Comunicare Interna in Administratia Publica

26
CUPRINS C A P I T O L U L I - INTRODUCERE ÎN TEORIA COMUNICĂRII 1.1. Conceptul de comunicare 1.2. Comunicarea - definiţii 1.3. Particularităţi ale comunicării 1.4. Comunicare şi informaţie 1.5. Procesul de comunicare 1.6. Elementele procesului de comunicare 1

description

Comunicare Interna in Administratia Publica

Transcript of Comunicare Interna in Administratia Publica

CUPRINS

C A P I T O L U L I - INTRODUCERE N TEORIA COMUNICRII

1.1. Conceptul de comunicare

1.2. Comunicarea - definiii

1.3. Particulariti ale comunicrii

1.4. Comunicare i informaie

1.5. Procesul de comunicare

1.6. Elementele procesului de comunicare

C A P I T O L U L I

INTRODUCERE N TEORIA COMUNICRII

Toate definiiile date comunicrii umane, indiferent de colile de gndire crora le aparin sau de orientarile n care se nscriu, au cel puin urmtoarele elemente comune: comunicarea este procesul de transmitere de informaii, idei, opinii, preri, fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul.

Nici un fel de activitate, de la banalele activiti ale rutinei cotidiene pe care le trim fiecare dintre noi zilnic i pn la activitile complexe desfurate la nivelul organizaiilor, societilor, culturilor, nu poate fi conceput n afara procesului de comunicare.

1.1. Conceptul de comunicare

Lumea exterioar, natura in varietatea ei, ca i nenumraii indivizi, semeni ai notri i, uneori, noi nine, cu toii emitem semnale, n afara sau spre propria noastr persoan. Ni se ntmpl apoi, s adunm, s primim sau s cptm aceste semnale, pentru a le da, graie raportrii lor la experiene sau construcii anterioare, valoare de semn: devenim, prin urmare, receptori ai unor informaii pe care le-am interceptat din ntmplare, chiar dac nu ne erau direct destinate.

Semnale si informaii

Transformarea semnalelor captate n semne, care s ne pun n gard (i s ne informeze) n legatur cu unele posibiliti sau pericole apropiate, presupune interpretarea lor, prin apelul la un cod adecvat, testat in prealabil.

Pentru a fi pus in jonciune cu un cod adecvat, semnalul a trebuit mai nti, s depeasc un anumit prag de intensitate i s poat fi distins i selectat, n ciuda interferrii cu alte semnale, crend zgomot n jurul lui. n plus, a trebuit ca indicaia pe care am decis s o considerm drept decodor s dobndeasc, n cadrul relaionrii cu acest cod, o valoare de probablilitate suficient pentru a ne insufla o oarecare certitudine.

Cu toate acestea, e importat ca impactul semnalelor, ca i cel al decodrii lor s nu provoace o surpriz sau un oc prea puternic, declannd unele procese emoionale de aprare, care, la rndul lor, ar diminua ansa receptrii unei indicaii utile pentru conduita noastr. Deoarece ne pune n stare de alarm, stresul nu ne poate ghida. Informaia este furnizat de unele semnale care nu sunt neaprat orientate, dar care pot fi i dirijate. O informaie dirijat n mod intenionat devine un mesaj. Acesta presupune existena unui destinatar sau acceptator, i nu doar a unui receptor sau captator; el implic, de asemenea, existena unui emitor sau destinator i, n aceeai msur, a unui codificator, nu numai a unei instane de decodare.

Informaii si mesaje

Orice mesaj presupune emiterea unei informaii, prin semnale codificate, n direcia unei inte determinate, cel mai adesea un interlocutor, fr retur obligatoriu; la fel se ntmpla i n lumea vegetal i n cea animal. Totui, n cazul oamenilor, aceasta emisiune se efectueaz ntr-un context de obiective i de roluri, conform unei codificri cuprinznd posibile distorsiuni.

Acestea pot proveni din discordanele de atitudine sau de concepie (prevzute sau nu) dintre emitent si receptor dar si din diferenele notabile dintre registrele de limb utilizate; de cele mai multe ori ns ele sunt provocate de condiii imperfecte sau de perturbri efective, care pot afecta att transmiterea semnalelor, ct i receptarea lor.

Atitudinile interlocutorilor se pot caracteriza , ntr-adevar, prin anumite ambivalene sau ezitri, traduse prin unele ambiguiti n formularea sau interpretarea mesajelor. De asemenea, reprezentrile pe care interlocutorii le pot avea unii despre alii sau despre rolurile lor, reciproc, risc s falsifice interpretarea mesajelor, perturbndu-se claritatea sau stabilitatea identificarilor. Se ntmpl frecvent ca o persoan s anuleze, din inerie sau nerbdare, ansele unei interpretri ct mai adecvate emiterii iniiale. De altfel, nici un termen nu este, n mod indiscutabil, univoc. Orice form de limbaj se caracterizeaz printr-o polisemie care poate genera semnificaii enigmatice sau eronate. Nici un mesaj nu poate fi corect i definitiv formulat sau recepionat, dintr-o dat: sunt necesare tatonri i modificri progresive, n vederea clarificrii, n interiorul sistemului supraabundent de indicaii afrente, a sensului pe care l transmite.

n mod natural, orice mesaj, dei constituie n sine o pluralitate, este incomplet. Din cauza ineriei, el nu-i poate controla caracterul incomplet, deoarece nu presupune un retur de informaie de la destinatar ctre destinator, nici vreun schimb ntre acetia. Dac acest retur exist, intrm n domeniul comunicrii, prin posibilitatea apariiei redundanelor cerute.

Comunicarea

Comunicarea presupune reversibilitatea mesajelor n cadrul relaiei care reunete dou entitai, chiar dac mesajele nu sunt de acelai ordin. Ea implic crearea unui sens, n funcie de corelrile nentrerupte dintre facultaile noastre de percepere a semnalelor, de bogia vocabularului (pentru a le decodifica), de imaginaie (pentru a le interpreta), ca i de memorie, pentru a le menine coerente atunci cnd, la rndul nostru, devenim emitori i adresm mesaje n retur.

Acestea din urm pot fi : de tip feed-back sau de tip retroaciune, reformulri conforme codurilor noastre viznd limbajul general i limbajele tehnice, care constituie vocabularul nostru personal, sau rspunsuri personalizate la ceea ce am considerat c se poate stabili ca semnificaie pentru mesajele primite.n toate cazurile, comunicarea pune ntr-o relaie fluctuant cmpuri i dimensiuni multiple ale modului nostru de funcionare, att la nivel mental i fiziologic, ct i la nivel social; nu exist nici o justificare pentru ca aceste cmpuri i dimensiuni s fie, uneori, complet identice sau, cel putin, compatibile.

Rezult, de aici, c orice comunicare se realizeaz printr-o serie ntreag de relaionri ntre memoriile, vocabularele, imaginaiile si percepiile aflate in joc. Ea se stabilete prin creare de sens, graie unei suite de verigi, care permit instituirea unor raporturi de contrast sau de opoziie ntre obiectivele, rolurile, atitudinile si cenzurile proprii fiecruia i care fac legtura cu mediul, n funcie de diversitatea proiectelor (i conform gradului de dependen fa de instituii).

1.2. Comunicarea definiii

Din punct de vedere istoric termenul a comunica este legat de cuvntul comun el deriv din verbul latinesc comunicare cu sensul de: a avea n comun, a face ceva in comun, a mprti ceva( Dinu, 2000, 15)

Ca i cea mai mare parte a cuvintelor unei limbi, verbul a comunica i substantivul comunicare sunt ambele polisemantice. Cei care se ocup de domeniile comunicaiei i comunicrii ntlnesc astfel, de la bun nceput, o difcultate major: nu au de a face cu o operaiune bine determinat, ci cu o multitudine de operaiuni, despre care este greu de spus n ce msur se aseamn.

Dicionarul enciclopedic ofer termenului comunicare o definiie deosebit de complex, acoperind aproape toate domeniile n care acest termen este folosit:

ntiinare, tire, veste. (DR) Aducere la cunotina prilor dintr-un proces a unor acte de procedur (aciune, ntmpinare, hotrre) n vederea executrii drepturilor i executrii obligaiilor ce decurg pentru ele din aceste acte, n limita unor termene care decurg obinuit de la data comunicrii.

Prezentare ntr-un cerc de specialiti a unei lucrri tiinifice.

Mod fundamental de interaciune psiho-social, realizat n limbaj articulat sau prin alte coduri, n vederea transmiterii unei informaii, a obinerii stabilitii sau a unor modificri de comportament individual sau de grup.

Ce este comunicarea? Este o ntrebare la care au ncercat sofere rspuns toi autorii literaturii de specialitate. Definiiile sunt numeroase i diferite. n cele ce urmeaz vom prezenta dou dintre acestea, mai largi ca sfer de cuprindere.

n sensul cel mai general, se vorbete de comunicare de fiecare dat cnd un sisten, respectiv o surs influeneaz alt sistem, n spe un destinatar, prin mijlocirea unor semnale alternative care pot fi transmise prin canalul care le leag. (Charles E. Osgoog, A vocabulary for Talking about Communication)

Cuvntul comunicare are un sens foarte larg, el cuprinde toate procedeele prin care un spirit poate influena alt spirit. Evident, aceasta nu include numai limbajul scris sau vorbit, ci i muzica, artele vizuale, teatrul, baletul i, n fapt, toate comportamentele umane. n anumite cazuri, este poate de dorit a lrgi i mai mult definiia comunicrii pentru a include toate procedeele prin care un mecanism (spre exemplu, echipamentul automat de reperaj al unui avion i de calcul al traiectoriei acestuia) afecteaz un alt mecanism (spre exemplu, o rachet teleghidat n urmrirea acestiu avion). (Shannon i Weaver).

Cnd un cuvnt este la mod, cum este astzi cazul cuvntulului comunicare, cnd activitile sau evenimentele pe care le reprezint se multiplic, sensul su tinde s se lrgeasc chiar datorit interesului de care se bucur. Astfel, o dat cu diversificarea i mastificarea conunicrii, oamenii politici, efii de ntreprinderi, artitii cunoscui i, n general, orice persoan a crei carier depinde ntr-o msura mai mic sau mai mare de opinia pe care publicul i-o face despre ea apeleaz la serviciul specialitilor numii consilieri n domeniul comunicrii. n acest caz, trebuie s nelegem prin comunicare transmiterea unei imagini, transmitere care se realizeaz mai ales prin massmedia. n mod firesc, trebuie ca aceast imagine, altfel spus reprezenatrea pe care ne-o facem despre persoana n cauz, s fie puternic i, n acelai timp, favorabil; n caz contatr vom spune c persoana vizat nu are trecere la public, c nu reuete s comunice. Imaginea sa nu este cea pe care dorete s o ofere. n loc s o lase astfel la voia ntmplrii, este n interesul ei s o consolideze i s fac n aa fel nct s fie pozitiv. ns aceasta depinde de o multitudine de factori, cum ar fi mbrcmintea, aspectul fizic, timbrul vocii, elemente care adesea nu au nimic de-a face cu persolnalitatea real a persoane respective. Rmne de stabilit dac vorbim de comunicare n adevratul sens al cuvntului doar n msura n care aceast imagine este voit (fie de persoana n cauz, fie de ctre mandatarii si) sau i atunci cnd anumire indicii spun neintenionat ceva asupra persoanei n cauz.

Evoluia i semnificaia termenului de comunicare

Comunicarea a fost perceput ca element fundamental al existenei umane nc din antichitate. n fapt, nsi etimologia termenului sugereaz acest lucru; cuvntul comunicare provine din limba latin; communis nseamn a pune de acord, a fi n legtur cu sau a fi n relaie, dei termenul circula n vocabularul anticilor cu sensul de atransmite i celorlali, a mprti ceva celorlali.

Dei termenul este de origine latin, primele preocupri, cu deosebire practice pentru comunicare, le-au avut grecii. Pentru acetia, arta cuvntului, miestria de a-i construi discursul i de a-l exprima n agora era o condiie indispensabil statutului de cetean (trebuie ns s avem n vedere faptul c accesul la funciile publice ale cetii era accesibil oricrui cetean grec doar prin tragere la sori. Mai mult, legile din Grecia Antic stipulau dreptul cetenilor de a se reprezenta prin ei nii n faa instanelor de judecat, textul lui Platon, Aprarea lui Socrate, fiind un exemplu n acest sens).

Elemente concrete de teorie a comunicrii apar ns prima dat n lucrarea lui Corax din Siracuza, Arta retoricii, n secolul VI .Hr. Platon i Aristotel vor continua aceste preocupri, instituionaliznd comunicare aca disciplin de studiu, alturi de filosofie sau matematic, n Lyceum i n Academia Greac.

Romanii vor prelua de la greci aceste preocupri, dezvoltndu-le i elabornd n jurul anului 100 .Hr. primul model al sistemului de comunicare.

Evul Mediu, o dat cu dezvoltarea bisericii i a creterii rolului su n viaa oamenilor, o dat cu dezvoltarea drumurilor comerciale i cu cristalizarea primelor formaiuni statale, va conferi noi dimensiuni comunicrii. Putem vorbi chiar de o instituionalizare a acestei activiti, n sensul c existau n toate statele, pe lng liderul autohton, indivizi instruii care aveau tocmai menirea de a se ocupa de redactarea actelor oficiale, de consemnarea faptelor, de elaborarea legilor. Mai mult, putem vorbi chiar de existena unui sistem comun de semne i simboluri pentru anumite zone ale lumii. Este vorba, ca s lum exemplul european, de folosirea cu preponderen a limbii slave n zona rsritean, ca limb de circulaie, ca sistem comun de semne i simboluri, i a limbii latine pentru zona apusean.

Un rol important n extinderea comunicrii l-a avut i dezvoltarea drumurilor comerciale; acestea au facilitat crearea potei ca principal sistem de comunicare, ncepnd cu secolul al XIV-lea.

Epoca modern a reprezentat explozia dezvoltrii comunicrii sub toate aspectele ei. Progresul tehnico-tiinific a favorizat apariia telefonului, a trenului, a automobilului, intensificnd comunicarea nu att ntre indivizi, ct mai cu seam ntre comuniti; de asemenea, a determinat crearea de noi sisteme i modaliti de comunicare.

Ponderea activitilor de comunicare n totalul activitilor desfurate de un individ ntr-o zi .

n prezent, a fi informat, a comunica reprezint principala dimensiune a existenei fiecruia dintre noi, devenind att de prezent, nct nici mcar nu mai este perceput ca activitate distinct.

1.3. Particulariti ale comunicrii

Pe baza studiului de caz prezentat anterior, putem identifica cteva dintre particularitile comunicrii:

-comunicarea are rolul de a-i pune pe oameni n legtur unii cu ceilali, n mediul n care evolueaz;

-n procesul de comunicare, prin coninutul mesajului se urmrete realizarea anumitor scopuri i transmiterea anumitor semnificaii;

-orice proces de comunicare are o tripl dimensiune: comunicarea exteriorizat (aciunile verbale i nonverbale observabile de ctre interlocutor), metacomunicarea (ceea ce se nelege dincol.o de cuvinte) i intracomunicarea (comunicarea realizat de fiecare individ n forul su interior, la nivelul sinelui);

-orice proces de comunicare se desfoar ntr-un context, adic are loc ntr-un anumit spaiu psihologic, social, cultural, fizic sau temporal, cu care se afl ntr-o relaie strns de interdependen;

-procesul de comunicare are un caracter dinamic, datorit faptului c orice comunicare, o dat iniiat, are o anumit evoluie, se schimb i schimb persoanele implicate n proces;

-procesul de comunicare are un caracter ireversibil, n sensul c, o dat transmis un mesaj, el nu mai poate fi oprit n drumul lui ctre destinatar.

La cele enumerate mai sus mai putem aduga:

-n situaii de criz, procesul de comunicare are un ritm mai rapid i o sfer mai mare de cuprindere;

-semnificaia dat unui mesaj poate fi diferit att ntre partenerii actului de comunicare, ct i ntre receptorii aceluiai mesaj;

orice mesaj are un coninut manifsti unul latent, adeseori acesta din urm fiind mai semnificativ.

1.4. Comunicare i informaie

Comunicare (apud J.J. Cuilenburg, O. Scholten, G. W. Noomen. tiina comunicrii) i informaie sunt dou concepte att de nrudite astzi, nct nici o consideraie asupra comunicrii nu poate fi deplin fr o explicitare a informaiei.

n tiina comunicrii, informaia este, n general, ceea ce se comunic ntr-unul sau altul din limbajele disponibile. Cu alte cuvinte, informaia trebuie considerat ca o combinaie de semnale i simboluri. Semnalele ne pot duce cu gndul la undele sonore pe care le emitem n actul vorbirii, la undele radio sau la cele de televiziune. Purttoare de informaie, semnalele sunt n sine lipsite de semnificaie. Ele pot ns purta semnificaii care datorit unor convenii sociale pot fi decodate. Altfel spus, semnificaia unui simbol este dependent de un consens n practica social. Indiferent care este natura semnalelor folosite de emitor pentru ca influenarea receptorului s se produc i s se obin efectul scontat, ambele instane att emitorul ct i receptorul trebuie s atribuie aceeai semnificaie semnalelor utilizate.

Putem distinge astfel trei valene ale conceptului de informaie:

aspectul sintactic al informaiei succesiunea impus semnalelor grafice, auditive sau electrice, ca fiind impus de mitor;

aspectul semantic al informaiei semnificaia ce le este acordat semnalelor pe baza conveniilor sociale. Semnificaia nu are cum s fie identic pentru cei ce particip la actul comunicativ. Astfel, trebuie fct distincia ntre informaia semantic intenional (informaia pe care emitorul vrea s o transmit) i informaia semantic realizat (informaia pe care receptorul o desprinde din mesajul receptat);

aspectul pragmatic, ceea ce se ntmpl cu informaia primit.

Comunicarea pornete de la emitorul care intenioneaz s transmit informaia i care folosete un cod care i servete cel mai bine scopului su. Actul comunicrii se ncheie cu implicaiile pragmatice pentru receptor, etapa final a transferului de informaie.

Valoarea informativ a mesajului

S-au nregistrat diverse tentative de a stabili obiectivitatea valorii informative, la nivelul formal sau la nivel semantic. Formal, valoarea informativ poate fi stabilit printr-un calcul difereniat al tuturor posibilittilor de ieire dintr-o situaie dat. ns valoarea informativ rmne, de fapt, un concept pragmatic. Cel care determin pn la urm ct mare este valoarea informativ a unui mesaj este publicul. Dou aspecte sunt n acest cadru importante. n primul rnd, gradul de incertitudine presupus de un anumit eveniment (probabilitatea ca acel eveniment s se produc); dac, pentru o anumit categorie de public, aceast certitudine este foarte pronunat, valoarea informativ pragmatic a mesajului este foarte mare. n al doilea rnd, importana pe care o categorie sau alta de public o acod evenimentului n cauz : cu ct importana acordat evenimentului este mai mare, cu att mai mare este valoarea informativ (pragmatic) a tirii care s refer la el.

Aadar, valoarea informativ a mesajului este dependent :

nainte de emiterea/receptarea mesajului, de incertitudinea receptorului n ceea ce privete posibilitile de a iei dintr-o situaie; aceast icertitudine trebuie corelat cu impotana pe care receptorul o acord fiecrei posibiliti de a depi situaia dat;

dup receptarea mesajului, de improbabilitatea care nconjura evenimentul nainte ca aceasta s se fi produs i de importana social a evenimentului nsui.

1.5. Procesul de comunicare

J.J. Van Cuilenburg, O. Scholten, G.W. Noomen definesc comunicarea ca un proces prim care un emitor transmite informaii receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte (tiina comunicrii).

Altfel spus, fiecare proces de comunicare are o structura specific reprezentat de un anumit tip de relaie dezvoltat de trinomul emitor mesaj receptor.

Cea mai simpl schem a structurii procesului de comunicare a fost propus nc din anul 1934 de Karl Buhler, n lucrarea Die Sprachtheorie (fig. 1)

____________

| mesaj |

| ___________|

______________ ___________________

| emitor |___________________________ | receptor |

|_____________ | |___________________|

________________

| feed-back |

|_______________ |

Figura 1

Ulterior, Roman Jakobson, urmrind schema lui Karl Buhler, dezvolt structura procesului de comunicare, adugndu-i nc trei componente : cod, canal, referent (figura 2). Relaia de comunicare se realizeaz astfel: emitorul transmite un mesaj ntr-un anumit cod (limbaj) ctre receptor, care va iniia o aciune de decodare a mesajului ce i-a fost transmis. Acest mesaj este constituit ntr-un anume cod care trebuie s fie comun celor doi parteneri aflai n contact. ntre emitor i receptor are loc un transfer de informaie. Informeia pleac de la emitor i devine informaie pentru receptor. Att emitorul, ct i receptorul sunt entiti orientate ctre un scop. Emitorul are scopul de a oferi, receptorul are scopul de a primi informaie.

Cum am mai spus, transmiterea mesajului se realizeaz intr-un anumit cod. ntre mesaj i cod exist o anumit discrepan. Astfel, n vreme ce mesajul se caracterizeaz prin coeren, cursivitate, claritate, fiind determinat de loc, de timp, de starea psihic a emitorului, codul e fix, invariabil, abstract, redus la un numr destul de mic de semne.

REFERENT

________________ ______________________

| EMITOR |_____ M E S A J _____ | RECEPTOR |

|________________| |_____________________ |

CANAL

COD

Figura 2.

J.J. Van Cuilenburg, O. Scholten i G.W. Noomen realizeaz un model fundamental al procesului de comunicare (figura 3.).

x y x+z x

emitor codare canal ---- decodare receptor efect

zgomot de fond

Figura 3.

Pentru citirea acestuia, autorii menionai ofer urmtoarea explicaie: dac un emitor dorete i transmite informaia (x) unui receptor, informaia trebuie s fie inteligibil. Emitorul trebuie s-i gseasc cuvintele, s se exprime. Pentru a se face neles, oral sau n scris, el trebuie s-i codeze mesajul, s foloseasc coduri. Odat codat, mesajul este transpus n semnale (y) care pot strbate canalul spre receptor. Receptorul trebuie s decodeze mesajul transpus n semnale i s-l interpreteze (x). n fine, comunicarea poate fi ngreunat de un surplus nerelevant de infirmaie (z) sau de un zgomot de fond (noise) []. Reuita n comunicare implic ntr-o msur oarecareizomorfismul dintre (x) i (x), receptorul acord mesalui o semnificaie (x) care e aceeai i pentru emitor (x-x). Acelai model indic ns obstacolele ce pot interveni astfel nct izomorfismul s nu se realizeze: pot interveni erori de codare sau de decodare, precum i zgomotul de fond (tiina comunicrii).

n funcie de criteriul luat n considerare, distingem mai multe forme ale comunicrii.

Un prim criteriu luat n clasificarea formelor comunicrii l constituie modalitatea sau tehnica de transmitere a mesajului. Identificm astfel, dup Ioan Drgan (Paradigme ale comunicrii de mas), comunicarea direct, n situaia n care mesajul este transmis utilizndu-se mijloace primare cuvnt, gest, mimic -, i comunicarea indirect, n situaia n care se folosesc tehnici secundare scriere, tipritur, semnale transmise prin unde hertziene, cabluri, sisteme grafice etc.

n cadrul comunicrii indirecte distingem:

comunicarea imprimat (pres, revist, carte, afi, etc.);

comunicarea nregistrat (filme, dic, band mgnetic etc.);

comunicarea prin fir (telefon, telegraf, comunicare prin cablu, fibr optic etc.)

comunicarea radiofonic (radio, TV avnd ca suport undele hertziene).

n funcie de modul n care individul sau indivizii, particip la procesul de comunicare identificm urmtoarele forme ale comunicrii:

comunicare intrapersonal (sau comunicarea cu sinele, realizat de fiecare individ n forul su interior);

comunicare interpersonal (sau comunicare n grup, realizat ntre indivizi n cadrul grupului sau organizaiei din care fac parte; n aceast categorie intr i comunicarea desfurat n cadrul organizaiei);

comunicare de mas (este comunicarea realizat pentru publicul larg, de ctre instituii specializate i cu mijloace specifice).

Un alt criteriu l reprezint modul de realizare a procesului de comunicare n funcie de relaia existent ntre ndivizii din cadrul unei organizaii. Putem astfel identifica:

comunicare ascendent (realizat de la nivelele inferioare ale organizaiei ctre cele superioare);

comunicare descendent (atunci cnd fluxurile informaionale se realizeaz de la nivelele superioare ctre cele inferioare);

comunicare orizontal ( realizat ntre indivizi aflai pe poziii ierarhice similare sau ntre compartimentele unei organizaii n cadrul relaiilor de colaborare ce se stabilesc ntre acestea.

1.6. Elementele procesului de comunicare

Indiferent de forma pe care o mbrac, orice proces de comunicare are cteva elemente structurale caracteristice:

existena a cel puin doi parteneri (emitor i receptor) ntre care se stabilete o anumit relaie;

capacitatea partenerilor de a emite i a recepta semnale ntr-un anumit cod, cunoscut de ambii parteneri (de menionat faptul c, n general,n orice proces de comunicare partenerii joac pe rnd rolul de emitor i receptor);

existena unui canal de transmitere a mesajului.

Procesul de comunicare ia astfel natere ca urmare a relaiei de interdependen ce exist ntre elementele structurale enumerate mai sus. Aceast relaie de interdependen face ca orice proces de comunicare s se desfoare astfel: exist cineva care iniiaz comunicarea, emitorul, i altcineva cruia i este destinat mesajul, destinatarul. Acest mesaj este o component complex a procesului de comunicare, datorit faptului c presupune etape precum codificarea i decodificarea, presupune existena unor canale de transmitere, este influenat de dependena modului de recepionare a mesajului, de deprinderile de comunicare ale emitorului i destinatarului, de contextul fizic i psihologic n care are loc comunicarea.

Mesajul poate fi transmis prin intermediul limbajului verbal, nonverbal sau paraverbal.

Limbajul verbal reprezint limbajul realizat cu ajutorul cuvintelor.

Limbajul nonverbal este limbajul care folosete alt modalitate de exprimare dect cuvntul (gesturi, mimic etc.).

Limbajul paraverbal este o form a limbajului nonverbal, o form vocal reprezentat de tonalitatea i inflexiunile vocii, ritmul de vorbire, pauzele dintre cuvinte, ticurile verbale.

Alte elemente componente ale procesului de comunicare sunt: feed-back-ul,canalele de comunicare, mediul comunicrii, barierele comunicaionale.

Feed-back-ul este un mesaj specific prin care emitentul primete de la destinatar un anumit rspuns cu privire la mesajul comunicat.

Canalele de comunicare reprezint drumurile, cile urmate de mesaje. Exist dou tipuri de canale de comunicare:

canale formale, prestabilite, cum ar fi sistemul canalelor ierarhice dintr-o organizaie;

canalele informale stabilite pe relaii de prietenie, preferine, interes personal.

Canalele de comunicare au un suport tehnic reprezentat de toate mijloacele tehnice care pot veni n sprijinul procesului de comunicare (mijloace de comunicare): telefon, fax, calculator, telex, mijloace audio-video.

Mediul comunicrii este influenat de mijloacele de comunicare; exist mediu oral sau mediu scris, mediu vizual.

Barierele comunicaionale reprezint perturbaiile ce pot interveni n procesul de comunicare. Perturbarea mesajului transmis poate avea o asemenea intensitate, nct ntre aceasta i mesajul primit s existe diferene vizibile. Perturbaiile pot fi de natur intern factori fiziologici, perceptivi, semantici, factori interprsonali sau intrapersonali i de natur extern care apar n mediul fizic n care are loc comunicarea (poluare fonic puternic, ntreruperi succesive ale procesului de comunicare).

n procesul de comunicare, bariera reprezint orice lucru care reduce fidelitatea sau eficiena transferului de mesaj.

n funcie de caracteristicile pe care le au, barierele pot fi clasificate n bariere de limbaj, bariere de mediu, bariere datorate poziiei emitorului i receptorului, bariere de concepie.

Doctor Leonard Saules, de la Grand School of Busuness, Universitatea Columbia, considera c n procesul de comunicare pot interveni urmtoarele bariere:

Bariere de limbaj:

aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru diferite persoane;

cel care vorbete i cel care ascult se pot deosebi ca pregtire i experien;

starea emoional a recptorului poate deforma ceea ce acesta aude;

ideile preconcepute i rutina influeneaz receptivitatea;

dificultile de exprimare;

utilizarea unor cuvinte sau expresii confuze.

Bariere de mediu:

climatul de munc necorespunztor (poluare fonic ridicat);

folosirea de supori informaionali necorespunztori;

climatul locului de minc poate determina angajaii s-i ascund gndurile adevrate pentru c le este fric s spun ceea ce gndesc.

Poziia emitorului i receptorului n comunicare poate, de asemenea, constitui o barier datorit:

imaginii pe care o are emitorul sau receptorul despre sine i despre interlocutor;

caracterizrii diferite de ctre emitor i receptor a situaiei n care are loc comunicarea;

sentimentelor i inteniilor cu care interlocutorii particip la comunicare.

O ultim categorie o constituie barierele de concepie, acestea fiind reprezentate de:

- existena presupunerilor;

- exprimarea cu stngcie a mesajului de ctre emitor;

- lipsa de atenie n receptarea mesajului;

- concluziile grbite asupra mesajului;

- lipsa de interes a receptorului fa de mesaj;

- rutina n procesul de comunicare.

Dei mbrac diferite forme, constituind reale probleme n procesul de comunicare, barierele nu sunt de neevitat, existnd cteva aspecte ce trebuie luate n considerare pentru nlturarea lor:

planificarea comunicrii;

determinarea precis a scopului fiecrei comunicri;

alegerea momentului potrivit pentru efectuarea comunicrii;

clarificarea ideilor naintea comunicrii;

folosirea unui limbaj adecvat.

BIBLIOGRAFIE SELECTIVA :

1. Emanuel Albu, Cristiana Ecaterina Banu, Traian Popescu si Bogdan Georgescu, Drept administrativ - Partea I, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucuresti, 2008

2. Emanuel Albu, Cristiana Ecaterina Banu, Traian Popescu si Bogdan Georgescu, Drept administrativ - Partea aII-a, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucuresti, 2008

3. Ioan Alexandru, Mihaela Crusan, Ilie Gorjan, Ivan Vasile Ivanoff, Cezar Corneliu Manda, Alina-Livia Nicu, Crina Rdulescu, Ctlin Silviu Sraru, Dreptul administrativ n Uniunea European, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 2007

4. Emanuel Albu, Drept administrativ si stiina administraiei, Partea I, Editura Fundaiei Romnia de Mine,Bucuresti, 2005

5. Emanuel Albu, Drept administrativ si stiina administraiei, Partea aII-a, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucuresti, 2006

6. Ioan Alexandru, Drept administrativ european, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 2005

7. Gheorghe Bic, Adriana Belu, Mariana Ciocoiu, Paul Rotaru, Drept administrativ si stiina administraiei, Note de curs, Editura Sitech,Craiova, 2005

8. Ioan Santai, Drept administrativ si stiina administraiei, vol.I, Editura Risoprint, Cluj-Napoca, 2004

12. Ioan Alexandru, Administraia public. Teorii. Realiti. Perspective., Editura Lumina Lex, Bucuresti, 2001

13. Antonie Iorgovan, Tratat de drept administrativ, Ediia a IV-a, Editura All Beck, Bucuresti, 2005

15. Ioan Santai, Drept administrativ si stiina administraiei, vol.II, Editura Risoprint, Cluj-Napoca, 2005

16. Dacian Cosmin Dragos, Legea contenciosului administrativ. Comentarii si explicaii, Editura All Beck, Bucuresti, 2005

18. Dana Apostol Tofan, Drept administrativ, volumul II, Editura All Beck, Bucuresti, 2004

19. Rodica Narcisa Petrescu, Drept administrativ, Editura Accent, Cluj-Napoca, 2004

20. Ion Corbeanu, Drept administrativ, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 2002 21.Viorel Miulescu, Comunicarea in administratia publica, Fundatia Romania de Maine, Bucuresti

22.Viorel Miulescu, Relatii publice note de curs, Fundatia Romania de Maine, Bucuresti, 2014

Viorel Miulescu, Comunicarea in administratia publica, Fundatia Romania de Maine, Bucuresti, p.33-50

Viorel Miulescu, Relatii publice note de curs, Fundatia Romania de Maine, Bucuresti, 2014

6