strategia de modernizare a institu|iei prefectului – jude|ul br~ila ...

. . . . . .. . . .

. . . . . . . . . .

STRATEGIA DE MODERNIZARE A INSTITU|IEI PREFECTULUI –

JUDE|UL BR~ILA 2008-2013

Aprobat, Prefect, dr.ec. Mihaela Marcu Avizat, Subprefect, Mircea Fudulaiche {ntocmit, manager public Camelia Br`escu

BR~ILA 2008

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL INTERNELOR }I REFORMEI

ADMINISTRATIVE INSTITUTIA PREFECTULUI - JUDE|UL BR~ILA

INSTITU|IA PREFECTULUI JUDE|UL BR~ILA – PLANIFICARE STRATEGIC~ 2008-2013

2

INTRODUCERE

1. ARGUMENT Prezenta strategie stabile]te modul de [ndeplinire a atribu\iilor conferite de lege InstituŃiei Prefectului prin acŃiuni eficiente şi rapide [n concordan\` cu evoluŃia viitoare a societăŃii, cu dezvoltarea economic` ]i tehnologic` a acesteia.

Modul de [ndeplinire a actelor decizionale la nivelul institu\iei urm`re]te cre]terea nivelului de satisfacere a cerin\elor utilizatorilor serviciilor institu\iei prin:

• reducerea birocra\iei;

• [mbun`t`\irea continu` a serviciilor;

• asigurarea transparen\ei decizionale;

• dezvoltarea continu`.

2. SCOP:

Crearea unei InstituŃii a Prefectului funcŃională, eficace, adaptată realităŃilor ]i particularit`\ilor jude\ului Brìla, care s` devin` [n viitorul apropiat comparabil` sub aspectul eficien\ei cu structurile administrative similare din celelalte Ńări membre ale Uniunii Europene.

3. OBIECTIV GENERAL

{mbun`t`\irea culturii organiza\ionale ]i [nt`rirea capacit`\ii institu\ionale a Institu\iei Prefectului Jude\ul Brìla.

4. MISIUNE

Misiunea Institu\iei Prefectului Jude\ul Brìla este de a garanta realizarea intereselor na\ionale prin aplicarea Programului de Guvernare ]i respectarea legii.

5. FACTORI CHEIE

Factorii de baz` pentru îndeplinirea obiectivului fundamental: - Managementul resurselor umane;

- Managementul documentelor;

- RelaŃiile cu beneficiarii;

- Gestionarea resurselor financiare.


3

6. VALORI

Valorile promovate de Institu\ia Prefectului Judetul Br`ila:

Credem [n: • prestarea unor servicii de calitate care au atributele de a fi:

� profesioniste; � cu reac\ie prompt`; � transparente; � accesibile;

• desf`]urarea activit`\ii noastre urm`toarele calit`\i sunt foarte importante:

� onestitate; � integritate; � lucru in echip`;

• tratarea cet`\enilor ]i angaja\ilor no]tri cu: � respect; � apreciere; � egalitate;

Consider`m c` angaja\ii no]tri trebuie:

� recompensa\i pentru spiritul de ini\iativ`;

� [ncuraja\i pentru autoperfec\ionare; � informa\i permanent despre toate problemele institu\iei.

© 2008 Prezentul document este proprietatea Institu\iei Prefectului Jude\ul Br`ila şi nu poate fi reprodus, în totalitatea sa sau în parte decât cu acordul instituŃiei. Orice referire la acest document trebuie făcută cu indicarea sursei şi cu menŃinerea în context.


4

ANALIZA SITUA|IEI CURENTE

ANALIZA DIAGNOSTIC:

Strategia evaluează situaŃia prezentă a InstituŃiei Prefectului Jude\ul Brìla şi stabileşte noi modalităŃi de accelerare a modernizării instituŃionale în vederea susŃinerii eforturilor generale de reformă a administraŃiei publice rom@ne]ti.

1. ANALIZA MEDIULUI EXTERN (analiza STEP) arată impactul şi tendinŃele generale ale celor patru stimulatori majori ai schimbării: factorii sociali, tehnologici, economici ]i politici. Cei patru factori generatori ai schimbării nu acŃionează independent sau în paralel, ci se află în interacŃiune şi generează schimbări imprevizibile. Schimbările au fost determinate în special de factori externi (restricŃii financiare, schimbări politice, etc.). Datorită acestui fapt, logica internă a funcŃionării instituŃiei şi a administraŃiei în general a dovedit tot mai multa lipsă de consecvenŃă, iar analiza şi fundamentarea strategiilor a fost inadecvata conducând la o diminuare a capacităŃii administrative necesare pentru implementarea politicilor şi strategiilor. Factorii sociali: Se referă la valorile, atitudinile şi caracteristicile demografice ale clienŃilor InstituŃiei Prefectului – JudeŃul Brăila. Factorii care trebuie avuŃi în vedere în cazul analizei instituŃiei noastre sunt rata şomajului, nivelul de trai şi de instruire, modificările demografice înregistrate la nivelul judeŃului Brăila, precum şi atitudinea faŃă de muncă, aşteptările şi motivaŃia privind cariera, implicarea societatăŃii civile în viaŃa comunităŃii. Factorii tehnologici: ForŃele tehnologice care influenŃează InstituŃia Prefectului – JudeŃul Brìla sunt dezvoltarea tehnologiilor IT care implementate ]i exploatate la nivelul institu\iei pot reduce costurile acesteia. Prin aplicarea de tehnologii şi soluŃii software cu utilizare în administraŃie cre]te calitatea serviciilor oferite de InstituŃiea Prefectului- JudeŃul Brìla ]i se reduce timpul necesar pentru a r`spunde solicit`rilor beneficiarilor. Factorii economici: Această analiză se ocupă de variabilele economice cheie. Variabilele economice includ mediul de afaceri local, creşterea nivelului investiŃilor în JudeŃul Brìla şi programele de finanŃare existente la această dată [n jude\. Factorii politici: Această analiză a identificat următoarele forŃe externe care acŃionează asupra instituŃiei: Programul de Guvernare, politicile şi strategiile guvernamentale, cadrul legislativ privitor la InstituŃia Prefectului, mediul politic local. Anexa 1 Prezint` matricea factorilor externi şi influenŃa lor asupra activit`\ii Institu\iei Prefectului Jude\ul Brìla.


5

ANEXA 1 Matricea factorilor externi şi influenŃa lor asupra Institu\iei Prefectului Jude\ul Brìla

MEDIUL SOCIAL

Factori sociali de influen\` Descriere a impactului pe care îl au factorii sociali pentru Institu\ia Prefectului Jude\ul Brìla

Servicii/compartimente afectate

Factorii demografici, migra\ia

Cre]terea sau sc`derea factorilor demografici se poate asocia [n timp cu o cre]tere sau sc`dere a solicit`rilor adresate institu\iei prefectului. Migrarea for\ei de munc` [n strìn`tate duce la cre]terea num`rului de pa]apoarte emise ]i implicit a volumului de lucru raportat pe lucr`tor. Perioadele de concedii în \`rile în care lucreaz` cet`\enii romani coincid cu perioade de aglomerare a serviciului. Cre]terea fenomenului de migra\ie a for\ei de munc` spre alte \`ri conduce la aglomerarea activit`\ii de apostilare. Libera circula\ie, dezideratul muncii „în afar`”, mitul securit`\ii ]i al satisfac\iei unui loc de munc` în alte state ale Uniunii Europene, pot genera o serioas` problem` de personal ]i de speciali]ti la nivelul administra\iei. Stabilirea domiciliului [n strìn`tate : cre]terea num`rului de dovezi de interdic\ie eliberate. Cultura muncii excesive, haotice, f`r` baz` calitativ`, orientat` pe volum ]i mai pu\in pe rezultat, multitudinea de atribu\ii, lipsa unui sistem eficient de evaluare ]i compensare – stimulare [n administra\ia public` pot duce la pierderea unor speciali]ti în care s-a investit timp, bani ]i efort uman.

Serviciul Dezvoltare Economic` ]i Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate, Manager public, Serviciul Verificarea Legalit`\ii, a Aplic`rii Actelor Normative ]i Contencios Administrativ

Rata ]omajului; Nivelul de instruire al clien\ilor institu\iei

Rata mare a ]omajului genereaz` tensiuni sociale ]i duce implicit la lipsa de interes fa\` de institu\ia prefectului ]i atribu\iile sale, precum ]i la lips` de respect fa\` de func\ionari. Gradul de instruire scazut al petentului determin` o formulare greoaie a dolean\elor ]i, implicit, îngreunarea rezolv`rii acestora rezult@nd un volum mai mare de munca din partea func\ionarilor institu\iei.

Toate structurile institu\iei

Atitudinea fa\` de munc`; Salarizare, motiva\ie ]i

Existen\a unor statute distincte, mult diferite (func\ionari publici – personal contractual –firma de prest`ri servicii), poate genera nemul\umiri ]i frustr`ri între angaja\i pornimd de la drepturile salariale. Nivelul salariz`rii uneori saczut poate duce la dezinteres din partea angaja\ilor.



6

carier` Structura carierei în func\ia public` este într-o continu` schimbare ca urmare a apari\iei specializ`rilor profesionale postuniversitare. M`surarea performan\ei în administra\ia public` trebuie s` se conformeze unor criterii importante precum: a) cre]terea abilit`\ilor ]i performan\elor angaja\ilor; b) promovarea bunelor practici, a abord`rilor constructive ]i motivarea angaja\ilor în func\ie de rezultate; c) responsabilizarea angaja\ilor pentru a le permite utilizarea la nivel maxim a propriilor abilit`\i. Exist` o serie de factori, care au început s` aib` o mare importan\` în motivarea personalului: recunoa]terea valorii personale; posibilitatea realiz`rii profesionale; oportunit`\ile de formare ]i cre]tere profesional`; responsabilizarea; mediul cât mai pl`cut la locul de munc`. Personalul are a]tept`ri în ceea ce prive]te s`n`tatea ]i protec\ia la locul de munc`, printr-un sistem bine structurat. Fiind un important factor de cre]tere economic`, asigurarea securit`\ii ]i s`n`t`\ii personalului la locul de munc` a devenit o cerin\` important` pentru angajatori. Între obiectivele pe care angajatorii ]i le asum` în ceea ce prive]te s`n`tatea ]i securitatea la locul de munc` trebuie avute în vedere: asigurarea unui mediu de munc` s`n`tos ]i sigur; prevenirea apari\iei accidentelor ]i bolilor cauzate sau influen\ate de profesie; men\inerea s`n`t`\ii fizice, mentale ]i a capacit`\ii de munc` a angajatului. În contextul integr`rii României [n Uniunea European`, domeniul securit`\ii ]i s`n`t`\ii la locul de munc` are un rol important în ceea ce prive]te îmbun`t`\irea condi\iilor de munc` ]i alinierea legisla\iei din domeniu la prevederile comunitare. A început s`se observe în ultimii ani o modificare a culturii organiza\ionale ca efect al tendin\ei de reducere a mediei de vârsta a for\ei de munc` din institu\iile publice, având în vedere faptul c` media de vârst` din prezent este de 43 ani, iar trendul vârstei este descendent.

Con]tientizarea ]i exercitarea drepturilor, în special a dreptului de peti\ionare ]i informare, transparen\a procesului decizional

Se înregistreaz` în ultimii ani o cre]tere a num`rului de solicit`ri de informa\ii ]i de peti\ii adresate institu\iei. Exist` înc` un volum mare de peti\ii orientate c`tre IPJB, de]i competen\a pentru solu\ionarea lor apar\ine altor institu\ii publice. Peti\iile adresate institu\iei provin, în general, de la persoane f`r` posibilit`\i materiale ]i aflate în situa\ii extreme. Audien\ele sunt solicitate de acelea]i categorii de persoane. Un alt segment de peti\ii îl reprezint` cele care relev` probleme legate de restituirea propriet`\ilor (aplicarea legilor cu caracter reparatoriu - Legea nr.10/2001, Legea nr.290/2003, Legea nr.9/1998, comisiile de fond funciar, activitatea primarilor raportat` la aceste comisii). Peti\ionarii invoc` frecvent c`, în ipoteza nesolu\ion`rii celor solicitate vor apela la organismele

Serviciul Dezvoltare Economic` ]i Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate, Manager public, Serviciul Verificarea Legalit`\ii, a Aplic`rii Actelor Normative ]i Contencios Administrativ, Compartimentul Rela\ii


7

interna\ionale (Cur\ile europene de justi\ie, Comisia European`, Consiliul Europei). Punerea sub presiune a autorit`\ii publice prin organizarea la sediul institu\iei publice a unor ac\iuni de protest (manifesta\ii, mitinguri, greve, ac\iuni individuale). Evolu\ia mentalit`\ilor ]i a cerin\elor cet`\enilor (a]tept`rile acestora fa\` de administra\ia public` nu mai sunt acelea]i, atitudinea cet`\enilor se modific`, profilul “consumatorului” se schimb`). Dac` institu\ia nu este pregatit` s` r`spund` acestor noi cerin\e, nu va da dovad` de suple\e ]i un plus de reactivitate va determina nemul\umiri [n r@ndul cet`\enilor. Este extrem de important pentru institui\ie s` anticipeze ]i s` prevad`; ea are responsabilitatea de a se pregati din timp pentru situa\iile ]i competen\ele ce vor ap`rea ca fiind necesare [n viitor.

Publice

Valorile morale, exemple sociale, cutume, credin\e, supersti\ii

Exist` percep\ia salaria\ilor conform c`reia locul de munc` în domeniul public î\i ofer` o stabilitate mai mare ]i un anumit statut social. Reorganizarea ]i restructurarea sunt percepute în general ca o necesitate pentru reducerea costurilor ]i eventual pentru progresul tehnologic. Efect pozitiv – Persist` ideea stabilit`\ii locului de munc` în domeniul public Efect negativ - Reorganizarea ]i restructurarea sunt percepute ca o necesitate pentru reducerea costurilor.


Dezvoltarea general` a societ`\ii

Modelul c`tre care se îndreapt` societatea româneasc` în ansamblul s`u este acela al unei societ`\i deschise, cu structuri administrative descentralizate, care ofer` servicii aproape de cet`\ean ]i apropiate spiritului de competitivitate. Organiza\iile se îndreapt` din ce în ce mai mult pe modele de management care urm`resc rezultatele ]i managementul calit`\ii.

Manager public

Cet`\enii ca beneficiari ai serviciului public ]i celelalte organiza\ii

Cet`\eanul sau grupurile de cet`\eni sunt actori importan\i ai mediului extern, iar plângerile ]i nemul\umirile acestora, adresate Institu\iei Prefectului Jude\ul Br`ila sau altor institu\ii de la nivel central (Pre]eden\ie, Avocatul Poporului, Cancelaria Primului Ministru) nu fac decât s` scad` prestigiul institu\iei. Pe de alt` parte, grupurile de cet`\eni sau organiza\iile acestora ar trebui mai bine informate asupra activit`\ii institu\iei prefectului. Totodat`, nemul\umirile cet`\enilor privind personalul din administra\ie trebuie analizate ]i luate m`surile necesare pentru îndreptarea situa\iei, în situa\ia în care acestea se dovedesc a fi unele reale, obiective.

Manager public

Lipsa de experien\` a autorit`\ilor locale (aplican\i/beneficiari de granturi) în

Alocarea unui buget de timp mai mare decat cel prevazut ini\ial pentru activitatea de sprijin autorit`\ilor locale [n vederea acces`rii de granturi. Posibilitatea apari\iei unor întârzieri în ceea ce prive]te implementarea adecvat` a procedurilor prev`zute în program, ceea ce ar conduce la întârzierea sau chiar nerealizarea

Compartimentul Integrare european` ]i Cooperare Interna\ional`


8

gestionarea ]i coordonarea activ` ]i eficient` a programelor; Lipsa de experien\` a poten\ialilor parteneri de proiect în gestionarea proiectelor finan\ate prin fondurile structurale

obiectivelor/rezultatelor prev`zute la nivel de program/proiect. Riscul unei cooper`ri mai dificile ca urmare a unui grad sc`zut de în\elegere a procedurilor/priorit`\ilor legate de transmiterea în timp util a unor informa\ii relevante procesului de programare.

Rolul ]i evolu\ia anumitor profesii în mediul universitar, administra\ia Public` ]i economie

Administra\ia public` înc` nu reu]e]te s` atrag` un num`r suficient de speciali]ti în cadrul structurilor de specialitate responsabile cu elaborarea de programe ]i strategii. Impactul negativ const` în lipsa exper\ilor necesari ini\ierii ]i derul`rii programelor ]i strategiilor.

Compartiment Integrare European` ]i Cooperare Interna\ional`


9

INFLUEN|E TEHNOLOGICE

Factori tehnologici de

influen\` Descriere a impactului pe care îl au pentru Institu\ia Prefectului Judetul Br`ila Servicii/compartimente

afectate Informatizarea sistemului; Infrastructur` ]i aplica\ii soft specifice

Activitatea de informatizare a institu\iei prefectului a condus la dotarea [ntregului personal cu sta\ii de lucru ]i cu un num`r satisf`c`tor de imprimante individuale sau de grup. Totodată au fost desf`]urate cursuri de utilizare a calculatorului (ECDL), astfel c` la acest moment majoritatea personalului are abilit`\ile necesare pentru utilizarea noilor echipamente. Prin informatizare a sc`zut volumul de munc`, a fost eficientizat procesul de eviden\` lucr`rilor, stocarea ]i arhivarea datelor. {n func\ie de competenŃele serviciilor/compartimentelor, fiecare angajat are acces la programul de legisla\ie LEX2000. Ultimii ani s-au caracterizat [n egal` m`sur` prin implementarea unor aplica\ii care gestioneaz` anumite activit`\i ale nstitu\iei (ex: eviden\a informatizat` a documentelor, registratura). Per ansamblu, multitudinea de activit`\i desf`]urate la nivelul Institu\iei Prefectului, lucrul cu un num`r important de acte normative na\ionale ]i comunitare, necesit` un sistem informatic coerent, performant, rapid ]i foarte diversificat, în lipsa c`ruia performanŃa institu\iei are de suferit. Pagina de Internet a institu\iei a devenit o surs` important` de informare pentru publicul larg. {nnoirea aparaturii specifice procesului de emitere a pa]aportului a avut ca efect eliminarea posibilit`\ilor de fals prin substituire de persoan` sau prin contrafacere şi la stabilirea cu exactitate a identit`\ii persoanei. Necesitatea de instruire a personalului cu noile tehnologii IT. Neadecvarea politicilor de dotare cu tehnologie IT poate îngreuna buna desf`]urare a activit`\ilor - efect pozitiv, care constă în economia de resurse (exemplu: timp în procesul de comunicare internă şi structurarea unui sistem de gestionare al cunoştinŃelor) - efect negativ, lipsa personalului calificat şi a abilităŃilor de întreŃinere eficientă a sistemului IT poate genera blocaje funcŃionale (pierderea datelor sau imposibilitatea accesării acestora).

Serviciul Dezvoltare Economic` ]i Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate Serviciul Public Comunitar Pentru Eliberarea ]i Eviden\a Pa]aportelor Simple Compartiment Informatic

Cre]terea num`rului de utilizatori ai serviciilor Internet ]i ai serviciilor

Creşterea gradului de utilizare a serviciilor electronice a determinat elaborarea unor reglementări speciale referitoare la posibilitatea furnizării unor servicii care permit comunicarea cu cetăŃeanul la distanŃă. Acest tip de facilităŃi permit accesul cetăŃeanului la serviciile oferite de instituŃia

Compartiment Informatic


10

electronice

prefectului, chiar dacă clienŃii nu se află în aceeaşi localitate cu instituŃia ori nu se află în Ńară. Astfel online se pot face înscrieri în audienŃă ori se pot consulta ordinele emise de prefect.

Echipamente pentru asigurarea unor condi\ii optime de lucru

Dotarea cu echipamente (calculator, foto copiator, imprimant`, fax, telefon) care s` asigure condi\ii optime de lucru duce la asigurarea unui confort pentru funcŃionarul public care realizează, [n acest fel, lucrări de calitate.

Calitatea tehnologiei

Calitatea tehnologiei folosite are implicaŃii pozitive directe în productivitatea muncii şi disponibilitatea serviciilor TI.

Toate structuile institu\iei

PreŃurile tehnologiei

Introducerea tehnologiilor noi precum şi ridicarea calitativă a celor deja existente – de obicei - implică creştera costurilor în investiŃii şi a celor referitoare la pregătirea personalului.


Noi tehnologii precum cele care reduc poluarea, îmbunătăŃesc competitivitatea si reduc consumul de energie

Adaptarea strategiilor/programelor de achizi\ie echipamente noi funcŃie de potenŃialul noilor tehnologii (referire in special la achizitiile “verzi”)



11

INFLUEN|E ECONOMICE Factori economici de

influen\` Descriere a impactului pe care îl au pentru Institu\ia Prefectului Jude\ul Br`ila Servicii/compartimente

afectate Politicile salariale ale guvernului, pachetele salariale oferite anumitor categorii de personal

La nivelul institu\iei []i desf`]oar` activitatea mai multe categorii de personal care beneficiaz` de statut ]i grile de salarizare diferite. Existen\a unor statute diferite, a unor specializ`ri distincte ]i a unor func\ii ierarhice ]i competen\e diferite presupun ]i o salarizare propor\ional` func\iei ]i responsabilit`\ilor specifice. Cu toate acestea, diferen\ele mari de salarizare (salarizare, premii, prime, decont`ri, stagii de preg`tire, specializ`ri prin cursuri, etc) care exist` între diferitele categorii de personal, dar ]i diferen\ele care se înregistreaz` comparativ cu alte institu\ii publice, duce de foarte multe ori la demotivare. Spre deosebire de mediul privat, politicile salariale nu includ elemente stimulative (bonuri de mas`, abonamente la s`li sportive, team-building …etc), dar exist` [n contrapondere, unele indemniza\ii ]i sporuri. Se manifest` în paralel o a]teptare permanent` a personalului legat` de cre]terea salariului. Statul continu` s` fie cel mai mare angajator din economie, platind [n fiecare lun` salariile pentru cca 22% din totalul angaja\ilor. Din acest motiv, politica salarial` a Guvernului este la fel de important`ca ]i politica fiscal`. La adoptarea Legii bugetului pe anul 2008 s-a avut [n vedere faptul c` toate cresterile salariale prognozate s` se bazeze pe acoperirea inflaŃiei ]i pe sporirea competitivit`Ńii muncii. Prin OG nr.9/2008 ]i nr.10/2008 au fost stabilite major`ri ale salariilor func\ionarilor publici ]i personalului contractual aplicabile [n 3 tranşe ianuarie, aprilie ]i octombrie.


Mediul de afaceri ]i nivelul investi\ional

Un mediu de afaceri deficitar creeaz` o stare conflictual` cauzat` în esen\` de lipsa locurilor de munc` ]i de nivelul de trai scazut. Lipsa unui venit sigur genereaz` caren\e sociale ]i educa\ionale grave cu impact asupra mediului familial (migra\ia popula\iei active în cautarea locurilor de munc`, copii r`maşi în afara sistemului de înva\`mant, îmb`tr@nirea popula\iei). Programele de finan\are pot ajuta la cre]terea num`rului de IMM-uri ]i, implicit, a num`rului locurilor de munc`.


Motivarea financiar` corespunzatoare a personalului

Eliminarea riscului apari\iei fenomenului de corup\ie ]i migrare a personalului calificat. Serviciul public comunitar pentru eliberarea ]i eviden\a pa]aportelor


12

simple

Nivelul investi\iilor [n ultimii ani nivelul investi\iilor [n dotarea cu tehnic` de calcul [n administra\ie a crescut semnificativ, acest lucru resim\indu-se puternic la nivelul institu\iei prefectului. Investi\iile au fost realizate din fonduri alocate de la bugetul de stat prin aprobarea ministrului de resort. Este necesar` suplimentarea fondurilor alocate pentru achizi\ionarea de aparatura ]i modernizarea infrastructurii. Eficientizarea activita\ii; [mbun`t`\irea imaginii institu\iei; [mbun`t`\irea condi\iilor de munc` pentru personal ]i a modului de prestare a serviciilor specifice c`tre cat`\ean.


Nivelul salariz`rii Fiind un domeniu tehnic admnistra\ia public` nu-]i poate exercita cu eficacitate atribu\iile at@ta vreme cât nu reu]e]te s` atrag` speciali]ti în cadrul structurilor publice.


Cre]terea nivelului de trai

Cre]terea nivelului de trai va m`ri presiunea asupra autorit`\ilor publice [n vederea furniz`rii unor servicii publice de calitate, datorit` cre]terii a]tept`rilor publicului.


Creditele Relaxarea condi\iilor de creditare ar putea cre]te num`rul angaja\ilor care contracteaz` credite Toate structurile institu\iei Politicile de reducere a costurilor bugetare

[n sine reducerea costurilor bugetare constituie un deziderat firesc ]i permanent de eficientizare al oric`rei administra\ii. De cele mai multe ori, reducerea acestor costuri nu implic` ]i un proces de analiz` asupra impactului institu\ional la nivelul serviciilor publice pe care [l au astfel de politici. Spre exemplu, politicile de reducere a costurilor bugetare s-au axat [n special pe stoparea sau limitarea angaj`rilor, oprirea cre]terilor salariale, f`r` s` \in` cont de atribu\iile ]i responsabilit`\ile sporite pe care unele institu\ii le au [n contextul integr`rii europene.



13

INFLUEN|E POLITICE Factori de influen\` politic`

Descriere a impactului pe care [l au pentru Institu\ia Prefectului jude\ul Br`ila Servicii/compartimente afectate

Programul de Guvernare

Institu\ia Prefectului are un rol important [n urm`rirea aplic`rii ]i implement`rii Programului de Guvernare la nivelul jude\ului.


Discontinuitatea [n aplicarea unor strategii pe termen mediu ]i lung ]i/sau finalizarea unor investi\ii

Are impact asupra realiz`rii la termenul prev`zut, a unor obiective din Planul de dezvoltare a jude\ului , [ntocmit anual.

Serviciul Dezvoltare Economic` ]i Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate

Schimbarea Guvernului ]i/sau a ministrului Internelor ]i Reformei Administrative

Ordinele ]i instructiunile Ministrului Internelor ]i Reformei Administrative pot influen\a activitatea serviciilor publice comunitare [n masura [n care cuprind dispozi\ii care reglementeaz` organizarea ]i func\ionarea acestora. Schimb`rile politice datorate crizelor sau ciclurilor electorale genereaz` [nc` instabilitate la nivelul strategiilor ]i programelor multianuale Planificarea strategic` ]i politicile publice ar trebui s` asigure continuitatea m`surilor care au termen mediu sau lung de implementare

Serviciile publice comunitare

Politica extern` a Romaniei

{ncheierea unor tratate cu alte \`ri care s` reglementeze regimul liberei circula\ii a cet`\enilor ar duce la diminuarea gradului de birocra\ie la ob\inerea documentelor de c`l`torie.

Serviciul Public Comunitar pentru Eviden\a ]i Emiterea Pa]apoartelor Simple

Modific`rile legislative

Modific`rile legislative pot influen\a institu\ia public` la nivelul competen\elor ]i responsabilit`\ilor ce ii revin Modific`rile legislative care privesc organizarea judiciar`, apari\ia noilor coduri tinde s` genereze un num`r mare de peti\ii prin care se solicit` clarific`ri Incertitudinea aplic`rii anumitor prevederi legale determin` o serie de probleme [n ceea ce priveste buna administrare în cadrul institu\iei


Calitatea de membru UE a Rom@niei

Calitatea de stat membru al Uniunii Europene aduce ]i probleme administrative datorate lipsei de personal specializat; Va cre]te interesul ]i implicit capacitatea institu\iilor publice de a furniza servicii cet`\enilor din alte state ale Uniunii Europene



14

2. ANALIZA SWOT efectuat` la nivelul fiec`rei structuri din cadrul institu\iei a scos în evidenŃă punctele tari ]i punctele slabe din organizarea ]i func\ionarea organiza\iei, oportunit`\ile momentului precum ]i amenin\`rile la adresa institu\iei. Astfel, putem defini clar obiectivele strategice ale Institu\iei Prefectului jude\ul Brìla, astfel [nc@t s` adapt`m punctele tari la oportunit`\i, s` reducem la minimum amenin\`rile ]i s` elimin`m punctele slabe.

ANEXA 2. Sintez` asupra principalelor puncte tari, puncte slabe, oportunit`\i ]i pericole pentru Institu\ia Prefectului Jude\ul Brìla (analiza SWOT)

PUNCTE TARI

Puncte tari Descrierea impactului pe care îl au pentru Institu\ia Prefectului Jude\ul Brìla Servicii/compartimente

afectate Disponibilitate [n solu\ionarea problemelor, transparen\` Deschidere permanent`pentru înnoire ]i perfec\ionare

Deplasarea la fa\a locului pentru verificarea celor sesizate de cet`\ean; Verificarea celor sesizate [n prezen\a persoanei care a formulat pl@ngerea Corp Control Au fost create structurile necesare pentru implementarea reformei, precum Grupul Jude\ean de Monitorizare a Reformei Administra\iei Publice

Calitatea resurselor umane

[n ceea ce prive]te resursele umane, IPJB se remarc` [n general prin personal bine preg`tit profesional, care se adapteaz` relativ rapid la modific`rile impuse de reforma sistemului administrativ. Se pune accent pe procesul de formare continu` pentru asigurarea unor standarde profesionale ridicate. Exist` disponibilitate mare pentru activit`\i solicitante, pentru sus\inerea activit`\ilor prelungite. Majoritatea personalului este absolvent de cursuri universitare ]i postuniversitare.

MP; SDEMSPD;

Disponibilitate pentru lucrul [n echip` ]i bun` comunicare intern`

Exist` un grad relativ ridicat de cooperare ]i de lucru [n echip` în vederea eficientiz`rii activit`Ńii, mai ales în cazul lucrărilor complexe. Colaborare foarte bun` cu colegii ]i superiorii Specificul activit`\ii managerului public const` [n colaborarea cu ceilal\i angaja\i ai institu\iei c@t ]i cu reprezentan\i ai altor institu\ii partenere. Activitatea managerului public materializ@ndu-se [n lucrati de analiz` ]i sintez` este bazat` pe colaborarea cu toate celelalte structuri ale institu\iei, ceea ce presupune obligatoriu deschidere fa\` de ideile ]i sugestiile colaboratorilor.

Manager public


15

Gradul de ocupare a schemei de personal

Nu au fost probleme in ceea ce priveste ocuparea grilei. {ntreaga institu\ie

Diversitatea specializărilor la nivelul personalului

Diversitatea specializ`rilor la nivelul personalului asigur` [n unele servicii echilibrul necesar bunei desf`şur`ri a activit`Ńilor foarte complexe (consilieri, consilieri juridici). Expertiz` [n domenii variate: stenografie, achizi\ii publice, lucru avansat cu computerul, cunosc`tori de limbi str`ine

Compartimentul integrare european` ]i cooperare interna\ional`

Procedurile de lucru În general se lucrează pe baza unor planuri anuale de acŃiune, prin care se stabilesc obiectivele strategice ale fiecărui an şi măsurile pentru realizarea acestora. S-au elaborat şi vor fi actualizate periodic proceduri de lucru detaliate pentru fiecare activitate cu caracter repetitiv desf`]urate de institu\ie.

Manager public

Infrastructură hardware, ]i perfecŃionarea personalului pentru utilizarea infrastructurii IT

IPJB dispune de o bună dotare din punctul de vedere al tehnologiei informaŃiei. ToŃi angajaŃii au acces la staŃii individuale de lucru şi la perifericele destinate multiplicării documentelor. În paralel au fost implementate diverse aplicaŃii informatice (outlook express) care asigură eficientizarea anumitor activit`\i desf`]urate la nivelul institu\iei. Pentru unele servicii informatizarea a asigurat inclusiv eficientizarea procedurilor de comunicare cu serviciile publice deconcentrate ]i al\i stakeholderi. Este utilizat` re\eaua intern` ce duce la comunicare mai rapid`. Programul de gestiune a documentelor SOBIS. În ceea ce priveşte personalul, acesta a beneficiat de formare pentru utilizarea calculatorului. În acest sens s-au organizat cursuri şi testări ECDL, absolvite de peste 80% dintre angaja\ii institu\iei..

Compartiment Informatic

Responsabilitate ]i implicare

{ntocmirea lucr`rilor cu informatii veridice ]i furnizarea cu promptitudine a acestora, entit`\ilor administra\iei publice centrale. Procesarea ]i eliberarea [n termen de 7 zile/2ore (regim de urgen\`) a pa]apoartelor, aplicarea apostilei ]i eliberarea actelor apostilate [n maxim 2 ore, eliberarea permiselor de conducere [n 2 ore..

Compartiment pentru situa\ii de urgen\`; Compartiment pentru rela\ia cu sindicatele ]i patronatele

Deschidere c`tre necesitatea demar`rii procedurilor implement`rii reformei

]i [nfiin\area Biroului de rela\ii cu cet`\enii. Compartiment Integrare european` ]i cooperare interna\ional`

Promovare implementare CAF

Realizarea etapei de analiză în vederea diagnozei mediului intern prin instrumentul CAF Compartiment Integrare european` ]i cooperare interna\ional`


16

PUNCTE SLABE

Puncte slabe Descriere a impactului pe care îl au pentru Institu\ia Prefectului Jude\ul Br`ila Servicii/compartimente

afectate Neimplementarea CAF De]i s-au identificat c`ile de ac\iune pentru eficientizarea activit`\ii, acestea nu s-au pus

în practic` Compartiment Integrare European` ]i Cooperare Interna\ional`

Media de v@rst` destul de ridicat` la nivelul middle managementului

Aceast` medie de v@rst` este de 43 de ani, ceea ce ar putea fi un impediment privind capacitatea de acumulare de noi cuno]tin\e, de evolu\ie pe plan profesional, precum ]i pentru asigurarea unei continuit`\i pe termen mediu ]i lung [n privin\a resurselor umane.


Insuficient` delegare de responsabilitate

Responsabilizarea personalului de c`tre management se face [nc` [n mic` m`sur`, iar personalul de execu\ie tinde in mod firesc c`tre nesiguran\`, re\ineri [n a-]i asuma r`spunderea pentru lucr`rile pe care le [ntocmesc. Nedelegarea de responsabilizare poate avea ca efect blazarea func\ionarului public.

Serviciul verificarea legalit`\ii actelor administrative ]i contencios administrativ Manager public

Unele compartimente nu dispun de suficiente resurse umane

Corpul de control trebuie completat cu func\ionari de spacialitate. Compartiment constituit dintr-un singur auditor astfel c`, supervizarea misiunilor la nivelul Sectorului 8 Audit Intern - Constan\a, [ngreuneaz` desf`]urarea unei misiuni la timpul planificat ]i contravine totodat` normelor interna\ionale, potrivit c`rora munca de audit se desf`]oar` [n echip`. Aceea]i situa\ie se regase]te ]i [n cazul compatrimentului achizi\ii publice ]i a celui financiar-contabilitate.

Corp de Control, Compartiment Integrare European` ]i Cooperare Interna\ional`; compartiment audit intern

Lipsa [ntrunirilor [n vederea schimbului de bune practici

Este necesar` organizarea unei [nt@lniri, o dat` pe lun`, cu participarea tuturor angaja\ilor institu\iei. {nt@lnirea poate fi coordonat` de prefect sau subprefec\i care [n cateva minute ar prezenta nout`\i, realiz`ri, obiective. Fiecare propune pe domeniile pe care activeaz`, asigur@ndu-se posibilitatea ca fiecare sa fie [n tem` cu problemele institu\iei.


Insuficienta colaborare cu autorit`\ile locale ]i jude\ene

Este necesar` acordarea de sprijin [n punerea [n practic` a unor idei precum: [nfiin\area de ateliere pentru p`strarea produc\iei/produselor tradi\ionale

Compartiment pentru rela\ia cu minorit`\ile

Resursele umane limitate, stresul, caren\ele [n preg`tirea profesional`, motivarea insuficient`

Aparent, [n unele compartimente, resursele umane sunt insuficiente. Uneori personalul este suprasolicitat, at@t prin con\inutul activit`\ii desf`]urate (probleme diverse ]i dificile ce trebuie rezolvate;fragmentarea excesiv` a muncii cauzat` de solicit`ri diversificate, ap`rute intempestiv). Se manifest` un nivel de motivare sc`zut la majoritatea personalului. {n cadrul serviciilor [n care exist` mai multe categorii de personal, fiecare cu un anumit

Compartimet integrare european` ]i cooperare interna\ional`; compartiment bugete locale


17

statut social ]i profesional se manifest` sentimente de frustrare fa\` de statutul altora, care inevitabil se r`sfr@nge asupra rela\iilor de munc` ]i, [n cele din urm`, asupra calit`\ii activit`\ilor desf`]urate. Necesitatea perfec\ion`rii ]i a schimbului de experien\` cu personal din compartimente similare se resimte de c`tre angaja\ii care nu au fost trimi]i de institu\ie la astfel de cursuri. Participare redus` la activit`\ile de instruire specifice domeniului. {n anul 2004 ]i în anul 2005 nu a participat nici o persoan`, în anul 2006 doar 3 persoane au participat la activit`\i de instruire în domeniul instrumentelor structurale iar în anul 2007 o persoan` a participat la o sesiune de instruire în domeniul achizi\iilor publice ]i elaborarea documenta\iilor pentru accesarea fondurilor structurale.

Dificult`\i de comunicare intern`

Persist` o comunicare deficitar` [ntre serviciile/compartimentele institu\iei, determinat` [n principal de lipsa unor proceduri de lucru formalizate, ceea ce favorizeaz` un climat de munc` [ncordat, tensionat ]i producerea de conflicte ]i adversit`\i, toate acestea favoriz@nd în cele din urm` solu\ii decizionale proaste care genereaz` prejudicii ]i probleme. Lipsa de proceduri formalizate referitoare la modul de desf`]urare a activit`\ii curente în cadrul serviciilor ]i între servicii men\ine, în egal` m`sur`, un sistem de exercitare a atribu\iilor func\ionale bazat pe cutum` ]i lipsa unei memorii institu\ionale.

Compartiment integrare european` ]i cooperare interna\ional`

Lipsa unei strategii de dezvoltare a resurselor umane

Evaluarea anual` a func\ionarilor publici se face [n mod eronat, [n func\ie de atribu\iile stabilite [n fi]a postului ]i nu [n func]ie de obiective, a]a cum este normal, pentru a se ob\ine o imagine clar` ]i obiectiv` asupra modului [n care fiecare angajat ]i-a desf`]urat activitatea; Este necesar` [ntocmirea ]i introducerea unui plan anual de dezvoltare a carierei structurat pe fiecare individ [n parte:preg`tire, atribu\ii, cursuri de perfec\ionare necesare.

Manager public, Compartiment integrare european` ]i cooperare interna\ional`

Nu exist` abonamente la publica\iile de specialitate

Nu se fac abonamente la nivelul institu\iei dec@t pentru ziare ]i Monitorul Oficial. Exist` domenii precum reforma administra\iei [n care informa\ia venit` pe filiera revistelor de specialitate editate de UCRAP.

Manager public

Gradul sc`zut de securitate al sediului serviciilor publice comunitare; deficit de spa\iu

Lipsa camerelor de luat vederi [n spa\iile destinate publicului determin` o slab` monitorizare a persoanelor care p`trund [n sediu; Dotarea necorespunz`toare a personalului de paz` ingreuneaz` posibilitatea de imobilizare ]i re\inere a unor poten\iali infractori; Numar insuficient de sta\ii de lucru ]i aparatur` de procesare a pa]aportului [n sistem informatizat; Lipsa gratiilor de la unele ferestre ale sediului serviciului; Num`rul redus de sigilii pentru lucr`tori (numai 4 din cei 16 lucratori ai serviciului dispun de sigilii).

Serviciul public comunitar pentru emiterea ]i eviden\a pa]apoartelor


18

OPORTUNIT~|I Oportunit`\i Descrierea impactului pe care [l au pentru Institu\ia Prefectului Jude\ul Br`ila Servicii/compartimente

afectate Perfec\ionare ]i formare profesional` continu`

Personalul are posibilitatea de a participa la variate programe de instruire ]i perfec\ionare, programe ce reprezint` o component` important` a activit`\ilor de formare continu`. Exist` programe de formare at@t cu caracter general, cât ]i cu caracter specific, care pot s` acopere eficient nevoia de specializare a resurselor umane din institu\ia prefectului. Personalul institu\iei este foarte deschis c`tre aceast` modalitate de perfec\ionare, [n plus aceste activit`Ńi faciliteaz` asimularea unor tehnici de lucru [n echip` ]i dezvoltarea de parteneriate inter-institu\ionale.

Consilier pentru afaceri europene, Compartimentul integrare european` ]i cooperare interna\ional`

Integrarea in UE Necesitatea func\iei de auditor este recunoscut` urmare integrarii [n UE. Fondurile structurale pot fi accesate [n vederea [mbun`t`\irii nivelului de trai al minoritarilor (asfaltare strazi, canalizare, parcuri...) Odat` cu integrarea Rom@niei exemplele de bun` practic` [n ceea ce prive]te abordarea managerial` [n institu\iile publice din statele membre sunt mai u]or de urm`rit ]i urmat. Posibilitatea acces`rii unor sume din ce [n ce mai mari din Fondurile Structurale.

Compartiment audit intern, Compartiment pentru rela\ia cu minorit`\ile, Compartiment integrare european` ]i cooperare interna\ional`

Management progresist Datorit` numeroaselor atribu\ii care au revenit serviciilor/compartimentelor din cadrul institu\iei prefectului, se impune o evaluare ]i o redefinire a proceselor la nivelul aparatului propriu, care s` \in` seama de realit`\ile existente ]i s` fac` trecerea de la sistemul de management bazat pe administrarea resurselor la sistemul de management bazat pe rezultate.

Manager public

Acces la informa\ii Cunoa]terea activit`\ii ]i a situa\iilor financiare a serviciilor publice deconcentrate Compartiment Dezvoltare Economic` ]i Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate

Dezvoltarea unor bune rela\ii de colaborare cu parteneri tradi\ionali ]i cu ONG, implementarea procedurilor

[mbun`t`\irea rela\iilor de colaborare cu celelalte institu\ii publice ]i atragerea ONG-urilor ]i a societ`\ii civile [n ansamblul s`u în procesul de fundamentare a deciziei de la nivel jude\ean ]i local reprezint` o bun` oportunitate pentru un proces de dezvoltarea sustenabil pe termen mediu ]i lung ]i în special pentru implementarea

Manager public, consilier pentru afaceri europene, compartimentul integrare


19

care [ncurajeaz` democra\ia participativă

m`surilor ]i proiectelor care necesit` un efort sus\inut pentru perioade îndelungate. european` ]i cooperare interna\ional`

Existen\a bazei na\ionale de date privind eviden\a popula\iei

Exist` posibilitatea verific`rii, in indeplinirea atribu\iilor de serviciu, a persoanelor in baza na\ional` de date (eviden\a popula\iei) acces`rii acestei baze de date ar facilita verificarea unor persoane cu identitate [ndoielnica sau care nu figureaz` [n baza de date a serviciului local de eviden\a a persoanei.

Serviciul public comunitar eviden\a ]i emiterea pa]apoartelor simple

Atitudinea deschis` a anumitor parteneri

Retragerea pa]apoartelor, [n situa\iile punerii [n executare a m`surilor dispuse de autorit`\ile competente, presupune deplas`ri [n jude\ ]i confruntarea cu elemente infrac\ionale, ceea ce impune sprijinul organelor de poli\ie locale [n realizarea demersurilor specifice unor astfel de situa\ii.

Serviciul public comunitar eviden\a ]i emiterea pa]apoartelor simple

Existen\a ]i posibilitatea acces`rii fondurilor europene

Existen\a Programului Opera\ional de Dezvoltare a Capacit`\ii Administrative finan\at prin Fondul Social European, fond la care Institu\ia Prefectului este eligibil`. Prin acest fond se poate finan\a activitatea de instruire, introducerea de noi metode.

Serviciul deconcentrate

Existen\a bunelor practici la nivelul altor institu\ii similare din \ar` ]i str`in`tate

Schimb de experien\` ]i parteneriat; [nt@lnirea anual` a managerilor publici Manager public


20

AMENIN|~RI

Amenin\`ri Descrierea impactului pe care îl au pentru Institu\ia Prefectului Jude\ul Br`ila Servicii/compartimente

afectate Modific`ri ]i caren\e legislative Din cauza volumului mare de activitate nu exist` timpul necesar studierii actelor

normative incidente [n activitatea unor servicii-compartimente care sufer`, în permanen\`, modific`ri. În egal` m`sur` se creeaz`confuzie la nivelul angaja\ilor ]i în special în rela\ia cu cet`\enii. Modific`rile legislative fac imposibil` de multe ori planificarea activit`\ii ]i elaborarea strategiilor pe termen mediu ]i lung. Inexisten\a unei leg`turi clare a consilierului pentru afaceri europene ]i MIRA. Nu vin programe clare de activitate legate de activitatea consilierului. Modific`rile legislative uneori intarzie sau [ngreuneaz` reconstituirea dreptului de proprietate prin faptul c` mai mult complic` modalitatea de solu\ionare a cererilor. Schimbarea legisla\iei referitoare la accesul la informa\iile financiare a institu\iilor publice. M`surile stabilite [n cadrul comisiei de dialog social precum ]i al comitetului consultativ de dialog civic au caracter de recomandare ]i nu de obligativitate. Neemiterea de c`tre Primul Ministru a listei serviciilor publice deconcentrate. Lipsa „ p@rghiilor” pentru conducerea de c`tre prefect a serviciilor publice deconcentrate.Rolul Institu\iei Prefectului [n coordonarea serviciilor deconcentrate este insuficient definit.


Schimb`rile la nivelul conducerii; modific`rile la nivelul structurii organizatorice a MIRA

At@t a institu\iei prefectului c@t ]i a Direc\iei de Audit din MIRA care duc la timpi mor\i [n activitate, sau timp mai mult ocupat de explicarea tipicului activit`\ii de audit. De]i conducerea institu\iei este asigurat` de înal\i func\ionari publici, înc` se mai fac modific`ri care duc la sincope în activitatea institu\iei. Reorganizarea Direc\iei Generale Management Logistic ]i Administrativ din cadrul MIRA care avea competen\e [n certificarea ISO a pus institu\ia prefectului [n imposibilitate de a ob\ine certificarea o lung` perioad` de timp, [ntrucat nu erau bani aloca\i pentru acest lucru, certificarea nemaifiind posibil` decat contra cost, pl`tind o societate privat`.

Compartiment audit intern Manager public

Migra\ia popula\iei minoritare; Dispari\ia meseriilor tradi\ionale

Lipsa locurilor de munc` precum ]i remunerarea insuficient` determin` migra\ia popula\iei [n celelalte state membre UE [n speran\a unui trai mai bun. Apari\ia pe pia\` a unei game variate de produse industriale, chiar ]i de calitate

Copartiment pentru rela\ia cu minorit`\ile


21

[ndoielnic`, dar la pre\ convenabil, favorizat` ]i de puterea de cump`rare sc`zut` a popula\iei duc la dispari\ia meseriilor tradi\ionale [ntrucat produsele manufacturate au pre\uri mai ridicate.

Comunicarea extern` defectuoas`

Serviciile publice nu comunic` institu\iei prefectului [n timp oportun dispozi\iile primite de la institu\iile ierarhic superioare, care pot constitui informa\ii utile pre]edintelui CJSU [n vederea lu`rii unor decizii . Necomunicarea/transmiterea cu înt@rziere c`tre Institu\ia Prefectului a unor informatii privind apari\ia unei situa\ii de urgen\`. Nerespectarea reglement`rilor [n vigoare privind centralizarea datelor referitoare la consecintele producerii situa\iilor de urgen\` ]i/sau solicitarea tarzie a autoritatilor admnistratiei publice afectate privind sprijinul [n situatie de urgenta. Lipsa unei baze de date la nivelul UAT-urilor referitoare la situatia SVSU (conducere, componen\a ]i [nzestrare). Înt@rzierea apari\iei Ghidului solicitantului poate duce la inaccesbilitatea fondurilor structurale [n acest an. Atitudine sfid`toare din partea colaboratorilor, ex: men\inerea ca fiind legale a unor acte administrative pe care prefectul, prin compartimentul contencios, le consider` a fi nelegale, de c`tre primari, pre]edintele consiliului jude\ean ]i consiliile locale. R`spunsuri din partea UAT-urilor la solicit`rile Institu\iei Prefectului [n afara termenului, incomplete ]i/sau uneori eronate.

Compartiment pentru situa\ii de urgen\` Compartimentn integrare european` ]i colaborare interna\ional` Compartiment contencios administrativ

Posibilitatea apari\ei fenomenului de corup\ie

Natura func\ilor personalului ]i atribu\ile specifice presupun o motivare financiar` sporit` pentru diminuarea apari\iei fenomenului de corup\ie.

Serviciile publice comunitare

Atitudinea refractar` fa\` de func\ia de manager public

Precedentul creat de unele institu\ii publice prin presiunile asupra managerilor publici pentru a-i for\a pe ace]tia s` se transfere la alte institu\ii. Fiind func\ie public` cu statut special „asimilat func\iei publice de conducere”]i av@nd un statut destul de interpretabil institu\iile publice se prevaleaz` de lacune legislative pentru a nu acorda drepturile salariale [n mod corect.

Manager public

Specializarea excesiv` cre]te riscul plafon`rii

Spre exemplu, diversitatea lucr`rilor repartizate spre solu\ionare implic` o specializare a consilierilor pe variate domenii de activitate. Îns`, prin documentarea excesiv` ]i nera\ional`, numai cu privire la o anumit` materie exist` riscul pentru persoanele implicate de a nu dep`]i un anumit nivel sau stadiu al cuno]tin\elor, de a nu progresa, ]i, implicit, de a se plafona.

Serviciul verificarea legalit`\ii

Dificult`\i tehnice Dificultă\ile tehnice sunt inerente oric`rui sistem informatic. Toate acestea, dublate de implementarea cu [ntârziere a programelor de modernizare duc la cre]terea riscurilor ]i

Compartiment informatic


22

implicit a pagubelor [n cazul apari\iei unui eveniment tehnic neprev`zut. Gestionarea defectuoas` a programelor interne ]i interna\ionale ]i coordonarea insuficient` a acestora

Datorit` lipsei de motivare la nivelul compartimentelor cu atribu\ii [n leg`tur` cu programe finan\ate din fonduri comunitare sau din alte fonduri precum ]i lipsei de colaborare între acestea, exist` pericolul, de]i importante pentru dezvoltarea institu\ional`, ca aceste programe s` fie gestionate defectuos.

Reducerea costurilor bugetare Deziderat al oric`rei administra\ii, poate duce la incapacitatea func\ional` ]i organizatoric` a acesteia, prin reducerea num`rului de angaj`ri, aloc`ri de fonduri pentru dot`ri, remunerare, etc. Aceste efecte apar atunci când reducerea costurilor bugetare apare ca unic` modalitate de eficientizare a activit`\ii, f`r` a fi înso\it` de un plan managerial consistent ]i coerent care s` prevad` o palet` larg` de m`suri care s` vizeze eficacitatea organiza\iei. Insuficiente fonduri protocol; Lipsa cofinan\`rii pentru derularea de proiecte prin FSE.



23

3. ANALIZA FACTORILOR INTERESA|I - STAKEHOLDERS

Un împuternicit sau un „stakeholder” reprezint` orice persoan`, grup sau institu\ie care poate emite preten\ii cu privire la resursele sau produc\ia institu\iei, sau este afectat` de respectiva produc\ie. Analiza împuternici\ilor este util` la identificarea rela\iei dintre institu\ie şi împuternici\ii acesteia în scop strategic. Analiza a fost folosit` pentru a identifica participan\ii cheie ai procesului de reform`, ce îi face s` aib` un rol cheie ]i care este atitudinea lor fa\` de reform`. Nu este numai o list` a participan\ilor; ea ajut` s` se r`spund` la urm`toarele întreb`ri importante:

• De ce sunt ei importan\i pentru procesul de reform`? • De ce avem nevoie de la ei pentru a avea succes? • Unde sunt ei acum şi ce trebuie s` facem pentru a-i mobiliza? • Care sunt serviciile/rezultatele pe care ei le a]teapt` de la noi?

ANEXA 3. MATRICEA FACTORILOR INTERESA|I

ORGANIZA|II PUBLICE EUROPENE / INTERNA|IONALE Numele organiza\iei Descriere a rela\iilor pe care Institu\ia Prefectului Jude\ul Br`ila le are cu aceste

organiza\ii Servicii/compartimente afectate

Reprezentan\a Comisiei Europene [n Rom@nia

Parteneriat strategic de comunicare. Exist` un Protocol de Parteneriat. Compartiment integrare european` ]i cooperare interna\ional`


24

INSTITU|II PUBLICE

Numele organiza\iei Descriere a rela\iilor pe care Institu\ia Prefectului Jude\ul Brìla le are cu aceste


UAT -urile din jude\ Derularea [n comun de campanii de informare, sprijin [n implementare proiecte, sprijin [n elaborarea de documente programatice la nivelul comunit`\ii, help desk pentru derularea achizi\iilor publice.

Compartiment integrare european` ]i cooperare interna\ional` Compartiment achizi\ii publice

MIRA Reprezint` ordonatorul principal de credite, func\ie de aloc`rile bugetare venite de la minister se desf`]oar` activitatea de achizi\ii publice, salarizarea...


Consiliul Jude\ean De obicei sunt rela\ii de colaborare la organizarea de evenimente, la ac\iunile [ntreprinse la situa\iile de urgen\`, colaborare [n mediatizarea fondurilor structurale.


Serviciile publice deconcentrate

Rela\iile cu acestea ar trebui conform legisla\iei s` fie de subordoanre fa\` de Institu\ia prefectului. Acestea particip` la colegiul prefectural prezent@nd activit`\i pe care trebuie s` le [ndeplineasc` ]i cer sprijinul institu\iei prefectului

Serviciul Dezvoltare Economic` ]i Monitorizarea Serviciilor Publice Deconcentrate;

Agen\ia Na\ional` a Func\ionarilor Publici

Este institu\ia care gestioneaz` func\ia public`, rela\iile sunt de colaborare [n cazul modific`rii organigramei, a deleg`rii de func\ionari publici pentru participarea ca membri [n comisiile de concurs sau de contesta\ii la concursurile organizate pentru ocuparea func\iilor publice la nivelul jude\ului Brìla.


Institutul Na\ional de Administra\ie

Furnizor de formare profesional` pentru func\ionarii publici angaja\i ai Instritu\iei Prefectului Jude\ul Brìla. Furnizeaz` planul trimestrial de oferte pentru perfec\ionarea profesional` a func\ionarilor publici; organizeaz` cursurile de formare a [nal\ilor func\ionari publici.



25

PERSOANE JURIDICE F~R~ SCOP PATRIMONIAL

Numele organiza\iei Descriere a rela\iilor pe care Institu\ia Prefectului Jude\ul Br`ila le are cu aceste


Agen\ia de Dezvoltare Regional` Sud Est

Colaborare [n baza unui protocol [n ceea ce prive]te dezvoltarea economica` a jude\ului Compartiment integrare european` ]i cooperare interna\ional`

ONG-uri (FundaŃia ,,Lumina'' Brăila)

Este partener [n unele proiecte finan\ate din fonduri europene Compartiment integrare european` ]i cooperare interna\ional`

ORGANIZA|II PRIVATE

Numele organizaŃiei Descriere a relaŃiilor pe care Institu\ia Prefectului Jude\ul Br`ila le are cu aceste

organizaŃii Servicii/compartimente afectate

Compania de informatică Piatra - NeamŃ

Lex Expert - furnizează servicii de legislaŃie. Compartiment integrare european` ]i cooperare interna\ional`

Poşta Română CorespondenŃa Compartiment integrare european` ]i cooperare interna\ional`


26

Diagrama Venn este o metod` care sprijin` identificarea personajelor cheie în derularea cu succes a ac\iunii strategice ]i interesul acestora în cadrul domeniului supus schimb`rii. Aceasta [nfa\i]eaz` grafic influen\a factorilor externi fa\` de obiectivul propus spre [ndeplinire de c`tre institu\ia public` analizat`. Astfel: 1. cercul extern, reprezint` faptul c` actorii grupului nu au interes comun în atingerea obiectivului propus. 2. Cercul tangent, reprezint` schimb de informaŃii între actori ]i aria de interes 3. Suprapunerea parŃial`, reprezint` o anumit` cooperare între actori ]i aria de interes 4. suprapunerea accentuat`, înseamn` o cooperare intens`. Tabelul de mai jos arat` gradul de influen\` precum ]i cel al interesului pe care institu\iile identificate ca ]i stakeholders [l au fa\` de Institu\ia Prefectului jude\il Br`ila.

Interes Influen\` Mare

mediu sc`zut

mare � MIRA � Agen\ia Na\ional` a

Func\ionarilor Publici � Beneficiarii

- -

medie � UAT -uri din jude\ � Poşta Română

� Reprezentan\a Comisiei Europene [n Rom@nia Consiliul Jude\ean

� Institutul Na\ional de Administra\ie

-

Factori interesa\i

scazut` - � Serviciile publice deconcentrate

� Compania de informatică Piatra - NeamŃ

� Agen\ia de Dezvoltare Regional` Sud Est

� ONG-uri (FundaŃia ,,Lumina'' Brăila)


27

Figura 1 - Diagrama VENN – Institu\ia Prefectului jude\ul Br`ila

Obiectivele Institu\iei prefectului Jude\ul Br`ila

� MIRA � ANFP

� Beneficiarii

� UAT-uri � Po]ta romana

� Reprezentan\a Comisiei Europene [n Rom@nia

� Consiliul Jude\ean

� Institutul Na\ional de Administra\ie

� Serviciile publice deconcentrate

� Compania de informatică Piatra - NeamŃ

� Agen\ia de Dezvoltare Regional` Sud Est

� ONG-uri


28

PRIORIT~|I

OBIECTIVELE STRATEGICE }I DIREC|IILE DE AC|IUNE

Obiectivele strategice ale Institu\iei Prefectului –jude\ul Brìla, sunt rezultatul analizei diagnostic realizate pe baza informa\iilor ob\inute cu ajutorul instrumetelor (analiza SWOT/PEST/ STAKEHOLDERS) Func\ie de acestea au fost determinate priorit`\ile institu\iei ]i s-au stabilit urmatoarele obiective:.

Obiectiv 1. Îmbun`t`\irea procedurilor actuale de management al resurselor umane

- {ntocmirea ]i implementarea “Planului pentru dezvoltare a carierei”, pentru fiecare func\ionar public [n parte, func\ie de preg`tire ]i cerin\ele postului pe care [l ocup`; - Realizarea unui ghid pentru organizarea ]i realizarea şedinŃelor de evaluare; - Aplicarea corect` a instrumentelor de evaluare a competenŃelor şi calificărilor; - Stabilirea de c`tre func\ionari a unor criterii de care s` se \in` seama al`turi de rezultatele evalu`rilor la acordarea salariilor de merit; - Identificarea ]i aplicarea unor metode nonpecuniare de stimulare ]i motivare a resurselor umane (scutirea de la efectuarea serviciului de permanen\` la cabinetul prefectului, acordarea de invita\ii primite gratuit de c`tre institu\ie la diverse evenimente artistice, culturale, sportive) - Crearea unei baze de date a candidaŃilor la concursuri; - Organizarea unei campanii pre-recrutare pe site-ul InstituŃiei Prefectului Brìla în cadrul căreia se prezinte instituŃia şi avantajele pe care le oferă celor care aplica pentru posturile respective; - Includerea fişei postului în proiectul de anunŃ, a condiŃiilor de serviciu şi a salariului oferit de organizaŃie

Obiectiv 2. {mbun`t`\irea calit`\ii serviciilor oferite beneficiarilor de InstituŃia Prefectului – JudeŃul Brìla

- Evaluarea sistemului integrat de management al documentelor ]i formularea de propuneri de [mbun`t`\ire a acestuia; - Reproiectarea reŃelei de calculatoare şi achiziŃionarea de multifunc\ionale; - Angajarea unui specialist IT; - Reorganizarea registraturii institu\iei [n sensul introducerii acesteia [n organigram`; - Certificarea ISO 9001- Sistemul de Management al Calit`\ii; - Achizi\ionarea de publica\ii de specialitate precum ]i de abonamente la revistele de administra\ie, surs` de informa\ie pentru angaja\i

Obiectiv 3. Sistematizarea activităŃilor bugetare după metode moderne de management financiar

- Adoptarea unui model de planificare a cheltuielilor cu eficienŃă probată; - Stabilirea unor standarde cu privire la sediul necesar funcŃionării optime a Serviciului public comunitar regim permise de conducere şi înmatricularea vehiculelor precum şi a Serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenŃa paşapoartelor.


29

Obiectiv 4. Evaluarea, revizuirea şi propunerea de recomandări privind simplificarea, modernizarea şi îmbunătăŃirea activităŃii desfăşurate în cadrul Centrului de Informare CetăŃeni

- Alocarea dot`rilor necesare moderniz`rii Compartimentului Informare, Rela\ii Publice; - PerfecŃionarea personalului din cadrul compartimentului în domeniul comunicării şi relaŃiilor

publice; - Consultarea periodică a personalului cu privire la dificultăŃile întâmpinate; - Instituirea unui formular de tip chestionar pentru public în vederea evaluării modului de

acordare a informaŃiilor de interes public, de petiŃionare, acordare a audienŃelor; - Introducerea în format electronic a formularelor prevăzute de Legea 544/2001 privind liberul

acces la informaŃiile de interes public; - Crearea posibilităŃii de adresare „on line” a petiŃiilor, de [nscriere [n audien\`; - Crearea ]i difuzarea [n cadul compartimentului a unui ghid privitor la atribuŃiile InstituŃiei

Prefectului, destinat cetăŃenilor. Obiectiv 5. ÎmbunătăŃirea comunicării cu mediul asociativ -stakeholders în scopul îmbunătăŃirii imaginii InstituŃiei Prefectului judeŃul Brăila

- Punerea la dispoziŃia ONG-urilor interesate a tuturor informaŃiilor de interes public; - Realizarea de parteneriate cu ONG-uri pentru derularea de proiecte pe diverse teme; - Sprijinirea instituŃiilor şi autorităŃilor publice locale în scopul creşterii nivelului de

conştientizare a necesităŃii demarării procesului de reformă a administraŃiei, prin definirea de strategii de dezvoltare locală – prezentări publice

Obiectiv 6. ÎmbunătăŃirea funcŃională a Serviciului public comunitar regim permise de conducere şi înmatricularea vehiculelor precum şi a Serviciului public comunitar pentru eliberarea şi evidenŃa paşapoartelor.

- Identificarea şi alocarea spaŃiului ]i m`surilor necesare îndeplinirii obiectivelor de performan` ale Serviciilor Publice Comunitare ;

- Aplicarea metodelor manageriale privind planificarea eficient` a timpului ]i a sarcinilor; - Integrarea Serviciilor Publice Comunitare în sistemul informatizat al Institu\iei Prefectului –

jude\ul Br`ila; - Aplicarea metodelor de diversificare ]i îmbun`t`\ire a c`ilor de comunicare intern` ]i extern`; - Introducerea standardelor de calitate de c`tre Institu\ia Prefectului

PROCEDURI DE IMPLEMENTARE, MONITORIZARE }I EVALUARE 1. IMPLEMENTAREA STRATEGIEI Pentru o bun` implementare a strategiei s-a elaborat planul de ac\iuni fiind împ`r\it înactivit`\i specifice cu

termeni de referin\` defini\i. Pentru ducerea la [ndeplinire a obiectivelor au fost identifica\i responsabilii care []i vor înfiin\a echipe de lucru cu specializ`ri multiple, care vor fi coordonate de un membru al conducerii institu\iei .

2. MONITORIZAREA


30

Monitorizarea furnizeaz` informa\ia necesar` evalu`rii. Pentru a putea monitoriza implementarea strategiei ]i pentru a aprecia performan\ele ei în raport cu obiectivele stabilite, a fost necesar a fi stabilit un set de indicatori. {n „Planul de ac\iune” sunt specifica\i ace]ti indicatori pentru fiecare ac\iune de [ndeplinire a obiectivului.

3. EVALUAREA REZULTATELOR

Evaluarea rezultatelor va avea loc la sfâr]itul programului. Ea va m`sura intr`rile, ie]irile ]i rezultatele precum ]i problemele legate de eficacitate, eficien\` ]i relevan\`.

Se urm`re]te justificarea resurselor folosite ]i a efectelor a]teptate (eficacitate) si nea]teptate (utilitate), precum ]i eficien\a interven\iilor. Se vor evalua factorii de succes sau de e]uare c@t ]i durabilitatea rezultatelor ]i impacturilor. Se vor trage concluzii, care pot fi generalizate, pentru alte interven\ii. Pentru a se pute evalua impactul, evaluarea ex post trebuie realizat` la un timp dup` implementare.

RESURSE Aplicarea Strategiei de Modernizare a Institu\iei Prefectului – Jude\ul Br`ila implic` resurse umane ]i financiare

suplimentare fa\` de cele alocate pentru 2008 care vor fi cuprinse in proiectul de buget pentru anul 2009 respectiv 2010, în conformitate cu Legea bugetului de stat.

strategia de modernizare a institu|iei prefectului – jude|ul br~ila ...

Documents

Transcript of strategia de modernizare a institu|iei prefectului – jude|ul br~ila ...