Managementul Unui Proiect

5/8/2018 Managementul Unui Proiect - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/managementul-unui-proiect 1/4

Cursul de Liderism CLT Sîngerei

Rotaru Mihaela

CURS 9.

Managementul Proiectelor

Ce este un proiect?

Un proiect este ceea ce ne ajuta pe noi toti sa rezolvam anumite probleme cat mai organizat si eficient. In limbajul

oamenilor mari, un proiect este un ansamblu de activitati planificate care se adreseaza unei probleme specifice si care

isi propune sa atinga obiective clare, intr-o perioada de timp (are un inceput si un sfarsit bine determinate). Orice

proiect beneficiaza de fonduri limitate.

Pentru a obtine banii necesari realizarii unui proiect trebuie sa pregatim si o propunere sau cerere de finantare.

Aceasta este un document scris prin care solicitantul cere fonduri unui finantator pentru un proiect. Propunerea definantare (aplicatie, cerere) trebuie sa contina atat elementele esentiale ale proiectului cat si acele elemente care

pledeaza in favoarea solicitantului.

Ca orice lucru pe lumea asta, un proiect are viata lui. Aceasta inseamna că fiecare proiect are un început şi un sfârşit precis. Proiectul se naste acum cand voi il ganditi si il scrieti pe hartie. Se ajunge la final atunci când au fost realizate

obiectivele proiectului.

I. Ce structura trebuie sa aiba un proiect? Un proiect se naste atunci cand identificam o problema. De exemplu o problema este atunci cand raul care trece prin

orasul nostru este plin de gunoaie urat mirositoare. Iarasi in limbajul oamenilor mari, PROBLEMA reprezinta

ansamblul de factori care impiedica drumul de la o situatie existenta la o situatie pe care ne-o dorim.

SOLUTIA PROBLEMEI reprezinta totalitatea actiunilor care trebuie intreprinse pentru a parcurge drumul de la

situatia existenta la situatia dorita, adica rezolvarea problemei. Atentie! A nu se confunda problema cu efectele problemei!

Pentru a identifica corect o problema trebuie sa raspundem la cateva intrebari:

1. CARE este problema? (in exemplul nostru, problema este gunoiul din rau)

2. DE CE exista aceasta problema? (cauze) (deoarece oamenii neglijenti arunca gunoiul in apa)

3. UNDE se manifesta problema? (in raul din orasul nostru)

4. CAND se manifesta problema? ( in fiecare zi)

5. A CUI este problema? (a celor care nu au grija si nu le pasa de apa raului)

6. CINE este afectat de problema? (toti locuitorii orasului care suporta mirosul si folosesc apa din rau; pestii si

vegetatia apei)7. DE CE TREBUIE SOLUTIONATA PROBLEMA! (pentru a scapa de mirosul urat si pentru a avea o apa

curata de care sa ne putem bucura; pentru ca pestii sa poata trai intr-o apa curata)




Rotaru Mihaela

I.Structura proiectului: In general un proiect are cateva capitole obligatorii:

1. Denumirea proiectului = Titlul

2. Denumirea organizației ( de exemplu CLT)

3. Director de proiect

4. Adresă, Telefon, Fax, E-mail, Pagina internet (daca există)

5. Identificarea problemei si descrierea acesteia

6. Misiunea declarată (scopul) organizației solicitante

7. Scopurile proiectului și obiectivele, stabilite conform tehnicii SMART

8. Grupul țintă și numărul estimativ al persoanelor beneficiare ale proiectului

9. Principalul rezultat ca urmare a implementării proiectului

10. Perioada de timp necesară pentru implementarea proiectului=Activități și termene, calendarul

activitatilor

11. Parteneri

12. Bugetul total al proiectului

13. Metode de monitorizare și evaluare a rezultatelor

14. Informarea beneficiarilor, răspândirea rezultatelor obținute

In continuare veti putea afla ce reprezinta capitolele mai importante ale unui proiect si cum trebuie sa le concepem in

mod corect.

II. Cum stabilesti titlul proiectului?1.1 Motto-ul: Fiţi concişi. “Rezumaţi obiectivele si axaţi-vă asupra proiectului”. Proiectul trebuie intitulat cât mai

succint (cel mult 10 cuvinte).

1.2 Tipuri de activităţi: Domeniul. Se pot oferi granturi mici pentru activităţi de antreprenoriat social în parteneria t

cu administraţia publică locală. Aceste activităţi pot varia de la: activităţi de promovare a unui mod sănătos de viaţă,

TI, Mass-Media, Comunicare; ocrotire a mediului ambiant, activităţi sportive, cetăţenie activă, etc. Dacă aţi identificat

un alt domeniu, puteţi să-l descrieţi.

III. Cum descriem problema?Se descrie situaţia din localitatea în care trăiţi (maximum 250 cuvinte

). Descrieţi o necesitate majoră a comunităţii

voastre pe care veţi încerca să o soluţionaţi în cadrul acestui proiect. Care sunt obiectivele pe care vi le propuneţi?

(maximum 100 cuvinte în 5 puncte de reper

). Aceste eseuri vor juca un rol important în evaluarea formularului de

aplicare.

IV. Cum alegi obiectivele care sa serveasca scopului propus?Scopul proiectului – se refera la rezolvarea problemei identificate si la munca ce trebuie făcută in acest sens.

Scop: Implementarea proiectului spre atingerea obiectivelor sale prin obtinerea de rezultate si utilizarea eficienta a

resurselor.Scopul trebuie sa fie bine definit, concis si concret, care sa denote rezultatele ce doresc a fi atinse si nu metodele

prin care acestea vor fi atinse. Scopul proiectului este foarte important deoarece trebuie sa transmita finantatorului

rezultatele proiectului si stadiul in care se va afla problema dupa finalizarea proiectului.

Obiectivele specifice permit obtinerea scopului, convertind un plan general într -o serie de pasi concreti. Obiectivul

general este împartit în 2,3,4 obiective specifice, formulate astfel încât rezolvarea lor sa conduc a la realizarea

scopului.

V. Justificarea proiectului Justificarea proiectului este foarte importanta. De multe ori justificarea proiectului reprezinta argumentul care il

convinge pe finantator sa ofere banii necesari realizarii proiectului. Pentru a fi convingatori cand scriem justificarea

trebuie sa demonstram ca:

1. Problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amânarea rezolvarii ei are repercursiuni asupracomunitatii sau a unui grup de persoane.




Rotaru Mihaela

2. Atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei va aduce o serie de avantaje comunitatii, societatii sau

anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le mentionati.

3. Voi sunteti capabili sa abordati problema respectiva si sa duceti proiectul la bun sfarsit.

VI. Cum alcatuiesti echipa proiectului?

Pentru a duce la indeplinire activitatile proiectului si a atinge obiectivele propuse avem nevoie de ceea ce oameniimari numesc resurse. Acestea sunt de doua feluri:

resurse umane, adica echipa care va lucra in proiect

resurse materiale adica obiectele, uneltele si produsele de care avem nevoie in proiect

Daca oamenii din proiect isi doresc din tot sufletul sa participe la activitati si au cunostintele sau calitatile necesare,

inseamna ca avem echipa cea mai buna!

FORMAREA ECHIPEI DE PROIECT trebuie sa tina cont de urmatoarele aspecte:

1. Competenta adica priceperea si cunostintele fiecarui membru;2. Influenta pe care o are in randul echipei sau in randul comunitatii in care aplicam proiectul;

3. Cost in cazul in care din echipa vor face parte si oameni care trebuie platiti;

4. Motivatie proprie, adica motivele personale care il determina pe fiecare membru al echipei sa se implice;

5. Experienta fiecarui membru, experienta legata de activitatile proiectului;6. Stabilitate adica in ce masura si pe ce perioada ne putem baza pe fiecare membru al echipei;

7. Comunicarea intre membrii echipei

VII. Cum planifici activitatile proiectului? Activitatile proiectului reprezinta actiunile intreprinse pentru obtinerea rezultatelor (obiectivelor) proiectului. Pentru a

realiza o planificare eficienta a activitatilor trebuie sa stabilim foarte concret:

Lista activitatilor care trebuie intreprinse; Descrierea completa a acestora;

Ordonarea cronologică adica in ordinea lor in timp; Identificarea relatiilor existente între activităţi;

Identificarea resurselor materiale si umane de care este nevoie pentru realizarea fiecarei activitati;

Realizarea planului de activitati este o etapa foarte importanta, esentiala pentru a realiza un proiect realist si mai ales

important pentru obtinerea rezultatelor pe care ni le-am propus.

VIII. Cum estimezi bugetul?Bugetul proiectului reprezintă totalitatea nevoilor şi disponibilităţilor financiare pentru proiectul respectiv. Cu alte

cuvinte bugetul reprezinta banii de care avem nevoie si pe care dorim sa ii obtinem pentru a realiza proiectul.

Etape in realizarea bugetului:

1. Planificarea activităţilor proiectului si a resurselor necesare (de aceea punctul anterior este atat de important!);

2. Estimarea cheltuielilor în detaliu pentru fiecare activitate in parte;3. Stabilirea potenţialelor surse de venituri; 4. Aprobarea bugetului;

5. Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanentă a costurilor comparativ cu bugetul, după începereaproiectului; (de exemplu, realizarea unei situatii saptamanale a cheltuielilor proiectului; e foarte important ca

aceasta sa fie realizata sub supravegherea unei persoane adulte, competenta!)6. Revizuirea şi actualizarea periodică a bugetului pe parcursul derularii activitatilor. De-a lungul derularii

activitatilor cheltuielile pentru unele dintre activitati pot fi mai mari decat ne-am asteptat, iar pentru altele pot

fi mai mici. In felul acesta putem compensa cheltuielile de la o activitate la alta.




Rotaru Mihaela

IX. Cum atragi parteneri in proiectul tau?Prin partener al proiectului intelegem persoana, grupuri de persoane, institutii, asociatii sau firme care ar putea fi

implicate in proiect, direct sau indirect. Partenerii ne pot ajuta sa realizam obiectivele proiectului si pot oferi acele

resurse sau elemente care ne trebuiesc in activitati dar pe care noi nu le avem la dispozitie (resurse umane, materiale,

cunostinte si informatii, autoritate, sprijin legislativ, consultanta, promovare etc.).

Cand ne alegem partenerii pentru proiect trebuie sa tinem cont de urmatoarele:

1. Caracterul social, economic, etno-cultural (institutii publice, asociatii, firme, presa etc)

2. Statut (oficial constituite sau doar grupuri sociale)

3. Structura (numar, ierarhie, arie de influenta)

4. Modul in care partenerul interesat se raporteaza la problema / proiect

5. Importanta implicarii lui in proiect (resursele si plus valoarea pe care le poate aduce)

De exemplu un partener din partea mass-media ne poate aduce o promovare a proiectului in randul publicului caruia

i se adreseaza; un partener din randul autoritatilor publice (Primarie, Consiliul Raional, etc.) ne poate aduce o

autoritate si credibilitate mai mare a proiectului.

Atragerea partenerilor in proiect se face la fel ca atragerea finantatorului proiectului. Acesta trebuie convins deimportanta proiectului pentru comunitate, de realismul lui cat si de importanta implicarii sale in proiect.

X. Rezultatele proiectului: Rezultatele reprezinta realizarile concrete produse de proiect care duc la starea de fapt pe care ne-am dorit-o prinscopului proiectului.

XI. Cum evaluezi proiectul? Care sunt criteriile si modalitatile de evaluare? Evaluarea reprezinta emiterea unor opinii privind realizarile proiectului din perspectiva urmatoarelor aspecte:

Daca proiectul si-a atins obiectivele prevazute in proiect si daca nu, de ce;

Daca munca (activitatea) a meritat sa fie desfasurata;

Daca a fost bine realizata; Daca resursele au fost bine utilizate;

Ce anume a ramas nerezolvat;

Cand evaluam un proiect trebuie sa tinem cont de urmatoarele aspecte:

Eficacitate adica in ce masura rezultatele obtinute au dus la indeplinirea scopului proiectului;

Eficienta, adica daca rezultatele au fost obtinute cu un cost rezonabil;

Relevanta adica daca proiectul se ocupa de problemele reale ale beneficiarilor vizati si contribuie pe termen

lung la dezvoltarea comunitatii respective;

Durabilitatea, adica posibilitatea ca beneficiile produse de proiect sa continue dupa incetarea finantarii;

Impact efectul proiectului asupra comunitatii tinta in ansamblul ei;

XII. Raportarea:

Este partea finala a unui proiect si este foarte importanta deoarece ea prezinta finantatorului si partenerilor un rezumat

a ceea ce s-a intamplat pe toata perioada proiectului si a gradului de indeplinire a rezultatelor.

Se realizeaza periodic pentru proiecte mai lungi (lunar, la trei luni, 6 luni, 12 luni)

Cuprinde o parte narativa in care se descriu: derularea activitatilor, atingerea obiectivelor, rezultatele obtinute,

probleme intimpinate si solutii;

Cuprinde o parte financiara in care se prezinta cum si pe ce s-au cheltuit banii primiti de la finantator

Acestea fiind spuse, Va dorim spor la lucru, idei frumoase si indraznete si multa inspiratie inpunerea lor in practica!

Managementul Unui Proiect

Documents

Transcript of Managementul Unui Proiect