GUVERNUL ROMÂNIEI Centrul Naţional de Cultură a...

GUVERNUL ROMÂNIEI

Centrul Naţional de Cultură a Romilor –

ROMANO KHER Splaiul Independenţei 202A, et.8, sector 6, Bucureşti

Tel 021/313 52 11; Fax: 021/ 313 52 10

E-mail: [email protected]; www.romanikultura.ro

__________________________________________________________________________________________________

1

REGULAMENT

PRIVIND SISTEMUL DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

IN CENTRUL NATIONAL DE CULTURA A ROMILOR – ROMANO KHER

Capitolul I

Dispozitii generale

Art.1 Prezentul regulament are scopul de a asigura conditiile ncesare implementarii si dezvoltarii

sistemului de control intern/managerial in CNCR si va fi transpus in procedura de sistem, Managementul

sistemului integrat de control intern/managerial, ce se va utiliza de catre toate structurile CNCR.

Art. 2 Sintagma „control intern/managerial” este utilizata in intelesul definit de art.2 lit. d) din

Ordonanta Guvernului nr.119/1999 privind contolul intern/managerial si controlul financiar preventiv,

republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

Art. 3 (1) In cadrul Centrului National de Cultura a Romilor – Romano Kher, denumit in

continuare CNCR, se urmareste atingerea obiectivelor si a cerintelor controlului intern/managerial

prevazute la art.3 si art.4 alin.(2) din Ordonanta Guvernului nr.119/1999, republicata, cu modificarile si

completarile ulterioare.

(2) Controlul intern/managerial, organizat si implementat in cadrul CNCR, are la baza urmatoarele

principii generale :

a) principiul adaptabilitatii – adptarea la dimensiunea, complexitatea si mediul specific

structurilor Agentiei ;

b) principiul integralitatii – aplicarea la toate nivelurile de conducere si cuprinderea tuturor

activitatilor/actiunilor acestora ;

c) principiul uniformitatii – utilizarea acelorasi instrumente de control intern/managerial in toate

structurile Agentiei ;

d) principiul finalitatii – asigurarea indeplinirii obiectivelor stabilite ;

e) principiul eficientei – obtinerea de beneficii mai mari decat costurile implementarii si aplicarii

acestuia .

Art. 4 In sensul prezentului regulament, definitiile unor termeni, expresii si abrevieri utilizate sunt

prevazute in anexa nr.1.

Capitolul II

Responsabilitati in procesul de implementare si dezvoltare

a sistemului de control intern/managerial

Art. 5 In scopul implementarii si dezvoltarii sistemului de control intern/managerial, in functie de

nivelul ierarhic, se constituie si functioneaza, dupa caz, urmatoarele structuri :

2

a) la nivelul CNCR, Comisia – cu atributii de monitorizare, coordonare si indrumare

metodologica a implementarii si dezvoltarii sistemelor proprii de control intern/managerial,

structura de specialitate, denumita in continuare comisie ;

b) La nivelul structurilor CNCR, Subcomisii/Grupuri de lucru – cu atributii in procesul de

realizare a implementarii/dezvoltarii controlului intern/managerial, denumite in continuare

subcomisii ;

Sectiunea I : Comisia

Art. 6 Comisia este structura de specialitate a CNCR si are ca responsabilitate principala

monitorizarea, coordonarea si indrumarea metodologica a implementarii si dezvoltarii sistemului propriu

de control intern/managerial, la nivel central.

Comisia are urmatoarele atributii :

Membrii Comisiei:

- coordonează implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern/managerial;

- participă la şedinţele Comisiei CSCIM;

- elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/ managerial al CNCR, program

care cuprinde obiective, acţiuni, responsabilităţi, termene precum şi alte măsuri necesare dezvoltării

acestuia cum ar fi elaborarea şi aplicarea procedurilor de sistem, operaționale şi a celor specifice pe

activităţi, perfecţionarea profesională, etc.; elaborarea programului ţine cont de regulile minimale de

management conţinute de standardele de control intern aprobate prin OMFP nr. 946/2005, republicat,

particularităţile organizatorice, funcţionale şi de atribuţii ale CNCR, personalul şi structura acestuia,

alte reglementări şi condiţii specifice;

- supun spre aprobare, Directorului CNCR, Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/

managerial, în termen de 15 de zile de la data elaborării sale;

- urmăresc realizarea obiectivelor şi acţiunilor propuse prin program; analizează şi revizuiesc

termenele de realizare, la solicitarea compartimentelor;

- asigură evaluarea şi actualizarea periodică a programului, o dată la 12 luni sau mai des, după caz;

- urmăresc elaborarea programelor de dezvoltare a subsistemelor de control intern/ managerial al

compartimentelor CNCR, acestea trebuind să reflecte şi inventarul operaţiunilor/ activităţilor ce se

desfăşoară în compartimentele respective;

- urmăresc constituirea grupurilor pentru monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică,

precum şi elaborarea programelor de dezvoltare a sistemelor proprii de control intern/ managerial ale

entităţilor subordonate, dacă este cazul;

- solicită, trimestrial sau când este cazul, de la compartimentele CNCR, informări/ rapoarte referitoare

la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea subsistemelor proprii de control intern/ managerial,

în raport cu programele adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite şi la acţiunile de

monitorizare, coordonare şi îndrumare, întreprinse în cadrul acestora;

- acolo unde se consideră oportun, îndrumă compartimentele din cadrul CNCR în elaborarea

programelor proprii, în realizarea şi actualizarea acestora şi/sau în alte activităţi legate de controlul

managerial;

- iniţiază acţiuni de monitorizare în vederea evaluării gradului de implementare/ dezvoltare a

sistemului de control intern/ managerial;

- participă la cursuri de formare profesională în domeniul controlului intern/ managerial.

Sectiunea II: Presedintele Comisiei

3

Art. 7 Atributiile Presedintelui Comisiei

Presedintele are urmatoarele atributii :

- asigură desfăşurarea activităţilor CSCIM şi ale Secretariatului acesteia în bune condiţii;

- monitorizeză, coordonează şi îndrumă metodologic dezvoltarea sistemului de control intern/

managerial;

- aprobă şi asigură transmiterea în termenele stabilite a informărilor/ raportărilor întocmite în

cadrul SCIM, către părţile interesate;

- urmăreşte respectarea termenelor decise de către SCIM şi decide asupra măsurilor ce se impun

pentru respectarea lor;

- propune ordinea de zi, convoacă şi conduce şedinţele SCIM;

- decide asupra participării la şedinţele Comisiei şi a altor reprezentanţi din cadrul

compartimentelor CNCR sau din afară, a căror participare este necesară pentru clarificarea şi

soluţionarea unor probleme specifice;

- decide asupra constituirii de subcomisii sau grupuri de lucru pentru desfăşurarea de activităţi cu

specific în cadrul SCIM;

- asigură integrarea sistemului de management al calităţii în sistemul de control intern/managerial

- reprezintă CNCR în relaţia cu organismele abilitate de audit în domeniul sistemului de control

intern/managerial;

- asigură comunicarea prevederilor legale în vigoare şi a altor documente cu privire la sistemul de

control intern/managerial;

- participă la cursuri de formare profesională în domeniul controlului intern/ managerial;

- prezintă Directorului CNCR ori de câte ori consideră necesar, dar cel puţin o dată pe an, atât

informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control

intern/ managerial, în raport cu programul adoptat, precum şi referitoare la alte probleme apărute

în legătură cu acest domeniu.

Sectiunea III: Secretariatul Comisiei

Art. 8 Atributiile Secretariatului Comisiei

Secretariatul tehnic al Comisiei este asigurat de un secretar, care contribuie la organizarea si

implementarea/dezvoltarea S.C.I.M.

Secretariatul tehnic are urmatoarele atributii :

- organizează desfăşurarea şedinţelor CSCIM la solicitarea preşedintelui acesteia, întocmeşte

procesele verbale ale întâlnirilor, minute sau alte documente specifice;

- întocmeşte, centralizează şi distribuie documentele necesare bunei desfăşurări a şedinţelor

SCIM;

- colaborează la elaborarea de rapoarte, în baza dispoziţiilor Preşedintelui CSCIM;

- are rol de punct de contact în vederea bunei comunicări dintre CNCR pe de o parte şi CSCIM,

pe de altă parte;

- semnalează CSCIM situaţiile de nerespectare a dispoziţiilor acestora;

- participă la întocmirea, actualizarea şi modificarea registrului riscurilor identificate în cadrul

CNCR, pe baza propunerilor membrilor CSCIM şi ale compartimentelor;

4

- ţine în evidenţă un exemplar al procedurilor de sistem/ operaţionale, numite în continuare

PSCIM/PO, realizate;

- verifică modul de respectare a prevederilor PSCIM/PO, formulează observaţii dacă este cazul şi

semnează pagina de gardă a PSCIM/PO;

- distribuie PSCIM/PO conform formularului;

- retrage din circulaţie vechile variante ale PSCIM/PO şi distribuie PO cu paginile modificate ale

reviziei, conform listei de difuzare a procedurilor;

- trimite la arhivă ediţiile PSCIM/PO retrase;

- primeşte şi înregistrează în registrul propriu aferent procedurilor, PO avizate de conducătorii

compartimentelor;

- supune PSCIM/PO spre avizare membrilor CSCIM şi redactează hotărârea CSCIM privind

avizarea PSCIM/PO;

- alocă codul unei PSCIM/PO şi ţine tabloul de bord al ediţiilor/ reviziilor procedurilor de sistem/

operaţionale;

- analizează observaţiile formulate de alte compartimente şi participă la consultările organizate

pentru analiza observaţiilor, în cazul PSCIM/PO;

- înaintează spre aprobare Directorului CNCR, PO elaborate şi avizate;

- analizează şi pune pe ordinea de zi a şedinţei CSCIM solicitările de revizie a PSCIM/PO

Sectiunea IV: Responsabilul / ofițerul de riscuri

Art. 9 Responsabilul/ofiterul de riscuri are urmatoarele atributii :

a) respecta masurile stabilite pentru implementarea si dezvoltarea sistemului de control managerial ;

b) elaboreaza proiectele de proceduri operationale (PO) la nivelul de competenta ce ii revine ;

c) întocmeste „Registru general de riscuri al CNCR, potrivit procedurii operaționale „Managementul

riscurilor”,

d) verifica si monitorizeaza activitatea privind managementul riscurilor;

e) intocmeste „Planul general privind implementarea masurilor de management al riscurilor ;

f) transmite la Secretariatul tehnic „Registrul de riscuri” si „Planul privind implementarea masurilor

de management al riscurilor” ;

Capitolul III

Directii de actiune privind implementarea

standardelor de control intern/managerial

Sectiunea I : Directii generale de actiune privind implementarea standardelor de control

intern/managerial

Art.10 (1) Standardele de control intern/managerial definesc in cadrul CNCR, un minimum de

reguli de management, adaptate la specificul acestuia ;

(2) Principalele directii de actiune privind implementarea standardelor de control

intern/managerial sunt prevazute in anexa nr.2.

Art.11 (1) Structurile CNCR contribuie la elaborarea si actualizarea anuala a Programului de

dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al structurii, elaborat potrivit modelului in anexa

nr.3, si transmit la Secretariatul tehnic, informatiile solicitate, la datele stabilite de acesta, dar nu mai

tarziu de 10 martie a fiecarui an.

5

(2) In Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al CNCR se evidentiaza,

in mod distinct, actiunile de pregatire profesionala in domeniul controlului intern/managerial a

personalului de conducere si executie din cadrul institutiei.

Art.12 (1) La nivelul CNCR, in vederea implementarii standardelor de control intern/managerial,

se stabilesc structurile responsabile de standardele de control intern/managerial, conform anexei nr.4;

(2) La nivelul structurilor CNCR, conducatorii acestora stabilesc structurile responsabile de

standarde in concordanta cu atributiile ce le revin.

Sectiunea II : Directii de actiune privind implementarea standardelor : 5 – OBIECTIVE;

6 – PLANIFICAREA ; 7 – MONITORIZAREA PERFORMANTELOR

Art.13 (1) Stabilirea obiectivelor structurilor CNCR, constituie un proces in cadrul caruia se reflecta

prioritatile structurii in concordanta cu actele normative aplicabile, documentele de planificare, resursele

avute la dispozitie si domeniile de responsabilitate ;

(2) Stabilirea obiectivelor are la baza formularea in comun de catre factorii implicati a unor

ipoteze si premise ;

(3) Structuirle CNCR, reevalueaza obiectvele ori de cate ori se modifica ipotezele si premisele care

au stat la baza stabilirii acestora ;

(4) In vederea monitorizarii gradului de indeplinire a obiectivelor, se elaboreaza indicatori de

performanta asociati acestora ;

(5) Obiectivele si indicatorii de performanta sunt formulate respectand metodologia prezentata in

anexa nr.5 ;

(6) Structurile CNCR intocmesc planuri, potrivit reglementarilor in domeniu, in care se cuprind

activitatile si resursele necesare pentru indeplinirea obiectivelor ;

(7) Planurile cu principalele activitati ale structurilor, precum si orice alte documente intocmite

potrivit reglementarilor in domeniu, cuprind obiective si au asociati indicatori de performanta.

Sectiunea III : Directii de actiune privind implementarea standardului 9 - PROCEDURI

Art.14 Pentru indeplinirea obiectivelor, structurile CNCR stabilesc activitatile care pot fi transpuse in

proceduri de sistem/operationale ;

Art.15 (1) Pentru elaborarea si actualizarea procedurilor de sistem/operationale, structurile CNCR

parcurg, in principal, urmatoarele etape :

a) studierea prevederilor legislatiei in baza cărora se exercită atribuțiile structurii potrivit domeniilor

de activitate ;

b) identificarea tuturor activitatilor din cadrul structurii pe domenii de activitate ;

c) stabilirea activitatilor care pot fi transpuse in proceduri de sistem/operationale si a persoanelor

responsabile cu intocmirea acestora ;

d) intocmirea „Inventarului activităților structurii” potrivit modelului prevazut in anexa nr.6 ;

e) elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/operationale ;

f) analizarea, in cadrul comisiei, a proiectelor procedurilor de sistem/operationale, precum si a

codurilor de identificare ale acestora ;

g) efectuarea modificarilor aparute in urma analizei asupra procedurilor de sistem/operationale ;

h) aprobarea de catre Director a procedurilor operationale si a procedurilor de sistem, dupa avizarea

acestora de catre Comisie ;

i) centralizarea procedurilor de sistem/operationale, in format electronic ;

j) executarea reviziei procedurilor de sistem/operationale, de regula anual, in trimestrul I ;

(2) La elaborarea procedurilor de sistem/operationale se tine cont de urmatoarele ;

a) se intocmesc proceduriel de sistem/operationale necesare indeplinirii atributiilor functionale ;

b) se concep procedurile de sistem/operationale pentru a reflecta si a ajuta la realizarea

obiectivelor stabilite ;

c) se intocmesc procedurile de sistem/operationale dupa stabilirea corelatiilor dintre diverse

activitati/tipuri de activitati ;

d) se analizeaza procedurile de sistem/operationale pentru evitarea suprapunerii acestora ;

6

(3) Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor operationale de catre structurile CNCR

este prevazuta in anexa nr.7 ;

(4) Procedura operationala se elaboreaza potrivit modelului prevazut in anexa nr.8 ;

Art. 16 (1) Procedura de sistem/operationala se elaboreaza in exemplar unic, iar dupa aprobare se

transmite, in forma electronic structurilor/persoanelor implicate/interesate ;

(2) Procedura de sistem se elaboreaza de catre Secretarul Comisiei ;

(3) Procedura de sistem se avizeaza de catre Comisie si se supune aprobarii de catre Director;

(4) „Registrul pentru evidenta procedurilor de sistem/operationale”, se elaboreaza si se

actualizeaza in format electronic, potrivit modelului prevazut in anexa nr.9 ;

(5) „Registrul pentru evidenta procedurilor de sistem/operationale” se printeaza si se inregistraza

la sfarsitul anului calendaristic.

Sectiunea IV : Directii de actiune privind implementarea standardului

8 – MANAGEMENTUL RISCULUI

Art.17. Structurile CNCR analizeaza riscurile legate de desfasurarea activitatilor sale, elaboreaza planuri

corespunzatoare in directia limitarii posibilelor consecinte ale acestor riscuri si stabilesc responsabilitati

si termene pentru aplicarea planurilor respective ;

Art.18. Pentru implementarea managementului riscului, structurile CNCR, parcurg, in principal,

urmatoarele etape :

a) identificarea, potrivit domeniilor de responsabilitate, a obiectivelor generale si specifice care au

rol hotarator in realizarea misiunii;

b) stabilirea activitatilor principale necesare indeplinirii obiectivelor generale si specifice

identificate;

c) identificarea riscurilor majore care pot afecta realizarea obiectivelor generale si specifice;

d) evaluarea riscurilor identificate;

e) stabilirea masurilor de management al riscurilor si punerea lor in aplicare;

f) analizarea stadiului implementarii masurilor de management al riscurilor;

g) reevaluarea procesului de management al riscurilor

Art. 19. Implementarea managementului riscului se face potrivit Diagramei de proces prevazute in anexa

nr.10, avand in vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea si atenuarea riscurilor, prevazuta in

anexa nr.11.

Art.20. (1) Registrul de riscuri al structurii se elaboreaza potrivit modelului prevazut in anexa nr.12 si se

actualizeaza anual sau ori de cate ori situatia o impune;

(2) Planul privind implementarea masurilor de management al riscurilor se elaboreaza potrivit

modelului prevazut in anexa nr.12.

Sectiunea V : Directii de actiune privind implementarea standardului 15

– EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL

Art. 21 (1) Pentru implementarea standardului 15 – evaluarea sistemului de control, structurile parcurg, in

principal, urmatoarele etape :

a) convocarea conducatorilor structurilor in urma deciziei Directorului executiv in vederea realizarii

autoevaluarii sistemului de control intern/managerial ;

b) completarea „Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de

control intern/managerial” , prevazut in Ordin, denumit in continuare Chestionarul de

autoevaluare ;

c) intocmirea Situatiei sintetice, prin centralizarea din Chestionarele de autoevaluare ;

d) inaintarea la Secretariatul tehnic, a Chestionarului de autoevaluare pana la data de 25 ianuarie a

anului urmator, pentru anul preceent.

7

Art.22 Pentru fundamentarea Raportului anual elaborat la nivelul CNCR, se stabilesc urmatoarele

responsabilitati :

a) structurile CNCR audiate de catre auditul public intern potrivit planului anual aprobat de Director

si avizat de ANR, organul ierarhic superior in domeniul controlului intern/managerial, transmit la

Secretariatul tehnic, in termen de 30 de zile de la incheierea misiunii de audit, principalele

recomandari formulate in raportul de audit public intern, precum si principalele masuri dispuse in

vederea implementarii acestora ;

b) Auditul public intern transmite la Secretariatul tehnic o sinteza cu privire la principalele constatari

in domeniul controlului intern/managerial, precum si elemente considerate relevante in programul

si activitatea microstructurii de audit public intern, pana la data de 25 ianuarie a anului urmator,

pentru anul precedent.

Capitolul IV

Dispozitii tranzitorii si finale

Art. 23 Documentatia relevanta cu privire la organizarea si functionarea sistemului de control

intern/managerial propriu si cea referitoare la operatiunea de autoevaluare a acestuia se pastreaza in

dosare separate la Secretariatul SCI/M, potrivit termenelor stabilite de legislatia in domeniu pe o perioada

de cel putin 5 ani.

Art. 24 Anexele nr.1-13 fac parte integranta in prezentul regulament.

8

ANEXA NR.1 la regulament

DEFINITII SI ABREVIERI

Controlul intern - este format din ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii

publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si cu

reglementarile legale, in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si eficace,

care include structurile organizatorice, metodele si procedurile (OG nr.119/1999 privind auditul intern si

controlul financiar preventiv).

Controlul managerial – este parte a structurii sistemului de control intern al CNCR, executa de

managerii de la toate nivelurile si avand ca obiective aspecte generale privind organizarea si functionarea

eficienta a Agentiei.

Impactul – este consecinta asupra rezultatelor/obiectivelor, daca riscul s-ar materializa.

Structura – reprezinta o entitate a CNCR, organizata la nivel de

serviciu/birou/compartiment/magazie.

Ordin – Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr.400/2015 pentru aprobarea Codului

controlului intern/managerial, cuprinzand standardele de control intern/managerial la entitatile publice si

pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificarile si completarile

ulterioare.

Probabilitatea – reprezinta posibilitatea sau eventualitatea ca un risc sa se materializeze,

determinata apreciativ sau prin cuantificare, atunci cand natura riscului si informatiile disponibile permit

o astfel de evaluare.

Procedura de sistem – descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul tuturor

structurilor din cadrul CNCR sau a unora dintre acestea.

Procedura operationala – reprezinata pasii ce trebuie urmati, algoritmul de urmat in realizarea

sarcinilor, exercitarea atributiilor functionale si angajarea responsabilitatilor.

Procesul – este ansamblul de activitati corelate sau in interactiune care transforma elemente de

intrare in elemente de iesire.

Responsabilul pe linia controlului intern/managerial – este persoana stabilita de conducatorul

structurii sau microstructurii cu atributii tehnice in domeniul controlului intern/managerial.

Riscul – reprezinta o combinatie intre probabilitate si impact cu privire la evenimentele care pot

afecta realizarea obiectivelor.

Riscul inerent – este expunerea la un anumi risc, inainte sa fie luata vreo masura de atenuare a lui.

Riscul rezidual – reprezinta expunerea cauzata de un anumit risc dupa ce au fost luate masurile de

management al riscului.

9

ANEXA NR.2 la regulament

Principalele directii de actiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial

Nr

crt STANDARDE PRINCIPALELE DIRECTII DE ACTIUNE DOCUMENTE

I. MEDIUL DE CONTROL

1. Standardul 1

ETICA SI

INTEGRITATEA

1.1. asigurarea conditiilor necesare cunoasterii de

catre intregul personal a reglementarilor care

guverneaza comportamentul la locul de munca,

prevenirea abuzurilor si raportarea fraudelor si

neregulilor;

1.1.1. postarea pe reteaua informatica a CNCR

existenta a Codului de etica si conduita

profesionala si a Regulamentului de organizare si

functionare a CNCR;

1.1.2. aducerea la cunostinta a reglementarilor

care guverneaza comportamentul la locul de

munca, aplicabile in cadrul CNCR (contracte

individuale de muca, tabel de luare la cunostinta,

etc.) si a reglementarilor privind prevenirea si

raportarea fraudelor;

1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice

pentru respectarea disciplinei in CNCR;

1.1.4. aducerea la cunostinta personalului CNCR

a modificarilor sau a noutatilor in domeniu;

1.2. consilierea etica si aplicarea unui sistem de

monitorizare a respectarii normelor de conduita;

1.2.1. comisia de etica ofera consultanta si

monitorizeaza modul de aplicare a codului de

etica si conduita profesionala din;

1.2.2. aducerea la cunostinta a problemelor

disciplinare aparute la nivelul CNCR;

1.2.3. depunerea, publicarea, monitorizarea si

actualizarea declaratiilor de avere si de interese

ale personalului de conducere;

- documentele prin care

au fost aduse la

cunostinta intregului

personal reglementarile

care guverneaza

comportamentul la locul

de munca (Cod etica si

conduita profesionala,

ROF);

- declaratiile de avere si

interese;

-procedurile

operationale (PO);

-raportul anual al

comisiei de etica si

conduita profesionala;

2. Standardul 2

ATRIBUTII,

FUNCTII, SARCINI

2.1. elaborarea/actualizarea documentelor privind

misiunea si atributiile structurilor CNCR (ROF-

ul);

2.2. aducerea la cunostinta intregului personal a

documentelor actualizate periodic privind

misiunea si atributiile structurilor;

2.3. stabilirea functiilor CNCR

2.4. stabilirea atributiilor generale ale entitatii

2.5.concordanta intre functiile si atributiile

generale ale entitatii;

2.6. stabilirea atributiilor la nivelul structurilor

CNCR;

2.7. stabilirea sarcinilor la nivelul posturilor in

functie de nivelul si calificarea postului;

2.8. concordanta intre atributiile stabilite la

nivelul compartimentelor functionale si sarcinile

stabilite la nivelul posturilor;

-ROF, Regulament

Intern si alte

regulamente specifice;

-atributiile structurilor si

microstructurilor;

-fisele posturilor

10

2.9. repartizarea omogena a sarcinilor la nivelul

posturilor;

2.10. repartizarea tutror atributiilor structurilor

CNCR prevazute de lege si de regulamentele

interne, personalului din compunerea structurii

prin fisele postrurilor in functie de nivelul si

calificarea postului;

2.11. actualizarea fiselor posturilor in vederea

repartizarii rationale si echilibrate a

activitatilor/sarcinilor personalului;

3. Standardul 3

COMPETENTA,

PERFORMANTA

3.1. ocupareea postuirilor prin concurs, potrivit

legii, cu personalul specializat conform cerintelor

postrurilor;

3.2. completarea fiselor posturilor cu date privind

cunostintele si aptitudinile necesar a fi detinute de

titulari in vederea indeplinirii

sarcinilor/atributiilor;

3.3. concordanta dintre pregatirea de specialitate

a titularului postului si natura activitatilor

desfasurate;

3.4. completarea fiselor posturilor cu date privind

cunostintele necesar a fi detinute de titulari ai

functiilor de conducere cu privire la atributiile de

control inter/managerial (SGG nr.400/2015

pentru aprobarea Codului controlului

intern/managerial si Codul controlului

intern/managerial al CNCR;

3.5. intocmirea tabelului centralizator cu nevoile

de pregatire pe categorii de personal (cursuri

profesionale obligatorii, cursuri necesare pentru

promovarea in cariere, cursuri de specialitate

pentru indeplinirea atriburtiilor functionale) si

modul de aplicare a nevoilor de pregatire;

3.6. elaborarea si realizarea de programe de

pregatire profesionala a personalului, de catre

structurile si microstructurile de specialitate,

conform nevoilor de perfectionare identificate;

- tabelul cu necesarul de

pregatire profesionala pe

categorii de personal;

- documentatia care

atesta ocuparea

posturilor prin concurs,

potrivit legii (dosare

concurs/examen);

- planul de pregatire

profesionala aprobat;

-procedurile

operationale (PO);

4. Standardul 4

STRUCTURA

ORGANIZATORICA

4.1. stabilirea structurii organizatorice in

conformitate cu scopul, misiunea si functiile

CNCR;

4.2. stabilirea competentelor si resonsabilitatilor

structurii functionale a CNCR;

4.3. concordanta si omogenitatea atributiilor

stabilite structurii functionale;

4.4. dimensionarea corespunzatoare a posturilor

in cadrul structurii organizatorice;

4.5. identificarea disfunctionalitatilor in fixarea

obiectivelor individuale prin fisele posturilor si in

stabilirea atributiilor structurii;

4.6. asigurarea functionarii circuitelor si

fluxurilor informationale necesare realizarii

activitatilor la nivelul structurii functionale;

- statul de functii/fisele

de post;

- diagramele de relatii;

- organigrama/stat de

functii/PO

II. PERFORMANTA SI MANAGEMENTUL RISCULUI

5. Standardul 5 5.1. stabilirea obiectivelor generale in - lista cu obiective;

11

OBIECTIVE concordanta cu misiunea CNCR;

5.2. stabilirea obiectivelor specifice la nivelul

structurii, conform actelor normative in domeniu,

in concordanta cu scopul si activitatile alocate in

functie de resursele avute la dispozitie, avand

termene de realizare si indicatori de performanta

atasati;

5.3. obiectivele specifice acopera in totalitate

obiectivele generale;

5.4. stabilirea obiectivelor individuale la nivelul

posturilor;

5.5. elaborarea inventarului activitatilor structurii;

5.6. stabirirea activitatilor individuale pentru

fiecare salariat, care sa conduca la atingerea

obiectivelor specifice ale structurii si implicit, la

atingerea obiectivelor generale ale CNCR;

5.7. concordanta intre activitatile stabilite

structurii functionale si activitatile stabilite

posturilor din cadrul acestora;

5.8. obiectivele generale sunt definite in termeni

de impact, iar cele specifice in rezultate asteptate;

- lista cu principalele

activitati si indicatori de

rezultat;

- procese-verbale ;

-rapoarte de

monitorizare a

performantelor pe baza

indicatorilor asociati

obiectivelor specifice;

- fise post actualizate;

6. Standardul 6

PLANIFICAREA

6.1. alocarea si repartizarea resurselor pe activitati

in scopul realizarii obiectivelor specifice ale

structurii;

6.2. elaborarea si aprobarea planurilor si

programelor de activitate in functie de obiectivele

structurii;

6.3. aprobarea resurselor necesare realizarii

planurilor si programelor de activitate;

6.4. incadrarea in resursele aprobate ;

6.5. concordanta intre obiectivele specifice

stabilite la nivelul structurilor si planurile de

activitate/programele elaborate;

6.6. actualizarea planurilor/programelor in functie

de schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor

elemente ale procesului de fundamentare;

-planul cu principalele

activitati si/sau alte

documente de

planificare;

-planul de asigurare si

imbunatatire a calitatii

activitatii;

-programul anual al

achizitiilor publice;

-lista de

investitii/planuri

anuale/multianuale;

7. Standardul 7

MONITORIZAREA

PERFORMANTELOR

7.1. stabilirea indicatorilor de performanta

asociati obiectivelor;

7.2. caracterul adecvat al indicatorilor de

performanta pentru activitatea pe care o masoara;

7.3. monitorizarea activitatilor in vederea

indeplinirii obiectivelor specifice cu ajutorul unor

indicatori de performanta asociati obiectivelor

(calitate, cantitate, termen, cost, conducere,

colaborare, lucru in echipa, mod de utilizare a

resurselor, etc.);

7.4. evaluarea performantelor de catre

conducatorul structurii, prin masurarea nivelului

de realizare a obiectivelor;

7.5. reevaluarea indicatorilor asociati atunci cand

au loc modificari ale ipotezelor si premiselor si,

implicit a obiectivelor, in scopul operarii

corectiilor cuvenite;

- lista indicatori;

- rapoartele de

monitorizare a

performantelor pe baza

indicatorilor asociati

obiectivelor specifice;

8. Standardul 8 8.1. identificarea si evaluarea principalelor riscuri - formularul alerta la

12

MANAGEMENTUL

RISCULUI

asociate obiectivelor si activitatilor structurii care

pot afecta eficacitatea si eficienta operatiunilor,

respectarea regulilor, regulamentelor, increderea

in informatiile financiare si de management intern

si extern, protejarea bunurilor, prevenirea si

descoperirea fraudelor;

8.2. tratarea riscurilor;

8.3. stabilirea masurilor de gestionare a riscurilor

identificare ; intocmirea si actualizarea

Registrului de riscuri la nivelul structurii;

8.4. intocmirea Planului privind implementarea

masurilor de management al riscurilor;

risc;

- PV ale sedintelor;

- Registrul de riscuri ;

- planul privind

implementarea

masurilor de

management al

riscurilor;

III. ACTIVITATI DE CONTROL

9. Standardul 9

PROCEDURI

9.1. elaborarea procedurilor pentru toate

activitatile;

9.2. respectarea codurilor de identificare stabilite

la nivelul CNCR;

9.3. stabilirea activitatilor care pot fi transpuse in

proceduri operationale;

9.4. modificarea si actualizarea periodica a

procedurilor de sistem/operationale, ca urmare a

disfunctiilor constatate pe parcursul derularii

activitatilor;

9.5. prezentarea scopului procedurii, cunoasterea

si aplicarea procedurilor;

9.6. descrierea completa a activitatii in cadrul

procedurii;

9.7. stabilirea corecta a responsabilitatilor in

cadrul procedurilor;

9.8. monitorizarea aplicarii procedurilor;

9.9. avizarea si aprobarea procedurilor;

9.10. formalizarea procedurilor;

9.11.identificarea activitatilor/ actiunilor/

proceselor care necesita reevaluari sau noi

proceduri;

9.12.efectuarea modificarilor aparute in urma

analizei;

9.13. centralizarea procedurilor de sistem/

operationale in format electronic catre

Secretariatul tehnic;

-inventarul activitatilor

procedurabile structurii;

-PO

elaborate/actualizat;

-liste de difuzare;

-Registrul pentru

evidenta procedurilor de

sistem/ operationale;

10

.

Standardul 10

SUPRAVEGHEREA

10.1. managerii au responsabilitati pe linia

controlului curent al activitatilor in vederea

realizarii obiectivelor stabilite;

10.2. supravegherea activitatilor cu grad ridicat de

risc (supervizarea) se realizeaza pe baza de

proceduri predefinite;

10.3. formele de supraveghere a activitatilor sunt

stabilite in mod corespunzator de catre persoanele

desemnate in acest sens;

10.4. persoanele care supravegheaza si

supervizeaza sunt responsabilizate in acest sens

10.5. operatiunile realizate de salariati sunt

monitorizate si aprobate;

10.6. supravegherea activitatilor se realizeaza atat

- PO;

-evaluarea

performantelor anuale

ale personalului;

- PO specifice;

13

prin control de prevenire, cat si prin control ex-

post;

10.7. formele de control stabilite in vederea

supravegherii sunt flexibile si eficiente;

11

.

Standardul 11

CONTINUITATEA

ACTIVITATII

11.1. intocmirea unui inventar al situatiilor/

activitatilor care pot genera intreruperi ale

activitatii;

11.2. identificarea cauzelor care genereaza

intreruperi ale activitatii;

11.3. elaborarea planurilor de asigurare a

continuitatii activitatii cu masuri care sa previna

aparitia disfunctionalitatilor, care sa se refere in

principal la :

- efectuarea demersurilor de incadrare pe

functiile disponibile la plecarea personalului;

- asigurarea existentei de contracte de

service pentru intretinerea echipamentelor din

dotare;

- asigurarea existentei de contracte de

achizitii pentru inlocuirea unor echipamente din

dotare;

11.4. instruirea personalului in vederea aplicarii

planurilor de continuitate a activitatilor;

11.5. aplicarea masurilor pentru asigurarea

continuitatii activitatii;

- inventarul situatiilor

care pot conduce la

discontinuitati in

activitate si al masurilor

care sa previna aparitia

lor;

- plan de asigurare a

continuitatii activitatii;

- documentul prin care

se numeste inlocuitorul

persoanelor cu functii

de conducere la

plecarea in concedii,

etc.;

- contractele de

achizitii;

- contractele de prestari

servicii;

- PO;

IV. INFORMAREA SI COMUNICAREA

12

.

Standardul 12

INFORMAREA SI

COMUNICARE

12.1. colectarea, prelucrarea si centralizarea

informatiilor in sistem informatizat in cadrul

fiecarei structuri, pe nivele ierarhice, astfel incat,

prin primirea si transmiterea informatiilor,

sarcinile sa poata fi indeplinite; stabilirea tipurilor

de informatii, continutul, calitatea, frecventa,

sursele si destinatarii;

12.2. sursele si destinatarii informatiilor;

12.3. stabilirea unor fluxuri informationale fiabile

(diagrame de relatii), in toate sensurile, inclusiv in

relatiile cu exteriorul structurii;

12.4. dezvoltarea de sisteme de colectare,

actualizare si difuzare a datelor si informatiilor;

12.5. modalitati de imbunatire a mijloacelor de

informare;

12.6. stabilirea unui sistem eficient de comunicare

interna si externa care sa asigure o difuzare

rapida, fluenta, practica, precisa si oportuna a

informatiilor;

12.7. canale adecvate de comunicare a deciziilor;

12.8. adaptarea procesului de comunicare la

capacitatea utilizatorilor, in ceea ce priveste

prelucrarea informatiilor si achitarea de

responsabilitati in materie de comunicare;

12.9. definirea modalitatilor de evaluare si

valorificare a rezultatelor controalelor;

- diagrama de relatii;

- PO/PS;

13

.

Standardul 13

GESTIONAREA

13.1. compartiment distinct pentru primirea,

inregistrarea si expedierea documentelor;

- sunt definite reguli

clare;

14

DOCUMENTELOR

13.2. la nivelul fiecarui serviciu/compartiment se

tine in mod obligatoriu o evidenta a documentelor

primite si expediate;

13.3. sunt implementate masuri de securitate

pentru protejarea documentelor impotriva

distrugerii, furtului, etc.;

13.4. crearea unui sistem de pastrare/arhivare

exhaustiv si actualizat a documentelor;

-PO cu privire la

inregistrare, expediere,

redactare, clasificare,

indosariere, protejarea

si pastrarea

documentelor;

14

.

Standardul 14

RAPORTAREA

CONTABILA SI

FINANCIARA

14.1. tinerea la zi a contabilitatii si de prezentare

la termen a situatiilor financiare asupra situatiei

patrimoniului;

14.2. executia bugetara in vederea asigurarii

exercitatii tuturor informatiilor contabile;

14.3. conducatorul compartimentului financiar

contabil asigura calitatea informatiilor si datelor

contabile la realizarea situatiilor;

14.4. situatiile financiare anuale sunt insotite de

rapoarte anuale de performanta :

- rezultatele preconizate si cele obtinute ;

- indicatori si costuri asociate;

-PO;

-cotroalele contabile

documentate vizand

corecta aplicare a

actelor normative din

domeniul financiar-

contabil si al controlului

intern;

V. EVALUARE SI AUDIT

15

.

Standardul 15

EVALUAREA

SISTEMULUI DE

CONTROL

INTERN/MANAGERI

AL

15.1. elaborarea procedurii privind verificarea si

evaluarea SCIM;

15.2.realizarea autoevaluarii anuale a

subsistemului/ sistemului de control

intern/managerial la nivelul fiecarei structuri;

- intocmirea Chestionarului de autoevaluare a

stadiului de implementare a standardelor de

control intern/managerial in urma dispunerii

demararii operatiunii de catre Directorul executiv;

- intocmirea Situatiei sintetice a reszultatelor

autoevaluarii;

- asumarea responsabilitaii manageriale conform

SGG nr.400/2015;

15.3. implementarea masurilor de remediere a

deficientelor in functionarea controlului intern;

- PO;

-Chestionarul de

autoevaluare a stadiului

de implementare a

standardelor de control

intern/managerial;

-situatia sintetica a

rezultatelor

autoevaluarii;

- raportul anual al

directorului asupra

SCI/M;

16

.

Standardul 16

AUDITUL INTERN

16.1. executarea de misiuni de consiliere privind

pregatirea procesului de autoevaluare a sistemului

de control intern/managerial al structurii;

16.2. asigurarea evaluarii independente si

obiective a sistemului de control

intern/managerial, de catre auditul public intern;

16.3. finalizarea actiunilor auditorului public

intern prin rapoarte de audit periodice aprobate, in

care se enunta constatari privind cadrul legal,

normativ si procedural, punctele slabe identificate

in sistem, potentiale riscuri, si se formuleaza

recomandari pentru eliminarea acestora sau

mentinerea lor la un nivel scazut de impact, in

vederea imbunatatirii sistemului de control intern;

16.4. dispunerea masurilor necesare eliminarii

punctelor slabe constatate de misiunile de audit

public intern, avand in vedere recomandarile din

rapoartele de audit public intern;

- documentele misiunii

de audit public intern

(planul anual de audit,

....);

-informarea conducerii

si a Comisiei cu privire

la recomandarile

neimplementate;

15

ANEXA NR.3

MODEL

AVIZAT

Presedintele comisiei cu atributii de monitorizare,

coordonare si Indrumare metodologica a implementarii si

dezvoltarii sistemului de control intern/managerial

APROB

Director

Programul de dezvoltare a sistemului de control

intern/managerial al CNCR

A. CADRU LEGAL :

- Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015, pentru aprobarea Codului

controlului intern/managerial, cuprinzand standardele de control intern/managerial la entitatile

publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial;

- Regulamentul privind sistemul de control intern/managerial in CNCR, aprobat de Director;

B. OBIECTIVE :

- Asigurarea implementarii si utilizarii cu eficienta a instrumentelor de control

intern/managerial, in vederea informarii operative, corecte si la timp a conducerii structurii

pentru a detine un bun control asupra activitatilor si actiunilor organizate si desfasurate in

cadrul structurii;

- Identificarea, analiza si evaluarea riscurilor care pot afecta obtinerea rezultatelor si atingerea

obiectivelor, stabilirea masurilor de adoptat si a responsabilitatilor in acest sens, monitorizarea

constanta a procesului.

16

ANEXA NR.4

Structurile responsabile de standardele de control intern/managerial

Nr.

crt

Standardele de control

intern/managerial

DIRECTOR EXECUTIV

Director adjunct

programe si

proiecte

Director adjunct

economic

Co

mp

arti

men

t A

udit

pub

lic

inte

rn

Co

mp

arti

men

t M

anag

emen

tul

resu

rsel

or

um

ane

Co

mp

arti

men

t R

elat

ii p

ub

lice

si

mas

s-m

edia

Co

mp

arti

men

t ac

hiz

itii

Co

mp

arti

men

t Ju

rid

ic

Co

mp

arti

men

t P

rog

ram

e si

pro

iect

e

Co

mp

arti

men

t D

ocu

men

tare

si

cerc

etar

e

An

sam

blu

l m

uzi

cal

Co

mp

arti

men

t F

inan

tari

, p

rog

ram

e,

pro

iect

e si

acti

uni

Co

mp

arti

men

t fi

nan

ciar

co

nta

bil

itat

e

Co

mp

arti

men

t A

dm

inis

trat

iv

Mediul de control

1. Etica si integritatea

2. Atributii, functii, sarcini

3. Competenta, performanta

4. Stractura organizatorica

Performante si managementul riscului

5. Obiective

6. Planificarea

7. Monitorizarea performantelor

8. Managementul riscului

Activitati de control

9. Proceduri

10. Supravegherea

11. Continuitatea activitatii

Informare si comunicare

12. Informarea si comunicarea

13. Gestionarea documentelor

14. Raportarea contabila si financiara

Evaluare si audit

15. Evaluarea sistemului de control

intern/managerial

16. Auditul public intern

Legenda :

- R – structura responsabila cu implementarea standardului

- C – structura colaboratoare la implementarea standardului

17

ANEXA NR.5

Metodologia de formulare a ipotezelor si premiselor,

obiectivelor si a indicatorilor de performanta

Obiectivele generale contribuie la indeplinirea misiunii CNCR si sunt enuntate, aprobate .

Obiectivele specifice sunt obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale si contribuie

la indeplinirea obiectivului general corespunzator. Ele se particularizeaza de catre conducatorii structurii

in concordanta cu activitatea si atributiile specifice ale acesteia si se includ in planul cu principalele

activitati ale structurii sau in alte documente de planificare.

Ipotezele si premisele stau la baza stabilirii obiectivelor si reprezinta constructii logice intre

variabile, bazate pe date calitative complete, care exprima posibilele schimbari din mediul intern sau

extern la CNCR (de exemplu: in estimarea costurilor sau beneficiilor unei actiuni se ia in considerare rata

inflatiei).

Obiectivele sunt formulate astfel incat sa raspunda pachetului de cerinte S.M.A.R.T., care

presupune ca obiectivele trebuie sa respecte urmatoarele ctriterii :

a) specific – obiectivele trebuie sa fie precise si concrete ;

b) masurabil – obiectivele trebuie sa defineasca o stare viitoare dezirabila intr-un mod care sa

permita masurarea, astfel incat sa fie posibila verificarea indeplinirii obiectivului prin

indicatori de performanta ;

c) abordabil – obiectivele stabilite trebuie sa fie realizabile;

d) realist – obiectivele stabilite trebuie sa fie ambitioase insa, in acelasi timp, trebuie sa fie

realiste;

e) termen de realizare – obiectivele pot fi masurate numai daca sunt incadrate intr-o perioada

fixa de timp sau daca se raporteaza la o data.

Obiectivele generale si specifice trebuie stabilite in asa fel incat indeplinirea lor sa poata fi

verificata prin indicatori masurabili de performanta pentru activitatea planificata.

Indicatorii de performanta sunt elaborati pentru a furniza informatii de incredere asupra naturii

si performantei sectorului supus revizuirii impreuna cu un set compatibil de masuri ale performantei.

Acest lucru ca contribui la cresterea gradului de raspundere publica al sectorului, precum si la asigurarea

faptului ca deciziile privind politicile pot fi agreate in baza informatiilor intemeiate si de incredere.

Un indicator de performanta defineste masurarea unei informatii importante si folositoare, cu

privire la performanta CNCR, exprimata in procente, index, rata sau alta comparatie, care este

monitorizata la intervale regulate si este comparata cu unul sau mai multe criterii.

Masurarea performantei este, in general, orientata fie catre rezultatele activitatii (output), fie

catre impactul programului (outcome) pe termen lung.

Tipuri de indicatori de performanta :

a) cantitatea (care este rezultatul direct al activitatii sau al ceea ce va produce in cadrul

programului) – este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv, fiind

relevant pentru programele si activitatile care se concentreaza doar pe furnizare si servicii de

baza ;

b) calitatea (cum va fi masurata calitatea rezultatului) – masoara calitatea rezultatelor

produse;

c) durata (in ce perioada ar trebui produse efectele) – masurarea duratei variaza in functie de

natura rezultatului, fiind foarte folositoare atunci cand elementul timp este o dimensiune

importanta in cadrul desfasurarii activitatii/programului;

d) eficienta (care este costul per unitate de produs) – este o masura a unitatilor contributiilor,

de obicei costul (ex.salarii, cheltuieli administrative si alte cheltuieli) per unitate de rezultat.

Indicatorii de acest tip masoara daca serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. In timp, ei

indica schimbari in costurile per unitate si eficienta operatiunilor in furnizarea de servicii;

18

e) eficacitatea (ce impact a avut programul) – un indicator privind masura in care un program

sau serviciu si-a atins obiectivele.

La selectia indicatorilor de performanta se au in vedere urmatoarele :

a) legatura intre indicatori si obiectivele stabilite trebuie sa fie clara ;

b) trebuie stabilite valorile de referinta dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator ;

c) trebuie stabilite activitati regulate pentru colectarea indicatorului care sa descrie modul in care

indicatorul va fi colectat, cine este responsabil si cand anume va fi furnizata informatia ;

d) valorile tinta trebuie stabilite pentru fiecare trimestru al anului financiar curent.

19

ANEXA NR.6

MODEL

APROB

Director

Nr. _____ / din _______________

Inventarul activitatilor ____________________

- denumirea structurii

Nr. crt. Denumirea

activitatii

Activitate Denumirea

procedurii (pt.

activitatile

procedurabile)

Responsabil Observatii

P N

Directia ……………………………….

Compartiment ……………………………

Total general activitati

Total general activitati

procedurabile

Legenda : - P- procedurabila

- N – neprocedurabila

Nota : La nivelul intregii structuri, numarul activitatilor procedurabile reprezinta doar o parte din cel al

activitatilor identificate

20

ANEXA NR.7

Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operationale

PO – procedura operationala

Initierea PO de catre conducatorul structurii

-Stabilirea activitatilor care pot fi transpuse in PO; -Stabilirea termenelor si persoanelor responsabile de elaborarea PO;

Elaboraera PO

-Elaborarea PO de catre persoanele desemnate; -Verificarea PO de catre

conducatorul structurii;

Verificarea PO

-Comp. Juridic verifica conformitatea;

-PO d.p.v. legal;

Proiect PO

Difuzarea PO -Originalul PO se inregistreaza si se pastreaza la structura emitenta; - Se transmite PO in format electronic structurilor implicate si secretariatului tehnic

CONFORM

Implica mai

multe

structuri

Aprobare PO

Director

executiv

DA NU

NU DA

Modificarea PO

-De catre structura responsabila;

Observatii

Avizare PO

comisie

Observatii NU

Proiect

PO

refacut

DA

Armonizarea

intre structurile

implicate;

Observatii transmise structurii

responsabile

21

ANEXA NR.8

MODEL ORIENTATIV

PROCEDURA DE SISTEM / OPERATIONALA

CENTRUL NATIONAL DE CULTURA A

ROMILOR – ROMANO KHER

- denumirea structurii

Nr. ________ din ______________

Editia ____________

Revizia ___________

Pagina : 1 din

APROB

Director

AVIZAT




________________________________________________

(numele si prenumele)

- DENUMIREA PROCEDURII DE SISTEM/OPERATIONALE -

Cod : PS/PO …………….................

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA SI

APROBAREA EDITIEI SAU, DUPA CAZ, A REVIZIEI PROCEDURII

OPERATIONALE

Elemente privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si

prenumele

Functia

Data

Semnatura

1 2 3 4 5

Elaborat

Verificat

Aprobat

22

2. SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL EDITIILOR

PROCEDURII DE SISTEM/OPERATIONALE

Editia / revizia Componenta revizuita Modalitatea reviziei Data la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

Editia I x x

Revizia 1

Revizia 2

…..

Editia II x x

Revizia 1

Cand se realizeaza o noua editie a procedurii de sistem/operationale, coloanele 2 si 3 nu se

completeaza.

Revizia se schimba atunci cand au loc actiuni de modificare, adaugare, suprimare su altele

asemenea, dupa caz, a unuia sau mai multor componente ale unei editii a procedurii de

sistem/operationale.

Paragrafele si subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv.

Numarul reviziei se modifca in ordine crescatroare.

Daca volumul modificarilor depaseste 50% din continutul procedurii scrise sau diferenta dintre

numerele de revizie este mai mare de 3, se modifica editia procedurii scrise.

3. LISTA CUPRIZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIȚIA

SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Difuzarea procedurilor de sistem/operationale este realizata in format electronic.

Nr. crt. Scopul difuzarii Microstructura/Persoana Data difuzarii

0 1 2 3

1 aplicare

2 .....

3 Informare

4 …..

5 evidenta

6 alte scopuri

4. SCOPUL PROCEDURII

In aceasta sectiune se prezinta scopul pentru care a fost formulata procedura respectiva

(PO sau PS).

Totodata, este recomandabil sa fie precizate si beneficiile care se obtin prin utilizarea

procedurii in cauza.

5. DOMENIUL DE APLICARE

Sunt precizate principalele activitati de care depind sau care depind de activitatea procedurata,

compartimentele furnizoare de date sau/si beneficiare de rezultate ale activitatii procedurate.

Listarea microstructurilor/structurilor implicate in procesul activitatii.

23

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE

ACTIVITĂȚII PROCEDURABILE

Lista documentelor cu rol de reglementare, aplicabile activitatii procedurabile si legislatia

interna si internationala care reglementeaza activitatea.

6.1. Documente de referinta

6.2. Legislatie secundara

7. DEFINITII SI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI IN

PROCEDURA OPERATIONALA

Se inscriu si se explica termenii/abrevierile specifice activitatii

7.1. DEFINITII

7.2. ABREVIERI

8. DESCRIEREA PROCEDURII DE SISTEM/OPERATIONALE

Se descriu etapele de lucru : derularea operatiunilor si a actiunilor.

Aceasta parte de descriere a procedurii propriu-zise poate fi realizata astfel :

a) narativ, prin insusirea logica si cronologica a pasilor care trebuie urmati in vederea

realizarii atributiilor si sarcinilor, avand in vedere asumarea responsabilitatilor ;

b) tabelar, prin includerea elementelor procedurii (pasi, respunsabil(i), termen, etc.) intr-

un tabel de forma :

Nr.

crt.

Descriere

activitate

Responsabil Termen

(timp alocat)

Documente (de

intrare, de iesire,

ajutatoare)

Riscuri

identificate

Observatii

9. RESPONSABILITATI

Aceasta sectiune se refera la descrierea responsabilitatilor structurilor/persoanelor care

aplica procedura si nu la cele legate de elaborarea, verificarea si aprobarea procedurii.

10. ANEXE

11. CUPRINS

24

ANEXA NR.9

MODEL

Registrul pentru evidenta procedurilor de sistem/opeartionale

al __________________

- denumire structura

Nr.

crt.

Codul

PS/PO

Denumirea

PS/PO

Data

aprobarii

Structura

care a

elaborat

PS/PO

Nr.de

inregistrare/

data

Editia Revizia Obs.

0 1 2 3 4 5 6 7 8

CAP. I – PRCEDURI DE SISTEM

CAP. II – PROCEDURI OPERATIONALE

25

ANEXA NR.10

MODEL

Diagrama de proces pentru implementarea managementului riscului

Nu

Da

Nu

Da

Stabilirea obiectivelor specifice;

Stabilirea activitatilor principale pentru indeplinirea obiectivelor specifice;

Identificarea riscurilor;

Evaluarea riscurilor;

Stabilirea masurilor de management al riscurilor;

Centralizarea propunerilor pentru intocmirea

proiectului Registrului de riscuri al atructurii;

Intocmirea proiectului Registrului de riscuri al structurii de catre responsabilul de riscuri

pe linia controlului intern/managerial;

Analizarea si avizarea proiectelor Registrelor de riscuri al structurii in cadrul sedintei

Comisiei;

Conducatorul structurii

pe linia controlului

intern/managerial;

Avizarea in sedinta

Comisiei;

Promovarea proiectului Registrului general de riscuri, spre aprobare conducatorului

CNCR;

Aprobarea conducatorului CNCR

Punerea in aplicare a masurilor stabilite;

Analizarea stadiului implementarii masurilor de management al riscurilor (Raport anual);

Revizuirea, monitorizarea si actualizarea Registrului de riscuri al CNCR;

26

ANEXA NR.11

MODEL

Metodologia privind identificarea, evaluarea si atenuarea riscurilor

Managementul riscurilor este un proces efectuat de catre conducerea si personalul structurilor

CNCR si consta in :

1. Identificarea riscurilor ;

2. Evaluarea riscurilor ;

3. Stabilirea tolerantei la risc ;

4. Strategia adoptata pentru atenuarea riscurilor – controlarea riscurilor (raspunsul

la risc) ;

5. Revizuirea si raportarea riscurilor.

1. Identificarea riscurilor

Riscurile se identifica si se definesc in raport cu obiectivele a caror realizare este afectata de

materializarea lor.

Existenta unui sistem de obiective clar definite in cadrul structurii constituie premisa esentiala

pentru identificarea si definirea riscurilor.

Daca situatia o impune, anumite activitati/sarcini, ce au un rol determinant in realizarea

obiectivului, pot fi detaliate la randul lor pana la limita necesara unei identificari si evaluari mai precise a

riscurilor.

Identificarea riscurilor se efectueaza prin formularea raspunsului la urmatoarea intrebare : care ar

fi consecintele nerealizarii sau realizarii necorespunzatoare a acestei activitati/sarcini ?

Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul catorva cuvinte care sa ii redea esenta (de

exemplu: efectuarea de plati necuvenite, atribuirea nelegala a contractului de achizitie).

Pentru identificarea si definirea riscurilor se respecta urmatoarele reguli :

a) se tine cont de faptul ca riscul este o incertitudine, o posibilitate si nu un fapt implinit;

b) se analizeaza problemele dificile identificate, iar daca circumstantele se pot repeta, se trateaza

problemele dificile si ca riscuri;

c) problemele (situatiile, evenimentele) care nu pot sa apara nu se considera riscuri;

d) se definesc atat cauzele cat si efectele riscului identificat asupra obiectivelor;

e) se grupeaza si se prioritizeaza riscurile identificate;

2. Evaluarea riscurilor

Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilitatii de materializare a riscurilor si a impactului

asupra obiectivelor in cazul in care acestea se materializeaza. Combinatia dintre nivelul estimat al

probabilitatii si nivelul estimat al impactului constituie expunerea la risc, in baza careia se realizeaza

profilul riscurilor.

Etapele evaluarii riscurilor sunt:

Evaluarea probalilitatii de materializare a riscului identificat;

Evaluarea probabilitatii de materializare a riscului identificat consta in determinarea

sanselor de aparitie a unui rezultat specific si se realizeaza prin:

a) observarea materializarii riscurilor similare in trecut;

b) analiza circumstantelor (cauzelor) care favorizeaza apariatia riscurilor;

c) utilizarea scalelor de evaluare a probabilitatii de materializarea riscului, in trei etape de

probabilitate, potrivit tabelului:

Nivelul probabilitatii Explicatie

1 Scazuta (0% - 19%) Este foarte putin probabil sa se intample pe o perioada lunga de

timp; nu s-a intamplat in prezent;

2 Medie (20% - 79%) Este probabil sa se intample pe o perioada medie de timp; s-a

intamplat de cateva ori in ultimul an/ultimii ani;

3 Ridicata (80% -

100%)

Este foarte probabil sa se intample pe o perioada scurta de timp;

s-a intamplat de multe ori in ultimul an;

27

Evaluarea impactului asupra obiectivelor in cazul materializarii riscurilor ;

Evaluarea impactului asupra obiectivelor in cazul materializarii riscurilor reprezinta

consecinta asupra obiectivelor (rezultatelor) asteptate, care poate fi, in functie de natura

riscului, nagativa sau pozitiva si se face potrivit tabelului :

Nivelul

impactului/consecintelor

Explicatie

Scazut Cu impact foarte scazut asupra activitatilor structurii si

indeplinirii obiectivelor;

Mediu Cu impact mediu asupra activitatilor structurii si


Ridicat Cu impact semnificativ asupra activitatilor structurii si


Evaluarea expunerii la risc.

Expunerea la risc reprezinta consecintele, ca o combinatie de probabilitate si impact, pe

care le poate resimti o structura in raport cu obiectivele prestabilite in cazul in care riscul s-ar materializa.

Evaluarea expunerii la risc se determina astfel : probabilitate X impact (X x Y).

Scala evaluarii expunerii la risc se reprezinta grafic astfel:

IMP

AC

T (

Y)

RID

ICA

T -

3

3

6

9

ME

DIU

– 2

2

4

6

SC

AZ

UT

- 1

1

2

3

SCAZUTA - 1 MEDIE - 2 RIDICATA – 3

PROBABILITATE (X)

NOTA: Liniile matricei descriu variatia probabilitatii, iar coloanele variatia impactului.

Expunerea la risc apare la intersectia liniilor cu coloanele.

3. Stabilirea tolerantei la risc

Toleranta la risc reprezinta „cantitatea” de risc pe care o structura este pregatita sa o tolereze sau la

care este dispusa sa se expune la un moment dat si presupune urmatoarele :

a) pentru fiecare risc identificat este necesara efectuarea unei comparari a expunerii la risc cu

nivelul tolerantei la risc ;

b) se analizeaza deviatia exounerii la risc fata de toleranta la risc si se stabileste dara riscul este

tolerabil sau nu ;

c) daca expunerea la riscul inerent este mai mica sau egala cu toleranta la risc atunci nu se impun

masuri de control al riscurilor, ceea ce inseamna ca riscurile sunt acceptate ;

28

d) toate riscurile care au un nivel al expunerii situat deasupra limitei de toleranta trebuie tratate

prin masuri de control prin care expunerea la riscurile reziduale sa fie adusa sub limita de

toleranta stabilita.

Stabilirea limitei de toleranta la risc consta in punerea intr-o relatie de echilibru a costului de

controlare a riscurilor cu costul expunerii, in cazul in care riscul s-ar materializa si se face potrivit

tabelului :

Nivel tolerare Explicatii

1 – 2 Tolerabil Nu necesita nicio masura de control;

3 – 5 Tolerare medie Necesita masuri de control pe termen

scurt/mediu;

6 – 9 Intolerabil Necesita masuri de control urgente;

4. Strategia adoptata pentru atenuarea riscurilor – controlarea riscurilor (raspunsul la risc)

Dupa ce riscurile au fost identificate si evaluate, si dupa ce s-au definit limitele de toleranta in cadrul

carora structura este dispusa, la un moment dat, sa isi asume riscuri, se stabileste tipul de raspuns la risc

pentru fiecare risc in parte, potrivit tabelului :

Startegia adoptata

pentru raspunsul la

risc

Masurile ce urmeaza a fi luate

Acceptare

Acceptarea (tolerarea) riscurilor, respectiv neluarea unor masuri

de control, intervine atunci cand riscurile sunt liber asumate si

aplicarea unei strategii de raspuns la risc nu este posibila (se

recomanda in cazul riscurilor cu expunere scazuta);

Evitare

Evitarea riscurilor, eliminarea activitatilor (circumstantelor) care

genereaza riscurile (aplicarea acestei strategii este limitata in

cazul activitatilor care tin de scopul structurii);

Monitorizare

permanenta

Acceptarea riscului cu conditia mentinerii sale sub o permanenta

supraveghere, presupune o amânare a luarii masurilor de control

pana la momentul cresterii probabilitatii de aparitie a riscului

astfel tratat (se aplica in cazul riscurilor cu impact semnificativ,

dar cu probabilitate mica de aparitie, monitorizandu-se cu

precadere probabilitatea de aparitie a riscului);

Transferarea

riscurilor

Incredintarea gestionarii riscului unui tert specializat, pe baza de

contract, are ca efect micsorarea expunerii structurii si gestionarea

eficace a riscului de catre un tert specializat (se preteaza in cazul

riscurilor financiare si patrimoniale, cum sunt contractele de

asigurare);

Tratarea (atenuarea)

riscurilor

Reprezinta cea ma frecventa modalitate de abordare pentru

majoritatea riscurilor cu care se confrunta structura si presupune

actionarea prin masuri de atenuare a probabilitatii, a impactului

sau a amandurora (implementarea de instrumente de control

intern/managerial pentru a mentine riscurile in limite acceptabile);

Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul masurilor luate in vederea

atenuarii riscurilor si sunt clasificate in sase grupe, astfel :

a) obiectivele – efectele pozitive pe care conducerea incearca sa le realizeze sau

evenimentele/efectele negative pe care conducerea incearca sa le evite tinand cont de

specificul domeniului de activitate si a responsabilitatilor stabilite de legislatia in

domeniu ;

b) mijloacele – ansamblul resurselor umane, financiare, materiale si de alta natura puse

la dispozitia structurii in vederea realizarii obiectivelor stabilite ;

29

c) sistemul informational – totalitatea procedurilor, metodelor si mijloacelor puse la

dispozitia stucturii in cadrul procesului informational ce constituie un tot unitar cu

privire la culegerea, prelucrarea, sistematizarea, valorificarea si stocarea datelor si

informatiilor, in conformitate cu legislatia in domeniu ;

d) organizarea – ansamblul de masuri, metode, tehnici, mijloace si operatiuni, prin care

se stabilesc, in conformitate cu anumite principii, reguli, norme si criterii prevazute in

legislatia specifica, componentele procesuale (activitati, atributii, sarcini) si

organigrama CNCR, in vederea indeplinirii atributiilor si responsabilitatilor stabilite ;

e) procedurile – totalitatea pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a

regulilor de aplicat, in vederea executarii activitatii, atributiei sau sarcinii ;

f) supervizarea, controlul – sunt vizate, in principal, masuri de control ierarhic, menite

sa tina sub control riscurile ce rezulta din desfasurarea activitatilor de catre personalul

din subordine, si presupune indrumarea, coordonarea, monitorizarea si verificarea.

5. Revizuirea si raportarea riscurilor

Revizuirea si raportarea riscurilor presupune :

a) monitorizarea modificarii riscurilor ca urmare a implementarii instrumentelor de control

intern/managerial si a modificarii circumstantelor care favorizeaza aparitia riscurilor (a se

analiza daca: riscurile persista, au aparut riscuri noi, impactul si probabilitatea riscurilor au

suferit modificari, masurile implementate sunt eficace, anumite riscuri trebuie raportate sefilor

ierarhici etc.);

b) obtinerea de asigurari privind eficacitatea gestionarii riscurilor si identificarea nevoii de a lua

masuri viitoare.

30

ANEXA NR.12

- MODEL -

APROB

Director

AVIZAT




________________________________________________


Registrul de riscuri al __________________

- denumirea structurii -

Cod

risc

Obiectiv

/

Activitat

e

Denu

mirea

risculu

i

Risc inerent Strategia

adoptata

pentru

risc

Instrumentul de

control

intern/manageri

al

Term

en

Risc rezidual Respon

sabil

Obs

P I E

P I E

1 2 3 4 5 6

(4x5)

7 8 9 10 11 12

(10x

11)

13 14

LEGENDA :

- P – probabilitate

- I – impact

- E – expunerea la risc

31

ANEXA NR.13

- MODEL -

APROB

Director

AVIZAT




________________________________________________


Planul privind implementarea masurilor de management al riscurilor

al ________________________

- denumirea structurii -

Cod

risc

Masuri/actiuni

preventive

propuse

Stadiul de

implementare

in

implementare

a masurilor

de

management

al riscurilor

Dificultati

intampinate

in

implementare

a masurilor

de

management

al riscurilor

Instrumentul

de control

intern/

managerial

(Actiuni noi

propuse)

Respon

sabil

Termen de

implementare

Obs

.

1 2 3 4 5 6 7 8

GUVERNUL ROMÂNIEI Centrul Naţional de Cultură a...

Documents

Transcript of GUVERNUL ROMÂNIEI Centrul Naţional de Cultură a...