IONUT O. IOANA MADALINA

Expert contabilAnul I semestrul II

Organizarea auditului intern si controlul intern al intreprinderii

38 (22). Organizarea contabilitatii de gestiune. Studiu de caz:societate de comert.

Contabilitatea de gestiune are drept scop cunoasterea costurilor, analiza si estimarea evolutiilor, oferindu-ne informatii utile pentru diagnostic. Ea serveste administratorilor din interiorul intreprinderii, care au misiunea de a decide transformarea resurselor care le-au fost incredintate din exterior pentru administrare si de a realiza surplusul care asigura cresterea, fara alte resurse din exterior. Pentru atingerea scopului, ei trebuie sa actioneze direct asupra proceselor de transformare a resurselor in rezultat. Pentru a urmari etapele pe care resursele le parcurg, contabilitatea de gestiune este cea care surprinde procesul de conversie a resurselor consumate in rezultate, fiind detaliat acest proces pe centre de responsabilitate si pe produse.Contabilitatea de gestiune sau interna, denumita si manageriala sau analitica cuprinde ansamblul elementelor de identificare, masurare, stocare, analiza, prelucrare, interpretare si comunicare a informatiilor utilizate de management pentru a previziona, planifica, evalua si controla, in interiorul unui organism si pentru a garanta utilizarea corespunzatoare si responsabila a resurselor sale.

Contabilitatea de gestiune ofera acele informatii care privesc gestiunea interna a intreprinderii, criteriile dupa care aceasta isi calculeaza costurile si asigura masurarea performantelor interne, la nivel de sector de activitate, functie sau produs.

Obiectivele contabilitatii de gestiune rezulta din insasi obiectul de cercetare si importanta pe care o are in sistemul modern de conducere al unei intreprinderi.

Contabilitatea de gestiune are trei mari obiective : calcularea costurilor; stabilirea rezultatelor si a rentabilitatii produselor, lucrarilor si

serviciilor executate; intocmirea bugetului de venituri si cheltuieli pe feluri de activitati, urmarirea si controlul executarii acestora, in scopul cunoasterii rezultatelor si furnizarii datelor necesare fundamentarii deciziilor privind gestiunea unitatii patrimoniale. Realizarea acestor obiective presupune prelucrarea informatiilor privind cheltuielile si veniturile luate din contabilitatea financiara, urmarite dupa natura lor economica, in contabilitatea de gestiune, dupa criteriul destinatiei lor, respectiv pe functii ale intreprinderii, pe sectoare de activitate si pe obiecte de calculatie, adica pe produse obtinute, lucrari executate si servicii prestate.

In orice entitate economica, eficienta manageriala depinde de modalitatea de transmitere a informatiilor interne cu privire la tranzactiile economice efectuate sau care urmeaza a se efectua. Indiferent de activitatea desfasurata de entitatea economica (productie, comert, prestari servicii) contabilitatea de gestiune este principala baza de informatii utilizata in cunoasterea la orice nivel a eforturilor in corelatie cu efectele

obtinute din derularea proceselor economice. Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr.82/1991, republicata, persoanele juridice prevazute la art.1 alin.(1) din lege au obligatia sa conduca si sa organizeze contabilitatea de gestiune adaptata la specificul activitatii. In conformitate cu prevederile pct.1 din Precizarile privind unele masuri referitoare la organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1826/ 2003, contabilitatea de gestiune, in functie de specificul activitatii „va asigura in principal, inregistrarea operatiilor privind colectarea si repartizarea cheltuielilor pe destinatii, respectiv pe activitati, sectii, faze de fabricatie, centre de costuri, centre de profit, dupa caz, precum si calculul costului de achizitie, deproductie, de prelucrare al bunurilor intrate, obtinute, lucrarilor executate, serviciilor prestate, productiei in curs de executie, imobilizarilor in curs etc., din unitatile deproductie, comerciale, prestatoare de servicii, financiare si alte domenii de activitate.”

Toti managerii au nevoie de informatii exacte si oportune in activitatile lor de stabilire a preturilor, planificare, exploatare si pentru luarea altor tipuri de decizii.

Nevoia de informare depinde si de marimea persoanei juridice la nivelul careia se obtin informatiile. Companiile mari (nationale sau multinationale) au nevoie de o cantitate mai mare de informatii precum si de sisteme contabile si de raportare mai complexe decat cele mici si mijlocii care pot utiliza numai anumite informatii financiare privind activitatea de exploatare. 

La latitudinea fiecarei entitati economice este numai alegerea modului de organizare si conducere al contabilitatii de gestiune, adaptat la specificul activitatii desfasurate si la necesitatile proprii de informare nu si existenta acesteia, care este obligatorie.

Potrivit prevederilor art. 11 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii de gestiune adaptata la specificul activitatii revine administratorului sau altei persoanei juridice, care are obligatia gestionarii unitatii respective.

Cele mai utilizate si intalnite modele de organizare ale contabilitatii de gestiune sunt corespunzatoare activitatiilor productive, dar de fapt orice manager din orice domeniu de activitate, de la companie multinationala pana la o microintreprindere, se bazeaza zilnic pe informatii furnizate de contabilitatea de gestiune.

Informatiile furnizate sunt in functie de natura obiectului de activitate desfasurat. Intr-un sens destul de larg activitatile desfasurate de catre persoanele juridice pot fi incadrate in trei categorii: productie, prestari servicii, comert.

Principalele caracteristici ale acestor activitati sunt:

1. Activitatea de productieO unitate productiva obtine produse in urma desfasurarii proceselor de fabricatie.

Specificul activitatii de productie este ca, produsele finite destinate vanzarii sunt obtinute in urma prelucrarii materiilor prime. Producatorul are nevoie in principal de informatii legate de costul produselor pentru luarea deciziilor legate de activitatea de exploatare. Aceste informatii permit managerilor sa identifice domeniile de productiecu probleme, sa exercite un control asupra costurilor, sa fundamenteze deciziile de fixare a preturilor si sa stabileasca valoarea stocurilor. Totusi managerii societatilor producatoare au nevoie si de

informatii in vederea realizarii eficiente a planificarii si programarii productiei, a managementului si dezvoltarii liniilor de productie, a gestionarii disponibilitatilor banesti, a activitatii de investitii, a controlului calitatii produselor, a satisfacerii clientilor, a distribuirii produselor, etc. Contabilitatea degestiune poate oferi informatii pertinente si necesare in scopul raportarii externe dar si pentru stabilirea impozitelor aferente activitatii desfasurat

2. Activitatea de prestari serviciiIn cazul activitatii de prestari de servicii, prestatorul poate judeca serviciul oferit

clientelei ca un produs. Serviciul oferit de prestator trebuie sa fie de calitate, de altfel ca orice produs, pentru a satisface cerintele clientilor. Serviciile oferite sunt foarte diferite si pot imbraca diferite forme materiale sau nemateriale. Informatiile interne oferite au legatura cu natura serviciului oferit de prestator cum ar fi, un hotel, o banca, o firma de consultanta si servicii contabile, birouri profesionale etc., si au totodata rolul de a determina costurile serviciilor oferite si preturile cerute clientilor. Este nevoie de o baza de informatii interne si in aceasta activitate intrucat se doreste sa se cunoasca daca serviciile sunt utile si eficiente din punct de vedere al costurilor lor. 

3. Activitatea de comertO unitate comerciala, cum ar fi un importator de produse (en gros), sau o unitate

specializata care vinde en detail, utilizeaza informatiile contabilitatii de gestiune pentru a determina corespunzator costul bunurilor vandute, dar si pentru a dimensiona veniturile astfel incat sa obtina o rata a profitului maxima.

Pentru un comerciat, marfa este produsul aferent activitatii sale.Activitatii de comercializare ii sunt caracteristice anumite procese, cum sunt:

aprovizionarea, depozitarea, expunerea marfurilor, distribuirea/ vanzarea lor catre clienti. Pentru a avea o activitate comerciala reantabila managerii unitatilor comerciale au

nevoie de un sistem informational actualizat care sa permita furnizarea de informatii legate de gestiuni de marfuri, comenzi, vanzari si alte informatii care sa permita efectuarea de analize, controale, studii de piata, calitatea produselor, planificarea afacerii, etc. In primul rand managerii au nevoie de informatii interne pe baza carora sa efectueze un control permanent asupra gestionarii marfurilor. Informatiile furnizate de contabilitatea de gestiune sunt utile si pentru realizarea activitatii altor domenii, cum ar fi: bugetarea, gestiunea disponibilitatilor banesti, analiza vanzarilor pe produse, analiza investitiilor, analiza cheltuielilor cu comercializarea produselor, luarea deciziilor privind activitatea de exploatare, referitoare la structura vanzarilor, plasarea personalului, etc.

1. Inregistrarea cheltuielilor activitatii de baza, respectiv a cheltuielilor directe, contul 921 "Cheltuielile activitatii de baza" poate fi dezvoltat in analitice corespunzatoare obiectelor de calculatie . 

921 = 901

"Cheltuielile activitatii de baza" "Decontari interne privind cheltuielile"

reflectandu-se in contabilitattea financiara prin inregistrarea (601-301)

2. Inregistrarea cheltuielilor activitatii auxiliare, cand este cazul: (nu e cazul) 

922 = 901"Cheltuielile activitatii auxiliare" "Decontari interne privind cheltuielile"

3. Inregistrarea cheltuielilor indirecte de productie, cat si a cheltuielilor de desfacere, daca este cazul :

% = 901

"Decontari interne privind cheltuielile 923"Cheltuieli indirecte de productie" 924"Cheltuieli generale de administratie" 925"Cheltuieli de desfacere" reflectandu-se in contabilitatea financiara prin inregistrarea celorlalte cheltuieli aferenteperiodei.

4. Obtinerea produselor finite pe parcursul perioadei de gestiune, evaluate la costul prestabilit (standard) :

931 = 902 "Costul productiei obtinute" "Decontari interne privind productia obtinuta”

reflectandu-se in contabilitatea financiara prin inregistrarea (345-711)

5. Repartizarea si decontarea cheltuielilor indirecte si a cheltuielilor de desfacere :

921 = % "Cheltuielile activitatii de baza" 923

"Cheltuieli indirecte de productie” 924

"Cheltuieli generale de administratie" 925

"Cheltuieli de desfacere"

6. Decontarea consumurilor interne de semifabricate,daca au fost inregistrate anterior si a productiei sau lucrarilor auxiliare (nu este cazul)

921 = 922"Cheltuielile activitatii de baza" "Cheltuielile activitatii auxiliare"

7. Calcularea si decontarea costurilor efective aferente productiei in curs de executie existenta la finele perioadei de gestiune (nu este cazul)

933 = 921

"Costurile productiei in curs de executie" "Cheltuielile activitatii de baza"

8. Calcularea si decontarea costurilor efective aferente productiei finite obtinute :

902 = 921

"Decontari interne privind productia obtinuta" "Cheltuielile activitatii de baza" 902 = 923 "Decontari interne privind productia obtinuta" "Cheltuielile indirecte de productie" (utilitati spatii inchiriate)

902 = 924 "Decontari interne privind productia obtinuta" "Cheltuielile generale de administratie" (amortizari constructii inchiriate)

9. Stabilirea si inregistrarea diferentelor dintre costul prestabilit si costul efectiv :a) pentru diferente favorabile :

902 = 903 "Decontari interne privind productia obtinuta" "Decontari interne privind diferentele de pret"

b) pentru diferente nefavorabile : 903 = 902 "Decontari interne privind diferentele de pret" "Decontari interne privind productia obtinuta"

10. La sfarsitul lunii inchiderea conturilor se face astfel :a) contul 931 "Costul productiei obtinute" :

901 = 931 "Decontari interne privind cheltuielile" "Costul productiei obtinute"

b) contul 933 "Costul productiei in curs de executie":( nu e cazul) 902 = 933

"Decontari interne privind productia obtinuta "Costul productiei in curs de  executie"

c) contul 903 "Decontari interne privind diferentele de pret" :- diferente favorabile :

903 = 901 "Decontari interne privind diferentele de pret" "Decontari interne privind cheltuielile"

- diferente nefavorabile : 901 = 903 "Decontari interne privind "Decontari interne privindcheltuielile" diferentele de pret"

d) conturile 901 si 902 :901 = 902

"Decontari interne privind cheltuielile" „Decontari interne privind  productia obtinuta"