PROJECT MANAGEMENT

In 12 pasi

1. Ce este un proiectVarianta 1 o serie de actiuni cu scopul de a obtine, la un moment dat, un rezultat, care a fost definit in prealabil

Ce este un proiectVarianta 2faci aranjamente pentru o excursie la munte pui la cale un site organizezi un campionat de fotbal la liceu

2. S-o luam pe rand:Ideea Resurse Echipa Planificare Lucru efectiv Evaluare

3. Ideea In scrisAi o solutie (o strategie)? Verifica daca solutia duce la rezultatul pe care-l vreiDefineste parametrii/indicatorii de succes ai rezultatuluiRiscuri?Exista resurse?Cine se va bucura de rezultate? (grupul tinta) Cu cine trebuie sa tratam cu grija? (stakeholders)

4. SMARTRezultatul trebuie sa fie:S specific / SpecificM masurabil / MeasurableA de atins / AchievableR realist / RealisticT si in timp determinat / Timed

Rezultatul Rezultatul trebuie sa corespunda indicatorilor de succes (pe care i-ai definit la inceput, in faza de descriere a ideei)Project management administrarea proiectului: combinarea resurselor pentru a obtine:Calitatea rezultatuluiIn timpul programat (deadline)In limitele bugetului disponibil

5. ResurseElemente masurabileTimpEchipa Partea tehnica / tehnologicaBani

6. Echipa Indivizi cu calitati personale potrivite proiectului si cu capacitatea de a lucra in echipa leadership / teamworkDiscuta cu ei planificarea facuta. Probabil poate fi imbunatatitaFiecare trebuie sa stie exact ce are de facutBrainstorming:Aduna (scrie) toate ideile care apar, nu le evalua in momentul in care sunt spusePoti face selectia mai tirziu: cu cat sunt mai mult idei, cu atat cresc sansele de a gasi o solutie valoroasaAccepta idei traznite; nu stii de unde sare iepurele

7. Planificarea Definirea proiectului: descrie (in scris) etapele care trebuie parcurse si estimeaza cat va dura fiecare.Fa lista resurselor necesare pt fiecare etapaExista o strategie alternativa (acelasi rezultat obtinut cu alte resurse)?Imagineaza un proiect pilot (un test la scara mica, un model usor de realizat)

8. Lucru efectivDaca pana acum totul a mers bine, ai parcurs 80% din proiect. Multe proiecte raman aici Verifica, pe parcurs, indicatorii stabiliti (de timp, de calitate)Fii pregatit sa ajustezi procesul (sa recuperezi timp, sa realoci resurse, sa cauti alternative, sa inlocuiesti un membru al echipei)Comunicarea e esentiala (in echipa, cu factorii de decizie, cu grupul tinta, cu sponsorii)

Comunicare

9. Evaluare

Istoria consemneaza doar scorul final EVALUAREA rezultatului, in raport cu indicatorii descrisi initial

10. Time management Stabileste-ti TO DO LIST pe o anumita perioada (chiar daca ti se pare ca iti ia mult timp)Aloca prioritati pentru fiecare dintre treburi si incepe cu cele mai importanteRezolva intai cele mai dificile taskuriFoloseste agende pe zile / saptamana / luna

11. Fund raisingDu-te la sponsor cu un plan clar, usor de cititArata-i ce tip de proiect e, care sunt grupurile tintaArata-i ce poate castiga din asocierea cu proiectul tau (de obicei, o buna publicitate). Evaluarea proiectului!!Convinge-l ca poti sa-i arati cum cheltuiesti banii lui Eventual, un proiect anterior (tu sau un alt membru al echipei)Pastreaza legatura cu sponsorul, arata-i progreseleFormule alternative: tombole, licitatiiActivitatea de fundraising e o negociere, trebuie sa gasesti compromisuri win-win (bani/in kind)

Sumar

Matricea logica / Logical framework matrix

Succes!

Proiectul: limitat in timp/resurse, rezultatul cuantificabilIn scris: pt ca vor aparea modificari, pe masura ce se aduna informatii in plus si experientaRezultatele: ce inseamna sa reuseasca proiectulDe tradus si explicat stakeholders (parinti, profesori, comunitate)Planifica totul pt. 80% din timpul disponibil: intotdeauna apar intarzieri neprevazute. Atentie, timpul nu poate fi obtinut din nici o alta resursa (in schimb celelalte, da)Fundraising: Este cea care face diferenta intre un proiect care merge si un proiect de succesEchipa trebuie sa creada in proiect, sa si-l asumeAvantajul lucrului in echipa: different skills, se poate lucra in paralel si se pot corecta greseli (se vede mai repede cind apar), leaderul se poate concentra pe strategie (obiectivul major) si poate lasa micromanagementul la nivelul echipeiDezavantaj: e o permanenta negociere intre personalitati diferite, leaderul trebuie sa delege responsabilitati (sa imparta cu altii ideea pe care avut-o)lasa timp destul pentru a termina un task, dar nu prea mult ca sa nu lungesti inutil proiectul ETAPEStabileste standarde pe care sa le poti verifica in timpul implementariiE utila pentru raportul catre sponsorE utila pentru CVE utila pentru justificarea unei solicitari de fonduri pt un proiect ulteriorCe vrea un sponsor: sa fie asigurat ca proiectul se va intampla, cu adevarat. Nu planifica un buget prea mic (sub costurile proiectului)Nu neglija contributiile mici, fiecare e importantaFii gata sa accepti schimbari (sugerate de sponsor), daca nu te incurca prea tareNu fi descurajat de insuccese: o rata acceptabila e de un succes (mic) la 5 incercariTrebuie sa stii cam care e politica de sponsorizare a organizatiei, sa nu ceri prea multIn bugetul pe care i-l arati, nu trisa: oamenii stiu cat costa lucrurile!