Project 2003

61

description

Documentatie pentru MS Project 2003

Transcript of Project 2003

Page 1: Project 2003
Page 2: Project 2003

Ursan-Mihalcea Rǎzvan

Project 2003 Concepte şi Lecţii ilustrate

Page 3: Project 2003

Cuprins

1. DESPRE ACEASTǍ CARTE............................................................................................................ 1 2. ICONIŢE FOLOSITE ÎN ACEASTǍ CARTE................................................................................ 1 3. INTRODUCERE ................................................................................................................................ 2

3.1. PROIECTE CARE POT FI REALIZATE CU PROJECT ........................................................................... 2 3.2. NOŢIUNI DE BAZǍ ........................................................................................................................ 2 3.3. PAŞII REALIZǍRII ŞI FINALIZǍRII UNUI PROIECT............................................................................ 3

4. LECŢIA 1 – O INTRODUCERE ÎN MEDIUL PROJECT ............................................................ 3 5. LECŢIA 2 – DEFINIREA PROIECTULUI ŞI A TASK-URILOR ACESTUIA.......................... 5

5.1. INTRODUCEREA DATELOR ............................................................................................................ 5 5.2. STABILIREA DATEI DE ÎNCEPERE A PROIECTULUI.......................................................................... 6 5.3. STABILIREA DURATELOR FIECARUI TASK ŞI SUBTASK .................................................................. 7 5.4. EVIDENŢIEREA TASK-URILOR STRUCTURATE ............................................................................... 8

6. LECŢIA 3 – CONCEPTUL DE LEGǍTURǍ ÎNTRE DOUǍ ACTIVITǍŢI .............................. 9 6.1. LEGǍTURI ÎNTRE ACTIVITǍŢILE UNUI PROIECT............................................................................. 9 6.2. NUMEROTAREA TASK-URILOR ŞI A SUBTASK-URILOR................................................................. 10

7. LECŢIA 4 – STRUCTURA IERARHICǍ A PROIECTULUI .................................................... 11 8. LECŢIA 5 – CREAREA LEGǍTURILOR ÎNTRE TASK-URI.................................................. 12 9. LECŢIA 6 – DRUMUL CRITIC AL PROIECTULUI ................................................................. 15 10. LECŢIA 7 – SENSIBILITATEA UNUI PROIECT.................................................................. 16 11. LECŢIA 8 – ÎNTÂRZIERI ÎNTRE ACTIVITǍŢI................................................................... 17 12. LECŢIA 9 – DIAGRAMA REŢEA............................................................................................ 18 13. LECŢIA 10 – RESURSELE PROIECTULUI........................................................................... 20

13.1. TIPURI DE RESURSE .................................................................................................................... 20 13.2. CREAREA STOCULUI DE RESURSE ............................................................................................... 20 13.3. ALOCAREA RESURSELOR PENTRU FIECARE ACTIVITATE ............................................................. 21

14. LECŢIA 11 – TASK-URI EVENIMENT .................................................................................. 24 15. LECŢIA 12 – DEFINIREA VACANŢELOR ŞI A SǍRBǍTORILOR .................................. 26 16. LECŢIA 13 – TEHNICI DE PRINTARE A PROIECTULUI ................................................. 28

16.1. PRINTAREA DIAGRAMEI REŢEA................................................................................................... 28 16.2. PRINTAREA DIAGRAMEI GANTT ŞI/SAU A TABELULUI DE TASK-URI............................................ 29 16.3. SETAREA ANTETULUI ŞI A SUBSOLULUI UNEI PAGINI .................................................................. 30

17. LECŢIA 14 – SCHIMBAREA TIPULUI DE TASK FOLOSIT.............................................. 31 18. LECŢIA 15 – RESURSE SUPRAALOCATE ........................................................................... 32

18.1. MODURI DE DETERMINARE A RESURSELOR SUPRAALOCATE....................................................... 32 18.2. REZOLVAREA PROBLEMEI DE SUPRAALOCARE ........................................................................... 34

Page 4: Project 2003

19. LECŢIA 16 – DETALIILE FINANCIARE ALE RESURSELOR.......................................... 35 19.1. INTRODUCEREA DATELOR FINANCIARE PENTRU FIECARE RESURSǍ ............................................ 35 19.2. DETERMINAREA COSTULUI FIECǍRUI TASK ŞI A COSTULUI TOTAL.............................................. 36

20. LECŢIA 17 – GENERAREA RAPOARTELOR ...................................................................... 37 21. LECŢIA 18 – TASK-URI RECURENTE .................................................................................. 38 22. LECŢIA 19 – SORTAREA, GRUPAREA ŞI FILTRAREA INFORMAŢIILOR ................. 40

22.1. SORTAREA INFORMAŢIILOR........................................................................................................ 40 22.2. GRUPAREA INFORMAŢIILOR ....................................................................................................... 40 22.3. FILTRAREA INFORMAŢIILOR ....................................................................................................... 42

23. LECŢIA 20 – MAI MULTǍ INFORMAŢIE ............................................................................ 44 23.1. MODUL DUAL DE VIZUALIZARE.................................................................................................. 44 23.2. MODIFICAREA UNITǍŢII DE TIMP FOLOSITǍ ÎN DIAGRAMA GANTT ............................................. 46 23.3. INSERAREA UNEI ALTE COLOANE DE INFORMAŢII ÎN TABELUL DE TASK-URI............................... 47 23.4. NOTIŢE DESPRE TASK-URI .......................................................................................................... 48 23.5. TASK-URI CU REFERINŢE ............................................................................................................ 48 23.6. PERSONALIZAREA ASPECTULUI TASK-URILOR............................................................................ 49 23.7. MAI MULTE DESPRE RESURSE..................................................................................................... 50

24. LECŢIA 21 – PROIECTE STRUCTURATE............................................................................ 51 25. LECŢIA 22 – ANALIZA PROGRESULUI ÎNTR-UN PROIECT.......................................... 53

25.1. SALVAREA LINIEI DE BAZǍ A PROIECTULUI ................................................................................ 53 25.2. ACTUALIZAREA PROGRESULUI ................................................................................................... 53 25.3. COMPARAREA PROGRESULUI FAŢǍ DE LINIA DE BAZǍ ............................................................... 55 25.4. INFORMAŢII STATISTICE DESPRE PROIECT................................................................................... 56

Page 5: Project 2003

1 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

1. Despre aceastǎ carte

De acum încolo voi presupune cǎ ştii sǎ foloseşti un computer, cum sǎ lucrezi în mediul Windows şi voi presupune de asemenea cǎ ştii sǎ lucrezi cu anumite produse din pachetul Office©, şi cǎ nu ţi-e fricǎ sǎ umbli la setǎrile produselor respective.

Aceastǎ carte nu va acoperi teoria managementului de proiecte (pentru aceasta existând materiale dedicate), însǎ voi reaminti pe parcurs anumite concepte de bazǎ din teoria managementului de proiecte.

Am organizat cartea pe Lecţii, care pe parcurs vor deveni mai complicate, dar nu

imposibile. Dacǎ ai deja ceva experienţǎ în folosirea produsului Project, poţi sǎri lecţiile pe care le cunoşti deja, însǎ, dacǎ e prima oarǎ când lucrezi cu Project, te sfǎtuiesc sǎ parcurgi lecţiile pe rând fǎrǎ a trece la altǎ lecţie pânǎ nu ai înţeles perfect lecţia anterioarǎ.

Chiar dacǎ în aceastǎ carte am folosit Project 2003 pentru a prezenta modul de lucru cu produsul Project, majoritatea tehnicilor prezentate aici pot fi realizate şi în alte versiuni anterioare de Project (XP, 2000).

2. Iconiţe folosite în aceastǎ carte Aceastǎ iconiţǎ marcheazǎ idei, metode sau detalii care trebuiesc reţinute pe viitor. Pe scurt, cand vezi iconiţa aceasta cu creionul înseamnǎ cǎ trebuie sǎ reţii ce scrie in dreptul ei (nu şi în cazul acesta). Informaţiile din dreptul acestei iconiţe nu sunt obligatoriu de reţinut, dar dacǎ vrei sǎ le reţii, cu atât mai bine! Cu aceastǎ iconiţǎ vin detaliile foarte importante, la care trebuie sǎ ai mare grijǎ, şi evident sǎ le reţii!

Page 6: Project 2003

2 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

3. Introducere

Dacǎ ai fost vreodatǎ responsabil de coordonarea unor activitǎţi specifice care trebuiesc finalizate într-o perioadǎ anume (sau pânǎ la un anumit termen limitǎ) şi pentru o anumitǎ valoare de bani, sau dacǎ eşti pur şi simplu un manager de proiect, aceastǎ carte este pentru tine. Chiar dacǎ nu ne dǎm seama, noi toţi aplicǎm teoria managementului în viaţa de zi cu zi. Când ? Când ne ducem la şcoalǎ sau la muncǎ, înainte sǎ mâncǎm, când lucrǎm, şi în orice facem în fiecare moment al vieţii noastre. Cum aşa ? Pǎi, de exemplu, înainte sǎ mâncǎm (unii din noi) ne gândim ce mâncǎruri putem pregǎti sau ce mâncǎruri avem deja, şi alegem mâncarea care ne satisface cel mai bine în funcţie de anumite criterii. Aşadar, înainte sǎ mâncǎm, ne gândim la toate variantele de mâncǎruri, iar apoi luǎm o decizie care reprezintǎ varianta cea mai potrivitǎ (în funcţie de cât de foame ne este, de ce orǎ este, ş.a.m.d.).

3.1. Proiecte care pot fi realizate cu Project Iatǎ câteva exemple de proiecte care se realizeazǎ zilnic:

• Realizarea unui produs software • Publicarea unui ziar sau revistǎ • Implementarea unui program de antrenament • Pregǎtirea unei petreceri

Aşadar, cum ne poate ajuta Project în cazul realizǎrii unui proiect ? Project ne ajutǎ sǎ realizǎm un plan de acţiune, ne dǎ posibilitatea introducerii şi organizǎrii informaţiilor şi detaliilor care definesc activitǎţile ce trebuiesc terminate pentru a atinge obiectivul propus. Project te ajutǎ începând cu definirea proiectului şi detaliilor acestuia, continuând apoi cu definirea activitǎţilor şi resurselor care alcǎtuiesc proiectul, pregǎtirea pentru publicarea acestuia, urmǎrirea progresului şi al stadiului în care se aflǎ, analiza costurilor, a calitǎţii proiectului, ş.a.m.d.

3.2. Noţiuni de bazǎ Înainte de a începe prima lecţie, voi reaminti trei termeni foarte folosiţi în teoria

managementului proiectelor (pe scurt, teoria managementului), şi pe care îi voi folosi destul de des şi în aceastǎ carte.

• Task (activitate, sarcinǎ) – este o diviziune a întregii munci necesare pentru a

realiza obiectivul proiectului. • Scop – scopul oricǎrui proiect este o combinaţie a tuturor task-urilor si a

obiectivelor acestora. • Resurse – pot fi oameni, echipamente, materiale sau servicii necesare pentru

finalizarea anumitor task-uri. Ca o observaţie, cantitatea de resurse afecteazǎ scopul şi timpul de realizare al unui proiect.

Page 7: Project 2003

3 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

3.3. Paşii realizǎrii şi finalizǎrii unui proiect Înainte de a începe un proiect, trebuie sǎ ţi cont de urmǎtorii paşi care apar în

realizarea unui proiect:

1. Conceptualizeazǎ şi identificǎ scopul proiectului 2. Defineşte obiectivele proiectului 3. Finalizeazǎ scopul proiectului 4. Identificǎ activitǎţile proiectului 5. Asociazǎ la fiecare activitate resursele necesare 6. Determinǎ o estimare a duratei şi costului proiectului 7. Identificǎ factorii ce ar putea afecta durata şi costul proiectului 8. Discutǎ scenariile posibile şi întocmeşte un plan de remediere

Microsoft Project nu te va putea ajuta cu paşii (1), (2), (7) şi (8), însǎ te poate ajuta foarte bine la ceilalţi paşi, uşurându-ţi munca foarte mult.

4. Lecţia 1 – O introducere în mediul Project

În aceastǎ lecţie te voi introduce mediului de lucru din Project. Dupǎ ce deschidem Project 2003, iatǎ ce vom vedea:

Page 8: Project 2003

4 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

În stânga ferestrei este panoul de pornire (Getting Started), unde putem ori sǎ

deschidem un proiect existent, ori sǎ creem unul. La dreapta acestui panou se aflǎ panoul de vizualizare al proiectului format din mai multe iconiţe care ne vor ajuta sǎ schimbǎm modul de vizualizare al proiectului în funcţie de cerinţe. Mai la dreapta acestui panou este modul de vizualizare Gantt Chart format dintr-un formular tabelar (aşa cum putem vedea şi în Excel) şi zona de reprezentare a diagramei Gantt, ambele zone fiind despǎrţite printr-o barǎ mobilǎ cu care se poate stabili procentul de spatiu vizibil din fiecare zonǎ. Dupǎ cum poţi vedea în panoul de vizualizare (cel cu mai multe iconiţe), a doua iconiţa de sus este selectatǎ (Gantt Chart), fapt ce ne spune cǎ ne aflǎm în modul de vizualizare al diagramei Gantt.

Formularul tabelar din modul de vizualizare Gantt Chart este alcǎtuit din mai multe coloane, printre care şi Task Name unde vom introduce task-urile care alcǎtuiesc proiectul, durata acestora, ş.a.m.d. Diagrama Gantt din dreapta formularului este alcǎtuitǎ şi ea dintr-un antet care ne permite sǎ observǎm relaţiile şi durata task-urilor, subtask-urilor, şi chiar a proiectului.

Acum dacǎ vom face click în panoul de pornire pe

ultimul element (Create a new project…) vom vedea panoul New Project.

Acesta este panoul unde putem crea un proiect nou de la zero, putem crea un proiect bazat pe un altul existent, sau putem crea un proiect folosind şabloanele oferite de Office (cele deja instalate sau cele aflate pe internet). Printre şabloanele existente se numǎrǎ cele de construţie, de mutare a locuinţei, de creare a unui nou produs sau firmǎ, ş.a.m.d. Dacǎ vrei sǎ-ţi faci o idee despre cum aratǎ un proiect realizat în Project te sfǎtuiesc sǎ navighezi printre şabloanele deja instalate în Office.

Pe lângǎ şabloane, Project deţine şi experţi de proiect care automatizeazǎ crearea unui proiect prin anumiţi paşi impuşi de Project. Aceşti experţi se aflǎ chiar deasupra panoului de pornire în bara de instrumente:

Apǎsând pe sǎgetuţa din dreapta butoanelor puse la dispoziţie, putem

accesa experţii de creare a task-urilor şi proiectului, de identificare a resurselor, putem urmǎri progresul proiectului, putem întocmi rapoarte, şi multe altele. Primul buton din stânga este folosit pentru a afişa/ascunde panoul de experţi.

Page 9: Project 2003

5 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

5. Lecţia 2 – Definirea proiectului şi a task-urilor acestuia

5.1. Introducerea datelor Sǎ presupunem cǎ am întocmit o schemǎ a proiectului şi a task-urilor acestuia iar

acum trebuie sǎ introducem informaţiile în Project. Vom introduce toate datele în ordinea apariţiei acestora în cadrul schemei în coloana Task Name astfel:

e prima linie a tabelului avem numele proiectului, în cazul acesta un Sistem Mobil de

Praportare (un fel de aparat mobil – precum un telefon mobil). Fiind un proiect

software, trebuiesc întocmite cerinţele de performanţǎ a sistemului pe care se va instala (ce componente fizice îl vor alcǎtui încât sǎ fie atât performant cât şi ieftin), însǎ pentru acest lucru trebuie sǎ aflǎm care sisteme se folosesc cel mai mult. Pentru a afla acest lucru, trebuie sa intervievam utilizatorii (potenţialii cumpǎrǎtori ai acestui produs), dupǎ care putem defini cerinţele de performanţǎ (determinǎm exact ce componente ne trebuiesc). Fiind un sistem software, trebuie sǎ realizǎm o logicǎ a design-ului acestui software (logicǎ adicǎ planul programului încât sǎ fie cât mai uşor şi cât mai optim de implementat), design-ul bazei de date (structura bazei de date care va fi accesatǎ din cadrul programului), mai trebuie sǎ implementǎm codul de program A (o bucatǎ de cod care va forma programul final) care va fi realizat de o echipǎ şi respectiv codul B realizat de altǎ echipǎ. Pentru acest software trebuie sǎ cumpǎrǎm componentele (resursele)

Page 10: Project 2003

6 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

hardware (adicǎ acele componente fizice care fac sistemul funcţional) necesare funcţionǎrii acestuia, iar apoi sǎ le asamblǎm. Dupǎ aceasta, pentru a obţine un prototip al proiectului, va trebui sǎ integrǎm partea software (programul) în partea hardware (aparatul).

5.2. Stabilirea datei de începere a proiectului Acu tul, trebuie sǎ definim la fiecare

task

Anumite task-uri sunt alcǎtuite din mai multe subtask-uri. La aceste task-

ainte însǎ de a defini duratele de desfǎşurare a task-urilor şi subtask-urilor, trebuie

datǎ

Proiectului nu i se va da data de finalizare, aceasta fiind calculatǎ în funcţie

m cǎ am introdus task-urile care alcǎtuiesc proiec durata desfǎşurǎrii acestuia.

uri nu se va defini durata de desfǎşurare aceasta fiind calculatǎ automat de Project dupa definirea duratelor fiecarui subtask ce alcǎtuieşte acel task. Aşadar, la task-urile alcǎtuite din mai multe subtask-uri se va defini durata de desfǎşurare doar a subtask-urilor!

Îndefinim perioada de început a proiectului. Pentru acest lucru selectǎm din meniul

Project ultimul element, Project Information şi va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:

Aici vom alege 15.04.06 ca datǎ de început a proiectului (Start date) sau orice altǎ acesta fiind doar un exemplu.

de mai multe criterii. Dacǎ selectam de la Schedule from din fereastra Project Information opţiunea Project Finish Date, durata proiectului ar fi fost calculatǎ de la sfǎrşirea acestuia, iar proiectului i s-ar fi putut defini doar data de sfârşire, însǎ nu ne intereseazǎ acest caz.

Page 11: Project 2003

7 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

5.3. Stabilirea duratelor fiecarui task şi subtask Dup defini durata task-urilor şi

subtask

Durata task-urilor o aflǎm în funcţie de experienţele anterioare sau dupǎ ce vorbim cu experţii care vor desfǎşura task-urile, ca aceştia sǎ ne

a sunt simple (nu sunt alcǎtuite din mai m lte subtask-uri), cât şi la subtask-urile task-urilor pe care încǎ nu le-am

rimul nivel sǎ fie un task structurat, acest lucru depinzând de modul de organizare al proiectului.

roject poate memora durata atât în zile, cât şi în ore (la duratǎ scrii 1h de xemplu), minute (1m), sǎptǎmâni (1w), ş.a.m.d., însǎ sfatul meu este sǎ

le ftware, Hardware şi Prototip. Evident, nici la acestea nu s-a stabilit o duratǎ, aceasta fiind calculatǎ mai încolo de cǎtre Project, dupǎ ce evidenţiem task-urile structurate.

ǎ ce am setat data de începere a proiectului, putem-urilor ca în imaginea urmǎtoare:

estimeze durata de desfǎşurare a task-ului respectiv.

de mai sus am definit durata doar la task-urile care În imagineu

evidenţiat. Task-urile care conţin subtask-uri sunt task-uri structurate. În acest proiect avem 5 astfel de task-uri structurate. Primul task structurat este de fapt chiar primul nivel din proiect, Sistem mobil de raportare, iar la acesta nu definim durata (fapt pentru care apare 1day? în loc de 1day). Acel semn de întrebare reprezintǎ faptul cǎ nu a fost specificatǎ o duratǎ pentru task-ul respectiv.

Nu este absolut necesar ca p

Pefoloseşti aceeaşi mǎsurǎ de timp pentru fiecare task şi subtask.

patru task-uri structurate sunt Cerinte de performanţǎ, SoUrmǎtoare

Page 12: Project 2003

8 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

5.4. Evidenţierea task-urilor structurate Pentru a evidenţia faptul cǎ primul nivel din tabel este un task structurat, cǎutǎm în

bara de instrumente butonul (indentare la dreapta) şi îl apǎsǎm dupǎ ce selectǎm toate subtask pe primul nivel ca mai jos (selecţia se f

upǎ rezultatul imaginii ur ǎ este un task structurat):

-urile care vor aparţine task-ului structurat deace ca şi în Excel, facând click pe al doilea task, apoi ţinând apǎsatǎ tasta Shift şi

fǎcând click pe ultimul task): D ce apǎsǎm butonul de indentare la dreapta va trebui sǎ obţinem

mǎtoare (primul nivel va avea un minus în stânga lui, fapt ce denotǎ c

Page 13: Project 2003

9 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

La fel procedǎm pentru urmǎtoarele task-urile strucurate: selectǎm cele 2 subtask-uri

acestora.

Aşa cum indentǎm (mutǎm) anumite task-uri mai la dreapta pentru a le transforma în subtask-uri, le putem indenta şi la stânga (în caz cǎ greşim undeva sau se modificǎ structura proiectului).

6. Lecţia 3 – Conceptul de legǎturǎ între douǎ activitǎţi

6.1. Legǎturi între activitǎţile unui proiect Sǎ presupunem cǎ avem mai multe activitǎţi ce vor fi desfǎşurate. Acestea nu se vor

desfǎşura neapǎrat simultan, ci unele dintre ele pot fi dependente de altele. Sǎ presupunem cǎ avem un proiect de management pentru organizarea unei petreceri. Printre acti

datei şi orei de începere a petrecerii, ş.a.m.d. Aşadar, nu putem în cazul acesta sǎ alimentele şi sucurile pentru invitaţi fiindcǎ nu ştim câţi invitaţi vor fi, nu putem âdistribuirea aceactivitǎţi care s ǎţi nu pot fi începute pânǎ nu se terminǎ altele. Aici apare noţiunea de legǎturǎ între activitǎţi (sau task-uri). Existǎ 4 tipuri de legǎturi ce pot apǎrea între 2 activitǎţi:

(urmǎtoarele 2) ale cerinţelor de performanţǎ şi le indentǎm la dreapta, la fel cu software şi urmǎtoarele patru subtask-uri ale sale, task-ul hardware cu urmǎtoarele 2 subtask-uri ale sale, şi task-ul prototip cu singurul subtask ramas. Rezultatul trebuie sǎ arate astfel:

Şi astfel am structurat proiectul pe 3 nivele ierarhice, şi dupǎ cum se poate vedea,

Project a calculat automat durata task-urilor structurate în funcţie de subtask-urile

vitǎţile ce se vor desfǎşura se numǎrǎ crearea unei liste cu persoanele invitate, crearea şi distribuirea invitaţiilor, cumpǎrarea alimentelor şi sucurilor pentru petrecere, stabilirea

cumpǎrǎm stabili c nd începe petrecerea exact fiindcǎ nu ştim cât va dura crearea invitaţiilor,

stora, cumpǎrarea alimentelor şi sucurilor, ş.a.m.d. Dupǎ cum vezi, existǎ unt dependente de altele, adicǎ anumite activit

Page 14: Project 2003

10 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Legǎturǎ Cod Descriere Diagrama Gantt

Finish-Start FS începe urmǎtorul Predecesorul se terminǎ şi

Start-Start SS Activitǎţile încep simultan

Finish-Finish FF Activitǎţile se terminǎ simultan

Start-Finish SF Activitatea care începe

determinǎ momentul terminǎrii predecesorului

6.2. Numerotarea task-urilor şi a subtask-urilor Pentru a ataşa numere de identificare a task-urilor şi subtask-urilor alegem din meniul

entul Opt apǎrea e opţiuni unde a opţiunea

umber aginea e dǎm ok şi apǎrea

erotate în mod unic pentru aginea de m i jos:

Tools, elemfereastra d

ions şi vavom bif

Show outline nalǎturatǎ dupǎ cartask-urile num

ca în im ne vor

fiecare din ele ca în im

a

Page 15: Project 2003

11 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

7. Lecţia 4 – Structura ierarhicǎ a proiectului entru a întocmi structura ierarhicǎ a proiectului aş recomanda folosirea acelor notiţe

galbene pe care le poţi lipi pe un anumit suport. Pe fiecare notiţǎ vei scrie subtask-urile doar, fiindcǎ acestea se executǎ de fapt, nu task-urile strucurate. Dupǎ ce scrii fiecare subtask pe o notiţǎ, poţi sǎ lipeşti pe o coalǎ albǎ în ordinea execuţiei fiecǎrui subtask, dar începând de la ultimul subtask pânǎ la primul, dupǎ care vei putea trasa cu un marker sǎg ile de legǎturǎ în ierarhia subtask-urilor. Mai jos este ierarhia proiectului nostru:

ule pentru câte o echipǎ de programatori. Aşadar, pentru integrarea software ne trebuie

P

Acum sǎ explic cum am ajuns la structura ierarhicǎ de mai sus. Gândind logic (de la

ultimul subtask pânǎ la primul), pentru a integra software/hardware in cazul Sistemului mobil de raportare, trebuie sa asamblam componentele hardware, însǎ pentru aceasta e nevoie sǎ cumpǎrǎm componentele hardware pentru a avea ce asambla. În ce priveşte integrarea software, ne trebuie codul programului care a fost împǎrţit în douǎ mod

Codul program A şi Codul program B, însǎ codul acesta nu se poate realiza fǎrǎ o bazǎ de date, iar baza de date nu poate fi realizatǎ fǎrǎ a gândi logica design-ului software-ului (fiindcǎ trebuie sǎ existe logicǎ în orice program sau bazǎ de date). Dar, pentru ca toţi aceşti paşi sǎ poatǎ fi realizaţi, trebuie sǎ ştim care sunt cerinţele de performanţǎ ale utilizatorilor, iar pentru a şti acest lucru trebuie sǎ intervievǎm utilizatorii. Şi iatǎ structura ierarhicǎ a proiectului nostru.

Page 16: Project 2003

12 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

8. Lecţia 5 – Crearea legǎturilor între task-uri Între activitǎţi pot exista 4 tipuri de legǎturi, care le-am enumerat la Lecţia 3, însǎ cel

mai folosit tip de legǎturǎ este cel Finish-Start, adicǎ o activitate va începe imediat ce se terminǎ o altǎ activitate. De asemeni, foarte folositǎ este şi legǎtura Start-Start, unde douǎ activitǎţi pot începe simultan. Celelalte douǎ legǎturi rǎmase, Start-Finish şi Finish-Finish sunt de fapt cazuri particulare la primele douǎ. Aşadar, în proiectul nostru mutǎm bara dintre tabel şi diagrama Gantt spre dreapta pânǎ putem vedea coloana Predecessors în tabel, ca mai jos:

Dupǎ cum putem vedea, Project asociazǎ fiecǎrui task şi subtask un cod de

identificare în prima coloanǎ a tabelului. Aceste coduri vor putea fi folosite pentru a marca un predecesor în coloana Predecessors. Aşadar, întorcându-ne la proiectul nostru, ştim din structura ierarhicǎ pe careperformanţǎ

am fǎcut-o mai devreme cǎ Definirea cerinţelor de se poate face abia dupǎ ce intervievǎm utilizatorii. Aşadar, pe linia

subtask-ului definirea cerinţelor de performanţǎ vom scrie în coloana predecesorilor codul liniei unde se aflǎ subtask-ul intervievare utilizatori, adicǎ 3 în cazul nostru. Iatǎ mai jos cum va arǎta tabelul:

Page 17: Project 2003

13 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Observǎm de altfel cǎ imediat ce am introdus predecesorul subtask-ului de definire a

cerinţelor de performanţǎ, diagrama Gantt s-a modificat punând automat acest subtask-ul mai la dreapta, pentru a marca faptul cǎ definirea cerinţelor de performanţǎ se poate realiza decât dupǎ ce intervievǎm utilizatorii. În continuare, ştim cǎ subtask-ul logica design-ului va putea fi executat abia dupǎ ce s-au definit cerinţele de performanţǎ, aşadar predecesorul acestui subtask va fi 4 şi vom obţine o legǎturǎ Finish-Start. Dupǎ cum putem vedea în structura ierarhicǎ întocmitǎ mai devreme, dupǎ ce definim cerinţele de

avperformanţǎ putem trece la subtask-ul cumpǎrarea componentelor hardware, acesta

ând ca predecesor, evident, tot 4. Aici se realizeazǎ prima noastrǎ legǎturǎ Start-Start, fiindcǎ logica design-ului poate fi realizatǎ în timpul cumpǎrǎrii componentelor hardware. Mai departe, subtask-ul design-ul bazei de date poate fi realizat dupǎ ce se întocmeşte logica design-ului, aşadar predecesorul pentru acest subtask este 6. Dupǎ ce se realizeaza design-ul bazei de date, se poate trece la crearea codului de program. Acesta însǎ este împǎrţit pe douǎ echipe, minimizând astfel durata creǎrii codului de program. Aşadar, Codul program A se va realiza în acelaşi timp cu Codul program B, ambele având acelaşi predecesor 7. Asamblarea hardware se va realiza dupǎ ce se vor cumpǎra componentele hardware, deci va avea ca predecesor 11. Şi în cele din urmǎ, integrarea software/hardware se va putea realiza abia dupǎ ce se asambleazǎ hardware-ul şi dupǎ ce se creazǎ codul program. Aşadar, aici vom avea 3 predecesori, 12, 8, şi 9 pe care îi vom scrie separaţi prin “;”. Iatǎ cum va arǎta tabelul final şi diagrama Gantt:

Page 18: Project 2003

14 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

ce am determinat şi introdus predecesorii subtask-urilor, şi dupǎ Gantt, putem vedea şi durata de desfǎşurare a proiectului în prim

ul nostru fiind 16 zile. Bineînţeles, aceastǎ duratǎ ar putea fi afectati, printre care lipsa de resurse, întârzieri apǎrute pe parcursul desf

ş.a.m.d.

Dupǎ ce am obţinut diagrama a linie din tabel, în caz ǎ de mai mulţi factor ǎşurǎrii subtask-urilor,

Barele negre din diagrama Gantt reprezintǎ durata task-urilor structurate, iar benzile albastre sunt subtask-urile. În acest mod putem vedea zilele sau lunile în care se incep/termin anumite activitǎţi.

Page 19: Project 2003

15 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

9. LecDrumul cr

ţia 6 – Drumul critic al proiectului i

întârzieri, iar otermenului de ine care sunt aceste ctivitǎţi care formeazǎ drumul critic. Pentru aceasta, selectǎm din meniul Format pţiunea Gantt Chart Wizard care va deschide un expert ce ne va ghida în determinarea

drumul r ǎtoarea fereastra:

i ǎrut rse, date, etc).

Bif None, deoarece deocamdatǎ nu dorim sǎ afişeze nimic, neavând resurse, ş.a.m.d. Dup ce mai apǎsǎm Next, expertul ne întreabǎ dacǎ dorim sǎ aparǎ legǎturile între task-uri sau nu. Lǎsǎm bifatǎ opţiunea Yes, apǎsǎm Next, apoi Format it şi în cele din urmǎ Exit Wizard. Iatǎ cum va arǎta diagrama Gantt:

tic dintr-un proiect este alcǎtuit din toate activitǎţile care nu pot avea rice întârziere care ar apǎrea în aceste activitǎţi ar duce la prelungirea finalizare al proiectului. Project poate sǎ determ

ao

ui c itic. În acest expert apǎsǎm Next şi va apǎrea urm

A ci vom bifa Critical path dupǎ care apǎsǎm Next. În fereastra care ne-a ap

acum suntem întrebaţi ce informaţii sǎ afişǎm în diagrama Gantt (resuǎm ǎ

Page 20: Project 2003

16 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Aşadar, putem trage de aici concluzia cǎ pot apǎrea întârzieri în realizarea Codului program B, în cumpǎrarea componentelor hardware şi în asamblarea hardware fǎrǎ a afecta în vreun fel durata proiectului, însǎ, dacǎ una din aceste activitǎţi dureaza mai mult decât este disponibil, se va afecta durata proiecctului (despre acest caz voi vorbi în altǎ lecţie). Restul activitǎţilor sunt critice şi orice întârziere care ar apǎrea în des şurarea acestora poate afecta durata desfǎşurǎrii proiectului (poate decât sǎ se prelungeascǎ, fiindcǎ durata calculatǎ de Project pentru proiectul nostru este cea minimǎ).

10. Lecţia 7 – Sensibilitatea unui proiect na din marile probleme ale managementului unui proiect este sensibilitatea unui

proiect, adicǎ probabilitatea ca drumul critic al proiectului sǎ se schimbe, sau cu alte cuvinte, probabilitatea ca proiectul sǎ dureze mai mult decât a fost plǎnuit. Pentru a

aceastǎ întrebare trebuie sǎ aflǎm care este rezerva de timp (timp extra) care acestea o au la disp ucându-ne în meniu la View, apoi di cum vom muta la dreapta bara care

Coloanele care ne intereseazǎ sunt Free Slack şi Total Slack. Se observǎ cǎ toate

task-urile critice (adicǎ cele care formeazǎ drumul critic) au valoarea 0 în aceste coloane. Coloana Free Slack reprezintǎ cu cât poate fi întârziat un task fǎrǎ a întârzia task-urile succesoare (care depind de acesta) iar Total Slack reprezintǎ cu cât poate fi întârziat un task fǎrǎ a întârzia proiectul. Aşadar, putem demonstra cǎ acest proiect nu este foarte

U

determina sensibilitatea unui proiect, trebuie sǎ ne punem o întrebare: avem mai mult de un singur drum critic în proiect ? Dacǎ avem mai mult de un drum critic, creşte posibilitatea ca dacǎ unul din drumuri dureazǎ mai mult, celelalte sǎ devinǎ non-critice. În cadrul proiectului nostru putem vedea cǎ existǎ un singur drum critic dominant, aşadar avem de-a face cu o sensibilitate scǎzutǎ. Apoi mai trebuie sǎ ne punem o întrebare: cum rǎmâne cu activitǎţile non-critice ? Care e probabilitatea ca dacǎ acestea ar dura mai mult sau ar începe mai târziu decât a fost plǎnuit sǎ devinǎ critice ? Pentru a rǎspunde la

oziţie pentru a se desfǎşura. Acest lucru îl aflǎm dn submeniul Table: Entry sǎ selectǎm Schedule. A

desparte tabelul de diagrama pânǎ vom vedea toate coloanele ca mai jos:

Page 21: Project 2003

17 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

sensibil (adicǎ sunt mici şansele ca drumul critic sǎ se schimbe) luând urmǎtoarele cazuri

. În aceastǎ listǎ vom selecta coloana Lag şi vom introduce durata întârzierii dintre aceste douǎ activitǎţi, adicǎ 3d (3 zile). De asemeni, în acestǎ listǎ putem modifica şi tipul legǎturii dintre activitǎţi în coloana Type selectând unul din cele patru tipuri puse la dispoziţie şi definite în Lecţia 3. Apǎsǎm OK şi vom vedea în diagrama Gantt cum subtask-ul asamblare hardware s-a mutat mai la dreapta cu 3 zile.

particulare: • Codul program B (9) este estimat a dura 3 zile, şi putem vedea cǎ poate avea

o întârziere de 2 zile, adicǎ mai mult de 60%. • Asamblarea hardware (12) este estimatǎ a dura o zi, şi poate întârzia 7 zile!

11. Lecţia 8 – Întârzieri între activitǎţi Un alt caz posibil este apariţia (sau impunerea) unei întârzieri între douǎ activitǎţi

consecutive (Finish-Start). Sǎ presupunem cǎ poate apǎrea o întârziere întrecumpǎrarea componentelor hardware şi asamblarea hardware. Pentru a realiza acest lucru în Project, facem dublu click pe numele task-ului care va avea întârziere (în cazul nostru succesorul, fiindcǎ avem legǎturǎ Finish-Start), adicǎ pe asamblare hardware, şi vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

Putem vedea în cǎsuţa din colţul din stânga al ferestrei cu numele task-ului, durata

mai la dreapta, iar sub aceste cǎsuţe putem vedea lista activitǎţilor de care depinde (predecesorii), în acest caz cumpararea componentelor hardware

Page 22: Project 2003

18 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

12. Lecţia 9 – Diagrama reţea

am ork

Putem vedea în stânga cǎsuţele care nu au legǎturi între ele, acestea fiind task-urile

structurate, iar cele cu legǎturi între ele sunt, evident, subtask-rile. Evident, nu putem înţelege mare lucru fiindcǎ Project a micşorat foarte mult cǎsuţele datǎ fiind mǎrimea structurii. Existǎ însǎ o şmecherie: punând cursorul mouse-ului deasupra unei cǎsuţe, acea cǎsuţǎ se va mǎri pentru a putea vedea detaliile (ca mai jos), iar dupǎ ce mutǎm cursorul mouse-ului în altǎ parte acea cǎsuţǎ se va micşora înapoi.

În aceastǎ lecţie vom putea vedea cum Project poate genera structura ierarhicǎ pe care creat-o noi în Lecţia 4. Pentru a face acest lucru, în meniul View selectǎm Netw

Diagram şi vom vedea urmǎtoarea imagine:

Putem vedea acum o parte din schema ierarhicǎ fǎcutǎ de noi, doar cǎ aici fiecare

“notiţǎ” conţine şi detaliile activitǎţii respective. Pentru a vedea toate activitǎţile, putem derula zona de vizualizare cu sǎgeţile de pe marginea ferestrei. Bineînţeles, şi aici cǎsuţele roşii reprezintǎ drumul critic, iar cele albastre drumul non-critic. Pentru a vedea întreaga reţea, ne putem duce în meniu la View şi selectǎm Zoom, iar în fereastra ce va apǎrea vom selecta opţiunea Entire Project dupǎ care apǎsǎm Ok. Iatǎ rezultatul:

Page 23: Project 2003

19 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Sǎ zicem cǎ nu avem nevoie de cǎsuţele care reprezintǎ task-urile structurate. Pentru a pa de ele, alegem Options din meniul Tools, şi debifǎm opţiunea Show summary

dupǎ care apǎsǎm Ok. Vom vedea cǎ toate cǎsuţele din stânga care nu aveau legǎturi între ele dispar din diagrama.

Un alt lucru pe care l-am mai dori este sǎ putem muta cǎsuţele cum vrem noi. Dacǎ ǎm acest lucru, vom vedea cǎ în loc sǎ se mişte, apare o nouǎ cǎsuţǎ, fiindcǎ

Project considerǎ cǎ am vrut sǎ creez un subtask nou dependent de acela.

scǎtask

încerc

boxes (poziţioneazǎ automat toate cǎsuţele) şi Allow manual box positioning (permite pozipozi

fiindc

leg

Dacǎ faci o greşealǎ, sau se întâmplǎ ceva neprevǎzut în cadrul proiectului dintr-o manevrǎ greşitǎ, poţi corecta apǎsând Ctrl+Z, sau selectând din meniul Edit opţiunea Undo.

Pentru a permite mutarea cǎsuţelor, vom alege Layout din meniul Format. În

fereastra care ne apare, sus avem douǎ opţiuni, Automatically position all

ţionarea manualǎ a cǎsuţelor). Vom bifa a doua opţiune şi vom apǎsa Ok. Acum ţionǎm mouse-ul pe marginea unei cǎsuţe (va trebui sǎ se schimbe cursorul mouse-

ului într-un fel de sǎgetuţe negre), dupǎ care putem muta cǎsuţa. Un alt lucru care s-ar putea sǎ nu ne placǎ sunt sǎgeţile de legǎturǎ între cǎsuţe, ǎ se suprapun. Pentru a schimba acest lucru, ne ducem iar la Layout din meniul

Format şi bifǎm opţiunea Straight. Acum vom vedea diagrama exact cum trebuie: cu ǎturile nesuprapuse, exact ca in structura ierarhicǎ pe care am fǎcut-o şi noi.

Page 24: Project 2003

20 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

13. Lecţia 10 – Resursele proiectului

13.1. Tipuri de resurse Odatǎ ce ai nevoie sǎ incluzi resurse în cadrul proiectului, trebuie sǎ îţi rǎspunzi la ǎtoarele întrebǎri:

• De ce tipuri de resurse ai nevoie ? • De câte resurse ai nevoie ? • De unde poţi lua aceste resurse ? • Cum determini costul proiectului ?

Resursele sunt de douǎ tipuri:

• Resurse de muncǎ – acestea terminǎ activitǎţile în decursul timpului. Deobicei aici intrǎ oamenii şi echipamentele.

• Resurse materiale – acestea sunt stocuri şi costuri de care este nevoie pentru a

urm

i un program corespunzǎtor cu ore libere sau vacanţe. De

CStocul de r

activitǎţi. Pent a din meniul View opţiunea Resource Sheet şi vom vedea urmǎtorul tabel:

Aşa cum se poate vedea în tabelul anterior, Project mǎsoarǎ o resursǎ în procente (vezi coloana Max. Units).

termina proiectul.

În Project, ca şi în realitate, oamenilor care alcǎtuiesc resursele de muncǎ li se pot atribuasemeni, Project poate determina resursele suprasolicitate (cele cǎrora li s-au atribuit prea multe activitǎţi, sau prea puţin timp de desfǎşurare).

rearea stocului de resurse esurse reprezintǎ totalitatea resurselor disponibile care pot fi alocate unei ru a edita stocul de resurse, vom select

13.2.

Voi încerca sǎ menţin lucrurile cât mai simple, aşadar, în acest tabel, pe coloana

Resource Name vom introduce 2 resurse: Inginer de design şi Inginer Software. Tabelul nostru va trebui sǎ arate astfel:

Page 25: Project 2003

21 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Ca m spune, de exemplu, cǎ un singur inginer de design îşi poate aloca activitǎţilor asociate 100% din timpul sǎu. Dacǎ am fi dorit sǎ n, am fi introdus la coloana Max. Units valoarea 300%. Dac

troduce valoarea în coloana . e o iniţialǎ pentru o identificare mai uşoarǎ

introdu a mai jos:

În cadr ingineri de design, aceştia pot executa

aceleaşdiferenţia, loc de inginer de design numele unuia din ei, şi pentru ceilalţi la fel, vom introduce câte un nume pentru fiecare în cadrul coloanei Resource name , şi vom obţine:

de la Inginer de Design. Aşadar îi putem

tra se vor plǎti cu 1,5 lei/orǎ. Mai avem 3 ingineri software care sunt plǎtiţi cu 00 lei/orǎ, fǎrǎ

AAcum ne vo diagramei Gantt ori fǎcând click pe

a doua iconiţǎ de sus din panoul de vizualizare, ori selectând din meniul View opţiunea

o interpretare în tabelul nostru de resurse, pute

avem 3 ingineri de desigǎ, de exemplu, avem 2 ingineri software din care unul lucreazǎ part-time (cu jumǎtate

de normǎ), atunci am in 150% Max. UnitsDe mase enea, putem atribui fiecǎrei resurs

doritǎ, ccând în coloana Initials iniţiala

ul proiectului nostru, dacǎ avem 3i activitǎţi în acelaşi timp, aşadar nu îi putem diferenţia. Pentru a-i putea

putem introduce în

sǎ zicem cǎ mai adaugǎm 2 resurse în proiectul nostru, Ionescu şi Teodor . Aşadar

Astfel putem specifica ce resursǎ lucreazǎ part-time şi ce resursǎ lucreazǎ full-time. În cazul nostru, Teodor lucreazǎ part-time, iar Ionescu full-time. Dupǎ cum poţi vedea în coloana Group am asociat un grup fiecǎruia, IDidentifica o resursǎ şi dupǎ grupul din care face parte, nu numai dupǎ iniţiale sau nume.

Acum însǎ, pentru proiectul nostru vom şterge ultimele 2 resurse, şi le vom lǎsa doar

pe primele. Cum putem şterge o resursǎ ? Facem click dreapta pe numǎrul unic asociat acesteia (valoarea din prima coloanǎ a tabelului) şi selectǎm Delete Resource.

Stocul nostru de resurse va trebui sǎ arate astfel:

Dupǎ cum poţi vedea, am ales 3 ingineri de design fiecare fiind plǎtit cu 50 lei/orǎ iar

orele ex1 bonusuri pentru orele extra.

locarea resurselor pentru fiecare activitate întoarce la modul de vizualizare al

13.3. m

Page 26: Project 2003

22 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Ga

n Resources. Va apǎ

l Assign. Dacǎ se întâmplǎ sǎ greşeşti sau sǎ nu mai vrei sǎ fie alocatǎ o resursǎ unui sub

ask-uri pe urm cazul nostru Definirea cerinţelor de

de d

ntt Chart. Vom selecta primul subtask (intervievare utilizatori) cǎruia îi vom atribui o resursǎ şi vom apǎsa în bara de instrumente butonul care are ca imagine doi oameni.

Dacǎ nu gǎseşti acel buton, poţi selecta din meniul Tools opţiunea Assigrea urmǎtoarea fereastrǎ: Avem aici lista resurselor disponibile alcǎtuitǎ din coloana cu numele resurselor, şi

coloana Units unde vom introduce numǎrul de resurse alocate subtask-ului ales de noi. În cazul nostru vom asocia 2 ingineri de design pentru a intervieva utilizatorii, aşadar scriem în coloana Units valoarea 200% (sau mai simplu, 200). Dupǎ aceasta apǎsǎm butonu

task, poţi selecta în aceastǎ fereastrǎ resursa pe care vrei sǎ o retragi şi apeşi butonul Remove.

Acum, cu aceastǎ fereastrǎ încǎ deschisǎ, facem click în tabelul de tǎtorul subtask cǎruia îi vom aloca o resursǎ, în

performanţǎ. Dupǎ cum putem vedea din lista de resurse a fereastrei de mai sus a dispǎrut valoarea unitǎţilor de resurse alocate de noi mai devreme. De ce ? Fiindcǎ ne-am mutat la un alt subtask care nu are nici o resursǎ asociatǎ. Dacǎ facem înapoi click pe subtask-ul intervievare utilizatori, vom vedea cǎ apare din nou valoarea 200 la inginer de design. Revenind la subtask-ul Definirea cerinţelor de performanţǎ, acestuia îi vom da 3 ingineri

esign (adicǎ toţi, fiindcǎ doar trei avem în stocul de resurse). Mai departe vom aloca subtask-urilor urmǎtoarele resurse:

Logica design-ului 300% Inginer de design

Design-ul Bazei de date 200% Inginer de design, 200% Inginer software

Codul program A 200% Inginer software Codul program B 200% Inginer software

Page 27: Project 2003

23 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Cumpǎrǎ componentele hardware 100% Inginer de design

Asamblare hardware 200% Inginer de design Integrare Sw/Hw 200% Inginer de design

Acum putem închide fereastra de alocare a resurselor apǎsând Close. Dacǎ tragem

bara despǎrţitoa vedem toate coloanele, iatǎ are va fi rezultatul:

utem vedea în ultima coloanǎ (Resource Names) numele resurselor alocate fiecǎrui subtask cât şi unitǎţile alocate din fiecare resursǎ. Se poate observa la subtask-ul cumpǎrǎ componente hardware

Cu siguranţǎ d um a scǎzut de la o

zi la o jumǎtate de z 2 im nǎ şi vei vedea). De asemeni, ce nu ai m dupǎ mitor subtask-uri, şi durata de desfǎşurare e, luc cǎ am alocat destule

re dintre tabel şi diagrama Gantt la dreapta pânǎ c

P

cǎ nu apare numǎrul de unitǎţi alocate din resursa respectivǎ. Acest lucru se întâmplǎ fiindcǎ am alocat decât un singur inginer de design (100%) acestui subtask.

Acum sǎ presupunem cǎ mai e nevoie de încǎ 2 ingineri de software la ultimul subtask de integrare software/hardware, aşadar facem click pe butonul de alocare a resurselor şi introducem 200 la resursa inginer software. Iatǎ rezultatul:

nu cred cǎ ai observat cǎ urata ultimului subtask aci (comparǎ ultimele agini de pe aceastǎ pagiai observat este cǎ a proiectului scad

ce alocǎm resurse anuru normal de altfel, fiind

Page 28: Project 2003

24 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

resurse încât sǎ s i. este realizatǎ de o persoanǎ, şi alta e când atǎ de m este mereu valabil, chia upu unui task va rǎmâne aceeaşi indiferent de ǎm, bel durata task-ului ignorând calculele fǎcute de Project. În cazul nostru vom scrie în loc de 0,5 days, 1d. Aşa

urse alocate sǎ fie corect introduse

finalizeazǎ şi task-ul structurat Cerinţe de performanţǎ. Aşadar, pentru a putea introduce task

curtǎm durata proiectulu este realiz

Una e când o activitateai multe persoane. Însǎ acest lucru nu

r dacǎ Project aşa pres ne! Dacǎ ştim cǎ durata câte resurse îi aloc putem sǎ modificǎm în ta

dar, trebuie sǎ ai mereu grijǎ de douǎ aspecte când aloci resurse anumitor activitǎţi: • durata activitǎţilor sǎ fie corectǎ • unitǎţile de res

Dupǎ cum putem vedea, duratele task-urilor şi a subtask-urilor s-au modificat în proiectul nostru, şi vrem sǎ nu se modifice. Modificǎ şi tu acum duratele task-urilor pe baza imaginii de mai jos (aceastǎ imagine este dintr-o lecţie anterioarǎ):

14. Lecţia 11 – Task-uri eveniment Ce este un task eveniment ? Este un subtask care are ca duratǎ valoarea 0, şi care

marcheazǎ finalizarea unui task. Acest task eveniment este reprezentat cu un romb în diagrama Gantt, şi poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri aşa cum legǎm şi activitǎţile între ele. În proiectul nostru, de exemplu, un astfel de task eveniment este terminarea subtask-ului definirea cerinţelor de performanţǎ. Pentru a introduce un astfel de task eveniment în proiectul nostru, selectǎm celula care urmeazǎ dupǎ subtask-ul care finalizeazǎ task-ul structurat. În cazul nostru, task-ul eveniment va fi introdus dupǎ subtask-ul definirea cerinţelor de performanţǎ, fiindcǎ la finalizarea acestui subtask se

-ul eveniment, selectǎm celula care urmeazǎ dupǎ definirea cerinţelor de performanţǎ, în cazul nostru aceastǎ celulǎ fiind task-ul structurat Software, şi ori

Page 29: Project 2003

25 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

apǎsǎm tasta Ins de la tastaturǎ, ori alegem din meniul Insert opţiunea New Task. Iatǎ cum va arǎta tabelul:

În celula nou introdusǎ vom scrie la numele task-ului Finalizare cerinţe de

performanţǎ, iar în coloana de duratǎ a task-ului vom scrie 0 iar la coloana Start vomselecta data de începere a proiectului (cea de pe primul nivel). Rezultatul va trebui sǎarate astfel:

Dupǎ cum poţi vedea în diagrama Gantt, a apǎrut rombul care reprezintǎ task-ul eveniment tocmai creat care încǎ nu este legat de nici o activitate. Cum legǎm acest task eveniment de ultimul subtask care finalizeazǎ task-ul structurat Cerinţe de performanţǎ ? Ştim cǎ, fiind un eveniment, trebuie sǎ aparǎ dupǎ ce se finalizeazǎ ultimul subtask (definirea cerinţelor de performanţǎ), aşadar predecesorul task-ului eveniment va fi 4. Iatǎ cum va arǎta diagrama Gantt dupǎ crearea legǎturii:

Page 30: Project 2003

26 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

De asemenea, subtask-urile care erau înainte legate de predecesorul 4 acum vor fi

legate de 5 (adicǎ de task-ul eveniment) ca în imaginea de mai jos:

15. Lecţia 12 – Definirea vacanţelor şi a sǎrbǎtorilor Evident, ca şi în viaţa realǎ, trebuie sǎ asociem resurselor de muncǎ (oamenii)

anumite zile în care vor fi liberi (zile de sǎrbǎtori, de vacanţǎ, etc). Pentru a face acest lucru, selectǎm din meniul Tools opţiunea Change Working Time şi vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

Page 31: Project 2003

27 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Putem vedea o listǎ ascunsǎ sus în fereastrǎ unde este selectat implicit calendarul

standard de proiect, în care se presupune cǎ oamenii lucreazǎ de luni pânǎ vineri, de la 8:00 dimineaţa pânǎ la 12:00 dupǎ-amiaza, şi de la 13:00 pânǎ la 17:00 seara. Aşadar, sǎ luǎm un exemplu de zi liberǎ în care se presupune cǎ nu se va lucra: 1 Mai, Ziua Muncii. Apǎsǎm pe sǎgeata de jos din bara de derulare a calendarului pentru a ne muta în calendar la luna Mai, selectǎm ziua de 1, iar în dreapta ferestrei putem vedea 3 opţiuni de unde vom alege pe cea din mijloc, Nonworking time spunând astfel lui Project cǎ de 1 Mai nu se va lucra în cadrul proiectului nostru:

Page 32: Project 2003

28 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

La fel putem da liber de 25 Decembrie, de Crǎciun, ş.a.m.d, dupǎ care apǎsǎm Ok.

Trebuie reţinut cǎ aceste modificǎri în cadrul calendarului nu vor fi aceleaşi în fiecare an, aşadar, dacǎ doreşti sǎ dai liber de Crǎciun în fiecarean, va trebui sǎ derulezi în jos calendarul şi sǎ specifici ca va fi liber îfiecare Decembrie a urmǎtorilor ani fǎcând modificǎrile anterioare.

Poţi modifica pânǎ şi intervalul de ore în care se va lucra în anumite zileeditând pur şi simplu orele din dreapta ferestrei. La fel poţi seta ca anumite sâmbete sǎ se lucreze, ş.a.m.d. Dacǎ doreşti sǎ dai liber în toate zilele de vineri din cadrul unei luni, poselecta coloana cu iniţiala zilei (F de la Friday în cazul acesta), şi poschimba sǎ fie zi liberǎ, aplicându-se pentru fiecare zi de vineri. De asemeni, poţi selecta mai multe zile ţinând apǎsatǎ tasta Ctrl.

16. Lecţia 13 – Tehnici de printare a proiectului

n

,

ţi ţi

16.1. Printarea diagramei reţea Project are tendinţa sǎ printeze mai multe pagini decât este nevoie, aşa cǎ îţi voi arǎta

cum sǎ printezi mai eficient şi mai pe înţelesul tuturor. De exemplu, sǎ zicem cǎ vrei sǎ printezi diagrama reţea a proiectului (cea micşoratǎ de noi cu cǎsuţele acelea care le fǎcusem sǎ le putem mişca). Selectǎm aşadar din meniul View opţiunea Network Diagram dupǎ care vom selecta din meniul File opţiunea Print Preview pentru a vedea câte pagini vor fi printate din diagrama noastrǎ. Ne va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:

Page 33: Project 2003

29 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Dupǎ cum observǎm din bara de stare (cea din josul ferestrei), ce vedem noi este prim m pe butonul Page Setup aflat sus în fereastrǎ, şi ne va apǎrea fereastra de setǎri ale paginii un ubutonul Print P

Print Preview însǎ dorim l şi diagramdiagram tra cu rezultatu rama Gantt pt al coloanei tot m ǎ aparǎ Print Preview iunea

acum ǎ,

a paginǎ dintr-un total de 3 pagini care vor fi printate. Nu ne convine, aşa cǎ apǎsǎ

l Adjust to vom alege 55% pentru a micşora totul dupǎ care apǎsǎm review şi iatǎ rezultatul:

de în camp

Acum ne-au rǎmas decât douǎ pagini, una cu diagrama reţea, iar cealaltǎ cu legenda. În loc sǎ fi modificat acea valoare, puteam mult mai simplu sǎ bifǎm a doua opţiune din fereastra Page Setup, adicǎ opţiunea Fit to, unde lǎsam valorile implicite (1 şi 1), şi am fi obţinut o încadrare perfectǎ într-o paginǎ a diagramei. Aşadar, metoda a doua este cea mai potrivitǎ pentru încadrare perfectǎ în paginǎ.

16.2. Printarea diagramei Gantt şi/sau a tabelului de task-uri Pentru a printa atât tabelul de task-uri cât şi diagrama Gantt, vom selecta

din meniul File şi vom vedea rezultatul printǎrii într-o altǎ fereastrǎ. Dacǎ sǎ printǎm decât tabelul de task-uri, vom trage bara despǎrţitoare dintre tabe

a la dreapta exact pânǎ în bara de derulare verticalǎ pentru a nu mai vedea deloc a Gantt, dupǎ care vom da iar Print Preview şi vom vedea cǎ în fereasl printǎrii se aflǎ doar tabelul de task-uri. Dacǎ vrem însǎ sǎ printǎm diag

şi task-urile proiectului, tragem acea barǎ despǎrţitoare exact la capǎtul dreTask Name, iar în fereastra Print Preview vom obţine exact ce am dorit. Dar,

ai e o micǎ problemǎ: legenda ne apare pe o altǎ paginǎ, iar noi dorim ca legenda s pe aceeaşi paginǎ cu diagrama. Pentru a face acest lucru, apǎsǎm butonul

, alegem eticheta Legend din partea de sus a ferestrei, şi vom bifa opţEvery page din secţiunea Legend on a ferestrei. Dacǎ dǎm Ok, vom vedea cǎlegenda apare pe aceeaşi paginǎ cu diagrama, şi totul este doar pe o singurǎ pagin

adar am fǎcut atât economie de foaie, cât şi de tuş.

Page 34: Project 2003

30 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Întotdeauna sǎ verifici rezultatul printǎrii din meniul File –> Print Preview înainte de a începe sǎ printezi.

16.3. Setarea antetului şi a subsolului unei pagini Cel mai indicat este ca orice paginǎ printatǎ sǎ aibǎ un text de antet şi subsol. Pentru a

seta aceste texte, ne ducem la Page Setup din meniul File, iar în partea de sus a ferecare apare vom vedea nişte etichete (mai multe butoane alǎturate) ca în imaginea de

strei mai

jos:

Vom selecta eticheta Header pentru a seta antetul, iar al doilea câmp de text putem

introduce textul care va apǎrea în fiecare antet al paginilor printate. Mai mult de atât, putem seta textul din mijlocul antetului selectând eticheta Center, apoi selectând eticheta Left vom putea seta textul din stânga antetului, şi la fel putem seta şi in dreapta antetului. De exemplu, am putea scrie în stânga antetului numǎrul de paginǎ (selectând eticheta Left dupǎ care apeşi butonul Add din dreptul listei ascunse cu Page Number), iar în mijlocul antetului putem scrie numele proiectului (selectând eticheta Center şi scriind numele proiectului în câmpul de editare). Iatǎ cum va arǎta fereastra dupǎ ce vom face aceste lucruri:

Page 35: Project 2003

31 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

În câm , în stânga proceda în

acelaşi m selectǎm etic eta Footer. De asemeni, în cadrul acestei ferestre avem butonul Print Preview care ne va arǎta pagina întreagǎ dupǎ printare.

17. Lecţia 14 – Schimbarea tipului de task folosit roject oferǎ trei tipuri de task-uri cu care poate calcula mai exact durata proiectului

în f

himba tipul de task folosit într-un proiect, selectǎm Options din meniul Tools, iar în fereastra ce va apǎrea vom selecta eticheta Schedule. În ultima listǎ ascunsǎ (Default task type) vom selecta tipul de task ce va fi folosit în proiect.

pul Preview putem vedea rezultatul la printare, şi aşa cum ne aşteptampaginii apare numǎrul paginii (1), iar pe mijloc numele proiectului. Vom

od pentru setarea textului din subsolul paginii, doar cǎ va trebui sǎh

Puncţie de resursele asociate. Aceste trei tipuri sunt:

• Unitǎţi fixe (Fixed Units) • Muncǎ fixǎ (Fixed Work) • Duratǎ fixǎ (Fixed Duration)

Pentru primul tip de task Project va recalcula munca şi durata de fiecare datǎ când este necesar, însǎ unitǎţile de muncǎ vor rǎmâne fixe. Asemǎnǎtor, în task-urile cu duratǎ fixǎ, dacǎ unitǎţile sunt schimbate, munca va fi recalculatǎ corespunzǎtor. Tipul implicit de task este cel cu unitǎţi fixe.

Pentru a sc

Page 36: Project 2003

32 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

18. Lecţia 15 – Resurse supraalocate

18.1. Moduri de determinare a resurselor supraalocate Dupǎ ce alocǎm resurse unui proiect, este bine sǎ verificǎm dacǎ existǎ anumite

resurse supraalocate. Ce înseamnǎ cǎ o resursǎ este supraalocatǎ ? Înseamnǎ cǎ acesteia i s-a atribuit mai multǎ muncǎ decât poate executa, a fost atribuitǎ la prea multe activitǎţi, ş.a.m.d.

entru a vedea care resurse sunt supraalocate, vom selecta Resource Sheet din meniul View pentru a vedea stocul de resurse. Iatǎ care va fi rezultatul în cazul proiectului nostru:

mbele tipuri de resurse sunt marcate cu roşu spunându-ne astfel cǎ aceste resurse sunt supraalocate. Pentru a afla mai multe detalii, vom alege Resource Graph din meniul View şi iatǎ ce vom vedea:

Aic

încǎ 2 ingineri de design, resurse de care nu dispunem, ş.a.

P

A

i putem vedea pentru fiecare tip de resursǎ când este supraalocatǎ. În imaginea de mai sus putem observa cǎ între 17 aprilile 2006 şi 21 aprilile 2006 este nevoie decât de 2 inginerii de design. Însǎ pe 25 aprilie 2006 este nevoie de încǎ un inginer de design, iar în ziua urmǎtoare este nevoie de

m.d. Pentru a vedea graficul de supraalocare pentru inginerii de software, facem click pe sǎgeata din dreapta a panoului din stânga, cel cu legenda, şi iatǎ rezultatul:

Page 37: Project 2003

33 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Aici nu numai cǎ putem vedea şi activitǎţile, dar putem vedea exact timpul de lucru

alorile negre), timpul de care mai este nevoie (valorile rosii), şi putem de asemenea sǎ

În cazul inginerilor de software, putem vedea cǎ în perioada 2 mai 2006 – 4 mai 2006 mai este nevoie de câte un inginer de software, ş.a.m.d.

Mai existǎ un alt mod de vizualizare al resurselor supraalocate mult mai detaliat. Pentru acesta vom selecta din meniul View opţiunea Resource Usage.

(v

Page 38: Project 2003

34 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

vedem ce resurse sunt asociate fiecǎrui task. Acest mod de vizualizare este cel mai util în caz cǎ dorim mai multe detalii. Dacǎ vrem sǎ determinǎm rapid ce resurse sunt

aşadar lǎsǎm prima opţiune bifatǎ, şi dǎm OK. Dupǎ cum vom observa, proiectul nu mai

supraalocate, putem opta la varianta a doua, cea cu graficul de alocare al resurselor.

Pentru a rezolva probelma supraalocǎrii avem 3 opţiuni: ori întârziem un task, ori împǎrţim un task pe mai multe zile sau resurse, ori în cel mai rǎu caz (din punct de vedere al costului) facem rost de noi resurse pentru a le aloca proiectului.

18.2. Rezolvarea problemei de supraalocare Metoda cea mai automatizatǎ de rezolvare a acestei probleme este metoda nivelǎrii.

Nivelarea se poate face in douǎ variante: nivelare fǎrǎ a extinderii duratei proiectului, şi nivelare cu extindere a duratei. Pentru prima variantǎ selectǎm Level Resources din meniul Tools, şi vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

Aici avem mai multe opţiuni, iar pe noi ne intereseazǎ momentan sǎ putem rezolva

supraalocarea fǎrǎ a extinde durata proiectului, aşadar bifǎm prima opţiune din cele 4 de jos, Level only within available slack, adicǎ nivelarea va produce eventuale întârzieri ale task-ului încât sǎ nu fie depǎşitǎ rezerva de timp disponibilǎ, şi deci fǎrǎ a întârzia proiectul. Apoi apǎsǎm butonul Level Now dupǎ care vom fi întrebaţi dacǎ nivelǎm întregul stoc de resurse, sau doar resursele selectate. Pe noi ne intereseazǎ întregul stoc,

Page 39: Project 2003

35 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

are

astra de mai sus încǎ odatǎ, am fi debifat prima opţiune din cele 4, şi am fi apǎsat din nou

Nfi avut o duratǎ

Aşadar, daduratei proiectu posibilǎ, iar dacǎ nu, am fi recurs la a doua variantǎ. Dac însǎ ne-am fi permis o extindere a duratei proiectului, am fi putut alege de la început varianta a doua. De asemeni, am fi putut rezolva problema supraalocǎrii manual, alocând oie, însǎ cu costuri suplimentare. Dec

entru a atribui un anumit salariu şi un anumit mod de platǎ al salariului, şi alte detalii de genul, va trebui sǎ editǎm stocul de resurse. Aşadar, selectǎm Resource Sheet din meniul View, şi va apǎrea stocul de resurse.

acest tabel ne intereseazǎ coloanele de la Std. Rate pânǎ la ultima. Sǎ le explic pe rând:

• Std. Rate – aici se va introduce salariul. Dacǎ acesta este calculat pe orǎ de lucru, se introduce xx/hr iar dacǎ este calculat pe an, se introduce xx/yr.

• Ovt. Rate – cu cât va fi plǎtitǎ resursa de muncǎ pentru orele lucrate în plus. La fel, valoarea poate fi exprimatǎ în ore, zile, etc.

• Cost/Use – în caz cǎ o resursǎ de muncǎ oferǎ şi servicii de constulanţǎ, sau alte servicii de genul, aici specificǎm cât cere acea persoanǎ pentru acele servicii (deobicei se lasǎ 0 aici).

• Accrue At – tipul de platǎ. Se poate alege Start (plata la început), End (plata la sfârşit) sau Prorated (plata pe mai multe rate).

• Base Calendar – tipul de calendar al resursei. Poate fi cel standard, unul definit de noi, ş.a.m.d. Vezi Lecţia 12 pentru mai multe detalii.

şadar, în proiectul nostru vom atribui resurselor valorile din imaginea de mai sus pen

acum resurse supraalocate, acestea fiind distribuite optim încât sǎ nu fie întârziat proiectul. Dacǎ însǎ ar fi fost imposibil sǎ nivelǎm resursele fǎrǎ sǎ întârziem proiectul, am fi primit o eroare cum cǎ nu se poate, şi am fi apǎsat în fereastra acelei erori butonul Skip All, şi am fi observat eventual o nivelare slabǎ, adicǎ nu toate resursele ar fi fost nivelate. În acest caz, fiindcǎ am fi rǎmas cu resurse supraalocate, am fi deschis fere

ow, dupǎ care am fi observat cǎ nivelarea a avut succes însǎ proiectul ar de desfǎşurare mai mare. cǎ durata proiectului este criticǎ vom folosi nivelarea fǎrǎ extinderea lui, dacǎ ar fi fost

butonul Level

ǎ

noi resurse activitǎţilor la care ar fi fost nevizia îţi aparţine, fiindcǎ în asta constǎ managementul proiectelor: în decizii.

19. Lecţia 16 – Detaliile financiare ale resurselor

19.1. Introducerea datelor financiare pentru fiecare resursǎ P

În

Atru fiecare coloanǎ descrisǎ anterior.

Page 40: Project 2003

36 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

19.2. Determinarea costului fiecǎrui task şi a costului total Pentru a afla costurile de realizare ale fiecǎrui task, subtask, şi chiar costul total al

proiectului, vom selecta din submeniul Table al meniul View opţiunea Summary. Iatǎ rezultatul pentru proiectul nostru:

Aşa

dar, pentru terminarea proiectului putem vedea cǎ este acum nevoie de 17 zile (fiindcǎ am schimbat programul de lucru la o resursǎ) şi va avea un cost total de 19.661,54 lei.

Pentru a afla costul total pentru utilizarea resurselor, vom selecta Resource Sheet din meniul View, iar apoi din acelaşi meniu vom selecta opţiunea Cost din submeniul Table.

Page 41: Project 2003

37 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

electǎm Reports din meniul View, şi vom vedea

Putem vedea în acest raport atât activitǎţile proiectului, cât şi costurile necesare pentru fiecare task grupate pe sǎptǎmâni. În ultima coloanǎ putem vedea totalurile task-urilor structurate, iar pe ultimul rând din ultima coloanǎ se aflǎ costul total al proiectului.

20. Lecţia 17 – Generarea rapoartelor Pentru a genera un raport, s

urmǎtoarea fereastrǎ:

Aici sunt enumerate câteva din cele mai folosite tipuri de rapoarte, iar pentru mai multe tipuri de rapoarte vei selecta iconiţa Custom. Printre rapoartele cele mai folosite sunt cele de date generale, de activitǎţile unui proiect, costurile proiectului, resursele proiectului, ş.a.m.d. Deocamdatǎ sǎ selectǎm iconiţa Costs, fiindcǎ vrem un raport cu detaliile despre costurile activitǎţilor şi a proiectului, şi apǎsǎm butonul Select. Ne va apǎrea încǎ o listǎ de iconiţe cu mai multe subtipuri de rapoarte referitoare la costuri, din care o vom alege pe prima, Cash Flow şi apǎsǎm Select. Iatǎ cum va arǎta raportul:

Page 42: Project 2003

38 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Dacǎ proiectul însǎ ar fi durat mai mult decât 5 sǎptǎmâni, poate cǎ nu ne-am dori sǎ vedem costurile sǎptǎmânale, ci lunare, de exemplu. Pentru a schimba acest lucru, vom apǎsa C rea din nou fereastra de alegere a tipu

istǎ a tuturor rapoartelor. Din aceastǎ listǎ vom selecta ,

ontultanţǎ care se va repeta odatǎ la trei zile. Pentru a face acest lucru, selectǎm task-ul

lose în fereastra cu raportul, dupǎ care ne va apǎlui de raport. De data aceasta vom alege iconiţa Custom, apǎsǎm Select, şi va apǎrea

o nouǎ fereastrǎ cu o l Cash Flowapoi apǎsǎm butonul Edit şi se va deschide fereastra de mai jos:

Aici putem vedea cǎ putem schimba unitatea de timp implicitǎ selectând Months în

loc de Weeks. Putem, de asemenea, sǎ sortǎm elementele raportului în funţie de anumite criterii, şi multe altele. Dupǎ ce am schimbat unitatea de timp pentru raport, apǎsǎm OK, vom reveni la fereastra cu lista rapoartelor în care apǎsǎm Preview şi vom vedea noul raport dar cu costurile pe luni.

21. Lecţia 18 – Task-uri recurente La fel cum introducem un task simplu putem introduce de asemenea şi un task

recurent. Ce este un task recurent ? Este un task care se repetǎ la un anumit interval în timpul desfǎşurǎrii proiectului. De exemplu, la o firmǎ de construcţii care lucreazǎ la un proiect de dimensiuni mari este nevoie de foarte mult beton. Acest beton, evident, nu se va aduce tot deodatǎ, ci cate puţin în mod repetat, sǎ zicem odatǎ pe zi. Acesta este un task recurent! Evident, şi acesta poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri, fiindcǎ, de exemplu, acea firmǎ de construcţii ar avea nevoie de beton abia dupǎ terminarea unui anumit task, aşadar, dupǎ ce se va termina acel task, va incepe transportul zilnic de beton.

Sǎ presupunem cǎ în exemplul nostru cu sistemul mobil de raportare vom avea nevoie de vizita unui constultant expert în sisteme software odatǎ la trei zile pentru a verifica proiectul şi stadiul în care s-a ajuns. Aşadar, vom introduce un task recurent Cstructurat Cerinţe de performanţǎ şi selectǎm Recurring Task din meniul Insert moment în care ne va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:

Page 43: Project 2003

39 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Aici vom introduce inform ul rând va avea num le Consultanţǎ, durata de o zi fiind o vizita la 3 zile. Alegem în stânga opţiunea Daily, iar în lista ascunsǎ ce urmeazǎ mai la dreapta selectǎm Every 3rd şi vom bifa opţ Workday din dreapta listei ascunse. De ce ? Fiindcǎ vrem ca acesta sǎ vinǎ doar în zilele lucrǎtoare. Dacǎ bifam opţiunea Day, s-ar fi presupus cǎ acea persoanǎ venea chiar mai des decât odatǎ la 3 zile pentru a recupera zilele de weekend în care nu se lucreazǎ în cadrul proiectului nostru. Apǎsǎm OK şi iatǎ rezultatul:

aţiile referitoare la task-ul recurent. În prime

iunea

Evident cǎ acel consultant cere bani pentru vizitele fǎcute şi pentru informaţiile pe care le-ar putea da cu privire la proiect şi progresul proiectului. Aşadar trebuie sǎ alocǎm o resursǎ nouǎ special pentru acest task. Nu voi face acest lucru, fiindcǎ se procedeazǎ la fel ca în Lecţia 10.

Când introduci un task recurent în proiect trebuie sǎ ai grijǎ ca acest task sǎ fie executat în funcţie de calendarul resurselor, asta dacǎ aşa impune proiectul.

Page 44: Project 2003

40 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

22. Lecţia 19 – Sortarea, gruparea şi filtrarea informaţiilor Pentru fiecare tip de vizualizare pus la dispoziţie, Project ne oferǎ încǎ o modalitate

intǎm un ǎ crescǎtor dupǎ cost, vom face o

rtare. Dacǎ ni se va cere sǎ printǎm toate task-urile în funcţie de prioritatea acestora, om face o grupare, iar dacǎ ni se vor cere doar task-urile critice cu diagrama Gantt, vom ce o filtrare. Iar fiecare dintre aceste trei funcţii se pot aplica la aproape toate modurile

e vizualizare ale proiectului.

22.1. Sortarea informaţiilor În cazul proiectului nostru sǎ presupunem cǎ ni se cere sǎ afişǎm structura task-urilor

rdonatǎ dupǎ cost. Ne asigurǎm cǎ suntem în modul de vizualizare al diagramei Gantt, şi e ducem în meniul Project, alegem submeniul Sort şi selectǎm opţiunea by Cost. Vom edea cǎ tabelul de task-uri s-a ordonat dupǎ cost, chiar dacǎ nu putem vedea costul ecǎrui task. Pentru a vedea costul ne ducem la meniul View în submeniul Table şi legem Cost. Vom observa cǎ sortarea s-a fǎcut descrescǎtor dupǎ cost. Dacǎ dorim sǎ fie rescǎtor, alegem din meniul Project –> Sort opţiunea Sort by şi ne va apǎrea o fereastrǎ u trei liste ascunse şi câte douǎ opţiuni pentru fiecare.

ţiunea Sort by pentru a edita în fereastra de mai sus exact dupǎ ce

egem din Project –> Group by opţiunea Critical şi iatǎ rezultatul

de a organiza informaţiile: sortarea, gruparea şi filtrarea. Dacǎ ni se va cere sǎ prraport cu structura de task-uri a proiectului ordonatsovfad

onvfiacc

Selectǎm în prima listǎ Cost şi bifǎm opţiunea Ascending dupǎ care apǎsǎm OK. Acum vom vedea task-urile în ordine crescǎtoare dupǎ cost.

Alte opţiuni de sortare puse la dispoziţie sunt dupǎ Data de începere a unui task, Data de sfârşire a unui task, dupǎ prioritatea unui task, ş.a.m.d. Dar pentru sortǎri mai avansate, vom folosi opvrem sǎ sortǎm şi cum.

22.2. Gruparea informaţiilor Pentru a grupa task-urile în task-uri critice şi non-critice, fiind încǎ în modul de

vizualizare Gantt, algrupǎrii:

Page 45: Project 2003

41 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Ca ş ǎ duratǎ,

duratǎ şi pr grupare, vom alege din m i vom vedea urm toarea fereastrǎ:

i la sortare, avem şi aici mai multe opţiuni implicite de grupare (dupioritate, task-uri eveniment, etc.), însǎ pentru o mai complexǎeniul Project –> Group by opţiunea Customize Group, ş

ǎ

Page 46: Project 2003

42 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Aici pu pǎ care se va face gruparea. Ca un exemplu, în fere

iar bara gri indicǎ grupurile de task-uri care au un anumit cost (400 lei, 800 lei, etc).

c, ci doar tem orar). Aşadar, în proiectul nostru dezactivǎm gruparea selectând din meniul Project –> Group by opţiunea No Group, revenind la modul de vizualizare Gantt. Acum vom selecta din meniul Project –> Filter for opţiunea Critical. Iatǎ rezultatul:

tem introduce toate criteriile duastra de mai sus am introdus sǎ se facǎ o grupare dupǎ task-urile critice şi non-critice,

iar pentru fiecare tip de task, o altǎ grupare dupǎ cost, sortat crescǎtor. Iatǎ rezultatul:

Putem vedea cǎ bara galbenǎ indicǎ cele douǎ grupuri de task-uri, critice şi non-critice,

22.3. Filtrarea informaţiilor Ce înseamnǎ filtrare ? Filtrarea presupune eliminarea informaţiilor care nu aparţin

anumitor criterii. De exemplu, putem face o filtrare dupǎ task-urile critice, obţinând astfel o listǎ doar cu task-urile critice, cele non-critice fiind eliminate (nu şi fizi

p

Page 47: Project 2003

43 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Putem vedea cǎ au dispǎrut task-urile non-critice doar privind diagrama Gantt, care ne aratǎ doar task-urile critice. Pentru a elimina filtrul, selectǎm din acelaşi meniu Project –> Filter for opţiunea All Tasks reafişând toate task-urile. Prin opţiunile de filtrare implicite putem gǎsi filtrarea dupǎ task-uri evenimente, filtrarea task-urilor care încep şi se terminǎ într-un anumit interval, care folosesc anumite resurse, ş.a.m.d. Şi aici putem, evident, sǎ alcǎtuim filtrele noastre personalizate. Pentru a face acest lucru, selectǎm din meniul Project –> Filter for opţiunea More filters şi va apǎrea o fereastrǎ cu o listǎ

Nu voi insista pe implementarea unui filtru, ci voi explica ce filtru am creat şi cum în fereastra anterioarǎ. Mai sus am introdus un nume de filtru care va descrie filtrul nostru,

mǎricicǎ de filtre disponibile. Pentru a crea un nou filtru, apǎsǎm butonul New, şi va apǎrea o fereastrǎ ca mai jos:

Page 48: Project 2003

44 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

am bifat Show in menu pentru a introduce acest filtru în lista de filtre implicite din cadrul submeniului Filter for, iar în tabelul de mai jos am introdus douǎ linii astfel:

Am selectat din prima lista ascunsǎ elementul Critical şi am specificat ca acesta sǎ fie egal cu Yes selectând opţiunea equals, fǎcând astfel sǎ afişǎm toate task-

destule la dispoziţie în lista de filtre disponibile din fereastra More filters).

şi info a Gant plit. Vom

urile critice. • Apoi am selectat And din prima coloanǎ fiindcǎ mai impunem o condiţie: task-

urile sǎ se execute dupǎ o anumitǎ datǎ. Aşadar, am selectat Created din coloana Field Name pentru cǎ ne intereseazǎ când a fost creat task-ul, în coloana Test am ales is greater than or equal to (adicǎ mai mare sau egal) pentru cǎ dorim ca task-ul sǎ inceapǎ dupǎ o anumitǎ datǎ, iar în ultima coloanǎ am introdus o valoare parametrizatǎ. Aceastǎ valoare parametrizatǎ ne permite sǎ afişǎm ofereastrǎ la selectarea filtrului, în care utilizatorul poate introduce o valoare. În cazul nostru am specificat între ghilimele ce mesaj sǎ aparǎ utilizatorului în acea fereastrǎ şi dupǎ ghilimele am specificat operatorul ? pentru ca Project sǎ ştie cǎ este o valoare parametrizatǎ. Apǎsǎm OK, Close la fereastra de filtre, iar din meniul Project –> Filter for vom alege filtrul tocmai creat de noi, Critice dupǎ o anumitǎ perioadǎ, şi vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

În aceastǎ fereastrǎ vom introduce o datǎ dupǎ care vrem sǎ vedem task-urile critice, dupǎ care apǎsǎm OK şi dacǎ am introdus bine data, vom vedea task-urile critice care au început dupǎ acea datǎ introdusǎ.

Dupǎ cum am spus, nu insist pe aceastǎ parte a filtrelor (mai ales fiindcǎ avem deja

Este bine de ştiut cǎ toate aceste trei operaţii (sortare, grupare şi filtrare) pot fi combinate în funcţie de cerinţe. Aşadar putem face o sortare a unor grupǎri asupra datelor obţinute dintr-un filtru.

23. Lecţia 20 – Mai multǎ informaţie

23.1. Modul dual de vizualizare Avem în Project o opţiune de a putea vedea tabelul de task-uri cu diagrama Gantt rmaţiile despre resursele alocate fiecǎrui task. Vom face click dreapta pe diagramt (într-o zonǎ neocupatǎ de vreun task) şi vom alege din meniu ultima opţiune, S vedea urmǎtoarea schimbare:

Page 49: Project 2003

45 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

utem vedea cǎ fereastra a fost împǎrţitǎ în douǎ, sus având modul de vizualizare Gantt

modific cu c v

cvedea selectatPredec(Resou

Dacpanou ide vizulucru al

Piar jos modul de vizualizare al Resurselor şi predecesorilor acestora. Fǎcând click pe un subtask putem vedea cum se modificǎ informaţiile din panoul de jos. În fereastra de mai sus am fǎcut click pe subtask-ul definirea cerinţelor de performanţǎ, şi putem vedea jos ce resurse au fost alocate acestui subtask in lista din stânga, iar în lista din dreapta putem ved sea ubtask-urile predecesoare, de care depinde subtask-ul selectat.

Pe lângǎ faptul cǎ putem vedea mai multe informaţii deodatǎ, putem de asemenea sǎ ǎm resursele alocate cât şi legǎturile acestui subtask (predecesorul, tipul legǎturii,

ât a întârzia). Fǎ ând click dreapta pe partea gri din partea dreaptǎ a celei de-a doua liste, vom

un meniu de unde putem alege tipul de vizualizare al resurselor task-urilor e. În imaginea de mai sus ne aflǎm în modul de vizualizare Resources & essors. Putem alege, de asemenea, sǎ vedem orarul resurselor alocate task-ului rce Schedule), costul acestora (Resources Cost), ş.a.m.d. ǎ facem click pe partea inferioarǎ (în zona gri din dreapta) vom face din acest nferior, panoul curent. La ce bun ? Pǎi acum putem selecta din meniul View tipul alizare din panoul inferior. Selectând Resource Graph putem vedea graficul de resurselor asociate doar task-ului selectat din tabel, ca în imaginea urmǎtoare:

Page 50: Project 2003

46 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

um facem sǎ scǎpǎm de panoul inferior ? Simplu: la fel cum am fǎcut ca acesta sǎ apa . Facem click dreapta pe diagrama Gantt şi vom alege Remove Split. Dacǎ însǎ nu te afli în modul de vizualizare al diagramei Gantt, te poţi folosi de meniul Window unde ai aceleaşi opţiuni: Split sau Remove Split.

23.2. Modificarea unitǎţii de timp folositǎ în diagrama Gantt Am vǎzut cum putem modifica unitatea de timp într-un raport, dar cum putem

modifica unitatea de timp a diagramei Gantt ? Avem douǎ motive pentru care am dori modificarea unitǎţii de timp: dorim sǎ vedem întreaga diagramǎ a proiectului fǎrǎ a o derula, sau avem nevoie de mai multe detalii (sau mai puţine).

Dacǎ avem un proiect de dimensiuni considerabile, am putea încadra întreaga diagrama în acea micǎ fereastrǎ a diagramei. Cum ? Vom face click dreapta pe bara unitǎţii de timp a diagramei (cea cu iniţialele zilei, etc.) şi vom alege Zoom. Din fereastra care va apǎrea vom bifa opţiunea Entire Project dupǎ care apǎsǎm OK. Rezultatul ? Unitatea de timp de afişare a diagramei se va mǎri (sau micşora) aşa încât sǎ putem vedea întreaga diagrama.

Pentru a schimba unitatea de timp folositǎ în afişarea diagramei, ori facem click dreapta pe bara unitǎţii de timp şi alegem Timescale, ori selectǎm opţiunea cu acelaşi nume din meniul Format. Ne va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:

Crǎ

Page 51: Project 2003

47 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

acǎ vrem sǎ afişǎm mai multe informaţii în tabelul de task-uri al modului de

e din prima listǎ

nostru fiind Cost, specificǎm

valorilor din coloanǎ,

În prima listǎ ascunsǎ (Units) din aceastǎ fereastrǎ putem stabili care va fi unitatea de timp implicitǎ care se va folosi în diagramǎ. Putem schimba sǎ afişǎm pe luni, pe trimestre, pe semestre, zile, ore, minute, etc. În urmǎtoarea listǎ (Label) putem alege modul de afişare al datei în funţie de preferinţele fiecǎruia, putem de altfel sǎ o şi aliniem la stânga, dreapta sau pe mijloc (în lista de dedesubt), iar în lista Show putem alege pe câte nivele va fi reprezentatǎ unitatea de timp.

23.3. Inserarea unei alte coloane de informaţii în tabelul de task-uri D

vizualizare Gantt, nu trebuie decât sǎ facem click dreapta pe capul de tabel pe una din coloane şi sǎ alegem Insert Column, sau selectând din meniul Insert opţiunea cu acelaşi nume. Aşadar, sǎ presupunem cǎ vrem sǎ inserǎm în tabel coloana Cost pentru a putea vedea costul fiecǎrui task fǎrǎ a schimba modul de vizualizare. Dupǎ ce selectǎm Insert Column, vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

Aici vom alegascunsǎ coloana pe care vrem sǎ o includem în tabel, în cazul

titlul coloanei (titlul din capul de tabel) sau lǎsǎm gol iar titlul va fi cel din prima listǎ ascunsǎ. Apoi putem sǎ alegem alinierea titlului cât şi a dupǎ care apǎsǎm OK şi iatǎ care va fi rezultatul:

Page 52: Project 2003

48 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

23.4. Notiţe despre task-uri Oricǎrui task i se pot asocia anumite notiţe care nu pot fi descrise în altǎ parte. La ce

ne folosesc astfel de notiţe ? Poate cǎ vom da acest proiect realizat în Project unei alte persoane care va analiza proiectul, şi aceasta va avea nevoie de anumite informaţii la fiecare task pentru a şti exact ce reprezintǎ acel task. Sǎ zicem cǎ o astfel persoanǎ nu ar nţelege ce e cu task-urile Codul program Aî

a şi Codul program B. Vom selecta unul din

ceste douǎ subtask-uri, vom face click dreapta pe el şi vom selecta Task Notes din meniu. Notes selectatǎ. Aic

Ne va apǎrea fereastra de informaţii ale task-ului, însǎ cu eticheta i vom introduce un text descriptiv despre acest task, gen “Codul program este împǎrţit

în douǎ module A şi B fiind realizat de douǎ echipe”. Apǎsǎm OK şi vom vedea cǎ în prima coloanǎ în dreptul subtask-ului a apǎrut o imagine cu o notiţǎ galbenǎ. Vǎzând acea imagine, vom şti cǎ task-ul respectiv are anumite informaţii, şi pentru a accesa acele informaţii procedǎm la fel: click dreapta pe task şi selectǎm Task Notes.

23.5. Task-uri cu referinţe Pe lângǎ notiţe, task-urile pot reţine şi adrese de internet, scurtǎturi la modurile de

vizualizare, ş.a.m.d. Sǎ zicem cǎ echipa A care realizeazǎ codul program A are un site pe internet şi dorim sǎ putem accesa siteul cu ajutorul lui Project. Vom face click dreapta pe codul program A şi vom alege ultima opţiune, Hyperlink. Ne va apǎrea urmǎtoarea fereastrǎ:

Page 53: Project 2003

49 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Acu em sǎ îi

aso

pculoarea, mǎrimea textului, ş.a.m.d. De ce am face scoatem în evidenţǎ un anumit task/subtask. Pentru a fape task-ul dorit, şi alegem Font. Ca sǎ scoatem în evidsǎ mǎrim dimensiunea fontului şi culoarea acestuia. rezultat am putea obţine:

În aceastǎ fereastrǎ putem asocia subtask-ului o referinţǎ la un fişier extern sau o adresǎ de internet, la un mod de vizualizare Project, putem crea un nou document Project sau putem asocia o adresǎ de e-mail. Deocamdatǎ vom introduce în câmpul de text de jos la Address o adresǎ de internet, sǎ zicem http://www.echipaA.ro. Apǎsǎm OK şi vom vedea cǎ în prima coloanǎ în dreptul subtask-ului a apǎrut o imagine care ne spune cǎ acest subtask are o referinţǎ la ceva. Acum, dacǎ facem click pe acea imagine ni se va deschide browser-ul de internet la site-ul introdus de noi.

m sǎ alegem alt task sau subtask, sǎ zicem asamblare hardware. Vrciem o referinţǎ la modul de vizualizare Resource Graph pentru a vedea graficul

resurselor alocate. Facem click dreapta pe subtask, alegem Hyperlink şi în panoul din stânga vom selecta Place in This Document, adicǎ al doilea buton de sus. Ne va apǎrea o listǎ cu toate modurile de vizualizare, din care noi vom alege Resource Graph şi apǎsǎm OK. Acum, dacǎ vom face click pe imaginea din dreptul subtask-ului, vom vedea cǎ se schimbǎ modul de vizualizare exact aşa cum am dorit. La fel putem proceda şi cu celelalte douǎ tipuri de referinţe.

23.6. Personalizarea aspectului task-urilor Oricǎrui task sau subtask îi putem modifica as ectul. Cum ? Schimbând fontul,

acest lucru ? Poate cǎ vrem sǎ ce acest lucru, facem click dreapta enţǎ acel task, sǎ zicem cǎ trebuie Schimbând aceste setǎri, iatǎ ce

Page 54: Project 2003

50 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

23.7. Mai multe despre resurse La fel cum adǎuga şi la resurse. Pentru a face acest

lucru, Resource Sheet), şi face

Pe lângǎ notiţe, unei resurse îi putem asocia chiar şi o legǎturǎ externǎ, la fel cum am fǎcut la task-uri. Unei resurse îi pot fi asociate aceleaşi tipuri de legǎturi externe ca şi la task-uri!

adǎugǎm o notiţǎ unui task, putemne ducem în modul de vizualizare al stocului de resurse (

m click-dreapta pe o resursǎ, şi selectǎm Resource Notes. Aici însǎ nu vom mai vedea vreo imagine cu o notiţǎ galbenǎ în dreptul resurselor. Cum facem sǎ aflǎm ce resursǎ are o notiţǎ asociatǎ în caz cǎ avem de-a face cu un stoc mare de resurse ? Selectǎm modul de vizualizare Resource Usage, unde putem vedea exact ce resursǎ are o notiţǎ asociatǎ, ca în imaginea de mai jos:

Page 55: Project 2003

51 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Un lucru important la resurse este cǎ putem edita pentru fiecare resursǎ în parte orarul acesteia (când va lucra, când nu va lucra, etc.). Pe lângǎ orarul acesteia putem defini chiar i un interval de timp în care aceasta va fi disponibilǎ, tipul resursei (de muncş ǎ sau

mat rialǎ), detaliile referitoare la cost, ş.a.m.d.

24. Lecţia 21 – Proiecte structurate e multe ori avem de-a face cu proiecte mult mai complexe, mai vaste, proiecte

dependente chiar de alte proiecte. Microsft Project ne vine în ajutor chiar şi în acest caz! utem spune cǎ un proiect care conţine un alt proiect la rândul lui este ca un proiect

care conţine un task strucurat, dar cu anumite diferenţe. Aşa cum un proiect poate avea mai multe task-uri strucurate, el poate avea mai multe proiecte în el, fiecare din acele

În acest proiect am definit pe prima linie titlul proiectului (Colectare resurse), unde avem d a inginerilor software şi inginerilor de

ţi pentru a pǎstra persoanele cele mai potrivite. Pentru a angaja ingineri de design trebuie doar sǎ publicǎm anunţurile, şi sǎ îi inte ievǎm. Dupǎ toate acestea putem întocmi lista de angajaţi, moment în care se va putea începe proiectul nostru. În stocul de resurse vom avea nevoie doar de 2 manageri, iar ecǎrui task simplu îi vom aloca o singurǎ resursǎ manager, cei doi manageri fiind distribuiţi automat task-urilor acestui proiect.

um facem sǎ includem şi sǎ legǎm acest proiect de angajare în proiectul nostru ? Facem click in proiect pe task-ul care va depinde de data finalizǎrii angajǎrii personalului, şi din meniul Insert alegem Project şi ne va apǎrea fereastra de deschidere

e

D

P

proiecte putând avea la rândul lor alte proiecte în ele. Putem crea o întreagǎ ierarhie continuând aşa, însǎ ne vom limita în acest capitol doar la un proiect care conţine un alt proiect simplu în el.

Sǎ presupunem în exemplul nostru cǎ, înainte de a trece la începerea proiectului, avem nevoie de resurse, adicǎ de angajati pe posturile de inginer de design şi inginer software. Pentru aceasta am întocmit urmǎtorul proiect:

ouǎ task strucurate care se ocupǎ de angajaredesign, iar dupǎ angajare putem întocmi lista de resurse pentru a putea continua

proiectul implicit, Sistemul mobil de raportare. Pentru a angaja ingineri software avem nevoie sǎ publicǎm anunţuri de angajare, task ce va dura 5 zile estimat (publicare şi primirea de rǎspunsuri). Pentru a seta o duratǎ estimatǎ unui task scriem pur şi simplu valoarea urmǎtǎ de ?, ca de exemplu 5?. Apoi, dupǎ ce vom primi rǎspunsuri la anunţuri, vom putea intervieva persoanele ce doresc postul respectiv. Dupǎ interviul care va dura o zi, vom da o testare celor intervieva

rv

fi

C

Page 56: Project 2003

52 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

a unui proiect existent. Alegem proiectul de angajare şi iatǎ cum va apǎrea în proiectul ostru:

ǎ avem de-a face cu un subproiect în are num un task din proiect cu un task intr-un subproiect exact din aceastǎ cauzǎ, dar putem lega un task din proiect de acel bproiect. Putem observa cǎ s-a modificat şi drumul critic, şi deci, şi durata proiectului, r din drumul critic fac parte chiar şi task-urile din subproiect. Datoritǎ task-urilor cu urata estimatǎ în cadrul subproiectului putem vedea, de asemenea, cǎ proiectul nostru re o duratǎ tot estimatǎ, lucru normal, de altfel, fiindcǎ nu ştim cât va dura pânǎ se rimesc rǎspunsuri la anunţurile de angajare.

Aşa cum adǎugǎm o notiţǎ unui task, la fel putem adǎuga notiţe şi subproiectelor.

n

Putem observa cǎ subproiectul de angajare are fontul îngroşat pentru a scoate în evidenţǎ cǎ este un subproiect. Putem vedea exact structura şi diagrama Gantt întocmitǎ mai devreme pentru acest subproiect. Mai mult, acum vom modifica predecesorul task-ului Intervievare utilizatori şi introducem valoarea de pe prima coloanǎ a liniei unde apare subproiectul, în cazul nostru fiind 2. Atenţie însǎ, fiindcǎ dacǎ ne uitǎm mai bine în prima oloanǎ apar de douǎ ori numerele de la 1 la 9, fiindcc

c erotarea începe tot de la 1. Nu putem sǎ legǎmdsuiadap

Page 57: Project 2003

53 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

25. Lecţia 22 – Analiza progresului într-un proiect

25.1. Salvarea liniei de bazǎ a proiectului De fiecare datǎ când termini de realizat un proiect în Project, trebuie sǎ salvezi o linie

de bazǎ (o copie a proiectului), aceasta fiind folositǎ pentru a observa cât a durat de fapt proiectul faţǎ de cum ai plǎnuit iniţial sau care este costul proiectului într-un anumit stadiu, putând astfel sǎ evaluezi calitatea proiectului.

Project nu ne ajut ǎ chiar şi în timpul desfǎşurǎrii proiect are subtask cât la sutǎ s-a realizat, şi put

ǎ selectǎ primul element, Save a new baseline, lǎsǎ

pǎsǎm pe Done. Iatǎ cum putem

ǎ doar sǎ facem estimǎri, ci ne ajutului. Putem, de exemplu, sǎ precizǎm la fiec

em vedea costurile pânǎ în acel moment, etc. Dar sǎ trecem la fapte, luând ca exemplu proiectul nostru, Sistemul mobil de raportare.

Sǎ presupunem cǎ am terminat de realizat proiectul în Project. Pentru a salva linia de bazǎ, apǎsǎm pe sǎgetuţa din dreptul butonului Track din bara de

instrumente şi selectǎm primul element, Save a baseline plan to compare with later versions. Va apǎrea un nou panou în stânga cu titlul Save Baseline unde putem vedea o listǎ, nişte opţiuni, ş.a.m.d. Din acea list

m bifatǎ opţiunea The entire project pentru a crea o linie de bazǎ pentru întreg proiectul nu pentru task-uri individuale din moment ce ne va interesa progresul proiectului, apǎsǎm pe butonul Save Baseline, iar apoi asǎ salvǎm o linie de bazǎ.

25.2. Actualizarea progresului Dupǎ ce salvǎm linia de bazǎ putem începe editarea progresului fiecǎrui task al

proiectului. Sǎ presupunem cǎ am ajuns aproape de sfârşitul proiectului. Ce înseamnǎ asta ? Pǎi proiectul nostru a început pe 26 aprilie 2006, şi se va sfârşi pe 1 iunie 2006. Deci sǎ presupunem cǎ data curentǎ este 25 mai 2006. Selectǎm Project Information din meniul Project şi la câmpul Status Date alegem data de 25.05.2006, iar la Current Date alegem aceeaşi datǎ. Acum vom alege din submeniul Table al meniului View opţiunea Tracking. Iatǎ ce vom vedea:

Vom introduce pe coloana % Comp. la subtaskul Intervievare utilizatori valoarea

100, aceastǎ valoare având semnificaţia cǎ subtask-ul a fost finalizat. Sǎ presupunem cǎ a

Page 58: Project 2003

54 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

durat 6 zile, nu 5 cum plǎnuisem. Vom introduce la acelaşi subtask pe coloana Act.Dur. valoarea 6. La fel vom preciza cǎ subtask-ul Definirea cerintelor de performanţǎ a fost finalizat în procent de 100%, dar în loc de o zi a durat 2. La task-ul eveniment Finalizare

ine peste toate informaţiile completate ca cestea sǎ fie exact cât ai vrut iniţial, fiindcǎ Project le modificǎ automat

interesant pe care îl putem face în acest moment este sǎ vedem dacǎ am depǎşit sau nu suma disponibilǎ pentru realizarea acestui proiect, şi chiar cu cât am

epǎşit-o sau cât am economisit. Pentru a face acest lucru, selectǎm din meniul View pţiunea Reports iar din fereastra de rapoarte alegem categoria Costs iar apoi bcategoria Earned Value. Vom vedea urmǎtorul raport:

cerinţe de performanţǎ vom completa progresul cu valoarea 100, iar la subtask-ul Logica design-ului vom completa cu 25% precizând astfel cǎ s-a realizat doar un sfert din acest subtask. Dupǎ cum putem vedea în coloana Act.Dur., Project a calculat cǎ 25% din acest subtask se realizeazǎ în jumǎtate de zi, de aceea şi valoarea 0.5 days. Iniţial am stabilit cǎ va dura 2 zile acest subtask, motiv pentru care putem vedea valoarea 1.5 days în coloana Rem.Dur., adicǎ timpul rǎmas pentru a finaliza subtask-ul. Este şi logic: dacǎ 100% reprezintǎ 2 zile, 25% reprezintǎ o jumǎtate de zi. Dar sǎ presupunem în cazul nostru cǎ a durat o zi sǎ se realizeze subtask-ul în proporţie de 25%. Vom introduce în coloana Act.Dur. valoarea 1, dar vom vedea cǎ se schimbǎ automat valoarea de 25% în 50%, fiindcǎ o zi din douǎ reprezintǎ jumǎtate. Dar noi vrem sǎ îi spunem lui Project cǎ într-o singurǎ zi am realizat doar 25%. Pentru a face acest lucru, modificǎm valoarea din coloana Rem.Dur. cu 3, fiindcǎ o zi din patru (1+3) reprezintǎ un sfert, adicǎ 25%. Ce putem vedea pânǎ acum ? Pǎi sǎ ne uitǎm la imaginea urmǎtoare:

Putem vedea costul asociat progresului pânǎ în momentul de faţǎ, putem vedea câte ore de lucru au fost efectuate de fapt, iar în diagrama Gantt putem vedea nişte linii negre în interiorul benzilor colorate. Ce sunt aceste linii negre ? Aceste linii negre ne aratǎ pe diagramǎ cât la sutǎ a fost efectuat din subtask-urile respective. Putem vedea cǎ pe primele douǎ bare albastre apare o linie neagrǎ lungǎ cât bara, iar pe cea roşie putem vedea cǎ subtask-ul nu a fost complet finalizat.

Este foarte important sǎ te uiţi bauneori, aşa cum ai putut vedea mai sus.

Un alt lucru

dosu

Page 59: Project 2003

55 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Acum ne uitǎm la coloana CV (Cost Variance) şi putem vedea cǎ am reuşit sǎ economisim 2.600 lei pânǎ la data curentǎ, iar în coloana SV putem vedea cât de în urmǎ sun

ssumǎ o putem vedea şi în modul de vizualizare Tr

25.3. Compararea progresului faţǎ de linia de bazǎ Am vǎzut în subcapitolul anterior cum putem interpreta progresul proiectului în

termen rpretǎm pe înţelesul tuturor ? Vom selecta din sub

baz şi Baseline Finish (data de terminare a task-ului în linia de bazǎ). Aceste douǎ

tem cu proiectul, dar în termeni de cost. Coloana ACWP (Actual Cost on Work t proiect pânǎ la data curentǎ. Aceastǎ

acking folosit mai devreme, la coloana Act.Cost.

Un alt mod de a vedea aceste informaţii este cu ajutorul tabelelor. Vom selecta din submeniul Table al meniului View opţiunea More tables, iar în fereastra care va apǎrea vom selecta Earned Value din listǎ. Vom vedea în cadrul proiectului un nou mod de vizualizare care ne aratǎ aceleaşi coloane ca şi în raportul generat mai sus.

Performed) ne aratǎ cât am plǎtit deja pentru ace

i de cost. Dar cum facem sǎ intemeniul Table al meniului View opţiunea Variance şi vom vedea urmǎtorul tabel:

În acest tabel putem coloanele Baseline Start (data de începere a task-ului în linia de

ǎ)

Page 60: Project 2003

56 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

colo

În panoul de sus putem vedea inform de începere şi terminare ale

ane ne ajutǎ sǎ comparǎm progresul proiectului cu linia de bazǎ, pentru a putea spune cu cât suntem în urmǎ sau dacǎ proiectul a decurs conform planului. Pentru acest lucru ne uitǎm la ultimele douǎ coloane: Start Var. şi Finish Var. Dacǎ ne uitǎm pe tabelul de mai sus, iatǎ care este interpretarea: subproiectul de angajare a început la timp (0 în penultima coloana), şi s-a terminat la timp (0 în ultima coloanǎ). Intervievarea utilizatorilor a început dupǎ 15 zile (cât a durat realizarea subproiectului de angajare), dar a durat cu o zi mai mult decât am plǎnuit (16 în ultima coloanǎ). Definirea cerinţelor de performanţǎ a început cu o zi mai târziu decât a fost plǎnuit (16 în penultima coloanǎ), şi a durat cu o zi mai mult. Dacǎ ne uitǎm la Codul Program B putem vedea cǎ a început chiar dupǎ ce s-a finalizat subproiectul de angajare, şi a durat cât am plǎnuit (valorile de pe ultimele 2 coloane sunt egale). Acum, pe prima linie putem vedea cǎ proiectul nostru a fost plǎnuit sǎ înceapǎ pe 17.04.06 dar a început pe 26.04.06, lucru confirmat de penultima coloanǎ de pe prima linie fiindcǎ proiectul a început cu o întârziere de 7 zile. În ultima coloanǎ putem vedea cǎ proiectul nostru va dura 10 zile în plus (diferenţa între ultimele douǎ coloane). Dar acest lucru este deocamdatǎ relativ, fiindcǎ nu s-au terminat toate subtask-urile iar Project presupune implicit cǎ acestea vor respecta planul de desfǎşurare fǎrǎ a avea întârzieri. Dar dacǎ vor apǎrea întârzieri, evident cǎ şi proiectul nostru ar putea dura cu mai mult decât 10 zile în plus.

25.4. Informaţii statistice despre proiect Pentru a vedea detaliile pe scurt despre un proiect, vom selecta Project Information

din meniul Project şi în fereastra care va apǎrea vom apǎsa butonul Statistics. Vom vedea urmǎtoarea fereastrǎ:

aţiile legate de datele

proiectului fǎcându-se referinţǎ şi la linia de bazǎ. Putem vedea chiar şi cu cât mai târziu începe proiectul, şi cu câte zile în plus se terminǎ. Apoi, în panoul de jos putem vedea cât dureazǎ proiectul, câtǎ muncǎ s-a depus, cât costǎ proiectul, cât mai a rǎmas din proiect de finalizat, la fel cu referinţe la linia de bazǎ, ş.a.m.d. În stânga jos putem vedea chiar şi progresul proiectului.

Page 61: Project 2003

57 Project 2003 – Managementul proiectelor pentru toti

Acum nu pot decât sǎ-ţi urez spor la lucru, şi bafta la proiecte! Şi încǎ odatǎ: verificǎ

de douǎ ori datele introduse, fiindca Project mai face anumite ajustǎri care poate cǎ nu-ţi vor conveni.