M04(Conditiile generale de cumparare), deoarece el participa la formarea tuturor celorlalte documente proprii.-M02 este singurul document propriu ce depinde si de alt document, respectiv M01(OC).Cadran IIDepartamentul operatiuni(S1) si Firma Electric Design SRL(E1) isi trimit reciproc Ordinul de confirmare(M01). In plus departamentul operatiuni trimite si un ordin de cumparare.Transelectrica SRL(E2) primeste procesul verbal de predare,primire,custodie(M03) de la S1.Conditiile generale de cumparare(M04) este produs si aplicat de departamentul operatiuni(S1).Un alt document este M05 ce se transmite catre departamentul automatizari.Cadran IIIM11 sta la baza formarii documentului M03Cadran IVIn departamentul operatiuni se inregistreaza urmatoarele documente:-M06 de la E2(Transelectrica SA)-M07 de la E3(Eaton Electirc)-M08 si M09 de la E4(SC Confid Srl)-M10 SI M11 de la E5(KESSEL Romania SRL)

S3S2S1E1E2E3E4E5

P: M04M05 | 1P: M05M03 | 1P: M03M02 | 2P: M02M01 | 4P: M01M04 |

M11

Lista indicatorilor

IndicatorNumeObiectFunctiiTimpSubiectUnitate de masuraCod doc in care apareMod formare

I0Pret unitarBaniCalculCurent

ProdusValoricM01,M02Primar

I01CantitateBucatiCalculCurent

ProdusBucatiM01,M02Primar

I02ValoareBaniAchitareCurent

ProdusValoricM01,M02I02=I0+I01

I03Valoare TVA BaniCalculCurent

ProdusValoricM02I03=I02*24%

I04TotalBaniAchitareCurent

ProdusValoricM02I04=I03+I02

I05ProdusulBucatiEvidentaCurent

ProdusBucatiM03Preluat din M10, M11

I06ConfirmareDurataEvidentaCurent

ProdusZileM04Primar

I07IntarzierelivrareDurataEvidentaCurent

ProdusZileM04Primar

I08Costul total al furnizoruluiBaniEvidentaCurent

ServiciuValoricM04Primar

I09Termen de plataDurataEvidentaCurent

ProdusZileM04Primar

I10Perioada de refuzarea echipamentuluiDurataEvidentaCurent

ProdusZileM04Primar

I11Perioda garantieDurataEvidentaCurent

ProdusAniM04Primar

I12Acoperire asigurare pe incidentBaniEvidentaCurent

ServiciuValoricM04Primar

I13CantitateBucatiEvidentaCurent

ProdusBucatiM05Primar

I14TipEchipamentEvidentaCurent

ProdusNumericM05Primar

I15Nr de serieEchipamentEvidentaCurent

ProdusNumericM05Primar

I16CantitateBucatiEvidentaCurent

ProdusBucatiM05Primar

I17TipEchipamentEvidentaCurent

ProdusNumericM05Primar

I18Nr. SerieEchipamentEvidentaCurent

ProdusNumericM05Primar

I19Rezultate testeEchipamentEvidentaCurent

ProdusBinarM05Primar

3.2.Matricea indicator - documentIndicatoripropriiM01M02M03M04M05M06M07M08M09M10M11

I011

I0111

I0211

I031

I041

I061

I071

I081

I091

I101

I111

I121

I131

I141

I151

I161

I171

I181

I191

Indicatori externi

I0511

Explicatie: Analizand matricea document-document se observa urmatoarele:(pentru exemplul cu rosu): Din documentul M01 Ordin de confirmare fac parte indicatorii proprii I0,I01 si I02.Matricea indicator-document:Din documentul M01 fac parte indicatorii proprii I0,I01,I02.Din documentul M02 fac parte indicatorii proprii I0,I01,I02,I03,I04.Din documentul M04 fac parte indicatorii proprii I06-I12.Din documentul M05 fac parte indicatorii proprii I13-I19.Din documentele M10 si M11 este preluat indicatorul I05.

3.3. Matricea indicator indicator

Indicatori proprii

I00I01I02I03I04I06I07I08I09I10I11I12

IndicatoripropriiI

I01

I011

I0211

I031

I04

I06

I07

I08

I09

I10

I11

I12

I13

I14

I15

I16

I17

I18

I19

Indicatori externiII

I05

I13I14I15I16I17I18I19

Explicatie (pentru exemplul cu rosu): La formarea indicatorului I02 (valoare) participa indicatorii I0 (pret unitar) si I01 (cantitate). I02 = I0+ I01

Matricea indicator-indicator:La formarea indicatorului I02 participa indicatorii I0 si I01 (I02=I0*I01)La formarea indicatorului I03 participa indicatorul I02.(I03=I02*TVA)La formarea indicatorului I04 participa indicatorul I02 si I03.(I04=IO3+I02)

Tabelul corelatilor intre flux, documente si decizii

Nr crtElement fluxDocumentDecidentDecizie

1Din cauza unor erori sau unor renegocieri este necesara emitera unui nou M01 cu unul dintre indicatori modificatiM01, M02Director departmentOperatiuniAprobarea emiterii unui nou documentM01, cu date modificate

2In urma intarzierii livrarii produselor si neconfirmarii termenului initialM04Director departmentOperatiuniModificarea termenului de confirmare a comenzii si a intarzierii livrarii produselor.

3Din cauza procentajului mic de reusita a testului de acceptare in fabrica.M04,M05Director departmentOperatiuniModificarea procentului de echipamente testate ( de la 10 % la 15% )

4Pe baza observarii pe parcursul a 5 ani a rezultatelor testelor echipamentelor furnizateM04,M05Director departmentOperatiuniModificarea sumei de asigurare pe incident

3.3. Matricea indicator decizie

Aceasta matrice ilustreaza lista deciziilor si cerinta interna de informatii.

DECIZII INDICATORI

D1D2D3D4

I01000

I011000

I021000

I031000

I041000

I060111

I070111

I080111

I090111

I100111

I110111

I120111

I130011

I140011

I150011

I160011

I170011

I180011

I190011

I200000

Din documentul M01 fac parte indicatorii proprii I0,I01,I02.Din documentul M02 fac parte indicatorii proprii I0,I01,I02,I03,I04.Din documentul M04 fac parte indicatorii proprii I06-I12.Din documentul M05 fac parte indicatorii proprii I13-I19.Din documentele M10 si M11 este preluat indicatorul I05.La fundamentarea deciziei de aprobare a emiterii unui nou document M01, cu date modificate(D1) stau la baza urmatorii indicatori, ce se gasesc in documentele Ordinul de confirmare(M01) si Ordinul de plata(M02): I0,I01,I02,I03,I04 .

3.4. Matricea cerintei externe de informatie

Statii

S1S2S3E1E2E3E4E5

Indicatoriproprii

I001

I011

I02-11

I03-11

I04-11

I061

I071

I081

I091

I101

I111

I121

I131

I141

I151

I161

I171

I181

I191

Indicatori externiII

I051-1

Aceasta matrice indentifica relatiile externe intre doua compartimente (un furnizor si un beneficiar). Ea identifica multimea indicatorilor utilizati, sau furnizati de un compartiment si gradul de fundamentare informationala a indicatorilor din compartimentul beneficiar , pe baza indicatorilor primiti din compartimentul furnizor.Interpretare: Cadran 1: Pentru 1: Departamentul de operatiuni(S1) beneficiaza de indicatorii: I6,I7,I8,I9,I10,I11,I12; Pentru -1: Indicatorii de pe linie(I02,I03,I04) sunt derivati din alti indicatori ce sunt continuti in documentele furnizate de catre departamentul de operatiuni. Cadran 2: Pentru 1: Departamentul de operatiuni(S1) beneficiaza de indicatorul extern I5(Produsul); Pentru -1: Indicatorul extern I05 este format pe baza unui document extern furnizat de catre departamentul de operatiuni.

Cod statieDenumire statie

S1Departamentul de operatiuni

S2Departamentul finaciar - contabil

S3Departamentul de automatizari

E1SC MPS Eletric Design SRL

E2Transelectrica SA

E3Eaton Electric SRL

E4SC Confind SRL

E5Kessel Romania SRL

2