RoMArulaarfil* c5#\

ffihRIN

WM IN ISTERU t AFACERITOR INTERNE

INSTITUTIA PREFE,CTULUIJUDETUL SALAJ

Nr.7459106.08.2019

CAIET DE SARCINI

Cerinle pentru inchirierea unui spafiu intr-o clidire de birouri, dotati cu utilititi 9ispatii de parcare, necesare funcfiondrii lnstituliei Prefectului - Judetul Selaj

I. AUTORITATEA CONTRACTANTA

lnstitulia Prefectului - Jude[ul Silaj, cu sediul in Piata ]. Decembrie l-91g, nr !2,Localitatea zALAu, Judef ul SALAJ, Tel: 0260 615 450, Fax: 0260 661270.

!I. OBIECTUL CONTRACTULUT

Obiectul contractului care se va incheia intre lnstitulia Prefectului - Judelul S5laj gi

ofertantul desemnat c6gtigStor il reprezintS inchirierea unui spaliu intr-o clddire debirouri, dotatd cu utilit5ti pi spaf ii de parcare, necesar pentru asigurarea funclion5rii inconditrii corespunzStoare a lnstitu!iei.

III. DURATA CONTRACTULUI

Durata contractului va fi de 24 de luni de la data dSrii in folosin!5 a spaliului (datasemnSrii procesului verbal de predare-primire), cu posibilitatea de prelungire.

rv. spEctFtcATil MtNtME TEHNTCE gt FUNCTTONALE

A. Condilii generale minime obligatorii:1. Spatiul va fi predat in stare perfecta de funcfionare, cu toate utilitatile solicitate;2. lmobilul sa fie recent construit (constructia sa fie facuta in ultimii 15 ani);3. Starea tehnica a imobilului sa fie foarte buna, atat la interior, cat si la exterior,dovedita cu ocazia vizionarii de catre comisia de evaluare;4. Suprafata totala a spatiului de inchiriat: minim 600 mp si maxim 750 mp. Vor fiasigu rate func!ion alitSlile conform specifica!iilor din Anexa N r. L;

APROBAT

PREFECT

5' Spatiulva fi compact, dispus pe un singur etaj cu doud cii de acces, montare placutape fatada la intrarea principald, semnatistica de ghidare pe ambele case a scarii. Dacdspaliulinchiriat se afl5 la un etaj mai mare de 2, se asigurd accesul la minim doud lifturi;6' Termen de inchiriere: de la data ddriiin folosinli a spafiului (data semndrii procesuluiverbal de predare-primire), cu posibilitatea de prelungire;7' Grupuri sanitare pentru femei si barbati dotate cu lavoare, min, zclosete, oglinzi,suporturi hartie igienica;8' sistem centralizat de aer conditionau incdtzire pe timp de iarna, climatizare pe toatddurata anului, sistem suplimentar de ventitafie pentru spatii aferente serverelor;9' sistem acces securizat; un sistem pe bazi de cartele pentru accesul secundar alsalarialilor' Doui sisteme videointerfon, pentru accesul principat al vizitatorilor(Cancelarie gi Registraturi).10' Max' 500 metrifata de actuala localie a lnstituliei prefectului-JudelulsSlaj - piata1 Decembrie 191g, nr !2, Localitatea ZALAU, JudetulSALAJ;LL' Parcare amenajata minim de 4 locuri, situate in parcarea aferenti cladirii ofertate,nu in parcarea aferenta altor imobile, locuri ce vor fi oferite autoritatii contractante cutitlu gratuit pe intreaga perioada de derurare a contracturui;l'2' Acces la mijloacele de transport in comun pe o distanta maxima de 500 m;13. Ad6post de proteclie civili;1'4. certificat de performanta energetica crasa A sau B;15. Polifd de asigurare imobil.

B. Compartimentare

spaliul pretabir organizdrii de birouri, compartimentat cu perefi.Spaliul corespunzdtor centrelor de date:a)suprafata minima de 17 mp;b) peretii si usa de acces in centrul de date trebuie sa fie rezistente la foc si antiefractie.centrul de date trebuie amplasat in asa feJ incat sa nu fie afectat de inundatii. ln situatiain care centrul de date are geamuri, acestea vor trebui asigurate cu gratii;c) sistem profesional de climatizare cu redundanta, specific camerelor de date. Locatiacentrului de date trebuie sa permita instalarea unitatilor exterioare la o distanta caresa conduca la functionarea optima a acestora pe tot timpur anurui;d) instalafie de detectie si echipamente de stingere incendiu;e) tabloul si circuitul electric vor fi separate de cel al cladirii, sistem alternativ dealimentare prin generator cu automatizare, minim Lg circuite monofazice de 32A;f) tavan tehnotogic prin care trec relelele de calculator gi telefonie sau alt sistem deamplasare a relelelor de calculator gi date;g) instalalia de curenli slabi (refea structurati) va fi instalati de cdtre ocompanie/companii specializate cu acordul gi in condiliile stabilite de viitorul chiriag,pe cheltuiala ofertantului; ofertantultrebuie si fie de acord cu instalarea antenelor decomunicatii in zonele optime ale ctadirii, zone stabilite de catre companiile specializateimpreuna cu Autoritatea contractanta, in vederea reatizarii unor retele optime decomunicatiia datelor;

2

h) pentru instalarea in bune condilii a refelei de cabluri de comunicatii suplimentare,proprietarul clidirii trebuie sd permiti accesul in clSdire a companiei/companiitor invederea instalSrii cablurilor necesare, trebuie sd fie de acord cu pistrarea cablurilor [ncladire pe toatd durata contractului de inchiriere gi, de asemenea, trebuie sd permitdaccesul in clSdire pe toati durata contractului de inchiriere a echipelor ce asiguraservice-ul acestei relele;i) acces controlat in incinta centrului de date; ofertantul va permite AutoritatiiContractante sa-si monteze si instaleze propriile echipamente de controlacces;i) proprietarul va acorda accesul Autoritatii Contractante in vederea instalarii tuturorcamerelor de supraveghere necesare. Camerele de supraveghere sunt centralizate simonitorizate de catre personalut care asigur A paza AutoritS!ii Contractante;k) proprietarul va acorda accesul Autoritatii contractante in vederea instalariiechipamentelor de tip wirelles (transmisie date) care trebuie sa acopere toatasuprafata utilS disponibili;l) proprietarul va permite recompartimentarea spatiului si reconfigurareainfrastructurii pentru desfasurarea optima a activitatiilor stabilite ca fiind necesare decatre viitorul chirias si aparute ulterior inceperii contractului de inchiriere;

NotS: locatorii care nu prezinti oferte de spaliu compartimentate conform cerinlelorde mai sus vor Tnainta un ptan de compartimentare, avizat de cdtre o persoandautorizatd (architect), pdnd la momentul semnirii contractului (care va fi anexa lacontract). Acest plan de compartimentare trebuie sd corespunda cerintelor specificede compartimentare siva fi anexa la contract.

C. Dotiritehnice gi instalalii1' Si delind instalalii electrice, de ap5, canalizare, gaze naturale, instala!ii sanitare,incilzire, climatizare in perfecti stare de funclionare (aceastd cerinli trebuie asumatdde ofertant in oferta sa tehnici gi trebuie indepliniti de acesta p6ni la data semnariicontractului).

2' Sistem de climatizare centralizat tip chiller sau echivalent, in stare bun6 defunclionare, cu posibilitatea reglSrii temperaturii independenti (aceastd cerin|itrebuie asumati de ofertant in oferta sa tehnicd gi trebuie indeplinitd de acesta p6n6la data ddriiin folosinli a spaftului3' sistem de securitate pe bazi de cartele electronice, la una dintre intrdri, in spaliuldestinat personaluluiAutorit5tii Contractante, conform celor mentionate la punctul B.4' Ofertantul va trebui sa permita instalarea tuturor liniilor telefonice necesare lasolicitarea Autoritatii Contractante - aceastd cerinld trebuie asumatd de ofertant inoferta sa tehnici 9i va permite instatarea conform specificaliilor formulate de citrechiriaS a tuturor liniilor telefonice p6nd la data dirii in folosinld a spaliului5' Sd delini instalalie anti-efraclie gi anti-incendiu printr-un sistem electronic deavertizare in caz de incendiu in fiecare diviziune a spaliului; sE fie dotate cu ugi pentruiegiri de urgenli, grup el ectrogen, relea voce-date, ascensoare, sisteme de securitategi paz5.

6' Grupuri sanitare pentru femei si barbati ta fiecare etaj dotate cu lavoare, minim 2closete, pisoare, oglinzi, suporturi hartie igienica.

D. Amenajare spafiuLa data transmiterii ofertei sau celtirziu p6ni la data diriiin folosinld, dupa caz, spatiulce urmeazi a fi inchiriat va fi complet dotat cu:1. Parchet nou sau in stare foarte bund.2. Corpuri de iluminat montate in toate spaliile.3' lluminat natural asigurat prin existenta ferestrelor cu/fara posibilitatea dedeschidere in fiecare diviziune a spaliiror destinate pentru birouri.4' Dacd spaliulinchiriat se aflS la un etaj mai mare de 2, asigurarea accesului ta minimdoud lifturi.5' sd asigure minim 4 locuri de parcare, (dimensiunile tocului individualizat de parcaresa permita parcarea masinilor de teren) sau pe terenul care imprejmuiegte clidirea,respectiv terenul din jurul clSdirii ofertate gi nu ?n parcarea aferentd gi altorimobile/proprieti1i, locuri ce vor fi oferite Autoritelii contractante cu titlu gratuit peintreaga perioadi de derulare a contractului.6. cai de acces in crddire, adaptate persoaneror cu dizabiritdfi.

v. DAREAiTU roloslruTA A SpATtULUtirucHrRrRr1' Ofertantul are obligatia ca p6nd la data dSriiin folosin!5 a spatiuluiinchiriat in incintaimobilului sd asigure toate compartimentdrile gi amenajdrile necesare, astfel incdt sdrdspundd cerinlelor Autoritilii Contractante.2' spafiile vor fi date in funcliune, cu toate dotdrile necesare utilizdrii, pe baza de procesverbal de predare - primire in care se va menliona spaliul cu dotarile sale, starea gigradul de utilizare al acestora. ln perioada de la semnarea contractului pana la dareain folosinta catre chirias, proprietarul va permite chiriasului accesul in spatiu pentrumontarea mobilierului, a retelelor specific, a serverelor, a centralei telefonice gi alteechipamente specific.

3' lmposibilitatea ajungerii la un acord cu privire la compartimentare acordi dreptulAutoritalii contractante de a invita la incheierea contractului, in funclie de rangulstabilit in raportul procedurii de selecfie, pe r6nd operatorii economici stabilili pelocurile imediat urmdtoare.4' Toate costurile aferente compartimentirii spaliului, a instalarii sistemului desupraveghere video pe cdile de acces la spaliul inchiriat, ugd antiefracfie gi antifoc laspafiilor aferente serverelor vor fi suportate de proprietarul spaliului de inchiriat.Autoritatea contractanti i$i rezervd dreptul de a solicita compartimentdrisuplimentarein situafii speciale 9i temeinic justificate, de comun acord cu proprietarut; costurileaferente unor asemenea amenajiri intri in sarcina chiriagurui.

VI. PREZENTAREA OFERTEI

ofertantul va detalia in oferta tehnici modul in care imobilul corespunde cerintelor,tin6nd cont de urmdtoarele aspecte:- Descriere generard a imobirurui gi a spaliurui de inchiriau

- Descrierea condiliiror existente ra data depunerii ofertei;- Descrierea amenajirilor ce vor fi realizate p6nd la data ddrii in folosinld;- Darea in folosinl5 a spaliului inchiriat - grafic de timp estimativ, condifii, plan decompartimentare avizat de o persoan5 autorizatd (arhitect) prezentat p6nd lamomentul sem nirii contractului;- utiliteti - se va detalia modatitatea de asigurare a utilitdfilor (energie erectrica,termicS, climatizare, dld, canal, gunoi menajer), cu menliunea privind modalitateadelinerii contractului de utilit5fi, precum gi modul de calcul al contribuliei AutoriteliiContractante la plata utititdlilor;- Descrierea serviciiror de mentenant5 (intretinere si functionare);- Alte preve deri / facilitili.

Anexat propunerii tehnice, se vor prezenta fotografii ale imobilului de inchiriat, dinexterior gi interior, aferente spatiilor propuse spre inchiriere gi orice alte documenterelevante pentru suslinerea celor prezentate in ofertd.

Prelulofertei va fiformat din:l' costul lunar al chiriei, in euro, exctusiv TVA care include chiria spaliului si costurileaferente utilitatitor: energie erectrica, termici, crimatizare, dpo, canar, gunoi menajer,asigurarea curateniei in spatiile comune/cai de acces, cu exceptia cazului in carecladirea este inchiriata in totalitate.

ll' costurile lunare fixe, in euro, exclusiv TVA care reprezinti cheltuieli cu amenajareasi compartimentarea spaliului de birouri, sSlii de gedinfd, a spatiilor aferenteserverelor, circuitere de curenli srabi (date+voce), sistem de supraveghere video.

Tariful chiriei lunare reprezinta un pret maximal apticabil pe toata durata de valabilitatea contractului.

Pentru serviciile de curSlenie lnstitutia Prefectului-Judelul sSlaj va incheia propriitecontracte in spaliile in care igi desfigoard activitatea.

AUToRITATEA CoNTRACTANTA NU POATE PLATT coMrsroN uneiagentii imobiliare. ?nconcluzie' ofertanlii nu trebuie si igi cuprindi in cadrul propunerii lor financiarecosturile aferente unui eventuar comision pritit cdtre agenlia imobitiari.

ut. PtArtDe la semnarea contractului de catre ultima parte gi p6n5 la darea in folosinld aspaliului' consemnati prin lncheierea procesului-verbal de predare-primire, nu se vapl6ti chirie.De la momentul d5rii in folosinld a spaliului, plata chiriei se va face lunar. LocatorulintocmeSte factura, in tei, la cursulde schimb oficial BNR, in ultima zia luniipentru carese efectueazd plata chiriei. chiriagul efectueazd ptata in baza facturii emise de locator,tn termen de maximum 30 de zite de la data primiriifacturiiemise de locator.

5

vil. coNDtTtr SPEC|ALE

i: *T[::ioate fi proprietatea unei persoane fizice eilsau juridice,

ei trebuie de]inut

ln cazul in care ofertantul nu este proprietarut spatiului oferit spre inchiriere, acesta va

::rrlffiil:f baza csruia de]ine dreptur de foiosinlS din care si rezurte ei dreptur

2. lmobilur siterenut aferent sa nu faca obiecturvreunei actiuniin justitie.3' lmobilul care face obiectul contractului de inchiriere poate fi instriinat de cdtreofertantul cagtigdtor pe perioada derul5rii contractului de inchiriere. V6nzarea va finotificatd, intr-un termen de cer mutt 20 de zite, dupS tranzaclie Autoritdliicontractante' Viitorulproprietar al imobiluluiare obligai,, o. a accepta gide a executaintocmai prezentul contract de inchiriere. Aceastd prevedere este ctauzd contractuardpentru cumpdrdtor.4' in situalia in care asupra imobituluiofertat este intabutat un drept de ipotecd cdtreo institulie financiar-bancar5, ofertantul va prezenta in cadrur ofertei sare unangajament din partea acesteia cu privire la inchirierea imobilului in favoareaAutoritdfii contractante' De asemenea, ofertantul se angajeazi ci va notifica chiriagutcu cel pulin 90 zile inainte de orice modificare ce ar putel perturba forosinta imobiruruiin condiliioptime.

Criterii de ierarhizare a ofertetor

Amplasament Max5oom.fatad@Decembrie 191g, nr 12, Localitat.. ieiAU,

1-15aniGrad de seismicitate al

constructiei6 pe scara Richter

Parcareamenala@parcarea aferenti cladiriiofertate, nu in parcarea

aferenta altor imobile, locuri ce vor fi oferiteautoritatii contractante cu titlu gratuit pe

intreaga perioada de derulare a contractutui(dimensiunile tocului individualizat de parcare sa

rmitq parcarea masinilor de teren

Parcare amenajata cu capacitate de peste 25 locuridisponibild contracost vizitatoritor sau sa larialilor.

Cladire individuaiizata

!pr],i d" uirouiftffiiingur etajPerformanta "*rg"t,* Certificat de performanta energetica ctasa A sau B

6

Pentru stabilirea ofertei c6gtigdtoare, criteriut de atribuire aplicat este oferta cea maiavantajoasa din punct de vedere economic (oferta financiara cu o pondere de 60% sioferta tehnica cu o ponde re de 40%),

stabilirea ofertei c,gtigdtoare se va reariza in baza unui atgoritm de carcut:

a) Oferta financiara- pentru cer mai mic dintre preturire ofertate se vor acorda 100 puncte;- pentru alt pret se acorda punctaj astfel: Pfinanciar=(pminim/pofertant x 100) x 6o%

b) Oferta tehnica- Ptehnic = ptehnic total factori de evaluare x 4O%Ptotal = Pfinanciar + ptehnic

se va efectua vizita din partea comisiei de evaluare a lnstitufiei prefectului - Jude;ulsilaj in imobilele care fac obiectul ofertelor, La fata rocurui se vor face poze si se vaintocmi un Proces verbal de constatare a stSrii fizice a imobitului (Formularul 11), pecare vor semna ambele parti.vor fi considerate admisibile numai acele oferte care, in urma vizionarii spaliilor sievaluarii documentelor de calificare, ofertei tehnice si financiare indeplinesc toatecerintele prevazute in documentatia de atribuire.ln situatia in care 2 sau mai multe oferte au acelasi punctaj, contractur va fi atribuitofertanturui a cSrui propunere financiard are prelurcer maiscSzut.ln cazul in care procedura de selectie de oferte pentru atribuirea contracturui deinchiriere spaliu nu se poate finatiza prin incheierea unui contract, autoritateacontractanta are dreptut de a rerua procedura, cu modificarea, dupa caz, a unorprevederi ale caietutui de sarcini, cum ar fi: extinderea zonei geografice de amplasarea cladirii, renuntarea la unele cerinte, etc.

Anexa Nr.LSpecificalii pentru spaliile de birouri

VERIFICAT

MIRCEA CIOCIAN

:fuoilht

1 SalS de gedinle / Conferintt_. 50 mp 60 mp2

85 mp 95 mpJ

45 mp95 mn

55 mp115 mp

4 Birou 12 persoane5 Birou 3 persoane

Birou 7 persoane n Careriu25 mn 30 mp

675 mp 85 mp

7 Dtr()u conoucereBirou secretariat

6O mo 70 mpoo60 mp 70 mp

9 servere +. I etetonie (Climatizare) 1,5 mp10 mn

20 mp15 mp

10 Birou registraturd11 Grupu ri sociale separate 25 mp 35 mpL2 )paIil comune, holuri 55 mp 100 mp

Nr. _EU_qUi numdr de persoane Sttnrafate t\/linimX Suprafata Maxim6

Birou 10 persoane

Birou 4 persoane