Microsoft Word - RAPORT DE ACTIVITATE AUDIT2012

INSPECIA MUNCIIINSPECTORATUL TERITORIAL DE MUNC BOTOSANIStr. Calea Nationala nr.83 A, cod potal 710038 , jud. BOTOSANI Tel.: (0231) 537892 Fax: (0231) 514854www.itmbotosani.ro

Nr. 131 din 08.01.2013

AVIZAT, Inspector ef, Stelian Metler

RAPORTPRIVIND ACTIVITATEA DE AUDIT PUBLIC INTERN PE ANUL 2012

Botosani

1. INTRODUCERE

1.1.Scopul raportului este prezentarea activitatii de audit intern din cadrul Inspectoratului Teritorial de Munca Botosani si a progreselor inregistrate in anul 2012 in acest domeniu in conformitate cu prevederile cadrului normativ si procedural si a standardelor profesionale ,prezentarea principalelor concluzii si recomandari formulate in cadrul misiunilor de audit derulate in perioada de raportare, sintetizand contributia functiei de audit intern la imbunatatirea activitatii institutiei.Raportul este destinat atat managementului care poate aprecia rezultatul muncii auditorilor interni , ct i structurii de audit ierarhic superioare, fiind unul din principalele instrumente de monitorizare a activitii de audit intern. De asemenea pe baza acestuia se elaboreaz raportul anual de activitate la nivel naional pentru informarea Guvernului i a Comisiei Europene.1.2. Perioada la care se face referire : 21.05.2012 - 31.12.2012.

1.3. Data transmiterii raportului :09.01.2013

1.4. Date de identificare a institutiei :

-INSPECTORATUL TERITORIAL DE MUNCA BOTOSANI

-Bugetul derulat in cursul anului 2012-2239950 lei

-Numar de salariati-42

-Numar de auditori-1

1.5. Persoana raspunzatoare de intocmirea raportului : auditor public intern

economist Istina Anica.

1.6.Circuitul raportului :

-elaborat Compartiment Audit Public Intern

-analizat si avizat Inspector ef

-transmis Compartiment Audit Intern Inspectia Muncii Bucuresti

1.7. Baza legala a raportului :

-Legea 672/2002 privind auditul public intern

-OrdonantaGuvernuluinr.37/29.01.2004pentrumodificareasicompletarea reglementarilor privind auditul intern, prin care s-a realizat armonizarea prevederilor Legii nr.672/2002 privind auditul public intern cu prevederile referitoare la auditul financiar.

-OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern

intern

-Normele proprii privind organizarea si exercitarea activitatii de audit public intern.

-OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului

1.8. Baza documentara a raportului :

Elaborarea Raportului anual privind activitatea de audit intern desfasurata in cadrul

I.T.M. Botosani are la baza rapoartele misiunilor de audit intocmite in anul 2012.

2.CONSTATARI

2.1. Evaluarea modului de organizare , a cadrului metodologic si procedural , a necesarului de personal si a nivelului de experienta si calificare a auditorilor din cadrul Compartimentului Audit Public Intern2.1.1 Forma de organizare : compartiment

2.1.2.Statutul Compartimentului Audit Public Intern si al activitatii de audit in cadrul I.T.M. Botosani :Compartimentul Audit Public Intern este subordonat direct Inspectorului ef asigurandu-se raportarea activitatii celui mai inalt nivel al conducerii, independenta functionala necesara unei evaluari obiective a disfunctiilor constatate si formularea unor recomandari adecvate solutionarii acestora. Prin atributiile pe care le are exercita o functie distincta si independenta de activitatile desfasurate de alte structuri ale institutiei si nu este implicat in elaborarea procedurilor de control sau in exercitarea activitatilor supuse auditului intern.2.1.3. Stadiul implementarii cadrului metodologic si procedural necesar desfasurarii activitatii de audit intern :Activitatea compartimentului are la baza Normele metodologice proprii privind organizarea si functionarea activitatii de audit intern in cadrul Inspeciei Muncii i a Inspectoratelor Teritoriale de Munc avizate de Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale prin Adresa50174/10.11.2009.

In anul 2012 activitatea de audit s-a desfasurat in concordanta cu prevederile Cartei auditului intern si a Codului privind conduita etica a auditorului intern.Carta de audit aprobata de conducatorul institutiei si inregistrata cu nr. 4057/31.07.2006 , actualizata, inregistrata cu nr. 7127/20.08.2012, stabileste drepturile si obligatiile auditorului si urmareste : sa informeze despre obiectivele si metodele de audit ; sa clarifice misiunea de audit ; sa fixeze regulile de lucru intre auditor si auditat ; sa promoveze regulile de conduita.

intern si statutul auditorului intern ;

La I.T.M. Botosani auditorul public intern este functionar public , grad superior, gradatia 5, clasa salarizare 64 si activeaza in cadrul compartimentului din data de 21 mai 2012, in baza deciziei nr 32 din 21.05.2012. Aneterior acestei decizii a activat in cadrul Serviciului Economic, Achizitii Publice si Executare Silita al ITM Botosani.

2.1.5. Nivelul general de experienta si calificare al auditorului intern din cadrul I.T.M. Botoani.Auditorul intern are studii superioare de lunga durata in domeniul economic si poseda cunostinte, calitati si abilitati corespunzatoare realizarii misiunilor de audit la nivelul standardelor profesionale.In vederea mentinerii si dezvoltarii competentei profesionale in anul 2009 auditorul a absolvit cursurile Programului de masterat ,,Managementul financiar-contabil al administratiei publice .2.1.6. Perfectionarea profesionala a auditorilor interni in anul 2012.

In vederea asigurarii pregatirii profesionale continue a auditorului cadrul legislativ prevede obligativitatea asigurarii unui minim de 15 zile pe an pentru perfectionarea profesionala.Auditorul intern nu a participat n anul 2012 la cursuri de perfecionare profesionala dar s- a preocupat in permanenta de imbunatatirea cunostintelor profesionale prin : studiu individual al noilor acte normative si a tematicilor specifice din publicatiile de specialitate .2.1.7. Evaluari interne, externe sau autoevaluari ale compartimentului de audit internEvaluarea performantelor profesionale individuale ale auditorului intern pe anul 2012 a fost realizata de catre Inspectorul ef al institutiei.2.1.8. Raportareacazurilor in care auditorilor interni le-a fost refuzat

/limitat accesul la documente : nu au fost inregistrate astfel de cazuri.

2.2.Evaluarea modului de indeplinire a atributiilor Compartimentului

Audit Public Intern.

2.1.2.Planificarea activitatii compartimentului :

2.1.4. Modul de acoperire cu resurse umane al compartimentului de audit

Conform cadrului procedural auditul intern este o activitate planificata , in acest sens, s-a definit planul de activitate viitor atat cel strategic cat si cel anual , determinand domeniile in care se pot manifesta riscuri semnificative care pot impiedica institutia sa-si atinga obiectivele programate.Urmarind principiul periodicitatii in auditare s-a procedat la elaborarea unui plan strategic pe termen mediu pentru perioada 2012-2014 utilizand metodologia recomandata de normele profesionale si buna practica in domeniul auditului intern respectiv :identificarea activitatilor auditabile din cadrul institutiei ;identificarea potentialelor riscuri si a sistemului de control intern; evaluarea riscurilor asociate activitatilor auditabile, stabilirea factorilor de analiza a riscurilor si a ponderii acestora ; ierarhizarea activitatilor in functie de nivelul riscurilor asociate urmarindu-se a se realiza cu prioritate misiunile de audit cu coeficient de risc ridicat.Planul strategic ofera o imagine de perspectiva a tuturor activitatilor institutiei pe o perioada de 3 ani urmarind ca munca de audit sa fie orientata catre problemele importante si cu impact major asupra realizarii obiectivelor I.T.M. Botosani. In acelasi timp ofera elementele necesare planificarii anuale si fundamentarii capacitatii de audit intern.Planul de audit public intern pe anul 2012 respecta structura prevazuta de Normele Metodologice proprii privind organizarea i funcionarea activitii de audit public intern n cadrul Inspeciei Muncii i a Inspectoratelor Teritoriale de Munc avizate de Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale prin Adresa 50174/10.11.2009. Auditorul a urmarit identificarea unor obiective clare printr-o evaluare logica a operatiunilor desfasurate in cadrul activitatilor auditabile , studiind fisele posturilor si legislatia specifica fiecarei activitati.In anul 2012 ( trimestrele III si IV) au fost planificate un numar de 2 misiuni de audit public intern , s-au realizat 2 misiuni ( procent 100%).Analiza fondului de timp pentru temele cuprinse in planul de audit pe anul 2012 :

- Numar zile lucratoare din anul 2012- 157 zile din care :

- 53 zile- misiuni de asigurare ;

- 49 zile- pregatire profesionala ;

- 25 zile- concediu de odihna ;

- 30 zile- planificare activitate 2012 si 2013.

2.2.2. Contributia auditului intern la imbunatatirea activitatii structurilor auditate materializata in recomandarile Compartimentului Audit Public Intern sistematizate pe principalele domenii auditate :In conformitate cu Planul anual pentru anul 2012 (semestrul II) au fost realizate urmatoarele

misiuni de audit public intern:

1. Administrare si monitorizare relatii de munca, zilieri si contracte colective de munca.

2. Auditarea activitatii de supraveghere a pietei si indrumare angajatori si angajati in domeniul securitatii si sanatatii in muncaPrincipalele constatari, concluzii si recomandari rezultate din activitatea de audit

desfasurata in anul 2012 se prezinta dupa cum urmeaza :

1.Administrare si monitorizare relatii de munca, zilieri si contracte colective de muncaConstatri :

Inspectoratul Teritorial de Munca elibereaza certificate si adeverinte numai in cazul in care situatiile sau datele a caror confirmare se cere rezulta din documentele existenta in arhiva institutiei.Pentru certificatele si adeverintele care sunt supuse platii anticipate a unor taxe stabilite prin reglementarispeciale , ca de exemplu, Ordinul ministerului muncii, familiei si protectiei sociale nr. 1323/2009 privind aprobarea Normativului cu tarifele pentru plata prestatiilor de servicii in domeniile de activitate ale Inspectiei Muncii, cu modificarile si completarile ulterioare, se constata respectarea prevederilor art. 6 al O.G nr. 33/2002. Prestatiile de servicii se efectueaza numai dupa confirmarea achitarii tarifului stabilit in normativ, in baza facturii intocmite la serviciul economic. Incasarea se face cu chitanta la casieria inspectoratului sau cu ordin de plata in contul deschis la trezoreria statului, pe seama Inspectoratului Teritorial de Munca Botosani. Sumele colectare se fac venit la bugetul de stat.Inpectoratul Teritorial de Munca Botosani, in perioada auditata ( 2011) , a inregistrat un numar de 727 solicitari si a eliberat urmatoarele tipuri de adeverinte si certificate:- adeverinte de vechime in munca, eliberate la solicitarea persoanelor fizice indreptatite ori a mandatarilor legali ai acestora. Aceste inscrisuri sunt scutite de taxe daca privesc solicitari ale unor persoane fizice ori ale mandatarilor legali ai acestora, care nu au intocmite carnete de munca si solicita aceste documente pentru prima data;- adeverinta privind forta de munca specializata angajata cu contract individual de munca, conform anexei la HG nr 85/2004 privind Regulamentul de vanzare a masei lemnoase de catre detinatorii de fond forestier proprietate publica catre agentii economici, modificata si completata. Aceste adeverinte se elibereaza in baza datelor ce rezulta din documentele depuse de angajatori, cu privire la numarul de salariati cu contract individual de munca, pregatirea lor in specialitate, etc.- adeverinta privind numarul de salariati angajati cu contract individual de munca, conform

OUG nr. 194/2002 privind regimul strainilor in Romania, republicata, prin cate ITM atesta, in

baza datelor ce rezulta din documentele depuse de angajatori, numarul de salariati angajati cu contract individual de munca cu norma intreaga, conform ultimelor dovezi de calcul a drepturilor salariale depuse.- adeverinta privind repartizarea de contingent, solicitata de angajatori in baza Ordunului MMSSF nr 133/2005, privind aprobarea procedurii de repartizare pe contingent a societatilor comerciale cu sediul in Romania, ce executa contracte de lucrari in Germania;- adeverinta prin care atesta numarul total de salariati incadrati cu contract individual de munca, in baza interogarii bazelor de date din REVISAL, precum si daca au fost sanctionati contraventional pentru munca fara forme legale.-ITM Botosani elibereaza, dupa caz certifica si alte tipuri de adeverinte si certificate, daca solicitarile sunt facute in conformitate cu cprevederile OG nr 33/2002.Pentru agentii economici care, in conformitate cu art 11 din Legea 52/2011 pot presta activitati cu caracter ocazional ITM distribuie, la cerere, Registrul de evidenta a zilierilor.Din analiza evidentei privind registrele de zilieri rezulta ca ]n perioada 01.05.2011 -31.12.2011 au fost eliberate 115 registre. Pentru un numar de 86 angenti economici, din care doar 69 agenti economici au transmis, pana la 31 decembrie 2011, copia registrului, asa cum este prevazut la art. 7 alin 2 din Legea nr. 52/2011.Referitor la obiectivul nr 3 al misiunii, Contractul colectiv de munca , din analiza documentelor puse la dispozitie rezulta ca numarul total de unitati din judet cu peste 21 salariati este de 420, din care: cu capital de stat ( inclusiv bugetari) 171 unitati, cu capital mixt 1 unitati si cu capital privat 248 unitati.La sfarsitul anului 2011, la nivelul judetului Botosani erau inregistrate 32 contracte colective de munca si 24 acte aditionale. Din verificarile efectuate asupra e;antionului constituit se constat[ respectarea procedurilor si a legislatiei privind inregistrarea contractelor colective de munca incheiate la nivel de unitate si concilierea conflictelor colective de munca.Auditorul a formulat urmatoarea recomandare:

1. Lunar, dupa generarea raportului :Situatie referitoare la Legea 52/2011 se va intocmi si prezenta inspectorului sef adjunct relatii de Munca situatia agentilor economici care au procurat registre zilieri si care nu au depus copia pana cel tarziu la data de 5 a fiecarei luni, asa cum prevede art 11 din Legea 52/15.04.2011

2. Auditarea activitatii Supravegherea pietei si indrumare angajatori si angajati in domeniul securitatii si sanatatii in munca.Constatari:

Inspectia muncii efectueaza prin personalul propriu, analize expertize tehnice si acorda asistenta tehnica de specialitate si consultanta in domeniul securitatii si sanatatii in munca.In baza prevederilor HG 246/2007 privind metodologia de reinnoire a avizelor de incadrare a locurilor de munca in conditii deeosebite, reinnoirea avizelor se realizeaza numai pentru societatile care au detinut avize de incadrare in locuri de munca deosebite potrivit HG261/2001. Pentru locurile de munca nou infiintate se aplica prevederile HG 1091/2006 privind cerintele minime de securitate si sanatate in munca.Pentru anul 2011 a solicitat reannoirea avizului de incadrare a locurilor de munca in conditii deosebite Directia sanitar veterinara si pentru siguranta alimentelor Botosani:Viza anuala pentru Autorizatia de a prepara, detine, transporta, comercializa si folosi materiale explozive a fost acordata pentru anul 2011 la un num[r de 7 persoane juridice solicitante. Expertize si analize in vederea eliberarii autorizatiei pentru producere, detinere, transport, comercializare si utilizare produse toxice s-au efectuat pana la aparitia Legii 263/2005 pentru modificarea ;i aplicarea Legii nr. 360/2003 privind regimul substantelor si preparatelor chimice periculoase, care a abrogat Decretul .r. 446/1979 privind regimul produselor si substantelor toxice ( 07.octombrie 2005).In conformitate cu prevederile Ordinului nr 1102 din 19 decembrie 2008 privind avizarea spatiilor destinate depozitarii munitiilor, capselor sau pulberilor pentru munitie, persoanele juridice de drept privat care, potrivit Legii nr. 295/2004 privind regimul armelor si al munitiilor, cu modificarile si completarile ulterioare, detin spatii destinate depozitarii munitiilor, capselor sau pulberilor pentru munitie depun documentatie in vederea avizarii acestor spatii. Avizul se solicita inspectoratului teritorial de munca pe raza caruia se afla spatiul de depozitare, pentru fiecare spatiu si are valabilitatea de un an.In perioada auditata au fost avizate spatiile de depozitare a munitiilor, capselor si pulberilor pentru munitie pentru 16 solicitanti, care au demonstrat ca indeplinesc conditiile prevazute in Ordinul 1102/2008 la capitolul II.In conformitate cu prevederile Legii nr 319/2006 si a Normelor metodologice de aplicare a cesteia aprobate prin HG 1425/2006 art. 3 si 4 in vederea asigurarii conditiilor de securitate si sanatate in munca si pentru prevenirea accidentelor si a bolilor profesionale, angajatorii au obligatia de a obtine autorizatia de functionare din punct de vedere al securitatii si sanatatii in munca.Potrivit Normelor metodologice au rams sa fie autorizate din punct de vedere al securitatii si sanatatii in munca institutiile publice ( scoli, spitale, primarii, inspectorate silvice, etc.), cabinete medicale individuale, fundatiile si alte forme asociative.

In perioada analizata au fost emise 57 certificate constatatoare pentru angajatorii care au depus documentatie, conform normelor in vigoare.Documentele depuse de angajatori sunt arhivate in ordine cronologica a autorizarii. Copiile xerox ale certificatelor constatatoare eliberate sunt anhivate intr-un dosar separat.Referitor la obiectivul Supravegherea pietei constatarile sunt urmatoarele:

Controlul cu caracter tematic pentru supravegherea pietei produselor industriale se executa in baza Programului cadru anual de actiuni al Inspectiei Muncii, a Programului sectorial de supraveghere a pietei, a programului de actiuni al Inspectoratului Teritoriaal de Munca Botosani , a periodicitatii anuale si a graficelor lunare de control ale inspectorilor de munc[ cu atributii de supraveghere din cadrul ITM Botosani.Auditorul a constatat ( Fisa problemei nr. 1) ca nu sunt realizate numarul de controale privind supravegherea pietei conform programului sectorial pe 2011.Auditorul a formular urmatoarele recomandari:

-Realizarea actiunilor de supravegherea pietei cu respectarea etapizarii prezentate in metodologie si fundamentate pe programul sectorial.-In termen de 10 zile de la data efectuarii controlului, inspectorii de munca cu atributii de supraveghere a pietei vor inregistra produsele in baza de date, pentru actualizarea permenent a acesteia.

2.2.3.Sistemul de raportare a activitatii de audit :

-raportarea iregularitatilor : nu au fost cazuri.

-raportarea recomandarilor neinsusite : Recomandarile formulate de auditor au fost insusite in totalitate de structurile auditate .Prin recomandarile primite structurile auditate au fost ajutate sa isi realizeze atributiile conform normelor de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate.Trimestrial auditorul raporteaza CompartimentuluiAudit Public Intern al Inspectiei

Muncii ,, Situatia recomandarilor neimplementate.

-rapoarte de activitate :

Rapoartele de audit public intern sunt supuse avizarii conducatorului institutiei. Trimestrial auditorulprezinta si raporteazaconstatarile, concluziile , recomandarilerezultate din activitatile sale de audit precum si progresele inregistrate in implementarea recomandarilor Compartimentului de Audit Public Intern al Inspectiei Muncii.In conformitate cu normele profesionale auditorul elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern.

2.3. Constientizarea generala a managementului in privinta valorii adaugate de audit internAuditul public intern este o activitate independenta si obiectiva, care da institutiei publice o asigurare in ceea ce priveste gradul de control detinut asupra operatiunilor, o indruma pentru a-i imbunati operatiunile si contribuie la adaugarea unui plus de valoare.Auditul intern este considerat ca fiind ultimul nivel al sistemului de control intern al unitatii.Competentele profesionale ale auditorului intern produc adevarate beneficii pentru institutie printr-o evaluare sistematica pe baza standardelor de audit si a celor mai bune practici a politicilor, procedurilor si operatiilor realizate de unitate.Obiectivele auditului intern au in vedere un control asupra activitatilor care sa conduca la imbunatatirea performantelor existente si nu la judecarea acestora.Auditul intern se exercita asupra tuturor operatiunilor care afecteaza fondurile publice si/sau patrimoniul public.Avand in vedere situatia de incompatibilitate a auditorului fata de activitatile desfasurate de Serviciul Economic, Achizitii Publice si Executare Silita, aceste activitati nu au putut fi incluse in Planul de audit pentru anul 2012 si nici pentru anul 2013.

3.Sugestii pentru imbunatatirea activitatii de audit intern

Auditorul I.T.M. Botosani considera ca activitatea de audit intern este pe un ,,traseu ascendent dar trebuie sustinuta cu tot efortul din partea persoanelor cu putere de decizie care trebuie sa perceapa auditul intern ca un ajutor, un sprijin competent si independent si nu ca pe un ,,nou control.

AUDITOR,

Istina Anica