Institutia de Stare Civila

50
CUPRINS: Cap.I Organizarea şi funcţionarea instituţiei publice de Stare Civila..........................................- 1 - 1.1 Scurt istoric....................................- 1 - 1.2 Atributii specifice Starii Civile................- 3 - 1.3.Intocmirea actelor de stare civila:..............- 4 - 1.3.1.Intocmirea actului de nastere...............- 5 - 1.3.2. Intocmirea actului de casatorie............- 6 - 1.3.3.Intocmirea actului de deces.................- 7 - 1.4. Inscrierea mentiunilor in actele de stare civila: - 8 - 1.5. Reconstituirea si intocmirea ulterioara a actelor de stare civila:........................................- 9 - 1.6. Anularea, modificarea,rectificarea sau completarea actelor de stare civila si a mentiunilor:..........- 10 - Cap.II. Procesul decizional în instituţia publică....- 11 - 2.1 Etapele procesului decizional...................- 13 - Cap.III. Documentarea administrativă.................- 15 - Cap.IV. Elaborarea şi adoptarea/emiterea actelor administrative.......................................- 17 - 4.1 Conţinutul şi motivarea actului administrativ...- 18 - 4.2 Comunicarea actului administrativ...............- 18 - 4.3 Opozabilitatea actului administrativ............- 19 - 4.4 Nulitatea actului administrativ.................- 19 - 4.5 Desfiinţarea sau modificarea actelor administrative. - 19 - Cap.V. Procedura contenciosului administrativ........- 20 - 5.1 Procedura - Inregistrarea naşterilor............- 21 - 5.2 Procedura - Inregistrarea căsătoriilor..........- 23 - 5.3 Procedura - Inregistrarea deceselor.............- 25 - Cap.VI. Gestiunea resurselor umane...................- 27 - 6.1.Recrutarea funcţionarilor publici...............- 27 - 6.2.Perioada de stagiu..............................- 28 - 6.3.Numirea funcţionarilor publici..................- 28 - 6.4.Sistemul de promovare rapidă în funcţia public. .- 28 - Cap.VII. Cheltuielile efectuate de instituţia publică - 29 - Concluzie............................................- 30 - Bibliografie.........................................- 31 -

Transcript of Institutia de Stare Civila

Page 1: Institutia de Stare Civila

CUPRINS:

Cap.I Organizarea şi funcţionarea instituţiei publice de Stare Civila.............................- 1 -1.1 Scurt istoric...........................................................................................................- 1 -1.2 Atributii specifice Starii Civile.............................................................................- 3 -1.3.Intocmirea actelor de stare civila:.........................................................................- 4 -

1.3.1.Intocmirea actului de nastere........................................................................- 5 -1.3.2. Intocmirea actului de casatorie....................................................................- 6 -1.3.3.Intocmirea actului de deces...........................................................................- 7 -

1.4. Inscrierea mentiunilor in actele de stare civila:..................................................- 8 -1.5. Reconstituirea si intocmirea ulterioara a actelor de stare civila:.........................- 9 -1.6. Anularea, modificarea,rectificarea sau completarea actelor de stare civila si a mentiunilor:...............................................................................................................- 10 -

Cap.II. Procesul decizional în instituţia publică...........................................................- 11 -2.1 Etapele procesului decizional..............................................................................- 13 -

Cap.III. Documentarea administrativă..........................................................................- 15 -Cap.IV. Elaborarea şi adoptarea/emiterea actelor administrative.................................- 17 -

4.1 Conţinutul şi motivarea actului administrativ.....................................................- 18 -4.2 Comunicarea actului administrativ.....................................................................- 18 -4.3 Opozabilitatea actului administrativ...................................................................- 19 -4.4 Nulitatea actului administrativ............................................................................- 19 -4.5 Desfiinţarea sau modificarea actelor administrative...........................................- 19 -

Cap.V. Procedura contenciosului administrativ............................................................- 20 -5.1 Procedura - Inregistrarea naşterilor.....................................................................- 21 -5.2 Procedura - Inregistrarea căsătoriilor..................................................................- 23 -5.3 Procedura - Inregistrarea deceselor.....................................................................- 25 -

Cap.VI. Gestiunea resurselor umane.............................................................................- 27 -6.1.Recrutarea funcţionarilor publici........................................................................- 27 -6.2.Perioada de stagiu...............................................................................................- 28 -6.3.Numirea funcţionarilor publici............................................................................- 28 -6.4.Sistemul de promovare rapidă în funcţia public.................................................- 28 -

Cap.VII. Cheltuielile efectuate de instituţia publică.....................................................- 29 -Concluzie......................................................................................................................- 30 -Bibliografie...................................................................................................................- 31 -

Page 2: Institutia de Stare Civila

Cap.I Organizarea şi funcţionarea instituţiei publice de Stare Civila

1.1 Scurt istoric

Procesul de reformă instituţională privind descentralizarea administraţiei publice este

marcat de profunde transformări structurale şi sub aspectul înfiinţării şi organizării serviciilor 

publice comunitare de evidenţă a persoanelor, precum şi al stabilirii atribuţiilor acestora.

Astfel, în subordinea fiecărui consiliu local al comunelor, oraşelor, municipiilor,

precum şi a consiliilor locale ale sectoarelor municipiului Bucureşti s-a înfiinţat câte un

serviciu public comunitar local de evidenţă a persoanelor, prin reorganizarea compartimentelor

de stare civilă din aparatul propriu al consiliilor locale şi a formaţiunilor locale de evidenţă

informatizată a populaţiei din structura Ministerului Administraţiei şi Reformei Administrative.

Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor Iaşi denumit „Direcţia Locală de

Evidenţă a Persoanelor” a fost înfiinţat prin Hotărârea Consiliului Local Iaşi nr. 572 din

28.12.2004, ca o instituţie cu personalitate juridică în subordinea Consiliului Local al

Municipiului Iaşi şi a fost constituit în temeiul art. 1 alin.(1) din O.G. nr. 84/2001 privind

înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice de evidenţă a persoanelor, cu

modificările şi completările ulterioare.

Având în vedere particularităţile evidenţiate în demersurile privind transferul

competenţelor de la structurile centralizate ale Ministerului Administraţiei şi Reformei

Administrative la autorităţile administraţiei publice locale, s-a impus adoptarea măsurilor de

ordin legislativ care să reglementeze atribuţiile structurilor infinţate, în scopul asigurării

cadrului funcţional al acestor structuri.

Cadrul legal este definit în principal de prevederile O.U.G. nr. 97/2007, privind

evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, aprobată cu

modificări şi completări prin Legea nr. 290/2005, H.G. nr. 1375/2006, pentru aprobarea

Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor legale privind evidenţa, domiciliul,

reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, O.M.A.I. nr. 1260/2006, pentru

aprobarea Metodologiei privind funcţionarea ghişeului unic în cadrul serviciilor publice

1

Page 3: Institutia de Stare Civila

comunitare locale de evidenţă a persoanelor, Legea nr. 119/1996, cu privire la actele de stare

civilă, cu modificările ulterioare şi Metodologia pentru aplicarea unitară a dispoziţiilor

acesteia, O.U. nr. 41/2003, privind dobândirea şi schimbarea pe cale administrativă a numelor

persoanelor fizice, precum şi de celelalte acte normative ce completează pe cele menţionate şi

care stau la baza activităţii de evidenţă a persoanelor.

1.2 Atributii specifice Starii Civile

Atribuţiile Starii Civile sunt multiple iar dintre cele mai importante am sesizat:

Inregistrarea naşterii nou-născuţilor şi a copiilor născuţi morţi, naşteri care s-au

prdus pe raza municipiului Iaşi;

Transcrierea certificatelor de naştere străine, ale minorilor a căror părinţi au

avut sau au domiciliul în municipiul Iaşi;

Înregistrarea declaraţiilor de căsătorie şi oficierea căsătoriilor;

Transcrierea certificatelor de căsătorie în actele de căsătorie române în cazul

cetăţenilor români care au avut sau au domiciliul în municipiul Iaşi;

Eliberarea Livretelor de familie;

Înregistrarea deceselor care au loc pe raza municipiului Iaşi;

Transcrierea certificatelor de deces străine pentru cetăţenii români;

Schimbarea numelui de familie sau a prenumelui pe cale administrativă;

Ortografierea şi traducerea numelui de familie sau a prenumelui;

Eliberarea la cerere a certificatelor de stare civilă în locul celor pierdute, sustrase

sau deteriorate;

Eliberarea certificatelor de cutumă.

Alte atribuţii pe probleme de Stare Civilă:

2

Page 4: Institutia de Stare Civila

întocmirea, la cerere sau din oficiu - potrivit legii, a actelor de naştere, de

căsătorie şi de deces şi eliberarea certificatelor doveditoare;

înscrierea menţiunilor, în condiţiile legii şi ale metodologiilor, pe marginea

actelor de stare civila aflate în pastrare şi trimiterea comunicărilor de menţiuni

pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz;

înregistrarea cererilor în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în

conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

eliberarea extraselor de pe actele de stare civilă, la cererea autorităţilor, precum şi

dovezilor privind înregistrarea unui act de stare civilă, la cererea persoanelor

fizice;

trimite structurii informatice din cadru serviciului, până la data de 5 a lunii

următoare înregistrării, comunicările nominale pentru născuţii vii, cetăţeni

români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în

vârstă de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori

declaraţiile din care rezultă ca persoanele decedate nu au avut acte de identitate;

trimite centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării

decesului, livretul militar sau adeverinţa de recrutare a persoanei supuse

obligaţiilor militare;

întocmeşte buletine statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate

cu normele Institutului Naţional de Statistică pe care le trimite, lunar Direcţiei

Judeţene de Statistică;

ia măsuri de păstrare în condiţii corespunzătoare a registrelor şi certificatelor de

stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora;

atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le

arhivează şi le pastrează în condiţii depline de securitate;

propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare,

imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul urmator, şi il comunică

serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor;

înaintează serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor,

exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când

3

Page 5: Institutia de Stare Civila

toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate

mentiunile.

1.3.Intocmirea actelor de stare civila:

1.3.1.Intocmirea actului de nastere

Nasterea se inregistreaza la primaria municipiului, orasului sau comunei in care s-a produs. In cazul copilului gasit, inregistrarea nasterii se face la autoritatea administratiei publice locale in a carei raza administrativ-teritoriala a fost gasit.

Inregistrarea nasterii se face pe baza declaratiei verbale date in fata ofiterului de stare civila de catre oricare dintre parinti, iar daca acest lucru nu este posibil, obligatia declararii ii revine medicului, persoanelor care au fost de fata la nastere sau personalului din unitatea in care a avut loc nasterea,sau rudelor si vecinilor care au luat cunostinta despre nasterea copilului. Declaratia nasterii se face in termen de 15 zile pentru copilul nascut viu si in termen de 3 zile pentru copilul nascut mort.

Declaratia va prezenta urmatoarele acte: certificatul medical constatator al nasterii; certificatul de nastere si actul de identitate al mamei si al declarantului; certificatul de casatorie al parintilor copilului,daca sunt casatoriti.

Daca parintii au nume de familie diferit inregistrarea nasterii se face pe baza declaratiei scrise,semnate de parinti, din care sa rezulte numele de famile si prenumele copilului. Atunci cand parintii nu se inteleg cu privire la numele de familie si prenumele copilului, va decide primarul localitatii unde se inregistreaza nasterea,prin dispozitie , procedandu-se in aceleasi conditii si in cazul copilului gasit sau abandonat, precum si in cazul in care ofiterul de stare civila refuza inscrierea prenumelor ce sunt formate din cuvinte incidentale ori ridicule,iar parintii nu vor sa opteze pentru un alt nume.

In situatia in care copilul nascut viu a decedat si nasterea nu a fost inregistrata , se inregistreaza mai intai nasterea si apoi decesul. In situatia unui copil nascut mort,se intocmeste numai actul de nastere,necompletandu-se rubricile privind prenumele si cetatenia,iar la rubrica din care rezulta ca s-a nascut un copil se inscrie cuvantul “mort”.

Intocmirea actului de nastere al copilului gasit se face in termen de 30 de zile de la data gasirii copilului, la autoritatea administratiei publice locale in a carei raza administrativa a fost gasit, pe baza urmatoarelor acte:

declaratia scrisa a persoanei care l-a gasit; procesul-verbal intocmit de politie,medic si reprezentantul autoritatii tutelare

din cadrul primariei unde se va inregistra.

4

Page 6: Institutia de Stare Civila

In cazul in care copilul este abandonat de mama in spital, conducatorul unitatii sanitare are obligatia sa sesizeze politia in termen de 24 de ore de la constatarea faptului. Daca nu a fost stabilita identitatea mamei in termen de 30 de zile ,intocmirea actului de nastere se va face pe baza urmatoarelor acte:

referatul autoritatii tutelare din cadrul primariei in raza careia a fost abandonat certificatul medical constatator al nasterii; procesul-verbal intocmit de politie,medic si reprezentantul autoritatii tutelare

din cadrul primariei in raza careia a fost abandonat copilul.

Cand nasterea unui cetatean roman s-a produs in strainatate, dar nu a fost inregistrata,iar declaratia de nastere se face in tara, intocmirea actului de nastere urmeaza a fi facuta la primaria in raza careia isi au domiciliul parintii, dup ace se verifica daca nasterea nu a fost inregistrata la misiunea diplomatica a Romaniei in strainatate sau la autoritatea locala din strainatate. Daca se stabileste ca nasterea a fost inregistrata corect in strainatate , se va urma procedura prevazuta pentru transcrierea certificatelor procurate in strainatate.

1.3.2. Intocmirea actului de casatorie

Casatoria se incheie de catre ofiterul de stare civila la sediul autoritatii publice locale a municipiului,orasului sau comunei in a carei raza teritoriala isi are domiciliul sau resedinta unul dintre soti.Casatoria se poate incheia si in alt loc decat acesta cand unul din soti este in imposibilitatea de a se prezenta la sediul starii civile,dar numai cu acordul primarului si pentru motive temeinice.

Potrivit Codului Familiei,numai casatoria incheiata in fata ofiterului de stare civila produce efecte juridice. O persoana care nu are calitatea de ofiter de stare civila nu va putea incheia valabil o casatorie,pentru ca nu are competenta materiala in acest sens,iar casatoria astfel incheiata fiind lovita de nulitate. Dar cand inregistrarea facuta in registrul de stare civila de catre o persoana care nu are calitatea de ofiter de stare civila,casatoria este valabila daca acea persoana si-a exercitat atributiile in mod public.

Daca persoanele care se casatoresc nu isi au domiciliul sau resedinta(cel putin unul din ei) in raza localitatii unde se va incheia casatoria,se incalca normele de competenta personala a ofiterului de stare civila,insa o astfel de imprejurare neatragand nulitatea casatoriei. Incheierea casatoriei unor cetateni romani pe o nava aflata inafara granitelor romanesti,competenta apartine comandantului navei ,care are si atributii de ofiter de stare civila.

In cazul in care ofiterul de stare civila ar incheia casatoria in afara razei teritoriale a unitatii administrative,se incalca normele de competenta teritoriala; o astfel de depasire a competentei fiind posibila numai in cazul in care casatoria nu se incheie la sediul serviciului de stare civila,situatie ce nu atrage nulitatea casatoriei.

Actele pentru incheierea casatoriei se depun cu minim 10 zile si maxim 14 zile calendaristice inainte de data oficierii casatoriei si sunt :

declaratia de casatorie;

5

Page 7: Institutia de Stare Civila

declaratia pe propria raspundere; certificatele de nastere; actele de identitate ale ambilor soti; certificate medicale prenuptiale acte de identitate valabile a doua persoane , in calitate de martori. Iar pentru

cazurile in care exista si o desfacere de o ulterioara casatorie, trebuiesc certificatul de deces sau sentinta de divort, definitiva si irevocabila.

Numele comun ce-l vor purta sotii dupa casatorie poate fi:1. numele de familie al sotului;2. numele lor reunite;3. fiecare dintre soti isi poate pastra numele anterior.

Ofiterul de stare civila la data incheierii casatoriei: identifica viitorii soti,constata ca nu exista impedimente la casatorie,verifica prezenta a 2 martori,ia consimtamantul ambilor soti, declara casatoria incheiata, intocmeste actul de casatorie in registrul de stare civila care este semnat de ofiterul de stare civila,de catre soti si martori si elibereaza sotilor certificatul de casatorie.

1.3.3.Intocmirea actului de deces

Actul de deces se intocmeste la primaria municipiului, orasului sau comunei in a carei raza teritoriala s-a produs decesul sau a fost gasit cadavrul.

Declaratia de deces se face verbal, in termen de 3 zile de la data incetarii din viata a persoanei, termen in care se cuprinde atat ziua in care s-a produs decesul,cat si ziua in care se face declaratia. Cand decesul se datoreaza unei sinucideri,unui accident sau altor cause violente,precum si in cazul gasirii unui cadavru. Declaratia se face in termen de 48 de ore. Declaratia de deces se face de catre membrii familiei decedatului, iar in lipsa acestora, de catre vecini, medicul sau alt cadru din unitatea sanitara unde s-a produs decesul.

Odata cu declaratia de deces,declarantul va depune: certificatul medical constatator al decesului, in care se mentioneaza cauza

decesului; actul de identitate al persoanei decedate; livretul militar al decedatului –pt barbatii pana in 50 de ani;

Pana la data de 5 a lunii urmatoare celei in care s-a inregistrat decesul , ofiterul de stare civila este obligat sa trimita, pe baza de borderou,actele de identitate la formatiunea de evidenta a populatiei la care este arondata localitatea.

Actul de deces privind un cadavru gasit se face la primaria localitatii in raza careia a fost gasit, in baza certificatului medical constattator al decesului, a dovezii eliberate de polities au parchet si a procesului-verbal intocmit de medic,care va cuprinde

6

Page 8: Institutia de Stare Civila

varsta,sexul,locul unde a fost gasit cadavrul ,data si cauza decesului. Atunci cand,ulterior, parchetul sau politia stabilesc identitatea cadavrului,pe baza comunicarii facute,datele se inscriu prin mentiune pe actul respectiv.

Atunci cand declarantul nu cunoaste toate datele necesare completarii rubricilor din actul de deces si acestea nu rezulta din actul de identitate,se vor inscrie in act numai datele care se declara. Ofiterul de stare civila care inregistreaza un act de deces este obligat sa comunice acest fapt primariei localitatii unde se pastreaza actul de nastere al celui decedat.

Dupa intocmirea actului de deces, ofiterul de stare civila elibereaza declarantului o adeverinta de inhumare sau incinerare a cadavrului,facand mentiune despre aceasta pe verso certificatului constatator al decesului. Inhumarea sau incinerarea cadavrului unui cetatean roman al carui deces s-a produs in strainatate se face pe baza adeverintei eliberate de primaria in a carei raza teritoriala urmeaza sa se faca inhumarea sau incinerarea.

Daca decesul unui cetatean roman s-a inregistrat la autoritatile locale din strainatate sau la misiunea diplomatica a Romaniei,adeverinta se va elibera pe baza certificatului de deces intocmit la una din aceste autoritati. Atunci cand decesul unui cetatean roman s-a produs pe o aeronava aflata inafara teritoriului romanescsau pe o nava aflata inafara apelor teritoriale romane, iar cadavrul este transportat in tara, eliberarea adeverintei de inhumare sau incinerare se face pe baza dovezii eliberate de comandantul navei sau aeronavei.

In actul de deces intocmit ca urmare a unei hotarari judecatoresti definitive si irevocabile declarative de moarte, se inscriu datele de stare civila si data decesului, asa cum rezulta din hotarare. Intocmirea actului de deces in aceste conditii se face din oficiu sau la cererea persoanei interesate,dupa caz, la autoritatea administratiei publice locale de la:

locul de nastere a celui declarat mort; domicliul celui declarat mort (in cazul cand actul de nastere a fost intocmit la

autoritatile locale din strainatate); domiciliul persoanei care a solicitat declararea judecatoreasca a mortii.

1.4. Inscrierea mentiunilor in actele de stare civila:

In actul de nastere (in principal), de casatorie sau de deces se inscriu mentiuni cu privire la modificarile care au intervenit in starea civila a persoanei fizice. Actul de stare civila este centralizatorul inregistrarilor de stare civila menit sa culeaga mentiunea tuturor faptelor care afecteaza persoana de-a lungul vietii.

Incrierea mentiunii de stabilire a filiatiei pe actul de nastere si, dupa caz, de casatorie si de deces, se face la cerere sau din oficiu pe baza actului de recunoastere a hotararii judecatoresti definitive. Daca insa, ulterior, prin hotarare judecatoreasca s-a incuviintat purtarea numelui de familie al parintelui fata de care s-a stabilit filiatia,

7

Page 9: Institutia de Stare Civila

mentiunea se scrie si pe actele de nastere ale copiilor, iar in cazul majorilor, numai la cererea acestora.

Inregistrarea adoptiei se face prin intocmirea unui nou act de stare civila. Pe baza hotararii judecatoresti, serviciul de stare civila competent va intocmi un nou act de nastere al copilului adoptat in care parintii adoptive vor fi trecuti ca parintii sai firesti.

Anularea sau desfacerea adoptiei dispusa prin hotarare judecatoreasca definitiva se inscrie prin mentiune pe actul de nastere initial si dupa caz pe cel intocmit in urma adoptiei ,pe actul de casatorie si pe actele de nastere ale copiilor minori ai celui adoptat , iar in cazul copiilor majori,numai la cererea acestora.

Incetarea casatoriei prin decesul sau prin declararea judecatoreasca a mortii unuia dintre soti, anularea sau desfacerea casatoriei se inscriu prin mentiune pe actul de casatorie si pe cele de nastere ale fostilor soti. Asa cum dispune legea, mentiunea se inscrie din oficiu, pe baza comunicarii primite de la ofiterul starii civile care a intocmit actul de deces,a hotararii definitive,ori la cererea persoanei interesate.

Mentiunile privind acordarea si pierderea cetateniei romane se inscriu pe actul de nastere si daca este cazul pe cel de casatorie,pe baza comunicarii Ministerului Administratiei si Internelor.

In ceea ce priveste schimbarea numelui, acesta se inscrie pe actele de stare civila ale persoanei.

La cererea persoanelor indreptatite se elibereaza certificatele de stare civila cu mentiunile sinscrise in actele de stare civila,iar certificatele eliberate anterior se retrag si se anuleaza.

Situatiile ce permit inscrierea de mentiuni pe actele de stare civila sunt: stabilirea filiatiei prin recunoastere sau prin hotarare judecatoreasca; incheierea,desfacerea,incetarea sau anulare casatoriei; incheierea,desfacerea,incetarea sau anulare adoptiei; contestarea recunoasterii sau tagaduirea paternitatii; dobandirea sau pierderea cetateniei romane; rectificarea,completarea sau anularea actelor de stare civila; schimbarea numelui; schimbarea sexului; decesul.

1.5. Reconstituirea si intocmirea ulterioara a actelor de stare civila:

Legea nr.119/1996 in capitolul 4 reglementeaza reconstituirea si intocmirea ulterioara a actelor de stare civila.Cazurile de reconstituire sunt prevazute in art.52 astfel:

registrele de stare civila au fost pierdute sau distruse in totalitate sau in parte;

8

Page 10: Institutia de Stare Civila

actul de stare civila a fost intocmit in strainatate si nu poate fi procurat certificatul sau extrasul de pe acest act.

Intocmirea ulterioara a actelor de stare civila este reglementata de art.53 si se poate solicita in urmatoarele cazuri:

daca intocmirea actului de nastere sau de deces a fost omisa, desi au fost depuse actele necesare intocmirii acestuia;

daca intocmirea actului de casatorie a fost omisa, desi a fost luat consimtamantul sotilor de catre ofiterul de stare civila.

Ambele proceduri se rezolva pe cale administrativa; astfel, cererea de reconstituire sau de intocmire ulterioara a unui act de stare civila, insotita de actele doveditoare, se depune la serviciul public comunitar local competent sa intocmeasca actul, sau a locului de domiciliu a persoanei interesate in cazul cand actul a fost intocmit in strainatate si nu poate fi procurat certificatul ori extrasul de pe acest act.

Cererea se solutioneaza in termen de 30 de zile prin dispozitia primarului si se comunica in termen de 10 zile de la data emiterii dispozitiei,ce poate fi contestata la instanta judecatoreasca in a carei raza teritoriala isi are sediul autoritatea emitenta.

In cazul in care unul dintre exemplarele de stare civila este pierdut sau distrus, in totalitate sau in parte, acesta se inlocuieste printr-o copie intocmita de pe registrul existent care se certifica pentru conformitate de catre ofiterul de stare civila.

1.6. Anularea, modificarea,rectificarea sau completarea actelor de stare civila si a mentiunilor:

Anularea, modificarea,rectificarea si completarea actelor de stare civila sunt reglementate in capitolul 5 din Legea 119/1996 si in Decretul 31/1954. Aceste actiuni se pot face numai in temeiul unei hoatarari judecatoresti definitive. De precizat este faptul ca actele de stare civila reconstituite nu pot fi completate.

Prin anularea actelor de stare civila si a mentiunilor inscrise se intelege sanctiunea nerespectarii dispozitiilor legale privind conditiile de validitate ale acestor acte; prin rectificare si completare a actelor de stare civila se intelege indreptarea sau inlaturarea erorilor survenite in actele de stare civila , iar prin modificarea actelor de stare civila , inscrierea unor mentiuni privitoare la statutul civil al titularului.

Hotararea de anulare se pronunta la cererea persoanei interesate, a serviciului public comunitar local, a Consiliului Judetean ori a Parchetului. Competenta de solutionare a unei asemenea cereri revine judecatoriei de la domiciliul reclamantului. Pentru ca dispozitiile legale privind actele de stare civila sunt de ordine publica,sanctiunea ce intervine in astfel de cazuri este nulitatea absoluta a actului.

Legea nu enumera cazurile in care actele de stare civila sunt lovite de nulitate si de aceea doctrina si jurisprudenta au evidentiat cateva dintre ele:

inregistrarea s-a facut de o persoana necompetenta,cu exceptia cazului in care acea persoana si-a indeplinit atributiile in mod public;

9

Page 11: Institutia de Stare Civila

inregistrarea nu s-a facut in registrele de stare civila in conformitate cu modelele stabilite prin lege;

inregistrarea are in vedere un act sau un fapt juridic ce nu s-a produs; inregistrarea s-a facut pe baza unui act juridic ce ulterior a fost anulat; inregistrarea prin reconstituire se anuleaza in care ulterior se procura actul

original care a fost reconstituit.In ce priveste modificarea si compleatrea actelor de stare civila, aceste operatiuni se

vor face in baza unei hotarari judecatoresti definitive. Obiectul unor asemenea actiuni in constituie actele de stare civila din registre; mentiunile se vor face pe acestea tot in baza unei hotarari judecatoresti.

Rectificarea actelor de stare civila si a mentiunilor inscrise pe marginea acestora se face in temeiul dispozitiei primarului unitatii administrativ-teritoriale care are in pastrare actul respectiv,din oficiu sau la cererea persoanei interesate; cerere ce se solutioneaza in 30 de zile prin dispozitia a primarului si se comunica solicitantului in 10 zile de la data emiterii. Aceasta poate fi contestata la instanta judecatoreasca in a carei raza teritoriala isi are sediul autoritatea emitenta. Actele de stare civila reconstituite nu pot fi rectificate.

Daca inregistrarile din registru sunt corecte dar este eronat sau incomplet doar certificatul de stare civila ,rectificarea sau completarea acestuia se efectueaza de catre primaria care l-a eliberat. In acesta situatie o simpla cerere adresata organului emitent este suficienta, nefiind nevoie de o hotarare judecatoreasca. Astfel ,se pune in discutie asa numita stare civila imposibila cand o mentiune facuta din eroare intr-un act de stare civila poate fi rectificata printr-o simpla cerere daca ea este incompatibila cu continutul actului si ar conduce la un statut imposibil sai interzis de lege.

Potrivit legii, intocmirea, anularea, rectificarea, completarea sau reconstituirea actelor de stare civila , precum si orice inscrieri facute pe aceste acte in temeiul unei hotarari judecatoresti definitive , sau in baza unui act administrativ, sunt opozabile oricarei persoane pana la proba contrara. Aceasta opozabilitate a efectelor hotararilor judecatoresti in materie de stare civila isi are explicatia in caracterul indivizibil al starii civile.

10

Page 12: Institutia de Stare Civila

Cap.II. Procesul decizional în instituţia publică

Pentru a putea vorbi de process decizional trebuie avută în vedere şi noţiunea de

decizie administrativă. Procesul decisional cuprinde o multitudine de decizii care în

elaborarea lor trec printr-o serie de etape bine determinate.

Procesul decizional este prezent chiar şi atunci când sunt prestate sarcini sau

activităţi mărunte sau atunci cand sunt semnate documente oficiale (de către ministru,

conducator sau preşedinte de stat). Astfel spus, deciziile sunt o componentă de bază a

activităţii zilnice a funcţionarilor publici din zilele noastre, şi cu ajutorul lor se realizează

în mare parte activitatea de administraţie publică.

Decizia administrativă este o manifestare de voinţă a funcţionarilor sau organelor

administraţiei, manifestare ce este premergătoare acţiunilor de întreprins şi prin care se

optează pentru o soluţie în vederea atingerii unui scop.

Orice decizie administrativă trebuie să raspundă următoarelor cerinţe:

să fie fundamentată ştiinţific;

să aibă un caracter realistic;

să intervină în timp util;

să fie integrată în ansamblul deciziilor administrative adoptate anterior; să fie

oportună.

Procesul decizional este extrem de complex, iar organele abilitate în acest scop

au o mare responsabilitate pentru a putea evita adoptarea unor decizii eronate.

De calitatea deciziilor depinde şi calitatea actului administrativ. Trebuie să se

urmarească eficacitatea rezultatelor deciziilor (acces rapid la informaţiile relevante,

recunoaşterea şi identificarea mai rapidă a problemei, acces mai uşor la instrumentele de

analiză) şi eficineta procesului decizional( reducerea costurilor de decizie, reducerea

timpului de decizie şi reducerea efortului depus).

Putem spune că un proces decizional bun poate fi asociat cu succesul pe termen

lung al instituţiei.

Procesul decizional poate fi definit ca fiind procesul prin care un sistem inteligent

stabileşte oportunitatea şi pertinenţa unei anumite modificări a comportamentului sau şi

11

Page 13: Institutia de Stare Civila

elaborează alternative posibile în acest sens, alegând pe una din acestea ca acţiune

îndreptată conştient către atingerea scopului propus.

Cele mai multe procese decizionale implică un grad de incertitudine. De exemplu

atunci când se utilizează termenul de proces de luare a deciziei , se subînţelege şi

alternativa luării deciziei şi nerezolvării problemei. Se spune că problemele au fost

atacate. Modelele de conducere trebuie să ofere ipoteze de lucru privind reprezentarea

obiectivelor ce trebuie atinse.

Pentru a lua o decizie se presupune parcurgerea unui proces complex prin care se

asumă angajarea faţă de un anumit parcurs, în vederea rezolvării uneia sau mai multor

probleme. Se poate ajunge la mai multe situaţii pentru soluţionarea problemei în cauză,

trebuie aleasă o singură soluţie, iar această soluţie finală trebuie justificată în funcţie de

criterii de tipul:

eficienţă;

eficacitatea;

constrângeri legale;

imagine publică;

impact asupra comunităţii.

Ultimele dintre cele menţionate sunt importante pentru instituţiile publice

deoarece , spre deosebire de corespondentele lor din sectorul privat, ele sunt supuse

influenţelor politice şi cerinţelor colectivităţii , pentru motivul că funcţionează din banii

contribuabililor. Soluţia finală nu numai că trebuie justificată , ci trebuie să aibă în vedere

aplicabilitatea şi efectele ce le poate provoca în viitor în societate. De aici observăm că

procesului decizional ii revine un rol foarte important în cadrul activităţii de administraţie

publică.

2.1 Etapele procesului decizional

1. Identificarea şi definirea problemei

12

Page 14: Institutia de Stare Civila

Rolul decidentului în această etapă constă în a identifica o problemă decizională şi a

o diferenţia de una nedecizională prin operaţia de constatare a existenţei a mai multor căi

de acţiune în realizarea unui obiectiv.

După identificarea problemei decizionale, decidentul va prezenta într-un scurt

rezumat, principalele sale caracteristici. O scurtă stabilire a situaţiei permite o mai bună

comunicare a ideilor între membrii grupului decident.

2. Stabilirea variantelor posibile

Aceste variante sunt cercetate în amănunt prin inventarierea alternativelor posibile de

realizare a obiectivelor decizionale. Inventarierea se face în funcţie de gradul de

participare al decidentului:

inventariere pasivă când decidentului îi sunt prezentate variantele, fără ca el să

depuna un efort pentru a le obţine

inventariere activă când însuşi decidentul stabileşte variantele

Mulţimea variantelor decizionale poate fi finită sau infinită, decidentul alegând

varianta optimă.

3. Stabilirea criteriilor şi obiectivelor decizionale

Criteriile de decizie sunt puncte de vedere ale decidentului. La elaborarea deciziilor

pot fi elaborate numeroase criterii precum: profitul, calitatea, gradul de încărcare a

capacităţii de producţie, durata de realizare a unui obiectiv, volumul de investitii, etc.

Obiectivul unui proces decizional, din punctul de vedere al unui criteriu, este nivelul

propus a fi realizat pentru acel criteriu. De exemplu daca criteriul de decizie este profitul,

se poate stabili ca obiectiv maximizarea profitului.

Înaceastă fază, decidentul trebuie să ţină cont de proprietatea de independenţă al

criteriilor şi de posibilitatea divizării criteriilor.

4. Caracterizarea variantelor decizionale

Constă în stabilirea pentru fiecare variantă a consecinţelor ( rezultatelor potenţiale )

obţinute în urma aplicării acestora. Cu cât se pot stabili mai corect aceste consecinţe, cu

atât calitatea procesului decizional va fi mai bună.

5. Alegerea variantei optime

Fiecărei variante ii corespund anumite consecinţe. Multimea consecinţelor constituie

baza pentru alegerea variantei optime.

13

Page 15: Institutia de Stare Civila

6. Aplicarea variantei alese

După ce decizia a fost adoptată, urmează redactarea, transmiterea şi aplicarea

acesteia. Cu cât decidentul reuşeşte mai mult să motiveze din punct de vedere al

eficacităţii acelei decizii luate, cu atât aplicarea deciziei respective se va desfăşura în

condiţii mai bune.

7. Evaluarea rezulatelor

Evaluarea presupune compararea rezultatelor obţinute cu obiectivele propuse, în

vederea depistării abaterilor. În această fază se trag concluzii pentru viitor pentru un nou

ciclu de management, care trebuie să se desfăşoare la un nivel superior.

14

Page 16: Institutia de Stare Civila

Cap.III. Documentarea administrativă

Documentarea administrativă s-a realizat prin consultarea legislaţiei care

reglementează activitatea desfaşurată de Serviciul de Stare Civilă Iaşi.

Legea nr. 215 din 23 aprilie 2001 (republicată) administraţiei publice locale;

Ordonanţa nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor

publice comunitare de evidenţă a persoanelor, aprobată prin Legea nr. 37/2002, cu

modificările şi completările ulterioare;

Legea nr. 188 (r2 )din 08 /12 /1999 (republicată) în Monitorul Oficial, Partea I nr.

365 din 29/05/2007 privind Statutul funcţionarilot publici;

Legea nr. 161 din 19/ 04 /2003 privind unele măsuri pentru asigurarea

transparenţei în exercitarea demnităţilor publice,a funcţiilor publice şi în mediul

de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei ;

Hotărârea 1375 din 4 octombrie 2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de

aplicare unitară a dispoziţiilor legale privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi

actele de identitate ale cetăţenilor români;

Legea 52 din 21 ianuarie 2003, privind transparenţa decizională în administraţia

publică ;

Legea 544 din 12 octombrie 2001, privind liberal acces la informaţiile de interes

public;

OUG nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale

cetăţenilor români, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 290/2005;

H.G. nr. 839/2006 privind forma şi conţinutul actelor de identitate, ale

autocolantului, privind stabilirea reşedinţei şi ale cărţii de imobiledinţei şi ale

cărţii de imobil;

Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor

cu character personal şi libera circulaţie a acestor date;

Legea nr 286 din 6 iulie 2006 pentru modificarea şi completarea Legii

administraţiei publice locale nr 215/2001;

Legea nr 7 din 18 februarie 2001 privind Codul de conduită a funcţionarilor

publici;

15

Page 17: Institutia de Stare Civila

Legea nr 182/2002 privind Protecţia informaţiilor clasificate;

Ordonanţa 2 din 12 iulie 2001 privind regimul juridic al contravenţiilor.

Hotărârea nr. 112 din 14 aprilie 1997 privind organizarea activităţii de eliberare a

cărţilor de identitate, procedura de preschimbare eşalonată a buletinelor de

identitate actuale, precum şi aspectele privind termenele de valabilitate a acestora;

Hotărârea nr. 1.723 din 14 octombrie 2004 privind aprobarea Programului de

măsuri pentru combatere a birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul;

Hotărârea nr. 2.104 din 24 noiembrie 2004 pentru aprobarea Metodologiei privind

criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice

comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi

managementului resurselor umane, financiare şi materiale;

Hotărârea nr. 697 din 17 august 2000 privind cartea de alegător

Legea nr. 105 din 22 septembrie 1992 cu privire la reglementarea raporturilor de

drept internaţional privat;

Legea nr. 119 din 16 octombrie 1996 cu privire la actele de stare civilă;

Legea nr. 21 din 1 martie 1991 a cetăţeniei române;

Metodologia nr. 1 din 13 octombrie 1997 privind aplicarea Legii nr. 119/1996 cu

privire la actele de stare civilă;

Ordonanţa nr. 41 din 30 ianuarie 2003 privind dobândirea şi schimbarea pe cale

administrativă a numelor persoanelor fizice;

Codul muncii;

Legea nr. 243 din 23 iunie 2009 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de

urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele

de identitate ale cetăţenilor români, pentru modificarea Ordonanţei Guvernului nr.

84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice

comunitare de evidenţă a persoanelor, precum şi pentru modificarea şi

completarea Ordonanţei Guvernului nr. 41/2003 privind dobândirea şi schimbarea

pe cale administrativă a numelor persoanelor fizice;

Ordonanţa de urgenţă nr. 70 din 14 iunie 2009 pentru modificarea şi completarea

unor acte normative privind taxe şi tarife cu caracter nefiscal.

16

Page 18: Institutia de Stare Civila

Cap.IV. Elaborarea şi adoptarea/emiterea actelor administrative

4.1 Conţinutul şi motivarea actului administrativ

Actul administrativ se emite numai în formă scrisă. Acesta cuprinde următoarele

elemente:

denumirea organului fiscal emitent;

data la care a fost emis şi data la care işi produce efectele;

datele de identificare a contribuabilului sau a persoanei împuternicite de

contribuabil;

obiectul actului administrativ ;

motivele de fapt şi temeiul de drept;

numele şi semnătura persoanelor împuternicite ale organului ;

ştampila organului emitent;

posibilitatea de a fi contestat, termenul de depunere a contestaţiei şi organul la

care se depune contestaţia;

menţiuni privind audierea contribuabilului;

Actul administrativ emis în condiţiile alin 2 prin intermediul mijloacelor

informatice este valabil şi în cazul în care nu poartă semnătura persoanelor împuternicite

ale organului, potrivit legii, şi ştampila organului emitent, dacă îndeplineşte cerinţele

legale aplicabile în materie.

17

Page 19: Institutia de Stare Civila

4.2 Comunicarea actului administrativ

Actul administrativ trebuie comunicat parsoanei căruia îi este destinat. Ȋn situaţia

persoanelor fără domiciliu în România, care şi-au desemnat împuternicit, actul

administrativ se comunică împuternicitului sau curatorului după caz.

4.3 Opozabilitatea actului administrativ

Actul administrativ produce efecte din momentul în care este comunicat

contribuabilului sau la o dată ulterioară menţionată în actul administrativ comunicat,

potrivit legii.

4.4 Nulitatea actului administrativ

Lipsa unuia dintre elementele actului administrativ, referitoare la numele,

prenumele şi calitatea persoanei împuternicite a organului, numele şi prenumele ori

denumirea contribuabilului, a obiectului actului administrativ sau a semnăturii persoanei

împutenicite a organului fiscal, atrage nulitate absoută.

Nulitatea se poate constata la cerere sau din oficiu.

4.5 Desfiinţarea sau modificarea actelor administrative

Acesta poate fi modificat sau desfiinţat în condiţiile prezentului cod.

Desfiinţarea parţială sau totală, potrivit legii, a actelor administrative atrage

desfiinţarea totală sau parţială a actelor administrative prin care s-au stabilit creanţe,

accesorii aferente creanţelor principale anulate.

18

Page 20: Institutia de Stare Civila

Cap.V. Procedura contenciosului administrativ

Orice persoană care se consideră vătămată într-un drept al sau ori într-un interes

legitim, de către o autoritate publică, printr-un act administrativ sau prin nesoluţionarea în

termenul legal a unei cereri, se poate adresa instanţei de contencios administrativ

competente, pentru anularea actului, recunoaşterea dreptului pretins sau a interesului

legitim şi repararea pagubei ce i-a fost cauzată. Interesul legitim poate fi atât privat, cât şi

public.

Se poate adresa instanţei de contencios administrativ şi persoana vătămată într-un

drept al sau sau într-un interes legitim printr-un act administrativ cu caracter individual,

adresat altui subiect de drept.

Cadrul juridic privind procedura administrativă de soluţionare a contestaţiilor a

cunoscut o evoluţie continuă. Astfel, în perioada de după 1990, au fost în vigoare mai

multe acte normative care conţineau dispoziţii diferite sau chiar contrare.

În acest context, iniţiativa publicării acestei culegeri de decizii de soluţionare a

contestaţiilor înregistrate la nivelul direcţiei de specialitate din cadrul ministerului în

perioada 2001-2003, se circumscrie preocupării permanente de a pune la dispoziţia

contribuabililor toate informaţiile necesare înţelegerii modului de aplicare a

reglementărilor din domeniu. Prezentarea într-o lucrare unitară a cazuisticii supusă

procedurii administrative de soluţionare se doreşte a fi un mijloc prin care administraţia

îşi poate folosi experienţa dobândită în scopul informării permanente a contribuabililor, a

specialiştilor din acest domeniu de activitate şi nu în ultimul rând, a lucrătorilor din

activitatea de control.

Soluţionarea contestaţiilor se face pe baza constatărilor din actele de control sau

de impunere în raport cu susţinerile, argumentele şi documentele contestatarilor şi de

cadrul legal invocat. În consecinţă, pe de o parte nu se poate extinde sfera de soluţionare

iar, pe de altă parte, nu se poate crea contestatorilor o situaţie de fapt şi de drept, alta

decât cea constatată prin actul atacat. Pe parcursul instrumentării cauzei, pentru a se putea

clarifica unele situaţii de fapt sau de drept, legiuitorul a conferit organelor de soluţionare

a contestaţiilor un rol activ în temeiul căruia aceste organe pot solicita, atât

19

Page 21: Institutia de Stare Civila

contestatorului cât şi emitenţilor actului atacat, prezenţa la sediul organelor de

soluţionare, în vederea clarificării aspectelor, precum şi alte documente necesare.

Jurisdicţiile administrative speciale sunt facultative şi gratuite. Actele

administrative pot fi atacate direct la instanţa de contencios administrativ competentă

potrivit art. 10, în termen de 15 zile de la comunicare, daca partea nu exercită căile

administrativ de atac.

5.1 Procedura - Inregistrarea naşterilor

1. Obiect

Prezenta procedură stabileşte modul de înregistrare a naşterilor şi elaborare a certificatelor de naştere, în cadrul D.L.E.P. Iaşi-Serviciul de Stare Civilă.

2. Domeniu de aplicare

Procedura se aplică la înregistrarea nou născuţilor şi elaborarea certificatelor de naştere ţinind seama de toate prevederile legale care acoperă domeniul profesional, al calităţii, mediului, precum şi securităţii şi sănătăţii la locul de muncă.

3. Referinţe

3.1 StandardeISO 9001:2000ISO 14001:2004OHSAS 18001:1999

3.2 ReglementăriRegulamentul de organizare şi funcţionare al DLEP Iaşi;Regulamente specifice;Legislaţie specifică fiecărui domeniu de activitate;Organigrama;Statutul de Funcţii

3.3 Prescurtări

PL = procedura de lucruROF = regulament de organizare şi funcţionareROI = regulament de ordine internăSSC = Serviciul Stare CivilăSEP = Serviciul de EvidenţăPersoaneiDJEP = Direcţia Locală de Evidenţă a Persoanei

20

Page 22: Institutia de Stare Civila

CMCN = certificat medical constatator al naşteriiCN = certificat de naştereCNP = cod numeric personal

4. Terminologie

Terminologie comform SR EN ISO 14050:1999

5. Responsabilităţi

5.1 Şeful serviciului5.1.1 Verifică desfăşurarea activităţii de înregistare a naşterilor5.1.2 Prelucrează cu funcţionarii toate noutăţile şi modificările legislative din

domeniul înregistrării naşterilor.

5.2 Compartimentul înregistrare naşteri5.2.1 Preia dosarele de înregistrare a naşterii5.2.2 Realizează procedurile prevăzute de legislaţia în vigoare ce se vor finaliza

cu întocmirea certificatului de naştere şi eliberarea acestuia solicitantului

6. Descrierea procedurii

6.1 Preluarea dosarelor de la registratura SSC6.2 Distribuirea dosarelor, în număr egal, către funcţionarii cu atribuţii de înregistrare a naşterii6.3 Verificarea corectitudinii şi legalităţii documentelor ce compun dosarele de înregistare a naşterii6.4 Atribuirea CNP din plaja de coduri aferentă anului naşterii copilului6.5 Intocmirea actului de naştere în cele 2 registre şi consemnarea pe CMCN a numărului acestuia6.6 Intocmirea certificatului de naştere6.7 Inscrierea în Registrul de evidenţă a certificatelor, a datelor de pe certificat, comform rubricaţiei acestuia6.8 Intocmirea Comunicării de naştere6.9 Completarea opisului alfabetic6.10 Eliberarea certificatelor6.11 Intocmirea borderoului de transmitere către SEP a Comunicărilor de naştere6.12 Inregistrarea borderoului în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei6.13 Intocmirea adresei de înaintare către SEP a borderolului şi comunicărilor de naştere6.14 Inregistrarea adresei de înaintare în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei6.15 Intocmirea procesului verbal de predare-primire a registrului de naşteri, exemplarul II, către DJEP Iaşi6.16 Inregistrarea procesului verbal în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei6.17 Predarea către DJEP Iaşi a registrului de naşteri, exemplarul II, şi a opisului alfabetic aferent acestuia

21

Page 23: Institutia de Stare Civila

6.18 Intocmirea procesului verbal de predare-primire către arhiva SSC a registrului de naşteri exemplarul I6.19 Inregistrarea procesului verbal în registrul de intrare-iesire a corespondenţei6.20 Predarea registrului de naşteri exemplarul I către arhiva SSC

5.2 Procedura - Inregistrarea căsătoriilor

1. ObiectPrezenta procedură stabileşte modul de înregistrare a căsătoriilor şi elaborare a

certificatelor de căsătorie, în cadrul D.L.E.P. Iaşi-Serviciul de Stare Civilă

1. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică la înregistrarea căsătoriilor şi elaborarea certificatelor de naştere ţinînd seama de toate prevederile legale care acoperă domeniul profesional, al calităţii, mediului, precum şi securităţii şi sănătăţii la locul de muncă

3. Referinţe

3.1 StandardeISO 9001:2000ISO 14001:2004OHSAS 18001:1999

3.2 ReglementăriRegulamentul de organizare şi funcţionare al DLEP Iaşi;Regulamente specifice;Legislaţie specifică fiecărui domeniu de activitate;Organigrama;Statutul de Funcţii

3.3 Prescurtări

PL = procedura de lucruROF = regulament de organizare şi funcţionareROI = regulament de ordine internăDLEP = Direcţia Locală de Evidenţă a PersoaneiDJEP = Direcţia Locală de Evidenţă a PersoaneiSSC = Serviciul Stare CivilăSEP = Serviciul de EvidenţăPersoaneiCC = certificat de căsătorie

22

Page 24: Institutia de Stare Civila

CMP = certificat medical prenupţial

4. Terminologie

Terminologie comform SR EN ISO 14050:1999

5. Responsabilităţi

5.1 Şeful serviciului5.1.1 Verifică desfăşurarea activităţii de înregistare a căsătoriilor5.1.2 Supervizează dosarele de căsătorie dintre un cetăţean român şi un cetăţean

străin5.1.3 Prelucrează cu funcţionarii toate noutăţile şi modificările legislative din

domeniul înregistrării căsătoriilor.

5.2 Compartimentul înregistrare căsătorii

5.2.1 Preia dosarele de căsătorie de la registratura SSC5.2.2 Primeşte dosarele de căsătorie dintre un cetăţean român şi un cetăţean străin5.2.3 Realizează procedurile prevăzute de legislaţia în vigoare ce se vor finaliza

cu întocmirea certificatului de căsătorie şi eliberarea acestuia după oficierea căsătoriei

6. Descrierea procedurii

6.1 Preluarea dosarelor de la registratura SSC6.2 Primirea dosarelor de căsătorie dintre un cetăţean român şi un cetăţean străin6.3 Verificarea corectitudinii şi legalităţii documentelor ce compun dosarele de căsătorie6.4 Intocmirea şi afişarea Publicaţiei de căsătorie, în conformitate cu legislaţia în vigoare6.5 Intocmirea actului de căsătorie în cele 2 registre6.6 Intocmirea certificatului de căsătorie6.7 Inscrierea certificatului în Registrul de evidenţă a certificatelor 6.8 Intocmirea livretului de familie6.9 Oficierea căsătoriei şi înmânarea certificatului de căsătorie şi a livretului de familie6.10 Incheierea procesului verbal cu translatorul, în cazul căsătoriei cu cetăţean străin6.11 Completarea extraselor de căsătorie cu menţiunea de desfacere, în cazul existenţei unei căsătorii anterioare, în vederea transmiterii către S.E.P.6.12 Intocmirea adresei de înaintare către S.E.P. a extarselor de căsătorie cu menţiunea de desfacere6.13 Intocmirea extraselor de căsătorie, în cazul căsătoriilor cu cetăţeni străini, pentru informarea INEP6.14 Intocmirea adresei de înaintare către I.N.E.P. Bucureşti a extarselor de căsătorie-căsătorii cu cetăţeni străini6.15 Completarea opisului alfabetic6.16 Intocmirea menţiunilor

23

Page 25: Institutia de Stare Civila

6.17 Inaintarea menţiunilor către registratura, în vederea înregistrării acestora in registrul de intrare-ieşire şi expedierea acestora la locurile de naştere ale persoanelor6.18 Operarea menţiunilor de căsătorie, de divorţ, pe marginea actelor de naştere, în cazul cetăţenilor născuţi în mun. Iaşi6.19 Inaintarea către D.J.E.P. Iaşi a menţiunilor de căsătorie şi divorţ ale cetăţenilor născuţi în Iaşi6.20 Intocmirea procesului verbal de predare-primire a registrelor de căsătorie, către D.J.E.P. Iaşi6.21 Inregistrarea procesului verbal în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei6.22 Predarea către DJEP Iaşi a registrului de căsătorie, exemplarul II, şi a opisului alfabetic aferent acestuia6.23 Intocmirea procesului verbal de predare-primire către arhiva SSC a registrului de căsătorie exemplarul I6.24 Inregistrarea procesului verbal în registrul de intrare-iesire a corespondenţei6.25 Predarea registrului de căsătorie exemplarul I către arhiva SSC

5.3 Procedura - Inregistrarea deceselor

1. Obiect

Prezenta procedură stabileşte modul de înregistrare a deceselor şi elaborare a certificatelor de deces, în cadrul D.L.E.P. Iaşi-Serviciul de Stare Civilă.

2. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică la înregistrarea deceselor şi elaborarea certificatelor de deces ţinînd seama de toate prevederile legale care acoperă domeniul profesional, al calităţii, mediului, precum şi securităţii şi sănătăţii la locul de muncă.

3. Referinţe

3.1 StandardeISO 9001:2000ISO 14001:2004OHSAS 18001:1999

3.2 ReglementăriRegulamentul de organizare şi funcţionare al DLEP Iaşi;Regulamente specifice;Legislaţie specifică fiecărui domeniu de activitate;Organigrama;Statutul de Funcţii

24

Page 26: Institutia de Stare Civila

3.3 Prescurtări

PL = procedura de lucruROF = regulament de organizare şi funcţionareROI = regulament de ordine internăDJEP = Direcţia Locală de Evidenţă a PersoaneiSSC = Serviciul Stare CivilăSEP = Serviciul de EvidenţăPersoaneiCD = certificat de decesCMCD = certificat medical constatator al deceselor

4. Terminologie

Terminologie comform SR EN ISO 14050:1999

5. Responsabilităţi

5.1 Şeful serviciului5.1.1 Verifică desfăşurarea activităţii de înregistare a deceselor5.1.2 Prelucrează cu funcţionarii toate noutăţile şi modificările legislative din

domeniul înregistrării deceselor.

5.2 Funcţionarii responsabili cu înregistrarea deceselor

5.2.1 Primeşte dosarele de înregistrare a deceselor5.2.2 Realizează procedurile prevăzute de legislaţia în vigoare ce se vor finaliza

cu întocmirea certificatului de deces şi eliberarea acestuia

6. Descrierea procedurii

6.1 Primirea actelor pentru înregistrarea deceselor6.2 Inregistrarea CMCD6.3 Verificarea corectitudinii şi legalităţii documentelor ce compun dosarele de deces6.4 Intocmirea actlui de deces în cele 2 registre6.5 Intocmirea certificatului de deces6.6 Inscrierea certificatului în Registrul de evidenţă a certificatelor6.7 Intocmirea Adeverinţei de inhumare6.8 Inregistrarea Adeverinţei de inhumare6.9 Intocmirea Buletinului statistic al decesului6.10 Inmânarea certificatului de deces şi a adeverinţei de inhumare, solicitantului6.11 Intocmirea Comunicării de deces în cazul copiilor decedaţi 0-14 ani6.12 Completarea opisului alfabetic, exemplarul I şi II6.13 Completarea borderoului de predare către SEP a actelor de identitate ale decedaţilor6.14 Inregistrarea borderoului în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei

25

Page 27: Institutia de Stare Civila

6.15 Intocmirea adresei de înaintare către SEP Iaşi a Borderoului cu actele de identitate ale decedaţilor şi a Borderoului cu comunicările de deces 0-14 ani6.16 Completarea borderoului de predare către Centrul Militar a livretelor militare ale defunţiilor6.17 Inregistrarea borderoului în registrul de intrare-iesire a corespondenţei6.18 Completarea borderoului de decedaţi vârste 0-18 ani pentru transmiterea la DMSSF Iaşi6.19 Inregistrarea borderoului în registrul de intrare-ieşire a corespondenţei6.20 Intocmirea adresei de înaintare a borderoului 0-18 ani către DMSSF Iaşi6.21 Inregistrarea adresei in registrul de intrare-ieşire a corespondenţelor6.22 Intocmirea menţiunilor de deces6.23 Inaintarea menţiunilor către registratura, în vederea înregistrării acestora in registrul de intrare-ieşire şi expedierea acestora la locurile de naştere ale persoanelor6.24 Operarea menţiunilor de deces, pe marginea actelor de naştere, în cazul cetăţenilor născuţi în mun. Iaşi6.25 Inaintarea către D.J.E.P. Iaşi a menţiunilor de deces ale cetăţenilor născuţi în Iaşi6.26 Intocmirea procesului verbal de predare-primire a registrelor de deces, către D.J.E.P. Iaşi6.27 Predarea exemplarului II al registrelor de deces încheiate, către DJEP Iaşi6.28 Intocmirea procesului verbal de predare-primire a registrelor de deces-exemplarul I către arhiva SSC6.29 Predarea registrelor, exemplarul I, funcţionarului responsabil cu arhiva

26

Page 28: Institutia de Stare Civila

Cap.VI. Gestiunea resurselor umane

6.1.Recrutarea funcţionarilor publici

Poate ocupa o funcţie publică persoana care îndeplineşte următoarele condiţii:

are cetăţenia română şi domiciliul în România;

cunoaşte limba română, scris şi vorbit;

are vârsta de minimum 18 ani împliniţi;

are capacitate deplină de exerciţiu;

are o stare de sănătate corespunzătoare funcţiei publice pentru care candidează,

atestată pe bază de examen medical de specialitate;

îndeplineşte condiţii de de studii prevăzutede lege pentru funcţia publică;

îndeplineşte condiţiile specifice pentru ocuparea funcţiei publice;

nu a fost destituită dintr-o funcţie publică sau nu i-a încetat contractul individual

de muncă pentru motive disciplinare în ultimii 7 ani;

nu a desfăşurat activitate de politie politică, astfel cum este definită prin lege;

Ocuparea funcţiilor publice vacante şi a funcţiilor publice temporar vacante se

poate face numai în condiţiile prezentei legi. Ocuparea funcţiilor publice se face prin:

promovare; transfer; redistribuire; recrutare; alte modalităţi prevăzute expres de prezenta

lege.

Recrutarea în vederea intrării în corpul funcţionarilor publici se face prin concurs,

în limita funcţiilor publice vacante rezervate în acest scop prin planul de ocupare a

funcţiilor publice.

Concursul are la bază principiile competiţiei deschise, transparenţei, meritelor

profesionale şi competenţei, precum şi cel al egalităţii accesului la funcţiile publice

pentru fiecare cetăţean care îndeplineşte condiţiile legii.

Condiţiile minime de vechime în specialitatea studiilor necesare participării la

concursul de recrutare organizat pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie se

stabilesc astfel:

27

Page 29: Institutia de Stare Civila

6.2.Perioada de stagiu

Aceasta are ca obiect verificare aptitudinilor profesionale în îndeplinirea

atributiilor şi responsabilităţilor unei funcţii publice, formarea practică a funcţionarilor

publici debutanţi, precum şi cunoaşterea de către aceştia a specificului administraţiei

publice şi exigenţelor aceatora.

Durata perioadei de stagiu este de 12 luni pentru funcţionarii publici de execuţie

din clasa I, 8 luni pentru cei din clasa a Iia şi 6 luni pentru cei din clasa a IIIa.

6.3.Numirea funcţionarilor publici

Numirea în funcţiile publice de conducere pentru care se organizează concurs se

face prin actul administrativ emis de conducătorii autorităţilor sau instituţiilor publice din

administraţia publică centrală şi locală, la propunerea Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor

publici.

La intrarea în corpul funcţionarilor publici, funcţionarul public depune jurământul

de credintă în termen de 3 zile de la emiterea actului de numire în funcţa publică

definitivă. Depunerea jurământului se consemnează în scris. Refuzul depunerii

jurământului se consemnează în scris şi trage revocarea actului administrativ de numire

în funcţie .

6.4.Sistemul de promovare rapidă în funcţia public

Pot beneficia de sistemul de promovare rapidă în funcţia publică:

persoanele care au absolvit programe organizate, în condiţiile legii, pentru

obtţinerea statutului de manager public;

funcţionarii publici care au promovat concursul prevăzut anterior

Concursul pentru promovarea rapidă prevăzut anteriror se organizează anual,

de către Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, în limita numărului de funcţii publice

rezervate promovării rapide.

28

Page 30: Institutia de Stare Civila

Cap.VII. Cheltuielile efectuate de instituţia publică

Instituţiile publice , indiferent de subordonare şi de modul de finanţare a

cheltuielilor, au obligaţia să respecte procedurile privind parcurgerea celor 4 faze ale

execuţiei bugetare a cheltuielilor, respectiv angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata

cheltuielilor, precum şi să organizeze, să conducă evidenţa şi să raporteze angajamentele

bugetare şi legale începand cu anul bugetar 2003.

In vederea respectării prevederilor menţionate mai sus au fost elaborate norme

metodologice care au ca obiect stabilirea procedurilor, a persoanelor implicate şi a

documentelor privind execuţia cheltuielilor care se efectuează din fonduri publice.

Execuţia bugetară se bazează pe principiul separării atribuţiilor persoanelor care

au calitatea de ordonator de credite de atribuţiile persoanelor care au calitatea de

contabil. Ordonatorii de credite ai bugetelor prevazute la art.1 alin (2) din Legea nr

500/2002 sunt autorizaţi să angajeze, să lichideze şi să ordonanţeze cheltuieli pe

parcursul exerciţiului bugetar, în limita creditelor bugetare aprobate, iar plata cheltuielilor

se efectuează de persoanele autorizate care, potrivit legii, poartă denumirea generică de

contabil.

Operaţiunile specifice angajării, lichidării, ordonării cheltuielilor sunt în

competenţa ordonatorilor de credite şi se efectuează pe baza propunerilor

compartimentelor de specialitate ale instituţiei publice.

Ordonatorii de credite pot delega această calitate înlocuitorilor de drept,

secretarilor generali sau altor persoasne împuternicite în acest scop. Actele de delegare a

atribuţiilor desemnate persoanelor din cadrul instituţiilor publice împuternicite să

semneze pentru şi în numele ordonatorilor de credite. Ȋn actul de delegare trebuie să se

specifice limitele şi condiţiile delegării, respectiv atribuţiile persoanelor delegate să

semneze documentele de angajare, lichidare, şi ordonanţare a cheltuielilor, precum şi

subdiviziunile clasificaţiei bugetului aprobat pentru care au fost împuternicite să

efectueze aceste operaţiuni şi termenul de valabilitate a împuternicirii.

29

Page 31: Institutia de Stare Civila

Concluzie

Stagiul de practica la Starea Civila din Iasi s-a desfasurat pe durata a doua

sedinte prelungite in care la prima sedinta ni s-a prezentat de fiecare functionar in parte

mentiuni generale privind actele de nastere, casatorie si deces. In cea de-a doua sedinta

ni s- a efectuat un test grila format din zece intrebari, am avut o discutie libera pe baza

informatiiilor anterioare si am discutat mai multe aspecte practice, am adus pareri si

eventuale idei de imbunatatire a tuturor activitatilor. La sfarsitul sedintei caietul

personal de practica a fost avizat de se catre seful de institutie Marius Bodoga.

. In perioada stagiului de practică desfăşurat la Serviciul de Stare Civilă, Iaşi, m-am

familiarizat cu activitatea desfăşurată aici , cu modul de lucru şi atitudinea angajaţilor

acestui compartiment faţă de munca prestată. Importanţa acestei instituţii este incontestabilă

, iar funcţionarea ei cât mai eficientă este obligatorie. Cred că munca desfăşurată de cei din

cadrul Serviciului de Stare Civilă, este pe cât de importantă pe atât de solicitantă şi

obositoare. Mai toţi angajaţii susţin că birocraţia este problema numărul unu şi că aceasta

încetineşte desfăşurarea activităţii. De aceeaşi părere sunt şi eu , iar ca soluţie aş spune că

ar fi reducerea gradului de birocraţie, şi promovarea unui personal mai tanar, cu o

capacitate de muncă sporită şi rezistentă la efort. in urma observaţiilor personale am avut în

vedere judecarea activităţilor desfăşurate de cei din instituţie dacă acestea ar fi săvârşite de

mine. După cum se ştie orice activitate a sectorului public este blamată şi vazută ca o

treaba fară rezultate bune. Mulţi cred că oamenii din interior nu depun prea multe eforturi,

că duc o viaţă liniştită, că nu au parte de stress şi că lucrurile sunt de departe foarte

frumoase. Insă nu se ia în calcul volumul de cereri către angajaţi, de stresul determinat de

cetăţeni supăraţi pe adiministraţie sau pe birocraţie, de atenţia extrem de sporită la

completarea documentelor şi multe altele. Lucrul în cadrul Stării Civile poate deveni plăcut

dar în aceeaşi măsură şi cu dificultăţi,poate chiar şi de personalitate.

Ca masură de îmbunătăţire, s-ar putea mări numărul de angajaţi şi poate că

şi biroul unic poate fi o soluţie mai mult pentru cetaţeni pentru evitarea birocraţiei,

datorată şi aceasta de faptul ca cetaţeanul află ce documente are nevoie la căsătorie,

doar când se căsătoreşte. O mai bună comunicare şi o simplificare a sistemului ar fi

ajutoare în întâmpinarea serviciului şi angajaţilor.

30

Page 32: Institutia de Stare Civila

Bibliografie

1) Bălan Emil, Procedura administrativă, Editura Universitară, Bucureşti,

2005

2) Onofrei M., Adminstraţie publică. Fundamente ştiinţifice şi bune practici,

Editura UAIC, Iasi, 2007

3) Vedinaş V., Drept adminstrativ, Editura Universul Juridic, Bucureşti, 2007

4) Legea nr. 119/1996, cu privire la actele de stare civilă

5) Ordonanţa nr. 84/2001

6) Legea nr. 201/2009

7) http://www.starecivila.ro/

31