SHAREPOINT 2010SEMINAR 1

Cuprins: 1. SETURI DE DOCUMENTE..................................................................................................1

1.1. Crearea şi particularizarea seturilor de documente..........................................................21.1.1. Activarea Seturilor de documente pentru o colecţie de site-uri................................21. 1.2. Crearea unui nou tip de conţinut Set documente.....................................................21.1.3. Configurarea sau particularizarea unui tip de conţinut Set documente....................3

1.2. Lucrul cu seturi de documente.........................................................................................51.2.1. Crearea unei instanţe noi a setului de documente.....................................................51.2.2. Adăugarea sau încărcarea documentelor într-un set de documente existent............61.2.3. Gestionarea permisiunilor pentru un set de documente............................................71.2.4. Gestionarea versiunilor.............................................................................................81.2.5. Partajarea unui link către setul de documente...........................................................9

1. SETURI DE DOCUMENTE

Microsoft SharePoint Server 2010 oferă suport pentru crearea şi gestionarea de produse de lucru cu mai multe documente prin intermediul noului tip de conţinut Set de documente. Un set de documente este un grup de documente asociate, care pot fi create într-un singur pas, apoi pot fi gestionate ca o singură entitate. Când lucrează la proiecte, utilizatorii creează rareori documente individuale. Pentru multe tipuri de proiecte, poate fi obişnuit să se creeze un set de mai multe documente asociate. În unele cazuri, acest set de documente poate fi rezultatul final al unui proiect. Aceste documente pot fi produse în mod simultan sau în faze de către una sau mai multe persoane şi pot conţine documente cu diverse formate de fişier (de exemplu, documente Word, prezentări PowerPoint, diagrame Visio, fişiere Excel, etc.)

În SharePoint Server 2010, organizaţiile care doresc să creeze şi să gestioneze în mod curent produse cu mai multe documente pot configura un tip de conţinut Set de documente nou pentru fiecare produs. Tipul de conţinut Set de documente este un tip de conţinut bazat pe folder, care organizează mai multe documente asociate într-o singură vizualizare, unde pot fi prelucrate şi gestionate ca o singură entitate. Autorii seturilor de documente pot efectua următoarele activităţi:

Pot crea produse de lucru cu mai multe documente rapid şi uşor utilizând comanda Document nou într-o bibliotecă de documente.

Pot captura un instantaneu de istoric al versiunii pentru proprietăţile curente şi pentru documente din setul de documente.

Pot porni fluxuri de lucru pentru tot setul de documente sau pentru elemente individuale din setul de documente, pentru a gestiona activităţi comune, cum ar fi revizuirea şi aprobarea.

Pot trimite un link prin poşta electronică la setul de documente.

Pot utiliza comanda Trimitere la pentru a muta sau copia setul de documente în altă locaţie.

Pot gestiona permisiunile pentru setul de documente.

1.1. Crearea şi particularizarea seturilor de documente

1.1.1. Activarea Seturilor de documente pentru o colecţie de site-uri

- se accesează site-ul de nivel superior din aceeaşi colecţie de site-uri pentru care se doreşte activarea Seturilor de documente;

- În meniul Site Actions, clic pe Site Settings, Site Collection Administration, Site collection features

- Document Sets, clic pe butonul Activate

1. 1.2. Crearea unui nou tip de conţinut Set documente

Sunt necesare drepturi de administrator al colecţiei de site-uri sau proprietar al site-ului pentru a crea sau a configura tipurile de conţinut Set documente.

- În meniul Site Actions, clic pe Site Settings, sub Galleries clic pe Site content types, Create

- În caseta Name, se tastează numele noului Set documente. Acesta este numele pe care îl vor vedea utilizatorii atunci când creează o nouă instanţă a unui Set documente.

- În caseta Description, se tastează descrierea pentru Setul documente. - Se selectează Document set content types- În secţiunea Group, se specifică clasificarea noului tip de conţinut Set documente într-

un grup nou sau existent. - clic pe OK.

După crearea noului tip de conţinut Set documente, pot fi vizualizate informaţii Tip de conţinut site pentru tipul de conţinut şi se poate configura setări suplimentare pentru acesta.

1.1.3. Configurarea sau particularizarea unui tip de conţinut Set documente

- În meniul Site Actions, clic pe Site Settings, sub Galleries clic pe Site content types - Pe pagina Tipuri de conţinut de site, faceţi clic pe numele tipului de conţinut Set

documente. - Sub Settings, clic pe Document Set settings.

În secţiunea Tipuri de conţinut permise, sub Tipuri de conţinut de site-uri disponibile, se selectează tipul de conţinut dorit pentru Set documente, apoi se dă clic pe butonul Add pentru a-l muta în caseta Tipuri de conţinut permise în Set document. Acest pas se repetă pentru fiecare tip de conţinut dorit în Setul documente.

În secţiunea Conţinut implicit, se selectează tipul de conţinut pentru care se doreşte încărcarea conţinutului implicit, apoi clic pe Browse pentru a găsi fişierul dorit. Conţinutul implicit este creat automat pentru autori atunci când aceştia creează instanţe noi ale unui Set documente.

Există posibilitatea de încărcare a unui şablon pe post de conţinut implicit. Când autorii creează o instanţă nouă a unui document din Set documente, se creează pentru aceştia o copie a documentului pe care o pot edita pentru a adăuga informaţii suplimentare. Dacă nu se include un conţinut implicit pentru tipurile de conţinut din Set documente, nu se va crea niciun fişier în mod automat pentru autori atunci când aceştia creează o nouă instanţă a unui Set document, iar autorii vor avea posibilitatea să le creeze de la zero în Setul documente sau să încarce documente în Setul documente.

Dacă există mai multe tipuri de conţinut în acest Set documente şi se doreşte adăugarea unui conţinut implicit pentru fiecare dintre acestea, se face clic pe Add new default content, se selectează următorul tip de conţinut pentru care se doreşte conţinutul implicit, apoi se apasă Browse pentru a găsi fişierul dorit. Acest pas se repetă până când este specificat tot conţinutul implicit dorit pentru tipurile de conţinut individual din acest Set documente.

Dacă se doreşte ca numele Setului documente să fie adăugat la numele fişierelor individuale într-o instanţă a unui Set documente, se bifează caseta de selectare de lângă Adăugaţi numele setului de documente la fiecare nume de fişier. Includerea acestor informaţii poate ajuta utilizatorii să identifice fişierele din anumite vizualizări ale bibliotecii, mai ales dacă o bibliotecă are mai multe tipuri de Seturi documente.

În secţiunea Coloane partajate, se poate selecta coloanele dorite să partajeze fiecare tip de conţinut din Setul documente. Coloanele partajate sunt doar în citire pentru

documentele din Setul documente, iar acestea pot fi editate doar pentru Setul documente. Când se efectuează modificări la valorile coloanelor partajate pentru Setul documente, aceste actualizări vor fi sincronizate la valorile de coloane partajate pentru documentele din set.

În secţiunea Actualizare tipuri de listă şi conţinut de site-uri, se specifică dacă se doreşte actualizarea cu modificările efectuate la tipurile de conţinut care moştenesc de la acest Set documente.

1.2. Lucrul cu seturi de documente

Dacă biblioteca conţine atât documentele, cât şi seturile de documente, se poate identifica seturile de documente în biblioteca de documente după pictogramele lor specifice de folder. Când se lucrează într-un Set de documente, se poate utiliza fila Management a panglicii Documet set, care se afişează pe Pagina de întâmpinare pentru setul de documente, pentru a efectua activităţi obişnuite.

1.2.1. Crearea unei instanţe noi a setului de documente

- Se accesează biblioteca de documente care a fost configurată pentru a accepta Seturi de documente.

- clic pe fila Documents a panglicii Library Tools. - clic pe New document, apoi pe Setul de documente creat sau pe numele setului de

documente dorit.

Dacă biblioteca acceptă crearea de documente individuale şi de seturi de documente, se poate identifica seturile de documente după pictogramele lor de folder.

În caseta de dialog pentru un Set nou documente, se tastează numele şi o descriere pentru setul de documente creat, apoi se face clic pe OK. Când se creează setul de documente, browserul afişează Pagina de întâmpinare pentru setul de documente.

Dacă acest set de documente este configurat să creeze automat documente atunci când se creează o nouă instanţă a acestuia, aceste documente apar într-o parte Web din Pagina de întâmpinare. Dacă nu s-a specificat niciun conţinut implicit pentru acest set de documente, se creează un folder gol Set documente, unde se poate adăuga sau încărca fişiere în folder pentru a le face parte a setului de documente. Se pot adăuga numai fişiere care sunt de acelaşi tipuri de conţinut ca cele permise în setul de documente.

1.2.2. Adăugarea sau încărcarea documentelor într-un set de documente existent

Dacă setul de documente nu este configurat pentru a crea automat conţinut implicit atunci când creaţi o instanţă nouă a unui set de documente, există posibilitatea de adăugare manuală de fişiere în setul de documente.

Se accesează biblioteca de documente care conţine setul de documente dorit şi se face clic pe numele setului de documente pentru a accesa Pagina de întâmpinare. În Pagina de

întâmpinare pentru setul de documente, clic pe fila Documente a panglicii, apoi alegeţi una dintre următoarele:

Pentru a adăuga un fişier nou la setul de documente, clic pe Document nou, apoi pe tipul de document dorit.

Pentru a încărca un document în setul de documente, clic pe Încărcare document, apoi opţiunea de a încărca un singur document. Se răsfoieşte locaţia fişierului dorit, apoi clic pe OK. Se specifică informaţiile de proprietate necesare, apoi clic pe Salvare.

←

←← Pentru a încărca mai multe documente în setul de documente, clic pe săgeata Încărcare document, apoi clic pe Încărcare documente multiple. Se fixează fişierele dorite, apoi clic pe OK şi pe Terminat.

1.2.3. Gestionarea permisiunilor pentru un set de documente

În mod implicit, seturile de documente moştenesc permisiunile din biblioteca în care se află. Există posibilitatea de a opta pentru permisiuni unice specifice pentru un set de documente, dacă trebuie restricţionat sau modificate drepturile de acces la documente într-un set de documente individual. Gestionarea permisiunilor unice la nivel de element sau la nivel de folder poate fi complicată şi poate dura mult timp. Dacă majoritatea seturilor de documente vor trebui să fie accesibile unor grupuri similare, poate fi mai simplu de gestionat permisiunile la nivel de bibliotecă. Pentru a gestiona permisiunile pentru un set de documente, este necesar nivelul de permisiune Proiectare sau Control total.

În Pagina de întâmpinare pentru setul de documente, clic pe fila Gestionare a panglicii Set documente, apoi clic pe Permisiuni.

Se alege una dintre următoarele:

Pentru a modifica setările pentru permisiuni pentru biblioteca de documente, clic pe Gestionare părinte.

Pentru a opri moştenirea permisiunilor din biblioteca de documente şi a crea permisiuni unice pentru acest set de documente individual, clic pe Oprire moştenire permisiuni.

←

Pentru a vizualiza anumite permisiuni ale unei persoane, clic pe Verificare permisiuni, apoi se tastează numele utilizatorului sau grupului respectiv.

Pentru a moşteni permisiuni din biblioteca de documente părinte (dacă setul de documente a fost configurat anterior pentru a opri moştenirea), clic pe Moştenire permisiuni.

1.2.4. Gestionarea versiunilor

Dacă s-a activat controlul versiunilor pentru biblioteca de documente în care a fost salvat setul de documente, există câteva opţiuni de lucru cu istoricul versiunilor setului de documente sau ale documentelor individuale din set.

În Pagina de întâmpinare pentru setul de documente, clic pe fila Management a panglicii Set documente, apoi alegeţi una dintre următoarele:

Captaţi un instantaneu al documentelor şi proprietăţilor curente dintr-un set de documente.

Vizualizarea istoricului versiunilor pentru un set de documente Restabilirea setului de document la o versiune anterioară Ştergerea versiunilor anterioare ale setului de documente Vizualizarea istoricului versiunilor pentru fişiere individuale dintr-un set de

documente Restabilirea unui document individual la o versiune anterioară

1.2.5. Partajarea unui link către setul de documente

Dacă se utilizează un program de poştă electronică compatibil cu Microsoft SharePoint Server 2010, cum ar fi Microsoft Outlook 2010, există posibilitatea de a trimite prin poşta electronică un link către Pagina de întâmpinare pentru un set de documente.

În Pagina de întâmpinare pentru setul de documente, faceţi clic pe fila Management a panglicii Set documente, apoi faceţi clic pe Trimitere link prin poştă electronică.

În linia Către a mesajului de poştă electronică Microsoft Outlook, se tastează numele destinatarilor, un subiect în linia Subiect, apoi informaţii suplimentare care vor fi incluse în corpul mesajului de poştă electronică.

Dacă se doreşte specificarea propriei adrese de poştă electronică în linia De la pentru ca mesajul să nu apară ca trimis de către server şi destinatarii să nu îl ignore, se dă clic pe săgeata în jos de lângă De la, apoi clic pe Altă adresă de poştă electronică.