Tipuri de comunicare organizaional

TIPURI DE COMUNICARE ORGANIZAIONALSpecialitii n domeniu apreciaz c exist o serie de tipuri (genuri, forme) de comunicare. n baza criteriilor adoptate pentru clasificare distingem mai multe forme de comunicare:A.Dup scopul urmrit: comunicare oficial; comunicare neoficial.B.Dup frecvena comunicrii: comunicare permanent; comunicare periodic; comunicare aperiodic (de cte ori este nevoie).C.Dup genul de activitate creia i este adresat: comunicare instructiv sau educaional; comunicare profesional; comunicare mediat.D.Dup felul relaiilor care se stabilesc ntre administraie i ceteni: comunicare verbal (oral); comunicare scris; comunicare nonverbal (neverbal).E.Dup modul desfurrii ei: comunicare direct; comunicare indirect.F.Dup aria de referin: comunicare de afaceri; comunicare financiar; comunicare social; comunicare comercial.Comunicarea verbal constituie mijlocul principal prin care se desfoar relaiile oficiale cu publicul. Acest tip de comunicare are numeroase avantaje fa de celelalte tipuri, i anume: d posibilitatea emitorului s i exprime ideile mai rapid i mai uor; exist posibilitatea controlului prin feed-back; se pot folosi tehnici persuasive, dar i gesturi sau mimic; se evit echivocul din mesaj, existnd posibilitatea controlrii fluxului informaional, pe toat durata derulrii comunicrii.Uurina de exprimare depinde de:a) caracteristicile personalitii participanilor la procesul de comunicareb) calitile vocale - enunarea i pronunareac) caracteristicile personalitii celor cu care venim n contact. Trsturile comunicrii verbale eficiente sunt:claritatea, acurateea, empatia, sinceritatea.Reuita n comunicarea scris este condiionat de respectarea unor cerine:a) selectarea cuvintelor (pentru ca cititorul s interpreteze mesajul ct mai corect i exact);b) folosirea cuvintelor potrivite i concrete;c) utilizarea cuvintelor scurte (n defavoarea celor lungi);d) un mod de prezentare plcut, capabil s atrag atenia cititorului.

Trsturile specifice ale comunicrii scrise n raport cu cea oral au fcut obiectul unui mare numr de cercetri. Textele scrise se disting de discursul oral prin urmtoarele particulariti: tendina de a utiliza cuvinte mai lungi;

preferina pentru nominalizare acolo unde vorbitorii recurg, de obicei, la verbe cu acelai neles;

folosirea unui vocabular mai variat;

recurgerea mai frecvent la epitete;

ocurena mai sczut a pronumelor personale;

preferina pentru propoziiile enuniative n defavoarea celor exclamative;

- grija de a formula idei complete, eliminarea repetiiilor. Atunci cnd scriem e recomandabil ca elementele eseniale ale mesajului s fie plasate n prima parte a frazei, unde prezint ansele maxime de a se fixa n memoria cititorului.Pentru a comunica oamenii nu folosesc ns numai cuvintele. De cte ori comunicm, trimitem n exterior mesaje i prin intermediul altor mijloace. Chiar atunci cnd scriem sau vorbim, noi totui comunicm ceva, uneori neintenionat. Comunicarea non-verbal are mai multe componente: comunicarea tactil, comunicarea vizual, comunicarea sonor, comunicarea gestual i comunicarea scris .Prin procesul de comunicare ncercm s convingem, s explicm, s influenm, s educm, s informm sau s ndeplinim orice alt obiectiv. Administraia statului are i misiunea de a educa i convinge oamenii de avantajele ordinii sociale existente - la a crei meninere ea contribuie - i de legitimitatea aciunilor sale.Scopurile principale ale procesului de comunicare:

S fim receptai S fim nelei S fim acceptai S provocm o reacieCnd nici unul dintre aceste obiective nu este atins nseamn c procesul de comunicare nu s-a realizat. Acest lucru se poate ntmpla din cauza mai multor factori care apar n proces. Unul din factori l reprezint nelesul cuvintelor. Individualitatea noastr este principala barier n calea unei bune comunicri. Contextul sau situaia reprezint un alt factor care influeneaz comunicarea. Esenial este s adaptm sensul cuvintelor fiecrei situaii i s stpnim bine aceste sensuri pentru a nu crea confuzii.Barierele n calea comunicrii le constituie diferena de percepie, concluziile grbite, stereotipiile, lipsa de cunoatere, lipsa de interes, dificultile de exprimare, emoiile i personalitatea. Diferenele de percepie reprezint modul n care noi privim lumea. Acest mod este influenat de experienele noastre anterioare, astfel c persoane de diferite vrste, naionaliti, culturi, educaie,ocupaie, sex, temperamente vor avea alte percepii i vor interpreta situaiile n mod diferit. Concluziile grbite intervin n situaiile n care vedem ceea ce dorim s vedem i auzim ceea ce dorim s auzim, evitnd s recunoatem realitatea. Stereotipiile reprezint situaiile n care tratm diferite persoane ca i cnd ar fi una singur.Vom ntmpina ntotdeauna dificulti n a comunica cu cineva eficient atunci cnd respectivul are o educaie diferit de a noastr sau ale crui cunotine n legtur cu un anumit subiect de discuie sunt mult mai reduse.Una din cele mai mari bariere n calea comunicrii este lipsa de interes a interlocutorului fa de mesajul emis. n astfel de situaii, se acioneaz cu abilitate pentru a direciona mesajul astfel nct s corespund intereselor celui ce primete mesajul. Dificultile de exprimare apar atunci cnd emitorul are probleme n a gsi cuvintele potrivite pentru a-i exprima ideile.Lipsa de ncredere, vocabularul srac, emoiile pot duce la devierea sensului mesajului. Personalitile celor doi factori, Emitorul i Receptorul, care intervin n procesul comunicrii joac un rol extrem de important.n funcie de numrul participanilor i tipul de relaie dintre ei, exist cinci tipuri de comunicare: Comunicarea intrapersonal, n care Emitorul i Receptorul sunt aceeai persoan.

Comunicarea interpersonal presupune strict doi participani i prezint calitatea de a influena opiniile, atitudinile sau credinele oamenilor.

Comunicarea de grup este o alt ipostaz a comunicrii interpersonale ce presupune ns mai mult de doi participani. Limita superioar variaz de la caz la caz, dar, n general, sunt considerate tipice pentru aceast form de comunicare grupurile mici", cu cel mult 10-15 participani (ex:brainstorming). Avantajele comunicrii n grup sunt:1. Exist posibilitatea de a crete artificial cantitatea de informaie produs ntr-un grup, n mod special n formaie nou, imaginativ i creativ prin metodele tehnicii cunoscut sub numele de brainstorming. Regulile brainstorming-ului presupun ca subiectul sau problema trebuie s fie clar i simplu delimitat, criticile adverse nu sunt permise i trebuie evitat autocritica mental, toate ideile sunt nregistrate, asocierea liber a ideilor este ncurajat, numrul ideilor trebuie s fie mare.2. Grupurile, caracterizate printr-un climat bun de comunicare, vor oferi soluii n numr mai mare i de nalt calitate dect cele obinute ca rezultat al unei munci individuale.3. O diferen interesant ntre gndirea i comunicarea de grup i cea individual este aceea c oamenii par a fi mai doritori s accepte o decizie mai riscant luat n grup dect ar face-o singuri.Exista ns i dezavantaje ale comunicrii n grup. Raportat la timp, munca individual este mult superioar pentru c nu exist probleme de coordonarea eforturilor cu ale altora. Individul nu trebuie s asculte informaii pe care deja le tie, nu trebuie s testeze climatul grupului nainte de a-i aduce contribuia i nu exist riscul de a-i vedea multiplicat efortul personal. Tendina de a lua decizii mai riscante n grup poate fi ns un fenomen de nedorit i relaia psihologic de grup poate conduce la adoptarea de decizii mediocre. n multe situaii grupurile acioneaz mai puin existnd tendina ca acestea s discute aproape orice problem dar s nu rezolve nici una.Comunicarea public implic prezena unui Emitor unic i a unei multitudini de Receptori (este cazul prelegerilor, discursurilor).Comunicarea de mas presupune prezena obligatorie a gate-keeper-ului. El se prezint ca un productor instituionalizat de mesaje adresate unor destinatari necunoscui. Acest tip de comunicare se caracterizeaz printr-o slab prezen a feed-back-ului. Mesajele mbrac cele mai variate forme (carte, pres scris, transmisii radio sau TV).

Vera Birkenbihl, Antrenamentul comunicrii sau arta de a ne nelege, Gemma Pre, 1998

Mihaela Onofrei, Bazele administraiei publice, suport de curs FIBAS, Iai, 2005

PAGE 5