1

Ministerul Educaţiei al Republicii Moldova

Colegiul de Construcţii Hînceşti

Catedra “Practică şi Proiectări”

Specialitatea “Contabilitate”

REFERATla disciplina “TEHNOLOGII INFORMATIONALE CONTABILE”

Tema :”Sisteme informationale contabile”

(în baza materialelor

BRAVISIMO SRL)

Studenta anului IV

Gr. C-112

Dima Alina

Prof. de specialitate

D-na Natalia

Hînceşti 2016

1

2

Sisteme informationale contabile

Studiu de caz

Plan studio de caz:

    1.Identificarea proiectului:1.1  Descrierea organizarii intreprinderii ;1.2  Prezentarea principalelor resurse informatice existente;

2.    Inițierea proiectului de dezvoltare a sistemului informațional ales2.1  Identificarea principalelor sisteme informaționale financiar-contabile;2.2  Definirea ariei de intindere a sistemului ales.

3.    Descrierea detaliata a sistemului informațional existent:3.1  Descrierea ieșirilor;3.2   Descrierea intrarilor.

4.    Modelarea sistemului informațional existent:4.1  Diagrama descompunerii funcționale;

5.    Determinarea cerințelor informaționale pentru noul sistem;5.1  Cerințele funcționale;5.2   Cerințele nefuncționale.

2

3

1.Identificarea proiectului

     1.1 DESCRIEREA ORGANIZARII INTREPRIDERII

OBIECT DE ACTIVITATE         „BRAVISIMO” SRL iși are sediul central in orașul Chisinau, este o societate cu capital privat inființat in 27 iunie 1995 de Stratulat Alexandru si Dima Alina, destinata,producerii si livrarii de produse cosmetice,la nivel national si international transport marfa și post-curier rapid.In cadrul entitatii se accentuiaza un personal calificat.profesionali in domeniul cosmetologie .Urmare efortului continuu depus de cei peste 100 de angajati si a dorintei celor doi asociati de a fi cei mai buni BRAVISIMO este, astazi, cel mai mare producator de produse cosmetice din Chisinau   Prin Departamentul Cosmetic SPECIALE oferim produse calitative de proba,garantate si examinate de experti cu beneficii uluitoare pentru organismul uman.               La solicitarea pieței BRAVISIMO a dezvoltat și divizia de poșta-curier rapid deservita de 27 microbuze Iveco și Mercedes, care ofera posibilitatea trimiterii de colete si plicuri, in maxim 72 de ore, spre aproape toate colturile Europei. BRAVISIMO dispune de: 65 agenții pe intreg cuprinsul Romaniei 10 agentii in Germania, 10 in Italia, 10 in Spania, 3 in Franța, una in Suedia, una in Austria.             Dotare tehnica: hala moderna de intreținere si diagnosticare, cu patru canale, stand de probe pentru testarea instalației de expertize, cu aparatura de verificare si control a preparatelor, testare pentru emisia de anumite reactii de alergie, Incinta este incalzita cu ajutorul unei centrale termice proprii, iar iluminatul pe timpul de zi este natural.             Incapere ecologica acoperita, la care alimentarea cu apa din puturi proprii. La evacuarea apei reziduale, instalatia dispune de un separator apa-grasimi.             Unul dintre cele mai moderne saloane de machiaj si cuafuri dinChisinau, dotat cu sala de pregatiresala de vopsire instalatie computerizata pentru amestecul pigmentilor de culoare, instalatie de ventilatie cu filtre ce impiedica emisia de noxe in atmosfera.                FUNCȚIILE SOCIETAȚII                           In cadrul firmei Bravisimo se regasesc cele cinci funcții de baza ale unei intreprinderi, respectiv: cercetare-dezvoltare, producție, comerciala,finanzia-contabila, de personal.ntarierea patrimoniului, calculul indicatorilor economico-financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destinații a profitului,onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarilor creanțelor, organizarea contabilitații, etc. Obiectivele funcției sunt:

-       Creștera profitabilitații;-       Creșterea patrimoniului;-       Utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei, etc.Aceasta funcție cuprinde urmatoarele birouri:-       Birou contabilitate efectueaza activitați privind inregistrartea și evidența elementelor

patrimoniale ale firmei, contabilitatea agențiilor de turism din țara, efectueaza inventare la schimbare de personal, predarea de catre gestionarii cisternelor de motorina a centralizatoarelor saptamanal, lunar și a proceselor de inventariere saptamanale, lunare, și a copiilor fișelor de alimentare individuala pe mașini.

-       Birou caserie cuprinde activitați prin care se realizeaza incasarile și plațile efectuate in numerar, intocmește registrul de casa, etc.

-       Economistul asigura prelucrarea primara a datelor și obținerea balanțelor de verificareasigura relatiile de decontare cu bancile on-line, primește bilanțurile lunare de la filialele din strainatate.        Funcția de personal asigura determinarea necesarului forței de munca, acoperirea locurilor de munca cu personal cu pregatire corespunzatoare, selecția, angajarea, stabilirea

3

4

responsabilitaților fiecarui post, stabilirea modului d salarizare, etc. Funcția este realizata in biroul de resurse umane care are ca atribuții realizarea activitaților privind forța de munca, calculul drepturilor salariale, etc.

        ORGANIZAREA FIRMEI             Firma BRAVISIMO are o structura organizatorica de tip geografic-funcționala. Sistemul de comunicare funcționeaza atat pe verticala cat și pe orizontala.             Componentele sistemului informațional sunt realizate astfel incat sa se asigure circularea informațiilor on-line, informații cu privire la rezervarile,comenzile de produse cosmetice, inregistrarea de marfa și inregistrarea coletelor, plicurilor, pana la destinație. Acest sistem informatic on-line este folosit de toate agențiile din țara și strainatate.             Schematic organigrama este prezentata in fig. 1.1.1.2 PREZENTAREA PRINCIPALELOR RESURSE INFORMATICEResurse software : - de baza, sistem de operare: Windows XP.

                 -aplicații economice: se utilizeaza un program financiar-contabil, folosit pentru inserirea tuturor cheltuielelor  și incasarile firmei, pentru intocmirea balanțelor, a bilanțurilor;                 -pentru transportarea produselor cosmetice se foloseste un program special;

Resurse umane specializate: personalul Departamentului informatic este format din : 1 analist de sisteme; 2 programatori iar fiecare filiala cate un reprezentant intreținere sisteme.

2.Initierea si planificarea proiectului

2.1 IDENTIFICAREA PRINCIPALELOR SISTEME INFORMAȚIONALE ECONOMICE DIN ORGANIZAȚIE

             Principalele sisteme informaționale folosite in Bravisimo, sunt sisteme orientate spre date, sisteme de prelucrare mixt, bazate pe web. Firma folosește un software  de rețea personalizat on-line utilizat de agențiile de cosmetologie indiferent de oraș, necesareste comanda , numerul,codul produsului, a numelui clienților, , destinatia. Biruol de analize economice controleaza evenimentele care au avut loc, modalitate sigura de a determina care au fost rezultatele activitații desfașurate, analizarea datelor exacte fara erori. Fiecare reprezentant are o parola de intrare și un cont pe care lucreaza, la sfarșitul zilei inregistreaza orice cumparare ,comanda pe care a  efectuato in cursul zilei.

2.2 DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A SISTEMULUI DE GESTIUNE A STOCURILOR

COMPONENTELE ORGANIZATORICE CARE AU RESPONSABILITAȚI PE LINIE DE GESTIUNE A STOCURILOR

Directorul economic:-       Semneaza contracte economice cu furnizorii;-       Legaturi cu biroul avocatului, biroul contabilului expert autorizat, banca BCC, etc;-       Asigura coordonarea raportarilor statistice cu privire la profit și a evidențelor sintetice

necesare elaborarii prognozelor, reparații, consumuri, și a luarii deciziilor.-       Are legaturi interne cu toate birourile firmei, legaturi externe cu furnizorii de

combustibil, de piese de schimb, etc.Biroul financiar-contabilitate:Pentru activitatea de control de gestiune:

-       Controlul documentelor (incheierea de contracte, plata furnizorilor cash sau virament bancar);

-       Efectuarea inventarierelor periodice;

4

5

-       Verificarea constituirii comisiilor de inventar și documentelor de inventar saptamanale și lunare a gestionarului de motorina;

-       Verificarea inregistrarii in fișierele magaziei, documentele de intrare-ieșire a materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, piese de schimb și a materialelor cu caracter publicitar.

Pentru activitatea financiara:-       Primirea documentelor pentru livrarilor de la furnizori;-       Calculul, inregistrare și evidența TVA;-       Urmarirea plații furnizorilor;-       Controlul biletelor și a coletelor prin intocmirea de tabele excel pentru fiecare agent de

turism;-       Controlul inregistrarii intrarilor monetare a fiecarei agenții catre banca;-       Intocmirea situației contului folosind extrasul de cont on-line, plata prin transfer on-line

, etc.-       Are legaturi interne cu toate birourile firmei, iar legaturi externe cu banca, agențiile de

turism, furnizorii de materiale consumabile, de motorina,etc.-       Realizarea operațiunilor legate de inventariere;-       Organizarea contabilitații sintetice și analitice a patrimoniului;-       Colectarea costurilor pe conturi sintetice și analitice din centralizatorul privind

consumurile de materiale, motorina, obiecte de inventar, piese de schimb, prestari servicii, amortizare și salariale.

-       Are legaturi cu toate birourile firmei, agențiile de turism.Biroul aprovizionare și depozit:

-       Aprovizionare cu materiale consumabile, material de natura obiectelor de inventar, piese de schimb și material publicitar;

-       Asigurarea condițiilor de pastrare și depozitare a bunurilor materiale;-       Asigurarea inregistrarii in fisierul magaziei, a intrarilor-ieșirilor de bunuri;-       Valorificarea stocurilor;

-       Aprovizionarea cu materiale consumabile, material publicitar și materiale de natura obiectelor de inventar, a tuturor agențiilor și filialelor firmei.

Biroul marketing:-       Participarea la acțiunile de negociere a prețurilor oferite pentru serviciile de inchiriere a

mijloacelor de transport in țara și in strainatate;-       Evaluarea prețurilor biletelor și comisioanelor la kg de colet;-       Are legaturi interne cu toate birourile firmei și agențiile de turism, legaturile externe cu

clienți, școli, instituții,etc.Participanți externi și interni ai firmei BRAVISIMO:

-       SC.AVON SA.  pentru  furnizarea produselor cosmetice ;-       Oriflame;

3.Descrierea sistemului informational existent3.1In urma studierii societații BRAVISIMO , privind procesele interne care au loc in cadrul sistemului de gestiune a stocurilor SGS, avem urmatoarele transformari:a)      Aprovizionarea cu MATERIALE PRODUSE care urmarește prelucrarea datelor privind

comenzile de aprovizionare:-       Calculul necesar de materiale;-       Lansare comenzi de aprovizionare;-       Efectuarea recepțiilor.

b)      Evidența operativa a tranzacțiilor cu materiale, combustibil, prin care se culeg, verifica și prelucreaza datele generate de urmatoarele operații economice:-       Intrari de materiale prin cumparare;

5

6

-       Intrari de produse prin cumparare;-       Consumuri  de produse;-       Consumuri de materiale;-       Dare in folosința a obiectelor de inventar;-       Transferul de materiale de la o gestiune la alta.

c)      Inventarierea stocurilor, urmarește prelucrarea datelor obținute in urma desfașurarii inventarierei, avand in vedere trei tipuri de diferențe:-       Intrari de materiale din plusuri la inventar;-       Ieșiri de materiale din lipsuri de inventar;-       Ieșiri de produse din lipsuri de inventar.

         Responsabilitați: Gestionarul raspunde de gestionarea stocurilor, preda la timp contabilitații, coloanei și seviciului consumuri procesele verbale cerute. Comisia de inventariere efectueaza inventarul motorinei saptamanal, sambata, și la sfarșitul lunii, in ultima zi a lunii prin masurare.         Principalele procese de prelucrare sunt facute atat manual cat și cu ajutorul calculatorului, unde se introduc datele mașinii alimentate (nr. de inmatriculare, foaie parcurs, chilometraj, cantitate combustibil distribuita, ulei, data alimentarii).

3.2Intrari de motorina prin cumparareDescrierea documentelor primare/date de intrare.         In cazul cumpararii de motorina pentru alimentarea firmei BRAVISIMO, intervin urmatoarele documente: -factura primita de la furnizor, și avizul de insoțire a cantitații de produse ceruta.         Gestionarul pompei de motorina constata nivelul scazut al motorinei, pompa prevazuta cu un ceas de nivel combustibil. Lanseaza comanda de aprovizionare cu motorina la furnizor, prin telefon,fax, sau email. Furnizorul trimite prin fax, telefon ,sau email oferta prețului de motorina/litru in perioada ceruta. Gestionarul intocmește un referat cu cantitatea necesara și oferta, care il trimite spre aprobare la directorul general, prin fax.

         Dupa aprobare, gestionarul contacteaza furnizorul, care trimite motorina la prețul oferit, copie dupa factura și avizul de insoțire a cantitații ceruta.         Furnizorul trimite factura originala prin poșta la sediul firmei, la biroul financiar-contabil la Sibiu. Dupa primirea facturii aceasta este supusa la urmatoarele prelucrari:

-       Inscrierea datelor din factura in jurnalul pentru cumparaturi;-       Intocmirea centralizatorului facturilor pe filiale;-       Repartizarea pe conturi de cheltuieli (pentru cantitatea consumata) sau pe conturile de

stocuri (pentru cantitatea aflata inca pe stoc).  Dupa clarificarea situației facturii și intocmirea recepției acesteia se realizeaza inregistrarea

in contabilitate. Se inregistreaza și valoarea TVA in vederea intocmirii decontului TVA.DESCRIEREA INTRARILOR

CENTRALIZATOR  FACTURI FISCALEMARTIE-2007

NrCrt.

Furnizor Factura Nr. Data Explicații Valoare Contract Cod

1. SC. AVONSA.

08621409 5.03.2007 AprovizionareGel de dus5000l26,12/l

130600RON

1696/30.02.2004

64.15.08

2. SC.PIGMENTSRL.

1360646 6.03.2007 CumparareCartușe XeroxPhaser 3116/ 10 buc

1936,5RON

15.07.03

6

7

3. SCGIAMBA SRL.

7654091 9.03.2007 CumparareAparatura birotica

2500RON

43.78.12

4. CLEANING SRL

08721343 12.03.2007

Cumparare materiale curațenie

1325,8RON

35.76.09

DIRECTOR GENERAL                                                    DIRECTOR ECONOMIC

 ING. Stratulat Alexandru                                                   ING.    Dima Alina

4.Modelarea sistemului informational existent

           Pentru modelarea sistemului se vor folosi trei modele de baza, respectiv modelul descompunerii funcționale, modelul proceselor, modelul datelor.

  4.1  Modelul descompunerii funcționale

          Descompunerea funcționala a sistemului de gestiune a stocurilor DE PRODUSE COSMETICE se realizeaza cu ajutorul diagramei de descompunere funcționala.

        Sistemul de gestiune a stocurilor DE PRODUSE COSMETICE se descompune in urmatoarele procese și subprocese de prelucrare:

        Aprovizionare produse  cu  urmatoarele subprocese:-       Stabilire necesar marfa;-       Generare situație comenzi pentru aprobare;-       Lansare comenzi.

        Inregistrarea tranzacțiilor economice cu urmatoarele subprocese:-       Generare fișa alimentare mijloacele de cosmetologie;-       Inregistrare note contabile;-       Inregistrare documentelor de plata furnizori;-       Inregistrarea tranzacțiilor produse cosmetice.

        Actualizare stoc produse cosmeticecu urmatoarele subprocese:-       Operare stoc;-       Operare liste inventar;-       Obținere balanța analitica.

        Evidența furnizori

4.2 Modelul proceselor

        In procesul de modelare a proceselor am plcat de la diagrama descompunerii funcționale și de la descrierea orientata pe tranzacții/transformari a sistemului de gestiune a stocurilor de motorina.        Diagrama de context este prezentata in Anexa 2, diagrama de nivel 0 este prezentata in Anexa 3. Descompunerea proceselor de prelucrare in subprocese este prezentata in DFD de nivel 1 Anexa 4 și 5, a subproceselor in module prin DFD de nivel 2 Anexa 6.4.3 Modelarea datelor

7

8

        La analizarea cerințelor informaționale și funcționale ale sistemului de gestionare a stocurilor de motorina pot fi identificate ca entitați de baza: furnizor, recepție, gestiune, etc.        Gestionarul pompei folosește și intocmirea de  Bonuri de Consum pentru utilizarea de catre mijloacelor de transport a uleiurilor, apa distilata, etc,aflate  in gestiunea mecanicului filialei. Se inscrie  pe Bonul de consum toate datele mașinii, de la ce coloana face parte, și ce consuma.    

5.Determinarea cerintelor informationle pentru noul sistem

5.1 CERINȚELE FUNCȚIONALE ALE NOULUI SISTEMIn cadrul firmei BRAVISIMO , nu am obsevat nici o descentralizare a funcției contabile

sau evidența analitica a furnizorilor. Totul este prezentat in regulamente speciale facute  pentru fiecare gestionar in parte, luat la cunoștința imediat la angajare (avizat de Directorul General)  și semnat de catre acesta precum și de inginerul responsabil cu protecția muncii.

5.2 CERINTELE NEFUNCȚIONALE ALE NOULUI SISTEM           La rețeaua centrala a unitații din cadrul firmei este asigurat un server de aplicații și un server de baze de date, precum și dezvoltata infrastructura fizica necesara comunicarii datelor in timp real de la și spre entitațile externe din cadrul firmei, Fiecare agent poate intra numai la anumite aplicații necesare desfașurarii postului de munca, ex: comenzi de produse cosmeticel, pe ora și minutele cand s-a facut vanzarea. Este asigurata și securitatea datelor interne avand stabilit de niverluri, pasword-uri de acces pentru reprezentanti, contabili și gestionari.

8

9

9