1

Proiect POCU: Antreprenoriat inovativ in regiunea Sud-Est (AntRES) Activitate: A6.1 Activitatea transversală aferentă decontării cheltuielilor indirecte pe bază de rată forfetară Rezultat: R0.1.1 - 1 Strategie de implementare, monitorizare si control a proiectului realizată

Denumire livrabil: Procedura operationala Asigurarea Calitatii si Managementul riscurilor

PROCEDURA OPERATIONALA

ASIGURAREA CALITATII

SI MANAGEMENTUL RISCULUI

2

CUPRINS

1. Contextul dezvoltarii procedurii de Asigurare a calitatii si Managementul

riscului

2. Scopul procedurii de Asigurarea calitatii si Managementul riscurilor

3. Descrierea procedurii de Asigurarea calitatii si Managementul riscurilor

4. Modul de organizare a activitat ii de Asigurarea calitatii si Managementul

riscurilor

3

1. Contextul dezvoltarii procedurii de Asigurare a calitatii si Managementul

riscului

Obiectivul general al proiectului

Dezvoltarea competentelor manageriale si antreprenoriale pentru 400 de persoane care

doresc sa demareze o activitate independenta in regiunea Sud-Est si sustinerea infiintarii a

72 de intreprinderi cu profil non-agricol in zonele urbane din regiune.

Prin realizarea masurilor integrate propuse in cadrul proiectului, se urmareste incurajarea

antreprenoriatului si a ocuparii pe cont propriu prin furnizarea de asistenta si sprijin in

vederea infiintarii de intreprinderi cu profil non-agricol in judetele regiunii S-E din

Romania.

Interventiile, ce vor include programe de formare antreprenoriala, se vor concentra astfel

in judetele: Galati, Braila, Vrancea, Tulcea, Buzau si Constanta. Activitatile proiectului vor

avea loc in orasele: Galati, Braila, Focsani, Tulcea, Buzau si Constanta, iar afacerile se vor

dezvolta in mediul urban din cele 6 judete.

Solicitantul are in vedere, in prima faza, initierea unei ample campanii de informare cu

privire la programul de formare antreprenoriala, precum si la metodologia de selectie a

grupului tinta (GT) si, ulterior, a planurilor de afaceri (PA) ce vor fi sprijinite in cadrul

proiectului.

Ulterior, se are in vedere selectarea a 400 de persoane apartinand mai multor categorii de

GT definite in cadrul acestui ghid (din care 300 persoane inactive-studenti si someri si 100

angajati) , in vederea participarii la cursurile de formare antreprenoriala. Masurile propuse

prin prezentul proiect se vor adresa urmatoarelor categorii de persoane fizice: someri,

persoane inactive, persoane care au un loc de munca si infiinteaza o afacere in scopul

crearii de noi locuri de munca, studenti, etc ce intentioneaza sa infiinteze o afacere non-

agricola in zona urbana in Reg. S-E. Vor fi exclusi de la finantare tinerii NEETs, precum si

persoanele ce nu au domiciliul/rezidenta in Reg. S-E.

4

In prima etapa se vor selecta 400 persoane drept GT, min 20 persoane in GT/judet al Reg.

Sud Est (Galati, Braila, Vrancea, Tulcea,Buzau si Constanta), minim 50% din GT femei,

minim 10 locuri pentru persoane cu dizabilitati si minim 20 locuri pt. alte

categoriivulnerabile, in vederea participarii la cursurile de formare antreprenoriala. Din

cele 400 persoane, vom avea 300 pers. inactive-studenti si someri si 100 angajati.

In procesul de selectie se va promova egalitatea de sanse, combaterea discriminarii pe

criterii de origine rasiala sau etnica, religie sau credinta, handicap, varsta sau orientare

sexuala si a dificultatilor de acces de orice tip si asigurarea accesului egal la serviciile

oferite. In acelasi timp, se va realiza designul sesiunilor de formare in antreprenoriat,

formare care va avea 80 ore (78 ore activitate de formare teoretica si practica si 2 ore

evaluare) si va fi proiectată sa dureze 14 zile, în saptamani succesive sau nu (8 ore/zi X 5

zile, 6 ore/zi X 1 zi şi 4 ore/zi X 8 zile), programul de formare fiind furnizat celor 400

persoane selectate si propunand un grad de certificare de minim 90% (360 persoane), peste

minimele de 300 de persoane instruite si certificate cerute de Ghidul Solicitantului POCU

3.7 RSUP.

2. Scopul procedurii de Asigurarea calitatii si Managementul riscurilor

Managementul riscului de proiect include procesele de gestionare a planificaii riscurilor, de

identificare, analiza, planificare raspuns, monitorizare si control in cadrul unui proiect.

Obiectivele procesului de management al riscului de proiect sunt de a creste probabilitatea

si impactul evenimentelor pozitive si de a reduce probabilitatea si impactul evenimentelor

negative în cadrul proiectului.

Procesele de management al riscului de proiect, sunt dupa cum urmeaza:

1. Planul de management al riscului, procesul de definire a cum se desfasoara

activitati de gestionare a riscurilor pentru un proiect;

2. Identificarea riscurilor - procesul prin care se determina care riscuri pot afecta

proiectul si documentarea caracteristicile lor;

5

3. Efectuarea analizei calitativa a riscurilor - procesul de prioritizare a riscurilor

pentru analize sau act iuni suplimentare prin evaluarea si combinarea probabilitatii

lor de aparitie si impact;

4. Efectuarea analizei cantitativa a riscului - procesul de analiza numerica a efectului

riscurilor identificate asupra obiectivelor generale ale proiectului;

5. Planificarea raspunsului la riscuri - procesul de dezvoltare a optiunilor si actiunilor

pentru a spori oportunitatile si pentru a reduce amenintarile la obiectivele

proiectului;

6. Monitorizarea si controlul riscurilor - procesul de punere în aplicare a planurilor de

raspuns risc, de urmarire a riscurilor identificate, monitorizarea riscurilor reziduale,

identificarea de noi riscuri, si evaluarea eficientei procesului de risc pe tot parcursul

proiectului.

3. Descrierea procedurii de Asigurarea calitatii si Managementul riscurilor

3.1 Planul de management al riscului

Planul de management al riscului descrie modul de gestionare a riscurilor structurat sa si

modalitatea de elaborare a acestuia în cadrul proiectului. El devine un subset al planului

de management de proiect.

Planul de gestionare a riscurilor include urma toarele:

- Metodologia

Defineste sursele abordari, instrumente, si sursele de date care pot fi utilizate pentru a

efectua gestionarea riscurilor în cadrul proiectului.

- Roluri si responsabilitati.

Defineste echipa de coordonare, membri de sprijin si de gestionare a riscurilor pentru

fiecare tip de activitate în planul de gestionare a riscurilor, precum si atributiile si

responsabilitatile lor.

6

- Bugetare.

Atribuie resurse, estimeaza fonduri necesare in managementul riscului pentru a fi incluse

în cost eficienta, si stabileste protocoale de aplicare a rezervelor pentru cheltuieli

neprevazute.

- Timpul.

Defineste când si cât de des procesul de management al riscului se va realiza pe parcursul

ciclului de viata al proiectului, stabileste protocoale de aplicare a rezervelor de

contingenta, si stabileste activitatile de gestionare a riscurilor ce vor fi incluse în planul de

proiect.

- Categorii de risc.

Ofera o structura care sa asigure un amplu proces de identificare a riscurilor sistematic la

un nivel consistent de detaliu si contribuie la eficienta si calitatea procesului de

identificare a riscurilor.

3.2 Identificarea riscurilor

Identificarea riscurilor este procesul de determinare a riscurilor care pot afecta proiectul si

documentarea caracteristicile lor. Participantii la activitatile de identificare a riscurilor

pot include urmatoarele: managerul de proiect, membrii echipei de proiect, echipa de

management a partenerilor. În timp ce aceste persoane sunt de multe ori participanti

cheie pentru identificarea riscurilor, tot personalul de proiect ar trebui sa fie încurajate sa

identifice riscurile.

O alta structurare pe tipuri de riscuri se refera la identificarea tipurilor de riscuri in functie

de modul lor de producere:

- Microriscuri - ce sunt determinate de factori specifici sectorului de activitate al firmei si

proiectul de investitii propriu-zis si / sau de insuficienta corelare intre particularitatile

activitatii institutiiei si limitele;

-Macroriscuri: ce sunt rezultatul evolutiei intr-un anumit sens al proiectului.

7

Identificarea riscurilor este un proces iterativ, deoarece noi riscuri pot evolua sau pot fi

identificate in timp ce proiectul avanseaza prin ciclul sa u de viat a. Formatul situatiilor de

risc ar trebui sa fie coerent pentru a asigura posibilitatea de a compara efectul relativ al

unui eveniment de risc împotriva altora în cadrul proiectului.

Riscurile apar in cadrul tuturor activitatilor socio-economice, fiecare dintre acestea

imbracand forme particulare, in functie de tipul, modul de manifestare . Cuvantul cheie al

managementului de risc este sistematic, deoarece numai o abordare extrem de riguroasa si

constanta la toate nivelurile de desfasurare ale proiectului, poate conduce la un control

eficient asupra activitatilor proiectului si la reducerea factorior de risc. Mangementul de

risc nu trebuie privit doar prin perspectiva singulara a unui capitol component al

managementului global al unui proiect, datorita complexitatii sale situandu-se in categoria

selecta a stiintelor de granita ce necesita in general coroborarea informatiilor din mai

multe domenii: economic, tehnic, juridic, statistic si psihologic.

Procesul ar trebui sa implice echipa de proiect astfel încât sa poata dezvolta si mentine un

sentiment de proprietate si responsabilitate pentru riscurile si actiunile de raspuns

asociate. Partile interesate din afara echipei de proiect poate furniza informatii obiective

suplimentare.

3.3 Categorii principale de riscuri intalnite in cadrul proiectelor

Prima categorie a factorilor inglobati in categoria generala a riscurilor de ordin tehnic, ce conduc catre invalidarea proiectului datorita fundamentarii acestuia pe niste baze de pornire eronate, imbraca o multitudine de aspecte distincte.

Pentru obtinerea unei imagini mai clare asupra acestor aspecte, iata doar cateva exemple

de motive ce pot genera respingerea unui proiect:

- Obiectivele proiectului nu se armonizeaza cu cele ale programului pentru care se

realizeaza cererea de finantare;

-Grupurile tinta descrise drept beneficiare ale proiectului nu se regasesc printre cele

formulate in mod expres ca fiind eligibile in programul de finantare;

8

- Prognoza financiara defectuoasa asupra proiectului (estimari subevaluate asupra

activitatilor ce urmeaza a se desfa§ura in cadrul proiectului), ce conduc chiar in situatia

aprobarii proiectului, la imposibilitatea derularii sale datorita resurselor insuficiente

- Proiectul aduce beneficii pe termen lung care sunt insa greu de prevazut sau evaluat,

generand astfel o imagine incerta asupra finalitatii sale.

-Nerespectarea conditiilor de ordin tehnic asupra achizitiei de materiale sau echipamente;

-Managerul de proiect nu respecta intru totul obiectivele proiectului sau activitatile

preconizate in cererea de finantare.

3.4 Efectuarea analizei calitativa a riscurilor

Efectuarea analizei calitative de risc este procesul de prioritizare a riscurilor pentru

analize sau act iuni suplimentare prin evaluarea si combinarea probabilitatea lor de

aparitie si a impactului.

Efectuarea analizei calitative de risc evalueaza prioritatea riscurilor identificate

folosind probabilitatea lor relativa sau riscul de aparitie, impactul asupra

obiectivelor proiectului, incidenta lor, precum s i de alti factori, cum ar fi intervalul

de timp de raspuns si toleranta organizatiei la risc asociate cu constrângerile de

costuri, program, domeniul de aplicare, precum si de calitate.

Aceste evaluari reflecta atitudinea echipei de proiect si a altor parti interesate.

Prin urmare, evaluarea eficienta necesita identificarea si gestionarea explicita a

atitudinilor de risc ale participantilor cheie la efectuarea procesului analizei

calitative de risc. În cazul în care aceste atitudini de risc sunt caracterizate de

partinire în evaluarea riscurilor identificate, ar trebui sa se acorde o atentie

evaluarii partinitoare si corectarea ei.

9

3.5 Efectuarea analizei cantitative a riscului

Efectuarea analizei de risc cantitativa este procesul de analiza numerica a efectului

riscurilor identificate pe obiectivele generale ale proiectului. Efectuarea analizei de risc

cantitativa este realizata cu privire la riscurile care au caracter prioritar in urma aplicarii

procesului de

Efectuare a analizei calitative de risc potential si au astfel impact substantial asupra

finalizarii proiectului.

Efectuarea procesului de analiza cantitativa a riscului analizeaza efectul acestor

evenimente de risc. Acesta poate fi folosit pentru a atribui o evaluare numerica a acestor

riscuri în mod individual sau pentru a evalua efectul agregat al tuturor riscurilor care

afecteaza proiectul. Acesta prezinta, de asemenea, o abordare cantitativa in luarea

deciziilor.

3.6 Planificarea raspunsului la riscuri

Planul de raspuns la risc este procesul de dezvoltare a optiunilor si actiunilor pentru a spori

oportunitatile si pentru a reduce amenintarile la obiectivele proiectului. Urmeaza Procesul

de elaborare a analizei calitative riscurilor si pe cel de analiza cantitativa a riscurilor daca

este utilizat.

Procesul include identificarea si stabilirea unei persoane ("proprietarul de raspuns risc") sa

îsi asume responsabilitatea pentru fiecare raspuns la riscurile agreate si finantate.

Raspunsurile planului de risc adreseaza riscurile in functie de prioritatea lor, introducand

resurse si activitati în planul de buget, programul si management de proiect dupa cum este

necesar.

Ra spunsurile de risc planificate trebuie sa fie adecvate semnificatiei riscului, cost eficiente

în îndeplinirea provocarii, realiste în contextul proiectului, convenite de toate partile

implicate, si atribuite catre o persoana responsabila. Ele trebuie sa fie, de asemenea,

intampinate si adresate în timp util.

10

Selectarea celui mai bun raspuns de risc din mai multe optiuni, este adesea necesara.

3.7 Monitorizarea si controlul riscurilor

Monitorizarea si controlul riscurilor este procesul de punere în aplicare a planurilor de

raspuns risc, de urmarire a riscurilor identificate, monitorizarea riscurilor reziduale,

identificarea de noi riscuri, si evaluarea eficientei procesului de risc pe parcursul

proiectului.

Ra spunsuri de risc planificate care sunt incluse în planul de management de proiect sunt

executate în timpul ciclului de viata al proiectului, dar activitatea de proiect ar trebui sa

fie monitorizata continuu pentru riscuri noi, modificate sau depasite.

4. Riscuri identificate, propuneri si recomandari

In aceasta sectiune sunt descries riscurile care pot concura la generarea de abateri si erori

in diferitele stadii de implementare ale proiectului raportate la programarea initiala

temporala, secventiala, financiara, tehnica si administrativa.

Nr.crt. Risc identificat –

etapa de scriere -

Masuri de atenuare ale riscului Categoria de risc

1. Riscuri financiare:

a) Depasirea limitei de 40% cheltuieli -

altele decat cele

„de minimis”;

b) Depasirea limitei de 15% cheltuilei indirecte din

Masuri de diminuare/remediere: a) Se va revizui cash-flow-ul si eventual stopa angajarea de noi cheltuieli din categoriile care nu sunt „de minimis”. Se vor examina cauzele (si riscurile) care pot conduce la scaderea procentului de minim 60% buget aferent cheltuielilor de minimis si se va acorda maxima atentie evitarii aparitiei acestor situatii; b) Se vor revizui cheltuielile indirecte si eventual opri noi angajari de sume din aceasta categorie; c) Se vor angaja cu prioritate, inca de la

Risc

semnificativ

11

cheltuielile validate ca eligibile aferente

resursei umane (RU)

ne-subcontractata;

c) Cheltuirea bugetelor alocate obiectivelor

tematice

sunt procentele minime prevazute de

ghid;

d) Suspendarea sau intreruperea platilor in cadrul

Programului

Operational Capital Uman de catre Comisia Europeana;

e) Aparitia unor

situatii de neeligibilitate a cheltuielilor

efectuate sau angajate.

Riscuri ridicate (grad

mare de risc)

demararea proiectului, bugetele alocate acestor obiective (evident, corelat cu graficul activitatilor); d) Asigurarea cash-flow-ului si a resurselor financiare necesare sustinerii activitatilor proiectului in perioada de suspendare sau intrerupere a platilor de catre finantator. Conform clauzelor Contractului de finantare POCU, in cazul intreruperii platilor, beneficiarul poate solicita la randul lui suspendarea implementarii proiectului; e) Se va analiza cu maxima atentie situatia si contextual ce au generat aceste cheltuieli, daca se pot contesta deciziile de declarare a lor ca fiind neeligibile si evita angajarea de noi cheltuieli similare. Impact: semnificativ

2. I a) Intarzieri in derularea procedurilor de achizitii publice, din cauza primirii de oferte neconforme, incomplete, iar in extremis de contestatii; b) Motivare insuficienta a personalului suport al managerului de proiect, datorita limitarii cheltuielilor indirecte la 15% din RU;

a) Stabilirea de termene clare si penalitati de intarziere pentru ofertanti, Documentatii de achizitie cat mai clare si detaliate, sisteme de punctare si selectie care nu lasa loc de interpretari; b) Se vor analiza perioadele de implicare reale ale celor din echipa suport a managerului de proiect si se vor incheia contracte de munca pe perioade mai scurte dar cu remuneratie mai consistenta; c) Se vor completa respectand standardele OSGG 400/2015 - codul controlului intern la organizatiile finantate din fonduri publice d) Implicarea unui consilier juridic; documentele se vor realiza cu avizarea inclusiv a managerului si a altor experti ai proiectului (‚four eyes principle”) e) UDJG dispune de o resursa umana consistenta, consideram ca in cazul unor fluctuatii de

Risc cu

impact

semnificativ

12

c) Proceduri operationale incomplete sau inconsistente; d) Riscuri de natura juridica: reclamatii, procese etc din partea potentialului GT, a GT, a celor finantati (de ex nerespectarea clauzelor contractelor de subventie); e) Modificari ale echipei de management si de implementare. Riscuri medii (moderate).

personal putem realiza cu usurinta inlocuirea expertilor din universitate. Pentru cei 3 externi universitatii (responsabil tehnic, responsabil monitorizare activitati si GT, coordonator activitati mentorat) vom prevedea in CIM clauze specifice, prin care acestia sa mentina pozitia asumata; totusi, in cazul unor renuntari obiective, consideram ca putem inlocui si acesti experti, respectand cerintele initiale pentru pozitiile respective

3. Riscuri de PR (A0.2) a) Realizarea de actiuni cu impact si vizibilitate publica scazuta; b) Realizarea reperelor obligatorii de informare si publicitate fara o corelare cu activitatile proiectului

Masuri de diminuare/remediere: a) Actiunile vor fi sincronizate cu celelalte si se vor exploata facilitatile oferite de UDJG ca universitate „regionala”, cu public tinta „captiv” (studenti, cadre didactice, personal administrativ), vizibilitatea crescuta in mass-media locala si regionala a universitatii, retelele informale ale institutiei (alumni, etc); b) Se va stabili de la demararea implementarii proiectului un plan de informare si comunicare corelat si sincronizat cu activitatile de implementare, astfel incat comunicarile periodice pe site-ul proiectului si al universitatiii, precum si alte tipuri de comunicari (articole, etc) sa fie realizate functie de obtinerea rezultatelor concrete ale activitatilor proiectului. Impact: mediu

Risc mediu

4. Riscuri aferente GT a) Dezinteresul GT potential fata de inscrierea si implicarea in proiect b) Recrutarea incompleta de GT in proiect (mai putini candidati la selectie decat ar fi necesar); c) Recrutarea GT pe valorile asumate (min 200 femei,

Masuri de diminuare/remediere: a) Campaniile de informare si constientizare includ la A1.1 organizarea de evenimente fata in fata cu potentialul GT, organizate in cele 6 orase resedinta de judet ale Reg. SE. Se va acorda atentie deosebita in a explica si accentua beneficiile personale pe care le poate aduce proiectul. Angajarea de personal specializat si cu experienta in implementarea proiectelor si in recrutarea de grup tinta, personal care va putea prezenta cu profesionalism beneficiile proiectului, stimuland interesul publicului pentru

Risc

semnificativ

13

minim 10 pers. cu dizabilitati, minim 20 persoane din GT vulnerabile) sa nu fie realizata; d) GT recrutat din alte judete decat Galati si Braila sa fie mai mic de 20 persoane/judet.

participarea la serviciile furnizate in cadrul acestuia. b) Pe langa campaniile de informare de la A1.1 am proiectat si o pre-selectie de idei de afaceri si de proiecte valoroase prin organizarea unui concurs de asemenea idei, chiar in faza de pre-selectie GT, in universitate, unde vom invita studentii UDJG si al altor universitati din regiune, dar si publicul pentru a concura. Echipele desemnate castigatoare vor fi invitate integral la inscrierea in GT, pentru cursuri; c) In metodologia de selectie si recrutare GT, atasata Cererii de finantare am prevazut mecanisme pentru asigurarea valorilor dorite ale acestor parametri; d) Vom orienta eforturile de promovare si informare spre cele 4 judete care sunt in aceasta situatie (Constanta, Buzau, Vrancea si Tulcea);

5. Riscuri aferente indicatorilor asumati: a) Riscul de a nu atinge valorile de 400 persoane sprijinite (ID 4S11) b) Riscul de a nu avea 72 de PA selectate - 72 de intreprinderi finantate (ID4S10) c) Riscul de a nu atinge valoarea de min 144 persoane angajate la cele 72 de intreprinderi (ID 4S9) d) Riscul de a nu avea un numar de PA selectate in procentele specificate in obiective si activitati e) Riscul de a nu avea procentele de minim 50% femei (la total GT, la nr femeilor al caror PA va fi selectat pentru finantare, la GT de angajat)

Masuri de diminuare/remediere: a) Pentru a atinge valoarea de 400 persoane selectate pentru curs, se vor derula in cadrul A1.1 actiuni de informare offline, online si campanii media, precum si concursul pentru selectia unor idei de afaceri valoroase. Legat de cele 7 pers. ale caror PA ar putea fi selectate pentru finantare, acestia vor fi recrutati in urma campaniei de popularizare a concursului de selectie PA. Vom prevedea o rezerva de GT recrutat, de inca min 100 persoane pentru cazul in care din cei 400 mai renunta pe parcurs; b) Pentru selectia numarului de 72 PA in metolologia de selectie PA s-a prevazut acest risc si ca masura de remediere a fost propusa organizarea unei a doua runde de concurs; de asemenea, vom aloca si un anumit numar de PA „de rezerva”, conform punctajului acordat de juriu, in cazul in care se vor retrage unele PA de la momentul selectie pana la demararea afacerilor; c) Pentru a ne asigura ca fiecare intreprindere angajeaza minim 2 persoane vom introduce clauze deconditionare specifice pentru acordrea primei transe. Astfel,intreprinzatorilor li se va solicita sa aduca minim 2 CIM-uri cu persoane din regiunea Sud-Est angajate, imediat dupa infiintarea intreprinderii. In cazul fluctuatiei angajatilor li se va cere intreprinzatorilor sa angajeze tot din Regi. SE; d) Metodologia de selectie PA (detaliata si incarcata ca document separat) trateaza si

Risc mediu

14

aceste aspecte si a propus un algoritm care sa asigure aceste procente minime asumate; e) Metodologia de selectie PA (detaliata si incarcata ca document separat) trateaza si aceste aspecte si a propus un algoritm care sa asigure aceste procente minime asumate.

6. Riscuri aferente

rezultatelor asumate a) Riscul ca unele rezultate sa nu fie atinse in valoarea asumata; b) Riscul ca rezultatele sa nu fie atinse in timpul/perioada estimata.

Masuri de dimiunare/remediere: a) Pentru rezultate, Metodologiile de recrutare/ selectie GT, selectie PA, monitorizarea activitatii start-up-urilor, Monitorizarea sustenabilitatii start-up-urilor, Metodologia de implementare a proiectului au luat in calcul constrangerile de valori si riscuri, propunand algoritmi specifici de selectie, liste de conditionalitati de monitorizat, utilizarea unei Platforme IT pentru inscrierea GT potential, inscrierea si selectia PA, monitorizarea derularii afacerilor nou-infiintate, etc; b) La nivelul proiectului se va institui Procedura Operationala de Management al Riscurilor, Registrul de riscuri. La nivelul fiecarei activitati, expertul monitorizare activitati si GT va avea un registru de riscuri si le va monitoriza. Astfel, am prevazut proceduri operationale, proceduri de lucru si expert alocat pentru gestiunea riscurilor din implementare. De astfel, se poate verifica ca s-au specificat ca atributii in Fisa postului Responsabilului monitorizare activitati si GT ca acesta va avea ca atributii gestiunea riscurilor de implementare. Pentru „timming”-ul corespunzator activitatilor si rezultatelor, Responsabilul tehnic, care are ca atributii principale organizarea si supervizarea activitatilor de implementare, va realiza lunar Fise de planificare la nivel de activitate si expert si la final de luna, pe baza Raportului de activitate lunara (RAL), Responsabilul monitorizare activitati si GT va confirma respectarea planificarilor sau va sesiza eventualele abateri si va propune masuri de corectie a acestora. Impact semnificativ

Risc

semnificativ

Riscuri ce tin de recrutarea si selectia GT: a) Dezinteres / interes scazut al potentialului GT in a se inscrie in proiect; b) Fluctuatii ale GT (renuntari/

Masuri de diminuare/remediere a) Campaniile de informare si constientizare includ la A1.1 organizarea de evenimente fata in fata cu potentialul GT, organizate in cele 6 orase resedinta de judet ale regiunii Sud- Est. Se va acorda atentie deosebita in a explica si accentua asupra beneficiilor personale aduse de proiect. Angajarea de personal specializat si cu experienta in implementarea proiectelor si in recrutarea de

Risc moderat

15

abandonuri, etc) c) Riscul de a nu avea procentele de minim 50% femei (la total GT, la nr femeilor al caror PA va fi selectat pentru finantare, din nr persoanelor de angajat la start-up-uri) Riscul de a nu atinge valorile de min 10 locuri pentru persoanele cu dizabilitati si 20 pentru alte GT vulnerabile

grup tinta, care va prezenta beneficiile proiectului, va stimula participarea la serviciile furnizate in cadrul prezentului proiect. b) Vom prevedea liste de rezerve, atat persoanele din total GT recrutat la A1.2 (cei 400 de format), la numarul de femei (cele 200), alte categorii, cat si la persoanele ce nu participa la formare, dar care participa la concurs si al caror PA va fi selectat pentru finantare; c) In Metodologia de selectie GT (detaliata si atasata la proiect) s-a prevazut si tratat acest risc - se vor bloca admiterea altor categorii de GT pontetial, pana se vor atinge valorile pentru diverse subcategorii (femei, dizabilitati, vulnerabili, precum si pe tipuri de categorii de persoane inactive (someri+studenti), respectiv angajati); Pentru persoanele cu dizabilitati, UDJG a fost partener al MENCS in proiectul „Educatie Universitara pentru Persoanele cu Dizabilitati (EUPD), unde a sprijinit aprox 110 studenti, acum absolventi. Avem lista lor de contacte, deci vom populariza proiectul si beneficiile acestuia in randul GT.

Riscuri aferente activitatii de formare antreprenoriala: a) Fluctuatii ale GT recrutat pentru formare (abandon, prezenta scazuta etc); b) Riscul de a nu avea cursul autorizat in timp util la ANC (cel tarziu L3) c) Riscul de a nu putea organiza seriile de formare in timpul estimat pentru A2.2 (L4-L10) (7 luni); d) Riscul de a nu avea numarul estimat de cursanti la fiecare serie, in special la cele din cele 4 orase unde se vor organiza cursurile, in afara Galatiului

Masuri de diminuare/remediere: a) Se vor prevedea liste de rezerva GT din cei inscrisi in Portalul IT, care vor fi contactati in cazul unor renuntari/abandonuri; Se vor incheia contracte de formare cu cursantii care vor avea clauze punitive cu efecte financiare in cazul abandonului nejustificat obiectiv (motive medicale, cazuri de forta majora etc); b) Pentru a diminua acest risc am prevazut inca din aceasta faza ca formatorii sa fie persoane (cadre didactice) cu experienta in formare antreprenoriala. UDJG dispune si furnizeaza atat studentilor, cat si in regim FPC cursuri de formare antreprenoriala, al caror continut poate fi prleuat si adaptat rapid, astfel ca ne asteptam ca etapa de concepere a suportului de curs si de autorizare la ANC sa nu fie una cu probleme. c) Pentru a trata acest risc se vor intocmi diagrame detaliate cu planificarea sesiunilor de curs ce vor tine cont de diverse constrangeri (vacante/concedii/zile libere, disponibilitatea formatorilor, disponibilitatea serviciilor necesare). Se va demara achizitia serviciilor necesare (catering si inchiriere sala curs) in timp util pentru ca in L4 acestea sa poata fi disponibile si sa demareze; d) In cele 4 judete (Tulcea, Constanta, Buzau si

Risc ridicat

16

Vrancea) vom aloca pe lista de rezerve mai mult de 28 locuri (tinta minima e de 20 persoane/judet dar noi dorim sa incercam sa recrutam peste acest numar, pana la max 28/judet- cat este maximul admis de ANC. In plus, vom permite studentilor din aceste judete de la UDJG sa se inscrie la cursurile din Galati). Vom seta termene limita de inscriere la curs si semnare contracte de formare si la depasirea lor vom apela la listele de rezere.

Riscuri aferente selectiei PA si concursului: a) Interes scazut pentru concurs; b) Riscuri de plagiat/copiere idei de afaceri; c) Riscul de a nu putea fi selectate PA care se adreseaza domeniilor asumate procentual (minim 36 PA dezvoltate de femei selectate (50%); minim 8 PA (11%) selectate -dezvoltarea durabila; minim 8 (11%) din PA - sprijinirea tranzitiei catre o economie cu emisii scazute de dioxid de carbon; minim 8 (11%) din PA vor propune masuri ce vor promova concret inovarea sociala; minim 18 (25%) din PA vor propune masuri ce vor promova concret utilizarea si calitatea TIC; minim 8 (11%) din PA -consolidarea cercetarii.

a) In cadrul activitatii A3.1 se va derula o campanie de informare asupra organizarii concursului/selectiei de PA (cu implicarea expertilor proiectului si resursele interne ale UDJG: mailing, newsletter, etc), pentru a atrage in competitie si persoanele din afara GT format (de 400 persoane). b) Se va utiliza un soft de detectare a plagiatelor (al UDJG pentru doctorate/alte softuri gratuite de pe Internet), unde vom introduce textele din PA care indica riscurile de plagiat. Aceasta actiune va fi derulata in etapa de inscriere a PA in Portalul IT, iar propunerile care vor fi detectate cu texte/calcule identice vor fi eliminate din competitie (dupa o avertizare prealabila si solicitare de revizuire); c) Metodologia de selectie PA- prezentata la A3.1 si atasata detaliat la CF (sectiunea „Solicitant”) a prevazut aceste riscuri si modalitati de tratare a lor, atat prin algoritmul de selectie, cat si prin utilizarea unei grile de punctare ce va tine cont de aceste aspecte si prin care se vor acorda cate 5 puncte (din 100) pentru ideile de afaceri/PA ce se inscriu in ariile respective; Pentru intreprinderile ce vor adresa domeniul inovarii sociale, vom incuraja GT persoane cu dizabilitati/vulnerabile sa se orienteze spre domeniul economiei sociale; pentru domeniul cercetarii - vom populariza proiectul printre masteranzii si doctoranzii UDJG si Ovidius Constanta; pentru domeniul TIC, in cazul A1.1, se va organiza un „hackaton” unde vor fi invitati studentii de la IT, inginerie, medicina, economisti, etc, ca in cadrul unor echipe multidisciplinare sa propuna aplicatii cu potential de valorificare pe piata, iar membrii echipelor vor fi indrumati spre proiect.

Risc ridicat

17

Riscuri aferente activitatilor de derulare stagii de practica a) Riscul de a nu realiza subcontractarea partiala in timp util; b) Riscul de a nu avea furnziate serviciile solicitate de catre subcontractor; c) Riscul de abandon (de la practicanti, intreprinderi sau mentorii de practica)

a) Se va demara achizitia acestor servicii/subcontractarea partiala a A3.2 in timp util, astfel incat sa preintampinam acest risc; b) Contractul de prestari servicii va avea clauze specifice prin care se va solicita respectarea cerintelor; se va selecta furnizor de servicii cu capacitate tehnica si operationala pentru o astfel de prestare (de ex, retea mare de contacte, birouri in toate judetele regiunii Sud-Est, etc); Metodologia de organizare a stagiilor de practica nu se va subcontracta, ci doar cea de monitorizare a stagiilor de practica. Expertul coordonare mentorat si ceilalti experti din echipa de implementare vor fi mentinuti implicati in cadrul A3.2 pentru a conlucra cu furnizorul subcontractat si a monitoriza derularea contractului de prestari servicii. c) Se vor incheia conventii de practica, intre UDJG, stagiarii practicanti si intreprinderile care ii primesc in stagiu, la nivel individual, unde se vor prevedea clauze ce vor acoperi si riscul de abandon, cu masuri punitive de natura financiara in cazul abandonurilor nejustificabile obiectiv (motive de sanatate, etc). De la etapa de selectie a PA, concurentilor li se va solicita si o „Declaratie de disponibilitate” prin care isi vor asuma disponibilitatea participarii la stagiile de practica si la infiintarea si functionarea intreprinderilor pe baza PA selectate; Tot in ideea de a preveni riscul de abandon, pentru stagiile de practica ce se vor derula la distanta fata de domiciliul/resedinta practicantilor, am propus acordarea de deconturi pentru cazare si transport ale acestora (cazare pentru >50 km distanta).

Riscuri aferente demararii afacerii nou-infiintate: a) Riscul de a intarzia demararea afacerilor in termen de cel mult 6 luni de la demararea Etapei II (adica cel tarziu L19); b) Riscul de a nu obtine autorizarile si avizele legale conform cu PA selectate;

Masuri de diminuare/remediere a) In acest scop am alocat 2 experti care vor acorda consultanta/consiliere/mentorat antreprenorial celor 72 persoane ale caror PA au fost selectate (cate unul la 36 persoane), care vor acorda suport si indrumare pentru partea de avize, autorizari si alte demersuri legale necesare, cu implicarea si cooordonarea expertului Coordonator activitati mentorat; De asemenea, inca din etapa de conceptie a PA si verificarii administrative a eligibilitatii lor, se va verifica daca acestia propun demersuri concrete in etapa de infiintare intreprindere, unde sa tina cont de termenele legale de obtinere a avizelor, etc, iar aceasta etapa sa dureze mai putin de 6

Risc ridicat

18

c) Riscul de a nu avea cele min 144 persoane angajate; d) Riscul de abandon al persoanelor ale caror PA au fost selectate (inaintea semnarii contractului de subventie).

luni; PA care nu vor propune etapa de infiintare sau ale caror etape de infiintare vor avea mai mult de 6 luni vor fi eliminate din selectie/concurs. b) Se vor aplica masurile de la pct. a); c) Pentru acordarea transei 1 de subventie, dupa semnarea contractului de subventie, se vor solicita, pe langa celelalte documente, si furnizarea de documente pentru a dovedi angajarea a minim 2 persoane/intreprindere (copii CIM, extras Revisal, copii CI etc); d) Se va apela la listele de rezerva ale celor cu PA propuse, viabile, dar care nu au fost selectate. Pentru acestia, in mod exceptional, anterior demararii afacerilor, UDJG va intreprinde demersuri pentru derularea stagiilor de practica necesare pe cont propriu, cu expertii implicati in implementare.

Riscuri aferente functionarii afacerilor demarate: a) Nerespectarea clauzelor contractelor de subventie; b) Nerespectarea constrangerilor si conditionalitatilor identificate in Planul de monitorizare a start-up-urilor; c) Risc de nerespectare a legislatiei cu privire la ajutorul de stat; d) Nerespectarea numarului minim de 144 persoane angajate din Regiunea Sud-Est (minim 2/intreprindere

a) Se vor prevedea clauze cu aspect punitiv de natura financiara; Transa a doua va fi acordata doar in cazulrespectarii integrale a conditionalitatilor si clauzelor contractelor de subventie. Pentru aceasta etapa am alocat prin proiect 3 experti monitorizare afaceri (cate unul la 24 intreprinderi) care vor derula procedurile necesare si vor urmari s implementeze Metodologia de monitorizare a activitatii start-up-urilor, cu implicarea si a Responsabilului monitorizare activitati si GT si a responsabilului tehnic; b) „Metodologia de monitorizare a activitatii start-upurilor”, prezentata succint in cadrul descrierii A3.2 si detaliat in atasamentul cu acelasi nume la Cererea de finantare, a luat in calcul un set de 15 conditionalitati si constrangeri de respectat si propune masuri concrete pentru fiecare din acestea; Mai mult, se va utiliza in aceasta etapa si Portalul IT pentru procese precum ar fi transmiterea rapoartelor tehnice de progres trimestriale, a documentelor financiare, validarea lor, comunicare, etc. c) Pentru eliminarea acestui risc se va proceda la realizarea de sedinte periodice cu reprezentantii afacerilor nou create in vedere explicarii obligatiilor ce deriva din legislatia ajutorului de stat. De asemenea, procedura de selectie va mentiona explicit intregul set de obligatii ce deriva din legislatia ajutorului de stat, pe care noile afaceri create trebuie sa le indeplineasca. Expertii monitorizare afaceri vor monitoriza respectarea acestor

Risc ridicat

19

obligatii de catre noile afaceri create. d) Se va verifica periodic, pe baza de documente, iar in caz de inlocuiri se va solicita intreprinzatorilor ca noii angajati sa fie tot din Regiunea Sud-Est.

Riscuri aferente asigurarii sustenabilitatii intreprinderilor finantate prin proiect: a) Riscul de a nu avea intreprinderi sustenabile; b) Riscuri externe (fluctuatii ale pietei, cererii/ofertelor, etc)

Este un risc pe care vom cauta sa il prevenim printr-o procedura de selectie a PA extrem de riguroasa, curs de competente antreprenoriale si de utilizare avansata TIC pentru afaceri livrate celor care au fost selectati, asistenta pe durata Etapelor II si III (24 luni de implementare din proiect) si continuarea asistentei minim 12 luni dupa finalizarea proiectului; b) Pentru a face fata unor asemenea provocari, viitorii antreprenori vor fi pregatiti inca din etapa de formare antreprenoriala; Stagiile de practica la intreprinderi viabile le vor furniza cunostinte despre modalitatile de a rezista in piata; asistenta de tip consultanta/consiliere/mentorat antreprenorial, acordata de cei 2 experti, cu implicarea si coordonarea Coordonatorului activitatii de mentorat va fi orientata si spre sprijinirea intreprinzatorilor in abordarea riscurilor externe; De astfel, inca de la etapa de selectie a PA, li se va cere sa detalieze un Plan de riscuri detaliat si propunerile de PA vor fi punctate si in functie de acest aspect. Pentru asigurarea sustenabilitatii pe termen lung a intreprinderilor, UDJG propune, pe langa continuarea sprijinului din etapa III pentru inca 12 luni ulterioare implementarii proiectului, inca un set de 9 masuri de sprijin a sustenabilitatii intreprinderilor (pentru identificarea de viitoare surse de finantare private, sau publice in limita de maxim 200.000 euro/3 ani fiscali pentru ajutoarele de minimis- cum ar fi programele de la bugetul de stat sau cele din alte fonduri europene (POR, PNDR, POCU-economie sociala, PO IMM , SEE, Orizont2020, PNIII CDI etc). Impact semnificativ

Risc ridicat

20

Nr.crt. Risc identificat – etapa

de implementare

Masuri de atenuare ale riscului Categoria de risc

1. Deficiente de

comunicare la nivel institutional si inter-

institutional pentru

implementarea contractului;

Stabilirea unui plan de comunicare

permanent si vor fi agreate mijloacele de

comunicare.

Risc mediu

2 Lipsa de interes a

persoanelor din grupul tinta fata de actiunile proiectului

Prezentarea pachetelor de beneficii pe

categorii de grup tinta si o mai buna

activitate de sprijin si informare in vederea

cresterii constientizarii Grupului tinta cu

privire la oportunitatile proiectului. Se va

realiza un plan de comunicare si informare

despre activitatea proiectului , despre

importanta rezultatelor ce se doresc a fi

obtinute. Totodata, se va elabora si o lista

de rezerva cu persoane ce ar putea participa

la activitatile furnizate prin contract.

Risc

semnificativ

3 Interes scazut pentru programele de formare

Discutii si activitati de informare cu privire la

tematca si continutul programelor de

formare ce sunt organizate in cadrul

proiectului.

Risc mediu

4 Interes scazut pentru masurile de antreprenoriat

Actiuni de informare si sprijin pentru viitorii

antreprenori in scopul cresterii gradului de

informare cu privire la beneficiile participarii

la programul de competente antreprenoriale.

Risc mediu

5 Neîncadrarea în termenele de realizare si

în prevederile financiare ale activitatilor propuse;

Realizarea de evaluari si planificari, si

concomitent se vor realiza modificari ale

contractului.

Risc mediu

6 Depasirea cheltuielilor

privind desfasurarea

activitatilor din cadrul

proiectului;

Evaluarea si remedierea situatiilor anterioare

preluarii contractului de catre prestator.

Elaborarea unor proceduri de comunicare

prestator - beneficiar si elaborarea corecta si

prompta a tuturor documentelor justificative

necesare modificarilor de buget

Risc mediu

21

7 Lipsa de cooperare a

diferitilor factori

implicali in derularea

proiectului dupa

necesitatile proiectului

Analiza atenta a contextului socio-economic

a profilului psihologic a grupului tinta la

nivelul echipei de implementare, bazata atat

pe experlenta in implementarea de proiecte

similare, cat si pe expertiza echipei

proiectului, cu studii de specialiate

caracteristice si adecvate naturii proiectului.

Risc mediu

8 Situatia de forta majora

in care derularea

proiectului este pusa in

pericol din cauza unor

probleme aparute in

gestionarea unui program

de finantare.

Sprijnirea beneficiarului in elaborarea

uneireplanifiari a activltatilor si in gasirea

unor solutii optime care sa permita derularea

activitatilor sau a unei parti a acestora .

Risc

semnificativ

9 Schimbarea graficului de

implementare al

proiectului

Mentinerea unui set de instrumente de

management al proiectului care sa permita

adaptarea cu usurinta la orice consecinte ale

modificarilor graficului de activitati.

Elaborarea unui plan continand resalonarea

realista a activitatilor, aprobarea sa de catre

beneficiar adaparea cit mai rapida a

stadiului activitatilor la acest grafic

Risc

semnificativ

10 Intarzieri in demararea

prestarii serviciilor

Monitorizarea permanenta si identificarea

timpurie a problemelor si aplicarea masurilor

de corectie necesare, precum si planificarea

obiectiva si riguroasa a activitatilor

proiectului

Risc ridicat

11 Neincadrarea in

termenele de realizare

ale activitatilor propuse

Respectarea termenelor de derulare pentru

fiecare etapa a proiectului si pt fiecare

livrabil va asigura calitatea rezultatelor si

atingerea obiectivelor. Exista riscul ca in

cadrul proiectului sa se inregistreze intarzieri

nejustificate, acestea insa vor fi evitate,

fiind asigurata o monitorizare continua a

duratelor de implementare si alocarilor de

Risc ridicat

22

resurse.

12 Existenta de divergente

in echipa de experti la

nivel de proiect

Alocarea unui timp suficient consultarilor

intre experti pentru uniformizarea opiniilor.

Risc mediu

13 Dificultati in mobilizarea

beneficiarului pentru

efectuarea anumitor

activitati

Informarea in timp util a beneficiarului

pentru a pemite acestora sa-si adapteze

agenda proprie in functie de necesitatile

proiectului

Risc mediu

14 Situatia in care lipsesc

resurse necesare in

implementarea

activitatilor sau se

inregistreaza discrepante

intre resursele alocate

diferitelor activitati.

Se va analiza bugetul si resursele disponibile

si va propune eventuale modificari de buget

sau alocari de resurse suplimentare

Risc mediu

15 Nerespectarea

previziunilor privind

fluxurile de plati si

graficul de rambursare

ca urmare a decalajelor

ulterioare produse fata

de graficul de

implementare

Planificarea detaliata si realista a

activitatilor de proiect.Semnalarea catre

managerul de proiect si Expertii din proiect,

imediat dupa identificare, a tuturor

deviatiilor graficului de implementare

Risc

semnificativ

16 Nerespectarea

previziunilor privind

graficul de plata

Planificarea detaliata si realista a graficului

de plati.Corectarea previziunilor privind

graficul de plati.

Risc mediu

17 Situatia in care expertii

nu cunosc planificarea si

detaliile implementarii

activitatilor per

ansamblu, necorelandu-si

activitatea cu alti

experti cu atributii

similare/complementare.

Informarea constanta a expertilor cu privire

la activitati, planificare, responsabili,

punand la dispozitia expertilor in

permanenta graficul continand toate

informatiile necesare.

Risc mediu

23

18 Existenta unui neunitar

de sistem raportare,

nivelul

monitorizarestructurilor

institutionale.

Acest risc poate fi minimizat prin agrearea la

nivelul structurilor institutionale a unui

sistem comun de date si informatii relevante

activitatilor din contract. Se poate

recomanda proiectarea si implementarea

unui sistem unitar de monitorizare si

raportare la nivelul beneficiarului.

Risc mediu