Tehnicile pentru a-ti face viata mai usoara la lucru

Managementul agendei

1) Sa ai intotdeauna o agenda pe birou.

2) Noteaza totul cu creionul – poti sterge daca se schimba ceva.

3) Introdu in agenda toate evenimentele cheie ale anului – incluzand aici sarbatorile

legale; vacante programate; date speciale ale companiei (ex. sfarsitul anului,

sfarsitul lunii); zilele de nastere, reuniuni sociale; insemnari cu privire la controlul

stomatologic/ oftalmologic/ verificarea tehnica a masinii/ reinnoirea

abonamentelor etc.

4) Introdu-ti in agenda toate intalnirile – aratand ora de incepere; ora estimata de

terminare a intalnirii; durata deplasarii; locatia (cu numar de telefon daca nu este

la birou) si cine va participa la intalnire – atat din partea firmei tale, cat si a

celorlalte firme.

5) Programeaza-ti intalniri cu tine insuti – chiar daca nu te intalnesti cu alta

persoana, asta nu inseanma ca nu ai nevoie de timp pentru a lucra sau gandi in

pace si liniste.

6) Formeaza-ti un cod de culori care sa iti permita sa marchezi in agenda timpul

alocat tie, timpul alocat altora si timpul liber.

7) Stabileste reguli impreuna cu altii, cand pot sa aloce timp in agenda ta – fie pentru

ei, fie pentru altii.

Managementul listei

1) Fa o lista „de facut” – nu o multime de biletele!! Tine-ti lista la zi.

2) Tine evidenta sarcinilor indeplinite.

3) Insemneaza-ti cu creionul comentarii referitoare la sarcinile indeplinite pe

jumatate.

4) Nu lasa pe nimeni sa adauge ceva pe lista ta – trebuie sa fi de acord cu faptul ca

devine sarcina ta si sa ti-o notezi tu pe lista.

5) Fii realist cu lista ta.

6) Fa deosebirea intre sarcinile urgente, importante si necesare.

7) Pune toate sarcinile pe lista – atat cele personale cat si cele de servici – deoarece

este lista ta.

8) Pune stelute la sarcinile dificile – te vei simti bine atunci cand le-ai terminat!

Managementul sedintelor

1) Chiar este necesara aceasta sedinta?

2) Cine trebuie sa participe – si pentru care puncte?

3) Verifica contrangerile de timp ale fiecaruia.

4) Realizeaza o agenda de lucru reala in functie de participanti si de timp.

5) Stabileste prioritati pentru punctele agendei de lucru.

6) Fa deosebire intre punctele urgente, importante si necesare.

7) Stabileste un responsabil cu timpul si unul care sa faca rezumatul.

8) Respecta agenda!

9) La sfarsit, asigura-te ca toata lumea este de acord cu masurile care trebuie sa le ia

si cu termenele.

Managementul telefoanelor

1) Apelurile telefonice reprezinta intreruperi – permiti intreruperi?

2) Explica pe scurt unei persoane daca ii faci legatura cu cineva la telefon – de ce si

pentru cat timp.

3) Daca esti ocupat – expica situatia, intreaba daca e urgent, ia numarul de telefon si

stabileste momentul cand sa revii cu un telefon intr-un anumit interval de timp.

4) Planifica-ti convorbirile telefonice dinainte – scrie cateva idei cu liniuta pe o

hartie inainte de a suna.

5) Niciodata sa nu lasi telefonul sa sune de mai mult de sase ori asteptand sa ti se

raspunda – suna inapoi.

6) Ramai pe fir asteptand sa se elibereze linia doar daca este urgent – suna inapoi.

7) Dupa convorbire hotaraste ce sa faci cu informatia – convorbirea a fost parte

integranta din planificarea ta de lucru sau a fost o intrerupere?

8) Daca intreruperea era importanta, noteaza-ti in agenda cand te vei ocupa de ea.

9) Daca poti, foloseste convorbirile telefonice pentru a-ti varia stilul de lucru.

Tehnici de prioritizare si management al timpului

Doriti o strategie castigatoare pentru viata voastra? Acest capitol va va ajuta sa

creati aceasta strategie. Va examina stabilirea prioritatilor in toate formele posibile: pe

termen lung, pe termen scurt, personale, profesionale, si multe altele. Va va ghida printr-

un sir de posibilitati instructive. Si va va prezenta cinci optiuni de prioritizare din care sa

puteti alege. Scopul este sa gasiti o metoda de ordonare care sa se potriveasca cu stilul si

dispozitia voastra.

Sistemul ABC

Sistemul ABC este „bunicul” strategiilor de stabilire a

prioritatii, aceasta metoda spune ca toate sarcinile pot – si trebuie –

sa fie categorisite ca fiind de tipul A, B, C:

• Sarcinile de tip A sunt acele sarcini care trebuie indeplinite, si repede.

Cand sunt realizate, sarcinile de tip A pot duce la rezultate extraordinare. Daca

nu sunt facute, pot genera consecinte serioase, neplacute sau dezastruoase.

Prioritatile de tip A sunt practic urgente.

• Sarcinile de tip B sunt acele sarcini care ar trebui facute curand. Nu sunt

la fel de urgente ca sarcinile de tip A, dar totusi sunt importante. Pot fi

amanate, dar nu cu mult. In scurt timp, pot trece cu usurinta la nivelul A.

• Sarcinile de tip C sunte acele sarcini care pot fi lasate deoparte fara a avea

consecinte teribile. Unele pot sa ramana in aceasta categorie un timp

nedeterminat. Altele – mai ales cele legate de termene limita indepartate – vor

trece in cele din urma la nivelul B sau A pe masura ce termenul se apropie.

• Sarcinile D sunt acele sarcini care, teoretic, nici nu trebuie facute. Rar au

termene fixate. Ar fi dragut sa fie indeplinite, dar – in mod real – pot fi

ignirate cu desavarsire, fara efecte adverse sau serioase.

Avantajul sistemului ABC este ca ne ajuta sa eliminam sentimentele legate de

sarcini. Pentru unii, chiar si sistemul ABC este prea restrictiv. Sau genereaza prea multe

sarcini A sau C. In acest caz, puteti sa le subimpartiti pe subcategorii: A1, A2, A3.

Pe masura ce cantariti aceste intrebari, raspunsurile voastre va pot aduce lamuriri

si pot stimula dorinta de a stabili prioritatile in mod diferit. Poate o sa doriti sa stabiliti un

set personal de criterii pentru a hotari care sarcini apartin unui anumite categorii.

ABC-ul prioritizarii

Aceste abordari va pot ajuta sa va usurati munca de stabilire a prioritatilor:

Ce este important?

Cum hotariti importanta relativa a diferitelor sarcini? Mai jos gasiti cinci criterii dupa care puteti evalua sarcinile atunci cand stabiliti prioritatile:

1. Beneficii mari. Care sarcini vor oferi cele mai bune rezultate sau reprezinta cea mai buna investitie a timpului si energiei voastre?

2. Esentiale pentru scopurile voastre. Care sarcini sunt absolut esentiale pentru indeplinirea scopurilor voastre personale si profesionale?

3. Esentiale pentru scopurile firmei. Care sarcini vor aduce cele mai mari beneficii firmei, cele mai mari rezultate ale investititei facute in angajarea voastra?

4. Esentiale pentru scopurile sefului vostru. Care sarcini le considera seful vostru ca fiind cele mai importante?

5. Nu pot fi incredintate altora. Care sarcini pot fi facute numai de voi? Acestea vor avea prioritate mare.

Momentul cel mai bun pentru stabilirea prioritatilor este dupa-masa sau seara dinainte – nu dimineata. In acest fel, dupa un somn bun puteti revizui lista dimineata. Poate veti descoperi cateva lucruri pe care veti dori sa le modificati.

� Marcati fiecare sarcina din agenda cu o litera. Presupunere: aveti o agenda,

electronica sau de hartie. Facand acest lucru va puteti da seama ca trebuie sa

rearanjati ordinea temporala a catorva sarcini trecute cu creionul.

� Completati o lista „de facut” in ordine aleatoare, apoi marcati fiecare sarcina cu un

scor. Aceasta lista trebuie sa va coordoneze orarul.

� Inzestrati-va biroul cu un sistem de indosariere cu trei sau patru tavite. Tavita de sus

notati-o cu A, urmatoarea cu B, s.a.m.d. Asezati fiecare proiect, etc., intr-un dosar pe

care sa il puneti in tavita corespunzatoare. (anumite programe de calculator va permit

sa faceti acest lucru cu fisierele.) In fiecare dimineata, revizuiti sarcinile de tip A si B,

urcand sarcinile, daca este necesar. Verificati sarcinile de tip C si D in fiecare vineri

dimineata pentru a gasi sarcinile care trebuie mutate mai sus.

Sistemul cu cartonase/post-it-uri

Daca preferati un sistem mai usor de folosit pentru a

va ordona sarcinile, incercati aceasta variatie bazata pe

hartie a sistemului ABC. Scrieti fiecare din sarcini pe un

cartonas separat. Asezati cartonasele pe o suprafata

orizontala si apoi plasatile in ordinea importantei sau a actiunii necesare. Puteti face

acelasi lucru cu post-it-uri mari. Nici macar nu avesi nevoie de o suprafata intinsa

orizontala: le puteti sa le puneti in linie pe perete. Puteti folosi si panouri magnetice mari

care va permit sa mutati sarcinile dintr-un loc in altul foarte usor.

Aceste sisteme de stabilire a prioritatilor prezinta doua avantaje considerabile.

Mai intai, permit unei echipe de oameni sa stabileasca prioritati, deoarece mai multi pot

Este vital sau este urgent? Aceasta deosebire importanta în cazul stabilirii prioritatilor este functie de timp. O sarcina este urgenta daca trebuie îndeplinita imediat. Pe termen lung, astfel de sarcini pot fi mai putin importante ca alte sarcini mai vitale (adica extrem de importante), dar importanta lor este marita de faptul ca sunt extrem de sensibile la timp. Deci, este vital sa programezi sarcinile urgente primele, chiar daca importanta sarcinii (toate celelalte caracteristici fiind identice) ar categorisi-o în clasa B mai degraba decat A.

sa vada si sa manipuleze sarcinile in acelasi timp. In al doilea rand – ceea ce este si mai

important – va permit sa vedeti dintr-o singura privire, fara sa controbaiti prin birou dupa

o lista, care sunt cu exactitate sarcinile care trebuie indeplinite, si astfel economisiti din

timpul vostru pretios.

Sistemul inventarului

O alta versiune a sistemului ABC – sistemul inventarului –

este orientat mai ales pe rezultate. In loc sa lasati categoriile A, B,

Ca sa va organizeze programul, sistemul inventarului presupune ca invatati mai multe din

analizarea felului in care v-ati petrecut ziua, si apoi din aplicarea a doua zi ceea ce ati

invatat. Argumentele sale sunt ca analiza post-activitate reprezinta o abordare mai

realista, care poate schimba comportamentul, orientata pe feedback decat alte abordari

bazate pe identificarea categoriilor.

Evaluarea productivitatii relative a activitatilor unei zile reprezinta punctul central

al acestui sistem. Este important sa stabilim inca de la inceput ce ne asteptam sa realizam,

si apoi sa comparam cu ceea ce am realizat efectiv, pentru a ne face o idee despre cat de

Dosarul cu sarcini

O versiune usor modificat� a sistemului cu cartonase îl reprezint� dosarul cu sarcini. Luati 31 de dosare, trecsnd pe fiecare o dat� din lun�, si asezati-le într-un biblioraft. Puneti fiecare sarcin� care trebuie îndeplinit� într-un dosar, în functie de sensibilitatea acesteia la timp. De exemplu, dac� trebuie s� pl�titi o factur� psn� în data de 25, puneti-o în dosarul pentru 19 sau 20. Cu cst o sarcin� este mai sensbil� la timp, cu atat trebuie s� o puneti într-un fisier mai devreme. Dac� activitatea trebuie desf�surat� într-o anumit� dat�, trebuie pus� în dosarul zilei de dinainte, pentru a v� reaminti de ea, iar apoi, csnd este citit�, trebuie mutat� în dosarul corect. Toate sarcinile la care trebuie s� lucrati si azi si maine, trebuie mutate la sfsrsitul zilei, în dosarul de msine. Dosarul unei zile trebuie prelucrat pentru stabilirea priorit�tilor în dup�-masa zilei dinainte.

Versiunile electronice ale acestor dosare de sarcini au devenit obisuite în multe afaceri. Dac� trebuie s� v� ocupati de ceva care este pe hartie (ex. plata

impozitului pe proprietate), atunci introduceti o referire la acel lucru în dosarul cu sarcini al programului de calculator (pl�titi impozitul pe proprietate).

eficiente sunt metodele noastre actuale si ce fel de modificari ar putea sa le

imbunatateasca.

Chiar daca aceasta metoda nu reprezinta, in sine, o masura de economisire a

timpului, ea poate genera comportamente care economisesc timpul. Pe masura ce

descoperiti ce activitati sunt mai productive si mai eficiente, spune teoria, veti incepe sa

va adaptati comportamentul in consecinta. Si pe masura ce faceti acest lucru, veti incepe

sa va descotorositi de minutele irosite. Modificarea comportamentului este o strategie

importanta in managementul timpului. Daca folositi sistemul inventarului dorind sa va

modificati comportamentul in concordanta cu ceea ce ati invatat, rezultatul va fi cu

siguranta ca va veti petrece timpul mai eficient.

Sistemul beneficiilor

„Cu ce ma aleg?” Stephanie Winston, autorul lucrarii

Getting Organized (Organizati-va) (New York: Editura

Warner, 1991, editie revizuita), spune ca aceasta este

intrebarea esentiala pe care trebuie sa ne-o punem atunci cand incepem sa stabilim

prioritatile.

Pentru a exemplifica modul in care functioneaza acest sistem, sarcinile imaginare

prezentate mai jos acopera un spectru de valori de la „beneficii mari” pana la „beneficii

reduse”. Beneficiile nu sunt intotdeauna financiare, deoarece putem lua in consuderare

multe alte valori: emotionale, sociale, practice, placute, s.a.m.d. Ganditi-va cum le-ati

evalua voi: cu beneficii mari, medii sau reduse.

• Sa scoateti 200$ de la bancomat – nu mai aveti decat 20$

• Sa scrieti o plangere la un lant hotelier

• Sa faceti ordine pe biroul de acasa

• Sa platiti facturi scadente

• Sa dati telefon la o organizatie caritabila, desi nu vreti sa faceti acest lucru

• Sa cumparati un frigider nou

• Sa va ascultati sotul cum va povesteste surescitat ceva ce chiar nu va

intereseaza

• Sa convingeti un vecin sa construiti un gard intre proprietatile voastre

• Sa faceti cumparaturi pentru cina

• Sa sunati inapoi trei prieteni

• Sa cititi un articol despre Hawaii. Va ganditi sa mergeti acolo in concediu

• Sa urmati un curs seral despre palnificarea financiara personala. Inca nu v-

ati inscris

• Sa va ascultati fiica adolescenta cum se plange ca nu se intelege cu

prietenii

• Sa sunati inapoi pe cineva pe care nu il cunoasteti (Nu stiti nici despre ce

este vorba)

Nu a fost usor sa stabiliti prioritatile, nu-i asa? Acest lucru dovedeste ca reactiile

voastre emotionale si contextul fiecarei actiuni afecteaza deciziile pe care le luati.

Dupa cum am spus, programarea trebuie sa fie logica. Daca la prima privire

cumparaturile pentru cina par avea mai mare prioritate decat sa mergeti la bancomat, daca

aveti nevoie de bani pentru a face cumparaturile, atunci bancomatul are prioritate mai

mare. Daca indeplinirea unei sarcini depinde de terminarea altei sarcini, atunci aceasta

din urma va avea prioritate mai mare – chiar daca, din punct de vedere obiectiv, este o

sarcina minora. Si numai pentru ca v-ati simti bine citind un articol despre Hawaii, nu

inseamna ca trebuie sa faceti acest lucru prima data.

Principiul Pareto :: 80/20 ::

Vilfredo Pareto, economist italian, a observat in 1906 ca 20% dintre italieni

stapanesc 80% din capitalul natiunii. In timp, acest raport a fost aplicat in diferite situatii

si a devenit o regula: valoarea unei mici parti de elemente dintr-un grup depaseste cu

mult valoarea obtinuta din restul elementelor.

Cum se poate aplica acest lucru in practica? Iata cateva exemple concrete si

cunoscute ale principiului Pareto la lucru:

• 20% din mail-urile primite duc la 80% din valorile obtinute, restul de 80%

practic nu au nici o valoare

• 80% din vanzarile unei firme provin de la 20% din clienti

• 80% din timpul petrecut la telefon este petrecut cu 20% din persoanele cu

care vorbiti pe parcursul anului

• majoritatea oamenilor obtin 80% din valoarea pe care o utilizeaza la

computerele lor din 20% din functiile acestuia

• 20% din angajatii unei firme iau 80% din perioada de concediu medical

• 80% din hainele pe care le purtati in mod obisnuit reprezinta numai 20%

din hainele pe care le aveti in dulap

A devenit imposibil sa stapanim fluxul informational care trece peste noi. Pentru a

ramane in frunte, trebuie sa devenim selectivi. Trebuie sa ne concentram asupra acelor

20% din informatii care duc la 80% din valoare, si sa le respingem pe restul.

Acest principiu poate fi aplicat in foarte multe domenii, incat exemplele sunt

nelimitate. Daca nu uitam ca 80% din valoarea voastra pentru firma aproape sigur este

rezultatul a 20% din munca voastra (si produs in 20% din timpul pe care il petreceti la

servici), probabil veti dori sa imbunatatiti acest raport. Productivitatea reala – si progresul

care o insoteste adesea – pot la fel de bine sa depinda de descoperirea modului in care sa

profitam de pe urma principiului Pareto.

Intreruperile si alti hoti de timp

Exista numerosi factori care actioneaza ca hoti de timp, astfel facand administrearea eficienta a timpului mai dificila. Cativa dintre acestia sunt:

• Intreruperile neasteptate.

• Telefoanele date.

• Aminarile.

• Un spatiu de lucru dezordonat si dezorganizat.

• Problemele de sistem.

• Problemele cu personalul.

Observa�ii:

Al�i ho�i de timp care m� afecteaz�:

Controlul întreruperilor nea�teptate:

Controlul telefoanelor care trebuie date:

Controlul amân�rilor:

Controlul spa�iului de lucru:

Controlul problemelor de sistem:

Controlul problemelor cu personalul:

Controlul altor ho�i de timp:

Cum îmi pot folosi timpul cel mai bine în acest

moment?