PROCEDURII OPERAȚIONALE PRIVIND APROVIZIONAREA, Ediţia:...

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher

PROCEDURII OPERAȚIONALE PRIVIND APROVIZIONAREA, RECEPȚIA, DECONTAREA ȘI DAREA ÎN CONSUM A

CARBURANȚILOR PENTRU AUTOTURISMELOR DIN DOTAREA CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A ROMILOR – ROMANO

KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-

Cod: P.O. 22 Pagina 1

Exemplar

nr.: 1

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA SI APROBAREA EDITIEI SAU, DUPA CAZ, A REVIZIEI PROCEDURII OPERATIONALE

2. SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei / reviziei

1 2 3 4

Editia 1 x x 15.03.2016

Revizia 1

Elemente privind responsabilii/ operatiunea

Numele si prenumele

Functia

Data

Semnatura

1 2 3 4 5

Elaborat Vily Bercuș Expert

Verificat Aurelia Stroe

Carmen Popescu

Economist spec. cu atribuții de Director Adj. Ec.

Consilier juridic

Aprobat Mihai Neacșu Director

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

3. LISTA CUPRIZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIȚIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Compartiment Funcția Nume si prenume Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

Aplicare 1 Administrativ Documentare și Cercetare Programe și proiecte Compartiment financiar - contabilitate

Referent Consilier Consilier Expert

Flavius Dobre Nicolae Furtună

Petrică Badea Dima Nicolae

08.03.2016

Evidență 1 Administrativ Referent

Flavius Dobre 08.03.2016

Informare 1 Compartiment financiar - contabilitate

Expert

Expert - CFP

Economist specialist cu atribuții de Dir. Adj.econ.

Vily Bercuș

Nicolae Dima

Aurelia Stroe

08.03.2016

Informare 1 Control intern Preşedinte comisie CIM

Gabriela Murgescu 08.03.2016

Informare 1 Compartiment managementul resurselor umane

Expert Daniela Voicu 08.03.2016

Informare 1 Programe și proiecte

Consilier Florina Ivan

Gabriela Murgescu

08.03.2016

Informare 1 Documentare și Cercetare

Consilier Norica Costache 08.03.2016

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

Informare 1 Juridic Consilier juridic

Carmen Popescu 08.03.2016

Informare 1 Relații publice și mass-media

Consilier Mădălin Voicu 08.03.2016

Informare 1 Administrativ Referent Secretară

Flavius Dobre Laura Bujor Adriana Constantinescu

08.03.2016

Arhivare 1 Administrativ Referent

Flavius Dobre 08.03.2016

4. SCOPUL PROCEDURII

4.1 Procedura este elaborate in scopul prezentarii regulilor minime privind operatiunile de aprovizionare, receptie, decontare si dare in consum a carburantilor, precum si justificarea consumurilor de carburanti alimentati de autoturismele din dotarea Centrului Național de Cultură a Romilor – Romano Kher.

5. DOMENIUL DE APLICARE

5.1. Procedura se utilizează de către persoanele desemnate prin Decizia directorului CNCR cu atributii in ceea ce priveste receptia, inregistrarea, evidenta si justificarea consumurilor de carburanti auto din cadrul Centrului Național de Cultură a Romilor – Romano Kher.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE

ACTIVITĂȚII PROCEDURABILE

6.1. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

- Ordonanta Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritatile administratiei publice si institutiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare;

- LEGE nr.247/29.04.2002 pentru aprobarea Ordonantei Guvernului nr.80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritatile si institutiile publice.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

- Legea Contabilitatii nr.82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare;

- Ordinul Ministrului Transporturilor si Telecomunicatiilor nr. 14/1982 pentru aprobarea normativului privind consumul de combustibil si ulei pentru automobile;

- Ordonanta de Urgenta nr.55/2010 privind unele masuri de reducere a cheltuielilor publice.

6.2. LEGISLAȚIE SECUNDARĂ - Legea nr. 318/2013 privind trecerea Centrului Național de Cultură a Romilor –

Romano Kher din subordinea Ministerului Culturii în subordinea Agenției Naționale pentru Romi

- Hotărârea de Guvern nr. 609 din 20 mai 2009 privind stabilirea unor măsuri pentru reorganizarea Centrului Național de Cultură a Romilor

6.3. ALTE DOCUMENTE - Regulamentul de organizare și funcționare al CNCR - Fișe de post

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAȚI ÎN PROCEDURA OPERAȚIONALĂ

7.1.Definiții Procedura – Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual

Consumul Normat de combustibil reprezinta cantitatea maxima admisa a fi consumata de un autoturism pentru parcursul efectuat, in functie de conditiile spacifice de exploatare.

Parcursul efectiv reprezinta rulajul efectuat de un autoturism , stabilit pe baza inregistrarilor aparaturii de bord sau, in cazul defectarii acesteia pe parcursul unei curse, pe baza confirmarilor date de beneficiarii transportului, confruntat cu indicatoarele de distante geografice ori cu deciziile emise de directiile judetene de

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

drumuri si poduri privind incadrarea drumurilor si distantele dintre localitati, ori folosind un site oficial de pe internet cu distante rutiere in km.

Parcursul echivalent (km echivalenti), acolo unde este cazul, reprezinta rulajul efectuat de un autoturism, corectat cu coeficientii si sporurile corespunzatoare diferitelor situatii de exploatare (starea drumurilor, tractarea remorcilor, circulatia in localitati urbane, actionarea instalatiilor speciale din dotarea automobilului si elemente care influenteaza aerodinamicitatea acestuia, mersul in gol).

- In raport de influenta pe care o are asupra autoturismelor (uzura, consumul de combustibil si ulei, etc).

- Consumul mediu de combustibil reprezinta cantitatea de combustibil necesara unui anumit autoturism pentru a parcurge 100 km echivalenti;

- Urmarirea consumurilor normate de combustibil, pe fiecare autoturism si sofer in parte, este obligatorie pentru toate institutiile detinatoare de parc auto.Pentru incadrarea in consumurile normate de combustibil si ulei este necesara urmarirea continua a acestora la toate nivelele si tratarea cu maxima exigenta a abaterilor de orice natura care genereaza supraconsumuri de combustibil sau ulei;

- Pentru urmarirea consumului zilnic si stabilirea restului din rezervoare, la introducerea in exploatare a autoturismelor noi sau la iesirea din reparatie, precum si la inceput de decade, alimentarea se efectueaza pana la umplerea rezervorului;

- La decadele lunare (10, 20) si la finele lunii (30,31), pentru stabilirea cu exactitate a resturilor in rezervor, alimentarea autoturismelor cu combustibil se face prin umplerea rezervorului, dandu-se aprobarea „Plin” pe foaia de parcurs aferenta datelor susmentionate, pentru stabilirea restului in rezervor.

BVCA – Bon Valoric de Combustibil Auto.Tipizat preplatit eliberat de companiile petroliere pentru alimentare la pompa in statiile de distributie a carburantilor auto.

FAZ – Fisa de activitati zilnice. Document de inregistrare a activitatii zilnice a fiecarui automobil.

Centralizator FAZ – Centralizatorul tuturor fiselor de activitati zilnice.Document de evidenta si verificare a consumurilor totale de combustibil la nivel de institutie si determinarea economiei sau depasirii consumului de combustibil rezultat din calculele inscrise in FAZ.

Referat de necesitate. – Reprezinta documentul de solicitare pentru eliberarea in vederea alimentarii cu carburanti a bonurilor valorice de combustibil (BVCA), a maretialelor consumabile, uleiuri sau lichide, dotarilor suplimentare, inlocuirii

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

anvelopelor , a interventiilor sau reparatiilor, altor solicitari (tractare, peridoc, vulcanizare etc)

7.2.Abrevieri:

BVCA – Bon Valoric de Combustibil Auto

CNCR - Centrul Național de Cultură a Romilor – Romano Kher

FAZ – Fisa de activitati zilnice

PO – Procedură Operațională

ROF – Regulament de Organizare și Funcționare

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAȚIONALE PRIVIND APROVIZIONAREA, RECEPȚIA, DECONTAREA ȘI DAREA ÎN CONSUM A CARBURANȚILOR PENTRU AUTOTURISMELOR DIN DOTAREA CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A ROMILOR – ROMANO KHER

8.1 – Procedura vine in sprijinul tinerii corecte si la timp a evidentei necesarului in vederea achizitiei pentru carburanti, consumabile, uleiuri si lichide, alte necesitati, a consumului de combustibil pe fiecare autoturism in parte, a justificarii si inregistrarii corecte in documentele de evidenta a combustibilului auto, precum si o imagine permanent actualizata a reparatiilor si starii tehnice a automobilelor, a politelor de asigurare si taxelor necesare pentru fiecare autoturism in parte. Buna gestiune a carburantilor reprezinta o imagine a activitatii desfasurate atat din punct de vedere valoric cat si din cel cantitativ.

Procedura include modele de documente pentru evidenta si justificarea cantitatilor de carburanti achizitionate si consumate precum si sarcinile ce revin persoanelor insarcinate cu aceste activitati;

8.2. Urmarirea zilnica a consumurilor de combustibil.

Se exercita pentru fiecare automobil si angajat cu drept de conducere a autovehiculelor din dotarea CNCR in parte, avand ca scop depistarea operativa a eventualelor neincadrari in consumurile normate de combustibil, stabilirea si inlaturarea cauzelor care le-au generat.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

Urmarirea zilnica a consumurilor de combustibil se efectueaza de catre conducatorul autoturismului titular.

Soferii acestor autovehicule trebuie sa posede carnet de conducere si sunt desemnati, pe fiecare masina, prin decizia directorului CNCR.

8.3. Stabilirea necesarului de carburanti

La sfarsitul fiecarui an calendaristic se face analiza consumurilor cantitative si valorice pentru anul precedent in cadrul Compartimentului Financiar-Contabilitate, se analizeaza documentele, se revizuiesc pe baza documentelor justificative, cantitatile achizitionate de combustibil, cele distribuite si cele consumate si se face necesarul previzionat pentru anul urmator, se analizeaza eventualele plusuri sau minusuri si se aplica masurile legale pentru corectarea acestora.

In urma acestei analize coroborata cu planul de activitati previzionat pentru anul urmator, se stabileste necesarul de combustibil si carburanti auto, urmand a se introduce in bugetul institutiei la capitolul respectiv suma estimata pentru achizitia de BVCA pentru anul urmator.

8.4. Eliberarea si gestionarea BVCA

Dupa achizitionarea BVCA, acestea sunt receptionate de gestionar, care le receptioneaza si inregistreaza seriile corespondente fiecarui bon sau carnet in parte, in documentele de gestiune.

Eliberarea BVCA se face pe baza referatului de necesitate semnat si datat de catre solicitant, avizat de directorul adjunct economic, gestionarul BVCA-urilor (care confirma prin semnatura ca exista disponibila cantitatea solicitata), responsabilul cu parcul auto si aprobat de directorului CNCR. Se intocmeste apoi bonul de consum pentru BVCA eliberate, se semneaza de gestionarul BVCA si de catre conducatorul auto pentru automobilul pe care il conduce. Se inregistreaza numele soferului, numarul de inmatriculare al automobilului, data eliberarii bonurilor,cantitatea eliberata, seria si numarul fiecarui BVCA, numele persoanei care le elibereaza si numele persoanei care le ridica insotite de semnaturile acestora.

Se inscrie in registrul special de evidenta a BVCA, cantitatea si seria bonurilor, data si semnatura persoanei care ridica bonurile valorice de combustibil auto, numarul de inmatriculare al automobilului pentru care se utilizeaza bonurile valorice.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

Responsabilul cu parcul auto va elibera zilnic sau decadal, Foaia de parcurs pentru fiecare autoturism.

Nu se elibereaza noi BVCA decat in momentul in care cantitatea ridicata anterior a fost justificata pe foaia de parcurs, FAZ, centralizatorul de FAZ si operate in documentele de evidenta si gestiune; prin exceptie, se pot elibera noi bonuri valorice in cazul in care o parte din cele ridicate anterior nu au fost consumate, numai pentru deplasarile interne sau externe daca acestea nu sunt suficiente pentru efectuarea lor.

8.5. Justificarea consumurilor de combustibil

Responsabilul cu parcul auto, numit prin decizie de catre directorul CNCR, alaturi de gestionarul BVCA vor verifica daca documentele sunt corect intocmite, cantitatile de combustibil sunt corect inscrise, conform preturilor de la pompa statiei de unde se face alimentarea autoturismului, distantele sunt corect inscrise, timpii de exploatare ai autoturismului sunt corect inscrisi, rutele parcurse sunt explicit inscrise cu punct de plecare si sosire, calculele de consum combustibil sunt corect facute de catre conducatorul auto, cu incadrarea in normele individuale de consum ale fiecarui autoturism (norme date de RAR sau inscrise in cartea tehnica a masinii), foile de parcurs au fost confirmate, individual sau global, in functie de repartizarea fiecarui autoturism. Se va confirma global pentru autoturismele utilizate, confirmate prin semnatura si stampila de catre utilizator si individual pentru alte curse, prin semnatura si stampila sefului ierarhic superior.

Responsabilul cu parcul auto, va completa, pe baza foii de parcurs, completata si confirmata, Fisa de activitati zilnice (FAZ). Aceasta se completeaza pentru fiecare autoturism zilnic, decadal, sau lunar, in functie de ritmicitatea alimentarilor efectuate de fiecare autoturism in parte sau al perioadei de eliberare a foii de parcurs. Acest document reflecta activitatea unui autoturism, respectiv timpii de exploatare, alimentarile efectuate, distantele parcurse in mod diferentiat in functie de drum sau alte conditionari, consumul efectiv de combustibil, restul din rezervor, kilometri total parcursi, kilometrajul de bord la plecare si sosire, completarile cu ulei sau reparatiile efectuate.

Lunar se completeaza Centralizatorul de FAZ, in care se inscriu datele centralizate din FAZ- urile tuturor autoturismelor din dotarea institutiei.

Acest document centralizeaza toate datele concludente pentru o imagine de ansamblu a consumurilor totale pe institutie, a kilometrilor efectuati, a kilometrajului de bord, al alimentarilor efectuate, a consumurilor totale, al restului din rezervor pentru toate autoturismele institutiei si al eventualeleor plusuri sau minusuri constatate.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

8.6. Nomele de consum

Conform cartii tehnice a autoturismului sau actul de constatare a nivelurilor de consum RAR , consumurile pot fi diferentiate pe tipuri de consum dupa cum urmeaza:

- Consum urban

- Consum extraurban

- Consum de vara

- Consum de iarna

- Consum cu utilizarea aerului conditionat

- Consum fara utilizarea aerului conditionat

- Consum de mers in gol

Aceste limite de consum sunt utilizate pentru a putea face calculul consumurilor de combustibil in functie de cantitatea de combustibil alimentata si de distantele parcurse.

Pe langa aceste norme de consum individuale pentru fiecare autoturism, mai exista si norme de consum stabilite prin lege, la nivel de institutie pentru fiecare autoturism in functie de repartizarea acestuia (ministru, secretar de stat, compartimente de specialitate). Aceste norme sunt obligatorii, fara a le putea depasi la nivel de an calendaristic, individual pentru fiecare autoturism sau global pentru toate autoturismele prin compensare intre cantitatile alocate anual fiecarui autoturism. Aceste norme se regasesc in OUG 55/2010 – „privind unele masuri de reducere a cheltuielilor publice”. Acest act nomative poate fi actualizat, abrogat sau completat in functie de reglementarile din perioada respectiva. In functie de modificarea legii se va urmari in permanenta actualizarea aceste norme la nivel de institutie.

9. Responsabilităţi

9.1. Conducătorul CNCR

- Va numi prin Decizie internă, un responsabil cu parcul auto. Acesta va avea atributii specifice de evidenta si gestiune a activitatii generale si individuale pentru toate autoturismele din dotarea CNCR, exceptand BVCA, care vor fi gestionate de un gestionar numit prin decizia directorului CNCR. Atributiile acestuia se vor inscrie in fisa postului cu limite de competenta si responsabilitati.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

- Va numi prin Decizie internă un gestionar pentru evidenta valorica si circulatia BVCA. Atributiile acestuia vor fi inscrise in fisa postului cu limite de competenta si responsabilitati.

- Se va asigura ca la nivel de compartiment financiar-contabilitate și adiministrativ, prin intermediul acestor persoane, impreuna cu directorul adjunct economic, să existe permanent o situatie clara a cheltuielilor si a activitatii autoturismelor, a circulatiei si a consumului de BVCA, a gestiunii foilor de parcurs, a activitatilor zilnice prin completarea FAZ si al centralizatorului de FAZ-uri, a consumurilor de combustibil, a restului in rezervor, a respectarii limitelor maxime de consum combustibil reglementate prin lege, a materialelor consumabile, piese de schimb, lichide si lubrifianti, a reparatiilor efectuate, a contractelor de service, a reviziilor periodice, a politelor obligatorii de asigurare, a rovignetelor, a starii tehnice a autoturismelor.

9.2. Gestionarul BVCA

- Va fi numit prin Decizia directorului CNCR.

- Va achizitiona BVCA, pe baza estimarii facute in cadrul compartimentului financiar-contabilitate, printr-un document de solicitare a necesarului de combustibil, semnat si datat de gestionarul BVCA, urmand circuitul intern al documentelor pentru avizare, aprobat de conducatorul institutiei.

- Va inregistra seriile tuturor bonurilor valorice in documentele de gestiune dupa receptia acestora.

- Va elibera bonurile valorice de combustibil pe baza referatelor de necesitate aprobate si bonurilor de consum. Va inregistra intrarile si iesirile de BVCA intr-un registru anual, special creat pentru evidenta BVCA. Acest registru va avea paginile numerotate si inregistrat ca document de evidenta si gestiune.

- La sfarsitul anului va face o informare scrisa catre directorul adjunct economic cu privire la situatia anuala a eliberarilor de BVCA pentru fiecare autoturism pentru care s-au utilizat aceste bonuri valorice de combustibil, precum si stocul disponibil pentru anul urmator.

- Se va asigura ca eliberarea bonurilor valorice de combustibil se face numai daca cele ridicate anterior au fost consumate si justificate.

9.3.Responsabilul cu parcul auto

- Va solicita si va achizitiona polite de asigurare obligatorii si,sau CASCO (doar pe baza unei solicitari scrise si aprobate de directorul adjunct economic si conducatorul institutiei) si va urmari datele de expirare ale acestora.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

- Se va asigura ca a fost facuta inspectia tehnica periodica pentru toate autoturismele, la timp, conform legii, iar in cazul in care nu a fost facuta sa opreasca autoturismul pentru a mai efectua curse pana la efecuarea acesteia.

- Se va asigura ca exista rovignete pentru autoturismele care efectueaza curse in afara Bucurestiului. In cazul in care nu exista va opri autoturismul pentru efectuarea curselor in afara Bucurestiului pana la achizitionarea acestora.

- Se va asigura ca au fost efectuate toate reviziile periodice in funtie de numarul de kilometri efectuati, pentru fiecare autoturism conform cartii tehnice a autoturismului.

- Se va asigura ca reparatiile efectuate autoturismelor s-au facut cu aprobarea conducatorului institutiei si pe baza unui certificat de constatare a defectiunilor, eliberat de un service specializat.

- Se va asigura ca reparatiile au fost facute pe baza unui deviz de reparatie si ca toate lucraile mentionate au fost efectuate, materialele au fost utilizate, manopera este conforma cu realitatea si ca starea tehnica a autoturismului dupa reparatie este buna, conform procesului verbal de receptie a lucrarii.

- Se va asigura ca exista disponibil de fonduri pentru achizitia de BVCA.

- Se va asigura ca autoturismul se afla in stare de functionare si corespunde din punct de vedere tehnic pentru a pleca in cursa pe baza certificarii conducatorului auto.

- Va completa si va elibera foile de parcurs conform specificatiilor din document, pentru fiecare autoturism.

- Va primi foile de parcurs completate si va verifica toate datele inscrise in acest document.

- Va completa FAZ cu datele corespondente din folile de parcurs pentru toate autoturismele din dotare.

- Va completa centralizatorul de FAZ-uri si va face o analiza scrisa pe baza consumurilor ,a plusurilor si minusurilor constate.

Determinarea consumului efectiv de combustibil (Ce), se face cu urmatoarea relatie de calcul:

Ce = Rri + A- r – RRf

In care:

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

RRi – reprezinta restul in rezervor initial ( la inceputul perioadei)

A - reprezinta alimentarile totale cu combustibil efectuate in perioada aferenta

r - reprezinta restituirile de combustibil efectuate in perioada respectiva

RRf - reprezinta restul in rezervor final ( la sfarsitul perioadei)

Stabilirea diferentelor de combustibil ( D), utilizeaza urmatoarea formula de calcul:

D = Ce – Cn (litri)

In care

Ce – reprezinta consumul efectiv de combustibil

Cn – reprezinta consumul normat de combustibil

Valoarea negativa a diferentei de combustibil (D) reprezinta economie, iar cea pozitiva inseamna depasire.

- Va analiza incadrarea in consumurile lunare si anuale conform OUG 55/2010 (sau a ultimei reglementari legale in materie)

- Anual va intocmi o situatie centralizata a consumurilor de combustibil, a BVCA consumate, a stocurilor disponibile de combustibil, materiale consumabile, lubrifianti si lichide, a incadrarii in normele anuale de consum, a restului in rezervoarele autoturismelor, a reparatiilor efectuate pe baza documentelor justificative.

- Se va asigura ca autoturismele sunt dotate cu anvelope conforme cu reglementarile legale pe timp de vara si pe timpul iernii.

- Se va asigura ca exista dotarile necesare si/sau obligatorii pentru autoturisme, respectiv trusa medicala, triunghiuri reflectorizante, roata de rezerva, dotari minime pe timpul iernii.

- Va achizitiona toate materialele consumabile, piese de schimb, lubrifiantii si dotarile minime si/sau obligatorii pe timpul iernii pe baza referatelor de necesitate intocmite de conducatorul auto aprobate de directorul adjunct economic si directorul CNCR.

- Va intocmi un necesar estimativ pentru anul urmator ( expirarea politei de asigurare, ITP, revizii tehnice. rovignete, necesar consumabile, necesar lubrifianti, necesar lichide, etc) pentru ca acestea sa fie incluse in bugetul anului urmator.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

9.4. Conducatorul auto (soferul)

- Acesta va fi numit de directorul CNCR prin decizie internă, pe fiecare autoturism in parte, sau se pot numi mai multi conducatori auto pentru un autoturism cu precizarea conditiilor in care acestia pot conduce autoturismele institutiei. Conducatorii autoturismelor vor avea inscrise in fisele de post aceasta sarcina cu limite de competenta si responsabilitati.

- Va prelua autoturismul pe baza procesului verbal de predare primire, in care vor fi inscrise toate dotarile autoturismului.

- Va asigura ca autoturismul pe care il conduce poate circula in conditii depline de siguranta si ca are starea tehnica buna (o confirma la eliberarea foii de parcurs in continutul acesteia)

- Se va asigura ca masina are toate dotarile pentru a circula in conditii bune si de siguranta.

- Raspunde pentru buna intretinere si exploatare a autoturismului.

- Raspunde pentru dotarile autoturismului, inscrise in procesul verbal de predare primire pana la predarea autoturismului.

- Va solicita BVCA pe baza referatului de necesitate, aprobat, in functie de distantele previzionate pentru efectuarea curselor.

- Va ridica BVCA pe baza semnaturii in bonul de consum si registrul de evidenta special.

- Va primi foaia de parcurs numerotata si datata de la responsabilul cu parcul auto pe baza semnaturii cotorului completat al foii de parcurs, si a rubricii care confirma starea tehnica a autoturismului.

- Alimenteaza autoturismul, stampileaza, cu stampila datata a statiei la care se face alimentarea, cotorul BVCA consumat, solicita si ridica bonul nefiscal eliberat de statia la care se face alimentarea indicand in continutul acestuia codul fiscal al CNCR.

- Efectueaza curse ordonate pentru conpartimentul/persoana careia i-a fost repartizat autoturismul.

- Inscrie in foaia de parcurs alimentarile efectuate, orarul de exploatare al autoturismului, cursele efectuate explicit, distantele parcurse in km diferentiat pe tipuri de drum, sezon, urban, extraurban sau utilizand dotarile masinii sau nu (aer conditionat), altele, conform rubricilor din formular.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

- Va efectua calculul consumurilor normate pentru distantele parcurse.

- Sesizeaza, verbal si in scris, pe foaia de parcurs, responsabilului cu parcul auto asupra eventualelor depasiri constate cu prilejul alimentarilor.

- Va preda foaia de parcurs completata si confirmata, responsabilului cu parcul auto.

- Va preda cotoarele stampilate si datate pentru BVCA consumate, insotite de bonul nefiscal, datat si cu codul fiscal al CNCR inscris, eliberat de statia la care a fost facuta alimentarea autoturismului.

- Va asista la repararea autoturismului si va completa procesul verbal de receptie a lucrarii confirmand ca reparatia a fost efectuata conform devizului de reparatie, facturii eliberate si corespunde din punct de vedere tehnic dupa reparatie.

- Va sesiza responsabilul cu parcul auto in cazul in care o piesa, un ansamblu se defecteaza si este in termen de garantie, pentru ca acesta sa faca demersurile necesare inlocuirii acesteia.

- Va raporta Responsbilului cu parcul auto orice eveniment care a cauzat avarierea autoturismului printr-un raport scris in care sunt descrise cauzele care au generat avarierea autoturismului.

- Va avea responsabilitatea transportarii in conditii de siguranta a personalului sau materialelor in timpul cursei.

- Va respecta Codul Rutier si va suporta eventualele amenzi de circulatie rezultate din nerespectarea acestuia.

- Nu se va prezenta la locul de munca dupa ce a consumat bauturi alcoolice.

- Nu va efectua curse care nu sunt in interesul serviciului sau confirmate.

- Va parca autoturismul la sediul institutiei in fiecare zi, dupa terminarea curselor, exceptand delegatiile sau ordinele expres mentionate ale persoanei pe care o deserveste.

9.5. Directorul adjunct economic

- Se va asigura ca activitatea parcului auto si documentele intocmite sunt conforme cu necesitatile si reglementarile legale in vigoare, cu respectarea realitatii, conformitatii si regularitatii.

- Avizeaza solicitarile pentru eliberarea de BVCA, pe baza avizelor gestionarului cu BVCA si a responsabilului cu parcul auto.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

- Avizeaza FAZ si centralizatoarele de FAZ completate semnate si datate de responsabilul cu parcul auto.

- Avizeaza solicitarile pentru intrarea in reparatie a fiecarui autoturism, a solicitarilor pentru consumabile, piese de schimb si lubrifianti, lichide pe baza referatului intocmit de conducatorul auto si/sau de responsabilul cu parcul auto.

- Avizeaza situatiile intocmite de responsabilul cu parcul auto si stabileste necesarul valoric de combustibil pentru anul urmator.

- Analizeaza consumurile anuale de combustibil si incadrarea in limitele impuse de lege.

- Verifica gestiunea BVCA si registrul special de evidenta al acestora.

- Verifica activitatea responsabilului cu parcul auto si analizeaza impreuna cu acesta activitatea autoturismelor din dotarea CNCR.

- Verifica corespondenta inregistrarilor alimentarilor cu combustibil inregistrate in FAZ cu cele din registrul special de evidenta BVCA.

10. ANEXE

ANEXA 1 – Model FAZ

ANEXA 2 – Model Foaie de parcurs

ANEXA 3 – Model Registru de intrari-iesiri privind evidenta BVCA

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

ANEXA 1 – MODEL FAZ

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

ANEXA 2 – MODEL FOAIE DE PARCURS

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

Anexa 3 – Model Registru de intrari-iesiri privind evidenta BVCA

CENTRUL NATIONAL DE CULTURA A ROMILOR - ROMANO KHER

Registru intrari/ iesiri privind evidenta BVCA

luna/an………/………………

Nr.crt.

Seria BVCA eliberate

Valoare (lei)

Cantitate (litri)

Data Numar

inmatriculare autoturism

Nume conducator

auto

Semnatura primire

Primit in gestiune (buc)

Primit BVCA

neutilizate

Observatii

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Pentru intrari in gestiune se vor completa coloanele 1, 2, 3, 4, 5, si 9 cu culoare rosie.

Centrul Național

de Cultură a

Romilor –

Romano Kher



KHER

Ediţia: 1

Nr. ex.: 1

Revizia: -

Nr.de ex:-


Exemplar

nr.: 1

11. Cuprins

Nr.crt. Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale Pag.

1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei procedurii operaționale

1

2 Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul procedurii operaționale 1

3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia procedurii operaționale

2

4 Scopul procedurii operaționale 3

5 Domeniul de aplicare 3

6 Documente de referință 3

7 Definiții și abrevieri 4

8 Procedura operațională evaluarea performanțelor profesionale ale personalului contractual din cadrul CNCR

6

9 Responsabilități 10

10 Anexe

15

11 Anexa 1

16

12 Anexa 2

17

13 Anexa 3

18

14 Cuprins

19

PROCEDURII OPERAȚIONALE PRIVIND APROVIZIONAREA, Ediţia:...

Documents

Transcript of PROCEDURII OPERAȚIONALE PRIVIND APROVIZIONAREA, Ediţia:...