PRIMARIA ORAS MIOVENI AVIZAT

COMP. AUDIT PUBLIC INTERN PRIMAR

ION GEORGESCU

Raport privind activitatea de audit intern

desfasurata la nivelul Consiliului Local Mioveni si a entitatilor publice aflate in subordonare, in coordonare sau sub autoritate, pe anul 2012CAPITOLUL 1

INFORMATII GENERALE

1.1. Introducere Primaria orasului Mioveni a fost organizata si functioneaza in baza Legii nr. 215 / 2001, actualizata, prin care au fost stabilite principalele activitati si obiective necesare in vederea aplicarii strategiei si politicilor locale, avand in subordine / sub autoritate un numar 21 de entitati.

Compartimentul de audit public intern este constituit si functioneaza la nivelul Primariei oras Mioveni, la unitatile subordonate, aflate in coordonare sau sub autoritatea C.L.Mioveni, auditul este efectuat de catre compartimentul de audit intern al Primariei oras Mioveni.1.2. Scopul raportului Raportul are scopul de a prezenta activitatea de audit intern pe anul 2012 si la nivelul de implementare a acesteia in cadrul primariei orasului Mioveni, precum si de a prezenta progresele inregistrate prin implementarea recomandarilor formulate de auditor si contributia acesteia la realizarea obiectivelor entitatii.1.3. Date de identificare a institutiei publice Conform datelor prezentate de Anexa nr.1, in anul 2012, primaria oras Mioveni a avut un buget in suma de 7.850,43 mii lei si un numar de salatiati de 79. In subordinea directa a primariei oras Mioveni se afla un numar de 16 entitati, in coordonare, un numar de 3 entitati, iar sub autoritatea CLMioveni se alfla 2 entitati, acestea fiind cuprinse in tabelul de mai jos.Nr

crtDenumire entitate publicaBuget

mii leiNr.

salariati

ENTITATI AFLATE IN SUBORDINEA

1Autoritate publica oras Mioveni53507,179

2Alte servicii publice generale390,005

3Ordine publica si siguranta nationala2898,0064

4Cultura, recreere si religie26035,52

5Piata Agroalimentara304,6010

6Locuinte, servicii si dezvoltare19472,211

7Centrul Cultural Mioveni3125,307

8Spitalul oras Sf. Spiridon Mioveni8116,20152

9Scoala Gimnaziala Liviu Rebreanu4637.3276

10Scoala Gimnaziala George Toparceanu3729,5956

11Scoala Gimnaziala Marin Sorescu1942,9219

12Scoala Gimnaziala nr. 1 Colibasi2340,7824

13Liceul Teoretic Iulia Zamfirescu3248,9291

14Liceul Tehnologic C-tii de Masini Colibasi5216,9279

15Gradinita cu Program Prelungit nr. 12 Mioveni Tic Pitic1079,1326

16Gradinita Florile Soarelui646,8713

17Gradinita Campionii2355,2512

ENTITATI AFLATE IN COORDONARE

1Clubul sportiv Mioveni700066

2Fundatia Consortiul pentru Dezvoltare Locala Mioveni2061.8012

3Club Sportiv Dacia 2012 MioveniFunctioneaza din 2013

ENTITATI AFLATE SUB AUTORITATE

1SC Servicii Edilitare pentru Comunitate Mioveni SRL21343,00

329

2SC Constructii Reparatii Mioveni SRL6776,00115

1.4. Perioada de raportare anul 2012

1.5. Persoana care a intocmit raportul Irimia Viorica auditor intern in cadrul primariei oras Mioveni.

1.6. Documentele analizate sau evaluate sunt structurate pe documente referitoare la misiunile de audit intern efectuate.

- Bugete de venituri si cheltuieli pentru anul 2012;- Executia bugetului de venituri si cheltuieli aferenta lunii decembrie 2012

- Planul anual de audit intern pentru anul 2012;- Rapoartele de audit intern realizate in anul 2012.

1.7. Baza legala de elaborare a raportului :

- Legea nr. 672 / 2002 privind auditul public intern;

- Ordonanta Guvernului nr. 37 / 29.01.2004 pentru modificarea si completarea reglementarilor privind auditul intern, prin care s - a realizat armonizarea prevederilor Legii nr. 672 / 2002 privind auditul public intern cu dispozitiile referitoare la auditul financiar;

- O.M.F.P. nr. 252 / 2004 pentru aprobarea codului privind conduita etica a auditorului intern;

- Norme metodologice si procedurale proprii privind organizarea si exercitarea activitatii de audit public intern, in cadrul primariei oras Mioveni.

1.8. Transmiterea raportului Primaria oras Mioveni va transmite raportul anual privind activitatea de audit intern, structurii teritoriale cu atributii U.C.A.A.P.I. ale M.F.P. pana pe data de 15.01.2013.

CAPITOLUL 2 ORGANIZAREA SI FUNCTIONAREA COMPARTIMENTULUI DE AUDIT INTERN

2.1.1 Primaria orasului Mioveni are constituit compartiment de audit intern propriu, care functioneaza potrivit prevederilor legii nr. 672 / 2002 privind auditul public intern. Entitatile aflate in relatie de subordonare, in coordonare sau sub autoritatea Consiliului Local Mioveni nu au organizate structuri de audit intern, auditarea activitatii acestora fiind exercitata de catre compartimentul de audit intern din cadrul primariei orasului Mioveni. 2.1.2. Compartimentul de audit intern din cadrul aparatului de specialitate al primarului orasului Mioveni , functioneaza cu un singur post de auditor intern, ceea ce este insuficient pentru realizarea auditarii o data la 3 ani a tuturor activitatilor din aparatul propriu al primariei orasului Mioveni, cat si al celor 21 entitati aflate in subordinea / sub autoritatea Consiliului Local Mioveni, care nu au constituit compartimente proprii de audit intern. In comparatie cu anul 2011, numarul de entitati subordonate a crescut in anul 2012, prin desfiintarea Centrului bugetar scolar Colibasi, fiecare scoala si gradinita care a facut parte din centrul bugetar are incepand cu anul 2012, autonomie financiara, rezultand 5 entitati in plus auditabile . Auditarea activitatilor scolare este exercitata atat de primaria orasului Mioveni cat si de Inspectoratul Scolar Arges.2.2.1. In Organigrama aparatului de specialitate al primarului orasului Mioveni, compartimentul de Audit public intern se afla in sobordinea directa a primarului , intre auditorul intern si primar, existand o relatie de suordonare a auditorului intern si in acelasi timp de buna colaborare si comunicare.2.2.2. Compartimentul de audit intern din cadrul primariei orasului Mioveni, exercita o activitate distincta si independenta de activitatile autoritatii publice. Compartimentul de audit intern nu este implicat in elaborarea procedurilor de control intern din cadrul primariei.2.3.1. Normele proprii privind exercitarea auditului intern la nivelul Primariei orasului Mioveni, emise de compartimentul de audit intern , au fost avizate favorabil , conform adresei nr. 93980 / 08.11.2011, de catre biroul de Audit Public Intern din cadrul D.G.F.P. Arges. 2.3.2. Odata cu Normele proprii privind exercitarea auditului intern a fost inaintata spre avizare si Carta auditului intern , actualizata conform Legii nr. 672 / 2002 privind auditul public intern, actualizata, document oficial care defineste misiunea, competentele, sfera de activitate si responsabilitatile activitatii de audit.2.3.3. Compartimentul de audit public intern din cadrul primariei oras Mioveni isi exercita atributiile privind efectuarea misiunilor de audit cu respectarea normelor de conduita etica , prevazute de Codul privind conduita etica a auditorului intern, aprobat prin O.M.F.P. nr. 252 / 2004, precum si a Codului de conduita a functionarilor publici, aprobat prin Legea nr. 7 / 2004.2.3.4. In realizarea misiunilor de audit intern, auditorul intern din cadrul primariei orasului Mioveni utilizeaza ca model, ghidurile practice elaborate de U.C.A.A.P.I, adaptate la specificul entitatii auditate, chestionare de audit utilizate ca instrumente de audit intern in cadrul procedurii de Interventie la fata locului. In realizarea activitatilor planificate in anul 2012 nu au survenit probleme legate de nerespectarea regulilor si principiilor de conduita etica a auditorului intern.2.3.5. In cursul anului 2012, compartimentul de audit intern din cadrul primariei orasului Mioveni a elaborat un numar de 19 proceduri operationale, aprobate si avizate de ordonatorul principal de credite. Procedurile operationale sunt aplicate si respectate, de catre auditorul intern, exceptie facand procedura operationala privind Supervizarea PO -05.19, care nu poate fi aplicata, aceasta trebuind realizata de un alt auditor intern, neimplicat in misiune.

2.3.6. Din cauza problemelor temporare de sanatate avute de auditorul intern in cursul anului 2012, nu a putut fi realizata o misiune de audit intern planificata , aceasta urmand a fi realizata in cursul anului 2013, la biroul Impozite si taxe, din cadrul primariei oras Mioveni.2.4.1. Compartimentul de audit intern, din cadrul primariei orasului Mioveni, functionand cu un singur auditor intern, nu a putut fi elaborat Programul de asigurare si imbunatatire a calitatii activitatii de audit intern in anul 2012.2.4.2. 1.a. Nerealizat, din cauza incadrarii compartimentului cu un singur post de auditor intern.2.4.2.1.b. Evaluarea anuala a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici, este realizata anual, in luna februarie pentru anul incheiat, calificativul pentru anul 2011 fiind de foarte bine2.4.2.1.c. A fost efectuata Autoevaluarea cu privire la implementarea standardelor de control intern / managerial , la data de 30.06.2012.

2.4.2.1.d. Nu a fost cazul.

2.4.2.2. In cursul anului 2012 nu au fost efectuate evaluari externe.2.5.1. Nu s- au efectuat angajari de auditori interni in anul 2012.2.5.2. Numarul de posturi de auditori interni prevazut in statul de functii al primariei orasului Mioveni este in prezent de doua din care ocupat este unu , cel de al doilea fiind vacant.Postul ocupat este de auditor, grad professional superior; clasaI.2.5.3. Conform datelor furnizate de Anexa nr. 5 , in anul 2010, numarul de auditori prevazut in statul de functii si cel ocupat a fost de unu, iar in anii 2011 si 2012, numarul de postruri prevazute in statul de functii a fost de doua posturi din care ocupate, doar unu, celalalt post fiind blocat. Acest fapt a facut imposibila aplicarea standardului international de audit intern 2340 Supervizarea misiunii, precum si a Standardului 1310 Evaluari ale programului de calitate.2.5.4. Postul de auditor intern ocupat este de economist.2.5.5. Auditorul intern este licentiat al A.S.E. Bucuresti, facultatea de Finante Contabilitate. Nu a urmat cursuri postuniversitare sau de masterat.2.5.6. Auditorul intern este incadarat ca functionar public, cu o vechime peste 5 ani.2.5.7. Asa cum rezulta din datele prezentate de Anexa nr. 9 , auditorul intern apartine grupei de varsta peste 50 ani.2.5.8. In anul 2012 nu au avut loc miscari de auditori interni.2.6.1. La nivelul primariei orasului Mioveni este elaborat anual planul de pregatire profesionala pentru functionarii publici, in conformitate cu prevederile Ordinului nr. 13.601 / 23.12.2008 actualizat, pentru aprobarea termenelor si a formatului standard de transmitere a datelor si informatiilor privind planul anual de perfectionare profesionala si fondurile alocate in scopul instruirii functionarilor publici, emis de Agentia Nationala a Functionarilor Publici. Planul anual, este intocmit pe domenii de perfectionare precum si pe tematici, in cadrul acestuia fiind cuprinsa si activitatea de audit intern.2.6.2.a. In cursul anului 2012, auditorul intern din cadrul primariei orasului Mioveni, a participat la un curs organizat de de Scoala de Finante Publice si Vama ,Ramnicu-Valcea durata cursului fiind de doua zile, avand ca tema: Stadiul implementarii sistemelor de control intern / managerial in administratia publica locala.2.6.2.b. Studiul individual este realizat de catre auditorul intern, pe tot parcursul anului prin consultarea sistematica a programului informatic Intralegis, de care beneficiaza toti functionarii publici din primaria orasului Mioveni.2.6.2.c. 2.6.2.d. Instruirea realizata de catre S.F.P. si Vama a fost extrem de utila pentru indrumarea in vederea efectuarii misiunii de audit cu tema Stadiul implementarii sistemelor de control intern / managerial in administratia publica locala. Iar consultarea permanenta a legisului precum si altor informatii de pe site-ul Ministerului de Finante este absolut necesara pentru a fi la zi cu legislatia in domeniu, cat si cu cea pentru domeniile auditabile.

2.6.3. Durata medie de realizare a pregatirii profesionale a auditorilor interni-Nr.

Crt.Indicatori20112012

1Numar de auditori care au efectuat pregatire profesionala, din care:11

1.1.Cursuri de instruire11

1.2.Studiu individual11

1.3.Alte forme

2Numar de zile total de pregatire profesionala, din care:107

2.1.Cursuri de instruire102

2.2.Studiu individual-5

2.3.Alte forme

3Durata medie de realizare a pregatirii profesionale- in zile/om ( 3=2/1 )107

2.6.4. Problemele de sanatate temporale, ivite in vara anului 2012, au condus la anularea unui curs de perfectionare programat pentru auditorul intern.CAPITOLUL 3.EVALUAREA ACTIVITATII DE AUDIT A COMPARTIMENTELOR DE AUDIT INTERN CARE SUNT ORGANIZATE SI FUNCTIONEAZA IN CADRUL ENTITATILOR PUBLICE SUBORDONATE, AFLATE IN COORDONARE SAU SUB AUTORITATE3.1. In subordinea / sub autoritatea / in coordonarea primariei orasului Mioveni nu exista entitati care sa aiba organizata activitatea de audit intern.CAPITOLUL 4.

PLANIFICAREA SI DERULAREA MISIUNILOR DE AUDIT INTERN

4.1. Planificarea activitatii de audit intern

4.1.1. Planificarea multianuala a. exista plan multianual, este aprobat si cuprinde toate activitatile entitatii.

b. misiunile planificate sunt misiuni de asigurare si consiliere.

c. activitatile cuprinse in planul multianual au fost stabilite pe baza analizei riscurilor asociate diverselor activitati, precum si a periodicitatii actiunilor astfel incat fiecare entitate sa fie auditata o data la 3 ani. d. Planul multianual a fost elaborat de catre compartimentul de audit public intern din cadrul primariei oras Mioveni pentru perioada 2011 2013, a fost inregistrat sub nr. 22642 / 31.11.2010 la registratura primariei si aprobat de primarul orasului Mioveni.4.1.2. Planificarea anuala Planificarea anuala a misiunilor de audit intern are la baza planul multiannual de audit intern, criterii semnal precum si sugestiile ordonatorului principal de credite.a. Obiectivele actiunii de auditare se stabilesc prin evaluarea riscurilor asociate actiunilor ce urmeaza a fi auditate precum si prin evaluarea eficacitatii sistemelor de control intern, realizata pe baza evaluarii riscurilor.b. Planul anual de audit public intern pentru anul 2012 a cuprins misiuni de asigurare, o misiune de evaluare a S.M.C. in primaria orasului Mioveni si o misiune de consiliere privind implementarea SMC in unitatile de invatamant subordonate C.L.Mioveni.c. In fundamentarea planului anual de audit intern pentru anul 2012 s-a tinut cont de: - respectarea periodicitatii in auditare, o parte din actiunile de auditare fiind cuprinse in planul multianual de audit intern;

- o misiune de audit intern, defalcata din planul anual al UCAAPI.d. Planul anual de audit intern a fost elaborat si inaintat cu nr. de inregistrare 23778 / 30.11.2011, spre aprobare, ordonatorului principal de credite, primarul orasului Mioveni.e. Din cele 6 misiuni de audit intern planificate pentru anul 2012, 4 au fost referitoare la functiile specifice entitatilor auditate, o parte din obiectivele stabilite vizand si functiile suport, adica, activitatile financiar- contabile, si achizitia de bunuri si servicii. f. Fondul de timp alocat misiunilor de audit planificate , din totalul fondului de timp calendaristic, in anul 2012, a fost de 69%.g. Gradul de realizare a planului de audit intern in anul 2012 a fost de 86%.Concediile de boala au condus la nerealizarea unei misiuni de audit intern planificata pentru biroul Impozite si taxe. A fost realizata o misiune ad-hoc la unitatile de invatamant , la sugestia ordonatorului principal de credite, privind modul de derulare a actiunii de stabilire si acordare a burselor scolare, in unitatile de invatamant subordonate C.L.Mioveni.h. Actualizarea planului de audit intern a fost realizata si aprobata de primarul orasului Mioveni in luna august 2012, conform adresei atasate planului anual de audit intern.i. Misiunii ad-hoc i-a fost alocat un numar de 11 zile, timp suficient pentru realizarea acestui obiectiv, privind respectarea criteriilor de stabilire si acordare a burselor scolare.4.2. Realizarea misiunilor de audit intern4.2.2.Misiuni de audit intern privind activitatile financiar contabile

a. numarul misiunilor de audit intern realizate - 2b. principalele obiective de audit urmarite:

- organizarea si tinerea la zi a registrelor de contabilitate Registrul jurnal;- organizarea contabilitatii privind plata datoriilor catre furnizori;

- organizarea si efectuarea Controlului Financiar Preventiv.

- getionarea chitantierelor;

- modul de incasare si depunere la casieria primariei, a incasarilor privind taxele de piata incasate de la producatorii agricoli si comerciali, pentru inchirieri de mese si cantare.

- evidentierea corecta in contabilitate a depunerilor efectuate de personalul Pietei Dacia Mioveni;

Principalele constatari, riscuri, si recomandari au fost urmatoarele:

c. riscurile inerente semnificative identificate:- tinerea la zi a Registrului jurnal;- existenta explicatiilor referitoare la operatiile inregistrate;- neanregistrarea cronologica a datelor in Registrul- jurnal;-neutilizarea conturilor debitoare si creditoare in conformitate cu natura operatiunilor efectuate.- inexistenta unor proceduri scrise ( monografii ) privind plata datoriilor catre furnizori;- nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea evidentei contabile a furnizorilor;

- evidentierea eronata a unor plati /cheluieli efectuate cu achizitionarea unor materiale, obiecte de inventar;- inexistenta procedurilor scrise /cadru metodologic privind aplicarea CFP;

- lipsa vizelor CFP pe documente;

- necompletarea Registrului privind operatiunile prezentate la viza CFP.

- gestionarea eronata a chitantierelor;- nerespectarea disciplinei de casa privind inregistrarea si depunerea incasarilor din taxele de piata la casieria primariei, si apoi la Trezoreria municipiului Pitesti;

- neevidentierea corecta in contabilitatea primariei oras Mioveni a depunerilor efectuate de Administratia pietei Dacia Mioveni.

- legalitatea tarifelor practicate de administratia pietei Dacia Mioveni.

Constatari

Pe baza testelor realizate privind organizarea si conducerea contabilitatii la entitatile auditate, Piata Agroalimentara Dacia Mioveni, si Politia Locala Miovenis-au constatat urmatoarele:- contabilitatea este organizata si condusa la nivelul primariei orasului Mioveni;- Registrul-jurnal este actualizat, operatiunile economice sunt inregistrate cronologic;

- conturile sunt utilizate in concordanta cu natura operatiunilor efctuate;

- au fost elaborate si sunt cunoscute de catre utilizatori, proceduri operationale privind plata datoriilor catre furnizori;

- au fost elaborate proceduri operationale privind exercitarea CFP;

- a fost infiintat si este completat Registrul privind operatiunile prezentate la viza CFP;

- chitantierele eliberate de serviciul contabilitate din cadrul primariei orasului Mioveni, conform fisei de magazine a formularelor cu regim special, au fost utilizate in mod correct;- taxele de piata stabilite de C.L.Mioveni, incasate de la producatorii agricoli si comercianti au fost incasate in mod corect si depuse in termen, in conformitate cu prevederile Ordinului nr. 209 / 1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiunilor de casa.- sumele depuse de administratia pietei, din taxele de piata, au fost regasite in totalitate in extrasele de cont din contabilitatea primariei, si inregistrate in mod corect in contul de venituri corespunzator naturii veniturilor.

- tarifele practicate de administratia pietei Dacia Mioveni, pentru serviciile prestate utilizatorilor de servicii furnizate ( taxe pentru inchirierea de mese si pentru spatiile din jurul pietei) au fost aprobate prin HCLMioveni nr. 20 / 18.03.2010, in vigoare si in prezent. Tarifele sunt differentiate pe societati comerciale si producatori agricoli, cat si pe cele doua corpuri ale pietei.1. Risc - depunerea sumelor incasate de la administratia pietei, la Trezoreria municipiului Pitesti, de catre casierul central al primariei orasului Mioveni.

1.1. Au fost constatate unele decalaje dintre data depunerii sumelor la casieria centrala a primariei oras Mioveni, si data depunerii acestor sume la Trezoreria municipiului Pitesti. Conform testelor efectuate de catre auditor, au rezultat in unele cazuri intarzieri de 3 5 zile a depunerii incasarilor la trezorerie, acestea nefiind depuse nici a doua zi lucratoare , asa cum prevede art. 5.6.1. din Ordinul 1235 / 19.09.2003 republicata, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OUG nr. 146 / 2012 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului. Conform acesteia, incasarile efectuate de catre institutiile publice prin casieria proprie, si care nu se afla in aceeasi localitate cu unitatea trezoreriei statului la care sunt arondate, termenul de depunere este de doua zile lucratoare.Cauze - Lipsa unor forme de control intern, in cazul de fata, potrivit fiind controlul ierarhic.Consecinte Nerespectarea disciplinei de casa.Recomandari 1. Respectarea disciplinei de casa prin depunerea numerarului din doua in doua zile lucratoare;

Recomandarea a fost implementata , controlul ierarhic fiind exercitat in mod sistematic de catre d-na Iacob Camelia, salariata a serviciului de contabilitate din cadrul primariei orasului Mioveni.1.2. Nerespectarea disciplinei de casa a fost constatata si in cazul incasarii consumului de energie electrica de la utilizatorii serviciilor pietei Dacia Mioveni. Au fost constatate cazuri, conform testelor efectuate, de intarziei in depunerea la casieria centrala , a unui numar de zile de 30 38 de zile.

Cauze Lipsa exercitarii controlului internConsecinte Incalcarea disciplinei de casa, Art. 43 din Regulamentul operatiunilor de casa nr. 209 / 1976, stabilind obligativitatea depunerii zilnice a sumelor incasate in cursul zilei, si a predarii soldului in numerar, casierului central.Recomandari Depunerea zilnic, la casieria primariei orasului Mioveni, a numerarului incasat in ziua anterioara.Recomandarea a fost implementata prin efectuarea controlului ierarhic, lunar, de catre serviciul conabilitate din cadrul primariei, implementarea recomandarii fiind constatata de auditor, prin verificarea efectuata la sfarsitul anului 2012.4.2.3. Misiuni de audit privind achizitiile publice a. numarul misiunilor de audit realizate - 1 b. principalele obiective de audit urmarite:

- planul anual de achizitii;

- modalitatea de atribuire a contractelor de achizitie;

- proceduri de lucru privind achizitiile publice.Constatari

Achizitiile publice , a constituit unul din obiectivele actiunii de auditare efectuata la Politia Locala , care se afla in subordinea primariei orasului Mioveni.- Achizitiile de bunuri si servicii sunt cuprinse in Planul anual de achizitii al primariei orasului Mioveni.

- Din totalul cheltuielilor cu bunuri si servicii pentru anul 2011, in suma de 267.000 lei, 40%, au reprezentat cheltuielile cu achizitia de uniforme si echipament, in suma de 108.000 lei . Avand in vedere ca valoarea contractelor achizitie , atat pentru uniforme cat si pentru incaltaminte nu a depasit pragul valoric de 15.000 de euro, procedura de achizitie utilizata de primaria orasului Mioveni, a fost negocierea directa cu furnizorul de echipament, SC Bia Flor Raluk SRL.- Restul achizitiilor efectuate in anul 2011 pentru Politia Locala, a fost constituita din diverse materiale si servicii, de valori mici, procurate prin incredintare directa, cu respectarea prevederilor Ordonantei de Urgenta nr. 34 / 2006, actualizata, privind atribuirea contractelor de achizitie publica.

4.2.8. Misiuni de audit privind functiile specifice entitatii a. numarul entitatilor auditate 3 b. principalele obiective de audit urmarite:

- solutionarea petitiilor si intocmirea raportului lunar privind solutionarea petitiilor de catre Politia Locala;

- organizarea evidentei contraventiilor si a transmiterii lor in termen catre de

organele de specialitate din primarii, spre urmarire;

- comunicarea de catre personalul cu atributii de stare civila, catre SPCLEP de modificare a datelor de stare civila a minorilor cu varsta sub 14 ani;

- comunicarea de catre personalul cu atributii de stare civila catre SPCLEP a datelor referitoare la deces;

- actualizarea Registrului National de Evidenta a Populatiei cu informatiile referitoare la datele de stare civila;

- eliberarea actelor de identitate;

- stabilirea criteriilor specifice de acordare a burselor de performanta, a burselor de merit, de studiu si a burselor de ajutor social de catre Consiliile de Administratie in unitatile de invatamant, subordonate C.L.Mioveni.

- plata legala a burselor scolare.

Constatari

- Conform testelor efectuate de auditor privind solutionarea petitiilor, s-a constatat ca petitiile au fost inregistrate de catre persoana cu responsabilitati prin fisa postului cu primirea, evidentierea si urmarirea solutionarii in termen a petitiilor.- petitiile au fost repartizate spre rezolvare compartimentelor de specialitate, carora li s-a adresat petitia, cu mentionarea termenului de trimitere a raspunsului;

- expedierea raspunsurilor s-a facut in termen legal;

- procesele verbale de contraventie au fost inregistrate, prin atribuirea unui numar de evidenta la entitatea auditata;

- procesele- verbale de contraventie au fost transmise in termen legal catre primariile in a carei raza teritoriala locuieste contravenientul.

- comunicarea de catre personalul cu atributii de stare civila catre SPCLEP, privind modificarea datelor de stare civila ale minorilor sub 14 ani, a datelor referitoare la deces, in termenul legal stabilit de H.G.nr. 1375 / 2006, pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitara a dispozitiilor legale privind evidenta, domiciliul, resedinta si actele de identitate ale cetatenilor romani.- Registrul National de Evidenta a Populatiei a fost actualizat cu informatiile referitoare la identificarea minorului si a parintilor acestuia, precum si cu informatiile din documentele care atesta modificarea statutului civil ale persoanei, precum si cu masurile dispuse de instanta judecatoreasca- eliberarea actelor de identitate s-a realizat in conditiile legii, iar inmanarea cartilor de identitate pentru persoanele aflate in situatii deosebite, s-a facut cu respectarea prevederilor legale in materie.

Risc - Neconformitatea cu Hotararea Consiului Local nr. 21 / 23.02.2012, privind aprobarea criteriilor generale de acordare a burselor elevilor din unitatile de invatamant subordonate, in limita fondurilor aprobate prin BVC al fiecarei scoli.Constatari Nicio unitate de invatamant auditata nu a avut incheiata actiunea de stabilire a criteriilor privind acordarea burselor scolare, conform HCLMioveni nr. 21 / 23.02.2012, emisa in baza Ordinului nr. 5576 / 2011, privind aprobarea criteriilor generale de acordare a burselor elevilor din invatamantul preuniversitar de stat. Actiunea, in fiecare unitate de invatamant , se afla intr-un anumit stadiu de stabilire a criteriilor, fara a fi stabilit numarul exact al elevilor pentru fiecare categorie de bursa, cu incadrarea in bugetul aprobat de CLMioveni.

Cauze- au fost invocate motive legate de constituirea dosarelor elevilor, acestia neprezentand documentele solicitate de unitatea de invatamant, in vederea acordarii burselor de merit, de studii sau sociale.

Consecinte privarea elevilor de drepturile cuvenite, stabilite prin HCL Mioveni nr. 21 / 23.02.2012.Recomandari - Urgentarea actiunii de stabilire a criteriilor de acordare a burselor pentru anul 2012.Recomandarea a fost implementata, incepand cu data de 01.05.2012, toate unitatile de invatamant au platit efectiv bursele elevilor. 4.2.9.Misiune de audit privind evaluarea stadiului de implementare a Sistemelor de Control intern la primaria orasului Miovenia. numarul misiunilor realizate 1

b. principalele obiective ale misiunii de audit:

- organizarea procesului privind implementarea sistemului de control intern/ managerial;

- analiza elaborarii si dezvoltarii Programului de dezvoltarea a SMC la 30.06.2012;

- implementarea SMC la nivelul primariei orasului Mioveni;

- implementarea standardelor de control;

Risc - Neconstituirea Comisiei de monitorizare a SMCConstatari: in mod incorrect a fost nominalizat ca presedinte al Comisiei de monitorizare, d-l primar, in conditiile in care dispozitia nr. 221 / 23.02.2012 de constituire a Comisiei de monitorizare a fost emisa de primarul orasului Mioveni, care avea sarcina de a aproba activitatea desfasurata de Comisia de monitorizare. In timpul efectuarii misiunii de audit intern, a fost modificata dispozitia de constituire, in sensul schimbarii presedintelui , cu d-l veceprimar Costache Aurel, prin Dispozitia nr. 948 / 17.08.2012. Prin aceeasi dispozitie a fost nominalizata si d-na Patrasu Laura, referent in cadrul serviciului Resurse Umane, ca secretar al Comisiei de monitorizare.Cauze neantelegerea textului de lege.

Consecinte incompatibilitate, in sensul ca aceeasi persoana, d-l primar, indeplinea si functia de presedinte al comisiei , in acelasi timp emitea si dispozitia de numire a dansului, ca presedinte.Recomandari modificarea componentei Comisiei de monitorizare si numirea secretarului comisiei.Recomandarea a fost implementata pe parcursul derularii misiunii de audit.Risc Nestabilirea obiectivelor Programului de dezvoltareConstatari:

Programul de dezvoltare a controlului intern a fost elaborat prin structurarea pe cele 10 etapede implementare, cu termene si reponsabilitati, nefiind stabilite in cadrul fiecarei etape, obiectivele si activitatile aferente acestora Programul de dezvoltare nu este elaborat si la nivel de compartiment, asa cum este stabilit de art. 2 alin(2) din Ordinul 946 / 2005 republicat, precum si de art.3 din Dispozitia nr. 221 / 23.02.2012.Cauze Comisia de monitorizare a pus accent mai mult pe stabilirea procedurilor operationale, nemaiavand timpul necesar pana la momentul auditarii pentru defalcarea obiectivelor in activitati si operatii.Consecinte Dificultati in urmarirea implementarii standardelor de management la nivelul compartimentelor.Recomandari Stabilirea pentru fiecare etapa de implementare a SMC a obiectivelor, actiunilor, responsabilitatilor si termenelor de implementare, atat la nivel de entitate cat si la nivel de compartiment.Recomandarea - nu a fost implementata, actiunea fiind in desfasurare.Risc Nestabilirea indicatorilor de performanta asociati obiectivelor si activitatilorConstatari Lista centralizatoare a activitatilor intocmita pentru primaria orasului Mioveni nu este insotita de stabilirea indicatorilor de performanta pentru fiecare activitate. Cauze - lipsa de timp pentru efectuarea tuturor documentelorConsecinte - neurmarirea performantelor activitatilor aflate in coordonare

Recomandari - defalcarea pentru toate structurile din componenta organigramei primariei oras Mioveni, a obiectivelor in activitati, operatii, indicatori de performanta ( etapa VII VIII din SCM).

Recomandarea nu a putut fi implementata, fiind conditionata de stabilirea obiectivelor specifice, pentru toate activitatile.

Risc neconstituirea Registrului riscurilor la nivelul primarieiConstatari - Actiunea de gestionare a riscurilor fiind organizata la nivelul primariei de relativ putin timp ( lunile iulie si august 2012 ), Registrul riscurilor a fost elaborat la nivelul compartimentelor, urmand a fi elaborat si la nivelul entitatii, in prezent fiind intrunite conditiile necesare pentru desfasurarea sedintei de analiza a riscurilor majore la nivel de entitate.Cauze - lipsa de timp pentru elaborarea tuturor documentelor necesare

Consecinte - necunoasterea riscurilor majore la nivelul primariei orasului Mioveni

Recomandari - intrunirea in cel mai scurt timp a Echipei de gestionare a riscurilor la nivelul entitatii

Recomandarea a fost implementata la sfarsitul lunii septembrie 2012

Risc Incadrarea ca fiind neprocedurabile, a unor activitati care pot fi procedurateConstatari - S-a constatat ca unele din activitatile inventariate ale compartimentelor au fost incadrate ca fiind neprocedurabile , in opinia auditorului acestea putand fi procedurabile, asa cum rezulta din Lista de control si testele realizate. Este astfel vorba despre activitatea de verificarea documentatiei privind obtinerea certificatelor de urbanism, sau a autorizatiei de construire - sau, activitatea de verificare operatori taxi si transport calatori.Cauze - neantelegerea corecta a notiunii de procedura

Consecine - cresterea riscului de eroare prin lipsa procedurilor de lucru

Recomandari - Analizarea activitatilor incadrate ca neprocedurabile si a posibilitatii de a stabili proceduri operationale.

Recomandarea va fi implementata in anul 2013, in compartimentele fiind preocupate de activitatea de stabilire a obiectivelor specifice.

In primaria orasului Mioveni, in prezent se desfasoara activitatea de intocmire a Programului de dezvoltare la nivelul fiecarui compartiment , de sabilire a obiectivelor si activitatilor , cu termene de executie si responsabilitati la nivelul acestora.CAPITOLUL 55.1. In planul de audit intern pentru anul 2012, a fost cuprinsa o misiune de consiliere, considerata a fi necesara, pentru demararea implementarii sistemelor de control intern / managerial la nivelul entitatilor aflate in subordinea CLMioveni. Misiunea de consiliere s-a desfasurat in unitatile de invatamant subordonate CLMioveni, fondul de timp alocat acestei misiuni fiind de 28 de zile.5.2. Misiunea de consiliere a avut ca scop facilitatea intelegerii notiunilor privind implementarea sistemelor de control intern. Misiunea de consiliere a fost organizata si s-a desfasurat sub forma unei misiuni formalizate.

Principalele obiective urmarite au fost :

1. Organizarea procesului privind implementarea sistemului de control intern/ managerial;2. Analiza elaborarii si dezvoltarii Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial la data de 30.09.2012;3. Implementarea sistemului de control intern / managerial (SCM) la nivelul unitatilor de invatamant.4. Implementarea standardelor de control;Constatari : 1. La data declansarii misiunii de consiliere in unitatile de invatamant din subordinea CLMioveni nu era declansata actiunea de implementare a SMC. Pe perioada derularii misiunii de consiliere in unitatile scolare principale au fost emise dispozitii de constituire a Comisiilor de monitorizare, dupa cum urmeaza:

-La Scoala Gimnaziala George Toparceanu Mioveni, a fost emisa Decizia nr. 226 / 05.12.2012 pentru constituirea Comisiei de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a implementarii sistemului de control intern / managerial.

- La Scoala Gimnaziala Liviu Rebreanu Mioveni, a fost emisa Decizia nr. 252 / 29.10.2012 pentru constituirea Comisiei de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a implementarii sistemului de control intern / managerial.

- Liceul Teoretic Iulia ZamfirescuMioveni, a emis Decizia nr. 195 / 28.12.2010, pentru constituirea Comisiei de elaborare a standardelor de management si control intern.

- Liceul Tehnologic Constructii de Masini Colibasi, a emis decizia nr. 242 / 20.11.2012, privind constituirea Comisiei de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control managerial. Toate deciziile au ca anexa, Regulamentul comisiei de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a SMC, prin care au fost stabilite atributiile Comisiei, precum si atributiile presedintelui si ale secretarului comisiei.2. Programul de dezvoltare a SMCa fost elaborate in timpul desfasurarii misiunii de auditare, fiind analizat si aprobat in sedinta Comisiei de monitorizare din data de 11.12.2012 la Liceul Tehnologic C-tii de Masini Colibasi.Risc neelaborarea programului de dezvoltare a SMC

Constatari :

Scolile gimnaziale George Toparceanu si Liviu Rebreanu au demarat cu intarziere procedurile privind implementarea SMC, acestea in prezent fiind in lucru. Liceul Teoretic Iulia Zamfirescu in perioada misiunii de audit interna demarat actualizarea Regulamentului de Organizare si Functionare, urmand inceperea procedurilor de implenentare a SMC ,de anul urmator.

Cauze: declansarea cu intarziere a procedurilor privind implementarea standardelor de control intern.

Efecte: lipsa Programului de dezvoltare cat al procedurilor de sistemSolutii propuse: finalizarea pana la sfarsitul lunii decembrie a documentatiei privind Programul de dezvoltare a sistemului de control intern / managerial , la scolile gimnaziale si finalizarea ROF-lui la Liceul Toeretic Iulia Zamfirescu.

Recomandarea a fost implementata la data de 31.12.2012

Risc nestabilirea Listei activitatilor si Listei activitatilor procedurabile

Constatri: Nu au fost stabilite obiectivele specifice, motiv pentru care nu pot fi stabiliti indicatori de performanta , asociati acestora.

Cauze: declansarea cu intarziere a procedurilor privind implementarea standardelor de control intern.

Solutii propuse: defalcarea pentru toate structurile din componenta organigramei fiecarei unitati de invatamant consiliat, a obiectivelor in activitati, operatii, indicatori de performanta ( etapa VII VIII din SMC ) .

Avand in vedere faza incipienta in care se afla toate unitatile de invatamant consiliate, in privinta implementarii sistemelor de control intern / managerial, numarul standardelor implementate fiind foarte mic, rezumandu-se la cateva standarde partial implementate, sistemul de control la nivelul fiecarei unitati de invatamant consiliata, este apreciat ca fiind neconform.

In perioada urmatoare, incepand cu luna ianuarie 2013, Comisia de monitorizare constituita la nivelul fiecarei unitati de invatamant se va ocupa cu supravegherea si indrumarea compartimentelor in elaborarea obiectivelor generale si specifice fiecarui compartiment aflat in Organigrama unitatii de invatamant, a elaborarii procedurilor operationale, si a gestionarii riscurilor la nivelul compartimentelor cat si la nivelul entitatii.

CAPITOLUL 66.1. Misiunile de audit derulate in anul 2012au cuprins activitati specifice ale unor entitati aflate in subordinea primariei oras Mioveni, a caror activitate s-a constatat a fi corespunzatoare , mai putin unitatile de invatamant care, au trebuit a fi impulsionate in vederea urgentarii actiunii de stabilire a criteriilor de acordare a burselor scolare pentru anul 2012.6.1.2. Rolul auditului intern in cazul misiunii de asigurare efectuata asupra activitatii financiar contabile desfasurata pentru Piata agroalimentara Dacia Mioveni, a fost de imbunatatire a controlului intern efectuat de catre serviciul de contabilitate din primaria orasului Mioveni, care in urma deficientelor constatate de auditor isi desfasoara lunar controlul ierarhic asupra operatiunilor de incasare si depunere a taxelor de piata la casieria centrala, precum si depunere a acestora la Trezoreria municipiului Pitesti.

6.1.3. De asemenea auditul intern a avut o contributie insemnata in procesul de intelegere de catre managementul unitatilor de invatamant al importantei gestionarii riscurilor asociate fiecarei activitati.CAPITOLUL 77.1. Pentru imbunatatirea activitatii de audit intern desfasurate la nivelul primariei orasului Mioveni si a celor 21 de entitati aflate in subordinea, in coordonarea sau sub autoritatea Consiliului Local Mioveni, ar fi necesar a fi ocupat al doilea post de auditor intern cuprins in Statul de functii si in organigrama primariei orasului Mioveni.Auditor intern

Irimia VioricaPAGE 2