Cap

Cap.2. MANAGEMENTUL SI DEZVOLTAREA AFACERIIa) Legislatia afacerilor (Cadrul legislativ al dezvoltarii afacerilor)Oricare ar fi afacerea ce urmeaza a fi dezvoltata, cunoasterea legislatiei specifice este absolut necesara si utila, pentru ca:

evitand nerespectarea legii specifice, evitati foarte multe probleme si necazuri

actionand in concordanta cu legea, actionati si in interesul dvs. fiind permanent la curent cu actele normative ce reglementeaza domeniul de activitate care va priveste, ocoliti amenzile si penalitatile datorate nerespectarii legiiPrincipalele reglementari privind afacerile sunt:

1. Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 1.066 din 17 noiembrie 2004, cu modificarile si completarile ulterioare.

2. Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 44 din 16 aprilie 2008 privind desfasurarea activitatilor economice de catre persoanele fizice autorizate, ntreprinderile individuale si intreprinderile familiale, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 328 din 25 aprilie 2008.

3. Legea nr. 26/1990 privind registrul comertului, cu modificarile si completarile ulterioare, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 49 din 04 februarie 1998.

4. Legea nr. 82/1991 a contabilitatii, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 48 din 14 ianuarie 2005, cu modificarile si completarile ulterioare.

5. Legea nr. 571/2003 privind codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, publicatainMonitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 927 din 23 decembrie 2003.

6. Ordinul nr. 601/2002 privind actualizarea clasificarii activitatilor din economia nationala CAEN, publicatinMonitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 908 din 13 decembrie 2002.

7. Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 195/2005 privind protectia mediului, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 1.196 din 30 decembrie 2005, cu modificarile si completarile ulterioare.

8. Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale (Republicare), publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 75 din 21 ianuarie 2005, cu modificarile si completarile ulterioare.

La aceste reglementari se adauga si altele, ca de exemple cele care reglementeaza materia inregistrarii si functionarii comerciantilor, relatiile de munca, falimentul, suspendarea, dizolvarea si lichidarea comerciantilor, s.a.

b) Formele si tipologia antreprenoriatuluiCele mai frecvente forme de antreprenoriat sau munc pe cont propriu sunt: formele de activitate comercial cu licent sau forma companiilor comerciale. Principala diferent ntre cele dou forme este c un comerciant (persoan fizic) face afaceri pe cont propriu si are nevoie de autorizatie comercial, n timp ce o companie (persoan juridic) face afaceri n contul companiei, adic pentru patronul/ patronii si. n acest caz va fi nevoie de autorizatia comercial a fondatorului/ fondatorilor si de un contract legal ncheiat de acestia.

Activitti cu autorizatie comercialO activitate cu autorizatie comercial este cea mai simpl modalitate de a ncepe o afacere. Trebuie solicitat o autoriztie comercial care s confere dreptul de a face afaceri ntr-un anumit domeniu. Exist diferite cerinte pentru fiecare tip de activitate comercial (toate necesit probitate):

a. Comert liber - nu este necesar o calificare specific, ci numai un extras de cazier judiciar (aceste activitti includ, de exemplu, activitatea obisnuit de vnzare sau activitti intermediare diverse).

b. Activitti mestesugresti: este necesar ucenicia sau alte cursuri specifice de nvtmnt si pregtire profesional sau 6 ani de experient n activittile sau ocupatiile respective (exemplu: tmplaria, fierria, activittile mecanice, zidria, tinichigeria, serviciile cosmetice).

c. Activitti reglementate: pe lnga calificrile adecvate exist cerinte suplimentare definite n diverse regulamente (exemplu: contabilitatea, montajul, repararea si controlul aparatelor electrice, productia chimic, optic, serviciile de masaj, consilierea psihologic etc.).

Tipurile de activitti enumerate mai sus se numesc activitti nregistrate. Solicitantul care ndeplineste cerintele specifice depune documentele relevante la registrul comertului, care elibereaz licenta comercial.

d. Concesionri: pentru acestea sunt definite cerinte (inclusiv calificri) prin legi si regulamente. n plus, pe lnga nmatriculare, solicitarea necesit aprobarea din partea unei anume autoritti administrative de stat (exemplu: pentru schimbul valutar, Banca National). n cazul n care aprobarea este acordat, solicitantul primeste, pe lng licenta comercial, asa-numita concesionare. Printre exemplele de concesionari se numr: productia, repararea, vnzarea si utilizarea de arme, furnizarea de servicii de comunicatii, servicii de taximetrie etc.

Antreprenoriatul n forma societatilor comercialen cazul n care costurile de ncepere a afacerii sunt mari, exist posibilitatea ca mai multe persoane s nfiinteze o societate comercial. Tipurile de astfel de societti sunt reglementate n Romnia prin Legea nr. 31 din 16/11/90 privind societtile comerciale.

Conform acestei legi societtile comerciale se pot constitui n una din urmtoarele forme: societate n nume colectiv, societate n comandit simpl, societate n comandit pe actiuni, societate pe actiuni, societate cu rspundere limitat. De prezenta lege pot beneficia: ntreprinderile mici si mijlocii cu capital integral privat, care au maxim 250 de angajati si nu detin mai mult de 25% din capitalul social.

Cea mai frecvent form de societate comercial ntlnit este societatea cu rspundere limitat (SRL). Fiecare partener este obligat s fac o depunere de capital de baz, din care vor putea fi pltite datoriile sau alte angajamente financiare n cazul lichidrii societtii. Acesta este motivul pentru care rspunderea este limitat: societatea este rspunztoare numai n limita capitalului de baz. Partenerii ncheie contractul de parteneriat care mentioneaz, printre altele, suma investit de ctre fiecare partener si modul n care se va face distribuirea profitului comun. O asemenea societate cu rspundere limitat poate fi de asemenea nfiintat de ctre un singur partener.

Tipologia formelor mediului antreprenorialTabloul economiei contemporane prezint o mare diversitate de ntreprinderi si structuri ale acestora, cu dimensiuni, roluri si caracteristici mult diferite, astfel:- ntreprinderi specifice unor moduri de productie precapitaliste si formule ale viitorului; - ntreprinderi care nu au salariati, fiind o alt formul organizatoric si juridic a locului de munc si ntreprinderi cu sute de mii de salariati; - ntreprinderi care nu au sediu distinct de locuinta patronului si ntreprinderi care au sedii cu multe nivele n marile metropole; - ntreprinderi care folosesc tehnologii primitive si cele n care robotii industriali nlocuiesc n mare msur munca oamenilor.

Criterii de clasificare a ntreprinderilor:a. Dup modul de productie se disting: - ntreprinderi de tip precapitalist (exploatri agricole traditionale, activitatea mestesugarilor independenti); - ntreprinderi de tip capitalist (ex: societatea pe actiuni); - ntreprinderi de tip postcapitalist (ex: cooperativele).

b. Dup forma de proprietate se diferentiaz: - ntreprinderile aflate n proprietate privat; - ntreprinderile proprietate de stat (sau public); - ntreprinderile n proprietate de grup cooperatist; - ntreprinderile cu un regim combinat al proprietii.

c. Dup natura juridic:- ntreprinderi individuale; - societti comerciale: de persoane si de capitaluri.

d. Dup mrime (estimat dup numrul de personal, cifra de afaceri, capitalul social):- ntreprinderi mici;- ntreprinderi mijlocii;- ntreprinderi mari.

e. Dup gradul de specializare (diversitatea activittilor): - ntreprinderi strict specializate (pe un produs sau pe o anumit tehnologie); - ntreprinderi specializate (cteva produse sau tehnologii nrudite); - ntreprinderi generale (nespecializate) cu obiect larg de activitate n mai multe ramuri.

f. Dup obiectul de activitate (activittile realizate, dup clasificarea uzual oficial): - ntreprinderi de productie;- ntreprinderi de comert;- ntreprinderi de servicii.

g. Dup sectorul economic n care poate fi ncadrat ntreprinderea: - ntreprinderi din sectorul primar (agricultur, pescuit, exploatare forestier, industrie extractiv); - ntreprinderi din sectorul secundar (industrie prelucrtoare); - ntreprinderi din sectorul tertiar (distributie, bnci, asigurri, transport, formare profesional, servicii pentru populatie).

h. Dup natura tehnologiei si seria de fabricatie: - ntreprinderi care realizeaz unicate si serii mici; - ntreprinderi care produc n serii mari si foarte mari.

i. Dup aria de activitate: - ntreprinderi cu arie activitate local (un oras sau o zon din acesta, un sat); - ntreprinderi cu arie activitate regional (o parte din tar, mai multe judete); - ntreprinderi cu arie de activitate national; - ntreprinderi cu arie de activitate transnational sau mondial.

c) Managementul Proiectelor (initiere) Conceptul de proiect

Proiectele le intalnim in aproape toate aspectele vietii economico-sociale, dar si in viata noastra de zi cu zi. Ele se aplica, cu diferite grade de complexitate, in aproape orice activitate, atat in mari corporatii si organizatii, cat si in propria afacere. Proiectul este o activitate temporara intreprinsa pentru realizarea unui scop unic.

Cand definesti un proiect trebuie sa te gandesti la o activitate care are un termen final, care implica resurse, care are un buget pentru realizarea scopului proiectului si pentru care poti stabili cum sa fie rezultatul final. Un proiect implica un anumit numar de persoane, care efectueaza o serie de activitati intercorelate, coordonate si controlate, cu caracter inovational, avand constrangeri de timp, resurse si cost, in vederea obtinerii cu succes a unor rezultate complexe, necesare pentru atingerea unor obiective clar definite.

Principalele caracteristici ale unui proiect sunt :

Proiectul este temporar

Proiectul are un inceput si un sfarsit. De regula el se termina cand scopul proiectului a fost atins. Uneori insa, el se poate termina daca termenul a fost deja depasit, cand lichiditatile s-au terminat sau cand devine clar ca scopul sau nu poate fi realizat. Indiferent de scopul proiectului, in mod normal, rezultatul final al proiectului este sa creeze ceva care trebuie sa reziste in timp, dupa terminarea proiectului, mai mult decat perioada de realizare a proiectului. Deci temporar este numai proiectul, nu si ceea ce se livreaza la terminarea lui.

De exemplu, pentru organizarea unui picnic, logistica, invitatiile, coordoarea bucatarilor pot sa dureze cateva luni, insa picnicul poate dura numai cateva ore. Desi picnicul ca eveniment (proiect) este temporar, amintirile si buna dispozitie create de picnic ar putea dura o viata.

Echipele de proiect sunt si ele temporare, uneori chiar mai temporare decat proiectul, insa de regula se mentin cat dureaza proiectul. Proiectul are un scop bine definit. Proiectul necesita resurse, de regula din mai multe domenii de activitate Resursele se refera de obicei la forta de munca, la materiale, instrumente, echipamente, la resurse financiare, etc. In multe situatii, pentru a-si realiza obiectivul, un proiect depaseste limitele unui singur departament dintr-o organizatie.

Un proiect are mai multi stakeholderi (parti implicate, interesate, afectate de proiect), printre care si un sponsor sau client principal

Proiectul implica intotdeauna un grad de risc si de incertitudine.

Fiecare proiect este unic si de multe ori este foarte dificil de definit clar obiectivele, durata, costurile. In principal orice proiect are trei limitari principale, care alcatuiesc restrictia tripla sau triunghiul de fier al proiectului, respectiv : aria de acoperire(scopul), timpul, costurile.

Pentru finalizarea cu succes a unui proiect trebuie luate in calcul simultan si tinute intr-un anumit echilibru toate aceste restrictii, care se afla insa , de cele mai multe ori in conflict.

Pe langa cele trei restrictii principale, mai exista si alte elemente de luat in calcul, dintre care, cel mai important este calitatea unui proiect. Sponsorul proiectului, membrii echipei de proiect sau alti stakeholderi pot avea perspective diferite asupra proiectului, de la inceput sau pe masura ce acesta avanseaza. Datorita multiplelor incertitudini care apar in proiecte si competitiei pentru resurse, multe proiecte nu se termina in timpul prevazut, nu se incadreaza in costuri sau produsul/ rezultatul nu este cel planificat.

Proiectul creaza produse, servicii sau rezultate unice Proiectele sunt unice; fiecare proiect este diferit de oricare altul realzat anterior, chiar daca modalitatea de abordare este aceiasi si chiar daca se urmareste acelasi rezultat, pentru ca exista factori unici in cadrul fiecarui proiect, ca de exemplu timpul necesar, stakeholderii implicati, mediul in care se desfasoara proiectul, cai, modalitati si instrumente folosite etc. Desi pare oarecum curios, chiar daca o organizatie face continuu acelasi tip de proiect, toate proiectele ei sunt unice.

Elaborarea progresiva a unui proiect

Toate proiectele au la baza un concept, un concept de a crea un produs sau un serviciu nou si aceasta implica o larga viziune asupra a ceea ce va fi rezultatul final al proiectului. Pentru a ajunge la acest rezultat final este necesara o elaborare progresiva, respectiv proiectarea dezvoltarii in pasi, care sa cresca continuu. De exemplu se porneste de la scopul proiectului, care se descompune in WBS ( work breakdown structure), din care se face o lista a activitatilor s.a.m.d.

Pe de alta parte, pe masura ce un proiect se implementeaza, nevoile initiale din etapa de pornire a proiectului sunt revazute si monitorizate. Intelegerea completa a nevoilor si abilitatea de a satisface aceste nevoi rezulta din elaborarea progresiva, care este un proces destinat sa contribuie la realizarea corecta si completa a obiectivelor proiectului. Acest lucru este evidentiat si de felul in care se completeaza si se sprijina reciproc procesele de planificare si executare ale proiectului. Un exemplu in acest sens o reprezinta chiar procesul de creare a WBS, care incepe de la viziunea proiectului, care va fi prelucrata pentru a crea scopul proiectului si apoi, din nou, se va extinde in WBS, si tot asa mai departe.

Procesul de elaborare progresiva a proiectului implica o trecere a componentelor proiectului din una in alta, pana a ajunge la o structura finala, care este Planul proiectului.

Proiecte v/s activitati operationale

In unele organizatii intreaga activitate se desfasoara numai pe baza de proiecte, pe cand in altele proiectele sunt rare. Intre proiecte si operatiuni exista in multe cazuri o linie foarte subtire de separatie si adesea acestea se intrepatrund din punct de vedere al functiunii, ca de exemplu urmatoarele aspecte, care se regasesc atat in cazul proiectelor, cat si al operatiunilor:

Amandoua implica personal (angajati)

Ambele dispun, de regula, de resurse limitate: oameni, bani

Ambele sunt proiectate, executate si conduse de un responsabil

De multe ori proiectele sunt confundate cu sarcinile obisnuite de business ale organizatiei: marketing, vanzari, productie s.a. Ceea ce face un proiect diferit fata de alte operatiuni este faptul ca are o data limita de sfarsit si ca este unic in comparatie cu celelalte activitati din organizatie. Cum poate o campanie de direct-mail catre toti clientii organizatiei, existenti in baza de date, sa fie considerata un proiect ? Raspunsul este afirmativ daca organizatia nu a mai desfasurat o astfel de activitate pana atunci si nici nu are un departament intern care sa execute o astfel de activitate in mod regulat.

Alte exemple asemanatoare de proiecte:

Proiectarea unui nou produs sau serviciu

Trecerea de la o aplicatie IT la alta

Construirea unui nou depozit

Mutarea dint-o locatie in alta

Organizarea unei campanii publicitare Proiectarea si construirea unui nou avion

Rezultatele finale ale unui proiect pot da nastere unor activitati operationale. Construirea unui nou prototip de avion poate fi un proiect (desi temporar, fiind foarte complex si cu multe reglementari de indeplinit, poate dura foarte mult pana se finalizeaza), insa constructia in serie, marketingul produsului, logistica vanzarilor, constituie operatiuni in cadrul businessului.

Companiile unde se lucreaza numai pe proiecte sunt probabil acelea in care se executa proiecte pentru alte companii. Odata ce proiectul este finalizat, echipa trece la un alt proiect si la alte activitati, pe cand angajatii care lucreaza la linia de asamblare a avioanelor nu au un orizont de terminare a activitatii lor si vor continua sa construiasca avioane atata timp cat va exista cerere pentru produs.

Factori care pot determina un proiect

O oportunitate bazata pe conditiile din piata. Cresterea vanzarilor este asa de mare ca se impune implementarea unei noi aplicatii soft privind comenzile si vanzarile

Aparitia unor nevoi speciale in cadrul firmei. Ex.Computerele sunt foarte vechi, asa ca se lanseaza un proiect pentru inlocuirea lor si pentru standardizarea aplicatiilor soft Clientii. Multe organizatii, de ex. firme de IT, de constructii, de proiectare si arhitectura, executa proiecte pentru altii, la comanda. Tehnologia. Schimbarea atat de rapida a tehnologiilor impune, aproape constant, noi proiecte tehnice in cadrul unei organizatii.

Legile si reglementarile. Aparitia unor noi legi si reglementari poate determina, in anumite domenii, aparitia unor noi proiecte ( ex. reglementari privind confidentialitatea datelor personale, sau in domeniul farmaceutic, al protectiei consumatorului, privind protectia mediului, in domeniul sanatatii si securitatii in munca etc.).Standardele sunt orientative, insa reglementarile sunt obligatorii

Managementul Proiectelor

Managementul Proiectelor reprezinta mecanismul de supraveghere si control al activitatilor necesare pentru indeplinirea viziunii proiectului, reprezinta modul de aplicare a cunostintelor, aptitudinilor, instrumentelor si tehnicilor necesare asupra activitatilor proiectului, pentru atingerea scopului acestuia.

Managementul proiectului se defineste ca un proces de planificare, organizare si conducere a

activitatilor si resurselor unui proiect cu scopul de a ndeplini obiective bine definite care au n mod uzual restrictii de timp, resurse si cost. Activitatea se defineste ca o actiune caracterizata prin parametrii de nceput si de sfrsit. ndeplinirea activitatilor este importanta pentru ndeplinirea proiectului. Proiectul este compus din mai multe activitati ordonate.

Resursele se definesc ca personalul uman, echipamentele si materialele utilizate pentru realizarea activitatilor proiectului si, respectiv, a proiectului.

Obiectivele se caracterizeaza drept criterii cuantificabile care trebuie luate n considerare si ndeplinite ca un proiect sa aiba succes. Obiectivele trebuie sa includa cel putin urmatorele elemente masurabile: cost, calitate, termen. Elementele greu cuantificabile ale unui proiect precum satisfactia clientului sau cresterea calitatii vietii cresc riscul ca proiectul sa nu le poata satisface.

Restrictiile reprezinta factori care limiteaza optiunile echipei de management a proiectului. Cel mai adesea, un buget predefinit este o restrictie care limiteaza scopurile echipei de management, structura echipei de management si optiunile de urmarire a proiectului.

Cele mai multe proiecte au caracteristici comune precum descompunerea proiectului n activitati usor de condus, urmarirea activitatilor, comunicarea n cadrul echipei de proiect si desfasurarea activitatilor n scopul realizarii progresive a proiectului.

Toate proiectele au de obicei trei etape majore:

conceptia planului proiectului;

desfasurarea(implementarea) si managementul proiectului;

finalizare proiectului. Cu ct aceste trei etape sunt de succes, cu att creste sansa ca proiectul sa fie de succes.

Managementul proiectului are rolul de a dirija desfasurarea acestuia de o asemenea maniera nct sa mentina, n orice moment, echilibrul dintre exigentele (specificatiile), de regula contradictorii, legate de cei trei factori caracterisitici ai proiectului: calitate, buget si termen de realizare tinnd cont de resurse, de performantele cu tehnologia necesara n cadrul unor relatii foarte bune cu clientii sau beneficiarii proiectului.

Asigurarea succesului proiectului nseamna realizarea unui produs / serviciu performant, n conditii de eficienta (costuri reduse), care sa fie oferit clientului n ct mai scurt timp (termen scurt de raspuns).

Echipa de proiect desfasoara activitati pentru ducerea la indeplinire a proiectului, in timp ce Managerul de Proiect programeaza, planifica, monitorizeaza si controleaza diferitele sarcini ale proiectului. Acesta trebuie sa se implice active in implementarea proiectului.

In cadrul Managementului de Proiect trebuie avute in vedere mai multe elemente cheie, ca de exemplu: Stakeholderii, Domeniile de expertiza, Instrumente si Tehnici specifice.

Stakeholderii proiectului sunt persoane implicate sau afectate de activitatile proiectului si includ, printre altii sponsorul, echipa de proiect, personalul auxiliar, clientii, utilizatorii, furnizorii, voluntarii si activistii sociali, concurentii s.a. Asteptarile celor implicati sunt foarte importante, atat in faza initiala a proiectului, cat si pe parcursul derularii acestuia. Managerii de Proiect de success sunt printre cei care reusesc sa dezvolte relatii bune cu stakeholderii proiectului si care se asigura ca nevoile si asteptarile acestora sunt indeplinite.

Domeniile de expertiza ale proiectului sunt in numar de noua, si anume:

Managementul Integrarii Influenteaza si este influentat de toate celelalte domenii de expertiza. Se concentreaza pe crearea schemei generale a proiectului, a scopului si a unui plan viabil de proiect. Cand proiectul se afla in derulare Managementul Integrarii asigura monitorizarea si controlul activitatilor.

Managementul Scopului ( Ariei de acoperire) Se preocupa de planificarea, crearea,protectia si indeplinirea scopului proiectului. Una dintre cele mai importante activitati ale Managementului de Proiect are loc in acest domeniu, respectiv crearea Work Breakdown Structure.

Managementul Timpului Este crucial pentru succesul proiectului. Acest domeniu acopera activitatile, caracteristicile acestora si cum se incadreaza in graficul proiectului.

Aici se definesc activitatile echipei de proiect, cum se deruleaza secvential si se determina durata proiectului Managementul Costului Se refera la constrangerile pe care le presupune costul si priveste planificarea, estimarea, bugetarea si controlul costurilor. Managementul costurilor este strans legat de managementul timpului si de managementul calitatii. Orice presiune asupra acestora duce automat la cresterea costurilor. Managementul Calitatii La ce bun un proiect realizat la timp daca nu-si indeplineste scopul, sau activitatile sunt defectuoase sau rezultatul final este un fiasco. Acest domeniu de expertiza se axeaza pe planificarea, asigurarea si controlul calitatii, pe etape si pe ansamblul proiectului. Managementul Resurselor Umane Se axeaza pe planificarea organizationala, selectarea si recrutarea de personal si pe dezvoltarea echipei de proiect, Se refera la gasirea si atragerea oamenilor care sa faca parte din echipa de proiect, la dezvoltarea acestei echipe si la conducerea si orientarea membrilor echipei catre obtinerea de rezultate pentru proiect Managementul Comunicarii Intrucat cca.90% din timpul managerului de proiect se consuma pe comunicare, acest domeniu are si el un rol important si defineste cum se realizeaza comunicarea, ce si cum se comunica cu stakeholderii, cum se planifica comunicarea in cadrul proiectului Managementul Riscului Toate proiectele au riscuri si incertitudini. Acest domeniu se concentreaza pe planificarea, analiza, monitorizarea si controlul riscului. Sunt necesare analize cantitative si calitative pentru prevederea cat mai completa a riscurilor proiectului. Pe masura ce proiectul evolueaza trebuie sa se monitorizeze sis a se reactioneze la riscurile identificate conform celor planificate. Managementul Achizitiilor Se preocupa de procurarea de bunuri si servicii pentru desfasurarea activitatilor in cadrul proiectului, pana la inchiderea acestuia. Acopera toate actiunile de afaceri pentru asigurarea achizitiilor, procesul de achizitii, selectarea furnizorilor, negocierea si incheierea contractelor de achizitii.Aceste domenii de expertiza sunt legate unele de altele si ceea ce se intampla intr-un domeniu afecteaza ceea ce se intampla in celelalte. Managementul Integrarii Proiectului coordoneaza toate aceste evenimente care au loc in diferite domenii de expertiza.

Instrumentele si tehnicile de managementul proiectelor Ajuta managerii de proiect si echipele pe care acestia le conduc sa realizeze proiectul din punct de vedere calitativ, al ariei de acoperire, al timpului si costului. Alte instrumente, ajutatoare, sunt importante pentru indeplinirea sarcinilor legate de managementul reurselor umane, al comunicarii, al riscurilor s.a. Instrumentele software de managemntul proiectelor ajuta procesele de management in toate ariile de expertiza.

Desi exista relativ multe instrumente, tehnici si metode de management de proiect, nu se poate garanta, totusi, succesul tuturor proiectelor. Ceea ce poate functiona bine pentru un proiect, poate sa esueze pentru un altul. Managementul Proiectului este o disciplina foarte extinsa si complexa, iar managerii de proiect trebuie sa se perfectioneze continuu, sa isi dezvolte continuu cunostintele si aptitudinile in aceasta directie.

Succesul unui proiect este definit de mai multi termeni, fiind o notiune complexa, care pe langa factori de natura tehnica (timp, cost, scop) trebuie sa ia in considerare si calitatea proiectului, impactul realizarii proiectului asupra organizatiei si a mediului extern, precum si factori sociali (impactul asupra comunitatii, asupra indivizilor, asupra culturii organizationale etc).

Un proiect de succes ar trebui sa urmareasca urmatoarele aspecte:

Terminarea in timpul alocat

Terminarea in costurile bugetate

Terminarea conform specificatiilor initiale

Terminarea cu acceptarea din partea utilizatorilor clientilor sau sponsorului

Terminarea cu schimbari minime sau deloc a ariei de acoperire a proiectului

Terminarea fara a afecta buna functionare a organizatiei.

Domeniile de aplicare ale Managementului Proiectelor

Managementul Proiectelor se aplica in diferite domenii, insa modul de abordare al Managementului Proiectelor este acelasi. Exemple ale ariilor de aplicare pot fi constructiile, tehnologia informatiilor, industria, etc. Fiecare dintre aceste aplicatii sunt abordate total diferit fata de oricare alta, avand caracteristici specifice si discipline diferite.

Grupele de procese ale proiectului

Cele cinci grupe de procese sunt identice ca denumire cu cele cinci faze ale proiectului.Procesele de initiere include actiuni ce trebuie realizate pentru a incepe proiecte sau faze ale proiectelor. Acum se definesc nevoile corespunzatoare proceselor de afaceri ale proiectului, se stabileste cine este sponsorul proiectului si cine este managerul de proiect si se initiaza activitatile pentru a se asigura ca munca va fi finalizata, acceptata de client, echipa de proiect va realiza documentatia si se vor aloca resursele necesare.

Organizatia recunoaste ca are un nou proiect prin realizarea unei analize a stakeholderilor, realizarea unui document ce contine cerinte si conditii si prin realizarea unui studiu de fezabilitate.

Principalele rezultate ale procesului de initiere sant :

crearea unei descrieri a proiectului,

selectarea unui manager de proiect.

Descrierea proiectului este un document scris care aloca resursele necesare proiectului si care traseaza responsabilitatile pentru proiect.

Descrierea proiectului are doua parti principale:

detalierea motivului pentru care proiectul se va desfasura, legat de strategia organizatiei.

numirea managerului de proiect.

Acest document nu este creat de fiecare data cind se initiaza un proiect, in special in cazul proiectelor de dimensiuni mici.

Managementul proiectelor este astfel conceput incat sa incheie un proiect cu o anumita specificatie, la timp si in limitele bugetului disponibil, utilizind numai resursele alocate prin plan si evitand aparitia unor daune serioase sau pierderea timpului datorita unor accidente sau disfunctionalitati.

Pentru aceasta Managementul proiectelor are nevoie de : un bun manager de proiect, care sa fie un bun leader si sa aibe cunostinte tehnice, o analiza anticipata si amanuntita a elementelor necesare finalizarii proiectului, o procedura de modificare bine planificata si structurata, un studiu de fezabilitate a proiectului , elaborat inaintea planificarii.

Procesele de planificare includ crearea si mentinerea unei discipline de lucru pentru a indeplini nevoile aferente proceselor de afaceri ale proiectului. Planurile de proiect definesc domeniile de expertiza care au legatura cu proiectul la un anumit moment.

Planurile stabilesc:

sfera de activitate a proiectului,

programul activitatilor si persoanele care le vor efectua,

costurile,

resursele necesare.

Rezultatele cheie ale proceselor de planificare cuprind:

realizarea unui work breakdown structure,

realizarea programului proiectului,

specificarea bugetului proiectului.

Planificarea este deosebit de importanta pentru orice proiect; astfel incadrarea proiectului in tripla sa restrictie : timp, arie de acoperire si costuri depinde in mare masura de planificare. Planificarea nu se face treptat si nici nu apare in timpul derularii proiectului ci intotdeauna inainte de inceperea proiectului, prevenind astfel aparitia de modificari ulterioare.

Planificarea presupune utilizarea de catre managerul de proiect a unor metode si tehnici ale managementului proiectelor pentru a controla planul proiectului.

Faza de initiere a unui proiect este strins legata de faza de planificare. In aceasta faza de initiere-planificare managerul de proiect trebuie sa elaboreze o serie de documente cheie pentru proiect. Pe linga documentul de descriere a proiectului se intocmeste si specificatia privind aria de acoperire, care include toate procesele privind doar munca necesara pentru finalizarea cu succes a proiectului.

Exista doua tipuri de arii de acoperire:

aria de acoperire a proiectului, data de munca ce trebuie efectuata pentru a obtine rezultatul

(livrabilele) proiectului.

aria de acoperire a produsului determina caracteristicile si functionalitatile rezultatului proiectului.

Aria de acoperire defineste scopul principal, produsul sau serviciul unic pe care clientul / sponsorul il asteapta ca rezultat al proiectului.

Procesele de executie includ coordonarea oamenilor si a altor resurse in scopul aplicarii planurilor si realizarii produselor sau livrabilelor unei anumite faze a proiectului. De exemplu:stabilirea echipei de proiect, asigurarea calitatii proiectului, distributia informatiei, realizarea muncii efective. Principalul rezultat al acestui proces este furnizarea muncii efective necesare realizarii proiectului.

Procesele de control asigura ca se ating obiectivele proiectului prin monitorizarea si masurarea activitatilor comparativ cu planul, adoptarea de actiuni corective acolo unde este cazul. De exemplu evaluarea situatiei si evolutiei proiectului, determinarea schimbarilor daca este cazul, analiza si gestionarea lor. Rezultatul ideal al controlului este finalizarea cu succes a proiectului prin livrarea a ceea ce s-a stabilit in privinta sferei de activitate, timp, costuri, calitate.

Procesele de inchidere cuprind formalizarea acceptarii de catre sponsor a fazei sau proiectului si ducerea acestuia la bun sfirsit, arhivarea dosarelor de proiect. Echipa de proiect lucreaza pentru a obtine aprobarea produsului final. Rezultatele cheie sint acceptarea formala a muncii si crearea de documente de inchidere, precum auditul/ revizia proiectului si raportul lectiei invatate.

d) Accesarea fondurilor europene; Finantari nerambursabileCerinte obligatorii pentru aplicatiile aferente proiectelor cu finantare din Fondurile Structurale si de Coeziune

Proiectele trebuie:

1. sa fie in conformitate cu domeniul major de interventie (DMI)

2. sa aiba identificat clar grupul tinta

3. sa aiba obiective clare, realiste si realizabile

4. sa aiba rezultate clare

5. sa demonstreze ca rezultatele sunt realizabile in perioada de timp si cu resursele stabilite

6. sa aiba promotori eligibili

7. sa aiba activitati eligibile

8. sa aiba costuri eligibile

9. sa contina toate componentele demonstrate a fi necesare unui proiect de succes

10. sa contina o evaluare realista a asteptarilor si dorintei de colaborare a partilor interesate

11. sa contina o evaluare realista a asteptarilor beneficiarilor si a dorintei acestora de a se implica

12. sa contina un mecanism de implementare care sa fie realist, iar resursele sa fie alocate eficient

13. sa aiba la baza principiile parteneriatului

14. sa aiba standarde clar stabilite

15. sa contina indicatori masurabili si instrumente de monitorizare si evaluare stabilite si functionale

16. sa aiba un management de proiect adecvat.

Criteriile pe care proiectul trebuie sa le indeplineasca:1. Importanta cruciala a domeniului de interventiePrin Fondurile Structurale si de Coeziune (FSC), Autoritatea de Management(AM) doreste sa obtina rezultate concrete. Tipurile de rezultate eligibile pentru finantare trebuie descrise in interventie. Interventia trebuie sa indice foarte clar ce anume este necesar.

2. Definirea clara a problemei ce se doreste a fi rezolvataToate proiectele FSC trebuie sa inceapa cu o definire clara a problemei descoperite in regiune. Aceasta trebuie formulata clar si trebuie sa fie o problema vizata de interventie. Obiectivul proiectului trebuie sa fie in legatura cu problema si, de asemenea, cu interventia. Aceasta este denumita COERENTA cu interventia.3. RezultatePrimul pas pe care trebuie sa-l indeplineasca proiectul finantat din FSC este sa se asigure ca definirea problemei este in concordanta cu interventia. Apoi, AM va analiza cine sunt beneficiarii proiectului si care sunt beneficiile lor. Aceasta inseamna ca documentul trebuie sa precizeze cine va beneficia in urma proiectului si cum. Ceea ce inseamna ca trebuie sa se porneasca avandu-se in vedere care este scopul. Beneficiarii si rezultatele pe care acestia le vor avea trebuie specificate. Rezultatele sunt diferite de output-urile proiectului. Output-urile sunt produsele proiectului.. Output-urile trebuie, de asemenea, sa fie exprimate si din punct de vedere cantitativ, calitativ si temporal, adica in termeni concreti si masurabili. Input-urile (bugetul, zile de lucru/persoana, durata, activitatile) proiectului trebuie sa fie cele care genereaza output-urile, care, la randul lor, genereaza rezultatele. Acordarea de asistenta din Fondurile Structurale si de Coeziune va avea ca cerinta ca aplicatia sa demonstreze cum functioneaza impreuna aceste lucruri:

Activitatile sau input-urile creeaza outputurile

Output-urile creeaza rezultatele

Rezultatele au un impact masurabil asupra problemei, dupa cum este specificat in obiectivul general al proiectului

Impactul asupra problemei trebuie sa fie in concordanta cu interventia.

4. Cererea (necesitatea)Asigurarea ca proiectul este cerut de potentialii beneficiari este o preconditie pentru acordarea de asistenta din FSC. Este necesara dovedirea ca potentialii beneficiari nu numai ca au nevoie de proiect, dar sunt si dornici sa participe.

5. Eficienta costurilorEficienta costurilor va fi evaluata tinand cont daca aceasta modalitatea cea mai eficienta din punct de vedere al costurilor sa abordam problema identificata? Trebuie demonstrat ca alte alternative au fost luate in considerare si ca propunerea este cea mai potrivita din punctul de vedere al eficientei costurilor. Propunerea va fi comparata cu altele, ceea ce va oferi o imagine a ceea ce inseamna eficienta costurilor in acel sector.

6. CosturiEvaluatorii proiectului vor dori sa stie:

Daca s-au identificat toate costurile?

Sunt costurile corecte?

Sunt rezonabile si s-a demonstrat eficienta costurilor pentru fiecare componenta?

7. FezabilitateFezabilitatea proiectului trebuie demonstrata. Aceasta inseamna:

Exista o cerere

Proiectul poate fi realizat

S-au luat in calcul mai multe optiuni si a fost selectata cea mai eficienta optiune din punct de vedere al costului

Costurile si beneficiile au fost definite si sunt intr-o relatie rezonabila unele cu altele

Riscurile au fost identificate si exista un plan de management al riscului

Toate aspectele de natura administrativa, inclusiv finantarea, sunt stabilite.

8. EligibilitateLegislatia europeana si cea nationala stabilesc o serie de conditii privind eligibilitatea proiectului. O parte din ele sunt doar pentru a determina contributia maxima a Fondurilor Structurale si de Coeziune privind o anumita actiune. Altele au un caracter prohibitiv clar in ceea ce priveste anumite costuri din proiect. Este importanta constientizarea acestor restrictii si este necesar sa existe o prima verificare privind acest aspect.

Sunt promotorii eligibili?

Sunt costurile eligibile?

9. RiscuriToate riscurile proiectului ar trebui identificate si trebuie sa existe un plan de rezolvare a fiecarui risc, daca acesta apare.

10. ParteneriateTrebuie demonstrat ca proiectul este depus de un promotor credibil, cu sprijinul partenerilor implicati. Sprijinul trebuie detaliat ( in ce consta si cum va fi acordat).

11. Bugetul proiectuluiEste necesara asigurarea unui buget de proiect complet, care sa arate toate costurile si intrarile de numerar. Aceasta inseamna ca o previzionare a fluxului de capital este, in general, necesara, ca si bugetul. In plus, daca proiectul va genera venituri, acestea vor fi calculate si scazute din costurile eligibile. Pentru calcularea veniturilor vezi anexa C a ghidului Analiza Cost Beneficiu al Comisiei Europene (disponibil pe acest website: http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/guides/guide_en.htm)

De asemenea, trebuie avut in vedere Documentul de lucru al CE nr. 4 -Ghid privind metodologia pentru realizarea analizei cost-beneficiu. Trebuie demonstrat ca promotorul este capabil din punct de vedere FINANCIAR sa implementeze proiectul.

Cofinantarea - Fondurile Structurale si de Coeziune nu acopera toate costurile proiectului, doar un anumit procentaj. In consecinta, promotorii proiectului vor avea nevoie si de alte surse de finantare. Ceea ce inseamna ca ei trebuie sa demonstreze exact ce alte fluxuri de capital sunt furnizate, de catre cine si cand. Vor avea nevoie de o declaratie din partea cofinantatorului demonstrand disponibilitatea bugetului.

12. NoutateaA se tine seama de faptul ca Fondurile Structurale si de Coeziune nu au fost create pentru a sustine activitati care exista deja. Ele au fost concepute pentru a sustine activitati noi, care nu s-ar dezvolta fara aceasta finantare. Acest lucru va trebui demonstrat.

13. Planul si managementul proiectuluiUnul dintre criteriile de evaluare este dovedirea clara ca promotorii proiectului au un plan al proiectului bine inchegat, care furnizeaza output-urile si rezultatele, si ca promotorul este capabil sa il implementeze. Aceasta inseamna ca planul proiectului trebuie stabilit cu acuratete, folosind grafice, aratand in special planificarea timpului. Se va verifica daca acesta este realist si realizabil. O parte cheie a evaluarii va fi legata de managementul proiectului; trebuie verificat ca managementul de proiect propus sa fie competent. In plus, trebuie demonstrat ce vor face promotorii pentru a se asigura ca tintele si termenele limita sunt atinse; cum doreste promotorul sa monitorizeze si evalueze progresul.

14. Documente suportPentru proiectele majore exista cerinte specifice prevazute in regulamentele UE. Documente precum Studiile de Fezabilitate, Analiza Cost-Beneficiu etc. trebuie incluse in aplicatiile de finantare aferente proiectelor majore.

In functie de natura proiectului, ar putea fi necesara obtinerea unei hotarari privind proprietatea asupra terenului, autorizatia de constructie, autorizatii de mediu si alte acorduri. Procedura de obtinere si timpul necesar aprobarii trebuie verificate cu autoritatile relevante si, daca este cazul, trebuie intreprinse masurile necesare. Disponibilitatea acestor autorizatii/ acorduri sau procedura pe care promotorul o are in vedere pentru obtinerea lor trebuie descrisa in planul proiectului. Daca promotorul proiectului le detine deja, documentele trebuie atasate la aplicatia de finantare.

Sursa: Infoeconomic nr. 18, 8-14 august 2007

Finantari nerambursabileFinantarile nerambursabile sunt destinate sprijinirii desfasurarii unor activitati - importante pentru anumite segmente ale societatii sau pentru dezvoltarea de ansamblu a organismului economic si social - din domenii pentru care, din cauza situatiei conjuncturale, nu exista resurse financiare suficiente accesibile in mod curent (de exemplu, reabilitarea infrastructurii in regiuni sarace, recalificare profesionala, sprijinirea dezvoltarii sectorului ONG in calitate de partener al autoritatilor publice) sau din domenii in care exista in mod traditional o nevoie de resurse financiare mai mare decat disponibilitatile (de exemplu, activitatile cu caracter social).

Etapele unui program de finantare nerambursabila: In prima etapa, finantatorul stabileste - inclusiv prin colaborare cu autoritati ale statului care va beneficia de respectivele finantari (in cazul unor programe masive de finantare, de exemplu cele ale Uniunii Europene sau cele ale Bancii Mondiale) - domeniul sau domeniile vizate si obiectivele pe care intentioneaza sa le realizeze, activitatile si beneficiarii potentiali pe care este dispus sa-i finanteze din resursele sale. In aceasta etapa este elaborata metodologia care va permite selectia prin licitatie publica de proiecte si finantarea efectiva a activitatilor care asigura indeplinirea in conditii cat mai bune a obiectivelor finantatorului.

Etapa a doua este reprezentata de licitatia de proiecte. Finantatorul lanseaza in mod public programul de finantare respectiv, oferind tuturor celor interesati un pachet informativ care contine un ghid al programului (explicand mai detaliat ce intentioneaza sa realizeze programul si ce conditii trebuie sa indeplineasca cei care vor sa incerce sa obtina resurse financiare din aceasta sursa, in particular data limita pana la care pot fi depuse proiecte in vederea participarii la licitatie, limitele minime si maxime ale sumelor care pot fi solicitate printr-un singur proiect, intervalul de timp pentru care se asigura finantarea pentru proiectele castigatoare (de exemplu, durata activitatii trebuie sa nu depaseasca 6, 12, sau 18 luni sau/si activitatile pot fi finantate numai pana la o anumita data calendaristica) si o cerere de finantare (de regula sub forma unui formular standardizat); in cazul anumitor programe de finantare, pachetul informativ include si alte documente (modelul de plan de afaceri acceptat de finantator, niveluri maxime acceptate pentru cheltuielile de natura diurnelor etc.). Solicitantii depun proiectele de activitati pentru care solicita finantari nerambursabile realizate in conformitate cu conditiile prezentate in ghidul programului.

Dupa expirarea perioadei de timp in care pot fi depuse proiectele, acestea sunt evaluate de catre comisia de evaluare constituita in etapa intai, fiecarui proiect fiindu-i acordat un anumit punctaj, functie de lista de criterii utilizata de comisie (criterii prezentate solicitantilor, de regula, in cadrul pachetului informativ). Proiectele sunt apoi ierarhizate descrescator in functie de punctajul obtinut, fiind declarate castigatoare proiectele care au obtinut punctajele cele mai mari si care solicita, in total, o suma mai mica sau egala cu bugetul total oferit de finantator pentru programul de finantare respectiv.

Cea de-a patra etapa este reprezentata de perioada de implementare a proiectelor pentru care a fost obtinuta finantarea nerambursabila.

Etapa finala este cea de evaluare.

Principalele categorii de finantatori activi in Romania sunt: Uniunea Europeana, Guvernul Romaniei, guvernele sau ambasadele unor state straine, bancile si institutii financiare internationale (de ex.: BERD, Banca Mondiala), bancile active in Romania, fundatii sau alte organizatii internationale cu statut asemanator (de ex.: Fundatia "Soros"), mari corporatii (de ex.: Microsoft, Coca-Cola).

Finantatorii urmaresc atingerea unor obiective generale (economice, sociale, culturale) prin sprijinirea financiara a activitatilor unor organizatii (firme, ONG, institutii publice etc.) sau persoane. Obiectivele si metodele acceptate de finantator pentru indeplinirea acestora trebuie foarte bine cunoscute de catre solicitantul de finantare.

e) Planul de afaceri; elaborarea unui plan de afaceri

Afacerea este o activitate cu rezultat favorabil si reprezinta de regula intentia unei persoane (fizice sau juridice) de a intreprinde anumite activitati in scopul obtinerii unui profit. O afacere trebuie bine pregatita, din timp, pornind de la ganduri, idei, proiect si necesita un plan de afaceri.Un plan de afaceri are in vedere un intreprinzator (omul de afaceri) , care isi asuma constient anumite riascuri si care vrea sa obtina profit, mai multe activitati, care consuma resurse pentru a genera profit (ideea de afacere) si un meediu in care se desfasoara aceste activitati (mediul de afaceri). Ansamblul reglementrilor i valorilor juridice, administrative, morale, etice, care alctuiesc cadrul extern de nfiinare i funcionare a firmelor ntr-o ar sau ntr-o anumit zon, reprezint mediul de afaceri corespunztor ariei respective.Planul de afaceri reprezinta un instrument intern de conducere si control a afacerii, precum si un instrument extern de comunicare cu mediul economic, care transmite celor interesati (clienti, furnizori, parteneri, finantatori) ca stiti ce aveti de facut. Planul de afaceri defineste modul de derulare a unei activitati specifice (operatiunile unei firme, sau operatiunile derulate de un singur department din cadrul firmei, etc.) pe parcursul unei perioade determinate de timp(de regula o perioada scurta sau medie de timp).

De obicei, planul de afaceri analizeaza situatia curenta a unei firme si defineste un program de activitate general, insotit de planuri operationale mai detaliate si de bugete intocmite in perioada vizata.

Planul de afaceri cuprinde toate domeniile de activitate ale firmei, dar principalele teme, chiar daca difera ca si continut de la o firma la alta, acorda cea mai mare atentie activitatii de marketing, de productie si finantelor firmei. Un business plan poate fi utilizat in numeroase scopuri foarte diverse, dar principalele obiective sunt urmatoarele:1. Exprimarea documentata a principalelor procese desfasurate de firma.2. Sustinerea unei cereri de finantare3. Precizarea unui cadru detaliat de derulare a unui proiect- actiuni specifice4. Un excelent instrument pentru managementul operational (curent) al firmei.

Un plan de afaceri trebuie sa fie concis si usor de citit. Eventualele materiale statistice si determinari cantitative trebuie incluse in forma detaliata in anexele la plan pentru a nu impovara lectura acestuia.

Cateva subiecte care trebuie prezentate in anexe in mod obligatoriu:

1. Materiale de context general care informeaza cititorul despre procesele sau conceptele specializate care sunt critice pentru plan si reprezinta mai mult decat simple definitii ale unei notiuni.

2. Caracterizari detaliate ale produselor

3. Brosuri si pliante de marketing

4. Analize financiare detaliate

5. Date personale complete (cv-uri, parcursuri profesionale)

6. Organigrame

Sinteza etapelor de parcurs pentru demararea propriuzisa a procesului de elaborare a planului:

1. Identificati prioritatile care va determina sa elaborati planul

2. Identificati cititorii potentiali ai planului, precum si interesele, nevoile, preferintele si ideile lor preconcepute

3. Schitati un cuprins al planului

4. Intocmiti o prima versiune a rezumatului

5. Ganditi-va la ce ar trebui sa contina sectiunea concluzii

6. Incepeti prin alcatuirea unei liste a punctelor tari, a punctelor slabe, oportunitatilor si amenintarilor caracteristice firmei.

Principalele elemente ale rezumatului unui plan de afaceri sunt:

1. Enuntul obiectivului planului

2. Capacitatea si competenta echipei manageriale indicand in ce mod aceasta poate asigura succesul proiectului

3. Caracteristici de baza ale produselor si serviciilor aratand calitatile lor speciale

4. Segmentele de piata ocupate de firma si factorii de competitivitate unici pe care ii detine

5. Celelalte active, puncte forte, competente si avantaje

6. Enuntul general al strategiei

7. Informatiile financiare de baza

8. Modul in care vor fi cheltuite fondurile solicitate sau care sunt aprobarile necesare pentru demararea proiectului.

Concluziile planului de afaceri reprezinta de fapt o sinteza a principalelor avantaje si dezavantaje caracteristice firmei, a facilitatilor (oportunitatilor) si riscurilor.

Elaborarea unui plan de afaceri poate parcurge urmatoarele etape:

1. Definirea activitatilor economice desfasurate de firma

2. Definirea situatiei actuale sau diagnosticul global al firmei

3. Definirea pietelor firmei, a segmentelor de piata vizate, a caracterului concurentei si a pozitiei de piata a firmei

4. Formularea obiectivelor firmei pentru perioada la care se refera planul

5. Articularea unei strategii pe termen mediu pentru atingerea obiectivelor

6. Identificarea riscurilor si oportunitatilor associate activitatii firmei

7. Precizarea masurilor de limitare a riscurilor si de exploatare a oportunitatilor

8. Detalierea strategiei in planuri de activitate

9. Estimarea veniturilor, cheltuielilor si fluxurilor de trezorerie prin articularea unui plan financiar

10. Sinteza informatiilor acumulate in documente concise si clare

11. Aprobarea planului

12. Punerea planului in aplicare

Un alt mod de abordare poate avea in vedere urmatoarele aspecte in cadrul unui plan de afaceri: -Viziune, strategie-Istoric, management, resurse umaane-Analiza pietei-Analiza costurilor de operare-Investitii necesare-Proiectii financiare-Anexe

Pentru exemplificare este prezentata o Macheta de Plan de Afaceri in Anexa 1, care poate fi utilizata pentru intocmirea unui plan de afaceri standard.Sugestii pentru elaborarea unui plan de afaceriPentru majoritatea oamenilor sintagma "plan de afaceri" inseamna un document care va fi folosit la cresterea capitalului. Intr-adevar, acesta este motivul pentru care sunt scrise majoritatea planurilor de afaceri. Datorita utilizarii sale, un plan de afaceri este legat in primul rand de finante, desi este imbogatit cu informatii, statistici si date.

Totusi, de obicei se da o importanta prea mica transformarii sale intr-un material interesant, persuasiv. Aceasta este o greseala mare din partea antreprenorului, deoarece daca planul de afaceri nu atrage atentia cititorului, este greu de crezut ca documentul va fi citit in intregime. Cu alte cuvinte, problemele cu care te confrunti atunci cand scrii un plan de afaceri sunt cam aceleasi cu care te confrunti atunci cand scrii textul unei reclame. Chiar daca ai cel mai bun produs sau serviciu din lume, nu va conta niciodata destul de mult, daca oamenii nu au motive sa doreasca sa afle mai multe.

Exista o diferenta mare intre trimiterea unui plan de afaceri catre un bancher sau catre o companie venture (cu capital de risc) si trimiterea unei scrisori de intentie catre un posibil partener necunoscut. In cazul unui plan de afaceri, cititorul doreste cu siguranta sa gaseasca o oportunitate de afaceri care sa-i poata aduce un profit mare in schimbul investitiei sale. Acesta este un motiv suficient pentru cititor sa deschida pachetul pentru a vedea ce se afla in interior. In cazul unei scrisori de intentie, posibilul partener este probabil precaut fata de ceea ce i se ofera si poate fi nevoie de o perioada de convingere pentru a tine cont de oferta.

Planurile de afaceri sunt intotdeauna mai lungi decat scrisorile de intentie (cel putin ar trebui sa fie) si a convinge pe cineva sa citeasca un document de douazeci, treizeci sau patruzeci de pagini necesita un efort mai mare decat pentru o scrisoare de intentie de doua-trei pagini. Deci, care este secretul pentru a face ca un plan de afaceri sa fie citit? Iata cateva dintre ele:

Primul - rezumatul trebuie sa fie perfect.

Acesta nu trebuie sa fie mai lung de doua pagini, cel mult trei in cazuri exceptionale. La scrierea unui plan de afaceri, rezumatul ar trebui scris ultimul. (In fond, cum se poate rezuma ceva ce nu nu a fost scris?). De obicei REZUMATUL trebuie sa contina cinci sectiuni, care nu ar trebui sa fie mai lungi de doua paragrafe. Cele cinci sectiuni sunt:

1. OPORTUNITATEA: Descrierea unor necesitati care nu sunt satisfacute sau, daca acestea sunt satisfacute partial, prezentarea motivului pentru care nu sunt satisfacute in mod adecvat.

2. SOLUTIA: Descrierea solutiei la aceasta problema si de ce aceasta este mai buna decat cele deja existente.

3. MANAGEMENT: Descrierea motivului pentru care este calificat solicitantul si echipa acestuia sa ofere solutia propusa.

4. DIMENSIUNEA PIETEI SI ANTICIPAREA SEGMENTULUI CARE POATE FI OCUPAT: Descrierea marimii pietei pentru care a fost gasita solutia si prezentarea segmentului de piata care se doreste a fi castigat.

5. NECESITATILE FINANCIARE SI STRATEGIA DE RETURNARE A INVESTITIEI: Mentionarea sumei de bani necesare si descrierea modului de folosire a acestora, cu specificarea modului in care vor fi returnati acestia investitorului.

- O alta metoda de a face un plan de afaceri mai usor de citit este de a inlocui comunicarea de la persoana a treia ("compania va face...") cu cea la persoana intai plural ("noi vom face..."). Acest lucru il va face pe cititor sa se simta de parca ar face deja parte din echipa si elimina sterilitatea pe care o au majoritatea planurilor de afaceri.

Alte lucruri care trebuie tinute minte la scrierea unui plan de afaceri sunt:

1. EVITAREA UTILIZARII EXCESIVE DE SUPERLATIVE:

In general nu este indicat sa se spuna ca afacerea va fi cea mai buna sau cea mai ieftina. Trebuie aratat entuziasm pentru produsele sau serviciile oferite, dar nu este bine ca planul de afaceri sa arate ca incurajarile unei galerii de suporteri.

2. SA NU SE EXAGEREZE PRIN FOLOSIREA DE TIPARITURI COLOR, HARTIE DE LUX SI DE COPERTI PRETENTIOASE:

Daca se doreste atragerea unei persoane intr-o afacere,trebuie demonstrata grija fata de bani prin utilizarea tipariturilor alb-negru, cu cat mai putine pagini color, si a hartiei normale. De asemenea trebuie evitate tipariturile si indosarierile scumpe. Acestea ii pot provoca investitorului o stare de nervozitate.

3. CONCRETETEA ESTE FOARTE IMPORTANTA :

Daca explicarea afacerii are nevoie de zece pagini de text, atat spatiu trebuie folosit. Nu este nevoie ca acesta sa ocupe zeci de pagini.Trebuie tinut minte in permanenta ca scopul care se doreste a fi atins este cel de a atrage un interes suficient de mare din partea investitorului pentru a se obtine o intalnire cu el si acela este momentul in care se poate intra in detalii avansate.

Ca si cu celelalte documente care sunt oferite potentialilor clienti sau consumatori, si planul de afaceri trebuie sa fie bine scris si fara greseli gramaticale. Este bine sa fie consultat un om de afaceri cu o experienta mai vasta pentru a vedea planul de afaceri inainte ca acesta sa fie trimis vreunui investitor. In cazul in care planul de afaceri nu este numai un simplu mijloc de informare, ci si o lectura placuta, sansele de a obtine fonduri vor creste considerabil.

Cum trebuie s arate un plan de afaceri?

Nu exista o structura fixa a planului de afaceri, aceasta poate varia funcie de cerinele informaionale carora trebuie sa le raspunda planul de afaceri - de exemplu, funcie de: destinatarul final;proprietarii afacerii sau investitorii poteniali; vechimea firmei- planul de afaceri pentru o firma noua va fi diferit de cel pentru un proiect al unei firme existente; specificul activitaii firmei; amploarea proiectului de afaceri.

Exista nsa elemente de baza care se regasesc n majoritatea planurilor de afaceri:

scurta prezentare a firmei, a misiunii, obiectivelor si strategiei sale;

descrierea produsului sau serviciului sau/ si a pieei careia i se adreseaza;

descrierea strategiei de vnzari;

descrierea concurenei;

diverse proieci financiare.

Planul de afaceri destinat potenialilor finanatori trebuie sa i convinga pe acestia de viabilitatea proiectului propus. Autorul sau va trebui sa aiba capacitatea de a pune n lumina avantajele afacerii, fara ca aceasta sa dauneze nsa realismului planului prezentat.

Care sunt componentele principale ale unui plan de afaceri?

De regula, un plan de afaceri conine o serie de componente obligatorii: rezumatul planului de afaceri;

cuprinsul planului;

prezentarea produsului firmei;

piaa-inta si concurena;

procesul de producie si furnizorii;strategia de marketing;

vnzarile preconizate;

previziunile financiare;

necesarul de finanare.

Ce cuprinde rezumatul planului de afaceri?

Rezumatul planului de afaceri trebuie sa conina, ntr-o forma succinta, date referitoare la:

istoricul firmei (n cazul firmelor deja existente);

domeniul/ domeniile de activitate;

misiunea firmei, obiectivele pe termen lung si cele pe termen scurt;

conducerea firmei (experiena, rezultate);

caracteristicile produsului/ serviciului;

descrierea pieei (perspective de crestere, concurena);

sumarul proieciilor financiare si suma de bani necesara.

Ce cuprinde descrierea firmei?

n cazul firmelor deja existente, este necesara o prezentare a istoricului firmei si a

performanelor sale. Aceasta prezentare trebuie sa conina referiri la:

Conducerea firmei: responsabilitai, pregatire, experiena/ locuri de munca anterioare (Se pot

anexa si CV-urile persoanelor-cheie implicate n activitatea respectiva). Prezentarea conducerii firmei/ a iniiatorilor afacerii este necesara si n cazul noilor afaceri.

Contribuia proprietarilor/managerilor la capitalul firmei. O participare importanta poate fi

interpretata ca un semn clar al interesului si implicarii proprietarilor n afacere, ceea ce reprezinta una din cheile succesului acesteia.

Numarul de salariai existeni. Se poate face o detaliere pe domenii de activitate (de exemplu

personal direct productiv/personal administrativ), pe niveluri de pregatire profesionala etc. Ca

o anexa suplimentara, poate fi prezentata organigrama firmei.

Produsele/serviciile actuale (enumerare, caracteristici, rentabilitate, avantaje competitive).

Locul n care se desfasoara activitatea si implicaiile acestei situaii (de exemplu privind

utilitaile, fora de munca etc.).

Principalii furnizori de materii prime si materiale (enumerare, ponderea fiecaruia, eventual si

date referitoare la forma lor de proprietate si la localizarea geografica - poate fi relevanta, de

exemplu, distincia ntre furnizorii interni si cei externi si, n cazul celor din urma, ntre cei

din rile membre ale Uniunii Europene si cei din alte zone ale lumii).

Dotarile cu masini, utilaje, mijloace de transport etc., imobilele deinute (trebuie precizat daca

acestea sunt proprietatea firmei sau sunt numai nchiriate sau obinute prin leasing).

Clienii actuali. Garania viitorului oricarei firme este reprezentata de orientarea spre piaa;

din acest motiv, firma trebuie sa dovedeasca o buna cunoastere a clienilor sai. n cazul n care

exista un numar redus de clieni, pot fi prezentate date referitoare la fiecare (pondere n totalul

vnzarilor, forma de proprietate, localizare geografica etc.). Daca care este vorba, de exemplu,

de desfacere cu amanuntul, vor fi prezentate date care caracterizeaza grupul/grupurile de

cumparatori (numar mediu de clieni, valoarea medie a vnzarilor catre un client, caracteristici

de vrsta, statut social etc.).

Principalii concureni (enumerare, ponderea lor pe piaa si poziia firmei faa de acestia,

explicaii ale acestei situaii).

Cum trebuie prezentate obiectivele afacerii?

Planul de afaceri trebuie sa demonstreze ca iniiatorii proiectului au o idee clara asupra a ceea

ce si propun sa realizeze. Un finanator care citeste un plan de afaceri trebuie sa vada care sunt scopurile afacerii si care sunt obiectivele n urmatoarele luni sau n urmatorii ani. Vor trebui prezentate misiunea/ scopul principal al firmei, obiectivele sale pe termen mediu (unde va ajunge n urmatorii 3-5 ani?), precum si cele pe termen scurt (ce urmeaza sa faca imediat?).

Strategia de atingere a acestor scopuri trebuie de asemenea prezentata ntr-un mod convingator. Prezentarea obiectivelor firmei trebuie sa evite exprimarile vagi sau excesiv de optimiste. Formularile care s-ar potrivi pentru orice domeniu de activitate reprezinta o dovada a lipsei unei strategii coerente.

Este bine sa evitai aspectele prea tehnice sau detaliile inutile. Totusi, cei care citesc planul de

afaceri trebuie sa neleaga ideile principale ale afacerii.

Cum trebuie prezentat produsul/ serviciul?

Este esenial sa facei ct mai bine nelese nevoile consumatorilor carora le raspunde

produsul/serviciul dumneavoastra.

Planul de afaceri trebuie sa ofere o descriere suficient de detaliata a produsului/serviciului

firmei. n cazul n care un investitor potenial nu nelege n ce consta produsul respectiv, s-ar

putea sa nu mai avei ocazia sa oferii explicaii suplimentare. n cazul n care este vorba de

un produs/serviciu existent, poate fi prezentata experiena firmei n domeniu, capacitaile de

producie existente, competenele tehnice acumulate, performana n domeniul vnzarilor etc.

n cazul n care este vorba de un produs/ serviciu nou vor fi prezentate avantajele care permit

firmei obinerea acestuia si aciunile care mai trebuie ntreprinse pna la nceperea activitaii normale.. Existena unui brevet sau a altor drepturi exclusive asupra produsului sau serviciului reprezinta un avantaj pentru firma si va fi desigur menionata n planul de afaceri.

Calitatea si preul produsului reprezinta aspecte principale care nu pot lipsi din nici un plan de

afaceri. Ele sunt eseniale n poziionarea firmei faa de clieni si concurena. O calitate inferioara reprezinta un risc crescut de pierdere a clienilor n faa concurenilor.

Ceea ce conteaza este rentabilitatea pe care o poate aduce produsul la unanumit nivel de pre.

Orientarea spre un produs sau un serviciu unic reprezinta un risc, n special n cazul n care piaa este ngusta sau preferinele consumatorilor se modifica rapid. n acelasi timp, extinderea n domenii n care nu avei experiena reprezinta si ea un risc. Un produs sau serviciu usor de imitat s-ar putea sa nu ofere suficienta protecie n faa concurenei.

Diverse documentaii cu caracter prea tehnic pot fi anexate la planul de afaceri sau pot fi preluate n cadrul unui studiu de fezabilitate.

Cum trebuie prezentata piaa?

Lansarea unui produs sau serviciu trebuie precedata de studierea pieei poteniale. Trebuie sa

estimai marimea pieei pentru produsul respectiv (si pentru categoria de produse din care face

parte), precum si cota de piaa pe care o deinei/va propunei sa o deinei. Daca este o piaa

prea ngusta, s-ar putea sa nu mai fie loc pentru nca un producator. A spune ca firma deine o

cota insignifianta dintr-o piaa foarte mare nu are o relevana prea mare. Identificarea segmentelor pieei careia va adresai este foarte importanta pentru determinarea ariei pe care o va deservi efectiv firma. Prin delimitarea segmentului de piaa al firmei determinai si caracteristicile principale ale viitorilor clieni. O definire prea vaga poate fi interpretata ca un semn al unei strategii neclare; acumularea de prea multe caracteristici n definirea segmentului de piaa poate avea nsa un efect similar. Este bine daca aducei o susinere solida a criteriilor alese n segmentarea pieei.

De asemenea, trebuie sa identificai si tendinele de viitor de pe piaa: potenialul de crestere,

orientarile viitoare ale consumatorilor, posibilitatea intrarii/iesirii de pe piaa a unor concureni etc.

Cum trebuie prezentai clienii?

Orice ntreprinzator trebuie sa fie orientat catre piaa. O afacere nu va avea succes daca nu

raspunde unor necesitai reale ale consumatorilor. Planul de afaceri trebuie sa dovedeasca o

buna cunoastere a clienilor poteniali.

n cazul n care exista un numar limitat de cumparatori de exemplu firme interesate de un

anumit tip de utilaj se poate face o prezentare detaliata a acestora.

n cazul n care avei deja comenzi sau contracte ncheiate cu clienii respectivi, acest lucru

trebuie menionat. Copii ale contractelor/ comenzilor respective pot fi anexate la planul de

afaceri.

n cazul n care exista muli cumparatori de exemplu, n cazul unui magazin cu amanuntul

datele prezentate vor fi diferite ( numarul potenial al cumparatorilor; caracteristicile clienilor: venituri medii, vrsta, statut social, interes pentru produsele noi;valoarea medie a unei cumparari si frecvena cumpararilor etc.)

n cazul n care exista mai multe produse, analiza trebuie facuta pentru clienii fiecarui

produs. Planul de afaceri trebuie sa prezinte foarte clar caror necesitai ale clienilor se adreseaza produsul respectiv si care sunt factorii care i determina pe clieni sa cumpere produsele firmei. n cazul n care firma se orienteaza spre un segment specific de piaa, acesta trebuie clar delimitat.

Antreprenoriat 2 9/17

n ntocmirea planului de afaceri ar trebui luata n considerare si sensibilitatea clienilor faa

de preul produsului. n anumite cazuri, s-ar putea ca un pre mai ridicat sa constituie pentru

cumparatori un semn al unei calitai mai ridicate, iar un pre redus poate parea suspect.

Ar fi de preferat ca ntocmirea planului de afaceri sa fie precedata de efectuarea unui studiu de piaa

care sa sondeze interesul clienilor poteniali pentru produsul/ serviciului respectiv. Acest

studiu poate parea costisitor, dar este n orice caz mai ieftin dect o afacere nceputa si esuata

din cauza aprecierii gresite a nevoilor consumatorilor iar necunoasterea interesului real al clienilor pentru

produs este cauza principala a esecului unei afaceri.

Cum trebuie prezentata concurena?

Datele referitoare la concureni sunt adesea greu de obinut, dar se pot dovedi extrem de utile.

Daca aflai, de exemplu, ca o firma importanta din domeniu intenioneaza sa se extinda pe

piaa pe care v-ai propus sa o acoperii, s-ar putea sa trebuiasca sa va modificai strategia.

n general, un plan de afaceri trebuie sa indice:

care sunt principalii concureni, localizarea lor si segmentele de piaa pe care le deservesc;

care sunt tipurile de produse/ servicii pe care le produc;

calitatea si preurile produselor, reducerile de pre oferite clienilor, garanii, servicii postvnzare;

care sunt cotele de piaa ale concurenilor;

avantajele competitorilor n ceea ce priveste reputaia, fidelitatea clientelei, canalele de

distribuie.

Planul de afaceri trebuie sa demonstreze ca exista un segment de piaa care poate fi deservit n

mod profitabil de catre firma si sa arate de ce acesta nu este si nu va fi preluat de catre

concureni. Este important de asemenea sa previzionai reacia concurenei la apariia/

extinderea afacerii dumneavoastra si sa prezentai strategia prin care i vei face faa.

Cum trebuie prezentai furnizorii?

Planul de afaceri trebuie sa conina si date referitoare la furnizorii de materii prime, materiale,

utilaje si servicii ale firmei. Vor fi prezentate:

caracteristicile furnizorilor (localizare geografica, experiena n domeniu, forma de proprietate etc.);

materii prime, servicii etc. furnizate;

valoarea achiziiilor preconizate;

modul n care se va derula activitatea de aprovizionare (transport, eventuali intermediari,depozitare;

modalitai de plata.

La planul de afaceri se pot anexa si oferte ale furnizorilor. Un eventual finanator trebuie sa fie convins ca avei asigurate condiiile de desfasurare a afacerii, ca v-ai ales bine furnizorii si ca nu vor aparea costuri neprevazute pe parcurs.

Cum trebuie prezentat personalul necesar?

Iniierea/ extinderea unei afaceri implica gasirea angajailor potrivii. Succesul afacerii va depinde n mare masura de existena unui personal bine pregatit si motivat. Planul de afaceri va trebui sa prezinte numarul de angajai necesari si calificarile acestora.

Trebuie sa precizai de unde vor proveni acesti angajai: pot fi angajai existeni ai firmei,

redistribuii de la alte compartimente sau pot fi angajai noi. Angajarea de persoane aflate n

somaj poate fi un avantaj n obinerea unor finanari.

Este de asteptat ca afacerea sa se extinda n anii urmatori; n acest caz, ar fi bine sa aratai de

unde vor proveni angajaii necesari (eventual, cum vei asigura nivelul de calificare corespunzator).

n cazul n care vei organiza cursuri de pregatire n cadrul firmei, va trebui sa includei si o estimare a acestui tip de cheltuieli. Preocuparea pentru perfecionarea personalului reprezinta un aspect pozitiv, dar va trebui sa prezentai si modul n care va asigurai de fidelitatea angajailor n care ai investit.

Planul de afaceri va trebui sa conina si o scurta referire la responsabilitaile angajailor; se

poate anexa si o organigrama. Un potenial investitor poate fi interesat de exemplu de raportul

dintre personalul administrativ si cel direct productiv.

Vei include de asemenea si date referitoare la salarizarea personalului, la totalul cheltuielilor

cu personalul si la ponderea acestora n totalul cheltuielilor firmei. Trebuie sa conturai o imagine clara cu privire la modul de motivare si coordonare a angajailor.

Cum trebuie prezentate activitaile de desfacere?

Vei prezenta date referitoare la modalitatea de vnzare a produsului/ serviciului (de exemplu,

prin magazine proprii, prin mici magazine de cartier sau prin supermagazine, comenzi prin posta etc.).

Pot fi alese mai multe metode, dar orice alegere trebuie justificata. n cazul n care

hotari sa vindei produsul prin distribuitori specializai, va trebui sa prezentai ponderea fiecaruia, aria geografica/categoriile de clieni acoperite, contractele/comenzile deja existente, avantajele pe care le acordai acestora pentru a va asigura de fidelitatea lor.

Cum trebuie prezentate activitaile de promovare a vnzarilor?

Prezentarea strategiei de marketing trebuie sa se regaseasca si ea n planul de afaceri. Va trebui sa prezentai principalele aciuni legate de produs, pre, promovare si distribuie care vor atrage si pastra interesul clienilor. Pentru a ntocmi un buget de promovare a vnzarilor, va trebui sa va decidei mai nti asupra metodelor de promovare adecvate. Trebuie sa definii mesajul pe care vrei sa l transmitei clienilor si sa alegei mijloacele potrivite pentru a-l transmite (publicitate, lansare oficiala, reduceri promoionale de preuri, relaii publice etc.).

n fiecare caz trebuie sa comparai cheltuielile necesare cu beneficiile care se pot obine. Bugetul de marketing nu se refera numai de publicitate. Va trebui sa includei aici si alte cheltuieli, de genul celor de explorare sau monitorizare a pieei.

Cum trebuie prezentate diferitele aspecte legale ale activitaii?

n cadrul planului de afaceri va trebui prezentati si situaia aprobarilor si avizelor oficiale obinute deja sau care vor trebui obinute, precum si alte aspecte relevante legate de legislaia n domeniu (de exemplu calificari necesare, existena unor licene sau brevete, probleme de mediu etc.).

Ce reprezinta proieciile financiare?

Orict de interesanta si de novatoare este o afacere, un investitor este interesat, n cele din urma, de aspectele financiare ale afacerii n care se implica. Din acest motiv, trebuie acordata toata atenia ocumentelor referitoare la aspectele financiare ale afacerii prezentate prin intermediul planului de afaceri (evoluia estimata a veniturilor si cheltuielilor afacerii pentru urmatoarea perioada de timp - de regula urmatorii civa ani, indicatori de rentabilitate etc.).

Ce venituri va aduce afacerea?

Un element cheie al oricarui plan de afaceri l reprezinta volumul anticipat al vnzarilor.

Analiza nevoilor clienilor, a caracteristicilor produsului, a dinamicii pieei si a strategiilor concurenilor va vor ajuta n acest sens. Este important de cunoscut numarul cumparatorilor poteniali, posibilitatea de a stabili legaturi pe termen lung cu acestia, frecvena si marimea comenzilor, cota de piaa pe care o vei deine etc.

n func_ie de aceste date va putei ajusta si politica de preuri. n cazul n care vnzarile au o sezonalitate accentuata, acest lucru trebuie luat n considerare n elaborarea bugetului afacerii si determinarea necesarului de finanare.

Trebuie sa evitai att perioadele cu resurse neutilizate, ct si insuficiena acestora. Este bine sa evaluai si ct de solide sunt estimarile dumneavoastra cu privire la venituri. Daca suntei vulnerabil la un atac din partea concurenei sau la o schimbare brusca n preferinele consumatorilor este indicat sa verificai daca avei capacitatea de a depasi aceste situaii.

Care vor fi cheltuielile?

Un volum mare al ncasarilor nu este o realizare prea mare daca nivelul cheltuielilor este nca

si mai ridicat. Volumul cheltuielilor trebuie previzionat cu atenie si monitorizat pe tot parcursul derularii afacerii. Cheltuielile pe care urmeaza sa le angajai nu vor avea o structura omogena si, din acest motiv, trebuie sa distingei ntre diferitele destinaii ale resurselor de care dispunei.

O prima distincie importanta este cea dintre cheltuielile iniiale care vor fi efectuate pentru

a pune n miscare noua afacere si cele aferente activitaii curente dupa atingerea parametrilor propusi. Primele trebuie efectuate de regula o singura data, n perioada iniiala, perioada n care si afacerea este mai vulnerabila. Cea de-a doua categorie de cheltuieli va avea un nivel mai stabil n timp, dar este si mai ndepartata n timp faa de momentul ntocmirii planului de afaceri. Este foarte important sa avei un grafic al celor doua categorii de cheltuieli si sa determinai cu precizie momentul n care afacerea va ncepe sa funcioneze la capacitatea normala. n cazul n care acest moment este mai ndepartat n realitate dect ai

crezut iniial, s-ar putea ca rentabilitatea afacerii sa nu mai fie cea scontata. Atunci cnd previzionai cheltuielile cu activitatea curenta, va trebui sa determinai si marimea stocurilor necesare. Un volum prea mare va ine resurse imobilizate n mod inutil, n timp ce un volum prea redus creeaza riscul unor ntreruperi forate ale activitaii. Va trebui sa putei justifica nivelul pentru care ai optat.

O alta distincie importanta este cea ntre cheltuielile fixe cele care trebuie suportate si atunci cnd nu se desfasoara vreo activitate 'productiva si cele variabile de exemplu, cheltuielile cu materiile prime sau salariile personalului direct productiv. Este recomandabil ca aceasta grupare a cheltuielilor sa fie precedata de o analiza atenta distincia perfecta dintre cele doua categorii exista mai degraba n teorie dect n practica. De exemplu, banii investii ntr-un utilaj specializat vor fi mai greu de recuperat dect cei investii ntr-un utilaj cu mai multe ntrebuinari posibile n cazul esecului afacerii, este mai usor sa reducei volumul aprovizionarilor cu materii prime dect sa concediai salariai, fie ei si 'direct productivi. Chiar daca formatele standard ale unui plan de afaceri nu includ astfel de detalii, ele sunt necesare n formarea unei imagini realiste asupra viitorului afacerii. Mai ales n cazul n care avei mai multe produse/servicii, este bine sa determinai cheltuielile, veniturile si rentabilitatea pe unitate de produs.

Care va fi rentabilitatea scontata a afacerii?

Datele referitoare la veniturile si cheltuielile previzionate vor da o imagine asupra rentabilitaii afacerii. n aprecierea acestei rentabilitai este bine sa evaluai cum vor arata rezultatele n cazul n care apar evenimente neprevazute. Daca rezultatele arata bine pe hrtie dar, de exemplu, ntrzierea n obinerea unui spaiu adecvat cu cteva luni transforma profitul n pierderi, este bine sa va luai masuri de sigurana.

Analiza de sensibilitate da imaginea evoluiei rezultatelor n cazul n care anumite evoluii nefavorabile afecteaza activitatea firmei. De exemplu, putei estima profitul firmei n cazul n care vnzarile sunt cu 20% sub cele programate, sau costurile cresc cu 10%. Probabil nu vei putea anticipa toate lucrurile care s-ar putea ntmpla, dar este bine sa analizai macar impactul unor evenimente ct de ct previzibile. n plus, includerea unei analize de sensibilitate n planul de afaceri creeaza o impresie pozitiva unui potenial finanator.

Care vor fi principalii indicatori financiari?

Indicatorii financiari sunt deosebit de importani pentru un potenal investitor. De obicei, trebuie inclusi:

Indicatori de rentabilitate de exemplu, rata de rentabilitate a activelor (profit net/ active

totale), rata de rentabilitate a capitalului investit (profit net/ capitaluri proprii);

Indicatori de lichiditate - de exemplu, rata curenta de lichiditate (active circulante/ obligaii

curente), rata imediata de lichiditate (disponibilitai banesti/ datorii pe termen scurt);

Indicatori de solvabilitate - de exemplu, rata de ndatorare (datorii totale/ total pasiv);

Indicatori referitori la gradul de utilizare a activelor, viteza de rotaie a stocurilor (cifra de

afaceri/ stoc mediu), durata medie de ncasare a creanelor si de plata a furnizorilor etc.

Care sunt documente financiare necesare?

Acestea sunt componente foarte importante n cadrul unui plan de afaceri. n cazul n care este

vorba de o firma deja existenta, de obicei trebuie anexate cel puin:

bilanurile pe ultimii 2-3 ani de activitate;

ultima balana de verificare contabila.

De asemenea, trebuie anexate:

bilanul pro-forma pentru perioada urmatoare (conform standardelor din arile occidentale,

bilanurile previzionate lunare pentru primul an si bilanurile anuale pentru urmatorii 3 ani);

contul de profit si pierdere previzionat pe aceeasi perioada;

previziunea cash-flow-ului. Desi acesta nu este o cerina tradiionala a contabilitaii n Romnia, este totusi un element esenial. Veniturile si cheltuielile nregistrate ntr-un cont de profit si pierderi nu coincid cu intrarile si iesirile de numerar. Multe firme pot avea profituri pe hrtie, dar ajung la faliment din cauza lipsei de lichiditai.

Cum se determina necesarul de resurse financiare ?

Determinarea necesarului de resurse financiare este un scop principal al unui plan de afaceri.

Datele colectate n etapele anterioare ar trebui sa contureze o imagine destul de clara asupra acestui aspect. Determinarea ct mai realista a sumei necesare este necesara pentru a evita blocarea afacerii din cauza lipsei de resurse sau cheltuielile inutile antrenate de resurse neutilizate. n cazul n care planul de afaceri urmareste atragerea unui finanator, este esenial sa venii cu o suma realista, dnd n acelasi timp asigurari suficiente n legatura cu participarea dumneavoastra la succesul afacerii. n cazul n care acordarea sumei este condiionata de un anumit nivel al participarii proprii la finanarea afacerii, este recomandabil ca suma cu care vei contribui sa depaseasca suficient de mult nivelul minim impus.

Cum este utilizat planul de afaceri n activitatea de control al activitaii?

Planul de afaceri ar trebui sa serveasca, ulterior demararii activitaii, ca punct de reper n determinarea viabilitaii afacerii. El poate fi corectat pe parcurs n cazul n care apar evenimente neasteptate.

Controlul afacerii se poate concentra pe doua aspecte principale:

Controlul aspectelor financiare. Urmarirea indicatorilor financiari indica pulsulafacerii, evitndu-se situaiile n care ntreprinzatorul este att de absorbit de activitatea curenta nct nu si da seama n timp util ca afacerea devine neprofitabila. n cazul n care este vorba si de o finanare externa (de exemplu, un mprumut bancar care trebuie restituit) urmarirea profitabilitaii si a cash-flow-ului este absolut necesara. Controlul vnzarilor. Scopul oricarei afaceri este vnzarea unor produse. Urmarirea evoluiei

vnzarilor explica situaia financiara a firmei si permite luarea masurilor necesare pentru mbunatairea ei.

CUM S PORNII PROPRIA AFACERE ?

1. Cum s decizi asupra unei afaceri

Caracteristicile unui antreprenor de succes Curajul: Presupune s avei un instinct antreprenorial, respectiv o dorin copleitoare de a avea propria afacere. Trebuie s avei curaj i druire pentru a fi complet devotat obiectivului dvs.. Devotamentul fa de obiectivul dvs. este mult mai puternic dac va iubiti afacerea. Viaa este prea scurt pentru a ncepe o afacere care nu v ofer satisfacie i bucurie.

Inteligena: n timp ce prerogativelor educaionale adecvate sunt importante, gndirea antreprenorial nseamn mai mult dect realizrile sau diplomele colare. Pentru a deveni un antreprenor de succes, ar trebui s avei expereient n legtur cu afacerea pe care intenionai s o ncepei. Bunul sim, combinat cu o experien corespunztoare, este capitalului intelectual necesar. Prudena i atenia la detalii sunt foarte importante.

Capitalul: Fiecare afacere are nevoie de bani proprii i de un plus de numerar, suficient pentru a menine un flux de numerar pozitiv pentru cel puin un an. Multe firme pot ncepe la o scar foarte mic i cu o investiie mic. Apoi, pe msur ce afacerea crete si vei catiga experien, fluxul de numerar din afacerea dumneavoastr poate fi folosit pentru cretere.

n unele cazuri, nu avei nevoie de capital de pornire pentru a angaja alte persoane, deoarece ai putea ncepe prin a face totul singur, ceea ce poate fi o modalitate bun de a invata totul despre afacerea dvs. i, de asemenea, de a v ajuta s putei delega o parte din atribuii /activiti altor persoane, pe care le vei angaja mai trziu. Putei controla riscul prin stabilirea unui plafon pentru suma de bani pe care dorii s o investii n afacerea dumneavoastr.

Abordarea pas-cu-pas

Decidei dac dorii cu adevrat s fii n afacere:

Suntei n situaia de a risca o parte din averea dvs. Putei s v confruntai cu riscul de a deveni excentrici, ceea ce nseamn crearea unei viei dezechilibrate, cu un programul de lucru care s v in departe de familie sau de alte activiti plcute. S-ar putea s ajungei la un nivel de stres pe care nu l-ai experimentat ca angajat.

Decidei ce tip de afaceri dorii i unde:

Fiind mulumit c avei caracteristicile unui antreprenor de succes i dorind s fii n afaceri, atunci trebuie s decidei care este cea mai bun afacere pentru dvs. i s alegei cea mai potrivit locaie pentru aceasta.

Decidei dac vei lucra pe program normal(full-time) sau dupa orele de program :

Exist cteva avantaje interesante, dar i unele capcane n privina operrii afacerii dup orele de program ( Acest lucru este valabil cnd o afacere se desfoar dup orele de program i c inc lucrezi la locul de munc actual). Avantajele de a ncepe ca o afacere de dup program contrabalanseaz i depesc riscurile:

Putei evita pierderea de venituri legate de pensionare, de sntate i beneficii marginale i vacane.

Activitatea dvs.full-time nu va avea de suferit dac meninei o anumit disciplin pentru evitarea unui posibil conflict de interese, prin desfurarea unor locuri de munc i a unor activiti n domenii de afaceri total diferite.

Putei evita conflictele de interese cu munca ta, alegnd o afacere care este adecvat pentru munca dup program, cum ar fi produse unice, imobiliare, produse alimentare specializate, e-commerce, marketing direct sau operaiunile de familie.

Exista avantaje pentru o afacere de familie. Dac activai n propria afacere dup program familia ar putea derula afacerile n timp ce suntei la locul de munc. Putei nva copiii dumneavoastr, care vor afla care sunt beneficiile de a fi n afaceri.

Dar exist, de asemenea, i unele capcane care ar trebui luate n considerare la demararea unei afaceri dup program:

Exist o tentaie de a folosi timpul de lucru de la locul tu de munc pentru a lucra pentru propria afacere, ceea ce este incorect fa de angajatorul tu i acest fapt trebuie evitat (avei nevoie de un membru al familiei sau de o persoan de ncredere pentru a acoperi situaiile de urgen, atunci cnd suntei la locul de munc.)

O alt problem ar putea fi aceea de a v afla n concuren cu angajatorul, ceea ce nu este drept. Gndii-v cum va-i simi sau cum ai reaciona fa de un astfel de angajat, dac ai fi dvs. eful.

Orice fel de conflict n legtur cu munca dumneavoastr regulat poate pune n pericol att locul de munc, ct i propria dvs. firm.

Surmenajul i epuizarea mental i fizic poate deveni, de asemenea, o problem foarte real pentru antreprenorii de dup program.

Pentru persoanele aflate n tranziie (omeri): Dac se ntmpl s fii omeri i v gndii la demararea unei noi afaceri: Gsii-v ceva ce v-ar place s facei i nu vei mai lucra o singur zi ca angajat

Economisii bani trecnd la un trai mai modest

ncepei s aflai ce afacere vi s-ar potrivi cel mai bine

Incercai s lucrai ca angajat part-time ntr-o afacere similar cu aceea pe care dorii s o pornii

Discutai cu familia despre perspectivele de a ncepe o afacerre mpreun

nvai noiuni minime de contabilitate

nvai s lucrai cu computerul i cu diverse echipamente de comunicii

nvai s utilizai Internetul, e-Commerce i cercetarea de marketing on-line

nvai s concepei i s scriei un Plan de afaceri

Apelai la persoane calificate care s v consilieze i s supervizeze Planul dvs. de afaceri

Dac avei posibilitatea s gsii un loc de munc nu ezitai s v angajai, pn cnd va ncepe i se va rula propria afacere; evitai concurena direct cu angajatorul

Nu v mai asumai nici o nou obligaie financiar, peste necesitile de baz

Nu v grbii i ateptai ivirea unor oportunitti; nu te baza prea mult pe bancheri pentru a obine capitalul de pornire

Nu v angajai pe o scar mare pn nu vei testa conceptul de afacere, mai nti, la o scar mai mic i evitai afacerea dac are un risc prea mare

Selectarea Strategiei

Alegerea unei afaceri greite (nepotrivite) este cea mai frecvent greeal pe care o fac antreprenorii cnd pornesc o afacere nou. Pentru evitarea unor greeli avei n vedere urmtoarele aspecte:

Dac nu ai selectat nc o afacere, ateptai momentul potrivit. Nu vei fi penalizai pentru lips de oportuniti. Procesul de selecie presupune mult planificare, iar experiena i cunotinele dumneavoastr sunt vitaled pentru succesul dumneavoastra.

Nu abordai i nu urmrii afaceri prea provocatoare i care ar putea fi prea dificile.

ncerca s identificai o afacere care are potenial economic pe termen lung.

O greeal mare poate fi o eroare de omisiune. Acest lucru nseamn c se poate s nu reuii s vedei o oportunitate chiar dac ea se afl n faa dvs.

Nu uitai c, de regul, specialitii se descurc mai bine dect ne-specialitii. Nu ai fi mai inclinai s ducei cinele