Mp partea a doua

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

GUVERNUL ROMÂNIEI Ministerul Dezvoltării Regionale

şi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

JUDEŢUL IALOMIŢA

PLANIFICAREA





JUDEŢUL IALOMIŢA

• Elaborarea Planului de Management al Proiectului (PMP)

• Implicarea stakeholderilor in activitatile de planificare

• Asumarea Planului de management al Proiectului

• Mentinerea/actualizarea Planului de Management al Proiectului (PMP)





JUDEŢUL IALOMIŢA

Cum facem ca sa planificam?





JUDEŢUL IALOMIŢA





JUDEŢUL IALOMIŢA

Initializare activitati de planificare Elaborare Project Management Plan

Definirea Scopului proiectului /Project Scope /Elaborarea WBSElaborare Grafic activitatiPlanificarea resurselor proiectului Elaborarea organizatiei de proiect Elaborarea Planului de achizitii Elaborare Data Management Plan Planificarea managementului riscurilorDezvoltarea Planului de calitateObtinerea acordului/ implicarii echipei de proiect Transmiterea Planului de management

Inputs:Project Charter / contractDocumentatia proiectuluiProceduri / arhiva proiecte anterioare





JUDEŢUL IALOMIŢA





JUDEŢUL IALOMIŢA

Realizare eAplicatie

PLANUL OBIECTIVELOR PROIECTULUI

operare continua si activitati de mentenanta

reducerea duratei seminariilor si cresterea calitatii predarii (mai multe informatii in avans, teste)

cresterea loialitatii clientilor

Obiective principale

Obiective aditionale

continutul a 3 seminarii adaptat

eAplicatie dezvoltata, testata, instalata si integrata pe platforma HW si SW existenta

completarea noilor documentatii si actualizarea proceselor si fiselor de post finalizate

organizatie adecvata implementata, 3 tutori eAplicatie si 1 administrator eAplicatie instruiti

Versiune: 1.0 Data: 07.02.2003 Autor: GS

castigarea de experienta pentru viitoare e-proiecte

dezvoltarea relatiei cu furnizorul

Non-obiective

oferirea de noi seminarii

finantare pentru implementarea eAplicatiei obtinuta

marketing implementat (prezentare la 2 evenimente, mentiuni in toate brosurile)

eAplicatie validata prin operatiuni pilot (utilizare, administrare si procese de mentenanta)

Obiective de business





JUDEŢUL IALOMIŢA

Structura defalcată a lucrării (WBS)





JUDEŢUL IALOMIŢA

Realizare eAplicatiePLANUL JALOANELOR

Cod WBS

Jalon Data planificata

Data efectiva

1.1.1 Proiect atribuit 03.02.2003

1.2.6 Proiectare detaliata incheiata 18.03.2003

1.3.3 Software livrat 04.04.2003

1.4.3 Draft functii aplicatie finalizata 02.05.2003

1.4.7 Aplicatie finalizata 30.05.2003

1.5.6 Livrare intermediara acceptata 18.07.2003

1.6.4 Personal instruit 08.08.2003

1.1.5 Proiect acceptat 05.09.2003

Versiune: 1.0 Data: Autor:





JUDEŢUL IALOMIŢA

Estimare durată pachete de activităţi

elaborarea continutului pentru 3 seminarii (auto-analiza, texte de studiu, studii de caz, test grila)


decizie: utilizarea echipei cu 2 experti de continut

calcul: 3 seminarii x 5 zile per seminar = 15 zile

Productivitate per combinatie de resurse

echipa de lucru cu 2 experti continut: 1 seminar in 5 zile

echipa de lucru cu 3 experti continut: 1 seminar in 4 zile

Estimarea duratei

Realizare

e-aplicatie

ESTIMAREA DURATA PACHET DE ACTIVITATI

Sfera de cuprindere a pachetului de activitati

pentru fiecare seminar aceeasi sfera de cuprindere





JUDEŢUL IALOMIŢA

Plan de costuri al proiectului

WBS Denumire

1.1.1 Demarare proiect Personal 5 PD € 400.00 € 2,000.00

1.1.2 Coordonare proiect Personal 18 PD € 400.00 € 7,200.00

1.1.3 Administrare proiect Personal 6 PD € 240.00 € 1,440.00

1.1.4 Material 1 € 1,000.00 € 1,000.00

1.1.5 Control proiect Personal 6 PD € 400.00 € 2,400.00

1.1.6 Incheiere prioiect Personal 4 PD € 400.00 € 1,600.00

Faza 1.1 Total Managementul si administrarea proiectului - - - € 13,640.00

1.2.1 Proiectare detaliata HW/SW Personal 1 PD € 400.00 € 400.00

Servicii 1 € 1,000.00 € 1,000.00

1.2.2 Proiectare detaliata functii aplicatie Personal 2 PD € 400.00 € 800.00

Servicii 1 € 2,000.00 € 2,000.00

1.2.3 Proiectare detaliata organizatie si personal Personal 3 PD € 400.00 € 1,200.00

1.2.4 Proiectare detaliata financiar, marketing Personal 3 PD € 400.00 € 1,200.00

1.2.5 Review proiectare detaliata Personal 2 PD € 400.00 € 800.00

Servicii 1 € 500.00 € 500.00

1.2.6 Finalizare proiectare detaliata Personal 1 PD € 400.00 € 400.00

Servicii 1 € 1,000.00 € 1,000.00

Faza 1.2 Total Proiectare detaliata - - - € 9,300.00

1.3.1 Achizitii HW/SW Personal 2 PD € 400.00 € 800.00

1.3.2 Selectie furnizor Personal 1 PD € 400.00 € 400.00

1.3.3 Furnizare SW Materiale 1 € 3,000.00 € 3,000.00

Cost planificatPachet de activitati

Tip cost Cantitate Cost unitar





JUDEŢUL IALOMIŢA

Realizare eAplicaţieClienţi

Furnizor ITEchipa de sponsori ai proiectului

Competitori

Participanţi Conferinta anuala

Echipa de proiect

Mass-media

Managerul de proiect

Furnizorinternet

Participanţi Seminarii pilot





JUDEŢUL IALOMIŢA

Project Sponsor

Team

Organigrama proiectului





JUDEŢUL IALOMIŢA

Realizare eAplicatie

MATRICEA RESPONSABILITATILOR IN PROIECT

Cod WBS

Descriere WP Ec

hip

a s

po

nso

r p

roie

ct

Ma

na

ge

r p

roie

ct

Co

ord

on

ato

r H

W +

SW

Co

ord

on

ato

r c

on

tin

ut

+ o

rgan

iza

re

Ex

pe

rt c

on

tin

ut

Ex

pe

rt o

rga

niz

ati

on

al/p

ers

on

al

Ex

pe

rt m

ark

eti

ng

Ex

pe

rti

HW

Pro

gra

ma

tor

Fu

rniz

or

inte

rne

t

Su

b-e

ch

ipa

co

nti

nu

t

Su

b-e

ch

ipa

org

an

iza

re,

pe

rso

na

l

Su

b-e

ch

ipa

HW

si

SW

1.2.1 Proiectare detaliata HW/ SW R Co Co Co

1.2.2 Proiectare detaliata functii aplicatie

D R Co Co

1.2.3 Proiectare detaliata organizatie si personal

I R Co Co Co

1.2.4 Proiectare detaliata financiar, marketing

I R Co Co Co Co

1.3.1 Achizitii HW/SW R

Legenda: R-responsabil; Co-colaboreaza; I-este informat; D-decide

Versiune 1.0 Data: 07.02.2003 Autor: GS

Matricea responsabilitatilor





JUDEŢUL IALOMIŢA

Alocarea PM

Stabilirea Obiectivelor proiectului

Aprobarea Costurilor Proiectului

Document iniţiere/atribuire proiect





JUDEŢUL IALOMIŢA

1. ConceptualizareRelevanţa şi Eligibilitatea generală

Nevoie/Cerere/Oportunitate

Proprietate: solicitanţi si parteneri

2. SchiţareAngajament pentru un rezultat imediat (output) clar

Idee privind activităţile posibile ale proiectului

Claritate privind activităţile proiectului (un sumar)

Un buget estimat

Beneficiile proiectului justifică cheltuielile

Stadii în Elaborarea Proiectelor





JUDEŢUL IALOMIŢA

3. Elaborare

Proiectul detaliat din punct de vedere tehnic

Costuri detaliate; Buget detaliat

Estimarea detaliată a raportului cost-efect

Verificarea detaliată a Relevanţei şi Eligibilităţii

4. Finalizare

Stadii în Elaborarea Proiectelor





JUDEŢUL IALOMIŢA

ProiectInitiere

Iniţiere- Elaborare document de iniţiere/atribuire proiect

Graniţele proiectului





JUDEŢUL IALOMIŢA

Autorizarea proiectului sau a unei faze a proiectului

Baza formală pentru demararea unui proiect

Definire cuprinzătoare a obiectivelor proiectului

În formă scrisă, semnat

Sponsorul proiectului desemnează managerul proiectului (uneori si echipa proiectului)

Documentul de iniţiere a proiectului





JUDEŢUL IALOMIŢA

Document de initiere proiect

Denumire proiect:

Data de incepe a proiectului: Data de incheiere a proiectului:

Obiectivele proiectului Non-obiectivele proiectului

Fazele proiectului Costurile proiectului Venitul proiectului

Sponsorul proiectului Managerul proiectului

Membrii echipei proiectului pre-desemnati

Jaloanele proiectului

Decizii si documente din faza pre-proiect

Asteptari legate de faza post-proiect

Analiza economică (Business Case)

Relatii cu alte proiecte sau operatiuni

Stakeholderi:

Riscurile proiectului:


Versiune: Data: Nume autor: Pagina:





JUDEŢUL IALOMIŢA

Graniţe temporale ale proiectului

Data de început a proiectului, data de finalizare a proiectului

Faza pre- şi post-proiect

Graniţele proiectului legate de conţinut

Relaţii cu strategia companiei

Obiectivele şi livrabilele proiectului

Fazele proiectului

Graniţele financiare ale proiectului

Bugetul proiectului

Graniţele sociale ale proiectului

Roluri în proiect

Stakeholderi proiect

Relaţii cu alte proiecte

Lista de verificare pentru elaborarea documentului de initiere proiect





JUDEŢUL IALOMIŢA

“Stakeholderii proiectului sunt persoane sau organizaţii (ex. Clienţi, sponsor, organizaţia carerealizează proiectul sau publicul) care sunt implicaţi activ în proiect sau ale căror interese potfi afectate în mod pozitiv sau negativ de realizarea sau finalizarea proiectului. Ei pot exercitainfluenţă asupra proiectului, livrabilelor sale şi membrilor echipei de proiect.” (PMBOK®Guide Ediţia 4, p. 23)

“Echipa de managementul proiectului trebuie să identifice stakeholderii, atât interni cât şiexterni pentru a determina cerinţele şi aşteptările tuturor părţilor implicate de la proiect. Maimult, managerul de proiect trebuie să administreze influenţa diferiţilor stakeholderi în relaţiecu cerinţele proiectului pentru a asigura succesul acestuia.” (PMBOK® Guide Ediţia 4, p. 23)

Stakeholderi ai proiectului





JUDEŢUL IALOMIŢA

Identificarea stakeholderilor

Concentrare pe stakeholderi selectaţi (“relevanţi”)

Analiza şi designul relaţiilor cu stakeholderii relevanţi

Baza pentru planul de comunicare

Analiza stakeholderilor proiectului: Obiective





JUDEŢUL IALOMIŢA

Proiect

-

Furnizori

Servicii

Departamentul Procurement

Managerul de Proiect

Sponsorul proiectului

Echipa Proiectului

Utilizatori

DepartamentulIT Alti angajati

Competitori





JUDEŢUL IALOMIŢA

Proiect

Contractori

•

•

•Utilizatori

•

•

•

Alţii

•

•

•

Clienţi

•

•

•

Organizaţia proiectului

•

•

Analiza Stakeholderi „Segmentation“ Chart





JUDEŢUL IALOMIŢA

Analiza relaţiei cu un stakeholder

• Analiza aşteptărilor reciproce

• Caracterizarea relaţiei

• Potenţial pentru sinergii?

• Conflicte potenţiale?

• Strategii si măsuri pentru managementul relaţiei

Proiect Stakeholder

Relaţie





JUDEŢUL IALOMIŢA

Data de control

Proiect

Clienţi

Echipa proiectului

Sponsor Proiect

Competitori

Partener

Furnizori





JUDEŢUL IALOMIŢA

Proiect

Clienţi

Echipa proiectului

Sponsor Proiect

Competitori

Partener

Furnizori





JUDEŢUL IALOMIŢA

Realizare eAplicatie ANALIZA STAKEHOLDERI PROIECT

Stakeholder Relatie Masuri

Sponsor proiect Interes in succes Informare permanenta Implicare in realizarea planurilor in vederea asigurarii resurselor calificate

Echipa de proiect Furnizor IT responsabil de intregul proiect

Numirea sponsorilor atat din organizatia client cat si din partea furnozorului

Competitori Presiune din partea competitiei

Realizare activitati de marketing in vederea asigurarii unui avantaj competitiv

Participanti pm days Interes pentru eAplicatii noi Promovare eAplicatie

Participanti seminarii pilot

Servicii aditionale, inca nu este un produs matur

Transmitere informatii preliminare referitoare la situatia pilot

Furnizor IT Interes ridicat in produs (referinta)

Asigurarea participarii resurselor interne calificate

Furnizor internet Fara interes in produs Informare cu privire la proiect






JUDEŢUL IALOMIŢA

Obiective Aplicarea analizei stakeholderilor la proiectul de training

Activităţi Identificarea şi gruparea stakeholderilor Desenarea unui graf şi caracterizarea diferitelor relaţii dintre stakeholderi prin simboluri Selectarea a doi stakeholderi şi analizarea aşteptărilor reciproce dintre proiect şi fiecare dintre

stakeholderii selectati

Proces Activitate de grup: 30 minute Documentare utilizând flip chart Reflecţie în plen asupra metodei

Aplicatie practica: Analiza stakeholderilor proiectului





JUDEŢUL IALOMIŢA

Structurarea obiectelor tangibile şi intangibile care rezultă din proiect („livrabile“) Definirea altor obiecte relevante a fi luate în considerare în proiect (ex. roluri şi procese

organizaţionale, competenţe, finanţare, contracte...) Prezentarea sub formă de listă şi/sau grafic (tree, mind-map) Utilizarea de structuri standard de descompunere a livrabilelor Bază de referinţă pentru:

obiectivele proiectului planificarea structurii defalcate a lucrării

Descompunerea livrabilelor





JUDEŢUL IALOMIŢA

„Obiectiv“: o stare viitoare dorită

Asigurarea unei viziuni holiste asupra proiectului

Considerarea tuturor obiectivelor proiectului

Grupare în:

obiective principale

obiective adiţionale

non-obiective

Operaţionalizarea obiectivelor prin referiri la livrabilele proiectului

Diferenţiere între:

obiectivele proiectului

obiectivele organizaţiei care vor fi atinse prin intermediul produsului, serviciului sau rezultatuluiproiectului (obiective de business)

DAR cele 2 tipuri de obiective trebuie corelate

Planul obiectivelor proiectului





JUDEŢUL IALOMIŢA

Obiective Aplicarea metodei: Descompunerea livrabilelor Aplicarea metodei: Definirea obiectivelor proiectului

Conţinut Dezvoltarea unei liste cuprinzătoare de livrabile pentru proiectul de training Listarea tuturor livrabilelor Gruparea acestora în clase/ categorii de livrabile Dezvoltarea unei liste de obiective ale proiectului de training Diferenţierea în obiective, obiective adiţionale şi non-obiective Operaţionalizarea obiectivelor

Proces Lucru în echipa: 30 minute Documentare utilizând flip chart Reflecţii asupra metodelor în plen

Aplicatie practica: Descompunerea livrabilelor şi obiectivele proiectului





JUDEŢUL IALOMIŢA

Descriere/ descompunere ierarhică a continutului proiectului

Orientare pe faze

Segmentarea continutului în sub-unităţi care pot fi planificate şi controlate

Instrument de comunicare

WBS: Obiective





JUDEŢUL IALOMIŢA

Nivel 1: titlul proiectului

Nivel 2: faze

Nivel 3: pachete de activităţi

WBS: Nivele





JUDEŢUL IALOMIŢA

SW Modul 1Dezvoltare

SW Modul 1Implementare

SW Modul 1Proiectare detaliată

Managementul proiectului

Personal,Organizare

HardwareModul 2 Software

Modul 1Software

Implementare ITWBS structurat pe

livrabile





JUDEŢUL IALOMIŢA

Grafic de executie: WBS structurat pe livrabile





JUDEŢUL IALOMIŢA

Proiectare detaliatăHardware

Proiectare detaliatăPersonal, Orga.

Proiectare detaliatăSW Modul 1

Managementul proiectului

ImplementareTestare,Training

DezvoltareProiectare detaliată

Implementare IT

Pilot

WBS structurat pe faze





JUDEŢUL IALOMIŢA

Grafic de executie: WBS structurat pe faze





JUDEŢUL IALOMIŢA

De sus în jos şi de jos în sus

Versiunea iniţială realizată de managerul proiectului

Elaborare finală de către echipa proiectului pentru a se ajunge la o versiune “integrată”

5-7 faze, 5-7 pachete de activităţi pe fază

Terminologie unitară

Aplicare de WBS standard

Adaptări ciclice

WBS: Abordare





JUDEŢUL IALOMIŢA

Exemplu: WBS Structurat pe faze





JUDEŢUL IALOMIŢA

Exemplu: Dicţionar WBS

Cod WBS 1.2.2 Descriere WP Progres

20%

50%

80%

100%

Cod WBS 1.5.4 Eticheta WP Progres

10%

20%

80%

100%

Continut pachet de activitati (WP)

pregatirea datelor pentru testare

pregatirea formelor pentru generarea unui protocol al testului

realizarea testului online

elaborarea protocolului de testare

Rezultate WP

protocol de testare

Proiectare detaliata functii aplicatie

Continut pachet de activitati (WP)

definirea grupurilor de utilizatori

descrierea functiilor de utilizare si administrare

descrierea interfetei pentru utilizatori

elaborarea unui "script" pentru functiile de baza

Rezultate WP

script al functiilor de baza ale aplicatiei, luand in considerare grupurile de utilizatori definite

3 designuri pentru interfata de utilizator

Testare online





JUDEŢUL IALOMIŢA

Obiective

Aplicarea metodei WBS pentru proiectul de training

Activităţi

Descompunerea pe faze a proiectului

Maxim 7-8 faze, definirea pachetelor de activităţi pentru fiecare fază

Aplicarea unui cod WBS

Optimizarea terminologiei (etichete pentru pachete de activităţi)

Forma

Lucru în echipa: 60 minute

Documentare utilizand flip chart, fluturaşi

Reflecţie asupra metodei în plen

Aplicatie practica: WBS





JUDEŢUL IALOMIŢA

Planul jaloanelor

Lista de date

Graficul de executie

Metoda drumului critic (Critical Path Method)

Planificare calendaristică: Metode





JUDEŢUL IALOMIŢA

Se poate realiza pentru întregul proiect sau pentru părţi ale proiectului

Selecţie între metodele de planificare se face în funcţie de complexitatea proiectului

Concisă sau detaliată

Baza pentru planificarea calendaristică: structura defalcată a lucrării (WBS)

Planificarea calendaristică: Obiective





JUDEŢUL IALOMIŢA

Un jalon

Este un eveniment central (cu caracter simbolic) în evoluţia unui proiect

Reprezinta fie momentul de start, fie momentul de finalizare a unui pachet de

activitati

Nu are durată

Un plan al jaloanelor

Este o planificare calendaristică la nivel general

Asigură concentrarea atenţiei pe realizările majore

Planul jaloanelor (MILESTONES)





JUDEŢUL IALOMIŢA

8-12 jaloane pe proiect

Evenimente de început sau final ale pachetelor de activităţi

Definire a jaloanelor ca evenimente încheiate

Planificare prin atribuirea de date jaloanelor

2 jaloane standard

Proiect atribuit

Proiect acceptat

Planul jaloanelor: Elaborare





JUDEŢUL IALOMIŢA

Realizare eAplicatiePLANUL JALOANELOR

Cod WBS

Jalon Data planificata

Data efectiva

1.1.1 Proiect atribuit 03.02.2003

1.2.6 Proiectare detaliata incheiata 18.03.2003

1.3.3 Software livrat 04.04.2003

1.4.3 Draft functii aplicatie finalizata 02.05.2003

1.4.7 Aplicatie finalizata 30.05.2003

1.5.6 Livrare intermediara acceptata 18.07.2003

1.6.4 Personal instruit 08.08.2003

1.1.5 Proiect acceptat 05.09.2003






JUDEŢUL IALOMIŢA

Pachetele de activităţi reprezentate prin bare

Lungimea barelor proporţională cu durata pachetelor de activităţi

Poziţionarea barelor pe o scară temporala

Diagrama de bare ca instrument de comunicare

Grafic de executie





JUDEŢUL IALOMIŢA

elaborarea conţinutului pentru 3 seminarii (auto-analiza, texte de studiu, studii de caz, test grilă)

Realizare

e-aplicaţie

ESTIMARE DURATĂ PACHET DE ACTIVITĂŢI

Sfera de cuprindere a pachetului de activităţi

pentru fiecare seminar aceeaşi sferă de cuprindere

Productivitate per combinatie de resurse

echipa de lucru cu 2 experţi conţinut: 1 seminar în 5 zile

echipa de lucru cu 3 experţi conţinut: 1 seminar în 4 zile

Estimarea duratei


decizie: utilizarea echipei cu 2 experţi de conţinut

calcul: 3 seminarii x 5 zile per seminar = 15 zile





JUDEŢUL IALOMIŢA





JUDEŢUL IALOMIŢA

Exemplu: Grafic de executie





JUDEŢUL IALOMIŢA

Obiective

Crearea unei grafic de executie

Activităţi

Realizarea unei versiuni preliminare a graficului de executie la nivelul fazelor

Detalierea a două faze în pachete de activităţi

Proces

Activitate de grup: 30 minute

Documentare utilizând flip chart

Reflecţii în plen asupra metodei

Aplicatie practica:Planificarea calendaristică I





JUDEŢUL IALOMIŢA

Obiective

Crearea unui plan al jaloanelor

Activităţi

Definirea a 6-8 jaloane, reprezentarea jaloanelor în WBS

Dezvoltarea unui plan al jaloanelor

Asocierea de date calendaristice jaloanelor

Proces

Activitate de grup: 30 minute

Documentare utilizând flip chart

Reflecţii în plen asupra metodei

Aplicatie practica: Planificarea calendaristică II





JUDEŢUL IALOMIŢA

Managementul resurselor umane





JUDEŢUL IALOMIŢA

Etape:


Descrierea rolurilor în proiect

Structuri de comunicare în proiect

Matricea responsabilităţilor în proiect

Regulile proiectului

Planificarea resurselor umane în proiect





JUDEŢUL IALOMIŢA





JUDEŢUL IALOMIŢA

Diferitele reprezentări (organigrame) ale proiectului transmit informaţii diferite Prezentarea rolurilor (şi a structurilor de comunicare), nu a persoanelor Un instrument de comunicare Managementul simbolurilor proiectului:

pătrate sau buline, mărimea pătraţelelor, umbrele de sub pătrate, ... Standarde de calitate: Data calendaristică, versiune, persoana responsabilă Actualizare periodică, ţinând cont de evoluţia proiectului






JUDEŢUL IALOMIŢA

Subechipa 1

Organizaţia de proiect

Echipa sponsorului

Colaborator la proiect

Membru al echipei de proiect

Membru al echipei de proiect


Managerul proiectului


Echipa proiectului


Subechipa 2


Organigrama proiectului (proiectul ca sistem social)





JUDEŢUL IALOMIŢA

Nume Manager proiect, conducătorul proiectului, coordonatorul proiectului, etc.

Importanţăpentru succesul proiectului

Foarte mare

Obiective Reprezentarea intereselor proiectului; realizarea obiectivelor proiectului; îndrumarea echipei de proiect şi a colaboratorilor la proiect; reprezentarea proiectului faţă de elementele de mediu relevante pentru proiect; elaborarea şi adaptarea documentaţiei de managementul proiectului

Număr de persoane

Întotdeauna o singură persoana; în practică, uneori, două persoane (nu esterecomandat)

Non-obiective Activitate de conţinut

Competenţe Managementul proiectelor, competenţe privind organizaţiile care realizeazăproiectul, produsele, tehnologiile

Recrutare Grupul de experţi în MP (din organizaţia orientată pe proiecte), de pe piata externă de personal

Caracteristici rol: Manager proiect





JUDEŢUL IALOMIŢA

Nume Membru al echipei de proiect, expert, inginer, etc.

Importanţa pentru succesul proiectului

Mare

Obiective

Realizarea pachetelor de activităţi, posibil conducerea unei subechipe deproiect, participarea la întâlnirile din cadrul proiectului, cooperarea lamanagementul proiectului, marketingul proiectului

Număr de persoane Una

Non-obiective Activităţi exclusive ca expert de conţinut

Cerinţe Competenţe de managementul proiectului, competenţe pentru activităţile deconţinut, pentru realizarea pachetelor de activităţi

Recrutare Dintr-un grup de experţi

Rol: Membru al echipei de proiect





JUDEŢUL IALOMIŢA

Nume Sponsor proiect, proprietar proiect, comitet de conducere a proiectului,consiliu de supervizare a proiectului etc.

Importanţa pentru succesul proiectului

Foarte mare; adesea nu este realizat corespunzător

Obiective Reprezentarea intereselor companiei intr-un proiect, coordonarea intereselorproiectului si companiei, numirea managerului de proiect, indrumareamanagerului de proiect, sprijinirea echipei de proiect

Numar de persoane 1 pentru proiecte mici, 2 pana la 3 pentru proiecte mari; pe acelaşi nivelierarhic sau pe niveluri diferite

Non-obiective Realizarea de functii operationale de managementul proiectului, solutionareade conflicte in echipa de proiect

Competente Managementul proiectelor, orientare strategică, competenţe sociale şi dedecizie

Recrutare Manageri executivi din organizatiile care realizeaza proiectul, care suntinteresaţi de rezultatele proiectului

Rol: Sponsorul proiectului





JUDEŢUL IALOMIŢA





JUDEŢUL IALOMIŢA


Interesul companiei Interesul proiectului

Implicare periodică în Implicare continuă în proiect proiect

Orientare strategică Orientare strategică şi operaţională

Furnizează informaţii Furnizează informaţii despre context despre proiect





JUDEŢUL IALOMIŢA

Roluri în proiecte

Sponsor proiect şi manager proiect NU

Sponsor proiect şi membru în echipa proiect NU

Sponsor proiect şi colaborator la proiect DA

Manager proiect şi membru în echipa proiect DA,

dar...

Manager proiect şi colaborator proiect DA





JUDEŢUL IALOMIŢA

Planificarea reponsabilităţilor pentru diferitele roluri în proiect (sponsor manager, membri, colaboratori) şi pentru reprezentanţii elementelor de mediu relevante în ceea ce priveşte realizarea pachetelor de activităţi

Integrare între: WBS Descrierea rolurilor din proiect Analiza mediului proiectului

Tipuri de responsabilităţi (exemplu) R … responsabil E … execută C … cooperează/ contribuie/ colaborează Co ... coordonează I … este informat A ... aprobă

Matricea responsabilităţilor





JUDEŢUL IALOMIŢA

Competentele managerului de proiect





JUDEŢUL IALOMIŢA





JUDEŢUL IALOMIŢA

1) Capacitate de lucru in echipa

2) Abilitati de comunicare

3) Adaptabilitate

4) Motivare

5) Integritate

6) Capacitate de a lua decizii

7) Initiativa

8) Standarde profesionale

9) Rezolvarea problemelor

10) Toleranta la stres

11) Organizare

12) Flexibilitate





JUDEŢUL IALOMIŢA

StartEnd





JUDEŢUL IALOMIŢA

Legenda: R – ResponsabilC – Colaborator I – Informat A – Aprobare

Documente:1. Documente management proiect,Planuri2. Liste TO DO, Minute intalniri3. Rapoarte management proiect4. Documentatie tehnica, economica5. Documentatie pt. permise si Autorizatii6. Permise, Autorizatii7. Contracte cu proprietari teren8. Contracte pentru executie9. Contracte pentru achizitii10. Program intreruperi temporare11. PV predare12. Certificate13. Rapoarte (status lucrari, pv lucrari ascunse, raport comportare etc)14. Analiza economica





JUDEŢUL IALOMIŢA

Obiectiv Aplicarea metodelor de planificare a resurselor umane în proiect pentru proiectele alese

Activităţi Realizarea unei liste de roluri în proiect, diferenţierea între membrii echipei şi colaboratori Identificarea responsabilitatilor (legenda) Realizarea matricei responsabilităţii pentru o activitate din proiect: tipuri de responsabilităţi

(exemplu) Proces

Activitate de grup: 30 minute Documentare utilizând flip chart Reflecţii în plen

Exercitiu practic: Planificarea resurselor umane în proiect





JUDEŢUL IALOMIŢA

Data Management:

-Datele/ informatiile documentate din proiect

-Structura folder proiect; locatia – link-Regulile proiectului (comunicare, instrumente de documentare a deciziei, distributie a documentelor in cadrul proiectului, etc)- Tools - echipamente/softuri/ instrumente utilizate in proiect - Activitati planificare date WBS (ex: colectare date client, etc)





JUDEŢUL IALOMIŢA

MONITORIZARE SI CONTROL





JUDEŢUL IALOMIŢA

Monitorizarea si controlul in cadrul proiectului

Determina progresul proiectului in raport cu Planul de proiect

Determina corecții adecvate și acțiuni corective atunci când performanța proiectului deviază în mod semnificativ de la planul de proiect

Gestionare corecții și acțiuni corective la închidere





JUDEŢUL IALOMIŢA

Structurile de comunicare în proiecte

Intâlnire Conţinut Frecvenţa

Workshopul de demarare a proiectului

Demararea proiectului, informarea echipei de proiect (crearea imaginii de ansamblu)

o dată

Întalnirea cu sponsorul proiectului

Starea proiectului, probleme majore, decizii necesare

la fiecare 3-4 săptămâni

Întalnirea echipei de proiectStarea proiectului, coordonare, rezolvarea problemelor, decizii

la fiecare 3-4 săptămâni(şi atunci când este necesar)

Întalniri ale subechipelorConţinut specific subechipei (status, probleme, decizii) – probleme tehnice

când e necesar

Workshopul de încheiere a proiectului

Prezentarea rezultatelor proiectului, planificarea fazei post proiect, feedback, dizolvarea proiectului ca sistem

o dată

JUDEŢUL IALOMIŢA





Corectarea Deviatiilor

Monitorizare

1. Masuratori

2. Analiza Performantei

Detectarea deviatiilor

Control

1. Actiuni

2. Revizuire Plan, Cash Flow,

Planificari, etc.





JUDEŢUL IALOMIŢA

Situatia

Control

Output

Resurse

Proiect in implementare

cu deviatii Ajustare resurse

Ajustare caracteristici proiect: dimensiune, scop, etc Proiect

readus pe linia de actiune





JUDEŢUL IALOMIŢA

Raport de modificare nr. … Proiect Manager proiect

Incepere proiect Finalizare proiect

Buget proiect Data aprobare proiect

Descriere modificare

Motivatie pentru modificare

Date pentru finalizarea proiectului

Data initiala Data anterioara Data revizuita

Buget pentru finalizarea proiectului

Buget initial Buget anterior Buget revizuit

Aprobat de

Manager proiect Sponsor proiect





JUDEŢUL IALOMIŢA

100%

50%

25%

25%

1.1.1

Projektstart

~





JUDEŢUL IALOMIŢA

Project Score Card





JUDEŢUL IALOMIŢA

Luni

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21Pachet de activităţi

Date planificate (plan iniţial) Date replanificate (plan actualizat)

Proiectare

Achiziţii

Producţie

Transport

Instalare

Training

Punere în funcţiune

Management proiect

Dată de controlGrafic de executie (actualizare)





JUDEŢUL IALOMIŢA

Obiective si context proiect 01.08.05 20.02.05 10.04.05 04.06.05 09.07.05

Realizare obiective proiect 1 1 4 2 5

Obiecte vizate cuprinzatoare 1 1 1 1 2

Contributie la strategia organizatiei 2 2 4 2 5

Relatie cu alte proiecte 2 2 2 2 1

Relatii mediu proiect 01.08.05 20.02.05 10.04.05 04.06.05 09.07.05 Organizatie proiect 01.08.05 20.02.05 10.04.05 04.06.05 09.07.05

7 asociatii 2 3 2 3 3 Realizare roluri proiect 1 1 2 1 2

Organizatie umbrela 1 1 1 1 1 Comunicare proiect 1 1 1 1 1

Ministerul Sanatatii 2 2 4 3 5 Dezvoltare cultura proiect 2 1 1 1 1

Academii 2 2 2 2 2 Munca echipa proiect 1 1 2 1 1

Asociatii medicale 2 2 2 2 2

Partide politice 1 1 4 3 5

Legenda Planificare, control 01.08.05 20.02.05 10.04.05 04.06.05 09.07.05

foarte rau 5 Progres proiect 1 1 1 1 3

rau 4 Planificare calendaristica proiect 1 1 3 3 5

ok 3 Costuri proiect 1 1 3 4 5

bine 2 Resurse proiect 2 1 3 4 5

foarte bine 1 Riscuri proiect 3 3 3 3 5

Fisa de punctaje proiect

Dezvoltare platforma01.08.05

2

20.02.05

2

10.04.05

4

04.06.05

3

09.07.05

5





JUDEŢUL IALOMIŢA

Raportul final al proiectului include o descriere a rezultatelor obţinute în proiect şi o reflecţie privind experienţa câştigată, în relaţie cu structura defalcată a lucrării relaţiile cu elementele relevante de mediu

Raportul final de proiect poate fi adaptat pentru diferite grupuri ţintă. Documentaţia finală a proiectului este o anexă a raportului final al proiectului. Se pot elabora rapoarte speciale, suplimentar faţă de raportul final. Continut:

Raport asupra rezultatelor proiectului Evaluarea realizării obiectivelor proiectului Reflecţii asupra experienţelor din proiect (potrivit structurii detaliate orientate pe

activităţi, relaţii cu stakeholderi)

Raportul final al proiectului





JUDEŢUL IALOMIŢA

Definitii procese, proiecte, managementul proiectelor

Exemplu: studiu de caz

Iniţierea proiectului, identificarea părţilor interesate (stakeholderi)

Definirea conţinutului unui proiect: cerinţele proiectului, structura defalcată a lucrării (WBS)

Planificarea în timp a proiectului: Planul jaloanelor, graficul de executie

Planificarea resurselor şi a costurilor proiectului

Designul organizaţiilor de proiect; Roluri în proiecte

Instrumente folosite în derularea proiectelor (rapoarte)

Inchiderea seminarului

Evaluare

JUDEŢUL IALOMIŢA





Multumesc!

Mp partea a doua

Economy & Finance

Transcript of Mp partea a doua