Studii de Caz - a Managerial A

Studiu de caz nr 1

Modalitati de utilizarea a tehnologiilor informatice pt fundamentarea bugetelor multinuale intr-o institutie publica.

Studiul de caz nr 1

Orice investitie atat in domeniul privat cat si in cel public presupune anumite activitati bine structurate, cu anumite legaturi de precedenta, unde este necesar sa se stie cat mai in detaliu durata lor si resursele consumate in timpul acestora; modalitatea folosita in gestionarea acestor investitii este Managementul pe baza de proiect cu tot ceea ce implica el.

Parcurgand etapele fundamentarii bugetelor multianule vom identifica tehnologiile informatice utilizate.

Astfel, cu sprijinul programului GRASP, finanţat de către Guvernul StatelorUnite ale Americii prin Agenţia Statelor Unite pentru Dezvoltare Internaţională,

În procesul de planificare a investiţiilor, se vor realiza urmatoarele activitati:

toate aceste activitati, etape pot fi descrise prin intermediul managementului de proiect, care poate fi realizat prin Project Manager sau Primavera.

Se va descriu grafic etapele prin metoda drumului critic – in foaie In functie de timpul pe care il are primaria la dispozitie se face o estimare a duratei

fiecarei activitati, in functie de care se stabilesc rezervele de timp, etc. Ulterior se va schita graficul Gantt al proiectului bugetului multianual. In cadrul fiecarei etape din cadrul proiectarii bugetului multianual pot fi folosite diverse

metodeo La consultarea cetateaneasca se folosesc portalurile, call-center, e-referendum,

etco Analiza si prioritizarea proiectelor de investitii - fuzzyo Pentru a se studia efectele investitiilor se fac simulari manageriale

Fundamentarea bugetelor anuale presupune prognozarea a tuturor resurselor pe o durata mai mare de an, prognozarea factorilor care afecteaza bugetul.

Consultarea cu consiliul local x 3

A aparut astfel necesitatea identifiarii unor metode capabile, in conditii asistate pe calculator, sa permita managementului organizatiilor exercitarea atributului de previziune in conditii de eficienta economica.Fundamentarea bugetelor multianuale, presupune un proiect de investitii, pentru ca numai printr-un proiect care se deruleaza pe mai multi ani institutia publica este nevoita sa fundamenteze bugete pe mai multi ani. Astfel putem spune ca in cazul bugetelor multianuale ne ajutta si managementul prin proiecte.

Prognozara este o etapa foarte importanta in fundamentarea bugetelor mutlianaulae. In cazul prognozarii putem folosi diferite produse software, a caror functionare depinde de fenomenul de extrapolare care presupune, ca plecand de la o evolutie anterioara cunoscuta a unor indicatori economici si luand in considerarefaptul ca in viitorul apropiat nu se vor modifica factorii care au influentat aceasta evoutie sa fie prognozata cu o oareceare acuratete. Astfel in cadrul nostru, institutia publica poate sa preia date din anul curent, precedent, date care se refera la aceeasi factori care urmeaza sa influenteze bugetul pe urmatorii ani.

Pe langa programele de prognozare, managerul public pentru a fundamenta bugetele multianuale mai are nevoie si de soft-uri bazate pe managementul de proiecte. Si putem enumera urmatoarele: project manager, open plan sau primavera. \Asfel bugetul este asociat cu anumite activitati activitati care au o anumita durata o anumita alocare de resursse. Cele mai bune metode pentru analiza activitatilor din cadrul unui proiect este analiza drumului critic cu algoritmul ford simplificatDe asemnea putem vorbi si despre Teoria Lantului Critic si Teoria restricitiilor. In cadrul fiecarui proiect se foloseseste graficul Pert.

Exemplificare:

Sa presupunem ca Primaria Targoviste are in vedere derularea construirea unui bazin de inot proiect realizabil in trei ani.

1. Mai intai se stabileste membrii proiectului si salariile tarifare corespunzatoare acestora.

Nr crt

Denumire Cod Salariu tarifar( ORAR EURO)

1 Manager de proiect Mp 8

2 Inginer proiectant Ip 12

3 Expert Ex 6

4 Sef de santier SS 10

5 Muncitori caificati MC 5

6 Muncitori necalificati

MN 3

2. Identificarea activitatilor compoenete ale proiectului.

Cod activitate

Denumire activitate Durata zile Activitati care o preced

Etapa de analiza

1 Evidentierea grupurilor de interes 5 zile 2 Analizarea posibilelor amplasamente 30 de zile 3 Gasirea amplasamentului final 5 zile 2

4 Analizarea legislatiei 30 de zile 3

5 Intocmirea studiului de fezabilitate 30 de zile 3

6 Alcatuirea echipei de proiectanti 30 de zile 3

7 Prezentarea documentatiei si a proiectului beneficiarului

2 zile 6

8 Modificarea proiectului 30 zile 7

9 Acceptarea proiectului 5 zile 8

derularea proiectului

10 Alocarea resurselor 40 de zile 9

11 Construiea a primei parti din proiect 120 de zile 10

12 Consruirea celei de-a doua parti 200 de zile 11

13 Finalizarea proiectului 120 de zile 12

14 Receptia 5 zile 13

15 Modificari in urma evaluarii facute de beneficiar

30 zile 14

16 Darea in folosinta 30 zile 15

Total 740 de zile

C stabilirea gradului de utilizare a timpului de munca de catre membrii echipei pentru ficare activitate componenta

Cod activitate

Denumire activitate Mp Ip Ex SS MC

MN

Etapa de analiza

1 Evidentierea grupurilor de interes 25 %

50%

2 Analizarea posibilelor amplasamente 25 20 503 Gasirea amplasamentului final 25 25 50

4 Analizarea legislatiei 20 20

5 Intocmirea studiului de fezabilitate 100

6 Alcatuirea echipei 100

7 Prezentarea documentatiei si a proiectului beneficiarului

50 50

8 Modificarea proiectului 25 25

9 Acceptarea proiectului 50

derularea proiectului

10 Alocarea resurselor 50 50

11 Construiea a primei parti din proiect 20 60 20

12 Consruirea celei de-a doua parti 20 60 20

13 Finalizarea proiectului 20 60

14 Receptia 25 25 50

15 Modificari in urma evaluarii facute de beneficiar

20 50

16 Darea in folosinta 50 50

Total

D Reprezentarea grafica prin tehnica Gantt Se analizeaza drumul critic – graficul pert

E se determina volumul de munca corespunzator

Exemplificarea pentru managerul de proiect

Nr crt

Denumire activitate

Durata zile Durata ore Grad de utilizare

Volum munca ore

1 Evidentierea grupurilor de interes

5 40 25 % 10 ore

\

Studiu de caz nr 2

Conceptualizati determinarea duratei de viata unui serviciu care nu este prestat in conditiile de monopol ( transpot public etc )

Din ce in ce mai mult ne orientam spre o economie in care serviciile publice se presteaza intr-un sistem concurential. Drept urmare trebuie sa urmarim durata de viata a acestuia si modul in care se presteaza pentru a obtine profitabilitate.

Studiul de caz ne indruma atentia spre analiza prestarii serviciilor in conditiile de piata concurentiala. Asta inseamna ca se aplica graficul. – obiectivul este de a ne incadra intre t0 si t1, mai exact de maximizare a t1.

Durata de viata a serviciului depinde de foarte multi factori, unii sunt de natura a influenta pozitiv evolutia serviciului si altii de a influena negativ.

Prin urmare este necesar sa folosim un sistem de prognozare a desfasurarii activitatii unui prestator de servicii pentru a se studia ce rezultate se obtin, inaintea punerii in practica a unor masuri

In acest sens vom folosi datele legate de activitatea serviciului (indicatori) din anii anteriori. Pentru a putea face o prognoza buna volumul datelor trebuie sa fie satisfacator de mare.

De asemena vom lua in considerare factorii de influenta pentru a constata daca se pastreaza trendul sau nu.

In principal vorbim despre o functie y=f(tarif, numar de consumatori, P, C.E., Conc, Politicile publice in domeniu)

Trebuie sa luam in considerare influenta fiecarui factor – comentam evolutia posibila a fiecarui factor

Vom apela la experti in fiecare domeniu vizat de variabile pentru a putea dimensiona modul in care acestea vor evolua (vor fi constante, vor evolua dupa o functie parabolica, logaritmica, etc). In functie de estimarile acestora vom face mai multe variante de evolutie a activitatii sistemului, pe care le vom compara.

In urma acestor comparatii legate de variabile, prestatorul de servicii publice poate sa traga concluzii legate de masurile pe care trebuie sa le ia pentru a-si maximiza durata de viata (pentru a obtine profit).

Trebuie luat in cosiderare faptul toate aceste variabile pot fi ele insele rezultatele unor altor functii (vorbim despre functii in lant)

Ne vom folosi de anumite analize speciale in studiu serviciului existent: analiza cost-beneficiu

Concluzionam si tot studiul il particularizam pe un anumit serviciu public

Consiliul local al municipiului Targoviste doreste sa infiinteze o noua ruta de transport calatori, care va fac legatura in acele microraioane care nu dispun de o legatura directa cu liniile existente,

Astfel inainte de a incepe, consiliul apeleaza la departamentul IT caruia ii cere sa simuleze durata de viata a respectivului serviciu. Astfel departamentul IT recurge la acele programe de prognozare care au la baza extrapolarea. Prin urmare acestia au nevoie de a avea un volum mare de date recente cu privire la indicatorii care influenteaza in general transportul in comun.

Se pleaca de la o functie y=( tariff, populatie, densitatea populatiei, concurenta, periodicitate, profit ). Toate acestea sunt factori care influenteaza serviciul de transport public urban. De asemenea se tine cont si de faptul ca acesta este un serviciu efectuat in conditii de concurenta. Prin urmare este gurvernat de princiiile economie de piata.

Departamentul IT va trebui sa simuleze mai multe variante, in care unul sau mai multi indicatori pot fi constanti sau nu, de precizat ca indifferent de indicator, daca in toate variante serviciul se mentine in aria de profitabilitate putem spune ca durata de viata a lui va fi indelungata.

Populatia – se constata la nivelul orasului o usoara crestere a natalitatii, dar in acelasi timp o crestere masiva a imigrarii , prin urmare trend=ul este de scade

Densitatea = constanta

Tariff = creste cu 10 % pe an

Concurenta = din ce in ce mai acerba, se constata o crestere a CA.

I n varianta doi – se spune ca populatia creste , densitatea creste, tariff constant etcI n varianta trei – toate raman constante

Se face o analiza comparativa a variantelor. Pentru a facilita o evaluare cat mai corecta a sanselor si riscurilor celor trei variante, se vor analiza comparativ pe de o parte valorile parametrilor la momentele initial si final iar pe de alta parte realizabilitatea actiunilor planuite a sa intreprinde.

Din aceaste analize rezulta ca o anumita varianta de actiune detine cea mai mare probabilitate de a se realizat, drept urare aceasta este cea mai potrivita a se urma.

STUDIUL DE CAZ NR. 3

Utilizarea eficienta a resurselor financiare necesare derularii unui proces investitional folosind tehnologiile IT.

Este si previzionare si management pe baza de proiect. Luam in considerare orice proces investitional (construire primarie) Acesta se va desfasura pe un anumit interval de timp, va avea anumite activitati care au

anumite termene si care implica anumite resurse. Este foarte important ca inainte de a stabili aceste termene sa vedem ce resurse avem.

Pentru a vedea ce resurse vom avea in perioada in care ne propunem sa derulam procesul investitional va trebui sa folosim metode de prognoza a veniturilor care alimenteaza bugetul insitutiei

De asemena trebuie sa planificam cum vom intercorela cheltuielile ocazionate de derularea procesului investitional cu cheltuielile curente.

Vom aplica masuri de previzionare atat a veniturilor cat si a cheltuielilor – ca in studiul de caz 22 numai ca aplicam si pt cheltuieli.

Pentru a vedea in ce masura este viabil proiectul nostru de investitii vom utiliza un soft de simulare manageriala.

Dupa ce avem toate aceste aspecte stabilite, dupa ce avem resursele asigurate, defalcate pe unitatea de timp vom putea trece la stabilirea activitatilor implicate in procesul investitional

Putem exemplifica cu un simplu studiu de caz de constructie a unui bazin acoperit de catre turism

Activitati:o Stabilirea echipei responsabila cu coordonarea proiectuluio Analiza situatiei existenteo Studiu de impact a noului bazino Stabilirea amplasamentului noului bazino Alegerea firmei care va realiza bazinul – achizitii electronice + Fuzzyo Demararea proiectuluio Monitorizareao Marketingul asupra noii investitiio Receptia bazinului si evaluarea finalao Darea in folosinta a bazinului

Stabilim resursele si responsabilii precum si termenele de inceput si de sfarsit a fiecarei activitati si folosim Microsoft Project sau Primavera

Studiu de caz nr 4

Comentati necesitatea integrarii sistemelor informatice in cadrul unei institutii publice !

Definirea sistemelor informatice integrate – cap 3, p70 si ceva – Scriem despre caracteristicile sist info integrat – 73 Analizam la nivel MACRO cum sta treaba

o Scriem despre e-readinesso Scriem despre G2G

o Scriem ca la noi taxele si impozitele nu se colecteaza deloc integrat si apoi o sa existe ghiseu unic.

o Ar fi interesant sa ne facem chestii integrate pe platforme internet o Necesitatea schimbului informatizat de date (EDI)o Trebuie sa ne aliniem la standardele europene – sa povestim despre stategia de e-

goverment i2010. Analizam la nivel MICRO

o Spunem de ce avem nevoie la nivel micro sa folosim sistemele integrate73 si 76o Rezumam ce avem la studiul de caz nr 11. cu siveco si ne axam pe avantaje

Se constata din ce in ce mai mult nevoia de aplicatii informatice destinate administratiei publice, datorita faptului ca aceasta a inceput sa presteze servicii din ce in ce mai complexe, care necesita un volum mare de munca. Daca aplicatiile informatice in cadrul administratiei publice nu ar exista aceasta incetul cu incetul s=ar transforma intr-un haos birocratic, intr=un sistem consumator de resurse si nu intr=unul performant.

Pentru a arata necesitatea sistemelor informatice in cadrul institutiilor publice, am hotarat sa prezint anumite aspecte la nivel macro cat si micro Daca in urma cu cativa ani se vorbea de aplicatii soft de sine statatoare, care nu erau legate intre ele, azi putem vorbi deja de SISTEME INFORMATICE INTEGRATE.

Se poate aprecia ca, un sistem informatic integrat performant este caracterizat printr-o serie de elemente:

arhitectura flexibila – permite adaugarea oricaror apicatii ulterioare, integrarea cu alte produse informatice, transparenta complexitatii solutiei informatice, in vederea operarii facile

de catre utilizator, deschiderea spre Internet, asigurarea concordantei cu legislatia economica , exienta unor politiic de securitate etc.

Tot ce am enumerat mai sus, nu poate decat sa incline balanta favorabil, aratand cat de necesare sunt aplicatiile informatice in cadrul oricarei institutii publice.

La nivel macro constatam urmatoarele:

Pentru a caracteriza cel mai bine ceea ce se intampla la nivel macro in Romania ne vom studia starea numita de catre specialisti in IT - E-READNESS - capacitatea unei economii de a utiliza internetul ca motor crestereRomania a urcat patru pozitii, pana pe locul 45, cu scorul de 5,32 din 10, fata de 4,44 puncte in 2006, scrie presa internationala. Clasamentul este realizat de compania de analize Economist Intelligence Unit (EIU), divizia de informatii de afaceri a Economist Group, pentru 69 dintre cele mai puternice economii. Dupa cum se observa se recunoaste ca aplicatiile informatice, internetul duc la cresterea economiei, duc la imbunatatirea servicilor. Prin urmare orice institutie publica din Romania este nevoita sa recurga la aceste aplicatii pentru ca activitatea ei sa poate fi competitiva in conditiile actuale.

Un alt argument pentru a opta pentru sistemele integrate informatice, o reprezinta banii – si anume colectarea taxelor si impozitelor care se face defectuos. Cu toate ca s-a incercat sa se introduca un birou online unic de colectarea a taxelor, acest lucru inca nu a devenit realitate. In urma infiintarii acestui birou, banii vor fi mult mai bine gestionati, mult mai bine repartizati, prin urmare si servicii publice vor fi mai competente cetatenii devenind CLIENTI nu CONTRIBUABILI.

Un alt argument este necesitatea colectivitatilor locale de a-si creea portaluri. In prezent in Romania doar cateva colectivitati dispun de asa ceva si putem spune ca si acestea sunt in faza incipienta. Necesitatea acestor portaluri este data de nevoia acuta de apropiere a administratiei de cetateni, prin urmare de clientii sai. In cadrul portalului cetateanul putand regasii tot ce este nevoie, si in caz ca nu vor gasi informatiile, vor avea posibiliatea sa intrebe si sa li sa raspunda. De asemenea portalul, in functie de cat de bine este facut, ajuta si la schimbarea opiniei asupra institutiei vizate, cetatenii fiind constienti de eficientizarea activitatii acesteia.

Un alt lucru util ar fi schimbul informatizat de date intre administratii la nivel local, regional, international, Schimb care ajuta la eficientizarea si eficacizarea activitatii. Orice schimb de date se face in conditii de maxima securitate (Electronic data interchange)

De asemenea ca membrii ai Uniunii europene trebuie sa participam la strategia europeana i2010, o strategie pe cinci ani menită să conducă la dezvoltarea economiei digitale, aceasta presupune: 1.Crearea unei pieţe unice şi competitive pentru societatea informaţională,

2. Creşterea investiţiilor în cercetarea privind TIC cu 80%, plecând de la constatarea că, în acest domeniu, în UE se investesc doar 80 de Euro pe locuitor faţă de 350 în Japonia şi 400 în SUA, 3. Promovarea unei societăţi informaţionale.

LA NIVEL MICRO: schimbarile profunde intervenite in Romania in ultimii 15 ani, au condus la necesitatea eficientizarii activitatii oricarei administratii locale. De exemplu Primaria Municipiului Bucuresti pentru a indeplinii cerintele si asteptarile tot mai complexe ale cetatenilor a trebuit sa recurga la un sistem integrat infomatic.

In general fiecare primarie si firma ar trebui sa se conduca dupa sistemul ERPIn esenta sitemul ERP reprezinta un ansamblu intercorelat de subsisteme informatiee, destinate gestionarii resurselor de orice natura din cadrul institutiei. Este un sistem informatic multi=modular proiectat in vederea eficientizarii activiatii organizationale. Este orientat pe indentificarea si planificarea resurselor necesare in vederea satisfacerii nevoilor clientilor. Iata de ce este nevoie ca orice firma, institutie publica sa aibe la baza un astfel de sistem.

Beneficiile unui sistem ERP :

» informatii online / in timp real pentru toate ariile functionale ale unei organizatii» standardizarea datelor si acuratete la nivel de intreprindere» aplicatiile includ "cele mai bune practici" din industria respectiva» eficienta pe care o inregistreaza compania» analizele si rapoartele ce pot fi folosite la planificari pe termen lung

Avantaje

» Informatia este introdusa in sistem o singura data » Obliga la folosirea "celor mai bune practici" din organizatie» Permite personalizari » Furnizeaza functionalitati pentru interactiunea cu alte module » Furnizeaza instrumente de raportare manageriala diversificate.

Iata de ce Primaria Muncipiului Bucuresti a recurs la un sistem integrat format din: componenta managementului financiar – contabil, managementul bugetelor, managementul salarizari personalului, a mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar. , managementul contractelor, a investitiilor, a stocurilor etc.

Prin cele prezentate, consider ca sunt destule argumente pentru a demonstra necesitatea sistemelor inforamtice la nivelul admnistratiei publice.

Studiu de caz nr 5

Solutie it pnetru selectarea firmei care urmeaza sa implementeze procedurile de management al calitatii la o societate comerciala PRIVATA care are contract de delegare a gestiunii unui serviciu public cu autoritatea administratiei publice locale.

La intrarea in efectivitate a unui contract de prestari servicii privind aplicarea unui sistem e calitate, societatea comerciala trebuie sa organizeze un proces de selectie a firmei care va presta serviciul. Astfel managementul trebuie sa decida care sunt criteriile de selectie a firmei.

Exemplificare:

Societatea comerciala Mechell Targoviste urmeaza ca pe viitor sa puna in aplicare un sistem de calitate a mediului 14001. In urma analizei s=a constatat ca acesta ar fi cel mai potrivit sistem de calitate, avand in vedere si obiectul de activitate a firmei, care de multe ori prin activitatea sa a poluat atmosfera orasului Targoviste.

De constatat ca pentru firma noastra ca valoarea contractului nu constitutuie cel mai important criteriu.

In urma anuntului dat de Mechell Targoviste, s-au prezentat un numar de cinci firme

CRITERII DECIZIONALE

1 – durata implementarii proiectului 2 – valoarea contractului 3 – experienta similara

4 - dimensiunea firmei5 – numarul de specialisti

Criteriu Firma 1 Firma 2 Firma 3 Firma 4 Firma 5

1. durata implementarii proiectului

50 40 55 50 40

2. valoarea contractului

35000 30000 25000 35000 25000

3. experienta similara

5 7 10 5 8

4. dimensiunea firmei

Intern Reg Loc Reg loc

5. numarul de specialisti

25 20 15 20 20

Matricea punctajelor aferente alternativelor decizionale

Pentru a putea face selectia, pentru a decide varianta optima, managementul companiei a decis sa recurga la utilizarea algoritmului din teoria multimilor fuzzy, in cadrul departamentului IT. Specialistii au hotarat urmatoarele date de intrare:

N – numarul alternativelor decizionaleM – numarul criteriilor decizionale T ( M ) – natura criteriilor luate in considerare.Nr crt Denumire criteriu Natura criteriu 1 Durata implementarii proiectului Minim2 Valoarea contractului Minim3 Experienta similara Maxim4 Dimensiunea firmei Maxim5 Numarul de specialisti Maxim

Coeficientii de apartenenta

Nr crt Denumire criteriu Coeficientul de apatenenta

1 Durata implementarii proiectului 52 Valoarea contractului 3.53 Experienta similara 5.54 Dimensiunea firmei 45 Numarul de specialisti 3.5

Matricea consecintelor absolute

Datorita faptului ca aceasta matrice cuprinde doar valori numerice vom puncta urmatoarele criterii:

4 Dimensiunea firmei

Firma 1 – 5p Firma 2 – 4p Firma 3 – 3P Firma 4 – 4p Firma 5 – 3P

MATRICEA ABSOLUTA

Criteriu Firma 1 Firma 2 Firma 3 Firma 4 Firma 5

1. durata implementarii proiectului

50 40 55 50 40

2. valoarea contractului

35000 30000 25000 35000 25000

3. experienta similara

5 7 10 5 8

4. dimensiunea firmei

5 4 3 4 3

5. numarul de specialisti

25 20 15 20 20

MATRICEA RELATIVA

Cciterii C1 C2 C3 C4 C 5

A1 0.268 0.215 0.295 0.215 0.268

A2 0.233 0.200 0.166 0.233 0.166

A3 0.142 0.200 0.285 0.142 0.228

A4 0.263 0.210 0.157 0.210 0.157

A5 0.250 0.200 0.150 0.200 0.200

Crij = caij/suma Caij

ETAPA A 2 MATRICEA AJUTATOARECciterii C1 C2 C3 C4 C 5

A1

A2

A3

A4

A5

ETAPA 3 CALCULUL FUNCTIILOR CARACTERISTICE

ETAPA 4

STABILIREA ALTERNATIVEI OPTIMALE

STUDIU DE CAZ 6 REZOVAT

STUDIUL DE CAZ 7

CRITERII – experienta firmei,- esecurile inregistrate- cifrica de afaceri- intindere teritoriala- numar specialisti- clienti

STUDII DE CAZ NR 8

Prezentati modalitatile de rationalizare a proceselor traditionale de comunicatie institutie publica – cetatean prin integrarea lor pe platforme internet.

Daca acum cativa ani institutia publica facea fata problemelor stringente ale societatii, in ultimul deceniul s=a contatat o crestere a problemelor cetatenilor, acestea devenind mult mai complexe. Drept urmare administratia publica a trebuit sa recurga la aplicatiilor informatice, aplicatii care au incercat sa faca rezolvarea noilor probleme mult mai usor, inlocuind astfel treptat modalitatile de rezolvare traditionale existente pana atunci.

S-a pus intrebarea? De ce trebuie sa rationalizam procedurile de comunicare si sa le integram pe platforme

internet

o Volumul de date tranzactionat intr-o IP in relatia cu cetatenii, cu celelalte institutii publice, cu stackeholderii si cu cetatenii a devenit prea mare pentru a fi gestionat in sistem clasic

o Problemele care trebuie sa fie rezolvate sunt mult prea complexe o Se schimba abordarea pe care IP trebuie sa o aiba institiutia publica fata de cetatean.

Acesta nu mai este contribuabil este client.o Din ce in ce mai mult apare nevoia de transparenta in cadrul activitatilor institutiilor

publice, existand deja legislatia adoptata in acest sens

La ce foloseste trecerea la sistemul modern prin internet?o Motivatia externa - Internetul confera platforma ideala pentru dezvoltarea unui

sistem integrat in zona IP, de comunicare cu celelalte institutii publice si cu stakeholderii.

o Motivatia interna – prin intermediul internetului se concentrare a activitatilor desfasurate in interiorul organizatiei, acestea regasindu-se toate pe platfora unica – internetul.

Ce mijloace folosim?o Portalul – despre el gasim in studiul de caz 19 o Info – chiosk-urio Call-center (un sistem fff bun de crm – cand suna clientul sa stii tot istoricul lui) si

sa se raspunda la telefon o Manag. Doc – cu aplicatie in relatia cu clientul (gasesti repede docu)o CRMo Servicii electronice – plati, taxe, posibilitatea descarcarii de formulare virtualeo G2C, G2S, G2G, G2B – a se vedea cursul 1 de la internet – colescao Totul se reduce la o primarie virtuala ideala – este mult pana acolo o Consecintele folosirii internetului – cursul 3 – colescao Etc.

Concluzii – de studiat contextul generalo Benchmarking-ul (evaluarea performantelor sistemului) – citeste in documentatia

despre…o Capacitatea de integrare a internetului (e-readiness)

Gradul de conectivitate si infrastructura existenta Digital divide Mediul de afaceri care poate sa ofera solutii IT (oferire de solutii si

consultanta) Mentalitatea utilizatorilor – cetateni si functionari publici Promovarea tehnologiilor – marketing Trainingul corelat cu managementul schimbarii

STUDIU DE CAZ NR 9

Exemplificati modalitatile principale de perfectionare a activitatilor dintr=o primarie utilizand tehnologii informatice si de comunicatie.

Studiul de caz nr 10

Folosirea în administraţie a unor servicii bazate pe tehnologiile informatice şi formatele de date deschise ar duce la o guvernare transparentă, eficientă şi mult mai ieftină. Totodată o industrie informatică deschisă ar oferi locuri de muncă şi dezvoltare socială la nivel local, catalizând inovaţia locală.

- se rezolva ca studiul nr 8, numa ca explici cum ajuta la transparenta.

La care se adauga:- aplicatiile sa fie facute pentru a se face treaba cum trebuie, nu doar de dragul de a se face- transparenta in procesul de selectare a firmelor care asigura implementarea solutiilor- existenta forumurilor - in unele orase (nu de la noi din tara – olanda) s-a implementat sistemul cu camera web (afisata pe portal) – in biroul primarului, in sala de sedinta a consiliului – exemplu de ingeniozitate si de asigurarea a transparentei cu costuri ffffffffffffff scazute


Cresterea performnatelelor manageriale a unei institutii publice prin implementarea solutiilor software de gestiune integrata.

Definitie soft de gestiune integrata – un sistem integrat si intercorelat de subsisteme informatice destinate gestiuniii organizatiei

Spunem de ce avem nevoie de ERP – zicem din cap 3 – pag 76 Spunem ca prin intermediul ERP se gestioneaza practic intreaga activitate din cadrul

organizatiei o resursele necesarea si relatia cu furnizorii (SCM)o relatia cu clientii organizatiei – cetatenii – CRMo Enterprise Date Interchange – schimbul de date din interiorul organizatiilor pubice.

Intr-un fel, putem spune ca prin intermediul ERP se face o particularizare a G2C, G2B, G2E si G2G

In cadrul ERP-ului trebuie sa existe – si exemplificam la nivelul SIVECO in PMB:o Management Financiar – Contabilo Managementul bugetelor

o Managementul HR + Salarizareo Managementul mijloacelor fixe o M. Contracteloro M. Investitiilor o M. Stocuriloro M. Aprovizionarii

Spunem de ce ar mai fi nevoie, conform a ceea ce a spus IONITA1.Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale şi Umane.2.Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane.3.Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice.4.Subsistem Informatic pentru Mesageria Electronică.5.Subsistem Informatic de Management al Documentelor şi al Fluxurilor de Lucru.6.Subsistem Informatic pentru Managementul Relaţiilor Publice.7.Pagina de Internet/Intranet a Primăriei (Portal).8.Securitatea Sistemului Informatic Integrat al Primăriei.

Ca sa raspundem cerintei studiului de caz – cresterea performantelor manageriale – spunem

SIVECO BUSSINES ANALYZER reprezinta puntea care permite managementului sa evalueze si sa controleze activitatea pe care o subordoneaza , sa planifice si sa formuleze politici si strategii:

Asista procesul decizional in activitatile de planificare, urmarire control, previziune si prognoza.

Permite personalului de conducere adoptarea strategiilor pentru lansarea eficienta a produselor si serviciilor pe piata.

Permite un control eficient al costurilorPermite indentificarea tendintelor importante ale pietei in vederea planificarii propriei

politici de piataEfectuarea in timp real a analizelor complexe asupra activitatii institutiei beneficiare, atat

ca entitate cand si subdiviziune administrativaSimularea scenariilor de tip what if, simulari previziuni ale dinamicii indicatorilor

economico – financiari pentru planificarea strategica si tactica.0 Mai bagam si ce a zis ionita da le prezentam ca si avantaje

Realizarea unui S.I.M.P. care:• să gestioneze in mod unic toate categoriile de date şi informaţii existente în primărie;• să răspundă cerinţelor definite de oricare din compartimente;• să asigure informarea corectă, completă şi in timp util a factorilor de decizie din executiv

si deliberativ.Ob derivate

• Eliminarea redundantelor, prin constituirea şi utilizarea în comun a colecţiilor de informaţii de interes general.

• Codificarea unitară a informaţiilor din documentele care circula in primarie.

• Acces rapid la informaţii şi un transfer optim al acestora între compartimente, sau in cadrul relatiei primarie-cetatean.

• Asigurarea securitaţii datelor şi partajarea accesului la informaţii.• Responsabilităţi precise în furnizarea, administrarea şi asigurarea calităţii şi integrităţii

informaţiilor.• Asigurarea suportului informational pentru creşterea calităţii deciziilor.

Studiu de caz nr 12

Perfectionarea procesului decizional dintr-o institutie publica prin sisteme interactive de asistarea a deciziilor.

Pentru ca o echipa manageriala, in zilele noastre, sa fie competitiva in conditiile actuale de concurenta este necesar ca deciziile sale sa fie asistate de calculator prin folosirea de produse informatice dedicate. Aceste produse folosesc un aparat economico-matematic, cu folosirea unor algoritmi cu grad mare de detaliere.

Important la aceste sisteme este acela ca poate sa avertizeze managerul despre posibilele manifestari negative in functionarea subsistemului condus cu un orizont de timp acceptabil inainte de aparitie a acestora.

Situatiile manageriale in cadrul unei organizatii pot fi rezolvate cu ajutor:

- determinarea deciziei in conditii multicriteriale de certitudine – - metode pentru exercitarea atributului de previziune - metode asociate atributelor de organizare coordonare- simularea managementului organizatiei.- Optimizarea unicriteriala a deciziilor- Optimizarea proceselor de conducere prin costuri- Etc.

in cele ce urmeaza vom exemplifica modul cum se realizeaza perfectionarea procesului decizional folosind SIAD-URILE pe situatii concrete intalnite intr-o institutie publica:

a) sisteme manageriale de fundamentare a deciziilor in conditii multicriteriale de certitudine pot fi optimizate prin folosirea aplicatiilor software care au la baza tehnica derivata din TEORIA MULTIMILOR FUZZY

Situatie concreta – O primarie doreste sa construiasca un nou sediu. La licitatie s=au prezentat 10 firme. Pentru ca primaria sa poate alege varianta optima aceasta foloseste un program software bazat pe teoria multimilor fuzzy.

Astfel departajarea firmelor incepe prin trasarea urmatoarelor criterii: valoarea contracturlui, experienta in domeniu, nr de angajati, etc

Dupa stabilirea criteriilor , expertul cu ajutorul unor calcule matematice si unor etape bine definite, poate da varianta optima.

Expertul poate alege sa foloseasca varianta pesimista, varianta optimala, varianta proportionala. ( daca vrei se explica mai in detaliu ) O alta situatie concreta este atunci cand se doreste o mai buna alegere a unor candidati pentru un eventual post – si aici se foloseste teoria multimilor fuzzy – se stabilesc niste criterii, expertul introduce datele in calculator si se alege metoda dorita ( pesimista, optimala etc )

b) situatii manageriale care presupune proceselor de conducere prin costuri antecalculate

posibilitatea implementarii unei metode de conducere prin costuri si de management al calitatii, in vederea identificarii costurilor supraevaluate ale unui produs, serviciu sau sistem se poate face prin INGINERIA VALORII.

SITUATIE CONCRETA Aceste aplicatii pot fi folosite in urmatoarele cazuri: Dimensionarea ec a costurilor antecalculate necesare reproiectarii sistemului

de management al unei organizatii optimizarea repartizarii personalului unei institutii pe posturi in functie de cerintele acestora

Indentificarea costurilor antecalculate supradimensionate realizarii unui sistem informatic Dupa cum se cunoaste perfectarea contractelor de

Institutiile publice, dezvoltare a unor lucrari, cum sunt cele de reproiectare, modernizare, retehnologizare, in cazul organizatiilor se face pe baza de licitatii ( alegerea variantei optime fiind facuta cu ajutorul programelor software care au la baza TEORIA MULTIMILOR FUZZY )

Cu toate ca institutia respectiva doreste sa deruleze investitia, aceasta nu cunoaste intodeauna costurile reale ale acesteia, iar ingineria valorii find o metoda care ar elimina acest risc.

Daca se poate se poate explica etapele – dar e greu.

c) simularea managementului organizatiei.

- se foloseste numai pentru situatii manageriale tipice care se produc cu o anumita periodicitate

- se bazeaza pe construirea unui model din variabilele manageriale implicate ce reproduc mecanismul decizional aferent situatiei manageriale

- se proiecteaza, cu ajutorul modelului, pe baza unor informatii de pornire, cu mai mai multe variante decizionale

- se alege una dintre variante sau alternative decizionale- presupune existenta unui scenariu de derulare a jocului.- Stabileste un castigator individual sau colectiv in functie de criteriile

manageriale

Situatie concreta – simularea scenariilor de evolutie a populatiei intr-un anumit judet.

Se dau variabilele – populatie x sute de mii Populatie urbana – y Populatie rurala – z Populatie ocupata, populatie somera Densitatea populatie Populatie tanara Populatie matura Natalitate / mortalitate etcIndicatori specifici

Expertul, sau studentul depinde unde este facut simularea manageriala, introduce datele – programul putand da niste date care pot fi analizate si care vor arata cum va fi evolutia populatie in urmatorii ani. Alt exemplu – evolutia economica a unei arii geografice – se aleg variabilele si se introduc in sistem.

- d) Optimizarea unicriteriala a deciziilor

produsele informatice specifice metodelor din aceasta categorie au la baza functionarii lor modele economico=matematice liniare care se rezolva cu ajutorul algoritmului simplex primal – sunt suport ajutator pentru exercitarea functiilor de organizare si coordonare, in procesul de fundamentare a deciziilor

situatii concrete – pentru organizatiile cu activitate de productie sau de prestari servicii – sunt utilizate pentru: ex – determinarea marimii loturilor de fabricatie, stabilirea sortimentului optim de fabricatie

de asemnea in situatii complexe aceste pachete de programe pot fi utilizate premergator folosirii unor metode moderne, prin stabilirea a mai multor alternative decizionale dupa mai mutle criterii decizionale abordat separat, ce vor fi supuse ulterior proceselor de determinare a deciziilor in conditii multicriteriale de certitudine.

d) metode pentru exercitarea atributului de previziune

utilizare – pentru organizatiile care isi desfac produsele, sau isi ofeteaza serviciile pe o anumita piata se pune pb cunoasterii acesteia, a evolutiei factorilor , care pot influenta ata pozitiv cat si negativ firma.A aparut astfel necesitatea identificarii unor metode capabile in conditii asistate de calculator, care permit conducerii sa exercite atributul de previziune in conditii de eficienta economica La baza acestor aplicatii softwares se afla fenomenul de extrapolare, care presupune ca plecand la o evolutie anterioara putem prognoza viitorul.

Exemplificarea – prognozarea cifrei de afaceri a unei organizatii.Prognoza evolutiei pietei unui serviciu publice

Cea mai folosita este metoda scenariilor multiple in care se fac mai multe variante de evolutie si se alegea aceea care cea mai realizabila, si in functie de aceasta echipa mangeriala actioneaza pt potentarea oportunitatilor si diminuarea riscurilor.

- E metode asociate atributelor de organizare coordonare

Acestea se refera la Managementul de proiect. Produsele software din acesta clasa folosesc o serie de concepte specifice domeniului cercetarii operationale , in general, si in special a metodei analizei drumului critic.

Astfel orice organizatie in prezent care deruleaza un proiect, il gestioneaza prin managementul de proiecte, acesta fiind asistat de programe speciale precum – Microsoft Project, Primavera, etc in care este analizat drumul critic, se fac diagramele gantt si pert. Mai nou exista o metoda si anume teoria lanturlui critic, care analizeaza si modul de alocare a resurselor Utilizare – o IP vrea sa deruleze un proiect pentru construirea .........., implementarea unui sistem informatic etc

Bussiness inteligence – se refera la acele aplicatii si tehnologii care sunt folosie pentru a strande informatii, pentru a da acces, pentru a analiza datele si informatiile despre operatiile companiei. Bussiness inteligence ajuta companiile sa aibe informatii comprehensive despre factorii care actioneaza asupra afacerii lor , pentru a da mult mai bune decizii. Aplicatiile Bussiness intelligence pot da oportunitatea organizatiilor de a da decizii mult mai bine fundamentate, ceea ce ar duce la un avantaj competitiv pe piata. Ajuta la intelegerea locului firmei pe piata in comparatiei cu cele ale competitorilor.Ajuta la formarea un baze de date consistente care ajuta la gasirea unor solutii cat mai rapide si bine fundamentate. De asemenea permite o mai buna colaborare intre departamente si le coordoneaza activitatea, astfel intreaga firma putandu-se adapta mult mai usor la eventualele schimbari.

Data mining: descopera modele din interiorul datelor utilizand tehnici predictive. Aceste modele joaca un rol foarte mare in luarea deciziilor deoareceele evidentiaza arii unde procesele de business necesita imbunatatireUtilizand solutiile de data mining firmele isi pot marii profitabiliatea interactionariicu clientii lor, pot detecta fraude, pot imbunatatii managementul activitatilorcu risc mare etc. Modelele descoperite utlizand solutiile de data mining ajuta sa i-a decizii mai buna in scurt timp.

Data warehouse – .......................... de completat

Studiu de caz nr 13

Dimensionarea economica a costurilor antecalculate necesare proiectarii sistemului de management al unei institutii publice.

Cartea 4.7.3

Studiu de caz 14

Exemplificati avantajele perfectionarii pregatirii profesionale a personalului unei institutii din administratia publica centrala prin intermediul metodelor de training asistate pe calculator.

Studiul de caz nr. 14

Exemplificam pe Ministerul finantelor publice sau pe operatorii de servicii publice

o Se va exemplificarea pregatirea personalului atat din structura centrala cat si din structura directiilor de finante publice la nivel teritorial.

o Astia din minister sunt raspanditi in diferite zone geografice si tb sa fie instruiti unitar

o Ca sa vina toti intr-un loc sau ca sa se duca instructorii la ei costa enorm – de aia punem e-learning. La fel ne pot costa echipamentele si toate alea

o Prin e-learning se face economisire de timpo Putem dezvolta e-learning prin intermediul introducerii posibilitatii

pregatirii managerilor si a persoanelor din zona de conducere a institutiei publice prin simulatoarele de decizii. – vezi capitolul 4.

o Se constituie clase virtuale in care membrii acesteia interactioneaza in cadrul forumurilor si a chat-urilor.

Beneficiile cele mai importante:

Costuru cu transportul reduse; inlocuirea cursurilor tinute in salile repective in sitemul clasic cu instructori si cursanti cu cele noi pe web a permis reducerea cheltuielilor cu deplasarea persoanelor.Cresterea productivitatii persoanelor, acesul electronic la cele mai noi cursuri permite instruirea mai repede si mai eficienta si mai mult.

De preferat sa se calculeze la sfarsit ROI ( Return of investment) pentru a se observa ca reducerea costurilor de administrare clasice si beneficiile directe cat si cele indirecte sunt mult peste costul total al programuli software care perminte invatarea electronica.

Studiu de caz nr 15

Conducerea proceselor investitionale ale unei primarii utilizand managementul pe baza de proiect

Orice investitie atat in domeniul privat cat si in cel public presupune anumite activitati bine structurate, cu anumite legaturi de precedenta, unde este necesar sa se stie cat mai in detaliu durata lor si resursele consumate in timpul acestora; modalitatea folosita in gestionarea acestor investitii este Managementul pe baza de proiect cu tot ceea ce implica el.

Managementul pe baza de proiect foloseste atat la procesul general de stabilirea planului investitional pe o anumita perioada (vezi studiul de caz nr 1) cat si la punerea in practica a unei investitii concrete.

Stabilim etapele procesului investitional in general in cadrul unei primarii:1. Stabilim echipa de lucru pentru fundamentarea procesului

investitional2. Stabilim planul investitional3. Analiza situatiei existente (investitii in derulare, swot)4. Prognozarea vis-a-vis de investitii5. implementarea programului investitional6. analizarea efectelor investitiilor 7. evaluarea finala

Etapele prezentate mai sus sunt conduse, sunt realizate, sunt ordonate in urma aplicarii managementului de proiect.

Etapa 1 - Astfel in etapa de stabilire a echipei de lucru – conform managementului prin proiecte se stabilesc responsabili de proiect, precum si persoanele care vor fi implicate direct si indirect in ducerea la capat a proiectului. Etapa 2- odata ce stabilim echipa de lucru trebuie sa stabilim si planul invetitional adica sa stabilim parti de proiect ce revin fiecarui membru a echipei de lucru, toate integrate pentru a ajunge la rezultatul scontat. Practic se vor stabili activitatile de proiect si se vor asigna responsabiliiEtapa 3 – inainte de a aplica planul investitional – orice proiect pleaca de la o situatie data. Astfel vor fi realizate analize SWOT, analize diagnostic, prin care se va evidentia situatie existente, cu punctele sale slabe si forte precum si caile de

imbunatatire a acestora. Cunoasterea situatiei actuale ajuta la orientarea atentiei catre problemele stringente ale insittutiei. Etapa 4 : se prognozeaza rezulatele ( cu ajutorul functiei de prognoza) Se va face referire la modul in care se face prognoza Y=F(factorul 1, factorul2, factorul 3)Etapa 5: ajungem la etapa unde are loc implementarea programului investional cu tot ce implica el – modificari la nivelul aparatului decizional, informational si organizational. Aceste subsisteme trebuie sa se adapteze la noile realitati existente, aceasta fiind singura metoda prin care se asigura succesul proiectului.Etapa 6 = se constata daca in urma proiectului derulat a aparut o imbunatatire a situatiei precedente, daca s-au inregistrat progrese sau nu.

Etapa 7 = se face o evaluare de final a procesului investitional, precizandu-se care au fost progresele inregistrate, care au fost elementele care au ridicat probleme pentru a se da o „reteta” de evitare a acestora pe viitor.

Studiu de caz 16

Optimizarea repartizarii personalului unei institutii publice pe posturi in functie de cerintele acestora.

Este destul de dificil sa se faca o repartizare justa si corecta a locurilor de munca intr-o institutie, drept urmare acest proces trebuie sa fie lasat in grija unor specialisti care stiu sa adopte deciziile cele mai potrivite bazandu-se pe intrumente manageriale potrivite. Desi pare surprinzator solutia pentru o mai buna repartizare a angajatiilor intr-o institutie publica poate fi oferita prin instrumentarul IT, avand la dispozitie cel putin trei solutii de asa natura:

algoritmul rezultat din tehoria multimilor fuzzy simulari manageriale ingineria valorii aplicata in cadrul organizatiei.

1. Algoritmul rezultat din teoria multimilor fuzzy.

Deoarece ne aflam intr-o situatie in care exista un nr mare de alternative decizionale dar limitat, alternativele decizionale fiind reprezentate de catre salariati si avem in fata un anumit nr de criterii decizionale ( criteriile de ocupare a posturilor ) putem sa

folosim un instrument IT foarte cunoscut si anume algoritumul derivat din teoria multimilor fuzzy.De asemenea acestor criterii de ocupare a posturilor ( criterii decizionale ) le putem da anumite grade de importanta. In continuare vom exemplifica :Directia de sanatate Dambovita doreste sa faca o redistribuire a personalului pe posturi. Astfel ia in considerare drept alternative decizionale – angajatii existenti si urmatoarele criterii decizionale:

Experienta avuta in domeniu Cunostintele specifice Esecurile pe care le-a inregistrat in postul ocupat pana in prezent Capacitatea de adaptare in domeniu

2. Simularile managerialeIntr-o organizatie este foarte important ca inainte de a se lua anumite masuri sa se poata masura efectele acestora, inainte de a fi prea tarziu. Pentru aceasta specialistii IT au pus la dispozitie o serie de instrumente care permit simularea activitatilor si constatarea efectelor posibile.

Astfel, inainte de a face redistribuiri pe posturi, este indicat sa se simuleze modul de lucru si evolutia organizatiei dupa ce se fac aceste modificari. Prin aceste simulari se va afla modul in care angajatii vor reactiona la noile situatii cu care se vor confrunta, daca vor avea succes sau din contra.

Simularile manageriale sunt interesant a fi folostie si pentru a fi pregatiti angajatii pentru noile posturi pe care vor lucra. In felul acesta pe de o parte acestia vor fi testati, pentru a se sti daca sunt cu adevarat pregatiti sa faca fata noilor provocari si in acelasi timp vor fi si antrenati pentru nou.

3. Ingineria valorii – presupunem ca si costuri antecalculate, costurile reale ale repartizarii existente a posturilor Consideram un numar de functii care sunt indeplinite de posturile a caror activitate dorim sa o optimizam. In functie de importanta fiecarei functii ( prin raportare la celelalte functii ) expertul calculeaza variantele, si dupa anumite calcule reiese care functii au mai mare importanta si prin urmare o mai mare atentie asupra posturilor care o indeplinesc –, iar in cazul functiilor inutile – se vor elimina posturile respective reusind astfel sa optimizam repartizarea personalului pe posturile care indeplinesc functiile cele mai importante.

Se reuseste o redimensionare a tuturor posturilor, punandu=se accent pe acele posturi care aduc + valoare firmei. Se redimensioneaza de fapt intregul sistem managerial ( in special cel organizatoric ), reducand costurile pe care acestea le genereaza.

Prin urmare se constata ca managerul, cu ajutorul calculatorului, are trei alternative pentru a optimiza repartizarea resurselor umane. Inca o data se dovedeste importanta din ce in ce mai mare a programelor software in adoptarea unor decizii de reala importanta a organizatiei.

Studiu de caz nr 17

Comentati componenetele strategiei de informatizare a unei institutii publiceIONITA

Este foarte important ca o institutie publica sa urmeze trendul general al organizatiilor private. Astfel, acestea trebuie sa fie deschise spre schimbare, chiar daca aceasta inseamna uneori masuri radicale.

In prezent in cadrul zonei private trendul principal are legatura cu un amplu proces de informatizare, in care activitatile care anterior se desfasurau in sistem clasic se transforma total devenind un sir de procese informatizate, algoritmizate si controlate.

Acest trend trebuie sa fie adoptat si de catre institutiile publice pentu ca acestea sa isi reorienteze activitatea pe principii de eficacitate si, de ce nu, de eficienta, instrumentarul IT oferind aceasta posibilitate.

Pentru a avea cu adevarat succes, procesul de informatizare a unei institutii publice nu trebuie sa fie unul aleator ci trebuie sa fie obiectul unei strategii foarte bine gandite si minutios puse in practica. Aceasta strategie trebuie sa fie una integrata in strategia globala a institutiei si nu trebuie uitat un aspect fundamental: aplicatiile IT si informatizarea institutiei publice este un mijloc si nu un obiectiv in sine.

Pentru punerea in practica a acestei strategii o institutie publica trebuie sa aiba in vedere o serie de obiective – principale si derivate. In continuare le vom enumera.

Obiectivele strategiceInformatizarea administraţiei centrale şi locale, urmarindu-se amplificarea eficienţei operationale în cadrul acestor organisme.Informatizarea serviciilor, avand ca beneficiari cetãtenii si agentii economici, ceea ce implicã adesea integrarea serviciilor prestate de administratia centrala si locala.

Asigurarea accesului la informatii, utilizând tehnici de tehnologie a informaţiilor pentru utilizatorii finali ai serviciilor administratiei centrale.

Pentru punerea in practica a acestor obiective vom lua in considerare urmatoarele optiuni strategice:

Proiectarea unor sisteme informationale si de telecomunicatii la nivelul institutiilor publice.

Perfecţionarea cadrului legal care sã facã posibile astfel de acţiuni. Dezvoltarea unor structuri organizationale suplimentare corespunzãtoare, atât pentru

elaborarea strategiei, cât si pentru implementarea proiectelor, care sã cuprindã un mare numãr de unitãti ale administratiei centrale

Iata care sunt si caile de actiune:

Promovarea portalurilor de informaţii şi servicii: Portalul unic de reglementãri juridice; Portalul pentru servicii de angajare a fortei de muncã; Portalul pentru servicii cãtre diversi agenti economici.

Realizarea unui sistem unitar al registrelor de stare civilã. Implementarea cărţii electronice de identitate. Promovarea semnăturii digitale. Implementarea managementului documentelor si a fluxurilor de lucru. Dezvoltarea sistemelor de procurare electronică (e-procurement).

RESURSEPentru punerea in practica a acestor cai de actiune vor trebui atrase resurse. Acestea sunt de natura materiala, umana, financiara si informationala. Este foarte importat ca sa se faca o corecta echilibrare a acestora, astfel incat sa se acorde importanta cuvenita in special resurei umane care trebuie pregatita atat pentru acceparea noilor tehnici si proceduri informatice cat si pentru utilizarea lor. TERMENE

Se vor lua in considerare faptul ca pentru fiecare proiect in parte sunt necesare termene de realizare si termene de evaluare intermediara pentru a se studia daca proiectul urmeaza calea dorita.

Mai mult decat atat, odata cu integrarea in UE, Romania s-a obligat, conform strategiei I 2010 sa isi informatizeze administratie publica, seriviciile publie, si accesul cetatenilor si a ogranizatiilor private la aceste servicii precum si incurajarea folosirii serviciilor internet de catre cetateni in viata de zi cu zi. De mentionat ca tara noastra are in derulare o strategie de informatizare a adm. Pub in cadrul careie s-au facut mari progrese. Tocmai de aceasta s-au inregistrari mari progrese in ceea ce priveste starea de e-readiness, conform masuratorilor efectuate in anul in curs.

Studiu de caz nr 18

Cetateanul

Seful departamentului competent – avizeaza

solutia gasita la solicitarea cetateanului

Departamentul/serviciul competent pentru

solutionarea probelmelor cetateanului

REGISTRATURAprimirea solicitarilor de

la cetatenitrimiterea solutiilor

cetatenilor

Depratamentul Administratie Publica

- trimite solutiile la solicitarile cetateanului

la registratura

Depratamentul Administratie Publica- preia solicitarile de la

registratura

Respingerea solicitarii initiale

Evidentiati unitatea analizei circuitelor si fluxurilor informationale dintr-o primarie.

Circuitul informational reprezinta traseul pe care il parcurge o informatie de la sursa la destinatie. Ele iau nastere atat in interiorul organizatiei cat si in afara acesteia.

Fluxurile informationale reprezinta ansamblu informatiilor pe care parcurg circuitele informationale

Utilitatea analizeio In general analizei nu I se da importanta cuvenita ci se trece peste eao Ea este fffffffffff importanta deoarece prin ea vedem cum se petrec lucrurile,

putem face o analiza swot a fluxului de lucru, putem imbunatatii si in cele din urma, avand asta la baza vom face proiectarea noului sistem

Se incepe cu prezentarea schitei – vom pune cum e fluxul actual – avantaje si dezavantaje sPunem ce sa se faca –

Cum se intampla lucrurile:

Dpdv al functionarului – ce se petrece in back-ofiice Fluxurile de munca se petrec intr-un anumit fel fizic – exista anumite etape, procese,

conform legislatiei Trecerea fluxului de munca fizic in sistem electronic inseamna trecerea la managementul

documentelor – totul se petrece virtual. Accesul la documente poate fi facut pe mai multe cai (user+parola, semnatura electronica) Tot cu semnatura elecronica se poate certifica emiterea unei decizii, autorizatii, etc. care

poate circula in cadrul unei primarii virtuale prin intermediul sistemului de management al documentelor.

Functionarii acceseaza strict documentele de care au nevoie – in baza drepturilor de utilizare date (in functie de sarcinile, competentele si responsabilitatile pe care le au)

Dpdv al cetateanului – ce se intampla in front-office Exista un portal pe care se gasesc:

o Posibilitatea de identificare a utilizatorului prin intermediul semnaturii electronice – de aici se porneste la o pagina personalizata a utilizatorului

o Cetateanul are posibilitatea de a face cereri, reclamatii, de a efectua plati ale texelor si impozitelor

o Are un istoric al cererilor, reclamatiilor, platilor si a stadiului de rezolvare a anumitor probleme.

o Informatii despre existente call-centero Cand cetatenii acceseaza call-centerul sau cand se duc la ghiseul de informatii

functionarul da informatiile necesare pe care le scoate din sist. de manag. al. doc. si pt a consolida informatiile generale despre cetatean va completa informatiile necesare in CRM

Back-ofiice Functionarii sunt anuntati in timp real despre o anumita problema care apare pe portal. Ei

trebuie sa raspunda cat mai repede.

AVANTAJEo Responsabilizareo Viteza crescuta de accesara a unui document (chiar de catre mai multi utilizatori

odata)o Privire de ansamblu asupra fluxuluio Cresterea substantiala a vitezei de lucru a functionarilor publicio Cresterea eficientei si eficacitatiio Viteza mare de raspuns la solicitarile cetateanuluio Usurinta in cautarea anumitor tipuri de documente

Prezentam schita noului sistem

Studiul de caz numarul 19.

Prezentati un punct de vedere personal referitor la actiunile necesare realizarii unui portal in cadrul unei primarii

Societatea romaneasca a evoluat si implicit si nevoile acesteia, astfel administratia publica confruntandu-se cu noi probleme de rezolvat. Si mai mult rezolvarea acestora trebuie sa se faca intr-un timp cat mai scurt. Daca acest lucru nu se realizeaza, alte probleme vor astepta pe agenda publica, sufocand treptat aparatul administrativ public. De aceea se considera ca este nevoie de o apropiere a administratiei de cetatean, aducerea administratiei la el acasa. Acest lucru se poate realiza cu ajutorul portarulilor

Analiza stadiului actual al relatiei cu cetatenii si mediul de afaceri – in prezent situatia s-a mai imbunatatit fata de acum cativa ani, existand mai ales la nivel central portaluri dedicate unor anumite ramuri. Si la nivel local se constata ca edilii oraselor au inceput sa puna accent pe aceasta metoda ingenioasa de aduce administratia in casa clientului.

Studiu de e-readiness – conform ultimelor masuratori, tara noastra a crescut situandu-se pe locul 45 din 69. Starea de e-readiness masoara gradul de implicare a serviciilor online in activitatea unei tari, mai mult cat de mult ajuta acesta la dezvoltarea societatii respective.

Studiu privind elementele care ar trebui sa fie continute in cadrul portaluluiElementele unui portal sunt: spatiu web (achizitionarea unui domeniu reprezentativ pentru institutia publica – ex: www.pmtgv.ro), cei doi actori care interactioneaza prin intermediul portalului: admistratia publica si cetatenii, forumuri, chaturi, servicii online, e-mail, stiri, pagina personala, noutati legislative,

Dezvoltarea portalului pe cele 4 niveluri – se studiaza starea actuala si se stabileste cum ar trebui sa fie dezvoltat portalul

Se cunoaste faptul ca exista 4 niveluri de dezvoltarea a serviciilor online. De asemenea si portalul este guvernat de acesta. Primul nivel este acela cand administratia publica informeaza cetatenii despre un anumit serviciu si procedura şi procedura aferentă furnizării acestuia.

Nivelul 2 – Interacţiunea simplă(“one-way”): include posibilitatea ca utilizatorul (cetăţeanul sau agentul economic) să poată downloada de pe site-ul instituţiei publice formulare electronice prin care să demareze procedura de obţinere a serviciului public online.

Nivelul 3 - Interacţiunea dublă(“two-way”): se referă la posibilitatea ca beneficiarul serviciului să poată descărca, completa şi transmite toată documentaţia necesară obţinerii serviciului public.

Acest proces implică existenţa unui sistem de autentificare a utilizatorilor bazat, de regulă, pe utilizarea semnăturii digitale.

Nivelul 4 – Prelucrare electronică integrală: presupune ca întreg ciclul de furnizare a serviciului public, începând de la descărcarea şi transmiterea documentelor necesare şi finalizând cu momentul livrării serviciilor, să se desfăşoare online. Este inclusă aici şi posibilitatea existentei unui mecanism care sa-I permita cetateanului sa monitorizeze permanent stadiul in care se afla documentatia propusa. Pentru ca un portal sa poata satisface nevoile cetatenilor acesta trebuie sa fie de cel putin nivel 3. Totusi serviciile in Romania, majoritatea se afla la nivelul 2. Prin urmare portalul ar trebui sa corespunda nivelului 4, nivel care ii permite cetateanului sa monitorizeze stadiul de rezolvare a problemei sale.

Se studiaza resursele interne – materiale, financiare si umane.

Pentru ca un portal sa functioneze coresct acesta trebuie sa beneficieze de cele mai bune resurse .

o Se fundamenteaza bugetul necesaro Se studiaza dk in cadrul inst pub exista personal pregatit pt crearea portalului sau

activitatea se externalizeaza – o subetapa aici este selectarea firmei care va realiza portalul – fuzzy

o Se studiaza gradul de pregatire a functionarilor publici – se va vedea in ce masura acestia pot utiliza un soft de asa natura si capacitatea de actualizare a informatiilor (pe site sa fie informatii la zi – ca sarcina a functionarilor)

o In cadrul resurselor umane vom avea: administratorii portalului ( specialisti IT), functionari publici de cariera, inalti functionari.

Se studiaza aplicatiile care vor fi integrate cu portalul (CRM, call center, info-chiosch) in functie de gradul de informatizare a institutiei – se va face astfel incat portalul sa suporte integrarea cu alte aplicatii care se vor crea.

Se proiecteaza si testeaza portalul Se instruiesc persoanele care vor utiliza portalul Se face un marketing al acestuia si al facilitatilor oferite prin intermediul sau. Pot fi oferite

anumite avantaje persoanelor care utilizeaza portalul


Modalitati de utilizare in cadrul unei institutii publice a sistemelor electronice de informare a cetatenilor.

De ce trebuie sa folosim sistemele informatice de comunicare cu cetatenii

o Volumul de date tranzactionat intr-o IP in relatia cu cetatenii, cu celelalte institutii publice, cu stackeholderii si cu cetatenii a devenit prea mare pentru a fi gestionat in sistem clasic

o Problemele care trebuie sa fie rezolvate sunt mult prea complexe o Se schimba abordarea pe care IP trebuie sa o aiba institiutia publica fata de cetatean.

Acesta nu mai este contribuabil este client.o Din ce in ce mai mult apare nevoia de transparenta in cadrul activitatilor institutiilor

publice.

Ce mijloace folosim? Ca instrumente pentru sistemele electronice de informare a cetatenilor avem:

o Portalul – cu toate elementele sale, el avand rolul de a apropria administratie de cetatean, de ai rezolva problemele rapid, de a gasi raspunsuri, de a fi informat cu tot ceea ce se intampla in colectivitatea in care traieste si nu numai.

o Info – chiosk-urio Call-center (un sistem fff bun de crm – cand suna clientul sa stii tot istoricul lui) si

sa se raspunda la telefon - Call –centerul un serviciu public care raspunde la problemele legate fata de institutia publica a cetatenilor. Element al portalului care ajuta la imbunatatirea relatiei administratiei – cetatean.

o Manag. Doc – cu aplicatie in relatia cu clientul (gasesti repede docu) – paote fi integrat cu fluxurile de lucru ( in momentul in care un document intra un sistem acesta va urma un cirucuit informational predefinit, in felul acesta evitandu-se distorsiunile de flux de lucru ). Asigura o mai buna administrare a documentelor, clasandu-le pe grupe, numerotandu-le, acesta putand mult mai usor identificate ulterior. Vorbim cu preponderenta despre documente in format digital dar si in format clasic, aceasta din urma intrand in sitem prin intermediul scanarii.

In urma unui bun management al documentelor functionarul public apeleaza la metode de data minig care ajuta la gasirea a celor mai greu accesibile documente. De asemenea odata cu managementul documentelor se creeaza o baza de data, care trebuie sa fie bine intretinuta, avand la baza cubul informational. o CRM – este o aplicatie care a fost folosita initial doar in cadrul organizatiilor

private. Este din ce in ce mai important sa fie extinsa aplicare acestor instrumente informatice si in cadrul unei institutii publice, deoarece, cetateanul trebuie sa fie privit nu ca un simplu contribuabil ci ca un client.

Practic prin intermediul CRM-ului se centralizeaza toate informatiile cunoscute despre cetatean, functionarul public avand acces la baza de date. In momentul in care cetateanul solicita un serviciu functionarul este in masura sa ii raspunda promt si la obiect. o Servicii electronice – plati, taxe, posibilitatea descarcarii de formulare virtualeo G2C, G2S, G2G, G2B – reprezinta o incoronare a relatiilor administratiei publice

cu clientii sai.o Totul se reduce la o primarie virtuala ideala – este mult pana acolo o Consecintele folosirii internetului – consecinte politice, culturale, sociale. o Etc.

Concluzii – o Benchmarking-ul (evaluarea performantelor sistemului) – dupa ce se aplica toate

aceste instrumente electronice de informare a cetatenilor, trebuie facuta si o evaluare a modului de aplicare a lor, in felul acesta vom observa daca masurile luate au fost cele corecte sau nu. Exista un sistem international de evaluare numit BENCHMARKING prin care se analizeaza performantele unei institurii in functie de un nivel considerat mediu; in apicarea sistemelor electronice de informare a cetatenilor este interesant de luat in considerare rezultatul benchmarkingului.. motivul este simplu daca altii au reusit inaintea noastra nu mai este necesar sa reinventam roata – de ce sa nu invatam din experienta lor.

o In procesul de implementare a unui sistem electronic de informare a cetatenilor ttrebuie sa luam in considerare un indicator esential: capacitatea de integrare a internetului (e-readiness). Aceasta poate fi masurata printr=o serie de elemente:

Gradul de conectivitate si infrastructura existenta Digital divide Mediul de afaceri care poate sa ofera solutii IT (oferire de solutii si

consultanta) Mentalitatea utilizatorilor – cetateni si functionari publici Promovarea tehnologiilor – marketing Trainingul corelat cu managementul schimbarii

Explicam cum poate fi facuta comunicarea cu cetatenii – CRM+Man.Doc+Call center integrate

Studiu de caz nr 21

Utilizarea managementulul pe baza de proiect pentru fundamentarea corecta a componentelor strategiei de informatizare a unei institutii publcie.

Prin strategia de informatizare a unei institutii publice putem intelege realizarea unui sistem informatic integrat de management. (ERP)Si putem particulariza in cadrul unei primarii. Datorita faptului ca realizarea strategiei de informatizare presupune o munca laborioasa unde sunt cuprinse diferite proiecte, activitati complexe, putem apela la Managementul pe baza de proiecte .Componentele strategiei de informatizare sunt : obiectivele fundamentale si derivate, caile de actiune, resursele si termenele.

Obiectivul fundamental – realizarea unui sistem electronic pentru informatizara institutiei publice Obiective derivate –

Eliminarea redundantelor, prin constituirea şi utilizarea în comun a colecţiilor de informaţii de interes general.

• Codificarea unitară a informaţiilor din documentele care circula in primarie.

• Acces rapid la informaţii şi un transfer optim al acestora între compartimente, sau in cadrul relatiei primarie-cetatean.

• Asigurarea securitaţii datelor şi partajarea accesului la informaţii.• Responsabilităţi precise în furnizarea, administrarea şi asigurarea calităţii şi integrităţii

informaţiilor.• Asigurarea suportului informational pentru creşterea calităţii deciziilor.

Cerinte functionale ale sistemului informatic:

• Sistem informatic la cheie, cu un unic integrator.• Aplicaţii informatice dezvoltate pe baza cerinţelor primăriei.• Soluţii flexibile, deschise, integrate şi compatibile cu tehnologiile Internet.• Imbunătăţirea calităţii serviciilor oferite publicului.• Implementarea rapidă şi şcolarizarea personalului utilizator

moduleActiviati

Precedenta

Analiza situatiei actuale 1 0

Fundamentarea obiectivelor 2 1

Proiectarea sistemului 3 2Crearea Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale şi Umane.

4 3

Crearea .Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane.<gis-uri>

5 3

Crearea .Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice.

6 3

Crearea .Subsistem Informatic de Management al Documentelor şi al Fluxurilor de Lucru

7 6

Creaarea Subsistem Informatic pentru Mesageria Electronică.

8 3

Crearea Pagina de Internet/Intranet a Primăriei (Portal).

9

Crearea Subsistem Informatic pentru Managementul Relaţiilor Publice. < crm, call center, eservices>

10 8,9

.Securitatea Sistemului Informatic Integrat al Primăriei.

11 3

Evaluarea intermediara 12 5,6,7,10,11Modificari la cereea beneficiarului 13 12

Punerea in functiune 14 13

Evaluarea finala 15 14

Vezi relatiile de precedenta.

Se mentioneaza faptul ca pt fiecare proiect in parte se poate face o structurare a etapelor si activitatilor tot in project manager. (se va exemplifica pe etapele din capitolul 5)

Studiu de caz nr 22

Comentati modelul economico-matematic al unei solutii IT de prognoza a veniturilor ce vor fi atrase la bugetul local al unei primarii in cursul unui an fiscal

Este foarte important ca in cadrul unei organizatii publice, cum este o primarie, sa se poata face o fundamentare corecta a veniturilor care vor fi atrase in anul care urmeaza deoarece in functie de acestea se vor putea duce la capat proiectele investitionale planificate din anii precedenti si care se afla in derulare. De asemenea se va cunoaste limita cheltuielilor curente sau investitionale care se pot efectua.

Se cunoaste faptul ca o prognoza buna se axeaza pe datele anterioare, care trebuie sa fie in numar mare si realiste. In urma prognozarii vom avea functia reala y si functia calculata y*. diferenta dintre cele doua ne da abaterea nivelulul calculat , care ar trebui sa fie la un nivel cat mai mic.

Probleme indentificarii exacte a expresiei y= f( x1.x2….xn) folosind aceste produse informatice se rezolva astfel:

1 se simuleaza relatia dintre variabila dependenta si variabila independenta prin toate functiile pachetului de programe. 2. se selecteaza acele functii care indica acel coeficient de corelatie intre variabilele dependente si cele independente de minim 0.9 si abatere medie patratica cat mai apropiata de zero. 3. se selecteaza din fucntia ramasa a cea care aproximeaza cel mai bine valorile calculate fata de valorile reale. Folosirea acestei solutii IT presupune efectuarea anterioara a unei analize economice detaliate pentru identificarea cu precizie a factorilor care influenteaza cel mai bine nivelul indicatorilor economici a caror evolutie se extrapoleaza.

Pentru a se face o fundamentare corecta a acestor investitii va trebui sa se ia in considerare trendul din ultimii ani al veniturilor pentru a se putea face o extrapolare. Cu toate acestea extrapolarea este doar orientativa deoarece este incorect a se considera ca veniturile vor evolua in acelasi ritm.

In cele ce urmeaza vom exemplifica factorii de influenta a veniturilor atrase la bugetul local prin functia urmatoare:

o Y=f(Imp fiscale, taxele, venituri nefiscale, venituri de capital(valorificare de bunuri ale statului), subventii, Credite externe, alte imprumuturi)

Fiecare factor din cadrul functiei are o evolutie proprie. Se pot concepe diverse scenarii de evolutie a variabilelor, in functie de alti factori de influenta. Astfel factorii pot avea o evolutie liniara, parabolica, logaritmica, etc. Va trebui sa se combine acesti factori de influenta si sa se ia in considerare diverse evolutii. Astfel vor rezulta mai multe tipuri de evolutii posibile ale factorilor. Toate aceste posibilitati vor trebui sa fie luate in considerare in momentul in care se va face prognoza veniturilor.

De asemenea trebuie sa luam in considerare faptul ca o institutie publica cum este Primaria trebuie sa inceapa sa lucreze pe principii economice, ceea ce inseamna ca nu trebuie sa aibe pierderi, drept urmare zona de actiune normala a tuturor serviciilor sale trebuie sa se incadreze intre punctele T0 si T1 din urmatorul grafic.


Prezentati avantajele implementarii unui sistem ERP la nivelul unei functiiuni dintr-o institutie publica.

Definirea sistemelor informatice integrate particularizare pe ERP –Dezvoltarea si implementarea sitemelor integrate prin intermediul calculatorului constituie o solutie moderna si eficienta care trebuie sa fie luata cat mai mult in calcul in proiectarea sistemului de management in cadrul unei institutii publice. – sistemul informatic integrat trebuie sa fie proiectat centrat pe axa informatie – proces

decizional – proces de executie. – Un sistem informatic integrat presupune:

o Arhitectura flexibila o Integrarea cu alte produse informatice o Transparenta complexitatii solutie informatice pentru operare facila o Deschiderea pe piata virtuala oferita de internet. o Concordanta cu legislatia in vigoare o Existenta unei politici de securitate.

Una dinre cele mai cunoscute sisteme informatice cunoscute este ERP ( ETERPRISE RESOURCE PLANNING ) Un ERP reprezinta

- un asamblu intercorelat de subsisteme informatice destinate gestiunii a tuturor resurselor din organizatie

- un sistem informatic orientat pe identificarea si planificarea resurselor necesare in vederea satisfacerii cerintelor clientilor organizatiei

- un sistem informatic multimodular. - Proiectat in vederea eficientizarii diverselor activiati

In cele ce urmeaza vom particulariza aplicarea unui sistem ERP in cadrul functiiunii de resurse umane din organizatie, prezentand doar avantajele aplicarea acestuia strict in acest domeniu.

Inainte de a pune in aplicare un sistem ERP in cadrul unei organizatii trebuie mai intai sa analizam care este starea lucrurilor in ceea ce priveste gradul de acceptare si integrare a solutiilor informatice. Aceste lucru este foarte important datorita faptului ca resursa umana este unica creatoare de valoare si drept urmare cea mai importanta din cadrul organizatiei.

o In cadrul departamentului de resurse umane vom face un studiu de e-readiness. Acesta este important pentru a vedea daca utilizatorii sistemului vor putea pune in practica unul dintre principalele avantaje in domeniul resurselor umane, oferit de catre ERP –RECRUTAREA ON-LINE. Aceasta prezinta avantajele economisirii de bani si de timp – este eficienta si in acelasi timp eficace

o Un alt avantaj este reprezentat de catre sistemul EDI ( ELECTRONIC DATA INTERCHANGE ) care facce parte din sistemul G2G, si este parte componenta a sistemului ERP. La nivelul functiunii de resurse umane, avantajul ar fi acela al comunicarii dintre ANFP si orice institutie publica, in pb legate de funcitonari publici ex: formarea profesionala, rezolvarea unor litigii, evidenta generala a functionarilor publici etc.

o Odata cu instalarea unui sistem ERP – Instituitia are acces la diferite programe de formare online a functionarilor sai, datorita caracterului integrator al ERP-ului, acest aspect de toate celelalte elemente de training online sunt cunoscute sub denumire de E-LEARNING

o De asemenea sistemul ERP – prin Managementul documentelor, prin arhiva electornica usureaza activitatile angajatilor, constandu=se o crestere a productivitatii.

o Componeta de management a resurselor umane in cadrul ERP ofera suport informatic pentru realizarea tututor proceselor din domeniu resurselor umane si a managementului de personal. Functionalitatile acestui modul se refera la:

Managementului datelor de personal al angajatilor, cu acces imediat la date existente in fisiere istorice

Posibiltatea de simulare a mai multor variante de modificari salariale in vedrea alocarii corespunzatoare a sumelor din buget

Elaborarea graficelor evenimentelor profesionale ( precizarea cursurilor, estimarea bugetelor de instruire 0

Inscrierea automata, in diferite proiecte ale organizatiei, a cheltuielilor salariale si altor tipuri de cheltuieli generate de activitatea angajatilor.

Mentinearea istoricului activitatii ficcarui salariat.si a stimulentelor Urmarirea eficientei activitatii angajatilor si a progreselor inregistrate de

acestia..o Exemplu de ERP este cel oferit de SIVECO acestea avand doua module legate de

resurse umane si salarizare:

Managementul Resurselor Umane modelează procesul de afaceri atât financiar cât şi operaţional, oferind suportul informaţional pentru desfăşurarea tuturor activităţilor specifice resurselor umane din orice organizaţie. Aplicaţia urmăreşte următoarele procese:

Recrutarea şi selecţia personalului;

Evidenţa salariaţilor cu numeroase detalii personale şi profesionale; Instruirea şi dezvoltarea carierelor angajaţilor Urmărirea carierei individuale; Analiza evoluţiei forţei de muncă şi aprecierea performanţelor salariaţilor; Realizarea unei metodologii de evaluare a eficienţei salariaţilor bazate pe indicatori

cantitativi şi calitativi, Raportare statistică a diferiţilor indicatori.

Managementul Salarizării personalului realizează gestiunea şi calculul salariilor şi oferă:

Gestiunea salariaţilor în cadrul structurii organizatorice a companiei Gestiunea avansurilor, primelor, sporurilor, deducerilor şi reţinerilor Urmărirea activităţii salariaţilor Generarea notelor contabile asociate. Rapoarte ante şi post calcul

o Evaluarea se va face pe baza rapoartelor de audit rezultate din folosirea intregului sistem ERP (in conformitate cu dr de acces) dintr-o anumita perioada.

Studiu de caz 24

Exemplificati avantajele utilizarii managementului documentelor si al fluxurilor de lucru precum si a semnaturii digitale in procesul de eficientizare a comunicarii dinre o IP si cetateni.


Un system de management al documentelor si fluxurilor de lucru reprezinta un system informatic utilizat pentru introducerea , stocarea , prelucrarea si administrarea documentelor in format electronic . Semnatura digitala continuta de cardul electronic ID va fi principalul mijloc de acces garantat la informatiile si serviciile online furnizate de agentiile publice si private si poate asigura valabilitatea legala a documentelor transmise electronic.

Cum se intampla lucrurile:

Dpdv al functionarului – ce se petrece in back-ofiice Fluxurile de munca se petrec intr-un anumit fel fizic – exista anumite etape, procese,

conform legislatiei Trecerea fluxului de munca fizic in sistem electronic inseamna trecerea la managementul

documentelor – totul se petrece virtual. Accesul la documente poate fi facut pe mai multe cai (user+parola, semnatura electronica) Tot cu semnatura elecronica se poate certifica emiterea unei decizii, autorizatii, etc. care

poate circula in cadrul unei primarii virtuale prin intermediul sistemului de management al documentelor.

Functionarii acceseaza strict documentele de care au nevoie – in baza drepturilor de utilizare date (in functie de sarcinile, competentele si responsabilitatile pe care le au)

Dpdv al cetateanului – ce se intampla in front-office - avantaje Exista un portal pe care se gasesc:

o Posibilitatea de identificare a utilizatorului prin intermediul semnaturii electronice – de aici se porneste la o pagina personalizata a utilizatorului – daca portalul este de nivel 4 – utilizatorul este total in avantaj, acesta putand sa-si rezolve problema fara sa se mai deplaseze la insittutie

o Cetateanul are posibilitatea de a face cereri, reclamatii, de a efectua plati ale texelor si impozitelor

o Are un istoric al cererilor, reclamatiilor, platilor si a stadiului de rezolvare a anumitor probleme.

o Informatii despre existente call-centero Cand cetatenii acceseaza call-centerul sau cand se duc la ghiseul de informatii

functionarul da informatiile necesare pe care le scoate din sist. de manag. al. doc. si pt a consolida informatiile generale despre cetatean va completa informatiile necesare in CRM

o De asemenea cetateanul cu ajutorul semnaturii electronice, atesta ca este de acord cu documentul digital. Semnatura electronica creaza o responsabilitate a functionarului fata de cetatean

Se exemplifica foarte clar pe ce am facut noi in proiect – cele doua scheme.

AVANTAJEo Responsabilizareo Viteza crescuta de accesara a unui document (chiar de catre mai multi utilizatori

odata)o Privire de ansamblu asupra fluxuluio Cresterea substantiala a vitezei de lucru a functionarilor publicio Cresterea eficientei si eficacitatiio Viteza mare de raspuns la solicitarile cetateanuluio Usurinta in cautarea anumitor tipuri de documente

A se vedea studiul privind managementul documentelor.


Comentati utilitatea platformelor e-commerce, e-learning , e-procurement si e-bussiness in contextul perfectionarii unui operator presatator /furnizor de servicii publice.

Comertul electronic sau e-commerce reprezinta automatizarea tranzactiilor comerciale utilizand sisteme de calcul si tehnologii de comunicatii. E-learning consta intr-un ansamblu de metode ,tehnici , instrumente si proceduri prin care se asigura furnizarea de programe de invatare sau training folosind mijloace electronice precum si evaluarea gradului de asimilare a cunostintelor de catre cursanti . E-procurement reprezinta un ansamblu de aplicatii Internet care asigura interactiunea intre participantii la procedurile de pe piata licitatiilor organizate de BRM. Sistemul este conform normelor europene si legislatiei nationale in domeniul achizitiilor.

E-business reprezinta sistemele traditionale plus web . primejdiile care pot aparea intr-u asemenea serviciu sunt : fluxul virusilor , razboiul informatiilor , posibilitatea fraudei , iar strategiile principale sunt: contactul cu utilizatorii , consistenta navigarii , consistenta cromatica etc. Implementarea unui system de Banchmarking care sa permit pe de-o parte evaluarea performantelor folosind cele 4 nivele de performanta ale metodologiei sip e de alta parte identificarea de bune practici . Cele 4 nivele de performanta sunt: Nivelul 1 – Disponiblitatea informaţiilor: presupune accesibilitatea online a informaţiilor legate de serviciul public şi procedura aferentă furnizării acestuia.

Nivelul 2 – Interacţiunea simplă(“one-way”): include posibilitatea ca utilizatorul (cetăţeanul sau agentul economic) să poată downloada de pe site-ul instituţiei publice formulare electronice prin care să demareze procedura de obţinere a serviciului public online.

Nivelul 3 - Interacţiunea dublă(“two-way”): se referă la posibilitatea ca beneficiarul serviciului să poată descărca, completa şi transmite toată documentaţia necesară obţinerii serviciului public. Acest proces implică existenţa unui sistem de autentificare a utilizatorilor bazat, de regulă, pe utilizarea semnăturii digitale.

Nivelul 4 – Prelucrare electronică integrală: presupune ca întreg ciclul de furnizare a serviciului public, începând de la descărcarea şi transmiterea documentelor necesare şi finalizând cu momentul livrării serviciilor, să se desfăşoare online. Este inclusă aici şi posibilitatea existentei unui mechanism care sa-I permita cetateanului sa monitorizeze permanent stadiul in care se afla documentatia propusa. Furnizarea acestor servicii pe aceste platforme de internet in cadrul unei primarii tine in primul rand de gradul de integrare a internetului in procesul de dezvoltare economica si sociala . Aceasta capacitate este descrisa prin conceptul de E-readiness – Suntem pregatiti sa folosim serviciul online? Exista discrepante ff mari intre zonele cu infrastructura bine dezv si zonele rurale , extinderea se face in mod haotic , iar ca un ex doar 25-30% din primarii din mediul rural au acces la internet . Implementarea acestor tipuri de servicii de ex plata impozitelor online tine in primul rand de modul in care beneficiarul percepe si intelege aceste servicii . Pentru ca aceste procese sa

decurga mai usor este nevoie de niste programe de training si pentru salariatii primariei necesare pentru procesu de schimbare . Ex- Apa nova – sa oficializeze plata online a fact -sa completeze cereri de bransare -reclamatii online - pag personala cu istoricul platilor Call-Center-ul Apa Nova Ploiesti este cel mai bine dezvoltat.

Studiul de caz 26

Particularizati continutul etapelor metodologice de realizarea unui sistem informatic intr-o institutie publica la niveulul uuei activitati din cadrul acesteia.

Vom mentiona faptul ca inainte de a vorbi despre o aplicatie software la nivel de functiune trebuie sa avem o perspectiva generala in ceea ce priveste procesul general de informatizare a institutiei publice. Asta inseamna ca trebuie sa luam in considerare urmatoarele etape:

1.Elaborarea strategiei în domeniul informatic.2.Planificarea acţiunilor specifice.3.Identificarea cerintelor generale si concretizarea lor in proiectelor informatice majore.4.Detalierea sistemelor informatice ce urmează a fi dezvoltate.5.Proiectarea şi realizarea aplicaţiilor6.Integrarea acestora prin soluţii software integrate ( ex: ERP).7. Training si implementarea sistemului.

Vom exemplifica in continuare pe exemplul unui sistem informatic care gestioneaza activitatea de urbanism si de gestiune a teritoriului si evidenta proprietatii, si anume Sistemul Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane.

ETAPE:o Analiza preliminara

Identificarea problemelor care se gestioneaza cu BDU – necunoasterea la timp a informatiilor integrate legate de regimul cadastral, proprietate;

Stabilirea ob fundamental (crearea unei baze de date cu toate datele necesare desfasurarii in bune conditii a activitatii de urbanism) si ob derivate (existenta unei baze de date urbane ce contine evidenta proprietatii, aparitia unui cadastru virtual, eficientizarea si eficacizarae muncii de urbanism, crestera vitezei de raspuns in acordarea de autorizatii)- se face matricea obiectivelor sistemului informatic

Analiza modului de organizare structurala si procesuala a institutie publice. In aceasta subetapa se analizeaza organizarea structurala si procesuala a institutiei, lucru necesar pentru a vedea modul cum se va mula viitorul program informatic.

Dupa ce se analizeaza organizarea institutiei atat logica cat si fizica se trece la formularea de variante de solutii pentru aplicarea programului ( customizare)

o Analiza detaliata Aici se analizeaza documentele care se vor trece din sitemul clasic in cel

automatizat <vezi carte > Analiza fluxurilor informationale – aici se analizeaza circuitele

informationale atat interne cat si externe. Evidentierea cerintelor functionale – se specifica modul de lucru a in viitor

program Evaluarea critica a sistemului informational – analiza actuale = criptarea si

decriptarea informatiilor o Proiectarea sistemului o Implementarea sistemului plus scolarizareo Exploatarea si mentinerea in functiune – de citit in carte plus ionita plus gis

Studiu de caz 27

Evidentiati implicatiile utilizarii sistemelor interactive de asistarea a deciziilor unui sistem interactiv de asistare a deciziilor.

Acelasi cu 12

Studiu de caz nr 28

Explicati o situatie manageriala rezolvabila prin intermediul unui sistem interactiv de asistare a deciziilor.

Identificarea solutiei optimale in conditii multicriteriale de certitudine .O primarie doreste implementarea unui sistem informatic pt imbunatatirea sistemului

informational si trebuie sa aleaga din mai multe variante.Criteriile de selectie sunt:- pretul sistemului informatic C1- durata de implementare C2

- experienta firmei C3- numarul de beneficiari multumiti C4

Alternative decizionale

C1 C2 C3 C4

A1 10000 7 5 3

A2 15000 5 6 1

A3 20000 3 4 2

45000 15 15 6

Matricea consecintelor relative

C1 C2 C3 C4

A1 0,22 0,46 0,33 0,5

A2 0,33 0,33 0,4 0,16

A3 0,44 0,2 0,26 0,33

Matricea ajutatoare

C1 C2 C3 C4

A1 0 1,3 0,26 2,1

A2 0,5 0.6 0,53 0

A3 1 0 0 0.06

Calculul functiilor caracteristiceStabilirea alternativei optimale

La fel ca cinci sase si sapte.

Studiu de caz 29

Evidentiati structura si continutul modulelor componente ale unui sistem informatic integrat prin managementul unei primarii.

1.Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale şi Umane.2.Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane.3.Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice.4.Subsistem Informatic pentru Mesageria Electronică.5.Subsistem Informatic de Management al Documentelor şi al Fluxurilor de Lucru.6.Subsistem Informatic pentru Managementul Relaţiilor Publice.7.Pagina de Internet/Intranet a Primăriei (Portal).8.Securitatea Sistemului Informatic Integrat al Primăriei

1.Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale şi Umane.

Conducerea tuturor activităţilor din primarie (economice, juridice, urbanism si amenajarea teritoriului, servicii publice, evidenta patrimoniului, tehnice, investitii etc..

Utilizarea bazelor de date distribuite teritorial la institutiile publice din subordinea consiliului local cu posibilitatea replicării analitice la un sediu central.

Extinderea subsistemului la activităţile comerciale, de planificare şi prognoză, in special in domeniul resurselor financiare.

Fundamentarea bugetului local şi urmărirea automata a execuţiei bugetare.

Asigurarea confidenţialităţii şi securităţii informaţiilor printr-un sistem de drepturi şi parole de acces.

Funcţiuni generale

Gestionarea furnizorilor. Gestionarea clienţilor. Gestiunea financiară. Contabilitatea sintetică şi analitică. Gestiunea patrimoniului public. Gestiunea costurilor. Gestiunea aprovizionării. Gestiunea stocurilor. Gestiunea şi prognoza indicatorilor economico-financiari. Gestiunea resurselor umane şi calculul salariilor.

2.Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane.

Funcţiuni generale

Gestiunea propriu-zisă, ce presupune înregistrarea situaţiei existente şi se realizează prin:

inventarierea informaţiilor (constituirea Bazei de Date Urbane);

actualizarea Bazei de Date Urbane; definirea informaţiilor, surselor, metodologiilor şi a cadrului

legal; folosirea mijloacelor moderne (echipamente şi programe)

pentru obtinerea documentaţiilor de cadastru, urbanism, rapoartelor, sintezelor, fişelor etc.

Managementul urban, care include: dezvoltarea spaţială - activităţi legate de realizarea unui plan

privind politica urbana care să permită folosirea terenului, realizarea infrastructurii urbane a transportului urban ca ghid practic in dezvoltarea eficientă a ariilor urbane (PUG, PUZ, PUD).

realizarea programelor de investiţii - coordonarea cheltuielilor de capital realizate de organizaţiile publice in cadrul unui buget local destinat dezvoltării unei anumite arii urbane.

imbunătăţirea mediului - acţiuni de coordonare realizate intre programele de investiţii şi regulamentele şi standardele privind necesitatea protecţiei mediului.

Constituirea, actualizarea si gestionarea bazei de date urbane. Furnizarea documentatiilor de cadastru si urbanism folosind tehnologii

informatice moderne. Evidenta patrimoniului, realizarea infrastructurii urbane a transportului local ca ghid practic in dezvoltarea eficienta a ariilor urbane.

Realizarea programelor de investitii - coordonarea cheltuielilor de capital realizate de institutiile din subordinea consiliului local in cadrul unui buget local destinat dezvoltarii unei anumite arii urbane.

Îmbunatatirea mediului - actiuni de coordonare realizate intre programele de investitii si regulamentele si standardele privind necesitatea protectiei mediului.

3.Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice.

Funcţiuni generale

Trecerea documentelor existente pe suport electronic, prin scanare, cu echipament performant care să asigure o cât mai bună calitate a imaginii scanate, cât şi o protecţie bună a documentelor originale, in timpul procesului de scanare.

Accesarea documentelor solicitate direct pe suport electronic, posibilitatea de listare a copiilor după aceste documente.

Accesul rapid, simultan, direct in orice moment şi la orice document din baza de date, pe baza drepturilor de acces acordate. Accesul la documentul original se va face doar dacă

este absolut necesar, in vederea protejării acestuia impotriva uzurii si distrugerii

Restul la ionita

Studiu de caz nr 30

Prezentati un punct de vedere personal referitor la implicatiile utilizarii tehnologiilor informatice in cadrul unei institutii publice.

Studii de Caz - a Managerial A

Documents

Transcript of Studii de Caz - a Managerial A