TS01(EC)v07ro

1

www.ecocert.com

TS01(EC)v07ro

I. Prezentarea procesului de certificare ecologica CE

Ecocert SA conform Regulamentului CE 834/2007

Cuprins :

I. Ecocert : serviciu eficient si competent in industria ecologica

II. Regulamentul CE pentru productia ecologica

III. Pasii de inspectie si certificare

IV. Sistemul de certificare Ecocert

V. Publicatii

VI. Contact si informatii

PROCESUL DE CERTIFICARE

ECOLOGICA CE

TS01(EC)v07ro

2

www.ecocert.com

I. Ecocert : serviciu eficient si competent in

industria ecologica

ECOCERT a fost creat in 1991 la decizia Adunarii Generale ACAB (Asociatia

Consilierilor pe Agricultura Ecologica) ca raspuns la Regulamentul European din

punct de vedere al certificarii produselor ecologice.

ECOCERT a stabilit proceduri la fiecare stadiu al inspectiei si certificarii, un

Comitet de Administrare si un Comitet de Supraveghere, in conformitate cu

Ghidul ISO 65 (EN 45011). Este inregistrat si aprobat de mai multe State

Membre ale Uniunii Europene si multe alte tari din non-UE cu legislatii nationale

in vigoare.

ECOCERT are un circuit de birouri internationale, inspectori locali, ingineri sau

tehnicieni in tehnologia agricola si a alimentelor, pregatiti pentru diversele tehnici

in domeniul ecologic.

II. Regulamentul CE pentru productia ecologica

Productia ecologica este condusa de urmatoarele standarde :

Regulamentele CE N° 834/2007, N° 889/2008 si N° 1235/2008 (reguli de

implementare) dupa cum au fost modificate in legatura cu productia ecologica de

produse agricole si de acvacultura (procesate sau nu).

Regulamentul CE 834/2007 si regulile de implementare aplicabile dupa cum au

fost modificate cat si alte standarde operate de ECOCERT sunt disponibile la

www.ecocert.com sau la cerere la ECOCERT.

ECOCERT pune la dispozitia dumneavoastra de asemenea pe pagina noastra de

internet www.ecocert.com : fise explicative, formulare de cerere pentru cei care

aplica pentru certificare, cat si alte informatii suplimentare (publicatii despre

agricultura ecologica, inputuri, alte servicii,…).

TS01(EC)v07ro

3

www.ecocert.com

Conform acestui regulament, fiecare aplicant la ecologic trebuie :

A. Sa solicite

Despre regulamentele generale si CE (standarde pentru agricultura, procesare,

etichetare etc…) si va verifica daca produsele sale sunt incluse in scopul

regulamentului ecologic CE sau in afara acestuia.

B. Sa notifice activitatea proprie

Operatorul va anunta Ecocert in legatura cu activitatea sa la data de incepere a

activitatii ecologice si de asemenea data de incheiere.

C. Sa isi angajeze operatiunea

La un organism de certificare ca ECOCERT, competent pentru certificarea

productiei ecologice, conform regulamentului CE 834/2007.

Aplicantii au acces gratuit la serviciile ECOCERT daca sunt capabili sa isi

demonstreze existenta legala, sa se conformeze procedurii initiale de aplicare,

inclusiv toate angajamentele contractuale si aranjamentele interne necesare. In

plus, aplicatia acestora trebuie sa fie acoperita de procesul de certificare cerut.

TS01(EC)v07ro

4

www.ecocert.com

III. Pasii de inspectie si certificare

PASII CERTIFICARII ECOLOGICE CE

OPERATOR ECOCERT

NU

DA

NU DA

DA DA

Solicitati informatiile pentru

certificarea ecologica CE

Trimiteti formularul <<Solicitare

de informatii>>

Trimiteti formularul <<Solicitare de informatii>>

completat : informatiile despre companie, lista

produselor, locatia, istoria certificarilor,

descrierea activitatilor.

Conformitate

a informatiilor

Produse inafara scopului

regulamentului CE, accesul

fizic imposibil in companie,

nerespectarea

regulamentului general.

Ecocert trimite:

- Tariful

- Terminii si conditiile

- Regulamentul CE, procesul de certificare

si alte documente (fise tehnice…)

Trimiteti inapoi tariful si termenii si conditiile

semnate prin care acceptati oficial

Ecocert trimite:

- Formularul de aplicare

- Daca e cazul, formularele de cerere a

derogarilor

- factura

Trimiteti inapoi formularul si

plata

Revizuirea documentatiei operatorului si

mandatarea unui inspector

Efectuarea inspectiei/evaluarii:

- Vizita la fata locului

- Evaluarea cerintelor CE

- Posibile probe pentru analize

- Raportul de inspectie co-semnat listand

produsele de certificat si posibilele deviatii

Revizuirea raportului de inspectie cu

aplicarea planului de corectie

conformitate Atribuirea certificarii

sau reinnoirea

Sugerati un plan de

actiuni corective

Verificati pertinenta si

exhaustivitatea planului

de actiuni corective

Memento Negarea certificarii,

decertificare, suspendarea

sau retragerea acesteia

Sugerati un plan de

actiune corectiv

TS01(EC)v07ro

5

www.ecocert.com

A. Pasii certificarii

Orice operator care s-a angajat sa respecte contractul cu ECOCERT va avea

acces la serviciile de inspectie si certificare ECOCERT. ECOCERT executa

certificarea tuturor produselor in conformitate cu standardul aplicabil in masura

in care ECOCERT are acces la mijloacele tehnice necesare.

Aplicatiile trebuie refuzate in urmatoarele cazuri:

• Neconformitatea la standardele de productie ecologica pentru care se

aplica

• In afara scopului standardelor de productie ecologice pentru care se aplica

• Risc identificat pentru sanatatea cosumatorului,

• Practica de productie este pusa la indoiala din punct de vedere al

respectului uman

• Locatia georgrafica care prezinta imposibilitatea tehnica, sau un risc

pentru inspectori

• Frauda sau infractiune comise anterior legate de afacerea ecologica de

operator sau reprezentantii acestuia

• Nesiguranta financiara majora a aplicantului.

Operatorii au posibilitatea de a refuza personalul mandatat de Ecocert in pasii de

certificare pentru motive valabile (conflict de interese…).

1. CHESTIONARUL CE PRECEDE INSPECTIA

Operatorul isi descrie activitatea, productia si/sau procesarea si/sau comertul

si/sau operatiunea de export (folosind formularele de aplicare valabile).

2. ANGAJAMENTUL FATA DE PROCESUL DE PRODUCTIE

ECOLOGICA

ECOCERT stabileste un tarif pentru vizita/vizitele de inspectie, certificare.

Oferta ii este trimisa operatorului impreuna cu conditiile generale sau tehnice,

dupa caz.

Daca este primit un angajament pana la sfarsitul anului calendaristic care

nu permite executarea inspectiei anuale ianinte de 31 Decembrie, operatorul in

cauza va fi considerat angajat pentru urmatorul an calendaristic.

TS01(EC)v07ro

6

www.ecocert.com

3. EVALUAREA INITIALA/ INSPECTIA

Dupa primirea tarifului semnat si a platii in totalitate a costurilor estimative,

ECOCERT mandateaza personal competent pentru executarea fiecarui pas al

procesului.

Evaluarea standardului ecologic consta in :

- Analiza documentelor (formulare de aplicare)

- Inspectia la fata locului.

Inspectorul programeaza o intalnire cu aplicantul pentru prima evaluare a

locatiei. Inspectia va avea loc cand Ecocert va putea evalua conformitatea sau

capacitatea de a se conforma a unui aplicant (inaintea recoltarii pentru

producatori, cand se realizeaza procesarea pentru procesatori…).

Inspectia poate fi efectuata in prezenta unor inspectori externi sau de un

subcontractor selectat, sau un alt organism de certificare. Analiza probelor este

efectuata de un laborator selectat.

Lista subcontractorilor selectati este disponibila la www.ecocert.com

Grup de mici producatori (aplicabil numai in Tarile Terte):

In cazul unor grup de mici producatori si a unui procentaj mai mic de

100% din unitatile de productie fiind inspectate extern, implementarea unui

sistem de control intern (ICS) este indispensabila si va fi evaluat de ECOCERT

inaintea si in timpul inspectiei (vedeti Ghidul Ecocert pentru certificarea ecologica

a grupurilor de mici producatori).

Vizite neanuntate :

Vizite aditionale neanuntate pot fi adaugate evaluarii initiale.

In orice caz, un raport de inspectie este intocmit si trimis operatorului

indicand concluziile inspectorului si afisand neconformitatile gasite cat si

rezultatele analizelor, daca au fost prelevate probe si analizele executate.

4. ANALIZA RAPORTULUI SI CERTIFICAREA

Dupa inspectie, raportul este revizuit de personalul ECOCERT care se

ocupa de certificari. Notificarea revizuirii raportului se bazeaza pe concluziile

raportului de inspectie si pe toate informatiile disponibile de la parti terte cum ar

fi alte organisme de inspectie sau autoritati sau alti operatori….

TS01(EC)v07ro

7

www.ecocert.com

Concluzia care se bazeaza pe aceasta revizuire este trimisa operatorului

impreuna cu raportul de inspectie. Neconformitatile si sanctiunile, cand e cazul,

sunt clar afisate in raportul revizuit cu solicitarea unui raspuns intr-un termen

limita stabilit.

In caz de neconformitati, aplicantul are responsabilitatea de a propune

actiuni in termenul limita solicitat dupa primirea raportului final. Actiunile de

imbunatatire propuse vor include actiuni corective si imediate analizand cauzele

si extinderile legate de neconformitate.

Aceasta inseamna ca pentru fiecare neconformitate legata de cerintele

certificarii implicate :

- Operatorul intelege cu precizie constatarile si cerintele certificarii.

- Operatorul evalueaza extinderea si planifica actiuni imediate pentru a

castiga conformitatea produselor si a activitatii

- Operatorul evalueaza cauzele si planifica actiunile corective pentru ca

neconformitatile sa nu mai apara in viitor.

-

In consecinta, Ecocert verifica daca raspunsul este pertinent si complet

inclusiv termenele limita pentru actiunile corective propuse.

In termenul limita, operatorul trebuie sa dovedeasca conformitatea la

cerintele certificarii. Asta inseamna ca pentru fiecare neconformitate trebuie sa

existe:

- Dovezi de implementare ale actiunilor

- Dovezi ale eficientei actiunilor

-

Acest lucru poate fi indeplinit prin documente si dovezi de inregistrare, sau

printr-o inspectie suplimentara la fata locului, in functie de neconformitate.

Cand notificarea raportului revizuit este acceptata (semnata de operator),

cerintele de actiuni de imbunatatire sunt respectate si taxele sunt platite de

operator, ECOCERT va lua o decizie de certificare, fie pozitiva (ducand la

emiterea unei atestari sau al unui certificat de conformitate listand produsele si

clasificarea acestora ca ecologice, conventionale conform Regulamentului CE),

sau negativa ducand la negarea certificarii.

TS01(EC)v07ro

8

www.ecocert.com

Exportul catre state membre Europene din tari terte neechivalente :

Pasul 1 : Autorizatia de import :

Inaintea importului produselor intr-un Stat Membru UE din tari terte,

importatorul operatorului certificat trebuie sa fi obtinut o autorizatie de import de

la autoritatile Statului Membru in cauza.

Pasul 2 : Cererea unui certificat de inspectie :

Odata ce certificatul de conformitate si autorizatia de import au fost

obtinute, trebuie cerut un certificat de inspectie de la Ecocert pentru fiecare

transport.

Pentru a obtine acest document, operatorii certificati trebuie sa detina

certificate de conformitate valide, o copie al autorizatiei de import de la

importator valida si sa trimita la Ecocert o cerere completa care sa includa:

- O copie a documentului de transport (BL : Bill of Lading (Conosament),

CMR : pentru transportul cu camionul, AWB : Airway Bill : pentru

transportul cu avionul)

Si

- O copie dupa factura comerciala

Ambele incluzand denumirea clara a produselor, statutul lor ecologic si codul de

referinta al organismului de control, numarul lotului cat si urmatoarele

informatii :

- Denumirea clara a destinatarului (importatorul detinator al autorizatiei de

import)

Sau

- Daca destinatia finala este diferita de importator mentionati numele

complet si adresa companiei care va comercializa produsul (niciun agent

vamal de compensare)

Documentele mentionate mai sus trebuie sa se refere la importator (ca

destinatar al bunurilor), producatorul si exportatorul acoperiti de autorizatia de

import si certificare.

Aceasta aplicatie completa pentru emiterea unui certificat de inspectie va fi

trimisa la Ecocert odata ce toate documentele mentionate mai sus sunt

disponibile si in orice caz cererea completa va fi primita de Ecocert cu minimum

5 zile inainte de sosirea produselor la granitele corespunzatoare din Uniunea

Europeana. Aceasta este perioada minima necesara pentru emiterea si livrarea

certificatului de inspectie. Cererea va include in mod clar adresa unde trebuie

trimis de Ecocert certificatul de inspectie original. Serviciul postal trebuie de

TS01(EC)v07ro

9

www.ecocert.com

asemenea mentionat in cerere, folosirea unui serviciu de curierat rapid este

posibil la cerere, dar numai prin DHL (in acest caz operatorul trebuie sa aranjeze

facturarea direct cu DHL).

Va rugam sa luati la cunostiinta ca terminarea Contractului din orice motiv

atrage dupa sine imposibilitatea pentru Ecocert de a emite un certificat de

inspectie dupa data terminarii.

5. SUPRAVEGHERE

In anii care urmeaza certificarii initiale, procedurile de urmarire includ

ambele tipuri de Inspectii, atat anuntate cat si neanuntate. Scopul fiecarei

inspectii de supraveghere va fi determinat in functie de rezultatele inspectiei din

anul anterior, conformitatea la conditiile de certificare, orice schimbari ale

cerintelor de certificare si/sau gama de produse pentru care este solicitata

certificarea.

Operatorul trebuie sa anunte ECOCERT in legatura cu orice modificare in

sistemul de productie sau gama de produse de certificat.

Ecocert va reevalua apoi aplicatia dvs de certificare (vedeti § 1) si va lua

deciziile adecvate pentru pasii urmatori, inclusiv reevaluarea resurselor necesare

pentru a efectua si continua intregul proces de certificare pentru operatiunea si

produsele in cauza. Acest lucru poate duce la actualizarea tarifului.

Documentele legate de operatiunea ecologica trebuie pastrate pe o

perioada de cel putin 5 ani, acestea facand subiectul inspectiei. Vizita urmatoare

se va concentra printre altele pe actiunile corective luate dupa procesul de

certificare din anul anterior.

B. Sistemul de certificare Ecocert

A. Comitetul de Supraveghere Ecocert

Pentru a garanta independenta si impartialitatea sistemului de certificare si

conform cerintelor de acreditare, ECOCERT a pus bazele unui Comitet de

Supraveghere.

Acest Comitet de Supraveghere este un organism tehnic independent care

are urmatoarele misiuni :

- Supravegherea politicii de certificare a companiei

- Supravegherea procesului de certificare

- Exprimarea punctului de vedere asupra schimbarilor in procedura de

certificare

TS01(EC)v07ro

10

www.ecocert.com

- Managementul asa ziselor recursuri secundare conform procedurilor

determinate

- Sfatuirea personalului de certificare in legatura cu problemele speciale si

acordarea de derogari operatorilor

- Mentinerea relatiei cu Directorul Tehnic care este capul personalului de

certificare

- Sfatuirea privind oportunitatea de a dezvolta standarde tehnice pentru

categorii noi de produse, servicii sau sisteme de calitate.

B. Catalogul de sanctiuni

Catalogul de sanctiuni ECOCERT se bazeaza pe niveluri diferite de

sanctiuni. Acest lucru permite rezolvarea tuturor situatiilor neconforme.

Repetarea unei neconformitati este de asemenea luata in considerare in

selectarea sanctiunilor care vor fi aplicate si in decizia certificarii.

• Solicitarea actiunilor corective: notificarea unei constatari, emiterea

unui certificat, urmarirea in timpul procesului de supraveghere

• Certificarea in asteptare: notificarea unei constatari, dovezi solicitate in

termenele limita stabilite, inainte de emiterea certificatelor, urmarirea in

timpul procesului de supraveghere

• Certificarea in asteptare (solicitarea de analize): notificarea unei

constatari, solicitarea de analize inainte de emiterea certificatului,

urmarirea in timpul procesului de supraveghere

• Certificarea in asteptare (solicitarea de inspectii suplimentare):

notificarea unei constatari, inspectii suplimentare solicitate inainte de

emiterea certificatului, urmarirea in timpul procesului de supraveghere

• Decertificarea unui produs sau al unui lot: notificarea unei constatari,

suspendarea certificatului anterior si pentru produsele sau loturile in cauza

nu se va emite un nou certificat si nu pot fi vandute ca ecologice.

• Decertificarea unui produs si al unui teren: notificarea unei

constatari, suspendarea certificatului anterior si pentru produsele in cauza

nu se va emite un nou certificat si nu pot fi vandute ca ecologice si

terenurile vor intra in perioada de conversie.

• Suspendarea certificarii: notificarea unei constatari, suspendarea

certificatului anterior si pe o perioada determinate, pentru intreaga

operatiune nu se va emite un certificat de conformitate; produsele nu pot

fi vandute ca ecologice pe perioada determinata.

• Retragerea certificarii: notificarea unei constatari, retragerea

certificatului anterior si pentru intreaga operatiune nu se va emite un

certificat de conformitate, sfarsitul procesului de certificare; produsele nu

pot fi vandute ca ecologice.

TS01(EC)v07ro

11

www.ecocert.com

C. Termenii sanctiunii

Termenii sanctiunii Ecocert determina un inventar de cazuri de neconformitati cu

referinta la Regulamentul CE 834/2007 si regulile de implementare relevante si

la alte standarde relevante care permit :

• Acuratetea descrierii situatiilor intalnite,

• Personalului de certificare si Comitetului de Supraveghere sa foloseasca

cele mai adecvate cereri de actiuni corective,

• Sa aplice acelasi tratament tuturor operatorilor.

• Retragerea produsului din circuitele ecologice prin suspendarea

certificatului de conformitate in cauza,

• Retragerea totalitatii produselor unui operator dintr-un circuit ecologic

prin suspendarea intregii certificari.

Caracterul fraudulos sau anuntat al neconformitatilor cat si notiunea de

prima infractiune sau alte abateri ulterioare in neconformitati sunt luate in

considerare in selectarea sanctiunii care va fi aplicata.

Termenii sanctiunii sunt impusi de serviciul de certificare. Cazurile

neafisate sau neasteptate de neconformitati sunt prezentate Managerului de

Certificare, care elaboreaza sanctiuni speciale care pot in schimb sa fie

transformate in termenii oficiali ai sanctiunilor si in final aprobate de Directorul

Tehnic.

D. Recursuri

Un operator poate depune un recurs la Ecocert, legat de certificarea

operatiuni si produselor acestuia (certificate, actiuni de imbunatatire sau

sanctiuni) sau orice decizie in care operatorul este implicat. Acesta va fi procesat

de Managerul de certificare si aprobat de Directorul Tehnic.

In cazul unei concluzii nesatisfacatore a unui recurs, operatorul poate face

inca un recurs la Comitetul de Supraveghere care va trimite la Ecocert

recomandarea sa.

Primul cat si al doilea recurs nu sunt suspensive, se aplica decizia luata

anterior de Ecocert pana la ce recursul este proceast.

E. Plangeri

Ecocert inregistreaza si evalueaza orice plangere scrisa legata de

certificare, de la orice parte (client, concurenta, autoritate, consumator final,…)

implicand managerul de calitate. Sunt luate actiuni adecvate necesare si

raspunsul este trimis reclamantului.

TS01(EC)v07ro

12

www.ecocert.com

F. Aplicatia pentru derogarea speciala

Orice operator care intampina o dificultate temporara in respectarea

angajamentului acestuia poate adresa o cerere pentru o derogare speciala

Managerului de Certificare care poate consulta Comitetul de Supraveghere sau

orice alti experti. Managerul de Certificare decide sa acorde sau nu derogarea.

Acesta poate de asemenea sa inainteze cererea unei autoritati competente la

alegerea lui.

Cand produsele se vor a fi comercializate intr-un Stat Membru al Uniunii

Europene, autoritatea competenta al Statului Membru poate aproba sau

dezaproba acordarea unei derogari acordate anterior de Ecocert, acest fapt va

duce la refuzarea unei autorizatii de import.

II. Publicatii

Lista operatorilor contractati cat si produsele certificate ale acestora sunt

disponibile publicului la biroul ECOCERT SA in timpul programului de lucru sau pe

pagina de internet Ecocert.

ECOCERT are de asemenea disponibile pentru publicul general: standarde,

formulare explicative si publicatii despre agricultura ecologica si sistemul de

certificare.

Fisierele de informatii despre standardele ecologice si aplicarea acestora

dupa cum au fost emise de Ecocert sunt disponibile clientilor sai si organismelor

de dezvoltare la cerere.

III. Contacte si informatii

Veti gasi mai multe informatii pe pagina de internet ECOCERT :

www.ecocert.com (certificare, atestare inputuri, alte activitati,…)

Pagina de internet a Comunitatii Europene :

http://ec.europa.eu/agriculture/organic/splash_en va va oferi toate informatiile

importante despre productia ecologica CE (regulamente CE, Logo-ul European si

folosirea acestuia, baza de date despre furnizorii de de seminte ecologice,…)

Pagina de internet Organic Europe va va oferi statistici, rapoarte despre

agricultura ecologica, informatii despre fiecare tara CE si multe adrese

folositoare.

http://www.organic-europe.net/

Daca aveti nevoie de informatii suplimentare, suntem la dispozitia

dumneavoastra pentru intrebari tehnice.

DOCUMENTE EMISE OPERATORILOR ÎN VEDEREA EFECTUĂRII TRANZACȚIILOR

COMERCIALE

Cod: Anexa 01-TS01v01

Certificatul de tranzacție (TC)

Acest document justificativ este eliberat de ECOCERT SRL la solicitarea operatorilor care deţin unităţi certificate și care comercializează produsele provenite din agricultura ecologică în perioada în care există un certificat de conformitate valid.

Certificatul de tranzacție permite asigurarea trasabilității și verificarea statutului produselor, iar acesta se va emite pentru fiecare vânzare a produselor certificate. În măsura în care vânzarea are loc în zile diferite, operatorul va solicita emiterea unui certificat de tranzacție aferent fiecărei zile.

Clientul care comercializează produse certificate, solicită ECOCERT SRL eliberarea Certificatului de tranzacție, printr-un formular tipizat disponibil la cerere însoțit de documentele fiscale și de transport aferente:

- o copie a documentului de transport (BL: Bill of Lading (conosament): pentru transportul pe apă, CMR (scrisoarea de trăsură): pentru transportul pe uscat, AWB: Airway Bill: pentru transportul cu avionul, aviz de însoțire a mărfii, etc.),

- o copie a facturii fiscale sau a unui document echivalent;

- eticheta și alte documente necesare pentru ECOCERT SRL, la solicitarea acestuia.

Aceste documente trebuie să includă denumirea clară a produselor, statutul lor și codul de referință al organismului de control, numărul lotului și denumirea clară a destinatarului.

Pentru produsele achiziționate de la operatori terți se vor pune la dispoziția ECOCERT SRL și documentele de achiziție a lotului respectiv care să conțină atât certificatul de tranzacție, cât și documentul justificativ al furnizorului.

Etapele parcurse pentru eliberarea unui TC sunt:

- operatorul notifică ECOCERT cu minim 5 zile înainte privind tranzacțiile ce urmează a fi efectuate. Nerespectarea acestui termen poate conduce la întârzierea sau imposibilitatea emiterii certificatul de tranzacție.

- ECOCERT SRL, în prezența responsabilului de la DAJ prelevează probe din lotul ce va fi comercializat conform instrucțiunii de lucru și le trimite către laboratoarele subcontractate de ECOCERT, în următoarele situații:

dacă operatorii solicitanți au avut neconformități majore identificate în urma ultimei inspecții sau în urma oricărei inspecții efectuate în anul de certificare în curs;

dacă există suspiciuni privind conformitatea produsului;

dacă producția obținută este mai mare decât producția obținută de operatorii convenționali din regiunea respectivă

- costurile emiterii certificatelor de tranzacție și a analizelor vor fi suportate de operator, iar rezultatele acestora i se vor comunica numai după efectuarea plății.

Vă rugăm să luați la cunoștință că rezilierea contractului din orice motiv atrage după sine imposibilitatea pentru ECOCERT SRL de a emite orice certificat de tranzacție după această dată.