Tema 2. Managementul sferei de cuprindere a proiectelor(Project Scope management)

I. Definirea managementului sferei de cuprindere a proiectelorNoiunea de sfer de cuprindere se refer la: sfera de cuprindere a produsului, respectiv facilitile i funciile care vor fi incluse n produs/serviciu; sfera de cuprindere a proiectului, respectiv activitile ce trebuie efectuate pentru realizarea produsului specificat.

Managementul sferei de cuprindere include procesele prin care se asigur includerea n proiect a tuturor elementelor necesare i suficiente realizrii proiectului.

Procesele managementului sferei de cuprindere sunt urmtoarele:1. Iniierea - decizia organizaiei de declanare a urmtoarei faze a proiectului.2. Planificarea sferei de cuprindere - elaborarea unei specificaii scrise privind sfera de cuprindere a proiectului, ca baz a deciziilor viitoare.3. Definirea sferei de cuprindere - divizarea elementelor majore ale proiectului n componente mai mici i mai uor de gestionat.4. Verificarea sferei de cuprindere - formalizarea procesului de acceptare a sferei de cuprindere.5. Controlul modificrii sferei de cuprindere.

II. Iniierea proiectuluiIniierea proiectului reprezint procesul prin care se recunoate existena unui nou proiect sau continuarea unui proiect cu o nou faz de execuie.Procesul de iniiere este declanat de ctre un stimul, care poate fi: o cerere a pieei; o solicitare intern; o cerere din partea unui client; un progres tehnologic; o prevedere legal.Iniierea asigur legtura cu activitatea curent a organizaiei, presupunnd ca element obligatoriu autorizarea realizrii proiectului, autorizare care poate fi formal sau informal.

a)IntrriDescrierea produsului. Documenteaz caracteristicile produsului / serviciului vizat de proiect. Descrierea este detaliat n fazele ulterioare. Aici trebuie s se fac legtura cu stimulul care a provocat apariia proiectului. Descrierea va fi suficient de detaliat pentru a permite planificarea ulterioar.Planul strategic. Toate proiectele trebuie s fie n concordan cu obiectivele strategice ale organizaiei.Criteriile de selecie a proiectelor. n general, sunt definite n raport de produs i includ preocupri ale conducerii, precum profit, cot de pia, percepia public etc.Informaii istorice. Dac iniierea implic aprobarea nceperii fazei urmtoare, sunt necesare informaii privind fazele anterioare.

b)Instrumente i tehnici utilizate1. Metode de selecie a proiectelor. Se ncadreaz n urmtoarele categorii: metode de msurare a beneficiilor - comparative, bazate pe scor, modele economice metode de optimizare cu restricii - modele matematice care utilizeaz modele matematice de programare liniar, dinamic, n numere ntregi...2.Opinia experilor. Adesea, este necesar aceast opinie pentru evaluarea ntrrilor procesului. Experii pot fi indivizi sau grupuri cu pregtire specific, provenind din: alte compartimente ale organizaiei; consultani; asociaii tehnice i profesionale.

c)Rezultate1. Carta proiectului (Project charter). Este un document care recunoate formal existena unui proiect. Trebuie s cuprind, direct sau prin referine, urmtoarele elemente: necesitatea creia i rspunde proiectul; descrierea produsului/seviciului.Documentul este elaborat la un nivel de conducere extern proiectului, cu atribuiile necesare. La proiectele executate sub contract, contractul semnat joac rolul de cart a proiectului.2. Managerul de proiect. Acesta trebuie desemnat ct mai devreme n desfurarea proiectului, nainte de demararea executrii planului proiectului i preferabil nainte de planificarea proiectului.3. Restricii. Pentru proiectele executate sub contract, prevederile contractuale vor reprezenta n general restricii.4. Premise. Acestea implic de obicei un grad de risc. Pot fi identificate aici sau carezultat al procesului de identificare a riscurilor.

III. Planificarea sferei de cuprinderePlanificarea sferei de cuprindere a proiectului reprezint procesul de elaborare a unei specificaii scrise privind sfera de cuprindere, ca baz a deciziilor viitoare, incluznd n special criterii de ncheiere cu succes a fazelor. Specificaia scris este necesar i n cazul subproiectelor.

a) Intrri1. Descrierea produsului/serviciului2. Carta proiectului3. Restricii4. Premise

b) Instrumente i tehnici utilizate1. Analiza produsului/serviciului. Are ca scop o mai bun nelegere a produsului/serviciului. Include tehnici precum: ingineria de sistem, ingineria valorii, analiza valorii, etc.2. Analiza cost-beneficiu. Implic estimarea costurilor tangibile i intangibile i beneficiilor diferitelor variante de proiect i utilizarea indicatorilor financiari pentru a evalua alternativele identificate. 3. Opinia experilor.

c) Rezultate1. Specificaia sferei de cuprindere a proiectului. Reprezint un document de baz pentru deciziile ulterioare i pentru confirmarea / dezvoltarea unei nelegeri comune a sferei de cuprindere a proiectului printre prile implicate. n decursul proiectului, specificaia poate fi revzut pentru a reflecta schimbri n sfera de cuprindere a proiectului. Specificaia privind sfera de cuprindere va conine, direct sau prin referine urmtoarele elemente: Justificarea proiectului Produsul/serviciul proiectului Rezultatele care vor fi predate, livrate (deliverables) Obiectivele proiectului - criterii cuantificabile pe baza crora se stabiletesuccesul proiectului.2. Detaliile suplimentare. Pot include restriciile i premisele avute n vedere.3. Planul de management al sferei de cuprindere. Descrie cum va fi realizat managementul sferei de cuprindere i cum vor fi integrate n proiect modificrile acesteia.

IV. Definirea sferei de cuprindereDefinirea sferei de cuprindere implic divizarea n componente mai mici i mai uor de gestionat a rezultatelor care urmeaz a fi predate.Definirea sferei de cuprindere se realizeaz n scopul: mbuntirii acurateei estimrilor de cost, durat i resurse; definirii unui nivel de referin pentru msurarea i controlul execuiei; facilitrii desemnrii clare a responsabilitilor.

a)Intrri1. Specificaia sferei de cuprindere2. Restricii, inclusiv cele definite de prevederile contractuale3. Premise4. Alte rezultate ale planificrii5. Informaii istorice

b)Instrumente i tehnici utilizate1. abloane ale structurii de descompunere a activitilor - WBS (Work Breakdown structure), abloane provenite din proiecte anterioare similare. 2. Descompunerea. Se desfoar n urmtorii pai:1) Se identific activitile majore ale proiectului, n termenii n care va fi gestionat proiectul.2) Se decide dac se pot enuna estimri adecvate ale costului i duratei. Dac avem suficiente detalii, se trece la pasul (4), altfel se continu cu pasul (3)3) Se identific alte activiti necesare obinerii rezultatului livrabil. Acestea vor fi descrise n form tangibil, verificabil, pentru a se putea efectua msurarea gradului de execuie. Se revine la pas. (2)4) Se verific corectitudinea descompunerii: Sunt elementele de nivel inferior necesare i suficiente pentru compunerea elementelor de nivel superior? Este fiecare element clar i complet definit ? Poate fi programat, bugetat, asignat unei uniti organizaionale fiecare element ?

c) RezultateStructura de descompunere a activitilor proiectului - WBS. Reprezint o grupare a activitilor proiectului orientat spre rezultate livrabile, care organizeaz i definete complet sfera de cuprindere a proiectului: O activitate care nu face parte din WBS este n afara proiectului. Fiecare nivel inferior reprezint o detaliere suplimentar a activitilor proiectului.Obinerea WBS se face prin descompunere. Fiecrui element din WBS i se asociaz un identificator unic. Colecia identificatorilor poart numele de code of accounts. Elementele de pe ultimul nivel se mai numesc pachete de lucru (work-packages) i pot fi descompuse n continuare.Descrierile elementelor sunt reunite ntr-un dicionar WBS, coninnd descrierea pachetelor de lucru i alte informaii de planificare: date programate, costuri, personal asignat.Structura WBS nu trebuie confundat cu alte tipuri de structuri obinute prin descompunere, precum: WBS Contractual, care definete nivelul de raportare oferit cumprtorului de ctre vnztor (la un nivel mai general) Structura de descompunere organizaional - Organizational Breakdown Structure (OBS), care este utilizat pentru a vizualiza alocarea lucrrilor pe uniti organizaionale Structura arborescent a resurselor - Resource Breakdown Structure (RBS), care constituie o variant a OBS utilizat atunci cnd lucrrile sunt asignate la persoane (indivizi) Structura arborescent a produselor - Bill of Materials (BOM), care reprezint structura ierarhic a ansamblelor, subansamblelor i componentelor fizice necesare fabricrii unui produs.

V. Verificarea sferei de cuprindereVerificarea sferei de cuprindere reprezint procesul de oficializare a acceptrii sferei de cuprindere de ctre prile implicate (stakeholders). Acest proces necesit examinarea produselor i rezultatelor lucrrilor pentru verificarea ndeplinirii complete i satisfctoare a acestora.Dac proiectul este finalizat n avans, acest proces stabilete i documenteaz nivelul de ndeplinire. Verificarea sferei de cuprindere difer de controlul calitii prin faptul ca vizeaz acceptarea rezultatelor, pe cnd controlul calitii vizeaz corectitudinea acestor rezultate.

a) Intrri1. Rezultatele lucrrilor, care reprezint ieirile procesului de execuie a planului2. Documentaia produsului. Descrie produsele proiectului. Coninutul (planuri, specificaii, scheme) difer dup domeniul de aplicare.b)Instrumente i tehnici utilizateInspectarea. Include activiti precum: msurarea, examinarea i testarea ntreprinse pentru determinarea concordanei produselor cu cerinele. Inspectarea este denumit n diverse moduri, cu nelesuri n funcie de domeniul de aplicare

c)RezultateAcceptarea formal. Constituie documentul prin care clientul sau sponsorul a acceptat produsul proiectului sau fazei. Acceptarea poate fi condiionat, mai ales la finalul unei faze.

VI. Controlul modificrii sferei de cuprindereControlul modificrii sferei de cuprindere reprezint procesul de influenare a factorilor generatori de schimbri n ceea ce privete sfera de cuprindere, de depistare a apariiei unor modificri ale sferei de cuprindere, precum i de gestionare a acestor schimbri.Acest proces trebuie puternic integrat cu alte procese de control (controlul timpului, costului, calitii .a.).a)Intrri1. Structura WBS2. Rapoartele de execuie a lucrrilor, care ofer informaii privind stadiul lucrrilor (care produse intermediare au fost realizate i care nu). Aceste rapoarte pot alerta echipa cu privire la poteniale probleme.3. Cererile de modificare. Pot avea diverse forme i pot viza lrgirea sau restrngerea sferei de cuprindere. Cele mai multe au drept cauz: un factor extern (de exemplu modificri legislative); o eroare sau omisiune la definirea sferei de cuprindere a produsului; o eroare sau omisiune la definirea sferei de cuprindere a proiectului; o modificare care adaug valoare.4.Planul de management al sferei de cuprindereb)Instrumente i tehnici utilizate1. Sistemul de control al modificrilor sferei de cuprindere care definete procedurile prin care se efectueaz o modificare a sferei de cuprindere. Acest sistem va fi integrat cu sistemul global de gestiune a modificrilor, precum i cu alte sisteme care controleaz sfera de cuprindere a produsului. La executarea sub contract, modificarea trebuie s fie n acord cu prevederile contractuale.2. Msurarea execuiei lucrrilor ajut la evaluarea abaterilor aprute, determinarea cauzelor acestora i stabilirea necesitii aciunilor corective.3. Planificarea adiional. Modificrile sferei de cuprindere necesit modificri ale WBS sau analiza unor abordri alternative.c) Rezultate1. Modificrile sferei de cuprindere care necesit ajustri ale factorilor de cost, timp, calitate sau altor obiective. Constituie intrri n procesele de planificare i sunt aduse la cunotina celor implicai.2. Aciunile corective3. nvmintele