PROGRAM MASTER AUDITAREA SISTEMELOR INFORMATICE FINANCIARCONTABILE DISCIPLINA AUDITAREA SISTEMELOR INFORMATICE FINANCIAR CONTABILE NUMELE MELNIC TEODORA

1

Auditarea sistemelor informatice financiar-contabile la SC Capoles SRL

Avnd n vedere modificrile intervenite n economia romneasc i european agenii economici care folosesc n contabilitate au obligativitatea de a realiza periodic auditarea acestor sisteme. Auditul intern al oricrui agent economic include i auditul informatic. De cele mai multe ori, se produce o confuzie ntre auditul intern i controlul intern, iar auditul informatic (auditul tehnologiilor informaiei i ale comunicaiilor, IT/&C) sau auditul sistemelor (aplicaiilor) informatice ale agentului economic este considerat, n mod restrictiv, ca fiind limitat la latura tehnic a auditului financiar i a auditului intern. Practica a impus renunarea la semnificaia auditului intern corelat numai de funcia financiar-contabil a agentului economic i creterea importanei acestuia prin includerea funciei de audit intern subordonat direct conductorului agentului economic, devenind astfel un instrument puternic de descoperire i monitorizare a riscurilor. n aceeai idee, auditul sistemelor informatice ale agentului economic trebuie privit ca audit al sistemului informatic integrat al agentului economic care conine i componenta de subsistem informatic financiar-contabil. Auditul intern, ce conine i auditul informatic, este reprezentat de numeroase grupri ale organismelor naionale, realizate pe criterii geografice sau de limb, ca, de exemplu, Uniunea Francofon a Auditului Intern i Confederaia European a Institutelor de Audit Intern. Auditul financiar i auditul intern se efectueaz avnd la baz date i informaii obinute n format electronic n condiiile existenei unui sistem informatic integrat al agentului economic, auditul financiar i auditul intern nu exclud auditul informatic, pentru care sunt necesare substaniale eforturi de conceptualizare, reglementare i implementare. Camera Auditorilor Financiari din Romnia a asimilat integral Standardele Internaionale de Audit Intern, inclusiv pentru mediile de sisteme informatice, CIS (Computerised Information Systems). Necesitatea realizrii controlului i auditului sistemelor informatice financiar-contabile, reflectat n legislaie i normative, rezult n primul rnd din existena ameninrilor i vulnerabilitilor la adresa sistemelor informatice utilizate de agenii economici n desfurarea activitilor de toate tipurile, adic n administrarea electronic a afacerilor. Toate aceste ameninri i vulnerabiliti ale sistemelor informatice integrate ale agenilor economici 2

genereaz riscuri asociate ce afecteaz securitatea datelor i care fac obiectul controalelor i auditului informatic. Auditorul informatic este reprezentat de un informatician specializat n domeniul financiar-contabil. El este certificat ca auditor informatic (Certified Information Systems Auditor, CISA) de ISACA n conformitate i cu condiiile stabilite de Camera Auditorilor Financiari din Romnia. Jacques. Auditul informatic reprezint o ramur distinct a auditului. Aici se include tehnici i metode de auditare a software, a aplicaiilor informatice, a sistemelor informatice tradiionale, a sistemelor informatice moderne, a aplicaiilor mobile i a tuturor aplicaiilor informatice care utilizeaz resurse Internet. Pe msura creterii complexitii proceselor din societatea informaional, cerinele sistemelor informatice impun un nivel de credibilitate deosebit de ridicat pe care numai auditul informatic l susine cu succes. Pe timpul planificrii auditului informatic exist factori care se iau, n mod obligatoriu, n considerare; aceti factori determin modul n care auditorul abordeaz procesul de auditare. Auditorul va lua n considerare nivelul riscurilor generate de utilizarea sistemului informatic. Auditul sistemelor informatice devine un punct focal al auditului independent, auditul conformitii i auditul operaional. Realizarea auditului sistemului informatic contribuie la: - mbuntirea sistemului i controalelor procesului; - prevenirea i detectarea erorilor i a fraudelor; - reducerea riscurilor i mbuntirea securitii sistemului; - planificarea pentru refacere n caz de accidente i dezastre; - managementul informaiilor i dezvoltrii sistemului; - evaluarea utilizrii eficiente a resurselor. Auditorul sistemelor informatice trebuie s aib capacitatea de a asista echipa managerial n stabilirea mrimii sistemului informatic i a numrului de personal necesar, domeniile de afaceri n care se utilizeaz eficient sistemele de calcul, natura afacerilor, pierderi poteniale n cazul cderii sistemului informatic, extinderea controalelor manuale i gradul de complexitate tehnic. Sistemul informatic are menirea de a acoperi toate problemele agentului economic, de a crea interdependene ntre componente, astfel nct structurii fizice din sistemul ataat agentului economic i se suprapune o structur n plan informaional. Fluxurilor de producie le corespund 3

fluxuri informatice. Actorilor implicai n procese li se asociaz emitori i receptori de informaii cu niveluri diferite de prelucrare. Dezvoltarea direct de sisteme informatice se dovedete o ntreprindere riscant dac nu este precedat de activiti care au menirea de a impune o echip, o tehnologie unitar de analiz, design, dezvoltare, implementare, exploatare i mentenan, aspecte care trebuie luate n considerare la efectuarea unui audit de sistem informatic. Sistemele informatice sunt construcii complexe, realizate pe parcursul mai multor ani, necesitnd: fonduri foarte mari, uriae n anumite cazuri; echipe complexe i stabile de analiti, designeri, programatori i personal care se ocup de testare, implementare i mentenan; stabilirea obiectivelor; definirea unei strategii de dezvoltare, exploatare i mentenan; achiziionarea de echipamente, instrumente necesare realizrii de prelucrri, de conexiuni i dezvoltrii fluxurilor cu exteriorul; calificarea personalului pentru utilizarea corect i eficient a sistemului. Complexitatea sistemelor informatice i durata, relativ mare, de realizare a acestora genereaz o serie de probleme care trebuie luate n considerare i soluionate astfel nct, n final, s se obin rezultatele scontate. n primul rnd, pe durata ciclului de dezvoltare a unui system informatic au loc schimbri n echipa managerial a beneficiarului. n cazul n care o nou echip managerial are o alt viziune asupra indicatorilor agregai pe care i fundamenteaz deciziile, se produc modificri n specificaii, care atrag modificri ale structurii sistemului informatic. n al doilea rnd, noile tehnologii informatice care apar impun adaptarea din mers a echipei de dezvoltare a sistemului informatic. Se produc schimbri n abordarea instrumentelor de asistare, n utilizarea de opiuni. n final, o serie de componente se construiesc utiliznd noile resurse. Sistemul informatic devine neomogen din punctul de vedere al tehnologiilor de dezvoltare. n al treilea rnd, dezvoltarea companiei prin achiziionarea de noi echipamente, reorganizarea fluxului de producie, trecerea la realizarea de noi produse, introducerea elementelor de management total al calitii vin s influeneze calitativ i cantitativ structura i 4

funciunile sistemulu in informatic. Problema achiziiilor de date capt o alt dimensiune n cazul utilajelor cu comand program sau n cazul liniilor de producie robotizate. n al patrulea rnd, pe durata mai multor ani, nsi echipa de programatori, webdesigneri, testeri i implementatori sufer modificri. Diferii specialiti rentregesc echipa. Toate aceste fluctuaii se reflect n sistemul de lucru, n calitatea componentelor sau stadiilor sistemului informatic. n al cincilea rnd, mediul economic, legislaia i dinamica proceselor din societatea informaional conduc la evoluii care trebuie reflectate n sistemul informatic. Modificrile unor algoritmi de calcul, necesitatea de a utiliza noi coeficieni, apariia unor schimburi de informaii ntre companie i instituiile publice ale statului trebuie reflectate, de asemenea, din mers n sistemul informatic aflat n construcie. Toate aceste procese se deruleaz concomitent, producnd efecte conjugate, n timp ce obiectivul stabilit iniial, acela de a realiza un system informatic pentru managementul companiei, rmne nemodificat. Sunt situaii n care chiar condiiile privind termenele de predare rmn neschimbate. n cazul n care noile cerine conduc la creterea semnificativ a complexitii produsului final sistemul informatic pentru management - se impune creterea volumului investiiei pentru a suplimenta resursele necesare dezvoltrii unui volum mai mare de activiti. Creterea volumului de activiti care se deruleaz n paralel impune noi abordri la nivelul concepiei sistemului informatic. Dezvoltarea SI pentru organizaii stabile are n vedere urmtoarele obiective: - avantajele economice ale unei analize amnunite; - satisfacia utilizatorilor; - cerine abstracte; - specificaii complete i lipsite de ambiguiti. Obiectivele propuse pentru dezvoltarea SI destinate organizaiilor emergente sunt urmtoarele: - analiza dinamic; - negocierea cerinelor dinamice; - specificaii utile ambigue i incomplete; - redezvoltare continu. Printre metodele utilizate n dezvoltarea SI pentru organizaiile emergente se numr: modelarea conceptual i evaluarea utilitii i utilizabilitii. Modelarea conceptual la reproiectarea schimbrilor sistemului, iar evalurile utilizabilitii pot fi vzute ca o form de 5

analiz referitor la analiza permanent care necesit a fi aplicat organizaiilor emergente. Analizele publicate n literatura de specialitate i unele cercetri ale autorilor demonstreaz c n cadrul SI sunt ntotdeauna necesare schimbri, aspect care se ia n considerare la auditarea SI. 1. Descrierea companiei Compania Capoles este societate cu rspundere limitat i are drept misiune distribuia produselor alimentare fabricate de companiile autohtone, ce furnizeaz marf n exclusivitate. Fundamentul activitii ntreprinderii este obinerea unei profitabiliti maxime, ns nu n detrimentul calitii. Conceptualizarea formulat de fondatorii ntreprinderii pe prim plan plasa meninerea poziiei importante pe pia n condiiile profitabilitii i nu invers. Compania Capoles actualmente este unul din liderii distribuiei produselor alimentare pe piaa romneasca. Mai mult dect deine poziia cheie n importul produselor conservate. De remarcat este faptul c asociaia a fost constituit printre primele companii de distribuie a produselor alimentare, aniversnd anul acesta 16 ani de activitate. Pe parcursul ultimilor ani ntreprinderea nregistreaz evoluii nsemnate n sfererele : numrului de angajai, care anual are o cretere relativ de 40-50 muncitori la producie i 20-40 salariai antrenai n activitatea de comercializare a mrfii, pe lng tendina observat de majorarea cantitiv a resurselor umane, compania pledeaz pentru dezvoltarea calitativ a cadrelor, n aa fel organiznd cursuri de afaceri, n domeniul economic, psihologic, sociologic, statistic. asortimentului produselor, n anul 2011 s-a majorat cu peste 30 de produse noi sau cu relativ 27 %, printre care putem enumera o serie de produse conservate, cipsuri, arahnide, semine prjite, biscuii i dulciuri. Cifra indicat nu ntruchipeaz diversele feluri a produselor, ce se delimiteaz prin gramaj, coninutul grsimelor, forma de conservare (cu sau fr folosirea oetului), adausuri adugtoare gustative, ambalaj (sticl sau fier). volumului de vnzri, a crescut considerabil din cauza majorrii numrului de ageni de baz, ce varia mult pe parcursul anului, sumar nregistrnd cretere. Structura seciei comerciale a ntreprinderii a suferit o serie de modificri legate de aplicarea n practic a noilor strategii manageriale, numirea n funcie a noului director comercial i schimbarea aliatorie noilor tendine a liniei verticale ierarhice n secie. Noul set de strategii includea i un element important ce a influenat vnzrile i const n acordarea unui credit de 6

lung durat n marf, ce presupune o achitare n rate a mrfii achiziionate fr limitri sau obligri n timp, cu deservirea creditului pe seama remizelor stipulate de cantitile comercializate ce nu au fost incluse n pre sau cu alte cuvinte nu au fost luate n seam. Mai mult dect n urma ntroducerii sistemei de creditare s-au majorat cantitile de marf prim achiziionat n aa fel fiind posibil o micorare a costurilor variabile de producie prin scderea preului angro. Marfa achiziionat pentru recomercializare a devenit mult mai rentabil, tot din cauza motivului menionat anterior. Nu este cazul unei economii de scar, efectul ns fiind asemntor. Politica de vnzri remarcat anterior are elemente caracteristice monopolului concurenial; a) majorarea reelei de distribuie creterea capacitii de stocare a avut loc datorit renoireii sistemului de plasament, n corespundere cu cele mai recente cerine a logisticei, a fost construit un bloc nou la depozit. n cel mai scurt timp se preconizeaz dublarea capacitilor de stocare, ce ar da posibilitatea achiziionrii mrfii prime la cele mai rentabile preuri, posibile datorit majorrii capacitilor de achiziionare a produselor sezoniere, precum i procurarea mrfii prime la cele mai optime preuri oferite n timp pe parcursul anului, reducerile din pre legate de volum. O parte din produse, ca apa mineral, este depozitat direct sub cerul liber. 2. Structura companiei ntreprinderea este alctuit din 4 sisteme de baz, fiecare sistem la rndul su defalcndu-se n secii. Toat structura a ntreprinderii se prezint sub forma unui organizm viu care permanent se afl n schimbare, fiind din esen metamorf i avnd drept promotor raionamentul economic. Formarea sau lichidarea unei secii se efectuiaz foarte rapid. Compartimentul resurse umane, este alctuit din 10 secii. Secia de securitate are menirea de efectuare a pazei la blocul administrativ, la producere i depozit. n secia de securitate activeaz relativ 18-21 persoane, cea mai mare parte fiind paznici, restul sunt persoanele ce n colaborare cu secia credit-control se preocup de datoriile, n mare parte nereflectate n actele fiscale, cu alte cuvinte neoficiale. Secia vam are menirea s efectuieze toate operaiile aleatorii improtului produselor finite i mrfii prime. Secia cadre una dintre cele mai principale, printe cele mai importante efectuiaz operaiuni de recrutare a lucrtorilor, sunt angajai speciali numii head hunter ce se preocup de cutarea specialitilor calificai, n afar de aceasta are menirea de 7

efectuare a perfecionrii i specializrii continuie a lucrtorilor, ducerea evidenei i efectuarea analizelor n colaborare cu contabilitatea, etc. Seciile PR 1 i 2 sunt unitile de structur a ntreprinderii ce sunt cunoscute sub denumirea de relaii cu publicul, aceste secii promoveaz imaginea pozitiv a ntreprinderii, se preocup de reclamaiile consumatorul, comunic cu mass media (televiziunea, ziarele) n colaborare cu secia de publicitate a relaiilor cu mass media. Operatorii recepioneaz comenzile i le nregistreaz, deasemenea sunt rspunztori de nregistrarea produselor finite i celor de import ce sunt gata de comercializare. Dispetcerii au activitatea de baz operarea cu facturile fiscale, precum i controlul circulaiei mrfii. Compartimentul de publicitate este cel mai complex i are o structur foarte dificil. ndeplinete multiple sarcini n cadrul ntrerinderii, crearea reclamei i promovarea, stimularea vnzrilor sunt practic activiti de baz, restul fiind mai mult aleatorii. Secia marketing n care lucreaz marketologii activeaz mpreun cu secia de publicitate, avnd un singur ef de secie, n actele, ordinile i documentaia ntreprinderii ns secia marketing este indicat ca o structur aparte, aceasta este fcut intenionat pentru formularea scopurilor strategice ct mai fixe i precise. Conlucrarea acestor secii are loc prin mai multe puncte de tangen, adesea lucru constnd n unul i acelai proiect. Brand managerii se preocup de aciunile legate de mrcile comerciale, n afar de protejarea drepturilor intelectuale, au drept scop efectuarea analizelor de pia, crearea a imaginei produselor n colaborare cu secia marketing, efectuarea cercetrilor i elaborarea deciziilor ce se refer la linia sortimental. Depozitul mpreun cu contabilitatea sunt secii cele mai importante ale ntreprindere. La depozit activeaz 20 de persoane, dintre care hamali. Depozitul recepioneaz toate comenzile deja prelucrate i le materializeaz, aceasta se efectuaiaz n felul urmtor : prin intermediul calculatorului logistul superior de la depozit recepioneaz comenzile ce sunt nregistrate i contabilizate, pe un palet n termeni fixai este pregtit marfa, dup este controlat de secia de securitate i prin intermediul electrocarului este ncrcat n camion, pasul final este controlul efectuat de dispetcer i perfectarea de ctre acesta a facturilor fiscale. Contabilitatea ntreprinderii este efectuat de 2 secii i de ctre o companie de audit. Sistema contabil este bazat pe programele contabile cele mai performante, baza crora o alctuiete programa 1C, sistema intrastructural de reea la calculator este deservit de secia reele de comunicaii, eful seciei este numit SIS admin i este informaician-programist de profesie. Parte component a contabilitii este i casieria ce acumuleaz plile efectuate de

8

clieni i recepionate de ageni sub forma cash, n orice valut a lumii. Tot casa eliberiaz salarii, foi de deplasare, bilete la carburanii. Programul informational folosit pentru evidenta contabila se numeste Sicon si este un program in baza MS_DOS. Pt auditarea sistemului informatic s-a incercat introducerea unei facturi cu o data in afara limitelor de timp impuse de incheierea situatiilor financiare si s-a constatat ca programul informatic nu permite introducerea ei, concluzia fiind aceea ca intrarile sunt validate la testul de limita. Pe acelasi principul s-a mai incercat dublarea unei facturi si nu s-a reusit, deci si mecanismul de testare dubla s-a verificat. Am testat existenta si completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor contabile din care a rezultat ca completarea Registrului- se realizeaza cu ajutorul sisteleor informatice de preluare automata a datelor, de la fiecare utilizator al aplicatie financiarcontabile si se editeaza lunar. Din auditarea modului de conducere a Registrului inventar a rezultat ca exista proceduri de lucru si completarea acestui registru a fost atribuita unei persoane responsabile care si-a insusit monografia privind modul de intocmire a acestuia, persoana cu pregatire adecvata. Din examinarea Registrului inventar rezulta ca acesta a fost sistematic actualizat. Din analiza contabilitatii imobilizarilor si investitiilor s-a constatat ca activele imobilizate sunt inregistrate cronologic si pe grupe de active imobilizate in Registrul numerelor de inventar. Din recalcularea amortizarilor mijloacelor fixe rezulta ca sumele calculate si inregistrate in conturile de cheltuieli privind amortizarea imobilizarilor corporale sunt corecte. Amortizarea s-a calculat dupa metoda liniara in baza Legii nr 15/1994 modificata si republicata . Din evaluarea indirecta a modului de contabilizare a datoriilor si creantelor se apreciaza ca functioneaza sistemul de control al contabilitatii datoriilor si creantelor. Din esantionul de ordine de plati stabilit pentru testare se constata ca acestea contin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat obligatiile de plata , specificandu-se numarul si data facturilor furnizorilor precum si natura bunurilor achizitionate. Pe baza ordinelor de plata intocmite de entitate pentru achitarea datoriilor se poate realiza o situatie analitica si operativa a stadiului de achitare a furnizorilor precum si o situatie operativa a furnizorilor in functie de vechime. 9

Contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului se realizeaza cu ajutorul unui program informatic, program utilizat de personal calificat ce cunoaste functiile sistemului de prelucrare automata a datelor.Programul informatic integrat privind activitatea financiarcontabila permite urmarirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pana in momentul reflectarii acestor cheltuieli in Balanta de verificare. In perioada auditata cheltuielile privind contributia unitatii la Bugetul Asigurarilor Sociale de Stat calculate si inregistrate in contabilitate corespund cu cele raportate la Casa de Pensii. Pe baza testarilor efectuate, auditorul intern a constatat existenta unui sistem informatic integrat, la nivelul entitatii pentru elaborarea balantei de verificare. Acest sistem realizeaza prelucrarea automata a datelor preluate din documentele justificative si genereaza situatii finale in conformitate cu prevederile legale. Din evaluarile efectuate de auditorul intern a rezultat ca sistemul de control al activitatii de plata si incasare este organizat si functioneaza.Activitatea de plata a furnizorilor este urmarita operativ de o persoana desemnata de conducerea entitatii. Entitatea are organizata evidenta platilor pe scadente , conform contractelor incheiate. Evidenta datoriilor este organizata in conformitate contractuale. Referitor la activitatea de stabilire si raportare a impozitelor si taxelor datorate statului se constata corespondenta intre obligatiile de plata catre bugetul general consolidat si cele inregistrate in contabilitate astfel: - sumele reprezentand retinerea din salarii calculate si inregistrate in contabilitate sunt identice cu cele raportate de unitate la Administratia Finantelor Publice. - datele raportate prin declaratiile fiscale privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat corespund cu cele inregistrate in contabilitate, fara sa existe diferente la urmatoarele obligatii: - Impozitul pe profi datorat - Impozitul pe venitul din salarii - Contributia datorata de asigurati la Bugetul Asigurarilor Sociale de Stat; - Contributia datorata de asigurati la Bugetul Asigurarilor Sociale de Somaj; - Contributia datorata de asigurati la Bugetul Asigurarilor Sociale de Sanatate. Exista un sistem procedural privind activitatea de constituire si raportare a impozitelor si taxelor datorate statului si este stabilit un responsabil cu elaborarea si actualizarea acestor proceduri. De asemenea este implementat un program informatic 10 cu Legea nr 469/2002 privind unele masuri pentru intarirea disciplinei

integrat privind activitatea de raportare a impozitelor care respecta structura stabilita prin cadrul normativ. Elaborarea bilantului contabil Baza pentru intocmirea corecta a bilantului contabil pe anul 2009 a fost Balanta de verificare incheiata la 31.12.2009 si Registru inventar completat cu rezultatele inventarierii generale realizate la finele anului. Stabilirea soldurilor conturilor sintetice s-a facut prin punerea de acord a acestor solduri cu balantele analitice. Pentru eleborarea bilantului contabil s-a stabilit valoarea bilantiera a elementelor de activ si pasiv. Analiza elaborarii Bilantului contabil s-a concretizat in: - examinarea preluarii soldului din anul anterior - examinare derularii procedurilor de inchidere a conturilor - verificarea corelatiilor din Bilantul contabil pe baza Normelor metodologice pentru completarea bilantului contabil - compararea datelor din Bilantul contabil elaborate cu cele din Balanta de verificare Se apreciaza activitatea de elaborare a bilantului contabil ca fiind functionala deoarece, la nivelul entitatii, exista un sistem informatic integrat care furnizeaza informatiile necesare intr-un format electronic compatibil cu structura programului informatic intocmirea situatiilor financiare anuale. Fiabilitatea sistemului informatic financiar-contabil Din analiza pe baza testarilor efectuate privind sistemul informatic al activitatii financiar-contabile nu au rezultat disfunctiuni in componenta de securitate a sistemului informatic. Din evaluarea indirecta auditorul intern a stabilit ca atributiile persoanelor care au acces la sistemul informatic al activitatii financiar-contabile sunt cuprinse in fisele postului si acestea au pregatire profesionala de specialitate. In vederea asigurarii securitatii sistemului informatic financiar-contabil s-au implementat proceduri privind schimbarea periodica a paroleleor de acces . De asemenea exista un responsabil care poate detecta accesul neautorizat la sistemul informatic. CONCLUZII Evaluarea activitatii financiar-contabile din cadrul SC Capoles SRL, in baza testelor si analizelor efectuate, permit auditorului intern sa emita o asigurare rezonabila managementului general privind calitatea sistemului informatic si sistemului de control intern al activitatii auditate, nefiind identificate obstacole in functionarea acesteia si nici erori. 11 pentru

Concluziile la care s-a ajuns este ca diferenele dintre ceea ce s-a ateptat de ctre utilizator i ceea ce s-a realizat sunt nesemnificative sau sunt favorabile creterii calitii produsului. Bibliografie: 1. Gh Militaru, Sisteme informatice pentru management,Editura Teora 2000 2. N.Davidescu, Sisteme informatice, financiar contabile Editura Teora 2004 3.www.ase.ro

12