COMUNICAREA N ADMINISTRAIA PUBLIC

ADMINISTRAIA PUBLIC I COMUNICAREA PUBLIC

1. Importana comunicrii pentru administraia public Comunicarea nsoete activitatea instituiei administraiei publice, contribuind la realizarea n bune condiii a acesteia. Ea rspunde totodat nevoii organizaiilor din sectorul public de a-i afirma rolul specific, aducnd la cunotina cetenilor obligaiile de asumat i prerogativele de care dispun.

Comunicarea instituional

Prin natura ei, administraia public depinde ntro mare msur de comunicare.

Ea se ntlnete ntre diferitele niveluri ierarhice ale administraiei publice, ntre structuri aflate pe acelai nivel, n cadrul structurilor administrative, ntre administraie i executorul social, ntre instituiile administraie publice i autoritatea politic, ntre adminstraia public i mediul social, n general, ntre funcionarii publici, ntre acetia din urm i partenerii publici ( ceteni, ONGuri etc.).

Un act administrativ - presupune implicarea unui mare numr de funcionari, fiecare dintre acetia specializat ntrun anumit domeniu i depinznd de ceilali, deoarece produsul final este rezultatul direct al eforturilor combinate ale diferiilor participani la realizarea acestei finaliti.

Comunicarea este aadar definitorie n coordonarea adecvat i eficient a activitilor caracterizate de astfel de conexiuni, proces de coordonare pentru materializarea cruia este necesar construirea unor canale de comunicare prin care ideile, cunotinele i exigenele s poat fi transmise.

managementul public trebuie s se asigure c deciziile sunt transmise tuturor nivelurilor ierarhice. n plus, este din ce n ce mai important att pentru administraie, ct i pentru clienii acesteia ( autoritatea politic, contribuabili, ceteni, grupuri de interese)

dezvoltarea canalelor de comunicare cu lumea de afar. Sunt create, n acest mod, condiiile ca tot ceea ce se ntmpl n cadrul structurilor administrative s fie comunicat publicului, n general, i segmentelor int, n special. Pe de alt parte, administraia beneficiaz din exterior de informaiile care i sunt necesare n finalizarea obiectivelor.

Dezvoltarea unei politici sociale adecvate, crearea i meninerea, la toate nivelurile, a unei atmosfere transparente sunt, ntro mare msur, determinate de importana ce se acord procesului de comunicare.

Comunicarea public - aa cum i spune i numele, se situeaz n mod necesar n zona public sub influenele ceteanului. Informaiile sale, cu rare excepii, in de domeniul public, intervenind aici transparena la nivel decizional. Comunicarea public poate fi considerat drept o comunicare formal care tinde ctre schimbul i mprtirea de informaii de utilitate social i spre meninerea relaiilor sociale, a cror responsabilitate revine instituiilor publice.

Comunicarea public urmrete patru categorii de efecte

a. modernizarea funcionrii administraiilor. Administraiile trebuie s fac fa unor cereri din ce n ce mai complexe i precise. Adaptarea i modernizarea administraiilor depind la fel de mult de schimbrile comportamentului celor administrai care se consider, tot mai mult nite consumatori, chiar nite clieni;

b. cutarea adeziunii cetenilor cu privire la o anumit problem, prin aciuni de sensibilizare;

c. producerea unor schimbri de comportament n rndul cetenilor;

d. pentru unele administraii, grija principal este s i asigure, o imagine modern. Funciile comunicrii n administraia public:

- de a informa: a aduce la cunotin informaiile de natur administrativ,

-de a asculta ntrebrile i ateptrile ceteanului; - de a supune dezbaterii proiectele administrative

- de a contribui la asigurarea relaionrii sociale

- de a nsoi schimbrile comportamentelor i pe cele ale organizrii sociale.

Tipuri de comunicare public n administraie:

- comunicarea de informare i de explicare, informaii pe care serviciile publice sunt datoare s le furnizeze cetenilor sau de reguli civice, care trebuie reamintite n mod permanent;

- de promovare sau de valorizare: att a instituiilor publice i a serviciilor oferite de acestea publicului, ct i a recomandrilor care dezvluie ce s-a convenit a fi considerate drept cauze sociale;

- de discutare sau de propunere spre dezbatere a proiectelor de schimbare instituional, de alegere a ofertelor politice.

NOIUNEA DE COMUNICARE. ELEMENTELE PROCESULUI DE COMUNICARE N ADMINISTRAIA PUBLIC 1.

Noiunea de comunicare Termenul de comunicare provine din limba latin, de la cuvntul communis, care nseamn a fi n legtur , sau a fi n relaie, dar i a pune de acord, a pune n comun sau a mprti ceva celorlali. Din perspectiva teoriei comunicrii este dificil s se defineasc aria de cuprindere a termenului de comunicare.

Instituiile administraiei publice. Sunt persoane juridice, autorizate de ctre o autoritate public s realizeze un serviciu public de interes general. Instituiile . Ceteanul. n cadrul comunicrii publice, ceteanul este un interlocutor ambivalent. Prin tradiie, el a respectat sau a suportat autoritatea instituiilor publice. Ceteanul dorete s fie informat, s fie luat n considerare, ascultat, asociat. mesajul. Informaiile publice, de interes pentru ceteni, constituie mesajul principal al comunicrii administrative. Canalele de comunicare sunt cele care definesc forma comunicrii, aceasta putnd fi: scris, verbal, nonverbal (semne, gesturi, etc.) sau mixt. n cazul transmiterii mesajului prin semne, este necesar existena unor reguli semantice care s fie cunoscute att de emitor, ct i de receptor. Pentru administraia public central i local folosirea mass-media se dovedete esenial pentru legitimitatea publicBruiajul, indiferent de forma comunicrii, exercit o influen negativ asupra calitii relaiei, asupra activitii de comunicare dintre cei doi subieci. Procesul de comunicare administrativ poate fi perturbat i unele bariere de comunicare. - Comentariile (prin mijloacele mass-media), pe marginea informaiilor emise de instituiile publice, sunt un puternic factor de influen si specialitii i experii care i expun public opiniile, putnd condiiona modul n care opinia 12 Feed-back-ul const ntr-un mesaj n sens opus celui transmis de ctre emitor. Responsabilul din administraie trebuie s acorde mare atenie acestuia, putnd afla aprecieri despre calitatea i utilitatea muncii sale n relaiile cu publicul, despre eficiena comunicrii ctre public.

NIVELURILE I FORMELE COMUNICRII N ADMINISTRAIA PUBLIC I. Comunicarea n administraia public se poate realiza pe patru niveluri16 relativ distincte: intrapersonal, interpersonal, n grup, de mas.

Comunicarea intrapersonal Este comunicarea individului cu el nsui.Gndete, analizeaz i reflecteaz. Evalueaz decizii sau repet mesajele destinate altora. Este necesar i important pentru echilibrul psihic i emoional al persoanei. Comunicarea interpersonal Este comunicarea cu cellalt. Ne ajut s-i cunoatem pe semeni i pe noi nine, prin imaginea lor despre noi. Comunicarea n grup- Este comunicarea realizat ntre indivizi n cadrul grupului sau organizaiei din care fac parte. Comunicarea de mas - Este comunicarea realizat pentru publicul larg de ctre instituii specializate i cu mijloace specifice. Ea de realizeaz prin intermdediul mass-media: televizunea, radioul, cinematograful, ziare, reviste etc. n cadrul acesteia vorbitorul i auditorul sunt izolai i astfel conexiunea invers este limitat. Pentru ca relaia serviciilor publice cu utilizatorii sa fie eficienta este necesar ca serviciul public s rspund la urmtoarele exigene: - de a informa din datorie, cel mai adesea chiar n absena dorinei sau a motivaiei de a primi informaia; - de a asigura transmiterii unui mesaj complex; - de a include comunicarea n procesul de identificare i de precizare a serviciului; - de a contribui la restituirea sensului vieii colective. Promovarea serviciilor oferite publicului. Administaia public recurge n prezent din ce n ce mai clar i mai organizat la mijloacele publicitare i la relaiile publice. Pentru a scoate n eviden, pentru a face cunoscut sau folositoare o ofert public se poate folosi metode de informare ale publicitii, cu cteva precauii n privina limbajului exprimrii publicitare sau n privina suporturilor i a mijloacelor. Se face publicitate publicaiilor oficiale, ghidurilor i rapoartelor, accesului la documentele publice sau la baze de date. Campaniile de informare de interes general. Aceste campanii au ca punct de plecare cauze sociale i umanitare, formarea i educarea cetenilor n spirit civic sau simpla diseminare a informaiei cu caracter utilitar. ORGANIZAREA COMUNICRII N ADMINISTRAIA PUBLIC I. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public, consolidata 2009. Potrivit acestei legi: -Pentru asigurarea accesului oricarei persoane la informatiile de interes public autoritatile si institutiile publice au obligatia de a organiza compartimente specializate de informare si relatii publice sau de a desemna persoane cu atributii in acest domeniu. Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare in masa la informatiile de interes public autoritatile si institutiile publice au obligatia sa desemneze un purtator de cuvant, de regula din cadrul compartimentelor de informare si relatii publice. La nivelul fiecrei structuri administrative exist aadar o structur de comunicare. Existena acestor structuri n organigrama instituiilor administrative de la toate nivelurile:

1. La nivelul administraiei prezideniale: exist Departamentul de Comunicare Public, condus de un consilier de stat. Departamentul de Comunicare Public este structura din cadrul Administraiei Prezideniale. eful Departamentului Comunicare Public este i purttorul de cuvnt al Preedintelui Romniei. 2. La nivelul Guvernului Romniei: n cadrul Secretariatului General al Guvernului funcioneaz Departamentul de comunicare i al purttorului de cuvnt al Guvernului, Insitutuia guvernamental posed un compartiment de relaii cu publicul, ce are n compunere Biroul de audiene ceteni i Biroul relaii petiii. 3. La nivelul ministerelor: exist n majoritatea cazurilor direcii de comunicare i relaii publice. Denumirile acestor direcii difer de la un minister la altul.

4. la nivelul prefecturilor: Toate instituiile prefectului de ar au desemnat o persoan responsabil cu asigurarea accesului la informaiile de interes public. Atributii principale ale structurii de comunicare a prefecturilor: - asigur prin compartimentul de specialitate relatia cu cetateanul si aplicarea prevederilor legale privind liberul acces la informatiile de interes public; - asigur activitatea de registratura pentru toate documentele adresate Institutiei Prefectului, asigura programarea cetatenilor la audiente si solutionarea cererilor, petitiilor si a sesizarilor.

5. la nivelul administraie publice locale: a. n cazul consiliilor judeene, structurile comunicaionale se numesc fie Compartiment Informare Relaii cu Publicul, fie Serviciul Relaii cu Publicul, Unele instituii administrative judeene au i purttor de cuvnt, n adevratul sens al cuvntului. b. la nivelul primriilor: Birou Informaii publice i Mass-Media

II. Metode i tehnici de realizare a activitii de comunicare public Autoritile i instituiile administraiei publice n realizarea comunicrii publice folosesc urmtoarele tipuri de strategii: - strategiile de autoritate (de putere), prin care se urmreste afirmarea autoritii sau a instituiei publice n domeniile ei de competen tradiionale ct i n cele noi dobndite n contextul dinamicii i modificrii elementelor din sistemul social; - strategiile de eficien, prin care se urmreste s se amelioreze eficacitatea diferitelor elemente structurale ale autoritilor sau instituiilor publice precum i a elementului uman ce le compun;

- strategiile de ncredere, prin care urmreste s se creeze un dialog real i constructiv cu cetenii, cu organizaii i instituii publice i private DECIZII PUBLICE I COMUNICAREA CU PUBLICUL Forma n care sunt comunicate depinde de importana, obiectul, influena i de orizontul vizat de decizie. Prinicipiilor le corespund punerea la dispoziie a datelor publice i comunicarea civic. Politicilor li se asociaz comunicarea instituional, cea a serviciilor oferite sau cea prin campanii. I. Comunicarea n procesul decizional

- contribuie la sporirea cantitii de informaie necesar instrumentrii dosarului i pregtirii mai bune a judecii; - face public rezultatul, Eliberarea unei autorizaii de construcie constituie un exemplu de decizie n care procedura de instrumentare (examinarea dosarului, a conformitii sale cu documentele de urbanism, a avizelor) este ocazia comunicrii n interiorul forului decident, sub responsabilitatea primarului. Procesul de decizie este rodul unei instituii coerente, si al interactiunii mai multor compartimentate. Comunicarea ei se face, de asemenea, fragmentat. Fiecare serviciu face s prevaleze un stil propriu de informare, de relaionare intern i de exprimare extern. Serviciile orientate spre dezvoltare i progres instituional favorizeaz punerea la dispoziie a datelor i sunt receptive la tot ce ar contribui la perfecionarea lor. Interpretarea deciziei ca rezultat al raporturilor de for ntre actori care intervin, n acelai timp, prin prisma intereselor individuale i a celor instituionale, face s apar i mai clar rolul pe care-l poate avea comunicareaII. Mass-media, deciziile i dezbaterea public Fie c este vorba de activitile curente ale serviciilor publice, de situaii de criz sau de schimbare, locul mass-media n deciziile publice este foarte important. Rolul presei nu este cel al unui simplu martor. Medierea pe care o face ntre decident i public aduce elemente de informaie legate de o decizie care nc nu a fost luat. Presa devine n acest fel un intermediar al deciziei de luat. Jurnalitii nu respect de multe ori funcionarea serviciului public, presa se face vinovat de atitudini i comportamente care ncalc principii deontologice, i anume: deformare faptelelor, obinerea de informaii prin mijloace necinstite sau prin abuzul bunei-credine a celuilalt, confundarea rolului ziaristului cu cel al poliistului sau magistratului, redactarea tirilor fr a se cuta punctele de vedere ale protagonitilor diferii, nerespectarea prezumiei de vinovie sau a vieii particulare. Insuficiena formrii jurnalitilor sau a calitilor lor profesionale trebuie, i ele, luate n calcul.

III. Trasparena decizional n administraia public din Romnia Legea nr. 52 din 2003 stabilete regulile procedurale minimale aplicabile pentru asigurarea transparenei decizionale n cadrul autoritilor administraiei publice centrale i locale din Romnia: 1. edinele autoritilor i instituiilor administraiei publice sunt publice; 2. dezbaterile vor fi consemnate i fcute publice; 3.minutele acestor edine vor fi consemnate i fcute publice. anunul privind edina public se afieaz la sediul autoriii publice, inserat n site-ul propriu i se transmite ctre media, cu cel puin 3 zile nainte de desfurare; - anunul trebuie adus la cunotina cetenilor i a asociaiilor legal constituite care au prezentat sugestii i propuneri n scris, cu valoare de recomandare, referitoare la unul dintre domeniile de interes public care urmeaz s fie abordat n edina public; - anunul va conine data, ora i locul de desfurare a edinei publice, precum i ordinea de ziPersoana care prezideaz edina public ofer invitailor i persoanelor care particip din proprie iniiativ posibilitatea de a se exprima cu privire la problemele aflate pe ordinea de zi. Adoptarea deciziilor administrative ine ns de competena exclusiv a autoritilor publice. Punctele de vedere exprimate n cadrul edinelor publice de invitai i de persoanele care particip din proprie iniiativ au valoare de recomandare. Atunci cnd se consider necesr, edinele publice pot fi nregistrate. Instituiile administative sunt obligate s ntocmeasc i s fac public un raport anual privind trasparena decizional, care va cuprinde cel puin urmtoarele elemente: Raportul anual privind transparena decizional va fi fcut publci pe site-ul propriu, prin afiare ntrun spaiu accesibil publicului sau prin prezentare n edin public.

ADMINISTRAIA PUBLIC-ORGANIZAIE COMUNICANT

I. Conceptul de organizaie comunicant. Tipuri de abordri n comunicare Orchestra sun bine doar pentru c toi membrii ei au nvat aceeai partitur, membrii orchestrei, cu toii, subordnndu-i specialitatea unui singur obiectiv. n mod similar, o organizaie performant este dependent de contribuia fiecruia dintre membrii si. n cele mai multe instituii ale administraiei publice, fiecare funcionar are o contribuie vital la buna funcionare a acesteia, fr de care nu pot exista rezultate. n acelai timp, niciunul dintre funcionari nu poate produce rezultatele dorite fr aportul susinut al celorlali. Organizaiile, ca sisteme sociale complexe, sunt astfel constituite din elemente ce trebuie s acioneze n mod concerta pentru a obine eficiena organizaional.

O organizaie care se dorete comunicant trebuie s prezinte anumite caracteristici: s fie deschis, pentru a putea comunica cu exteriorul, emiterea, respectiv receptarea de mesaje constituindu-se ntr-un proces interactiv ; s fie evolutiv, adic s nu valorizeze rutina, ci inovaia ; s fie supl pentru a permite un dozaj oportun al comunicrii formale i informale ; s fie orientat explicit spre finalitate, pentru a crea cadrul cel mai potrivit pentru desfurarea comunicrii formale ; s responsabilizeze, pentru a evita acumulrile artificiale de putere prin stocarea de informaii ; s fie dinamic, pentru a putea crea prin intermediul informrii, specializrii i comunicrii potenialitii interne i mijloacele de a le transforma n realitate.

Organizaia comunicant presupune o organizare a muncii care favorizeaz implicarea, spiritul de echip i un management de tip participativ..

capacitatea de a reaciona n mod adecvat la influenele din mediu extern. fie nu doar protejate, ci i promovate interesele i imaginea instituiei. finalitatea: prin punerea n practic a unui plan de comunicare;- adaptabilitatea: folosete sisteme de informaii adaptate nevoilor specifice fiecrui sector i care concord cu cultura organizaional; - instrumentalitatea: exist o serie de instrumente, suporturi, dispozitive, indicatori la care se apeleaz selectiv, n funcie de obiectivele vizate; - flexibilitatea: integrarea comunicrii informale i crearea unei structuri care s favorizeze acest mix formal-informal. coordonarea- proces ce vizeaz atingerea unui obiectiv prestabilit; armonizarea- concentrarea asupra definirii unui obiectiv comun.